Công tác văn thư tại HĐND – UBND huyện hàm yên

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................3
PHỤ LỤC.............................................................................................................3
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT......................................................................4
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài................................................................................3
2.Mục tiêu của đề tài.............................................................................3
3 . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu....................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo..................................................................3
5. Lịch sử nghiên cứu............................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...................................................................4
7. Bố cục của đề tài...............................................................................4
PHẦN I.................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................5
1.1. Tổng quan về UBND huyện và chức năng nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNB – UBND huyện Hàm Yên tỉnh
Tuyên Quang.................................................................................................5
1.1.1. Tổng quan về huyện Hàm Yên tỉnh Tuyên Quang......................5
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND – UBND.................................................................................6
1.1.2.1. Chức năng.................................................................................6
1.1.2.2. Nhiệm vụ..................................................................................6
1.1.2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Hàm Yên.................9
1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính của
Văn phòng HĐND – UBND..........................................................................9

Lương Thị Hường

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.ĐND – UBND huyện...10
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng HĐND –UBND huyện
Hàm Yên......................................................................................................10
1.2.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND..........................12
1.2.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên12
1.2.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HDND - UBND
huyện Hàm Yên...........................................................................................14
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên............................................14
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm..........................................................15
1.2.3.2. Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong Văn phòng
HĐND – UBND huyện Hàm Yên...............................................................18
1.2.3.2.1. Chánh văn phòng (01 người)...............................................18
1.2.3.2.2. Phó Chánh văn phòng ( 02 người)......................................19
1.2.3.2.3. các chuyên viên Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND
và UBND (06 người)...................................................................................21
Phần II................................................................................................................22
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN HÀM YÊN..........................................................................................22
2.1. Khái niệm, vị trí, vai trò, ý nghĩa, nội dung công tác Văn thư.....22
2.1.1. Khái niệm về công tác Văn thư.................................................22

2.1.2. Vị trí công tác Văn thư..............................................................22
2.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư....................................................22
2.2. Nội dung công tác Văn thư...........................................................23
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...................................23
2.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến, văn bản đi.............26
Lương Thị Hường

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.............................26
2.2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi...............................28
2.2.2.3. Tổ chức và giải quyết văn bản nội bộ, văn bản mật...............31
2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu......................................................32
2.2.3.1. Khái niệm con dấu..................................................................32
2.2.3.2. Tầm quan trong của con dấu..................................................32
2.2.3.3 Việc quản lý con dấu...............................................................32
2.2.3.4. Sử dụng con dấu.....................................................................33
2.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.....................34
2.2.4.1. Khái niệm hồ sơ......................................................................34
2.2.4.2. Nội dung của việc lập hồ sơ...................................................34
2.2.4.3. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.......................................37
PHẦN III............................................................................................................41
KẾT LUẬN VÀ ĐỄ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................41
3.1 Đánh giá chung..............................................................................41
3.1.1 Ưu điểm......................................................................................41

3.3.2. Hạn chế......................................................................................41
3.1.3 nguyên nhân...............................................................................42
3.2 Đề xuất kiến nghị..........................................................................43
KÉT LUẬN........................................................................................................47
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
Phụ lục 03 Quy trình đăng ký văn bản đến.....................................................5
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

Lương Thị Hường

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1
2
3

4

UBND
HĐND
CT
P

Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Chủ tịch
Phòng

5

PCT

Phó chủ tịch

6

CVP

Chánh Văn phòng

7

CNTT

Công nghệ thông tin

8

PCVP

Phó chánh văn phòng`

9

VTVL

Vị trí việc làm

Lương Thị Hường

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU

Văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường
xuyên của mỗi cơ quan trong mỗi lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước,
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư luôn được quan tâm bởi nó luôn
được đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản – tài liệu,
Làm tốt công tác văn thư, giấy tớ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải quyết
công việc nhanh chóng chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp.

với vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương,
chính sách ngày càng hiện đại đối với công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt
động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”
nhằm giúp những cán bộ văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết đã được học
vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh
viên đi thực tập tại các cơ quan, doanh nghiệp…
Được sự quan tâm và giới thiệu của nhà trường, cùng sự giúp đỡ của lãnh
đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên, em đã được tiếp nhận thực
tập tại văn phòng từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016. Tromg khoảng
thời gian này, bản thân em đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm
cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý
thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phòng nơi đây.
Là một cán bộ văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị cho
em một số kiến thức cơ bản, trước hết là nhận thức rõ về công tác văn thư – lưu
trữ, nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với sự phát
triển của đất nước, thấy được những bất cập trong công tác này ở mỗi cơ quan. Từ
đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ trẻ như chúng em là rất lớn.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới:
Th.s Lâm Thu Hằng giảng viên hướng dẫn thực tập và các thầy cô trong
Lương Thị Hường

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khoa Quản trị văn phòng cũng như các thầy cô trong trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tận tình chỉ bảo và trang bị cho chúng em những kiến thức quý giá để
chúng em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập ngành nghề này.
Chú Trịnh Quang Sáng phó chánh văn phòng, chú Vũ Tất Thành – Phó
Chánh Văn phòng HĐND - UBND, anh Nguyễn Tiến Đạt cán bộ Văn thư, và cô
chú, anh chị trong cơ quan đã tạo điều kiện và tận tình giúp đỡ em trong quá
trình thực tập và thu thập tài liệu, tìm hiểu kỹ năng cơ bản của ngành Quản trị
văn phòng,
Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu và làm quen với công việc
chưa thực sự được sâu sắc, nên bài cáo cáo còn nhiều chỗ chưa hoàn chỉnh, kính
mong thầy cô và các cô chú, anh, chị trong Văn phòng HĐND – UBND góp ý
kiến để em hoàn thành bài báo cáo được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Lương Thị Hường

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh của nền kinh
tế thị trường, là sự ra đời của các cơ quan tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và

các loại hình kinh doanh đa dạng phong phú. Mỗi cơ quan tổ chức đều có cách
sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên của tổ chức.
Trong bất cứ cơ quan nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa
các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân. Vì vậy công tác Văn thư - Lưu
trữ có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các cơ quan nhà nước, bởi mỗi văn
bản giấy tờ điều được tập chung vào đầu mối là Văn thư – Lưu trữ để quản lý và
sử dụng có hiệu quả, có thể nói công tác văn thư lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp
cho lãnh đạo cơ quan. Làm tốt công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp
đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đó lãnh đạo đưa
ra những quyết sách đúng đắn
Đẻ tìm hiểu rõ hơn về công tác tỏ chức văn phòng và đặc biệt là công tác
Văn thư , lưu trữ, nắm được nhữn thuận lợi và khó khăn của ngành. Trong quá
trình thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên. Em xin đưa ra
đề tài “ Tìm hiểu về công tác văn thư của cơ quan”
2. Mục tiêu của đề tài
- Khảo sát công tác Văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác Văn thư
- Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động công tác văn thư tại văn phòng
HĐND và UBND huyện Hàm Yên. Thấy được những ưu điểm, hạn chế và đưa
ra được những đề xuất hữu ích cho hoạt động của cơ quan.
3 . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng ngiên cứu: công tác Văn thư
Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Từ các giáo trình, văn bản,tài liệu, về công tác văn thư tại cơ quan…
5. Lịch sử nghiên cứu
Công tác văn thư là đề tài được rất nhiều các nhà khoa học cũng như các
Lương Thị Hường

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sinh viên nghiên cứu rất nhiều, công tác Văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng,
ban hành và quản lý văn bản đảm bảo cho hoạt động của cơ quan,
Cho đến nay đã có một số bài viết của các anh chị khóa trước viết về công
tác và hoạt động của văn phòng, tuy nhiên chưa cá bài viết nào nghiên cứu sâu
về thực tiễn tổ chức của công tác Văn thư. Đây là một đề tài được nhiều sự quan
tâm, nghiên cứu nhằm đưa ra những giải phá và phương hướng cụ thể để cải tiến
công tác văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại văn phòng HĐND-UBND huyện em đã được
thực tập tại bộ phận văn thư – lưu trữ của cơ quan. Tại đây em đã được thực
hiện các nghiệp vụ văn phòng về công tác văn thư. Trong bài báo cáo sử dụng
các phương pháp:
Phương pháp quan sát
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
Phương pháp điều tra, khảo sát
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận. Bố cục của bài báo cáo thực tập gồm ba
phần:
Phần I khảo sát công tác văn phòng của cơ quan.
Phần II tìm hiểu về công tác văn thư.
Phần III kết luận và đề xuất kiến nghị.

Lương Thị Hường

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.1. Tổng quan về UBND huyện và chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức của Văn phòng HĐNB – UBND huyện Hàm Yên tỉnh Tuyên
Quang.
1.1.1. Tổng quan về huyện Hàm Yên tỉnh Tuyên Quang
Lịch sử hình thành: Huyện Hàm Yên xưa có tên là huyện Sóc Sùng, đời
nhà Minh có tên là Văn Yên sau nhập vào huyện Khoáng, đời Lê Sơ gọi là
huyện Sùng Yên sau đổi là Phúc Yên năm Minh Mạng thứ 3 (1822) Kỵ hý chữ
phúc đổi tên làm Hàm Yên. Năm Duy Tân thứ 7 (1913) chia huyện Hàm Yên
thành hai huyện đó là huyện Hàm Yên và huyện Yên Sơn, tháng 12 năm 1975
trên cơ sở hợp nhất hai tỉnh Tuyên Quang và Hà Giang thành tỉnh Hà Tuyên,
Hàm Yên là huyện lỵ của tỉnh Hà Tuyên năm 1991 khi tách Tuyên Quang và Hà
Giang thành hai tỉnh, khi đó Hàm Yên là một huyện của tỉnh Tuyên Quang.
Vị trí địa lý: Huyện Hàm Yên nằm ở phía Tây tỉnh Tuyên Quang, phía Bắc
giáp Bắc Quang (tỉnh Hà Giang) phía Nam giáp Yên Sơn, phía Đông giáp huyện
Chiêm Hóa, Lâm Bình và phía Tây giáp huyện Yên Bình, Lục Yên (tỉnh Yên
Bái)

Diện tích: huyện Hàm Yên tỉnh Tuyên Quang có diện tích 907 km2
Dân số: huyện Hàm Yên có 109.730 người (năm 2009) huyện lị thị trấn
Hàm Yên nằm trên quốc lộ 2 cách thành phố Tuyên Quang khoảng 40km về
hước Tây Bắc, huyện cũng là nơi con Sông Lô chảy qua
Dân tộc: UBND huyện Hàm Yên chủ yếu là dân tộc thiểu số chiếm số đông
bao gồm: Tày, Nùng, Dao, H’mông…
Kinh tế: chủ yếu dựa vào canh tác nông nghiệp như: trồng cam, lúa, ngô,
sắn, nuôi cá và chăn nuôi các loại gia súc như trâu, bò, dê, trồng cây công
nghiệp như chè, keo, mỡ…

Lương Thị Hường

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đơn vị hành chính: huyện Hàm Yên được chia thành 17 xã và 1 thị trấn
1
2
3
4
5
6
7
8

9

Xã Tân Thành
Xã Minh Hương
Xã Bình Xa
Xã Thành Long
Xã Nhân Mục
Xã Bằng Cốc
Xã Đức Ninh
Xã Thái Sơn
Xã Thái Hòa

10 Xã Yên Phú
11 Xã Yên Lâm
12 Xã Phù Lưu
13 Xã Minh Dân
14 Xã Minh Khư0ơng
15 Xã Bạch Xa
16 Xã Yên Thuận
17 Xã Hùng Đức
18 Thị trấn Tân Yên

1.1.2. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND – UBND
1.1.2.1. Chức năng
UBND huyện Hàm Yên là cơ quan hành chính nhà nước ở cấp huyện. thực
hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26
tháng 11 năm 2003.
Ủy ban nhân dân (UBND) do Hội đồng nhân dân (HĐND) bầu ra, là cơ
quan giúp việc cho HĐND vừa là cơ quan chấp hành của HĐND vừa là cơ quan

hành chính Nhà nước ở địa phương. Chịu trách nhiệm và báo cáo các mặt công
tác trước HĐND và UBND tỉnh, chịu sự lãnh đạo toàn diện của huyện Ủy, chỉ
đạo của UBND tỉnh.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc
phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước
từ cấp Trung ương đến địa phương.
1.1.2.2. Nhiệm vụ
UBND huyện Hàm Yên là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương đại
diện cho nhà nước quản lý mọi lĩnh vực như: kinh tế, nông nghiệp, công nghiệp,
Lương Thị Hường

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, môi trường, thể dục thê thao,
truyền thanh, truyền hình…
- Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ,
quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc

thực hiện kế hoạch đó.
+ Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn: dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương: hướng dẫn, kiểm UBND xã, thị
trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị
trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
- Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng. Trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó.
+ Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản.
+ Thực hiện giao đất, giao rừng cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ
gia đình sử dụng sai mục đích, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai
theo quy định của pháp luật.

Lương Thị Hường

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
+ Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp.
- Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, y tế,
thông tin, thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử.
+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế,quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân, phòng, chống dịch
bệnh, bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính, UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
+ Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên.
+ Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện.
+ Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành

chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
Lương Thị Hường

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
+ UBND huyện quyết định dự toán thu chi ngân sách nhà nước trên địa bàn
huyện, dự toán thu chi ngân sách và phân bổ ngân sách của mình để phát triển
kinh tế địa phương, thực hiện các quyền về ngân sách của địa phương theo pháp
luật.
+ Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra Nghị
quyết của HĐND xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định.
+ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội như phát triển
công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp, du lịch và dịch vụ thương mại trên địa bàn
huyện.
+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
+ Quản lý Nhà nước về công tác giáo dục, văn hóa, thông tin, thể thao, y tế,
khoa học công nghệ, giao thông vận tải...
1.1.2.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Hàm Yên.
( Xem phụ lục 01 )
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hàm Yên được hoạt động trên cơ sở Luật

tổ chức chính quyền địa phương ban hành ngày 19 thán g 6 năm 2015 về quy
chế hoạt động của HĐND – UBND huyện, để thực hiền tốt chức năng và nhiệm
vụ của mình UBND huyện Hàm Yên sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:
Thường trực HĐND - UBND gồm: 01 chủ tịch, 03 phó chủ tịch, và 13
phòng ban tham mưu giúp việc bao gồm:
+ Văn phòng HĐND - UBND
+ Phòng Kinh tế hạ tầng
+ Phòng Dân tộc
+Phòng Thanh tra
+ Phòng Tài nguyên môi trường
+ Phòng Tư Pháp
+ Phòng Tài chính kế hoạch

+ Phòng Y tế
+ Phòng Văn hóa
+ Phòng Lao động thương binh và xã hội
+ Phòng Giáo dục
+ Phòng Nội vụ

1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động của công tác hành chính của
Văn phòng HĐND – UBND.
Lương Thị Hường

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.ĐND – UBND huyện
Tổ chức hoạt động của văn phòng Hàm Yên được quy định tại Quyết Định
số 14/QĐ – VP ngày 12/4/2012 về việc ban hành quy chế làm việc của văn
phòng Hội đòng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Hàm Yên
Nguyên tắc hoạt động của văn phòng HĐND UBND huyện Hàm Yên được
hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm có Chánh Văn phòng, các phó chánh văn
phòng và các chuyên viên, nhân viên
chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan văn phòng, lãnh đạo và điều hành
các hoạt động của văn phòng; chịu trách niệm cá nhân về công tác của mình và
các hoạt động của Văn Phòng trường Thường trực HĐND huyện, UBND huyện
và trước pháp luật
Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh Văn phòng, các
chuyê viên và các nhân viên trong Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu,
tổng hợp, phục vụ và các nghiệp vụ chuyên môn . cán bộ và công chức trong
Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về các nhiệm vụ công tác được phân công
trước lãnh đạo Văn phòng, Thường trực HĐND huyện, UBND huyện và trước
pháp luật
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng HĐND –UBND huyện Hàm
Yên.
Văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Yên gồm:
- 01 Chánh Văn phòng (Đ/c: Tống Xuân Quang)
- 02 Phó Chánh Văn phòng (Đ/c: Trịnh Quốc Sáng và Đ/c: Vũ Tất Thành)
Nhưng hiện nay, Đ/c CVP đã được cử đi biệt phái tăng cường tại xã 1 năm.
Do vậy, lãnh đạo Văn phòng của UBND huyện Hàm Yên hiện nay là Đ/c Trịnh
Quốc Sáng - PCVP. Và Vũ Tất Thành – PCVP.
- Phó Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện Hàm Yên hiện nay là
lãnh đạo Văn phòng được phân công, chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc từng khối công
việc và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan, trước pháp luật về các lĩnh vực

công việc được phân công phụ trách. Có các nhiệm vụ quyền hạn như sau:
+ Chỉ đạo cho các bộ phận trực thuộc tham mưu xây dựng chương trình
Lương Thị Hường

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

UBND huyện Chương trình làm việc, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan;
đôn đốc kiểm tra các cơ quan, các xã, thị trấn việc thực hiện.
+ Chỉ đạo các bộ phận chuyên môn xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo
phục vụ sự lãnh, chỉ đạo, điều hành UBND huyện.
+ Tổ chức soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo sự phân công của Chủ
tịch huyện; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, thẩm tra các đề án, dự thảo văn bản của
cơ quan, đơn vị trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND huyện xem xét, quyết
định.
+ Tiến hành chia các văn bản đến hàng ngày của cơ quan.
+ Tham mưu giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện duy trì mối
quan hệ công tác thường xuyên.
+ Cùng với Chủ tịch, Phó chủ tịch tổ chức lịch tiếp dân thường kỳ giải
quyết khiếu nại tố cáo của công dân.
+ Là người quyết định cuối cùng khi giải quyết các vấn đề công việc mà
chưa có sợ thống nhất giữa các chuyên viên trong Văn phòng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND, chủ tịch UBND huyện giao.
+ Căn cứ Chương trình công tác chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, các

chuyên viên trực thuộc xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện.
+ Xem xét thẩm định về các thủ tục, nội dung và tính hợp pháp của các báo
cáo, đề án thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách theo đúng quy chế làm việc
của UBND huyện.
+ Có quyền chỉ đạo các bộ phận, chuyên viên trực thuộc Văn phòng tổ
chức thực hiện công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách
+ Báo cáo định kỳ tại giao ban hàng tuần hoặc đột xuất về kết quả công
việc thuộc thẩm quyền, có ý kiến chỉ đạo và giải quyết.
+ Phó Chánh văn phòng được ủy quyền thay mặt CVP giải quyết công việc
thuộc thẩm quyền của CVP trong thời gian CVP vắng mặt.
Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên
được quy định tại Quyết định số 101/QĐ-UBND ngày 14 tháng 11 năm 2005
của UBND tỉnh Tuyên Quang quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chứ bộ máy,
Lương Thị Hường

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

biên chế cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hàm Yên.
1.2.2.1. Chức năng của Văn phòng HĐND - UBND
Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan tham mưu, giúp việc của Thường
trực HĐND – UBND huyện có chức năng:
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trục HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch hội

đồng nhân dân huyện giao.
- Tổ chức phục vụ các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện,
giúp Chủ tịch UBND tổ chức việc điều hòa phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn, cùng cấp HĐND – UBND cấp xã để thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác của UBND, đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động
của HĐND – UBND huyện, tham mưu giúp UBND quản lý nhà nước về công
tác dân tộc và tôn giáo; ngoại vụ, thi đua khen thưởng trên địa bàn .
- Chịu sự quản lý toàn bộ của UBND huyện; chịu sự lãnh đạo và hướng
dẫn, kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng HĐND và đoàn đại
biểu Quốc hội Văn phòng UBND tỉnh.
- Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân có con dấu và được
mở tài khoản theo quy định của nhà nước .
1.2.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên
Về công tác Văn phòng
- Trình HĐND – UBND huyện chương trình làm việc kế hoạch công tác
hàng tháng, hàng quý, sáu tháng đầu năm và cả năm của HĐND – UBND. Đôn
đốc kiểm tra các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND các xã, thị trấn.
- Thu thập, xử lý thông tin chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo điều hành
của HĐND, thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao
theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của thường
trực HĐND, Chủ tịch UBND theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND các xã thị trấn soạn thảo chuẩn bị các đề án dược phân công phụ trách.
- Giúp HĐND – UBND thẩm tra đối với các đề án, dự thảo văn bản theo
Lương Thị Hường

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sự phân công của HĐND, Chủ tịch UBND trước khi trình lên cấp trên xem xét
và quyết định.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND – UBND huyện
về công tác công văn , giấy tờ, Văn thư - Lưu trữ, tin học hóa hành chính Nhà
nước.
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham
nhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng tổ chức các phiên họp,
buổi làm việc tiếp khách và các hoạt động phục vụ đại biểu, tiếp dân tiếp nhận
chuyển đơn, theo dõi và đôn đốc các kiểu nạn tố cáo và kiến nghị của nhân dân
mà HĐND huyện chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
- Xây dựng quy hoạch kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện.
Công tác dân tộc tôn giáo
- Ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác dân tộc tôn giáo trên địa
bàn và tổ chức thực hiện văn bản đó sau khi được phê duyệt.
- Thực hiện các chính sách dân tộc, các dự án, các chương trình phát triển
kinh tế - xã hội đối với các dân tộc trên địa bàn huyện; công tác định canh định
cư đối với đồng bào dân tộc tiểu số .
- Kiểm tra, sửa chữa nâng cấp, xay dựng mới cơ sở thờ tự của các tổ chức
tôn giáo thuộc phạm vi quản lý của UBND huyện.
Về công tác thi đua khen thưởng
- Tham mưu cho UBND huyện và Hội đồng thi đua khen thưởng về chủ
chương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước về công tác thi đua khen
thưởng trên địa bàn.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch nội dung khen thưởng cho từng thời kỳ

và từng lĩnh vực nhằm thực hiện thằng lợi các mục tiêu phát triển kinh tế - xã
hội, quốc phòng an ninh trên địa bàn .
- Kiểm tra về thực hiện các quy định về chính sách khen thưởng tham gia
giải quyết khiểu nạn tố cáo về công tác thi đua khen thưởng.
- Xây dựng và quản lý quỹ thi đua khen thưởng theo quy định của pháp
Lương Thị Hường

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

luật.
Công tác hội chữ thập đỏ
- Hướng dẫn, theo dõi thực hiện cứu trợ thường xuyên ở các cấp hội, cứu
trợ đột xuất khi có thiên tai sảy ra; phối hợp với các cơ quan đơn vị và các đoàn
thể tham gia các chương trình phúc lợi xã hội, gia đình chính sách, người tàn tật,
trẻ em mồ côi, công tác vệ sinh môi trường.
- Xây dựng kế hoạch phối hợp với các đoàn thể có liên quan để đẩy mạnh
xã hội hóa công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân và tuyên truyền giáo dục nhân
cao nhận thức của người dân về công tác vệ sinh phòng bệnh để tự chăm sóc sức
khỏe cho cộng đồng, hướng dẫn phòng chống dịch bệnh xã hội, tổ chức sơ cứu,
cấp cứu kịp thời tại chỗ sảy ra tai nạn, quản lý tài sản tài chính của hội (nếu có):
Thực hiện nhiệm vụ khác do HĐND , thường trực của HĐND – UBND
và Chủ tịch UBND huyện giao.
1.2.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HDND - UBND huyện

Hàm Yên.
Biên chế của Văn phòng có 25 biên chế gồm các chức danh :
- Chánh văn phòng

01 người

- Phó Chánh Văn phòng:

02 người

- Các chuyên viên:

06 người

- Thường trực Hội chữ thập đỏ:

01 người

- Cán bộ hành chính quản trị:

01 người

- Kế toán:

02 người

- Văn thư, lưu trữ:

02 người

- Đánh máy, photo:

01 người

- Nhân viên Thủ kho + Thủ quỹ:

01 người

- Nhân viên phục vụ, nhà khách:

03 người

- Lái xe:

03 người

- Bảo vệ:

02 người

(Xem phụ lục 02)
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
Văn phòng HĐND – UBND huyện Hàm Yên
Lương Thị Hường

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm
* Cơ sở pháp lý:
- Văn bản pháp lý về việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ Quy định
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.
- Các văn bản pháp lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Căn cư Quyết định số 14/QĐ-VP ngày 12 tháng 4 năm 2012 về việc ban
hành quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
huyện Hàm Yên.
- Văn bản quy định về ngạch, cơ cấu ngạch công chức và số lượng biên
chế trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Quyết định số 1546 /QĐ-UBND ngày 23/2/2012 của UBND huyện về
việc phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính năm 2012.
*Mô tả quy trình thực hiện công việc:
Xác định vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, viên chức là việc làm cần
thiết nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới và đảm bảo cho sự phát triển bền vững của
đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị. Xác định vị trí việc làm
là công việc phức tạp và trải qua nhiều bước khác nhau, cụ thể gồm:
Bước 1: Thống kê công việc cá nhân, chuyên viên tại Văn phòng
- Tiến hành rà soát và tham mưu Uỷ ban nhân dân huyện quyết định điều
chỉnh, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của phòng.
- Thống kê các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
phòng.
Bước 2: Phân nhóm công việc

- Trên cơ sở thống kê công việc của Chánh văn phòng HĐND – UBND
huyện
+ Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành
+ Nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ
Lương Thị Hường

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ
Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm
- Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến vị trí việc làm bao gồm: tính chất, đặc
điểm, độ phức tạp của công việc; quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý; quy trình
chuyên môn nghiệp vụ, xử lý công việc; chế độ làm việc, cách thức tổ chức công
việc; mức độ hiện đại hoá công sở; thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức.
- Ngoài ra còn một số yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm mang tính chất
địa phương như: quy mô dân số, diện tích tự nhiên; trình độ phát triển kinh tế xã
hội của địa phương, số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, xã;
Bước 4: Thống kê, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức của Văn phòng
- Từng cá nhân trong Văn phòng tự thống kê công việc được đảm nhận.
- Việc thống kê công việc phải tuân thủ nguyên tắc thống kê các công việc
có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại.
- Không thống kê những công việc có tính chất thời vụ, đột xuất hoặc

công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Báo cáo thống kê thực trạng số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công
chức của phòng tính đến thời điểm xây dựng đề án.
Bước 5: Xác định vị trí việc làm
Trên cơ sở thực hiện các Bước trên Chánh văn phòng HĐND– UBND
huyện xác định các vị trí việc làm và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm
của phòng.
Danh mục vị trí việc làm của phòng được phân thành các nhóm công việc
sau:
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành.
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ, thực
thi, thừa hành.
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.
Dự kiến số lượng biên chế cần có để bố trí theo từng vị trí việc làm: số
biên chế dự kiến dự kiến để bố trí theo từng vị trí việc làm chịu ảnh hưởng và
Lương Thị Hường

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phụ thuộc vào điều kiện, tính chất, đặc điểm công việc, tính chất lao động của
phòng; khối lượng, số lượng công việc.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm
Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm được xác định tại Bước 5, việc xây

dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm các nội
dung sau:
- Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện để hoàn
thành từng công việc; từng hoạt động ở mỗi vị trí việc làm. Ví dụ:
Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản đi đến, lập hồ sơ, nghiên
cứu; xây dựng kế hoạch, khảo sát thực tế, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến; phối
hợp.
- Kết quả công việc của vị trí việc làm.
- Điều kiện làm việc: Trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện, môi
trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác.
Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm
- Khung năng lực của từng vị trí việc làm bao gồm các năng lực và kỹ
năng cần phải có để hoàn thành các công việc ở vị trí việc làm cụ thể như: năng
lực tổng hợp; năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế của ngành;
năng lực tập hợp, quy tụ; năng lực điều hành và phối hợp hoạt động; kỹ năng
soạn thảo văn bản và các hoạt động nêu tại bản mô tả công việc ứng với từng vị
trí việc làm.
Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng
Việc xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm trong phòng
được tiến hành gắn liền với quy trình xác định danh mục vị trí việc làm và căn
cứ vào các yếu tố sau:
- Lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
- Tên của vị trí việc làm
- Bản mô tả công việc
- Khung năng lực
- Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của phòng
Lương Thị Hường

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong phòng.
1.2.3.2. Bản mô tả công việc của vị trí việc làm trong Văn phòng
HĐND – UBND huyện Hàm Yên
1.2.3.2.1. Chánh văn phòng (01 người)
Tên VTVL: Chánh văn phòng
1. Đơn vị công tác: Chánh văn phòng
2. Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
3. Quản lý chức năng: Văn phòng HĐND và UBND huyện
4. Nhiệm vụ: Quản lý điều hành chung
- Thực hiện nhiệm vụ do Thường trực HĐND giao; Thực hiện nhiệm vụ do
UBND, lãnh đạo UBND huyện giao.
- Tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của Thường trực HĐND, các ban
HĐND, đại biểu HĐND; Tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của UBND, Chủ tịch,
các Phó chủ tịch UBND huyện; Tiếp nhận, xử lý cung cấp thông tin, phát ngôn
(báo, đài,..) của UBND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện.
- Giữ mối liên hệ với các cơ quan Trung ương, tỉnh bạn, huyện bạn, các sở,
ban, nghành; Văn phòng đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh và
văn phòng huyện ủy.
- Triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, nghị quyết của Đảng,
pháp luật của nhà nước, nghị quyết của HĐND huyện, quyết định, chỉ thị của
UBND huyện; Tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến của Văn phòng HĐND và
UBND huyện.
- Chủ tài khoản của cơ quan; Thi đua, khen thưởng của văn phòng; Giải

quyết các đề xuất về sửa chữa trang thiết bị, mua sắm tài sản của cơ quan; Giải
quyết các đề xuất về sửa chữa, mua sắm văn phòng phẩm; Giải quyết các đề
xuất về sửa chữa trụ sở cơ quan; Điều hành hội họp, hội nghị thuộc văn phòng.
5. Trình độ chuyên môn: Đại học, Chuyên viên cao cấp
6. Yêu cầu năng lực
- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm
vụ, hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương
Lương Thị Hường

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Năng lực quản lý: Tổ chức chỉ đạo, điều hành
7. Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc : Tính chính xác cao, bảo mật
thông tin trong công tác tổ chức cán bộ.
8. Các điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc: Sự quan tâm chỉ đạo
điều hành của UBND huyện, sự phối hợp của các cơ quan, đơn vị có liên quan
trong thực hiện nhiệm vụ.
9. Điều kiện làm việc
- Chỗ làm việc: Đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
chính phủ.
- Trang thiết bị: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần
mềm ứng dụng.
1.2.3.2.2. Phó Chánh văn phòng ( 02 người)

Tên VTVL: Phó Chánh văn phòng
1. Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND và UBND huyện
2. Quản lý trực tiếp: Phó Chánh văn phòng
3. Nhiệm vụ: Công việc lãnh đạo, quản lý
- Thay mặt Chánh văn phòng quản lý hoạt động của văn phòng khi Chánh
văn phòng đi vắng hoặc được ủy quyền.
- Tham mưu Chủ tịch, các Phó Chủ tịch xử lý văn bản đi, đến thuộc lĩnh
vực văn hóa – xã hội.
- Tham gia các cuộc họp do HĐND và UBND, các Ban chỉ đạo, Hội đồng,
tổ giúp việc do huyện tổ chức; Chỉ đạo các chuyên viên theo dõi ngành, lĩnh vực
hoạt động của các phòng, ban, nghành và UBND các xã, thị trấn.
- Phối hợp với thủ trưởng cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
huyện, các ban, nghành huyện, các cơ quan, đơn vị tỉnh đóng trên địa bàn huyện,
chủ tịch UBND các xã, thị trấn, các tổ chức có liên quan để thường xuyên thu
thập, xử lý thông tin; nghiên cứu, đề xuất các giải pháp giúp lãnh đạo UBND
huyện trong chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước về phát triển kinh tế - xã hội
trên địa bàn.
- Giúp Chánh văn phòng xây dựng, trình UBND huyện chương trình làm
Lương Thị Hường

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

việc, kế hoạch công tác hành tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND

huyện. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các phòng, ban, nghành, UBND xã, thị trấn
trong việc thực hiện quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác của
UBND huyện sau khi được phê duyệt.
- Giúp Chánh văn phòng thẩm tra, kiểm tra trình tự, thủ tục các đề án,
chương trình, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, các văn bản pháp quy…thuộc lĩnh vực
quốc phòng, an ninh, tư pháp trước khi trình UBND huyện, lãnh đạo UBND
huyện ký ban hành.
4. Trình độ chuyên môn: Đại học
5. Yêu cầu năng lực
- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm
vụ, hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương; có khả năng phối hợp công tác
với các cơ quan liên quan trong thực hiện nhiệm vụ.
- Năng lực quản lý: Tổ chức thực hiện, tham mưu chỉ đạo, điều hành.
- Năng lực chuyên môn: Tốt, đáp ứng được vị trí việc làm.
6. Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc: Tính chính xác cao, bảo mật
thông tin trong công tác tổ chức cán bộ.
7. Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công
việc: Quan tâm, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND huyện, phối hợp của các
cơ quan, đơn vị có liên quan; chỉ đạo trực tiếp của Chánh văn phòng và ý kiến
đóng góp của tập thể cán bộ, công chức trong thực hiện nhiệm vụ.
8. Điều kiện làm việc
- Chỗ làm việc: Đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
chính phủ
- Trang thiết bị: Bàn làm việc, tủ đựng tài liệu, máy vi tính và các phần
mềm ứng dụng.

Lương Thị Hường

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.3.2.3. các chuyên viên Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND
và UBND (06 người)
Tên VTVL: Tổng hợp, báo cáo về hoạt động của HĐND và UBND
1. Đơn vị công tác: Văn phòng HĐND và UBND huyện.
2. Quản lý trực tiếp: Chánh văn phòng
3. Nhiệm vụ
- Công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động UBND: Kiểm duyệt các văn
bản; Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện giao việc; Tổng hợp báo
cáo thường kỳ, đột xuất, hàng tháng, hàng quý, năm; Kiểm duyệt các hồ sơ về
xử phạt vi phạm hành chính các lĩnh vực.
- Công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động HĐND: Tổng hợp, xây dựng,
kiểm duyệt các văn bản để tổ chức kỳ họp thường kỳ, kỳ họp HĐND (2
kỳ/năm); Phô tô, sắp xếp các loại tài liệu, đóng bộ để gửi cho HĐND và đại biểu
dự họp; Tổng hợp, chỉnh sửa, hoàn thiện các tài liệu kỳ họp gửi Thường trực
HĐND tỉnh, UBND tỉnh, Sơ Tư pháp tỉnh,…theo quy định; Thực hiện hoạt động
trong kiểm tra, giám sát; Hoạt động tiếp xúc cử tri.
4. Trình độ chuyên môn: Đại học
5. Yêu cầu năng lực:
- Năng lực cốt lõi: Hiểu biết về nghành, lĩnh vực thuộc chức năng nhiệm
vụ; hiểu biết về kinh tế, xã hội của địa phương; có khả năng phối hợp công tác
với các cơ quan liên quan trong thực hiện nhiệm vụ.
- Năng lực quản lý:
6. Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc : chính xác, nhanh chóng, hiệu quả

và đảm bảo tính thực tiễn
7. Các điều kiện cần có (ngoài năng lực cá nhân) để hoàn thành tốt công
việc: Quan tâm, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND huyện, phối hợp của các
cơ quan, đơn vị có liên quan;
8. Điều kiện làm việc
- Chỗ làm việc: Đảm bảo tiêu chuẩn về phòng làm việc theo quy định của
chính phủ
Lương Thị Hường

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A