Công tác văn thư huyện ủy quốc oai

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
MỤC LỤC

Bùi Thị Hương

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
BẢNG TỪ, CỤM TỪ CHỮ VIẾT TẮT

TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

CÁCH VIẾT ĐẦY ĐỦ

HD

Hướng dẫn

VPTW

Văn phòng Trung ương

NĐ-CP

Nghị định chính phủ

T/M

Thay mặt

TT

Thông tư

BNV

Bộ Nội Vụ

Bùi Thị Hương

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Với sự phát triển khoa học, đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý hành chính
nhà nước, công tác văn phòng là một trong những yêu cầu có tính cần thiết, là
phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý giúp cho lãnh đạo trong việc
điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời và đạt
hiệu quả cao trong công việc. Từ những nhận thức trên cho thấy công tác văn
phòng có vị trí quan trọng không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào. Chính vì thế cần phải có đội ngũ nhân viên, cán bộ văn phòng
chuyên nghiệp, đồng thời phải có cơ cấu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn

phòng.
Xác định phương châm: “Học đi đôi với hành” là một trong những phương
châm đào tạo của nhiều cơ sở đào tạo các cấp, đặc biệt với các trường đại học, cao
đẳng, việc gắn đào tạo trên giảng đường với các chương trình thực tập, thực tế
càng có ý nghĩa quan trọng. Trong quá trình đổi mới chương trình và phương pháp
dạy học ở các trường chuyên nghiệp, hoạt động thực tế càng được chú ý hơn vì nó
gắn chặt với việc thực hiện kĩ năng nghề nghiệp của sinh viên sau khi ra trường.
Có thể thấy rõ hoạt động thực tế có rất nhiều ý nghĩa với việc học tập và rèn luyện
của sinh viên, nhất là sinh viên ngành Quản tri văn phòng.
Xuất phát từ ý nghĩa trên, từ ngày 04/01/2016 Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đã tổ chức cho sinh viên của khoa đi thực tập
ngành nghề. Việc thực tập ngoài nhà trường sẽ giúp cho sinh viên ngoài việc có thể
củng cố những kiến thức đã được học, nó còn giúp cho sinh viên được cọ sát với
thực tế công việc và vận dụng những kiến thức đã được học vào thực tiễn. Có thể
vận dụng một cách linh hoạt giữa lý thuyết và thực hành, đồng thời qua đây cũng
giúp cho sinh viên nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng
cho mình một tác phong làm việc hiệu quả nhất.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được sự
đồng ý của Huyện ủy Quốc Oai. Em đã được tiếp nhận thực tập tại cơ quan từ ngày
04/01/2016 đến ngày 11/3/2016. Trong khoảng thời gian thực tập này bản thân em
Bùi Thị Hương
3
Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đã được tiếp cận trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng quan sát, học hỏi kinh
nghiệm làm việc của các cán bộ, công chức trong cơ quan. Trên cơ sở áp dung lý

thuyết đã học ở trường vào công việc thực tế và được sự quan tâm của các cô chú,
anh chị trong văn phòng, cơ quan. Qua đợt kiến tập này, em đã có được nhiều kinh
nghiệm quý báu về hoạt động của Văn phòng nói chung và một số nghiệp vụ nói
riêng, trau dồi kỹ năng nghề nghiệp và kiến thức thực tế. Đồng thời đây cũng là cơ
hội để em rèn luyện đạo đức, tác phong làm việc của một người cán bộ, công chức
thực thụ trong tương lai.
Tuy nhiên do, sự hạn hẹp về thời gian và việc áp dụng những kiến thức đã được
học vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ. Vì vậy trong thời gian thực tập cũng
như trong bản báo cáo thực tập không sao tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em
kính mong được sự góp ý, nhận xét của Nhà trường, Khoa Quản trị văn phòng
cùng các thầy giáo, cô giáo và cán bộ đơn vị thực tập để bài viết của em được hoàn
chỉnh hơn.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất tới tất cả Quý
thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là Quý thầy cô trong Khoa Quản
trị văn phòng đã tận tình dạy dỗ, truyền đạt cho chúng em những kiến thức và kỹ
năng nghề nghiệp, rèn luyện về đạo đức để sau này trở thành người cán bộ Văn
phòng không chỉ có trách nhiệm trong công việc mà còn có năng lực, phẩm chất
đạo đức tốt. Xin chân thành cảm ơn Quý cơ quan Huyện ủy Quốc Oai, cảm ơn các
cô chú, anh chị trong cơ quan đã quan tâm, tạo điều kiện cho em học hỏi và lĩnh
hội kiến thức thực tế.Đặc biệt là chị Bùi Thị Thùy Linh, người trực tiếp hướng dẫn
em trong suốt quá trình thực tập, đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực
tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Quốc Oai, ngày 17 tháng 03 năm 2016

Bùi Thị Hương

4

Lớp QTVP K1B

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Sinh ra và lớn lên tại miền đất huyện Quốc Oai, thành phố Hà Nội cũng là
một miền đất khá phát triển về kinh tế, đời sống xã hội, mọi lĩnh vực và cả công
tác hành chính. Lựa chọn ngành nghề gắn bó với cuộc sống của mình là ngành
quản trị văn phòng em đã được học tập, rèn luyện kiến thức, kỹ năng cần thiết của
một cán bộ văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội trong suốt gần 4 năm qua.
Nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập thực tế, bản thân nhận thấy được
rằng thực tập là một việc vô cùng quan trọng để cọ sát với thực tế trước khi ra
trường. Em luôn mong muốn có một ngày mình có thể được tiếp xúc và học hỏi
trực tiếp tại cơ quan nơi mà chính mình được sinh ra và lớn lên. Để được học hỏi,
được mở mang tầm mắt những điểu tốt đẹp từ cơ quan, tổ chức cho kiến thức của
bản thân ngày một hoàn thiện và phong phú hơn. Đồng thời có thể đóng góp những
điều mới mẻ hơn cho cơ quan hành chính của Quê hương mà mình đã và đang sinh
sống. Nên bản thân đã lựa chọn Quý cơ quan Huyện ủy Quốc Oai để thực tập cho
ngành nghề theo đuổi.
Được sự đồng ý tiếp nhận thực tập của quý cơ quan Huyện ủy Quốc Oai, Văn
phòng Huyện ủy, sự nhất trí của Chú Chánh văn phòng - Đào Đức Anh và được
nhiều sự quan tâm giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong cơ quan, văn phòng. Em
đã được lĩnh hội nhiều kiến thức từ công việc thực tế rất bổ ích. Được tham gia vào
các hoạt động công tác hành chính văn phòng, như công tác văn thư, lưu trữ và
phục vụ một số nghiệp vụ nhỏ trong tổ chức hội nghị hội họp,.. của cơ quan. Tiếp
xúc một số nội dung công việc, bản thân em thấy được công tác văn thư của cơ
quan khá tốt, các khâu nghiệp vụ thực hiện đúng đắn và khoa học rất đáng để bản
thân ghi nhớ làm kiến thức thực tế cho bản thân trước khi ra trường làm việc. Và

cũng để viết bài chia sẻ cho bạn bè cùng ngành nghề có thêm kiến thức đồng thời
biết được công tác hành chính của Huyện ủy Quốc Oai. Tồn Tại song song với
những điều tốt đó vẫn có một số hạn chế trong công tác này có khác so với kiến
thức lý luận được học tập tại trường. Nên em đã chọn và sẽ đi sâu chủ đề về công
tác văn thư cho bài viết thu hoạch thực tế của mình.
Bùi Thị Hương
5

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2. Mục tiêu của đề tài.
Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng của Huyện ủy Quốc Oai.
- Về chức năng năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy làm việc của cơ quan, văn
phòng.
- Tình hình tổ chức, quản lý và hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ
quan, văn phòng.
Nghiên cứu, đi sâu vào tìm hiểu, đánh giá về công tác văn thư.
Từng khâu nhiệp vụ trong công tác này được bố trí, sắp xếp và thực hiện như thế
nào có đúng theo quy định hiện hành hay chưa . Có điểm nào nổi bật tiên tiến,
khoa học, điểm nào còn hạn chế, hay yếu kém chưa phù hợp.
3, Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu.
- Đối tượng nghiên cứu: là công tác văn thư tại Huyện ủy Quốc Oai.
- Phạm vi nghiên cứu: Công tác tổ chức, điều hành hoạt động hành chính văn
phòng, công tác văn thư của Huyện ủy Quốc oai.
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.

Nghiên cứu về công tác văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư trong các năm
2014 và 2015.
5. Phương pháp nghiên cứu.
- Thực hiện phương pháp phỏng vấn trực tiếp các cán bộ đang làm việc tại cơ
quan.
- Quan sát, thu thập, thống kê, bảng hỏi, so sánh, đối chiếu, phân tích và tổng
hợp.
6. Bố cục.
Ngoài phần Lời nói đầu, bố cục bài báo cáo gồm có 3 phần:
Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN CỦA CƠ QUAN.
Phần II: Chuyên đề tự chọn
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY QUỐC
OAI
Phần III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Bùi Thị Hương

6

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG

Phần I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY QUỐC
OAI.
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Quốc
Oai

1.1.1Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan
Huyện ủy là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ giữa hai nhiệm kỳ Đại
hội, có nhiệm vụ lãnh đạo toàn diện các mặt công tác của Đảng bộ và hệ thống
chính trị của Huyện được quy định tại Điều lệ Đảng và Hiến pháp.
Huyện ủy chịu trách nhiệm trước Thành ủy, trước Đảng bộ và nhân dân
trong Huyện về lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện đường lối, chính sách của Đảng, Pháp
luật của nhà nước; các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, của Tỉnh và Nghị quyết
Đại hội Đảng bộ Huyện, đảm bảo kết hợp tốt các lợi ích của Huyện với của Tinh
và cả nước; nghiêm chỉnh chấp hành pháp luật và nghĩa vụ với Nhà nước; lãnh đạo
chính quyền làm tốt chức năng quản lý nhà nước trên địa bàn Huyện.
Huyện ủy lãnh đạo bằng nghị quyết và chủ trương của các Hội nghị Huyện
ủy thông qua hoạt động chỉ đạo của Ban Thường vụ Huyện ủy.
Quyết định các chủ trương biện pháp bằng các nghị quyết chuyên đề và
chương trình, kế hoạch cụ thể hóa và tổ chức thực hiện thắng lợi các Chỉ thị, nghị
quyết của Trung ương, của Thành ủy và Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện lần thứ
XXI, hoặc những vấn đề quan trọng khác.
Chỉ đạo xây dựng phương hướng, nhiệm vụ 6 tháng hàng năm về phát triển
kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng; xây dựng Đảng, chính quyền, Mặt trận tổ
quốc và các đoàn thể ở Huyện. Chỉ đạo việc xây dựng và thực hiện quy hoạch tổng
thể phát triển kinh tế - xã hội dài hạn; quy hoach, kế hoạch phát trienr kinh tế - xã
hội hàng năm, 5 năm của huyện, xem xét quyết định một số đề án Quan trọng
thuộc các lĩnh vực công tác của Đảng bộ Huyện do Ban Thường vụ Huyện ủy đề
nghị.
Bùi Thị Hương

7

Lớp QTVP K1B

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Quyết định quy chế làm việc của Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện, Ban
Thường vụ Huyện ủy, Thường trực Huyện ủy và Ủy ban kiểm tra Huyện ủy,
chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của Huyện ủy
và Ủy ban kiểm tra Huyện ủy.
Trình Thường vụ Thành ủy nhân sự giới thiệu các chức danh : Bí thư, phó Bí
thư Huyện ủy; Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện;
nhân sự bổ sung Ủy viên ban Chấp hành Đảng bộ huyện, Ủy viên ban Thường vụ
Huyện ủy. Bầu Ủy viên Ban Thường vụ, Bí thư, Phó bí thư, Ủy viên Ủy ban kiểm
tra, Chủ nhiệm Ủy ban kiểm tra Huyên ủy. Giới thiệu các chức danh theo Thành ủy
quản lý; tham gia ý kiến về nhân sự Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Phó chủ tịch
Ủy ban nhân dân Huyện trước khi Ban Thường vụ Huyện ủy quyết định giới thiệu
để Hội đồng Nhân dân bầu.
Chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thường Đảng
bộ Huyện ( nếu có ), thảo luận và thông qua các dự thảo văn kiện trình Đại hội
Đảng bộ Huyện, chuẩn bị đề án nhân sự Ban chấp hành, giới thiệu danh sách bầu
cử Ban Chấp hành khóa sau và danh sách đoàn đại biểu đi dự Đại hội Đảng bộ
Thành phố Hà Nội để Đại hội Đảng bộ Huyện thảo luận, bầu cử; hướng dẫn chỉ
đạo Đại hội cấp cơ sở tiến tới Đai hội Đảng bộ Huyện, Đại hội Đảng bộ Thành phố
và Đại hội Đảng toàn quốc.
Ban hành kế hoạch kiểm tra, giám sát hàng năm của cấp ủy, xem xét quyết
định kỷ luật đối với các tổ chức Đảng và các đảng viên có vi phạm theo quy định
của Điều lệ Đảng.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy quốc Oai
Cơ cấu tổ chức của Ban Chấp hành Huyện Quốc Oai ( gọi tắt là Huyện ủy)
là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ Huyện Giữa hai kỳ Đại hội:
- Ban Thường vụ Huyện ủy thay mặt Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện lãnh

đạo, chỉ đạo mọi mặt công tác của Đảng bộ giữa hai kỳ Hội nghị Ban Chấp hành.

Bùi Thị Hương

8

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Thường trực Huyện ủy Giúp Ban Thường vụ Huyện ủy chỉ đạo việc chuẩn
bị xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế và Chương trình làm việc toàn khóa của
của Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện, gồm có:
+ Bí thư ( Đỗ Văn Quang )
+ Phó bí thư Thường trực ( Nguyễn Đạt Thuyên )
+ Phó bí thư – Chủ tịch UBND huyện Quốc Oai ( Nguyễn Mạnh Quyền )
- Giúp việc cho Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và Thường trực Huyện
ủy là các Phòng, Ban của Huyện ủy, bao gồm:
+ Văn phòng Huyện ủy
+ Ban tổ chức Huyện ủy
+ Ủy ban kiểm tra Huyện ủy
+ Ban Tuyên giáo Huyện ủy
+ Ban Dân vận Huyện ủy.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy của Huyện ủy Quốc Oai kèm theo phụ lục số 01.
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng

1.2.1.1 Mô hình của văn phòng.
Mỗi bộ phận của văn phòng đều mang chức năng khác nhau, theo từng lĩnh
vực chuyên môn nhất định.
Hình thức hoạt động của văn phòng Huyện ủy Quốc Oai là hình thức tập
trung. Mọi người, tất cả mọi hoạt động diễn ra và được giải quyết là do sự quyết
định của chính lãnh đạo văn phòng. Nhân viên làm việc dưới sự chỉ đạo của Lãnh
đạo, mọi công việc sẽ được chánh văn phòng phân công, chỉ đạo để toàn thể cán
bộ, công chức thực hiện.
Khi có công việc cần giải quyết đều phải xin ý kiến của lãnh đạo văn phòng,
không tùy ý giải quyết, chỉ khi được sự đồng ý của chánh văn phòng thì khi đó
nhân viên mới được làm.

Bùi Thị Hương

9

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Chánh văn phòng là người có chức vụ cao nhất trong Văn phòng Huyện ủy
Quốc Oai. Dưới chánh văn phòng là hai phó chánh văn phòng đảm nhiệm từng
mảng khác nhau, sau cùng là nhân viên.
1.2.1.2.Nguyên tắc làm việc và chế độ làm việc.
- Nguyên tắc làm việc Văn phòng Huyện ủy làm việc theo chế độ thủ trưởng,
kết hợp với chế độ chuyên viên. Mọi hoạt động của Văn phòng nhằm đáp ứng kịp
thời yêu cầu hoạt động của Huyện Ủy, Bí thư Huyện ủy và các phó bí thư. Mỗi

việc được giao cho một chuyên viên làm đầu mối chủ trì theo dõi và chịu trách
nhiệm chính. Nếu công việc đã giao cho một chuyên viên làm đầu mối chủ trì thì
chuyên viên đó phải chịu trách nhiệm chính và chuyên viên phối hợp chịu trách
nhiệm xử lý các nội dung liên quan thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ được
phân công. Bên cạnh đó, giải quyết công việc theo đúng trình tự, thủ tục, thời hạn
quy định, trên tinh thần cải cách hành chính, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc cho các
tổ chức tại địa phương và cá nhân theo quy định, Quy chế làm việc của Huyện ủy.
Đồng thời, cần bảo đảm sự phối hợp, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc
giữa các chuyên viên trong từng đơn vị, giữa các đơn vị với nhau và giữa các lãnh
đạo Văn phòng Huyện ủy. Văn phòng Huyện ủy luôn làm việc và thực hiện theo
nguyên tắc của Đảng.
- Chế độ làm việc, chế độ chuyên viên được áp dụng đối với công tác nghiên
cứu, tham mưu tổng hợp, có tính chuyên sâu về chuyên môn, nghiệpvụ. Lãnh đạo
quản lý, quyết định đúng trách nhiệm và thẩm quyền; chuyên viên được có ý kiến
độc lập về nội dung tham mưu tổng hợp thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
được phân công theo dõi. Chế độ Thủ tưởng là chế độ mà công chức phải chấp
hành quyết định, sự điều hành phân công công việc, theo dõi, đôn đốc thực hiện
nhiệm vụ của lãnh đạo cơ quan, đơn vị theo quy định của Đảng.
1.2.1.3. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và đảm bảo công
tác hậu cần.
Tham mưu, tổng hợp
Bùi Thị Hương

10

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Văn phòng là đầu mối giúp việc, là bộ phân “trọng yếu” thực hiện các chức
năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần. Trong đó, có các công
việc thực hiện thu thập, tổng hợp, phân tích thông tin nhằm cung cấp cho Bí thư và
các Phó Bí thư về cá phương án giải quyết kịp thời, đúng đắn, hiệu quả để Lãnh
đạo Huyện ủy Quốc Oai thực hiện công tác quản lý và đảm bảo điều kiện vật chất
cho cơ quan hoạt động.
- Theo dõi nắm bắt tình hình về hoạt động công tác đảng của các đơn vị trực
thuộc cơ quan.
- Tổng hợp tình hình đề xuất ý kiến giải quyết với Bí thư, Phó bí thư về công
việc chung của cơ quan( tổng hợp tham mưu xây dựng chương trình công tác
thường kỳ - sơ đồ chương trình công tác cảu Huyện ủy Quốc Oai kèm theo phụ
lục số 02, tổng hợp thông tin xử lý công việc…)
- Đề xuất ý kiến về nội dung chương trình công tác, giúp Chánh văn phòng
báo cáo Bí Thư và Phó bí thư Huyện ủy.
- Trực tiếp trao đổi thông tin với các phóng viên của các cơ quan thông tấn
báo chí khi được lãnh đạo Huyện ủy, lãnh đạo văn phòng phân công.
Đảm bảo công tác hậu cần
Hoạt động của Huyện ủy không thể thiếu điều kiện vật chất, phương tiện và các
trang thiết bị phục vụ hoạt động của cơ quan( hoạt động như Hội nghị, hội họp và
các chuyến đi công tác của cơ quan – sơ đồ chuyến đi công tác của Huyện ủy
Quốc Oai kèm theo phụ lục số 03)… Vì Vậy, vai trò hậu cần của văn phòng giữ vị
trí then chốt trong hoạt động của toàn cơ quan.
Nó được cụ thể:
+ Đảm bảo cho Huyện ủy đầy đủ điều kiện vật chất, phương tiện thiết bị và
môi trường làm việc tốt nhất.
+ Quản lý, sắp xếp, bố trí cơ sở vật chất tài sản của Huyện ủy.
+ Phân phối, bổ sung mua sắm sửa chữa các trang thiết bị phục vụ cho hoạt
động của Huyện ủy.

Bùi Thị Hương

11

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1.2.1.4. Quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan.
Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm các công việc liên quan về soạn thảo văn
bản, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu hình hành trong quá trình hoạt
động của cơ quan Huyện ủy Quốc Oai; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của Huyện ủy.
- Thực hiện việc soạn thảo văn bản khi có sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng, lãnh
đạo cơ quan
- Tiếp nhận văn bản, theo dõi việc giải quyết văn bản.
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến của cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.
- Lưu trữ các tài liệu của cơ quan, phục vụ vào việc khai thác và sử dụng tài liệu
khi cần.
Một số hình ảnh về phòng lưu trữ của Huyện ủy Quốc Oai kèm theo phụ lục
số 03
1.2.1.5 Quản lý tài chính.
- Công việc này do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Xây dựng và thực hiện dự toán chi
kinh phí hàng năm, hàng quý, hàng tháng đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và cơ
quan.
1.2.1.6 Thực hiện văn hóa công sở.

Văn hóa công sở là nét đẹp văn hóa không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức.
Nó thể hiện trong cách ứng xử, trong giao tiếp, cách ăn mặc, cử chỉ đi đứng, và cả
thái độ phục vụ khách hàng… Văn hóa công sở có tốt thì mọi hoạt động trong toàn
cơ quan tổ chức cũng dễ dàng hơn.
Tại Văn phòng Huyện ủy Quốc Oai và cả toàn cơ quan, văn hóa công sở tại nơi
đây rất được chú trọng. Từ trang phục ăn mặc hàng ngày, hay lễ phục trong hội
nghị, khi tiếp khách, đặc biệt là các ngày lễ lớn.
- Nam: Mặc comle thắt cà vạt hoặc áo sơ mi thắt cà vạt.
- Nữ: Mặc áo dài truyền thống, comle nữ, hoặc váy công sở.
Bùi Thị Hương

12

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Lãnh đạo văn phòng và nhân viên luôn làm việc với thái độ lich sự, nhã nhặn,
vui vẻ. Khi tiếp dân luôn tỏ ra thân thiện, cởi mở.
Lãnh đạo luôn quan tâm, nhắc nhở nhân viên thực hiện văn hóa công sở.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy
Quốc Oai.
1. 2.2.1Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Huyện ủy Quốc Oai.
A, Chức năng:
Văn phòng Huyện ủy là cơ quan tham mưu, tổng hợp của Huyện ủy mà trực
tiếp và thường xuyên là Ban thường vụ và Thường trực Huyện ủy trong tổ chức,
điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của các cơ quant ham

mưu; tham mưu, đề xuất về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy đối
với lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, đối ngoại trong huyện; nguyên tắc, chế độ
quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ.
Trực tiếp quản lý tài sản, tài chính của huyện ủy và các cơ quan chuyên trách
tham mưu giúp việc Huyện ủy, bảo đảm hậu cần cho hoạt động của cấp ủy; là
trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo của cấp ủy Huyện.
B, Nhiệm vụ:
Nghiên cứu, đề xuất
Xây dựng chương trình công tác của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ,
Thường trực Huyện ủy; phối hợp với Ban tổ chức Huyện ủy giúp Ban Chấp hành,
Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy xây dựng và tổ chức quy chế làm việc.
Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực hiện công tác đối ngoại của Huyện ủy.
Sơ kết, tổng kết thực tiễn về công tác Văn phòng cấp ủy.
Hướng dẫn, thực hiện, kiểm tra, giám sát
Đảm bảo công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của huyện ủy; ché đọ cung
cấp thông tin cho các Ban, các Đoàn thể, cấp ủy viên và các tổ chức; theo dõi, đôn
đốc các chi, đảng bộ cơ sở, các cơ quan trực thuộc Huyện ủy, Mặt trận tổ quốc, các
Bùi Thị Hương

13

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đoàn thể và các cơ quan, tổ chức thực hiện chế đọn thông tin báo cáo cấp ủy theo
quy định.

Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi; quản lý, khai
thác mạng công nghệ thông tin; thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện chế
độ bảo vệ bí mật của Đảng.
Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ, kiểm tra,giám sát việc thực hiện nhiệm vụ
công tác Văn phòng và công tác tài chính – kế toán cho các chi, Đảng bộ cơ sở
Thẩm định, thẩm tra
Đề án của các cơ quan, tổ chức trước khi trình ký ban thường vụ, Ban Chấp
hành và Thường trực về: yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành và thể
thức văn bản của đề án.
Nội dung các đề án thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính trước khi trình
Ban Thường vụ, Thường trực ( nếu được Ban Thường vụ, Thường trực giao )
Phối hợp
Tham gia, phối hợp với các cơ quan liên quan nghien cứu, đề xuất, tham
mưu cho cấp ủy Huyện ban hành một số đề án, chỉ thị, Nghị quyết, chương trình
hành động để triển khai, thực hiện tốt nghị quyết của Đại hội Đảng bộ Huyện và
các Chỉ thị, Nghị quết của cấp trên về phát triển kinh tế - xã hội, nội chính; tham
gia ý kiến với các cơ quan nhà nước trong việc thực hiện các Nghị quyết của Đảng
về phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương
Tham gia phối hợp với ban tổ chức Huyện ủy trong việc quản lý, tổ chức bộ
máy, cán bộ, biên chế văn phòng.
Phối hợp với các ban Đảng, chi, Đảng bộ cơ sở trực thuộc Huyện ủy tham
mưu giú Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, sơ
kết, tổng kết việc thực hiện Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế
của Trung ương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ.
Phối hợp với các cơ quan tư pháp giúp Ban Thườngvụ, Thường trực Huyện
ủy chỉ đạo công tác nội chính, xử lý các vụ việc, vụ án nghiêm trọng, phức tạp ở
địa phương theo quy định.
Bùi Thị Hương

14

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Phối hợp với các cơ quan chức năng nhà nước trong việc quản lý quy hoạch,
kế hoạch đấu tư xấy dựng cơ bản; đầu tư dự án cho cơ quan Đảng theo đúng quy
định của luật pháp.
Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy giao
Tiếp nhận và xử lý đơn thư, thư gửi đến Huyện ủy; kiến nghị với Thường
trực Huyện ủy xử lý những đơn thư có nội dung quan trọng; theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết một số đơn, thư được Thường trực huyện ủy giao. Phối hợp với các cơ
quan chức năng tổ chức tiếp công dân.
Tổng hợp tình hình tổ chức thực hiện Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Quy
định, Quy chế của cấp ủy cấp trên; tình hình hoạt động của các cơ quan chuyên
trách tham mưu giup việc huyện ủy và các chi, Đản bộ cơ sở trực thuộc Huyện ủy.
Giúp Huyện ủy thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất.
Quản lý, tổ chức khai thác tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam,
Mặt trận Tổ quốc và các Đoàn thể Chính trị - xã hội theo quy định; giúp Huyện ủy
chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.
Là đại diện chủ sở hữu tài sản của Đảng bộ; trực tiếp quản lý tài chính, tài
sản, chi tiêu ngân sách Đảng. Đảm bảo điều kiện vật chất và các trang thiết bị phục
vụ hoạt động của cấp ủy; đảm bảo cơ sở vật chất cho cơ quan trực thuộc Huyện ủy
theo sự phân công, phân cấp.
Tổ chức quản lý, khai thác, sử dụng, bảo vệ mạng thông tin diện rộng của
Đảng bộ; hướng dẫn công nghệ thông tin cho các cơ quan chuyên trách tham mưu,
giúp việc Huyện ủy và các chi, Đảng bộ cơ sở.

Là đầu mối giúp Thường trực Huyện ủy xử lý công việc hàng ngày; phối
hợp điều hòa chương trình công tác của đồng chí Bí thư, các Phó bí thư và một số
các hoạt động của các đồng chí ủy viên Ban Thường vụ để thực hiện quy chế làm
việc, chương trình công tác; phối hợp, điều hòa hoạt động các cơ quan tham mưu
phục vụ hoạt động của Huyện ủy.

Bùi Thị Hương

15

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội Đảng bộ Huyện; Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy triệu tập; các cuộc làm việc của
đồng chi Bí thư, Phó bí thư Huyện ủy
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được Ban Thường vụ, Thường trực
giao.
1.2.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Văn phòng Huyện ủy bao gồm:
Chánh văn phòng Huyện ủy ( Đào Đức Anh )
Phó chánh văn phòng ( phụ trách Hành chính tổng hợp – Nguyễn Thị Thu
Nga)
Phó chánh văn phòng ( phụ trách Quản trị - Nguyễn Doãn Tuấn )
Và một số bộ phận trong văn phòng tham mưu, giúp việc cho mọi hoạt động
của cơ quan, của văn phòng phục vụ cho Chánh văn phòng và các phó chánh văn

phòng. Bao gồm:
+ Phòng Kế toán
+ Phòng Văn thư
+ Phòng lưu trữ
+ Phòng bảo vệ
+ Phòng lái xe.
• Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng Huyện ủy Quốc Oai kèm theo phụ lục số 02.
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng.
1.2.3.1 Vị trí việc làm trong văn phòng.
Mỗi một vị trí công việc trong văn phòng huyện ủy Quốc Oai đảm nhiệm
từng công việc, theo lĩnh vực chuyên môn nhất định. Nhưng nó có quan hệ chặt
chẽ và gắn kết với nhau, góp phần tạo nên sự thống nhất, đi vào nề nếp giải quyết
công việc để phục vụ hiệu quả cho công tác của toàn cơ quan.
Bộ máy tổ chức trong văn phòng Huyện ủy Quốc Oai bao gồm các vị trí sau:
1. Chánh văn phòng:

Bùi Thị Hương

16

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Là người lãnh đạo toàn bộ nhân viên trong văn phòng và có quyền quyết định cao
nhất trong văn phòng Huyện ủy Quốc Oai.

2. Phó chánh văn phòng phụ trách hành chính và tổng hợp:
là người sau quyền hành cảu chánh văn phòng và thực hiện nhiệm vụ công việc
theo lĩnh vực của mình và dưới sự chỉ đạo của chánh văn phòng.
3. Phó chánh văn phòng phụ trách quản trị: :
là người sau quyền hành cảu chánh văn phòng và thực hiện nhiệm vụ công việc
theo lĩnh vực của mình và dưới sự chỉ đạo của chánh văn phòng.
4. Chuyên viên tổng hợp: thực hiện nghiệp vụ chuyên môn mà mình đảm nhiệm
5. Nhân viên kế toán: thực hiện nghiệp vụ chuyên môn mà mình đảm nhiệm
6. Nhân viên phụ trách Quản trị mạng: thực hiện nghiệp vụ chuyên môn mà mình
đảm nhiệm
7. Nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ và thủ quỹ: thực hiện nghiệp vụ chuyên
môn mà mình đảm nhiệm
8. Nhân viên lái xe: thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
9. Nhân viên bảo vệ cơ quan: đảm bảo giữ gìn an ninh trật tự trong cơ quan và tài
sản chung trong văn phòng, cơ quan.
10. Nhân viên tạp vụ: thực hiện nhiệm vụ của mình và theo sự chỉ đạo của lãnh đạo
văn phòng, lãnh đạo cơ quan.
1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng Huyện
ủy Quốc Oai

Bùi Thị Hương

17

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

HUYỆN ỦY QUỐC OAI
VĂN PHÒNG
*
Số 128-QC/VPHU

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Quốc Oai, ngày 11 tháng 02 năm 2016

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CÁC VỊ TRÍ TRONG VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY
QUỐC OAI
( ban hành kèm theo Quyết Định Số 123-QĐ/HU ngày 30 tháng 01 năm 2016 )
Điều 1: Chánh văn phòng ( đồng chí Đào Đức Anh )
1. Quyền hạn:
Là người quản lý điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng Huyện ủy.
Chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy, Thủ trưởng cơ quan
Huyện ủy về toàn bộ công tác của Văn phòng và trực tiếp chỉ đạo các công việc
trong văn phòng, cơ quan.
2. Nhiệm vụ.
- Tham mưu giúp Ban Thường vụ xây dựng chương trình công tác của Huyện
ủy; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình công tác của Huyện ủy.
- Giúp Ban Thường vu Huyện ủy ( trực tiếp là thường trực Huyện ủy ) giải
quyết công việc hàng ngày. Phụ trách chung công việc lãnh đạo, chỉ đạo của Văn
phòng Huyện ủy và trực tiếp phụ trách cong tác tổ chức cán bộ, quản lý tài sản của
văn phòng và của cơ quan Huyện ủy, phụ trách công tác tài chính kế toán, thủ quỹ,
văn thư, tin học của cơ quan.
- Hoàn chỉnh các văn bản dự thảo của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ
Huyện ủy, thẩm định văn bản do đó Phó văn phòng tổng hợp và các cơ quan xây
dựng trước khi trình ký ban hành.
- Chánh văn phòng được dự các Hội nghị ( Thường trực, Thường vụ, Ban

Chấp hành Huyện ủy theo quy chế của Huyện ủy ). Thừa lệnh Thường trực, Ban
Thường vụ Huyện ủy ký các loại thông báo, công văn, giấy mời họp của Huyện ủy
và các văn bản khác khi được thừa lệnh ký. Là ủy nhiệm chi khi chủ tài khoản ủy
Bùi Thị Hương

18

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

quyền và duyệt ký các chứng từ thu chi của cơ quan, đảm bảo đúng chế độ tài
chính.
3. Mối quan hệ công tác.
- Thực hiện công tác đối ngoại của cơ quan, giữ mối quan hệ với các Ban xây
dựng Đảng trong thực hiện nhiệm vụ.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.
- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về Quản lý và bồi dưỡng nghiệp vụ quản
lý theo tiêu chuẩn của đảng ngạch chuyên viên trở lên.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 5 năm làm việc về quản lý.
Điều 2: Phó chánh văn phòng phụ trách hành chính và tổng hợp ( đồng chí
Nguyễn Thị Thu Nga )

1. Quyền hạn:
- Thực hiện các nhiệm vụ mà thường trực huyện ủy phân công, chánh văn
phòng chỉ đạo.
- Lãnh đạo, đôn đốc nhân viên trong văn phòng thực hiện tốt các công việc.
2. Nhiệm vụ
Giúp Chánh văn phòng phụ trách các nhiệm vụ sau:
- Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, dự thảo các văn bản của
Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Huyện ủy theo sự chỉ đạo của Chánh văn phòng.
- Trực tiếp chủ động xây dựng các báo cáo hàng tháng, qúy, năm đảm bảo
chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng chỉ đạo và thực hiện các
chức trách, nhiệm vụ của Chánh văn phòng khi được Chánh văn hòng ủy quyền.
Bùi Thị Hương

19

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Phó chánh văn phòng xác nhận thanh toán liên quan đến hoạt động phụ trách
của mình.
- Dự các cuộc họp do Chánh văn phòng phân công.
3. Mối quan hệ công tác.
Giữ mối quan hệ tốt trong nội bộ và ngoài cơ quan.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.

- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về Quản lý và bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý
theo tiêu chuẩn của đảng ngạch chuyên viên trở lên.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác quản
lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 4 năm làm việc về quản lý.
Điều 3: Phó chánh văn phòng phụ trách Quản trị ( đồng chí Nguyễn Doãn
Tuấn )
1. Quyền hạn
- Thực hiện các nhiệm vụ mà thường trực huyện ủy phân công, chánh văn
phòng chỉ đạo.
- Lãnh đạo, đôn đốc nhân viên trong văn phòng thực hiện tốt các công việc.
2. Nhiệm vụ
-Giúp Chánh văn phòng phụ trách các nhiệm vụ sau:
- Đảm nhiệm công tác bảo vệ an ninh trật tự trong phạm vi cơ quan của
Huyện ủy.
- Sắp xếp, điều động xe ô tô phục vụ công tác của Thường trực và của cơ
quan theo đúng quy định, lập sổ theo dõi và đố chiếu xác nhận thanh toán liên quan
đén hoạt động của xe ô tô cơ quan.
- Phó chánh văn phòng theo dõi, phối hợp với các cơ quan tư pháp.
Bùi Thị Hương
20
Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Giúp Chánh văn phòng trong việc chuẩn bị các điều kiện phục vụ Hội nghị
của Huyện ủy và cơ quan Huyện ủy, các điều kiện phục vụ sự lãnh đạo của thường
trực, Thường vụ Huyện ủy và hoạt động của các Ban xây dựng Đảng theo sự chỉ
đạo của Chánh văn phòng. Theo dõi đôn đốc công tác quản lý tài sản, nội vụ cơ
quan, nội quy làm việc của cơ quan.
- Phó chánh văn phòng quản lý việc in ấn, phô tô tài liệu của các Ban xây
dựng Đảng thuộc Huyện ủy ( có lệnh phô tô, đánh máy ).
3. Mối quan hệ công tác.
Thực hiện tốt mối quan hệ trong nội bộ cơ quan, văn phòng, giữa cấp trên và
cả nhân viên.
Đảm bảo tốt mối quan hệ ngoài cơ quan các ban đảng trực thuộc và cấp đảng
trung ương, thành phố.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.
- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về Quản lý và bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý
theo tiêu chuẩn của đảng ngạch chuyên viên trở lên.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác quản
lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 4 năm làm việc về quản lý.
Điều 4. Chuyên viên tổng hợp ( đồng chí Nguyễn Thị Xuân )
1. Quyền hạn
Thực hiện các nhiệm vụ của Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
Thực hiện đúng nghiệp vụ chuyên môn mà mình đảm nhiệm.
2. Nhiệm vụ.
- Tham mưu công tác tổng hợp, dự thảo các văn bản của Ban chấp
hành, Ban thường vụ Huyện ủy theo sự chỉ đạo của Chánh văn phòng.

Bùi Thị Hương

21

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Tham mưu xây dựng các báo cáo hàng tháng, quý, năm đảm bảo chính xác,
kịp thời phục vụ lãnh đạo.
- Tham mưu nhiệm vụ tiếp dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, đơn kiến
nghị, báo cáo chánh văn phòng trình Thường trực xử lý.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo văn phòng phân công.
- Dự các cuộc họp do chánh văn phòng phân công.
3. Mối quan hệ công tác.
Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
Giao dịch thân thiện với khách hàng tới cơ quan.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học.
và bồi dưỡng nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của đảng ngạch chuyên viên trở lên.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác
quản lý, điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 2 năm làm việc về chuyên môn nghiệp
vụ
Điều 5: Nhân viên kế toán ( đồng chí Nguyễn Thị Trang )

1. Quyền hạn
Thực hiện các nhiệm vụ của Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
Thực hiện đúng nghiệp vụ chuyên môn kê toán mà mình đảm nhiệm.
2. Nhiệm vụ
Thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Giúp lãnh đạo văn phòng xây dựng và thực hiện dự toán chi kinh phí hàng năm,
hàng quý, hàng tháng đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo và cơ quan.
- Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính, đồng thời làm tốt công tác theo dõi, quản
lý tài sản chung của cơ quan.
Bùi Thị Hương

22

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Giúp chủ tài khoản và ủy nhiệm chi của cơ quan thẩm định về chế độ, nguyên tắc,
chứng từ trước khi trình duyệt chi, đảm bảo đúng nguyên tắc.
- Phối hợp cùng Phó chánh văn phòng thực hiện đối chiếu, thanh quyết toán hoạt
động của xe ô tô cơ quan.
- Đồng chí kế toán theo dõi và quản lý công tác thu, nộp Đảng phí.
- Giúp Lãnh đạo văn phòng thực hiện chế độ báo cáo, quyết toán tài chính theo định
kỳ với kho bạc của Huyện, phòng tài chính kế toán và Văn phòng Thành phố Hà
Nội.
- Được tham gia các nhiệm vụ khác khi có sự phân công, chỉ đạo của Lãnh đạo Văn

phòng.
3. Mối quan hệ công tác.
Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
Giao dịch thân thiện với khách hàng tới cơ quan.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học trở lên.
- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về Quản lý và bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý theo
tiêu chuẩn của đảng ngạch chuyên viên trở lên.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác quản lý,
điều hành.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 1 năm làm việc về chuyên môn.
Điều 6: Đồng chí Quản trị mạng và đánh máy ( đồng chí Kiều Quang Hưng )
1. Quyền hạn
Thực hiện các nhiệm vụ của Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
Thực hiện đúng nghiệp vụ chuyên môn mà mình đảm nhiệm.
2. Nhiệm vụ
Đảm nhiệm các nhiệm vụ sau:
Bùi Thị Hương
23

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

- Gửi nhận văn bản theo đường truyền mạng đảm bảo kịp thời, đúng thời gian. Đồng
bộ cơ sở dữ liệu Đảng viên theo lịch hàng tháng, sao chép thường xuyên dữ liệu
Đảng viên để đảm bảo việc lưu trữ dữ liệu; đánh máy, in ấn các loại tài liệu phục
vụ cấp ủy, văn phòng bảo đảm chính xác và kịp thời.
- Giúp Chánh văn phòng quản lý, bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống điện, nước, máy vi
tính trong cơ quan và hướng dẫn các Ban sử dụng máy vi tính.
- Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ bảo mật, bảo quản, giữ gìn phương tiện máy móc,
việc in ấn tài liệu phải được Chánh văn phòng kiểm duyệt. Không mang băng, đĩa
từ nơi khác về chạy trên máy, không sử dụng máy làm việc riêng của cá nhân. Các
dữ liệu cần nạp vào máy hoặc sao ra cung cấp cho người khác, cơ quan phải được
sự đồng ý của chánh văn phòng.
- Bảo vệ an toàn dữ liệu trong máy không lan truyền hay để lộ thông tin ra bên ngoài
hay làm mất thông tin dữ liệu trong máy. Trực tiếp quản lý, sử dụng máy phô tô,
chỉ được phô tô văn bản khi có sự chỉ đạo của Lãnh đạo văn phòng. Không để
người không có nhiệm vụ tự động Sử dụng máy phô tô. Nếu do thiếu tinh thần
trách nhiệm hoặc làm việc ngoài quy định để hư hỏng máy móc cá nhân sẽ hoàn
toàn phải chịu trách nhiêm.
- Đồng chí Quản trị mạng và đánh máy sẽ tham gia các nhiệm vụ khác khi có sự
phân công chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng.
3. Mối quan hệ công tác.
- Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
4. Trình độ:
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học.
- Trình độ quản lý: Có chứng chỉ về bồi dưỡng nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của
đảng ngạch chuyên viên trở lên.
- Trình độ lý luận chính trị: Đã kết nạp đảng viên.
- Có trình độ ngoại ngữ (Anh) trình độ B trở lên
- Có trình độ tin học văn phòng: biết sử dụng máy vi tính trong công tác.
5. Kinh nghiệm công tác: Có ít nhất 1 năm làm việc về chuyên môn.
Bùi Thị Hương

24

Lớp QTVP K1B


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Điều 7: Chuyên viên văn thư, lưu trữ – thủ quỹ ( Bùi Thị Thùy Linh )
1. Quyền hạn.
Thực hiện các nhiệm vụ của Bí thư, Phó Bí thư Huyện ủy và lãnh đạo văn
phòng giao.
Thực hiện đúng nghiệp vụ chuyên môn kê toán mà mình đảm nhiệm.
2. Nhiệm vụ
- Gửi nhận văn bản theo đường truyền mạng đảm bảo đúng thời gian. Tiếp nhận
công văn đến, ghi vào sổ công văn đến và chuyển cho Chánh văn phòng xử lý,
chuyển giao lấy chữ ký người nhận công văn. Gửi tài liệu đi phải ghi số vào sổ
công văn đi đảm bảo đúng đối tượng, kịp thời và chính xác. Tham mưu giúp Lãnh
đạo văn phòng về thể thức văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Trực điện thoại, quản lý các loại con dấu và chấp hành nghiêm chỉnh chế độ bảo
mật, chế độ bảo quản và xử dụng con dấu.
- Trực tiếp quản lý, sử dụng máy photo, chỉ được photo các văn bản khi có sự chỉ
đạo trực tiếp của lãnh đạo văn phòng. Không để người không có nhiệm vụ tự động
sử dụng máy photo.
- Phụ trách văn phòng phẩm của cơ quan và Huyện ủy : Giúp Chánh văn phòng hợp
đồng, mua sắm đầy đủ văn phòng phẩm, đảm bảo cho moi hoạt động của cơ quan
và của Huyện ủy, quan lý nhập và xuất văn phòng phẩm đúng quy định.
- Làm nhiệm vụ quản lý tiền mặt thu, chi kinh phí đúng với quy định về công tác

quản lý.
- Bảo quản tài liệu lưu trữ, sắp xếp, chỉnh lý phục vụ khai thác văn bản khi cần thiết
và cập nhật văn kiện qua các kỳ Đại hội. Đôn đốc các phòng, ban nộp văn bản, tài
liệu lưu trữ đúng thời hạn quy định về việc nộp lưu.
- Quản lý phòng thư viện của cơ quan và phụ giúp công việc trong cơ quan của
người văn thư.
- Chuyên viên văn thư, lưu trữ – Thủ quỹ tham gia một số nhiệm vụ khác khi được
sự phân công, chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng.
3. Mối quan hệ công tác.
Đảm bảo mối quan hệ trong nội bộ, giữa cấp trên và đồng nghiệp.
Giao dịch thân thiện với khách hàng tới cơ quan.
Bùi Thị Hương

25

Lớp QTVP K1B