Công tác văn phòng UBND huyện sơn dương

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
MỤC LỤC

Trần Thị Quyên

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1.

UBND

Uỷ ban nhân dân

2.

GVHD

Giáo viên hướng dẫn

3.

CNTT

Công nghệ thông tin

4.

QĐ

Quyết định

5

NĐ

Nghị định

6

KT

Ký thay

7

CV

Công văn

8

CBCCVC

Cán bộ công chức, viên chức

Trần Thị Quyên

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Trong bối cảnh nhân loại đang đứng trước thềm thế kỷ mới, xu thế hội
nhập và phát triển với các nước trên thế giới, đòi hỏi công tác phát triển đào tạo
cán bộ văn phòng để có thể đáp ứng được cung cấp nguồn nhân lực cho các cơ
quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp.
Trước tình hình đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở ra khoa Quản trị
văn phòng nhằm đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình
trong công việc, có trình độ chuyên môn để phục vụ cho cơ quan Nhà nước. Tuy
bước đầu có gặp nhiều khó khăn nhưng nhà trường vẫn không ngừng đổi mới
phương pháp dạy và học nhằm nâng cao hiệu quả giảng dạy cho cả giảng viên

lẫn sinh viên.
Cùng với việc đổi mới,nâng cao chất lượng day và học, đồng thời xác
định "học đi đôi với hành", "lý thuyết gắn liền với thực tiễn"
Lấy lý luận làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ
sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh
viên cuối khóa thực tập tại các cơ quan, tổ chức trong thời gian 3 tháng. Thời
gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của giáo viên hướng dẫn và cán bộ
hướng dẫn đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào công tác tại
cơ quan. Em bước đầu đã thực hành và làm khá tốt các công tác văn phòng và
những công việc đơn giản như soạn thảo, in ấn, sắp xếp tài liệu… Qua đó em đã
tự rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi
nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô giáo
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy, cô trong khoa Quản trị văn
phòng cùng toàn thể ban lãnh đạo và các cô, chú, anh, chị trong UBND huyện
Sơn Dương đã tạo điều kiện, quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cho em
trong suốt thời gian thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Trần Thị Quyên

3

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Trần Thị Quyên

4

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kỳ cơ quan,tổ chức nhà nước nào cũng như trong các doanh
nghiệp thì văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa nhà nước với nhân
dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Vì
vậy, công tác văn thư, văn phòng có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn
vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Để đi sâu tìm hiểu rõ hơn về những thuận lợi và khó khăn trong công tác văn
phòng, văn thư tại văn phòng UBND huyện Sơn Dương em đã chọn đề tài này.
2. Mục tiêu của đề tài
Qua chuyến đi thực tế này em muốn nghiên cứu và tìm hiểu về các hoạt
động và tổ chức của văn phòng. Và đặc biệt em muốn tìm hiểu kỹ hơn về tổ
chức Văn thư của cơ quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Sơn Dương và Văn phòng UBND huyện ; tìm hiểu khái quát về tổ chức

và hoạt động của văn phòng và tìm hiểu về công tác văn thư của UBND huyện
Sơn Dương.
4.Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình viết bài em có tham khảo một số tài liệu sau:
1.Quy chế công tác Văn thư và Lưu trữ số 02/2014/QĐ-UBND ngày
04/07/2014 của UBND huyện Sơn Dương
2.Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 của cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước- Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập
hồ sơ trong môi trường mạng
3.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ
Nội vụ- Văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
4.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của chính phủ về công
Trần Thị Quyên

5

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

tác văn thư.
5.Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 6/1/2005 của bộ trưởng bộ Nội
vụ ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác Văn thư, Lưu trữ.
6.Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 của chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu.

7.Quy chế làm việc của UBND huyện Sơn Dương khóa XIX nhiệm kỳ
2011-2016
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Từ trước đến nay đã có rất nhiều tài liệu của các nhà giáo sư, tiến sĩ, thạc
sĩ và các bạn học sinh, sinh viên nghiên cứu về hoạt động công tác văn
phòng,văn thư tại các cơ quan hành chính Nhà nước. Ngày nay, xã hội ngày
càng phát triển công việc sổ sách, giấy tờ cũng được chú trọng hơn. Nó ngày
càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước
nói chung và của từng cơ quan nói riêng.
Hiểu rõ tầm quan trọng đó, em đã quyết định chọn công tác văn thư,văn
phòng làm đề tài nghiên cứu cho mình trong kỳ thực tập cuối khóa này và em
mong nó sẽ nhận được kết quả xứng đáng cho công sức mà mình đã bỏ ra.
6. Phương pháp nghiên cứu
Do chủ đề nghiên cứu khá rộng nên trong quá trình làm bài em đã xử
dụng một số phương pháp nghiên cứu như:
Phương pháp quan sát.
Phương pháp thống kê.
Phương pháp so sánh,.
Phương pháp phân tích tổng hợp.
Việc sử dụng các phương pháp trên nhằm làm sáng tỏ cho đề tài nghiên cứu.
7.Bố cục của đề tài
Gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng ở UBND huyện Sơn Dương
Trần Thị Quyên

6

Lớp Quản trị văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư ở UBND huyện Sơn Dương
Phần III:Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SƠN
DƯƠNG
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Sơn Dương

1.1.1. Chức năng
UBND huyện Sơn Dương với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở
cấp huyện có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ
của huyện mình theo hiến pháp ,luật, pháp lệnh và các văn bản của cơ quan quản
lý Nhà nước ở các lĩnh vực : kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc
phòng.
Phát triển kinh tế công nghiệp,nông nghiệp,lâm nghiệp,văn hóa,giáo dục
và y tế
Về thu chi ngân sách của huyện
Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội
Trần Thị Quyên

7

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Ban tổ chức chính quyền tỉnh Tuyên Quang quy định UBND có nhiệm vụ
và quyền hạn trong việc thực hiện quản lý Nhà nước.
Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực kinh tế, nông nghiệp,
công nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa giáo dục và y tế và các lĩnh vực xã hội khác.
•

Trong lĩnh vực kinh tế
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương.Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn,
kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị
quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương
theo quy định của pháp luật;

•

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó;
Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu

kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn; Xây
Trần Thị Quyên

8

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và
nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
•

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện. Quản lý việc xây dựng,
cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ
chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu
nhà nước trên địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây
dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

•

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ trên
địa bàn;

•

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện .
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
Trần Thị Quyên

9

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;Tổ chức thực hiện bảo vệ môi
trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém
chất lượng tại địa phương.
•

Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện.
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ, giao
quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh,
trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh,
bảo vệ bí mật nhà nước.Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của
pháp luật về quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở
địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.

•

Trong việc thi hành pháp luật
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật.

Trần Thị Quyên

10

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp
bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội.Chỉ đạo
việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác
thi hành án theo quy định của pháp luật.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức
Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương, UBND huyện Sơn Dương
có cơ cấu tổ chức gồm:
Chủ tịch UBND huyện- Ông Lê Hồng Quang: Là người đứng đầu cơ quan
khối UBND , có nhiệm vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của UBND
huyện.
Phó chủ tịch ( Văn xã )-Bà Phạm Thị Nhị Bình: Quản lý các hoạt động
Văn hóa- xã hội trên toàn huyện và báo cáo chịu trách nhiệm trước chủ tịch
UBND huyện.
Phó chủ tịch( phụ trách đất đai,TTXD, và GPMB )-Ông Hà Quang Chúc:
Theo dõi, giải quyết các công việc về đất đai, thanh tra xây dựng, giải phóng mặt
bằng trên địa bàn huyện và chương trình xây dựng cơ bản trước chủ tịch UBND
huyện.

Phó chủ tịch( Kinh tế )- Ông Nông Minh Hiền: Quản lý và giải quyết các
vấn đề về kinh tế, báo cáo và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện.
*UBND huyện Sơn Dương có các phòng ban, đơn vị sự nghiệp như sau:
Có 13 phòng ,ban:
Văn phòng HĐND và UBND
Phòng Nông nghiệp và PTNT

Trần Thị Quyên

11

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Phòng Tư Pháp
Thanh Tra
Phòng Nội vụ
Phòng Tài chính- KH
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Kinh tế và Hạ tầng
Phòng Dân tộc
Phòng Lao Động TB và XH
Phòng GD và ĐT
Phòng Văn Hóa và TT
*.Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện có 08 đơn vị, gồm:

Trung tâm văn hóa TT-TT
Đài truyền thanh
Hội chữ thập đỏ
Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất
Ban bồi thường và giải phóng mặt bằng
Trung tâm quản lý dự án đầu tư và xây dựng công trình
Ban quản lý chợ
Thư viện
Trần Thị Quyên

12

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

*.Các cơ quan Đảng,Đoàn thể huyện gồm có:
VP Huyện ủy
Ban Tuyên giáo
Ban kiểm tra
Ban dân vận
Ban tổ chức
Hội nông dân
Hội cựu chiến binh
Hội liên hiệp phụ nữ
•

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện Sơn Dương
( Xem phụ lục 01 )
1.2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của UBND huyên Sơn Dương
1.2.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng
* Công tác tổ chức cán bộ:
Văn phòng UBND huyện gồm 23 cán bộ, trong đó: Công chức 15; CB
hợp đồng 8. Mỗi cán bộ lao động đều được phân công nhiệm vụ cụ thể phù hợp
với năng lực và chuyên môn đào tạo.
Công tác văn phòng luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của Thường trực
HĐND, các đồng chí lãnh đạo UBND huyện. Toàn thể cán bộ, công chức của
Văn phòng đã thực hiện tốt việc xây dựng cơ quan, đơn vị có nếp sống văn hoá,
Trần Thị Quyên

13

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

cơ quan an toàn, xây dựng gia đình văn hoá tại nơi cư trú theo các tiêu chuẩn
quy định.
*Xây dựng chương trình công tác:
Đã tham mưu giúp UBND huyện xây dựng và triển khai chương trình
công tác năm 2015 với các nhiệm vụ trọng tâm cần tập trung chỉ đạo, điều hành

nhằm thực hiện thắng lợi các chỉ tiêu phát triển KT-XH, ANQP trên địa bàn.
*Công tác tổ chức và phục vụ các cuộc họp của UBND:
Để tổ chức các kỳ họp đúng thời gian, đạt kết quả tốt, Văn phòng đã phối
hợp với các phòng ban chuyên môn xây dựng các báo cáo, tờ trình, nghị quyết
đảm bảo chất lượng. Các văn bản, tài liệu phục vụ kỳ họp được gửi đến đại biểu
UBND đúng thời gian quy định.
*Công tác tham mưu soạn thảo, ban hành và đôn đốc thực hiện văn
bản:
Thực hiện chức năng tham mưu, giúp UBND soạn thảo và ban hành các
loại văn bản, bộ phận chuyên viên và lãnh đạo Văn phòng đã thường xuyên
nghiên cứu, học tập kinh nghiệm nhằm từng bước nâng cao chất lượng các văn
bản ban hành. Các văn bản được soạn thảo, kiểm tra kỹ trước khi ban hành để
hạn chế tối thiểu các sai sót về nội dung và thể thức.
* Công tác văn thư
Trong năm 2015, Bộ phận văn thư đã có nhiều cố gắng, thực hiện tốt việc
quản lý công văn đi, công văn đến. Việc chuyển giao, phân phối, xử lý văn bản,
tài liệu đến nơi nhận đúng quy định, đảm bảo chế độ bảo mật thông tin của Nhà
nước (trong năm đã tiếp nhận 510 văn bản, sao lục 08 văn bản và soạn thảo 55
văn bản có nội dung bí mật). Công tác quản lý công văn đi và đến đã được thực
hiện trên phần mềm Văn phòng điện tử mOffice nên đã đảm bảo được tiến độ xử
Trần Thị Quyên

14

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội

lý văn bản kịp thời, chính xác và khoa học hơn.
*Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần:
Công tác hành chính quản trị và phục vụ hậu cần đảm bảo phục vụ tốt các
hoạt động của UBND và các phòng ban chuyên môn; đảm bảo yêu cầu công tác
thường xuyên cũng như các nhiệm vụ đột xuất của UBND huyện.
1.2.2.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
UBND huyện Sơn Dương
1.2.2.1. Chức năng của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Văn phòng UBND huyện là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của
UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng
và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước; được cấp kinh phí hoạt động, chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND; đồng thời chịu
sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành
phố.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện về hoạt
động của UBND huyện; tham mưu giúp UBND về công tác dân tộc; tham mưu
giúp Chủ tịch UBND huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch UBND; cung
cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của UBND và các cơ quan nhà nước
ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỷ thuật cho hoạt động của UBND huyện
1.2.2.2.Nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Văn phòng UBND huyện Sơn Dương có một số nhiệm vụ như sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết
hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện và
các báo cáo khác của huyện theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND
3. Xây dựng, trình UBND huyện thông qua và giúp UBND huyện

Trần Thị Quyên

15

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của UBND ;
4. Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND; tổ chức việc
thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND
và Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện; chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ
tục, thể thức văn bản trước khi trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch UBND xem
xét, quyết định;
5. Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan. Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;
6. Quản lý thống nhất về việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân,
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân huyện về công
tác dân tộc;

7. Chủ trì và phối hợp với phòng Nội vụ huyện và các cơ quan liên

quan trong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân huyện,
xã - thị trấn;
8. Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện công tác cải cách hành chính thuộc phạm vi của Văn phòng;

9. Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức
tiếp công dân, tiếp nhận các đơn thư khiếu nại theo quy định;
10. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các họat động
của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
11. Tham dự và ghi biên bản các phiên họp của Ủy ban nhân dân
huyện; tổng hợp, thông tin, báo cáo kết luận của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện
các kết luận đó;
12. Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo
quy định của pháp luật;
13. Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện giao và theo quy định của pháp luật.
Trần Thị Quyên

16

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

1.2.2.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
1.Văn phòng có Chánh Văn phòng , không quá 03 Phó Chánh văn phòng
và các công chức khác.
a) Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp
luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.

b) Các Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo
một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ
được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh văn phòng
được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các họat động của Văn phòng Ủy
ban nhân dân huyện.
c) Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy định
của pháp luật.
2. Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là
những người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ, am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách
3. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ nêu trên, đặc điểm tình hình cụ thể
đơn vị, trình độ năng lực cán bộ, Văn phòng tổ chức thành các bộ phận gồm:
- Tổ Tiếp công dân;
- Tổ Tiếp nhận và trả kết quả;
- Tổ Tổng hợp;
- Tổ Kế toán – Tài vụ - Quản trị;
- Tổ hành chính – Văn thư – Lưu trữ;
- Tổ Tin học.
•

Sơ đồ tổ chức bộ máy của văn phòng UBND huyện Sơn Dương
( Xem phụ lục 02)
1.2.3.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong văn phòng UBND huyện Sơn Dương
Trần Thị Quyên

17

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

1.2.3.1.Xác định vị trí việc làm
Văn phòng UBND huyện Sơn Dương gồm có 01 chánh văn phòng; 02
phó chánh văn phòng; 01 văn thư, 04 chuyên viên, 01 kế toán,01 phục vụ,01 lái
xe, 01 bảo vệ. Cụ thể như sau:
1. Chánh văn phòng- Ông Đỗ Quang Minh
2. Phó chánh văn phòng- Bà Trịnh Thị Duyên
3. Phó chánh văn phòng- Ông Hoàng Khánh Linh
4. Cán bộ Văn thư- Bà Trần Thị Lực
5. Chuyên viên Nội chính- Chị Đinh Thị Hồng Lê
6. Chuyên viên Xây dựng- Anh Đỗ Xuân Sơn
7. Chuyên viên Kinh tế - Anh Vũ Ngọc Toàn
8. Chuyên viên Nông Lâm Nghiệp- Anh Nguyễn Công Thành
9. Chuyên viên Văn xã- Anh Nguyễn Xuân Tiến
10. Kế toán- Chị Đỗ Thị Phương
11. Nhân viên phục vụ- Chị Lê Thị Thúy
12. Lái xe- Chú Lê Hồng Lục
13. Bảo vệ-Bác Bùi Công Khải
1.2.3.2.Bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng
Trong thời gian thực tập ở UBND huyện Sơn Dương thông qua quá trình
quan sát thực tế công việc của các cô chú, anh chị trong văn phòng. Sau đây em
1.

sẽ mô phỏng lại cụ thể như sau:
Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng quy định pháp
luật.Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương trình
công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện. Tổng hợp xây dựng
báo cáo năm của UBND huyện.
Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và UBND huyện,
chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó chủ
tịch HĐND - UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm việc
Quản lý và chịu trách nhiệm về phát hành tất cả các văn bản của HĐND UBND huyện, khi cần thiết yêu cầu các phòng, ban, xã, thị trấn cung cấp tài
liệu, báo cáo thông tin cho HĐND - UBND huyện. Thừa lệnh của Thưởng trực
HĐND - UBND huyện ký kết luận thông báo của Chủ tịch (Phó chủ tịch thay
Trần Thị Quyên

18

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

mặt Chủ tịch) HĐND - UBND huyện đối với một số công việc cụ thể, ký giấy
giới thiệu, các công văn hành chính giao dịch, giấy mời họp của HĐND UBND huyện, được ký vào các văn bản trình Chủ tịch, các Phó chủ tịch HĐND
- UBND huyện ký.Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo
cơ chế “một cửa” của UBND huyện.
Quản lý và chịu trách nhiệm về hiệu quả sử dụng cán bộ, nhân viên trong

Văn phòng theo chế đoọ. Tổ chức thực hiện đầy đủ các chính sách, chế độ cho
công chức, viên chức văn phòng, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần và nâng
cao trình độ của cán bộ, nhân viên văn phòng.
2.Phó chánh văn phòng
Phụ trách hành chính quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm các điều
kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thường trực HĐND - UBND, các
phòng ban chuyên môn của UBND huyện tiến hành bình thường, liên tục và
hiệu quả.Thay thế điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện
thực hiện nhiệm vụ của quyền Chánh văn phòng trong thời Chánh văn phòng đi
vắng.
Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND - UBND huyện,khách
đến làm việc với Thường trực HĐND - UBND huyện, các phòng ban của
HĐND - UBND huyện, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi
ăn, nghỉ cho đại biểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND huyện.Chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ đúng nguyên tắc, chế
độ về các điều kiện vật chất phục vụ cho hoạt động của cơ quan như văn phòng
phẩm: giấy mực in, đánh máy, xăng dầu, vật rẻ mau hỏng, quản lý phòng khách,
nhà ăn, hội trường, phòng họp, điện nước, mua sắm phương tiện, trang thiết bị
cho cơ quan theo ý kiến chỉ đạo đảm bảo chất lượng, tiết kiệm.
Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở, nơi
làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo chất
lượng, thẩm mỹ và hiệu quả. Trực tiếp điều hành xe ô tô và phương tiện công
cộng cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện theo kế hoạch và chỉ đạo.Theo dõi
Trần Thị Quyên

19

Lớp Quản trị văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

công tác tôn giáo huyện: Phối hợp với các ngành chức năng, nắm bắt tình hình
chương trình công tác, tham mưu đề xuất với lãnh đạo UBND trong quản lý nhà
nước về hoạt động tôn giáo trên địa bàn huyện theo đúng đường lối của Đảng,
chính sách pháp luật của Nhà nước.
Chủ động theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả hoạt động các
lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng tổng hợp báo cáo tình
hình định kỳ hàng tháng, hàng quý. Được Chánh văn phòng giao phụ trách các
công việc khác khi cần thiết, ký thay Chánh văn phòng các công văn để đôn đốc,
nhắc nhở các phòng, ban, ngành, xã, thị trấn chuẩn bị thông tin, báo cáo phục vụ
cho HĐND - UBND huyện.
3.Chuyên viên
Với chức năng và nhiệm vụ được giao, mỗi chuyên viên được phân
công theo dõi phụ trách địa bàn. Chủ động trong công tác, phối kết hợp chặt chẽ
để cùng cơ quan UBND hoàn thành chương trình, kế hoạch đã đề ra và đề xuất ý
kiến giải quyết các vụ việc khi xảy ra tại địa bàn được phân công phụ trách. Báo
cáo bằng văn bản kết quả thẩm tra, xác minh của mỗi vụ việc để trình UBND
cho ý kiến kết luận. Đồng thời phải chịu trách nhiệm trước cấp trên về những
văn bản xác minh được phân công giải quyết.
Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp huyện,
UBND huyện trong địa bàn mình phụ trách. Phản ánh kịp thời với lãnh đạo hoặc
tập thể cơ quan UBND những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giải
quyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức thuộc Huyện
trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
4. Nhân viên Văn thư
Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn giấy tờ,

báo cáo đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh chóng đến đúng
người có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lưu và khai thác tài liệu lưu trữ,
thực hiện nghiêm quy chế bảo mật.Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo
thể thức văn bản của HĐND - UBND huyện khi phát hành và các văn bản của
Trần Thị Quyên

20

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

phòng, ban, ngành gửi đến Thường trực HĐND - UBND huyện.
Thường trực hướng dẫn khách đến làm việc với HĐND - UBND và các
phòng, ban chức năng. Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác ngoại vụ, theo
dõi quản lý đoàn khách ra vào cơ quan theo quy định của pháp luật.Đảm bảo
thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác.
5. Nhân viên Kế toán
Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ thông tin
báo cáo của Nhà nước ban hành.
Tham mưu cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện, lãnh đạo văn phòng
trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, sử
dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu cầu công tác. Trực tiếp
giúp Phó văn phòng phụ trách cơ sở vật chất, theo dõi quản lý tài sản cơ quan,
đối chiếu theo dõi xăng, dầu, giấy, mực in...theo mức khoán và thực tế sử dụng
để thanh toán đúng, đủ, chặt chẽ.

6. Nhân viên phục vụ
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND - UBND huyện, phục
vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, làm việc đón tiếp khách của lãnh đạo HĐND UBND huyện và Văn phòng.Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị cho
hội trường, phòng họp, phòng khách, nhà khách. Chủ động tham mưu đề xuất
với lãnh đạo văn phòng trang bị, thay thế bổ sung, nâng cấp tài sản để phục vụ
tốt cho yêu cầu công tác của cơ quan.
7. Nhân viên lái xe
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng. Đảm bảo an toàn
về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơ
quan đi công tác.Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối
chiếu cuối tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.Thường xuyên bảo
quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng xe để báo cáo lãnh đạo
giải quyết. Trường hợp giải quyết trên đường đi công tác phải báo cáo lại ngay
sau khi thực hiện xong nhiệm vụ.Không tự ý sử dụng xe khi chưa có lệnh điều
Trần Thị Quyên

21

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

động của lãnh đạo cơ quan và Văn phòng. Chủ động đề xuất giải quyết kịp thời,
đủ thủ tục quy định của nhà nướcvề lưu hành xe. Chấp hành một số công việc
khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
8. Tổ bảo vệ

Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại
cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệm
được quan tâm. Giữ gìn bí mật về kho tàng, cơ sở vật chất của cơ quan.Đảm bảo
thực hiện nội quy cơ quan, kịp thời phát hiện những biểu hiện xấu, tự ý ra vào
cơ quan, vi phạm về môi trường vệ sinh cơ quan. Kịp thời báo cáo lãnh đạo văn
phòng xử lý những tình huống phát sinh trong khi làm nhiệm vụ, không tự ý giải
quyết công việc ngoài nhiệm vụ được phân công bảo vệ cơ quan.Thực hiện đúng
thẩm quyền, nhiệm vụ, chức trách của bảo vệ theo quy định của pháp luậ.
*Các bộ phận trên có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự hoạt động liên tục,
thống nhất nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ chung của khối Văn phòng
trong cơ cấu các phòng ban của UBND huyện.

Trần Thị Quyên

22

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Phần II. TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
* THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN SƠN
DƯƠNG
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sơn Dương

Bộ phận văn thư có vai trò và ý nghĩa rất lớn đối với sự phát triển và bộ

mặt của cơ quan vì đó là đầu mối của giao tiếp, là bộ phận đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan. Chính vì
vậy bất cứ một cơ quan nào dù quy mô lớn hay nhỏ cũng không thể thiếu bộ
phận văn thư.
Công tác văn thư là công tác gắn liền với hoạt động phục vụ sự chỉ đạo
điều hành công việc của cơ quan. Văn phòng UBND huyện Sơn Dương tổ chức
công tác văn thư theo mô hình tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó
sẽ chuyển giao văn bản đến nơi nhận. Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan
quản lý, kiểm soát chặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc. Tra
cứu tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng
cao trách nhiệm của nhân viên khi làm công tác này cao hơn, công tác văn thư
tại phòng văn thư cơ quan do 01 cán bộ chuyên trách có trình độ Trung cấp Văn
Trần Thị Quyên

23

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

thư – Lưu trữ đảm nhận.Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tại
Văn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,
phát hành tại Văn thư cơ quan.
Phòng Văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòng khép kín,
được trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để tiến hành chuyên môn như: Bàn
ghế ngồi làm việc, điện thoại, quạt, máy tính, máy in, mày scan văn bản, giá tủ

đựng tài liệu....tạo ra một không gian làm việc yên tĩnh, tập trung cho cán bộ
Văn thư, không gây ảnh hưởng đến người khác, đảm bảo tính kín đáo, bí mật
của công tác Văn thư.
2.2. Hệ thống hóa các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ
của UBND huyện Sơn Dương.
-Quyết định số 02/ QĐ-UBND ngày 04/07/2014 về việc ban hành quy chế
công tác văn thư và lưu trữ.( xem phụ lục 03)
- Thông tư số 09/2013/TT- BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội Vụ quy
định chế độ báo cáo thống kê công tác Văn thư, Lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
* NGHIỆP VỤ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở UBND HUYỆN SƠN
DƯƠNG
Trong quá trình thực tập ở UBND huyện Sơn Dương thông qua tìm hiểu
và nghiên cứu , sau đây em xin trình bày về nghiệp vụ công tác văn thư cụ thể
như sau:
2.3.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến của văn phòng
UBND huyện Sơn Dương
2.3.1.Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản QPPL, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành.

Trần Thị Quyên

24

Lớp Quản trị văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Sơn Dương
UBND HUYỆN SƠN DƯƠNG
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM
Từ ngày.........Đến ngày...........
Từ số.............

Đến số..........

Quyển số:....

* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi
Trình ký văn bản đi

Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng
của văn bản
Đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Chuyển giao văn bản đi

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu
•
-

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản cán văn phòng cần kiểm

tra lại về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Nếu phát hiện ra sai sót
Trần Thị Quyên

25

Lớp Quản trị văn phòng K1D