Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở trong viện nghiên cứu hải sản
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.04 MB, 70 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC......................................................................................................................................................a
DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT...............................................................................................................c
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................................................d
LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................................................................1
2. Mục tiêu nghiên cứu............................................................................................................................1
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...........................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo.....................................................................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................................2
6. Bố cục của bài báo cáo.........................................................................................................................3
PHẦN I.........................................................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN..........................................................4
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứu Hải sản............................4
1.1.1 Vị trí và chức năng......................................................................................................................4
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................5
1.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản...................................................................6
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Viện nghiên cứu
Hải sản.....................................................................................................................................................6
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng..........................................................................................6
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành chính.....................................7
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng...................8
PHẦN II......................................................................................................................................................25
TÌM HIỂU VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP, VĂN HÓA CÔNG SỞ TRONG VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN....................25
2.1 Tổng quan về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở........................................................................25
2.1.1 Kỹ năng giao tiếp.......................................................................................................................25
2.1.2 Văn hóa công sở........................................................................................................................27
2.2 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp và Văn hóa công sở trong Viện nghiên cứu Hải sản.......................28
2.2.1 Thực trạng về Kỹ năng giao tiếp................................................................................................28
2.2.2 Thực trạng về Văn hóa công sở.................................................................................................31
2.3 Công tác tuyên truyền đối với Văn hóa công sở...............................................................................34
Vũ Kim Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.4 Xây dựng Quy chế Văn hóa công sở cho Viện nghiên cứu Hải sản...................................................35
PHẦN III.....................................................................................................................................................42
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ..............................................................................................................42
3.1 Đánh giá chung................................................................................................................................42
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................................42
3.1.2 Hạn chế.....................................................................................................................................42
3.1.3 Nguyên nhân.............................................................................................................................43
3.2 Đề xuất, kiến nghị............................................................................................................................43
3.2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn phòng, kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở đối
với Viện nghiên cứu Hải sản...............................................................................................................43
3.2.2 Đề xuất, kiến nghị đối với Nhà trường......................................................................................45
PHẦN PHỤ LỤC.............................................................................................................................................i
LÃNH ĐẠO VIỆN..........................................................................................................................................vi
Vũ Kim Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT Từ, cụm từ viết tắt
Từ, cụm từ viết đầy đủ
1
KNGT
Kỹ năng giao tiếp
2
VHCS
Văn hóa công sở
3
VHS
Viện nghiên cứu Hải sản
4
TC – HC
Tổ chức – Hành chính
5
CQHCNN
Cơ quan hành chính nhà nước
6
Bộ NN & PTNT
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
7
KH & CN
Khoa học và công nghệ
8
CBVC
Cán bộ viên chức
9
CBCCVC
Cán bộ công chức viên chức
10
LĐ, HĐ
Lao động, Hợp đồng
11
XD
Xây dựng
12
KH
Kế hoạch
13
BC
Báo cáo
14
BHXH
Bảo hiểm xã hội
15
BHYT
Bảo hiểm y tế
16
LĐ
Lãnh đạo
Vũ Kim Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Thực tập là giai đoạn quan trọng đối với sinh viên nói chung và sinh viên
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng. Thông qua quá trình này sinh viên được
tiếp xúc với những điều kiện thực tiễn, được làm quen với công việc để mỗi sinh
viên có thể hoàn thiện kỹ năng nghề nghiệp của mình để áp dụng, để so sánh giữa
lý thuyết với thực tế cụ thể. Qua đó giúp cho sinh viên có lòng đam mê công việc,
tự tin, vững vàng hơn với những định hướng cho tương lai..
Trong thời gian em thực tập ở phòng Tổ chức – Hành chính, Viện nghiên
cứu Hải sản, em đã có điều kiện tiếp xúc với công việc "văn phòng", tập làm quen
với vai trò của một nhân viên văn phòng. Thời gian đó tuy không dài (từ 04/01 đến
11/3) nhưng em cũng đã tích lũy cho mình được nhiều bài học quý báu về cách
giải quyết công việc, thái độ tác phong khi làm việc, cách xử lý mỗi quan hệ giữa
các đồng nghiệp trong giải quyết công việc. Những bài học qúy báu này sẽ là hành
trang giúp em tự tin hơn khi bước vào môi trường làm việc mới với nhiều khó khăn
và thử thách sau này.
Trong quá trình thực tập, em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình
của các thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng; sự quan tâm giúp đỡ của
các cán bộ trong phòng Tổ chức – Hành chính,Viện Nghiên cứu Hải sản; và đặc
biệt người hướng dẫn trực tiếp là anh Trần Quốc Tuyển – Trưởng phòng Tổ chức
– Hành chính đã giúp em có được những nhận thức sâu sắc trong việc giải quyết
công việc và có được những tư liệu cần thiết để hoàn thành báo cáo thực tập Quản
trị văn phòng.
Vì thời gian thực tập cũng không nhiều, nhận thức của bản thân còn nhiều
hạn chế nên bài báo cáo của em không thể tránh khỏi những sai sót, nhầm lẫn
nhất định. Chính vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý và chỉ dạy từ quý thầy cô
để bài báo cáo của em được đầy đủ và hoàn thiện hơn nữa.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hải Phòng, ngày 11 tháng 3 năm 2016
Sinh viên
Vũ Kim Dung
Vũ Kim Dung
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở ở Việt Nam hiện nay đang là một trong
những đề tài nóng được nhiều cơ quan, tổ chức quan tâm đến. KNGT và VHCS
còn mang tính tình cảm nhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành quy
chế văn hóa công sở, văn hóa giao tiếp ở tại cơ quan hành chính nhà nước nhưng
vẫn chưa được hiện thực hóa bằng thể chế và điều luật sao cho phù hợp và linh
hoạt.
Nhằm mục đích tìm hiểu thực tế về Kỹ năng giao tiếp, Văn hóa công sở
đang áp dụng tại một số cơ quan hành chính nhà nước có mang lại hiệu quả cao
hay không, em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở”
cho chuyên đề tốt nghiệp của mình. Hy vọng rằng có thể vận dụng kiến thức đã
học vào thực tế và tích luỹ thêm kinh nghiệm, trao dồi học hỏi thêm về chuyên
môn.
Viện nghiên cứu Hải sản là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ công lập
trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Từ khi thành lập (năm 1961)
cho đến nay, Viện đã có một bề dày lịch sử hoạt động và phát triển đáng trân trọng
với nhiều thành tựu đạt được. Chính vì vậy, em xin được lựa chọn Viện Nghiên
cứu Hải sản, cụ thể là phòng Tổ chức – Hành chính là cơ quan để nghiên cứu về đề
tài “Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở”.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Khảo sát công tác văn phòng của phòng Tổ chức – Hành chính, Viện nghiên
cứu Hải sản.
Làm sáng tỏ cơ sở lý luận và thực tiễn của việc thực hiện các quy định về kỹ
năng giao tiếp, văn hóa công sở tại VHS. Từ đó đưa ra những quan điểm, nhận
định và giải pháp để nâng cao văn hóa công sở tại cơ quan, đạt hiệu quả cao, đáp
ứng yêu cầu cải cách hành chính ở Việt Nam hiện nay.
Vũ Kim Dung
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Trong khuôn khổ một bài báo cáo, em xin tập trung nghiên cứu tổng quan về
công tác tổ chức, điều hành văn phòng của phòng TC – HC, VHS và kỹ năng giao
tiếp, văn hóa công sở tại Viện nghiên cứu Hải sản.
Đối tượng nghiên cứu là công tác văn phòng của phòng TC – HC, và các cán
bộ, công chức, viên chức.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng – Nguyễn Hữu Thân, Nhà xuất
bản Thống kê 2004.
Giáo trình Quản trị văn phòng – GS.TS Nguyễn Thành Độ, Nhà xuất bản
Lao động – xã hội 2005.
Giáo trình Hành chính văn phòng trong các cơ quan nhà nước – Học viện
Hành chính Quốc gia, Nhà xuất bản Giáo dục 2005.
Văn hóa công sở – TS. Đào Thị Ái Thi, NXB Chính trị - Hành chính 2012.
Nghi thức nhà nước – TS. Lưu Khiếm Thang, NXB Thanh niên, Hà Nội
2001.
Quyết định số 428/QĐ-VHS ngày 13 tháng 4 năm 2015 V/v Qui định chức
năng, nhiệm vụ các đơn vị thuộc Viện Nghiên cứu Hải sản.
Quy chế Văn hóa công sở, Quy chế Quản lý công sở ( Ban hành kèm theo
Quyết định số 484/ QĐ-BNN-VP ngày 12 tháng 3 năm 2012 của Bộ Nông nghiệp
và Phát triển nông thôn).
Quy chế Văn hoá công sở tại các CQHCNN (Ban hành kèm theo Quyết định
số 129 /2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ)
5. Phương pháp nghiên cứu
Báo cáo vận dụng các phương pháp quan sát, thống kê; đồng thời có sử dụng
tổng hợp các phương pháp phân tích – tổng hợp; phương pháp so sánh; lấy mẫu,
phỏng vấn khảo sát thực tế trong quá trình giải quyết những vấn đề đặt ra của bài
báo cáo. Ngoài ra còn nghiên cứu thêm những tài liệu tham khảo về công tác văn
phòng, xây dựng và thực hiện văn hóa công sở, kỹ năng giao tiếp.
Vũ Kim Dung
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
6. Bố cục của bài báo cáo
Bài báo cáo gồm phần Mục lục, Lời cảm ơn, Lời nói đầu, 3 phần và Phụ lục:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của Viện nghiên cứu hải sản
Phần II: Tìm hiểu về kỹ năng giao tiếp và văn hóa công sở trong Viện
nghiên cứu Hải sản
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Vũ Kim Dung
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI
SẢN
Hình 1: Viện nghiên cứu Hải sản
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên
cứu Hải sản
(Phụ lục 1: Quyết định số 466/QĐ-BNN-TCCB ngày 06 tháng 02 năm 2015
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện nghiên cứu
Hải sản)
1.1.1 Vị trí và chức năng
Viện nghiên cứu Hải sản là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghệ công lập
trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thực hiện chức năng nghiên
cứu khoa học, chuyển giao công nghệ, đào tạo, hợp tác quốc tế, tư vấn và dịch vụ
về bảo tồn và phát triển nguồn lợi hải sản; khai thác, chế biến hải sản trong phạm
vi cả nước.
Viện nghiên cứu Hải sản (sau đây gọi tắt là Viện) có tư cách pháp nhân, có
con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hàng để hoạt
Vũ Kim Dung
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động theo quy định của pháp luật. Tên giao dịch tiếng Anh: Research Institute for
Marine Fisheries, viết tắt là RIMF.
Trụ sở của Viện đặt tại thành phố Hải Phòng. Kinh phí hoạt động của Viện
được bố trí từ ngân sách nhà nước và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định
của pháp luật.
1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng và trình Bộ
- Nghiên cứu cơ bản có định hướng
- Nghiên cứu ứng dụng tổng hợp
- Điều tra, đánh giá trữ lượng và khả năng khai thác bền vững nguồn lợi hải
sản.
- Quan trắc cảnh báo môi trường biển và dịch bệnh hải sản.
- Tham gia xây dựng quy hoạch không gian biển và quản lý các khu bảo tồn
biển; xây dựng các bản đồ về nguồn lợi hải sản.
- Đào tạo sau đại học, đào tạo chuyên đề phục vụ phát triển nguồn nhân lực;
hợp tác quốc tế trong lĩnh vực nghề cá biển theo quy định của Pháp luật.
- Tham gia hoạt dộng khuyến ngư, chuyển giao công nghệ nghề cá biển đối
với các thành phàn kinh tế; liên doanh, liên kết với các tổ chức, các nhân trong và
ngoài nước để sản xuất, kinh doanh các mặt hàng thủy sản theo quy định.
- Tư vấn, dịch vụ KH & CN thuộc các lĩnh vực nghiên cứu được giao theo
quy định của pháp luật.
- Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy đinh của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ NN & PTNT giao.
- Xây dựng trình Bộ đề án vị trí việc làm; quản lý tổ chức bộ máy, biên chế
công chức theo ngạch, số lượng viên chức theo chức danh nghề nghiệp và người
lao động theo phân cấp quản lý của Bộ và quy định của pháp luật.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức
- Lãnh đạo Viện
+ Lãnh đạo Viện có Viện trưởng và không quá 03 Phó Viện trưởng do Bộ
Vũ Kim Dung
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
NN & PTNT bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định;
+ Phó Viện trưởng giúp Viện trưởng theo dõi, chỉ đạo một số mặt công tác
theo phân công của Viện trưởng và chịu trách nhiệm trước Viện trưởng, trước pháp
luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách hoặc ủy quyền.
- Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ: 9 phòng và 1 đội tàu.
- Các đơn vị trực thuộc: 1 phân viện và 4 trung tâm
1.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản
(Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Viện Nghiên cứu Hải sản)
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Viện nghiên cứu Hải sản
(Phụ lục 3: Quyết định 428/QĐ-VHS ngày 13 tháng 4 năm 2015 Quy định
chức năng, nhiệm vụ các đơn vị thuộc Viện nghiên cứu Hải sản)
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
Văn phòng có Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh Văn phòng và các công
chức khác.
a. Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, chịu trách nhiệm trước
Lãnh đạo Viện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Văn phòng.
b. Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số
mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân
công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn
phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng.
c. Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, cho từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Lãnh đạo Viện quyết định theo quy định.
Công chức chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác Văn phòng phải là những
người có phẩm chất chính trị và đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ,
am hiểu về ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách, theo dõi; được áp dụng chế
Vũ Kim Dung
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
độ, chính sách đãi ngộ theo quy định của pháp luật; được bố trí tương xứng với
nhiệm vụ được giao.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Tổ chức – Hành
chính
a. Chức năng
Tham mưu, quản lý và tổ chức thực hiện công tác tổ chức cán bộ và hành
chính của Viện.
b. Nhiệm vụ
Xây dựng kế hoạch hàng năm, trung hạn và dài hạn về công tác tổ chức bộ
máy, công tác cán bộ và phát triển nguồn nhân lực của Viện;
Quản lý và triển khai công tác tổ chức, nhân sự và phát triển nguồn nhân
lực;
Quản lý và triển khai công tác cán bộ và thực hiện chính sách đối với người
lao động;
Xây dựng dự án đầu tư xây dựng cơ bản, dự án tăng cường năng lực sửa
chữa lớn, xây dựng nhỏ hàng năm của Viện;
Thực hiện công tác quản trị mạng nội bộ (LAN), trang tin điện tử; cải cách
thủ tục hành chính và quản lý tài sản của Viên;
Thực hiện công tác phòng chống bão lụt; phòng chống cháy nổ; an ninh
quốc phòng và công tác hành chính quản trị khác;
Thực hiện nhiệm vụ khác do Viện trưởng giao.
c. Cơ cấu tổ chức
(Phụ lục 4: Sơ đồ Cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức – Hành chính)
Nhân sự: Tổng số cán bộ, công nhân viên: 15 người.
- Trưởng phòng: Trần Quốc Tuyển
- Phó Trưởng phòng: Phạm Thị Duyên Hương.
- Có 5 bộ phận: Bộ phận VT – LT; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận Y tế,
chính sách xã hội; Bộ phận hậu cần, nội vụ; Bộ phận bảo vệ.
Nhìn chung, đội ngũ cán bộ văn phòng đều có trình độ chuyên môn, có
Vũ Kim Dung
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với công việc.
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng
a. Xác định vị trí việc làm
• Trưởng phòng: Trần Quốc Tuyển
Phòng TC – HC làm việc theo chế độ thủ trưởng. Đứng đầu là Trưởng
phòng do Viện trưởng bổ nhiệm và chịu mọi trách nhiệm trước Viện trưởng và
trước pháp luật. Trưởng phòng là người trực tiếp chỉ đạo, điều hành toàn bộ các
hoạt động của Văn phòng.
• Phó Trưởng phòng: Phạm Thị Duyên Hương
Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu
trách nhiệm trước Viện trưởng và Trưởng phòng về nhiệm vụ được phân công.
• Bộ phận Văn thư – Lưu trữ
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Viện; quản lý, tổ chức thực
hiện công tác VT- LT hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính,
văn thư theo quy định của pháp luật. Hiện tại Bộ phận VT – LT có 02 chuyên viên:
- Chuyên viên soạn thảo văn bản: Nguyễn Thị Hải Vân.
- Lưu trữ kiêm văn thư: Mai Thị Ngân
• Bộ phận hậu cần, nội vụ
Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị: Kỹ thuật viên Nguyễn Văn
Hiệp, Vũ Văn Tâm.
Tổ tạp vụ: Phạm Thị Thúy; Nguyễn Tường Vân.
• Bộ phận Y tế, Chính sách xã hội
Cá nhân phụ trách: chuyên viên Mai Thị Thúy Nga, Đinh Thế Thảo
• Bộ phận bảo vệ
- Bảo vệ: Đàm Đình Giang; Lê Thị Nguyệt; Hoàng Đăng Sơn
- Lái xe: Bùi Ngọc Cải; Hồ Quang Thành.
b. Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong phòng TC – HC
Vũ Kim Dung
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Vị trí Chánh Văn phòng
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
BỘ NÔNG NGHIỆP
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Chánh Văn phòng
Trạng thái:
Phòng: Tổ chức – Hành chính
Đã có người đảm nhận
Chưa có người đảm nhận
1. Tóm tắt công việc:
Phụ trách chung công tác Văn phòng. Quản lý toàn bộ công tác nhân sự, tiền
lương, chính sách, chế độ đối với người lao động; công tác đào tạo, đào tạo sau đại
học và quản trị hành chính của Viện.
2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
2.1 Nhiệm vụ chính:
Tên nhiệm vụ
Mô tả nhiệm vụ
Công tác tổ
chức, cán bộ
Theo dõi công tác bổ nhiệm, điều động, tuyển dụng, luân chuyển,
qui hoạch cán bộ; nâng ngạch, nâng bậc lương; chế độ mới với
người lao động; xem xét hồ sơ người lao động để ký hợp đồng
Trực tiếp làm văn bản về công tác bổ nhiệm, qui hoạch cán bộ,
điều động, tổ chức tuyển dụng cán bộ
Bảo vệ chính trị nội bộ; Công tác thanh tra lao động
Quản lý, lưu trữ các Văn bản vào hồ sơ cán bộ
Công tác đào
tạo
Tiếp nhận, xử lý các văn bản về đào tạo ngắn hạn, dài hạn trong
và ngoài nước đối với CBVC – LĐ
Làm Công văn, Quyết định cử CBVC – LĐ đi đào tạo
Tổ chức các lớp học của Viện
Vũ Kim Dung
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác đào Thông báo tuyển thí sinh Nghiên cứu sinh
tạo sau đại học
Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ trong quá trình đào tạo làm luận án
của Nghiên cứu sinh
Tổ chức chấm chuyên đề Tiến sĩ; tổ chức bảo vệ cấp cơ sở và tổ
chức bảo vệ luận án Tiến sĩ cấp Nhà nước cho Nghiên cứu sinh
Đoàn ra
Tiếp nhận, xử lý các văn bản và làm thủ tục đề nghị cho CCVC –
LĐ ra nước ngoài công tác, học tập
Công tác Văn Thường trực Văn phòng Đảng ủy: Tiếp nhận và xử lý các văn bản
phòng Đảng ủy của Đảng bộ theo chỉ đạo của Bí thư Đảng ủy
Tổ chức học Nghị quyết; dự thảo Báo cáo sơ kế, báo cáo thực
hiện Nghị Quyết của Đảng, báo cáo thống kê
Kết nạp, chuyển chính thức; Tiếp nhận đảng viên, chuyển Hồ sơ
đảng; Thu nộp và lập báo cáo thu nộp đảng phí
Quản lý, lưu trữ các văn bản vào Hồ sơ đảng viên
Công tác của
Văn phòng
Phụ trách công tác văn thư lưu trữ
Sắp xếp, bố trí và phân công nhiệm vụ cho cán bộ trong phòng
2.3 Nhiệm vụ khác:
Tên nhiệm vụ
Xây dựng kế
hoạch
Mô tả nhiệm vụ
XD kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực
Thời lượng
thực hiện
Hàng năm
XD chương trình thực hiện chỉ thị, nghị quyết
Xây dựng KH cá XD kế hoạch CT cá nhân và công tác của Văn
nhân và phòng phòng
Theo quí,
năm
Nhiệm vụ khác
do cấp trên giao
Khi có yêu
cầu
Tham gia các công tác khác do Lãnh đạo Viện
giao
3. Các mối quan hệ trong công việc:
3.1 Quan hệ trong Viện:
Vũ Kim Dung
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đối tượng
Lãnh đạo Viện
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội dung quan hệ
Mức độ
Tiếp thu ý kiến để hoàn thành công việc
Thường xuyên
Báo cáo tiến độ, đề xuất ý kiến thực hiện
nhiệm vụ trong lĩnh vực được giao
Theo công việc
Các đơn vị thuộc Phối hợp thực hiện công việc
Viện
Thường xuyên
Các thành viên
khác trong Viện
Ký các giấy tờ trong lĩnh vực được giao
Theo công việc
Tham gia hội đồng đào tạo, nâng bậc lương,
biên chế, đào tạo, đoàn ra
Theo công việc
Theo dõi nghỉ phép, nghỉ chế độ
Thường xuyên
3.2 Quan hệ ngoài Viện:
Đối tượng
Nội dung quan hệ
Vụ Tổ chức cán bộ BC theo yêu cầu về công tác tổ chức cán bộ
Các cơ quan hữu
quan
Mức độ
Theo công việc
Liên hệ công tác về Nhà, đất, xuất nhập Theo công việc
cảnh, công tác an ninh trật tự ...
Quận ủy
BC, thực hiện các công tác của Đảng bộ
Khách
Các đơn vị đến liên hệ công tác với Viện, Thường xuyên
học sinh thực tập
Bán sách báo, đề nghị ủng hộ ...
Thường xuyên
Thường xuyên
4. Phạm vi quyền hạn:
Phạm vi quyền
hạn trong Viện
Ký các văn bản, công văn giấy tờ có liên quan đến nhiệm vụ,
trách nhiệm được giao
Yêu cầu các đơn vị cung cấp thông tin, số liệu phục vụ cho việc
thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ, trách nhiệm được giao
Phạm vi quyền Phân công, đánh giá kết quả công việc của CBVC – LĐ trong
hạn trong phòng Văn phòng; đề nghị tuyển dụng, bổ nhiệm cán bộ trong Văn
phòng; ký các giấy tờ thanh toán của CBVC – LĐ Văn phòng
5. Chỉ số đánh giá kết quả công việc:
Vũ Kim Dung
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tiêu chí
Số lượng, chất lượng công việc
Thông số đo lường
Đảm bảo đúng tiến độ
Các chính sách, qui trình liên quan Đảm bảo đúng nguyên tác, qui trình, tuân
đến nhân sự
thủ đúng chế độ chính sách của Nhà nước
Mối quan hệ trong Viện, trong phòng
Đoàn kết, đạt kết quả công việc tốt nhất
6. Các yêu cầu:
6.1 Trình độ:Đại học chuyên ngành: Quản lý hành chính
- Tiếng Anh trình độ: C
- Tin học: Văn phòng
6.2 Kinh nghiệm: 5 năm trở lên
6.3 Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi, mức độ cam kết:
Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:
- Am hiểu về chế độ chính sách đối với người LĐ
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo
- Khả năng đánh giá và nhìn nhận con người. Có kỹ năng giao tiếp, nói trước
đông người
Yêu cầu về thể chất, thái độ, hành vi:
- Có sức khỏe tốt, kiên nhẫn và hòa nhã. Có quyết tâm cao và tâm huyết với
công việc. Tinh thần trách nhiệm cao. Tự tin, trung thực, đáng tin cậy, công bằng.
Mức độ cao kết, gắn bó với Viện:
- Cam kết gắn bó với Viện từ 10 năm trở lên
Người đảm nhiệm
Vũ Kim Dung
Phê duyệt của Viện trưởng
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Vị trí Phó Chánh Văn phòng
BỘ NÔNG NGHIỆP
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Phó Chánh Văn phòng
Trạng thái:
Phòng: Tổ chức – Hành chính
Đã có người đảm nhận
Chưa có người đảm nhận
1. Tóm tắt công việc:
Quản lý, điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng,
phụ trách và trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ được phân công.
2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
2.1 Nhiệm vụ chính:
Tên nhiệm vụ
Mô tả công việc
Công tác tổng
hợp
Căn cứ thông tin, số liệu và kế hoạch của các đơn vị tổng hợp,
lập các báo cáo theo yêu cầu của Lãnh đạo VIện, Bộ trong lĩnh
vực được giao
Theo dõi đánh giá công chức hàng năm
Công tác Lao
động tiền lương
Lập kế hoạch, báo cáo về lao động, tiền lương, BHXH, BHYT
của CBVC – LĐ trong Viện hàng tháng, quí, năm
Theo dõi nâng bậc lương, nâng ngạch, chuyển ngạch
Giải quyết chế độ hưu trí cho CBVC
Theo dõi tăng giảm CBVC – LĐ trong Viện
Trực tiếp soạn thảo văn bản liên quan đến Lao động tiền lương
Công tác hành
chính quản trị
Phụ trách công tác điều động xe; theo dõi sửa chữa, thay thế
phụ tùng xe
Bố trí phòng họp, hội thảo và các Hội nghị của Viện
Thuê hội trường, khách sạn, đặt tiệc khi các đoàn khách trong
và ngoài nước đến làm việc với Viện
Vũ Kim Dung
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Theo dõi quản lý cho thuê phòng họp, hội thảo
Phụ trách và theo dõi công tác bảo vệ
Phụ trách công tác quân sự, an ninh quốc phòng
Trực tiếp quản lý, đôn đốc công tác vệ sinh môi trường, vườn
hoa cây cảnh của Viện
Quản lý hồ sơ nhà đất và các vấn đề liên quan. Soạn thảo văn
bản, báo cáo thông kê về nhà, đất
Công tác hộ khẩu
Công tác khác
Theo dõi và quản lý một số hợp đồng của Viện; HĐ bảo
dưỡng, sửa chữa nhỏ ...
Quản lý và theo dõi tài sản của Lãnh đạo Viện
Công tác Văn
phòng
Điều hành công việc của phòng khi Chanh văn phòng đi vắng
Công tác thi đua, khen thưởng của Văn phòng
Đề nghị mua sắm và quản lý trang tiết bị tài sản, văn phòng
phẩm của Văn phòng
Làm một số công việc khác khi Chánh Văn phòng phân công
2.2 Nhiệm vụ phụ trợ thường xuyên:
Tên nhiệm vụ
Mô tả công việc
Thời lượng
Tổng hợp báo
cáo
Thu thập thông tin, số liệu và đè nghị của các đơn
vị để lập báo cáo theo lĩnh vực được phân công
Thường
xuyên
Hoạt động
chung
Tham gia các hoạt động của Viện: họp giao ban
tuần, tháng; đánh giá nghiệm thu Đề tài, Dự án,
hội thảo liên quan đến lĩnh vực công tác được giao
Theo định
kỳ
Học tập,
Tham gia các khóa học về chuyên môn, nghiệp vụ
theo yêu cầu của Bộ; học tập chỉ thị nghị quyết,
các nghị định cần triển khai theo chỉ đạo của Viện
Học tin học, tự học tập nâng cao kiến thức trong
lĩnh vực được giao
Thỉnh
thoảng
bồi dưỡng
2.3 Nhiệm vụ khác:
Vũ Kim Dung
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tên nhiệm vụ
Xây dựng kế
hoạch
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mô tả nhiệm vụ
Thời
lượng
Kế hoạch tiền lương
Hàng năm
Kế hoạch huấn luyện quân sự, phòng chống cháy
nổ
Xây dựng KH cá Cùng Chánh Văn phòng xây dựng công tác của Theo quý,
nhân và phòng Văn phòng; xây dựng kế hoạch công tác cá nhân
năm
Nhiệm vụ khác
do cấp trêm giao
Tham gia các công tác khác do Lãnh đạo Viện
giao
Khi có
yêu cầu
3. Các mối quan hệ trong công việc:
3.1 Quan hệ trong Viện:
Đối tượng
Lãnh đạo Viện
Nội dung quan hệ
Mức độ
Đề xuất ý kiến về một số lĩnh vực theo Theo công việc
nhiệm vụ được giao trong công tác của Viện
Báo cáo tiến độ thực hiện nhiệm vụ trong Thường xuyên
lĩnh vực được giao
Các đơn vị thuộc
Viện
Phối hợp thực hiện công việc
Thường xuyên
Các thành viên
khác trong Viện
Phối hợp thực hiện công việc
Thường xuyên
Công tác huấn luyện quân sự
Theo công việc
Giải quyết chế độ, công tác BHXH, BHYT
3.2 Quan hệ ngoài Viện:
Đối tượng
Nội dung quan hệ
Vụ Tổ chức cán bộ BC theo yêu cầu về LĐ tiền lương, nâng
bậc lương, nhà đất
Quân đội
Vũ Kim Dung
BC, thực hiện các công tác của Ban chấp
hành Quân sự Quận
15
Mức độ
Theo công việc
Theo yêu cầu
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công an Phường,
Quận, Thành phố
Khách
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cung cấp số liệu, nhận yêu cầu trong công Theo công việc
tác
Các đơn vị, cá nhân đến liên hệ công tác Thỉnh thoảng
khi Chánh Văn phòng đi vắng
4. Phạm vi quyền hạn:
Phạm vi quyền hạn
trong Viện
Ký lệnh xe, điều động xe phục vụ công tác của Viện
Phạm vi quyền hạn
trong phòng
Cùng Chánh Văn phòng phân công, đánh giá kết quả công
việc cua CBVC – LĐ trong Văn phòng
Ký phiếu thanh toán khi Chánh Văn phòng đi vắng
5. Chỉ số đánh giá kết quả công việc:
Tiêu chí
Số lượng, chất lượng công việc
Thông số đo lường
Đảm bảo đúng tiến độ
Chế độ, chính sách liên quan đến Tuân thủ đúng chế độ chính sách của Nhà
nhân sự
nước
Mối quan hệ trong Viện, trong phòng
Đoàn kết, đạt kết quả công việc tốt nhất
6. Các yêu cầu:
6.1 Trình độ:
- Đại học chuyên ngành: Quản lý hành chính
- Tiếng Anh trình độ: C
- Tin học: Văn phòng
6.2 Kinh nghiệm: 4 năm trở lên
6.3 Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi, mức độ cam kết:
Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:
- Am hiểu về chế độ chính sách đối với người LĐ
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo
Vũ Kim Dung
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Khả năng đánh giá và nhìn nhận con người
- Có kỹ năng giao tiếp, nói trước đông người
Yêu cầu về thể chất, thái độ, hành vi:
- Có sức khỏe tốt
- Kiên nhẫn và hòa nhã
- Có quyết tâm cao và tâm huyết với công việc
- Tinh thần trách nhiệm cao
- Tự tin, trung thực, đáng tin cậy, công bằng ...
Mức độ cao kết, gắn bó với Viện:
- Cam kết gắn bó với Viện từ 10 năm trở lên
Người đảm nhiệm
Vũ Kim Dung
Phê duyệt của Viện trưởng
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Vị trí chuyên viên 1
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
BỘ NÔNG NGHIỆP
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Chuyên viên 1
Trạng thái:
Phòng: Tổ chức – Hành chính
Đã có người đảm nhận
Chưa có người đảm nhận
1. Tóm tắt công việc:
Trực tiếp làm các công việc do Chánh Văn phòng phân công.
2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
2.1 Nhiệm vụ chính:
Tên nhiệm vụ
Lương, BHXH
Mô tả nhiệm vụ
Thống kê thuộc về Tổ chức cán bộ, đào tạo, tiền lương
Làm BC Lao động tiền lương, BHXH
Ghi sổ, đối chiếu sổ BHXH với BHXH quân Ngô Quyền
Thống kê danh sách tiền lương theo định kỳ
Tổ chức cán bộ
Soạn thảo các văn bản thuộc về tổ chức cán bộ, đào tạo
Soạn thảo HĐLĐ
Đào tạo
Tổng hợp, thống kê danh sách các đơn vị đề nghị về đào tạo
ngắn và dài hạn
Soạn thảo văn bản về đào tạo
Theo dõi các lớp học do Viện tổ chức
Vũ Kim Dung
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2 Nhiệm vụ phụ trợ thường xuyên:
Tên nhiệm vụ
Hoạt động
chung
Học tập, bồi
dưỡng
Mô tả nhiệm vụ
Thời lượng
Tham gia các hoạt động của Viện khi có yêu cầu
Trực tiếp nhận, đôn đốc các đơn vị cung cấp thông
tin, số liệu để tham gia báo cáo thống kê
Tham gia các khóa học về chuyên môn, nghiệp vụ
theo phân công của LĐ Viện, Chánh Văn phòng
Khi có yêu
cầu
Đọc, nghiên cứu chế độ, chính sách về các lĩnh
vực công tác được giao
Thường
xuyên
Tự Học tin học, tiếng Anh hoặc tham gia các lớp
bồi dưỡng
Công tác khác
Làm một số công tác khác khi Chánh văn phòng
giao
Khi có yêu
cầu
Xây dựng KH công tác cá nhân
3. Các mối quan hệ trong công việc:
3.1 Quan hệ trong Viện:
Đối tượng
Lãnh đạo Viện,
Văn phòng
Nội dung quan hệ
Tiếp thu ý kiến để hoàn thành công việc
Mức độ
Định kỳ
Đề xuất, xây dựng kế hoạch công tác
Báo cáo kết quả thực hiện công việc
Đề xuất ý kiến trong giải quyết công việc
Các đơn vị thuộc
Viện
Phối hợp thực hiện công việc
Theo yêu cầu
của công việc
Các thành viên
khác trong Viện
Trao đổi, học hỏi kinh nghiệm công tác
Thường xuyên
Hợp tác làm việc theo nhóm
Thảo luận chuyên môn
Vũ Kim Dung
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2 Quan hệ ngoài Viện:
Đối tượng
BHXH Quận
Các cơ quan hữu
quan
Nội dung quan hệ
Mức độ
Đối chiếu BHXH của CBVC – LĐ
Tháng, quí, năm
Liên hệ công tác về lĩnh vực được giao
Theo công việc
4. Các yêu cầu:
4.1 Trình độ:
- Đại học chuyên ngành: Lao động tiền lương
- Ngạch công chức: Chuyên viên
- Tiếng Anh trình độ: C
- Tin học: Văn phòng
4.2 Kinh nghiệm: có kinh nghiệm
4.3 Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, thái độ, hành vi, mức độ cam kết:
Yêu cầu về kiến thức, kỹ năng:
- Biết tổng hợp, tiếp thu và lĩnh hội ý kiến nhanh
- Kỹ năng soạn thảo văn bản, lập báo cáo, làm việc độc lập, theo nhóm
Yêu cầu về thể chất, thái độ, hành vi:
- Có sức khỏe tốt, chăm chỉ.
- Tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, đáng tin cậy
Mức độ cao kết, gắn bó với Viện:
- Cam kết gắn bó với Viện từ 10 năm trở lên
Người đảm nhiệm
Vũ Kim Dung
Phê duyệt của Viện trưởng
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Vị trí Chuyên viên 2
(Phụ lục 5: Bảng mô tả công việc: Vị trí chuyên viên 2)
• Vị trí Văn thư
VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
VIỆN NGHIÊN CỨU HẢI SẢN
Độc lập - Tự do – Hạnh phúc
BỘ NÔNG NGHIỆP
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Chức danh: Văn thư lưu trữ (2 người)
Trạng thái:
Phòng: Tổ chức – Hành chính
Đã có người đảm nhận
Chưa có người đảm nhận
1. Tóm tắt công việc:
Thực hiện nhiệm vụ, nghiệp vụ của cán bộ văn thư theo quy định hiện hành
2. Các nhiệm vụ và trách nhiệm chính:
2.1 Nhiệm vụ chính:
Tên nhiệm vụ
Mô tả nhiệm vụ
Công tác văn
thư
Tiếp nhận công văn đến, sao chụp công văn tài liệu của chính
quyền, đảng ủy, công đoàn
Gửi công văn, tài liệu, giấy mời, thư chúc tết của chính quyền,
Đảng ủy, Công đoàn
Quản lý con dấu của chính quyền, Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn
Thanh niên
Công tác lưu
trữ
Quản lý lưu trữ văn bản hành chính của Viện và phục vụ tra cứu
Quản lý lưu trữ hồ sơ của cán bộ nghỉ hưu, cán bộ chuyển khỏi
Viện. Lưu trữ và quản lý hồ sơ của CBVC – LĐ của Viện
Soạn thảo tài liệu về công tác VT – LT và hành chính quản trị
Công tác khác
Vũ Kim Dung
Theo dõi, mua bảo hiểm cho tàu, bảo hiểm con người khi Viện,
đề tài, dự án yêu cầu, trực tiếp xử lý và liên hệ với bảo hiểm khi
21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1A
