Tìm hiểu công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng giao thông

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài..............................................................................................................4
2. Mục tiêu của đề tài..........................................................................................................4
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu......................................................................................4
4. Nguồn tài liệu tham khảo................................................................................................5
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..............................................................................................5
6. Bố cục của đề tài.............................................................................................................7

PHẦN I.................................................................................................................8
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ
XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG
CÔNG TY.............................................................................................................8
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty....................................8
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông (Intracom)..........................................................................................................8
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông...............................................................................................9
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty..............13
1.Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng............................................................13
2.Cơ cấu tổ chức của văn phòng.......................................................................................15
3. Trách nhiệm công việc chính........................................................................................17
3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty .
...........................................................................................................................................17
3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty.....................18
3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên..............................18
3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty........................................................18
3.5. Thực hiện các công việc khác....................................................................................18

4. Điều kiện làm việc:.......................................................................................................18
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công
ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)....................................................19
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.......................................................................19
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp,
giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể).............19
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:........................................................................21
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan...............................................................21
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ................................................22

PHẦN II..............................................................................................................26
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:...............................................................................26
TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ
phẦn ĐẦu tư xây dỰng hẠ tẦng và Giao thông INTRACOM.......................26
Đinh Thị Thu Thủy
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Công tác văn thư tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.....................................................................................................................26
2.1.1. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn
thư của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông...................................28
2.1.2. Công tác chỉ đạo về Công tác văn thư ở Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng
và Giao thông....................................................................................................................29
2.2 Thực trạng tình hình công tác văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng
và Giao thông....................................................................................................................30
2.2.1. Quy trình tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản ở Công ty Cổ phần Đầu

tư xây dựng hạ tầng và Giao thông INTRACOM.............................................................31
2.2.2. Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu........................................................34
2.2.2.1. Quản lý văn bản đến.............................................................................................34
2.2.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi..........................................................................34
2.2.2.3. Lập hồ sơ..............................................................................................................40
2.3. Đánh giá chung..........................................................................................................41
2.3.1.Ưu điểm....................................................................................................................41
2.2.2 Nhược điểm..............................................................................................................42

Phần III...............................................................................................................44
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.........................................................44
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ
quan thực tập.....................................................................................................................44
1. Ưu điểm:.......................................................................................................................44
2. Nhược điểm:..................................................................................................................45
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm...........46

KẾT LUẬN.........................................................................................................48
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................49

Đinh Thị Thu Thủy
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳ
Công nghiệp hóa- hiện đại hóa đất nước nên công tác văn phòng cũng đóng góp

phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước.Công tác văn phòng là một công
tác quan trọng đối với bất cư một cơ quan nào,nó góp phần rất lớn đến hoạt
động của cơ quan. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự
phát triển của cơ quan, đơn vị.
Nắm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Văn thư
Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ – BT ngày 18/12/1971 của
Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác văn phòng,
công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn cung ứng
được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị
Văn phòng.
Quản trị văn phòng là một nghành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầu
thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị. Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức
và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động và quản lý điều
hành của cơ quan, tổ chức.Trường Đại học Nội vụ Hà nội đã tổ chức một đợt
cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng được đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức
nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ra trường và rèn luyện ý thức cho sinh
viên sau khi ra trường là “ Học thật đi đôi với làm thật” và ‘ Học đi đôi với
hành”.
Trong quá trình đi thực tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,
nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vận dụng lý luận và thực tiễn một
cách hiệu quả nhất,được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách
làm việc của một cán bộ khoa học nghành Quản trị văn phòng.
Thực tập giúp sinh viên vận dụng những kiến thức đã được học để bước
đầu tìm hiểu thực tiễn công tác văn phòng, quản trị văn phòng. Đây là cơ hội để
sinh viên làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệp.
Thông qua thực tập sinh viên có cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kỹ năng
Đinh Thị Thu Thủy

1
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thực hành để sau khi tốt nghiệp có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nhận được sự giúp đỡ của Nhà trường và khoa Quản trị văn phòng, cũng
như sự đồng ý của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, em
đã được tiếp nhận thực tập tại công ty, bắt đầu từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày
11/03/2016.
Giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một khoảng cách. Để thu hẹp dần
khoảng cách ấy, nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em đi thực tập tốt
nghiệp, để khi ra trường không bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình theo học.
Khoảng thời gian hai tháng thực tập tại văn phòng công ty Intracom tuy hơi
ngắn so với hành trình công tác về sau nhưng đã giúp em học hỏi được nhiều
điều bổ ích. Tại đây, em được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với các
cán bộ chuyên viên em đã học được tác phong và phẩm chất của nhà quản trị,
phong cách làm việc khoa học, chất lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm của
một công chức với công việc và với mục tiêu chung của mình.
Trong quá tình thực tập tại Văn phòng công ty em càng nhận thấy rõ hơn
vai trò sâu sắc của văn phòng trong các cơ quan nói chung cũng như Văn phòng
công ty nói riêng. Đồng thời em nhận thấy được rằng sự quan tâm xây dựng và
phát triển, Văn phòng công ty cũng đã phát huy được vị trí, vai trò của mình
trong việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty chỉ đạo điều hành các
nhiệm vụ phát triển kinh tế, bảo đảm thực hiện tốt công tác quản trị hậu cần cho
hoạt động của công ty.
Qua đây cho phép em được gửi lời cảm ơn tới các anh chị ở Văn phòng
công ty, nhất là chị Nguyễn Thị Kim Anh - Phụ trách Văn phòng đã tạo điều
kiện giúp đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho chúng em hoàn thành tốt nhiệm vụ
trong thời gian thực tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị
Thu Hằng - giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tình hướng dẫn chỉ bảo

giúp đỡ em hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 11 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Đinh Thị Thu Thủy

2
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Đinh Thị Thu Thủy

Đinh Thị Thu Thủy

3
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động
có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó nghiệp vụ công tác văn thư có những bước phát triển phong
phú và đa dạng đáp ứng được yêu cầu của nền cải cách hành chính.
Đối với một cơ quan đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ
mặt, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Tất cả mọi công việc của Công ty sẽ
giúp Ban giám đốc quản lý điều hành có hiệu quả đều phải thông qua công tác

văn phòng. Trong đó công tác văn thư – lưu trữ tài liệu là rất quan trọng. Đây là
một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng.
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường,
Công ty đã đạt được những thành tựu nhất định trong sản xuất kinh doanh. Bên
cạnh những thành tựu đạt được, Công ty cũng luôn xác định công tác tổ chức bộ
máy nhân sự, cũng như công tác văn thư – lưu trữ là một trong những yếu tố góp
phần tạo nên sự thành công trong kinh doanh. Song trong quá trình thực hiện
công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan không tránh khỏi những thiếu sót nhất
định, khuyết điểm tồn tại. Trong quá trình thực tập và khảo sát công việc tại
Công ty cổ phần Đầu tư và xây dựng giao thông, em đã có cơ hội được tiếp xúc
và thực hiện các công việc của công tác văn thư, chính vì vậy em đã lựa chọn đề
tài thực tập của mình: “Tìm hiểu công tác văn thư tại Công ty cổ phần Đầu
tư và xây dựng giao thông”
2. Mục tiêu của đề tài
Giúp công ty có một cái nhìn chi tiết hơn về thực trạng trong công tác văn
tư của cơ quan.
Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm, hạn chế
và hoàn thiện hơn trong quá trình thực hiện công việc của công tác văn thư.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng hạ tầng và Giao thông
Đinh Thị Thu Thủy

4
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Phạm vi nghiên cứu: Các công tác liên quan tới văn thư tại Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành nghề của Hoàng Thị Ánh Nguyệt,
sinh viên lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7A
- Báo cáo thực tập ngành nghề của Dương Thị Hoa, Sinh viên lớp Đại học
Quản trị văn phòng K1A
- Lịch sử hình thành và phát triển Công ty
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Cập nhật và trao đổi thông tin có thể có nhiều phương tiện và cách thể
hiện khác nhau. Việc trao đổi thông tin bằng văn bản được coi là phương tiện
quan trọng không thể thiếu được trong hoạt động quản lý. Để quản lý được các
lĩnh vực của đời sống xã hội, Đảng và Nhà nước phải sử dụng các văn bản chỉ
đạo, điều hành, thì lúc này công tác văn phòng luôn chiếm một vị trí quan trọng
trong hoạt động của các cơ quan tổ chức. Hiệu quả của công tác văn phòng có
ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, tổ chức. Trong đó, hoạt
động soạn thảo văn bản giữ vai trò quyết định để có sản phẩm là văn bản quản lý
hành chính nhà nước. Đã có rất nhiều các cá nhân, tác giả có đề tài nghiên cứu
đề cập về vấn đề hoạt động soạn thảo văn bản . Nhiều đề tài nghiên cứu có giá
trị thực tiễn cao và đã đi vào cuộc sống.
Công tác công văn giấy tờ là công cụ quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng và hiệu quả của hoạt động quản lý Nhà nước. Ở nước ta, từ thời
phong kiến, công tác này được thông qua các triều đại để từng bước phát triển
và dần dần có nề nếp, kỷ cương.Từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nội
dung, thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải quyết đến quản lý và sử
dụng các con dấu; tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụng
cán bộ làm công tác công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mang
tính khoa học. Có nhiều nhà nghiên cứu về vấn đề trên tiêu biểu:
-Vương Đình Quyền: Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn,
Đinh Thị Thu Thủy

5
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giấy tờ phong kiến Việt Nam, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002.
-Đại Việt Sử ký toàn thư, tập 2, NXB khoa học xã hội và Nhân văn Hà
Nội,1998.
- Đại Việt Sử ký toàn thư, tập 4, NXB khoa học xã hội và Nhân văn Hà
Nội,1998
Năm 2003, đề tài cấp Thành phố: “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòng
HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải
cách hành chính của Tp. Hồ Chí Minh” do TS. Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài
được tiến hành nghiên cứu. Đề tài được nghiệm thu xếp loại “Khá” và đóng góp
rất có hiệu quả cho đổi mới hoạt động văn phòng ở UBND các cấp ở Thành phố
và khu vực phía Nam.
Năm 2005, đề tài cấp thành phố: “Chuẩn hóa việc ban hành văn bản
QLNN của chính quyền xã, phường, thị trấn tại Tp. Hồ Chí Minh” do TS. Lê
Văn In làm chủ nhiệm. Đề tài được nghiêm thu xếp loại “Xuất sắc” và được sử
dụng để biên soạn thành sách phục vụ cho việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chính
quyền cấp xã của Thành phố và nhiều địa phương khác ở phía Nam.
Cũng trong thời kỳ này, một số giảng viên trẻ của Bộ môn đã tham gia
nghiên cứu một số đề tài cấp trường, như:
- Năm 2009, đề tài “Lịch sử lưu trữ của Chính quyền Việt Nam Cộng hòa
(1955- 1967)” do ThS. Nguyễn Văn Báu làm chủ nhiệm, nghiệm thu xếp đạt
loại Khá. Đề tài góp phần nghiên cứu sâu hơn, toàn diện hơn về về công tác lưu
trữ của Việt Nam Cộng hòa nói riêng và lịch sử lưu trữ Việt Nam nói chung, góp
phần quan trọng để biên soạn cuốn sách Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II - 35 năm
trên đưởng phát triển (1976-2011), nhân dịp kỷ niệm 35 năm thành lập Trung

tâm này.
- Năm 2011, đề tài “Phương pháp tổ chức khoa học Phông lưu trữ Trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh)” do
ThS. Đỗ Văn Học làm chủ nhiệm. Kết quả nghiệm thu xếp loại Khá. Đề tài góp
phần thúc đẩy một bước công việc văn phòng, văn thư, lưu trữ ở trường và cũng
Đinh Thị Thu Thủy

6
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
là tài liệu để tham khảo trong giảng dạy nghiệp vụ công tác lưu trữ của Bộ môn.
Ngoài những công trình nghiên cứu trên còn rất nhiều các sách, báo và
giáo trình viết về đề tài công tác soạn thảo văn bản có đóng góp to lớn làm cơ sở
lý luận cho Đảng và Nhà nước ta ban hành các chính sách trong đời sống xã hội.
6. Bố cục của đề tài
Bố cục của đề tài bao gồm 03 phần:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng hạ tầng và Giao thông (Intracom)
Phần II. Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng hạ tầng và Giao thông
Phần III. Kết luận và Đề xuất, kiến nghị đối với Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng hạ tầng và Giao thông

Đinh Thị Thu Thủy

7
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) –
VĂN PHÒNG CÔNG TY
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây
dựng hạ tầng và giao thông (Intracom).
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt là
INTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà
Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:
0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh. Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới
mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự
án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh
doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Đinh Thị Thu Thủy

8
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tòa nhà INTRACOM
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương
Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
1. Lĩnh vực kinh doanh
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
dụng,..
2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều

chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối
Đinh Thị Thu Thủy

9
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với Nhà nước.

Đinh Thị Thu Thủy

10
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Chức năng của công ty
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư
xây dựng , kinh doanh bất động sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng
công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:
Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu
văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,

Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế
Phương Đông.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.

Đinh Thị Thu Thủy

11
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3. Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý

công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…
Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,
vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Đinh Thị Thu Thủy

12
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất
lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
theo dõi cơ cấu vốn.
Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được
tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom
(Sơ đồ: Phụ lục I)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
công ty.
1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng
Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi
giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ bên
Đinh Thị Thu Thủy

13
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ngoài. Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt
chức năng nhiệm vụ được giao. Không phải là Công ty của Nhà nước nên chức

năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
+ Chức năng:
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc.
Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc
hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang
tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách
cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các
chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ
tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực
hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác.
Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ
Đinh Thị Thu Thủy

14

Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế
độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý
công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,
vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội
xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác.
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu
cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho
Công ty.
Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không
đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật
cán bộ công nhân viên.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho
tổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,
ban.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,
tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc
chung.
Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực
công việc được phụ trách.
Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong
tuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của
Trưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công
tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến
Đinh Thị Thu Thủy

15
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
và đi.
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong
địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty
và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty.
Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn
nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc.
* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.
Chức danh: Trưởng phòng
Phòng/ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty.
Mã số công việc: MSO1
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 9.000.000đ.
Cấp bậc: Quản lý
1. Tóm tắt công việc.
- Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính,

thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công
việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Chỉ đạo, tổ chức
tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
2. Yêu cầu
Trình độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác
Chứng chỉ: Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Đinh Thị Thu Thủy

16
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
Kiến thức:
- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật có
liên quan.
- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản
trị nhân sự…
Kỹ năng:
- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt.

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch.
- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức. Làm việc độc lập.
- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
Phẩm chất cá nhân:
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
3. Trách nhiệm công việc chính.
3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy
nhân sự của công ty .
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin
giữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty.
- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giao
hàng.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn
và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
Đinh Thị Thu Thủy

17
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ
Công ty
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…

- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và
bảo mật các thông tin của công ty.
3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên
- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; các
chế độ thưởng, phạt trong công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách.
- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
3.5. Thực hiện các công việc khác
- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty .
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao
trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty
4. Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
PHÊ DUYỆT
NGƯỜI QUẢN LÝ TRỰC TIẾP
Mã số:… Chữ ký:… Ngày:…/…/…
Đinh Thị Thu Thủy

NGƯỜI PHÊ DUYỆT
Mã số:… Chữ ký:… Ngày:…/…/…
18
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C

Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng công ty CP Intracom
( Sơ đồ: Phụ lục II)
( Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng, Phụ lục số III)

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(Intracom).
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình
huống cụ thể).
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần:
Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông
(Intracom) việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Chức
năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng và lãnh đạo
cơ quan. Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cho
lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông
tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa
tổng hợp và tham mưu.
Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sự
theo luật và quy chế công ty. Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp
thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của công
ty.

Đinh Thị Thu Thủy

19
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham gia
soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công.
Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vị
khác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bản
các cuộc họp đó. Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trong
việc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty
Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn
vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng cao
hiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chức
chức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòng
nói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung. Chức năng hậu cần là hình thức biểu
hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này
văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của
mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các
phương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay
can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của
cơ quan đơn vị.
Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽ
với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hành
của thủ trưởng cơ quan. Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện một
cách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
mình.

*Ví dụ tình huống cụ thể: Tổng giám đốc Công ty thực hiện các biện
pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên .
Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về
đời sống cán bộ công nhân viên trong công ty rồi cung cấp cho Giám đốc.
Văn phòng tham mưu cho giám đốc về chính sách tiền lương, chế độ phụ
cấp cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho
cán bộ.
Đinh Thị Thu Thủy

20
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vật
chất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc thực hiện các biện pháp nâng cao đời
sống cán bộ công nhân viên.
2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:
2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn
phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách
của Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty về công
tác văn thư.
Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đã
thực hiện đúng quy định theo:
Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản .
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công

tác văn thư.
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiện
công tác văn thư. Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tác
văn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạt
động văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tin
luôn diễn ra thông suốt và kịp thời. Trong thời gian qua các công tác văn thư của
Công ty: soạn thảo và văn bản, xử lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ
sơ hiện hành,… được thực hiện khá tốt.
Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,
điều hành công tác văn thư của cơ quan. Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm
quyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo hay
sai phạm trong quá trình ban hành văn bản.
Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP Intracom
Đinh Thị Thu Thủy

21
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kế
hoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy mời,…
Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được. Lãnh đạo
Công ty giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo.
Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác
văn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chế
công tác văn thư lưu trữ.
Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan. Lãnh

đạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công tác văn thư
cho các cán bộ nhân viên.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạt
động của Công ty. Nhận thức được tầm quan trọng trên, Công ty từ khi thành lập
đến nay đã chú ý không ngừng đến sự phát triển công tác lưu trữ.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn
phòng tương đối tốt. Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Nghị định của Chính
phủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư. Trong công ty có
01 nhân viên văn thư kiêm lưu trữ. Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình mọi
hoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản của Công ty có tủ lưu trữ riêng.
Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên. Mặc dù với điều kiện thiếu
thốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình.
Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lý hồ sơ
đưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lý rất đầy đủ và bảo quản tài liệu phục
vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ. Nếu mà không bố trí cán bộ lưu
trữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tài
liệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo.
Trong quá trình thực tập ở công ty với sự tìm hiểu học hỏi không ngừng
cùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi có những hiểu biết và nhận xét sau đây
về công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và trưởng bộ phận văn
Đinh Thị Thu Thủy

22
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C


Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phòng:

Công tác lưu trữ bao gồm:
* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
Công ty CPĐT Intracom là một doanh nghiệp còn mới trong sự nghiệp
phát triển nên mỗi năm công ty ban hành hơn 3000 văn bản. Do vậy tài liệu lưu
trữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành, cùng với các tài
liệu thu thập từ các công ty con của Công ty. Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng
các văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của
Công ty. Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn
bản từ khi thành lập công ty đến nay. Công tác này vẫn còn một số hạn chế do
thiếu nguồn lực.
Cán bộ văn thư chưa thu thập được hết tài liệu nên các văn bản còn nằm
sót lại ở các phòng ban, dẫn tới tình trạng phân tán tài liệu, cơ sở vật chất còn
thiếu.
* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chình lý tài liệu ở Công ty được coi là khâu quan trọng của lưu
trữ. Được sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng cán bộ tiến hành rất nghiêm túc,
đúng quy trình bao gồm: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, đánh số
hồ sơ vào bìa, cặp, nhãn, hộp, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ.
Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu đó cơ sở vật chất chưa đầy đủ dẫn
đến việc thực hiện không thường xuyên.
* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Bảo quản tài liệu là một công việc rất quan trọng chính vì vậy tài liệu của
công ty được đặt cẩn thận trong các tủ đựng, ghi rõ tài liệu gì, theo từng khu vực
điều này giúp cho việc tra tìm được tiện lợi dễ dàng và lập phông thay đổi với
các tài liệu có giá trị đặc biệt. Sử dụng các biện pháp bảo quản khoa học. Phòng
ngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ.
Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng cán bộ lưu trữ đã thường xuyên kiểm
tra tình trạng tài liệu, thường xuyên lau bụi cho các hồ sơ tài liệu, thuốc chống
Đinh Thị Thu Thủy

23
Lớp: ĐH Quản trị Văn phòng K1C