Công tác quản lý văn bản tại UBND huyện tân sơn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Cấn Thị Hà

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
UBND :

Uỷ ban nhân dân

HĐND :

Hội đồng nhân dân

LĐTB&XH:

Lao động – Thương binh và Xã hội

GD-ĐT

giáo dục đào tạo

Cấn Thị Hà

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn Thư – Lưu trữ luôn được quan
tâm,chú trọng bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông
qua các văn bả tài liệu.
Làm tốt công tác văn thư góp phần giải quyết công việc nhanh
chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đều
đã và đang hiện đại hóa,nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp thì công tác văn thư – lưu trữ cũng được Đảng và Nhà nước quan tâm xây
dựng các chính sách ngày càng hiện đại cho công tác này nhằm phục vụ cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành” trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhằm giúp sinh
viên các cán bộ văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết để áp dụng vào thực tế.
Được sự quan tâm,giúp đỡ của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
HĐND – UBND huyện Tân Sơn,em đã được tiếp nhận thực tập tại Phòng Lao
động – Thương binh và Xã hội huyện Tân Sơn, kể từ ngày 04/01/2016 đến hết
ngày 11/03/2016. Trong khoảng thời gian này bản thân em đã không ngừng cố
gắng, nỗ lực học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ năng

nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết dã được học và sự
hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ văn phòng trong tương lai đợt thực tập này đã trang bị cho
em những kiến thức cơ bản để phục vụ cho tôi sau này khi ra trường làm
Cấn Thị Hà

3

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc.Nhận thức rõ được vai trò,tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự
phát triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở cơ quan.
Qua đó em nhận thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của cán bộ trẻ tương lai
chúng em là rất lớn.
Qua 10 tuần thực tập tại cơ quan em thấy mình trưởng thành hơn và nắm
chắc hơn kiến thức của mình.
Do thời gian thực tập ngắn và bản thân em còn thiếu kinh nghiệm thực tế
cho nên bài báo cáo này khó tránh khỏi còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em rất mong
nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các thầy cô, bạn bè để em có hơi hội học
hỏi tích lũy thêm kinh nghiệm và vận dụng tốt kiến thức đã học hơn nữa vào
thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND – UBND, cán bộ, nhân
viên phòng Lao động –Thương binh và Xã hội đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong
suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn các thầy, các cô trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập này.

Em xin chân thành cảm ơn!
Tân Sơn, ngày 19 tháng 02 năm 2016
Sinh viên

Cấn Thị Hà

Cấn Thị Hà

4

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I.CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND HUYỆN TÂN SƠN

Tân Sơn là huyện miền núi nằm ở phía Tây Nam của tỉnh Phú Thọ được
thành lập năm 2007 trên cơ sở chia tách địa giới hành chính huyện Thanh Sơn
cũ. Huyện có diện tích tự nhiên lafn68.984,58 ha, dân số năm 2015 là 80.560
Cấn Thị Hà

5

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

người. Trong đó trên 83% dân số là đồng bào dân tộc thiểu số. Huyện Tân Sơn
có 17 xã với 195 khu dân cư, trong đó có 14 xã đặc biệt khó khăn thuộc chương
trình 135,01 xã ATK, 03 xã miền núi khu vực II có thôn, bản đặc biệt khó khăn.
Là 1 trong 62 huyện nghèo của cả nước đang thực hiện chương trình giảm
nghèo nhanh, bền vững theo quyết định theo Nghị quyết 30a của Chính phủ
1.Chức năng của UBND huyện Tân Sơn
UBND Huyện Tân Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ cức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003.
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tân Sơn
2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban

Cấn Thị Hà

6

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
Cấn Thị Hà

7

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra

việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
Cấn Thị Hà

8

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng

cảnh do địa phương quản lý;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.

2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
Cấn Thị Hà

9

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập

ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
2.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
2.10 Trong việc thi hành pháp luật:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Cấn Thị Hà

10

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
2.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện
( Xem phụ lục I)
3. Cơ cấu tổ chức:
3.1 Về cơ cấu:
- Hiện tại UBND huyện Tân Sơn bao gồm 08 thành viên: 01 chủ tịch, 02
phó chủ tịch và 5 uỷ viên UBND huyện.
- Dưới chủ tịch, phó chủ tịch là các phòng, ban chuyên môn giúp việc
khác thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp giúp thủ trưởng cơ quan quản lý
về mọi mặt trong phạm vi quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức mình
Cấn Thị Hà

11

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 Về bộ máy:
- Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh. Hiện nay UBND huyện Tân Sơn có 12 phòng 2 ban và 8
Đơn vị sự nghiệp.
- Các phòng, ban chuyên môn là:
+ Văn phòng HĐND-UBND huyện
+ Phòng Nội vụ
+ Phòng Tài chính – kế hoạch
+ Phòng văn hóa thông tin
+ Phòng giáo dục và đào tạo
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường
+ Phòng y tế
+ Phòng Thanh tra huyện
+ Phòng nông nghiệp và phát triển nông thôn
+ Phòng Tư pháp
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
+ Phòng công thương
+ Ban quản lý các công trình công cộng
+ Ban quản lý quy hoạch và xây dựng cơ sở cơ sở hạ tầng.
Cấn Thị Hà

12

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đơn vị sự nghiệp :
+ Trạm thú y
+ Trạm khuyến nông
+ Trạm bảo vệ thực vật
+ Trung tâm văn hóa thể thao và du lịch
+ Đài phát thanh – Truyền thanh
+ Trung tâm dân số
+ Trung tâm giáo dục nghề nghiệp – giáo dục thường xuyên
+ Chi cục thống kê

Cấn Thị Hà

13

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.3 Sơ đồ bộ máy UBND huyện Tân Sơn

Chủ tịch UBND huyện
Nguyễn Bá Khuyến

PCT phụ trách khối VH – XH
Vũ Tiến Bắc

Phòng Y tế

Phòng GD-ĐT

PCT phụ trách khối kinh tế
Hồ Phương Thủy

Phòng Tài chính kế hoạchP. NNPT nông thôn

Phòng Văn hóa thông tin Phòng LĐTB & Xh

Phòng thống kê

Phòng Nội vụ

Văn phòng HĐND-UBND
Phòng Tài nguyên môi trường
Phòng công thương

Phòng Tư pháp

Cấn Thị Hà

14

Phòng Thanh tra

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.4 Tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Tân
Sơn
3.4.1 Chức năng,nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính:
Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính được quy định cụ thể trong
quyết định số 568/QĐ-VP của văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội
ban hành ngày 31/12/2013.
a,Chức năng:
- Phòng hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc văn phòng Bộ
có chức năng giúp Chánh văn phòng Bộ thực hiện công tác hành
chính,văn thư,lưu trữ theo quy định của Nhà nước và của Bộ.
b,Nhiệm vụ:
- Tiếp nhận,đăng kí,quản lí làm thủ tục chuyển giao,phát hành vưn bản đi
đến,kiểm tra thể thức thủ tục ban hành văn bản theo quy định của pháp
luật,có trách nhiệm báo báo,xem xét và đề xuất với Chánh văn phòng
những trường hợp sai sót cần điều chỉnh,bổ sung.
- Quản lí,sử dụng con dấu,công văn tài liệu,thực hiệ công tác bảo vệ bí
mật Nhà nước và của Bộ,thực hiện đánh máy,in sao chụp văn bản theo
quy định của Nhà nước và Bộ.
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ,quản lí tổ chức hoạt động thư viện,tải sản
và các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng Bộ giao (Phụ lục II).

3.4.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong
Cấn Thị Hà

15

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phòng Hành chính.
Phòng hành chính là bộ phận thuộc văn phòng Bộ,thực hiện chức năng
tham mưu giúp việc cho lãnh đạo về hoạt động của cơ quan,tổ chức bao gồm
giải quyết các thủ tục hành chính và công tác văn thư- lưu trữ.
Văn phòng ủy ban huyện Tân Sơn hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng
lãnh đạo.Lãnh đạo trực tiếp của phòng Hành chính là Chánh văn phòng, dưới
Chánh văn phòng là các phó Chánh văn phòng, dưới phó chánh văn phòng là các
phòng ban chuyên môn giúp việc
 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc của các vị trí việc
làm trong văn phòng:
- Chánh văn phòng : Là người trực tiếp lãnh đạo,điều hành cơ quan,điều
phối và phân công công việc của văn phòng theo đúng thẩm quyền
được giao.Xem xét,điều chỉnh các văn bản do văn phòng soạn thảo
trước khi trình lãnh đạo huyện ký ban hành.Là người chủ trì hoặc trực
tiếp soạn thảo các văn bản tham mưu,tham mưu đánh giá cán bộ công
chức hàng năm và chủ trì tham mưu xây dựng các đề án về tổ chức,sửa
đổi bổ sung quy chế làm việc của cơ quan.
- Trưởng phòng hành chính là người nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ Chánh

văn phòng sau đó xây dựng ra các bản kế hoạch,chương trình công tác
và hướng dẫn cấp dưới thực hiện các công tác nghiệp vụ có liên
quan.Trưởng phòng hành chính cũng là người đưa ra mục tiêu và giải
pháp để đạt được mục tiêu đó.
- Phó trưởng phòng hành chính là cấp dưới của Chánh văn phòng và
trưởng phòng hành chính,chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Chánh văn phòng
và trưởng phòng hành chính.Phó trưởng phòng hành chính là người
tham mưu đưa ra các phương án,giải pháp cho trưởng phòng trong lĩnh
Cấn Thị Hà

16

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực văn phòng,là người quả lí hoạt động,điều hành cơ quan khi trưởng
phòng vắng mặt.Theo dõi quá trình làm việc của các cá nhân trong văn
phòng đồng thời chỉ đạo hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc theo
đúng thẩm quyền của mình.
- Nhân viên phòng hành chính là các chuyên viên thực hiện công tác
chuyên môn nghiệp vụ riêng của mình,nó bao gồm các công việc như
giải quyết văn bản đến,văn bản đi,sao(quét) văn bản,đóng dấu vào
sổ,theo dõi phát hành và lưu văn bản.
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
HUYỆN TÂN SƠN

Tiền thân của phòng lao động , thương binh và xã hội huyện Tân Sơn là
phòng Nội Vụ - Lao động – Thương binh và xã hội . Theo nghị quyết số
1468/QĐ-UB ngày 15/4/2008 của ủy ban nhân dân tỉnh Phú Thọ về việc tách
phòng Nội vụ - Lao động – Thương binh và xã hội thành 02 phòng : Phòng Nội
vụ và Phòng Lao động Thương binh và Xã hội , với những chức năng nhiệm vụ
và quyền hạn như sau :

Cấn Thị Hà

17

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Vị trí, chức năng:

Cấn Thị Hà

18

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Lao động Thương binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về các lĩnh vực
lao động, thương binh liệt sỹ, người có công và xã hội…thực hiện theo
sự ủy quyền của UBND cấp huyện và theo quy định của pháp luật.
- Phòng có tư cách pháp nhân,có con dấu, có tài khoản riêng đồng thời
chịu sự chỉ đạo,hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Sở
Cấn Thị Hà

19

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lao động- Thương binh và Xã hội.
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Trình UBND các quyết định, chỉ thị, kế hoạch dài hạn,hàng năm trong
lĩnh vực lao động, người có công
- Trình chủ tịch UBND huyện dự thảo các văn bản về lĩnh vực lao động,
xây dựng phương hướng,nhiệm vụ công tác Lao động –thương binh và xã hội
trình ủy ban và tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án chương trình về lĩnh vực lao động, người có công
- Phối hợp với các cơ quan hướng dẫn thực hiện Pháp luật về chính sách
có liên quan và xây dựng thực hiện tốt phong trào toàn dân chăm sóc đối tượng
chính sách,người có công. - Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ; xây

dựng hệ thống thông tin lưu trữ phục vụ cho công tác Lao động - TB&XH.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về đánh giá
tình hình, kết quả triển khai công tác Lao động - TB&XH trên địa bàn với Chủ
tịch UBND thành phố, Sở Lao động - TB&XH.
- Kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của pháp luật, giải quyết
khiếu nại, tố cáo về công tác Lao động- TB&XH trên địa bàn theo quy định.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác lao động – thương binh và xã hội hàng
năm và từng thời kỳ.
2.3 Cơ cấu tổ chức:
- Hiện nay đội ngũ cán bộ công chức, viên chức của phòng là 06 người,
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng nên cơ cấu tổ chức của
phòng được mô tả theo sơ đồ như sau:
Cấn Thị Hà

20

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Cấn Thị Hà

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

21

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỞNG PHÒNG
Nguyễn Thị Ngọc

PHÓ PHÒNG
Lã Thái Sơn

Chuyên viên
Phạm Việt Hà

Chuyên viên
Đinh Trọng Thái

Chuyên viên
Bùi Thị Thúy

Chuyên viên
Nguyễn Tiến Dũng

Cấn Thị Hà

22

Lớp QTVP K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II

CÔNG TÁC VĂN THƯ
Là 1 trong 5 chuyên đề lựa chọn em nhận thức được tầm quan trọng của
Công tác Văn thư trong hoạt động hành chính do đó em đã chọn chuyên đề này
để viết báo cáo.Với chuyên đề tìm hiểu về tổ chức,các nghiệp vụ quản lý văn
bản đi, văn bản đến của văn phòng HĐND – UBND nhưng do em được cử tới
thực tập tại Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nên em xin được viết về
quy trình xử lí, giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Phòng Lao động –
Thương binh và Xã hội huyện Tân Sơn với các nội dung chính đi sâu như sau:
+ Thứ 1: Những lý luận chung về nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản
đến
+ Thứ 2: Thực tế công tác quản lý văn thư về việc quản lý văn bản đi, văn
bản đến của Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.
+ Thứ 3: Là những giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội.
Nội dung chính bài báo cáo của em xoay quanh những tìm hiểu về việc tổ
chức các nghiệp vụ xử lí văn bản đi, văn bản đến của phòng Lao động – Thương
binh và Xã hội.Em hy vọng với những thông tin em đề cập đến trong báo cáo
này mang lại những thông tin hữu ích cho người đọc mặc dù còn nhiều hạn chế
và thiếu sót.

Cấn Thị Hà

23

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 1:

NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN
1.TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN
1.1Khái niệm văn bản, văn bản quản lí Nhà nước
1.1.1 Văn bản:
- Là phương tiện ghi tin, truyền đạt thông tin theo ngôn ngữ, kí hiệu nhất
định.
1.1.2 Văn bản quản lí nhà nước
- Là những thông tin và quyết định quản lí thành văn viết do cơ quan nhà
nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, trình tự, thủ tục, quy chế do pháp
luật quy định mang tính quền lực đơn phương và làm phát sinh hậu quả pháp lí
cụ thể.
1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước:
- Văn bản quản lí nhà nước có 4 chức năng chính:
+ Chức năng thông tin
+ Chức năng quản lý
+ Chức năng pháp lý
+ Chức năng Văn hóa – Xã hội
2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN
2.1LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Cấn Thị Hà

24

Lớp QTVP K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
a.Tiếp nhân văn bản đến:
Khái niệm: Văn bản đến là tất cả văn bản( bao gồm cả văn bản mật), bao
gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành,
văn bản khác và đơn, thư do cá nhân, tỏ chức gửi đến cơ quan, tổ chức mình thì
đều được gọi là văn bản đến.
Điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về
công tác văn thư quy định:’’ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều được tập
trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để được làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký.
Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không
có trách nhiệm giải quyết”.
Đối với các văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng văn
thư cũng phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản và nơi nhận. Trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi
gửi hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện giao hoặc do cán bộ trong cơ quan, tổ
chức trực tiếp chuyển đến, văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng
văn bản và nơi nhận.
Đối với các văn bản mang tính bí mật Nhà nước phải kiểm tra đối chiếu
với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng, mất mát trước khi nhận và
ký nhận văn bản.
Trường hợp nếu thấy văn bản bị rách, bị bóc, bị mất hoặc bị tráo đổi văn
bản bên trong phải báo ngau cho Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính)
những cơ quan, tổ chức không có văn phòng hoặc người đúng đầu cơ quan, tổ
chức trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản đối với người đưa văn bản.

Cấn Thị Hà

25

Lớp QTVP K1A