Công tác văn phòng công ty cổ phần thông tin quốc gia

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Hoàng Văn Quyền

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
“Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở”
Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa
nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều
ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác văn phòng,
kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt trong những lĩnh vực này.
Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao
tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự
trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp cũng có vai trò
quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động, hình thành phẩm chất, năng
lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủ động
hơn trong công việc của mình.
Cùng với đó sự phát triển văn hóa công sở giữ vai trò giúp cân bằng khi
xã hội có nhiều nguy cơ biến động. Có thể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi
nhưng cái còn đọng lại chính là văn hóa. Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào muốn
trường tồn thì phải có văn hóa riêng. Văn hóa công sở của cơ quan, đơn vị cũng

không nằm ngoài quy luật đó. Văn hóa công sở có mức độ ảnh hưởng tới sự phát
triển của cơ quan. Với xu thế phát triển như hiện nay, văn hóa công sở ngày
càng “định vị” được vai trò của mình đối với sự phát triển của công sở. Văn hóa
công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa người đại diện cho
cơ quan hành chính nhà nước với công dân và giữa cán bộ công chức với nhau,
nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt hiệu quả cao nhất trong hoạt động công vụ.
Trong bối cảnh hiện nay, việc đẩy mạnh rèn luyện kỹ năng giao tiếp, thực
hiện văn hoá công sở là điều kiện quan trọng và cần thiết để góp phần thực hiện
mục tiêu xây dựng được một môi trường công sở trong sạch, minh bạch, vững
mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu quả nhằm đáp ứng
yêu cầu phát triển kinh tế, xã hội trong giai đoạn mới. Kỹ năng giao tiếp, văn
hóa công sở ngày càng “định vị” được vai trò của mình. Tạo được niềm tin của
Hoàng Văn Quyền

2

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đội ngũ nhân viên với cơ quan, các tổ chức và doanh nghiệp góp phần nâng cao
hiệu quả hoạt động của công sở. Chính vì những lý do trên nên em đã chọn đề
tài: “Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Thông tin Quốc
gia” làm chuyên đề nghiên cứu cho bài Báo cáo thực tập của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc rèn luyện kỹ năng giao
tiếp và thực hiện các quy định về văn hóa công sở tại Công ty cổ phần Thông tin

Quốc gia. Từ đó tìm hiểu thực trạng kỹ năng giao tiếp văn hóa công sở trong
môi trường tại Công ty. Qua đây, đưa ra những quan điểm và giải pháp nâng cao
kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở đối với đội ngũ nhân viên văn phòng trong
môi trường văn hóa công sở nói chung và đội ngũ nhân viên Công ty nói riêng
nhằm đạt hiệu quả cao đáp ứng yêu cầu xây dựng văn hóa công sở văn minh
trong bối cảnh sự phát triển của xã hội như hiện nay.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu
Đề tài tập chung nghiên cứu, tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công
sở của đội ngũ cán bộ quản lý, công nhân viên tại Công ty Cổ phần Thông tin
Quốc gia.
Phạm vi nghiên cứu
Thời gian: từ năm 2013 đến năm 2016. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn
hóa công sở tại công ty trong khoảng thời gian từ năm 2013 – 2016.
Không gian: Tập chung nghiên cứu, tìm hiểu thực tiễn việc thực hiện kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Tài liệu thu thập và tìm hiểu qua quá trình thực tập thực tế tại Công ty Cổ
phần Thông tin Quốc gia.
Tài liệu tìm hiểu qua các phương tiện truyền thông, báo điện tử, internet,
… luanvan.net; tailieu.com;
Ngoài ra còn có các tài liệu thu thập được từ quá trình phỏng vấn, điều tra
Hoàng Văn Quyền

3

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông qua phiếu điều tra thực tế từ đội ngũ nhân viên tại Công ty.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có rât nhiều những đề tài, công trình nghiên cứu khoa học về chuyên
đề kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở. Cụ thể, sau đây là một số đề tài điển hình
như:
Đề tài: “Kỹ năng giao tiếp, văn hóa tổ chức và một số giải pháp phát triển
văn hóa công sở” của tác giả Trần Thị Thanh Thủy trên tạp trí Tổ chức Nhà
nước (2006).
Công trình nghiên cứu khoa học về chuyên đề “Kỹ năng giao tiếp, văn
hóa công sở” của ban chỉ đạo Công đoàn cơ sở xây dựng môi trường văn hóa
công (12/2006).
Cho đến nay, các bài viết và một số công trình khoa học đã nghiên cứu,
tiếp cận dưới nhiều góc độ khác nhau có liên quan đến vấn đề kỹ năng giao tiếp
và văn hóa công sở. Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp, tìm
hiểu thực tế và chi tiết đến vấn đề kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong các
cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp cụ thể trong bối cảnh xã ở nước ta hiện
nay. Đây là đề tài mở, nghiên cứu một cách độc lập nhằm đánh giá về cơ cấu,
cách thức tổ chức thực hiện cũng như thực trạng vấn đề, từ đó đưa ra các giải
pháp, phương hướng cụ thể để việc thực hiện có hiệu quả kỹ năng giao tiếp, văn
hóa công sở tại các Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tư nhân được triển khai thực
hiện một cách đồng bộ và hiệu quả. Hướng tới xây dựng môi trường công sở văn
hóa, lành mạnh; xã hội văn minh, tiến bộ.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu dựa trên hệ thống các phương pháp sau:
-

Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Nghiên cứu thực tiễn.
Phương pháp tiếp cận thu thập thông tin
Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh
Phương pháp sử dụng phiếu điều tra
7. Bố cục của đề tài
Phần 1. Khảo sát công tác văn phòng của công ty Cổ phần Thông tin
Hoàng Văn Quyền

4

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quốc gia.
Phần 2. Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại Công ty Cổ
phần Thông tin Quốc gia.
Phần 3. Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Hoàng Văn Quyền

5

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THÔNG TIN QUỐC GIA

1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ
phần Thông tin Quốc gia
1.1.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia
Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia là doanh nghiệp có quy mô gần 100
cán bộ, nhân viên, chuyên kinh doanh trong lĩnh vực truyền thông – Quảng cáo
– Tổ chức sự kiện. Được thành lập vào ngày 19/05/ 2005, trải qua 10 năm xây
dựng và phát triển, Công ty đã không ngừng mở rộng về quy mô, kiến tạo 1 cơ
cấu tổ chức gọn nhẹ linh hoạt; xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên năng động
sáng tạo và trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành
truyền thông.
Quá trình phát triển:
-

2005: Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia ra đời với 05 nhân viên, vốn điều lệ

-

là 1,5 tỷ đồng
2008: Số lượng cán bộ, nhân viên Công ty là 20 người, với cơ cấu 02 phòng

-

Kinh doanh, 01 phòng Hành chính Kế toán, với vốn điều lệ 2 tỷ đồng.
2010: Tổng số lượng cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia là
50 người; Cơ cấu tổ chức mở rộng hơn với 4 phòng Kinh doanh, 01 phòng Hành

-

chính Kế toán; Vốn điều lệ tăng lên là 3 tỷ đồng.
2015: Hiện tại, số lượng nhân sự của Công ty là 90 cán bộ, nhân viên chia làm 8
phòng Kinh doanh, 1 phòng Hành chính – Kế toán, 1 phòng Nhân sự và 1 phòng
Sản xuất. Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia là 10 tỷ đồng.
Tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi
Tầm nhìn:Công ty luôn phấn đấu trở thành Doanh nghiệp hàng đầu trong
ngành truyền thông – Quảng cáo và Tổ chức sự kiện.
Sứ mệnh: Công ty luôn nỗ lực cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm,
dịch vụ với mục tiêu “Chắp cánh Thương hiệu Việt - Nâng tầm Doanh nhân
Hoàng Văn Quyền

6

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việt”
Giá trị cốt lõi

Năng động: Trong điều kiện hội nhập là xu thế tất yếu và khoa học kỹ

thuật là động lực cho sự phát triển, Công ty không ngừng tạo sự khác biệt trong
sản phẩm dịch vụ để nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty.
Sáng tạo: Công ty luôn khuyến khích và tạo môi trường cho nhân viên
không ngừng đưa ra các giải pháp sáng tạo, đột phá nhằm “ Chắp Cánh Thương
hiệu Việt – Nâng tầm Doanh nhân Việt”
Chuyên nghiệp: Với khẩu hiệu “Dẫn đầu bằng tính chuyên nghiệp”,
chúng tôi luôn nỗ lực tối ưu hóa mọi hoạt động thông qua việc tập trung vào
ngành nghề kinh doanh; Nâng cao hiệu quả công việc là mục tiêu hàng đầu; Tập
trung xây dựng hệ thống quản trị tuân thủ theo các chuẩn mực quốc tế, minh
bạch, công khai, đồng bộ, nhất quán; Quản trị đội ngũ nhân sự với tác phong
làm việc chuyên nghiệp.
Chiến lược phát triển
Chiến lược năm 2015 - 2017, tầm nhìn 2020:
Hoàng Văn Quyền

7

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Duy trì đội ngũ nhân sự ổn định về số lượng và đạt chuẩn về chuyên môn,
năng lực, phẩm chất ở cả hai khối Hành chính – Kinh doanh, nâng tổng số lượng
nhân viên của Công ty lên đến 150 nhân sự.
Mở rộng quy mô Công ty, tăng số lượng các phòng kinh doanh lên 09
phòng Kinh doanh, trong đó 06 phòng Kinh doanh chuyên thực hiện các dự án
xuất bản các ấn phẩm – Truyền thông - Quảng cáo, 03 phòng chuyên thực hiện

các chương trình tổ chức sự kiện.
Doanh thu giữ vững ở mức 2,5 tỷ - 3 tỷ/tháng, tổng doanh thu hàng năm
trên 30 tỷ đồng.
Mở rộng 01 ngành nghề kinh doanh mới.
Thực hiện ổn định mỗi năm xuất bản 03 - 04 ấn phẩm mới, tổ chức từ 2 –
3 sự kiện lớn mang tầm quốc gia, quốc tế.
Xây dựng hệ thống Quản trị Doanh nghiệp - Quản trị nhân sự - Quản trị
Tài chính đạt chuẩn Quốc gia - Hướng đến đạt chuẩn Quốc tế.
1.1.2. Chức năng
Công ty cổ phần Cổ phần Thông tin Quốc gia là công ty chuyên nghiệp
về tổ chức sự kiện, xây dựng và phát triển thương hiệu phối hợp kênh truyền
thông và các phương tiện truyền thống. Cung cấp một dịch vụ toàn diện về tổ
chức sự kiện, xây dựng và phát triển thương hiệu từ việc nghiên cứu, phân tích
xu hướng, lập chiến lược định vị, chiến lược khác biệt, sáng tạo tên thương hiệu,
logo, thiết kế, sáng tạo sự kiện và thực hiện các chương trình truyền thông
thương hiệu.
Giới thiệu đến công chúng, thúc đẩy việc quảng bá thương hiệu, sản
phẩm, dịch vụ đến với người tiêu dùng. Quảng bá thương hiệu cho các doanh
nghiệp – doanh nhân.
1.1.3. Nhiệm vụ
Nhiệm vụ chung
Đảm nhận việc đăng cai tổ chức các sự kiện lớn, mang tầm quốc gia –
Hoàng Văn Quyền

8

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quốc tế. không ngừng tạo sự khác biệt trong sản phẩm dịch vụ để nâng cao năng
lực cạnh tranh của Công ty. Đưa ra các giải pháp sáng tạo, đột phá nhằm “ Chắp
Cánh Thương hiệu Việt – Nâng tầm Doanh nhân Việt”.
Nâng cao hiệu quả công việc là mục tiêu hàng đầu; Tập trung xây dựng
hệ thống quản trị tuân thủ theo các chuẩn mực quốc tế, minh bạch, công khai,
đồng bộ, nhất quán; Quản trị đội ngũ nhân sự với tác phong làm việc chuyên
nghiệp.
Nhiệm vụ cụ thể
Nghiên cứu thị trường:
-

Nghiên cứu sở thích của người tiêu dùng
Nghiên cứu các kênh phân phối bán hàng
Nghiên cứu đưa ra giải pháp quảng cáo
Nghiên cứu và phối hợp các loại hình quảng cáo
Tư vấn thiết kế, quoảng cáo trên mọi chất liệu, quảng bá thương hiệu:

-

Xây dựng kế hoạch và tư vấn bán hàng
Đưa ra kế hoạch cụ thể với từng nhãn hiệu
Thiết lập kênh phân phối và hệ thống kinh doanh
Tư vấn về chiến lược sản phẩm và định vị hệ thống sản phẩm
Xây dựng chiến lược truyền thông, PR:

-

Thực hiện và xây dựng các chương trình quảng cáo trên các phương tiện truyền

-

thông đại chúng
Quảng cáo báo chí, sản xuất băng quảng cáo
Xây dựng chiến lược truyền thông
Lập kế hoạch truyền thông
Tư vấn và thực hiện các dịch vụ truyền thông
Quảng cáo trên truyền hình, Đài phát thanh.
1.1.4. Quyền hạn
Tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động thuộc về lĩnh vực truyền thông –
quảng cáo – tổ chức sự kiện. Thực hiện các hoạt động kinh doanh, tìm kiếm đối
tác, khách hàng. Tư vẫn khi khách hàng có nhu cầu quảng cáo.
Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tổ chức sự kiện – truyền thông – quảng cáo.
Thực hiện thanh toán bù trừ đối với các hoạt động quảng cáo.
Công bố các thông tin về hoạt động tổ chức sự kiện – quảng cáo thương
Hoàng Văn Quyền

9

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiệu,…
Được phép phát triển dịch vụ công chúng, cho thuê trang thiết bị tổ chức sự

kiện: Thiết bị âm thanh ánh sáng biểu diễn, máy chiếu ca nhạc, màn hình LED điện
tử, thiết bị trình chiếu( màn chiếu, máy chiếu), trang thiết bị hội thảo,tai nghe, thiết bị
dịch, trang thiết bị khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ, nhà bạt, nhà dù,
giàn không gian, cổng hơi, kinh khí cầu, bàn ghế, thảm,…
Đặc Biệt:
Nhận đạo diễn, dàn dựng các chương trình lễ hội, văn nghệ quần chúng
cho các tập đoàn-công ty, các cuộc thi dựa trên ý tưởng của các tập đoàn, các sở,
ban nghành.
1.1.5. Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Thông tin Quốc gia
Sơ đồ cơ câu tổ chức: (Phụ lục 1)
Trong đó cụ thể:
Ban Hội đồng Quản trị bao gồm:
Chủ tịch Hội đồng Quản trị, 02 Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị - thành
viên Hội đồng quản trị và Ban điều hành.
Các phòng chức năng:
Phòng Tài chính – Kế toán
Chức năng:
Tham mưu phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính, thực hiện
các quyết định tài chính của Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao
cho hiệu quả, tiết kiệm, tránh lãng phí, đúng quy chế, chế độ theo quy định hiện
hành.

Nhiệm vụ:
Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí và
tình hình sử dụng các khoản kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị.
Đề xuất thay đổi, bổ sung, hoàn thiện chế độ tiêu chuẩn, định mức thu, chi.
Tham mưu xét duyệt các dự toán thu, chi hàng năm của đơn vị được Giám
Hoàng Văn Quyền

10

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đốc phân công.
Trình báo cáo Bộ chủ quản dự toán thu, chi tài chính của Công ty hàng
quý, năm và các báo cáo cần thiết khác.
Thực hiện chi xuất tài chính cho các khoản chi theo chế độ qui định, các
khoản chi theo dự toán, chi công việc được duyệt và các khoản chi ngoài dự toán
chi Giám đốc phê duyệt.
Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định quản lý tài chính và chế
độ tài chính. Thực hiện dự toán thu, chi hàng năm, chế độ chi trả cho người lao
động, chế độ quản lý tài sản, các qui định về công nợ, xử lý mất mát, hư hỏng,
thiếu hụt tài sản.
Lập và nộp đúng thời hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính, cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định
hiện hành của nhà nước phục vụ cho việc quản lý, điều hành của Giám đốc, của
cấp trên. Thực hiện tự kiểm tra tài chính và công khai tài chính theo chế độ quy
định.
Phòng nhân sự
Chức năng:
Thực hiện công tác tuyển dụng nhận sự đảm bảo chất lượng theo yêu cầu,
chiến lược của công ty. Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản
lý nhân sự, đào tạo và tái đào tạo. Tổ chưc việc quản lý nhân sự toàn công ty.
Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích – kích thức người
lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động. Nghiên cứu, soạn

thảo và trình duyệt các qui định áp dụng trong Công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức
của công ty - các bộ phận và tổ chức thực hiện.Tham mưu đề xuất cho Ban giám
đốc để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực Tổ chức - Hành chánh - Nhân sự. Hỗ trợ
Bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giửa Ban giám đốc và
Người lao động trong Công ty.
Nhiệm vụ
Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công ty
và các bộ phận liên quan. Lên chương trình tuyển dụng cho mỗi đợt tuyển dụng
Hoàng Văn Quyền

11

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và tổ chức thực hiện. Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
Tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc cho người lao động. Quản lý hồ sơ, lý
lịch của công nhân viên toàn Công ty. Thực hiện công tác tuyển dụng, điều động
nhân sự, theo dõi số lượng công nhân viên Công ty nghỉ việc.
Đánh giá, phân tích tình hình chất lượng, số lương đội ngũ công nhân viên
lập các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ban Giám đốc. Làm
cầu nối giữa Lãnh đạo Công ty và tập thể người lao động.
Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm. Tổ chức thực hiện việc đào
tạo trong công ty. Đánh giá kết quả đào tạo. Trực tiếp tổ chức, tham gia việc
huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính
sách, nội quy lao động. Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho công

nhân viên công ty.
Điều động nhận sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh. Lập quyết định bổ
nhiệm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành. Quản lý nghỉ việc riêng, nghỉ phép,
nghỉ việc của công nhân viên. Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân
sự. Lập ngân sách nhân sự . Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho
sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty. Giải quyết khiếu nại kỷ luật của
công nhân viên Công ty.
Bảo vệ lợi ích hợp pháp của Công ty và của người lao động. Xây dựng và
thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động.
Phòng sản xuất
Chức năng
Tham mưu cho Ban Giám đốc công ty trong công tác hoạch định tổ chức
sản xuất, bố trí nguồn nhân lực phù hợp nhằm đảm bảo kế hoạch mục tiêu của
công ty theo tháng/ quý/ năm.
Khai thác và vận hành hiệu quả hệ thống dây chuyền công nghệ của công ty
hướng tới chất lượng sản phẩm đạt yêu cầu khách hàng và tiết kiệm nguyên liệu.
Nhiệm vụ
Tổ chức nghiên cứu, áp dụng quy trình về hệ thống đo lường chất lượng,
Hoàng Văn Quyền

12

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kiểm tra, giám sát chặt chẽ quy trình tổ chức các sự kiện.

Theo dõi tình hình sản xuất của Công ty bảo đảm yêu cầu kỹ thuật đề ra.
Kiểm tra các quy trình mà Công ty thực hiện hoạt động sản xuất. Nghiên cứu cải
tiến đổi mới thiết bị nhằm nâng cao chất lượng hoạt động tổ chức sự kiện, truyền
thông, quảng cáo.
Tiến hành tổng kết, đánh giá chất lượng sản phẩm hàng tháng, tìm ra
những nguyên nhân không đạt để đưa ra biện pháp khắc phục. Xây dựng và duy
trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn.
Phòng kinh doanh
Phòng Kinh doanh 01, Phòng Kinh doanh 02, phòng Kinh doanh 03
chuyên làm truyền thông quảng cáo, báo chí, Sách.
Phòng Kinh doanh 4, phòng Kinh doanh 05, phòng Kinh doanh 06 chuyên
thực hiện các chương trình tổ chức sự kiện.

1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Khái niệm văn phòng
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan
chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý
thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật
chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó
1.2.2. Tổ chức văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng (Phòng Hành chính) :
Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh văn phòng là
người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng, chỉ đạo
một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình,
kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo quan trọng, công tác cơ yếu…
Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng Hành Chính) Văn
phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao
Hoàng Văn Quyền

13

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trách nhiệm quản lý trong văn phòng và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng.
Các bộ phận trực thuộc Văn phòng
Bộ phận hành chính,văn thư : Công việc quản trị Công việc hành chính –
văn thư.
Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ
trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan;
Bộ phận lưu trữ : Thực hiện công tác lưu trữ
Bộ phận Quản trị : Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện
vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp;
Bộ phận tài vụ.
Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …
1.2.2.1. Hoạt động Tổ chức và bố chí nơi làm việc
Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc:
Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của Công ty: trụ sở Công ty
phải thể hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phô
trương quá mức làm lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan
cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để
phục vụ công việc.
- Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp
(không quá ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến)

phục vụ cho công vụ và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm
lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên
cũng như giữa họ và nơi làm việc.
- Tính dễ dàng liên hệ giao dịch
Sắp xếp bố trí nơi làm việc:
Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và
có tư thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết
dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau
được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào
Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí
Hoàng Văn Quyền

14

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

biệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận
Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…
cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải
mái trong làm việc.
Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu
tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh
sáng, màu sắc….
Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc,

từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.
Phương pháp bố trí văn phòng: Văn phòng mở

1.2.2.2. Hiện đại hóa công tác văn phòng
Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:
Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức.
Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển
tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức .
Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý
thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy
tính sáng tạo của mỗi Cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng, tìm kiếm
các giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất.
Hoàng Văn Quyền

15

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng .
Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:
Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng.
Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử
dụng mạng LAN, internet,wireless…
Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan,
máy ghi âm, máy chiếu đa năng, các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí

sức lực, đem lại năng suất cao trong hoạt động.
Không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ.
1.2.2.3. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
1.2.2.4. Chức năng của văn phòng
Chức năng giúp việc điều hành
-

Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan.
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của
cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
Chức năng hậu cần, qủan trị
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan
1.2.2.5. Nhiệm vụ của văn phòng
Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện
chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực
hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng.
Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn
thảo văn bản của cơ quan ban hành .
Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết
Hoàng Văn Quyền

16

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các văn thư, tờ trình đó.
Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác
thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác;
Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân
phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền
lương, thưởng, nghiệp vụ;
Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần
cho họat động và công tác của cơ quan;
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn
cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ
tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh.
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên
trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính.
văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng
cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết .
1.2.2.6. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng theo sơ đồ sau:

Hoàng Văn Quyền

17

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng
(Phòng Hành Chính)

Bộ phận điều hành

Bộ phận trợ gúp điều hành

Chánh văn phòng

Phó Chánh văn phòng

Các bộ phận trực thuộc
văn phòng

Bộ phận Hành chính – Văn
Bộ phận
thư Tổng hợpBộ phận Lưu trữBộ phận quản trị

Bộ phận
Bảo vệ,
Tạp vụ

1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng.
1.2.3.1. Xác định các vị trí công việc trong văn phòng
Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành; bao gồm:
-

Chánh văn phòng
Phó Chánh văn phòng.
Vị trí việc làm gắn với công việc hoạt động nghề nghiệp:

-

Nhân viên Hành chính – Văn thư
Nhân viên tổng hợp
Nhân viên lưu trữ
Hoàng Văn Quyền

18

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nhân viên quản trị
Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ phục vụ

-

Nhân viên bảo vệ, tạp vụ.
1.2.3.2. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA TRÁNH VĂN PHÒNG
Vị trí chức tránh:
Là lãnh đạo Văn phòng, thủ trưởng trực tiếp của Văn phòng, quản lý, điều
hành và tổ chức thực các công việc trong Văn phòng.
Trách nhiệm:
Chánh Văn phòng phòng chịu trách nhiệm trước Hội đông quản trị và
Giám đốc Công ty về các Công việc phụ trách và trước pháp luật về toàn bộ hoạt
động của Văn phòng và việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ:
trực tiếp lãnh đạo Văn Phòng giúp Giám đốc Công ty thực hiện các công
tác: tổng hợp, thi đua, tổ chức, cán bộ, quản trị hành chính và các nhiệm vụ khác
do Công ty giao phó

-

Nhiệm vụ cụ thể:
Chủ động tổ chức thực hiện những công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Văn phòng và những công việc khác do Giám đốc giao.
Phụ trách chung về hoạt động của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo công tác
cán bộ, tài chính, kế hoạch.
Phân công các Phó Chánh văn phòng và Thanh tra viên, chuyên viên,
nhân viên thực hiện nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở việc
thực hiện nhiệm vụ được giao.
Tham dự các cuộc họp của lãnh đạo, ký các biên bản hội nghị trước khi
lưu trữ; triển khai các cuộc họp.
Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản của Giám đốc trước khi trình Giám đốc

ký ban hành.
Quyền hạn:
Được Giám đốc ủy quyền ký các chứng từ thu (nếu có) và chứng từ chi; xác
Hoàng Văn Quyền

19

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhận chi phụ cấp làm việc ngoài giờ, ngày lễ, ngày nghỉ đối với các công việc
mang tính đột xuất, cấp bách và có thời gian nhất định; duyệt chi tạm ứng; duyệt
cấp phát văn phòng phẩm; kinh phí hoạt động;…cho các chuyên môn nghiệp vụ.
Đề xuất danh sách cán bộ công chức tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ theo quy định củaCông ty.
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, luân chuyển, điều động …đối với nhân viên
các phòng, ban thuộc Công ty.
Giải quyết chế độ nghỉ việc trong vòng một buổi làm việc cho công chức,
nhân viên Văn phòng.
Quan hệ công tác:
Báo cáo trực tiếp cho: Phó Giám đốc, Giám đốc phụ trách.
Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Giám đốc, Giám đốc phụ trách.
Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc Công ty.
Chủ động phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ
được Giám đốc
Hợp tác khi được Chánh Thanh tra phân công phối hợp để giải quyết vụ việc

cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ của Văn phòng..
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA PHÓ TRÁNH VĂN PHÒNG
Vị trí chức trách:
Phó Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, giúp Chánh Văn phòng
điều hành một số mặt công tác theo phân công của Chánh Văn phòng.
Trách nhiệm:
Trong phạm vi nhiệm vụ được Chánh Văn phòng phòng giao, Phó Chánh
Văn phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Chánh Văn phòng và trước pháp
luật về về toàn bộ kết quả hoạt động được giao.
Nhiệm vụ:
giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác nghiên cứu, tham mưu, tổng
hợp và các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
Giúp Chánh Văn phòng quản lý điều hành nhân viên, do mình phụ trách
theo phân công của Chánh Văn phòng.
Trực tiếp phân công nhân viên, chuyên viên thực hiện nhiệm vụ theo lĩnh
Hoàng Văn Quyền

20

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực công tác được Chánh Văn phòng giao phụ trách qua công tác thực tiễn.
Thực hiện báo cáo tuần, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất kịp thời, chính
xác, đúng nội dung yêu cầu.

Phối hợp với bộ phận tổ chức cán bộ và thi đua – khen thưởng trong công
tác thi đua – khen thưởng để thực hiện nhiệm vụ do Chánh Văn phòng giao.
Tham dự các cuộc họp lãnh đạo, các cuộc họp triển khai và công bố kết
luận thanh tra theo sự phân công của Chánh văn phòng.
Quyền hạn:
Thay mặt Chánh Văn phòng chỉ đạo, giải quyết công việc của Văn phòng
khi được Chánh Văn phòng giao.
Đề xuất với Chánh Văn phòng danh sách cán bộ công chức tham gia các
lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy định của cơ quan.
Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với Chánh Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác chuyên môn và về quyền lợi chính đáng của công
chức, nhân viên Văn phòng.
Quan hệ công tác
Báo cáo trực tiếp cho: Chánh Văn phòng; khi có yêu cầu của Chánh Văn
phòng thì báo cáo trực tiếp cho bộ phận phụ trách.
Chịu sự giám sát trực tiếp của: Chánh Văn phòng .
Trao đổi thông tin, phối hợp với các phòng, ban thuộc công ty.
Chủ động phối hợp để giải quyết vụ việc cụ thể thuộc phạm vi nhiệm vụ
được Chánh Văn phòng giao.
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG
Chức danh: Nhân viên Văn Phòng
Chức trách:
Nhân viên Văn phòng là nhân viên (hợp đồng không xác định thời hạn
hoặc hợp đồng khoán việc) của Công ty, thực hiện công tác Văn phòng và các
nhiệm vụ khác theo phân công của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng.
Trách nhiệm:
Trong phạm vi nhiệm vụ được giao, nhân viên chịu trách nhiệm trước Phó
Chánh Văn phòng phụ trách và trước pháp luật về ý kiến đề xuất, tiến độ, kết
Hoàng Văn Quyền

21

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quả, chất lượng, hiệu quả thực hiện công việc được phân công.
Nhiệm vụ:
Thực hiện một số mặt công tác thuộc nhiệm vụ của Văn phòng do Chánh
Văn Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng phụ trách giao.
Nhiệm vụ cụ thể:
Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ được giao, đảm bảo tiến độ, chất lượng và
hiệu quả công việc góp phần đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo.
Giữ gìn đoàn kết, giúp đỡ nhau trong công việc, thực hiện đạo đức và văn
hóa công vụ trong cơ quan.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng phụ trách giao.
Quyền hạn:
Đề xuất ý kiến với Phó Chánh Văn phòng phụ trách, Chánh Văn phòng
các vấn đề liên quan đến việc thực hiện chức trách nhiệm vụ được giao.
Tham gia ý kiến đề xuất, kiến nghị với lãnh đạo Văn phòng về nhân sự,
phương tiện, cơ sở vật chất phục vụ công tác; các giải pháp nâng cao năng suất,
chất lượng hiệu quả công tác và về quyền lợi chính đáng của công chức, nhân
viên Văn phòng.
Quan hệ công tác:
Báo cáo trực tiếp cho: Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổ (bộ phận). Khi có

yêu cầu của Chánh Văn phòng thì báo cáo trực tiếp cho Chánh Văn phòng.
Chịu sự giám sát trực tiếp của: Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tổ (bộ
phận) và Chánh Văn phòng.
Quan hệ phối hợp với các phòng, ban thuộc Thanh tra thành phố và cơ quan
khác:

Hoàng Văn Quyền

22

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN 2
TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CÔNG
TY CỔ PHẦN THÔNG TIN QUỐC GIA
1.

Cơ sở lý luận về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở

1.1.

Tổng quan về kỹ năng giao tiếp

1.1.1. Giao tiếp
1.1.1.1. Khái niệm và bản chất của giao tiếp

Khái niệm
Giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định
trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi,
ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống,… tạo nên
những ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối
hợp với nhau.
Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, người phát tin không bao giờ
chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người
nhận tin. Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái:
-

Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý
Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm
Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau
Nếu không thực hiện tốt hoạc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ
làm cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc.
Bản chất của giao tiếp
Giao tiếp được cấu thành từ sáu yếu tố:
Người gửi thông điệp (Sender), thông điệp (Message), kênh truyền thông
điệp (Channel); người nhận thông điệp (Receiver); Những phản hồi (Feedback);
Bối cảnh (Context).
Tất cả những yếu tố trên đã tạo nên những hoạt động giao tiếp để giúp chủ
thể giao tiếp truyền đạt thông tin tới đối tượng giao tiếp.

Hoàng Văn Quyền

23

Lớp ĐH QTVP 12C

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.1.2. Đặc điểm, vai trò và chức năng của giao tiếp
Đặc điểm
-

Giao tiếp là những thông điệp về nhận thức, tình cảm thuộc về ý thức hay vô

-

thức.
Giao tiếp là những chuỗi hành động bao gồm nghe, nói, cảm nhận và phản ứng

-

với nhau. Nó là việc quản lý thông điệp nhằm tạo ra sự hiểu biết.
Giao tiếp là một quá trình con người ý thức được mục đích, nội dung và những
phương tiện cần đạt được khi tiếp xúc với người khác. Trong quá trình giao tiếp
thì cả chủ thể và đối tượng giao tiếp đều ý thức được những nội dung và biểu
diễn tâm lý của mình trong giao tiếp. Nhờ đặc trưng này, chúng ta dễ dàng nhận
ra được mục đích của quá trình giao tiếp, gioa tiếp để làm gì? Nhằm mục đích
gì?
Vai trò
Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và phát triển nhân
cách. Nếu tách khỏi sự giao tiếp xã hội, con người không thể hình thành và phát
triển nhân cách được. Mặt khác, giao tiếp có chức năng định hướng hoạt động,
điều khiển, điều chỉnh hành vi của con người.

Giao tiếp tích cực có tác dụng tạo sự tương giao tốt đẹp, tác động tốt đến
tâm tư, tình cảm của con người. Ngược lại, giao tiếp tiêu cực tạo cho con người
sự đau khổ, căng thẳng, sa xút bản chất con người ở những mức độ khác nhau.
Hoàng Văn Quyền

24

Lớp ĐH QTVP 12C


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Theo các nhà tâm lý học, dựa vào đặc điểm giao tiếp của một người chúng ta có
thể biết được tính cách của người đó.
Chức năng của giao tiếp
Chức năng truyền đạt thông tin: có ở hai phía của quá trình giao tiếp là
chủ thể và đối tượng giao tiếp. chức năng này đòi hỏi truyền đạt và trao đổi
thông tin trong mọi hoàn cảnh mọi lĩnh vực, chính xác và đáng tin cậy.
Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau: qua giao tiếp con người nhận
thức về mình và đối tượng, con người tự đánh giá và nhận thức lẫn nhau, tác
động mạnh mẽ đến hành vi, nhân cách của mỗi người.
Chức năng phối hợp và hành động: con người có thể phối hợp các hoạt
động để cùng giải quyết công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Chức năng điều chỉnh hành vi: con người chủ động tự điều chỉnh hành vi
của mình phù hợp với quy định, yêu cầu của công việc, cuộc sống. Hướng con
người tiếp cận và hình thành nên những tiêu chuẩn đạo đức, tinh thần trách
nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực.
1.1.1.3. Mục tiêu của giao tiếp

-

Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta.
Có được sự phản hồi từ người nghe.
Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe.
Truyền tải được những thông điệp. quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do
thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi một hay nhiều hơn những
thành phần khác tham gia vào quá trình này.
Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản
ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và
những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn – cả trong đời tư và trong
sự nghiệp.

1.1.2. Kỹ năng giao tiếp
1.1.2.1. Khái niệm
Hoàng Văn Quyền

25

Lớp ĐH QTVP 12C