Công tác lưu trữ tại phòng lưu trữ thư viện thuộc văn phòng bộ tài chính
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (3.66 MB, 39 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
D. PHẦN PHỤ LỤC............................................................................................2
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức............................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức....4
1.1.1.Lịch sử hình thành của Trung tâm..........................................................................................4
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm...................................................................4
1.1.3.Tổ chức bộ máy của Trung tâm.............................................................................................6
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu
trữ của cơ quan, tổ chức................................................................................................................7
1.2.1.Tình hình tổ chức,chức năng .................................................................................................8
1.2.2.Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng.....................................................................................8
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng Trung tâm.............................................................................9
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức........................9
2.1.Hoạt động quản lý....................................................................................................................9
2.2.Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................................................12
2.2.1.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trung tâm................................................................13
2.2.2.Xác định giá trị tài liệu.........................................................................................................13
2.2.3.Chỉnh lý tài liệu....................................................................................................................15
2.2.4.Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu....................................................................................17
2.2.5.Bảo quản tài liệu lưu trữ .....................................................................................................18
2.2.6.Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.......................................................................................18
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan tổ chức và đề xuất, .........20
kiến nghị.............................................................................................................20
3.1.Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được........20
3.1.1.Tóm tắt cơng việc đã làm trong thời gian thực tập..............................................................20
3.1.2.Kết quả đạt được.................................................................................................................22
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.Đề xuất giải pháp chất lượng công tác lưu trữ hoặc công tác văn thư- lưu trữ của cơ, quan tổ
chức..............................................................................................................................................22
3.3 một số kiến nghị.....................................................................................................................23
3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức......................................................................................................23
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.................................................................23
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................25
D. PHẦN PHỤ LỤC..........................................................................................27
D. PHẦN PHỤ LỤC
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Có thể khẳng định rằng, con người, xã hội hiện nay ngày càng có nhiều
thay đổi.Thay đổi theo hướng tích cực có,tiêu cực có,thay đổi bằng cách đổi cái
cũ bằng cái mới hoặc vẫn giữ nguyên cái cũ về hình thức nhưng bản chất đã bị
thay đổi.Mặc dù xã hội có nhiều thay đổi nhưng các trường đại học nói chung và
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng vẫn giữ được tốt việc đánh giá năng
lực của sinh viên qua đợt thực tập tốt nghiệp cuối khóa.Cũng có, một số thay đổi
trong việc tố chức thực tập cho sinh viên nhưng đó đều là những thay đổi tích
cực, có lợi cho sinh viên. Những thay đổi đó đều được Ban giám hiệu nhà
trường và các khoa cân nhắc kĩ trước khi thay đổi nhằm tạo mọi điều kiện thuận
lợi cho sinh viên khi đi thực tập.
Thực tập tốt nghiệp là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình
thành phát triển phẩm chất năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo
mục tiêu của nhà trường đề ra.Đối với sinh viên, hoạt động thực tập tốt nghiệp
có vai trị quan trọng khơng chỉ với q trình học tập mà cịn với cả sự nghiệp
của sinh viên sau này.
Trong quá trình thực tập từ ngày 11 tháng 01 năm 2016 đến ngày 19
tháng 3 năm 2016 tại Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và
Quản lý (gọi tắt là Trung tâm) đã giúp em tiếp cận được với nghề nghiệp mà em
đã lựa chọn.Các anh, chị trong Trung tâm đã tổ chức cho sinh viên đến thực tập
tại Trung tâm đi chỉnh lý tài liệu khoa học tại Bộ Tài chính. Các hoạt động thực
tiễn, những công việc cụ thể một lần nữa giúp em hiểu được mình sẽ làm cơng
việc như thế nào sau khi ra trường và có những điều chỉnh kịp thời cũng như
chiến lược rèn luyện phù hợp hơn.Thời gian thực tập tuy không dài nhưng cũng
không phải là ngắn để em có thể nhận ra những điểm yếu và thế mạnh của mình
và mình cần trang bị thêm những gì về kiến thức, kĩ năng để hồn thiện mình
hơn, để đáp ứng nhu cầu cơng việc.
Những trải nghiệm trong thời gian thực tập giúp em giúp em tự tin hơn
sau khi ra trường và đi làm, giúp em nhận thức được thực tế cơng việc mình sẽ
làm để tránh được những ảo tưởng không thực tế.Khi đăng kí thực tập ở Trung
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
1
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tâm các anh, chị trong Trung tâm đã giúp đỡ chúng em rất nhiệt tình và hướng
ngay đến nội dung cơng việc chúng em sẽ phải làm trong thời gian thực tập. Nội
dung thực tập tại Trung tâm của em là hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (gồm hoạt
động quản lý và hoạt động nghiệp vụ).Trong quá trình thực tập tại Trung tâm thì
nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiện nhiều nhất, chỉnh lý tài liệu cũng là một trong
những thế mạnh của Trung tâm. Nội dung viết báo cáo thực tập gồm ba chương
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ (hoặc công tác văn thư– lưu trữ)
của cơ quan tổ chức
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất, kiến
nghị
Mỗi người chúng ta khi quyết định làm một việc gì đó thì đều có những
thuận lợi và khó khăn, khó khăn nào cũng có thể vượt qua chỉ có điều chúng ta
sẽ vượt qua nó như thế nào.Được thực tập tại Trung tâm em cảm thấy rất vui vì
được các anh, chị trong Trung tâm nhiệt tình giúp đỡ từ việc tạo điều kiện về
thời gian thực tập đến việc cung cấp tài liệu viết báo cáo. Anh, chị cịn nhiệt tình
giúp đỡ trong việc chỉ bảo những công việc cụ thể, phải làm những gì và phải
làm sao cho đúng, cho phù hợp...
Trong thời gian thực tập chúng em luôn được các anh, chị theo sát để
chúng em đi đúng hướng, đúng tiến độ công việc được giao. Thời gian thực tập
khơng thể tránh khỏi những sai sót, những bỡ ngỡ trong công việc nhưng anh,
chị luôn nhắc nhở một cách khéo léo để em có thể tự biết sai để sửa chữa
Bên cạnh những thuận lợi là những khó khăn, càng được tạo nhiều thuận
lợi thì em cảm thấy càng có nhiều áp lực hơn, ln cố gắng để hồn thành tốt
công việc được giao. Những áp lực trong công việc là khơng thể tránh khỏi,
những khó khăn trong việc làm quen với công việc thực tế. Một khẳng định
không thể thiếu là cơng việc thực tế khơng hồn tồn giống với lý thuyết, với
kiến thức đã được học. Điều này địi hỏi chúng em ln phải vận dụng linh hoạt
kiến thức đã được học vào thực tế. Việc gì cũng có hai mặt, vấn đề là ở chúng ta
khắc phục nó như thế nào càng khó khăn thì càng phải cố gắng, càng khó khăn
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
2
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thì thành công mới càng lớn
Với phương châm học đi đôi với hành, sau khi kết thúc chương trình trên
giảng đường, kết thúc chương trình đào tạo thì việc tổ chức cho sinh viên đi thực
tập là một hoạt động cần thiết khơng thể thiếu trong thời gian học tập
Mục đích của nhà trường là gắn liền sinh viên với xã hội, để sinh viên có
cơ hội có sát với thực tế giúp sinh viên củng cố thêm kiến thức mình đã được
học và trau dồi thêm những kinh nghiệm
Giúp sinh viên có những trải nghiệm về cơng việc, hiểu thêm tầm quan
trọng của ngành nghề mình sẽ làm, xây dựng phong cách làm việc của một sinh
viên sau khi ra trường, tạo tiền đề vững chắc cho sinh viên sau ra trường
Thời gian thực tập là quãng thời gian em cảm thấy có ý nghĩa nhất trong
thời gian học tập. Đây là quãng thời gian không phải là ngắn để em có thêm
những kinh nghiệm và hiểu thêm về những cơng việc mà mình sẽ làm trong
tương lai. Nhưng nó cũng không phải là quãng thời gian dài để em có thể hiểu
hết được cơng việc ngành mình theo học điều đó cho thấy em cần phải cố gắng
nhiều hơn nữa mới có thể đáp ứng được nhu cầu của xã hội hiện nay. Thời gian
thực tập tại Trung tâm là quãng thời gian em được tiếp xúc với công việc thực
tế, là quãng thời gian vui có, buồn có, áp lực có, là quãng thời gian ý nghĩa đối
với riêng em. Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm đã tạo điều kiện
cho em thực tập tại đây. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn các anh, chị đã trực
tiếp hướng dẫn công việc thực tập cho em, để em có thể hồn thành tốt cơng
việc thực tập tại Trung tâm và hoàn thành tốt báo cáo thực tập này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 17, tháng 3, năm 2016
Sinh viên
Phạm Thị Liễu
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
3
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1. Lịch sử hình thành của Trung tâm
Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức và quản lý (gọi tắt là
Trung tâm) là một tổ chức khoa học, công nghệ thuộc Liên hiệp các hội khoa
học và kỹ thuật Việt Nam (gọi tắt là Liên hiệp hội Việt Nam), hoạt động theo
Luật Khoa học và Công nghệ, Nghị định 81/2002/NĐ- CP ngày 17 tháng 10
năm 2002 và quy chế của Liên hiệp hội Việt Nam
Tên gọi đầy đủ của Trung tâm
• Tên đầy đủ của Trung tâm bằng tiếng việt: Trung tâm Đào tạo – Nghiên
cứu Khoa học Tổ chức và Quản lý.
• Tên giao dịch quốc tế bàng tiếng anh: organiztion and Managmement
Science Research – Training Center.
• Tên gọi tắt: OMT
Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản tại
ngân hàng, hoạt động trên nguyên tắc tự chủ về tài chính, tự chịu trác nhiệm về
mọi hoạt động của Trung tâm theo đúng vói Điệu lệ Tổ chức và Hoạt động của
Trung tâm, đúng với các quy định của Liên hiệp hội Việt Nam và Giấy chứng
nhận đăng ký hoạt động khoa học và công nghệ do Bộ khoa học, Công nghệ cấp,
đúng với các quy định của pháp luật
Trung tâm có trụ sở chính tại Hà Nội và có thể mở ra các chi nhánh, văn
phịng đại diện tại các địa phương khác theo yêu cầu phát triển của Trung tâm
trên cơ sở được các cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước và Liên hiệp hội Việt
Nam cho phép.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm
• Trung tâm có chức năng: Huy động các nhà khoa học, các nhà tổ chức,
các nhà quản lý tham gia vào hoạt động dịch vụ, nghiên cứu khoa học tổ chức,
quản lý và các vấn đề phát triển; đào tạo, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
4
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thức, kỹ năng, nghiệp vụ tổ chức, quản lý nhằm nâng cao năng lực tổ chức và
quản lý cho các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp
• Trung tâm có các nhiệm vụ sau:
1.Nghiên cứu và ứng dụng các lý thuyết và mơ hình tổ chức, các học
thuyết quản lý hiện đại, các vấn đề phát triển vào các lĩnh vực khác nhau phục
vụ phát triển kinh tế- xã hội
2.Chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật và đào tạo chuyên môn, nghiệp
vụ trên các lĩnh vực tổ chức,quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu,
chứng khốn, tài chính, kế toán tin học, ngoại ngữ.
3.Dich vụ tư vấn về tổ chức, quản lý và cung cấp thông tin trên các lĩnh
vực, đại diện phát hành sách cho các nhà xuất bản.
• Phạm vi hoạt động của Trung tâm: Trung tâm chủ động triển khai và
phối kết hợp với các cơ quan quản lý nhà nước, các cơ quan sự nghiệp, các cơ sở
đào tạo, các tổ chức khoa học và cơng nghệ, các tổ chức chính trị, các tổ chức
chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh tế, các tổ chức chính phủ
và phi chính phủ quốc tế trong và ngồi nước để thực hiện các nhiệm vụ của
Trung tâm
• Trách nhiệm và quyền hạn của Trung tâm
1.Trách nhiệm của Trung tâm
+ Hoạt động theo đúng lĩnh vực được cấp, tuân thủ theo đúng quy định
của pháp luật, quy định quản lý của Liên hiệp hội Việt Nam và Điều lệ về Tổ
chức và Hoạt động của Trung tâm
+ Mở sổ sách kế toán theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện nghiêm
chỉnh nghĩa vụ tài chỉnh với Nhà nước với Liên hiệp hội Việt Nam và người lao
động trong Trung tâm
2.Quyền hạn của Trung tâm
+ Chủ động tổ chức và hoạt động của Trung tâm, tự chủ về tài chính
+ Chủ động giao dịch và ký kết hợp đồng với các cá nhân, tổ chức trong
và ngoài nước để thực hiện nhiệm vụ của Trung tâm
+ Quyết định giá cả các sản phẩm nghiên cứu, dịch vụ khoa học, cơng
nghệ, đâị tạo theo thỏa thuận qua hợp địng và thích ứng theo thị trường
+ Lựa chọn hình thức và phương thức huy động vốn đúng pháp luật, sử
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
5
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng lợi nhuận thu được theo quy định tài chính của diều lệ của Trung tâm
+ Chủ động trong quan hệ đối nội, đối ngoại, ký kết hợp đồng các thỏa
thuận hợp tác với các cá nhân và tổ chức nước ngoài trên cơ sở tuân thủ các quy
định của pháp luật.
1.1.3. Tổ chức bộ máy của Trung tâm
Trung tâm được tổ chức theo cơ cấu sau:
1.Hội đồng Trung tâm
2.Hội đồng khoa học
3.Ban Giám đốc (gồm Giám đốc và các Phó giám đốc)
4.Các phịng chun mơn
+ Phịng nghiên cứu
+ Phịng đào tạo
+ Phịng dịch vụ
5.Văn phịng
• Trong q trình hoạt động ban giám đốc Trung tâm sẽ bổ sung, điều
chỉnh các phịng, ban chun mơn phù hợp với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu phát
triển của Trung tâm
• Hội đồng Trung tâm bao gồm các thành viên tham gia thành lập Trung
tâm, có quyền hạn và nhiệm vụ như sau:
+ Lựa chọn và tiến cử Giám đốc trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết định
bổ nhiệm và miễn nhiệm, phê chuẩn đề nghị của Giám đốc về việc cử hoặc miễn
nhiệm các Phó giám đốc, Kế tốn trưởng trình Liên hiệp hội Việt Nam quyết
định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
+ Quyết định chiến lược phát triển; phê chuẩn các kế hoạch phát triển
trung hạn và hằng năm của Trung tâm
+ Phê chuẩn các báo cáo hằng năm của Trung tâm
+ Quyết định các thay đổi về cơ cấu tổ chức, các phịng ban chun mơn
của Trung tâm trên cơ sở đề nghị của Giám đốc
+ Thông qua phương án thành lập hoặc giải thể các chi nhánh, văn phòng
đại diện và trình Liên hiệp hội Việt Nam xem xét ra quyết định
+ Kiểm tra, giám sát các hoạt động của Trung tâm
+ Quyết định đề nghị sửa đổi, bổ sung Điều lệ của Trung tâm
Hội đồng Trung tâm có 01 chủ tịch do thành viên hội đồng bầu ra trong số
các thành viên của hội đồng. Hội đồng Trung tâm họp thường kỳ 06 tháng một
lần, khi cần có thể họp bất thường theo triệu tập của Chủ tịch hội đồng. Các
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
6
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quyết định của hội đồng Trung tâm chỉ có hiệu lực khi có ít nhất ¾ tổng số
thành viên có mặt và khi đạt được nhất trí của ¾ thành viên có mặt
• Hội đồng khoa học Trung tâm bao gồm các nhà nghiên cứu, các nhà
quản lý có trình độ, chuyên môn sâu và kinh nghiệm về tổ chức, quản lý,hoạt
đọng thường xuyên và không thường xuyên do ban Giám đốc mời. Hội đồng
khoa học có chức năng:
+ Tham vấn cho ban Giám đốc về chiến lược, phương hướng hoạt động
và nghiên cứu của Trung tâm
+ Đánh giá, phản biện các cơng trình nghiên cứu, các tài liệu chun mơn
cuẩ Trung tâm
• Gián đốc Trung tâm do Liên hiệp hội Việt Nam bổ nhiệm hoặc miễn
nhiệm trên cơ sở đề nghị của hội đồng Trung tâm. Các Phó giám đốc, Kế toán
trưởng do giám đốc đề nghị hội đồng Trung tâm phê chuẩn và Liên hiệp hội
quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm
Giám đốc đại diện cho Trung tâm trước pháp luật và các quan hệ đối nội,
đối ngoại. Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức triển khai các chương trình, kế hoạch
cơng tác của Trung tâm, quản lý điều hành và chịu trách nhiệm về tổ chức và
hoạt động của Trung tâm
Các Phó giám đốc giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm về các
phần việc do Giám đốc phân công. Khi vắng mặt hoặc đi công tác dài ngày,
Giám đốc ủy quyền cho một Phó giám đốc điều hành hoạt động của Trung tâm.
Phó giám đốc được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước Liên hiệp hội Việt
Nam và trước pháp luật trong thời gian được ủy quyền
• Nhân sự của Trung tâm gồm các cán bộ khoa học cơng tác theo chế độ
chính nhiệm hoặc kiêm nhiệm thơng qua hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn
• Chức năn nhiệm vụ, nội dung hoạt động của các đơn vị thuộc Trung
tâm và các chi nhánh hoặc văn phịng đại diện (nếu có) do Giám đốc quy định.
Giám đốc ra quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm người phụ trách các phòng
ban, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Cơng tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan,
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
7
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tổ chức. Chính vì vậy mà mỗi cơ quan, tổ chức đều có bộ phần đảm nhận cơng
tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức, để thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức mình sản sinh ra trong quá trình hoạt động.
Văn phịng của Trung tâm có chức năng quản lý thống nhất cơng tác lưu trữ của
Trung tâm, văn phịng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Trung tâm, là
một bộ phận không thể thiểu trong cơ cấu tổ chức của Trung tâm
1.2.1. Tình hình tổ chức,chức năng
Văn phịng Trung tâm là một bộ phận thuộc cơ cấu tổ chức của Trung
tâm, cơ quan giúp việc cho Giám đốc Trung tâm
Văn phịng Trung tâm có chức năng tham, mưu giúp việc cho Giám đốc
Trung tâm thực hiện quản lý thống nhất trong tồn Trung tâm về mặt cơng tác
hành chính tổng hợp, văn thư – lưu trữ, cơ sở vật chất, trật tự an toàn cơ quan;
đảm bảo điều kiện làm việc và phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc
Giám đốc Trung tâm.
Văn phòng Trung tâm được bố trí phịng làm việc riêng, phịng làm việc
đặt ở vị trí trung tâm trong cơ quan, nhân sự trong văn phòng được tuyển dụng
đúng với chức năng nhiệm vụ của văn phòng
1.2.2. Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phịng
Văn phịng có nhiệm vụ giúp việc Giám đốc Trung tâm trong chỉ đạo
chương trình kế hoạch cơng tác của Trung tâm và hướng dẫn kiểm tra thực hiện
các phòng theo lĩnh vực được phân công
Tổ chức tiếp nhận , xử lý,tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác
lãnh đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của ban Giám đốc Trung tâm và
các phòng ban trong Trung tâm
Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo các quy
định hiện hành của cơ quan Nhà nước
Tổ chức phục vụ các buổi bảo vệ luận văn, luận án, các lớp học, hội nghị,
hội thảo, các cuộc họp, làm việc, tiếp khách của Trung tâm bao gồm: chuẩn bị
lịch trình, chương trình, điều kiện vật chất, ghi biên bản, soạn thảo kết luận và
quản lý hồ sơ
Thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản, xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn và mua
sắm tài sản theo các quy định của Nhà nước
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
8
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ quản lý tài sản nhà, đất trụ sở
làm việc, các trang thiết bị phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật theo quy định
hiện hành của nhà nước
Bảo đảm các phương tiện làm việc phục vụ nhu cầu của ban Giám đốc và
các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm theo quy định hiện hành
Thực hiện công tác bảo vệ trật tự an tồn trụ sở cơ quan phịng cháy chữa
cháy dân quân tự vệ và một số công việc đột xuất khác
Phối hợp đồng bộ với các cơ quan giúp việc Giám đốc Trung tâm với tư
cách chủ trì hoặc thành viên phối hợp theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ
quan giúp việc; bảo đảm sự quản lý, chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm kịp thời
và có hiệu quả
Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc Trung tâm phân cơng
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phịng Trung tâm
Văn phịng Trung tâm có sự phân cơng, bố trí nhân sự rõ ràng
Lãnh đạo Văn phòng
Các bộ phận chuyên mơn, nghiệp vụ:
•
•
•
•
Bộ phận Hành chính- tổng hợp- văn thư – lưu trữ
Bộ phận cơ sở vật chất và kỹ thuật
Bộ phận lễ tân và vệ sinh môi trường
Bộ phận bảo vệ
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
2.1. Hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả các lĩnh vực về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ
cơng tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và nhu cầu chính đáng
khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Cơng tác lưu trữ ra đời địi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội, do vậy mà cơng tác lưu trữ có vai trị
quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức là một trong những hoạt động được cơ
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
9
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan nhà nước quan tâm
Cơng tác lưu trữ bao gồm:
• Nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước vào
lưu trữ
• Thực hiện nghiệp vụ về lưu trữ
• Nghiên cứu khoa học về lưu trữ
Dù cơ quan nào thì cơ quan nào cơng tác lưu trữ cũng gắn liền với công
tác văn thư, công tác văn phịng của cơ quan. Chính vì vậy mà Văn phịng của
Trung tâm là đầu mối thu thập thông tin của Trung tâm, nơi tập trung tồn bộ
cơng văn, giấy tờ đi đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn
phịng là phải tổ chức cơng tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng
cơng văn giấy tờ đó
Văn phịng Trung tâm có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ
cho cơng tác quản lý của lãnh đạo
Trong Văn phịng có bộ phận nhân sự làm nhiệm vụ tham mưu, giúp việc
cho lãnh đạo cơ quan về việc quản lý công tác lưu trữ của toàn Trung tâm.
Cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ:
• Xây dựng những văn bản quy định về cơng tác lưu trữ trong Trung tâm
• Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tà liệu lưu trữ của Trung
tâm
• Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
làm cơng tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm
• Hàng năm báo cáo tình hình thực hiện cơng tác văn thư lưu trữ của
Trung tâm, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian tới
Việc quản lý hồ sơ tài liệu trong Trung tâm được thực hiện theo quy định
của Nhà nước, theo những nguyên tắc sau:
• Thống nhất quản lý hồ sơ tài liệu đây là một trong những nguyên tắc cơ
bản và quan trọng nhất trong hoạt động quản lý công tác lưu trữ. Thống nhất ở
đây không chỉ là thống nhất về việc tập trung tài liệu về một kho mà ở đây là
còn thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù khơng cần tập trung
tài liệu của các phòng ban trong Trung tâm về một nơi nhưng chúng ta vẫn nắm
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
10
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý,khai thác sử dụng của toàn
bộ cán bộ, nhân viên trong Trung tâm
• Việc quản lý hồ sơ tài liệu của Trung tâm do bộ phận văn thư – lưu trữ
trong Văn phòng đảm nhiệm và đặt dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm.
Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong q
trình hoạt động của Trung tâm
• Xác định tồn bộ tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của
Trung tâm là tài sản chung của Trung tâm vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ
các quy định về tổ chức, quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu không để phân tán, mất
mát, phá hủy, chiếm giữ hồ sơ, tài liệu. đối với những tài liệu mật, tài liệu quan
trọng thì phải giữ bí mật thơng tin trong tài liệu
• Cán bộ văn thư– lưu trữ của Trung tâm phải xây dựng quy định cụ thể
về mặt quản lý hồ sơ tài liệu như: lập hồ sơ, bảo quản, khai thác, tiêu hủy tài
liệu…
• Thường xuyên hay định kì tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiểm tra
tình hình tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu của Trung tâm
Để quản lý thống nhất khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của Trung tâm thì bộ phận văn thư – lưu trữ thuộc Văn phòng phải thực hiện
nghiêm túc theo các quy định của Nhà nước về quản lý tài liệu và phải có trình
độ chun mơn nghiệp vụ vững chắc
Để cơng tác lưu trữ đi vào nề nếp ban lãnh đạo trong Trung tâm đã có
những chỉ đạo trong cơng tác văn thư- lưu trữ như tổ chức cho cán bộ lưu trữ đi
tập huấn, đào tạo bồi dưỡng cán bộ về nghiệp vụ lưu trữ, quản lý, chỉ đạo kiểm
tra sát sao cơng tác lưu trữ của Trung tâm nói chung và của các phịng ban nói
riêng
Một trong những yếu tố pháp lý làm căn cứ cho việc thực hiện nguyên tắc
quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ của Trung tâm là hệ thống là hệ
thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Trong lĩnh vực lưu trữ văn
bản có hiệu lực pháp lý cao nhất là luật lưu trữ 2011
Hoạt động quản lý công tắc lưu trữ của Trung tâm được thực hiện theo
những văn bản hiền hành của Nhà nước về quản lý công tác lưu trữ như:
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
11
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam khóa 13 kỳ họp thứ 2 thơng qua ngày 11/11/2011 có hiệu lực thi hành
ngày 01/7/2012
• Công văn 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục văn thư lưu
trữ nhà nước về việc ban hành chỉnh lý tài liệu hành chính
• Cơng văn 879/VTLTNN- NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục văn thư lưu
trữ Nhà nước hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị
• ……….
Dựa trên những văn bản hướng dẫn chỉ đạo của Nhà nước về công tác lưu
trữ mà Trung tâm đã thực hiện hoạt động quản lý công tác lưu trữ đúng quy định
,quản lý một cách tập trung thống nhất có hiệu quả, hiệu lực
Do Trung tâm có cơ cấu tổ chức thuộc loại vừa và nhỏ nên tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động không nhiều nên việc quản lý hồ sơ tài liệu được
thực hiện tương đối đồng bộ, đầy đủ và đúng thời gian theo quy định hiện hành
của Nhà nước.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ là thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ.
Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ gồm:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Thu thập, bổ sung tài liệu
Phân loại tài liệu
Xác định giá trị tài liệu
Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ
Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu
Chỉnh lý tài liệu
Tổ chức bảo quản tài liệu
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
Có thể khẳng định lại rằng tài liệu lưu trữ là tài sản vô giá của mỗi cơ
quan, tổ chức, nó phản ánh tồn bộ hoạt động của cơ quan,tổ chức, nó là cơ sở
pháp lý, là căn cứ để cơ quan, tổ chức chứng minh hoạt động của mình là đúng
pháp luật.
Tài liệu hình thành trong Trung tâm chủ yếu là tài liệu hành chính, chủ
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
12
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
yếu là tài liệu giấy, đây là những tài liệu phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của
Trung tâm. Chính vì vậy mà tài liệu của Trung tâm phải được lập hồ sơ và nộp
lưu vào kho lưu trữ của Trung tâm để bảo quản, khai thác sử dụng
Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức việc lập hồ sơ và nộp lưu vào
lưu trữ cơ quan, điều đó cho thấy tầm quan trọng của hồ sơ tài liệu đối với hoạt
động của Trung tâm
Hồ sơ tài liệu là cơ sở giao dịch, là bằng chứng xác minh đối chiếu trong
những trường hợp cần thiết
Công tác lưu trữ của Trung tâm được thực hiện theo trình tự các khâu
nghiệp vụ sau
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Trung tâm
Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa trọn, giao nhận
tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan
Tài liệu của Trung tâm chủ yếu là tài liệu giấy, tài liệu hành chính
Việc thu thập bổ sung tài liệu của Trung tâm được thực hiện theo quy
định tại mục 3 của Luật lưu trữ.
Tình hình giao nộp tài liệu vào lưu trữ Trung tâm được thực hiện theo
đúng quy định. Giao nộp tài liệu vào kho Trung tâm chú trọng quan tâm nó
quyết định nên tính đầy đủ của phơng tài liệu, đây là khâu nghiệp vụ tạo nên sự
hoàn thiện của phông lưu trữ
Trong những năm qua công tác thu thập được Trung tâm đặc biệt quan
tâm do đó mà khối tài liệu lưu trữ trong kho tuy không nhiều nhưng đầy đủ và
có chất lượng
Một số đơn vị, bộ phận cịn giao nộp hồ sơ khơng đầy đủ hoặc cịn chậm
trễ
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc,
phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định
những tài liệu có giá trị, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị
Để xác định giá trị tài liệu trong Trung tâm được chính xác, cán bộ văn
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
13
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư lưu trữ phải vận dụng linh hoạt các phương pháp, nguyên tắc tiêu chuẩn xác
định giá trị tài liệu đối với tài liệu hành chính.
Thực hiện cơng tác xác định giá trị tài liệu thống nhất chính xác cán bộ
văn thư lưu trữ Trung tâm còn phải xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu
Thực tế việc xác định giá trị của tài liệu ở Trung tâm được thực hiện chủ
yếu trong quá trình lựa chọn tài liệu để lập hồ sơ cơng việc và ngay từ q trình
lập danh mục hồ sơ
Lưu trữ Trung tâm có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ tài liệu do các bộ
phận, phòng ban trong Trung tâm giao nộp. Tại đây tài liệu sẽ được đánh giá lại,
loại tài liệu trùng thừa, tài liệu khơng có giá trị
Việc tiêu hủy tài liệu được thực hiện theo đúng quy định hiện hành, theo
công văn 879/VTLTNN- NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục văn thư lưu trữ Nhà
nước về tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
14
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê lập
công cụ tra cứu tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của Trung
tâm
Thực hiện tốt cơng tác chỉnh lý tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản,
quản lý, tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác; là cơ sở loại ra những tài liệu
hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy, tiết kiệm diện tích kho tàng, phương
tiện bảo quản, tối ưu hóa thành phần phơng lưu trữ
Do Trung tâm có quy mơ tổ chức thuộc loại vừa và nhỏ nên tài liệu không
nhiều những tài liệu chưa được chỉnh lý chủ yếu là những tài liệu của các năm
về trước
Cũng giống như các khối tài liệu của các cơ quan hành chính Nhà nươc
tài liệu của Trung tâm trước khi đưa vào kho phải được chỉnh lý, tuy nhiên trong
quá trình quan sát thực tế thì khơng phải tài liệu nào đưa vào kho lưu trữ cũng
được chỉnh lý khoa học. Nhiều tài liệu cịn bó gói, chưa được lập hồ sơ, tài liệu
loại hủy chưa xác định giá trị còn nhiều và chiếm số lượng khơng nhỏ so với
diện tích kho hiện có của Trung tâm
Việc chỉnh lý tài liệu của Trung tâm được thự hiện theo đúng quy trình
nghiệp vụ. Thực hiện chỉnh lý tài liệu theo công văn 283/VTLTNN – NVTW
ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình
chỉnh lý tài liệu hành chính
Do khối tài liệu của Trung tâm không nhiều như đã nói ở trên nên khi đi
thực tập tại Trung tâm chúng em đã được Trung tâm giới thiệu đi chỉnh lý tài
liệu tại kho lưu trữ của Bộ Tài chính địa chỉ số 28, đường Trần Hưng Đạo. Tại
đây chúng em được các cán bộ văn thư, lưu trữ của phòng Lưu trữ- Thư viện
bàn giao tài liệu để chỉnh lý khoa học.
Trong thời gian thực tập gần hai tháng, tại Trung tâm và Bộ Tài chính thì
thời gian thực tập tại Trung tâm của chúng em chỉ là quan sát thực tế và được
các anh chị trong Trung tâm cung cấp tài liệu về Trung tâm để chúng em hiểu rõ
hơn về toàn bộ nghiệp vụ lưu trữ của Trung tâm. Thời gian làm việc tại kho lưu
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
15
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trữ của Bộ Tài chính mới là quãng thời gian thực tế nhất và có ý nghĩa nhất mà
các anh, chị trong Trung tâm đã tạo điều kiện cho chúng em khi thực tập
Việc chỉnh lý tài liệu của Bộ Tài chính được thực hiện theo nhiều văn bản
hiện hành của Nhà nước về chỉnh lý tài liệu nhưng quan trọng nhất vẫn là công
văn 283.
Tài liệu của các Vụ, các phịng, ban thuộc Bộ Tài chính chủ yếu là tài liệu
giấy (tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu kế toán…). Các khối tài liệu này phản ánh
đúng chức năng nhiệm vụ của các Vụ trong Bộ. Mỗi loại tài liệu có một cách
phân loại, sắp xếp, chỉnh lý khác nhau nhưng về cơ bản là theo phương án cơ
cấu tổ chức – thời gian rồi mới chia theo mặt hoạt động
Tài liệu được đem ra chỉnh lý nhiều nhất là tài liệu xây dựng cơ bản, tài
liệu kế toán và các cơng văn, quyết định của Bộ tài chính nhiều năm về trước
Hầu hết các tài liệu đem ra chỉnh lý đã được chỉnh lý sơ bộ, một số ít đã
được chỉnh lý khoa học nhưng nhìn chung tài liệu trong kho chưa được chỉnh lý
khoa học vẫn còn nhiều
Bộ Tài chính là cơ quan của chính phủ Việt Nam thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về tài chính, ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ quốc gia, các quỹ tài chính nhà nước, đầu tưu tài
chính, tài chính doanh nghiệp và hoạt động dịch vụ tài chính, hải quan, kế toán,
kiểm toán độc lập và giá cả trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch
vụ cơng trong lĩnh vực tài chính- ngân sách, hải quan, kế toán, kiểm toán độc lập
và giá cả; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà nước tại doanh nghiệp
theo quy định của pháp luật. Chính vì vậy mà khối tài liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của Bộ Tài chính mỗi ngày là rất nhiều
Mỗi ngày có hàng trăm, hàng nghìn cơng văn, quyết định được sản sinh
ra, tài liệu kế toán, dự toán, quyết toán rất nhiều…
Chỉnh lý tài liệu được phân theo các Vụ, sau đó trong Vụ chia theo năm
và sau đó là chia theo mặt hoạt động và trong mặt hoạt động tài liệu lại được sắp
xếp theo thời gian. Mỗi loại tài liệu có cách viết tiêu phần chia và viết tiêu đề hồ
sơ khác nhau, sao cho tiêu đề hồ sơ phản ánh đúng nội dung của tài liệu có trong
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
16
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hồ sơ
Trong q trình chỉnh lý tài liệu chúng em ln được các anh, chị trong
Trung tâm và các chị cán bộ trong phòng Lưu trữ - Thư viện giám sát kiểm tra,
chỉ bảo tận tình để kịp thời sửa chữa những sai sót
Phịng Lưu trữ - Thư viện thuộc Văn phịng Bộ có nhiệm vụ chính là quản
lý tồn bộ tài liệu của Bộ
Công việc chỉnh lý bao gồm giao nhận tài liệu, sắp xếp phân chia tài liệu
theo Vụ, theo năm, sau đó chia theo vấn đề, mặt hoạt động, phân thành các hồ sơ
trong hồ sơ sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản văn bẳn nào sản sinh ra
trước thì sắp xếp lên trước theo thứ tự tăng dần. Trong hồ sơ tiến hành đánh số
tờ đối với công văn, đối với quyết định sau khi đánh số tờ còn phải biên mục,
sau khi sắp xếp thành hồ sơ thì bước tiếp theo là ghi tiêu đề hồ sơ lên thẻ tạm
(phiếu tin) mỗi hồ sơ được kẹp một sơ mi ghi kí hiệu hồ sơ để thuận lợi cho việc
tra tìm
Sau khi các cơng việc trên kết thúc thì các thẻ tam được tập trung về một
nơi để tiến hành lập danh mục hồ sơ, việc lập danh mục hồ sơ được thực hiện
trên máy tính, trong q trình lập danh mục hồ sơ nếu phát hiện ra sai sót khi
viết tiêu đề hồ sơ hoặc tiêu đề hồ sơ khơng đúng thì người lập danh mục hồ sơ
yêu cầu người lập hồ sơ kiểm tra lại hồ sơ để tránh những sai sót về sau khi đã
viết bìa hồ sơ
2.2.4. Thống kê, xây dựng công cụ tra cứu
Thống kê công cụ tra cứu là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên
môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tổ chức
tài liệu và các đối tượng khác có liên quan đến cơng tác lưu trữ
Việc thống kê tài liệu của Bộ Tài chính được thực hiện trên máy vi tính
sau đó bảng danh mục hồ sơ được in ra và đóng thành quyển
Việc xây dựng cơng cụ tra cứu tài liệu của Bộ vừa truyền thống vừa hiện
đại, vừa tra tìm trên máy và vừa tra tìm theo quyển danh mục hồ sơ
Việc thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu được cán bộ lưu trữ kiểm
tra rất chi tiết và yêu cầu phải thống kê đầy đủ chi tiêt
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
17
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ Tài chính là một trong những cơ quan đầu não quan trọng của đất
nước chính vì vậy mà tài liệu hình thành trong q trình có giá trị vơ cùng quan
trọng, là khối tài liệu được giao nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia 3, rất nhiều
tài liệu có giá trị vĩnh viễn. Chính vì vậy mà tài liệu của Bộ được rất nhiều người
trong cơ quan, người ngoài cơ quan và nhiều độc giả đến khai thác vì thế mà
việc thống kê xây dựng công cụ tra cứu phải được thống kê một cách đầy đủ, rõ
ràng, chính xác và đặc biệt là phải dễ tìm, dễ hiểu
Như vậy việc tra tìm tài liệu của Bộ chủ yếu vẫn là bảng danh mục hồ sơ
theo cách truyền thống
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp cần thiết để kéo dài tuổi
thọ và đảm bảo an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trước
mắt và lâu dài
Kho lưu trữ của Bộ Tài chính được đặt tại tầng hai, bên cạnh phòng Lưu
trữ- Thư viện để thuận tiện cho công việc, thuận tiện cho việc quản lý
Kho lưu trữ có hệ thống điều hịa, có khoảng gần 30 giá quay di động, có
hệ thống camera, có hệ thống báo cháy tự động….
Tài liệu giấy được bảo quản trong hồ sơ, trong cặp ba dây và được bảo
quản trong hộp
Tài liệu được sắp xếp lên giá và được bảo quản trong kho
Trong kho ln bật điều hịa và ánh sáng tự nhiên được giảm ở mức tối đa
nhằm bảo quản tài liệu được lâu dài
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu là khai thác thông tin tài liệu lưu trữ
phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của
cơ quan
Trong thời gian thực tập tại Bộ Tài chính thì em nhận thấy số lượng người
đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở trong kho là không nhiều
Chủ yếu là người trong cơ quan đến khai thác, tài liệu được tìm nhiều
nhất là các quyết định của Bộ đã được ban hành
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
18
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mặc dù số lượng người đến khai thác ít nhưng lần nào cũng đáp ứng được
nhu cầu khai thác của người dùng
Đáp ứng nhu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nguời cần tài liệu
không phải đợi lâu
Như vậy, tuy số lượng khai thác ít nhưng chất lượng của tài liệu lại đảm
bảo yêu cầu của người dùng điều đó cho thấy công tác lưu trũ của Bộ rất được
quan tâm
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
19
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan tổ chức và đề xuất,
kiến nghị
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại Bộ tài chính cụ thể là Phịng Lưu trữ- Thư
viện thuộc Văn phòng Bộ em đã được tiếp xúc với rất nhiều loại hồ sơ, tài liệu
khác nhau
Đây là lần thứ hai em được vào kho lưu trữ lớn sau Trung tâm lưu trữ
Quốc gia 1, được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu từ khâu vận chuyển bàn giao tài
liệu đến khâu kết thúc chỉnh lý là xây dựng công cụ tra cứu.
Khi mới tiếp xúc với công việc do chưa có kinh nghiệm nên cịn nhiều bỡ
ngỡ, cịn mắc nhiều sai sót trong q trình làm việc
3.1.1. Tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập
Công việc chủ yếu của chúng em khi thực tập tại Bộ là thực hiện nghiệp
vụ chỉnh lý, nhưng có thể khẳng định rằng trên lý thuyết thì đây là một trong
tám khâu nghiệp vụ lưu trữ nhưng thực tế công việc chỉnh lý lại bao gồm rất
nhiều các khâu nghiệp vụ khác như trong quá trình chỉnh lý phải thu thập, bổ
sung tài liệu, lập hồ sơ, kết hợp xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu…
Những công việc em đã được làm trong thời gian thực tập hai tháng tại
Bộ, thời gian hai tháng tuy không nhiều nhưng cũng khơng phải là ngắn để em
có thể tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này
Ngày dầu tiên chúng em được các anh chị hướng dẫn rất tận tình về cơng
việc sẽ phải làm trong thời gian thực tập
Ngày thứ hai chúng em được các anh chị hướng dẫn bàn giao tài liệu theo
các Vụ của Bộ, sau khi bàn giao tài liệu thì tài liệu vận chuyển ra khỏi kho và
tiến hành phân chia tài liệu ra từng vị trí khác nhau tránh bị lẫn tài liệu giữa các
Vụ, tài liệu giữa các năm
Sau khi đã bàn giao tài liệu xong thì tiến hành phân loại tài liệu trong Vụ
theo năm phân cho mỗi nhóm hai đến bốn người đảm nhận tiến hành lập hồ sơ.
Trong quá trình phân loại phải linh hoạt sử dụng các phương án phân loại khác
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
20
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhau
Với tài liệu xây dựng cơ bản khi phân loại tài liệu, lập hồ sơ trước tiên
phải chia theo cơng trình, trong cơng trình lớn có thể chia nhỏ thành các hạng
mục sau đó mới sắp xếp theo năm, theo ngày tháng
Với cơng văn, quyết định thì đầu tiên phải phân theo các năm, trong một
năm thì tài liệu lại được chia ra thành các tháng từ tháng 1 đến tháng 12. Sau đó
trong mỗi tháng tài liệu lại được sắp xếp theo ngày ban hành, trong ngày ban
hành phải sắp xếp tài liệu theo số văn bẳn nào ban hành trước thì sắp trước theo
thứ tự sắp xếp từ nhỏ đến lớn. Trong một tháng nếu nhiều văn bản có thể tách ra
làm nhiều hồ sơ sao cho hợp lý, khơng q dày
Với tài liệu kế tốn thì tài liệu cũng được làm tương đối giống với tài liệu
công văn, quyết định
Sau khi lập hồ sơ xong thì tiến hành đánh số tờ đối với công văn và quyết
định, riêng quyết định thì phải tiến hành biên mục
Yêu cầu ghi tiêu đề hồ sơ phải thể hiện đúng nội dung tài liệu có trong
văn bản
Đối với cơng văn, quyết định phải ghi rõ tác giả, ngày tháng năm bắt đầu
và kết thúc văn bản, ghi rõ từ số công văn nào, quyết định nào đến số nào, từ tờ
số bao nhiêu đến bao nhiêu
Đối với tài liệu xây dựng cơ bản thì phải tác giả, ngày tháng năm, tên
cơng trình, địa điểm xây dựng
Đối với tài liệu dự toán, quyết tốn cũng phải ghi rõ tác giả, tên cơng
trình, địa điểm, năm quyết toán, dự toán
Mỗi hồ sơ được kẹp một sơ mi tạm ghi số hồ sơ để thuận tiện cho tìm
kiếm
Sau khi lập hồ sơ tồn bộ thẻ tạm sẽ được hệ thống thành danh mục hồ sơ
theo Vụ, theo khối tài liệu, theo năm
Những công việc vừa nói trên là nhưng cơng việc em đã được làm trong
q trình thực tập tại Bộ Tài chính, những cơng việc trên tuy khơng khó nhưng
cũng khơng phải là dễ đối với một sinh viên đi thực tập khi chưa có kinh nghiệm
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
21
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
như em
3.1.2. Kết quả đạt được
Thời gian thực tập đã mang lại cho em nhiều kiến thức, kinh nghiệm thực
tế về công việc tực tế
Giúp em trau dồi thêm nhiều bài học bổ ích, giúp em hiếu được giữa lý
thuyết và thực tế khơng hồn tồn giống nhau
Có kiến thức chưa hẳn đã có tất cả mà cịn cần có thêm kinh nghiệm
Trong thời gian thực tập em đã hoàn thành công việc được giao mặc dù
không được xuất sắc như mong đợi nhưng đối với em đó là một sự tiến bộ, tiến
bộ hơn nhiều so với khi đi kiến tập
Kết thúc thực tập em đã chỉnh lý được một số khối lượng tài liệu nhất
định được giao tuy không hoàn toàn đúng nhưng cũng đạt được nhiều thành quả
Và kết quả lớn nhất em đạt được sau thời gian đi thực tập là sự trưởng
thành, cảm thấy mình khơng cịn mơ hồ giữa lý thuyết và thực tế cơng việc mình
sẽ làm, có thể sẽ gắn bó trong những năm tiếptheo
3.2. Đề xuất giải pháp chất lượng công tác lưu trữ hoặc công tác văn
thư- lưu trữ của cơ, quan tổ chức
Qua khảo sát khối tài liệu đem ra chỉnh lý của Bộ Tài chính em nhận thấy
tài liệu được đem ra chỉnh lý không chỉ của những năm trước năm 1886 cũng có
mà những năm gần đây tài liệu chỉnh lý cũng có gần nhất là năm 2012
Mặc dù là cơ quan lớn nhưng kho lưu trữ của Bộ Tài chính vẫn mắc phải
vấn đề tồn đọng mà bất kì một kho lưu trữ của cơ quan tổ chức nào cũng mắc
phải đó là tài liệu chưa được chỉnh lý còn nan giải, tài liệu chưa chỉnh lý cịn
nhiều
Chính vì vậy mà bộ phận lưu trữ của Văn phịng Bộ nên có biện pháp,
phương hướng chỉnh lý tài liệu kịp thời tránh để tài liệu tồn đọng từ nhiều năm
trước
Một số tài liệu đem ra chỉnh lý đã bị hư hỏng, khơng cịn nhìn rõ chữ, có
tài liệu còn bị rách, bị quăn mép,đặc biệt tài liệu thiếu còn rất nhiều hoặc bị phân
tán ở các khối tài liệu khác rất khó tìm
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
22
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Vì vậy mà trong quá trình thu thập tài liệu vào kho tài liệu cần được thu
thập đầy đủ, tránh bị phân tán tài liệu lẫn giữa các phông
Kho lưu trữ còn thiếu chỗ để tài liệu tài liệu sắp xếp còn chưa khoa học,
cần sắp xếp tài liệu một cách khoa học hơn
Khối tài liệu chưa chỉnh lý còn chiếm nhiều diện tích kho
Cần tổ chức các đợt chỉnh lý tài liệu để phục vụ kịp thời nhu cầu khai thác
sử dụng của toàn cơ quan, ngoài cơ quan và còn kịp thời nộp vào kho lưu trữ
Trung tâm Quốc gia ba đối với khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn
3.3 một số kiến nghị
3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức
Lãnh đạo cơ quan của Bộ cần chỉ đạo sát sao hơn về công tác lưu trữ của
cơ quan
Cần có nhiều phương hướng chỉ đạo ngắn hạn và dài hạn đối với công tác
lưu trữ
Đặc biệt là Chánh văn phòng cần ban hành nhiều quy định, chỉ đạo hướng
dẫn về nghiệp vụ công tác lưu trữ của cơ quan
Trưởng phịng Lưu trữ - Thư viện cần có những chỉ đạo sát sao hơn đối
với công tác chỉnh lý của cơ quan
Cần bố trí nhân sự làm cơng tác lưu trữ phải có kế hoạch cụ thể trong
cơng tác nghiệp vụ lưu trữ
Tổ chức thường xuyên công tác chỉnh lý tài liệu
Cán bộ lưu trữ chuyên trách cần thống kê kịp thời những tài liệu chưa
chỉnh lý, tài liệu còn thiếu, tài liệu chưa tiêu hủy để có những kiến nghị kịp thời
nên cấp trên để xin ý kiến chỉ đạo kịp thời
Cán bộ lưu trữ cần thường xuyên kiểm tra tài liệu trong kho để có thể phát
hiện kịp thời những tài liệu bị hư hỏng kịp thời đem ra tu bổ đối với khối tài liệu
có giá trị
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường
Thời gian học tập tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là quảng thời gian
chúng em được tiếp thu những kiến thức bổ ích liên quan đến ngành nghề mà
Sinh viên: Phạm Thị Liễu
23
Lớp: ĐH Lưu trữ học K1A
