Xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài Chính

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN

Để thực hiện việc thực tập và lựa chọn chuyên đề “ Xây dựng văn hóa công sở
tại Bộ Tài Chính” em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ phía quý cơ quan là
phòng Hành Chính- Tổ Chức thuộc văn phòng Bộ tài chính và sự hướng dẫn tận
tình của giảng viên - Thạc sỹ Nguyễn Mạnh Cường .
Trong quá trình thực tập cũng như trong quá trình làm báo cáo thực tập em đã
nhận được rất nhiều ý kiến đóng góp từ phía nhà trường, bạn bè, quý cơ quanphòng Hành chính- Văn phòng Bộ Tài Chính để giúp em hoàn thành kịp thời và
hiệu quả nhất .
Trước tiên cho tôi gửi lời cảm ơn tới trưởng phòng Hành Chính- Tổ chức
thuộc văn phòng Bộ Tài Chính đã tạo điều kiện cho tôi được khảo sát, làm việc
thực tế, thu thập tài liệu tại cơ quan, cảm ơn các cán bộ phòng Hành Chính – Tổ
chức thuộc văn phòng Bộ Tài Chính đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo để tôi có thể
thu thập tài liệu kịp thời và chính xác .
Đồng thời cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Giảng viên- Th.S. Nguyễn
Mạnh Cường người đã tận tình hướng dẫn, định hướng cho em những kỹ năng
và phương pháp để có thể thực hiện báo cáo thực tập và chuyên đề trong báo cáo
một cách có hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian, chi phí nhất.
Ngoài ra cho tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới gia đình, bạn bè đã khích lệ
tinh thần giúp tôi trong thời gian thực tập và hoàn thành báo cáo thực tập kịp
thời phát hiện những sai sót đồng thời tìm ra các phương pháp mới .
Trong quá trình hoàn thành báo cáo mặc dù đã rất cố gắng nhưng không
tránh khỏi những sai sót về mặt hình thức cũng như còn nhiều hạn chế về mặt
nội dung, rất mong nhận được sự thông cảm và đóng góp ý kiến để báo cáo có
thể được hoàn thiện hơn góp phần áp dụng tích cực vào công việc thực tiễn nói
chung vào việc thực hiện văn hóa công sở tại các cơ quan nói riêng .
Trân trọng cảm ơn !

Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Báo cáo thực tập này do tôi thực hiện để phục vụ cho
quá trình học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn.
Nội dung Báo cáo là sản phẩm của quá trình làm việc thực tế, tích lũy
kiến thức cũng như quá trình thu thập thông tin, tư liệu từ cơ sở thực tế và các
tài liệu chính thống.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm về Báo cáo của mình .

Sinh viên

Đồng Thị Hiên

Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT
01
02
03
04

Từ viết tắt
VHCS
CBCC
CNVC
VHXH

Tên cụm từ viết tắt
Văn hóa công sở
Cán bộ công chức
Công nhân viên chức
Văn hóa xã hội

05

LĐSX

Lao động sản xuất

Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................4
MỞ ĐẦU...............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..............................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................3
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài..............4
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................4
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .
...............................................................................................................................5
6. Giả thuyết khoa học ........................................................................................5
7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài .............................................................5
8. Cấu trúc của đề tài .........................................................................................5
PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH...6
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính......6
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính............................6
1.2 .Nhiệm vụ, quyền hạn:.............................................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức........................................................................................8
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Bộ Tài chính......................................................................................8
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng .....................................................8
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của Bộ Tài chính ...............................11
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ Tài chính về công tác văn
thư, lưu trữ .(Phụ lục 05).............................................................................11
3.2 Công tác xây dựng Chương trình- Kế hoạch ........................................11
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản ..............................................12
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.......................14

3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bộ Tài chính .....................................19
*Công tác chỉnh lý tài liệu:..........................................................................20
*Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu:...................................................20
*Bảo quản tài liệu:.......................................................................................21
4. Công tác tổ chức, sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Bộ Tài chính .....22
PHẦN II: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH.........26
Chương 1............................................................................................................26
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ.........26
Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

1. 1. Văn hóa công sở và sự cần thiết phải đẩy mạnh xây dựng văn hóa
công sở.........................................................................................................26
1.2. Một số khái niệm về VHCS..................................................................30
1.3. Nguyên tắc xây dựng VHCS................................................................31
1.4. Tiểu kết.................................................................................................36
CHƯƠNG 2........................................................................................................38
THỰC TRẠNG XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI BỘ TÀI CHÍNH
.............................................................................................................................38
2.1. Thực trạng xây dựng VHCS tại các cơ quan hành chính nhà nước.....38
2.2. Thực trạng xây dựng VHCS tại Bộ Tài chính......................................41
2.3. Tiểu kết.................................................................................................42
Chương 3............................................................................................................43
MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ.........................43

3.1.Những bài học xây dựng VHCS trên thế giới.......................................43
3.2.Những giải pháp chung ........................................................................44
3.3. Những giải pháp cụ thể.........................................................................45
3.4. Tiểu kết.................................................................................................46
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................49
BỘ TÀI CHÍNH.................................................................................................70
BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH.......................................................................70
PHỤ LỤC

Đồng Thị Hiên

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn hóa nói chung, văn hóa công sở nói riêng là sự kết nối của hệ thống
giá trị từ truyền thống đến hiện đại, nó vừa mang đậm bản sắc của cái riêng, cái
“dân tộc” vừa tuân thủ chuẩn mực chung của “Thời đại” . Trình độ học vấn là
điều quan trọng để mở cánh cửa trí tuệ và tâm hồn con người bước vào nền văn
hóa tiên tiến hơn . Trình độ văn minh là đánh dấu những bước phát triển ở mỗi
giai đoạn lịch sử nhất định với những nấc thang giá trị ngày càng cao hơn, suy
cho cùng dù là yếu tố truyền thống hay hiện đại, trình độ học vấn hay trình độ
văn minh thì đều phải hướng tới ba đỉnh của tam giác đó là các giá trị chân,
thiện, mỹ .
Văn hóa đó là cái cân bằng khi xã hội có nhiều nguy cơ biến động, hoặc

có thể hiểu rằng, mọi vật chất có thể mất đi nhưng cái còn đọng lại đó chính là
văn hóa . Bất kể quốc gia nào, tổ chức nào, giáo phái nào muốn trường tồn thì
phải có văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh nghiệp cũng không
nằm ngoài quy luật đó . Theo đó thực trạng văn hóa công sở có mức độ ảnh
hưởng tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đôi khi thực trạng văn
hóa công sở không phải là một công sở có đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện
đại, lại càng không phải là một trụ sở được xây dựng hoành tráng mà văn hóa
công sở chính là hành vi ứng xử hàng ngày của những cán bộ, công chức, viên
chức trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy, thành công . Đánh giá
thực trạng văn hóa công sở ở Việt Nam hiện ngay ta thấy còn mang tính tình
cảm nhiều, mặc dù đã có công văn của chính phủ ban hành quy chế văn hóa
công sở tại cơ quan hành chính nhà nước nhưng vẫn chưa được hiện thực hóa
bằng thể chế và điều luật sao cho phù hợp và linh hoạt . Trong điều kiện hội
nhập, cạnh tranh văn hóa công sở càng trở nên quan trọng, cần phải được chú
trọng nhiều hơn nữa ở các công sở, cơ quan hành chính nhà nước và các doanh
nghiệp .
Văn hóa là chiếc nôi nuôi dưỡng giá trị cái thiện trong hoạt động công sở
với hệ thống giá trị của cái tốt, của lương tâm, đạo đức và tâm hồn cao đẹp của
Đồng Thị Hiên

1

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

mỗi cán bộ, công chức trong thực hiện công việc .

Yếu tố văn hóa suất hiện trong công sở xuất phát từ chhính vai trò của
công sở trong đời sống xã hội và hoạt động của bộ máy hành chính mà nó là một
bộ phận cấu thành . Một công sở chỉ làm tròn nhiệm vụ và chức năng của nó khi
tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa cán bộ, công chức trong công việc, các
chuẩn mực xử sự, các nghi thức tiếp xúc hành chính, các phương pháp giải
quyết các bất đồng trong cơ quan, các lãnh đạo, quản lý và ý thức chấp hành lý
luận trong và ngoài công sở của cán bộ, công chức . Đây là vai trò của nếp sống
văn hóa công sở .
Đối với môi trường công sở nói chung, môi trường làm việc tại bộ Tài
Chính nói riêng văn hóa công sở có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp
làm việc khoa học, có kỷ cương, dân chủ, tạo phong cách làm việc đặc chưng
cho mỗi cơ quan . Nó đòi hỏi các thành viên trong công sở phải quan tâm đến
hiệu quả công việc chung của công sở, nó giúp mỗi cán bộ công chức tự mình
đánh giá mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hóa như: tham ô, móc
ngoặc, quan liêu, hách dịch, cửa quyền, cơ hội . Bên cạnh đó văn hóa công sở
giúp cho mỗi thành viên trong công sở phải tôn trọng ý thức kỷ luật, danh dự
của công sở, quan hệ thân ái, đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của cơ quan .
Văn hóa công sở còn có vai trò định hướng giải quyết đúng đắn các vấn
đề trong từng thời kỳ và mối quan hệ giữa hiện đại hóa công sở với việc thực
hiện sự công bằng cho các thành viên trong công sở, chỉ có như vậy mới phát
huy được các biện pháp hành chính trong chống tham nhũng, hối lộ, quan liêu,
đặc quyền đặc lợi trong công sở .
Văn hóa công sở thể hiện sự bình đẳng và thực hiện bình đẳng theo ý
nghĩa văn hóa, mọi thành viên trong công sở đều có cơ hội như nhau trong học
tập, đào tạo, việc làm, chế độ, chính sách .
Văn hóa nói chung, văn hóa công sở nói riêng là sự kết nối của hệ thống
giá trị truyền thống đến hiện đại, nó vừa mang bản sắc của cái riêng cái dân tộc
vừa tuân thủ chuẩn mực chung, chuẩn mực của thời đại . Yếu tố dân tộc, hiện
đại thấm nhuần trong mỗi thành viên công sở, được chắt lọc, kế thừa và phát
Đồng Thị Hiên

2

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

triển, phát huy theo quá trình đi lên của cơ quan, đơn vị, công sở nhà nước Việt
Nam vươn tới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại . Đổi mới hoạt động công
sở là một thành tựu văn hóa . Thành tựu văn hóa này giúp cho việc hiện đại hóa
nền hành chính nước nhà, giúp cho cơ quan, công sở nhà nước Việt Nam vươn
tới tầm cao mới của sự phát triển hiện đại .
Văn hóa công sở là tổng hợp của hệ thống các giá trị vật chất và giá trị
tinh thần được các thành viên trong tổ chức bảo tồn, duy trì và phát huy từ quá
khứ đến hiện tại, là thành quả trí tuệ sáng tạo của con người trải qua các nền văn
minh khác nhau, với các hình thái kinh tế-xã hội khác nhau, thể hiện bản chất
nhà nước và bản sắc dân tộc của mỗi quốc gia trong mỗi giai đoạn lịch sử nhất
định . Hệ thống giá trị văn hóa công sở được cấu thành bởi các thành tố và nội
dung sau: truyề thống, hiện đại, trình độ học vấn, trình độ văn minh, tất cả
hướng tới giá trị chân, thiện, mỹ .
Từ đó ta thấy rằng văn hóa công sở là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi
công sở, nó tạo ra phong cách làm việc, tạo ra đặc thù riêng của công sở đó,
đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên phát triển lành mạnh, khoa học, từ đó tạo
được hiệu quả công việc cao hơn đồng thời tạo dấu ấn đối với nhân dân, đối tác,
khách hàng hơn .
Một cơ quan tổ chức không thể phát triển bền vững và toàn diện nếu
không hình thành văn hóa công sở tại cơ quan đó, bởi một công sở mà không có

văn hóa công sở thì công sở đó làm việc sẽ thiếu khoa học, thiếu chuyên nghiệp,
thiếu phong cách, không tạo môi trường lành mạnh cho nhân viên phát triển và
phát huy tối đa năng lực của mình , khó tạo da dấu ấn riêng biệt của cơ quan
mình trong lòng những đối tác, những nhân dân, khách hàng tới làm việc tại cơ
quan. Và cơ quan đó cũng không thể hoạt động hiệu quả được nếu thiếu văn hóa
công sở .
Chính bởi sự cần thiết của văn hóa công sở tại các cơ quan nên em chọn
chuyên đề: “ xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài Chính giai đoạn hiện nay” .
2. Lịch sử nghiên cứu
vấn đề xây dựng văn hóa công sở trong những năm gần đây đã có nhứng
Đồng Thị Hiên

3

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

đề tài, công trình nghiên cứu sau:
- Văn hóa công sở. NXB Chính trị- Hành chính 2012 của TS. Đào Thị Ái
Thi
- Nghi thức nhà nước . NXB Thanh niên, Hà Nội 2001 của TS. Lưu Kiếm
Thanh
- Văn hóa ứng xử ở công sở. NXB Văn hóa- Thông tin của TS. Trần
Hoàng- Th.S. Trần Việt Hoa
Những nghiên cứu này đã góp phần quan trọng vào việc phân tích lý luận
và thực tiễn xây dựng văn hóa công sở tại các cơ quan, đã chỉ ra được những

thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện xây dựng văn hóa công sở, bên cạnh
đó các nghiên cứu cũng chỉ ra được các định hướng mới trong việc xây dựng các
mô hình văn hóa công sở tại các cơ quan.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài.
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Xây dựng văn hóa công sở
3.2 . Phạm vi nghiên cứu .
- Về thời gian: trong giai đoạn hiện nay
- Về không gian: xây dựng văn hóa công sở tại văn phòng Bộ Tài chính
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .
Xây dựng văn hóa công sở giúp định hướng giải quyết đúng đắn các vấn
đề trong từng thời kỳ và mối quan hệ giữa hiện đại hóa công sở với việc thực
hiện công bằng cho các thành viên trong công sở.
Văn hóa công sở có vai trò to lớn trong việc xây dựng nề nếp làm việc
khoa học, có kỷ cương, giúp cho mỗi thành viên trong công sở tôn trọng ý thức
kỷ luật, tự nhìn lại mình, đánh giá mình để từ đó ngăn chặn được những thói
quen xấu .
Hiệu quả đạt được khi đề tài hoàn thành và đi vào sử dụng:
- Tạo nêu tác phong làm việc chuyên nghiệp cho nhân viên tại công sở.
- Tạo ra dấu ấn riêng biệt của mỗi cơ quan , gây thiện cảm cho cá nhân
cũng như tổ chức tới công sở đó làm việc .
- Cơ quan đó sẽ phát triển bền vững nhờ vào một văn hóa công sở phù hợp .

Đồng Thị Hiên

4

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng .
Chuyên đề nghiên cứu dựa trên nền tảng phương pháp luận của chủ nghĩa
duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử
Trong quá trình nghiên cứu tác giả đã sử dụng các phương pháp nghiên cứ
sau :
• Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tư liệu của
người đi trước.
• Phương pháp phân tích và tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng
trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
• Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp với ban lãnh đạo và
cán bộ phụ trách thực và kiểm tra thực hiện xây dựng văn hóa công sở tại Văn
phòng Bộ Tài chính. Với phương pháp này tác giả có các số liệu và nhận xét
được đưa ra trong đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tác giả thu được những
thông tin mà không thể tìm thấy trong các nguồn tư liệu.
6. Giả thuyết khoa học .
Xây dựng văn hóa công sở giúp phát huy được tối đa khả năng làm việc
cùa nhân viên, tạo lên một mô hình làm việc koa học và chuyên nghiệp đồng
thời tạo phong cách làm việc riêng biệt của mỗi công sở .
7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài .
Cung cấp những căn cứ khoa học trong việc xác định những thuận lợi và
khó khăn trong việc thực hiện xây dựng văn hóa công sỏ tại Văn phòng Bộ Tài
chính .
Nêu bật thực trạng, thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện văn hóa
công sở tại Văn phòng Bộ Tài chính .
Đưa ra những giải pháp xây dưng văn hóa công sở được hoàn thiện nhất,
khoa học nhất và phù hợp với thực tiễn nhất .

8. Cấu trúc của đề tài .
Ngoài phần mở đầu , kết thúc và danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề
tài gồm 03 chương :
Chương 1: Những vấn đề chung về văn hóa công sở
Chương 2: thực trạng xây dựng văn hóa công sở tại Bộ Tài chính
Chương 3: Một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở
Đồng Thị Hiên

5

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ TÀI CHÍNH
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
chính.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tài chính
Bộ Tài chính nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đặt tại 28 Trần
Hưng Đạo, Hà Nội. Tại Nghị định 118/2008/NĐ-CP ngày 27/11/2008 của Chính
phủ quy định chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính như sau:
Bộ Tài chính là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: tài chính (bao gồm: ngân sách nhà nước, thuế, phí, lệ phí và thu khác
của ngân sách nhà nước, dự trữ nhà nước, tài sản nhà nước, các quỹ tài chính
nhà nước, đầu tư tài chính, tài chính doanh nghiệp, tài chính hợp tác xã và kinh
tế tập thể); hải quan; kế toán; kiểm toán độc lập; giá; chứng khoán; bảo hiểm;
hoạt động dịch vụ tài chính và dịch vụ khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp theo quy
định của pháp luật.
1.2 .Nhiệm vụ, quyền hạn:
Bộ Tài chính thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị định
số 178/2007/NĐ-CP ngày 03 tháng 12 năm 2007 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và
những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển
trung hạn, dài hạn, hàng năm về các lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; dự thảo
quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của
Thủ tướng Chính phủ theo quy định của pháp luật.
3. Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý nhà
Đồng Thị Hiên

6

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật, chính sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch sau khi được ban
hành, phê duyệt và các văn bản pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Quản lý ngân sách nhà nước
6. Quản lý thuế, phí, lệ phí và thu khác của Ngân sách Nhà nước
7. Quản lý quỹ ngân sách, quỹ dự trữ nhà nước và các quỹ tài chính khác
của Nhà nước
8. Quản lý dự trữ nhà nước
9. Quản lý tài sản nhà nước
10. Tài chính doanh nghiệp và quản lý vốn của Nhà nước tại doanh
nghiệp
11. Quản lý vay nợ, trả nợ trong nước, ngoài nước của Chính phủ, nợ của
khu vực công, nợ quốc gia và nguồn viện trợ quốc tế
12. Kế toán, kiểm toán
13. Quản lý nhà nước về chứng khoán và thị trường chứng khoán
14. Quản lý nhà nước về bảo hiểm
15. Quản lý tài chính các tổ chức tài chính và dịch vụ tài chính
16. Công tác hải quan
17. Lĩnh vực giá
18. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin, công tác
thống kê trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ
19. Hợp tác quốc tế
20. Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học, ứng
dụng tiến bộ khoa học, công nghệ quản lý trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
21. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo việc thực hiện
cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi
Đồng Thị Hiên

7

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật; quản lý và chỉ đạo hoạt động đối
với các tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
22. Quản lý nhà nước đối với các hoạt động của hội và tổ chức phi chính
phủ trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp
luật.
23. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực, quan liêu, hách dịch, cửa quyền; thực hành tiết kiệm, phòng,
chống lãng phí trong sử dụng tài sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp
luật; xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy
định của pháp luật đối với các hành vi vi phạm pháp luật về chế độ quản lý tài
chính, ngân sách và các lĩnh vực khác thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
24. Cải cách hành chính:
25. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; chỉ đạo thực hiện chế độ tiền lương
và các chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức trong toàn ngành
thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
26. Quản lý và tổ chức thực hiện công tác tài chính, tài sản nhà nước, đầu
tư phát triển và xây dựng trong toàn ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo
quy định của pháp luật.
27. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 01)
Cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính bao gồm 29 các Vụ, Cục chuyên môn
cùng phối hợp với nhau thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Bộ.
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Bộ Tài chính
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng .
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng .
Đồng Thị Hiên

8

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

2.1.1.1.Vị trí và chức năng
Văn phòng Bộ Tài chính (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị
thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng của một văn phòng nói chung là tham
mưu tổng hợp và chức năng hậu cần. Cụ thể như sau:
• Chức năng tham mưu tổng hợp: Văn phòng Bộ có chức năng tham mưu
giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chức,
đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kế hoạch công
tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ; công tác báo chí tuyên
truyền của Bộ Tài chính
• Chức năng hậu cần: quản lý tài sản của văn phòng Bộ, đảm bảo phương

tiện và điều kiện làm việc cho các cán bộ của cơ quan, chuẩn bị chương trình,
nội dung, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị tài liệu phục vụ các hội
nghị, các cuộc họp, các buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ,... đồng thời giúp Bộ
trưởng trực tiếp quản lý một số mặt công tác khác.
2.1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng Bộ Tài chính
Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ Tài chính được quy định cụ
thể trong quyết định số 1999/QĐ-BTC ngày 18 tháng 8 năm 2009 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính.Trong đó một số nhiệm vụ cụ thể là:
• Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính: Quy chế làm việc, trình tự thủ tục giải
quyết công việc và mối quan hệ phối hợp giữa các tổ chức, đơn vị trong quá
trình thực hiện nhiệm vụ được giao; Chương trình, kế hoạch công tác tháng,
quý, năm của Bộ theo quy định của Chính phủ và của Bộ Tài chính.
• Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị xây dựng các đề án, dự án, các
chính sách, chế độ thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ Tài chính và theo
phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
• Đề xuất các vấn đề về cơ chế, chính sách cần tổ chức nghiên cứu hoặc
sửa đổi, bổ sung, báo cáo Lãnh đạo Bộ để phân công cho các đơn vị tổ chức
thực hiện.
• Về điều phối hoạt động của Bộ: Là đầu mối phối hợp với các tổ chức,
đơn vị triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao; đầu mối quan hệ với các Bộ,
Đồng Thị Hiên

9

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

ngành ở Trung ương và địa phương theo phân công của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
tổ chức điều phối, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ trong việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác được giao
• Tổ chức thực hiên các công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phục vụ: Tổ
chức thực hiện công tác hành chính, văn thư tại cơ quan Bộ theo quy định của
pháp luật; hướng dẫn và kiểm tra các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện thống
nhất các quy định của Nhà nước và của Bộ Tài chính về công tác văn thư và các
thủ tục hành chính khác; tổ chức in ấn tài liệu phục vụ công tác của Bộ; kiểm tra
và chịu trách nhiệm về thủ tục hành chính đối với các văn bản do Bộ Tài chính
ban hành .
• Về công tác lưu trữ, thư viện: Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại cơ
quan Bộ theo quy định của pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra các tổ chức, đơn vị
thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước và Bộ Tài chính về
công tác lưu trữ; quản lý và hướng dẫn việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Thư
viện cơ quan Bộ.
• Về công tác báo chí, tuyên truyền: Quản lý hoạt động báo chí, xuất bản
của Bộ Tài chính; là đầu mối tổ chức các cuộc họp báo, cung cấp thông tin về
các hoạt động của Bộ Tài chính cho các cơ quan báo chí theo uỷ quyền của Bộ
trưởng Bộ Tài chính; định kỳ thực hiện điểm báo và thông báo ý kiến chỉ đạo
của lãnh đạo Bộ đối với các vấn đề báo chí đã nêu để các tổ chức, đơn vị có liên
quan kiểm tra, xử lý và báo cáo lãnh đạo Bộ; tổ chức thực hiện và hướng dẫn
các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ sưu tầm, nghiên cứu, tổng hợp và quản lý các tài
liệu lịch sử, truyền thống của ngành tài chính; chủ trì biên tập nội dung phần
thông tin báo chí (tin tức - sự kiện) trên trang thông tin điện tử của Bộ Tài chính
(Website Bộ Tài chính).
• Quản lý Đoàn xe của Bộ Tài chính.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính giao
2.1.1.3.Cơ cấu tổ chức của văn phòng bộ tài chính
Sơ đồ cơ cấu tổ chức ( Phụ lục 02)

Văn phòng Bộ có Chánh Văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng.
Đồng Thị Hiên

10

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Chánh Văn phòng có trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Tài chính về toàn
bộ hoạt động của Văn phòng quản lý toàn diện công chức của Văn phòng theo
quy định của Bộ. Tổ chức học tập, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho công chức;
chịu trach nhiệm trước Bộ trưởng về nhiệm vụ được phân công
Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nhiệm
vụ được phân công.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ gồm:
1. phòng hành chính
4. Phòng tổng hợp- thư ký
2. Phòng lưu trữ
5. Đại diện VP tại HCM
3. phòng báo chí
6. Đoàn xe của Bộ
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng do Chánh văn phòng quy định
Biên chế của văn phòng do Bộ trưởng quy định.
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí
trong văn phòng .
* Các bước xây dựng bảng mô tả công việc (Phu lục 03)

*Bảng mô tả công việc: (Phụ lục 04)
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lữu trữ của Bộ Tài chính .
3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của Bộ Tài chính về công tác
văn thư, lưu trữ .(Phụ lục 05)
- Quyết định số 1616/QĐ-BTC, ngày 19/7/2016 ban hành quy chế công
tác văn thư của Bộ Tài chính .
- Công văn số 9999/BTC-VP, ngày 19/7/2016 về việc hướng dẫn thực
hiện quy chế văn thư của Bộ Tài Chính.
3.2 Công tác xây dựng Chương trình- Kế hoạch .
- Xây dựng chương trình công tác giúp Lãnh đạo Bộ, các đơn vị làm việc
một cách khoa học, hợp lý, không bị chồng chéo. Việc xây dựng chương trình
công tác diễn ra hàng tuần, hàng tháng, quý, 6 tháng.... ở từng đơn vị. Căn cứ
vào nhu cầu công việc mà các Phòng ban thực hiện trong tuần, tháng.... mà trên
cơ sở đó đăng ký lên Phòng Tổng hợp, Phòng Tổng hợp Thư ký là phòng tập
hợp chung để lên chương trình công tác chung cho toàn Bộ. Chuyên viên phòng
Tổng hợp tập hợp lại nội dung công tác của các đơn vị sau đó lên lịch công tác
Đồng Thị Hiên

11

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

sau đó trình Lãnh đạo và gửi các phòng ban.
* Đối với Văn phòng Phòng Tổng hợp lên lịch công tác cho toàn Bộ Lãnh
đạo Bộ và các Phòng ban trong Văn phòng, sau khi trình lãnh đạo Phòng Tổng

hợp sao gửi các đơn vị.
*Sơ đồ tổ công tác xây dựng chương trình- Kế hoạch (Phụ lục 06)
3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản .
3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơ quan .
Thẩm quyền ban hành văn bản
- Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư và Thông tư liên tịch.
- Văn bản hành chính: Nghị quyết (cá biệt), quyết định, chỉ thị, quy chế,
quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án,
đề án, dự án, công văn, báo cáo, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, bản ghi
nhớ, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy giới
thiệu, giấy mời, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, phiếu trình, phiếu gửi, phiếu
chuyển, giấy biên nhận hồ sơ, thư công.
Nhìn chung, xét về thẩm quyền ban hành văn bản thì các văn bản của Cơ
quan ban hành đều đúng với thẩm quyền quy định của nhà nước đồng thời phụ
hợp với tình hình thực tế của công việc .
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Bộ Tài
chính
Thể thức các loại văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính do
Bộ Tài chính ban hành được thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ
Nội Vụ về việc hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Bộ đảm bảo
đúng thể thức và kĩ thuật trình bày theo các quy định hiện hành,
Bên cạnh đó vẫn có một số lỗi sai nhỏ về thể thức văn bản nhưng khi lấy
số tại Văn thư Bộ đều được phát hiện và sữa chữa kịp thời.
VD: về phần trích yếu nội dung sau từ về việc là không có dấu hai chấm (:)
V/v: tiếp nhân ô tô đã qua sử dụng
Đồng Thị Hiên

12

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Một số văn bản phần kính gửi còn để chữ ở dạng chữ đậm
VD: Kính gửi:
Thẩm quyền ký văn bản cũng mắc lỗi VD:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH
Phần này thiếu chức danh Vụ Trưởng đứng trước Cụm từ Vụ Kế hoạch
Tài chính.
Tuy nhiên những lỗi sai này đã được sửa lại trước khi văn bản được ban
hành để đảm bảo văn bản dúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Văn bản ban hành hàng ngày của Bộ là rất lớn nhưng số lượng văn bản sai
thể thức và kỹ thuật trình bày là rất ít, do khối lượng lớn vì vậy không tránh khỏi
Văn bản ban hành hàng ngày của Bộ là rất lớn nhưng số lượng văn bản sai
thể thức và kỹ thuật trình bày là rất ít, do khối lượng lớn vì vậy không tránh khỏi
những sai sót tuy nhiên những sai sót đã được khắc phục trước khi nhân bản và
ban hành văn bản.
Mẫu hóa một số văn bản của Bộ Tài chính ( Phụ lục 07)
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Bộ
Tài chính, so sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
* Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản .
Các bước soạn thảo văn bản như sau:
Bước 1: xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và
thực hiện văn bản : khi ban hành một văn bản cần xác định rõ văn bản đó ban

hành nhằm vào vấn đề gì .
Bước 2: Chọn tên loại văn bản: việc chọn tên loại văn bản phụ thuộc vào
tính chất và mục đích của văn bản .
Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin; Thu thập xử lý các nguồn tông tin là
một khâu quan trọng, làm tốt khâu này sẽ giúp cho văn bản ban hàn đạt chất
lượng tốt.
Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo:Trình bày những
điểm cốt yếu dự định thể hiện ở nội dung văn bản, để cương văn bản xây dựng
Đồng Thị Hiên

13

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

trên cơ sở những vẫn đề đã được xác định trước .
Bước 5: Duyệt bản thảo; người duyệt văn bản cuối cùng sẽ là người ký
văn bản đó, tùy theo độ phức tạp, tầm quan trọng của văn bản .
Bước 6: Nhân bản văn bản; có nhiều hình thức nhận bản như: đánh máy,
in, photocoppy…
Bước 7: Hoàn thiện văn bản để ban hành: người soạn thảo đọc lại văn
bản, nếu phát hiện sai sót do in ấn hoặc đánh máy cần kịp thời sửa chữa .
* Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản (Phụ lục 08)
* So sánh với quy định hiện hành và nhận xét đánh giá:
Công tác soạn thảo văn bản của Cơ quan nói chung, của Văn phòng Bộ
nói riêng được thực hiện tốt về mặt nội dung, quy trình đảm bảo văn bản được

ban hành đúng luật định, việc soạn thảo đảm bảo đúng trình tự.
Nhìn chung, xét về thẩm quyền ban hành văn bản thì các văn bản của Cơ
quan ban hành đều đúng với thẩm quyền quy định, đúng về hình thức trình bày
có trong các văn bản quy định về thể thức trình bày văn bản cũng như văn bản
quy định về thẩm quyền ban hành văn bản .
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi.
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi; văn bản đến;
lập hồ sơ hiện hành .
* Sơ đồ giải quyết văn bản đi (Phụ lục 09)
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Hằng năm Bộ tài chính có một số lượng lớn các văn bản chuyển đi vì vậy
việc tổ chức quản lý văn bản đi cần phải được tổ chức hợp lý và khoa học.
Hiện nay Bộ Tài chính đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản
eDOCTC do Công ty Giải pháp Phần mềm CMC cung cấp. Trong công tác quản
lý văn bản ở Bộ Tài chính có sự kết hợp giữa hai hình thức quản lý văn bản
truyền thống (thông qua sổ đăng ký văn bản) và hình thức quản lý văn bản hiện
đại (thông qua phần mềm quản lý văn bản)
Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gửi cho nơi khác, được đăng
ký tại Bộ phận văn thư của Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gọi tắt là công văn
Đồng Thị Hiên

14

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

"Đi".
Văn bản đi của Bộ Tài chính được quản lý đúng quy định. Những văn bản
trình lãnh đạo Bộ ký do phòng Tổng hợp kiểm soát về thể thức.
Đối với công văn "Đi": Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản,
đăng ký vào sổ công văn đi, đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục
kèm theo (nếu có), gửi công văn theo địa chỉ đăng ký. Ngoài một bản lưu tại bộ
phận văn thư, đơn vị soạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc. Công
văn "Đi" được chuyển kịp thời trong ngày.
Số "Đi" của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công
văn đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối
cùng của ngày làm việc cuối năm. Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn "Đi"
được dùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn "Đi" của Cục Lưu trữ nhà
nước đã ban hành.
Văn bản đi của Bộ một năm khối lượng được ban hành ra rất lớn
Ngoài ra còn rất nhiều loại văn bản như Thông báo, Thông tư, công văn
mật, công hàm, báo cáo...
Giao diện chương trình quản lý văn bản (Phụ lục 10)
Quy trình giải quyết văn bản đi của Văn phòng được thực hiện theo các
bước sau:
Bước 1: Trình ký văn bản
Văn bản sau khi được các phòng ban sọa thảo được trình lại cho Phụ trách
phòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật sau dó ký nháy vào cuối văn bản và trình ký
người có thẩm quyền
Bước 2: Xem xét thể thức, ghi số, ký hiệu, ngày tháng ban hành.
Sau khi văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền văn thư các Phòng
hoặc chuyên viên xuông Văn thư Bộ lấy số, ghi ngày tháng ban hành sau đó tiến
hành nhân bản.
Bước 3: Đóng dấu văn bản
Sau khi tính số lượng cần nhân bản để gửi đi cho các đơn vị hoặc các cơ
quan văn bản được đóng dấu quốc huy.

Đồng Thị Hiên

15

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Bước 4: Đăng ký văn bản
Sau khi văn bản được đóng dấu Văn thư Bộ lưu lại bản gốc và một bản
sao để trình Bộ, bản chính được giữ lại để đăng ký vào phần mềm trên máy
thuận lợi cho quản lý và tra tìm
Bước 5: Chuyển giao văn bản đi
Khi văn bản có tính pháp lý văn thư đơn vị chuyển cho Văn thư Bộ những
văn bản cần gửi đi cho các cơ quan và chịu trách nhiệm theo dõi văn bản có đến
được với nơi cần nhận văn bản.
Bước 6: Lập tập lưu
* Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến (Phụ lục 11)
Văn bản đến của Cơ quan của cơ quan có thể qua nhiều đường: Qua bưu
điện (Bưu điện TW, Bưu điện Hà Nôi), qua chuyển phát nhanh, fax và gửi trực
tiếp đều tập trung ở bộ phận văn thư. Văn thư Bộ tiếp nhận, kiểm tra bóc bì văn
bản và xử lý sơ bộ(đối với văn bản mật gửi đích danh hoặc có dấu “ người có
tên mới được bóc bì thì để bì không bóc) riêng mọi văn bản gửi tên đích danh
của Bộ trưởng, các Thứ trưởng đều được bóc bì trừ khi có dấu niêm phong
“Người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư tiến hành để nguyên bì và trình Thư
ký lãnh đạo.
Quy trình giải quyết văn bản đến được tiến hành cụ thể theo các bước sau:

Bước 1: Tổ chức tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
Văn thư Phòng Hành chính Văn phòng Bộ tiếp nhận văn bản đến ký nhận
và kiểm tra tình trạng văn bì văn bản.
Bước 2: Phân loại, bóc bì đóng dấu đến
Sau khi tiếp nhận văn bản Văn thư tiến hành phân loại văn bản cắt bì cắt
bì gửi tên Bộ riêng và bì gửi tên đơn vị riêng.
Đối với bì gửi tên Bộ cán bộ Văn thư Phòng Hành chính để riêng và tiến
hành xem xét những văn bản nào cần trình xin ý kiến lãnh đạo Bộ để giải quyết
còn văn bản mang tính không quan trong sẽ chuyển thẳng đơn vị xử lý theo
thẩm quyền, chuyên môn.
Đối với những bì gửi đích danh đơn vị văn thư tiến hành chuyển thẳng
Đồng Thị Hiên

16

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

qua đơn vị, đối với những văn bản gửi tên đơn vị này đơn vị có nhiệm vụ xem
xét và chịu trách nhiệm về việc giải quyết văn bản đó, nếu văn bản không đúng
chuyên môn hoặc mang tính quan trọng vượt quyền giải quyết đơn vị sẽ phải
trình Lãnh đạo Bộ xem xét.
Sau khi phân loại văn bản Văn thư tiến hành đóng dấu đến và nhập vào hệ
thống quản lý văn bản trên máy để tiện theo dõi.
Bước 3: Trình ký văn bản đến
Đối với những văn bản gửi Bộ Văn thư Bộ xem xét những văn bản phải

trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt như: văn bản xin kinh phí lớn, tiếp nhận viện
trợ....thì Văn thư Bộ tiến hành trình Lãnh đạo Bộ xử lý.
Công văn trình lên Lãnh đạo Bộ xử lý được xử lý qua hai dạng đó là:
- Dạng công văn được gắn Phiếu trình đối với những văn bản quan trọng
nhưng không khẩn cấp, không có thời hạn quy định Bộ phải trả lời
- Dạng công văn được gắng Phiếu gửi là những công văn gửi đến Bộ và
trong văn bản có yêu cầu Bộ trả lời trước thời hạn bao nhiêu ngày hoặc trả lời
trước ngày bao nhiêu.
Sau khi Thư ký nhập hết ý kiến xử lý sẽ tiến hành trả văn bản ra tập chung
về một đầu mối đó là Phòng Hành chính.
Bước 4: Sao văn bản
Sau khi Thư ký trả văn bản xuống Phòng Hành chính, lãnh đạo phòng
xem qua phần phê duyệt đơn vị chủ trì xử lý, đơn vị phối hợp và ghi số lượng
bản cần sao cho các đơn vị.
Số văn bản trả ra được chuyển cho một cán bộ trong Phòng Hành chính
điều chỉnh vào Sổ liệt kê các văn bản trình hàng ngày để tiện theo dõi là văn bản
nào đã trả ra và văn bản nào vẫn đang xem xét. Sau khi điều chỉnh xong cán bộ
văn thư mang tài liệu sang phòng Photo giao cho cán bộ Phòng Photo chịu trách
nhiệm nhân bản số văn bản trả ra ngày hôm đó.
Bước 5: Chuyển giao văn bản
Sau khi photo xong cán bộ Văn thư mang tài liệu về đóng xếp và tiến
hành chuyển giao văn bản cho các đơn vị có liên quan căn cứ vào phần phê
Đồng Thị Hiên

17

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

duyệt, ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Bộ
Bước 6: Tổ chức giải quyết theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến
Sau khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị chuyên môn Phòng Hành
chính có trách nhiệm trả lời các đơn vị đã gửi công văn về những văn bản
chuyển đến Văn thư Bộ đã được chuyển cho đơn vị nào, và đang được xử lý ra
sao. Bước này Văn thư Bộ có nhiệm vụ liên lạc với Văn thư đơn vị để đôn đốc
việc giải quyết văn bản.
* Nhìn chung Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi đến của
Bộ Tài chính rất khoa học mang lại hiệu quả cao trong công việc, quy trình này
chưa đem lại những khó khăn gì.
Phòng Hành chính Văn phòng Bộ Tài chính có 3 bộ phận là trong phòng
hành chính, bộ phận Lễ tân, bộ phận Photo
Bộ phận trong Phòng Hành chính có 9 người được chia làm 2 tổ là Tổ
công văn đến với 5 người, tổ công văn đi 4 người, vì khối lượng công việc rất
lớn (Qua tổng kết năm 2009 cho thấy số lượng công văn đến của Bộ rất nhiều:
số công văn đến lên tới hơn 140.000 văn bản chưa kể văn bản văn bản
Mật vào sổ riêng, văn bản Mời họp vào sổ riêng...) nhưng với việc quản lý theo
quy trình trên quá trình giải quyết công việc chưa có những nhược điểm đáng
kể.
* Sơ đồ lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục 12)
Nội dung của việc lập hồ sơ hiện hành tại Bộ Tài chính bao gồm:
- Mở hồ sơ: mỗi cán bộ chuyên viên căn cứ vào số hồ sơ được giao trách
nhiệm lập trong năm, lấy số bìa tương ứng (do Phòng Hành chính cung cấp) và
viết tên, số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ vào bìa.
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: sau khi công việc kết thúc, văn bản được

ban hành (hoặc có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo) thì hồ sơ kết thúc.
Cán bộ lập hồ sơ có trách nhiệm thu thập, bổ sung những văn bản còn thiếu, loại
bỏ những văn bản trùng thừa, không liên quan trực tiếp đến giải quyết công việc,
Đồng Thị Hiên

18

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ, sắp xếp lại các văn bản trong hồ sơ cho hợp
lí, đánh số tờ và viết chứng từ kết thúc.
Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong thì sẽ được chuyển sang
năm sau để tiếp tục theo dõi, giải quyết. Khi đó, trong cột ghi chú của danh mục
hồ sơ sẽ ghi hồ sơ chưa giải quyết xong và ghi vào danh mục hồ sơ năm sau.
Việc lập hồ sơ công việc tại các đơn vị chức năng ngày càng được chú
trọng, chất lượng hồ sơ lập ra bảo đảm yêu cầu hơn, đã khắc phục được tình
trạng giao nộp hồ sơ dưới dạng bó gói.
Quá trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lữu trữ cơ quan được thực
hiện rất tốt.
Hàng năm Phòng Hành chính phải thống kê số lượng văn bản đi, đến giao
nộp cho Lưu trữ cơ quan, trước khi giao nộp tài liệu đã được lập hồ sơ và cho
vào cặp ba dây, lập hồ sơ theo tên loại văn bản, theo số ký hiệu, cơ quan ban
hành văn bản.
3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành .
Quá trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lữu trữ cơ quan được thực

hiện rất tốt.
Hàng năm Phòng Hành chính phải thống kê số lượng văn bản đi, đến giao
nộp cho Lưu trữ cơ quan, trước khi giao nộp tài liệu đã được lập hồ sơ và cho
vào cặp ba dây, lập hồ sơ theo tên loại văn bản, theo số ký hiệu, cơ quan ban
hành văn bản.
Ngoài ra hầu hết các Phòng ban trong Bộ đều làm tốt công tác lập Hồ sơ
hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Nhìn chung quá trình này được hiện rất tốt.
3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của Bộ Tài chính .
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất
cả những công văn liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ
chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu
khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.
Tại cơ quan Bộ tài chính gồm có 3 loại hồ sơ đó là:
Đồng Thị Hiên

19

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Hồ sơ công việc: là tập văn bản có liên quan với nhau về một số vấn đề,
sự việc hoặc có cùng đặc trưng hình thành trong quá trình giải quyết công việc
của bộ ví dụ như: Hồ sơ hội thảo về phát triển công nghệ thông tin ở bộ, hồ sơ
về các công việc do cục thuế, cục kế hoạch và đầu tư thực hiện....
Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp bản sao các văn bản quy phạm pháp luật về

từng mặt, công tác nghiệp vụ nhất định, dùng để tra cứu, phục vụ giải quyết
công việc hằng ngày của Bộ.
Hồ sơ nhân sự: Là một tập hợp các văn bản có liên quan đến cá nhân cụ
thể VD: Hồ sơ Đảng viên của Bộ, Hồ sơ về Những lãnh đạo của Bộ, ....
Việc lập hồ sơ chủ yếu do phòng Văn thư hành chính và phòng lưu trữ
của Bộ thực hiện, hai phòng này hôc trợ nhau trong việc tra cứu thông tin cũng
như lập và lưu trữ hồ sơ.
Thu thập tài liệu là một công việc quan trọng. Thu thập tốt phục vụ cho
việc nghiên cứu tra tìm, khai thác phục vụ cho yêu cầu trong và ngoài cơ quan
Bộ.
*Công tác xác định tài liệu:
nhằm đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữ, hệ thống giá trị đồng đều của tài
liệu. Giá trị của tài liệu được chia ở nhiều thời gian bảo quản : Vĩnh viễn, Lâu
dài, Tạm thời. Với những tài liệu hết giá trị thì thành lập Hội đồng thực hiện tiêu
huỷ tài liệu.
*Công tác chỉnh lý tài liệu:
Công tác chỉnh lý tài liệu là nội dung quan trọng nhằm đảm bảo chất
lượng của của tài liệu. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ giúp cho việc chuẩn bị phòng kho
để tài liệu, xác định được số hồ sơ trong kho. Công tác chỉnh lý tài liệu của Bộ
Tài chính từ năm 1994 cho đến nay được thực hiện 10 lần với 20.845 hồ sơ, có
20 quyển Mục lục, 800 cặp tài liệu, gần 600 mét thuộc các đơn vị
*Thống kê và các công cụ tra tìm tài liệu:
Phòng Lưu trữ Bộ KH&CN hàng năm thực hiện công tác thống kê tài liệu
trong kho nhằm quản lý được số mét giá hiện có trong kho.
Công cụ tra cứu trong kho là: Mục lục hồ sơ và trên mạng (VP.Net và
Đồng Thị Hiên

20

Lớp: ĐHLT. QTVP K14A