Công tác văn thư tại phòng nội vụ huyện sơn động
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (405.59 KB, 77 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài...........................................................................................................1
2.Mục tiêu đề tài...............................................................................................................1
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.....................................................................................1
4. Nguồn tài liệu tham khảo..............................................................................................2
5.Lịch sử nghiên cứu vấn đề............................................................................................2
6.Phương pháp nghiên cứu.............................................................................................2
7.Bố cục của đề tài........................................................................................................... 3
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG......................................................................4
1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nôi vụ huyện Sơn
Động tỉnh Bắc Giang........................................................................................................4
1.1.1.Vài nét về huyện Sơn Động....................................................................................4
1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Sơn Động.......................................................4
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động...............................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức......................................................................................................7
1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan.8
1.1.1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.....................................................................8
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc
Giang............................................................................................................................... 9
1.1.3.Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện Sơn
Động.............................................................................................................................. 12
PHẦN II.............................................................................................................23
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN
ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG..............................................................................23
2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động....................23
2.1.1. Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động...........................................23
2.1.2. Công tác chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội Vụ huyện Sơn Động...............24
Hoàng Thị Hoạt
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động............25
2.3. Công tác soạn thảo văn bản...................................................................................26
2.3.1. Tổ chức soạn thảo văn bản..................................................................................26
2.3.2. Quy trình soạn thảo văn bản................................................................................27
2.4. Quản lý văn bản......................................................................................................29
2.4.1. Quản lý văn bản đi...............................................................................................29
2.4.2. Quản lý văn bản đến............................................................................................35
2.5. Quản lý con dấu......................................................................................................37
2.5.1. Quản lý và sử dụng con dấu................................................................................38
2.5.2. Bảo quản các loại con dấu...................................................................................38
2.6. Lập hồ sơ hiện hành...............................................................................................38
PHẦN III............................................................................................................39
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................39
3.1. Đánh giá chung.......................................................................................................39
3.1.1. Ưu điểm............................................................................................................... 40
3.1.2. Hạn chế................................................................................................................ 41
3.1.3. Nguyên nhân........................................................................................................42
3.2. Đề xuất, kiến nghi...................................................................................................42
3.2.1. Đề xuất................................................................................................................. 43
3.2.2. Kiến nghị.............................................................................................................. 44
KẾT LUẬN........................................................................................................46
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................47
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................48
Hoàng Thị Hoạt
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh
của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với quy mô lớn,
nhỏ. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động
riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên của tổ chức. Trong bất cứ cơ quan, tổ
chức nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng giữa các cơ quan, giữa nhà
nước với nhân dân. Vì vậy, công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn không thể
thiếu trong các đơn vị hành chính, cơ quan nhà nước. Bởi mọi văn bản giấy tờ
đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư để quan lý và sử dụng có
hiệu quả. Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp lãnh đạo cơ quan
nắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo
đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác
văn thư nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình
thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động em đã nghiên cứu đề tài:”Công tác
văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động”.
2. Mục tiêu đề tài
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư- lưu trữ. Phân tích,
đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Sơn
Động, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên
cứu và giải quyết đối với cư quan.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Lý thuyết về văn thư- lưu trữ và thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ
tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động, bao gồm:
- Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đặc biệt là
công tác văn thư- lưu trữ.
- Thực trạng các hoạt động của cơ quan về công tác văn thư- lưu trữ.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư- lưu trữ tại cơ quan về ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến
Hoàng Thị Hoạt
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư- lưu
trữ.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Bài làm có tham khảo những báo cáo tốt nghiệp của các cựu sinh viên.
Ngoài ra còn một số tài liệu khác như:
- Giáo trình Nghiệp vụ công tác Văn thư, trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
NXB Giao thông vận tải;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Thông tư 21/2012/TT-BCA quy định về con dấu của các cơ quan chức
danh nhà nước.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư.
- Thông tư số 55/2005/TTLT- BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Đã có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề này, tuy nhiên chưa có
công trình nào đi sâu nghiên cứu chi tiết và cụ thể.
Một số công trình nghiên cứu trong nước như:
Văn bản hiện hành về công tác văn thư lưu trữ, Nghiêm Kỳ Hồng( chủ
biên), Nxb Lao động, Hà Nội, 1996; Cục Lưu trữ Nhà nước, Công tác văn thư
lưu trữ, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội 1999; Vương Đình Quyền, Lý luận và
phương pháp công tác Văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện bài làm, ngoài các phương pháp chung thường được áp
dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, phương pháp toàn
diện va tổng hợp, phương pháp duy vật biện chứng, bài làm còn sử dụng các
phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát: được áp dụng trong khảo sát thực
trạng công tác Văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động làm căn cứ để đề xuất
các biện pháp nâng cao chất lượng trong công tác văn thư.
Hoàng Thị Hoạt
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phương pháp so sánh: thông qua một số dẫn chứng về triển khai công
tác Văn thư.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì
nội dung bài làm được trình bày trong 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Sơn Động
tỉnh Bắc Giang.
Phần II: Tổ chức công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Hoàng Thị Hoạt
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
SƠN ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Nôi vụ huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang
1.1.1. Vài nét về huyện Sơn Động
Sơn Động là huyện vùng cao của tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm tỉnh lỵ
80 km về phía Đông Bắc; diện tích tự nhiên 844,32 km 2( chiếm 22% diện tích
toàn tỉnh). Phía Bắc giáp tỉnh Lạng Sơn, phía Đông và phía Nam giáp tỉnh
Quảng Ninh, phía Tây giáp các huyện Lục Nam, Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang.
Toàn huyện có 21 xã và 2 thị trấn với 178 thôn, bản, khu phố( trong đó có
14 xã đặc biệt khó khăn). Dân số khoảng 7,3 vạn người và 12 dân tộc cùng
chung sống( dân tộc thiểu số chiếm 47,2%).
Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước các cấp,
cán bộ và nhân dân các dân tộc huyện Sơn Động đã phát huy truyền thống của
Đơn vị Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, chủ động vượt qua khó khăn
thách thức của điều kiện tự nhiên và xã hội, khai thác có hiệu quả tiềm năng lợi
thế vốn có, nhất là lợi thế về diện tích đất lâm nghiệp rộng lớn, vươn lên đạt
được nhiều thành tựu quan trọng về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội.
Thế mạnh của huyện:
-Diện tích đất lâm nghiệp tương đối lớn( chiếm 82.67% diện tích đất tự
nhiên), là cơ sở cho việc phát triển cây trồng công nghiệp.
- Khu bảo tồn thiên nhiên Tây Yên tử với hệ động thực vật phong phú có
thiềm năng lớn để phát triển du lịch sinh thái nghỉ dưỡng.
- Trên địa bàn huyện có một số khoáng sản như: quặng đồng, quặng thiếc,
mỏ than Đồng Rì với trữ lượng tương đối lớn là nguồn nhiên liệu phục vụ cho
nhà máy nhiệt điện Sơn Động.
1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Sơn Động
Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động là cơ quan hành chính nhà nước cấp
huyện, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh. Thông qua hoạt động chấp hành, điều
Hoàng Thị Hoạt
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hành UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước thuộc các lĩnh vực kinh tế,
chính trị, xã hội…trên địa bàn huyện. Đồng thời chiu trách nhiệm tổ chức quản
lý hành chính nhà nước ở địa phương và đảm bảo cho bộ máy hành chính hoạt
động thông suốt.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động
a. Trong lĩnh vực kinh tế
UBND huyện xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình
Hội đồng nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch, lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, quyết toán ngân sách
địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương, phê chuẩn kế hoạch
kinh tế- xã hội của xã, thị trấn.
b. Trong lĩnh vực Nông- Lâm- Ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai
Xây dựng, khuyến khích phát triển nông- lâm- ngư nghiệp; Chỉ đạo thực
hiện các bện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế; thực hiện giao đất, cho thuê đất,
thu hồi đất, giải quyết tranh chấp đất đai theo quy định pháp luật; xây dựng quy
hoạch thủy lợi.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
Xây dựng, quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp trên địa bàn; xây dựng các sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, thị trấn; phát triển các làng nghề truyền thống; sản xuất sản phẩm có
giá trị tieu dùng và xuất khẩu.
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
Tổ chức lập, trình duyệt, quản lý theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng
trên địa bàn huyện; quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông và kết cấu
hạ tầng cơ sở; quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng; quản lý đất và
quỹ nhà trên địa bàn; quản lý khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng.
e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ, du lịch
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước; kiểm tra việc thực hiện quy tắc an toàn
vệ sinh và chấp hành quy định trong các hoạt động thương mại, du lịch trên địa
Hoàng Thị Hoạt
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bàn;
f. Trong lĩnh vực giáo dục, Y tế, Văn hóa- xã hội, Thông tin thể thao
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin,
thể dục, thể thao, y tế, phất thanh trên địa bàn huyện; kiểm tra việc chấp hành
pháp luật trong hoạt động của các cơ sở; tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải
quyết việc làm
g. Trong lĩnh vực khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học; bảo vệ môi trường;
tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật.
h. Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và trật tự an toàn xã hội
Tổ chức phong trào quần chúng, xây dựng lực lượng vũ trang và quốc
phòng toàn dân; tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quan sự; tổ chức thực
hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội; tuyên truyền, giáo dục, vận
động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh.
i. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo.
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo; thực hiện nhiệm vụ được giao; kiểm tra việc thực hiện chính sách; quyết
định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn giáo.
k. Trong việc thi hành pháp luật
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, văn bản quy phạm pháp luật; thực hiện công tác kiểm
tra, thanh tra nhà nước, tiếp dân, giải quyết khiếu nại.
Bên cạnh đó, UBND huyện Sơn Động có một số chức năng, quyền hạn
sau:
-Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi, HĐND theo quy định;
- Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Hoàng Thị Hoạt
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động gồm : 01 Chủ tịch và 3 Phó Chủ tịch
các Uỷ viên và các phòng ban chuyên môn.
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện là người lãnh đạo điều hành mọi công
việc của UND huyện, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện quyền, nhiệm vụ cả
mình theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND.
Các Phó chủ tịch phụ trách các mảng Lao động thương binh xã hội , văn
hóa- thông tin, thể thao, du lịch, trung tâm y tế, kinh tế…
Các thành viên UBND được Chủ tịch phân công công việc theo đúng
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Các phòng ban chuyên môn là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND
thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số quyền
hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.
Các phòng,ban chuyên môn thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu,
giúp việc cho UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và
thực hiện một số quyền hạn theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện.
Các phòng ban chuyên môn, gồm:
1.Văn phòng HĐND- UBND huyện;
2.Phòng Tài chính- Kế hoạch;
3.Phòng Tài nguyên- môi trường;
4.Phòng Kinh tế hạ tầng;
5. Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
6.Phòng Tư pháp;
7. Phòng Văn hóa- Thông tin;
8. Phòng Y tế;
9. Phòng Gíao dục- đào tạo;
10. Phòng Nông nghiệp& PTNN;
11. Phòng Dân tộc;
12. Phòng Nội vụ;
13. Phòng Thanh tra;
Hoàng Thị Hoạt
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Các phòng đều được tổ chức thống nhất, có chức năng, nhiệm vụ riêng.
Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Sơn Động:
1.Trung tâm phát triển Qũy đất và CNN;
2.Đội quản lý TT GT- XD&MT;
3.Trung tâm văn hóa- thể thao
4.Đài truyền thanh truyền hình;
5.Trạm khuyến nông;
6. Ban quản lý Dự án xây dựng;
7.Trung tâm Dân số- KHHGĐ.
Mô hình hóa tổ chức bộ máy của UBND huyện Sơn Động :
( Xem phụ lục I )
1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan
1.1.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Phòng Nội vụ huyện Sơn Động là cơ quan chuyên môn trực thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện. Thực hiện chức năng tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân
huyện quản lý Nhà nước về công tác tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, thị trấn; tổ chức
hội, tổ chức phi chính phủ; công tác thi đua khen thưởng, văn thư lưu trữ, công
tác tôn giáo.
Tiền thân là phòng Tổ chức – Lao động thương binh xã hội sau đó là
phòng Nội vụ - Thương binh xã hội, cùng với sự phát triển của cả huyện, đặc
biệt là trong UBND huyện, quá trình phân chia về chức năng nhiệm vụ của các
bộ phận, phòng ban, năm 2008 phòng Nội vụ huyện Sơn Động chính thức được
thành lập theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ về
Quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Phòng Nội vụ huyện Sơn Động với đội ngũ CBCC
gạo cội, giàu kinh nghiệm đã và đang tạo nên một môi trường là việc ổn định,
ngày càng hiện đại hóa, chuyên nghiệp hơn, tuyểndụng những nhân lực thực sự
đáp ứng yêu cầu công việc cho huyện.
Hoàng Thị Hoạt
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng,
trực thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế
và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời chị sự chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện
Sơn Động tỉnh Bắc Giang
a. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ, tôn
giáo, dân tộc, thi đua, khen thưởng, văn thư, lưu trữ trên địa bàn và tổ chức triển
khai thực hiện theo quy định.
- Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc
lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao
- Về tổ chức, bộ máy:
+ Tham mưu giúp UBND cấp huyện ban hành Quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp
huyện
+ Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc để UBND cấp huyện trình cấp
có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện;
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các
tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp luật.
-Về quẩn lý và sử dụng biên chế hành chính sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bố chỉ tiêu biên chế hành
chính, sự nghiệp hàng năm cho các cơ quan, đơn vị trực thuộc;
+ Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế
hành chính, sự nghiệp; tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về chế độ tự
Hoàng Thị Hoạt
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp cấp
huyện và UBND cấp xã;
-Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện bầu
cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND theo phân công của UBND cấp huyện và
hướng dẫn của UBND cấp tỉnh, Sở Nội vụ;
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của UBND cấp xã;
+ Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn; Chịu trách nhiệm quản lý hồ
sơ, mốc, Chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
+ Giúp UBND huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập và
kiểm tra, tổng hợp bá cáo về hoạt động của thôn, bản, tổ dân phố trên địa bàn
huyện theo quy định
-Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc
thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện;
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiêm lại, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chính
sách đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý nhà
nước đối với cán bộ công chức, viên chức.
+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý và chính sách đối với công chức cấp
xã, cán bộ không chuyên trách xã; cán bộ y tế cơ sở, khuyến nông cơ sở theo
phân cấp;
-Về cải cách hành chính:
+ Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên
môn và ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở địa
phương;
+ Tham mưu giúp UBND huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
Hoàng Thị Hoạt
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo ủy ban
nhân dân huyện và cấp tỉnh
-Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn;
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện;
-Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong
trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua- Khen
thưởng cấp huyện;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Qũy thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
b. Mối quan hệ của Phòng Nội vụ với các cơ quan khác
- Mối quan hệ với Sở Nội vụ: là mối quan hệ cấp dưới với cấp trên; chịu
sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ
của Sở Nội vụ; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
- Mối quan hệ với Huyện ủy, HĐND, UBND huyện: là mối quan hệ cấp
dưới với cấp trên; chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện các mặt công tác; nghiêm
chỉnh chấp hành chỉ thị, nghị quyết, kết luận và công việc được giao; tham mưu,
đề xuất những công việc chuyên môn; có trách nhiệm báo cáo đầy đủ, kịp thời,
chính xác các mặt hoạt động của cơ quan.
- Mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị và UBND xã, thị trấn: Là mối quan
hệ ngang cấp; phối hợp với các cơ quan, đơn vị, xã, thị trấn triển khai, hướng
Hoàng Thị Hoạt
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dẫn và tổ chưc thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực chuyên môn có liên quan;
đồng thời tổng hợp báo cáo theo quy định.
c. Cơ cấu tổ chức
Cơ câu tổ chức là một hệ thống chính thức về các mối quan hệ vừa độc
lập, vừa phụ thuộc trong tổ chức, thực hiện những nhiệm vụ rõ rang do ai làm,
làm cái gì và lien kết với các nhiệm vụ khác trong tỏ chức như thé nào nhằm tạo
sự hợp tác nhịp nhàng để đáp ứng mục tiêu của cơ quan, tổ chức.
Phòng Nội vụ huyện Sơn Động làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề cao
trách nhiệm cá nhân và đảm bảo sự đoàn kết thống nhất trong lãnh đạo, chỉ đạo
thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc, chịu sự quản lý lãnh đạo của cấp trên
và thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy định, quy chế làm
việc.
Phòng Nội vụ gồm : 04 lãnh đạo, 05 cán bộ phụ trách chuyên môn
Lãnh đạo phòng gồm:
- Trưởng phòng: bà Nguyễn Thị Sơn;
- Phó Trưởng phòng xây dựng chính quyền: Ông Nguyễn Tiến Dũng;
-Phó Trưởng phòng cán bộ, công chức, viên chức: Ông Hoàng Văn Hoài;
-Phó Trưởng phòng văn thư- lưu trữ, hội: ông Nguyễn Hồng Thái;
Chuyên viên phòng : - Ông Chu Văn Oánh
- Ông Chu Quang Khanh
Cán sự: bà Ngô Thị Phòng;
Viên chức quản lý kho lưu trữ kiêm thủ quỹ cơ quan: bà Nông Thị Mùi;
Kế toán: Bà Nguyễn Thị Thanh;
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ:
( Xem phụ lục II)
1.1.3. Vị trí việc làm và bản mô tả công việc các vị trí trong Phòng
Nội vụ huyện Sơn Động
a. Vị trí việc làm
Để công tác quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan bảo đảm thống
nhất, hiệu quả, đúng nguyên tắc quy định, Phòng Nội vụ phân công nhiệm vụ
Hoàng Thị Hoạt
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác cụ thể đối với cán bộ, công chức, viên chức trong môi trường thường
xuyên làm việc trong phòng. Có thể mô tả các vị trí công việc như sau:
- Trưởng phòng: Là người phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Uỷ
ban nhân dân huyện về toàn bộ hoạt động của cơ quan. Trực tiếp phụ trách lĩnh
vực công tác: Tổ chức, biên chế hành chính, sự nghiệp nhà nước ; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước; địa giới hành chính, tài chính, tài sản cơ quan.
- Các Phó trưởng phòng:
+ Phó trưởng phòng: Chịu trách nhiệm điều hành, phụ trách các hoạt động
của cơ quan khi Trưởng phòng đi công tác vắng. Trực tiếp phụ trách thực hiện
các lĩnh vực công tác: Xây dựng chính quyền, cải cách hành chính, thực hiện
quy chế dân chủ ở cơ sở; cán bộ, công chức xã, thị trấn.
+ Phó Trưởng phòng: Trực tiếp theo dõi công tác tổ chức biên chế; cán
bộ, công chức, viên chức hành chính, sự nghiệp nhà nước, công tác thanh niên.
+ Phó Trưởng phòng: Phụ trách các lĩnh vực công tác: Thi đua, khen
thưởng, tôn giáo, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ.
- Các chuyên viên:
+ Chuyên viên: Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ công tác: Cải cách
hành chính; Xây dựng chính quyền, cán bộ, công chức xã, thị trấn; Tổng hợp
chung báo cáo định kỳ hàng tháng, quý năm của cơ quan và trực tiếp thực hiện
nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng.
+ Chuyên viên: Trực tiếp theo dõi công tác về tuyển dụng, quản lý, sử
dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen
thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với đội ngũ viên chức các
đơn vị sự nghiệp nhà nước thuộc Uỷ ban nhân dân huyện quản lý; Triển khai
việc thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác thanh niên theo hướng
dẫn của cấp trên; trực tiếp thực hiện nhiệm vụ giúp việc cho Trưởng phòng và
sự phân công nhiệm vụ của Phó trưởng phòng.
- Cán sự: Trực tiếp theo dõi công tác về văn thư, lưu trữ; Tổ chức hội và
tổ chức phi chính phủ; giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo liên quan đến lĩnh
vực được phân công, trực tiếp giúp việc cho Phó trưởng phòng.
Hoàng Thị Hoạt
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lưu trữ viên trung cấp: Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác: Quản lý
kho lưu trữ, phục vụ nghiên cứu, khai thác hồ sơ, tài liệu của độc giả và các cơ
quan, tổ chức, kiêm nhiệm công tác hành chính, tài vụ của cơ quan.
- Một viên chức làm kế toán.
b. Bản mô tả việc các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện Sơn Động
Trưởng phòng
STT Tiêu thức
Nội dung
1
Chức danh
Trưởng phòng: bà Nguyễn Thị Sơn
2
Nhiệm vụ
+ Chỉ đạo, quản lý, điều hành các mặt hoạt động chung của
cơ quan.
+ Chịu trách nhiệm trước UBND huyện, chủ tịch UBND
huyện và trước pháp luật về các mặt công tác được giao và
toàn bộ hoạt động của cơ quan
+ Xây dựng quy chế làm việc, chế độ thông tin báo cáo và
các quy định khác của cơ quan.
+ Quy định việc phân công công việc cho các phó trưởng
phòng trực tiếp phụ trách, chỉ đạo các lĩnh vực công tác,
phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ công chức, viên
chức trong cơ quan.
+ Tham gia các cuộc họp của UBND huyện, và một số
cuộc họp khác theo yêu cầu.
+ Uỷ quyền cho cấp dưới và các phụ trách các công việc
3
Các công
khi vắng mặt.
Phân công nhiệm vụ cho các phó phòng và các chuyên viên
việc cần
theo lĩnh vực quản lý.
làm
Tham mưu với cấp trên trong việc ra các quyết định.
Kí xác nhận một số văn bản trong thẩm quyền theo quy
định như: Quyết định, tờ trình, báo cáo…
Thực hiện chế độ bồi dưỡng cho các cán bộ, công chức
trong phòng.
Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy và biên chế;
Hoàng Thị Hoạt
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công tác, cán bộ công chức, viên chức nhà nước; công tác
cán bộ công chức cấp xã; công tác thi đua khen thưởng;
quản lý tài chính và tài sản của cơ quan.
Tổ chức thực hiện các quy chế làm việc của cơ quan; đẩu
mạnh thực hiện quy chế dân chủ; tích cực áp dụng các biện
pháp cải tiến lề lối làm việc, ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác quản lý, điều hành xử lý công việc của cơ
quan.
Chỉ đạo thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra các hoạt
động của cơ quan; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí và
chịu trách nhiệm khi để xảy ra tình trạng tham nhũng, lãng
phí gây thiệt hại cho cơ quan.
4
Quyền
Báo cáo với cấp trên theo quy định và yêu cầu.
+ Quyết định tất cả các công việc của phòng trong thẩm
quyết định
quyền đã được bổ nhiệm.
+ Quyết định về nội dung, quy chế làm việc của phòng
+ Quyết định về nội dung và thể thức văn bản do cấp dưới
5
6
Chế độ báo
tham mưu.
Báo cáo với cấp trên theo quy định của pháp luật.
cáo
Báo cáo bằng văn bản, báo cáo trực tiếp qua lời nói, hoặc
Chỉ số
qua một số phương tiện khác.
Hoàn thành tốt các công việc được giao
thành công
Phó trưởng phòng Tổ chức cán bộ
1
Chức danh Phó trưởng phòng cán bộ, công chức, viên chức:
2
Nhiệm vụ
ông Hoàng Văn Hoài
+ Tham mưu, triển khai nội dung văn bản có liên quan đến
các lĩnh vực tổ chức bộ máy biên chế; tuyển dụng, quản lý,
sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều động, bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, luôn chuyển, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức,
viên chức các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện quản lý.
Hoàng Thị Hoạt
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phối hợp, thẩm định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ
cấu tổ chức cơ quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp;
thẩm định quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị sự
nghiệp; đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các đơn vị sự
nghiệp thuộc UBND huyện quản lý.
+ Phối hợp hướng dẫn thực hiện phân loại cán bộ, công
chức, viên chức; xếp hạng cơ quan hành chính, đơn vị sự
nghiệp của huyện theo quy định.
+ Tham mưu, tổng hợp chung việc thực hiện các quy định,
chế độ tự chủ và tự chịu trách nhiệm về biên chế đối với
các cơ quan đơn vị hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp
công lập theo quy định.
+ Tham mưu, chỉ đạo thực hiện chế độ báo cáo theo định kì
của các cơ quan và báo cáo với UBND huyện đối với lĩnh
3
Các công
vực chuyên môn được phân công theo yêu cầu.
+ Tham mưu với trưởng phòng các công việc liên quan đến
việc cần
chức danh, nhiệm vụ.
làm
+ Ký thay Trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt.
+ Giúp trưởng phòng quản lý các công việc của cơ quan.
+ Xem xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của công
dân liên quan đến chế độ, chính sách của cán bộ công chức,
4
Quyền
viên chức.
Quyết định một số công việc khi trưởng phòng vắng mặt.
quyết định
Quyết định thực hiện các công việc được giao.
Thực hiện các quy chế, nội dung công việc được giao
5
Chế độ báo
Báo cáo với trưởng phòng về các công việc thực hiện theo
cáo
quy định
Chế độ báo cáo: Báo cáo bằng văn bản, bằng miệng hoặc
6
Chỉ số
Hoàng Thị Hoạt
thông qua một số phương tiện thông tin khác.
Hoàn thành tốt công việc được giao
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thành công
Phó trưởng phòng Xây dựng chính quyền
1
Chức danh Phó Trưởng phòng Xây dựng chính quyền:
2
Nhiệm vụ
ông Nguyễn Tiến Dũng
+ Tham mưu, triển khai các nội dung công việc, các chủ
trương , biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính
trong huyện.
+ Tham mưu, triển khai các văn bản, hướng dẫn tổ chức và
hoạt động của bộ máy chính quyền địa phương cấp xã
trong huyện; thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác bầu cử
Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND trên địa bàn.
+ Hướng dẫn kiểm tra, tổng hợp báo cáo việc thực hiện quy
chế dân chủ ở cơ sở và công tác dân vận của chính quyền
trên địa bàn huyện.
+ Tham mưu xây dựng dự thảo báo cáo tình hình, kết quả
công tác theo định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo
theo yêu cầu của cấp trên về lĩnh vực: cải cách hành chính,
xây dựng chính quyền, thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở,
địa giới hành chính theo quy định.
3
Các công
+ Theo dõi việc thực hiện Quy chế công sở.
+ Tham mưu với trưởng phòng các công việc liên quan đến
việc cần
chức danh, nhiệm vụ.
làm
+ Ký thay Trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt.
+ Giúp trưởng phòng quản lý các công việc của cơ quan.
+ Xem xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của công
4
5
Quyền
dân liên quan đến lĩnh vực chuyên môn
Quyết định một số công việc khi trưởng phòng vắng mặt.
quyết định
Quyết định thực hiện các công việc được giao.
Chế độ báo
Thực hiện các quy chế, nội dung công việc được giao
Báo cáo với trưởng phòng về các công việc thực hiện theo
cáo
quy định
Hoàng Thị Hoạt
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chế độ báo cáo: Báo cáo bằng văn bản, bằng miệng hoặc
6
Chỉ số
thông qua một số phương tiện thông tin khác.
Hoàn thành tốt công việc được giao
thành công
Phó Trưởng phòng công tác văn thư- lưu trữ, hội
1
Chức danh Phó Trưởng phòng công tác văn thư- lưu trữ, hội:
2
Nhiệm vụ
ông Nguyễn Hồng Thái
+Triển khai, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp trong huyện chấp hành các chế độ, quy
định về văn thư, lưu trữ; kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ
về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.
+Giúp UBND huyện chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện
các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà
nước vè tôn giáo và công tác tôn giáo tín ngưỡng.
+Tham mưu, theo dõi, nắm bắt và chỉ đạo, tổng hợp tình
hình tổ chức và hoạt động của các Hội và tổ chức phi chính
phủ trên địa bàn huyện.
+Tham mưu thực hiện quản lý Nhà nước về công tác thanh
niên.
+ Tham mưu xây dựng báo cáo dự thảo, báo cáo tình hình,
két quả công tác được phân công theo định kỳ và báo cáo
sơ kết, tổng kết, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên về lĩnh
3
Các công
vực chuyên môn.
+ Tham mưu với trưởng phòng các công việc liên quan đến
việc cần
chức danh, nhiệm vụ.
làm
+ Ký thay Trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt.
+ Giúp trưởng phòng quản lý các công việc của cơ quan.
+ Xem xét, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của công
4
Quyền
dân liên quan đến lĩnh vực chuyên môn
Quyết định một số công việc khi trưởng phòng vắng mặt.
quyết định
Quyết định thực hiện các công việc được giao.
Hoàng Thị Hoạt
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện các quy chế, nội dung công việc được giao
5
Chế độ báo
Báo cáo với trưởng phòng về các công việc thực hiện theo
cáo
quy định
Chế độ báo cáo: Báo cáo bằng văn bản, bằng miệng hoặc
6
Chỉ số
thành công
Chuyên viên 1
1
Chức danh
2
Nhiệm vụ
thông qua một số phương tiện thông tin khác.
Hoàn thành tốt công việc được giao
Chuyên viên: Ông Chu Văn Oánh
Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ công tác về
tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, luân chuyển,
khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối
với đội ngũ cán bộ, công chức hành chính, viên chức sự
nghiệp thuộc UBND huyện quản lý; tổng hợp kết quả phân
loại cán bộ, công chức, viên chức theo quy định. Tham
mưu xây dựng báo cáo tình hình, kết quả công tác theo
định kỳ và báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo teo yêu cầu
của cấp trên về lĩnh vực được phân công.
Giúp Trưởng phòng thực hiện công tác thi đua, khen
thưởng.
Trực tiếp làm nhiệm vu cho Trưởng phòng và thực
hiện một số công việc do lãnh đạo phòng phân công.
Chuyên viên 2
1
Chức danh
2
Nhiệm vụ
Chuyên viên: Ông Chu Quang Khanh
Trực tiếp tham mưu triển khai, theo dõi, thực hiện
nhiệm vụ công tác cải cách hành chính, các nội dung, công
việc cải cách hành chính theo quy định của UBND tỉnh;
theo dõi, kiểm soát thủ tục hành chính cơ quan.
Theo dõi việc thực hiện Quy chế văn hóa công sở tại
Hoàng Thị Hoạt
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ quan chuyên môn cấp huyện và cấp xã.
Theo dõi hoạt động của bộ máy chính quyền tai địa
phương cấp xã; tham mưu, đề xuất thực hiện nhiệm vu
công tác bầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND tren
địa bàn huyện.
Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ công tác
tuyển dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng, điều
động, chuyển đổi vị trí, luân chuyển công tác, phân loại,
khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối
với đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã.
Tham mưu, theo dõi việc triển khai các quy định chế
độ trách nhiệm đối với người đứng đầu.
Chuẩn bị các thủ tục liên quan tới việc phân loai đơn
vị hành chính và thôn, tổ dân phố để trình cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định.
Tổng hợp chun báo cáo định kỳ hàng tháng, quý,
năm của cơ quan; trực tiếp tham mưu giúp việc Trưởng
phòng và Phó Trưởng phòng phụ trách.
Cán sự Phòng Nội vụ
1
Chức danh Cán sự Phòng Nội vụ: Bà Ngô Thị Phòng
2
Nhiệm vụ
Quản lý Nhà nước về công tác văn tư, lưu trữ; triển
khai hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định về văn
thư, lưu trữ như: thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ theo quy định. Chuẩn bị nội dung để
tổ chức tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho
các địa phương, đơn vị.
Cùng với chuyên viên trực tiếp giúp Trưởng phòng
thực hiện cong tác thi đua khen thưởng.
Làm nhiệm vụ thư ký Hội đồng và cơ quan Thường
trực Hội đồng Thi đua khen thưởng huyện.
Hoàng Thị Hoạt
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tham mưu xây dựng dự thảo báo cáo tình hình, kết
quả công tác được phân công theo định kỳ và báo cáo sơ
kết, tổng kết, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng
phân công.
Viên chức Phòng Nội vụ
1
Chức danh Viên chức quản lý Kho Lưu trữ: Bà Nông Thị Mùi
2
Nhiệm vụ
Tham mưu, theo dõi, triển khai thực hiện nhiệm vụ
quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và tín ngưỡng theo
hướng dẫn của cấp trên.
Trực tiếp thực hiện nhiệm vụ công tác: quản lý Kho
lưu trữ lịch sử và làm công tác văn thư, lưu trữ hiện hành
của cơ quan theo quy định.
Chịu trách nhiệm làm công tác hành chính của cơ
quan trong các ngày làm việc; mua sắm thiết bị đồ dùng,
văn phòng phẩm phục vụ công tác của cả phòng; in ấn,
photo văn bản; kiêm làm nhiệm vu thr kho, thủ quỹ cơ
quan.
Mở sổ theo dõi cong tác tiếp dân và giải quyết khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị liên quan đến lĩnh vực giải quyết của
cơ quan.
Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản mạng nội bộ;
gửi, nhận văn bản bằng giấy và qua hộp thư điện tử của cơ
quan hàng ngày.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi lãnh đạo phòng
phân công.
Kế toán Phòng Nội vụ
1
Chức danh Kế toán Phòng Nội vụ: Bà Nguyễn Thị Thanh
Hoàng Thị Hoạt
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2
Nhiệm vụ
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng kế hoạch ngân sách hàng năm của cơ
quan; Lập dự toán Qũy thi đua khen thưởng; Quản lý
nguồn tài chính ngân sách cấp; đôn đốc thực hiện chế độ
thanh quyết toán; thực hiện chế dộ báo cáo tài chính theo
định kỳ.
Theo dõi quản lý, đề xuất sửa chữa, mua sắm trang
thiết bị, tài sản phục vụ làm việc.
Kiêm nhiệm theo dõi, triển khai thực hiện nhiệm vụ
quản lý Nhà nước về công tác thanh niên và công tác pháp
chế theo hướng dẫn của cấp trên.
Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể khác khi lãnh đạo
phòng phân công.
c. Nhiệm vụ chung
Cán bộ lãnh đạo, quản lý, công chức, viên chức trong cơ quan Phòng Nội
vụ đề phải có trách nhiệm tiếp dân và giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo liên
quan đến lĩnh vực hoạt động của cơ quan.
Hàng tháng, quý, năm, mỗi cán bộ, công chức có trách nhiệm tổng hợp
tiến độ, kết quả nội dung do mình đảm nhận thực hiện theo sự phân công nhiệm
vụ để phục vụ cho việc xây dựng báo cáo của cơ quan.
Chấp hành mọi sự phân công điều động, thực hiện các nhiệm vụ phát sinh
theo yeu cầu của lãnh đạo cơ quan.
Duy trì chấp hành nghiêm quy chế, quy định về giờ làm việc, chế độ họp
giao ban, chế độ báo cáo lãnh đạo, chế độ phát ngôn, bảo mật của cơ quan.
Hoàng Thị Hoạt
22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN SƠN
ĐỘNG TỈNH BẮC GIANG
2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn
Động
2.1.1. Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Sơn Động
Công tác văn thư được coi là một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước
của mỗi cơ quan, tổ chức. Có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà
nước vì nó cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục
vụ cho hoạt động quản lý, điều hành cơ quan. Góp phần giải quyết công việc của
cơ quan nhanh chóng, chính xác, giữ gìn bí mật nhà nước, hạn chế được bệnh
quan liêu, giấy tờ.
Do tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý và điều
hành ở các cơ quan nên lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Sơn Động rất quan tâm,
kiểm tra, đôn đốc công tác văn thư tại phòng Nội vụ dựa vào các văn bản chỉ
đạo hướng dẫn của nhà nước và quy chế làm việc của phòng Nội vụ huyện như:
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của chính phủ
về công tác văn thư;
Luật số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Công văn số 425/2005/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến;
Công văn số 260/2005/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn
thư lưu trữ cơ quan;
Công tác văn thư tại phòng Nội vụ huyện Sơn Động được tổ chức theo
mô hình tập trung nên văn bản được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ
quan.
Lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Sơn Động đã rất quan tâm đến công tác
Hoàng Thị Hoạt
23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1C
