Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở tại phòng nội vụ huyện lâm bình

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT..........................................................................3
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài....................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
7. Bố cục đề tài..............................................................................................4
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
PHẦN I.................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
LÂM BÌNH..........................................................................................................5
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân
dân huyện Lâm Bình.....................................................................................5
1.1.1. Vị trí và chức năng..............................................................................5
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................5
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................6
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Phòng Nội vụ...............................................................................9
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ............................................9
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ..................10
1.2.3. Vị trí làm việc và bản mô tả việc các vị trí trong Phòng...................16
PHẦN II..............................................................................................................20
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ

TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH..........................................20
CHƯƠNG I........................................................................................................21
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA.........21
CÔNG SỞ..........................................................................................................21
I. Một số vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp...............................................21
1. Khái niệm................................................................................................22
2. Bản chất của giao tiếp hành chính...........................................................22
3. Vai trò của giao tiếp hành chính..............................................................23
4. Các nguyên tắc giao tiếp..........................................................................23
5. Một số kỹ năng trong giao tiếp hành chính.............................................26
II. Một số vấn đề chung về văn hóa công sở...............................................27
Hoàng Thị Yến

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Khái niệm văn hóa...................................................................................27
2. Khái niệm văn hóa công sở.....................................................................27
2.1. Thế nào là công sở?..............................................................................27
2.2. Văn hoá công sở là gì?.........................................................................28
3. Biểu hiện của văn hóa..............................................................................29
3.1. Giá trị tinh thần.....................................................................................29
3.2. Giá trị vật chất......................................................................................29
4. Vai trò của văn hóa..................................................................................29
5. Văn hóa công sở trong cơ quan hành chính nhà nước.............................30
6. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa công sở......................................................31

6.1. Vai trò...................................................................................................31
6.2. Ý nghĩa.................................................................................................32
CHƯƠNG II.......................................................................................................34
THỰC TRẠNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI
PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH..........................................................34
1. Ứng xử nơi công sở.................................................................................36
2. Thái độ và cách làm việc trong công sở..................................................38
3. Thời gian đi làm chưa được cải thiện......................................................39
4. Trách nhiệm đối với công việc................................................................40
5. Văn hóa trong các cuộc họp....................................................................41
6. Tính tuân thủ pháp luật trong hoạt động công vụ....................................41
7. Trang phục nơi công sở...........................................................................42
8. Bài trí công sở..........................................................................................44
CHƯƠNG III.....................................................................................................46
XÂY DỰNG KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG
PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH..........................................................46
1. Tạo thiện cảm từ lời nói..........................................................................47
2. Đến hình thức..........................................................................................48
3. Các yếu tố phi ngôn từ.............................................................................49
4. Phong trào xây dựng văn hóa công sở ở cơ quan....................................51
PHẦN III............................................................................................................52
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................52
3.1. Đánh giá chung.....................................................................................52
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................52
3.1.2. Hạn chế..............................................................................................53
3.1.3. Nguyên nhân......................................................................................53
3.2. Đề xuất, kiến nghị.................................................................................54
C. KẾT LUẬN...................................................................................................57
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................3

Hoàng Thị Yến

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

NHỮNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CCHC

Cải cách hành chính

CBCC

Cán bộ công chức

Hoàng Thị Yến

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào
tạo, trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và khoa Quản trị Văn phòng nói
riêng đã đề ra kế hoạch thực tập ngành Quản trị Văn phòng tại các cơ quan, đơn
vị, tổ chức. chuyến thực tập này giúp cho chúng em làm quen với công việc tại
cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã học được khi còn ngối trên ghế
nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Tạo tiền đề cho chúng em đúc kết
những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình (từ ngày
04/01/2016 đến ngày 11/03/2016), nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị trong cơ
quan em đã có cơ hội thực hành các công tác văn phòng như một nhân viên thực
thụ, đồng thời tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân
em cũng được cải thiện rất nhiều, đó là kết quả lớn nhất mà em đã đạt được.
Em viết báo cáo này gửi tới nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng để nhận
được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô phụ trách môn học chuyên ngành này,
nhằm giúp em hoàn thiện hơn để bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đồng thời
làm nền tảng cho công tác sau này với hi vọng giúp sức được phần nào cho đất
nước trong công cuộc đổi mới.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn tới nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng
và giảng viên hướng dẫn Lâm Thu Hằng đã tạo điều kiện cho chúng em được đi
thực tập tại các đơn vị, cơ quan và hướng dẫn em những nội dung cần làm trong
thời gian thực tập; về phía Phòng Nội vụ em xin gửi lời cảm ơn đến các anh, chị
trong phòng, đặc biệt là anh Hoàng Văn Hanh đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành
tốt đợt thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Hoàng Thị Yến

Hoàng Thị Yến

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Lý do chọn đề tài
Người xưa từng nói “lạt mềm buộc chặt” - lời nói ngọt ngào, dịu dàng bao
giờ cũng mang ấn tượng tốt, mang lại cảm tình, niềm vui giao tiếp cho người
được tiếp xúc:
"Chim khôn kêu tiếng rảnh rang
Người khôn nói tiếng dịu dàng, dễ nghe"
Ca dao còn nhắc nhở, khuyên nhau khi nói phải lựa lời, chọn lời, cân nhắc
ý tứ. Lời nói luôn có sẵn, đối với từng trường hợp cụ thể mà chúng ta dành
những “lời hay ý đẹp” cho nhau.
Văn hóa phản ánh và thể hiện một cách tổng quát và sống động mọi mặt
của cuộc sống (của mỗi cá nhân và cả cộng đồng) đã diễn ra trong quá khứ cũng
như đang diễn ra trong hiện tại, qua hàng bao thế kỷ, nó đã cấu thành một hệ
thống các giá trị, truyền thống thẩm mỹ và lối sống mà dựa trên đó từng dân tộc
tự khẳng định bản sắc riêng của mình, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn
đọng lại đó chính là văn hóa. Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào

muốn trường tồn thì phải có văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh
nghiệp cũng không nằm ngoài quy luật đó. Theo đó thực trạng văn hóa công sở
có mức độ ảnh hưởng tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khi
thực trạng văn hóa công sở sẽ trở thành một tập tục, một thói quen của cơ quan.
Văn hóa công sở là một vấn đề vô cùng quan trọng đối với các cơ quan
hành chính. Trong tất cả các mối quan hệ trong xã hội chúng ta đều phải giao
tiếp, ứng xử với nhau. Để tạo nên một mối quan hệ tốt chúng ta cần phải có cách
giao tiếp và ứng xử tốt. Cách ứng xử tốt, giao tiếp tốt sẽ là một trong những
nhân tố tạo nên sự thành công của mỗi cá nhân trong xã hội. Trong môi trường
công sở, công vụ thì vấn đề ứng xử và giao tiếp lại càng vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, hiện nay việc ứng xử, giao tiếp trong môi trường công sở đang bị lơ
là và xem nhẹ, nhất là trong các cơ quan hành chính Nhà nước. Trong môi
trường tiếp xúc với nhiều mối quan hệ xã hội, việc ứng xử, giao tiếp của các
công chức, của những người làm công vụ cần phải được nâng cao, phải được
quan tâm và chú trọng hơn nữa. Vậy tìm hiểu về việc ứng xử trong công sở là rất
Hoàng Thị Yến

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cấp thiết và cần thiết. Do đó, đề tài “Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở” có
tính cấp thiết cao, cần được nghiên cứu, tìm hiểu nhằm phục vụ cho các công
việc, công vụ ở công sở. Giải quyết tốt các mối quan hệ thông qua cách ứng xử
nơi công sở sẽ tạo nên những nét văn hóa riêng của công sở và các nét đẹp trong

giao tiếp, ứng xử đó sẽ cá tác dụng làm nhân tố định hướng tốt đối với các công
việc nơi công sở.
2. Mục tiêu của đề tài
Nghiên cứu, tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong cơ quan.
Phân tích thực trạng kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong cơ quan
nhằm đưa ra những giải pháp khắc phục.
Trên cơ sở đó chọn lọc những biện pháp có tính khả thi trong cơ quan để
góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: kỹ năng giao tiếp trong cơ quan, cách ứng xử, văn
hóa công sở trong cơ quan.
Phạm vi nghiên cứu: các cán bộ, công chức Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ
tướng Chính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính
nhà nước.
Quyết định số 01/2013/QĐ-UBND ngày 04 tháng 02 năm 2013 của
UBND huyện Lâm Bình ban hành quy chế văn hóa công sở tại UBND huyện
Lâm Bình.
Giáo trình Nghi thức nhà nước.
Giáo trình Kỹ năng giao tiếp.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Trong bối cảnh hội nhập hiện nay, cách giao tiếp, cư xử giữa người với
người, đặc biệt là trong cơ quan hành chính nhà nước cần được quan tâm và chú
trọng, nhằm giúp cho văn hóa xã hội ngày càng văn minh, trong sạch hơn. Văn
hóa chốn công sở đã được văn bản hóa đưa vào thực tiễn xã hội từ năm 2007 đó
Hoàng Thị Yến

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

là Quyết định số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà
nước. Từ đó các cơ quan nhà nước đã áp dụng vào đó mà đưa ra những quy chế
phù hợp với cơ quan mình.
Có rất nhiều công trình nghiên cứu về vấn đề công sở nhưng chưa có tài
liệu nào nghiên cứu phù hợp với cơ quan về vấn đề này, vậy nên bài nghiên cứu
này sẽ nghiên cứu cụ thể về Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở của phòng Nội
vụ huyện Lâm Bình.
6. Phương pháp nghiên cứu
Áp dụng kiến thức đã học.
Thu thập những thông tin trong cơ quan có liên quan đến đề tài.
Tìm hiểu thực tế trong cơ quan bằng cách: quan sát, phân tích, tổng hợp,
đánh giá.
7. Bố cục đề tài
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của phòng Nội vụ huyện Lâm Bình.
Phần II: Chuyên đề tự chọn: Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong
phòng Nội vụ huyện Lâm Bình.
Bố cục đề tài trong phần II, gồm 3 chương sau:
Chương I: Những vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở.
Chương II: Thực trạng về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong phòng
Nội vụ huyện Lâm Bình.
Chương III: Xây dựng kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở trong phòng
Nội vụ huyện Lâm Bình.

Phần III: Kết luận và đề xuất, kiến nghị.

Hoàng Thị Yến

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
LÂM BÌNH
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban
nhân dân huyện Lâm Bình
Cũng giống như việc tổ chức bộ máy của UBND cấp huyện ở các tỉnh
thành khác. UBND huyện Lâm Bình, tỉnh Tuyên Quang cũng quy định rõ về: Vị
trí và chức năng; nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức như sau:
1.1.1. Vị trí và chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân
cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã
hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó.
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó.
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
Hoàng Thị Yến

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình
giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở theo sự phân cấp.
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.

- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện.
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ.
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt.
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ,
quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình
theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân cấp trên.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên.
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện. Xây
dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở địa
phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Hoàng Thị Yến

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện Lâm Bình là
cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ
quyền của Ủy ban nhân dân và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm
sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ được giao.
Về cơ cấu tổ chức, Ủy ban nhân dân huyện Lâm Bình gồm các phòng ban
chuyên môn sau:
(1) Văn phòng HĐND và UBND huyện;
(2) Phòng Kinh tế và Hạ tầng;
(3) Phòng Tài nguyên và Môi trường;
(4) Phòng Văn hóa và Thông tin;
(5) Phòng Dân tộc;
(6) Phòng Tài chính và Kế hoạch;
(7) Phòng Nội vụ;
(8) Phòng Tư pháp;
(9) Phòng Y tế;
(10) Phòng Giáo dục và Đào tạo;
(11) Phòng Lao động - Thương binh và xã hội;
(12) Phòng Thanh tra huyện.
Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật quy định về cơ cấu tổ chức
và hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện và xuất phát từ tình hình thực tế của
địa phương, Thành viên Ủy ban nhân dân huyện Lâm Bình bao gồm 01 Chủ tịch

Ủy ban nhân dân; 02 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các thành viên Ủy ban,
trong đó mỗi thành viên có nhiệm vụ như sau:
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Phụ trách chung, trực tiếp chỉ đạo, điều
hành các lĩnh vực công tác: Nội chính; tổ chức cán bộ; công tác quy hoạch, quản
lý quy hoạch và đô thị; kế hoạch; đầu tư; tài chính, ngân sách; trật tự an toàn
giao thông; công tác phòng chống tham nhũng; công tác đối ngoại; hợp tác đầu
tư trong và ngoài nước; công tác cải cách hành chính; thực hiện quy chế dân
chủ; công tác thi đua khen thưởng và chủ tịch Hội đồng kỷ luật.
Hoàng Thị Yến

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Giữ mối quan hệ làm việc với Thường trực Thành ủy; Thường trực
HĐND huyện, Viện kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân, Ủy ban mặt trận tổ
quốc, Liên đoàn lao động, đồng thời trực tiếp phụ trách một số đơn vị hành
chính cụ thể.
01 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Được phân công làm Phó Chủ
tịch Thường trực, chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: Văn hóa - xã
hội, thi hành án dân sự, dân tộc và tôn giáo; công tác chính sách xã hội; Là Thủ
trưởng cơ quan, chỉ đạo các mặt công tác của Văn phòng HĐND-UBND huyện.
Được Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ủy quyền giải quyết một số công
việc khi cần thiết và Chủ tịch đi vắng; Thường xuyên giữ mối quan hệ công tác
với Hội liên hiệp phụ nữ, Hội chữ thập đỏ huyện và trực tiếp phụ trách một số

đơn vị hành chính cụ thể.
01 Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện: Phụ trách kinh tế, xây dựng cơ
bản, chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực: công nghiệp và tiểu thủ
công nghiệp; nông - lâm - ngư nghiệp; công tác thủy lợi; quản lý hồ đập, đền
bù giải phóng mặt bằng; thanh tra xây dựng; xây dựng cơ bản; phòng chống
buôn lậu; thương mại, du lịch, dịch vụ; cháy nổ; phòng chống thiên tai; giao
thông vận tải; phòng chống dịch bệnh; đất đai, tài nguyên, môi trường; khoa
học công nghệ.
Thường xuyên giữ mối quan hệ công tác với Hội nông dân và Hội cựu
chiến binh huyện; Thành đoàn Tuyên Quang; Trực tiếp phụ trách một số đơn vị
hành chính cụ thể.
01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Trưởng Công an huyện): Phụ trách
công tác an ninh trật tự trên địa bàn huyện và trực tiếp phụ trách một số đơn vị
hành chính cụ thể
01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Chỉ huy trưởng Ban chỉ Huy quân sự
huyện): Phụ trách công tác quân sự địa phương và được phân công phụ trách
một số đơn vị hành chính cụ thể.
01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Chánh Văn phòng HĐND-UBND
huyện): Trực tiếp tham mưu, đề xuất giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND
Hoàng Thị Yến

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện về các mặt công tác: Công văn văn phòng; công tác quản lý nhà nước về
ngoại vụ; quản lý bộ phận một cửa; công tác dân tộc; công tác quản trị cổng
thông tin điện tử huyện và được phân công phụ trách một số đơn vị hành chính
cụ thể.
01 Ủy viênỦy ban nhân dân huyện (Trưởng phòng Nội vụ huyện): Trực
tiếp tham mưu, đề xuất giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện về các mặt công tác: Tổ chức bộ máy biên chế và cán bộ; chính quyền địa
phương; cải cách hành chính; quy chế dân chủ; chính sách xã hội; thi đua khen
thưởng; kỷ luật; công tác tôn giáo; công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ.
Giúp Phó Chủ tịch phụ trách chính sách xã hội, tôn giáo và được phân
công phụ trách một số đơn vị hành chính cụ thể.
01 Ủy viên Ủy ban nhân dân huyện (Trưởng phòng Tài nguyên môi
trường huyện): Trực tiếp tham mưu, đề xuất giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch
UBND huyện về các mặt công tác: Công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực đất
đai, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất, tài nguyên khoáng sản, tài nguyên nước;
môi trường; khí tượng thủy văn; đo đạc bản đồ; cấp giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất. Đồng thời được phân công phụ trách một số đơn vị hành chính cụ thể.
Chủ tịch, các phó Chủ tịch và các thành viên UBND huyện trực tiếp làm
Trưởng các Ban chỉ đạo và chịu trách nhiệm thực hiện các chương trình mục
tiêu quốc gia thuộc lĩnh vực được phân công.
 Sơ đồ tổ chức bộ máy của cơ quan (phụ lục 01)
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Phòng Nội vụ
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ phối hợp với các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND
huyện và các xã, phường trên địa bàn huyện để tham mưu cho UBND huyện
giải quyết các vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của
các phòng, ban theo đúng quy định của pháp luật nhằm nâng cao chất lượng hoạt
động chung của UBND huyện. Mặt khác, Phòng Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc các
phòng, ban chuyên môn thuộc UBND huyện và các xã, phường trên địa bàn

Hoàng Thị Yến

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện những công vụ thuộc chuyên môn, chức năng, nhiệm vụ của Phòng.
Đối với UBND huyện và Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ huyện chịu sự chỉ đạo
và quản lý trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang.
Đối với Ban Tổ chức Thành ủy Tuyên Quang, Phối hợp với Ban tổ chức
Thành ủy về công tác quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng, luân chuyển, điều động, bổ
nhiệm, miễn nhiệm đối với cán bộ, công chức của các phòng, ban, đơn vị và cán
bộ công chức cấp xã thuộc UBND huyện quản lý.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
* Chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lâm Bình, có
chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã; tổ chức hội, tổ chức
phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; qui
chế dân chủ.
* Nhiệm vụ, quyền hạn

Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như sau:
- Trình UBND huyện dự thảo các quyết định, chỉ thị; qui hoạch, kế hoạch
dài hạn, trung hạn, hàng năm và dự thảo các đề án, dự án; chương trình, biện
pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước được giao theo chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Tổ chức thực hiện các văn bản qui phạm pháp luật, qui hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,
kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
nhà nước được giao.
- Về tổ chức bộ máy hành chính, sự nghiệp thuộc huyện: tham mưu giúp
UBND huyện trong việc đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định việc thành lập,
Hoàng Thị Yến

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sát nhập, chia tách, giải thể các phòng ban, đơn vị thuộc huyện quản lý.
- Phụ trách về tổ chức chính quyền cấp xã:
+ Trình UBND huyện đề án về thành lập, sát nhập, chia tách, điều chỉnh
địa giới hành chính dưới cấp huyện trên địa bàn để trình cấp có thẩm quyền
xem xét, quyết định;
+ Giúp UBND huyện nghiên cứu, hướng dẫn, theo dõi công tác tổ chức và
hoạt động của bộ máy chính quyền các cấp thuộc huyện; phối hợp với các cơ
quan hữu quan của huyện tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc

hội; tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu HĐND các cấp theo qui định
của pháp luật và của các cơ quan cấp trên; giải quyết khiếu nại, tố cáo của công
dân về việc thực hiện các qui định của pháp luật về bầu cử; tổng hợp báo cáo kết
quả bầu cử HĐND, bầu cử UBND; thực hiện các thủ tục để thường trực HĐND
huyện, UBND huyện phê chuẩn kết quả bầu cử các chức danh lãnh đạo của
HĐND, UBND cấp xã; giúp thường trực HĐND huyện, UBND huyện trình
thường trực HĐND tỉnh, UBND tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử thường
trực HĐND, UBND huyện theo qui định của pháp luật;
+ Làm đầu mối giúp thường trực HĐND và UBND huyện quản lý công
tác bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, đối với đại biểu HĐND; tổ
chức thống kê số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp
để tổng hợp, báo cáo theo qui định.
- Phụ trách về công tác địa giới hành chính và phân loại đ ơn vị
hành chính:
+ Tổ chức thực hiện các qui định về quản lý, phân vạch, điều chỉnh địa
giới hành chính trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật và hướng
dẫn của cấp trên.
+ Theo dõi, quản lý địa giới hành chính trên địa bàn huyện; chuẩn bị các
thủ tục đề nghị thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành
chính, thành lập đô thị theo qui định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện các qui
định của nhà nước về việc thành lập mới, sáp nhập, chia tách, điều chỉnh địa
giới hành chính tại địa phương; giúp Chủ tịch UBND huyện thực hiện, hướng
Hoàng Thị Yến

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dẫn và quản lý về công tác phân loại đơn vị hành chính các cấp theo qui định
của pháp luật;
+ Tổng hợp và quản lý hồ sơ bản đồ địa giới, mốc địa giới hành chính của
huyện theo hướng dẫn của Chính phủ và các cơ quan nhà nước cấp trên.
- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo
việc thực hiện Qui chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan, đơn vị trên huyện.
- Giúp UBND huyện trình UBND tỉnh quyết định thành lập thôn, bản theo
qui chế hoạt động của thôn, bản, khu phố.
- Phụ trách về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Trình UBND huyện các đề án thực hiện về: phân công, phân cấp quản
lý cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức cơ sở; chính
sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ dân cử, lao
động hợp đồng trong các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp; tuyển dụng, sử
dụng, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức, luân chuyển, khen
thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ quản lý doanh
nghiệp thuộc thẩm quyền quản lý của UBND huyện theo qui định của pháp luật;
+ Giúp UBND huyện quản lý nhà nước đối với đội ngũ cán bộ, công
chức, công chức dự bị, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã phường, cán
bộ bán chuyên trách. Xây dựng qui hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, công
chức dự bị. Tham mưu và tổ chức thực hiện việc thi tuyển, xét tuyển, quản lý và
sử dụng, thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước trên huyện;
+ Trình UBND huyện quyết định theo phân cấp việc tuyển dụng, đánh
giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ
chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc diện UBND
huyện quản lý;

+ Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các qui định về chức danh,
tiêu chuẩn cán bộ, công chức, viên chức; việc thực thi công vụ của cán bộ, công
chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ công chức xã, phường thuộc
Hoàng Thị Yến

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

huyện.
- Giúp UBND huyện quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: tổ
chức thực hiện việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp theo quyết
định của UBND tỉnh và UBND huyện.
- Thường trực về cải cách hành chính (CCHC) của Huyện:
+ Giúp Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công
tác CCHC nói chung; trình UBND huyện quyết định phân công các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện phụ trách các nội dung của CCHC, bao gồm:
cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây dựng và phát triển đội
ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện đại hóa nền hành chính;
+ Trình Chủ tịch UBND huyện quyết định các chủ trương, biện pháp
CCHC, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý các cơ quan hành chính nhà nước
thuộc UBND huyện; chủ trì, phối hợp với các cơ quan ngành dọc của Trung
ương, của tỉnh đóng trên địa bàn trong việc triển khai công tác CCHC;
+ Tổng hợp báo cáo công tác CCHC trình UBND huyện; giúp UBND
huyện thực hiện chế độ báo cáo công tác CCHC với UBND tỉnh và sở Nội vụ

theo qui định;
+ Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, UBND các xã, phường triển khai công tác CCHC theo chương trình, kế
hoạch CCHC của huyện đã được phê duyệt;
+ Phối hợp với các cơ quan liên quan để tổng hợp chung việc thực hiện
các qui định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý biên chế, kinh
phí quản lý hành chính đối với các cơ quan hành chính và chế độ tự chủ, tự chịu
trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính đối với
các đơn vị sự nghiệp nhà nước.
- Về công tác tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ: tham mưu cho UBND
huyện quyết định thành lập và quản lý các tổ chức hội theo phân cấp của Chính
phủ và UBND tỉnh.
- Về công tác văn thư, lưu trữ: Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan
hành chính, tổ chức sự nghiệp trên địa bàn huyện chấp hành các chế độ, qui
Hoàng Thị Yến

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của pháp luật về văn thư, lưu trữ.
- Về công tác Tôn giáo:
+ Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các chủ trương,
chính sách của Đảng và nhà nước về công tác tôn giáo trên địa bàn huyện;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan để thực hiện nhiệm vụ

quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo qui định của pháp luật;
+ Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác tôn giáo; làm đầu mối liên
hệ giữa chính quyền địa phương với các tổ chức tôn giáo trên địa bàn huyện;
- Về công tác Thi đua - Khen thưởng:
+ Làm nhiệm vụ cơ quan thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen
thưởng huyện; tham mưu giúp UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo,
thống nhất quản lý công tác thi đua, khen thưởng; cụ thể hóa chủ trương, chính
sách của Đảng và nhà nước về công tác thi đua, khen thưởng phù hợp với thực
tế của huyện;
+ Tổ chức các phong trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen
thưởng của Đảng và Nhà nước; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội
dung thi đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng và quản lý qũy thi đua,
khen thưởng theo qui định của pháp luật;
+ Quản lý cấp phát, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo phân cấp và theo
qui định của pháp luật; thực hiện việc tổ chức và trao tặng khen thưởng theo qui
định của pháp luật.
- Thực hiện công tác kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo các lĩnh
vực công tác được UBND huyện giao theo qui định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với các cơ
quan hành chính, tổ chức sự nghiệp thuộc huyện, UBND các xã, phường.
- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của các cơ quan nhà nước cấp trên
về tổ chức các cơ quan hành chính, sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính
cấp xã, thôn, bản, khu phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước,
tôn giáo, thi đua, khen thưởng và về các lĩnh vực khác được giao; hướng dẫn
Hoàng Thị Yến

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực hiện phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức theo qui định của pháp luật.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ, cung cấp số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn,
nghiệp vụ được giao.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo qui định với UBND huyện và sở Nội vụ.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và chính
sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn
nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức của phòng theo qui định.
- Quản lý tài chính, tài sản của phòng theo qui định của pháp luật và phân
cấp của UBND huyện.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND huyện Lâm Bình phân công.
b. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình gồm 01 Trưởng phòng;
01 Phó Trưởng phòng và các Chuyên viên, cụ thể:
Trưởng phòng: Có nhiệm vụ quản lý và điều hành mọi hoạt động của
cơ quan theo chế độ Thủ trưởng; chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch
UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
của cơ quan.
Phó Trưởng phòng: Là người giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt
công tác và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công.
Phụ trách các lĩnh vực về: Chính quyền địa phương, địa giới hành chính,
cán bộ công chức xã, phường, Hội, Tổ chức phi Chính phủ, Văn thư lưu trữ nhà

nước, thanh kiểm tra ngành và công tác xử lý kỷ luật cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước, cán bộ công chức xã, phường; Là ngýời quản lý và chịu mọi
trách nhiệm về các hoạt ðộng của phòng khi trýởng phòng đi vắng.
Phụ trách các lĩnh vực về: Công tác thi đua khen thưởng và các công tác
khác khi Trưởng phòng phân công. Là người quản lý và chịu mọi trách nhiệm về
các hoạt động của phòng khi Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng 01 đi vắng.
Hoàng Thị Yến

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các Chuyên viên: Là công chức thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo
phòng giao. Nhiệm vụ cụ thể của các chuyên viên Phòng Nội vụ như sau:
+ Chuyên viên phụ trách mảng cán bộ công chức: phụ trách bộ phận biên
chế quản lý, sử dụng, tuyển dụng; thực hiện chế độ chính sách, quản lý hồ sơ
công chức, viên chức đối với cán bộ công chức các cơ quan hành chính, sự
nghiệp nhà nước, cán bộ công chức và cán bộ bán chuyên trách các xã, phường.
+ Chuyên viên phụ trách cải cánh hành chính, tôn giáo và quy chế dân chủ.
+ Cán sự phụ trách văn thư lưu trữ nhà nước: Phụ trách công tác văn thư lưu trữ
nhà nước ; tiếp nhận và xử lý các hồ sơ, công việc do Lãnh đạo phòng giao.
+ Nhân viên thi đua khen thưởng - tổng hợp: Theo dõi công tác văn
phòng tổng hợp, văn thư bảo mật, tài vụ - kế toán, công tác thi đua khen thưởng;
tiếp nhận và xử lý các hồ sõ, công việc do lãnh đạo phòng giao.
1.2.3. Vị trí làm việc và bản mô tả việc các vị trí trong Phòng

Vị trí việc làm được hiểu là một vị trí hoặc một chỗ làm việc trong một cơ
quan, tổ chức, đơn vị mà tại đó người công chức thực hiện một công việc hoặc
một nhóm các công việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại, có
tên gọi cụ thể theo chức danh, chức vụ hoặc theo tính chất công việc và được
gắn liền với quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó.
Mục tiêu của xác định vị trí việc làm là trả lời câu hỏi: Trong cơ quan, tổ chức
có bao nhiêu vị trí và ứng với mỗi vị trí cần bao nhiêu người làm việc để hoàn
thành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó. Với cách hiểu như vậy, một
vị trí việc làm có thể do một người đảm nhiệm hoặc nhiều người đảm nhiệm và
ngược lại, một biên chế có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều vị trí việc làm (vị trí
việc làm kiêm nhiệm).
Vị trí việc làm được thể hiện dưới hình thức bản mô tả công việc và
khung năng lực để thực hiện công việc đó. Nguyên tắc để xác định vị trí việc
làm trong mỗi cơ quan, tổ chức là phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức đó, trên cơ sở bảo đảm tính khoa học và tính thực tiễn, tuân thủ
các quy định về quản lý công chức và phải gắn với một chức danh nhất định.
Triển khai xác định vị trí việc làm và cơ cấu ngạch, bậc đối với công chức các
Hoàng Thị Yến

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cơ quan, tổ chức nhà nước từ trung ương đến địa phương được thực hiện theo
hướng dẫn tại Nghị định số 36/2013/NĐ-CP, ngày 22 tháng 04 năm 2013 của

Chính phủ và Thông tư số 05/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về vị trí việc làm và
cơ cấu ngạch công chức; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, tính chất,
đặc điểm công việc, mức độ hiện đại hóa công sở…, các cơ quan sẽ tiến hành
xác định danh mục vị trí việc làm của công chức trong cơ quan. Sử dụng phương
pháp tổng hợp giữa phương pháp phân tích tổ chức, mô tả công việc với phương
pháp thống kê, rà soát thực tế, xác định vị trí việc làm được hướng dẫn thực hiện
theo các bước:
+ Trước hết là, thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của tổ chức, đơn vị. Bước này do từng cán bộ, công chức thực hiện theo nguyên
tắc chỉ kê khai những công việc thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi
lặp lại có tính chu kỳ. Tại bảng kê khai này, công chức phải ước tính tỷ lệ phần
trăm thời gian thực hiện công việc, khối lượng công việc hoàn thành, các điều
kiện cơ sở vật chất bảo đảm thực hiện công việc và các yêu cầu về năng lực cần
có của công việc.
+ Từ bảng liệt kê toàn bộ công việc của tất cả công chức, tiến hành phân
nhóm công việc vào 3 nhóm lớn gồm nhóm công việc quản lý điều hành, nhóm
công việc chuyên môn nghiệp vụ và nhóm công việc hỗ trợ phục vụ. Với mỗi
nhóm có thể tiếp tục phân thành các nhóm công việc chi tiết hơn có tính chất,
đặc thù tương tự nhau. Việc phân chia các nhóm công việc nhỏ hơn sẽ là cơ sở
chính xác, cụ thể để xác định tên của các vị trí việc làm trong 3 nhóm công việc.
+ Tiếp đó là xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm bao gồm:
tính chất, đặc điểm, độ phức tạp công việc; quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý;
quy trình chuyên môn nghiệp vụ, xử lý công việc; chế độ làm việc, cách thức tổ
chức công việc; mức độ hiện đại hóa công sở; yêu cầu về hiệu quả, hiệu lực
quản lý, chất lượng công việc; thực trạng đội ngũ cán bộ, công chức; các yếu tố
mang tính đặc thù của ngành, lĩnh vực. Ngoài ra đối với việc xác định vị trí việc
làm tại các cơ quan, tổ chức địa phương còn phải tính đến các yếu tố ảnh hưởng
như: quy mô dân số, diện tích tự nhiên; trình độ phát triển kinh tế - xã hội của
Hoàng Thị Yến

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

địa phương; số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã; đặc điểm lịch sử văn
hóa, an ninh, chính trị, trật tự xã hội. Việc xác định các yếu tố ảnh hưởng là rất
quan trọng bởi với mức độ khác nhau của các yếu tố ảnh hưởng sẽ cho cách nhìn
nhận khác nhau để đánh giá về hiệu quả làm việc của công chức tại mỗi vị trí
việc làm. Với một vị trí việc làm có độ phức tạp công việc như nhau nhưng sẽ
phải sử dụng số lượng biên chế khác nhau ở những cơ quan, tổ chức có mức độ
hiện đại hóa công sở, có trình độ phát triển kinh tế địa phương khác nhau.
+ Trên cơ sở bảng thống kê công việc và nhận định các yếu tố ảnh hưởng,
thực hiện đánh giá thực trạng đội ngũ công chức, việc sử dụng và mức độ hoàn
thành nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức, đánh giá sự phù hợp với yêu cầu
nhiệm vụ, sự phù hợp của việc phân công, bố trí, sử dụng và mức độ hoàn thành
nhiệm vụ của từng người. Việc đánh giá này là căn cứ để xác định biên chế hiện
tại là đủ, thừa hay thiếu so với các vị trí việc làm đã được xây dựng ở trên, từ đó
có kế hoạch tuyển dụng mới, tinh giản hay tiếp tục duy trì biên chế hiện có.
+ Sau đó là các bước xây dựng bản mô tả công việc đối với từng vị trí
việc làm (gồm các nhiệm vụ chính phải làm, tiêu chí đánh giá hoàn thành công
việc, kết quả sản phẩm, điều kiện làm việc) và khung năng lực của từng vị trí
công việc (gồm các năng lực và kỹ năng cần có) để từ đó xác định ngạch công
chức tương ứng với vị trí việc làm.
Căn cứ Quyết định số 01/QĐ-PNV ngày 02 tháng 12 năm 2015 của
Phòng Nội vụ về việc phân công phụ trách các lĩnh vực công tác đối với công

chức Phòng Nội vụ huyện Lâm Bình:
I. Ông Nguyễn Văn Độ, Trưởng phòng phụ trách chung.
II. Bà Chẩu Thị Thiện, Phó trưởng phòng trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:
1. Tổ chức, bộ máy:
+ Thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND cấp huyện;
+ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND cấp huyện;
+ Thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập.
Hoàng Thị Yến

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập.
3. Quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức.
4. Tuyển dụng, tiếp nhận, điều động biệt phái.
5. Quy hoạch cán bộ, lãnh đạo, quản lý.
III. Ông Nguyễn Thế Cường, chuyên viên trực tiếp phụ trách các lĩnh vực:
1. Công tác xây dựng chính quyền: Bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại
biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và
hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;
2. Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức;

3. Cán bộ, công chức và ngưới lao động không chuyên trách cấp xã;
4. Phòng chống tham nhũng;
5. Học tập và làm theo tư tưởng, tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh.
IV. Ông Hoàng Văn Hanh, chuyên viên trực tiếp phụ trách lĩnh vực:
1. Giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, và
người hoạt động không chuyên trách cấp xã;
2. Quản lý hồ sơ đối với cán bộ, công chức, viên chức, người hoạt động
không chuyên trách;
3. Cập nhật thông tin cán bộ, công chức, viên chức.
V. Bà Nguyễn Thị Hương, chuyên viên phụ trách lĩnh vực:
1. Công tác văn thư, lưu trữ; bảo vệ bí mật nhà nước;
2. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức;
4. Văn thư, tài chính và ISO của phòng.
VI. Ông Nguyễn Thế Dong, chuyên viên phụ trách lĩnh vực:
1. Công tác tôn giáo; hội;
2. Công tác thanh niên;
3. Địa giới hành chính;
4. Quy chế dân chủ ở cơ sở;
5. Dân vận chính quyền.
Hoàng Thị Yến

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được phân công trên thì công chức, nhân viên
chủ động thực hiện và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng, trước pháp luật về lĩnh
vực được phân công phụ trách.


Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ (phụ lục 02)

PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ
TRONG PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LÂM BÌNH
Hoàng Thị Yến

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cán bộ, công chức phòng Nội vụ huyện Lâm Bình
CHƯƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA
CÔNG SỞ
I. Một số vấn đề chung về kỹ năng giao tiếp
Trong công tác quản lý hành chính, hoạt động giao tiếp thường xuyên
diễn ra: giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, giữa các nhóm làm việc, giữa các
đồng nghiệp với nhau... Hiệu quả của hoạt động giao tiếp sẽ ảnh hưởng không

nhỏ tới hiệu quả hoạt động của từng cá nhân, nhóm, người lãnh đạo và hoạt
động chung của tổ chức.

Hoàng Thị Yến

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Khái niệm
Có rất nhiều quan niệm khác nhau về giao tiếp:
- Dưới góc độ thông tin coi giao tiếp là một quá trình trao đổi, truyền đạt
thông tin.
- Dưới góc độ tâm lý học có nhiều quan niệm khác nhau:
+ Giao tiếp là sự tác động qua lại giữa con người với con người, có nội
dung là sự nhận thức và trao đổi thông tin, với sự giúp đỡ của các phương tiện
khác nhau, nhằm mục đích thông báo và xây dựng mối quan hệ có lợi cho hoạt
động của con người.
+ Giao tiếp là những thông điệp về nhận thức, tình cảm thuộc về ý thức
hay vô thức, nhờ một mạng lưới hay một hệ thống truyền thông tin giữa những
người cùng đối thoại.
Tóm lại, giao tiếp là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất
định trong xã hội, nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống ... tạo
nên những ảnh hưởng, những tác động qua lại để con người đánh giá, điều
chỉnh và phối hợp với nhau trong công việc.

2. Bản chất của giao tiếp hành chính
Xét về mặt bản chất, giao tiếp hành chính là giao tiếp của giữa con người
với nhau trong hoạt động hành chính.Giao tiếp hành chính là giao tiếp của đội
ngũ công chức hành chính với các đối tượng để trao đổi tư tưởng, tình cảm,
hành vi thông qua hệ thống tín hiệu ngôn ngữ hành chính - công vụ, được điều
chỉnh bởi pháp luật và các thiết chế hành chính nhà nước trong mối quan hệ
hành chính để thiết lập và duy trì các hoạt động hành chính - công vụ nhằm thỏa
mãn những nhu cầu và mục tiêu nhất định của Nhà nước.
Giao tiếp trong quản lý hành chính là hoạt động xác lập mối quan hệ và
tiếp xúc giữa công chức với nhau hệ thống hành chính, giữa công chức với công
dân nhằm thoả mãn những nhu cầu nhất định của cá nhân và tổ chức.
a. Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin
Trong quản lý hành chính, giao tiếp có chức năng chủ yếu là thu nhận và
trao đổi thông tin giữa hai bên giao tiếp. Trong quá trình trao đổi, thông tin
Hoàng Thị Yến

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D