Tổ chức công tác văn thư tại sở nội vụ tỉnh hà giang

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
1.Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2. Mục tiêu của đề tài....................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................2
4. Nguồn tài liệu tham khảo..........................................................................2
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................3
7. Bố cục của đề tài........................................................................................3
PHẦN I.................................................................................................................4
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG.....................................................4
CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG................................................................4
I. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ tỉnh Hà Giang...........................................................................................4
1.Sự ra đời.....................................................................................................4
2.Vị trí, chức năng.........................................................................................5
3. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................5
4. Cơ cấu tổ chức.........................................................................................13
5. Biên chế, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68......14
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang..................................................................14
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang..........14
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức của
Văn phòng Sở Nội vụ..................................................................................14
2.1.1.1 Chức năng:.......................................................................................14
2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn :.....................................................................15

2.1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ (phụ lục 01).......16
2.1.2 Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ
của các cá nhân............................................................................................16
2.1.2.1 Thống kê số nhân sự hiện có...........................................................16
2.1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân..............................................16
PHẦN II..............................................................................................................18
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG 18
I. Lý luận chung về công tác Văn thư.........................................................18
1 Khái niệm công tác Văn thư.....................................................................18
2.Nội dung và nhiệm vụ của công tác Văn thư...........................................18
2.1 Nội dung của công tác Văn thư.............................................................18
2.1.1Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:..................................................18
Phan Thị Lan

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

2.1.2 Tổ chức và giải quyết văn bản đi:......................................................19
2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan:..............19
2.1.4 Tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu trong cơ quan..............................20
2.1.5 Tổ chức và sử dụng con dấu...............................................................20
3. Tổ chức công tác Văn thư........................................................................22
3.1 Biên chế công tác Văn thư.....................................................................22
3.2 Hình thức tổ chức công tác Văn thư......................................................22
4.Yêu cầu của Công tác Văn thư.................................................................23
5.Vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư.........................................................23

5.1.Vị trí của công tác Văn thư....................................................................23
5.2.Ý nghĩa của công tác Văn thư...............................................................23
II. Tổ chức về công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang...................25
1. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của Sở Nội vụ.............................25
2.Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư...................................................26
3.Các cán bộ, công chức, viên chức của Sở Nội vụ....................................26
4. Công chức phụ trách công tác Văn thư của Sở Nội vụ...........................27
5.Thực trạng về Công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang...............27
5.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu
trữ của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang (Phụ lục 04)............................................27
5.2.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..........................27
5.2.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ
quan.............................................................................................................27
5.2.2.Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Sở Nội vụ tỉnh
Hà Giang......................................................................................................28
5.2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.....................................28
5.2.4.Nhận xét..............................................................................................30
5.2.5. Nhận xét về quy trình quản lí và giải quyết văn bản.........................31
5.2.5.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản..........................31
5.2.6. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan...................................32
5.2.7.Nhận xét..............................................................................................32
5.2.7.1. Về quản lý văn bản đi.....................................................................33
5.2.7.2. Về quản lý văn bản đến..................................................................33
5.2.7.3. Đối với việc lập hồ sơ hiện hành....................................................34
5.2.7.4. Phòng làm việc của Văn thư...........................................................35
5.2.7.4.1 Nhận xét........................................................................................35
5.2.7.4.2 Cách bố trí hợp lý hơn..................................................................36
5.2.7.5 Tên các phần mềm được sử dụng trong công tác Văn thư Sở Nội vụ
tỉnh Hà Giang..............................................................................................36

PHẦN III............................................................................................................38
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................38
3.1 Đánh giá chung......................................................................................38
Phan Thị Lan

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

3.1.1 Ưu điểm..............................................................................................38
3.1.1.1 Về công tác văn phòng....................................................................38
3.1.1.2 Về công tác Văn thư........................................................................39
3.1.2 Hạn chế...............................................................................................41
3.1.2.1 Công tác Văn phòng........................................................................41
3.1.2.2 Về công tác Văn thư........................................................................41
3.1.3 Nguyên nhân.......................................................................................42
3.2 Đề xuất, kiến nghị..................................................................................42
3.2.1 Đề xuất................................................................................................42
3.2.2 Kiến nghị............................................................................................44
3.2.2.1 Đối với cơ quan...............................................................................44
3.2.2.2 Đối với nhà trường..........................................................................44
KẾT LUẬN........................................................................................................46
PHẦN PHỤ LỤC...............................................................................................46

Phan Thị Lan

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Trong giai đoạn đẩy mạnh công nghiệp hóa - hiện đại hóa, nền kinh tế
nước ta đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ, vững chắc, cần
phải có sự quản lý, điều hành tốt. Điều này đòi hỏi sự nỗ lực cuả mọi thành viên
tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước.
Như chúng ta đã biết,Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành các công việc của cơ
quan Đảng, cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các
đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan). thời đại ngày nay Văn thư
giữ một chức năng và một vị trí rất quan trọng, các doanh nghiệp, tổ chức sự
nghiệp Nhà nước dù lớn hay nhỏ, Làm tốt công tác này góp phần đạt hiệu quả
của hoạt động quản lý ở các cơ quan tổ chức. Nhất là trong công cuộc cải cách
hành chính nhà nước ngày nay, thì công tác Văn thư là một trong những trọng
tâm được Nhà nước ta quan tâm chú ý tới.Vì vậy Văn thư phải được tổ chức,
quản lý một cách khoa học và hiệu quả. Bộ phận Văn thư khoa học và hoạt động
có hiệu quả sẽ giúp cho cơ quan, tổ chức đó triển khai công việc được thuận lợi,
đem lại nhiều lợi ích cũng như chất lượng công việc và ngược lại.
Bộ phận Văn thư tham gia vào tổ chức Lưu trữ các hồ sơ, chứng từ, công
tác soạn thảo, vào sổ và quản lý công văn đi - đến, duyệt văn bản, chuyển giao
văn bản, lập hồ sơ hiện hành, trả các thủ tục hành chính, photo và in ấn văn bản.
Thấy được vai trò của Văn thư là một vấn đề cấp thiết đối với mỗi người.
Là một sinh viên thực tập, sau bốn năm được học tập tại trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, tôi đã nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương trình

đào tạo của nhà trường. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học
hỏi thêm rất nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác
Văn thư, nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình
thực tập tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang tôi xin đưa ra đề tài: “Tổ chức công tác
Phan Thị Lan

1

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang”.
2. Mục tiêu của đề tài
Sau khi xác định được lý do chọn đề tài, tôi tiến hành xây dựng đề tài của
mình nhằm hướng tới những mục tiêu sau:
-Khảo sát toàn bộ công tác Văn phòng
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác Văn thư
- Phân tích, đánh giá trong hoạt động công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh
Hà Giang, thấy rõ những ưu điểm, hạn chế, nhằm đưa ra những vấn đề cần
nghiên cứu và giải quyết đối với Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang
-Ứng dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn, rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học về
quản trị văn phòng.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về Văn thư và

thực tiễn các hoạt động Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang, bao gồm
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang,
đặc biệt là công tác Văn thư
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang về
công tác Văn thư
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang
về ưu điểm, hạn chế, và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn
thư.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
Nguồn tài liệu được thu thập từ rất nhiều nguồn khác nhau:
- Tài liệu, các bài báo cáo của các khóa trước
- Cuốn Quản trị văn phòng, văn hóa công sở, nghi thức nhà nước, luật ban
hành văn bản
Phan Thị Lan

2

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

- Các tài liệu thu thập được ở cơ quan
- Các phương tiện truyền thông đại chúng: mạng internet, tivi, báo,
đài……
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Tổ chức công tác Văn thư là một bộ phận rất quan trọng và không thể
thiếu được đối với mọi cơ quan, tổ chức. Vì vậy đã có rất nhiều công trình
nghiên cứu từ việc nghiên cứu lý luận đến thực tế về đề tài này, cụ thể như:
- Ngày 28/02/2012 sinh viên Dương Thu Hằng, Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiên cứu đề tài “Công tác lập danh mục hồ sơ ở Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang”
- Ngày 28/04/2014 sinh viên Nguyễn Thị Thu Dự, Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiên cứu đề tài “Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ ở Sở Nội vụ tỉnh Bắc
Cạn”
Tuy nhiên chưa có một bài báo nào cụ thể và nghiên cứu sâu vào vấn đề
công tác Văn thư, vì vậy đề tài này hướng đến sự kế thừa và phát huy từ những
công trình nghiên cứu trước.
6. Phương pháp nghiên cứu
Bài báo cáo sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
7. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu nội dung bài báo cáo của tôi bao gồm 3 chương
Phần I: Tình hình tổ chức và hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang
Phần II: Tổ chức công tác Văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị.

Phan Thị Lan

3

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN I

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG
I. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang
1. Sự ra đời
Thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa VIII (từ ngày 27/712/8/1991), tỉnh Hà Tuyên được chia tách thành hai tỉnh Hà Giang và Tuyên
Quang. Cùng với sự chia tách về địa giới hành chính, các cơ quan, tổ chức tỉnh
Hà Tuyên cũng được chia tách. Do đó, ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Giang
được tái thành lập từ năm 1991.
Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Hà Giang là cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân (sau đây viết tắt là UBND) tỉnh Hà Giang có trách nhiệm giúp
UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tổ chức bộ máy,
công chức và viên chức nhà nước, lập hội quần chúng và các tổ chức nhà nước
khác.
Thực hiện Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 chủa Chính
phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương, Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Giang được đổi tên thành
Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang.
Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp; cải cách hành chính; tổ chức chính quyền đia phương, quản lý địa giới
hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ.
Ngày 04 tháng 02 năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số

13/2008/NĐ-CP quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương. Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND
tỉnh quản lý nhà nước về tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự
Phan Thị Lan

4

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường,
thị trấn; tổ chức Hội, tổ chức phi Chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn
giáo; thi đua - khen thưởng;
2. Vị trí, chức năng
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Hà
Giang được quy định tại Quyết định số 349/QĐ-UBND ngày 03 tháng 3 năm
2015 của UBND tỉnh Hà Giang về việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang. Cụ thể
như sau:
2.1. Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có
chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về: Tổ chức
bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các
cơ quan, tổ chức hành chính; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh
nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập;
tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ

quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính, cải
cách chế độ công vụ, công chức; chính quyền địa phương; địa giới hành chính;
cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây
gọi chung là cấp xã); đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ,
công chức cấp xã; những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; tổ chức
hội, tổ chức phi chính phủ; Văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen
thưởng và công tác thanh niên.
2.2. Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng;
chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức và hoạt động của Ủy ban nhân dân
tỉnh, đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn
3.1. Trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo
Phan Thị Lan

5

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các
đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải
cách hành chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở
Nội vụ trên địa bàn tỉnh.
3.2. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền,

hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
3.3. Về tổ chức bộ máy:
3.3.1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc phân cấp quản lý tổ
chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của
pháp luật;
3.3.2 Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh quy định chức năng,
nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức các đề án thành lập, sáp nhập, chia tách,
giải thể, đổi tên các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Ủy
ban nhân dân cấp huyện để trình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định;
3.3.3 Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp tỉnh theo quy định của
pháp luật;
3.3.4 Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan của tỉnh hướng
dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện, phân loại, xếp hạng cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp và xếp hạng doanh nghiệp nhà nước theo quy định
của pháp luật;
3.4. Về biên chế hành chính sự nghiệp:
3.4.1 Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, Ủy ban nhân dân
cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh xây dựng kế hoạch biên chế
hàng năm; tổng hợp kế hoạch biên chế hàng năm báo cáo Ủy ban nhân dân
tỉnh trình Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định;
Phan Thị Lan

6

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

3.4.2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định giao chỉ tiêu biên
chế hành chính, sự nghiệp nhà nước theo quy định;
3.4.3 Hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế đối với các cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và các đơn vị
nhà nước theo quy định của pháp luật;
3.5. Về cán bộ, công chức, viên chức và chế độ, chính sách tiền lương
3.5.1 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành các văn bản tuyển dụng,
quản lý, sự dụng và thực hiện chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước theo quy định của pháp luật;
3.5.2 Hướng dẫn, thẩm định và kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử
dụng và thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức
thuộc tỉnh. Tham mưu cho Giám đôc Sở quản lý ngạch cán bộ, công chức,
viên chức và việc xét cử cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh dự thi nâng
ngạch theo quy định;
3.5.3 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định hoặc quyết định
theo thẩm quyền việc tuyển dụng, đánh giá, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm
lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện chế độ, chính sách đối với
cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản
lý theo quy định;
3.5.4 Hướng dẫn, thẩm định và kiểm tra việc thực hiện các quy định về
tiêu chuẩn chức danh và cơ cấu cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; về
tuyển dụng, quản lý, sử dụng và thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước thuộc tỉnh và việc phân cấp quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật;
3.6. Về tổ chức chính quyền địa phương
3.6.1 Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy chính quyền địa

phương các cấp thuộc tỉnh và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng
nhân dân các cấp; phối hợp với các cơ quan hữu quan tổ chức và hướng dẫn
công tác bầu cử đại biểu Quốc hội theo quy định của pháp luật; tổng hợp kết quả
Phan Thị Lan

7

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp theo quy định;
3.6.2 Thẩm định, trình thường trực Hội đồng nhân dân, thường trực Uỷ
ban nhân dân tỉnh phê duyệt kết quả bầu cử các thành viên trong thường trực
Hội đồng nhân dân và thành viên Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của
pháp luật;
3.6.3 Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh trình
Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn các chức danh bầu
cử theo quy định của pháp luật;
3.6.4 Tham mưu, giúp Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh
trong công tác đào tạo, bồi dưỡng đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; thống kê
số lượng, chất lượng đại biểu Hội đồng nhân dân, thường trực Hội đồng nhân
dân và thành viên Uỷ ban nhân dân các cấp theo quy định;
3.6.5 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quản lý nhà nước đối với
đội ngũ cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã; cán bộ không chuyên trách cấp
xã, cán bộ thôn, tổ dân phố và cán bộ hợp đồng công tác xã theo quy định;
3.6.6 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản về tuyển

dụng, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện chế độ, chính sách đối
với cán bộ chuyên trách, công chức cấp xã; cán bộ không chuyên trách cấp xã;
cán bộ thôn, tổ dân phố và cán bộ hợp đồng công tác xã theo quy định của pháp
luật;
3.6.7 Hướng dẫn, thẩm định, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng
và việc thực hiện chính sách, chế độ đối với cán bộ chuyên trách, công chức cấp
xã; cán bộ không chuyên trách cấp xã; cán bộ thôn, tổ dân phố và cán bộ hợp
đồng công tác xã theo quy định;
3.6.8 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức
danh và cơ cấu cán bộ, công chức cấp xã và việc phân cấp quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức cấp xã theo quy định của pháp luật;
3.7. Về địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính
3.7.1 Theo dõi, quản lý công tác địa giới hành chính trong tỉnh theo quy
Phan Thị Lan

8

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

định của pháp luật; chuẩn bị các đề án, thủ tục liên quan tới việc thành lập, sáp
nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới, đổi tên đơn vị hành chính để trình cấp có
thẩm quyền xtôi xét, quyết định; hướng dẫn và tổ chức thực hiện sau khi có
quyết định của cơ quan.
3.7.2 Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện, hướng
dẫn và quản lý việc phân loại đơn vị hành chính các cấp theo quy định;

3.7.3 Tổng hợp và quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành
chính; hướng dẫn, khai thác, sử dụng bộ hồ sơ bản đồ địa giới hành chính của
tỉnh theo quy định; tổng hợp, thống kê số lượng các đơn vị hành chính cấp
huyện, cấp xã.
3.8. Về cải cách hành chính
3.8.1 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định phân công các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phụ trách các nội dung, công việc
của cải cách hành chính, bao gồm: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy
hành chính, xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính
công, hiện đại hoá nền hành chính. Tham mưu cho Giám đốc Sở giúp Ủy ban
nhân dân tỉnh theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc triển khai thực hiện cải cách
hành chính theo quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
3.8.2 Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết
định các chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, nâng cao hiệu
lực, hiệu quả quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước trong tỉnh; chủ trì,
phối hợp các cơ quan ngành dọc của Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh triển
khai cải cách hành chính;
3.8.3 Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã triển khai công tác cải cách hành
chính theo chương trình, kế hoạch cải cách hành chính của tỉnh đã được phê
duyệt; việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại các cơ quan cấp
tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định của
pháp luật và chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
Phan Thị Lan

9

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

3.9. Về đào tạo, bồi dưỡng
3.9.1 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thống nhất quản lý lĩnh vực
công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong tỉnh;
việc đào tạo cử tuyển, đào tạo theo địa chỉ nguồn cán bộ tại các trường đại học,
cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trong nước; đào tạo nguồn cán bộ ở ngoài
nước theo quy định của pháp luật;
3.9.2 Trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành các văn bản về đào tạo,
bồi dưỡng đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và cán bộ, công chức
cấp xã theo quy định của pháp luật;
3.9.3 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức thuộc tỉnh và triển khai thực hiện sau khi được phê
duyệt.
3.10. Về công tác Tôn giáo
3.10.1 Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm
tra và tổ chức thực hiện các chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của
Nhà nước về lĩnh vực tôn giáo và công tác quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa
bàn tỉnh
3.10.2 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan thực hiện nhiệm vụ
quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật;
hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về lĩnh vực công tác tôn giáo.
3.10.3 Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công
tác Tôn giáo và cán bộ, công chức quản lý nhà nước về lĩnh vực Tôn giáo trên
địa bàn tỉnh.
3.10.4 Trình Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo hoặc tham gia dự thảo các
quyết định, chỉ thị; nghị quyết, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm
và các đề án, dự án; chương trình thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng.

3.11. Về công tác Văn thư, lưu trữ
3.11.1 Hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự
nghiệp và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn tỉnh chấp hành thực hiện các chế
Phan Thị Lan

10

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

độ, quy định của pháp luật về lĩnh vực Văn thư, lưu trữ.
3.11.2 Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt "Danh mục
nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh";
thẩm tra "Danh mục tài liệu hết giá trị" của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và của các
cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ
tỉnh và Lưu trữ các huyện, thị.
3.11.3 Theo dõi, tổng hợp, thống kê số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước làm công tác Văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh;
đề xuất kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, đào tạo lại; tập huấn nghiệp vụ Văn thư,
lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
3.12. Về công tác Thanh tra
3.12.1Xây dựng kế hoạch thanh tra công tác nội vụ thuộc trách nhiệm và
thẩm quyền của Giám đốc Sở hoặc theo sự ủy quyền, phân công của Ủy ban
nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh trình Giám đốc Sở phê duyệt hoặc
tham mưu cho Giám đốc Sở trình Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

3.12.2 Thực hiện giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng,
lãng phí, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác về
nội vụ thuộc thẩm quyền của Giám đốc hoặc tham mưu cho Giám đốc Sở trình
Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xtôi xét quyết định theo
quy định.
3.13. Về công tác thi đua, khen thưởng
3.13.1 Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh chỉ đạo, thống nhất quản lý nhà nước công tác thi đua, khen thưởng; cụ
thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước về thi đua,
khen thưởng phù hợp với tình hình thực tế của tỉnh; làm nhiệm vụ thường trực
của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh;
3.13.2 Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và Hội đồng thi
đua - khen thưởng tỉnh tổ chức các phong trào thi đua; sơ kết, tổng kết thi đua;
Phan Thị Lan

11

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

phối hợp với các cơ quan liên quan tuyên truyền, phổ biến, nhân rộng các điển
hình tiên tiến; tổ chức thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước;
hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng trên
địa bàn tỉnh; thực hiện việc tổ chức và trao tặng các hình thức khen thưởng theo
quy định của pháp luật;
3.13.3 Xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy

định của pháp luật; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấp đổi hiện vật khen thưởng theo
phân cấp và theo quy định của pháp luật;
3.13.4 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen
thưởng.
3.14. Về công tác Thanh Niên
3.14.1 Trình UBND tỉnh quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án
liên quan đến thanh niên, công tác Thanh niên.
3.14.2 Phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên
quan của tỉnh trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh
niên.
3.14.3 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác thanh niên đối với
các sở, cơ quan ngang sơ, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, UBND cấp huyện, cấp
xã.
3.15. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh
vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,
Ủy ban nhân dân huyện, thành phố, cấp xã. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực hiện
chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ
chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn
tỉnh.
3.16. Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ
quan hành chính, đơn vị sự nghiệp; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện,
cấp xã, thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức cấp xã; công tác Văn thư, lưu
Phan Thị Lan

12

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi đua, khen thưởng và các lĩnh vực
khác được giao.
3.17. Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ, số liệu phục vụ công tác quản lý và chuyên môn, nghiệp
vụ được giao.
3.18. Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các
lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở.
3.19. Thực hiện công tác thông tin, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh và Bộ
Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
3.20. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và
các chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc Sở theo quy
định.
3.21. Quản lý tài chính, tài sản của Sở theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh.
3.22. Xây dựng quyết định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức
bộ máy, mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu của các tổ
chức thuộc Sở theo quy định của pháp luật để trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết
định hoặc quyết định theo thẩm quyền.
3.23. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Uỷ ban nhân dân tỉnh,
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật.
4. Cơ cấu tổ chức
a) Các đơn vị thuộc Sở (06 đơn vị):
- Văn phòng;
- Thanh tra;
- Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;

- Phòng Công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng Cải cách hành chính.
Phan Thị Lan

13

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

b) Các cơ quan trực thuộc Sở (03 đơn vị):
- Ban Thi đua - Khen thưởng;
- Ban Tôn giáo;
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
c) Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Trung tâm
Lưu trữ lịch sử (thành lập khi đủ điều kiện theo quy định của pháp luật).
5. Biên chế, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68
Biên chế công chức, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị
định 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ, trong các cơ quan, đơn
vị thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định trong tổng
số biên chế công chức, số lượng người làm việc và Hợp đồng theo Nghị định 68
thuộc Sở Nội vụ đã được Ủy ban nhân dân tỉnh giao hàng năm trên cơ sở Đề án
vị trí việc làm được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định của pháp luật.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang
2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hà Giang

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Sở Nội vụ
2.1.1.1 Chức năng:
- Văn phòng Sở Nội vụ (dưới đây viết tắt là Văn phòng Sở) là một đơn vị
chuyên môn thuộc Sở Nội vụ tham mưu về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối
hoạt động của Sở theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ
cơ quan, gồm: Tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính (CCHC), cải cách
chế độ công vụ, công chức; bình đăng giới; Văn thư, lưu trữ (VTLT); thi đua khen
thưởng (TĐKT); tài chính, kế toán, quản lí tài sản và hành chính quản trị.
- Văn phòng Sở chịu sự quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của tổ
chức cán bộ Sở, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra của Ban Giám
đốc Sở.

Phan Thị Lan

14

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn :
- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được
giao theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của
UBND tỉnh;
- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo
liên quan đến nội bộ Sở Nội vụ; thực hiện các quy định về phòng, chống tham

nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong
nội bộ Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật;
- Tổng hợp, thống kê số liệu phản ánh tình hình hoạt chung của Sở theo
quy định;
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây
dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác QLNN và chuyên môn,
nghiệp vụ được giao;
- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các
lĩnh vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ;
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với UBND
tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức,
vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng
người làm việc trong các phòng, ban, chi cục thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ;
quản lý hồ sơ, quyết định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ
nhiệm lại, điều động, biệt phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển
ngạch, thay đổi chức danh nghề nghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào
tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính sách khác đối với CCVC, người lao động
thuộc thẩm quyền quản lý của Sở Nội vụ theo quy định;
- Giúp Giám đốc Sở quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản
được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy
quyền của UBND tỉnh;
- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng
Phan Thị Lan

15

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

đầu các phòng, ban, chi cục thuộc và trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp
luật;
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Lãnh đạo Sở phân công.
2.1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ (phụ lục 01)
2.1.2 Thống kê số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm
vụ của các cá nhân
2.1.2.1 Thống kê số nhân sự hiện có
- Chánh văn phòng : 01 người
- Phó chánh văn phòng : 02 người
- Chuyên viên tổng hợp : 01 người
- Kế toán : 01 người
- Văn thư : 01 người
- Kỹ thuật viên CNTT : 01 người
- Lái xe : 02 người
- Lưu trữ viên : 01 người
- Một cửa kiêm thủ quỹ: 01
- Bảo vệ : 01
- Tạp vụ : 01
- Vệ sinh : 01
2.1.2.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân
- Chánh văn phòng: Tham mưu giúp lãnh đạo Sở quản lý, chỉ đạo chung
mọi hoạt động của Văn phòng Sở. Trực tiếp phụ trách lĩnh vực sau: Tổ chức bộ
máy, biên chế; quản lý sử dụng công chức viên chức; chế độ chính sách, tiền
lương; khen thưởng, kỷ luật; bảo vệ chính trị nội bộ, bảo mật; kế hoạch, chương
trình công tác của Lãnh đạo Sở; Công tác Văn phòng Đảng uỷ; Công tác công
đoàn – nữ công.

- Phó chánh văn phòng: Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện
một số nhiệm vụ công tác do CVP giao hoặc ủy quyền (gồm 2 mảng công việc)
sau: Tham mưu tổng hợp; hành chính quản trị.
Phan Thị Lan

16

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

Giúp Chánh Văn phòng xây dựng Kế hoạch, tổ chức thực hiện và kiểm
tra mảng công tác: Tổng hợp, thống kê, thi đua khen thưởng, pháp chế, cải cách
hành chính, công tác dân vận nhà nước.
Đôn đốc các phòng, ban, đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện công tác
tham mưu, tổng hợp.
Giúp Chánh Văn phòng xây dựng Kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra
mảng công tác: Hành chính quản trị, Văn thư lưu trữ, trang thông tin điện tử, an
toàn an ninh trật tự cơ quan, phụ trách xã khó khăn
- Kế toán: Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công tác kế
toán của Sở,Có trách nhiệm thực hiện các quy định về nhà nước về nhiệm vụ tài
chính kế toán. Chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về quản lý, chỉ tiêu,
thanh toán, quyết toán các khoản ngân sách mà văn phòng quản lý.
- Chuyên viên: Được giao phụ trách một số lĩnh vực công tác trong chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng và chịu trách nhiệm giải quyết những việc đó.
- 1 cửa kiêm thủ quỹ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện
các nội dung: Tổng hợp, thống kê, pháp chế, thi đua khen thưởng, Tham mưu

giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện các nội dung: Tiếp nhận và trả kết quả
hành chính “một cửa” kiêm thủ kho, thủ quỹ cơ quan
- Văn thư : Được đào tạo đúng chuyên ngành. Nhân viên Văn thư có trách
nhiệm Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công tác Văn thư của Sở.
- Lưu trữ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công tác lưu
trữ của Sở.
- Kỹ thuật viên CNTT : : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện
các nội dung: Quản trị mạng, phô tô văn bản, sửa chữa máy tính
- Lái xe: Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công việc lái xe
theo sự phân công, phục vụ Lãnh đạo
- Bảo vệ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công việc bảo vệ
- Tập vụ, phục vụ : Tham mưu giúp Chánh Văn phòng Sở thực hiện công
việc tập vụ, phục vụ.
- Nhân viên vệ sinh : Có trách nhiệm vệ sinh sạch sẽ cơ quan.

Phan Thị Lan

17

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng
PHẦN II

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HÀ GIANG
I. Lý luận chung về công tác Văn thư
1 Khái niệm công tác Văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho công tác quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức, chính trị, kinh tế, xã
hội, các đơn vị vũ trang. Là toàn bộ các công việc, về xây dựng văn bản và ban
hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, hình thành trong hoạt động
của cơ quan. Các văn bản hình thành của công tác Văn thư là phương tiện thiết
yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
2.Nội dung và nhiệm vụ của công tác Văn thư
2.1 Nội dung của công tác Văn thư
Nội dung của Công tác Văn thư là những công tác có liên quan đến công
tác quản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, đơn vị và thường gồm 5 nội
dung cơ bản sau:
- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
-Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
-Tổ chức và quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
2.1.1Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:
Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận, được các nơi gửi đến, gọi tắt là
“Văn bản đến”
Công tác tổ chức, giải quyết quản lí văn bản đến được thực hiện theo
nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận Văn thư, bộ
phận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất, yêu cầu xử lý nhanh chóng,
chính xác, bí mật.
Việc tổ chức, tiếp nhận, giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5
Phan Thị Lan

18

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

bước sau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 2: Bóc bì văn bản
Bước 3: Ghi số đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến, văn bản được
vào sổ theo mẫu sau
Mẫu sổ theo dõi văn bản đến của cơ quan (phụ lục 02)
2.1.2 Tổ chức và giải quyết văn bản đi:
Tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu do cơ quan, đơn vị gửi đi gọi chung
là “Văn bản đi”
Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc:
Các văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài, nhất thiết phải qua bộ
phận Văn thư, cán bộ Văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và
có trách nhiệm gửi đi. Thủ tục quản lý văn bản đi bao gồm 6 bước sau:
Bước 1 : Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý, giải quyết văn bản đi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi của cơ quan (phụ lục 03)
2.1.3 Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan:
Đối với những văn bản “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký

văn bản.
Văn bản có dấu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào
văn bản và cả phong bì văn bản. Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật lên
phong bì trong rồi chuyển cho Văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài.
Phan Thị Lan

19

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu
chỉ mức độ “mật”. Sau đó các văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn
bản bình thường.
2.1.4 Tổ chức quản lý các hồ sơ, tài liệu trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
Văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ động
khoa học và thuận tiện.
+ Lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo 6 bước:
Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề
hoặc theo đơn vị, tổ chức
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy định người lập hồ sơ

Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
+ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề
hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ
+ Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Các
đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian
+ Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
+ Biên mục hồ sơ
+ Đóng quyển
2.1.5 Tổ chức và sử dụng con dấu
Người giữ con dấu phải tự tay đóng vào các văn bản, không được cho ai
mượn. Dấu phải được đóng vào bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 của chữ ký, dấu
đóng phải rõ ràng ngay ngắn
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, không
được đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ
Phan Thị Lan

20

Lớp: QTVP K1D


Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

tên người và việc cụ thể.
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như là đề án, chương trình, dự thảo,
báo cáo cần đóng dấu vào góc trái phía trên trang. Dấu đóng trùm khoảng ¼ mặt
dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu.
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan

Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ
văn phòng
Hai loại dấu này đóng như sau :
- Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấp
phó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốc
huy.
-Dấu ghi “mật” và “khẩn” thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và
phải do thủ trưởng cơ quan, người được ủy quyền quyết định. Dấu “mật” phải
được đóng vào trước khi ký chính thức. Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ
khẩn cấp như “hỏa tốc”, “thượng khẩn” theo quy định với từng loại văn bản.
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký....Căn cứ
theo đó đóng đúng dấu theo nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu.
của cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP
- Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu
cho người khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định. Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho
con dấu vào hòm, tủ khóa chắc chắn.
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tùy tiện mang con
dấu theo người. Con dấu của cơ quan tổ chức phải được để lại cho người có
trách nhiệm, có trình độ chuyên môn về Văn thư để bảo quản và phải chịu trách
nhiệm trước pháp luật về giữ và đóng dấu.
b. Nhiệm vụ của Công tác Văn thư
- Nhận và bóc bì văn bản đến
-Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng kí
-Phân loại và trình lãnh đạo
Phan Thị Lan

21

Lớp: QTVP K1D

Báo cáo thực tập

Khoa Quản trị Văn phòng

-Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
-Đánh máy, rá soát văn bản, in văn bản tài liệu
-Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)
- Chuyển giao văn bản, thư từ, tài liệu trong nội bộ co quan
-Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản con dấu cơ quan
3. Tổ chức công tác Văn thư
3.1 Biên chế công tác Văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác Văn thư phải dựa vào 3 yếu
tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác Văn thư
và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản
đến, văn bản nội bộ.
Trong công tác Văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc
bố trí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng
hoạt động của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí
những công việc khó, phức tập như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ
sơ, các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như:
Vào sổ văn bản, viết phong bì.
Nhân viên Văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn
hóa, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và
giữ bí mật trong công việc.
3.2 Hình thức tổ chức công tác Văn thư
Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản
đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác Văn thư
theo một hình thức phù hợp.Có nhiều hình thức tổ chức Văn thư khác nhau phù
hợp với thực tế hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức đó là: hình thức Văn thư tập

trung, hình thức văn tư phân tán và hình thức Văn thư hỗn hợp.
- Hình thức Văn thư tập trung thường được áp dụng với các cơ quan có
cấu tổ chức ít phức tập, lượng văn bản đi, đến ít.
- Hình thức Văn thư phân tán thường được áp dụng với các cơ quan có cơ
Phan Thị Lan

22

Lớp: QTVP K1D