Công tác văn thư bộ lao động – thương binh và xã hội
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.16 MB, 77 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................3
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................3
2. Mục tiêu của đề tài....................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................4
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................5
7. Bố cục của đề tài........................................................................................5
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI...........................................................................6
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ Lao
động – Thương binh và Xã hội......................................................................6
1.1.1. Vị trí, chức năng..................................................................................6
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức..............................................6
1.1.2.1. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................6
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức................................................................................14
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.....................................14
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ.................14
1.2.1.1. Chức năng.......................................................................................15
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................15
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................17
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành
chính............................................................................................................18
1.2.2.1. Chức năng.......................................................................................18
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................18
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức................................................................................19
1.2.3. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ.........................................19
1.2.3.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.................................19
1.2.3.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
cơ quan........................................................................................................21
1.2.3.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan............23
1.2.3.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan.............................................................................................................24
1.2.3.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội............................................................25
1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng...........................................................................................26
Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.4.1. Xác định vị trí việc làm trong Văn phòng Bộ................................26
1.2.4.2. Mô tả các vị trị việc làm.................................................................27
PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
.............................................................................................................................33
2.1. Tổ chức và điều hành công tác văn thư................................................33
2.1.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công
tác văn thư...................................................................................................33
2.1.2. Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư...33
2.2. Mô hình tổ chức văn thư.......................................................................35
2.3. Nhân sự làm công tác văn thư..............................................................36
2.4. Soạn thảo và ban hành văn bản............................................................37
2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản..............................................................37
2.4.2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản...............................................................38
2.4.3. Thẩm quyền ký ban hành văn bản.....................................................40
2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................................42
2.6. Quản lý và giải quyết văn bản đi..........................................................48
2.7. Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................56
2.8. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.....................58
2.9. Cơ sở vật chất.......................................................................................59
PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.....................................62
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................62
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................62
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................63
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................64
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................64
KẾT LUẬN........................................................................................................66
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................68
Vi Thị Lợi
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay, hoạt động quản lý hành chính là một hoạt động rất đa dạng, yêu
cầu nhiều năng lực và tư duy, chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo
quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay một cá nhân. Trong hoạt động quản lý
nói chung thì gồm có Quản trị văn phòng. Đây là một ngành đáp ứng nhu cầu
thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị, đòi hỏi người quản lý và các nhân viên phải
có một kiến thức tổng hợp, phong cách làm việc phù hợp với nhu cầu của xã hội
và phải nằm trong khuôn khổ của pháp luật. Văn phòng là bộ phận cung cấp
thông tin, điều hành và xử lý công việc nội bộ và bên ngoài. Văn phòng thực
hiện chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần, giúp cho các hoạt
động của cơ quan thực hiện có hiệu quả.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là một trong những cơ sở đào tạo các cán
bộ chuyên ngành về nhiều lĩnh vực như: Hành chính học, Văn thư – Lưu trữ,
Quản trị văn phòng,…., nhằm cung cấp cho bộ máy trợ giúp của cơ quan hành
chính nhà nước, đáp ứng nguồn nhân lực có trình độ mà yêu cầu công việc xã
hội đòi hỏi. Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành” , trường Đại học Nội
vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan nhà nước, doanh
nghiệp nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được áp dụng những kiến thức lý
thuyết vào thực tế công việc tại cơ quan. Đây được coi như một bước đánh dấu
cho sự phát triển trong nhận thức, là bước tập dượt rèn luyện kỹ năng nghề
nghiệp cho một nhà Quản trị văn phòng.
Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ, sự hướng dẫn của các thầy
cô trong khoa cùng sự chỉ bảo tận tình, giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị tại
Phòng Hành chính – Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, tôi đã
hoàn thành thời gian thực tập theo kế hoạch của Khoa (từ ngày 04/01 11/3/2016). Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi đã cố gắng học hỏi, rèn
luyện kỹ năng nghiệp vụ, xây dựng cho mình phong cách của một nhà Quản trị
văn phòng trên cở sở vận dụng những lý thuyết đã học tại trường và sự hướng
dẫn nhiệt tình của các cán bộ tại cơ quan.
Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, Khoa
Vi Thị Lợi
1
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản trị văn phòng, Thạc sỹ Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn thực tập
cùng với các cô, chú, anh, chị trong Văn phòng Bộ đã hướng dẫn, giúp đỡ, tạo
mọi điều kiện để tôi hoàn thành tốt thời gian thực tập cũng như bài báo cáo của
mình.
Mặc dù đã cố gắng nhưng bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những
thiếu sót và hạn chế. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô
và các cán bộ trong Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để bài
báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.!.
Hà Nội, ngày 12 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Vi Thị Lợi
Vi Thị Lợi
2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành các lĩnh vực hoạt động
đều có những đóng góp nhất định là luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc
gia. Trong đó có công tác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn.
Công tác văn thư có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ
quan nhà nước từ trung ương đến địa phương. Đây là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công
việc, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải
quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan; quản lý và sử dụng con
dấu nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan theo quy
định của nhà nước.
Công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc
hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nhờ
có công tác văn thư được thực hiện tốt mà hoạt động của các cơ quan được đảm
bảo nhanh chóng, thông suốt, chính xác. Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội trong phạm vi cả nước nên công tác văn thư
tại Bộ có vị trí, vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động quản lý của cơ
quan. Hiện nay, công tác văn thư tại Bộ đã đạt được những kết quả tương đối
tốt, tuy nhiên vẫn còn những bất cập, chưa được thực hiện thống nhất và khoa
học: soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi – đến, công tác lập hồ sơ, …… Xuất
phát từ thực tế trên, tôi đã chọn công tác văn thư làm chuyên đề báo cáo thực
tập của mình.
2. Mục tiêu của đề tài
Báo cáo thực tập này được thực hiện với những mục tiêu sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ,
Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội
- Tìm hiểu tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ.
- Khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay, từ đó
đưa ra những nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm của công tác văn thư.
Vi Thị Lợi
3
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để nâng cao chất lượng, thống nhất
và đạt hiệu quả, hoàn thiện hơn về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo bao gồm:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao
động - Thương binh và Xã hội;
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Bộ;
- Tìm hiểu tình hình tổ chức và hoạt động công tác văn phòng của Văn
phòng Bộ;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Bộ;
- Đưa ra một số giải pháp, đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả
công tác văn thư tại Văn phòng Bộ.
Phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng
công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội từ năm
2012 đến năm 2015.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện được tốt bài báo cáo thực tập này, thì tôi đã tham khảo từ
một số nguồn tài liệu sau:
Một số giáo trình, sách liên quan đến quản trị văn phòng, công tác văn
thư.
Các văn bản quy định của Nhà nước về công tác văn thư: Nghị định,
Thông tư, Công văn,..
Báo cáo thực tập của các khóa trước.
Một số bài báo đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Thực tế đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu về công tác văn thư, góp phần
nâng cao hiệu quả công tác văn thư. Có thể kể đến như:
Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” – PGS. Vương
Đình Quyền, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội; Giáo trình “Nghiệp vụ
công tác văn thư” – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nhà xuất bản Giao thông
vận tải, 2009. Hai giáo trình trên đã nghiên cứu đầy đủ về mặt lý luận của công
Vi Thị Lợi
4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tác văn thư.
Một số báo cáo thực tập đã nghiên cứu về thực trạng và đề xuất giải pháp
góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà
nước và một số trường Đại học như:
- “Tìm hiểu công tác văn thư ở Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội –
Thực trạng và giải pháp” – Sinh viên Nguyễn Văn Đông – Lớp CĐLT VTLTK1.
- “Công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Đông
Sơn” – Sinh viên Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ học và Quản trị văn phòng
K53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- “Hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại học
Bách khoa Hà Nội” – Sinh viên Đinh Thị Hoài.
Và một số đề tài nghiên cứu khác.
Tuy nhiên, cho đến năm 2015 chưa có một đề tài nào nghiên cứu đầy đủ
và toàn diện về công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
7. Bố cục của đề tài
Ngoài Lời nói đầu, Phần Mở đầu và Kết luận, thì nội dung chính của Báo
cáo gồm có 3 phần chính sau:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Vi Thị Lợi
5
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của
Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Tên cơ quan: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
Trụ sở: Số 12, Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Số điện thoại: 04.38269557
1.1.1. Vị trí, chức năng
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: Việc làm, dạy nghề, lao động,
tiền lương, tiền công, bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã
hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp), an toàn lao động, người có công, bảo trợ
xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, bình đẳng giới, phòng, chống tệ nạn xã hội
(sau đây gọi chung là lĩnh vực lao động, người có công và xã hội) trong phạm vi
cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
1.1.2.1. Nhiệm vụ và quyền hạn
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn quy
định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ
Vi Thị Lợi
6
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan
ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị
định của Chính phủ theo chương trình xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã
được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự phân công của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn,
năm năm, hàng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị, chương trình
mục tiêu quốc gia, chương trình quốc gia, chương trình hành động quốc gia và
các văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
hoặc theo phân công.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về quản lý
nhà nước đối với ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình
quốc gia, chương trình hành động quốc gia, các dự án, công trình quan trọng
quốc gia sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Về lĩnh vực việc làm và bảo hiểm thất nghiệp:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách việc
làm, chính sách phát triển thị trường lao động, chỉ tiêu tạo việc làm mới và
khuyến khích tạo việc làm mới; về tuyển dụng và quản lý lao động Việt Nam và
lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam; về chính sách việc làm đối với đối
tượng đặc thù, lao động dịch chuyển; về lao động bị mất việc làm trong sắp xếp
lại doanh nghiệp nhà nước;
b) Hướng dẫn cơ chế thực hiện các dự án của Chương trình mục tiêu quốc
gia về việc làm theo thẩm quyền;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của tổ chức
Vi Thị Lợi
7
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dịch vụ việc làm;
d) Hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động giao dịch việc làm;
đ) Tổ chức hệ thống thông tin thị trường lao động; thu thập, cung cấp cơ
sở dữ liệu về thị trường lao động cho tổ chức, cá nhân có nhu cầu;
e) Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật
về bảo hiểm thất nghiệp.
6. Về lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo
hợp đồng:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng;
b) Phát triển thị trường lao động ngoài nước;
c) Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo nguồn lao động đi
làm việc ở nước ngoài; quy định nội dung, chương trình và chứng chỉ bồi dưỡng
kiến thức cho người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài;
d) Quy định về Giấy phép; quyết định việc cấp, đổi, thu hồi Giấy phép
hoạt động dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
đ) Tổ chức, hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng của doanh nghiệp và người
lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân; giám sát việc thực
hiện hợp đồng của doanh nghiệp;
e) Phối hợp với Bộ Ngoại giao tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý, xử lý
những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
theo hợp đồng;
g) Quản lý Quỹ hỗ trợ việc làm ngoài nước.
7. Về lĩnh vực dạy nghề:
a) Tổ chức, kiểm tra và chủ trì, phối hợp với Bộ, ngành liên quan hướng
dẫn về chính sách, chế độ dạy nghề và học nghề;
b) Xây dựng quy hoạch mạng lưới trường cao đẳng nghề, trung cấp nghề,
trung tâm dạy nghề; quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động
của cơ sở dạy nghề; điều lệ mẫu trường cao đẳng nghề, trường trung cấp nghề;
quy chế mẫu trung tâm dạy nghề; tiêu chuẩn cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề;
Vi Thị Lợi
8
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
c) Quy định danh mục nghề đào tạo; chương trình khung trình độ cao
đẳng nghề, trung cấp nghề; quy chế tuyển sinh, thi, kiểm tra, công nhận tốt
nghiệp, cấp bằng, chứng chỉ nghề; mẫu bằng, chứng chỉ nghề;
d) Quy định nguyên tắc, quy trình và tổ chức việc xây dựng tiêu chuẩn kỹ
năng nghề quốc gia; quản lý việc đánh giá, cấp chứng chỉ kỹ năng nghề quốc
gia;
đ) Quy định tiêu chuẩn, quy trình kiểm định chất lượng dạy nghề;
e) Quyết định thành lập trường cao đẳng nghề; công nhận hiệu trưởng
trường cao đẳng nghề tư thục theo thẩm quyền.
8. Về lĩnh vực lao động, tiền lương:
a) Hướng dẫn thực hiện về hợp đồng lao động, đối thoại tại nơi làm việc,
thương lượng tập thể, thỏa ước lao động tập thể, kỷ luật lao động, trách nhiệm
vật chất, giải quyết tranh chấp lao động và đình công;
b) Hướng dẫn thực hiện tiền lương tối thiểu, chế độ tiền lương đối với
người lao động và người giữ chức danh lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp
nhà nước; chế độ tiền lương trong doanh nghiệp hoạt động theo Luật doanh
nghiệp và tổ chức, cá nhân có sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật lao
động;
c) Hướng dẫn thực hiện chế độ tiền lương đối với người lao động trong
doanh nghiệp nhà nước đi học tập, công tác ở nước ngoài; chế độ tiền lương đối
với lao động là người nước ngoài làm việc trong các doanh nghiệp nhà nước;
chế độ ưu đãi đối với lao động đặc thù;
d) Quy định nguyên tắc xây dựng định mức lao động, tiêu chuẩn kỹ thuật
công nhân, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước.
9. Về bảo hiểm xã hội bắt buộc và bảo hiểm xã hội tự nguyện:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chế độ, chính sách bảo hiểm xã hội bắt
buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện và các hình thức bảo hiểm xã hội khác theo
quy định của pháp luật;
b) Quy định chế độ thông tin, báo cáo về bảo hiểm xã hội; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội.
Vi Thị Lợi
9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
10. Về lĩnh vực an toàn lao động:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về an toàn lao động,
điều kiện lao động; bồi thường tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp; chế độ
làm việc, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi đối với người lao động;
b) Phối hợp với Bộ Y tế quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ bồi
dưỡng bằng hiện vật cho người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy
hiểm, độc hại theo quy định của pháp luật; ban hành danh mục bệnh nghề
nghiệp;
c) Ban hành danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm
ngặt về an toàn lao động; phương tiện bảo vệ cá nhân đối với người lao động;
nghề, công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm và đặc biệt nặng nhọc, độc hại,
nguy hiểm;
d) Quy định và hướng dẫn thực hiện chế độ trang bị phương tiện bảo vệ
cá nhân; tiêu chuẩn phân loại lao động theo điều kiện lao động;
đ) Quy định và hướng dẫn chung về kiểm định các loại máy, thiết bị, vật
tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động;
e) Ban hành quy trình kiểm định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có
yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động thuộc phạm vi quản lý;
g) Thẩm định để các Bộ quản lý ngành, lĩnh vực ban hành quy trình kiểm
định đối với các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao
động; tiêu chí, điều kiện hoạt động của các tổ chức kiểm định;
h) Quy định, hướng dẫn việc kiểm tra chất lượng các sản phẩm, hàng hóa
đặc thù về an toàn lao động theo quy định của pháp luật;
i) Ban hành hệ thống Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về an toàn lao động;
k) Chủ trì và phối hợp hướng dẫn, tổ chức triển khai Chương trình quốc
gia về bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động; Tuần lễ quốc gia về
an toàn, vệ sinh lao động và phòng, chống cháy nổ;
l) Quản lý việc khai báo, điều tra, thống kê, báo cáo về tai nạn lao động;
tổng hợp và báo cáo các cấp có thẩm quyền về tai nạn lao động trong phạm vi cả
nước.
Vi Thị Lợi
10
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
11. Về lĩnh vực người có công:
a) Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chính sách, pháp luật về ưu đãi đối với
người có công với cách mạng;
b) Quy định chế độ, định mức, phương thức trang cấp dụng cụ chỉnh hình
và phương tiện trợ giúp cho người có công với cách mạng;
c) Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, các đoàn thể chính trị - xã hội
tổ chức các phong trào đền ơn đáp nghĩa, quản lý “Quỹ đền ơn đáp nghĩa”;
d) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở nuôi dưỡng, điều
dưỡng người có công, công trình ghi công liệt sĩ;
đ) Quy định việc quản lý các công trình ghi công liệt sĩ;
e) Hướng dẫn công tác tiếp nhận, quy tập hài cốt liệt sĩ; thông tin về mộ
liệt sĩ.
12. Về lĩnh vực bảo trợ xã hội:
a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giảm
nghèo và trợ giúp xã hội;
b) Tổ chức thực hiện Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo và các
chương trình trợ giúp xã hội theo thẩm quyền;
c) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội;
d) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở
bảo trợ xã hội;
đ) Quy định thủ tục nhận đối tượng vào các cơ sở bảo trợ xã hội và từ cơ
sở bảo trợ xã hội về gia đình,
13. Về lĩnh vực bảo vệ và chăm sóc trẻ em:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách bảo vệ,
chăm sóc trẻ em trong phạm vi quyền hạn, trách nhiệm của Bộ;
b) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở trợ
giúp trẻ em;
c) Quy định thủ tục tiếp nhận trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt vào các cơ sở
trợ giúp trẻ em và từ cơ sở trợ giúp trẻ em trở về gia đình;
d) Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương, tổ chức chính trị - xã
Vi Thị Lợi
11
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hội và các tổ chức khác thực hiện Chương trình hành động Quốc gia vì trẻ em;
Chương trình bảo vệ trẻ em, chăm sóc, giáo dục trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt và
các chương trình, kế hoạch khác về bảo vệ, chăm sóc, giáo dục trẻ em;
đ) Quản lý, sử dụng Quỹ Bảo trợ trẻ em Việt Nam.
14. Về lĩnh vực phòng, chống tệ nạn xã hội:
a) Hướng dẫn thực hiện các quy định của pháp luật về chính sách, giải
pháp phòng ngừa tệ nạn mại dâm; cai nghiện ma túy; quản lý sau cai nghiện; hỗ
trợ nạn nhân bị mua bán;
b) Hướng dẫn xây dựng quy hoạch mạng lưới Trung tâm Chữa bệnh Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện;
c) Quy định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của Trung
tâm Chữa bệnh - Giáo dục - Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện; cấp
và thu hồi Giấy phép đối với các cơ sở cai nghiện ma túy tự nguyện theo quy
định của pháp luật;
d) Quy định chương trình giáo dục, dạy nghề và tái hòa nhập cộng đồng
đối với người bán dâm và người nghiện ma túy;
đ) Quy định thủ tục đưa đối tượng vào Trung tâm Chữa bệnh - Giáo dục Lao động xã hội, cơ sở quản lý sau cai nghiện.
15. Về lĩnh vực bình đẳng giới:
a) Hướng đẫn thực hiện về bình đẳng giới theo quy định của pháp luật;
b) Tham gia đánh giá việc lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong xây
dựng văn bản quy phạm pháp luật;
c) Tổng kết, báo cáo cơ quan có thẩm quyền về thực hiện bình đẳng giới
theo quy định của pháp luật.
16. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác thống kê trong lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật; xây dựng cơ sở dữ
liệu, hệ thống thông tin thống kê của Bộ, ngành.
17. Quản lý các hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực
lao động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
18. Quản lý các hoạt động chuyên môn y tế trong các đơn vị thuộc lĩnh
Vi Thị Lợi
12
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vực lao động, người có công và xã hội có hoạt động y tế theo quy định của pháp
luật.
19. Về dịch vụ công:
a) Quản lý nhà nước các dịch vụ công trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật;
b) Xây dựng và ban hành tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh
tế - kỹ thuật đối với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh
vực;
c) Hướng dẫn các tổ chức thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp
luật.
20. Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực lao
động, người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
21. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã
được Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.
22. Thực hiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước đối với công ty
trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, phần vốn nhà
nước đầu tư vào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theo Luật
doanh nghiệp thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ.
23. Quản lý hội, tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực lao động,
người có công và xã hội theo quy định của pháp luật.
24. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức;
thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật.
25. Nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
trong lĩnh vực lao động, người có công và xã hội.
26. Thanh tra; kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực và xử lý vi phạm theo quy định của pháp luật.
27. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách
Vi Thị Lợi
13
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhà nước được phân bổ theo quy định của pháp luật.
28. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.1.2.2. Cơ cấu tổ chức
* Lãnh đạo Bộ:
Bộ trưởng: Phạm Thị Hải Chuyền
Thứ trưởng: + Huỳnh Văn Tí
+ Nguyễn Trọng Đàm
+ Phạm Minh Huân
+ Doãn Mậu Diệp
+ Đào Hồng Lan
* Các đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước:
1. Vụ Lao động - Tiền lương
2. Vụ Bảo hiểm xã hội
3. Vụ Hợp tác quốc tế
4. Vụ Bình đẳng giới
5. Vụ Kế hoạch - Tài chính
6. Vụ Pháp chế
7. Vụ Tổ chức cán bộ
8. Thanh tra Bộ
9. Văn phòng Bộ.
10. Cục Quản lý Lao động ngoài nước
11. Cục An toàn lao động
12. Cục Người có công
13. Cục Phòng, chống tệ nạn xã hội
14. Cục Việc làm
15. Cục Bảo trợ xã hội
16. Cục Bảo vệ, chăm sóc trẻ em
17. Tổng cục Dạy nghề
* Các đơn vị sự nghiệp công lập:
1. Trung tâm Thông tin.
2. Viện Khoa học Lao động và Xã hội.
3. Viện Chỉnh hình - Phục hồi chức năng.
4. Tạp chí Lao động và Xã hội.
5. Tạp chí Gia đình và Trẻ em.
6. Báo Lao động và Xã hội.
7. Trường Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức lao động - xã hội.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Phụ lục 01)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Vi Thị Lợi
14
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.1.1. Chức năng
Văn phòng Bộ là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, có
trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực
hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; tổ chức thực hiện công tác hành
chính, văn thư, lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt
động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chung cho hoạt động
của Bộ và công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng Bộ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo
quy định của pháp luật
1.2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
1. Tổng hợp, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tháng, hàng
tuần của Bộ; là đầu mối tổng hợp và lập báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về
công tác chỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ đã được phê duyệt.
2. Theo dõi, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ và ngành
thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, các văn bản hành chính thông
thường của Bộ và các nhiệm vụ khác được Bộ giao.
3. Trình Bộ phân công nhiệm vụ và đôn đốc, giám sát việc thực hiện các
nội dung, công việc thuộc trách nhiệm của Bộ được giao tại các nghị quyết,
chương trình, kết luận và các văn bản khác do cơ quan của Đảng và Nhà nước
ban hành.
4. Tổng hợp tình hình xử lý công việc theo nhiệm vụ được giao, thông tin
kịp thời đến Lãnh đạo Bộ các công việc đã được giải quyết, chưa được giải
quyết và những công việc cần thiết khác để Lãnh đạo Bộ xem xét, xử lý.
5. Phối hợp với các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung, chương trình các
cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ; ghi biên bản và ra thông báo kết luận
các cuộc họp, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ (trong trường hợp người chủ trì
cuộc họp, buổi làm việc yêu cầu).
6. Làm đầu mối liên hệ, tổ chức các hoạt động phối hợp với Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị - xã hội và Ủy ban
Vi Thị Lợi
15
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhân dân cấp tỉnh theo quy định của Chính phủ.
7. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị hành chính; phục vụ hoạt động chỉ
đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày của Lãnh đạo Bộ.
8. Tổ chức chỉ đạo, quản lý và thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu
trữ hồ sơ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong cơ quan Bộ và các đơn
vị trực thuộc Bộ; kiểm tra về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và quy trình
thủ tục trong việc trình Lãnh đạo Bộ duyệt, ký và ban hành văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính theo quy định của pháp luật; quản lý và tổ chức
hoạt động của thư viện Bộ.
9. Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy, quy chế làm việc của
cơ quan; quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt và hội nghị của Bộ theo quy định
của pháp luật và của Bộ.
10. Tổ chức thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy, phòng, chống lụt,
bão; bảo đảm an toàn vệ sinh, môi trường, phòng, chống dịch bệnh và công tác y
tế đối với cơ quan Bộ; tổ chức thực hiện công tác quốc phòng, an ninh của Bộ và
cơ quan Bộ.
11. Bảo đảm phương tiện và điều kiện làm việc của cơ quan Bộ; quản lý
và sử dụng cơ sở vật chất - kỹ thuật, kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ.
12. Thực hiện công tác kế toán, tài chính của cơ quan Bộ; là đơn vị dự
toán cấp II của Bộ.
13. Về Thi đua - Khen thưởng
a) Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong trào
thi đua trong các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ, ngành;
b) Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất kiểm tra và giám sát việc tổ chức
thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của Bộ, ngành;
c) Giúp việc Bộ trưởng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của Ủy viên
Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Trung ương;
d) Tổ chức thực hiện và quản lý, sử dụng quỹ thi đua, khen thưởng của Bộ
để phục vụ cho công tác thi đua, khen thưởng;
đ) Thực hiện nhiệm vụ Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng Bộ,
Vi Thị Lợi
16
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngành và các nhiệm vụ trong hoạt động của Khối thi đua các Bộ, ngành khoa
học - văn hóa - xã hội.
14. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan báo chí, xuất bản, truyền thông và
các đơn vị liên quan tổ chức thực hiện hoạt động thông tin, tuyên truyền về hoạt
động của ngành LĐ-TB&XH ở trong nước và ngoài nước; giúp Bộ trưởng thu
thập, xử lý thông tin của báo chí về các lĩnh vực hoạt động của Bộ.
15. Là đầu mối giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình trả
lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội và kiến nghị của cử tri về những vấn đề
thuộc ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ.
16. Phối hợp với Trung tâm Thông tin và các đơn vị liên quan để thông
tin, tuyên truyền về tình hình hoạt động của Bộ trên trang thông tin điện tử của
Bộ.
17. Phối hợp với Công đoàn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho
công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan Bộ theo chế độ, chính
sách của Nhà nước và của Bộ.
18. Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Văn phòng Bộ
theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
19. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ giao hoặc do pháp luật quy định.
1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức
1. Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng Bộ, các Phó Chánh Văn phòng Bộ
và một số công chức, viên chức, người lao động
2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
a) Đại diện Văn phòng Bộ tại Thành phố Hồ Chí Minh;
b) Phòng Hành chính;
c) Phòng Thư ký – Tổng hợp;
d) Phòng Tuyên truyền – Thi đua;
đ) Phòng Quản trị;
e) Phòng Kế toán – tài chính;
g) Phòng Quốc phòng – An ninh;
h) Phòng Quản lý xe;
Vi Thị Lợi
17
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Nhà khách;
k) Nhà khách Người có công (đơn vị sự nghiệp công lập).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ (Phụ lục 02)
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính
1.2.2.1. Chức năng
Phòng Hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ thuộc Văn phòng Bộ,
có chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ theo quy định của Nhà nước và Bộ.
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Phòng Hành chính có các nhiệm vụ cụ thể sau:
Tiếp nhận, đăng ký, quản lý, làm thủ tục chuyển giao, phát hành văn bản
đi, đến (công văn, tài liệu, điện tín, đơn, thư, báo chí và các loại văn bản hành
chính khác) theo quy định của Nhà nước và của Bộ;
Kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi theo quy định của pháp
luật; có trách nhiệm xem xét, báo cáo và đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng Bộ
những trường hợp sai sót cần thiết điều chỉnh, bổ sung;
Làm đầu mối giúp việc Chánh Văn phòng Bộ thực hiện công tác bảo vệ bí
mật nhà nước của cơ quan Bộ;
Quản lý, sử dụng con dấu, công văn, tài liệu mật theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
Thực hiện việc đánh máy, in, sao chụp văn bản theo quy định của Nhà
nước và của Bộ;
Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quản lý
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; lập và giao
nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định; hướng dẫn các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo
quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ; phục vụ tra
cứu tài liệu của Lãnh đạo Bộ, các đơn vị thuộc Bộ và tổ chức, công dân khi có
yêu cầu;
Quản lý và tổ chức hoạt động của Thư viện;
Vi Thị Lợi
18
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao. Định kỳ xây dựng kế
hoạch thay thế, sửa chữa tài sản và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định của
Nhà nước và của Bộ;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng Bộ giao.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính bao gồm Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và một số
cán bộ, công chức, người lao động.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính (Phụ lục 03)
1.2.3. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ
1.2.3.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu - tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan
* Chức năng tham mưu, tổng hợp
Bác đã từng nói : “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp
cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì
lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng. Cho nên, phải luôn nêu cao tinh thần trách
nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật”.
Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội là bộ máy tham mưu,
giúp việc cho lãnh đạo Bộ trong công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành, thực hiện
chức năng, nhiệm vụ của Bộ và của từng đơn vị.
Văn phòng có vai trò quan trọng, ảnh hưởng nhiều tới hoạt động của cơ
quan, đơn vị; là yếu tố chủ quan của người lãnh đạo. Sự thành bại của công việc
phụ thuộc vào mức độ đúng đắn trong quyết định quản lý. Do đó, người lãnh
đạo cần những ý kiến tham mưu, trợ giúp. Những nhân tố này được Văn phòng
thu thập, chọn lọc và tổn hợp thành những kết luận chung nhằm cung cấp cho
lãnh đạo những thông tin, những phương án để ra quyết định đúng đắn và kịp
thời. Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đã và đang nỗ lực thực
hiện chức năng quan trọng đó của mình để hoạt động của Bộ được thống nhất,
thông suốt và hiện đại.
Văn phòng thể hiện vai trò của mình trong việc thực hiện chức năng tham
mưu, tổng hợp về các vấn đề như xây dựng, ban hành các quy chế về công tác
Vi Thị Lợi
19
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư – lưu trữ; nội quy, quy định, quy chế làm việc; kiểm tra và chịu trách
nhiệm về thủ tục và thể thức của văn bản; tổ chức điều hành hội họp của cơ
quan; xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, giám sát việc thực hiện các
chương trình công tác đó; quản lý, tuyển dụng, bồi dưỡng trình độ nhân sự;
trong việc thu thập , xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo; công tác thi đua,
khen thưởng. Về chức năng này, Văn phòng phải nghiên cứu tổng hợp, đề xuất ý
kiến để lãnh đạo cho ý kiến tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của cơ quan.
* Chức năng đảm bảo hậu cần
Đối với chức năng này, Văn phòng giúp trong việc xây dựng các chương
trình, kế hoạch, lịch làm việc cho cơ quan, cho lãnh đạo, đông thời theo dõi, đôn
đốc các đơn vị thực hiện các kế hoạch, hướng dẫn các các bộ chuyên môn về kỹ
thuật và nghiệp vụ.
Văn phòng còn tổ chức điều phối các hoạt động của cơ quan như tổ chức
phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc hội họp,
hội nghị, hội thảo,…; công tác thi đua khen thưởng; tổ chức thực hiện công việc
hành chính, lễ tân, tổ chức các sự kiện, tiếp khách đảm bảo khoa học, hiệu quả,
chu đáo và văn minh và giải quyết các yêu cầu của khách trong phạm vi cho
phép.
Văn phòng tổ chức mua sắm, quản lý, sử dụng toàn bộ tài sản, trang thiết
bị của cơ quan. Tổ chức quản lý tài chính cho mọi hoạt động của cơ quan, văn
phòng đã đảm bảo kịp thời, đầy đủ kinh phí, thanh quyết toán kinh phí kịp thời,
chi tiêu đúng nguyên tắc tài chính, tiết kiệm.
Tổ chức và thực hiện tốt công tác bảo vệ, đảm bảo an ninh trật tự trong cơ
quan, bảo vệ tài sản, trang thiết, cơ sở vật chất của cơ quan. Bộ phận lái xe đảm
bảo phương tiện làm việc cho lãnh đạo, cán bộ đi công tác mỗi khi có lịch.
Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến
với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi thủ
trưởng có ý kiến phê duyệt. Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động
của các đơn vị nói chung và của lãnh đạo nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối
Vi Thị Lợi
20
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan
Bộ. Do đó, Văn phòng đã đáp ứng được đầy đủ, kịp thời.
Có thể thấy, Văn phòng Bộ đã nắm bắt được vai trò quan trọng của mình
trong hoạt động của Bộ, do vậy Văn phòng đã và đang thực hiện khá tốt chức
năng của mình, đảm bảo tính khách quan, giúp cho việc quản lý điều hành một
cách tốt nhất và có hiệu quả cao. Văn phòng Bộ là cánh tay phải đắc lực trong
việc tham vấn cho lãnh đạo cơ quan, giúp lãnh đạo Bộ quản lý và điều hành
công việc chất lượng, hiệu quả.
Hai chức năng tham mưu – tổng hợp và giúp việc, đảm bảo hậu cần có
mối quan hệ chặt chẽ với nhau, đều đáp ứng nhu cầu công tác lãnh đạo, điều
hành của thủ trưởng cơ quan.
1.2.3.2. Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của cơ quan
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra thường xuyên và
hiệu quả thì việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ là yêu cầu đầu tiên
và không thể thiếu trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Chương trình công tác thường kỳ là nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức
phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định đảm bảo cho hoạt động của
cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất, hiệu quả và đạt được mục tiêu đã đặt ra.
Việc xây dựng chương trình công tác thường kỳ nhằm đảm bảo cho Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội hoạt động thống nhất và có hiệu quả. Việc
xây dựng các chương trình công tác phải có sự phân công phối hợp với các đơn
vị và phù hợp với chức năng. Hiện nay, tại Bộ đã ban hành các loại chương trình
công tác năm, chương trình công tác quý, chương trình công tác tháng và lịch
công tác tuần.
Cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tình hình chung của Bộ để ban
hành các chương trình làm việc cụ thể. Quy trình xây dựng chương trình công
tác được tiến hành theo trình tự như sau:
* Tiếp nhận, tổng hợp xây dựng chương trình công tác
- Xây dựng chương trình công tác năm:
Vi Thị Lợi
21
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Theo chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ
+ Chương trình công tác của các Tổng cục, Cục, Vụ trực thuộc Bộ, Thanh
tra Bộ gửi Văn phòng Bộ, Phòng Thư ký – Tổng hợp tiếp nhận.
Chương trình công tác năm có 2 phần:
+ Phần 1. Xây dựng các chương trình, đề án trình cấp trên, Bộ phê duyệt.
Tiến độ triển khai các công việc trọng tâm của đơn vị trong năm, trong đó nêu rõ
đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp thực hiện, người chỉ đạo triển khai, thời gian
trình Bộ, trình Chính phủ.
+ Phần 2. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước (nêu rõ từng nội dung
cụ thể, thời gian triển khai và thời gian hoàn thành theo tháng, quý, năm. Các
đơn vị xây dựng chương trình công tác theo mẫu trước ngày 05/11 hàng năm.
- Chương trình công tác quý:
Trên cơ sở chương trình công tác năm và yêu cầu của Chính phủ, của
Lãnh đạo Bộ, vào tháng cuối hàng quý, các đơn vị tiến hành rà soát lại kết quả
thực hiện Chương trình thực hiện trong quý và chương trình thực hiện quý tiếp
theo, để chuyển tiếp những việc chưa hoàn thành của quý trước sang quý sau,
hoặc những việc của kế hoạch quý tiếp theo xét thấy không có tính khả thi thì
làm văn bản xin điều chỉnh sang quý sau. Văn bản gửi cho Văn phòng Bộ,
phòng Thư ký – Tổng hợp xử lý chậm nhất vào ngày 10 của tháng cuối quý. Văn
phòng tổng hợp để Bộ trình Chính phủ xin điều chỉnh (đối với các đề án trình
Chính phủ).
- Chương trình công tác tháng:
Căn cứ vào chương trình công tác năm, quý của Bộ, yêu cầu của lãnh đạo
Bộ, chương trình công tác tháng của Chính phủ, Văn phòng Bộ (phòng Thư ký –
Tổng hợp chủ trì) xây dựng chương trình công tác tháng của Bộ vào ngày 30
hàng tháng, gửi Lãnh đạo Bộ và các đơn vị triển khai thực hiện.
Vi Thị Lợi
22
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chương trình công tác tuần:
Căn cứ vào chương trình công tác tháng và các vấn đề đột xuất, yêu cầu
của cấp trên, địa phương, các cơ quan đoàn thể, Lãnh đạo Bộ và của các đơn vị
thuộc Bộ đề xuất công việc cần triển khai thực hiện trong tuần, chuyên viên tổng
hợp giúp việc Lãnh đạo Bộ xây dựng chương trình công tác tuần của các đồng
chí Lãnh đạo Bộ, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt và đưa lịch lên mạng trước 16h
thứ Sáu hàng tuần.
* Xem xét
Trưởng phòng hoặc Phó phòng Thư ký – Tổng hợp xây dựng chương
trình công tác năm, chuyên viên Tổng hợp chung xây dựng chương trình công
tác quý, 6 tháng, chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ xây dựng công tác tuần,
Trưởng phòng xem xét lại lần cuối dự thảo của tất cả các chương trình trước khi
trình lãnh đạo Văn phòng phê duyệt, ký trình Lãnh đạo Bộ.
* Phê duyệt
Sau khi được Lãnh đạo Văn phòng thông qua, chuyên viên giúp việc Lãnh
đạo Bộ trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.
* Phát hành, lưu trữ:
Sau khi Lãnh đạo Bộ phê duyệt chương trình công tác năm, quý, tháng,
chuyên viên Tổng hợp chung chuyển phòng Hành chính nhân bản phát hành.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Phụ lục 04)
1.2.3.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan
Hội nghị là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việc
điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan, là phương thức phổ biến rộng rãi
công việc một cách nhanh nhất và đảm bảo tính dân chủ.
Công tác tổ chức Hội nghị được thực hiện như sau:
Bước 1. Công việc chuẩn bị trước khi Hội nghị diễn ra
- Văn phòng tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch cho hội nghị, giúp
Bộ trưởng xác định phạm vi, quy mô hội nghị, thời gian, địa điểm tổ chức hội
nghị;
- Dự kiến thành phần tham dự, số lượng khách mời, chuẩn bị giấy mời đại
Vi Thị Lợi
23
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K12B
