CÔNG tác văn THƯ tại HĐNDUBND quận tây hồ

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT....................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................2
Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN
TÂY HỒ...............................................................................................................9

Nguyễn Ngọc Bích
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt

Cụm từ đầy đủ

PCT

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân
Phó chủ tịch

TTXD

Trật tự xây dựng

QLDA

Quản lý dự án

HTKT

Hạ tầng kỹ thuật

XQHT

Xung quanh Hồ Tây

LĐTB&XH

Lao động thương binh và Xã hội

BTGPMB

Bồi thường Giải phóng mặt bằng

TTTDTT

Trung tâm thể dục thể thao

HĐND&UBND

Nguyễn Ngọc Bích
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Lời đầu tiên, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến toàn thể quý thầy cô Khoa
Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo nhiều điều kiện
thuận lợi để tôi hoàn thành tốt khóa học, đặc biệt là tạo cơ hội để tôi tiếp cận với
môi trường thực tế thông qua đợt thực tập đầy ý nghĩa thiết thực này.
Tôi xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND&UBND, cán bộ nhân viên
văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi trong
suốt thời gian tôi thực tập. Tôi đã tiếp thu được những kiến thức bổ ích từ thực
tế và góp phần to lớn trong việc từng bước hoàn thiện kỹ năng, kiến thức chuyên
môn và đạo đức nghề nghiệp khi bước vào nghề.
Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn thầy Th.S Nguyễn Mạnh Cường –
Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cô Th.SLâm
Thu Hằng là giảng viên hướng dẫn đã tận tình giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt bài
báo cáo này.
Trong quá trình thực hiện báo cáo, tôi còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ,
hỗ trợ và động viên của quý thầy cô, bạn bè và gia đình. Tôi xin bày tỏ lòng biết
ơn sâu sắc.
Với thời gian thực tập ngắn, cơ hội tiếp cận thực tế và hoàn thiện bài viết
tuy tôi đã có cố gắng, nhưng sẽ còn có nhiều thiếu sót nhất định,rất mong được
sự góp ý của quý thầy cô.
Sinh viên :Nguyễn Ngọc Bích

Nguyễn Ngọc Bích

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội
thuận lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọi
lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một
cách triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh
vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trường
cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéo
theo đó là sự phát triển đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn
kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của
xã hội.
Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường
công nghệ của thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan
trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức.Văn phòng là bộ máy tham mưu,
giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành
thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Một trong những nội dung hoạt
động không thể thiếu được trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm
một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng đó là Công tác văn
thư.
Đề tài: “Công tác Văn thư” là đề tài tôi chọn làm báo cáo qua quá trình
thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
1. Lý do chọn đề tài
Thực tập là quá trình cung cấp kinh nghiệm thực tế cho người học chuẩn bị
bắt đầu một nghề nghiệp mới.Chương trình thực tập của sinh viên là một giai
đoạn chuyển tiếp giữa môi trường học tập với môi trường thực tiễn xã hội.Trong
quá trình thực tập, sinh viên sẽ được tìm hiểu, vận dụng kiến thức lý luận vào
thực tiễn. Địa điểm tôi lựa chọn thực tập là UBND quận Tây Hồ, một quận của

nội thành Hà Nội, địa điểm thuận lợi giúp cho tôi trong việc đi lại và liên hệ,
trao đổi với thầy cô, bạn bè và nhà trường. Cùng với đó là sự giúp đỡ, chỉ bảo
Nguyễn Ngọc Bích

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tận tình của các cán bộ nhân viên công tác tại UBND quận Tây Hồ. Đặc biệt là
các anh, chị làm việc tại phòng văn thư quận.
Qua quá trình tìm hiểu, học hỏi, tìm tòi của bản thân, tôi đã hiểu và thấy rõ
được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với mọi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, các tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ
quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không
tốt. Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là
một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đẩy đủ, chính xác những
thông tin cấn thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị
nói chung.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước: hạn chế, được bệnh quan liêu
giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm
những việc trái với Pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ
quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong
cơ quan.

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ.
Vì những lý do trên nên tôi chọn chuyên đề: “Công tác Văn thư” làm báo
cáo tốt nghiệp.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát công tác văn phòng và đi sâu tìm hiểu công tác văn thư tại
HĐND&UBND quận Tây Hồ.
Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư tại HĐND& UBND
quận Tây Hồ, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần
Nguyễn Ngọc Bích

3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiên cứu và giải quyết đối với công tác văn thư tại HĐND&UBND quận Tây
Hồ.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của báo cáo là công tác văn phòng, thực
tiễn các hoạt động văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ, bao gồm:
- Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND
quận Tây Hồ.
- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của HĐND&UBND quận Tây Hồ.
- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của công tác văn thư tại UBND quận Tây
Hồ về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một
số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn

thư.
4.Nguồn tài liệu tham khảo
-Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03
tháng 06 năm 2008 của Quốc hội
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008 bao gồm 12 chương, 95
điều quy định về thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản quy phạm pháp luật;
trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật; hiệu lực, giải
thích, kiểm tra, giám sát, hợp nhất văn bản và hoàn thiện hệ thống văn bản quy
phạm pháp luật.
- Nghị định số 24/2009/NĐ-CP quy định chi tiết và biện pháp thi hành luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ ngày 05 tháng 03 năm
2009
Nghị định này gồm 6 chương, 69 điều quy định chi tiết lập chương trình
xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật;
đánh giá tác động của văn bản; thẩm định dự án, dự thảo văn bản quy phạm
pháp luật; dịch văn bản quy phạm pháp luật và một số những quy định khác quy
Nguyễn Ngọc Bích

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định chi tiết về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân, ủy
ban nhân dân số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 của Quốc hội.
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của hội đồng nhân dân, ủy ban
nhân dân số 31/2004/QH11 bao gồm 11 chương, 56 điều quy định thẩm quyền,
trình tự, thủ tục ban hành văn bản quy phạm pháp luật; hiệu lực và nguyên tắc

áp dụng văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
- Nghị định 91/2006/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân.
Nghị định này bao gồm 27 Điều quy định chi tiết một số điều về nội dung,
thể thức, thẩm quyền, hiệu lực, dịch văn bản, đăng công báo, lưu trữ, rà soát hệ
thống hóa văn bản quy phạm pháp luật, quy trình xây dựng văn bản quy phạm
pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22
tháng 6 năm 2015 của Quốc hội.
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2015 bao gồm 17 chương, 173
điều, được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát triển hai Luật hiện hành là Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008 và Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân năm 2004, hợp nhất
thành một Luật áp dụng thống nhất cho việc xây dựng, ban hành văn bản quy
phạm pháp luật từ Trung ương đến địa phương. Luật có hiệu lực thi hành kể từ
ngày 01 tháng 07 năm 2016. Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số
17/2008/QH12 và Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân số 31/2004/QH11 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này
có hiệu lực thi hành.
Luận văn nghiên cứu: luận văn thạc sĩ lưu trữ học và quản trị văn phòng
Nguyễn Thị Hồng về “đánh giá và đề xuất giải pháp tổ chức công tác văn thư,
lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp phường (qua khảo sát thực tế tại các phường
Nguyễn Ngọc Bích

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuộc quận Tây Hồ - Hà Nội) – Đại học Khoa học xã hội và nhân văn.
Các bài báo cáo thực tập:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Vũ Thị Kim Dung, lớp Cao đẳng
Hành chính văn thư K1, hệ chính quy ( 2007 – 2010) – “ Tìm hiểu công tác quản
lý và giải quyết văn bản đến tại UBND quận Tây Hồ thực trạng và giải pháp”
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Hoa Lê, lớp hành chính học
K1,– “Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ Một cửa” “Một cửa liên thông”
tại UBND quận Tây Hồ.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Tổ chức quảnlý công tác văn thư, lưu trữ các cấp từ trung ương
đến địa phương nói chung đã và đang đành được sự quan tâm nghiên cứu nhằm
mục đích hoàn thiện hệ thống cơ quan quản 1ý cũng như phát triền các nghiệp
vụ cùa công tác này. Nhiều công trình nghiên cứu ở quy mô khác nhau đã góp
phần quan trọng cả về lý luận và thực tiễn. Trong đó. những công trình liên quan
đến bài báo cáo của tôi đã được thực hiện bao sồm:
Những công trình nghiên cứu về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ
như: "Cơ sở khoa học đế tổ chức quán lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ"
- Đề tài do TS. DươngVăn Khảm chủ nhiệm.
Các công trình nghiên cứu về tổ chức quản lý công tác văn thư các cấp như:
"Công tác văn thư ớ UBND huyện Thủy Nguyên - Hải Phòng thực trạng và giải
pháp"– Đề tài khóa luận Cử nhân, năm 2007 cùa Bùi Thị Vàn Anh; "Một
sổ giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả củacông tác văn thư ởUBND quận Thanh
Xuân "–Đề tài khóa luận cử nhân cùa Đinh Thị Bích Hạnh."Giải pháp
nâng caohiệu quả quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND tỉnh Hà Giang " Đề tài khóa luận Cử nhân của Nguyễn Văn Phong...
Các bài báo cáo tốt nghiệp về công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ như:
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Vũ Thị Kim Dung, lớp Cao đẳng
Hành chính văn thư K1, hệ chính quy ( 2007 – 2010) – “ Tìm hiểu công tác
quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND quận Tây Hồ thực trạng và giải
Nguyễn Ngọc Bích

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
pháp”. Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Hoa Lê, lớp hành chính
học K1, – “Cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ Một cửa” “Một cửa liên
thông” tại UBND quận Tây Hồ...
Như vậy, Đề tài của tôi có kế thừakết quả nghiên cứu cúa các công trình nói
trên, nhưng không trùng lặp.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập dữ liệu
Để thực hiện thu thập dữ liệu phục vụ đề tài nghiên cứu, tôi đã sử dụng
các phương pháp sau:
+ Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp thu thập dữ liệu một cách
chính xác và đầy đủ nhất, có thể thu được những đánh giá chủ quan về thực
trang công tác văn thư. Mục đích của phương pháp này là nhằm xác thực lai sự
chính xác của thông tin khác ngoài phiếu điều tra.
Đối tượng phỏng vấn là nhân viên phòng văn thư. Nội dung phỏng vấn là
những câu hỏi liên quan đến công tác văn thư: quy trình soạn thảo văn bản, quản
lý văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ.
+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu:Đây là phương pháp sử dụng tài liệu
có sẵn trong nghiên cứu, để thu thập thông tin mong muốn, từ đó có cái nhìn
tổng quan về công tác văn thư theo quy định của nhà nước, có cơ sở để so sánh
giữa lý luận và thực tiễn.
- Phương pháp phân tích dữ liệu
+ Phương pháp so sánh: là phương pháp phân tích được thực hiện thông
qua đối chiếu các sự vật hiện tượng với nhau để thấy được điểm giống và khác

nhau. Trong quá trình nghiên cứu công tác văn thư nội dung này được cụ thể
hóa bằng việc đối chiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác văn thư tại tại Văn
phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp: Sau khi sử dụng các phương pháp
trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tôi sử dụng triệt
để, để có thể đưa ra được những lý luận chung nhất từ đó đề ra các giải pháp
Nguyễn Ngọc Bích

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hữu hiệu để công tác văn thư ngày càng được hoàn thiện hơn.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, bài báo cáo gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Trong chương này, tôi giới thiệu chung về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND quận Tây Hồ, tình hình tổ chức, quản lý
hoạt động công tác hành chính văn phòng của HĐND&UBND quận Tây Hồ.
Phần II: Thực trang công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ
Với những thông tin đã thu thập được, tôi tập chung mô tả thực trạng về
công tác văn thư về các nội dung: xây dựng, ban hành phổ biến văn bản, kiểm
tra, đánh giá và tình hình thực hiện nghiệp vụ văn thư. Trong quá trình phản ánh
thực trạng, tôi có chỉ ra những ưu điểm và hạn chế cơ bản của thực trạng đó để
làm căn cứ cho những giải pháp ở phần tiếp theo.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Với những phân tích từ phần trước, tôi sẽ tổng kết các nguyên nhân cơ bản
dẫn đến những hạn chế của công tác văn thư của cơ quan. Việc tìm ra những

nguyên nhân sẽ giúp tôi xây dựng được các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
của công tác văn thư tại HĐND&UBND quận Tây Hồ.

Nguyễn Ngọc Bích

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG HĐND&UBND QUẬN TÂY
HỒ
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND
quận Tây Hồ
1.1.1 Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ
Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính được thành lập
theo Nghị định số 69/CP của Chính Phủ ban hành ngày 28/10/1995 và được
UBND Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn từ
ngày 01/1/1996.
Khi thành lập, tại quyết định số 4428/QĐ-UBND ngày 15/12/1995 của
UBND thành phố Hà Nội về thành lập các phòng ban chuyên môn giúp việc trực
thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chuyên môn, 08 đơn
vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
Địa giới hành chính: Quận Tây Hồ nằm ở phía Tây Bắc Thành phố Hà Nội,
phía Đông giáp Quận Long Biên, phía Nam giáp Quận Ba Đình, từ Đông Bắc
xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, Quận Tây Hồ giáp huyện Đông Anh và
Gia Lâm, phía Tây giáp huyện Từ Liêm và Quận Cầu Giấy. Ở vị trí này giúp
cho Quận Tây Hồ có những điều kiện thuận lợi để phát triển về mọi mặt: Kinh tế

- Văn hoá - Xã hội -Du lịch - Dịch vụ…Sau hơn 15 năm xây dựng và trưởng
thành, Quận Tây Hồ đã ngày càng lớn mạnh. Theo định hướng phát triển của
Thủ đô Hà Nội đến năm 2020, Quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành
phố trung tâm. Với vị trí đó, Quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút
các nguồn lực (bao gồm cả nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học
công nghệ) để thúc đẩy nhanh sự phát triển Kinh tế - Xã hội của Quận nói riêng
và của Thủ đô Hà Nội nói chung.
Nguyễn Ngọc Bích

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND quận
Tây Hồ
1.1.2.1 Chức năng
UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở Quận, quản lý nhà
nước trong từng phạm vi lãnh thổ của Quận theo hiến pháp, luật, pháp lệnh và
Nghị quyết của HĐND Quận. Là cơ quan quản lý Nhà nước cấp trên trong lĩnh
vực: Chính trị, kinh tế, an ninh xã hội và quốc phòng cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hoá,
giáo dục. dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường,….
- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;
- Vế tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp;

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự. Đồng thời quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa
phương trong toàn Quận, quản lý việc cư trú của người ngoài địa phương.
- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức
và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân
theo đúng thẩm quyền của Quận;
- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ viên chức của Quận.
UBND Quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo đa số phát huy
quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặt tệ nạn quan liêu, lãng phí, tham nhũng
cửa quyền và một số biểu hiện thiếu tích cực trong bộ máy của cơ quan.
Nguyễn Ngọc Bích

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ là cơ quan Quản lý Hành chính Nhà nước thực hiện
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức
HĐND và UBND ngày 26/11/2003. UBND Quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều
hành thực hiện các nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề
ra đồng thời quản lý chỉ đạo và hướng dẫn các phường trong Quận trong việc
hoạt động quản lý Nhà nước cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng

dài hạn và hàng năm của Quận. Tập trung xây dựng kế hoạch đầu tư và xây
dựng các công trình trọng điểm của Quận đã trình cấp trên phê duyệt;
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, làm công tác tổ chức bộ
máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và theo quy định của Nhà
nước, bên cạnh đó UBND quận còn trực tiếp quản lý việc bổ nhiệm, miễm
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể cá nhân Quận quản lý.
- Kết luận những đơn thư, khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ của
UBND quận.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo điều hành của tập thể nói chung và
của mỗi cá nhân nói riêng.
- Giải quyết những vấn đề khác có liên quan đến UBND quận mà pháp luật
đã quy định thuộc thẩm quyền của Quận.
1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ (Xem phụ lục I)
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó Chủ
tịch và 12 phòng, ban tham mưu giúp việc.
Chủ tịch UBND Quận

: Đỗ Anh Tuấn

Phó chủ tịch phụ trách Văn Xã

: Phạm Xuân Tài

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai Xây dựng :Nguyễn Lê Hoàng
Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế

: Nguyễn Đình Khuyến

Bộ máy của UBND Quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ

Nguyễn Ngọc Bích

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chức theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động
phù hợp với yêu cầu cũng như chức năng của ủy ban, mỗi một thành viên của
UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ. HĐND
& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Các phòng, ban chuyên môn:
Giúp việc cho chủ tịch, phó chủ tịch có các phòng, ban chuyên môn trực
thuộc UBND quận.
1. Phòng Nội vụ
2. Phòng Thanh tra
3. Phòng Lao động Thương binh- Xã hội
4. Phòng Văn hoá thông tin- Thể dục thể thao
5. Phòng Kinh tế
6. Phòng Y tế
7. Phòng Quản lý đô thị
8. Phòng Tư pháp
9. Phòng Tài chính- Kế hoạch
10. Phòng Thống kê
11. Phòng Tài nguyên & Môi trường.
12. Phòng Giáo dục – Đào tạo
Ngoài ra còn có: Hội cựu chiến binh, Hội người cao tuổi, Hội chữ thập

đỏ, Hội Phụ nữ, Hội luật gia và các đội như: Đội quản lý thị trường, Đội thi
hành án, Đội Thanh tra Giao thông Công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng.
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động công tác hành chính văn
phòng của UBND quận Tây Hồ.
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp
choUBND Quận; Đồng thời, Văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữa
Nguyễn Ngọc Bích

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND Quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các Phường
thuộc Quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công.
Văn phòng UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND và UBND
Quận.
Hiện nay, Văn phòng UBND Quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân
viên là 38 người, trong đó có 05 Đảng viên, chiếm tỷ lệ13,2 %, số cán bộ nữ là
15 người, chiếm tỷ lệ 39,5%. Đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên có tinh thần
trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác.
Bộ máy tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó
Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp
các lĩnh vực.
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Văn phòng được chia
thành các bộ phận sau:

- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp (6 người)
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính (Bộ
phận “ Một cửa”) (3 người)
- Bộ phận tiếp dân (1 người)
- Bộ phận công nghệ thông tin (3 người)
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ (2 người)
- Bộ phận văn thư - lưu trữ (4 người)
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ (15 người)
- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng HĐND&UBND quận
- Văn phòng HĐND&UBND quận làm việc theo chế độ thủ trưởng. Giải
quyết công việc đúng thẩm quyền, phạm vi trách nhiệm được giao. Bảo đảm
theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND quận, của đồng chí Chủ tịch và các Phó
chủ tịch UBND quận.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định
Nguyễn Ngọc Bích

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của pháp luật, chương trình, kế hoạch cồng tác và Quy chế làm việc của Văn
phòng.
- Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công
việc, bảo đảm dân chủ, minh bạch trong mọi hoạt động theo đúng chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.
- Chế độ làm việc
Thời gian làm việc
- Cán bộ, công chức, nhân viên thực hiện chế độ làm việc theo quy định

của Nhà nước: làm việc theo giờ hành chính (8 giờ/ 1 ngày) từ thứ Hai đến thứ
Sáu hàng tuần. Nghỉ làm việc vào ngày thứ Bẩy, Chủ nhật và các ngày lễ, tết
theo quy định của Luật Lao động.
- Công chức làm việc tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết
thủ tục hành chính làm việc vào buổi sáng thứ Bẩy theođúng quy định tại Quyết
định số 58/2010/QĐ-UBND ngày 17/12/2010 của UBND Thành phố Hà Nội.
Chế độ thông tin, báo cáo
+ Báo cáo đinh kỳ:
Công chức, nhân viên Văn phòng có báo cáo kết quả công tác tuần với lãnh
đạo Văn phòng phụ trách vào chiếu thứ 5;
Các Phó Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kết quả công tác tuần trên
lĩnh vực được phân cồng phụ trách, báo cáo Chánh Văn phòng vào sáng thứ 2;
Chuyên viên tổng hợp có trách nhiệm tổng hợp dự thảo và trình lãnh đạo
Văn phòng báo cáo kết quả công tác tháng của Văn phòng xong trước ngày 25
hàng tháng, báo cáo năm xong trước ngày 25 tháng 12 hàng năm.
+ Báo cáo đột xuất
Công chức, chuyên viên đi làm việc tại cơ sở hoặc được cử đi dự họp thay
lãnh đạo Văn phòng phải báo cáo kết quả (lúc về) với lãnh đạo Vàn phòng;
Các Phó văn phòng có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo đột xuất trên lĩnh
vực được phân công phụ trách, trình báo cáo Chánh Vãn phòng trước khi ký ban
hành.
Nguyễn Ngọc Bích

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chế độ họp

Hàng tuần, Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Vàn phòng chủ trì họp giao
ban các bộ phận được phân công phụ trách để kiểm điểm, đánh giá kết quả công
tác tuần vào ngày thứ 6;
Hàng tháng họp toàn thể Văn phòng để kiểm điểm, đánh giá kết quả công
tháng và triển khai nhiệm vụ tháng sau vào ngày 30;
Ngoài ra, Văn phòng có thể tổ chức cuộc họp đột xuất để phổ biến, triển
khai các công việc của quận hoặc họp theo chuyên đề công tác thuộc chức năng,
nhiệm vụ của Văn phòng.
1.2..2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
1.2.2.1 Chức năng
Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn
trựcthuộc UBND Quận Tây Hồ; Chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và
công tác của UBND Quận; Đồng thời, chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng HĐND, Văn phòng UBND Thành phố
Hà Nội.Văn phòng HĐND &UBND quận Tây Hồ có 2 chức năng chính là tham
mưu tổng hợp và hành chính quản trị.
+ Chức năng tham mưu tổng hợp:
Đây là chức năng nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo điều hành
công việc. Đối với UBND quận thì chủ tịch HĐND là người lãnh đạo, chỉ đạo
chung tất cả công việc của UBND do vậy mà chủ tịch cũng chưa lắm chắc được
những đặc trưng, tổ chức của công việc vậy cần phải có một bộ phận giúp đỡ để
lãnh đạo giải quyết công việc được nhanh chóng và kịp thời đó chính là Văn
phòng.
+ Chức năng hành chính quản trị:
Là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở vật chất phục vụ cho
quá trình hoạt động của UBND quận. Văn phòng UBND quận có nhiệm vụ trực
tiếp giúp việc cho thường trực HĐND quận trong việc tổ chức thực hiện toàn
diện tổng quát hoạt động chung của HĐND & UBND quận.
Nguyễn Ngọc Bích

15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.2.2 Nhiệm vụ của Văn phòng:
Văn phòng UBND quận là cơ quan cấp phòng của quận Tây Hồ làm nhiệm
vụ tham mưu trực tiếp cho UBND quận, đồng thời cũng là đầu mối quan hệ
công tác giữa UBND quận đối với toàn thể nhân dân cũng như các phòng, ban
chuyên môn. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND quận
trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, trực tiếp chịu sự điều hành của Thường trực
HĐND.
+ Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và đôn đốc theo dõi báo cáo kịp
thời cho TT.HĐND &UBND và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần cho cơ quan;
+ Đảm bảo thông tin nhanh chóng, kịp thời và chính xác;
+ Tổ chức truyền đạt các Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định, các kiến nghị chỉ
đạo của TT.HĐND & UBND quận;
+ Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND quận,
đảm bảo đúng và đủ về thể thức, trình tự và thủ tục. Tổ chức công tác văn thưlưu trữ giữ gìn bí mật thông tin của hồ sơ, công văn giấy tờ theo đúng quy định;
+ Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa TT. HĐND& UBND quận
với các đơn vị trong và ngoài quận, đảm bảo mối quan hệ đối nội cũng như đối
ngoại của quận;
+ Tiếp cán bộ và nhân dân đến liên hệ công tác với TT.HĐND &UBND
quận;
+Tổ chức phục vụ các cuộc họp của HĐND, TT.HĐND & UBND quận
đảm bảo đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất;
+ Và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.
1.2.2.3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ (Xem

phụ lục II).
Bộ máy tổ chức của Văn Phòng gồm có: 01 Chánh Văn Phòng, 02 Phó
Văn phòng và các bộ phận chuyên môn, các chuyên viên làm công tác tổng hợp
các lĩnh vực.
Nguyễn Ngọc Bích

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chánh văn phòng: Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điền hành toàn diện
hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND quận. Chịu trách nhiệm trước
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận về toàn bộ kết quả hoạt động của
Văn phòng; Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy cán bộ; tham mưu - tổng
hợp; thu, chi tài chính của Văn phòng.
Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh
vực công tác; Chỉ đạo, điều hành hoạt động của một số bộ phận thuộc Văn
phòng HĐND&UBND quận.
Phó Văn phòng: có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các công việc thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về những quyết định,
những ý kiến chỉ đạo, điều hành và kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách trước Chánh Văn phòng và tập thể lãnh đạo Văn phòng
HĐND&UBND quận.
+ 01 Phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị
+ 01 Phó văn phòng phụ trách công nghệ thông tin và “ một cửa”
- Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp:Gồm các chuyên viên được
chánh văn phòng phân công đểtheo dõi, giúp việc thường trực HĐND, chủ tịch
và các phó chủ tịch UBND quận trên các khối lĩnh vực công tác.

- Bộ phận“ Một cửa” - tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục
hành chính: giải quyết các thủ tục hành chính của công dân tổ chức
- Bộ phận tiếp dân: Trực tiếp hướng dân công dân đến kiến nghị với
UBND quận, tiếp nhận, phân loại, báo cáo các đơn khiếu nại, tố cáo
- Bộ phận công nghệ thông tin: Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng việc
ứng dụng phát triển công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại
UBND quận; duy trì hoạt động mạng máy tính diện rộng, thực hiện tin học hoá
quản lý hành chính nhà nước; thường xuyên kiểm tra, kịp thời xử lý khi có sự cố
xảy ra trên mạng diện rộng của quận.
- Bộ phận kế toán, thủ quỹ: Lập dự toán cấp phát chi tiêu kinh phí của
HĐND, UBND quận, các phòng, ban, ngành thuộc quỹ lương Văn Phòng quản
Nguyễn Ngọc Bích

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lý. Hướng dẫn các đơn vị làm các thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và thanh quyết toán
theo quy định của Nhà nước. Kịp thời phát hiện các trường hợp chi sai, chứng từ
khổng hợp lê trả lại các đơn vị. Thực hiện quản lý tài sản, định kỳ kiểm kê báo
cáo theo quy đinh;
- Bộ phận văn thư - lưu trữ :Đối với UBND quận thì bộ phận này có nhiệm
vụ tham mưu cho Văn phòng soạn thảo văn bản, hướng dẫn cán bộ trong cơ
quan về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ có nhiệm vụlàm công tác về công
văn giấy tờ như là tiếp nhận ban hành, quản lý các loại sổ, văn bản, giấy tờ
thuộc phạm vi quản lý và ban hành của cơ quan. Bên canh đó bộ phận văn thư
cũng quản lý con dấu và tiến hành làm các thủ tục về giấy tờ cho các cá nhân
đơn vị thuộc cơ quan. Ngoài ra còn phải đánh máy, sao chụp,in ấn các loại văn

bản tài liệu thuộc phạm vi trách nhiệm của văn phòng.
- Bộ phận hành chính, quản trị, phục vụ: Thực hiện quản lý mua sắm trang
thiết bị, dụng cụ cần thiết đểphục vụ cho hoạt động của TT.HĐND&UBND
quận, chăm lo đến đời sống của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng
Bản mô tả vị trí việc làm cho văn phòng
a) Mục tiêu
Tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND trong công
tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
b) Chức năng
Văn phòng HĐND&UNND có 2 chức năng chính:
+ Tham mưu tổng hợp
+ Hành chính quản trị
c) Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của HĐND&UBND quận
Tây Hồ:
+ Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tuần,
tháng, năm của Thường trực HĐND, UBND quận.
Nguyễn Ngọc Bích

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thu thập, xử lý thông tin, phối hợp với các phòng, ban, ngành, UBND
phường chuẩn bị các báo cáo phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của
UBND. Thực hiện công tác thông tin báo cáo đinh kỳ, đột xuất theo quy định và
theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, UBND quận.

+ Giúp UBND quận theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản,
ý kiến chỉ đạo của UBND quận tại các phòng, ban, ngành, UBND phường.
+ Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận và
các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND, các
cuộc họp, hội nghị của UBND quận. Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn
Đại biểu Quốc hội Hà Nội, HĐND Thành phố tại quận.
+ Chỉ đạo, điều hành hoạt động của Bộ phận tiếp nhận hổ sơ và trả kết quả
giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Ủy
ban nhân dân quận theo đúng quy định của UBND thành phố Hà Nội.
+ Tổ chức việc tiếp dân, tiếp nhận, phân loại đơn dân nguyện, khiếu nại, tố
cáo của công dân gửi đến UBND quận, tham mưu đề xuất chuyển các phòng,
ban, ngành và UBND các phường xem xét, giải quyết theo quy định.
+ Tham mưu giúp UBND quận về công tác dân tộc trên địa bàn quận.
+ Quản lý thống nhất việc tiếp nhận văn bản gửi đến và ban hành văn bản
của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận; thực hiện công tác lưu trữ văn
bản của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
+ Tổ chức, phục vụ các hội nghị, phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách do
Thường trực HĐND, UBND quận chủ trì và các hoạt động khác của Thường
trực HĐND, UBND quận. Đảm bảo đầy đủ điều kiện làm việc, phương tiện, cơ
sở vật chất phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận.
Quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND và các
phòng, ban chuyên môn tại trụ sở UBND quận.
+ Giúp HĐND, UBND quận đảm bảo mối quan hệ phối hợp công tác với
Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể chính trị-xã hội quận, các đơn vị trong, ngoài
Nguyễn Ngọc Bích

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quận và các hoạt động đối ngoại khác.
Chánh văn phòng:
Là người chịu trách nhiệm lãnh đạo, điền hành toàn diện hoạt động của
Văn phòng HĐND&UBND quận. Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND quận về toàn bộ kết quả hoạt động của Văn phòng;
Trực tiếp chỉ đạo công tác tổ chức bộ máy cán bộ; tham mưu - tổng hợp;
thu, chi tài chính của Văn phòng.
Nhiệm vụ của chánh văn phòng:
Bố trí, sắp xếp đội ngũ công chức, nhân viên Văn phòng có đủ năng lực,
trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực
HĐND và lãnh đạo UBND quận;
Chỉ đạo dự thảo và trình Thường trực HĐND, UBND quận thông qua các
chương trình công tác và các báo cáo của Thường trực HĐND, của Chủ tịch và
các Phó Chủ tịch UBND quân;
Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo kịp thời tình hình thực hiện
nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng trên địa bàn quận, phục
vụ cho việc chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND
quận;
Truyền đạt các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, các ỷ kiến chỉ đạo của
Thường trực HĐND và UBND quận. Kiến nghị những biện pháp cần thiết nhằm
thúc đẩy việc thực hiện các nhiệm vụ đạt hiệu quả;
Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột
xuất của HĐND, UBND quận, hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội Hà Nội,
HĐND thành phố;
Là chủ tài khoản thu chi ngân sách của Vãn phòng HĐND&UBND quận.
Phó Văn phòng
Phó Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công phụ trách một số lĩnh

vực công tác; Chỉ đạo, điều hành hoạt động của một số bộ phận thuộc Văn
phòng HĐND&ƯBND quận.
Nguyễn Ngọc Bích

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phó Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các công việc thuộc lĩnh
vực được phân công phụ trách và chịu trách nhiệm cá nhân về những quyết định,
những ý kiến chỉ đạo, điều hành và kết quả công việc thuộc lĩnh vực được phân
công phụ trách trước Chánh Văn phòng và tập thể lãnh đạo Văn phòng
HĐND&ƯBND quận.
Trong lĩnh vực công việc được phân công, Phó Văn phòng có nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
Xây dựng chương trình công tác trọng tâm của mình từng tháng, quý, năm,
báo cáo Chánh Văn phòng để thông qua và tổ chức thực hiện;
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực
được phân công phụ trách;
Được ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng khi được
Chánh Văn phòng uỷ quyền và các văn bản trong lĩnh vực công tác được phân
công phụ trách;
Báo cáo, đề xuất với Chánh Văn phòng xem xét, quyết đinh xử lý kịp thời
công việc thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách đã phối hợp xử lý nhưng
chưa có sự thống nhất;
Thay mặt Chánh Vãn phòng điều hành công việc chung của Văn phòng khi
được Chánh Văn phòng uỷ quyền.
Văn phòng HĐND&UBND quận gồm có 02 phó:

01 phó văn phòng phụ trách hành chính quản trị
01 phó văn phòng phụ trách công nghệ thông tin, bộ phận “ Một cửa”
Bộ phận tham mưu, tổng hợp
Nhiệm vụ:
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động của các phòng, ban, đơn vị thuộc phạm
vi quản lý của HĐND, UBND quận; tổng hợp, báo cáo tình hình và đề xuất ý
kiến giải quyết các vấn để với lãnh đạo Văn phòng để trình Thường trực HĐND,
các đồng chí Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND quân;
Giúp lãnh đạo Vãn phòng chuẩn bị dự thảo các báo cáo cho HĐND, UBND
Nguyễn Ngọc Bích

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quận; Rà soát, chỉnh lý các văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng, của
Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận đảm bảo thể
thức và tính pháp lý của văn bản;
Đề xuất xây đựng lịch công tác tuần, nội dung chương ừình công tác tháng
của khối được phân công theo dõi; chuẩn bị nội dung hoặc phối hợp với các đơn
vị liên quan chuẩn bị nội dung các buổi làm việc, cuộc họp, hội nghị do Thường
trực HĐND, lãnh đạo ƯBND quận chủ trì;
Soạn thảo các thông báo, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thường
trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận trình Chánh hoặc Phó
văn phòng ký gửi tới các đơn vị liên quan để tổ chức thực hiện, đổng thời đôn
đốc, tổng hợp kết quả theo tiến độ;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công,
điều động khi cần thiết.

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần viêc được phân công trước Chánh
Văn phòng.
Quyền hạn: Được dự các buổi làm việc, cuộc họp do Thường trực HĐND,
Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND quận chủ trì khi bàn đến những vấn đề thuộc
lĩnh vực công việc được phân công theo dõi.
Bộ phận tham mưu tổng hợp gồm 06 người:
01 chuyên viên phụ trách chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp, theo dõi
hoạt động của HĐND các phường, tổng hợp báo cáo Thường trực HĐND quận,
Tham mưu UBND quận kế hoạch đoàn ra, đoàn vào hàng năm.
01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc đồng chí Chủ tịch UBND
quận trên các lĩnh vực công tác nội chính, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội,
chương trình công tác của UBND quận. Tổng hượp tham mưu lãnh đạo văn
phòng xây dựng chương trình công tác trọng tâm tháng của UBND quận; theo
dõi đôn đốc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị.
01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc cho đồng chí Phó chủ tịch
UBND quận trên lĩnh vực quản lý Nhà nước về kinh tế, tài chính, ngân sách;
Nguyễn Ngọc Bích

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác giải phóng mặt bằng
01 chuyên viên phụ trách tham mưu giúp việc cho đồng chí Phó Chủ tịch
UBND trên lĩnh vực quản lý nhà nước về văn hóa – xã hội
01 chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo phòng thực hiện công tác tham
mưu, giúp việc cho đồng chí Phó chủ tịch UBND quận trong công tác quản lý
quy hoạch, quản lý trật tự xây dựng – đô thị, đất đai và tài nguyên môi trường,

giao thông vận tải, phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn.
01 chuyên viên phụ trách giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện công tác tổng
hợp của văn phòng.
Bộ phận“ Một cửa”
Nhiệm vụ:
Tiếp nhận hồ sơ xin giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức và
thẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ;
Chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ đến các phòng, ban chuyên môn thụ lý
giảiquyết;
Tiếp nhận kết quả giải quyết từ các phòng, ban chuyên môn, lưu trữ, thông
báo và quả kết quả cho công dân, tổ chức đúng thời gian quy định;
Thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước;
Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hành
chính tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính
với Phó Văn phòng phụ trách;
Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất khác do lãnh đạo Văn phòng phân công,
điều động khi cần thiết.
Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về phần việc được phân công trước Phó
Văn phòng phụ trách và Chánh Văn phòng.
Quyền hạn: Được đôn đốc tiên độ thụ lý, giải quyết hồ sơ thủ tục hành
chính tại các phòng, ban chức nàng có liên quan, đảm bảo hoàn thành hồ sơ
hành chính để trả công dân đúng thời gian theo quy định.
Bộ phận “Một cửa” gồm 03 người:
Nguyễn Ngọc Bích

23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A