Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lí do chọn đề tài.........................................................................................................................1
2. Mục tiêu đề tài............................................................................................................................2
3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu...................................................................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo............................................................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu..........................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................................3
7. Bố cục đề tài: 3 phần..................................................................................................................4

PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP...........4
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty.............................................4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty.........................................................................4
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.......................................................................6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty....................................................................................................8
1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 ).............................................................................10
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính Văn phòng của Cơ quan
......................................................................................................................................................10
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...................................................................................10
1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.......................................10
1.2.3 Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của Công ty.................................20

PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP......................................22
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan.....22
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty.....................................................................................23
2.2.1 Nhận xét...............................................................................................................................23

2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty.................................................................24
2.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty.....................................24

Nguyễn Thị Hòa
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty............................................................24
2.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản của công ty. So sánh với quy định hiện hành. Nhận xét, đánh
giá.................................................................................................................................................25
2.3.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản...............................................................................26
2.5 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty........................35
2.5.1 Yêu cầu của việc Lập hồ sơ...................................................................................................36
2.5.2 Quy trình lập hồ sơ..............................................................................................................36
2.5.3 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Công ty.............37
2.5.4 Nhận xét về Công tác Lập hồ sơ...........................................................................................38
2.6 Quản lý và sử dụng con dấu trong Công tác Văn thư..............................................................39
2.6.1 Quản lý con dấu...................................................................................................................39
2.6.2 Sử dụng con dấu..................................................................................................................39
2.6.3 Nhận xét...............................................................................................................................39

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................41
3.1 Nhận xét, đánh giá các ưu - nhược điểm của công tác Văn thư..............................................41
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................................................41
3.1.2 Nhược điểm.........................................................................................................................41
3.2 Đề xuất những giải pháp để phát huy những ưu điểm, khắc phục nhược điểm.....................42

PHỤ LỤC...........................................................................................................45

Nguyễn Thị Hòa
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
Trong bất kì một doanh nghiệp nào cũng có sử dụng các loại văn bản giấy
tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương,
chính sách của Đảng, của Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, liên hệ công tác giữa
các cơ quan, các ngành, các cấp, ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và
các tài liệu cần thiết Mọi văn bản giấy tờ đều tập trung vào đầu mối là bộ phận
Văn thư để quản lí được thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn
thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu
khuyết điểm của cơ quan.
Công tác văn thư đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết,
nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên
quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm
tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo
cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản
trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã
biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản
trị văn phòng. Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong

quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan
tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một thực tập cho sinh viên
khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu
biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm
việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làm
thật” và “ Học đi đôi với Hành”.
Nguyễn Thị Hòa

1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Được sự đồng ý của Lãnh đạo Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị
và Khu Công Nghiệp, em được tiếp nhận về phòng Tổ chức Hành Chính để giúp
cán bộ Văn thư của Công ty những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ,
thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công
việc khác dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính . Đây là
môi trường thuận lợi cho em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về
nghiệp vụ Hành chính văn phòng, Văn thư - Lưu trữ. Với kiến thức lý luận được
trang bị, tích lũy trong thời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và
trực tiếp thực hiện các công việc thực tế ở cơ quan, em nhận thức được tầm quan
trọng, cấp thiết của công tác Văn thư. Và đó cũng chính là lí do em chọn “ Tìm
hiểu về tổ chức Công tác Văn thư” làm đề tài cho bài Báo cáo Thực tập này.
2. Mục tiêu đề tài
- Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của văn phòng công ty cổ phần đầu tư
phát triển Đô thị và Khu công nghiệp
- Khảo sát thực tiễn, nhận xét và đánh giá công tác Văn thư tại công ty
- Giải pháp góp phần nâng cao công tác văn thư tại công ty

3. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần
đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Công ty
- Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Công ty
- Công tác văn thư văn phòng Công ty
- Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại Công ty
* Phạm vi:
Công tác Tổ chức điều hành của các Công ty trong hệ thống Intracom nói
chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp nói
riêng
4. Nguồn tài liệu tham khảo
- Tham khảo từ những bài báo cáo của khóa trước.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
Nguyễn Thị Hòa

2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
về việc quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Công tác Văn thư là một đề tài mở, và đã được rất nhiều nước trên thế
giới đào sâu nghiên cứu và đưa ra những công trình nghiên cứu vĩ. Còn ở Việt
Nam, đề tài nghiên cứu về Công tác Văn thư chưa thực sự được chú trọng vì tầm
nhìn tri thức còn hạn hẹp. Bên cạnh đó cũng có một số công trình tiêu biểu như:
• . Đề tài

Tác giả

: Các công trình nghiên cứu khoa học của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước
: ThS. Nguyễn Thị Thuý Bình, CN. Hoàng Thu Hà, Vũ Thị
Thu Hiền, Nguyễn Thị Hương, Phạm Thị Bích Đào, Nguyễn

Thị Kim Thu...
• Đề tài: “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử
Việt Nam”
Tác giả: ThS. Nguyễn Thùy Trang
• Đề tài: “Đổi mới công tác Văn thư trong nền Cải cách hành chính Nhà nước”
Tác giả: Nguyễn Thị Tâm.
6. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài báo cáo này, ngoài các phương pháp chung được áp
Nguyễn Thị Hòa
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng như: phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, đề tài còn sử dụng
các phương pháp cụ thể như:
- Phương pháp điều tra, khảo sát:
Được áp dụng trong khảo sát công tác văn thư tại Công ty
- Phương pháp phỏng vấn đối tượng:
Được áp dụng để phỏng vấn cán bộ công nhân viên tại văn phòng công ty
Phương pháp nghiên cứu và phân tích các tư liệu có liên quan
Được áp dụng đề tìm hiểu và phân tích các tư liệu trong cơ quan và ngoài
cơ quan để có thể đưa ra những lập luận mang tính khoa học cao, đánh giá, nhìn
nhận một cách khách quan về công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư phát
triển Đô thị và Khu công nghiệp
 Từ đó đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại Công
ty cổ phần đầu tư phát triển Đô thị và Khu công nghiệp.
7. Bố cục đề tài: 3 phần.
Phần I: Khảo sát Công tác Văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xâu
dựng Hạ tầng và Giao thông
Phần II: Tìm hiểu về tổ chức Công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu
tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.
Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định,
vì vậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan
trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Chính vì vậy, để báo cáo

được hoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến
đóng góp quý báu của các cán bộ, công chức trong Công ty, các thầy, cô trong
Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

PHÂN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Công ty cổ phần đầu tư phát triển đô thị và khu công nghiệp là doanh
Nguyễn Thị Hòa

4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiệp cổ phần hoạt động đa nghành, đa lĩnh vực, nhưng tập trung chủ yếu các
lĩnh vực về xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi. Từ khi thành
lập đến nay công ty đã tham gia thi công nhiều công trình xây dựng. Các công
trình do Công ty thi công đều được Chủ đầu tư đánh giá đảm bảo tiến độ, chất
lượng...
* Một số công trình tiêu biểu mà công ty đã thi công trong những năm gần
đây:
- Gói thầu số 1 thuộc dự án: Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê Tả Sông
Thao.
- Gói thầu số 3 thuộc dự án: Tuyến đê hữu sông Lam đoạn từ cầu Bến
Thuỷ đến đê Hội Thống huyện Nghi Xuân – tỉnh Hà Tĩnh – giai đoạn 1.
- Gói thầu số 12: Hệ thống thoát nước dọc từ cầu Bình Thuận 1 đến Cảng
Tổng hợp bên phảI tuyến (phía Đông) dự án thành phần II đạon Bình Long –

Cảng Dung Quất (giai đoạn 1) thuộc dự án đầu tư xây dựng tuyến đường Trà
My – Trà Bồng – Bình Long – Dung Quất.
- Công trình đường nối nhà máy thuỷ điện Hương Sơn với các công trình
đầu mối (Km00-Km11+503)
- Gói thầu XL số 01: Cải tạo nâng cấp tỉnh lộ 287 đoạn Km 0-047.23 đến
Km2+230.75 và 3 cầu, cầu Đen I, cầu Lữ Vân, cầu Trắng thuộc dự án cải tạo
nâng cáp tỉnh lộ 287 đoạn Tân Sỏi cầu Ka tỉnh Bắc Giang
- Cải tạo nâng cấp Quốc Lộ 14C đoạn qua tỉnh Đắc Lắc - Đắc Nông
- Đường vào nhà máy thuỷ điện Nậm Pung.
- Hạ tầng làng nghề gắn với khu du lịch Huyện Mai Châu - Hoà Bình.
- Đường 207 Quảng Yên – Hạ Lang – Cao Bằng
- Đường Kim Truy – Nuông Dăm
- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề xã Vân Hà - Việt Yên - Bắc Giang.
- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề thôn Thủ Dương, huyện Lục Ngạn
tỉnh Bắc Giang
- Khu du lịch Thiên Cầm - Hà Tĩnh
Nguyễn Thị Hòa

5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng cơ sở hạ tầng làng nghề xã Tăng Tiến - Huyện Việt Yên - Bắc
Giang.
- Đường Tránh Thành phố Thanh Hóa
- Trụ sở liên đoàn bóng đá Việt Nam.
- Kè bảo vệ sông biên giới khu vực ngã ba xoáy nguồn Thị xã Móng Cái Tỉnh Quảng Ninh.
- Kè bảo vệ sông biên giới Đồng Mô - Huyện Bình Liêu - Tỉnh

Quảng Ninh.
- Kè bảo vệ Sông Hồng biên giới Việt Trung - Thị xã Lào Cai - Tỉnh
Lào Cai.
- Công trình Hồ chứa nước Khe Đặng - xã Vĩnh Khương - Huyện Sơn
Động - Tỉnh Bắc Giang.
- Gia cố kênh tưới C1 hệ thống trạm bơm Như Trác.
- Công trình thủy điện Tà Lơi 1.
- Công trình thủy điện Tà Lơi 2.
- Công trình thủy điện Tà Lơi 3.
- Công trình thủy điện Pờ Hồ.
- Công trình thủy điện thủy điện Cẩm Thủy 1.
- Gói thầu số 6 thuộc dự án: Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê Tả Sông Thao.
- Gói thầu số 42 thuộc dự án: Tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê Tả
Sông Thao.
- Gói thầu số 04: Công trình cầu sông Lô, huyện Đoan Hùng, tỉnh Phú
Thọ thuộc dự án tu bổ, hoàn chỉnh và gia cố mặt đê tả sông Lô.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty
a. Chức năng
-Tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát chất lượng thi công công trình
xây dựng; tiếp nhận và chuyển giao hệ thống thiết bị, công nghệ mới các lĩnh
vực ngành xây dựng, giao thông, thủy lợi; dịch vụ tư vấn, môi giới và định giá
bất động sản;
Nguyễn Thị Hòa

6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lập dự án đầu tư, khảo sát, quy hoạch chi tiết, thiết kế công trình xây
dựng; thẩm tra dự án đầu tư, thẩm tra thiết kế và dự toán các công trình giao
thông thủy lợi;
- Kiểm tra giám định chất lượng công trình xây dựng; xác định nguyên
nhân và thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố các công trình xây dựng; kiểm tra,
chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn chịu lực và chứng nhận sự phù hợp về
chất lượng công trinh xây dựng;
- Khảo sát địa chất thủy văn, môi trường; khảo sát trắc địa; quan trắc lún,
biến dạng công trình;
- Xây dựng công nghiệp, dân dụng, trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu
công nghiệp, khu dân cư,khu đô thị và công trình cấp thoát nước - xử lý môi trường;
- Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các cấu kiện bê tông; ống thoát
nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ
tùng, dây chuyền công nghệ; kinh doanh vận chuyển hàng hóa; kinh doanh bất
động sản;
- Bồi dưỡng, tập huấn, phổ biến thông tin khoa học công nghệ xây dựng và
tiêu chuẩn hóa xây dựng; bồi dưỡng tập huán các chuyên đề kỹ thuật phục vụ công
tác xây dựng và các lĩnh vực khác theo nhu cầu xã hội mà luật pháp cho phép;
- Kinh doanh các ngành nghề khác theo quy định của Pháp luật.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu Công nghiệp ngày càng
mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày
Nguyễn Thị Hòa

7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh “Chất lượng công trình là niềm tin, thương hiệu ”
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển được tổ chức và hoạt động tuân thủ
theo Luật Doanh nghiệp 2005. Các hoạt động của Công ty tuân theo Luật Doanh
nghiệp, các Luật khác có liên quan và Điều lệ Công ty. Điều lệ Công ty bản sửa
đổi đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua ngày 24/03/2007 là cơ sở chi phối
cho mọi hoạt động của Công ty.
Công ty đã xây dựng được một bộ máy quản lý chặt chẽ, hợp lý, đáp ứng
được nhu cầu của chiến lược mà công ty đề ra. Đứng đầu công ty là Giám đốc
bên dưới gồm có 6 phòng, các ban điều hành và các đội xây lắp, thi công.
- Giám đốc Công ty
- Phòng Tổ chức Hành chính
- Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
- Phòng Tài chính Kế toán
- Phòng Vật tư- Cơ giới
- Phòng Công trình 1
- Phòng Công trình 2
- Ban điều hành công trình
- Đội xây lắp thi công
a. Giám đốc công ty : là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao
nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản
lý công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản

xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
b. Phòng Hành chính Tổng hợp
Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các chương trình thi đua,
khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận,
là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Nguyễn Thị Hòa

8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,
vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
c. Phòng Kế hoạch Kỹ thuật
Chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công, nghiên cứu tìm gia
các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi
công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ
phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất
nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách
hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn.
d. Phòng Tài chính Kế toán
Là phòng chức năng giúp Giám đốc công ty trong công tác điều hành sản
xuất kinh doanh, bao gồm các lĩnh vực sau:
- Công tác tài chính
- Công tác tín dụng
- Công tác Kế toán
- Công tác kiểm tra tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
Nguyễn Thị Hòa

9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
theo dõi cơ cấu vốn.
e. Phòng Vật tư- Cơ giới
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác quản lý cơ giới.
- Quản lý hồ sơ, lý lịch, sổ cấp phát vật tư - phụ tùng cho xe máy thi công
trên tất cả các công trình do Công ty quản lý.

- Lập kế hoạch sửa chữa lớn, sửa chữa nhỏ máy móc Công ty.
- Lập kế hoạch sử dụng vật tư - phụ tùng phục vụ công tác bảo dưỡng, sửa
chữa xe máy thi công theo kế hoạch tháng, quý, năm.
- Quản lý tài sản cố định, dụng cụ đồ nghề theo các đợt kiểm kê.
f. Phòng Công trình 1 và Phòng Công trình 2
Chịu trách nhiệm giám sát, thi công các công trình
Quản lý chất lượng công trình xây dựng, vật liệu xây dựng
g. Ban điều hành công trình: Là bộ phận trực tiếp tham gia điều hành thi
công các công trình
h. Đội thi công xây lắp + các tổ thi công : là bộ phận trực tiếp tham gia thi
công tại các công trình, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban điều hành công trình.

1.1.4 Sơ đồ tổ chức của Công ty ( PHỤ LỤC 2 )
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành
chính Văn phòng của Cơ quan
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.2.2 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
a. Chức năng
Tham mưu và giúp việc cho Giám đốc Công ty trong các lĩnh vực:
- Công tác tổ chức cán bộ
- Công tác lao động tiền lương và các chế độ chính sách
- Công tác tuyển dụng, đào tạo
Nguyễn Thị Hòa

10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Công tác hành chính tổng hợp
b. Nhiệm vụ
* Công tác tổ chức cán bộ:
- Xây dựng, bổ sung Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty, xây dựng mô
hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh những
bất hợp lý trong công tác tổ chức trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt phù hợp
Điều lệ hoạt động của Công ty;
- Tổng hợp, đề xuất những ý kiến đóng góp để kiện toàn tổ chức bộ máy
quản lý cơ quan và các đơn vị phụ thuộc. Xây dựng, hướng dẫn và kiểm tra các
đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định, quy chế về tổ chức;
- Lập phương án quy hoạch đào tạo, bổ nhiệm theo đúng quy định của
Nhà nước và Công ty;
- Tổng hợp nhận xét công tác cán bộ hàng năm, lập các báo cáo thống kê
cán bộ Công ty.
- Tổ chức và thực hiện công tác đời sống sinh hoạt cho cán bộ công nhân
viên Công ty. Tổ chức thăm hỏi khi gia đình hoặc cán bộ công nhân viên Công
ty cưới xin, ốm đau, chết.
- Tổng hợp thành tích thi đua của cá nhân và tập thể để khen thưởng đề
xuất mức thưởng trình Giám đốc quyết định;
- Đề xuất và tập hợp hồ sơ khen thưởng, kỷ luật trình Giám đốc quyết
định.
* Công tác lao động tiền lương:
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty thực hiện chế độ chính sách đối với
người lao động theo quy định của Công ty và pháp luật lao động;
- Chủ trì xây dựng quy chế trả lương cho CBCNV theo quy định của
Công ty;
- Thực hiện chế độ quản lý, bổ sung, lưu trữ hồ sơ người lao động và tổng
hợp báo cáo định kỳ theo quy định.
- Lập bảng tính lương của các phòng ban và các đơn vị phụ thuộc. Yêu
Nguyễn Thị Hòa

11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cầu các đơn vị phụ thuộc lập báo cáo thống kê định kỳ về công tác lao động, về
việc thực hiện các chế độ, chính sách đối với người lao động;
- Đề xuất nâng lương theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
- Theo dõi quản lý hồ sơ sức khoẻ CBCNV, mua và phát thẻ BHYT cho
CBCNV, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV;
- Mua, quản lý cấp phát thuốc, sơ cấp cứu bệnh nhân. Làm các thủ tục cần
thiết giới thiệu CBCNV đến bệnh viện chữa bệnh và điều trị;
- Kiểm tra công tác vệ sinh công nghiệp, vệ sinh cơ quan, phòng chống
dịch bệnh, an toàn thực phẩm cho bữa ăn ca. Liên hệ với các đơn vị trực thuộc
để kiểm tra, đôn đốc vệ sinh công nghiệp.
* Công tác tuyển dụng đào tạo:
- Chủ trì xây dựng kế hoạch sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động hiện
có theo kế hoạch SXKD, trình Giám đốc Công ty phương án tìm nguồn bổ sung
khi thiếu;
- Đào tạo và đào tạo lại, bồi dưỡng nâng bậc và tuyển lao động. Xây dựng
các quy chế nội bộ về quản lý, sử dụng lao động trên cở sở Bộ luật lao động
trình Giám đốc Công ty duyệt;
- Chủ trì công tác ký kết hợp đồng lao động, báo cáo Giám đốc Công ty
quyết định.
* Công tác Hành chính tổng hợp:
Thứ nhất: Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của Nhà nước trên nguyên
tắc bảo mật, đúng nội quy, quy định;
- Công tác văn thư, đánh máy, photo, đề xuất mua, quản lý và cấp phát

VPP. Quản lý các trang thiết bị văn phòng, dụng cụ hành chính, tạp vụ, vệ sinh
văn phòng;
- Giải quyết các thủ tục hành chính cho CBCNV Công ty;
- Quản lý, điều động ôtô phục vụ lãnh đạo và CBCNV đi công tác;
- Thực hiện tốt công tác truyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một
cách nhanh chóng, chính xác.
Nguyễn Thị Hòa

12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thứ hai: Tổ bảo vệ:
- Bảo vệ an toàn tài sản của Công ty. Liên hệ với chính quyền và công an
địa phương để làm công tác bảo vệ an ninh trật tự trong địa bàn. theo dõi đôn
đốc CBCNV thực hiện đúng nội quy lao động;
- Kiểm tra, tham gia lực lượng PCLB, PCCC của Công ty. Mặc đúng
trang phục do Công ty trang bị (nếu có quy định riêng); kiểm tra giấy tờ ra vào
của khách đến liên hệ công tác tại Công ty. Được quyền tạm giữ hàng hoá, thiết
bị ra vào Công ty không đúng quy định.
c. Quyền hạn
Thứ nhất: Đối với công tác tổ chức nhân sự
- Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với Công ty con, Xí nghiệp,
Đội xây lắp.
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định, tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chsnh sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên quan đến tổ chức hoạt động.
- Thẩm định điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con.

- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ Công ty.
Thứ hai: Đối với công tác lao động tiền lương
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị
trực thuộc khi không có đầy dủ thủ tục cần thiết theo quy định.
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
Thứ ba: Đối với công tác hành chính
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký thẩm quyền, không đảm bảo thể
thức, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của bộ phận soạn thảo.
- Ký, ban hành các thông báo, kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm
các nội quy về giờ giấc làm việc.
Nguyễn Thị Hòa

13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ký sao y bản chính các văn bản do công ty ban hành.
Thứ tư: Đối với công tác Quản trị văn phòng
- Duyệt mua, cấp cho phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng
có giá trị dưới 300.000đ.
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giớ thiệu cho CBNV di
công tác.
Thứ năm: Đối với công tác truyền thông
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức các sự kiện của Công ty.

d. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
* Sơ đồ tổ chức của Văn phòng ( PHỤ LỤC 3 )
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
Văn phòng
a. Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
* Trưởng phòng Tổ chức hành chính
- Chức danh: Trưởng phòng
- Vị trí: Là người đứng đầu, lãnh đạo đơn vị
- Phòng/ban: Phòng Tổ chức hành chính
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
• Giúp Giám đốc điều phối các hoạt động của Công ty
• Quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động của Văn phòng;
• Tham mưu cho Giám đốc trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ
trương, chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng;
• Phối hợp đôn đốc các đơn vị trực thuộc Công ty trong việc giải quyết,
thực các công việc có liên quan;
• Chủ trì và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện công tác hành chính văn
phòng;
• Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ mọi mặt hoạt động của Văn phòng
cho lãnh đạo Công ty.
Nguyễn Thị Hòa

14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động của Văn phòng
- Quan hệ công tác:

Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quy
chế làm việc của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các
quy định pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chức
hoạt động của các đơn vị trực thuộc Văn phòng.
- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
• Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc
chuyên viên tổng hợp
• Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp
Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp về
quản lý nhà nước và quản lý hành chính
• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần
mềm vi tính khác
• Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập
• Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp
• Điều kiện làm việc:
Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủ
phương tiện cần thiết cho thực hiện công việc.
- Thời gian làm việc:
Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được nghỉ thứ 7, chủ nhật
và các ngày lễ theo quy định.
b. Xây dựng bản mô tả công việc của Nhân viên Hành chính Tổng hợp
- Chức danh: Chuyên viên văn phòng
- Vị trí: Cấp dưới và chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng
- Phòng/ban: phòng Tổ chức Hành chính
- Hệ số lương: 2.34
- Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
• Tổng hợp tình hình dựa trên các số liệu, thông tin mà đồng nghiệp cung
Nguyễn Thị Hòa

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cấp về mảng công việc mình phụ trách theo sự phân công của lãnh đạo đơn vị
• Hoàn thành công việc được giao đúng thời gian quy định
• Báo cáo với lãnh đạo đơn vị về tình hình thực tế công việc đã làm được
và chưa làm được theo định kỳ
- Quan hệ công tác: Chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo văn phòng, có
trách nhiệm báo cáo công việc cho chánh văn phòng theo định kỳ quy định.Có
quan hệ ngang cấp, phối hợp với đồng nghiệp, chuyên viên khác trong quá trình
giải quyết công việc.
- Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
•Số năm kinh nghiệm: Đã từng làm chuyên viên hành chính văn phòng ở
các cơ quan, tổ chức và có nhiều thành tích trong quá trình công tác.
• Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp đại học, được đào tạo về chuyên
ngành Hành chính văn phòng hoặc chuyên ngành có liên quan;
• Được đào tạo qua các lớp về quản lý nhà nước và quản lý hành chính.
• Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần
mềm vi tính khác.
• Có kỹ năng giao tiếp tốt và xử lý các tình huống phát sinh trong giao
tiếp.
•Năng động, nhiệt tình trong công việc
• Khả năng phối hợp và làm việc nhóm hiệu quả.
• Có khả năng tư duy lôgic và tổng hợp.
• Chịu được áp lực công việc cao.
•Định hướng gắn bó lâu dài với cơ quan, đơn vị.
- Điều kiện làm việc:
• Được làm việc trong môi trường với đầy đủ phương tiện, trang thiết bị

tạo điều kiện phát huy năng lực và chuyên môn.
• Thời gian làm việc: Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được
nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định.
• Đi công tác: Có thể đi công tác xa, công tác đột xuất khi cơ quan hay
Nguyễn Thị Hòa

16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
công việc yêu cầu.
• Được hưởng các chế độ về tiền lương và chế độ khác theo quy định của
pháp luật
c. Bản mô tả công việc của Nhân viên Hành chính Nhân sự
1 Tuyển dụng
- Nhận các phiếu nhu cầu Nhân Sự của các bộ phận.
- Lập kế hoạch tuyển dụng và trình duyệt cho GĐ
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Theo dõi kết quả thử việc, tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc, chính
thức cho người lao động.
2 Đào tạo
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong và ngoài công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào
công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động .
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
4 Thực hiện các thủ tục nhân sự

- Thực hiện theo đúng các thủ tục về nhân sự của công ty như: nghỉ việc
riêng, nghỉ việc, lương và các chế độ, điều động, bổ nhiệm…
- Lưu giữ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thực hiện các thủ tục,
chính sách nhân sự.
5 Theo dõi và trực tiếp tính toán lương ,thưởng hàng tháng
- Theo dõi việc chấm công.
- Trực tiếp nhập số lượng công, lương cơ bản, thưởng…vào máy và in
bảng lương trình GĐ duyệt.
- Kết hợp kế toán thanh toán để chi trả lương cho NV.
6 Giải quyết khiếu nại, kỷ luật.
- Nhận các biên bản kỷ luật, giấy khiếu nại của CNV.
Nguyễn Thị Hòa

17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tổ chức việc giải quyết các khiếu nại, kỹ luật theo quy định.
7 Quản lý hồ sơ nhân sự
- Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quy
định.
- Cập nhật danh sách CNV toàn công ty định kỳ hàng tháng và báo cáo
Gíam Đốc
- Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quy
định của công ty.
- Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện công
việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản – công cụ -dụng
cụ bảo hộ…

8 Thực hiện các thủ tục liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hành
chính
- Thủ tục đăng ký lao động.
- Thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, y tế.
- Phụ trách tiếp đoàn kiểm tra về lao động, hành chính.
9 Quản lý các công việc hành chính công ty- Quản lý biểu mẫu, tài liệu
của công ty.
- Trực tiếp quản lý văn phòng phẩm.
- Trực tiếp quản lý hoạt động bảo trì, bảo vệ công ty.
- Quản lý các máy móc, dụng cụ thuộc văn phòng công ty..
- Thực hiện công tác văn thư hành chính của công ty.
- Thực hiện các hoạt động hành chánh khác do GD giao
d. Bản mô tả công việc của nhân viên Hành chính- Lễ tân
- Quản lý văn phòng phẩm của công ty: nhận các đề xuất ăn phòng phẩm,
lập đề xuất mua VPP 2 lần/tháng, cấp phát VPP theo yêu cầu, hàng tháng rà soát
lại số lượng VVP tồn, lập thẻ kho để theo dõi việc nhập, cấp phát VPP, tồn VPP.
- Quản lý và phân phát các biểu mẫu liên quan đến hành chính: lưu các
biểu mẫu trong máy, in các biểu mẫu và lưu trong bìa còng các biểu mẫu theo bộ
Nguyễn Thị Hòa

18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phận, hàng tuần chủ động thông tin cho các bộ phận về tình hình sử dụng biểu
mẫu, hàng tuần đi photo các biểu mẫu theo yêu cầu và tự làm thủ tục thanh toán.
- Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Phân loại và chuyển
công văn, giấy tờ cho nhân viên giao nhận (hoặc tự chuyển) đến các bộ phận

liên quan.
- Quản lý báo chí, phân phối báo chí theo quy định công ty. Nhận báo từ
người giao báo/bảo vệ, ghi mã số báo, ghi vào sổ theo dõi từng loại báo, sau đó
chuyển báo cho người nhận.
- Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc
phần việc được giao.
- Quản lý tổng đài theo qui định của Công ty, cụ thể là lập sổ theo dõi gọi
di động – liên tỉnh, nhận cuộc gọi, chuyển cuộc gọi đến người có liên quan, gọi
điện thoại cho CNV Công ty theo yêu cầu.
- Ghi nhận thông tin của khách, CNV và chuyển thông tin theo yêu cầu.
Lập sổ thông tin gồm các cột: ngày, nội dung, người nhận, kết quả.
- Nhận fax và chuyển cho các bộ phận liên quan. Khi chuyển phải ghi vào
sổ giao công văn.
- Lập lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký HC tổ chức chuẩn bị cho cuộc
họp của công ty.
- Lập lịch tiếp khách hàng tuần, theo dõi và tổ chức tiếp khách.
- Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
e. Bản mô tả công việc của nhân viên Bảo vệ
- Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty.
Sổ theo dõi tài sản xuất nhập gồm các cột sau: ngày, người giữ tài sản, tên
tài sản, qui cách, đơn vị, số lượng, nhập/xuất, ghi chú.
- Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi
Công ty.
- Kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận
giấy tờ và hóa đơn xuất nhập.
Nguyễn Thị Hòa

19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ
trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HC.
- Khi khách đến liên hệ giao dịch. Bảo vệ hỏi rõ lai lịch của khách sau đó
liên hệ văn phòng hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng công ty đồng ý
tiếp thì bảo vệ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi
vào công ty.
- Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi
khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy
lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài.
- Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay
người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý
- Giúp đỡ các bộ phận cá nhân nơi công tác trong phạm vi thời gian cho
phép.
- Lập sổ theo dõi CNV và khách và Công nhân viên ra vào Công ty
- Thứ bảy hàng tuần, bảo vệ photo sổ theo dõi CNV và khách chuyển về
Trưởng phòng HC.
- Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn
giao trong sổ trực ban khi được phân công
- Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần
thiết (khi có sự uỷ nhiệm của lãnh đạo).
- Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài
sản và nội qui của Công ty
.• Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy ra
biết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị PCCC.
• Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các
biện pháp an toàn lao động, PCCN và nội quy Công ty.
Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công

1.2.3 Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của
Công ty
Nguyễn Thị Hòa

20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cơ cấu tổ chức của Văn phòng có 4 bộ phận đảm nhiệm các nhiệm vụ
của mình, giữa các bộ phận có sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện tốt
chức năng và nhiệm vụ mà Văn phòng được giao
- Lãnh đạo Văn phòng điều hành theo phong cách lãnh đạo tự do Cho
nhân viên tự do tuyệt đối để hoàn thành kết quả, chính vì vậy nhân viên cấp
dưới không hề áp lực với công việc mà luôn hoàn thành nhiệm vụ trước thời
hạn và đạt kết quả cao
- Lãnh đạo giám sát kiểm tra Văn phòng thực hiện chức năng kiểm soát
hay chức năng giám sát như :
• Luôn để mắt tới mọi việc, quán xuyến được công việc.
• Đảm bảo mọi việc tiến triển theo đúng kế hoạch.
• Nhận xét, đánh giá, đo lường, kết quả đạt được.
• So sánh kết quả thực tế và kết quả mong đợi.
• Thực hiện những điều chỉnh cần thiết để kết quả thực tế sát hơn với kết
quả mong đợi.
• Thực hiện chế độ báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần và hàng
tháng.
- Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, thanh tra giám sát các công việc đã
giao cho cấp dưới hoặc báo cáo công việc hàng ngày để kịp thời phát hiện
những sai phạm

Nguyễn Thị Hòa

21
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ VÀ KHU CÔNG NGHIỆP
2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn
thư, lưu trữ của Cơ quan
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư có vai trò đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có chức năng nhiệm vụ riêng
nhưng đều có đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra
những giấy tờ liên quan là những văn bản, tài liệu có giá trị đều được giữ lại để
tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây chính là những căn cứ xác nhận sự việc
đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Hoạt động công tác văn thư trở nên
thường xuyên ở cơ quan, doanh nghiệp góp phần không nhỏ vào việc nâng cao
chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp. Bởi vậy, ban hành quy định quản lý về công tác văn thư là vấn đề quan
trọng và có yêu cầu cao về tính chính xác, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù
hợp với nền hành chính nước ta.
Hiện tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô thị và Khu công nghiệp
chưa có văn bản nào do chính công ty ban hành để quản lý về công tác văn thư –
lưu trữ của công ty mình. Công ty tiến hành thực hiện theo những văn bản do
các cơ quan Trung ương đã ban hành về công tác văn thư – lưu trữ. Cụ thể:
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về việc quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về Công tác văn thư
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Nguyễn Thị Hòa

22
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ cơ quan
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến.
2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Công ty
Công tác Văn thư của công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Đô Thị và Khu
công nghiệp được một tổ cán bộ Văn thư gồm có 1 cán bộ Văn thư chuyên trách
và 2 cán bộ văn thư kiêm nhiệm, với trình độ chuyên môn bậc Cao đẳng trở lên
đảm nhiệm và được tổ chức theo mô hình văn thư tập trung. Tất cả văn bản đến
và văn bản đi, tổ chức quản lý, đóng dấu, lập hồ sơ và sao lưu tài liệu đều tập
trung tại văn thư.
Để phù hợp với điều kiện thực tế Công ty có tổ Văn thư chuyên trách

thuộc phòng Tổ chức- Hành chính trực thuộc Văn phòng cơ quan thực hiện các
công việc có liên quan đến công tác văn thư do Trưởng phòng giao...
Tổ chức văn thư tập trung là hình thức được sử dụng phổ biến hiện nay.
Tuy nhiên vẫn còn những ưu điểm và nhược điểm:
2.2.1 Nhận xét
* Ưu điểm:
- Công tác văn thư được thực hiện khoa học,được sự quan tâm, chỉ đạo
kịp thời của ban lãnh đạo công ty. Thường xuyên tổ chức cho các cán bộ tham
gia vào các lớp bồi dưỡng, các lớp tập huấn nghiệp vụ để nâng cao trình độ
chuyên môn.
- Văn thư đã thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của mình, giúp lãnh đạo
giải quyết công việc nhanh chóng, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời.
- Việc đăng ký văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
- Giúp cho Công ty quản lý thống nhất văn bản đi - đến. Số lượng văn bản
được thống kê giúp cho việc tra tìm văn bản một cách dễ dàng và thuận tiện.
Nguyễn Thị Hòa

23
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D