Hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện tiên yên

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt

Nội dung

1. GD-ĐT

Giáo dục – đào tạo

2. QLR

Quản lý rừng

3. PT

Phát triển

4. UBND

Ủy ban nhân dân

5. QSDĐ

Quyền sử dụng đất

6. TC

Tài chính

7. TT

Thông tin

8. MT

Môi trường

9. HTSX

Hoàn thành xuất sắc

10. HTT

Hoàn thành tốt

11.HT

Hoàn thành

12.HĐND

Hội đồng nhân dân

13.LĐ-TB

Lao động – thương binh

14.NN

Nông nghiệp

15.PTNT

Phát triển nông thôn

1


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Trong những năm qua, cùng với việc lãnh đạo đổi mới xây dựng đất nước,
Đảng ta đã ban hành, tổ chức thực hiện nhiều nghị quyết về đổi mới, kiện
toàn tổ chức, bộ máy của hệ thống chính trị gắn với tinh giản biên chế, cải
cách tiền lương và thu được những kết quả quan trọng. Các cơ quan Nhà
nước, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội từng bước được sắp
xếp, kiện toàn; chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các tổ chức
trong hệ thống chính trị được phân định, điều chỉnh hợp lý hơn; góp phần bảo
đảm vai trò lãnh đạo của Đảng, quản lý của Nhà nước, phát huy quyền làm
chủ của nhân dân.
Đối với huyện Tiên Yên, được sự quan tâm của Tỉnh ủy, Uỷ ban nhân dân
tỉnh, các sở, ban ngành, trong những năm qua tổ chức bộ máy cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức của Uỷ ban nhân dân
huyện Tiên Yên không ngừng được xây dựng củng cố và kiện toàn, từ đó đã
phát huy được vai trò quản lý điều hành của chính quyền. Hàng năm, các chỉ
tiêu phát triển kinh tế xã hội luôn được hoàn thành, trong đó một số chỉ tiêu
vượt mức kế hoạch đề ra, thu ngân sách hàng năm tăng từ 10-17%. Chất
lượng quản lý nhà nước có nhiều chuyển biến tích cực, chính sách, an sinh xã
hội được quan tâm, đời sống của nhân dân phát triển bền vững, an ninh chính
trị ổn định, quốc phòng được giữ vững, năng lực lãnh đạo, điều hành của
chính quyền có nhiều đổi mới.
Tuy nhiên, tổ chức bộ máy, biên chế cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp

thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Tiên Yên vẫn còn cồng kềnh; chức năng,
nhiệm vụ của một số tổ chức còn trùng lặp, hoạt động trên một số mặt còn
kém hiệu quả. Số lượng cán bộ, công chức, nhất là cán bộ hợp đồng tăng

2


nhanh. Một bộ phận cán bộ, công chức, viên chức chuyên môn đào tạo chưa
phù hợp với vị trí công tác, một số chưa đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ.
Do vậy có thể thấy, việc hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện Tiên Yên là một
vấn đề cấp thiết, một đòi hỏi từ thực tiễn đặt ra hiện nay, cần được thực hiện
một cách nghiêm túc, khoa học, công khai và dân chủ. Đó chính là lý do em
chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức, bộ máy, biên chế các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên”.
2. Mục tiêu nghiên cứu:
Việc nghiên cứu thực trạng tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp sẽ giúp đưa ra những giải pháp, khuyến nghị phù hợp
và thiết thực cho việc hoàn thiện, kiện toàn lại tổ chức, bộ máy, biên chế các
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuôc UBND huyện Tiên Yên.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu:
Nhiệm vụ của việc nghiên cứu là tìm hiểu thực trạng việc thực hiện phân
chia tổ chức, bộ máy các cơ quan hành chính, từ đó tìm những giải pháp hoàn
thiện tổ chức bộ máy các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Đọc và tìm hiểu những tài liệu có liên quan
- Đánh giá
- Phân tích
- Tổng hợp
5. Kết cấu đề tài báo cáo thực tập:

Gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về phòng Nội vụ huyện Tiên Yên
Chương 2: Thực trạng về tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính,
đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên
3


Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy biên chế các
cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên

CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN TIÊN YÊN
4


1.1.

Khái quát chung về phòng Nội vụ huyện Tiên Yên

Tên cơ quan:

Phòng Nội vụ huyện Tiên Yên

Số điện thoại:

0333.876.232

Địa chỉ:

Phố Đông Tiến 1 – thị trấn Tiên Yên – huyện Tiên Yên –

tỉnh Quảng Ninh

1.1.1. Vị trí, chức năng:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân
dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, vị trí
việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ
chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh
nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị công lập; tiền lương
đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ
chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền
địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức viên chức cấp xã và
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính
phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua – khen thưởng; công tác
thanh niên.
Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc
làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của UBND cấp
huyện, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
Biên chế cán bộ của phòng Nội vụ do Trưởng phòng quản lý, nằm
trong tổng biên chế khối quản lý nhà nước được UBND huyện giao hàng
năm.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn:
Trình UBND, Chủ tịch UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ tị;
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp
5


tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chish nhà nước thuộc lĩnh vực
quản lý nhà nước được giao.

Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Tiên Yên bao gồm: 01 Trưởng
phòng, 01 Phó trưởng phòng, chuyên viên và nhân viên hợp đồng.

*Phân công nhiệm vụ:
A. Trưởng phòng: Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của cơ quan
trước Cấp ủy, chính quyền địa phương và sở Nội vụ. Trình UBND, Chủ tịch
UBND huyện ban hành các văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
Là chủ tài khoản, quản lý công chức, tài sản công của cơ quan, trực tiếp
điều hành, quản lý ngân sách, các nguồn tài chính tự chủ, không tự chủ và các
nguồn kinh phí khác (nếu có) của cơ quan.
Trực tiếp điều hành các nhiệm vụ công tác chuyên môn sau:
-

Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện. Tham mưu trình
6


cấp có thẩm quyền việc thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện theo quy định của UBND tỉnh.
-

Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp, các
tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định.

-

Tham mưu cho UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự
nghiệp.

-

Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về công tác cải cách hành
chính; quy chế dân chủ ở cơ sở đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn.

-

Giúp UBND huyện thực hiện công tác QLNN về Tôn giáo trên địa bàn

-

Đại diện cho Phòng tham gia hoạt động của các Ban chỉ đạo, Hội đồng,
tổ công tác kiêm nhiệm…theo quyết định của Huyện ủy, HĐND và
UBND huyện (nếu có). Tổng hợp, tham mưu việc thực hiện chương
trình phối hợp giữa UBND với UBMTTQ và các đoàn thể huyện.

B. Phó trưởng phòng – Kiêm Chủ tịch công đoàn cơ quan:
-

Chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ đước phân công. Chịu trách nhiệm chung về toàn bộ hoạt
động của phòng. Thay mặt trưởng phòng điều hành cơ quan khi được
Trưởng phòng ủy quyền.

-

Giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi các nhiệm vụ: Công tác địa
giới hành chính; xây dựng chính quyền cơ sở, quản lý cán bộ, công
chức và những người hoạt động không chuyên trách xã, thị trấn và thôn
bản, khu phố; công tác Thi đua, khen thưởng; Văn thư, lưu trữ; Thanh
niên; Hội và tổ chức phi Chính phủ; tham mưu và thực hiện các chế độ
chăm sóc cán bộ theo quy chế của Ban Thường vụ Huyện ủy.
Chuyên viên 1 : Ông Lương Văn Dưỡng

7


Tham mưu công tác QLNN về Tôn giáo; thực hiện nhiệm vụ kế toán
ngân sách của phòng; thực hiện thu chi các loại quỹ, phí, các khoản quyên
góp, ủng hộ khác; theo dõi và quản lý tài sản cơ quan; thực hiện các nhiệm vụ
khác do Trưởng phòng phân công.
Chuyên viên 2: Ông Nguyễn An Ninh
Trực tiếp tham mưu, tổng hợp: Công tác cải cách hành chính; quy chế
dân chủ ở cơ sở; kiểm tra công vụ; tổng hợp báo cáo hoạt động của Phòng
định kỳ tháng, quý, năm; Quản lý con dấu, quản lý phát hành văn bản đi, đến
của phòng Nội vụ.
Chuyên viên 3: Ông Nguyễn Thanh Tùng
Trực tiếp tham mưu, tổng hợp, theo dõi công tác: Quản lý bộ máy Hội
và tổ chức phi Chính phủ; tham mưu cho Trưởng phòng thực hiện việc quản
lý, sử dụng bộ máy, biên chế; quản lý, sử dụng và thực hiện các chính sách,
chế độ đối với CBCC,VC; thực hiện các nhiệm vụ khác do Trưởng phòng
phân công.
Hợp đồng: Bà Lê Thúy Hằng
Trực tiếp tham mưu, tổng hợp, theo dõi công tác: Thanh niên; Văn thư
lưu trữ; Thi đua, khen thưởng; Địa giới hành chính; xây dựng chính quyền cơ

sở, quản lý cán bộ, công chức và những người hoạt động không chuyên trách
xã, thị trấn và thôn bản, khu phố; công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ; Thư ký
các cuộc họp cơ quan; Quản lý quỹ tiền mặt phục vụ công tác chăm sóc cán
bộ; công tác thi đua khen thưởng và các nguồn kinh phí khác của cơ quan.
Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo Trưởng phòng phân công.
1.1.4. Chế độ và nguyên tắc làm việc:
Phòng Nội vụ làm theo chế độ thủ trưởng, đảm bảo nguyên tắc dưới sự
lãnh đạo của Chi bộ, trên cơ sở các quy định của pháp luật hiện hành.

8


Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, trước chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng.
Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác, chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công, thay mặt Trưởng phòng điều hành hoạt động của
cơ quan khi được ủy quyền.
Công chức (kể cả người làm việc theo chế độ hợp đồng) sau đây gọi
chung là công chức có trách nhiệm tham mưu giúp lãnh đạo phòng thực hiện
các nhiệm vụ chuyên môn và chịu trách nhiệm cá nhân trước Trưởng phòng
và trước pháp luật vè việc thực thi nhiệm vụ thuộc pham vi thẩm quyền của
phòng theo sự phân công của Trưởng phòng. Trong quá trình thực hiện nhiệm
vụ của mình nếu có nội dung liên quan dến nhiệm vụ thuộc lĩnh vực theo dõi
của công chức khác thì phải trao đổi thông tin, phối hợp cùng tham mưu, giải
quyết để đảm bảo tính thống nhất, kịp thời và đúng quy định.
Căn cứ nhiệm vụ được phân công, mỗi công chức trong cơ quan chủ
động xây dựng chương trình kế hoạch công tác cá nhân hàng tuần, tháng,
quý, năm báo cáo Trưởng phòng quyết định và chủ động triển khai trong thực
thi nhiệm vụ.

1.2.

Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực:

a. Công tác hoạch định nhân lực:
Hoạch định nhân lực là quá trình dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực của một
tổ chức để tiến hành các bước tiếp theo nhằm đáp ứng nhu cầu đó. Hoạch
định nguồn nhân lực là một tiến trình đảm bảo cho tổ chức có đủ số người với
những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu của
tổ chức. Như vậy lập kế hoạch nhân lực kéo theo việc dự báo các nhu cầu của
tổ chức trong tương lai về nhân lực và cung cấp nhân lực để đảm bảo rằng tổ
chức sẽ có đủ cán bộ cần thiết vào các thời điểm cần thiết để tạo thuận lợi cho
đạt mục tiêu của tổ chức .
9


b. Công tác phân tích công việc:
Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác
định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện
công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện
công việc. Phân tích công việc là một quá trình xác định và ghi chép lại các
thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể. Đây là quá trình
xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến
thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác
biệt của một công việc này với công việc khác.
c. Công tác tuyển dụng nhân lực:
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và sử dụng người lao
động. Để tuyển được đúng người cho một vị trí công việc, người sử dụng lao
động cần xác định rõ mục đích của công việc, nó có vị trí như thế nào trong
doanh nghiệp, và những người như thế nào thì sẽ làm việc đó tốt nhất. Sau đó

người sử dụng lao động cần tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn để tuyển được
người phù hợp. Việc tuyển dụng được coi là thành công nếu người được
tuyển yêu thích công việc và trở thành một thành viên tích cực và hiệu quả
của doanh nghiệp.
d. Công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí:
Sắp xếp và bố trí sử dụng nhân lực là quá trình sắp đặt nhân viên vào các
vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân lực nhằm đạt
được hiệu quả cao trong công việc. Mọi doanh nghiệp sau khi tuyển dụng
nhân lực đều phải bố trí và sử dụng nhân lực, có nơi tiến hành bố trí rất đơn
giản. Ngược lại có những nơi công tác bố trí nhân lực được chính quy hóa và
được thống nhất về quan điểm.
e. Công tác đào tạo và phát triển nhân lực:
Đào tạo và Phát triển nhân sự là một trong những biện pháp tích cực tăng
khả năng thích ứng của doanh nghiệp trước sự thay đổi của môi trường. Đào
10


tạo và Phát triển cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn nhân sự chất lượng
cao góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh. Đào tạo được coi là một vũ khí
chiến lược của tổ chức nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trước các đối thủ.
Góp phần thực hiện tốt chiến lược chung về nhân sự của một doanh nghiệp và
cao hơn là chiến lược chung về nhân sự của quốc gia.
f. Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc:
Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đo lường một cách
hệ thống, chính thức và công khai kết quả thực hiện công việc so với các tiêu
chuẩn đã đề ra. Đối với người lao động: đánh giá thực hiện công việc cung
cấp thông tin cơ bản về tình hình thực hiện công việc của người lao động,
nhằm giúp họ biết được khả năng của mình, những thiếu sót trong quá trình
làm việc để rút kinh nghiệm và cải thiện sự thực hiện công việc. Đối với
người quản lý: Đánh giá thực hiện công việc giúp họ nắm được tình hình thực

hiện công việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra những quyết định nhân sự
đúng đắn như đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến…
g. Quan điểm trả lương cho người lao động:
Đối với những cơ quan của Nhà nước, tiền lương được trả cho người lao
động được quy định rõ trong luật lao động và mức lương được trả tùy thuộc
vào khu vực, lĩnh vực mà người lao động làm việc. Tiền lương được trả trực
tiếp bằng tiền mặt hoặc hiện vật, trả qua tài khoản, trả theo ngày, tuần, tháng
tùy thuộc vào thỏa thuận giữa người lao động và cơ quan, doanh nghiệp nơi
người lao động ký kết hợp đồng lao động.
h. Quan điểm và các chương trình phúc lợi cơ bản:
Phúc lợi xã hội là phương tiện cần thiết để điều chỉnh các quan hệ xã hội,
giảm bớt sự chênh lệch về thu nhập giữa các tầng lớp và nhóm xã hội, đồng
thời xóa bỏ sự khác biệt giữa thành thị và nông thôn, giữa lao động chân
tay và lao động trí óc. Phúc lợi xã hội là phương tiện cần thiết để điều chỉnh
các quan hệ xã hội, giảm bớt sự chênh lệch về thu nhập giữa các tầng
11


lớp và nhóm xã hội, đồng thời xóa bỏ sự khác biệt giữa thành thị và nông
thôn, giữa lao động chân tay và lao động trí óc.
i. Công tác giải quyết các quan hệ lao động:
Nguyên tắc giải quyết: thương lượng trực tiếp và tự dàn xếp giữa hai bên
tranh chấp tại nơi phát sinh tranh chấp; thông qua trọng tài, hòa giải trên cơ sở
tôn trọng quyền và lợi ích của hai bên, tôn trọng lợi ích chung của xã hội và
tuân theo pháp luật; giải quyết công khai, khách quan, kịp thời, nhanh chóng,
đúng pháp luật; có sự tham gia của đại diện công đoàn và của đại diện người
sử dụng lao động trong quá trình giải quyết tranh chấp; trình tự giải quyết phụ
thuộc vào đó là tranh chấp cá nhân hay tập thể.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC, BỘ MÁY BIÊN CHẾ CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC UBND HUYỆN TIÊN YÊN

2.1. Cơ sở lý luận:
12


2.1.1. Nội dung về tổ chức, cơ cấu bộ máy
Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao
quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp
một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Công tác tổ chức gồm có hai nội dung cơ bản:
- Tổ chức cơ cấu: Tổ chức cơ cấu quản lý (chủ thế quản lý) và tổ chức cơ
cấu sản xuất – kinh doanh (đối tượng bị quản lý);
- Tổ chức quá trình: Tổ chức quá trình quản trị và tổ chức quá trình sản
xuất – kinh doanh;
Tổ chức có nội dung rất rộng lớn liên quan đến công tác xây dựng một
doanh nghiệp như xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp (Có bao
nhiêu cấp quản lý, tổ chức các phòng ban chức năng, phân công trách nhiệm
và quyền hạn của các phồng ban cũng như của mỗi cá nhân…), xây dựng hệ
thống sản xuất và kinh doanh (có những bộ phận sản xuất và kinh doanh nào,
phân công chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận…)
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng
hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục
đích chung .
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng
.Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân
loại,nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :
- Mọi tổ chức đưều mang tính mục đích .Tổ chức hiếm khi mang trong
mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích

nhất định .Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào .Mặc dù
mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau ,nhưng không có
mục đích thì tổ chức dẽ không có lý do để tồn tại .

13


- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được
mục đích –các kế hoạch .Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần
phải làm để thực hiện mục đích ,không tổ chức nào có thể tồn tại và
phát triển hiệu quả .
- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức
khác .Một doanh nghiệp sẽ cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máy
móc ,thông tin...... từ các nhà cung cấp ,cần hoạt động trong khuôn khổ
quản trị vĩ mô của Nhà Nước ,cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh
nghiệp khác ,cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ .
- Cuối cùng ,mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị ,chịu trách nhiệm
liên kết,phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng
những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao .Vai trò của
những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng
thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng .
Tổ chức về cơ cấu bộ máy là việc phân chia hệ thống quản lý thành các
bộ phạn và xác định các mối quan hệ giữa chúng với nhau tức là chúng ta xác
định chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy và lựa
chọn, bố trí cán bộ vào các cương vị phụ trách các bộ phận đó.
Tổ chức cơ cấu bộ máy gồm các nội dung sau:
- Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu chung
của tổ chức.
- Nhóm gộp các bộ phận này thành các phòng ban hoặc các bộ phận.
- Giao quyền hạn, trách nhiệm để thực hiện các hoạt động.

- Quy định các mối quan hệ theo chiều dọc và ngang bên trong tổ chức.
- Công tác tổ chức đòi hỏi đội ngũ cán bộ có trình độ, kinh nghiệm và
những phẩm chất cần thiết để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Một trong những nhiệm vụ của công tác tổ chức là xác định biên chế.

14


Xác định biên chế bao gồm việc bổ nhiệm và duy trì các chức vụ đã bổ nhiệm
theo yêu cầu đặt ra bởi cơ cấu tổ chức, nó gắn liền với việc đặt ra những yêu
cầu cần làm cho một công việc hoặc nghề nghiệp, và nó bao gồm cả việc
tuyển chọn những người đảm nhận các chức vụ.
Bộ máy quản trị doanh nghiệp được thiết lập ra không phải do mục
đích tự than mà để thực hiện có hiệu quả các hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Khi xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh
nghiệp, cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng sau:
- Môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp
- Quy mô của doanh nghiệp
- Các yếu tố kỹ thuật, công nghệ sản xuất
- Trình độ của người quản lý, nhân viên và trang thiết bị quản lý
- Một số yếu tố khác: Các quy định của pháp luật, phạm vi hoạt động
của doanh nghiệp, thị trường của doanh nghiệp…
Phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức:
a) Phương pháp tương tự
Là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa
kế những kinh nghiệm thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của các
cơ cấu tổ chức có sẵn.
Những cơ cấu tổ chức có trước này có những yếu tố tương tự với cơ
cấu tổ chức quản lý sắp hình thành. Cơ sở phương pháp luận để xác định sự

tương tự là sự phân loại đối tượng quản trị căn cứ vào những dấu hiệu nhất
định.
Chẳng hạn: Tính đồng nhất về kết quả cuối cùng của hoạt động quản trị
(sản phẩm, quy trình công nghệ... giống nhau), tính đồng nhất về chức năng
quản trị được thực hiện, tính gần nhau về lãnh thổ (điều kiện kết cấu hạ tầng
giống nhau), đặc điểm ngành kinh tế - kỹ thuật...
15


Ưu điểm nổi bật của phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu
nhanh, chi phí để thiết kế cơ cấu ít, thừa kế có phân tích những kinh nghiệm
quý báu của quá khứ.
Tuy nhiên, sự sao chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích những
điều kiện thực tế của cơ cấu tổ chức sắp hoạt động là những khuynh hướng
cần ngăn ngừa. Đây là phương pháp đã được áp dụng khá phổ biến ở nhiều
nơi, nhiều nước.
b) Phương pháp phân tích theo yếu tố
Gồm các bước như sau:
1. Phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy định cho từng bộ phận,
từng nhân viên của bộ máy quản trị.
2. Phân tích khối lượng công tác thực tế của mỗi bộ phận, mỗi con người,
phát hiện khâu yếu trong việc phân bổ khối lượng công việc quản lý.
3. Phân tích việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, các
cấp quản trị.
4. Phân tích việc thực hiện những văn kiện, tài liệu, những quy định ràng
buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức
quản trị doanh nghiệp.
5. Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp
so với trực tiếp sản xuất. Tỷ trọng tiền lương cán bộ gián tiếp trong giá thành
sản phẩm.

6. Phân tích sự phù hợp giữa trình độ cán bộ, nhân viên quản trị hiện có (cơ
cấu trình độ) với yêu cầu công việc.
7. Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động
của cán bộ và nhân viên quản trị.
8. Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến
việc duy trì sự ổn định của quản trị doanh nghiệp.

16


Lô-gíc của việc hình thành cơ cấu theo phương pháp phân tích theo yếu tố
Kết quả của phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt hợp lý và chưa
hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới (đã
được cải tiến hoặc hoàn thiện).
Để đánh giá chính xác, phải chấp nhận một loạt những kết luận có tính
nguyên tắc cho việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, đó là:
- Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm thực hiện nghiêm ngặt chế độ
thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân.
17


- Cơ cấu tổ chức quản trị bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của các cán bộ quản trị, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý
các chức năng quản trị. Điều đó cho phép cán bộ quản lý có thể độc lập giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng của mình.
Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản trị không được để bỏ
sót chức năng, cũng không để xảy ra tình trạng cùng một chức năng lại được
giao cho hai hay nhiều bộ phận cùng thực hiện.
Trường hợp có một số chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau thì
giao cho một bộ phận đảm nhiệm thực hiện số chức năng đó. Trong cơ cấu tổ

chức quản trị các mối quan hệ phụ thuộc của mỗi bộ phận và nhân viên thừa
hành nhất thiết phải được xác định rõ ràng. Mỗi nhân viên chỉ có thể có một
người chỉ huy để nhận chỉ thị trực tiếp và báo cáo kết quả công việc.
Rút gọn đến mức cho phép những thang bậc quản trị cũng như số lượng
cán bộ và nhân viên quản trị. Nhờ đó, mà phát hiện kịp thời những vấn đề
phát sinh trong quá trình quản trị.
Cơ cấu tổ chức quản trị phải được thiết kế và thực hiện cho một thời
gian dài, chỉ nên thay đổi khi nào thật sự cần thiết, do mục tiêu quản trị đòi
hỏi.
Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả năng thích nghi với những điều
kiện vốn có trong phạm vi quản trị của mình. Đó là sự thống nhất giữa chủ thể
quản trị với đối tượng quản trị.
Dù cho một cơ cấu tổ chức hợp lý đến thế nào đi nữa, nó vẫn không
tính hết được tất cả những tình huống bất ngờ có thể xảy ra do hoàn cảnh bên
ngoài và bên trong tác động đến. Cơ cấu tổ chức quản trị càng năng động,
mềm dẻo, co dãn càng thích ứng với nền kinh tế thị trường luôn biến động.
Trong quá trình dự thảo cơ cấu tổ chức quản trị cần thu hút sự tham gia
của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp. Tinh thần chủ động cho phép họ
giúp giải quyết tổng hợp, đúng đắn hơn các vấn đề đặt ra.
18


Giai đoạn cuối cùng trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị hiện
hành là bổ sung, thay đổi cán bộ, xây dựng các thủ tục, quy tắc hoạt động cho
từng bộ phận và cho chủ doanh nghiệp và cho các nhân viên thừa hành chủ
chốt.
Trường hợp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị mới
Bước 1: Dựa vào những tài liệu ban đầu, những văn bản hướng dẫn của
các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính chất luật pháp để xây dựng
sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất

của cơ cấu tổ chức này.
Kết quả thực hiện giai đoạn một là xây dựng mục tiêu của tổ chức, xây
dựng các phân hệ chức năng nhằm bảo đảm thực hiện mục tiêu, phân cấp
nhiệm vụ, quyền hạn cho từng cấp quản trị.
Xác lập các mối quan hệ cơ bản giữa các bộ phận và với các cơ quan
cấp trên, các đơn vị hiệp tác bên ngoài, xác định các nhu cầu bảo đảm cán bộ
và thông tin. Như vậy bước một là nhằm giải quyết những vấn đề có tính chất
định tính đối với cơ cấu tổ chức quản trị.
Bước 2: Xác định các thành phần, các bộ phận của cơ cấu tổ chức và
xác lập các mối quan hệ giữa các bộ phận ấy.
Nội dung cơ bản ở bước này được thể hiện ở việc xây dựng phân hệ
trực tuyến, phân hệ chức năng và chương trình mục tiêu.
Cơ sở để xác định thành phần các bộ phận của cơ cấu và sự cần thiết
chuyên môn hoá hoạt động quản trị sự phân cấp và phân chia hợp tác ở nhiều
doanh nghiệp trên thế giới.
Phương pháp xác định hiệu quả tổ chức bộ máy:
Hiệu quả của tổ chức bộ máy được xác định bởi hai yếu tố:
- Tổ chức bộ máy khoa học.
- Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.

19


Như vậy muốn nâng cao hiệu quả tổ chức bộ máy cần tiến hành các
bước sau:
1. Xác định tính khoa học:
Tính khoa học của tổ chức bộ máy được thể hiện qua các đặc tính:
- Khách quan: tính pháp lý của tổ chức bộ máy
- Hợp lý: cơ cấu tổ chức bộ máy
- Đồng bộ: mối tương quan giữa yêu cầu chức năng, nhiệm vụ với việc

bố trí lao động
- Hiệu quả
Để đạt được những yêu cầu trên, một trong những yếu tố quan trọng là
phải xác định được chức năng, nhiệm vụ của tổ chức bộ máy, xác định số
phòng ban, biên chế cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
trên cơ sở tiêu chuẩn hoá theo chức danh đối với cán bộ công chức. Mỗi cán
bộ, công chức phải có trình độ chuyên môn, lý luận chính trị, ngoại ngữ tương
ứng để đảm nhận công việc mà bộ máy tổ chức yêu cầu. Việc xác định chức
danh cán bộ, công chức thực chất là phân công cán bộ, công chức theo vị trí
lao động trong bộ máy và xác định trách nhiệm, thẩm quyền trước bộ máy và
pháp luật.
Tổ chức bộ máy khoa học phải xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ của
mình mà xác định đúng biên chế cần thiết cho bộ máy, sao để tính hợp lý giữa
công việc và biên chế đảm bảo tối ưu, mang lại hiệu quả cao. Việc làm này
hết sức cần thiết bởi lẽ: Như chúng ta đã biết hàm số biểu diễn mối tương
y

quan giữa hiệu quả bộ máy với biên chế cán bộ, công chức thể hiện qua đồ thị
y =ax2+bx+c, với a >0

y0

y1

20
0

x1

x0

x’1

x


Nhìn đồ thị (Giá trị trục y biểu thị hiệu quả tổ chức bộ máy, giá trị trục
x biểu thị số cán bộ, công chức) chúng ta thấy nếu việc chọn không đúng biên
chế cán bộ sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức bộ máy. Tại vị trí x 0 cho thấy
giá trị y0 đạt cực đại còn tại giá trị x1, và x1' cho giá trị y 1 thấp hơn, giá trị xl
và x1' càng xa về 2 phía của x0 thì giá trị yl càng bé. Điều này chỉ ra rằng: Nếu
chọn đúng biên chế cán bộ thì hiệu quả công tác tổ chức bộ máy đạt giá trị
cực đại, ngược lại nếu chọn số cán bộ, công chức quá ít hoặc quá nhiều thì
hiệu quả càng giảm.
2. Xây dựng đội ngũ cán bộ công chức đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ
được giao
Như đã nói ở trên, ngoài việc tổ chức bộ máy khoa học, hiệu quả tổ
chức bộ máy còn tuỳ thuộc vào yếu tố chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.
Trong thực tiễn ngành nào, đơn vị nào quan tâm xây dựng đội ngũ cán bộ
công chức có phẩm chất tốt, đủ năng lực hoạt động thì ngành đó, đơn vị đó
hoạt động hiệu quả. Việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức phải
được tiến hành chặt chẽ: đánh giá đúng thực trạng trình độ, năng lực cán bộ,
công chức đồng thời có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức mà cán bộ
đang yếu, đang thiếu.
3. Ứng dụng của phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ chức
Phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ chức thực chất là quá trình
xác định tính tối ưu của số lượng biên chế cán bộ cần thiết cho tổ chức bộ
21

máy, đồng thời là quá trình tổ chức, sắp xếp lại lao động, nó không ngừng
hoàn thiện và nâng cao. Nắm vững phương pháp xác định hiệu quả bộ máy tổ
chức mà 2 yếu tố quan trọng là xác định số lượng cán bộ, công chức một cách
khoa học và công tác tiêu chuẩn hoá các chức danh trong bộ máy tổ chức là
cơ sở khoa học giúp cho việc kiện toàn tổ chức, tinh giảm biên chế hành
chính, sự nghiệp, là căn cứ để tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đánh giá và trả
lương theo lao động. Điều này có ý nghĩa hơn khi mà Chính phủ vừa ban
hành nghị quyết số 9/2003/NQ-CP ngày 28/7/2003 về việc sữa đổi, bổ sung
NQ16 /2000/NQ-CP, tiếp tục thực hiện tinh giảm biên chế trong các cơ quan
hành chính sự nghiệp.
2.1.2. Cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện:
Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban Nhân dân cấp huyện (không
phải là cơ quan hành chính Nhà nước) được tổ chức theo Nghị định
14/2008/NĐ-CP. Bao gồm: Các cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất
ở các quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
- Phòng Nội vụ
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài chính-Kế hoạch
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
- Phòng Văn hoá và Thông tin
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Y tế
- Thanh tra huyện
- Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân

22


Ngoài 10 cơ quan chuyên môn được tổ chức thống nhất ở tất cả các

quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh như trên, còn có một số cơ quan
chuyên môn để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện:
- Phòng Quản lý Đô thị
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn
- Phòng Công Thương
- Phòng Kinh tế và Hạ tầng
- Phòng Dân tộc
- Trung tâm hành chính công
Các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên:
- Đài Truyền thanh – truyền hình
- Ban quản lý công trình
- Trung tâm phát triển quỹ đất
- Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình
- Đội Kiểm tra xây dựng và trật tự đô thị
- Ban quản lý rừng phòng hộ
- Ban quản lý chợ Tiên Yên
2.2. Thực trạng về tổ chức, bộ máy biên chế các cơ quan hành chính, đơn vị
sự nghiệp thuộc UBND huyện Tiên Yên:
2.2.1. Khái quát đặc điểm tình hình địa phương:
Tiên Yên là huyện miền núi nằm ở vị trí trung tâm khu vực miền đông
của tỉnh Quảng Ninh, phía Bắc và Tây Bắc giáp huyện Đình Lập tỉnh Lạng
Sơn, phía Nam giáp vịnh Bắc Bộ, phía Tây Nam giáp huyện Ba Chẽ và thành
phố Cẩm Phả, phía Đông Bắc giáp huyện Bình Liêu và Đông Nam giáp
23


huyện Đầm Hà. Tiên Yên có vị trí thuận lợi để phát triển giao thông kết nối
với các khu vực lân cận cả về đường bộ và đường thuỷ; huyện có 12 đơn vị
hành chính cấp xã (01 thị trấn và 11 xã), với tổng số 122 thôn, khu phố, có
diện tích đất tự nhiên rộng 64.789,74 ha, dân số 48,6 nghìn người, dân tộc

thiểu số chiếm 48%. Huyện có 35 km đường biển với 5.000 ha bãi triều trong
đó có 3.000 ha rừng ngập mặn được đánh giá là đa dạng sinh học, thuận lợi
cho nuôi trồng, đánh bắt hải sản.
2.2.2. Thực trạng về tổ chức, bộ máy biên chế:
2.2.2.1. Thực trạng về tổ chức bộ máy:
Tổ chức bộ máy các quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Uỷ ban
nhân dân huyện Tiên Yên gồm có:
Các phòng chuyên môn: Gồm 13 phòng chuyên môn.
TT

Cơ quan

Ghi chú

1

Văn phòng HĐND và UBND

2

Phòng Nội vụ

3

Phòng Lao động-TB và xã hội

4

Phòng Tư pháp

5

Phòng Nông nghiệp và PTNT

6

Phòng KT và Hạ tầng

7

Thanh tra huyện

8

Phòng Tài chính-Kế hoạch

9

Phòng Văn hóa-Thông tin

10

Phòng Tài nguyên-Môi trường

11

Phòng Y tế

12

Phòng Giáo dục và Đào tạo

13

Phòng Dân tộc

Các đơn vị sự nghiệp: Gồm 08 đơn vị sự nghiệp và 01 tổ chức xã hội
TT

Đơn vị

Ghi chú
24


1

Đài Truyền thanh-Truyền hình

2

Ban Quản lý dự án-Công trình

3

Ban Quản lý chợ Tiên Yên

4

Đội Kiểm tra xây dựng và trật tự đô thị

5

Trung tâm Dân số-KHHGĐ

6

Ban quản lý Rừng phòng hộ

7

Trung tâm Phát triển quỹ đất

8

Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất

thuộc phòng TNMT

9

Hội chữ thập đỏ

tổ chức xã hội

* Đánh giá vai trò, chất lượng hoạt động tổ chức bộ máy:
Thời gian qua, với chức năng, nhiệm vụ được giao, các phòng, ban, đơn
vị đã cơ bản tham mưu, giúp Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện thực hiện tốt
chức năng, nhiệm vụ, trong đó có những nhiệm vụ chiến lược, trọng tâm như:
phát triển kinh tế-xã hội, xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền, các tổ chức

đoàn thể…trên nguyên tắc đảm bảo sự lãnh đạo của Đảng đồng thời phát huy
trách nhiệm của các tổ chức thành viên trong hệ thống chính trị; đảm bảo
nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể quyết định đi đôi với thực hiện đầy đủ
trách nhiệm cá nhân. Thể hiện qua các nội dung: quản lý tài chính, xây dựng
hạ tầng đô thị, phát triển nông thôn, thực hiện chế độ, chính sách; công tác
cán bộ… Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đã đạt được, còn có một số tồn
tại, hạn chế sau:
- Tổ chức bộ máy một số phòng ban, đơn vị còn cồng kềnh nhiều đầu
mối, hoạt động kém hiệu quả, nhất là đối với một số đơn vị sự nghiệp. Bên
cạnh đó còn chồng chéo về chức năng nhiệm vụ, nhất là giữa chức năng quản
lý nhà nước và chức năng sự nghiệp.
- Một số đơn vị có chức năng nhiệm vụ chưa phù hợp với tình hình thực
tiễn hiện nay, khối lượng công việc ít nên khó khăn trong việc duy trì hoạt
25