Xây dựng văn hóa công sở tại cục quản trị A
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.43 MB, 88 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................5
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN TRỊ A................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản trị A, Văn phòng
Trung ương Đảng............................................................................................................ 3
1.1. Chức năng................................................................................................................ 3
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................3
1.3. Cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc...............................................................................5
1.3.1. Tổ chức bộ máy.....................................................................................................5
1.3.2. Chế độ làm việc.....................................................................................................6
1.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cục Quản trị A, Văn phòng Trung ương Đảng ..............7
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính - Tổ
chức, Cục Quản trị A........................................................................................................7
2.1. Chức năng................................................................................................................ 7
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.............................................................................................7
2.3. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................................8
2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Hành chính - Tổ chức................................................8
2.5. Bảng mô tả công việc Phòng Hành Chính – Tổ chức................................................8
2.5.1. Bản mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức...................................8
2.5.2 Bản phân công công việc của cán bộ, công chức trong phòng .............................8
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính của Phòng Hành
chính - Tổ chức, Cục Quản trị A.....................................................................................14
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng................................................................14
3.1.1. Công tác xây dựng chương trình – kế hoạch công tác thường kỳ của Cục Quản trị
A.................................................................................................................................... 14
3.1.1.1. Chương trình công tác năm............................................................................15
3.1.1.2. Chương trình công tác quý................................................................................15
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
3.1.1.3. Chương trình công tác tháng............................................................................16
3.1.1.4. Chương trình công tác tuần .............................................................................16
3.1.2. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị, hội họp của Cục Quản trị A...............16
3.1.3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức một chuyến đi công tác cho lãnh đạo Cục Quản trị A
....................................................................................................................................... 18
3.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị
A.................................................................................................................................... 19
3.2.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý ......................................................................19
3.2.2. Công tác soạn thảo văn bản của Phòng Hành chính – Tổ chức, Cục Quản trị A.
....................................................................................................................................... 19
3.2.2.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Phòng
Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A...........................................................................19
3.2.2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng Hành chính - Tổ
chức, Cục Quản trị A......................................................................................................20
3.2.2.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Phòng Hành
chính Tổ chức, Cục Quản trị A.......................................................................................21
3.2.3. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. ..........................................21
3.2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của Cục Quản trị A. ......21
3.2.3.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của Cục Quản trị A.....21
3.2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành. ............................................................................22
3.2.5. Công tác lưu trữ ..................................................................................................23
IV. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị của Phòng Hành chính – Tổ
chức, Cục Quản trị A......................................................................................................23
4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. . 23
4.2. Sơ đồ hoá cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn
phòng (hiện đại) ........................................................................................................... 24
PHẦN II..............................................................................................................25
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...............................................................................25
XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC QUẢN TRỊ A......................25
............................................................................................................................25
A. MỞ ĐẦU........................................................................................................25
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................25
2. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................................26
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu..............................................................................26
4. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.........................................................................................26
5. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................26
6. Bố cục đề tài............................................................................................................ 27
B. NỘI DUNG....................................................................................................28
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ...............................................................28
1.1. Khái niệm văn hóa công sở.....................................................................................28
1.2. Đặc trưng, bản chất của văn hóa công sở..............................................................28
1.3. Các yếu tố cấu thành văn hóa công sở...................................................................29
1.4. Vai trò của văn hóa công sở....................................................................................31
II. THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC QUẢN TRỊ A, VĂN PHÒNG TRUNG
ƯƠNG ĐẢNG................................................................................................................ 33
2.1. Thực trạng văn hóa công sở tại Cục Quản trị A......................................................33
2.1.1.Văn hóa ứng xử và văn minh giao tiếp nơi công sở..............................................33
2.1.2. Trang phục nơi công sở.......................................................................................34
2.1.3. Phong cách làm việc nơi công sở........................................................................34
2.1.4. Trách nhiệm với công việc...................................................................................35
2.1.5. Văn hóa bài trí nơi làm việc:.................................................................................35
2.1.6. Văn hóa giao tiếp, ứng xử, nói chuyện điện thoại................................................36
2.2. Đánh giá tình hình thực hiện...................................................................................36
III. GIẢI PHÁP XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI CỤC QUẢN TRỊ A
....................................................................................................................................... 39
3.1 Nhiệm vụ và giải pháp..............................................................................................39
3.1.1 Nhiệm vụ............................................................................................................... 39
3.1.2. Giải pháp thực hiện..............................................................................................40
3.3. Một số đặc trưng Văn hóa công sở ở một số vùng miền của Việt Nam và một vài
Quốc gia ........................................................................................................................ 50
3.3.1 Một số đặc trưng Văn hóa công sở tại một số vùng miền của Việt Nam...............50
3.3.2 Một số đặc trưng của Văn hoá công sở châu Á ...................................................51
3.3.3 Một số đặc điểm của Văn hoá công sở châu Âu .................................................55
3.3.4 Một số đặc điểm của Văn hóa công sở Mỹ ..........................................................56
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
C- KẾT LUẬN...................................................................................................58
PHẦN III............................................................................................................59
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................59
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng ở Cục
Quản trị A....................................................................................................................... 59
1. Về công tác nhân sự:.................................................................................................59
1.1. Ưu điểm ................................................................................................................. 59
1.2. Nhược điểm............................................................................................................ 60
2. Trong công tác hành chính văn phòng:......................................................................60
2.1 Ưu điểm:.................................................................................................................. 60
2.2. Nhược điểm............................................................................................................ 61
3. Về công Công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan........................................................61
3.1. Ưu điểm.................................................................................................................. 61
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm.....62
1. Đối với Cục Quản trị A...............................................................................................62
2. Đối với nhà trường.....................................................................................................63
KẾT LUẬN........................................................................................................64
PHẦN IV: PHỤ LỤC........................................................................................65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................83
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên cho phép em xin gửi lời cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản
trị văn phòng, Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức
trong những năm em học tập. Với vốn kiến thức tiếp thu được trong quá trình
học tập không chỉ là cơ sở, nền tảng, mà còn là hành trang qúy báu để em bước
vào đời một cách vững chắc và tự tin.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Cục quản trị A- Văn phòng Trung
ương Đảng đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại cơ quan và
hoàn thành tốt được báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Qua quá trình thực tập tại cơ quan và được sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ
hướng dẫn, em đã học hỏi được một số kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, tác phong
làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công sở của cá nhân em đã dần cải thiện rất
nhiều.
Vì đây là lần đầu tiên em tập làm một nhân viên văn phòng nên còn nhiều bỡ
ngỡ, cũng như thời gian có hạn, vốn kiến thức còn hạn chế nên bài báo cáo thực
tập của em không thể tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Vì vậy, em kính
mong nhận được những ý kiến đóng góp của cán bộ văn phòng trong cơ quan và
các Thầy, Cô trong trường để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy, Cô giáo dồi dào sức khỏe và thành
công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô, Chú, Anh, Chị trong
Cục quản trị A luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong
công việc.
Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm2016
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Hà
SV: Nguyễn Thị Hà
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận
lợi cũng như thách thức đòi hỏi chúng ta không ngường đổi mới trên mọi lĩnh
vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách
triệt để những cơ hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực
cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo, môi trường
cạnh tranh năng động và cải cách hiệu quả xã hội thì kéo theo đó là sự phát triển
đa dạng của các ngành nghề, con người buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và
nghiệp vụ chuyên môn thì mới đáp ứng được đòi hỏi của xã hội. Chính vì vậy,
Văn phòng đã trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu ở mỗi cơ quan,
tổ chức.
Với phương châm “Lý luận gắn liền với thực tiễn”, “Học đi đôi với hành”
trong công tác đào tạo. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên
đi thực tập tại các cơ quan. Việc thực tập này nhằm giúp cho sinh viên làm quen
với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học tại
trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây là thách thức cũng là một cơ hội
để em thử sức mình trước những thuận lợi và khó khăn trong thực tế cuộc sống.
Thực hiện kế hoạch thực tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điều kiện
hướng dẫn của khoa Quản trị văn phòng cũng như sự đồng ý tiếp nhận của lãnh
đạo Cục Quản trị A- Văn phòng Trung ương Đảng , em đã về thực tập tại Phòng
hành chính-Tổ chức 02 tháng (từ ngày 04/01/2016 đến ngày 11/3/2016).
Trong quá trình thực tập tại Quý cơ quan, dưới sự giúp đỡ chỉ bảo nhiệt tình
của cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ, các cô, chú, anh, chị trong cơ quan, em đã
được làm quen và tiếp xúc với công việc thực tế, củng cố, trau dồi kiến thức và
tiếp thu những kinh nghiệm về nghiệp vụ văn phòng.
Sau đây, em xin trình bày bài báo cáo thực tập của em gồm những nội dung
chính sau:
SV: Nguyễn Thị Hà
1
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng tại Cục Quản trị A.
Phần II: Chuyên đề thực tập: Xây dựng văn hóa công sở tại Cục Quản
trị A.
Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần IV: Phụ lục
Vì thời gian thực tập cũng không nhiều, khoảng thời gian vừa thực hành
công việc vừa phải viết báo cáo. Do đó, bài báo cáo của em không thể tránh khỏi
những hạn chế và thiếu sót nhất định. Đồng thời, bài báo cáo cũng là kết quả của
một quá trình tổng kết, thu thập kết quả từ việc khảo sát thực tế, những bài học
đúc rút từ trong quá trình thực tập của em.
Vì vậy, em kính mong nhận được sự quan tâm, cũng như những ý kiến đóng
góp của các cán bộ văn phòng trong cơ quan và các thầy, cô giáo trong trường
để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2016
SINH VIÊN
Nguyễn Thị Hà
SV: Nguyễn Thị Hà
2
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN TRỊ A
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản
trị A, Văn phòng Trung ương Đảng
1.1. Chức năng
Cục Quản trị A (tại Hà Nội) là đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương
Đảng có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng trực tiếp quản lý
tài chính, tài sản và đảm bảo hậu cần phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành
Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng, các Hộ
nghị Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị do Bộ
Chính trị, Ban Bí thư triệu tập; phục vụ các cuộc làm việc, tiếp khách trong nước
của Tổng Bí thư, đồng chí Thường trực Ban Bí thư và các đồng chí lãnh đạo cao
cấp của Đảng tại Trung ương Đảng và các nhà khách của Trung ương…; đảm
bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện giao thông phục vụ hoạt
động của Ban chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư.
- Phối hợp với Ban đối ngoại Trung ương đón tiếp, phục vụ khách quốc tế
của Đảng tại Trụ sở Trung ương Đảng; phục vụ các chuyến đi công tác nước
ngoài của các đồng chí Tổng Bí thư và các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Bí
thư Trung ương Đảng công tác tại các cơ quan Đảng ở Trung ương.
- Phục vụ các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng
công tác tại cơ quan Đảng ở Trung ương; phối hợp với các đồng chí trợ lý, thư
ký phục vụ các chuyến đi công tác địa phương của các đồng chí lãnh đao; thực
hiện một số nhiệm vụ phục vụ chung các ban đảng làm việc tại Hà Nội.
- Thực hiện một số chế độ, chính sách đối với cán bộ lão thành cách
mạng, cán bộ diện chính sách theo quy định của Bộ Chính trị, Ban Bí thư; thực
hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ cao cấp. Tham gia phục vụ lễ quốc tang,
lễ nhà nước, lễ tang cao cấp theo quy định.
SV: Nguyễn Thị Hà
3
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch phục vụ nghỉ hè hằng năm đối
với cán bộ, công chức, viên chức của các cán bộ, công chức, viên chức đang làm
việc tại các nhà nghỉ Trung ương ở khu vực phía Bắc.
Phối hợp với Cục quản trị T26, Cục quản trị T78 tổ chức phục vụ nghỉ hè
hằng năm đối với cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước( kể cả cán bộ nguyên
chức).
Trực tiếp phục vụ nghỉ dưỡng, điều dưỡng đối với cán bộ lão thành cách
mạng, cán bộ diện Trung ương quản lý tại các nhà nghỉ của Trung ương do Cục
quản trị A quản lý.
Phối hợp với Ban bảo vệ chăm sóc sức khỏe cán bộ Trung ương và các
bệnh viên Trung ương để thực hiện công tác bảo vệ chăm sóc sức khỏe các đồng
chí cán bộ cao cấp của Đảng và Nhà nước đương chức, nguyên chức; tham gia
tổ y tế trực phục vụ các cuộc họp của Bộ Chính trị, Ban Bí thư, hội nghị Ban
Chấp hành Trung ương, Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng và các kỳ họp
Quốc hội.
Chăm sóc sức khỏe ban đầu đối với cán bộ, công chức, viên chức người
lao động thuộc Văn phòng Trung ương Đảng và các ban đảng ở Trung ương tại
Hà Nội; bảo đảm công tác vệ sinh phòng dịch tại khu vực Trụ sở Trung ương
Đảng nơi làm việc các ban Đảng, nhà công vụ các đồng chí lãnh đạo cao cấp và
nhà khách, nhà nghỉ do Cục Quản trị A quản lý.
- Nghiên cứu, đề xuất việc bố trí, sắp xếp nhà làm việc của các ban đản
trong khu vực Trụ sở Trung ương Đảng, nhà công vụ đối với cán bộ cao cấp.
Trực tiếp quản lý trụ sở làm việc, hội trường của Trung ương, nhà công vụ, nhà
khách, nhà nghỉ của Trung ương tại Hà Nội và các tỉnh, thành phố phía Bắc;
phục vụ Hội nghị của Trung ương tại Hội trường số 9 Nguyễn Cảnh Chân; phục
vụ ăn trưa đối với cán bộ, công chức các ban đảng tại Hà Nội.
- Phối hợp các ban Đảng và các đơn vị liên quan để đảm bảo an ninh, trật
tự, an toàn phòng chống cháy nổ.
SV: Nguyễn Thị Hà
4
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Làm chủ đầu tư các dự án công trình xây dựng mới, sửa chữa bảo dưỡng
nhà làm việc, nhà khách, nhà nghỉ, nhà công vụ của Trung ương khi được lãnh
đạo Văn phòng trung ương Đảng giao cho.
- Quản lý tài chính, tài sản theo đúng quy định của Đảng và pháp luật của
Nhà nước. Lập dự toán, báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm theo chế độ
quản lý tài chính; thực hiện mua sắm tài sản theo kế hoạch ngân sách đã được
lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng phê duyệt.
Quản lý xe ô tô xăng dầu phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành Trung
ương, Bộ Chính trị, Ban Bí thư các gia đình chính sách diện Trung ương quản lý
theo quy định.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Trung ương
giao.
1.3. Cơ cấu tổ chức, chế độ làm việc
Cục Quản trị A là Cục loại I, là đơn vị dự toán cấp II, có con dấu riêng;
được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước để hoạt động theo quy định của pháp
luật.
1.3.1. Tổ chức bộ máy
Lãnh đạo Cục Quản trị A gồm Cục trưởng và 02 Phó Cục trưởng.
Cục quản trị A có 16 đơn vị trực thuộc:
- Phòng Hành chính- Tổ chức
- Phòng Tài Vụ
- Phòng Quản lý xe ô tô
- Phòng Y tế cơ quan
- Phòng Y tế 10
- Ban Quản lý Trụ sở Trung ương Đảng
- Ban lễ tân và thực hiện chính sách
- Ban Phục vụ các ban Đảng
- Ban Quản lý nhà
- Nhà khách Hồ Tây
- Nhà khách số 8 Chu văn An
SV: Nguyễn Thị Hà
5
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Khu nghỉ dưỡng của Trung ương tại Đại Lải
- Nhà nghỉ số 21 Đồ Sơn (tại Hải Phòng)
- Nhà nghỉ Tuần Châu (tại Quảng ninh)
- Nhà nghỉ Lê Lợi (tại Thanh Hóa)
- Ban Quản lý dự án Cục quản trị A.
1.3.2. Chế độ làm việc
Cục Quản trị A làm việc theo chế độ thủ trưởng.
- Cục trưởng Cục Quản trị A có trách nhiệm, quyền hạn quy định tại các
khoản từ 1 đến 9, khoản 11 của Điều 7 và các nhiệm vụ khác được Quy định
trong quy chế làm việc của Văn phòng Trung ương Đảng.
Thực hiện quản lý cán bộ, công chức theo quy định về phân cấp quản lý
cán bộ, công chức.
Là chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp II.
- Phó Cục trưởng giúp Cục trưởng một số lĩnh vực công tác được phân
công. Khi Cục trưởng đi vắng, một Phó Cục trưởng được ủy quyền điều hành
công việc chung của Cục.
- Trưởng phòng điều hành công việc chung và chịu trách nhiệm trước Cục
trưởng về mọi mặt công tác của phòng.
- Phó trưởng phòng giúp trưởng phòng phụ trách một số lĩnh vực được
phân công. Khi trưởng phòng đi vắng, phân công một phó trưởng phòng điều
hành công việc chung.
- Cán bộ, công chức, viên chức trong Cục có trách nhiệm thực hiện tốt các
nhiệm vụ được phân công và các quy định, quy chế, quy trình công tác, giữ gìn
bí mật của Đảng, Nhà nước. Đối với những việc gấp do lãnh đạo Văn phòng
giao trực tiếp từng cán bộ, công chức, viên chức nhanh chóng chủ động hoàn
thành sau đó báo cáo lại để lãnh đạo Cục, phòng biết.
- Căn cứ, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức, bộ máy, chế độ làm việc của Cục,
Cục Quản trị A phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng quy chế làm việc,
quy trình công tác, biên chế nhiệm vụ các đơn vị trực thuộc, trình lãnh đạo Văn
phòng Trung ương Đảng phê duyệt theo phân cấp.
SV: Nguyễn Thị Hà
6
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
1.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Cục Quản trị A, Văn phòng Trung
ương Đảng
(Xem phụ lục số 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng
Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A
2.1. Chức năng
Phòng Hành chính - Tổ chức là đơn vị trực thuộc Cục Quản trị A có chức
năng giúp lãnh đạo Cục tổ chức việc điều hành phối hợp các mặt hoạt động của
Cục, tổ chức công tác tổng hợp hành chính, công tác tổ chức cán bộ của Cục
Quản trị A.
2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng quy chế làm việc, chương trình, kế hoạch công tác của Cục;
theo dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quy chế làm việc và chương
trình công tác của Cục và của các đơn vị trực thuộc Cục.
- Tổng hợp, xây dựng báo cáo định kỳ, đột xuất; ghi biên bản các hội nghị
các cuộc họp của lãnh đạo Cục; thông báo ý kiến chỉ đạo những vấn đề chính
lãnh đạo Cục quyết định.
Phối hợp với các đơn vị trực thuộc Cục phục vụ các hội nghị.
- Quản lý tập trung thống nhất công tác văn thư lưu trữ của Cục, hướng
dẫn kiểm tra thực hiện nghiệp vụ văn thư- lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc.
- Kiểm tra, xem xét về thể thức các văn bản theo quy định của Văn phòng
Trung ương trước khi trình lãnh đạo Cục và phát hành.
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của Nhà nước.
- Đề xuất phương án kiện toàn bộ máy và xác định biên chế các đơn vị
trực thuộc .
Quản lý cán bộ, công chức và người lao động theo quy định phân cấp của
Văn phòng Trung ương Đảng.
- Đề xuất với lãnh đạo Cục về:
+ Tuyển dụng, bố trí, điều động, bổ nhiệm cán bộ công chức.
SV: Nguyễn Thị Hà
7
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
+ Xây dựng, quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức.
+ Tổ chức thực hiện chế độ đánh giá, nhận xét cán bộ, công chức, viên
chức theo hướng dẫn của cấp trên.
+ Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo quy định.
- Thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức và
người lao động theo phân cấp quản lý của Văn phòng Trung ương Đảng: Chế độ
tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, tang lễ…
- Phối hợp với Phòng Tài vụ mua sắm vật tư hàng hóa, tài sản phục vụ
Trung ương, hoạt động của lãnh đạo Cục và các đơn vị trực thuộc theo kế hoạch
và đột xuất được lãnh đạo các cấp phê duyệt. Quản lý và sử dụng tài sảnh được
giao đúng nguyên tắc, quy định của Đảng và Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Đảng ủy Cục Qản trị A.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Cục Quản trị A giao.
2.3. Cơ cấu tổ chức
Phòng Hành chính - Tổ chức có Trưởng phòng và 03 Phó Trưởng phòng;
Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và tình hình thực tế, Phòng Hành chính - Tổ chức
được chia thành các bộ phận sau:
- Bộ phận Hành chính – Tổ chức
- Bộ phận Tài sản
- Bộ phận Văn phòng Đảng ủy, Đoàn thể
2.4. Sơ đồ tổ chức bộ máy Phòng Hành chính - Tổ chức
(Xem phụ lục số 02)
2.5. Bảng mô tả công việc Phòng Hành Chính – Tổ chức
2.5.1. Bản mô tả công việc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức
(Xem phụ lục số 03)
2.5.2 Bản phân công công việc của cán bộ, công chức trong phòng
Đồng chí Trương Đức Tiến – Trưởng phòng - Phụ trách điều hành chung
SV: Nguyễn Thị Hà
8
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
a. Bộ phận Hành chính – Tổ chức:
*) Đồng chí Phùng Thị Thu Phương – Phó trưởng phòng phụ trách điều
hành
- Phụ trách bộ phận Hành chính.
- Theo dõi, quản lý Hồ sơ cán bộ theo phân cấp.
- Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, phục vụ hè.
- Tổ chức việc thăm viếng hiếu, hỷ trong nội bộ Cục và những đối tượng
cơ quan có quan hệ công tác, phối hợp với Vụ Tổ chức – Cán bộ tổ chức thăm
viếng theo quy định của cơ quan.
- Quản lý, theo dõi trích nộp, tăng, giảm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
bảo hiểm thất nghiệp của các đồng chí lãnh đạo cao cấp, cán bộ, nhân viên và
người lao động khối hành chính trong Cục.
- Phụ trách, theo dõi công tác lao động tiền lương. Thực hiện các chế độ
về lương, phụ cấp theo lương. Cập nhật diễn biến lương khối hành chính và các
nhà khách, nhà nghỉ theo phân cấp của Cục. Ra quyết định lương đúng kỳ hạn.
- Theo dõi việc chuyển ngạch, xếp lại ngạch, bậc lương đối với cán bộ,
nhân viên khi đủ điều kiện, nhân viên chuyển công tác đến và mới tuyển dụng.
- Theo dõi, giải quyết các chế độ, chính sách về bảo hiểm xã hội, bảo
hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, thai sản, dưỡng sức sau thai sản, ốm đau, tai
nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc các chế độ chính sách khác có liên quan
đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân và người lao động.
- Thực hiện một số công tác khác của lãnh đạo phòng giao.
*) Đồng chí Nguyễn Thị Tảo – Tổ trưởng Tổ Hành chính.
- Theo dõi và quản lý văn bản đi, đến.
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân sau khi
có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục.
- Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản hàng ngày.
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình lãnh đạo Cục xem xét, duyệt, ký
ban hành.
SV: Nguyễn Thị Hà
9
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ năng trình bày; ghi số, ngày, tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, độ mật.
- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
- Sắp xếp và bảo quản, tài liệu phục vụ khai thác, tra cứu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Bảo quản, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan và các loại dấu khác
theo quy định của Nhà nước.
- Lập hồ sơ và chuẩn bị tài liệu lưu trữ hiện hành, giao nộp vào lưu trữ
theo quy của cơ quan.
- Phân loại, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu.
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản trong đơn vị (máy fax, máy in, máy
photocopy…).
- Làm các thủ tục để thanh toán chế độ hiếu, trao sổ hưu, chuẩn bị quà để
trao sổ hưu theo quy định.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khi có yêu cầu.
- Ngoài ra thực hiện một số công tác khác do lãnh đạo phòng phân công.
*) Đồng chí Nguyễn Văn Chung – Chuyên viên
- Theo dõi, đôn đốc việc nộp báo cáo tháng, quý, năm các đơn vị theo quy
chế.
- Dự thảo báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo tổng kết hè, báo cáo thi đua
khen thưởng của Cục và các văn bản, tờ trình khác.
- Theo dõi công tác thông tin, liên lạc trong Cục. Chuyển báo chí đến các
đồng chí lãnh đạo Cục.
- Phối hợp với đồng chí Tảo về nhận và thông báo tới các đơn vị trong
Cục về việc báo đám hiếu.
- Phối hợp quản lý tài sản trong đơn vị, lãnh đạo Cục.
- Phối hợp với bộ phận Tài sản khi có yêu cầu.
SV: Nguyễn Thị Hà
10
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Thực hiện một số công tác khác do lãnh đạo phòng phân công.
*) Đồng chí Nguyễn Thị Thanh Tâm - Chuyên viên
- Giải quyết các thủ tục về hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, cho
thôi việc đối với đối tượng hợp đồng từ 01 năm trở xuống trong khối hành
chính.
- Theo dõi, giải quyết thủ tục bảo hiểm xã hội, hưu trí.
- Theo dõi, thanh toán làm thêm giờ cho lãnh đạo Cục, và cán bộ, chuyên
viên trong phòng.
- Chịu trách nhiệm theo dõi, báo cáo lãnh đạo phòng về công tác quản trị
trong khu vực 63 Phan Đình Phùng đảm bảo kịp thời.
- Nhận chuyển kế hoạch xe ô tô.
- Phối hợp với đồng chí Tảo trình, chuyển giao văn bản đến cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Cục.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất để phục vụ các cuộc họp giao ban thứ 2 hàng
tuần, hội nghị do lãnh đạo Cục chủ trì. Quản lý Hội trường, trang thiết bị, dụng
cụ thuộc phòng họp của Cục, đơn vị.
- Theo dõi, lĩnh cấp phát hàng hóa, văn phòng phẩm, vật tư của lãnh đạo
Cục và của phòng.
- Phối hợp với bộ phận Tài sản khi có yêu cầu.
- Thực hiện một số công tác khác do lãnh đạo phòng phân công.
b. Bộ phận Tài sản
*) Đồng chí Đỗ Thị Lan Hương - Phó Trưởng phòng phụ trách điều
hành.
- Phụ trách bộ phận tài sản, phối hợp với Phòng Tài vụ để nắm kế hoạch,
dự trù, tổ chức mua sắm xuất, nhập hàng hoá, vật tư theo lệnh và kế hoạch
thường xuyên, đột xuất. Quản lý việc sử dụng, kiểm tra, đôn đốc nhiệm vụ kế
toán, bảo quản hàng hoá trong kho, cập nhật sổ sách.
- Làm thủ tục, quy trình mua sắm, trang cấp theo quy định về quản lý tài
chính trình Lãnh đạo Cục phê duyệt và tổ chức thực hiện.
SV: Nguyễn Thị Hà
11
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Phối hợp với phòng Tài vụ theo dõi giá trị tài sản, đánh giá phân loại đề
xuất thanh lý.
- Nghiên cứu đề xuất vấn đề liên quan đến công tác phục vụ, những tồn
tại, hướng khắc phục (nếu có).
- Xác nhận các chứng từ mua, bán đảm bảo tính hợp pháp.
- Lập kế hoạch, quản lý theo dõi việc mua sắm, bảo dưỡng, thay thế trang
thiết bị, phương tiện làm việc, công cụ lao động phục vụ của đơn vị và lãnh đạo
Cục.
- Đảm nhiệm công tác tiếp liệu, mua hàng hoá, vật tư, vật phẩm theo kế
hoạch, hàng tháng nhập kho để phục vụ thường xuyên đúng chủng loại và hàng
hoá đột xuất theo yêu cầu.
- Tham gia các tổ thanh lý tài sản, mua sắm trang cấp của Cục khi có yêu
cầu.
- Phối hợp chặt chẽ với bộ phận hành chính khi có yêu cầu; Phối hợp với
các bộ phận trong việc thăm hỏi, hiếu, hỷ có liên quan nội bộ của Cục.
- Kiêm phụ trách công tác Công đoàn của phòng.
- Ngoài ra đảm nhiệm một số công tác khác khi được lãnh đạo phòng, Cục
giao.
*) Đồng chí Lê Minh Hà – Chuyên viên
- Thủ kho tài sản, công việc bảo quản, quản lý hàng hoá trong kho, vào sổ
sách cập nhật theo dõi.
- Nghiên cứu thu xếp hàng hoá, kho tàng gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp để
thực hiện dễ nhìn, dễ thấy, dễ lấy.
- Thực hiện việc cấp phát, xuất, nhập đối chiếu với kế toán, tài vụ hàng
tháng.
- Kiểm tra hàng hoá, chất lượng, số lượng, chủng loại trước khi nhập kho.
- Thường xuyên kiểm tra đánh giá hàng hoá vật tư về chất lượng hiện tại
để có ý kiến đề xuất việc xử lý.
- Tham gia việc đánh giá thanh lý tài sản.
- Đóng gói hàng hoá, tặng phẩm, vật phẩm khi có kế hoạch.
SV: Nguyễn Thị Hà
12
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Phối hợp với các bộ phận khi có yêu cầu.
- Ngoài ra còn thực hiện một số công tác khác khi lãnh đạo phòng phân
công.
c. Bộ phận Văn phòng Đảng ủy, đoàn thể
- Bộ máy hoạt động theo nguyên tắc của Đảng- Đoàn thể.
- Là đơn vị độc lập chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Thường vụ Đảny ủy
Cục Quản trị A về công tác Văn phòng Đảng ủy và Đoàn thể.
- Biên chế được xác định 03 đồng chí.
*) Đồng chí Nguyễn Thị Hải Yến- Chánh Văn phòng Đảng ủy
- Chánh Văn phòng phụ trách chung và nghiên cứu tổng hợp, chịu trách
nhiệm trước Ban Thường vụ về các hoạt động của Văn phòng Đảng ủy- Đoàn
thể. Quản lý việc sử dụng kinh phí của đảng bộ.
- Chánh Văn phòng được thừa lệnh của Ban Thường vụ Đảng ủy ký các
văn bản theo sự ủy nhiệm của Bí thư hoặc Phó Bí thư, đề xuất công việc với Ban
Thường vụ Đảng ủy; chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu của Đảng ủy,
quản lý cơ sở dữ liệu đảng viên, quản lý hồ sơ đảng viên, quản lý việc thu chi
đảng phí, kinh phí của Đảng theo quy định.
- Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong Văn phòng Đảng ủyĐoàn thể và có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra, giám sát, đánh giá, nhận xét việc
thực hiện nhiệm vụ của các thành viên.
*) Đồng chí Đinh Thị Mai Giang- Chuyên viên chính
- Chuyên trách công tác Đảng, thực hiện đúng Điều lệ Đảng, nguyên tắc
hoạt động, những quy định về công tác xây dựng đảng, đoàn thể; giúp Văn
phòng Đảng ủy về công tác đảng vụ, công tác cơ sở đảng và công tác đảng viên;
Nguyên tắc kế toán, chế độ thu, chi, sử dụng đảng phí của Đảng.
- Thực hiện nghiêm quy chế làm việc của Văn phòng Đảng ủy- Đoàn thể.
- Thực hiện đúng nguyên tắc trung thực và bảo mật tuyệt đối về lịch sử
chính trị của đảng viên trong Đảng bộ theo quy định của Trung ương. Theo dõi
sử dụng thẻ Đảng đúng nguyên tắc của Đảng và Điều lệ Đảng.
SV: Nguyễn Thị Hà
13
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo mật công văn giấy tờ, đúng thủ tục
hành chính. Bảo quản có hệ thống, an toàn tài liệu lưu trữ và con dấu của Đảng
ủy theo quy định.
- Quản lý tài chính của Đảng ủy theo đúng quy định
- Thực hiện tiếp nhận và chuyển sinh hoạt Đảng.
- Chịu sự phân công trực tiếp của đồng chí Chánh Văn phòng.
- Thu, nộp đảng phí đúng quy định. Lập dự toán thu chi của Đảng ủy theo
đúng nguyên tắc, đúng thủ tục quy định.
*) Đồng chí Trần Thị Ngọc Ánh – Chuyên viên
- Đảm nhiệm công tác Đoàn thể- hành chính; Bảo đảm, tiếp nhận, phát
hành công văn đi, đến; Đánh máy, sao chụp, in ấn, công văn tài liệu chỉ đạo của
Thường vụ Đảng ủy, Ban Chấp hành đoàn thể và Chánh Văn phòng Đảng ủyĐoàn thể.
- Thực hiện tốt công tác thông tin liên lạc, đảm bảo nhanh chóng, kịp thời,
chính xác.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bảo mật công văn giấy tờ, đúng thủ tục
hành chính. Bảo quản có hệ thống, an toàn tài liệu lưu trữ của Đảng ủy, Đoàn
thể theo quy định.
- Quản lý tài chính của Đoàn thể theo đúng quy định.
- Quản lý tốt tài sản, vật chất, máy móc, trang thiết bị trong Văn phòng
Đảng ủy- Đoàn thể.
- Chuẩn bị cơ sở vật chất hội họp khi có yêu cầu.
- Chịu sự phân công trực tiếp của đồng chí Chánh Văn phòng.
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính của Phòng Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A.
3.1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
3.1.1. Công tác xây dựng chương trình – kế hoạch công tác thường kỳ
của Cục Quản trị A.
Sơ đồ hoá quy trình chương trình – kế hoạch công tác thường kỳ
(Xem phụ lục 04)
SV: Nguyễn Thị Hà
14
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
* Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Cục Quản trị A:
Chương trình công tác bao gồm: Chương trình công tác năm, quý và
tháng của Cục Quản trị A; chương trình công tác tuần của lãnh đạo Cục.
3.1.1.1. Chương trình công tác năm
a) Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm, Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn thuộc Cục Quản trị A gửi Phòng Hành chính – Tổ chức Báo cáo kết
quả thực hiện nhiệm vụ được giao trong chương trình công tác năm của đơn vị
đó.
b) Phòng Hành chính – Tổ chức tổng hợp, dự kiến chương trình công tác
năm sau của Cục Quản trị A, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến;
c) Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo Chương trình
công tác năm sau của Cục Quản trị A, đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả
lời, gửi lại Phòng Hành chính – Tổ chức hoàn chỉnh, trình Cục trưởng xem xét,
quyết định việc trình Lãnh đạo Văn phòng Trung ương Đảng vào cuộc họp
thường kỳ cuối năm;
d) Sau 07 ngày làm việc, kể từ ngày Chương trình công tác năm của Cục
Quản trị A được thông qua, Phòng Hành chính - Tổ chức trình Cục trưởng
duyệt, gửi các đơn vị trực thuộc biết, thực hiện.
3.1.1.2. Chương trình công tác quý
a) Trong tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị phải đánh giá tình hình thực
hiện chương trình công tác quý đó, rà soát các vấn đề cần trình Lãnh đạo Cục
vào quý tiếp theo đã ghi trong chương trình công tác năm và bổ sung các vấn đề
mới phát sinh để xây dựng chương trình công tác cho quý sau. Chậm nhất vào
ngày 15 của tháng cuối quý, đơn vị gửi báo cáo đánh giá thực hiện chương trình
công tác quý đó và chương trình quý sau về Phòng Hành chính - Tổ chức;
b) Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp, xây dựng chương trình công tác
quý sau của Cục Quản trị A, trình Cục trưởng quyết định;
SV: Nguyễn Thị Hà
15
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
c) Chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, Phòng Hành chính - Tổ
chức có trách nhiệm trình Cục trưởng phê duyệt chương trình công tác quý sau
của Cục Quản trị A, gửi các đơn vị trực thuộc biết, thực hiện.
3.1.1.3. Chương trình công tác tháng
a) Chậm nhất vào ngày 20 hàng tháng, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục
Quản trị A căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án, văn bản đã ghi trong chương
trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phát sinh, xây dựng
chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình, gửi về Phòng Hành chính - Tổ
chức;
b) Phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp chương trình công tác hàng
tháng của Cục Quản trị A. Chương trình công tác tháng của Cục Quản trị A cần
được chia theo từng lĩnh vực do Cục trưởng, các Phó Cục trưởng phụ trách giải
quyết;
c) Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Phòng Hành chính - Tổ chức trình
Cục trưởng duyệt chương trình công tác tháng sau của Cục Quản trị A, gửi các
đơn vị trực thuộc biết thực hiện.
3.1.1.4. Chương trình công tác tuần
(Xem phụ lục số 05)
Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Cục trưởng, Các
Phó Cục trưởng, Phòng Hành chính - Tổ chức xây dựng chương trình công tác
tuần sau của Cục trưởng và các Phó Cục trưởng, trình Cục trưởng quyết định
chậm nhất vào chiều thứ sáu tuần trước và thông báo cho các tổ chức, cá nhân
liên quan biết, thực hiện.
3.1.2. Sơ đồ hóa công tác tổ chức một hội nghị, hội họp của Cục Quản
trị A
(Xem phụ lục số 06)
Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để ban lãnh đạo Cục
Quản trị A thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của Cục. Mỗi hội
nghị khi tổ chức đều có nhiều mục đích khác nhau. Tuy nhiên khi tổ chức Hội
nghị ban lãnh đạo thông thường sẽ hướng tới các mục đích sau:
SV: Nguyễn Thị Hà
16
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
- Tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai
- Đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ
chung.
- Xây dựng tinh thần đoàn kết.
* Quy trình tổ chức một hội nghị của Cục Quản trị A bao gồm các bước
sau đây:
Bước 1: Căn cứ vào chương trình công tác của cơ quan và yêu cầu giải
quyết công việc trong tuần. Cục trưởng cơ quan chỉ đạo xây dựng và quyết định
kế hoạch tổ chức. Phân công trách nhiệm cho các đơn vị chuẩn bị nội dung, địa
điểm, các vấn đề khác có liên quan.
Bước 2: Các đơn vị chuẩn bị nội dung cuộc Hội nghị
- Tổng hợp số liệu, dự thảo, báo cáo, phương hướng công tác theo yêu cầu
của cơ quan.
- Chuẩn bị các nội dung khác:
+ Thành phần đại biểu mời tham dự Hội nghị
+ Dự kiến các tập thể và các nhân có liên quan báo cáo tham luận trong
hội nghị (nếu có). Báo cáo tóm tắt thông qua Hội nghị.
+ Bài phát biểu của lãnh đạo trong Hội nghị.
+ Dự kiến danh sách khen thưởng các tập thể cá nhân có thành tích (nếu có).
+ Dự kiến chương trình Hội nghị.
Bước 3: Các đơn vị gửi toàn bộ liên quan đến việc tổ chức Hội nghị về
cho người chủ trì Hội nghị (qua phòng Hành chính- Tổ chức) xem xét, đóng
góp, bổ sung, phê duyệt. Đăng ký lịch tổ chức Hội nghị trước 07 ngày.
Bước 4: Sau khi chuẩn bị xong cho Hội nghị, theo thời gian thống nhất,
đơn vị chủ trì Hội nghị tiến hành Hội nghị. Đây là giai đoạn chính và quan trọng
nhất của Hội nghị.
- Tiếp đón đại biểu, khai mạc chương trình, tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu.
- Quá trình diễn biến Hội nghị : Đôn đốc nhắc nhở các đơn vị phục vụ Hội nghị,
thường trực ngoài hội trường giải quyết công việc đột xuất.
- Ghi biên bản Hội nghị, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết Hội nghị.
SV: Nguyễn Thị Hà
17
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Bước 5: Kết thúc Hội nghị
- Phục vụ sau Hội nghị (tiễn đoàn, thu dọn) quyết toán kinh phí Hội nghị.
- Hoàn tất hồ sơ Hội nghị, bổ sung chương trình công tác (nếu có). Thông
báo kết quả cuộc họp (chậm nhất 03 ngày làm việc) sau khi kết thúc Hội nghị.
3.1.3. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức một chuyến đi công tác cho lãnh
đạo Cục Quản trị A
(Xem phụ lục số 07)
- Nhằm nâng cao hiệu quả công tác của mình – Cục Quản trị A luôn tổ
chức những chuyến công tác nhằm mục đích trao đổi, học hỏi, và thực hiện tốt
các nhiệm vụ được đề ra.
- Mục đích của các chuyến đi công tác: Kiểm tra tình hình thực tế ở các
cơ quan xã, phường, trên địa bàn thành phố; khảo sát, trao đổi nội dung công
việc; dự hội nghị, hội thảo, hoặc lễ hội.
- Hằng năm, Cục Quản trị A có rất nhiều chuyến đi công tác tại các địa
phương, và các chuyến công tác đi các tỉnh, thành phố khác trong nước, thậm
chí cả ở nước ngoài.
- Đối với những chuyến đi công tác thuộc phạm vi trong Thành phố Hà
Nội, đi trong ngày và căn cứ vào tính chất của chuyến đi mà Cục Quản trị A sẽ
lên lịch trình cho chuyến đi công tác; Còn đối với những chuyến đi công tác dài
ngày thì Cục Quản trị A sẽ phải lên kế hoạch chi tiết cho chuyến đi.
- Trước tiên Cục cần xác định rõ mục đích của chuyến đi công tác, thời gian,
địa điểm, phương tiện đi lại, thành phần tham dự, dự trù kinh phí . . .
- Sau đó, Phòng Hành chính- Tổ chức sẽ lên kế hoạch cụ thể, trình lên
Cục trưởng phê duyệt. Nếu bản kế hoạch không còn thiếu sót thì công bố và
thông báo cho các cá nhân liên quan, làm giấy giới thiệu, giấy đi đường, chuẩn
bị tài liệu liên quan đến chuyến đi công tác, rút kinh phí tạm ứng, Cuối cùng
kiểm tra lần cuối trước chuyến đi công tác để đảm bảo cho chuyến đi đạt được
hiệu quả cao nhất.
SV: Nguyễn Thị Hà
18
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
Tuy nhiên, có một số chuyến đi công tác không được lên lịch trình rõ
ràng, mà chỉ được trao đổi bằng miệng: như những chuyến kiểm tra nhỏ; có thể
là những chuyến viếng thăm...
3.2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Hành chính - Tổ
chức, Cục Quản trị A.
3.2.1. Hệ thống hoá các văn bản quản lý
Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư của Văn Phòng Trung
ương Đảng.
1. Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28-5-2004 của Văn phòng Trung
ương về thể thức văn bản của Đảng.
2. Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06-11-2009 của Văn phòng Trung
ương về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lữu trữ hiện hành của các cơ
quan, tổ chức đảng các cấp.
3. Quy định số 33-QĐ/VPTW, ngày 28-3-2014 của Văn phòng Trung
ương về quy định về công tác văn thư ở Văn phòng Trung ương Đảng.
4. Hướng dẫn số 48-HD/VPTW ngày 11-3-2015 của Văn phòng Trung
ương về các tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan của các Tổ chức chính trị xã
hội.
3.2.2. Công tác soạn thảo văn bản của Phòng Hành chính – Tổ chức,
Cục Quản trị A.
3.2.2.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản
quản lý của Phòng Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A
Thủ trưởng đơn vị hoặc chuyên viên chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về
nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức người được giao trách nhiệm giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư kiểm tra và chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản
trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.
SV: Nguyễn Thị Hà
19
Lớp: ĐH QTVP K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
3.2.2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng
Hành chính - Tổ chức, Cục Quản trị A.
Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ công chức
làm việc tại Cục Quản trị A rất đặc biệt quan tâm, chú ý và thực hiện theo
Hướng dẫn số 11-HD/VPTW về thể thức văn bản của Đảng, ngày 25/8/2004 của
Văn phòng Trung ương Đảng. Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
ở đây đang từng bước được hoàn thiện hơn.
* Ưu điểm:
- Trong mỗi văn bản đều đảm bảo đầy đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức
như: Tiêu đề; tên cơ quan ban hành; số và ký hiệu; địa danh, ngày tháng năm;
tên loại và trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chữ ký, thể thức đề ký
và dấu cơ quan ban hành văn bản; nơi nhận.
- Bố cục của văn bản rõ ràng, giúp người tiếp nhận dễ nắm bắt thông tin
- Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành với
thẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan.
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể
thức văn bản, cụ thể văn bản của cơ quan ban hành ra đều được đánh số, ký hiệu
và được lưu văn thư nên thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầu
phục vụ giải quyết công việc nội bộ và nhân dân.
* Nhược điểm:
- Sự thay đổi thường xuyên về những tiêu chuẩn, quy định về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản trong khi chuyên viên soạn thảo văn bản đã hình thành
một kỹ năng soạn thảo theo những tiêu chuẩn cũ.
- Soạn thảo văn bản theo mẫu đang trở thành lý do dẫn đến trình bày sai
các yếu tố thể thức văn bản bởi nhiều mẫu văn bản đã cũ so với quy định mới
hoặc bản thân các mẫu đó cũng sai.
- Tình trạng chậm cập nhật thông tin từ những văn bản pháp luật mới về
quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đang là một trong những
nguyên nhân cơ bản dẫn đến tình trạng sai thể thức văn bản.
SV: Nguyễn Thị Hà
20
Lớp: ĐH QTVP K1D
