Công tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (308.35 KB, 54 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2.Mục đích nghiên cứu...................................................................................1
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:..............................................................2
4.. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................2
5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề...........................................................................2
6.Phương pháp nghiên cứu.............................................................................2
7.Bố cục của đề tài..........................................................................................3
B. GIỚI THIỆU CHUNG...................................................................................4
1.Qúa trình hình thành và phát triển...............................................................5
2. Các lĩnh vực hoạt động chính.....................................................................5
3. Hoạt động kinh doanh................................................................................6
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY............7
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần
đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM....................................7
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.......................................7
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao
thông(INTRACOM).......................................................................................8
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của công ty...........................................................................................9
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây dựng
hạ tầng và giao thông.(Phụ lục 2)...................................................................9
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty.....................9
1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí trong
Văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông..................14
PHẦN II..............................................................................................................36
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG....................36
2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư.........................................................36
Phạm Thị Nga
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.1. Khái niệm...........................................................................................36
2.1.2. Ý nghĩa của công tác văn thư.............................................................36
2.2 Thực tế công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông.....................................................................................................37
2.2.1 Công tác xây dựng văn bản tại công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ
tầng và giao thông........................................................................................37
2.2.2 Công tác quản lý văn bản tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông................................................................................................38
2.2.2.1 Công tác quản lý văn bản đi.............................................................38
2.2.2.2 Quy trình quản lý văn bản đến.........................................................41
2.2.3 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.................43
2.2.3 Công tác quản lý con dấu tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng
và giao thông................................................................................................44
2.2.3.1 Quản lý con dấu................................................................................44
2.2.3.1 Sử dụng con dấu...............................................................................44
PHẦN III............................................................................................................45
NHỮNG ĐỀ XUẤT- KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG
HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG........................................................................45
3.1 Đánh giá chung.......................................................................................45
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................45
3.1.2 Hạn chế................................................................................................46
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế.........................................................47
3.2 Đề xuất kiến nghị....................................................................................47
C. KẾT LUẬN...................................................................................................49
Phạm Thị Nga
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy
mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ
chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng
cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân,
giữa doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản
xuất kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ
phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói công tác văn
thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp. Để tìm hiểu rõ
hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư nắm bắt được
những thuận lợi và khó khăn của công tác này, trong quá trình thực tập tại một
công ty mà cụ thể là công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM em xin trình bày đề tài “ Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại
công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầnng và giao thông INTRACOM” .
2. Mục đích nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông;
- Đánh giá ưu điểm và hạn chế và đưa ra những giải pháp góp phần nâng
cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
Phạm Thị Nga
1
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hệ thống hóa lý luận cơ bản về văn bản, công tác quản lý văn bản, công
tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Khảo sát công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ
tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông;
- Nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn
bản, lập hồ sơ tại Công ty.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là: Văn bản hình thành
trong hoạt động của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông;
tình hình công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan của Công ty từ năm đến năm….
4. . Nguồn tài liệu tham khảo
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 11 năm
2011 về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
- Hệ thống chính sách của INTRACOM
- Giaso trình Ngiệp vụ văn thư của trường Đại học Nội vụ Hà Nội
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Vấn đề về công tác văn thư đã có nhiều đươn vị , cá nhân nghiên cứu:
- Các đề tài nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước
- Các đề tài khóa luận, luận văn thạc sĩ của giảng viên, sinh viên Khoa
Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân
văn
- Báo cáo thực tập của sinh viên khoa Quản trị Văn phòng trường Đại học
Nội vụ Hà Nội
Như vậy, đã có nhiều bài viết, luận văn, báo cáo và công trình nghiên cứu
khoa học về vấn đề công tác văn thư.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
Phạm Thị Nga
2
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
7. Bố cục của đề tài
Đề tài đưuọc chia thành 3 phần
- Phần 1: Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty cổ phần đầu tư xây
dựng ha tầng và giao thông
- Phần 2: Tìm hiểu về công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư xây
dựng ha tầng và giao thông
- Phần 3: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phạm Thị Nga
3
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. GIỚI THIỆU CHUNG
Tên công ty Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(INTRACOM)
Tên giao dịch quốc tế:
Infrastructure investment and Transportation
construction Joint stock Company
Giấy phép kinh doanh: 0101911295 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà
Nội cấp
Mã số thuế: 0101911295
Địa chỉ: Intracom Building, lô C2F, cụm CN Cầu Giấy - phường Dịch
Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - TP.Hà Nội
Văn phòng giao dịch: Tầng 24, tòa nhà Intracom 2, phường Phú Diễn Quận Bắc Từ Liêm - TP. Hà Nội
Điện thoại:+ 84 4 37 941 111
Fax: + 84 4 37 914 112
Website: www.intracom.com.vn
Phạm Thị Nga
4
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Slogan: “ Tỏa sáng cùng đất nước” của công ty mang ý nghĩa sâu sắc: Là
ngôi sao trên bầu trời Việt, Intracom cam kết sẽ cùng doanh nghiệp Việt, góp
phần khẳng định vị thế đất nước trong hội nhập toàn cầu, không những thế
Intracom còn đem ánh sáng đến từng ngôi nhà Việt trên mọi miền của Tổ Quốc,
thắp sáng những giấc mơ Việt tỏa sáng cùng Năm Châu.
1.Qúa trình hình thành và phát triển.
Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) được
cổ phần hóa từ Doanh nghiệp nhà nước theo Quyết định số: 311/QDD-UB ngày
17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội; hoạt động theo GCNĐKKD số
013010756 do phòng ĐKKD – Sở KH&ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.
Định hướng xây dựng Công ty Intracom trở thành đơn vị mạnh toàn diện
với việc đa dạng hóa ngành nghề, sản phẩm, có sức cạnh tranh lớn và tổ chức
sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
2. Các lĩnh vực hoạt động chính
1. Đầu tư - kinh doanh dự án Bất động sản;
2. Đầu tư - kinh doanh dự án Thủy điện
3. Đầu tư lĩnh vực Y tế
4. Đầu tư Tài chính;
5. Xây lắp công trình dân dụng, công nghiệp, công trình giao thông, thủy
lợi,...;
6. Đầu tư sản xuất - kinh doanh Vật liệu xây dựng
7. Kinh doanh thương mại: lương thực, thực phẩm...,
INTRACOM với đội ngũ cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày
dạn kinh nghiệm đã và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án Trung
Văn Intracom 1, Dự án Phú Diễn Intracom 2, Dự án Vĩnh Ngọc Intracom 8, Dự
án nhà ở tái định cư NOCT - Cầu Diễn, Dự án Bệnh viện đa khoa Phương Đông,
Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy
1, Dự án thủy điện Pờ Hồ… đặc biệt tham gia thi công nhiều công trình hạ tầng
kỹ thuật, giao thông, thủy lợi như: Công trình san lấp mặt bằng dự án Bệnh viện
đa khoa Phương Đông; San lấp mặt bằng khu sản xuất nông nghiệp công nghệ
Phạm Thị Nga
5
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cao Hà Nguyên tại huyện Tam Đảo - Vĩnh Phúc; san lấp mặt bằng khu văn
phòng điều hành, khu nhà máy thủy điện Nậm Pung; tuyến đường số II và cầu
vượt đường sắt - Dự án Rừng quốc Gia đến Hùng Phú Thọ; công trình đường
nối QL 8A với nhà máy thủy điện Hương Sơn - Hà Tĩnh; đường và công trình
hai bên đường Láng Hạ Thanh Xuân - Hà Nội; đường Lê Văn Lương kéo dài;
Tỉnh lộ 314 Huyện Thanh Ba - Tỉnh Phú Thọ; Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt
đê tả sông Thao; đường vào nhà máy thuỷ điện Nậm Pung; Cầu Sông Lô Huyện
Hạ Hòa, tỉnh Phú Thọ; Gói thầu XL04: Xây dựng đường và các công trình trên
tuyến đoạn Km873+054 - Km879+230 thuộc Dự án đầu tư xây dựng công trình
mở rộng Quốc lộ 1 đoạn Km848+875 - Km890+200…
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
và vinh dự nhận Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội
nhập WTO 2009, Bằng khen của UBND thành phố Hà Nội 2010...
Mong muốn đem lại cho các đối tác, khách hàng sự “An lạc - Hạnh phúc”
nên những sản phẩm của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đã dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành Xây dựng.
3. Hoạt động kinh doanh.
Trong định hướng phát triển của mình INTRACOM luôn đổi mới phương
thức quản lý điều hành, đầu tư các thiết bị chiều sâu, ứng dụng công nghệ tiên
tiến, mở rộng thị trường, phát triển sản xuất, hướng tới đa dạng hoá sản phẩm và
hoạt động kinh doanh; Xây dựng đội ngũ CBCNV có trình độ chuyên môn, kỹ
thuật cao, phát triển toàn diện. Giải quyết đủ việc làm và không ngừng nâng cao
đời sống vật chất, tinh thần cho nguời lao động.
Phạm Thị Nga
6
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.
Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư
xây dựng , kinh doanh bất động sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng
công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:
Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu
văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,
Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế
Phương Đông.
Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Phạm Thị Nga
7
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông(INTRACOM).
Cơ cấu tổ chức Công ty:
- Hội đồng quản trị
- Ban kiểm soát
- Ban giám đốc
- Các phòng ban Công ty:
+ Phòng Tổ chức - Hành chính
+ Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
+ Ban pháp chế
+ Ban quản lý dụ án số 1
+ Phòng Tài chính - Kế toán
- Các đơn vị thành viên:
+ Xí nghiệp Xây lắp số 1
+ Xí nghiệp Xây lắp số 2
+ Xí nghiệp Xây lắp số 3
+ Xí nghiệp Xây lắp số 4
+ Xí - nghiệp Xây lắp số 5
Phạm Thị Nga
8
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đội xây lắp số 1
+ Đội xây lắp số 5
+ Đội xây lắp số 6
+ Đội xây lắp số 8
+Đội xây lắp số 9
+ Đội xây lắp số 11
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty :Phụ lục 1
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của công ty.
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông.(Phụ lục 2)
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng công ty.
Phòng tổ chức hành chính.
1. Chức năng:
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và
công tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người
lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược
lại.
- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực
hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động
SXKD của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường
làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Phạm Thị Nga
9
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công ty
với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty;
Nhiệm vụ :
Công tác tổ chức, cán bộ:
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng
ban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp
với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong
công tác tổ chức và hoạt động Công ty.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh
doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD
của Công ty.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty.
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao
động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động
trong Công ty.
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
Phạm Thị Nga
10
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập
thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định;
Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty.
- Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty.
Công tác Lao động tiền lương
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính
sách, chế độ cho người lao động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định
của Pháp luật.
- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng
bậc lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực
thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo
quy định công ty và Pháp luật.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các
chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho
người lao động.
- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định
kỳ cho người lao động.
Công tác quản trị hành chính
• Công tác hành chính
Phạm Thị Nga
11
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các
đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời,
thông suốt.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo
mật, đúng quy định.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
- Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ
tục hành chính cho CBNV Công ty.
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm
việc với Công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo
Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty.
• Công tác quản trị văn phòng
- Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
- Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục
vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Mua sắm, quản lý, cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm
theo định mức.
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn
phòng.
- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháy
khối văn phòng Công ty.
- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban.
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
Công tác truyền thông
Phạm Thị Nga
12
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Truyền thông nội bộ
- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn
bản pháp luật.
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin nội
bộ...).
- Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty; thu nhận, phản ánh đến Ban
lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác.
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
• Truyền thông đối ngoại
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng bá
hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến với
khách hàng.
- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của công ty cho
khách hàng.
- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công
ty.
- Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách
hàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác.
Quản trị thương hiệu
- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty.
- Xây dựng, quản trị trang Web công ty.
Phạm Thị Nga
13
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công
ty.
• Công tác Đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức
năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh,
quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản
xuất kinh doanh của đơn vị.
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các
Đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây
dựng chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các
đợt vận động xã hội.
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoàn
thể.
Công tác pháp lý, công tác ISO
- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;
Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp
- Đầu mối trong quá trình kiểm soát ISO
1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí
trong Văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông
Phụ trách Văn phòng
• Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chung
- Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn
đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực phòng phụ trách .
Phạm Thị Nga
14
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Ban giám đốc Công ty về thực hiện các quyền
hạn và nhiệm vụ được giao.
- Quản lý, điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhân
viên của phòng, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ phòng.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Công ty giao,
những chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước ban hành.
- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng
- Xây dựng phương án bố trí, sắp xếp bộ máy quản lý, bộ máy SXKD của
phòng.
- Công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.
Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sản xuất
kinh doanh.
- Cập nhật các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư …liên quan đến công
tác chuyên môn.
• Nhiệm vụ chuyên môn
• Công tác tổ chức, cán bộ:
- Xây dựng Điều lệ về Tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt
động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát
triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị
trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ
SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ
chức và hoạt động Công ty.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh
doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
Phạm Thị Nga
15
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động,
đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho NLĐ trong Công ty.
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập
thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định.
• Công tác Lao động tiền lương
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định
của Pháp luật.
- Tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương cho
người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực
thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo
quy định công ty và Pháp luật.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các
chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.
- Ký duyệt bảng lương hàng tháng của các Ban quản lý dự án, các Đội xây
lắp trực thuộc Công ty...
• Công tác quản trị hành chính
Công tác hành chính
- Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn
đi, công văn đến, quản lý con dấu.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
- Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác Lễ tân.
Phạm Thị Nga
16
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo
Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
Công tác Quản trị văn phòng
- Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các thiết bị máy móc,
trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Công tác truyền thông
- Chỉ đạo tổ chức các sự kiện quan trọng của công ty, các cuộc hội họp,
tiếp khách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBCNV công ty.
- Là đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
- Chủ trì việc tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp,
lịch sử hình thành Công ty.
Công tác Đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các
tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức
năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh,
quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản
xuất kinh doanh của đơn vị.
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận thức
của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoàn thể.
Công tác pháp chế, ISO
Chủ trì kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng; Cập nhật, tuyên
truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các
văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty;
Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật này của
Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
Kiểm tra và đánh giá khả năng cập nhật và áp dụng văn bản pháp luật vào
Phạm Thị Nga
17
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Quyền hạn
• Đối với công tác tổ chức, nhân sự
- Chỉ đạo theo nghành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, Xí
nghiệp, Đội xây lắp.
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con.
- Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ Công ty.
• Đối với công tác Lao động tiền lương
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị
trực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
• Đối với công tác Hành chính
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không
đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm
các nội quy về giờ giấc làm việc.
- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
• Đối với công tác Quản trị văn phòng
- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn
phòng có giá trị dưới 300.000đ.
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi
công tác.
• Đối với công tác Truyền thông
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
Phạm Thị Nga
18
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức các sự kiện của công ty.
Phụ trách hợp đồng mua bán Dự án Intracom 1 của Công ty – bà
Phạm Thị Hồng Thúy
Mối liên hệ công tác
Nội bộ phòng:
- Phân công, đôn đốc, kiểm tra, kiểm điểm công việc trong phòng
- Yêu cầu nhân viên trong phòng thực hiện, báo cáo công việc.
Ban lãnh đạo, các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong công ty:
- Báo cáo công việc thường xuyên và nhận nhiệm vụ chỉ đạo trực tiếp từ
ban giám đốc công ty
- Phối hợp các phòng ban khác:
+ Phối hợp chung : quản lý nhân sự, quản lý hành chính
+ Phòng Kế hoạch: công tác báo cáo kế hoạch
+ Phòng TCKT: công tác kế toán văn phòng, BHXH, tiền lương
Các cơ quan chức năng, đối tác bên ngoài công ty:
- Liên hệ với các cơ quan BHXH giải quyết các chế độ cho CBNV Công
ty.
- Liên hệ với các cơ quan chức năng tiến hành các thủ tục thay đổi nội
dung ĐKKD, tuyển dung, đào tạo lao động
- Làm việc với các cơ quan báo chí về công tác truyền thông của Công ty
- Làm việc với các đối tác cung cấp các dịch vụ hành chính văn phòng...
Nhân viên nhân sự
• Nhiệm vụ:
• Công tác tuyển dụng
- Theo dõi tình hình phát triển của công ty và xác định nhu cầu nhân sự.
- Lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn, dài hạn.
- Lập bản mô tả công việc của từng vị trí tuyển dụng, nêu rõ các yêu cầu
cụ thể.
- Lập bảng thông báo tuyển dụng bao gồm cả thiết kế nếu đăng trên các báo.
- Lựa chọn các phương tiện đăng thông báo tuyển dụng.
Phạm Thị Nga
19
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm,
các trường đại học và các nguồn cung cấp lao động khác.
- Trả lời điện thoại, Email tư vấn cho các ứng viên về các nội dung tuyển
dụng.
- Tiếp nhận hồ sơ xin việc, phân loại hồ sơ, lập danh sách ứng viên.
- Trình danh sách ứng viên dự tuyển cho Hội đồng tuyển dụng.
- Lập chương trình tuyển dụng, chuẩn bị cho cuộc thi tuyển/phỏng vấn.
- Liên hệ mời ứng viên đến thi tuyển/phỏng vấn.
- Tiến hành tổ chức thi tuyển/phỏng vấn.
- Tham gia đánh giá và lựa chọn ứng viên, tổng hợp kết quả tuyển dụng.
- Gửi thư cám ơn đến các ứng viên đã tham gia tuyển dụng.
- Thông báo kết quả cho ứng viên, gặp gỡ và trao đổi với các ứng viên
trúng tuyển.
- Thương thảo Hợp đồng và ký kết Hợp đồng lao động, soạn thảo quyết
định tiếp nhận.
- Lưu hồ sơ nhân sự
• Công tác tiếp nhận nhân sự, đánh giá công việc trong và sau khi kết
thúc thời gian thử việc
- Hướng dẫn nhân sự mới: vị trí, phòng ban, người phụ trách, các trang
thiết bị, phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, các nội quy, quy định của Công ty…
- Giới thiệu nhân sự mới với các phòng, ban; chỉ rõ chức năng của từng
phòng, ban và phối hợp khi có việc liên quan.
- Hướng dẫn các thủ tục hành chính cho nhân sự mới (làm thẻ ATM, thẻ
xe, thẻ thang máy, chấm công…).
- Theo dõi, kiểm tra, báo cáo Ban lãnh đạo công ty việc phân công công
việc cho nhân sự mới.
- Đánh giá nhân sự mới trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc.
- Hướng dẫn nhân sự mới các thủ tục đề nghị Công ty xét ký tiếp HĐLĐ
sau thời gian thử việc.
- Tổng hợp báo cáo công việc của các nhân sự mới, tổ chức họp đánh giá
Phạm Thị Nga
20
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhận xét công việc nhân sự mới thực hiện trong thời gian thử việc.
- Tổng hợp kết quả, thông báo lại kết quả cho nhân sự mới.
- Thương thảo, soạn thảo HĐLĐ, quyết định tiếp nhận chính thức đối với
nhân sự được tiếp nhận.
- Lưu hồ sơ nhân sự
• Công tác quản lý và đánh giá nhân sự:
- Xây dựng quy trình, biểu mẫu đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, quý,
năm.
- Đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, 3 tháng.
- Tổng hợp kết quả đánh giá làm cở sở xét trả lương hàng tháng.
- Lập kế hoạch, phối hợp với các bộ phận tổ chức đánh giá nhân sự theo
định kỳ 6 tháng, năm.
- Tổng hợp kết quả đánh giá làm cở sở đề xuất Ban lãnh đạo trong việc
điều động, bổ nhiệm, bãi/miễn nhiệm, bình xét thi đua khen thưởng, kỷ luật đối
với CBNV.
- Soạn thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, bãi/miễn nhiệm nhân sự
và hướng dẫn các thủ tục bàn giao công việc (nếu có)
- Thông báo và thanh lý các Hợp đồng lao động với nhân sự thôi việc
hoặc Công ty không ký tiếp HĐLĐ.
- Lưu hồ sơ nhân sự.
• Báo cáo công tác nhân sự
- Cập nhật, hoàn thiện thông tin nhân sự
- Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự (quyết định khen thưởng, kỷ luật, báo
cáo công việc, báo cáo đánh giá thành tích nhân viên….).
- Quản lý và lưu trữ bảo mật hồ sơ nhân sự, cung cấp thông tin, tham mưu
cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và các
chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty.
• Công tác Đào tạo
- Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty
- Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo
Phạm Thị Nga
21
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lập Kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trình
lãnh đạo Công ty duyệt
- Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nội bộ, đào tạo tại các
đơn vị chuyên nghiệp.
- Tìm kiếm và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo
- Tổng hợp danh sách đăng ký tham gia đào tạo
- Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ (chế độ chính sách, nội quy, quy
định, văn hoá Công ty và các kỹ năng mềm) trình lãnh đạo Công ty duyệt.
- Lập danh sách nhân sự tham gia đào tạo
- Soạn thảo quyết định cử CBNV tham dự các khoá đào tạo (bên ngoài)
kèm theo quy định trách nhiệm của nhân sự sau khi được Công ty cử đi đào tạo.
- Tổ chức thực hiện công tác đào tạo theo chương trình đã được duyệt.
- Đánh giá và báo cáo kết quả đào tạo
- Cập nhật hồ sơ đào tạo và lưu hồ sơ nhân sự
• Các công tác khác:
- Tham gia xây dựng văn hóa Công ty
- Theo dõi và tổng hợp công tác nhân sự của các đơn vị trực thuộc công ty
- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quy
chế quản lý thuộc lĩnh vực tổ chức lao động, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá nhân
sự.
- Cập nhật tài liệu pháp luật có liên quan đến chuyên môn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Trưởng phòng và lãnh
đạo công ty.
• Quyền hạn
- Chủ động đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc trong công tác
tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân sự.
- Góp ý, đề xuất giải pháp liên quan đến chính sách cho người lao động.
• Mối liên hệ công tác
Nội bộ phòng:
Phạm Thị Nga
22
Lớp QTVP K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nhận nhiệm vụ từ lãnh đạo phòng, chủ động lập kế hoạch giải quyết
công việc.
- Phối hợp với nhân viên tiền lương, BHXH giải quyết chế độ chính sách
cho CBNV công ty.
- Phối hợp với nhân viên quản trị hành chính giám sát giờ giấc làm việc
của CBNV khối văn phòng.
Ban lãnh đạo, các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong công ty:
- Báo cáo công việc thường xuyên và nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc
công ty
- Phối hợp các phòng ban khác: quản lý, đánh giá nhân sự các phòng ban
Các cơ quan chức năng, đối tác bên ngoài công ty:
- Liên hệ với các cơ quan chức năng tiến hành các thủ tục thay đổi nội
dung ĐKKD, tuyển dung, đào tạo lao động
Nhân viên Lao động tiền lương, BHXH và các chế độ chính sách
• Nhiệm vụ:
Lao động tiền lương và các chế độ chính sách cho người lao động
- Phụ trách và thực hiện công tác tiền lương, các chế độ chính sách cho
CBNV Công ty: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, báo cáo.
- Phối hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực
thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, các chế độ chính
sách theo quy định.
- Theo dõi và tổng hợp công tác tiền lương, các chế độ chính sách của các
đơn vị trực thuộc công ty
- Tham gia biên soạn các tài liệu hướng dẫn thực hiện các quy định, quy
chế quản lý thuộc lĩnh vực tiền lương, các chế độ chính sách.
- Quản lý và xây dựng quy trình, mẫu biểu về công tác tiền lương, các chế
độ chính sách Công ty
- Làm việc với các đại diện công đoàn để giải quyết các vấn đề về quan
hệ, quyền lợi của người lao động.
- Giải quyết những thắc mắc của nhân viên về các vấn đề nhân sự, chính
Phạm Thị Nga
23
Lớp QTVP K1C
