CÔNG tác văn THƯ của UBND HUYỆN CHỢ đồn

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN............................4
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan....................................................4
Sự ra đời. 4
Chức năng.........................................................................................................4
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức..........................................................................................5
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác Văn thư).
7
1.2.1. Chức năng................................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...............................................................................7
1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn
phòng

9

Sơ đồ...................................................................................................................15
Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.................................................................16
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN.........................16
2.2 Công tác Văn thư của cơ quan...................................................................16
2.2.1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của cơ quan................................16
2.2.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư..................................................17
2.2.3 Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn.....................18
PHẦN III:...........................................................................................................30
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................................30

3.1. Đánh giá chung.........................................................................................30
3.1.1. Ưu điểm.................................................................................................30
3.1.2 Hạn chế: .................................................................................................31
3.1.3 Nguyên Nhân..........................................................................................32
3.2. Đề xuất, kiến nghị.....................................................................................32
3.2.1. Nội dung đề xuất 1................................................................................32
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2.2. Nội dung đề xuất 2................................................................................34
3.2.2. Đề xuất 2................................................................................................38
3.3. Các kiến nghị............................................................................................42
3.3.2.Đối với cơ quan......................................................................................42
3.3.3.Đối với Nhà trường:...............................................................................43
PHỤ LỤC...........................................................................................................46

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Cùng với sự phát triển của đất nước cũng như thế giới hàng ngày và
những bước tiến nhảy vọt của khoa học công nghệ thông tin. Nhu cầu về thông
tin và trao đổi thông tin ngày càng lớn. Đặc biệt trong những năm gần đây cuốn
theo sự phát triển của khoa học công nghệ, công cuộc xây dựng đất nước theo
con đường công nghiệp hóa hiện đại hóa, giúp con người có tầm hiểu biết và
giải quyết công việc được nhanh chóng thuận tiện hơn.
Ngày nay việc trao đổi thông tin đã trở thành một nhu cầu tất yếu của loài
người với rất nhiều hình thức khác nhau. Hình thức trao đổi thông tin bằng văn
bản ra đời ngày càng làm phong phú và trở thành phương tiện không thể thiếu
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức
kinh tế…
Lý do chọn đề tài: em thấy mình cần phải trau dồi thêm kiến thức về
chuyên môn nghiệp vụ của mình và cũng muốn thử sức mình trong công việc
thực tế mà sắp tới khi ra trường em sẽ làm. Trong thời gian thực tập tại Văn
phòng HĐND-UBND huyện Chợ Đồn và thực hiện đề tài này em cũng có gặp
những thuận lợi và khó khăn nhất định sau:
-Thuận lợi: Về công tác Văn thư: Khi đến thực tập tại cơ quan em được
chị Hoàng Thị Kiều cán bộ phụ trách công tác Văn thư ở dây chỉ bảo tận tình
cho em được thực hành toàn bộ các khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư giúp
em rút ra được nhiều kinh nghiệm trong mội trường làm việc thực tế.
-Khó khăn: Do công tác Lưu trữ của UBND huyện Chợ Đồn chưa thực sự
được quan tâm, công tác Lưu trữ do cán bộ Văn thư kiêm nhiệm phụ trách.
Trong quá trình thực tập em được tham gia sắp xếp tài liệu trên kho nhưng do
không có ai hướng dẫn , tài liệu lại quá lộn xộn chưa chỉnh lý chưa sắp xếp lần
nào nên em phải tự tìm hiểu , tự thực hiện dựa trên những kiến thức đã được học
tại trường.
Mục tiêu của đề tài: “ Học phải đi đôi với hành” những kiến thức đã
được học trên lớp phải được áp dụng vào thực tiễn công việc của cơ quan tổ

chức, qua đó có thể làm quen với môi trường làm việc thực tế, củng cố tổng hợp
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

1

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lại kiến thức, làm cơ hội để em rút ra những bài học kinh nghiệm từ môi trường
làm việc thực tế
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của HDND- UBND
huyện Chợ Đồn
- Đánh giá hiệu quả công tác văn thư huyện Chợ Đồn
Nguồn tài liệu tham khảo:
- Cuốn Quản trị văn phòng, luật ban hành văn bản...
- Tài liệu thu thập ở cơ quan
- Các phương tiện như: internet, báo...
Lịch sử vấn đề nghiên cứu:
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như
mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần
của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng,

đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo
đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử
dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc
cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành
thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập
hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như
vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan,
tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách
nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

2

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phải của riêng những người làm văn thư.
Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ,
giấy tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với
những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những
người hy sinh thầm lặng. Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều
người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không
nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ. Để văn bản đến được chuyển giao

đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo
quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì
những người làm công tác này luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài
nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực. Thế nhưng, những đóng góp của họ lại
chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi
cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều.
Phương pháp nghiên cứu: quan sát, thống kê, thu thập tài liệu...
Bố cục đề tài
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Phần II: Công tác văn thư huyện Chợ Đồn
Phần III: Kết luân và đề xuất kiến nghị
Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, các thầy cô giáo,giảng viên chuyên ngành Quản
trị văn phòng, và các bác, cô, chú, anh, chị trong Văn phòng HĐND-UBND
huyện Chợ Đồn đã giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập của mình và viết
được bài báo cáo này./.
Em xin chân thành cảm ơn!
Chợ Đồn, ngày 05 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Dương Phúc Đạt

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

3

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Sự ra đời.
Huyện Chợ Đồn nằm ở phía Tây tỉnh Bắc Kạn. Có diện tích tự nhiên là
90.337 ha.Có địa dư hành chính giáp danh với 02 huyện, 01thị xã trong tỉnh, 01
huyện thuộc tỉnh Thái Nguyên và 02 huyện thuộc tỉnh Tuyên Quang cụ thể là:
Phía Đông giáp với huyện Bạch Thông và Thị xã Bắc Kạn, phía Nam giáp với
tỉnh Định Hóa thuộc tỉnh Thái Nguyên, phía Tây giáp với huyện Chiêm Hóa, Na
Hang thuộc tỉnh Tuyên Quang, phía Bắc giáp với huyện Ba Bể thuộc tỉnh Bắc
Kạn. Toàn huyện hiện có 21 xã và 01 thị trấn cụ thể là:
Tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững, ổn
định. Các trường học, cơ sở y tế trong huyện đã và đang được xây dựng khang
trang hơn.
Chức năng.
UBND cấp huyện là một mắt xích quan trọng trong việc phát huy hiệu lực
của chính quyền địa phương, bảo đảm cho hoạt động quản lý hành chính nhà
nước được thông suốt từ Trung ương đến cơ sở.
Theo quy định tại điều 123 Hiến pháp năm 1992: UBND do HĐND cùng
cấp bầu ra, là cơ quan hành chính ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành
Hiến pháp, Pháp luật, các văn bản của cơ quan quản lý cấp trên và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp.
Như vậy UBND huyện Chợ Đồn cũng giống như UBND cấp huyện trên
cả nước: Là cơ quan chấp hành của HĐND cấp huyện và là cơ quan quản lý
hành chính ở địa phương.
Chức năng chủ yếu của UBND huyên là: Quản lý hành chính nhà nước
trên các lĩnh vực dời sống, xã hội ở địa phương bằng Pháp luật và Nghị quyết
của HĐND cùng cấp.

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

4

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Quản lý nhà nước trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội,
an ninh quốc phòng của địa phương.
- Tuyên truyền, giáo dục, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Pháp luật,
các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện
trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân.
- Đảm bảo an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện nghĩa vụ
quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậu phương,
quản lý hộ khẩu hộ tịch địa phương, quản lý việc đi lại cư trú của người nước
ngoài tại địa phương.
- Quản lý công tác tổ chức lao động tiền lương, đào tạo đôị ngũ cán bộ
công chức, viên chức nhà nước.
- Tổ chức chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của
pháp luât, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp
thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.
- Thực hiện việc quản lý hành chính, xây dựng đề án phân vạch địa giới

của địa phương.
- UBND huyện chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước HĐND huyện và
UBND tỉnh.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức.
Căn cứ vào Nghị định 14/2008/NĐ- CP của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Quyết định 1589/QĐ- UBND về việc ban hành Quy chế làm việc của huyện
Chợ Đồn. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chợ Đồn bao gồm:
- 01 Chủ tịch.
- 02 Phó Chủ tịch, trong đó:
+ 01 Phó Chủ tịch Thường trực phụ trách lĩnh vực kinh tế.
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách lĩnh vực văn hoá- xã hội
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

5

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chủ tịch UBND là người trực tiếp lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND, chịu trách nhiệm cá nhân về thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình,
cùng với tập thể UBND chịu trách nhiệm trước HĐND huyện và trước cơ quan
nhà nước cấp trên.
Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND huyện thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn do Chủ tịch UBND phân công và phải chịu trách nhiệm trước
Chủ tịch UBND huyện về việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao, đồng

thời chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND huyện trước HĐND
huyện và cơ quan nhà nước cấp trên.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; đồng thời chỉ đạo, kiểm tra về
nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên. Thủ trưởng cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện chịu trách nhiệm và báo cáo công tác UBND huyện, cơ
quan chuyên môn cấp trên và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp khi được
yêu cầu.
Các phòng ban chuyên môn của UBND huyện Chợ Đồn bao gồm
- 13 phòng:
+ Phòng Nội vụ
+ Phòng Tư pháp
+ Phòng Tài chính- Kế hoạch
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường
+ Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
+ Phòng Văn hoá Thông tin
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo
+ Phòng Y tế
+ Phòng Công thương
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
+ Thanh tra nhà nước
+ Văn phòng HĐND và UBND.
+ Phòng Dân tộc
- 01 Ban:
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

6

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Ban Quản lý các Dự án đầu tư xây dựng cơ bản
Các phòng, ban trên có chức năng tham mưu, giúp việc cho UBND huyện
theo lĩnh vực mình phụ trách. Thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo
ngành, theo lĩnh vực. Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND huyện về công tác
chuyên môn của mình.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan ( Phụ Lục I)
1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng (đơn vị phụ trách công tác
Văn thư).
1.2.1. Chức năng.
Văn phòng HĐND - UBND huyện là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp
của UBND huyện, bao gồm 2 chức năng:
Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp việc cho
UBND huyện; thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương và một số
nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công hoặc ủy quyền của lãnh đạo UBND cấp
huyện. Quản lý công tác hành chính, giúp thường trực UBND huyện kiểm tra,
đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc của các đơn vị, phòng ban thuộc phạm
vi quản lý của UBND huyện.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch kế hoạch
sau khi được phê duyệt, thông tin tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật về
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý.
Giúp UBND huyện theo dõi, tổng hợp tình hình, kết quả các mặt công tác
của UBND và các phòng ban trực thuộc để làm báo cáo tháng, quý, năm.
Điều hành công tác hành chính, quản trị, đảm bảo mọi điều kiện về mặt
vật chất, phương tiện cho hoạt động của HĐND và UBND huyện, cùng với các

ban của HĐND chuẩn bị tài liệu cho các kỳ họp của HĐND huyện, phục vụ các
đoàn đại biểu tỉnh, đoàn đại biểu cấp trên và HĐND huyện tiếp xúc cử tri.
Dự thảo chương trình công tác cho UBND huyện từng tuần, tháng, quý,
năm…
Xây dựng chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nghiệp vụ cải
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

7

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cách hành chính Nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý.
Quản lý tài sản, trang thiết bị của cơ quan HĐND và UBND huyện và các
phòng ban đoàn thể.
Giúp UBND cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp giấy phép kinh doanh thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền
của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý công tác Văn thư,
Lưu trữ, công tác quản trị hành chính, công tác đảm bảo an ninh trật tự tại cơ
quan theo đúng nguyên tắc và quy định của Nhà nước.
Tổ chức việc tiếp công dân, tiếp khách, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố
cáo của công dân, phối hợp với các ngành, các phòng ban chuyên môn nghiên
cứu và đề xuất hướng giải quyết theo quy định của pháp luật.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND cấp huyện giao.
- Cơ cấu tổ chức.

Văn phòng HĐND - UBND là một cơ quan chuyên môn hoạt động theo
chế độ thủ trưởng, mỗi thành viên của Văn phòng HĐND - UBND huyện chịu
trách nhiệm cá nhân về phân công công tác, được Chủ tịch UBND huyện phân
công trước HĐND - UBND huyện, cùng với các thành viên khác chịu trách
nhiệm tập thể về mặt hoạt động của UBND huyện, huyện ủy và HĐND huyện.
Trong cơ cấu tổ chức, Văn phòng HĐND - UBND huyện Chợ Đồn bao
gồm:
- Chánh Văn phòng
- 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp
- 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành chính quản trị
+ Bộ phận chuyên viên tổng hợp HĐND
+ Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách kinh tế, nội chính
+ Bộ phận chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách văn hóa – xã hội
+ Bộ phận Văn thư
+ Bộ phận Lưu trữ
+ Bộ phận Đánh máy
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

8

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Bộ phận Kế toán, Thủ quỹ, thủ kho
+ Bộ phận Công vụ, tạp vụ
+ Bộ phận Bảo vệ, lái xe

* Thực hiện Quy chế làm việc và chức năng nhiệm vụ được giao. Căn cứ
Điều 2 Quy chế làm việc của Văn phòng UBND - HĐND huyện Chợ Đồn đã
được ban hành ngày 05/01/2014 và tình hình thực tế về đội ngũ cán bộ công
chức của Văn phòng;
1.2.3. Vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong
văn phòng
1. Ông Đặng Đình Phong: Chánh Văn phòng.
Chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND- UBND huyện về công tác
quản lý, điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng theo Quy chế làm việc
đã ban hành. Hàng ngày trực tiếp kiểm tra, phân loại xử lý các loại văn bản do
Văn thư chuyển đến và soạn thảo các loại văn bản trình Thường trực HĐND UBND huyện ban hành theo đúng Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
giúp Thường trực theo dõi, đôn đốc việc chấp hành và thực hiện chức năng quản
lý Nhà nước của các cơ quan, đơn vị thuộc huyện. Phụ trách " Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả" của Văn phòng và là chủ tài khoản Văn phòng HĐND- UBND
theo Luật ngân sách Nhà nước.
2. Bà Phan Thị Tuyên: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác
tổng hợp.
Giúp Chánh Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp; kiểm tra, phân loại
xử lý văn bản; theo dõi công tác giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của UBND
huyện. Hàng tháng tổng hợp báo cáo giao ban định kỳ Thường trực UBND
huyện, thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy chế làm việc và Chánh Văn phòng
giao.
3.Ông Nông Văn Dương: Phó Chánh Văn phòng phụ trách công tác
Hành chính quản trị.
Giúp Chánh Văn phòng phụ trách công tác Hành chính quản trị, đảm bảo
phương tiện phục vụ chương trình làm việc của Thường trực HĐND-UBND
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

9

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện, thực hiện nhiệm vụ ủy quyền chủ tài khoản Văn phòng theo luật định và
thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy chế làm việc và Chánh Văn phòng
giao.
4.Ông Nông Thanh Hoài: Chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách khối
kinh tế, nội chính.
Hàng tháng trực tiếp dự giao ban và tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ
công tác các đơn vị thuộc khối kinh tế nội chính. Giao trách nhiệm cập nhật
thông tin để tổng hợp hoàn chỉnh các báo cáo định kỳ hàng tuần, tháng, quý,
năm của UBND huyện. Soạn thảo các văn bản, dự và tổng hợp ghi biên bản các
cuộc họp, các buổi làm việc do Thường trực UBND huyện chủ trì khi được lãnh
đạo Văn phòng giao. Hàng ngày giúp Chánh Văn phòng kiểm tra nội dung, rà
soát thể thức các loại văn bản của khối theo đúng luật định trước khi trình
Thường trực ký duyệt ban hành và theo dõi bảng chấm công hàng ngày của Văn
phòng.
5.Bà Ma Thị Oanh: Chuyên viên tổng hợp UBND phụ trách khối văn
xã.
Giao nhiệm vụ tổng hợp kết quả hoạt động của khối văn hóa- xã hội và dự
giao ban khối hàng tháng; dự, ghi chép tổng hợp các cuộc họp và soạn thảo các
văn bản khi được lãnh đạo Văn phòng giao. Theo dõi quản lý sử dụng tài sản,
thu nộp các khoản phí, lệ phí hàng tháng bao cáo định kỳ hoạt động của "Bộ
phận tiếp nhận và trả kết quả" của Văn phòng. Giúp Chánh Văn phòng theo dõi
công tác giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo và tiếp công dân của UBND huyện.
hàng ngày giúp lãnh đạo Văn phòng kiểm tra thể thức các loại văn bản của khối

Văn hóa- Xã hội trước khi trình ký duyệt ban hành và thực hiện các nhiệm vụ
khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
6. Bà Triệu Thị Hiền: Chuyên viên Dân tộc và tổng hợp công tác
HĐND huyện.
Phân công trực tiếp theo dõi phụ trách công tác Dân tộc của huyện, tổng
hợp hoạt động của khối xã và công tác HĐND huyện. Dự, ghi chép tổng hợp các
cuộc họp và soạn thảo các văn bản khi được lãnh đạo Văn phòng giao. Giao
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

10

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban liên quan và UBND các xã, thị trấn theo
dõi tổng hợp báo cáo, đôn đốc việc thực hiện các chế độ chính sách về dân tộc
Scủa huyện về các chương trình 134, 135 và các dự án khác triển khai trên địa
bàn huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
7. Bà Hà Thị Kiều: Nhân viên Văn thư kiêm phụ trách công tác lưu
trữ.
Chấp hành đầy đủ chức trách, nhiệm vụ trong công tác Văn thư, bảo mật
theo quy định và Quy chế của Văn phòng. Hằng ngày giúp Chánh văn phòng
tiếp nhận, kiểm tra phân loại và chuyển xử lý theo quy định các loại văn bản đi,
đến kịp thời, đầy đủ chính xác nhất là các văn bản Khẩn, Hỏa tốc, Mật, Tối mật.
Phân công trực tiếp làm công tác Lưu trữ kiêm thêm công tác Văn thư của
Văn phòng, thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế. Được giao nhiệm vụ quản lý, khai

thác sử dựng tủ sách của Văn phòng.
8.Ông Hà Văn Tuyên: Chuyên viên đánh máy quản trị mạng kiêm
photo, đánh máy.
Giao trách nhiệm quản lý mạng nội bộ (mạng LAN), đánh máy, photo và
sao gửi các loại văn bản đầy đủ, kịp thời. Giúp chủ tài khoản theo dõi, quản lý
việc sử dụng văn phòng phẩm, in sao văn bản của các cơ quan chung tài khoản
của Văn phòng.
9. Bà Hoàng Thị Tình: Kế toán Văn phòng.
Thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế Văn phòng và Luật ngân sách Nhà
nước đã ban hành. Giúp chủ tài khoản theo dõi quản lý và sử dụng ngân sách
của các đơn vị đảm bảo kịp thời, đúng chế độ luật định, tiết kiệm và hiệu quả.
Giúp Chánh Văn phòng theo dõi và viết Lệnh điều xe.
10. Bà Nguyễn Thị Lan: Nhân viên Hành chính quản trị.
Chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế hành chính quản trị
kiêm thủ kho, thủ quỹ khối các cơ quan trực thuộc tài khoản. Giúp lãnh đạo Văn
phòng theo dõi, phục vụ và tổng hợp hàng tháng báo cáo về việc tiếp khách của
thường trực HĐND- UBND huyện.

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

11

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

11. Bà Ma Thị Đào: Công vụ, tạp vụ.

Làm công tác công vụ, tạp vụ của Văn phòng theo Quy chế quy định.
Hàng ngày có trách nhiệm bảo quản tài sản, sắp xếp gọn gàng ngăn nắp hội
trường, phòng họp, phòng tiếp công dân, phòng làm việc của Thường trực
HĐND- UBND huyện, lãnh đạo văn phòng. Phục vụ đủ chè, nước uống kịp thời,
chu đáo các cuộc họp và và làm việc của Thường trực. Đảm bảo vệ sinh hàng
ngày khu nhà Trụ sở làm việc 2 tầng.
12. Ông Đỗ Việt Cường: Bảo vệ.
Phụ trách Tổ bảo vệ cơ quan, điều hành công việc hàng ngày của Tổ,
quản lý và vận hành máy phát điện của văn phòng khi mất điện được lãnh đạo
yêu cầu sử dụng. hàng ngày thực hiện nhiệm vụ cụ thể đã phân công theo Quy
chế làm việc và các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
13. Ông Đỗ Văn Duyên: Lái xe.
Nhân viên hợp đồng 68/NĐ- CP giao trực tiếp bảo quản và lái xe 97A0007; thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế đã ban hành và các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo Văn phòng giao.
14. Ông Phạm Ngọc Thái: Lái xe.
Nhân viên hợp đồng 68/NĐ- CP, giao trực tiếp bảo quản và lái xe 97A0196; thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế đã ban hành và các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo Văn phòng giao.
15. Ông Triệu Đức Lượng: Lái xe.
Nhân viên hợp đồng 68/NĐ- CP, giao trực tiếp bảo quản và lái xe 97A0667; thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế đã ban hành và các nhiệm vụ khác do
lãnh đạo Văn phòng giao.
1.3. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban khác trực thuộc UBND
huyên.
1. Phòng Nội vụ.
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện, là cơ
quan tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, cơ quan sự nghiệp nhà
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

12

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nước; Cải cách hành chính; Chính quyến địa phương; Địa giới hành chính; Cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước; Cán bộ, công chức xã, thị trấn; Công tác
Văn thư, Lưu trữ, Công tác Tôn giáo vàThi đua khen thưởng.
2. Phòng Tư pháp.
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có chức
năng tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công tác
xây dựng và thi hành văn bản Quy phạm pháp luật; Kiểm tra, xử lý các các văn
bản Quy phạm pháp luật; Phổ biến, giáo dục pháp luật; Thi hành án dân sự;
Chứng thực; Cấp hộ tịch; Trợ giúp pháp lý; Hòa giải ở cơ sở và công tác tư pháp
khác theo quy định của pháp luật.
3.Phòng Tài - chính Kế hoạch.
Phòng Tài - chính Kế hoạch là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
huyện có chức nng tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về lĩnh vực tài chính, tài sản,quản lý nhà nước về kế hoạch đầu tư;
Đăng ký kinh doanh; tổng hợp, quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh
tế tư nhân theo quy định của Pháp luật.
4. Phòng Tài nguyên - Môi trường.
Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND huyện có chức năng tham mưu giúp UBND huyện quản lý nhà nước về:
Đất đai, tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản và môi trường trên địa bàn
huyện.
5. Phòng Lao động – Thương binh xã hội.
Phòng LĐTB&XH là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBNDhuyệncó chức

năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:
Lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm thất
nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ
em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới.
6. Phòng Văn hóa và thông tin.
Phòng Văn hóa và thông tin là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBNDhuyện có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

13

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quản lý Nhà nước về: Văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính,
viễn thông và internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báo
trí; xuất bản.
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Phòng GD&ĐT là cơ quan chyên môn trực thuộc UBND huyện có chức
năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về:
các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình và nội
dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo
dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi
cử và cấp bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
8. Phòng Y tế.
Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có chức năng

tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về:
Chăm sóc bảo vệ sức khỏe của nhân dân .gồm; y tế cơ sở; y tế dự phòng ;
khám, chữa bệnh, phục hồi chực năng; y dược cổ truyền ; thuốc phòng bệnh
,chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế;
trang thiết bị y tế ; dân số.
9. Phòng Công thương.
Phòng Công thương là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có
chức năng tham mưu, giúp UBND thực hiện các chức năng quy hoạch, quản lý
công trình xây dựng trên địa bàn, kiến trúc, xây dựng nhà ở và công sở, giao
thông, đô thị.
10. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Phòng NN&PTNT là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có
chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển nông
thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tế hợp tác xã nông
lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn trên địa bàn xã.
11.Thanh tra huyện.
Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có chức
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

14

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn, tố cáo trong

phạm vi quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
trong phạm vi quản lý nhà nước của UBND huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn thanh tra giải quyết khiếu nại tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy
định của pháp luật.
12. Phòng Dân tộc.
Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện có chức
năng tham mưu, giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác đan tộc trên
địa bàn huyện.
Sơ đồ
Chánh văn phòng

Phó chánh văn phòng

Chuyên
viên

Phó Chánh văn phòng

Chuyên
viên

Chuyên
viên

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

15

Chuyên
viên

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần II : CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN
CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN
2.2 Công tác Văn thư của cơ quan.
2.2.1 Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của cơ quan.
Công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn đặt dưới sự lãnh đạo của
Văn phòng HĐND-UBND. Với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn
thư trong quá trình giải quyết công việc nhằm đáp ứng nhu cầu thực tế của
UBNDhuyện, là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Cong tác Văn thư ở
UBND huyện Chợ Đồn dã và đang rất được sự quan tâm, chỉ đạo, giám sát chặt
chẽ của lãnh đạo, cán bộ Văn phòng HĐND-UBND.
Hàng năm UBND giao cho cán bộ phụ trách công tác Văn thư xây dựng
quy chế về công tác Văn thư của UBND đẻ cán bộ, công chức, viên chức làm tốt
công tác Văn của UBND cấp huyện do mình quản lý.
Các yêu cầu về công tác Văn thư được quy định rõ ràng trong quy chế về
công tác Văn thư của UBND huyện.
Lãnh đạo Văn phòng luôn luôn quan tâm, tổ chức cho cán bộ phụ trách
công tác Văn thư đi tập huấn về chuyên môn nghiệp vụ nhằm nâng cao chất
lượng cán bộ làm công tác Văn thư của UBND huyện. Vào cuối năm Văn phòng
thường tổ chức hội nghị tổng kết về công tác Văn thư trên toàn huyện, nhằm đưa
ra những tồn đọng của năm cũ và đề ra phương hướng nhiệm vụ năm tớ tạo điều
kiện cho công tác Văn thư trong toàn huyện đi vào nề nếp và có hiệu quả hơn.
Về việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư:

Các khâu nghiệp vụ về công tác Văn thư của UBNDhuyện hiện nay dang được
áp dụng đúng với Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính,
Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác Văn thư, Thông tư số; 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

16

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2011…Và các văn bản quy định về công tác Văn thư của của các cơ quan cấp
trên: UBND tỉnh, Sở Nội vụ và quy chế về công tác Văn thư của UBND huyện
mình.
2.2.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư.
Theo quy định tại điều 13 của Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư: Trách nhiệm đối với công tác
Văn thư được quy định như sau:
1.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, quyền hạn được giao
có trách nhiệm chỉ đạo về công tác Văn thư, chỉ đạo nghiên cưu ứng dụng khoa
học công nghệ thông tin vào công tác Văn thư.
2. Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên
quanđến công tác Văn thư phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại nghị định

này và các quy định khác của Pháp luật về công tác Văn thư như vậy Chủ tịch
UBND có trách nhiệm:
Quản lý về công tác Văn thư trong phạm vi UBND cáp mình. Để thực
hiện được nhiệm vụ này Chủ tịch UBND huyện giao cho Cánh Văn phòng thay
mình quản lý và chỉ đạo về công tác Văn thư của UBND huyện mình.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm trực tiếp xem xét, phân phối văn bản
đến của UBND, thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các văn bản thuộc thẩm quyền
quản lý, bản sao y, sao lục của các văn bản đến. tham gia việc soạn thảo văn bản
của UBND, kiểm tra việc chấp hành các quy định về công tác Văn thư của
UBND huyện mình.
3.Các cán bộ, công chức, viên chức của UBND cấp huyên.
Trong phạm vi,nhệm vụ, quyền hạn của mình mọi cán bộ, công chức, viên
chức trong UBND huyện phải thực hienj đầy đủ những nội dung của công tác
Văn thư có liên quan đến phần việc của minhfcuj thể như: Giair quyết kịp thời
những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo, thảo các văn bản thuộc phạm vi
chuyên môn được phân công,lập những hồ sơ công việc được giao theo dõi, giải
quyết văn bản, lập hồ sơ và nnoopj lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ theo quy định
của UBND. Bảo đảm giữ gìn bí mật, an tào nội dung văn bản, thực hiện nghiêm
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

17

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

túc mọi quy định cụ thể trong chế đọ công tác Văn thư của UBND.

4.Công chức phụ trách công tác Văn thư của UBND huyên.
Có nhiệm vụ quản lý các văn bản đi, văn bản đến của UBND. Thực hiện
nghiêm túc mọi quy đinh cụ thể trong quá trình thực hiện các quy trình nghiệp
vụ và trong chế độ của công tác Văn thư.
Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ UBND đi công
tác.
Lập và bảo quản các loại sổ sách của Văn phòng như: Sổ đăng kí văn bản
đi, sổ đăng kí văn bản đến, sổ đăng ký đơn thư, sổ theo dõi và cấp giáy đi
đường…Theo yêu cầu của cấp trên.
Lập tập lưu văn bản đi hàng năm của HĐND và UBND.
Có trách nhiệm bảo quản và sử dụng hoàn toàn các loại con dấu của
UBND, trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các giấy tờ khác do chính quyền
UBND ban hành.
Lập bản Danh mục hồ sơ dự kiến cho UBND và hồ sơ nguyên tắc về công
tác Văn thư của UBND huyện.
Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND trong việc quản lý
hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND, quản lý văn bản di, đến và tài liệu Lưu trữ
của huyện. Hướng dẫn cho cán bộ, công chức trong UBND huyện về lập hồ sơ
công việc phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu Lưu trữ của huyện.
Kho lưu trữ huyện được trang bị đầy đủ thiếu bị (Phụ luc II)
2.2.3 Thực trạng công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn.
Công tác Văn thư của UBND huyện Chợ Đồn nói riêng và công tác Văn
thư của UBND các huyện trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn nói chung hiện nay đã và
đang được sự quan tâm của UBND tỉnh Bắc Kạn cho phép bố chí 01 cán bộ,
công chức làm công tác Văn thư theo cơ chế biên chế kiêm nhiệm.Vì thế mọi
hoạt động của cán bộ, công chức làm công tác Văn thư của UBND huyên Chợ
Đồn đặt dưới sự lãnh đạo của Chủ tịch UBND và Chánh Văn phòng HĐNDUBND huyệnđược thực hiện tương đối tốt.

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

18

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
Các quy định về soạn thảo văn bản của UBND huyện Chợ Đồn được xây
dựng dựa trên một số văn bản ngư: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật
của HĐND, UBND năm 2004; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác Văn thư; Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày
19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
Thẩm quyền ban hành Văn bản của UBND huyện:
-UBND được ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật như; Quyết
định, Chỉ thị và các văn bản hành chính thông thường như: Quyết định, công
văn, báo cáo, thông báo, kế hoạch, giấy đi đường…
- Chủ tịch UBND trực tiếp ký ban hành các văn bản như: Chỉ thị, Quyết
định về chủ chương, chính sách, kế hoạch ngân sách, các văn bản quản lý đất
đai, các văn bản trình huyện ủy, tỉnh ủy, UBND tỉnh nếu Chủ tịch đi vắng có thể
ủy nhiệm cho Phó chủ tịch ký thay.
- Phó chủ tịch UBND được Chủ tịch ủy nhiệm ký thay một số văn bản chỉ
đạo cụ thể, ký, xử lý các văn bản cụ thể thuộc lĩnh vực được phân công phụ
trách và chịu trách nhiệm về những văn bản do mình ký.
- Chánh Văn phòng thừa lệnh Chủ tịch ký một số văn bản do Văn phòng
chịu trách nhiệm quản lý: Các văn bản sao y, sao lục, trích sao…Và phải chịu
trách nhiệm về những văn bản do mình ký.

Các văn bản của UBND huyện khi ban hành đều được thực hiện chung
theo trình tự quy định dù là văn bản thường hay văn bản quan trong cũng phải
được trình bày đầy đủ, đúng thể thức của văn bản theo mẫu chung và đảm bảo
các yêu cầu về thể thức theo quy định của nhà nước.
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Chợ Đồn là toàn bộ công
việc bắt đầu từ khi khởi thảo cho đến khi kết thúc hoàn chỉnh một văn bản. Quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Chợ đồn được chia thành
các bước như sau:

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

19

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. (B1) Xác định văn bản cần soạn thảo.
2. (B2) Thu thập và xử lý thông tin.
3. (B3) Thảo văn bản.
4. (B4) Duyệt bản thảo.
5. (B5) Đánh máy, in văn bản.
6. (B6) Kiểm tra văn bản trước khi trình ký: Văn bản trước khi trình ký
phải được chuyển đến thủ trưởng dơn vị và Chánh Văn phòng đẻ kiểm tra trước
rồi mới trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ tịch UBND huyện để ký ban hành.
7. (B7) Trình ký văn bản.
8. (B8) Làm thủ tục phát hành văn bản: Văn bản sau khi trình ký được

tập chung tại bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyên. Tại đây
cán bộ, công chức phụ trách công tác Văn thư sẽ kểm tra lại lần cuối nếu không
có vấn đề gì, cán bộ Văn thư sẽ tiến hành cho số, ghi ngày tháng , đăng ký vào
sổ đăng ký văn bản đi sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu cơ quan và
các loại dấu khác và làm thủ tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng, chính
xác, Văn thư giữ lại 02 bản: - 01 bản lưu tại bộ phận Văn thư (bản gốc).
- 01 bản lưu tại bộ phận soạn thảo (bản chính).
b. Công tác quản lý văn bản đi.
- Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày văn bản.
Văn bản của UBND huyên chợ Đồn chủ yếu do các phòng ban tự soạn
thảo dưa trên những quy định trong Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức kỹ thuật trình bày văn
bảnhành chính. Theo nguyên tắc: Văn bản sau khi được soạn thảo xong phải
trình lãnh đạo đơn vị để xem xét, kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm về mặt nội
dung và trình lãnh đạo Văn phòng xem xét, kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm
về mặt thể thức trước khi trình lãnh đạo UBND ký ban hành văn bản.
Nhận xét:
Về thể thức và kỹ thuật trình bày: Đa số các văn bản do UBND ban hành
đều đảm bảo về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản được trình
bày trên khổ giấy A4, có đầy đủ các yếu tố thể thức và đảm bảo về mặt nội
dungtheo quy định của nhà nước. Nội dung văn bản sát với tình hình thực tế,
đúng với thẩm quyền ban hành do đó văn bản của UBND huyện mang tính hiệu
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

20

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lực pháp lý cao.
Về quy trình soạn thảo văn bản được thực hiện tương đối tốt, ít sai sót
đem lại hiệu quả công việc cao.
Hiện nay UBND đã trang bị đầy đủ các phương tiện hiện đại phục vụ cho
việc soạn thảo văn bản của các phòng ban, cán bộ, công chức của UBND được
tập huấn và sủ dụng thành thạo máy vi tính nên công việc soạn thảo văn bản
được nhanh chóng, đúng tiến độ nâng cao hiệu quả lao động.
Ghi số, ngày, tháng, đóng dấu lên văn bản.
Việc ghi số, ngày, tháng, đóng dấu lên văn bản của UBND huyện Chợ
Đồn được thực hiện đúng với quy định của nhà nước.
Văn bản sau khi trình ký sẽ được tập chung tại bộ phận Văn thư thuộc
Văn phòng HĐND-UBND huyện để làm thủ tục phát hành. Tại đây cán bộ, công
chức phụ trách công tác Văn thư sẽ kiểm tra lại lần cuối xem thể thức văn bản đã
đúng hay chưa, văn bản có đầy đủ nội dung và thể thức hay không, chữ ký có
đúng là chữ ký của lãnh đạo UBND hay không. Nếu có sai sót một trong các yếu
tố trên sẽ yêu cầu các bộ phận chuyên môn làm lại, nếu đúng thì cán bộ, công
chức phụ trách công tác Văn thư sẽ tiến hành cho số, ghi ngày, tháng và đóng
dấu lên văn bản để làm thủ tục phát hành.
Do khối lượng văn bản mà UBND huyện Chợ Đồn ban hành trong một
năm khá nhiều trên 500 văn bản nên áp dụng phương pháp đánh số hỗn hợp
(vừa chung vừa riêng) số riêng cho Chỉ thị, Báo cáo, Quyết định và số chung
cho các văn bản khác: Công văn, kế hoạch, giấy mời…Số của văn bản được
đánh bằng chữ số Ả Rập (1, 2, 3) bắt đầu từ số 01 vào ngày làm việc đầu tiên,
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ngày, tháng văn bản là
ngày, tháng văn bản được phát hành.
Ví dụ: Quyết định về việc chỉ định thầu đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu,
phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu gói thầu mua sắm thiết bị dạy học, đồ dùng, đồ

chơi cho các trường Mầm non phục vụ công tác phổ cập giáo dục trẻ mầm non 5
tuổi năm 2014 có số 637 ban hành ngày 21 tháng 4 năm 2014 được trình bày
như sau:

Sinh viên: Dương Phúc Đạt

21

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHỢ ĐỒN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 637 /QĐ-UBND

Chợ Đồn, ngày 21 tháng 4 năm 2014
QUYẾT ĐỊNH

V/v chỉ định gói thầu đơn vị tư vấn lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá
hồ sơ dự thầu gói thầu mua sắm thiết bị dạy học, đồ dùng, đồ chơi cho các
trường Mầm non phục vụ công tác phổ cập giáo dục trẻ
Mầm non 5 tuổi năm 2014

Việc đóng dấu lên văn bản nhằm mục đích khẳng định giá trị pháp lý của
văn bản và tư cách pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản, chống giả mạo văn
bản, giấy tờ do cơ quan phát hành và chỉ được đóng dấu lên các văn bản có đầy
đủ nội dung, thể thức, chữ ký của người có thẩm quyền.
Nhìn chung việc đóng dấu lên văn bản của UBND huyện Chợ Đồn được
thực hiện tương đối tốt, đúng với thể thức đề ký tuy nhiên vấn còn một số
trường hợp dấu bị nghiêng. Việc đóng dấu giáp lai lên văn bản đôi khi còn chưa
đúng với quy định là không được đóng quá 05 trang văn bản trên một dấu.
Về hình thức đăng ký văn bản đi hiện nay UBND huyện Chợ Đồn vẫn
đang áp dụng việc đăng ký theo phương pháp thủ công truyền thống là đăng ký
văn bản bang tay vào sổ đăng ký văn bản bằng sổ đăng ký văn bản đi.
Hiện nay UBND huyên lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký công văn đi (đúng với quy định là sổ đăng ký văn bản đi).
- Sổ đăng ký Quyết định đi.
- Sổ đăng ký Chỉ thị đi.
- Sổ đăng ký Báo cáo đi.
Tất cả các văn bản đi đều được đăng ký vào sổ để tiện cho việc tra tìm và
quản lý văn bản đi được chặt chẽ. Việc đăng ký văn bản đi do cán bộ, công chức
phụ trách công tác Văn thư thực hiện khá nghiêm túc. Văn bản lưu đôi khi còn là
bản sao phô tô đóng dấu đỏ không hoàn toàn thống nhất là bản gốc.
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

22

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Việc chuyển văn bản của UBND huyện Chợ Đồn được thực hiện tương
đối tốt, tất cả các văn bản do UBND huyên ban hành đều được gửi dến các đối
tượng có liên quan và được thực hiện theo nguyên tắc chung: Chính xác, kịp
thời , đúng đối tượng. Văn bản sau khi hoàn tất thủ tục được chuyển giao ngay
trong ngày, chậm nhất vào đầu giờ làm ngày làm việc tiếp theo. Đối với các văn
bản khẩn được chuyển giao ngay sau khi hoàn tất các thủ tục phát hành văn bản.
Khi chuyển giao căn cứ vào nơi nhận văn bản tiến hành chuyển giao.
Hiện nay UBND có hai hình thức chuyển giao văn bản chủ yếu là:
Chuyển giao trực tiếp và chuyển giao qua Bưu điện. Đối với những văn bản gửi
lên cơ quan cấp trên: HĐND, UBND cấp tỉnh, tỉnh ủy, cấp Trung ươnghoặc gửi
đến các cơ quan ngang cấp : các huyện tương đương thì gửi qua Bưu điện. Đối
với các cơ quan trong địa bàn huyện: huyện ủy, y tế huyện, huyện đội, kho bạc
huyện…Thì do cán bộ, công chức phụ trách công tác văn thư trực tiếp chuyển
giao. Đối với các văn bản gửi xuống các xã có thể gửi qua Bưu điện hoặc gửi
trực tiếp cho cán bộ xã khi cán bộ xã đi họp trên huyện.
Hiện nay UBND huyện Chợ Đồn chưa lập được sổ chuyển giao văn bản
nhưng cũng chưa có trường hợp nào khiếu nại không nhận được văn bản, giấy
mời, thông báo…
- Sắp xếp, bảo quản, phục vụ nghiên cứu, sử dụng bản lưu văn bản.
Mỗi văn bản đi của UBND huyện Chợ đồn đều được lưu lại hai bản, một
bản lưu lại tại bộ phận Văn thư (Bản gốc), một bản lưu lại tại đơn vị soạn thảo.
Vân bản lưu lại tại Văn thư được sắp xếp: Quyết định sắp xếp riêng, các
văn bản khác sắp xếp chung. Mỗi tập văn bản tương ứng với tên loại cụ thể, văn
bản có số nhỏ ban hành sớm thì xếp trước, văn bản có số lớn ban hành sau thì
xếp sau.
Ví dụ: - Cặp lưu Quyết định của UBND huyện Chợ đồn năm 2014.
- Cặp lưu Công văn của UBND huyện Chợ Đồn năm 2014.
Cán bộ công chức phụ trách công tác Văn thư có trách nhiệm sắp xếpvăn

bản lưu một cách khoa học, dễ tra tìm, cho vào cặp và xếptrong tủ đựng tài liệu
sau ít nhất 4 năm các ttập lưu văn bản này được nộp vào lưu trữ huyện.
Cán bộ công chức tại UBND huyện khi làm việc liên quan đến bản lưu
Sinh viên: Dương Phúc Đạt

23

Lớp: QTVP K1D