Tổ chức công tác văn thư tại phòng nội vụ huyện lộc bình

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài....................................................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài................................................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.............................................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo......................................................................................................3
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.....................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu......................................................................................................4
7. Bố cục của đề tài....................................................................................................................4

PHẦN I.............................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
LỘC BÌNH.......................................................................................................5
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Lộc Bình.................5
1.1.1 Vài nét về UBND huyện Lộc Bình.......................................................................................5
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình...............5
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc Bình........................................5
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình.....................................................................6
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng
Nội vụ Huyện Lộc Bình.............................................................................................................11
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ.........................................................................11
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ................................................12
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện.......17
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm................................................................................................17
1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện............................................21

PHẦN II.........................................................................................................24
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN LỘC
BÌNH...............................................................................................................24
Vi Thị Thu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình................................24
2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư...................................................................................24
2.1.2 Công tác soạn thảo văn bản............................................................................................25
2.1.3 Quản lý văn bản..............................................................................................................30
2.1.3.1 Quản lý văn bản đi.......................................................................................................30
2.1.3.2 Quản lý văn bản đến:...................................................................................................34
2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu............................................................................................38
2.1.5 Lập hồ sơ hiện hành........................................................................................................38

PHẦN III........................................................................................................40
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ....................................................40
3.1. Đánh giá chung.................................................................................................................40
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................................................40
3.1.2 Nhược điểm....................................................................................................................41
3.2 Đề xuất kiến nghị...............................................................................................................42

KẾT LUẬN....................................................................................................44
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................46

PHẦN IV. PHỤ LỤC....................................................................................47

Vi Thị Thu

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều
hành công việc của các cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của các
cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay
không tốt. Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong các cơ quan, các
tổ chức ngày càng được quan tâm nhiều hơn. Đặc biệt trong công tác cải cách
hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được
tập trung đổi mới.
Công tác văn thư bảo đảm được xác định là một mặt hoạt động của bộ
máy quản lý chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được
và là một nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của
các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn
vị nói chung. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần
thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất , chính xác nhất là thông tin bằng văn

bản. Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động
bảo đảm thông tin quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa
đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”, sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho
sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
khoa Quản trị văn phòng đã tổ chức đợt thực tập kéo dài 10 tuần. Từ ngày
04/01/2016 đến ngày 11/3/2016 cho sinh viên. Đợt thực tập này nhằm giúp
cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận
nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.
Vi Thị Thu

1

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của Phòng Nội vụ
huyện Lộc Bình, em đã có đợt thực tập đúng quy định về thời gian cũng như
việc thực hành các nội dung mà bản đề cương thực tập đã nêu ra.
Trong thời gian thực tập tại Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình, được sự
giúp đỡ của các thầy cô và đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán
bộ trong cơ quan. Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình, (trong đó có sự hướng dẫn
của cô chuyên viên văn thư) đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập
tốt nghiệp kết hợp giữa lý thuyết và thực tế công việc. Qua bản thu hoạch kết
quả thực tập này em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy, cô giáo trong

trường và đặc biệt là cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập và các cô, chú, anh,
chị trong cơ quan.
Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu và làm quen với công
việc chưa thực sự sâu sắc nên bản thu hoạch này còn nhiều chỗ chưa hoàn
chỉnh em kính mong các thầy, cô, chú, anh, chị cán bộ trong Phòng Nội vụ
đóng góp ý kiến cụ thể giúp em hoàn thành những phần còn thiếu sót đó. Em
hy vọng rằng sự giúp đỡ của các thầy, cô, cán bộ cơ quan sẽ giúp em nâng cao
được kiến thức, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế.
Sau này khi ra trường em sẽ cố gắng hoàn thành tốt công việc của mình
để góp phần vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
1. Lý do chọn đề tài
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà
nước.
Trong các cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính nhà nước
thông qua văn bản - tài liệu.
Với vai trò vô cùng quan trọng đó khi thực tập em đã chọn đề tài “ Tổ
chức công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình ”.
Vi Thị Thu

2

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Mục tiêu của đề tài
- Phân tích thực trạng Công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc
Bình trên các phương diện lý luận, pháp lý và thực tiễn hoạt động, tìm ra
những điểm mạnh, điểm yếu nhằm đưa ra những giải pháp nâng cao công tác
văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình.
- Tìm hiểu tổ chức hoạt động của bộ máy Nhà nước và thể chế hành
chính nhà nước
- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và một số vị trí công tác
của cán bộ công chức trong bộ máy nhà nước.
- Vận dụng kiến thức đã học và thực tế để rèn luyện các kỹ năng,
nghiệp vụ quản lý hành chính nhà nước.
- Bổ sung và nâng cao kiến thức đã tiếp thu trong quá trình học lý
thuyết ở trường.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đề tài tập trung nghiên cứu về Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, các
phòng, ban, chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện công tác
Văn thư, thực hiện các chủ trương của UBND huyện về việc hoàn thiện
nghiệp vụ hành chính văn phòng.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Từ giáo trình, từ các văn bản, tài liệu về công tác văn thư của cơ quan.
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Công tác Văn thư là đề tài được các nhà nghiên cứu khai thác rất nhiều.
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xây dựng và ban hành văn bản, quá
trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của cơ quan. Mục đích
chính của công tác văn thư là đảm bảo thông tin cho quản lý. Những tài liệu,
văn kiện được soạn thảo quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác
văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có
hiệu quả.
Cho đến nay, đã có một số bài viết của các anh (chị) đi trước có liên

Vi Thị Thu

3

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan đến vấn đề trên. Nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu trực tiếp đến
vấn đề Tổ chức Công tác Văn thư của cơ quan. Đây là đề tài đáng được quan
tâm nghiên cứu nhằm đánh giá về cơ sở lý luận cũng như thực trạng, từ đó
đưa ra các giải pháp, phương hướng cụ thể để thực hiện hiệu quả Công tác
văn thư tại cơ quan hành chính nhà nước.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ huyện em đã được thực tập
sự Trưởng phòng giao nhiệm vụ hỗ trợ, thực hiện các công việc mà các cô,
chú trong phòng giao. Tại đây em đã được thực hiện các nghiệp vụ văn phòng
về công tác văn thư. Trong bài báo cáo sử dụng các phương pháp: Quan sát,
thống kê, so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp.
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận. Bố cục bài báo cáo của em bao gồm 3
phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình
Phần II: Tổ chức công tác văn thư tại Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Vi Thị Thu

4

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG NỘI VỤ
HUYỆN LỘC BÌNH
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
Huyện Lộc Bình.
1.1.1 Vài nét về UBND huyện Lộc Bình.
Lộc Bình là một huyện biên giới phía bắc của Việt Nam thuộc tỉnh
Lạng Sơn. Huyện nằm ở phía đông tỉnh Lạng Sơn, phía bắc giáp huyện Cao
Lộc, phía tây là huyện Chi Lăng, phía nam là Bắc Giang, phía đông nam giáp
huyện Đình Lập, phía đông bắc giáp Quảng Tây (Trung Quốc).
Huyện có diện tích 998 km2 và dân số là 78.324 người (2009). Huyện
có hai thị trấn Lộc Bình và Na Dương, thị trấn Lộc Bình nằm trên Quốc lộ 4
(4B), cách thành phố Lạng Sơn 20 km về hướng đông nam và cách bên giới
Việt – Trung 15 km về hướng đông bắc.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Lộc Bình.
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lộc
Bình.
Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm
1992;

Căn cứ vào Nghị quyết số 51/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND quy định về chức năng, nhiệm
vụ, của HĐND&UBND cấp huyện.
- UBND huyện là cơ quan chấp hành của HĐND huyện, là cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước
HĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
- UBND huyện tổ chức và thi hành Hiến pháp, Luật và văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.

Vi Thị Thu

5

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- UBND huyện phối hợp với thường trực UBND huyện và các ban của
HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án trình
HĐND xét và quyết định.
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong lĩnh vực công – nông nghiệp
thương mại, y tế, khoa học công nghệ, tài nguyên môi trường…
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp luật, và các văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị định của HĐND cùng cấp.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ

khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý cư trú của người nước ngoài ở địa
phương.
- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy
định của pháp luật.
- UBND huyện thực hiện việc quản lý địa giới đơn vị hành chính xây
dựng đề án phân vạch điều chỉnh địa giới hành chính địa phương.
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình.
Căn cứ Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/4/2004 của chính phủ
về việc quy định số lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;
Nghị định số 82/2008/NĐ-CP ngày 30/7/2008 của Chính phủ quy định số
lượng Phó chủ tịch và cơ cấu thành viên UBND các cấp;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận,
thị xã, thành phố trực thuộc TW;
Căn cứ Nghị quyết số 23/2008/NQ-HĐND ngày 11/12/2009 của
HĐND tỉnh Lạng Sơn về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Vi Thị Thu

6

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Lạng Sơn;
Căn cứ Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 20/01/2010 của UBND tỉnh
Lạng Sơn về việc tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện,
thị xã, thành phố thuộc tỉnh Lạng Sơn.
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lộc Bình bao gồm: 01 Chủ tịch, 03
Phó Chủ tịch, các uỷ viên và 13 Phòng chức năng tham mưu giúp việc. ( mỗi
phòng có 01 trưởng phòng, từ 1 đến 2 phó phòng và một số chuyên viên, cán
sự) và 02 đơn vị sự nghiệp.
* Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND Huyện :
1. Văn phòng HĐND&UBND huyện Lộc Bình.
Văn phòng HĐND&UBND là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện; là cơ quan tham mưu tổng hơp cho UBND huyện về hoạt động của
UBND, tham mưu giúp việc cho UBND huyện về công tác ngoại vụ; tham
mưu cho Chủ tịch UBND huyệnvề chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND;
cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các
cơ quan Nhà nước ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND&UBND.
2. Phòng Giáo dục và Đào tạo.
Phòng Giáo dục và Đào tạo là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân cấp huyện, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo,
bao gồm: Mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn
nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất,
thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng
chỉ, bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
3. Phòng Lao động thương binh và Xã hội
Phòng Lao động – Thương binh và xã hội là cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND huyện, tham mưu giúp việc cho UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý về các lĩnh vực Lao động, người có công và xã hội; thực hiện
Vi Thị Thu

7

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp
huyện và theo quy định của Pháp luật.
4. Phòng Y tế
Phòng Y tế là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện có
chức năng tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về y tê trên địa bàn huyện
Phòng Y tế có tư cách pháp nhân, có con dấu va tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Uỷ ban nhân dân
cấp huyện, đông thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Y tế.
5. Trung tâm giáo dục thể thao
Tổ chức các hoạt động văn hóa- thể thao, nhằm đáp ứng nhu cầu sáng
tạo, hưởng thụ văn hóa và tập luyện thi đấu thể thao của nhân dân trong
huyện.
Tuyên truyền, cổ động phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa- xã
hội theo chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước
và địa phương.
6. Phòng Tư pháp
Phòng Tư pháp là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về: công tác xây dựng và thi hành văn bản quy phạm pháp luật; kiểm
tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành
án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và theo dõi
thi hành pháp luật, công tác bồi thường nhà nước.
7. Thanh tra huyện
Thanh tra huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện, có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp quản lý nhà nước về
công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng;
tiến hành thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng
Vi Thị Thu

8

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

theo quy định của pháp luật.
8. Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có
nhiệm vụ tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ; công
chức; viên chức nhà nước; cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn; hội, tổ chức phi
chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng và công tác
thanh niên.
9. Phòng Tài chính – Kế toán

Phòng Tài chính - Kế hoạch là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
Có chức năng tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về lĩnh vực tài chính, tài sản; Kế hoạch và đầu tư, đăng ký kinh doanh; tổng
hợp, thống nhất quản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân theo quy định của pháp
luật.
Chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh
vực tài chính, tài sản của sở Tài chính và lĩnh vực kế hoạch và đầu tư, đăng ký
kinh doanh, tổng hợp và thống nhất quản lý về kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân của
sở Kế hoạch và Đầu tư.
10. Phòng Tài nguyên – Môi trường
Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy
ban nhân dân huyện, chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND huyện. Là cơ
quan quản lý Nhà nước về Tài nguyên và Môi trường, tham mưu, giúp việc cho
Ủy ban nhân dân huyện quản lý về các lĩnh vực như: đất đai, khoáng sản, Tài
nguyên nước và môi trường trên địa bàn huyện Tràng Định, đồng thời chịu sự chỉ
đạo trực tiếp về chuyên môn của Sở Tài nguyên và Môi trường Lạng Sơn.
11. Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn là cơ quan chuyên môn thuôc
UBND huyện: tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản
Vi Thị Thu

9

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lý nhà nước ở địa phương về: nông nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phát
triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác
xã nông, lâm, ngư, gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn thực hiện một
số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện theo
quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực
công tác ở địa phương.
12. Phòng Kinh tế - Hạ tầng
Tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, xây dựng, phát triển đô thị, kiến
trúc quy hoạch xây dựng, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở, hạ tầng kỹ thuật đô
thị (gồm: Cấp thoát nước, vệ sinh môi trường, công viên, cây xanh, chiếu sáng,
rác thải, bến bãi đỗ xe đô thị); giao thông vận tải, khoa học và công nghệ.
13. Phòng Dân tộc
Phòng Dân tộc là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, có nhiệm
vụ tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
dân tộc, công tác định canh, định cư trên địa bàn huyện; thực hiện một số
nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của UBND huyện. Phòng Dân tộc chịu
sự quản lý, chỉ đạo về tổ chức, biên chế, công tác của UBND huyện, đồng
thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Ban
Dân tộc tỉnh.
* Đơn vị sự nghiệp:
1. Trung tâm văn hoá - thể thao
Tổ chức các hoạt động văn hoá - thể thao, đáp ứng nhu cầu sáng tạo,
hưởng thụ văn hoá và tập luyện thi đấu thể thao của nhân dân trong huyện.
Tuyên truyền, cổ động phục vụ nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá –
xã hội theo chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà
nước và địa phương.
2. Đài Truyền thanh – Truyền hình.
Đài Truyền thanh – Truyền hình huyện là đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Vi Thị Thu

10

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân huyện, thực hiện chức năng là cơ quan tuyên truyền của
Đảng bộ, chính quyền huyện.
Đài Truyền thanh – Truyền hình huyện chịu sự quản lý trực tiếp của Uỷ
ban nhân dân cấp huyện, sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ, ký
thuật của Đài phát thanh và Truyền hình tỉnh Lạng Sơn.
( Phụ lục 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Lộc Bình )
1.2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý,hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình
1.2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ.
* Tên, địa chỉ, số điện thoại
- Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
Huyện Lộc Bình, tỉnh Lạng Sơn:
- Tên: Phòng Nội vụ
- Địa chỉ: Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình, khu Hòa Bình, huyện Lộc
Bình, tỉnh Lạng Sơn
- Điện thoại: 0253506031
- Email:
* Tổ chức và hoạt động của Phòng
- Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện,
tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà

nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp
nhà nước; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; tôn giáo; hội,
tổ chức phi chính phủ; công tác thanh niên; văn thư, lưu trữ nhà nước và thi
đua, khen thưởng.
- Phòng Nội Vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;
chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Nội vụ.
Vi Thị Thu

11

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và các công chức
chuyên môn, nghiệp vụ.
- Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng.
- Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng
phòng được Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của phòng.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn

nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ,chính sách đối với Trưởng phòng, Phó
Trưởng phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo quy định
của pháp luật.
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
a. Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội
vụ trên địa bàn và tổ chức triên khai thực hiện theo quy định.
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy
+ Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của
Uỷ ban nhân dân tỉnh;
+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Uỷ ban nhân dân
huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ
Vi Thị Thu

12

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp huyện;
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp
trình cấp có thẩm quyền quyết định;
+ Tham mưu giúp chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện quyết định thành
lập, giải thể sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành huyện theo quy định
của pháp luật.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp chủ tịch uỷ ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu
biên chế hành chính, sự nghiêp.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử
dụng biên chế hành chính, sự nghiệp.
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy
định về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn,
tổ chức sự nghiệp huyện và uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Về cán bộ, công chức, viên chức hành chính sự nghiệp và cán bộ,
công chức cấp xã
+ Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử
dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào
tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ,
công chức, viên chức;
+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực
hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã,
thị trấn theo phân cấp.
- Về công tác xây dựng chính quyền và địa giới hành chính
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức
thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo
phân công của Uỷ ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Uỷ ban nhân dân
tỉnh;
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện phê chuẩn
Vi Thị Thu

13

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các chức danh lãnh đạo của Uỷ ban nhân dân cấp xã; giúp Uỷ ban nhân dân
huyện trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy
định của pháp luật;
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải
thể, sáp nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, ấp,
bản, tổ dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho
Trưởng, Phó thôn, làng, bản, tổ dân phố.
- Về công tác cải cách hành chính
+ Giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ
quan chuyên môn cùng cấp và Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải
cách hành chính ở địa phương;
+ Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp
đẩy mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Uỷ ban
nhân dân huyện và tỉnh.
- Về công tác tôn giáo
+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước
về tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện

nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ ban
nhân dân tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thanh niên
+ Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ
chức thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác
thanh niên được giao;
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
Vi Thị Thu

14

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên
và công tác thanh niên được.
- Về công tác văn thư, lưu trữ
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và
cấp xã;
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật;
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ;

+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
+ Thực hiện một số dịch vụ công về công tác văn thư, lưu trữ.
- Về công tác thi đua khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong
trào thi đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà
nước trên địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua –
Khen thưởng cấp huyện;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi
đua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi
đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp
báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi
phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác
Vi Thị Thu

15

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nội vụ trên địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội
vụ trên địa bàn.
- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ
đối với cán bộ, công chức thuộc phạm vi quản lư của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp
luật và theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện.
- Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực
công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn
của Sở Nội vụ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Uỷ ban nhân dân
huyện.
* Quá trình hình thành và phát triển của phòng
Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình được thành lập ngày 01 tháng 05 năm
2008 trên cơ sở chia tách từ Phòng Lao động thương binh và Xã hội.
Từ khi thành lập cho đến nay, tập thể cán bộ Phòng Nội vụ luôn phấn
đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là tham mưu giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác nội vụ, cụ thể trên các lĩnh vực:
tổ chức cán bộ, tổ chức bộ máy, xây dựng chính quyền, thực hiện chính sách
cán bộ, cải cách hành chính, công tác tôn giáo.
Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình là đơn vị trực tiếp hướng dẫn các đơn vị
thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP Ngày
28/01/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và công bố thành lập các phòng
chuyên môn về việc sắp xếp tổ chức các cơ quan. Ngoài ra cơ quan còn thực
Vi Thị Thu

16

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện theo dõi, đôn đốc công tác thi đua khen thưởng của các đơn vị, cơ quan,
ban, ngành trên địa bàn huyện.
Trong quá trình hoạt đông Phòng Nội vụ huyện Lộc Bình đã có nhiều
cố gắng và đạt được những thành tích nhất định như:
+ Tập thể điển hình tiên tiến các năm 2009, 2010, 2011, 2012, 2013,
2014, 2015.
+ Năm 5 liền đơn vị được công nhận là cơ quan văn hóa: năm 2008,
2009, 2010, 2011, 2012, 2013, 2014, 2015.
b. Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnh
đạo phòng gồm Trưởng phòng và Phó trưởng phòng và các chuyên viên.
( Phụ lục 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ Huyện Lộc Bình )
1.2.3 Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả các vị trí trong
Phòng Nội vụ huyện
1.2.3.1. Xác định vị trí việc làm
 Cơ sở pháp lý:
- Văn bản pháp lý về việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ và
cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ Quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện.

+ Quyết định số 475/QĐ-UBND ngày 17/03/2008 của UBND tỉnh
Lạng Sơn về sắp xếp, tổ chức lại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân các huyện theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP.
- Các văn bản pháp lý về việc điều chỉnh, tăng, giảm chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Thông tư số 04/2011/TT-BNV ngày 10/02/2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn bổ sung nhiệm vụ, tổ chức và biên chế của Sở Nội vụ, Phòng Nội
vụ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện về công tác thanh niên.
- Các văn bản pháp lý liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Vi Thị Thu

17

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Quyết định số 376/QĐ-UBND ngày 29/3/2012 của UBND huyện về
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Nội vụ.
- Văn bản quy định về ngạch, cơ cấu ngạch công chức và số lượng biên
chế trong cơ quan, tổ chức, đơn vị.
+ Quyết định số 1028/QĐ-UBND ngày 14/3/2014 của UBND huyện về
việc phân bổ chỉ tiêu biên chế hành chính năm 2014.
 Mô tả quy trình thực hiện công việc:
Xác định vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, viên chức là việc làm
cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới và đảm bảo cho sự phát triển bền

vững của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các đơn vị. Xác định vị
trí việc làm là công việc phức tạp và trải qua nhiều bước khác nhau, cụ thể
gồm:
* Bước 1: Thống kê công việc cá nhân tại phòng
- Tiến hành rà soát và tham mưu Uỷ ban nhân dân huyện quyết định
điều chỉnh, bổ sung quy chế tổ chức và hoạt động của phòng.
- Thống kê các công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
phòng.
- Ví dụ: (Phụ lục 3: Thống kê công việc của Trưởng phòng Nội vụ )
* Bước 2: Phân nhóm công việc
- Trên cơ sở thống kê công việc của Trưởng phòng Nội vụ tổng hợp và
phân nhóm công việc, phân nhóm công việc thành:
+ Nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành
+ Nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ
+ Nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ
* Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm
- Các yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến vị trí việc làm bao gồm: tính chất,
đặc điểm, độ phức tạp của công việc; quy mô, phạm vi, đối tượng quản lý;
quy trình chuyên môn nghiệp vụ, xử lý công việc; chế độ làm việc, cách thức
tổ chức công việc; mức độ hiện đại hoá công sở; thực trạng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức.
Vi Thị Thu

18

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Ngoài ra còn một số yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm mang tính
chất địa phương như: (quy mô dân số, diện tích tự nhiên; trình độ phát triển
kinh tế xã hội của địa phương, số lượng đơn vị hành chính cấp huyện, xã; đặc
điểm lịch sử văn hoá; an ninh chính trị, trật tự xã hội).
* Bước 4: Thống kê, đánh giá đội ngũ cán bộ, công chức của phòng
Từng cá nhân trong phòng tự thống kê công việc được đảm nhận.
Việc thống kê công việc phải tuân thủ nguyên tắc thống kê các công
việc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại.
- Không thống kê những công việc có tính chất thời vụ, đột xuất hoặc
công việc không thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.
- Báo cáo thống kê thực trạng số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức của phòng tính đến thời điểm xây dựng đề án.
- Báo cáo đánh giá thực trạng việc sử dụng và mức độ hoàn thành
nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ, công chức của phòng.
* Bước 5: Xác định vị trí việc làm
Trên cơ sở thực hiện các Bước 1, 2, 3, 4 Trưởng phòng Nội vụ huyện
xác định các vị trí việc làm và tổng hợp thành danh mục vị trí việc làm của
phòng.
Để xác định được các danh mục vị trí việc làm cần thông qua nhiều giai
đoạn, cũng như công việc khác nhau. Sau đây là sơ đồ tóm tắt quá trình xây
dựng nên các vị trí việc làm.

Chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu
tổ chức

Thống kê công
việc

Vi Thị Thu

Các yếu tố ảnh
hưởng

Báo cáo thực
trạng

Phân nhóm công
việc

Danh mục vị trí
việc làm

19

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Mỗi vị trí việc làm bao gồm một hoặc một số công việc cụ thể, khi xác
định vị trí việc làm phải được quy về thuộc nhóm công việc.
Danh mục vị trí việc làm của phòng được phân thành các nhóm công
việc sau:
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc lãnh đạo, quản lý, điều
hành.

+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc chuyên môn, nghiệp vụ,
thực thi, thừa hành.
+ Các vị trí việc làm thuộc nhóm công việc hỗ trợ, phục vụ.
Dự kiến số lượng biên chế cần có để bố trí theo từng vị trí việc làm: số
biên chế dự kiến dự kiến để bố trí theo từng vị trí việc làm chịu ảnh hưởng và
phụ thuộc vào điều kiện, tính chất, đặc điểm công việc, tính chất lao động của
phòng; khối lượng, số lượng công việc.
- Ví dụ: ( Phụ lục 4: Danh mục vị trí việc làm )
* Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm
Trên cơ sở danh mục vị trí việc làm được xác định tại Bước 5, việc xây
dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm được thực hiện gồm các nội
dung sau:
- Mô tả các công việc, các hoạt động và thời gian phải thực hiện để
hoàn thành từng công việc; từng hoạt động ở mỗi vị trí việc làm. Ví dụ: tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu; nghiên cứu; soạn thảo văn bản; xây dựng kế hoạch, khảo
sát thực tế, tổ chức cuộc họp, trao đổi ý kiến; phối hợp.
- Kết quả công việc của vị trí việc làm.
- Điều kiện làm việc: Trang thiết bị, phần mềm quản lý, phương tiện,
môi trường làm việc, phạm vi hoạt động, quan hệ công tác.
- Ví dụ: ( Phụ lục 5: Bản mô tả công việc của vị trí Văn thư - lưu
trữ )
* Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm
- Khung năng lực của từng vị trí việc làm bao gồm các năng lực và kỹ
Vi Thị Thu

20

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

năng cần phải có để hoàn thành các công việc ở vị trí việc làm cụ thể như:
năng lực tổng hợp; năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh trong thực tế của
ngành; năng lực tập hợp, quy tụ; năng lực điều hành và phối hợp hoạt động;
kỹ năng soạn thảo văn bản và các hoạt động nêu tại bản mô tả công việc ứng
với từng vị trí việc làm.
* Bước 8: Xác định ngạch công chức tương ứng
Việc xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm trong
phòng được tiến hành gắn liền với quy trình xác định danh mục vị trí việc làm
và căn cứ vào các yếu tố sau:
- Lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ
- Tên của vị trí việc làm
- Bản mô tả công việc
- Khung năng lực
- Vị trí, quy mô, phạm vi hoạt động và đối tượng phục vụ của phòng
- Quy định về ngạch công chức cao nhất được sử dụng trong phòng.
1.2.3.2 Xây dựng bản mô tả các vị trí trong Phòng Nội vụ huyện
1. Bà Lý Thị Thủy – Trưởng phòng
a, Chịu trách nhiệm điều hành chung toàn bộ hoạt động của cơ quan
theo chức năng, nhiệm vụ được giao; chịu trách nhiệm trước UBND huyện và
Sở Nội Vụ về kết quả hoạt động của Phòng Nội vụ huyện;
b, Trực tiếp phụ trách công tác hành chính, quản trị, tài vụ và gải quyết
đơn thư của cơ quan;
c, Chịu trách nhiệm tham mưu cho cấp trên quản lý nhà nước về tổ
chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước; công tác thi đua – khen thưởng; công tác tôn giáo,;
tổ chức và hoạt động của hội, quỹ xá hội, quỹ từ thiện;

d, Phụ trách các cơ quan, đơn vị hành chính, sự nghiệp thuộc huyện.
2. Ông Chu Văn Lợi – Phó trưởng phòng
a, Trực tiếp điều hành cơ quan khi được Trưởng phòng giao hoặc
Vi Thị Thu

21

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trưởng phòng đi vắng;
b, Trực tiếp tham mưu cho cấp trên quản lý nhà nước về các lĩnh vực:
xây dựng chính quyền, địa giới hành chính, cán bộ, công chức xã, cải cách
hành chính, cải cách công vụ, công chức, công tác thanh niên; công tác văn
thư – lưu trữ nha nước; tổ chức triển khai, ứng dụng khoa học côn nghệ, xây
dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công
tác nội vụ và các công tác khác theo sự phân công của Trưởng phòng;
c, Phụ trách các đơn vị xã: Ái Quốc, Xuân Dương, Nam Quan, Đông
Quan và thị trấn Lộc Bình, thị trấn Na Dương.
3. Ông Vi Văn Len – Cán sự
a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực công tác tổ chức sau: Tổ
chức và hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; việc thực hiện kê khai tài
sản của cán bộ, công chức trên địa bàn theo quy định; công tác đào tạo, bồi
dưỡng và các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao;
b, Phụ trách các đơn vị xã: Hữu Khánh, Yên Khoái, Mẫu Sơn.
4. Bà Hoàng Thị Nơi – Chuyên viên

a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực công tác sau: Văn thư
lưu trữ nhà nước, văn thư lưu trữ nội bộ cơ quan; thủ quỹ cơ quan; quản lý
các loại con dấu của cơ quan; thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ
quan và các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao; quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức, viên chức toàn huyện và thực hiện các nhiệm vụ khác khi được
lãnh đạo phòng giao;
b, Phụ trách các đơn vị xã: Đồng Bục, Xuân Mãn, Xuân Lễ, Bằng
Khánh.
5. Bà Phan Thanh Hằng – Chuyên viên
a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực: cải cách hành chính;
công tác quản lý nhân sự, tổ chức, bộ máy và cán bộ, công chức, viên chức
trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện và các
nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao;
Vi Thị Thu

22

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b, Tổng hợp báo cáo định kỳ, đột xuất với cấp trên theo quyết định; là
thư ký ghi biên bản các cuộc họp liên quan;
c, Phụ trách các đơn vị xã: Lục Thôn, Vân Mộng, Xuân Tình, Như
Khuê.
6. Bà Hoàng Thị Giang – Chuyên viên
a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực công tác sau: thi đua,

khen thưởng, quản lý nhân sự, tổ chức, bộ máy, viên chức sự nghiệp Giáo dục
và Đào tạo và thực hiện nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Phòng giao;
b, Phụ trách các đơn vị xã: Quan Bản, Lợi Bác, Sàn Viên.
7. Ông Hoàng Văn Ba – Chuyên viên
a, Phụ trách, tham mưu, thực hiện các lĩnh vực: Công tác thanh niên,
công tác Tôn giáo, công tác xây dựng chính quyền, địa giới hành chính, cán
bộ công chức xã; ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ, xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ và
các nhiệm vụ khác theo lãnh đạo phòng giao.
b, công tác đánh giá cán bộ, công chức, viên chức xã;
c, Phụ trách các đơn vị xã: Minh Phát, Hữu Lân, Nhượng Bạn, Hiệp
Hạ.
8. Bà Vương Thị Bình – chuyên viên
a, Trực tiếp theo dõi, thực hiện nhiệm vụ kế toán của đơn vị;
b, Tham mưu thực hiện việc nâng bậc lương (thường xuyên, trước hạn
và phụ cấp thâm niên) đối với cán bộ, công chức trên địa bàn huyện; thực
hiện công tác giải quyết chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên
chức (chế độ theo Nghị định số 108/2014/NĐ-CP; Nghị định số 26/2015/NĐCP; chế độ đối với CB, CC, VC công tác ở vùng có điều kiện KT-XH đặc biệt
khó khăn...) và các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo phòng giao;
c, Phục trách các xã Tam Gia, Tĩnh Bắc, Khuất Xã, Tú Đoạn, Tú Mịch.

Vi Thị Thu

23

Lớp: Quản trị Văn phòng K1A