TÌM HIỂU CÔNG tác văn THƯ PHÒNG nội vụ HUYỆN bắc QUANG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................3
1 Lý do chọn đề tài........................................................................................3
2 Mục tiêu của đề tài ....................................................................................3
3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu...................................................................3
4 Nguồn tài liệu tham khảo ..........................................................................3
5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu .........................................................................4
6 Phương pháp nghiên cứu............................................................................4
7 Bố cục đề tài ..............................................................................................4
TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG.......................................................5
Phần I....................................................................................................................9
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
BẮC QUANG.......................................................................................................9
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
.......................................................................................................................9
1.1.1 Chức năng.............................................................................................9
1.1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn ......................................................................9
1.1.3 Cơ cấu tổ chức....................................................................................15
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan ......................................................................................16
1.2.1 Tổ chức hoạt động của Phòng Nội vụ ...............................................16
1.2.2 Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng............17
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
phòng ..........................................................................................................20
PHẦN II.............................................................................................................25

CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN.................................................................................25
TÌM HIỂU CÔNG TÁC VĂN THƯ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN................25
BẮC QUANG.....................................................................................................25
CHƯƠNG I........................................................................................................25
MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..........................25
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..........................................25
1 Vị trí văn thư............................................................................................26
2 Ý nghĩa công tác văn thư .........................................................................26
2.1 Nhanh chóng .........................................................................................27
2.2 Chính xác ..............................................................................................27
2.3 Bí mật ...................................................................................................28
Nguyễn Thị Bích Hạnh

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3 Hình thức tổ chức văn thư ......................................................................28
4 Nội dung công tác văn thư .......................................................................29
II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TÁC
VĂN THƯ...................................................................................................29
1 Xây dựng và ban hành văn bản ...............................................................29
2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đến ..............................................................30
2 Nghiệp vụ quản lý văn bản đi...................................................................33
5 Công tác lập hồ sơ ...................................................................................37
CHƯƠNG II.......................................................................................................39
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở PHÒNG NỘI VỤ .................39

BẮC QUANG....................................................................................................39
1. Công tác Soạn thảo và ban hành văn bản ...............................................39
2 Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ.......................................44
2 Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng Nội vụ..........................................47
3 Công tác lập hồ sơ ...................................................................................49
3 Quản lý sử dụng con dấu của phàng nội vụ..............................................51
PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ......................................53
3.1 Đánh giá chung......................................................................................53
3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................53
3.1 .2 Nhược điểm ......................................................................................55
3.1.3 Nguyên nhân .....................................................................................57
3.2 Đề xuất những giải pháp khắc phục những ưu và nhược điểm...........57
3.3 Một số giải pháp cụ thể ........................................................................58
KẾT LUẬN........................................................................................................61
DANH SÁCH CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................63
PHỤ LỤC.............................................................................................................1

Nguyễn Thị Bích Hạnh

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng của mỗi cơ quan
trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công
tác Văn thư luôn được quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý

Hành chính thông qua các văn bản-Tài liệu.Làm tốt công tác công văn, giấy tờ
sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác,
đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học
công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng
có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong
lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ
tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.Thực hiện phương
châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi dôi với thực tế”. Sau khi hoàn thành
song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên nghành
Quản trị văn phòng. Trường Đào tạo, Nghành QTVP đã tổ chức đợt thực tập
kéo dài 9 tuần. Từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/03/2016 cho sinh viên.Đợi
thực tập này nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ
sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.Được sự đồng ý
của nhà trường và sự tiếp nhận Phòng Nội vụ tôi đã có đợt thực tập đúng quy
định về thời gian cũng như việc thực hành các nội dung mà bản đề cươngthực
tập đã nêu ra.Với thời gian thực tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi
nhữngkết quả ý nghĩa quý giá, nhất là

những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã

đúc rút được để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự
hướng dẫn giúp đỡ tận tình của Cán bộ phòng trong đợt thực tập, tôi đã học
được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư Một công việc đòi hỏi sự
nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết
các công việc hàng ngày.Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập
này đã trang bị cho mình một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ
ràng về công tác Văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác
Văn thư đối với sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất cập trong công
Nguyễn Thị Bích Hạnh

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thề hệ cán bộ trẻ
như chúng tôi là rất lớn.Đợt thực tập đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu
của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong
quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư từ đây tôi có thể khắc phục
được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không
thể đáp ứng đủ. Có thể nói đợi thực tập đã giúp cho chúng tôi cụ thể hoá và
nắm chắc hơn kiến thức của mình trưởng thành hơn, sau khi đã thực tập ở các
cơ quan.Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực

Nguyễn Thị Bích Hạnh

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt
động quản lý nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại các hoạt động của cơ quan vì vậy
cần phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết.mặt khác công việc
của một cơ quan, tổ chức được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay liên
quan liêu do công văn giấy tờ đó có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ tài
liệu có cận thận hay không,điều đó có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả
công tác quản lý lãnh đạo.Mặt khác những thông tin tài liệu chứa đựng những
thông tin bí mật về về chính trị, quốc phòng an ninh quốc gia nên việc bảo quản
tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử
dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu.Đây là nhiệm vụ
rất quan trọng của cơ quan tổ chức.Đó cũng là lý do em chọn đề tài này
2 Mục tiêu của đề tài
Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng
Nội vụ
Tìm hiểu về công tác văn thư của Phòng Nội vụ
3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là lý thuyết về văn thư
và thực tiễn hoạt động văn thư của Phòng Nội vụ,bao gồm :
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Phòng Nội vụ là công tác văn
thư
- Thực trạng hoạt động của Phòng Nội vụ về công tác văn thư
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư tại Phòng Nội vụ về ưu điểm,
hạn chế, và nguyên nhân hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số đề xuất kiến nghị
nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư
4 Nguồn tài liệu tham khảo
- Đề tài dựa vào các tài liệu thu thập được từ Phòng Nội vụ huyện Bắc
quang.

- Một số bài khoá luận từ năm trước.
Nguyễn Thị Bích Hạnh

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Các tài liệu về công tác văn thư và một số quy định của cơ quan
5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Công tác văn thư là một đề tài được khá nhiều người quan tâm nghiên cứu
đã có nhiều tác giả đã tìm hiểu nghiên cứu vấn đề nổi bật này và cũng có được
nhiều kết quả đáng kể này như một số quyển sách
- Giáo trình “ Nghiệp vụ văn thư- lưu trữ trường cao đẳng VTLTTWI
(2006)
- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng lê Minh
-và một số bài khoá luận nghiên cữu về công tác văn thư : qua trình khảo
sát thực hiện công tác văn thư của huyện Sóc sơn .....
Tuy nhiên việc áp dụng công tác văn thư vvào thực tế còn nhiều vướng
mắc chính vì thế những người đã tìm hiểu vấn đề này cần tìm hiểu sâu rộng vào
vấn đề này để tìm ra những khuyết điểm và tìm hướng giải pháp khắc phục tình
tạng này
6 Phương pháp nghiên cứu
Áp dụng các văn bản pháp luật của nhà nước và thực tiễn của đơn vị.Bài
báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau
- Phương pháp quan sát

- Phương pháp kiểm tra khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
7 Bố cục đề tài
Bao gồm 3 phần
Phần I : Khảo sát công tác văn phòng của Phòng Nội vụ
Phần II: Chuyên đề tự chọn
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Nguyễn Thị Bích Hạnh

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TỔNG QUAN VỀ HUYỆN BẮC QUANG
Bắc Quang là một huyện nằm ở phía Đông Nam của tỉnh Hà Giang, cách
thành phố Hà Giang - trung tâm của tỉnh khoảng 60 km dọc theo trục quốc lộ 2.
Vị trí địa lý của huyện nằm trong tọa độ từ 22010' đến 22036' vĩ độ Bắc và từ
104043' đến 105007' kinh độ Đông,
Các nguồn tài nguyên thiên nhiên
Tài nguyên đất
Đất đai của Bắc Quang được hình thành do hai nguồn gốc phát sinh gồm:
Đất hình thành tại chỗ do phong hoá đá mẹ và đất hình thành do phù sa sông bồi
tụ. Do đó có thể chia đất của huyện thành 5 nhóm đất chính sau:

- Nhóm đất phù sa (Fluvisols): Diện tích chiếm khoảng 4% tổng diện tích
tự nhiên của huyện, phân bố ở hầu hết các xã dọc theo các sông suối. Phản ứng
của đất thay đổi từ trung bình đến khá; lân và kali tổng số trung bình nhưng dễ
tiêu ở mức nghèo; thành phần cơ giới biến động phức tạp, thay đổi từ nhẹ đến
trung bình và nặng. Đây là nhóm đất thích hợp với các cây trồng ngắn ngày, đặc
biệt là các loại cây lương thực.
- Nhóm đất Gley (Gleysols): Có diện tích chiếm khoảng 2,4% diện tích tự
nhiên, phân bố ở khu vực các xã có địa hình thấp trũng, khó thoát nước. Đất có
phản ứng chua đến rất chua; thành phần cơ giới biến động phức tạp, chủ yếu là
trung bình và nặng. Nhóm đất này chủ yếu là trồng lúa nước, đất thường chặt,
bí, quá trình khử mạnh hơn quá trình oxy hoá.
- Nhóm đất than bùn (Histosols): Nhóm đất này có diện tích không đáng
kể (36 ha), tập trung ở xã Vô Điếm. Đất có phản ứng chua vừa, hàm lượng mùn,
đạm và lân tổng số rất cao. Nhóm đất này ít có ý nghĩa trong sản xuất nông
nghiệp.
- Nhóm đất xám (Acrisols): Nhóm đất này có diện tích khá lớn, chiếm đến
90,8% diện tích tự nhiên, phân bố rộng khắp trên địa bàn huyện. Đất có phản
ứng chua đến rất chua; thành phần cơ giới biến động từ nhẹ đến nặng. Vùng đất
có địa hình thấp thích hợp với các cây ngắn ngày, cây hoa màu; vùng địa hình
cao phù hợp trồng cây lâu năm.
Nguyễn Thị Bích Hạnh

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Nhóm đất đỏ (Ferralsols): Chiếm 0,3% diện tích tự nhiên, phân bố ở các
xã Vĩnh Phúc, Đồng Yên, Liên Hiệp. Đất có thành phần cơ giới nặng, phản ứng
của đất chua hoặc ít chua; hàm lượng mùn và đạm tổng số từ khá đến giàu. Đất
đỏ nhìn chung có hàm lượng dinh dưỡng khá, thích hợp với nhiều loại cây trồng
ngắn ngày và dài ngày.
Tài nguyên nước
- Nguồn nước mặt của huyện chủ yếu được cung cấp bởi hệ thống sông
Lô, sông Con, sông Sảo, sông Bạc và nhiều hệ thống các suối nhỏ nằm ở các
khe núi, ao, hồ khác. Do nằm trên địa hình phức tạp, chia cắt mạnh và có độ dốc
lớn nên việc khai thác và sử dụng nguồn nước mặt cũng có nhiều hạn chế.
- Hiện chưa có tài liệu cụ thể nghiên cứu về trữ lượng nước ngầm, nhưng
qua khảo sát sơ bộ tại một số giếng nước trong vùng cho thấy mực nước ngầm
nằm ở độ sâu 6-10m, có thể khai thác dùng trong sinh hoạt cho nhân dân.
Nhìn chung, tài nguyên nước của huyện khá dồi dào nhưng do địa hình
dốc nên việc khai thác phục vụ sinh hoạt và sản xuất khó khăn nhưng khá thuận
lợi cho đầu tư khai thác thủy điện.
Tài nguyên rừng
Là một huyện có tài nguyên rừng và thảm thực vật khá phong phú, đa
dạng chủng loại cây được phân bố đều trên địa bàn 23 xã, thị trấn, hiện nay còn
tồn tại một số loài cây quý hiếm nằm trong sách đỏ như: Pơ mu, Ngọc am...
Bắc Quang có tài nguyên rừng rất lớn, nếu tính cả diện tích đất đồi núi
chưa sử dụng có khả năng sử dụng vào mục đích lâm nghiệp thì huyện có
khoảng 79.600 ha, chiếm 72,5% diện tích tự nhiên. Diện tích rừng hiện có của
huyện là 79.104,93 ha, trong đó rừng sản xuất chiếm 52,48% tổng diện tích đất
lâm nghiệp, chủ yếu là rừng trồng nguyên liệu giấy.
Tài nguyên khoáng sản
Kết quả điều tra cho thấy trên địa bàn huyện Bắc Quang không có tài
nguyên khoáng sản nào có trữ lượng lớn; đáng quan tâm nhất là một số loại
khoáng sản sau:

- Vàng sa khoáng ở sông Lô, sông Con (Vĩnh Tuy, Tiên Kiều);
Nguyễn Thị Bích Hạnh

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Man gan ở Đồng Tâm;
- Cao Lanh ở Việt Vinh;
- Đá vôi ở Việt Quang, Vĩnh Hảo.
Hiện nay cơ bản mới chỉ thực hiện khai thác vàng sa khoáng, đá vôi, cát
sỏi xây dựng ở quy mô nhỏ phục vụ nhu cầu tại chỗ; trong tương lai có thể khai
thác cao lanh, man gan theo phương pháp công nghiệp.
Tài nguyên nhân văn
Bắc Quang là vùng đất có truyền thống văn hoá, truyền thống yêu nước và
cách mạng. Nhân dân các dân tộc trong huyện có tinh thần đoàn kết yêu quê
hương, có đức tính cần cù, chăm chỉ, nỗ lực vượt qua mọi khó khăn để vững
bước đi lên. Đó là những nhân tố cơ bản và sức mạnh tinh thần để hướng tới sự
phát triển kinh tế xã hội, trong xu hướng hội nhập với cả nước, khu vực và quốc
tế; là thuận lợi để Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các dân tộc trong huyện
vững bước đi lên trong sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá xây dựng huyện
Bắc Quang giàu, đẹp, văn minh.
Tiềm năng dịch vụ - du lịch
Hoạt động thương mại - dịch vụ đã bước đầu phát triển, các hoạt động
dịch vụ như: Bưu chính viễn thông, nhà hàng khách sạn, vận tải hàng hóa, hành

khách phát triển cả số lượng và chất lượng, cơ bản đáp ứng được yêu cầu xã hội.
Hàng hóa đa dạng về chủng loại, các mặt hàng được trợ cước, trợ giá, cung ứng
đầy đủ, phục vụ nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. Hệ thống chợ tại các trung tâm
cụm xã được mở rộng cùng với mạng lưới dịch vụ của Nhà nước và tư nhân đã
làm tốt nhiệm vụ đầu ra của sản phẩm nông nghiệp và phục vụ đầy đủ nhu cầu
sản xuất và tiêu dùng của nhân dân trong vùng.
Tiềm năng du lịch của huyện bước đầu được đầu tư khai thác và mở ra
một hướng đi mới trong xây dựng, phát triển nền kinh tế của huyện. Du lịch sinh
thái của huyện đã thu hút nhiều du khách và đã đóng góp vào ngân sách của
huyện nguồn thu không nhỏ, tạo vốn cho việc đầu tư hoàn thiện cơ sở hạ tầng và
phát triển các ngành kinh tế khác. Hiện huyện Bắc Quang có khu du lịch sinh
thái Nặm An thuộc địa phận xã Tân Thành; khu du lịch lòng hồ Quang Minh xã
Nguyễn Thị Bích Hạnh

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Quang Minh; khu du lịch Văn hóa tiểu khu cách mnangj Trọng con tại xã Bằng
Hành; ngoài ra tiềm năng du lịch đang được thành lập mới như: Làng văn hóa
du lịch cộng đồng gắn với xây dựng nông thôn mới thôn Khiềm xã Quang Minh;
làng văn du lịch cộng đồng gắn với nghề sản xuất giấy Bản dân tộc Dao thôn
Thanh Sơn-Tân Sơn thị trấn Việt Quang; khu du lịch suối nước nóng xã Tân
Lập…

Nguyễn Thị Bích Hạnh

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
BẮC QUANG
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Phòng
Nội vụ
1.1.1 Chức năng
Phòng nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện có
chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về: Tổ
chức bộ máy :vị trí việc làm ,biên chế công chức và nghạch công chức trong các
cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước ;vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo
chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp
công lập ;tiền lương đối với cán bộ, công chức,viên chức lao động hợp đồng
trong cơ quan, tổ chức hành chính,đơn vị sự nghiệp công lập ,cải cách hành
chính;chính quyền địa phương;địa giới hành chính, cán bộ công chức viên
chức ;cán bộ công chức cấp xã và những hoạt động không chuyên trách ở cấp
xã; hội , tổ chức phi chính phủ ; văn thư lưu trữ nhà nước ;tôn giáo ;thi đuakhen thưởng; công tác thanh niên
Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức vị trí việc làm,
biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác ủy ban nhân dân
huyện, đồng thời chấp hành sự lãnh đạo kiểm tra,hưỡng dẫn về chuyên môn

,nghiệp vụ của Sở Nội vụ
1.1.2 Nhiệm vụ và Quyền hạn
Trình Ủy ban nhân dân, chủ tịch ủy ban nhân huyện ban hành quyết
định ,chỉ thị,quy hoạch,kế hoạch dài hạn,năm năm và hàng năm, chương trình
biện pháp tổ chức thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh
vực quản lý nhà nước được giao
Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật,quy hạch, kế hoạch sau khi phê
duyệt, thông tin tuyên truyền phổ biến giáo dục theo dõi thi hành pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

Nguyễn Thị Bích Hạnh

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về công tác tổ chức bộ máy
Trình Ủy ban nhân dân, chu tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn
bản cụ thể về chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn, tổ chức của phòng Nội vụ theo
quy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định việc thành lập ,sáp nhập,chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân huyện
Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng
nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức của cơ quan chuyên môn,đơn vị sự nghiệp công

lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện
Thẩm định đề án thành lập tổ chức lại giải thể các đơn vị sự nghiệp công
lập thuộc thầm quyề quyết định của ủy ban nhân dân huyện theo quy định của
pháp luật và theo phân cấp của ủy ban nhân dân cấp tỉnh
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc trình Ủy ban nhân dân
tỉnh trong việc thành lập tổ chứ lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập của ủy
ban nhân dân huyện theo quy định của luật chuyên ngành
Thẩm định việc thành lập, kiện toán, sáp nhập,giải thể các tổ chứ phối hợp
liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của ủy ban nhân dân huyện theo quy
định của pháp luật
Về quản lý sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn vị sự nghiệp công lập
Thâm định trình ủy ban nhân dân huyện, chủ tịch ủy ban nhân dân huyện
kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số người làm việc hàng năm của ác cơ
quan đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của ủy ban nhân dân
huyện để ủy ban nhân dân huyện trình ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định
Trình chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức,giao số
lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩm
quyền phê ducông lập sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt
Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn kiểm tra việc quản lý ,sử dụng
biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập
Nguyễn Thị Bích Hạnh

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo quy định của pháp luật
Tổng hợp báo cáo biên chế công chức số lượng người làm việc trong cơ
quan tổ chức hành chính đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật
Về quản lý vị rí việc làm,cơ cấu chức danh công chức viên chức
Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo,hướng dẫn các cơ
quan tổ chức đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị trí
việc làm, cơ cấu chức danh công chức viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí
việc làm, cơ cấu chức danh công chức ,viên chức theo quy định của pháp luật và
theo chỉ đạo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh
Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh đôn đốc và theo dõi thẩm định tổng hợp việc
xây dựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức ,viên chức hoặc các
cơ quan tổ chức đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện
trình Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp
danh mục vị trí việc làm,cơ cấu chức danh công chức ,viên chức của huyện để
trình ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định
Trình ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc
làm và cơ cấu chức danh công chức,viên chức trong các cơ quan tổ chức đơn vị
thuộc ủy ban nhân dân huyện theo quy định ,theo phân cấp hoặc ủy quyền của
ủy ban nhân dân tỉnh
Về công tác xây dựng chính quyền
Tham mưu giúp ủy ban nhaandaan huyện trong việc tổ chức và hưỡng dẫn
công tác bầu cử đại biểu quốc hội, bầu cử đại biểu hội đồng nhân dân các cấp
trên địa bàn theo quy định của pháp luật của ủy ban nhân dân tỉnh
Giúp ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu ,miễn
nhiệm bãi nhiệm ,chủ tịch phó chủ tịch và các thành viên khác của ủy ban nhân
dân huyện theo quy định của pháp luật
Trình Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử phê chuẩn việc
miễn nhiệm bãi nhiệm thành viên ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định.Trình

chủ tịch ủy ban nhân dân huyện bổ nhiệm ,bổ nhiệm lại chức danh chử tịch, phó
chủ tịch thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thực hiện thí điểm không tổ
Nguyễn Thị Bích Hạnh

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chức hội đồng nhân dân theo quy định
Giúp ủy ban nhân dân huyện trình ủy ban nhân tỉnh phê chuẩn kết quả bầu
cử, phê chuẩn việc bãi nhiệm miễn nhiệm thành viên ủy ban nhân dân huyện
theo quy định của pháp luật
Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh bổ
nhiệm bổ nhiệm lại chức danh chủ tịch, phó chủ tịch thành viên ủy ban nhân dân
huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân theo quy định
Xây dựng trình Ủy ban nhân dân huyện đề án liên quan đến việc thành lập
giải thể,nhập ,chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính phân loại đơn vị hành
chính trong địa bàn để ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền xem
xét ,quyết định
Tham mưu giúp ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn và tổ chức triển khai
thực hiện các đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân
loại đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt
Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới ,bản
đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn ,kiểm tra, tổng hợp

,báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã phường thị trần, ở cơ quan
hành chính đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc thực
hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định
Tham mưu trình Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn,thành lập,
giải thể sát nhập và kiểm tra tổng hợp , báo cáo về hoạt động của thôn tổ dân
phố trên địa bàn huyện quy định .Thực hiện việc bồi dưỡng công tác cho cấp
trưởng ,cấp phó của thôn theo quy định
Tham mưu giúp uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hưỡng dẫn ,kiểm tra, uỷ
ban nhân dân dân cấp xã trong việc xây dựng thực hiện các văn bản ,đề án xây
dựng liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân cấp của uỷ ban
nhân dân huyện và theo quy định của pháp luật
Về cán bộ .công chức ,viên chức ;cán bộ công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã
Nguyễn Thị Bích Hạnh

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết định việc tuyển dụng, sự dụng ,quản
lý vị trí việc làm, điều động ,bổ nhiệm, cho từ chức, luân chuyển, biệt phái, khen
thưởng, kỷ luật đánh giá thôi việc nghỉ hưu ,thực hiện chế độ tiền lương, chế độ
đãi ngộ và các chế độ chính sách khác đối với cán bộ công chức viên chức thuộc
thẩm quyền quản lý của uỷ ban nhân dân huyện theo quy định của pháp luật và
phân cấp của uỷ ban nhân dân tỉnh

Thực hiện công tác quản lý hồ sơ ,công tác đà tạo ,bồi dưỡng, chuyên
môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức ,viên chức ,cán bộ
công chức cấp xã theo quy định của pháp luật ,theo phân cấp quản lý của uỷ ban
nhân dân tỉnh và hướng dẫn của sở nội vụ
Giúp uỷ ban nhân dân huyện thực hiện việc tuyển dụng ,quản lý công
chức cấp xã, thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ công chức cấp xã và
những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã theo quy định
Về cải cách hành chính,cải cách chế độ công vụ công chức
Trình Uỷ ban nhân dân huyện triển khai đôn đốc ,kiểm tra các cơ quan
chuyên cùng cấp và uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành
chính cải cách chế độ công vụ công chức ở địa phương
Trình uỷ ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính
,đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ ,công chức trên địa bàn huyện
Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo về cải cách hành chính cải cách chế
độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định
Giúp uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội ,quỹ xã hội ,quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp
luật và theo uỷ quyền của chủ tịch uỷ ban nhân dân tỉnh
Về công tác văn thư - lưu trữ
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ của nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã
theo quy định của pháp luật
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật
Nguyễn Thị Bích Hạnh

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Về công tác thi đua khen thưởng
Tham mưu đề xuất với uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và nước trên địa
bàn huyện , làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng thi đua khen thưởng cấp
huyện
Hướng dẫn kiểm tra đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua
khen thưởng trên địa bàn huyện, xây dựng quản lý và sử dụng quỹ thi đua khen
thưởng theo quy định của pháp luật
Về công tác tôn giáo
Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo hưỡng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của đảng chính sách của pháp luật của nhà nước về tôn giáo
và công tác tôn giáo trên địa bàn
Chủ trì phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của uỷ ban
nhân dân cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật
Tham mưu ,giúp uỷ ban nhân dân huyện giải quyết những vẫn đề cụ thể
về tôn giáo theo quy định của pháp luật theo hướng dẫn của sở nội vụ
Về công tác thanh niên
Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược
chương trình ,kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên
Hướng dẫn tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định.Giải quyết những vẫn đề liên quan đến thanh
niên và công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp
Chủ trì phối hợp các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của thanh niên
trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế chính

sách ,chính sách đối với tthanh niên và công tác thanh niên theo quy định
Thực hiện việc kiểm tra giải quyết khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền hoặc
báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong địa bàn
huyện theo quy định.Thực hiện công tác phòng chống tham nhũng thực hành tiết
kiệm chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của uỷ ban nhân
Nguyễn Thị Bích Hạnh

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dân huyện
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
Phụ lục 1
Phòng Nội vụ gồm có trưởng phòng và ba phó phòng và các công chức
thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ
Trưởng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân huyện,
chủ tịch uỷ ban nhân dân huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng
nhiệm vụ quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng Nội vụ
Phó trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi
một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công.Khi trưởng phòng vắng mặt phó trưởng phòng được
trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của phòng
Việc bổ nhiệm,bổ nhiệm lại ,điều động biệt phái đánh giá khen thưởng ,kỷ
luật, miễn nhiệm, cho từ chức,và thực hiện chế độ chính sách.Đối với trưởng,

phó trưởng phòng nội vụ do uỷ ban nhân dân huyện quyết định theo quy định
Các tổ chức hội
Hội Chữ thập đỏ
Hội Người cao tuổi
Hội Luật gia
Hội Khuyến học
Hội Đông Y
Hội Nạn nhân chất độc Da cam/Dioxin
Hội Bảo trợ người tàn tật
Hội cựu giáo chức
Hội làm vườn
Hội cựu thanh niên xung phong

Nguyễn Thị Bích Hạnh

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của cơ quan
1.2.1 Tổ chức hoạt động của Phòng Nội vụ
- Điều kiện cơ sở vật chất của phòng :
Điều kiện cơ sở vật chất được coi là một căn cứ cấu thành tổ chức nói
chung và phòng nội vụ nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt

động
Các phương tiện kỹ thuật : Máy tính, máy in,máy photocoppy máy huỷ tài
liệu,điện thoại, Fax .....
Các công cụ dụng cụ làm việc : Bàn ghế, tủ đựng hồ sơ,văn phòng
phẩm .....
Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác như ánh sang, màu
sắc,nhiệt độ, nhiệt độ, y tế,
Trưởng phòng :Là người đứng đầu bộ phận phòng, là người có nhiệm vụ
quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của phòng chịu trách nhiệm trước chủ tịch
UBND huyện về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng
Phó Trưởng phòng : Là người giúp trưởng phòng tổ chức quản lý điều
hành một số lĩnh vực hoặc một số nhiệm vụ cụ thể mà trưởng phòng giao cho.
Là người chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả hoạt động mà mình
quản lý
Nhân viên nghiệp vụ : Nhân viên tròng phòng có trách hiệm hoàn thành
khối lượng ,chất lượng công việc được giao theo thời gian hoặc theo khoán.chịu
trách nhiệm trước trưởng phòng về kết quả công việc của mình
+ Hoạt động cuả phòng
Tham mưu giúp uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về
các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính nhà nước, sự nghiệp nhà
nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ
công chưc viên chức nhà nước cấp xã, phường thị trấn
Trình uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác Nội vụ
và tổ chức thực hiện theo quy định
Nguyễn Thị Bích Hạnh

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trình uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định,chỉ thị,quy hoạch , kế
hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm ; chương trình biện pháp tôe chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực nhà nước được giao
Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch , kế
hoạch,sau khi được phê duyệt, thông tin tuyên truyền ,phổ biến, giáo dục pháp
luật và các lĩnh vực được giao
Được kiểm tra hoặc tổ chức phối hợp kiểm tra đối với các cơ quan đơn
UBND xã, thị trấn về các lĩnh vực thuộc phạm vi
Chịu sự chỉ đạo của Sở Nội vụ về công tác chuyên môn và tham gia ban,
hội nghị, hội họp do sở nội vụ tổ chức theo định kỳ
1.2.2 Tìm hiểu về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng
a) Chức năng của phòng
Phòng Nội vụ là một bộ phận giúp việc cho UBND trong quá trình điều
hành và lãnh đạo cơ quan với 02 chức năng cơ bản là tham mưu giúp việc và
công tác hậu cần.Tham mưu giúp UBND về mặt tổ chức, điều hành công việc
lãnh đạo chỉ đạo, quản lý tổ chức lịch làm việc, là bộ phận phục vụ trực tiếp các
công việc hàng ngày của các phòng ban, tổ chức các buổi làm việc, hội họp các
chuyến đi công tác, chuẩn bị tài liệu cho UBND đảm bảo điề kiện vật chất làm
việc cho Uỷ
b) Nhiệm vụ của phòng
Với chức năng tham mưu tổng hợp :
- Giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác toàn nhiệm kỳ, hằng
năm,6 tháng ,quý, tuần
- Chuẩn bị tài liệu cần thiết cho các cuộc họp và trong việc giải quyết các
công việc hàng ngày của Uỷ ban

- Theo dõi nắm bắt tình hình các phòng ban chức năng và báo cáo tiến độ
công việc cho chủ tịch UBND, giúp lãnh đạo tổ chức tiếp khách, cấp giấy giới
thiệu, giấy đi đường, trả lời và giải quyết các đề nghị, kiến nghị của nhân dân
- Làm công tác tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý văn bản, tiếp
dân, làm công tác văn thư đánh máy, đề xuất các ý kiến giải quyết công việc
Nguyễn Thị Bích Hạnh

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hàng ngày
- Chuẩn bị và ban hành văn bản để quản lý, tổ chức thực hiện và kiểm tra
việc thực hiện văn bản đó
- Giải quyết các công việc được uỷ quyền của UBND huyện
Với chức năng hậu cần
- Giúp UBND huyện xây dựng và đảm bảo mối quan hệ công việc giữa
UBND với các phòng ban ngành đoàn thể trong toàn huyện
- Chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất, đảm bảo nhu cầu hoạt động của cơ
quan
Sơ đồ hoá quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
UBND huyện và của các phòng ban bộ phận nói riêng.( xem phụ lục 02)
Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơ
quan một tổ chức phải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.Để cho
quá trình hoạt động của UBND, Phòng và các đơn vị trong huyện hoạt động có

hiệu qủa phải có một đơn vị xây dựng chương trình công tác thường kỳ ( tuần,
Tháng,quý , năm ). Phòng là đơn vị được giao trách nhiệm xây dựng chương
trình công tác cho cơ quan
Công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo ,cuộc họp) của cơ quan mà
trong quá trình thực tập được tham gia
Tại Phòng Nội vụ, công tác tổ chức hội nghị hội họp, hội thảo được tổ
chức như sau :
- Chuẩn bị: tài liệu ,cơ sở vật chất ,kinh phí ...
- Tiến hành: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, cán bộ ghi biên bản ...
- Tổng kết hội nghị: Cán bộ văn phòng giải quyết hội nghị và công tác
hậu cần, quyết toán kinh phí hội nghị
Sơ đồ hoá quy trình nghiệp vụ chuyến đi công tác cho thủ trưởng cơ quan(
xem phụ lục 03)
Cấc chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan nhằm thực hiện những
nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việc thực hiện chức năng quản lý nói cung hoặc
quản lý giải quyết những việc cụ thể thuộc kế hoạch công tác thường kỳ
Nguyễn Thị Bích Hạnh

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Chuyến đi công tác rất đa dạng, có thể là chuyến đi ngắn ngày hay dài
ngày tuỳ thuộc vào tính chất công việc.Đây là hoạt động cần thiết đối với mỗi cơ
quan tập thể vì vậy phòng phải tổ chức chu đáo

Căn cứ vào lập kế hoạch cụ thể của từng chuyến đi phòng phối hợp với
các bộ phận đơn vị liên quan thực hiện công việc
Công tác chuẩn bị tiến hành chu đáo sẽ tạo khả nưng thành công của mỗi
chuyến đi. vì vậy vai trò của phòng cần đảm bảo thực hiện tốt từng khâu từng
công việc cụ thể
Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin của phòng cho lãnh đạo cơ quan ( xem
phụ lục 04)
Phòng Nội vụ là bộ mặt hoạt động của cơ quan, chính vì vậy các thông tin
của cơ quan hay thông tin từ bên ngoài vào cơ quan đều trực tiếp qua phòng để
xử lý
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo.vai trò cung cấp
thông tin thuộc chức năng nhiệm vụ của phòng nên phòng phải tổ chức thu thập
và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo gồm các bước sau:
* Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin trong cơ quan
Nhu cầu thông tin ra vào cơ quan rất phong phú và đa dạng,có thông tin từ
nội bộ cơ quan, nhưng có những thông tin gửi trực tiếp từ bên ngoài vào chính
vì vậy phòng là bộ phận giúp sàng lọc, loại bỏ những thông tin đã trùng lặp.
Chọn thông tin khoa học để phục vụ cho quá trình hoạt động của cơ quan
* Bước 2 xây dựng và tổ chức nguồn thông tin
Xuất phát từ nhu cầu nguồn thông tin mà xây dựng và tổ chức nguồn
thông tin cho xác thực với tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị
* Bước 3 Thu thập thông tin
Căn cứ quan trọng để thu thập thông tin là xuất phát từ chức năng nhiệm
vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức hoạt động của cơ quan
* Bước 4 Phân tích và xử lý thông tin
Là phương pháp để xác định vấn đề , sự việc nội dung , bản chất thông tin
* Bước 5 Cung cấp và phổ biến thông tin
Nguyễn Thị Bích Hạnh

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thông tin sau khi được cung cấp, xử lý phải nhanh chóng phổ biến bằng
văn bản cho các cơ quan đơn vị
c) Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ gồm
01 Trưởng phòng
03 Phó Trưởng phòng
02 Chuyên viên
01 Nhân viên
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí
trong phòng
Chế độ công tác: Phòng Nội vụ huyệnlà một tổ chức thống nhất làm việc
theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm của từng cá nhân.
Nhiệm vụ của từng cá nhân:
a) Trưởng phòng
- Họ và tên : Vũ Văn Tú
- Chức vụ : Trưởng phòng
- Có chức năng nhiệm vụ sau
Công tác điều hành cán bộ công chức cơ quan. Kiểm soát văn bản đi đến,
chỉ đạo các bộ phận soạn thảo các văn bản nghiệp vụ theo từng vị trí việc làm;
chỉnh sửa thẩm định văn bản để UBND huyện duyệt
Quản lý tài chính, tài sản chung của cơ quan thực hiện các chế độ chính
sách của cơ quan đối với cán bộ công chức. Thực hiện nhiệm vụ cấp uỷ viên,

Đại biểu HĐND cấp huyện. Phổ biến quán triệt các văn bản của đảng và nhà
nước đến toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan. Xây dựng kế hoạch hoạt
động và báo cáo chi bộ cơ quan
Công việc chuyên môn, nghiệp vụ
- Tham mưu cho Huyện ủy, UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ chính
trị của huyện và công tác chuyên môn liên quan lĩnh vực quản lý của đơn vị.
- Tham - Tham gia các cuộc họp, giao ban, sơ kết, tổng kết các mô hình
chương trình, hội nghị đầu bờ, tư vấn…; tập huấn, bồi dưỡng kiến thức chuyên
Nguyễn Thị Bích Hạnh

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

môn, nghiệp vụ. Tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra của huyện
b) Phó Trưởng phòng
- Họ và tên :Nguyễn Thị Tuyết
- Chức vụ : Phó trưởng phòng
- có chức năng nhiệm vụ sau
Công tác điều hành cán bộ công chức cơ quan.
Công việc chuyên môn, nghiệp vụ
Tham mưu cho trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác quản lý
chính quyền địa phương và thanh niên
- Tham -Tham gia các cuộc họp, giao ban, sơ kết, tổng tập huấn, bồi
dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ. Tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra

của huyện
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức và hướng
dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các
cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh
Tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện trình Hội đồng nhân dân cấp
huyện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên
khác của Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của pháp luật
Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phê
chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy
định
Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện đề án liên quan đến việc
thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn
vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn để Ủy ban nhân dân
cấp huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định
Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới,
bản đồ địa giới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng
hợp, báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, phường, thị trấn, ở cơ
Nguyễn Thị Bích Hạnh

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc
thực hiện công tác dân vận của chính quyền theo quy định
Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành
lập, giải thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của thôn, tổ
dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện việc bồi dưỡng công tác
cho cấp trưởng, cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra
Ủy ban nhân dân cấp xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên
quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy ban nhân
dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật
Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược,
chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên
Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh
niên, công tác thanh niên theo quy định và theo phân cấp
c) Phó Trưởng Phòng :
-Họ và tên :Nguyễn Thành Chung
- Chức vụ : Phó trưởng phòng
-Có chức năng nhiệm vụ như sau
Công tác điều hành cán bộ công chức cơ quan.
Công việc chuyên môn, nghiệp vụ
Tham mưu cho trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác Tổ chứcbiên chế và Hội
Tham mưu cho trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ về công tác quản lý đội
ngũ
Xây dựng báo cáo của cơ quan
- Tham gia các cuộc họp, giao ban, sơ kết, tổng tập huấn, bồi dưỡng kiến
thức chuyên môn, nghiệp vụ. Tham gia các đoàn thanh tra, kiểm tra của huyện
Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ
quan chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải
Nguyễn Thị Bích Hạnh

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;
Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành
chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện
Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế
độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định
d) Công tác thi đua khen thưởng
-Họ và tên: Nguyễn Thị Khắc Trang
- Chức vụ : Chuyên viên
- Có chức năng nhiệm vụ như sau
Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong
trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua Khen thưởng cấp huyện
Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật
Tổng hợp, báo cáo kết quả triển khai, thực hiện
e Kế toán
- Họ và tên: Phạm Thị Hoài Thương
- Chức vụ : Kế toán
- Có chức năng nhiệm vụ sau

- Thanh toán chế độ tiền lương, công tác phí cho cán bộ, công chức;
- Lập dự trù và chi thường xuyên của cơ quan;
- Quyết toán tài chính tháng, quý, năm;
- Thực hiện phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý tài sản, phụ trách
BHYT, BHXH, theo dõi diễn biến tiền lương của cán bộ, công chức trong cơ
quan. Tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ hàng
năm;
Quản lý tài chính, tài sản của cơ quan.
Xây dựng dự toán kinh phí các chương trình do cơ quan tổ chức (Hội
Nguyễn Thị Bích Hạnh

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1B