Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển theo phương tức FCL

1.1 Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu đường biển theo
phương tức FCL/FCL tại công ty Logistics Chim bồ câu
Hiện tại, với việc cung ứng dịch vụ giao nhận hàng hóa, công ty đóng các vai
trò khác nhau như nhà nhập khẩu, xuất khẩu được ủy thác hoàn toàn hay một phần,
giao nhận hàng lẻ hay hàng nguyên công, bằng đường biển hay đường hàng không.
Tuy nhiên trong bài báo cáo này chỉ giới hạn vấn đề “giao nhận hàng hóa nhập khẩu
nguyên container FCL bằng đường biển”
1.1.1 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container FCL bằng
đường biển

Hình 1: Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu nguyên container FCL


Khách hàng liên hệ công ty ký hợp đồng

Nhận yêu cầu từ Khách hàng

Nhận và kiểm tra bộ chứng từ

Lấy lệnh giao hàng

Đi cược cont rỗng

Thông quan hàng nhập khẩu

Nhập miễn kiểm

Nhập kiểm hóa

Mở tờ khai

Mở tờ khai

Tính giá thuế

Tính giá thuế

Trả tờ khai

Kiểm hóa
Trả tờ khai

Thủ thục Hải quan giám sát
Thủ tục nâng hạ container
Giao hàng cho Khách hàng
Trả container cho hãng tàu
Quyết toán và lưu hồ sơ


1.1.2 Phân công nhiệm vụ giữa các phòng ban
Nhiệm vụ công việc

Nhân viên và trách nhiệm
công việc hoàn thành

Tìm kiếm khách hàng : trong và ngoài đại bàn Đà Nẵng
có nhu cầu thuê dịch vụ Logisitcs của công ty

Nhân viên Sales thuộc phòng
Kinh doanh

Cung cấp bản báo giá công ty

Nhân viên kế toán

Thương thảo, đàm phán để khách hàng chấp nhận bản
báo giá

Nhân viên Sales thuộc phòng
Kinh doanh/Phó giám đốc

Ký kết hợp đồng

Giám đốc/Phó giám đốc công
ty
Nhân viên chứng từ thuộc
Phòng giao nhận

Nhận và kiểm tra Bộ chứng từ : xem xét, kiểm tra tính
chính xác của bộ chứng từ do khách hàng gửi qua
Khai Hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS5

Nhân viên khai báo Hải quan
thuộc phòng Giao nhận

Lấy lệnh giao hàng từ Hãng tàu hoặc công ty đại lý

Nhân viên XNK hiện trường

Đi cược container rỗng từ hãng tàu

Nhân viên XNK hiện trường

Thông quan hàng hóa nhập khẩu ngoài cảng (làm các
thủ tục thông quan và nhận hàng từ cảng

Nhân viên XNK hiện trường

Làm thủ tục hải quan giám sát và thủ tục nâng hạ
container
Giao hàng cho khách hàng

Nhân viên XNK hiện trường

Trả container rỗng cho hãng tàu, lấy lại tiền cược

Nhân viên XNK hiện trường

Quyết toán và lưu hồ sơ của khác hàng

Nhân viên kế toán

Nhân viên vận tải quốc tế


1.1.3 Diễn giải quy trình
1.1.3.1 Công ty liên hệ với khách hàng để kí kết hợp đồng

Bước đầu tiên tìm kiếm khách hàng rất quan trọng- vì nó ảnh hưởng lớn đến kết
quả doanh thu cũng như lợi nhuận của công ty. Nhân viên sales sẽ tìm kiếm những
khách hàng doanh thương mại sản xuất, nhà đầu tư, các công ty, tập đoàn đa quốc gia

hoạt động trên địa bàn Đà Nẵng, rộng hơn nữa : Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa ThiênHuế, Quảng nam, Quảng Ngãi…..có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa phục vụ cho
nhu cầu sản xuất, thương mại, trao đổi hàng hóa. Tiêu chí đặt ra « nên tìm kiếm những
khách hàng tiềm năng lâu dài và nguồn tài chính ổ định, vững mạnh, kinh doanh uy
tín trên thị trường »
Nhân viên kinh doanh tiếp nhận nhu cầu nhập khẩu của đại lý hoặc khách hàng.
Sau đó tiến hành xem xét và báo giá cho khách hàng sau khi khách hàng gửi yêu cầu
báo giá, hai bên thỏa thuận, nếu đồng ý và ký kết hợp đồng giao nhận vận chuyển.
1.1.3.2 Nhận thông tin chi tiết về lô hàng từ đại lý và yêu cầu từ khách hàng

Sau khi hoàn tất việc giao hàng và bộ chứng từ cần thiết cho hãng tàu thì đại lý
của Công ty ở nước ngoài sẽ gửi Bộ chứng từ sang cho Người Nhập khẩu. Nhà nhập
khẩu sẽ cung cấp cho phòng giao nhận của công ty giao nhận một bộ hồ sơ.
Trong hợp đồng này, Công ty TNHH Logistics Chim Bồ Câu hoạt động với
danh nghĩa là một nhà nhận hàng dưới sự ủy thác của nhà nhập khẩu, thỏa thuận nhập
khẩu một lô hàng từ đối tác bên Trung Quốc. Trong đó, SUNLAND GOODS
SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED là công ty thuê dịch vụ, bên công ty
TNHH Logistics Chim Bồ Câu đảm nhận vai trò thực hiện dịch vụ và hưởng phí dịch
vụ.
Bộ Chứng từ gồm các chi tiết sau :
Hợp đồng thương mại
•

Người nhập khẩu: SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY

•

LIMITED
Người xuất khẩu: công ty CLIMAVENETA Chat union Refrigeration

Equipment, No 50 Bayjun Road, Kinghun Industial Zone, Shanghai, China

• Hợp đồng nhập khẩu số: 07/16 được ký ngày 26/2/2016
• Hợp đồng thương mại có nội dung như sau:


•

Tên hàng:
Air cool heat pump, Heating capcity 240 MOW * 3* 3 phụ kiện
Air cool heat pump, Heating capcity 447 MOW * 3* 3 phụ kiện
Air cool heat pump, Heating capcity 560 MOW* 3* 3 phụ kiện
Air cool heat pump, Heating capcity 740 MOW* 3* 3 phụ kiện

• Số lượng: 12 pallet
• Tổng trọng lựơng: 12.150 kgs
• Trị giá hợp đồng: 56.214 USD
• Thanh toán bằng phương pháp Tín dụng thư LC, thông qua ngân hàng

Sacombank chi nhánh 132A, Bạch Đằng, Đà Nẵng.
•
•
•
•
•

Cảng xếp hàng: Shanghai, Trung Quốc
Cảng dỡ hàng: Tiên Sa, Đà Nẵng
Thời gian giao hàng: tháng 26/3/2016
Chuyển tải: được phép
Giao hàng từng phần: không được phép
Hóa đơn thương mại (Invoice) và phiếu đóng gói (Packing list)

• Người gửi hàng: CLIMAVENETA Chat union Refrigeration Equipment

Company, No 50 Bayjun Road, Kinghun Industial Zone, Shanghai, China
• Người nhận hàng: SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY
LIMITED, Đà nẵng, Việt Nam

• Bên thông báo: người nhận hàng (SAME AS CONSIGNEE)
• SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED, Đà

Nẵng, Việt Nam.
• Tell: 84 872807
Fax: 848 450858
• Email: Repre: MR Tuan
• Số hóa đơn:
• Ngày phát hành hóa đơn:
• Số hợp đồng:

Phiếu đóng gói (Packing list)
Chi tiết phiếu đóng gói như đính kèm trong phụ lục chứng từ.
Invoice và Packing list là những chứng từ quan trọng và cần thiết để nhận được
hàng. Vì vậy nên khi lên tờ khai nhân viên giao nhận sẽ phải kiểm tra thật kỹ, thật
chính xác chứng từ này. Nếu có sai sót thì yêu cầu tu chỉnh ngay để đảm bảo tính
chính xác của chứng từ, cũng như đảm bảo tiến độ của việc làm hàng.


Giấy thông báo hàng đến:
•

Gởi đến: SUNLAND GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY

•

LIMITED, Đà nẵng, Việt Nam
Địa chỉ: OLALANI BUIDING, Lô A5, Đường Trần hưng Đạo, Đà Nẵng, Việt

•
•
•
•
•
•

Nam
Tên tàu: WANHAI HAKATA – số chuyến V.034N
Cập cảng ngày: 22/03/2016
Cảng đến: Tiên Xa
Vận tải đơn số: SHH1604SDA602
Số seal: WHH396182
Số kiện: 12
Tên hàng hóa:
o Air cool heat pump, Heating capcity 240 MOW * 3* 3 phụ kiện
o Air cool heat pump, Heating capcity 447 MOW * 3* 3 phụ kiện
o Air cool heat pump, Heating capcity 560 MOW* 3* 3 phụ kiện
o Air cool heat pump, Heating capcity 740 MOW* 3* 3 phụ kiện
o Trọng lượng: 12.156 kgs
Giấy giới thiệu
Được đóng dấu và có chữ ký của giám đốc công ty TNHH Logistics Chim Bồ

Câu đảm bảo quyền lợi cho nhân viên của công ty thay mặt công ty SUNLAND

GOODS SUPPLY INVESTMENT COMPANY LIMITED khi làm việc với Hãng tàu
cũng như Hải quan.
1.1.3.3 Kiểm tra bộ chứng từ

Công việc của bộ phận chứng từ là nhận bộ chứng từ do người XK gửi qua
Ngân hàng, sau khi chủ hàng NK đã trả tiền hoặc cam kết trả tiền (nếu thanh toán
bằng L/C) hoặc do người XK gửi thẳng cho người NK Sau đó nhân viên chứng từ sẽ
tiến hành kiểm tra chứng từ do công ty Sunland gửi qua. Công việc kiểm tra được tiến
hành nhanh chóng nhưng cẩn thận bằng cách xem thông tin trên vận đơn có trùng
khớp và đầy đủ các thông tin, tên người gửi, người nhận, tên tàu và ngày tàu đến, số
cont và số seal,Số Bill, chi tiết hàng hóa.
Trong trường hợp không trùng khớp với các số liệu giữa các chứng từ với nhau,
nhân viên chứng từ có nhiệm vụ liên lạc với Sunland báo lại người gửi hàng phía
Trung Quốc chỉnh sửa để kịp thời bổ sung và thông báo cho Công ty khi có sự điều
chỉnh gấp. Một số trường hợp do lỗi của đại lý không bổ sung chứng từ cho Công ty
kịp thời thì phải chịu trách nhiệm về các khoản chi phí điều chỉnh.


• Các chứng từ cần thiêt (Xem phần phụ lục)
1.1.3.4 Lấy lệnh giao hàng( lệnh D/O)

Trước ngày dự kiến hàng đến thông thường từ 1 đến 2 ngày sẽ nhận được Arival
note giấy báo hàng đến của hãng tàu gửi về người nhận hàng. Người nhận hàng sẽ gởi
thông báo này cho phòng giao nhận của công ty.
Sau khi biết tàu đã cập cảng dỡ, nhân viên giao nhận cầm vận đơn gốc (bill of
lading) hoặc vận đơn surrender, giấy giới thiệu cùng với chứng minh thư (nếu có) đi
đến văn phòng đại lí giao nhận phía XK hoặc hãng tàu, tại địa chỉ được thể hiện trên
Giấy thông báo hàng đến để lấy D/O.
Sau khi đến văn phòng đại diện của đại lí, trình giấy giới thiệu, vận đơn gốc hoặc
vận đơn surrender, chứng minh thư (nếu có) cho nhân viên, nhân viên này sẽ tiếp nhận

và sẽ đưa ra mức phí phải đóng. Tùy theo phương hướng kinh doanh của mỗi hãng tàu
mà các khoản phí đóng sẽ khác nhau. Ví dụ phí chứng từ, phí D/O v.v…Nhân viên
giao nhận đóng phí theo yêu cầu, ký tên vào biên lai thu tiền, biên lai giá trị gia tăng
(lưu ý tên và mã số thuế của doanh nghiệp trên các hóa đơn là của công ty giao nhận
hoặc của chủ hàng, tùy theo sự thỏa thuận của chủ hàng và người làm dịch vụ nhận
giao nhận) nhận 3 D/O và các hóa đơn. Khi nhận D/O thì trên D/O sẽ được văn phòng
đại diện đóng con dấu của hãng tàu (Tại Việt Nam).
Sau khi đã đưa các D/O gốc, nhân viên của đại lý đưa cho nhân viên giao nhận
một tờ D/O khác, có nội dung tương tự như các tờ D/O vừa nhận, nhân viên giao nhận
sẽ ký xác nhận lên tờ D/O này là đã nhận lệnh.
Vì khi người nhận hàng giao chứng từ cho công ty giao nhận thì người nhận hàng
đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hay đã tu chỉnh khi xảy ra bất hợp lệ, nên các số
liệu trong các chứng từ đã khớp với nhau, lúc này khi nhận D/O, nhân viên giao nhận
chỉ cần kiểm tra, đối chiếu nội dung D/O với vận đơn là đủ, nhằm phát hiện sai sót của
D/O (nếu có) và tu chỉnh ngay, tránh trường hợp D/O không có giá trị hiệu lực. Vậy
khi nhận lệnh, nhân viên giao nhận cần đối chiếu lệnh với vận đơn (bản sao) ngay khi
còn ở đại lý hãng tàu những nội dung chủ yếu sau:
•

Tên tàu


•
•
•
•
•

Số vận đơn
Tên và địa chỉ người nhận hàng

Người gởi hàng
Tên hàng
Loại hàng: (là hàng lẻ hay là hàng nguyên công)
Vì đây là hàng nguyên container nên người giao nhận sẽ xem số lượng

container, loại container (20’ hay 40’), mã số container, số seal, khối lượng của mỗi
container, số kiện của mỗi container
•
•

Cảng bốc
Cảng dỡ

Đặc biệt nhân viên giao nhận phải chú ý thời hạn hiệu lực của D/O trong vấn đề
lưu kho, lưu bãi, lưu container (có hãng tàu miễn phí, có hãng tàu tính phí sau khi D/O
hết hiệu lực) để mà sắp xếp thời gian hợp lý, tiến hành làm thủ tục nhận hàng tránh
tình trạng phát sinh thêm các chi phí này, do D/O quá hạn hiệu lực lấy hàng.
1.1.3.5 Đi cược Container

Sau khi lấy lệnh giao hàng Delivery Order của hãng tàu từ đại lí về qua hãng tàu cược
cont rỗng. Nhân viên giao nhận xuât trình lệnh của hãng tàu, điền vào Giấy cam kết
mượn container về kho rút hàng. Sau khi nộp phí cược container cho hãng tàu, nhận
lại giấy mượn container có xác nhận của hãng tàu.
1.1.3.6 Thông quan hàng nhập
1.1.3.6.1 . Chuẩn bị các chứng từ cần thiết để mở tờ khai

Nhân viên giao nhận cần điền vào tờ khai hải quan
Hồ sơ hải quan gồm
1.1.1.1.1

Tờ khai hải quan hàng nhập: 1 bản lưu Hải quan, 1 bản lưu người khai

Hải quan
Là bản in ra của tờ khai hải quan điện tử đã được Chi cục hải quan tiếp nhận,
trên tờ khai đã có số tiếp nhận và số tờ khai.
Tờ khai có 1 mặt gồm 36 tiêu thức (Xem phần phụ lục)


1.1.1.1.2

Tờ khai trị giá tính thuế hàng nhập khẩu

Là tờ khai trị giá ghi trên hóa đơn của từng mặt hàng nhập khẩu. Mỗi tờ khai có
2 mặt, mỗi mặt được khai tối đa 4 mặt hàng.
1.1.1.1.3

Hợp đồng ngoại thương:

1 bản chính+ 1 bản sao
Trên hợp đồng thể hiện người nhập khẩu; người xuất khẩu; số hợp đồng; ngày,
tháng, năm ký hợp đồng; mô tả hàng hóa; số lượng hàng hóa; giá cả; phương thức
thanh toán; đồng tiền thanh toán… và các điều kiện ràng buộc khác.
• Hóa đơn thương mại: 1 bản chính+ 1 bản sao
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là cơ sở xác định giá trị hàng hóa
và dựa vào nó để tính thuế theo quy định.
• Phiếu đóng gói: 1 bản chính+ 1 bản sao
Là bản liệt kê chi tiết hàng hóa ( giống như trên hóa đơn thương mại)
• Vận đơn: 1 bản sao
Trên vận đơn bao gồm các nội dung như: Số vận đơn; Ngày cấp; Người gửi
hàng; Người nhận hàng; Tên tàu; Cảng bốc; Cảng dỡ; Trọng lượng tịnh; Thể

tích; Số bảng B/L chính; Mô tả hàng hóa; Cước phí…
1.1.1.1.4

Giấy giới thiệu

Giấy giới thiệu rất quan trọng, hầu hết trong tất cả các bộ hồ sơ khai hải quan đều
có giấy giới thiệu. Trên giấy giới thiệu có đóng dấu và ký tên của Giám đốc, tên
và chức vụ của nhân viên khai hải quan…Nhìn chung, giấy giới thiệu chứng
minh được quyền đứng ra thực hiện công tác giao nhận của nhân viên công ty
Chim bồ câu.
• Giấy chứng nhận xuất sứ CO (Bản gốc), (chỉ cho những mặt hàng được tính thuế

ưu đãi)
• Giấy chứng nhận đăng kí kiểm tra của Cơ quan liên ngành (nếu có)
• Giấy phép nghành nghề kinh doanh
• Nếu một mặt hàng có 9 mặt hàng trở lên, thêm Phụ lục tờ khai hàng nhập

2.2.4.2. Truyền số liệu qua mạng hải quan điện tử
Nhân viên giao nhận dùng phần mềm khai báo hải quan điện tử “ECUS5” để
truyền số liệu lên tờ khai qua mạng. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải
quan tự động báo số tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và phân luồng hàng hóa. Nhờ bước cải


tiến này mà quy trình làm thủ tục hải quan nhanh hơn với việc khai thủ công trước đây
vì nhân viên hải quan không pgair nhập lại số liệu trên tờ khai vào máy. Luồng hàng
hóa có 3 luồng: luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ.
 Phân luồng hàng hóa có 3 luồng
•

Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.

Cán bộ hải quan chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông

quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.
• Luồng vàng: Miễn kiểm tra thực tế hàng hóa, hồ sơ chuyển qua bộ phận
tính giá thuế để kiểm tra chi tiết hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ sẽ được chuyển hồ
sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu thông quan “đã làm thủ tục hải
quan” vào tờ khai nhập khẩu.
• Luồng đỏ: Hồ sơ được chuyển qua bộ phận kiểm tra thực tế hàng hóa . Tuỳ
tỷ lệ phân kiểm hóa của lãnh đạo chi cục mà chủ hàng xuất trình 5%, 10%
hay 100% hàng để hải quan kiểm tra. Sau khi kiểm tra nếu hàng hoá đúng
với khai báo của tờ khai và chứng từ liên quan, cán bộ hải quan sẽ bấm
niêm phong hải quan vào container và sẽ ghi chú vào tờ khai xác nhận hàng
hóa đúng khai báo và chuyển hồ sơ qua lãnh đạo chi cục duyệt, đóng dấu
thông quan “đã làm thủ tục hải quan” vào tờ khai nhập khẩu.
Những tiêu chí cần thiết của tờ khai nhập khẩu trong hợp đồng (Xem phụ lục)
2.2.4.3. Làm thủ tục Hải quan tại Cảng
Chia thành 2 trường hợp
 Trường hợp 1 : Hàng hóa nhập khẩu miễn kiểm ( luồng xanh)
Bước 1 : Mở tờ khai Hải quan
•

Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số
tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ

•

khai hải quan tại cảng.
Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm « báo cáo vi phạm pháp
luật », xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay

•
•

không đóng thuế cho Doanh nghiệp.
Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Các chứng từ phải nộp:
o Báo cáo vi phạm pháp luật


o Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải

quan và 1 bản lưu người khai Hải quan
o Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)
o Hóa đơn thương mại (1 bản chính )
o Vận đơn đường biển (sao y) « có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán
o
o
o
o
o

bằng L/C »
Lệnh giao hàng (1bản chính).
Packing list (1bản chính).
Giấy giới thiệu của công ty
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…)

Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành
nộp thuế cho Doanh nghiệp . Sau đó, sao y « Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà

nước » nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số
thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong
danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
•

Bước 2 : Tính giá thuế

Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà
doanh nghiệp phải nộp không.
Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và
sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
•

Bước 3: Trả tờ khai Hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ chuyển qua cửa trả tờ khai Hải
quan.
Nhân viên giao nhận mua tem (lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.


Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm:
•
•

Tờ khai hàng hóa Nhập khẩu đã thông quan
Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ

 Trường hợp 2 : Hàng hóa nhập khẩu kiểm hóa ( luồng đỏ)
•

Bước 1 : Mở tờ khai Hải quan

Nhân viên giao nhận sau khi lập tờ khai hải quan, khai báo qua mạng để lấy số
tiếp nhận, số tờ khai, phân luồng kiểm hóa. Sau đó, tiến hành đăng ký mở tờ khai hải
quan tại cảng.
Nhân viên kinh doanh đến Hải quan mở tơ khai tìm « báo cáo vi phạm pháp
luật », xem Doanh nghiệp nhập khẩu có nợ thuế hay bị phạt chậm nộp thuế hay không
đóng thuế cho Doanh nghiệp.
Nếu không vi pham thì nộp lại cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.
Các chứng từ phải nộp:
•
•

Báo cáo vi phạm pháp luật
Tờ khai Hải quan nhập khẩu HQ/2002-NK (2 bản chính: 1 bản lưu Hải

quan và 1 bản lưu người khai Hải quan
• Hợp đồng mua (1 bản sao y bản chính)
• Hóa đơn thương mại (1 bản chính )
• Vận đơn đường biển (sao y) « có ký hậu của Ngân hàng nếu thanh toán
•
•
•
•
•

bằng L/C »

Lệnh giao hàng (1bản chính).
Packing list (1bản chính).
Giấy giới thiệu của công ty
Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có).
Chứng từ đăng ký viện vệ sinh (đối với hàng thực phẩm,…)

Nếu Doanh nghiệp vi phạm chậm nộp thuế thì nhân viên giao nhận tiến hành
nộp thuế cho Doanh nghiệp . Sau đó, sao y « Biên nhận nộp thuế vào Ngân sách Nhà
nước » nộp lại Hải quan tiếp nhận hồ sơ cùng với bộ chứng từ để Hải quan kiểm tra.


Hải quan sẽ tiếp nhận bộ hồ sơ của nhân viên công ty và từ đó dựa vào mã số
thuế của doanh nghiệp, hải quan sẽ tra cứu trên mạng xem doanh nghiệp có tên trong
danh sách bị cưỡng chế hay không và kiểm tra ân hạn thuế, bảo lãnh thuế.
Sau khi kiểm tra xong Hải quan sẽ chuyển qua bộ phận tính giá thuế.
•

Bước 2 : Tính giá thuế

Hải quan kiểm tra lại thuế tính trong tờ khai có đúng với số tiền thực tế mà
doanh nghiệp phải nộp không.
Nếu doanh nghiệp được ân hạn thuế thì đóng dấu xác nhận
Nếu doanh nghiệp phải đóng thuế ngay thì nhân viên giao nhận đóng thuế và
sao y biên nhận nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Nộp lại cho cửa tính thuế xác nhận.
•

Bước 3 Kiểm hóa

Nhân viên giao nhận xem bản phân công kiểm hóa để liên lạc với Hải quan
kiểm hóa.

Sau đó đăng ký chuyển bãi kiểm hóa cho container và mua seal cho container
Xuống bãi làm « giấy cắt seal », kêu công nhân cắt seal đến cắt seal. Đồng thời,
liên lạc với Hải quan kiểm hóa xuống bãi xem cắt seal và kiểm tra hàng hóa theo mức
độ mà Hải quan yêu cầu.
Sau đó, Nhân viên Hải quan bấm seal lại.
•

Bước 4 Trả tờ khai Hải quan

Sau khi kiểm tra và đóng dấu xong Hải quan sẽ ch uyển qua cửa trả tờ khai
Hải quan.
Nhân viên giao nhận mua tem ( lệ phí Hải quan) dán vào tờ khai.
Hải quan trả lại bộ chứng từ bao gồm :
•
•
•

Tờ khai Hải quan
Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ
Phiếu ghi kết quả kiểm tra hàng hóa
 Áp dụng các bước trên đối với hợp đồng này như sau
• Bước 1 Mở tờ khai Hải quan : Lô hàng thuộc luồng vàng
Hải quan kiểm tra chứng từ nhưng không kiểm hóa hàng hóa bên trong container
Hải quan chuyển qua bộ phận tính thuế.
•
Bước 2 : Tính giá thuế


Hải quan cảng sau khi tham vấn giá đã đồng ý với giá và mức thuế Doanh
nghiệp khai trong tờ khai hải quan là hoàn toàn chính xác, sau khi nộp thuế, doanh

nghiệp đã có thể thông quan hàng nhập.
Lưu ý: Nếu doanh nghiệp thật sự nợ thuế thì nhân viên giao nhận sẽ nhận lại bộ
hồ sơ làm thủ tục thông quan, do cán bộ hải quan người đã tiếp nhận bộ hồ sơ trả lại,
nhân viên giao nhận trình với lãnh đạo của doanh nghiệp vấn đề trên để lãnh đạo có đề
xuất phòng kế toán tài chính tiến hành giải tỏa cưỡng chế. Chỉ có giải tỏa cưỡng chế
rồi thì bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan mới được giải quyết. Sau khi lãnh đạo của
công ty và kế toán trưởng đưa ra phương hướng giải tỏa cưỡng chế là chuyển khoản
hay nộp tiền mặt, nhân viên giao nhận lấy mẫu:“ giấy nộp tiền vào ngân sách nhà
nước bằng chuyển khoản hay bằng tiền mặt” (theo mẫu của Bộ Tài Chính) điền vào
những nội dung cần thiết, sau đó trình cho lãnh đạo của doanh nghiệp ký tên, đóng
dấu đỏ của doanh nghiệp ở mục “đối tượng nộp”. Nhân viên giao nhận cầm giấy này
đến ngân hàng mà doanh nghiệp có mở tài khoản, trình cho nhân viên ngân hàng, nộp
ký tên, đóng dấu.Sau khi nhận giấy nộp tiền có chữ ký của kế toán trưởng cùng với
con dấu của ngân hàng thì giấy này là bằng chứng là doanh nghiệp đã nộp tiền Nhân
viên giao nhận cầm giấy nộp tiền này tới hải quan khu vực, nộp vào phòng giải tỏa
cưỡng chế cùng với bản tra cứu danh sách cưỡng chế theo tờ khai, sau khi xem xét
nếu thấy hợp lệ thì hải quan giải tỏa cưỡng chế sẽ cho biên lai là đã giải tỏa cưỡng
chế. Nhân viên giao nhận cầm biên lai này kẹp vào bộ hồ sơ làm thủ tục thông quan
và nộp lại bộ hồ sơ này cho hải quan ở bộ phận đăng ký mở tờ khai để tiếp tục quá
trình thông quan.
1.1.3.7 Thủ tục Hải quan giám sát:

Tiếp tục nhân viên giao nhận ra hải quan giám sát để đối chiếu lệnh, mục đích
là xác định lô hàng chuẩn bị lấy có ở bãi, kho hay không dựa trên manifest mà tàu đã
đưa cho cảng tránh trường hợp số liệu trên manifest và trên D/O không khớp với nhau
công việc đối chiếu này thì được nhân viên hải quan thực hiện trên mạng thông tin nội
bộ . những chứng từ cần thiết phải xuất cho Hải quan Giám sát là: 1 D/O, 1 B/L bản
sao, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu (thông quan), 1 Danh sách container đủ điều kiện
qua khu vực giám sát hải quan. Sau đó Hải quan sẽ trả lại nộ chứng từ kèm theo dấu
đỏ lên D/O và danh sách Container thông quan.

1.1.3.8 Thủ tục nâng hạ container

Sau đó nhân viên giao nhận qua phong Hàng hóa cảng Đà Nẵng làm thủ tục
Nâng hạ container trong bãi. Các chúng từ cần thiết phải nộp:1 Giấy giới thiệu của
công ty,1 Danh sách container đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát, 1 Tờ khai
hàng hóa nhập khẩu thông quan, 1 D/O, 1 Lệnh của Forwader đại lí, 1 Lênh của hãng
tàu, 1 giấy mượn cont của hãng tàu, 1 giấy ủy quyền của hãng tàu (nếu có). Nhân viên
Hải quan sẽ kiểm tra các chứng từ sau đó trả về 1 Lệnh nhập xuất có đóng dấu, qua bộ
phận thanh toán phí nâng hạ contaner. (Tham khảo bảng phí các loại ngoài cảng). Sau
khi nộp phí nâng hạ cũng như các phụ phí khác, nhân viên giao nhận sẽ lại Hóa đơn,
cũng như phiếu đã nộp tiền Ticket For Cash Payment.
1.1.3.9 Giao hàng cho Khách hàng

Nhân viên giao nhận cho xe (thường công ty sẽ thuê ngoài dịch vụ vận chuyển
gần vì phải có cẩu móc dỡ hàng vào vị trí kho cảu khách hàng) vào Cảng chở hàng
giao đến kho cho khách hàng. Lưu ý: Trong quá trình dở hàng từ ngoài bãi lên xe cẩu
đến khi từ xe cẩu vào kho cho khách hàng, người giao nhận cần cẩn thận chụp hình lại
về tình trạng hàng hóa rõ ràng, tránh những tình huống phát sinh về sau. Sau khi giao
hàng, 2 bên sẽ kí vào Biên bản giao nhận hàng hóa có ghi chú “Đã giao hàng nguyên
đai, nguyên kiên, tình trạng tốt”, người nhận hàng giữ lại một bản. Hoàn tất quá trình
giao hàng cho khách.
1.1.3.10 Trả container cho hãng tàu

Nếu trường hợp đem container về thì sau khi dỡ hàng ra tại địa điểm giao hàng
mà người nhận yêu cầu, nhân viên giao nhận cho xe chở container rỗng về trả tại nơi
mà trên phiếu cược công đã đề cập, cầm theo mẫu hạ container rỗng trình cho nơi trả
container, nơi này sẽ giữ lại phiếu hạ container rỗng và sẽ cấp lại một phiếu thể hiện
tình trạng container ví dụ là container sạch, tốt, không hư hỏng v.v…

Nhân viên giao nhận cầm phiếu này cùng với giấy mượn cont có xác nhận của
nhân viên Hãng tàu Giấy giới thiệu, CMND người đi nhận tiền cược, Phiếu thu (Tùy
hãng tàu) tới hãng tàu để nhận lại tiền cược thông thường 2.000.000 VNĐ/1cont
40HC, 1.000.000 VNĐ/1cont 20HC.


1.1.3.11 Quyết toán và lưu hồ sơ

Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và chuyển hàng về kho cho khách
hàng xong thì người giao nhận phải:
Kiểm tra và sắp xếp lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ
trao trả chứng từ lại cho khách hàng và Pigeon cũng lưu lại một bộ. Đồng thời kèm
theo đó là 1 bản Debit Note - Giấy báo nợ (1 bản dành cho khách hàng, 1 bản dành
cho công ty), trên đó gồm : các khoản phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa
đơn đỏ, phí dịnh vụ vận chuyển hàng hóa, các chi phí phát sinh (nếu có)… sau đó
Giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này. Người giao nhận mang toàn bộ
chứng từ cùng với Debit Note quyết toán với khách hàng.
1.1.4 Nhận xét về hoạt động nhập khẩu tại công ty TNHH Logitstics Chim bồ câu
1.1.4.1 Ưu điểm:

Việc tìm kiếm khách hàng là khâu quan trọng nhất, vì thế ban lãnh đạo công ty
luôn nhắc nhở nhân viên sales nên tìm kiếm khách hàng tiềm năng lâu dài,nguồn hàng
ổn định, cố gắng giữ được khách hàng hiện tại cũng như biến khách hàng từ đối thủ
cạnh tranh thành khách hàng của công ty.
Văn hóa công ty được xây dựng tốt, các phòng ban đều hỗ trợ tích cực cho
nhau trong việc liên lạc thông tin nội bộ, xử lí đơn hàng… chính vì vậy tiến độ công
việc được thực hiện rất trơn tru.
Hầu hết các nhân viên trong công ty được đào tạo bài bản từ các trường Đại
học lớn: Bách Khoa, Kinh Tế, Ngoại Ngữ….có trình độ chuyên môn, cũng như có
kinh nghiệm làm việc nhiều năm tại các công ty lớn. Vì vậy công việc được thực hiện

tương đối suông sẻ, tránh những sai sót, xử lí nhanh các tình huống bât ngờ xảy ra.
Tuy mới thành lập được hơn 1 năm, nhung với phương thức kinh doanh lấy
chữ tín hàng đầu, lịch sử công ty tốt thể hiện qua việc được tỉ lệ kiểm hóa thấp hoặc
miễn kiểm hóa. Điều đó làm giảm thời gian làm hàng nhập cũng như các vấn đề phát
sinh trong quá trình kiểm hóa.
Tận dụng tốt mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các đối tác nên bộ chứng từ
được khách hàng cung cấp đầy đủ, nhanh chóng, bỏ qua các bước trung gian không
cần thiết, rút ngắn thời gian làm hàng, không làm ứ đọng vốn, giúp tăng lợi nhuận.


Công ty có mối quan hệ rất tốt với các bên hữu quan khác như ngân hàng, công
ty bảo hiểm…giúp công ty có được những thuận lợi hơn so với đối thủ. Ví dụ như
công ty có mối quan hệ với ngân hàng ABbank giúp công ty có nguồn vốn vay chủ
động.
1.1.4.2 Tồn tại và khó khăn

Công ty chưa có sự chọn lọc trong việc kí hợp đồng với những khách hàng
mới, cũng như chưa quan tâm đến việc tìm hiểu khách hàng. Do đó đôi lúc công ty kí
hợp đồng với những khách hàng mà giá trị không cao mà còn gây thiệt hại cho công
ty (ví dụ như chiếm dụng vốn của công ty, không cung cấp đủ và kịp thời chứng
từ…).
Bên cạnh đó là tính thời vụ của hoạt động giao nhận. Tính thời vụ thể hiện vào
mùa hàng hải, lượng hàng giao nhận quá lớn (những tháng cuối năm), công ty có
nhiều cơ hội để kí hợp đồng với khách hàng mang lại cho công ty nhiều lợi. Đến mùa
hàng xuống, khối lượng hàng giảm, nên lượng hàng giao nhận cũng ít đi. Tính thời vụ
này khiến cho hoạt động của công ty và của nhân viên không ổn định, kết quả kinh
doanh theo tháng không đồng đều.
Mặc dù Công ty đã có trang web riêng của mình nhưng sự đầu tư là chưa cao,
nên hiệu quả thấp. Các hoạt động xúc tiến tiếp cận khách hàng trên mạng, thương mại
điện tử trong hoạt quảng bá hình ảnh doanh nghệp. Thêm nữa, hoạt động Marketing

của công ty chưa thực sự hiệu quả do công ty chưa có phòng Marketing, việc quàng
bá các thế mạnh của công ty đến khách hàng chưa sâu rộng chủ yếu thông qua nhân
viên sales, làm hạn chế khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Quá trình từ khi nhận chứng từ của khách hàng đến khi giao hàng hóa cho
khách hàng còn diễn ra chậm do sự phối hợp giữa các nhân viên ở các phòng chức
năng còn thiếu sự chặt chẽ. Trong quá trình hoạt động vẫn có nhiều sai sót, nguyên từ
sự chủ quan của nhân viên gây thiệt hại cho công ty. Ví dụ: Do không kiểm tra kỹ
chứng từ khi nhận từ khách hàng nên trong quá tình khai báo hải quan đã phát sinh
thêm những chi phí khác, hay như việc lập tờ khai hàng hóa xuất nhập khấu cũng rất
quan trọng nhất là việc áp mã thuế đối với hàng nhập khấu. Tuy nhiên, cũng có những
trường hợp nhân viên chứng từ áp mã thuế hoặc cộng tiền thuế sai, do đó gây khó
khăn cho người giao nhận, làm chậm tiến trình làm việc


Công ty chưa có kho bãi, buộc phải thuê kho bãi để lưu hàng hóa trong bối
cành nhu cầu kho của công ty khá cao nên phải mấy một khoản phí cho việc thuê kho
bãi
Về công tác vận chuyển hàng hóa cho khách hàng, hiện tại công ty chưa có hệ
thống xe tải có móc vận chuyển đến kho của người nhận nên phải thuê phương tiện
vận tải. Trong nhiều trường hợp công tác thuê xe chưa được chú trọng đúng mức,
công ty chỉ dựa vào giá cước chuyên chở để thuê phương tiện vận tải mà chưa đánh
giá hết được các yếu tố khác nhứ: thời gian vận tải, mức độ an toàn trong quá trình
vận tải.
Vì phương tiện vận chuyển còn thiếu nên việc cạnh tranh với các đối thủ trong
nghành gặp nhiều bất lợi về giá cước. Việc vận chuyển của công ty nhiều lúc rơi vào
bị động nhất trong mùa cao điểm, thị trường khan hiếm xe, ảnh hưởng đến kế hoạch
giao nhận hàng của khách hàng.