CÔNG tác văn THƯ của UBND HUYỆN lý NHÂN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC ............................................................................................................2
BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT......................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu............................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo......................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu....................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................3
7. Bố cục của đề tài...................................................................................................3

PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN.. .4
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý
Nhân..........................................................................................................................4
1.1.1. Chức năng.......................................................................................................4
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân........................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân...................................................5
1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng tại
UBND huyện Lý Nhân.............................................................................................7
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.............................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân................................9
1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn
phòng.......................................................................................................................10

PHẦN II..............................................................................................................14
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ.....................................14
CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN....................................................................14
2.1. Công tác văn thư..............................................................................................14
2.1.1. Nội dung công tác văn thư............................................................................14
2.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư........................................................................14
2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan....................................15

Đặng Thị Thanh Mai

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan............15
2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức.....................16
2.2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Lý Nhân. So sánh
với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.........................................................18
2.3. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.......................................20
2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.........................21
2.3.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:............................................21
2.3.1.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi...............................................25
2.3.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan,đơn vị....................................30
2.3.3. Xây dựng lịch công tác.................................................................................34
2.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...............................................................34
2.4.1. Các loại con dấu............................................................................................34

2.4.2. Quản lý và sử dụng con dấu.........................................................................35

PHẦN III............................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................38
3.1. Đánh giá chung................................................................................................38
3.3.1.Ưu điểm..........................................................................................................38
3.3.2. Hạn chế.........................................................................................................39
3.3.3. Nguyên nhân.................................................................................................40
3. 2. Đề xuất, kiến nghị...........................................................................................40

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................43
PHỤ LỤC...........................................................................................................45
PHỤ LỤC

Đặng Thị Thanh Mai

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT

Từ, cụm từ viết tắt

Từ, cụm từ viết đầy đủ

1.

UBND

Uỷ ban nhân dân

2.

HĐND

Hội đồng nhân dân

3.

GVHD

Giáo viên hướng dẫn

Đặng Thị Thanh Mai

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Có thể nói, việc tổ chức thực tập là hoạt động quan trọng không thể thiếu
trong chương trình đào tạo bậc Đại học, Cao đẳng, Trung cấp… Vì nó giúp sinh

viên biết vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, tìm hiểu thực tế
chuyên ngành của mình tại cơ quan, đơn vị thực tập cũng như tạo điều kiện cho
sinh viên tìm hiểu về cơ hội nghề nghiệp và yêu cầu của thực tế đối với chuyên
ngành nhằm giúp nhà trường nâng cao chất lượng đào tạo.Qua đó, tích lũy được
những kiến thức từ thực tế, rèn luyện tay nghề để nang cao kỹ năng nghề nghiệp
cũng như giáo dục lòng yêu nghề, sự say mê , tận tụy với nghề và rèn luyện tác
phong của cán bộ quản trị văn phòng.
Công tác văn phòng đóng một vai trò quan trọng, không thể thiếu đối với
bất kì cơ quan, tổ chức nào bởi Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức,
phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong các cơ
quan, doanh nghiệp. Ngày nay văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng
hơn:trang thiết bị hiện đại, không gian mở, bài trí linh hoạt, thích ứng với nhiều
nhu cầu và phương thức làm việc phong phú. Để hiểu thêm về công tác văn
phòng và với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn Trường Đại học
Nội vụ đã tổ chức đã tổ chức đợt thực tập cho Khoa Quản trị văn phòng nhằm
giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến
thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực
tế tại cơ quan. Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,
tập rượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một sinh viên khoa Quản trị văn
phòng, là cơ hội cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ
cho công tác sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Đặng Thị Thanh Mai

Đặng Thị Thanh Mai

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm,
bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các Văn
bản- Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp
thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải
có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó
nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước.
2. Mục tiêu của đề tài
Khảo sát toàn bộ công tác văn phòng, công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan,
qua đó hiểu rõ hơn về nghiệp vụ quản trị văn phòng.

3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Lý Nhân và Văn phòng UBND huyện, tìm hiểu khái quát về hoạt động tổ
chức và quản lý, công tác văn thư của cơ quan.
4. Nguồn tài liệu tham khảo.
Sách, vở, tài liệu có liên quan đến công tác quản trị văn phòng, nghi thức
nhà nước, văn bản Luật của nhà nước.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Đặng Thị Thanh Mai

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quyết định số 176/QĐ-VP ngày 24 tháng 11 năm 2015 về việc ban hành
quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lý Nhân.
Báo cáo về tình hình tổ chức và hoạt động của UBND huyện Lý Nhân
nhiệm kỳ 2011-2016.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên
phiến đá, gỗ,…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái

niệm nôm na là một công việc mang tính chung chung là công việc sổ sách, giấy
tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và từng bước chiếm vị trí quan trọng
trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái
tên mới là công tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan
trọng của mình trong hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ
quan nói riêng.
Cũng là một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm
những công việc như sau: xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu.
6. Phương pháp nghiên cứu.
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp như:
Phương pháp phỏng vấn
Phương pháp quan sát
Phương pháp thống kê
Phương pháp phân tích, tổng hợp…
7. Bố cục của đề tài.
Bố cục của đề tài gồm có 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng tại UBND huyện Lý Nhân
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư.
Phần III: Kết luận về đề xuất kiến nghị.

Đặng Thị Thanh Mai

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lý Nhân.

1.1.1. Chức năng.
UBND huyện Lý Nhân là cơ quan Hành chính nhà nước ở cấp huyện,
thực hiện chức năng, nhiệm vụ quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003.
UBND huyện Lý Nhân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND nhằm đảm
bảo thực hiện các chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an
ninh quốc phòng và thực hiện các chính sách khác theo quy định của pháp luật
trên địa bàn huyện.
UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp
phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ Trung ương tới địa phương.
Đặng Thị Thanh Mai

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời gian giải quyết công việc theo quy định
của pháp luật và quy chế hoạt động của UBND huyện.
Đề cao sự phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết công việc,
đảm bảo dân chủ trong mọi hoạt động theo đúng quy định.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lý Nhân.
UBND huyện Lý Nhân là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương đại
diện cho Nhà nước quản lý trong mọi lĩnh vực như: kinh tế, nông nghiệp, công
nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, môi trường…
Uỷ ban nhân dân do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ
quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lý Nhân.
Cơ cấu tổ chức ở cơ quan UBND huyện gồm có: Chủ tịch, các Phó chủ
tịch và các thành viên Ủy ban; các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND
huyện và Văn phòng.
Chủ tịch UBND huyện là người lãnh đạo và điều hành công việc của
UBND huyện, có trách nhiệm giải quyết công việc được quy định tại Điều 126,
Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003 và
những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch
UBND huyện quyết định. Chủ tịch UBND huyện cùng với tập thể UBND huyện
chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND huyện trước HĐND tỉnh, trước
UBND tỉnh và Chủ tịch UBND. Chủ tịch UBND huyện phân công công tác cho
các Phó Chủ tịch và các ủy viên Ủy ban theo từng lĩnh vực công tác và chịu

Đặng Thị Thanh Mai

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trách nhiệm trước HĐND, UBND huyện về những công việc được giao.
Các cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện là các phòng và cơ
quan tương đương phòng. Theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02
năm 2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện là cơ quan tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ , quyền hạn
theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND và theo quy định của pháp luật; góp phần
bảo đảm sự thống nhất quản lý ngành hoặc lĩnh vực từ Trung ương đến cơ sở.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo,quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ bảo, kiểm
tra về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp tỉnh.
Chủ tịch UBND huyện: Phụ trách chung các công tác của UBND huyện,
trực tiếp phụ trách kế hoạch, ngân sách, nội chính và tổ chức cán bộ.
Các Phó Chủ tịch là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch huyện.
Có 3 Phó Chủ tịch huyện: PCT phụ trách Nông Nghiệp-Nông thôn, PCT
phụ trách Văn hóa-Xã hội, PCT phụ trách Kinh tế.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
Văn phòng HĐND – UBND huyện

Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Công thương
Phòng Tài chính kế hoạch
Phòng Tư pháp
Phòng Nội vụ
Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội
Phòng Thanh tra
Phòng Giáo dục
Phòng Y tế
Phòng Văn hóa thông tin
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Đặng Thị Thanh Mai

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan
(Xem phụ lục 01)
1.2.Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
tại UBND huyện Lý Nhân.
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Văn phòng UBND huyện gồm 20 cán bộ, trong đó có 14 công chức và 6
cán bộ hợp đồng. Mỗi cán bộ đều được phân công nhiệm vụ cụ thể phù hợp với
năng lực và chuyên môn đào tạo.

Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp phục vụ
sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác của HĐND và UBND huyện, chịu trách
nhiệm chấp hành các quy định của pháp luật và các ý kiến, quyết định, chỉ đạo
của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện.
Công tác văn phòng luôn nhận được sự chỉ đạo sát sao của lãnh đạo
UBND huyện. Trong năm đã tập trung khắc phục những hạn chế của các năm
trước, chấn chỉnh tác phong lề lối làm việc, cải tiến phương pháp nhằm từng
bước nâng cao chất lượng công tác tham mưu và phục vụ. Trong quá trình thực
hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng thường xuyên có sự đoàn kết,
thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND huyện Lý Nhân.
Tham mưu, giúp việc Ban chấp hành, Ban Thường vụ trong lãnh đạo,
điều hành, chỉ đạo hoạt động Công đoàn các cấp và cơ quan Công đoàn ngành;
tham mưu cho Ban Thường vụ về tình hình phong trào CNVCLĐ và hoạt động
Công đoàn ngành.
Trực tiếp quản lý tài sản và phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các
hoạt động tại cơ quan. Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương
trình công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện
quy chế làm việc và chương trình công tác của Ban Thường vụ.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
Đặng Thị Thanh Mai

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành. Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các
văn bản, báo cáo của các cấp Công đoàn, các cơ quan hữu quan và CNVCLĐ
trong ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền xử lý và
chuyển văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường
trực và Ban Thường vụ. Theo dõi, đôn đốc các cấp Công đoàn thực hiện chế độ
thông tin báo cáo theo quy định.
-Tham gia phối hợp với các ban, đơn vị hữu quan nghiên cứu, tổng hợp
tình hình CNVCLĐ, đề xuất một số chủ trương công tác đối với CNVCLĐ và
Công đoàn. Chủ trì hoặc phối hợp cùng các ban tham gia xây dựng các văn bản
và một số đề án do Ban Thường vụ giao. Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình hình
tổ chức thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường
vụ. Phối hợp với các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết
việc thực hiện nghị quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ.
- Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết…
của Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan
khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
-Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụ
soạn thảo, thể thức văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
-Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và
sử dụng tài sản ở cơ quan Công đoàn ngành. Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo
ở cơ quan cũng như của Công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban
Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng
của các ban Công đoàn ngành theo kết luận của Hội nghị giao ban hàng tháng.
- In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi Công đoàn GTVT Việt Nam,

chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động
của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự
Đảng, Bộ GTVT hàng tháng.
Đặng Thị Thanh Mai

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất
cho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho
các đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn
ngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị.
- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công
tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu,
giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành.
- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp các
phương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành. Căn cứ vào thực tế
mối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần
của Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban
Thường vụ đầu tuần.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế

hoạt động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Lý Nhân.
Văn phòng hoạt động theo chế độ thủ trưởng gồm có Chánh văn phòng và
các Phó Chánh văn phòng, chuyên viên, cán bộ và nhân viên.
Chánh văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, lãnh đạo và điều
hành các hoạt động của Văn phòng; chịu trách nhiệm cá nhân về công tác của
mình và các hoạt động của văn phòng trước Thường trực HĐND huyện, UBND
huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật.
Chánh Văn phòng phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh văn phòng,
các chuyên viên và nhân viên trong văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu,
tổng hợp, phục vụ và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ, cộng chức
trong Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác được phân
công trước lãnh đạo Văn phòng, Thường trực HĐND huyện, Lãnh đạo UBND
huyện và trước pháp luật.
Đặng Thị Thanh Mai

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp
luật.
Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là những

người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,
am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng
chế độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật, được bố trí tương xứng
với nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ tổ chức bộ máy Văn phòng UBND huyện Lý Nhân
(Xem phụ lục 02)
1.2.4. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng.
Văn phòng UBND huyện Lý Nhân gồm có 01 Chánh văn phòng, 03 Phó
Chánh văn phòng, 01 văn thư, 02 chuyên viên, 06 cán bộ hợp đồng, 01 kế toán,
01 phục vụ, 03 lái xe, 03 nhân viên bảo vệ.
1.Chánh văn phòng
Chánh văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Văn phòng theo đúng quy định pháp
luật.
Giúp Thường trực HĐND và Chủ tịch UBND huyện xây dựng chương
trình công tác của HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện. Tổng hợp xây
dựng báo cáo năm của UBND huyện.
Dự, ghi biên bản các cuộc họp của Thường trực HĐND và UBND huyện,
chịu trách nhiệm về nội dung và kỹ thuật văn bản sau khi đã được Chủ tịch, Phó
chủ tịch HĐND - UBND huyện kết luận trong hội nghị hoặc trong các buổi làm
việc.
Khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND - UBND huyện ủy nhiệm truyền
đạt các chủ trương của HĐND - UBND huyện cho các phòng, ban, các xã, thị
trấn thực hiện và kiểm tra, đôn đốc thực hiện chủ trương đó.
Đặng Thị Thanh Mai

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.Phó chánh văn phòng
Phụ trách hành chính quản trị, giúp Chánh văn phòng bảo đảm các điều
kiện vật chất phục vụ cho sự hoạt động của Thường trực HĐND - UBND, các
phòng ban chuyên môn của UBND huyện tiến hành bình thường, liên tục và
hiệu quả.
Thay thế điều hành hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND huyện thực
hiện nhiệm vụ của quyền Chánh văn phòng trong thời Chánh văn phòng đi vắng.
Khi có công văn mời họp của Thường trực HĐND - UBND huyện,khách
đến làm việc với Thường trực HĐND - UBND huyện, các phòng ban của
HĐND - UBND huyện, chủ động chỉ đạo bộ phận phục vụ bố trí phòng họp, nơi
ăn, nghỉ cho đại biểu theo đúng quy định và sự chỉ đạo của Thường trực HĐND,
lãnh đạo UBND huyện.
Giúp Chánh văn phòng đề xuất tham mưu từng bước xây dựng nơi ở, nơi
làm việc trang bị tài sản cho các phòng ban đổi mới khang trang đảm bảo chất
lượng, thẩm mỹ và hiệu quả.
Lập kế hoạch, dự trù kinh phí các hội nghị trình lãnh đạo phê duyệt tổ
chức quản lý, kiểm tra thanh quyết toán chế độ sinh hoạt trong các hội nghị, tiếp
khách sau khi có ý kiến chỉ đạo của lănh đạo HĐND - UBND huyện.
3.Chuyên viên
Với chức năng và nhiệm vụ được giao, mỗi chuyên viên được phân công
theo dõi phụ trách địa bàn ( gồm một số đảng bộ xã, thị trấn, cơ quan). Chủ động
trong công tác, phối kết hợp chặt chẽ để cùng cơ quan UBND hoàn thành
chương trình, kế hoạch đã đề ra và đề xuất ý kiến giải quyết các vụ việc khi xảy
ra tại địa bàn được phân công phụ trách. Báo cáo bằng văn bản kết quả thẩm tra,

xác minh của mỗi vụ việc để trình UBND cho ý kiến kết luận. Đồng thời phải
chịu trách nhiệm trước cấp trên về những văn bản xác minh được phân công giải
quyết.
Thường xuyên sâu sát cơ sở, nắm bắt kịp thời hoạt động của cấp huyện,
UBND huyện trong địa bàn mình phụ trách. Phản ánh kịp thời với lãnh đạo hoặc
tập thể cơ quan UBND những vấn đề phức tạp để thống nhất biện pháp giải
Đặng Thị Thanh Mai

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyết, đồng thời đảm bảo mối quan hệ công tác với các tổ chức thuộc Huyện
trong lĩnh vực công tác theo chức năng, nhiệm vụ của mình.
4. Nhân viên Văn thư- lưu trữ
Giúp Chánh văn phòng tổ chức, quản lý việc tiếp nhận công văn giấy tờ,
báo cáo đến và đi đúng thể thức quy định và phân phối nhanh chóng đến đúng
người có trách nhiệm giải quyết; Các nhu cầu lưu và khai thác tài liệu lưu trữ,
thực hiện nghiêm quy chế bảo mật.
Quản lý chặt chẽ thủ tục hành chính đảm bảo thể thức văn bản của HĐND
- UBND huyện khi phát hành và các văn bản của phòng, ban, ngành gửi đến
Thường trực HĐND - UBND huyện.
Đảm bảo thông tin liên lạc thường xuyên, kịp thời, chính xác.
Thực hiện tốt các quy định về giữ gìn bí mật, quản lý tài sản và co dấu
chặt chẽ đúng nguyên tắc và thẩm quyền.

Tổ chức thu thập, chỉnh lý và bảo quản hồ sơ lưu trữ của HĐND- UBND
huyện theo đúng pháp lệnh.
5. Nhân viên Kế toán
Chịu trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kế toán, chế độ thông tin
báo cáo của Nhà nước ban hành.
Tham mưu cho lãnh đạo HĐND - UBND huyện, lãnh đạo văn phòng
trong việc kiểm tra giám sát việc chấp hành các chế độ quản lý tài chính, sử
dụng chi tiêu hợp lý, tiết kiệm đạt hiệu quả đáp ứng yêu cầu công tác.
Hàng tháng, quý, năm lập kế hoạch tài chính, thanh quyết toán đúng thời
gian, thực hiện quản lý tài sản cơ quan,
6. Nhân viên phục vụ
Phục vụ tốt điều kiện làm việc của lãnh đạo HĐND - UBND huyện, phục
vụ tốt các hội nghị, các cuộc họp, làm việc đón tiếp khách của lãnh đạo HĐND UBND huyện và Văn phòng.
Quản lý giữ gìn vệ sinh tài sản được trang bị cho hội trường, phòng họp,
phòng khách, nhà khách. Chủ động tham mưu đề xuất với lãnh đạo văn phòng
trang bị, thay thế bổ sung, nâng cấp tài sản để phục vụ tốt cho yêu cầu công tác
Đặng Thị Thanh Mai

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của cơ quan.
7. Nhân viên lái xe
Thực hiện nghiêm lệnh điều xe của lãnh đạo Văn phòng. Đảm bảo an toàn

về người và tài sản, đảm bảo xe thường xuyên sạch khi đưa đón lãnh đạo cơ
quan đi công tác.
Mỗi lái xe phải có sổ theo dõi lịch trình xe để kiểm tra đối chiếu cuối
tháng làm cơ sở cho việc quyết toán tiền xăng.
Thường xuyên bảo quản, bảo dưỡng, kiểm tra kịp thời phát hiện hư hỏng
xe để báo cáo lãnh đạo giải quyết. Trường hợp giải quyết trên đường đi công tác
phải báo cáo lại ngay sau khi thực hiện xong nhiệm vụ.
8. Tổ bảo vệ
Chịu trách nhiệm phân công ca, kíp trực đảm bảo người trực 24/24 giờ tại
cơ quan. Bảo vệ tuyệt đối an toàn tài sản cơ quan trong phạm vi trách nhiệm
được quan tâm. Giữ gìn bí mật về kho tàng, cơ sở vật chất của cơ quan.
Đảm bảo thực hiện nội quy cơ quan, kịp thời phát hiện những biểu hiện
xấu, tự ý ra vào cơ quan, vi phạm về môi trường vệ sinh cơ quan. Nêu cao ý
thức cảnh giác, nhiệt tình trách nhiệm, liên hệ chặt chẽ với cơ quan công an để
hợp đồng tác chiến khi cần thiết.
Xác định vị trí việc làm và phân công nhiệm vụ cụ thể.
(Xem phụ lục 03)

Đặng Thị Thanh Mai

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN II

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
CỦA UBND HUYỆN LÝ NHÂN.
2.1. Công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc soạn thảo và ban
hành văn bản; quản lý và giải quyết công việc; quản lý và sử dụng con dấu nhằm
đảm bảo thông tin phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công
việc của các cơ quan Đảng , Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, xã hội; các
tổ chức kinh tế; các đơn vị vũ trang nhân dân.
Công tác văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý, công tác văn
thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý của các cơ quan.
2.1.1. Nội dung công tác văn thư.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:
a. Soạn thảo và ban hành văn bản:
Thảo văn bản
Duyệt văn bản
Lập bản chính để trình ký
Ký văn bản
Nhân bản và làm các thủ tục phát hành.
b. Quản lý và giải quyết văn bản.
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Quản lý văn bản đi
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
c. Quản lý và sử dụng con dấu.
Quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của HĐND và UBND.
2.1.2 Yêu cầu của công tác văn thư.
Công tác văn thư ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:
a. Nhanh chóng.
Hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc vào quá trình soạn

thảo, ban hành văn bản và tổ chức giải quyết văn bản. Vì vậy, nhanh chóng là
Đặng Thị Thanh Mai

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một trong những yêu cầu trọng tâm của công tác văn thư.
b. Chính xác.
- Chính xác về nội dung văn bản.
+ Nội dung văn bản phải phù hợp với chủ trương, đường lối và các quy
định của Đảng và Nhà nước, phải thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan ban
hành văn bản.
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn dựa vào văn bản phải hoàn toàn chính xác.
+ Số liệu phải chính xác, có nguồn gốc.
-Chính xác về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước
quy định.
+ Nội dung văn bản phải phù hợp với hình thức văn bản.
+ Kỹ thuật trình bày phải thực hiện đúng theo quy định hiện hành của Nhà
nước.
-Chính xác trong quản lý nghiệp vụ:
+ Chính xác trong việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản; nhân
bản, phát hành...
+ Chính xác trong việc thực hiện các quy trình công tác văn thư.

c. Bí mật.
Nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan thường chứa đựng bí mật
của Nhà nước và của cơ quan. Vì vậy, việc xây dựng , ban hành văn bản; tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản; bố trí phòng văn thư và lựa chọn cán bộ văn
thư của cơ quan cần thực hiện đúng wuy định của nhà nước.
d. Hiện đại
Hiệu quả công tác văn thư phụ thuộc một phần vào các thiết bị văn phòng
và việc sử dụng các thiết bị đó. Vì vậy, hiện đại hóa công tác văn thư đã trở
thành một trong những biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư.
2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.
Soạn thảo và ban hành văn bản là công việc thường xuyên và rất quan
trọng trong hoạt động điều hành, quản lý của các cơ quan.
2.2.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.
Về thẩm quyền ban hành văn bản, UBND huyện Lý Nhân ban hành các
Đặng Thị Thanh Mai

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

văn bản theo đúng thẩm quyền quy định của pháp luật như: quyết định, công
văn, kế hoạch, thông báo, báo cáo...
2.2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức.
Thể thức văn bản do cơ quan ban hành tuân thủ chặt chẽ theo các quy
định có trong thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội vụ quy định về kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Việc soạn thảo và ban hành văn bản tuân thủ chặt chẽ theo Quy định tại
Điều 1, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm
những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
Nhận xét:
Quy trình soạn thảo văn bản được quán triệt theo đúng quy định từ khâu
soạn thảo cho tới đóng dấu phát hành văn bản
Lãnh đạo cơ quan rất quan tâm đến công tác soạn thảo văn bản của cơ
quan:
Thường xuyên kiểm tra, theo dõi ,đôn đốc,giải quyết công việc.
Các chuyên viên hầu như là được đạo tạo qua các lớp nâng cao nghiệp vụ.
Tất cả các văn bản thuộc thẩm quyền kí của từng lãnh đạo được qui định
rõ ràng không có sự chồng chéo
Tuy nhiên bên cạnh đó công tác soạn thảo văn bản còn có tồn tại cần khắc
phục :
Việc soạn thảo văn bản được giao cho các phòng ban chức năng tự soạn
thảo, tức là văn bản của phòng ban nào thì phòng ban đó soạn thảo và nội dung
văn bản được Trưởng phòng kí nháy để thể hiện tính chân thực sau đó đưa
xuống văn thư đóng dấu.Vì vậy,nhiều văn bản còn sai chưa được chú ý nhiều về
thể thức, kĩ thuật trình bày. Cần phải qua bộ phận chuyên viên tổng hợp chỉnh
sửa trước khi ban hành.
Ví dụ 1: SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Đặng Thị Thanh Mai

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

20-25 mm

11

2

1

3

4

5b
5a

10a
10b

9a

12

6

30-35 mm

115-20 mm
7a
9

8

7c

13
7b
14

Đặng Thị Thanh Mai

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

20-25 mm

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ghi chú:

Ô số
1
2
3
4
5a
5b
6
7a, 7b, 7c
8
9
10a
10b
11
12
13
14

:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:
:

:
:
:
:
:

Thành phần thể thức văn bản
Quốc hiệu
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Số, ký hiệu của văn bản
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Trích yếu nội dung công văn hành chính
Nội dung văn bản
Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Dấu của cơ quan, tổ chức
Nơi nhận
Dấu chỉ mức độ mật
Dấu chỉ mức độ khẩn
Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website; số
điện thoại, số Telex, số Fax

2.2.3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Lý Nhân. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là toàn bộ các bước công việc
được thực hiện theo một trình tự nhất định từ khi chuẩn bị thảo văn bản cho đến
khi hoàn chỉnh một văn bản. Nội dung cụ thể bao gồm:

-

Thảo văn bản
Duyệt bản thảo
Lập bản chính để trình ký
Ký văn bản
Nhân bản và làm các thủ tục phát hành.

Bước 1:
Thảo văn bản là bước đầu tiên của quy trình soạn thảo văn bản , người
soạn thảo căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và những
mục đích nhất định để tiến hành dự thảo.
Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của văn bản, các bước thảo văn bản cũng
sẽ khác nhau.
Bước 2: Duyệt bản thảo.
Đặng Thị Thanh Mai

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bản thảo văn bản phải do người ký văn bản hoặc người được lãnh đạo cơ
quan giao trách nhiệm duyệt.
-Người duyệt bản thảo phải ký vào bản thảo mà mình đã duyệt.
-Cán bộ pháp chế hoặc bộ phận pháp chế của cơ quan phải xem xét và

chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với những văn bản quy phạm pháp luật
trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký.
-Tất cả những văn bản gửi đi do lãnh đạo cơ quan ký đều phải được
Chánh văn phòng (hoặc người có trách nhiệm; công chức Văn phòng- Thống kê
đối với cấp xã) xem xét về các mặt thủ tục, thể thức trước khi trình ký và phát
hành.
Bước 3: Lập bản chính để trình ký
-Trong điều kiện hiện nay, việc soạn thảo văn bản thường được các
chuyên viên trực tiếp đánh máy, vì vậy bản thảo sau khi được Thủ trưởng cơ
quan ký duyệt (bản gốc văn bản), văn thư cơ quan chuyển lại cho chuyên viên
soạn thảo; căn cứ vào bản ký duyệt, chuyên viên soạn thảo sẽ chỉnh sửa theo yêu
cầu của Thủ trưởng cơ quan, lập bản chính để trình ký.
-Trong trường hợp viết tay, bản thảo sau khi ký duyệt ( bản gốc văn bản)
phải chuyển cho bộ phận đánh máy để đánh máy lập bản chính trình ký. Bản
thảo viết tay đưa đánh máy phải sạch sẽ, rõ ràng và nhất thiết phải có chữ ký
duyệt của người có trách nhiệm. Trường hợp chưa đủ thủ tục nói trên phải gửi
trả lại cho đơn vị hoặc người thảo để làm thủ tục trước khi đánh máy.
-Khi đánh máy phải đảm bảo chính xác đúng nguyên văn bản thảo.
Trường hợp phát hiện thấy sai sót phải hỏi lại đơn vị hoặc người chịu trách
nhiệm về bản thảo.
-Người thảo văn bản phải soát lại bản đánh máy và chịu trách nhiệm về
bản đánh máy đó.
Bước 3: Ký văn bản.
Văn thư cơ quan chuyển bản chính được lập cho Chánh văn phòng (hoặc
người có trách nhiệm) xem xét lại hình thức, thể thức và trình Thủ trưởng cơ
quan ký.
Đặng Thị Thanh Mai

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bước 4: Nhân bản và làm thủ tục phát hành.
Văn thư cơ quan sau khi có bản ký chính thức thực hiện việc nhân bản và
làm các thủ tục ban hành.
Việc ban hành văn bản phải tuân theo các quy định chung dưới đây:
-Các văn bản phải được gửi ngay trong ngày trong ngày văn bản đó được
ký hoặc chậm nhất là ngày làm việc hôm sau.
-Người ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc, chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn, mối quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết
định việc gửi văn bản đến những cơ quan có thẩm quyền giải quyết hoặc có
trách nhiệm thi hành hoặc để biết.
- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc ngược lại phải theo
nguyên tắc gửi cấp trực tiếp không được gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần
phải gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cấp trực tiếp.
- Các cơ quan khác ngành, khác cấp khi trao đổi văn bản trực tiếp với
nhau về những vấn đề quan trọng thì phải gửi một bản cho cấp trên trực tiếp của
mình để biết. Những trường hợp đặt chế độ trao đổi tin tức, tài liệu giữa các cơ
quan với nhau thì phải được sự đồng ý của cơ quan cấp trên có thẩm quyền.
- Các cơ quan trao đổi văn bản với các cơ quan đại diện của nước ngoài
đóng tại nước ta cũng phải tuân theo các quy định như việc gửi văn bản cho các
cơ quan trong nước.
Bước 5: Lưu văn bản
Mỗi văn bản đi phải lưu tối thiểu 02 bản chính, 01 bản tại văn thư cơ quan
và 01 bản tại đơn vị soạn thảo (tại hồ sơ công việc của người dự thảo). Bản lưu

tại văn thư cơ quan và tại hồ sơ công việc là bản có chữ ký trực tiếp của người
ký văn bản.
Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lý
Nhân rất được chú trọng và tuân thủ theo đúng quy trình, quy định của Nhà
nước.
2.3. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.
Các định nghĩa.
Đặng Thị Thanh Mai

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

a. Văn bản đi
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.
b. Văn bản đến.
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến.
c. Đăng ký văn bản.
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết

về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội
dung; nơi nhận... vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở quản lý dữ liệu quản lý văn
bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản.
2.3.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến
2.3.1.1 Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đến:
Tất cả các văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng
và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản
đến.
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Nghị định
110 của Chính phủ và được quy định chi tiết hơn tại công văn 425/VTLTNNNVTW ban hành về hướng dẫn và quản lý văn bản đi, văn bản đến.
*sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận và kiểm tra
bì văn bản đến

Phân loại, bóc bì,
Đặng Thị Thanh Mai

đóng 21
dấu đến

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đăng ký văn bản đến

Sao văn bản đến

Trình văn bản đến

Chuyển giao
văn bản đến

Giải quyết và theo dõi đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến

Đặng Thị Thanh Mai

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D