Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã phương đình

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
Phần I........................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.................................3
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã
Phương Đình......................................................................................................3
1.1.Chức năng, nhiệm vụ:.................................................................................3
1.2.Cơ cấu tổ chức:............................................................................................5
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan............................................................................................5
2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng............................................................6
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng..........................6
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
văn phòng...........................................................................................................7
2.2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức........................9
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan, tổ chức............................................................................9
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác.......................9
2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan......................10
2.2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý
của cơ quan......................................................................................................10
2.2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan.10
2.2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.....................10
2.2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản........................11

2.2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến,
lập hồ sơ hiện hành của cơ quan....................................................................11
2.2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan..................................11
2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan............................................12
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ
quan..................................................................................................................13

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của
văn phòng.........................................................................................................13
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm
việc của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu......13
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng
trong công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí
văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính vv). Nhận xét bước đầu về
những hiệu quả mang lại................................................................................14
Phần II....................................................................................................................16
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ....................16
TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH........................................................................16
LỜI CẢM ƠN........................................................................................................17
LỜI CAM ĐOAN..................................................................................................18
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT................................................................................19
MỞ ĐẦU................................................................................................................20

1.Lý do chọn đề tài..........................................................................................20
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu..........................................21
3. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................21
4. Lịch sử nghiên cứu......................................................................................21
5. Phương pháp nghiên cứu............................................................................22
6. Đóng góp của đề tài.....................................................................................22
7. Cấu trúc của đề tài......................................................................................22
Chương 1:...............................................................................................................23
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ.................23
1.1.Khái niệm văn hóa, công sở, văn hóa công sở........................................23
1.1.1. Khái niệm văn hóa................................................................................23
1.1.2. Khái niệm công sở.................................................................................24
1.1.3. Khái niệm văn hóa công sở...................................................................24
1.2. Đặc trưng của văn hóa công sở...............................................................24
1.3. Những yếu tố cấu thành văn hóa công sở..............................................25
1.3.1. Chế độ chính sách.................................................................................25
1.3.2. Nội quy, quy chế....................................................................................26
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

1.3.3. Phong cách làm việc của lãnh đạo.......................................................27
1.3.4. Phong cách làm việc của nhân viên.....................................................27
1.3.5. Môi trường làm việc..............................................................................28
1.4. Vai trò của văn hóa công sở....................................................................29
Chương 2:...............................................................................................................30

THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH.....30
2.1. Khái quát về UBND xã Phương Đình....................................................30
2.1.1. Khái quát chung....................................................................................30
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Phương Đình........30
2.1.3. Cơ cấu tổ chức:......................................................................................33
2.2. Văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình.........................................33
2.2.1. Trang phục.............................................................................................33
2.2.2. Giao tiếp và ứng xử...............................................................................34
2.2.3. Thời gian làm việc.................................................................................36
2.2.4. Trách nhiệm với công việc....................................................................37
2.2.5. Cách bài trí khuôn viên và phòng làm việc........................................38
Chương 3:...............................................................................................................41
GIẢI PHÁP............................................................................................................41
3.1. Đánh giá thực trạng.................................................................................41
3.1.1. Ưu điểm..................................................................................................41
3.1.2. Nhược điểm............................................................................................42
3.2. Đề xuất giải pháp......................................................................................42
KẾT LUẬN............................................................................................................45
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................46
PHỤ LỤC...............................................................................................................47

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam, trước và sau năm 1986 đã có sự thay đổi đáng kể trên tất cả các
lĩnh vực: kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị,… Sự thay đổi đó cũng một phần do
cuộc cải cách hành chính làm nó thay đổi phù hợp với yêu cầu của thời kỳ phát
triển mới của đất nước. Cuộc cải cách này không nhằm thay đổi hẳn nền tảng của
nền hành chính nhà nước Việt Nam mà chỉ làm thay đổi cơ chế vận hành của nó
theo yêu cầu quản lý đất nước trong thời kỳ kinh tế đất nước chuyển sang cơ chế
thị trường có sự điều tiết của nhà nước.
Việt Nam đã trải qua ba mươi năm đổi mới với những thành công ban đầu.
Đất nước đã vượt qua cuộc khủng hoảng kinh tế - xã hội kéo dài nhiều năm. Trên
thế giới cũng đã cơ nhiều nước tiến hành cải cách hành chính để đổi mới hoạt động
của bộ máy nhà nước nhằm tiếp tục đưa đất nước đi lên và phát triển một cách bền
vững. Để đáp ứng nhu cầu của xã hội, có rất nhiều trường đào tạo cán bộ chuyên
ngành: hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,… Và hiện tại
em là sinh viên năm cuối của khoa Quản trị văn phòng, nhà trường cùng khoa
Quản trị văn phòng tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại cơ quan giúp sinh viên học
hỏi, vận dụng kiến thức đã học vào thực tế. Được sự đồng ý của nhà trường, khoa
Quản trị văn phòng và sự giúp đỡ của thầy cô, em đã thực tập tại UBND xã
Phương Đình. Đợt thực tập này giúp em có thêm kiến thức và rèn luyện thêm
những kỹ năng cần thiết đối với một nhân viên văn phòng.
Trong suốt thời gian thực tập, từ 04-7-2016 đến hết này 28-8-2016, em đã
được các cán bộ Văn phòng - Thống kê của UBND xã tận tình giúp đỡ. Trong gần
hai tháng thực tập tại UBND xã Phương Đình, mặc dù vẫn còn thiếu xót nhưng với
sự nhiệt tình giúp đỡ của các cán bộ tại UBND xã, em đã hoàn thành công việc
được giao.
- Đối tượng của bài báo cáo này là khảo sát công tác văn phòng và văn hóa
công sở tại cơ quan.
- Phạm vi nghiên cứu: bất cứ cơ quan nào cũng cần một người làm công tác
văn phòng giúp công việc cho cơ quan. Tuy nhiên thời gian có hạn nên trong bài
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

1


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

báo cáo này, em đã tìm hiểu về công tác văn phòng của cơ quan.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp khảo sát thực tế
+ Phương pháp so sánh, đối chiếu
+ Phương pháp tổng hợp
+ Phương pháp phỏng vấn trực tiếp
-Bố cục của bài báo cáo:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của cơ quan
Phần II: Chuyên đề thực tập: Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã
Phương Đình
Phần III: Phụ lục
Với sự giúp đỡ của nhà trường, khoa Quản trị văn phòng cũng như sự chỉ
bảo tận tình của các cán bộ UBND xã Phương Đình, em đã hoàn thành đợt thực tập
tại cơ quan, bắt đầu từ ngày 04-7-2016 đến hết ngày 28-8-2016.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Mạnh Cường –
Trưởng khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn em trong thời gian thực tập vừa
qua, đồng thời em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo UBND xã Phương Đình, đặc
biệt là chị Nguyễn Thị Chung – cán bộ Văn phòng – Thống kê đã giúp đỡ em hoàn
thành tốt đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 15 tháng 8 năm 2016
Sinh viên

Vương Thị Hoa

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

2


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Phương Đình
1.1.Chức năng, nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân xã thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách xã; dự toán điều chỉnh
ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán ngân sách địa
phương trình Hội đồng nhân dân xã quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ
quan tài chính cấp huyện;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã và báo cáo về
ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,

đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện. Việc quản lý
các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử
dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án
khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản
xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong
sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây
trồng và vật nuôi;
- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ,
bảo vệ đê điều, phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn
kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều;
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

3


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy
định của pháp luật;
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới;
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã theo

phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân
cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây
dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông
và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi;
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp huyện
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình
được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính sách ở địa
phương theo quy định của pháp luật;
-Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân;
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng
phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

4


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật
khác ở địa phương;
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương;
- Thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã
có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách
tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định
của pháp luật ;
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật
và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi
hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi
phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
1.2.Cơ cấu tổ chức:
*Cơ cấu tổ chức UBND xã Phương Đình
Cơ cấu tổ chức của UBND xã Phương Đình gồm có 01 Chủ tịch, 01 Phó
Chủ tịch, và 08 ban tham mưu giúp việc UBND xã, bao gồm:
- Ban công an xã
- Ban chỉ huy quân sự
- Văn phòng – Thống kê

- Ban Văn hóa – Xã hội
- Ban Tài chính – Kế toán
- Ban Địa chính – Xây dựng
- Ban Tư pháp – Hộ tịch
- Bộ phận “Một cửa”
*Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục số 01)
2.Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

5


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

2.1. Tổ chức hoạt động của văn phòng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
*Chức năng, nhiệm vụ:
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã trong các lĩnh vực: văn phòng, thống kê, tổ
chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh
niên trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, lịch
làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;

+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức
các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động của Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại Ủy ban
nhân dân cấp xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp,
theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp xã
và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực hiện
kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình phát
triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa
bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân, Thường trực
Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã giao.
*Cơ cấu tổ chức:
Văn phòng – Thống kê của UBND xã có 02 cán bộ phụ trách, 1 cán bộ chính
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

6


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

thức, 1 cán bộ hợp đồng.
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng

*Xác định vị trí việc làm
Việc xác định vị trí việc làm là xem xét trong một cơ quan, đơn vị có bao
nhiêu vị trí việc làm và cần bao nhiêu người để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ
của cơ quan, đơn vị đó. Điều này sẽ giúp tuyển đúng người cho công việc. Xác
định vị trí việc làm và cơ cấu công chức, viên chức được pháp luật xác định là
nhiệm vụ bắt buộc đối với các bộ, ngành, địa phương để thực hiện đổi mới cơ chế
quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Vị trí việc làm được hiểu là chỗ làm việc
trong cơ quan, tổ chức, đơn vị. Vị trí việc làm có thể có một hoặc nhiều công việc,
có tính thường xuyên, lặp đi lặp lại chứ không bao gồm những công việc thời vụ,
tạm thời. Ý nghĩa của việc xác định vị trí việc làm là xác định công việc phải làm
trong 1 cơ quan, tổ chức, phòng, ban, số lượng người cần cho những vị trí đó,
nhằm tuyển dụng đội ngũ cán bộ, công chức phù hợp với nội dung công việc; phát
hiện những chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ của các vị trí việc làm; phục vụ
hiệu quả cho hoạt động tuyển dụng, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng công chức,
đánh giá quy hoạch cán bộ và cải cách tiền lương hiệu quả.
Căn cứ Luật Công chức; Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 của
Chính phủ Quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức; Thông tư số
05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn thực hiện Nghị định
số 36/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định về vị trí việc làm và cơ cấu ngạch
công chức và các văn bản pháp quy khác có liên quan về công chức, vị trí việc làm
của văn phòng – thống kê cụ thể như sau:
Việc xác định vị trí việc làm của Văn phòng – Thống kê được thực hiện theo
phương pháp tổng hợp, có nghĩa là kết hợp giữa hoạt động phân tích tổ chức và
phân tích tổng hợp.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng- Thống kê thì có 01 công
việc ứng với 02 cán bộ (01 cán bộ chính thức, 01 hợp đồng)
*Bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng:
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

7

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

STT

Chức danh – Họ tên

Nội dung công việc

Ghi
chú

01

Cán bộ Văn phòng - - Tham mưu, giúp UBND cấp xã tổ chức
Thống kê: Nguyễn thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UBND
Thị Chung, Lê Thị trong các lĩnh vực: văn phòng, thống kê, tổ
Hạnh

chức, nhân sự, thi đua khen thưởng.
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm
việc định kỳ và đột xuất của UBND và
HĐND.
- Tổ chức các kỳ họp, chuẩn bị các điều
kiện phục vụ các cuộc họp và hoạt động

của UBND và HĐND.
- Tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển kinh tế, xã hội, nông nghiệp,
thương mại trên địa bàn xã.
- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên
giao cho.

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

8


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

2.2.Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ
của cơ quan, tổ chức
UBND xã Phương Đình hiện nay vẫn chưa ban hành văn bản quản lý cụ thể
về công tác văn thư, lưu trữ nên các phòng, ban vẫn đang áp dụng các văn bản của
nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ như:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
quy định về quản lý con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ
qui định về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4
năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 về việc
hướng dẫn quản lí văn bản đi, văn bản đến.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình – Kế hoạch công tác
Hiện nay, ở cấp xã có các loại chương trình, kế hoạch sau: Chương trình – Kế
hoạch công tác năm, Chương trình – Kế hoạch công tác tháng; Lịch công tác tuần;
Kế hoạch công tác năm là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch trung
hạn (năm), chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những mục
tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết quả. Kế
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

9


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

hoạch công tác năm sau của UBND xã thường được ban hành từ tháng 10 năm
trước. Quy trình soạn thảo kế hoạch năm: nghiên cứu, chọn lựa và dự kiến nội
dung đưa vào kế hoạch. Đây là giai đoạn tìm kiếm thông tin, nắm bắt cơ hội; xác

định mục tiêu (cần phải xác định cụ thể và chính xác); phân tích nguồn lực (xác
định sự hỗ trợ từ cấp trên, phân tích khả năng của cơ quan, tổ chức về thời gian,
kinh phí, nhân lực, phương tiện); xây dựng phương án hành động; soạn thảo kế
hoạch; thông qua kế hoạch và đưa vào thực hiện.
Kế hoạch công tác tháng: là cụ thể hóa những mục tiêu của chương trình
công tác năm. nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng. Kế hoạch công
tác tháng sau được ban hành từ ngày 25 của tháng trước.
Lịch công tác tuần: để xác định cụ thể, chính xác các hoạt động cần làm của
cơ quan hoặc của lãnh đạo trong tuần. Lịch công tác tuần sau được ban hành vào
ngày thứ sáu tuần trước.
2.2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
Văn bản đã được ban hành đúng thẩm quyền, các văn bản của UBND xã đều
do Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch ký. HĐND được ban hành Nghị quyết, UBND ban
hành Quyết định và các văn bản hành chính thông thường đều được ban hành và
ký đúng thẩm quyền.
2.2.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan
Các văn bản của UBND xã ban hành đều được soạn thảo đúng thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thế thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
sửa đổi một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính phủ về công tác văn thư.
2.2.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So
sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá
Văn phòng – Thống kê là bộ phận phụ trách công việc soạn thảo văn bản của
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

10

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

UBND xã, các bước của quy trình soạn thảo văn bản của UBND:
- Chuẩn bị (xác định mục đích, phạm vi, đối tượng của văn bản, tên loại văn
bản, thu thập và xử lý thông tin);
- Lập đề cương, viết bản thảo (xác định các nội dung chính được thể hiện
trong văn bản, dùng từ ngữ cụ thể hóa ý tưởng);
- Trình duyệt, ký văn bản (trình lãnh đạo xem xét về nội dung và thể thức
của văn bản, nếu được thì ký văn bản);
- Hoàn thiện thủ tục để ban hành (ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
vào sổ văn bản đi, sổ lưu văn bản; kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản; nhân bản
đủ số lượng văn bản; đóng dấu; bao gói và chuyển giao văn bản; văn bản quan trọng
kèm theo phiếu gửi, cần tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản).
Hiện tại, các cán bộ của UBND xã đã thực hiện việc soạn thảo văn bản quản
lý theo đúng quy định của nhà nước, thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy
phạm pháp luật của HĐND và UBND ngày 03 tháng 12 năm 2004. Mỗi bước của
quy trình đều được cán bộ thực hiện một cách nghiêm túc, cẩn thận, đảm bảo đúng
thể thức và nội dung muốn truyền tải thông qua văn bản, qua đó cũng thể hiện
năng lực của cán bộ. Việc thực hiện đúng quy trình soạn thảo văn bản sẽ giúp văn
bản ban hành đảm bảo chất lượng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước
đối với xã hội.
2.2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản
2.2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến, lập hồ
sơ hiện hành của cơ quan
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục số 02)
* Sơ đồ quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục số 03)

* Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành (Phụ lục số 04)
2.2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
Việc nâng cao chất lượng lập hồ sơ có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan cũng như giao nộp vào lưu trữ lịch sử. Nhiều
cơ quan không coi trọng việc lập hồ sơ hiện hành, khi cần văn bản tìm kiếm rất
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

11


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

khó khăn. Vì vậy, cần có biện pháp đồng bộ để góp phần nâng cao hiệu quả và chất
lượng công tác lập hồ sơ hiện hành của UBND xã. Một trong những biện pháp cơ
bản và quan trọng là sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan quản lý Nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ, cũng như sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan Trung ương và
địa phương. Nếu không có sự chỉ đạo, hướng dẫn của cơ quan chuyên môn, của
lãnh đạo các cơ quan thì công tác lập hồ sơ sẽ thực hiện một cách tự phát, thiếu sự
thống nhất và khoa học về nghiệp vụ.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành, cán bộ tại
UBND xã Phương Đình đã thực hiện tốt công tác lưu trữ nói chung và lập hồ sơ
nói riêng. Việc lập hồ sơ hiện hành thực hiện theo quy định của nhà nước như:
+ Điều 9, Luật Lưu trữ quy định trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan;
+ Điều 23, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ
quy định trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ
hiện hành;

+ Điều 13, Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 quy định
Lập danh Mục hồ sơ.
2.2.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan
Cán bộ Văn phòng – Thống kê đã thực hiện việc tổ chức lưu trữ văn bản của
cơ quan theo hệ thống văn bản của nhà nước quy định về công tác lưu trữ:
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
- Thông tư số 07/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Số lượng cán bộ: 01 người.
Diện tích kho: 30m2.
Tình trạng kho: kho mới được đưa vào sử dụng nên có độ ẩm, ánh sáng phù hợp.
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

12


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Phương tiện bảo quản: có giá, hộp, đựng tài liệu, quạt thông gió, dụng cụ đo
nhiệt độ và độ ẩm.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn
phòng
* Ưu điểm : phòng làm việc tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi

giữa nhân viên và các lãnh đạo, cũng như giữa các cán bộ với nhân dân khi đến
trao đổi công việc.
- Vị trí các trang thiết bị, phương tiện của phòng được sắp xếp rất hợp lí và
khoa học đã tạo được những điều kiện làm việc tốt nhất cho các cán bộ thực hiện
công việc 1cách nhanh chóng không bị chồng chéo.
- Các trang thiết bị trong phòng được trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt nhất
cho cán bộ làm việc.
* Nhược điểm :
- Do sự eo hẹp của kinh tế địa phương cho nên một số trang thiết bị đã cũ,
rất khó sử dụng và hiệu quả sử dụng không cao trong công việc.
- Một số tài liệu sắp xếp không đúng nơi quy định làm ảnh hưởng tới việc
tìm kiếm văn bản của các cán bộ.
- Diện tích phòng làm việc chật hẹp nên đã phần nào ảnh hưởng tới công
việc của các cán bộ phòng.
- Chưa có các trang thiết bị như máy photo, máy scan của nên cũng ảnh
hưởng đến tốc độ công việc, sự chủ động trong công việc.
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc
của văn phòng (hiện tại). Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.
*Sơ đồ trang trí các trang thiết bị trong phòng (Phụ lục số 05)
*Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Hiện tại ở UBND xã Phương Đình, các phòng, ban vẫn chia thành các phòng
nhỏ, khi cần xin ý kiến chỉ đạo hoặc nhân dân đến liên hệ thì phải đi lại nhiều. Để
công việc diễn ra hiệu quả cũng như giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiên
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

13


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

cho cán bộ cũng như nhân dân đến liên hệ thì cần có mô hình văn phòng tối ưu,
hiện đại. Đó là “mô hình điện tử”, giải quyết công việc trên máy tính, được áp
dụng ở các lĩnh vực tư pháp – hộ tịch, địa chính –xây dựng, văn hóa – xã hội. Với
mô hình này, người dân đến làm thủ tục hành chính ở những lĩnh vực trên chỉ cần
nộp hồ sơ tại một cửa giao dịch và nhận kết quả cũng tại cửa giao dịch đó. Người
dân đến sẽ có người hỏi đến làm gì rồi hướng dẫn bốc số, chờ đến lượt gọi tên.
Người dân muốn theo dõi hồ sơ của mình chỉ cần mở internet là biết ngay. Hiệu
quả đầu tiên từ mô hình này là giảm phiền hà cho người dân, không phải mất nhiều
thời gian đi lại nhiều lần khi đến giải quyết thủ tục hành chính. Nét mới trong công
tác cải cách thủ tục hành chính của bộ phận một cửa điện tử chính là áp dụng công
nghệ thông tin vào giải quyết công việc, không chỉ tạo điều kiện để đội ngũ cán bộ,
công chức ứng dụng thành thạo công nghệ tin học mà mô hình này còn giúp người
dân tìm hiểu và làm quen với cách làm mới này.
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử dụng trong
công tác văn phòng của cơ quan (Phần mềm quản lí nhân sự, quản lí văn bản,
quản lí tài sản, quản lí tài chính vv). Nhận xét bước đầu về những hiệu quả
mang lại.
Phần mềm được UBND xã Phương Đình sử dụng hiện nay đó là phần mềm
quản lý văn bản đi, đến. Phần mềm này được xây dựng trên mô hình khách/chủ:
- Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách chính là trình duyệt web,
có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc và tương tác với người dùng cuối.
- Phần mềm cho máy chủ: Là một hệ thống phần mềm có kiến trúc 3 lớp:
+ Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với
trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua các giao thức http (Hypertext
Transmission Protocol). Nó nhận các truy vấn và thông tin của người dùng nhập
vào hệ thống từ trình duyệt, chạy các chương trình tương ứng và gửi trả kết quả lại
cho trình duyệt hiển thị.

+ Các chương trình: Các chương trình bao gồm các tệp mã lệnh, các
ActiveX component (COM) and libraries (DLL). Máy chủ web, tuỳ theo các truy
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

14


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

vấn từ phía người dùng, sẽ chạy chương trình.
+ Dịch vụ nền: Là tập hợp một số các dịch vụ cơ sở chạy tại máy chủ phục
vụ cho các chức năng của Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc,
gồm có hệ quản trị cơ sở dữ liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ dữ.
Giao thức truyền thông giữa hai hệ thống máy khách và máy chủ trong Phần
mềm Quản lý Văn bản đi đến là http. Phần mềm cho phép quản lý văn bản đi, văn
bản đến theo nhiều sổ văn bản đi, văn bản đến; các sổ văn bản đi, trong mỗi sổ văn
bản số thứ tự văn bản được tự động nhảy tăng dần. Các trường thông tin mô tả văn
bản đi, văn bản đến theo đúng chuẩn mô tả do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ban hành. Đối với văn bản đi có các trường như: số kí hiệu văn bản, ngày văn bản,
trích yếu nội dung, đơn vị soạn, nơi nhận, …Đối với văn bản đến: số đến, ngày
đến, số kí hiệu văn bản, ngày văn bản, trích yếu nội dung, nơi gửi, đơn vị nhận, tác
giả,… Phần mềm cho phép gắn nội dung toàn văn của văn bản đi, văn bản đến theo
định dạng file: text, file ảnh, file pdf…vào hệ thống. Quản lý hồ sơ công việc: quản
lý danh mục hồ sơ công việc của đơn vị theo từng năm, cho phép chọn văn bản từ
các sổ văn bản đi, văn bản đến đưa vào hồ sơ công việc.
Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến đã bước đầu mang lại hiệu quả
đáng kể trong hoạt động quản lý hành chính nói chung và quản lý văn bản nói

riêng của phòng Nội vụ. Phần mềm này giúp công việc quản lý văn bản và các hoạt
động văn phòng một cách chặt chẽ và khoa học; lưu trữ thông tin dữ liệu một cách
có hệ thống; làm cho tiến trình thông tin, cộng tác, phối hợp giữa các thành viên
trong cơ quan được đồng bộ và dễ dàng. Nó còn cho phép mọi người chia sẻ, thu
thập, theo dõi, tổ chức thông tin có hiệu quả.

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

15


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: XÂY DỰNG VĂN HÓA CÔNG SỞ
TẠI UBND XÃ PHƯƠNG ĐÌNH

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

16


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
LỜI CẢM ƠN

Văn hóa là cái cân bằng khi xã hội có nguy cơ biến đổi, mọi vật chất có thể
mất đi nhưng cái còn đọng lại chính là văn hóa. Bất kể quốc gia, tổ chức nào muốn
trường tồn thì phải có văn hóa riêng, văn hóa công sở của cơ quan, doanh nghiệp
cũng không nằm ngoài quy luật đó. Văn hóa công sở không chỉ là một công sở có
đầy đủ những thiết bị, vật dụng hiện đại, lại càng không chỉ là một trụ sở được xây
dựng hoành tráng… mà văn hóa công sở còn là hành vi ứng xử hàng ngày của cán
bộ, công chức, viên chức trong các mối tương tác để công việc được trôi chảy,
thành công.
Trong điều kiện hội nhập, cạnh tranh văn hóa công sở ngày trở nên quan
trọng, cần phải được chú trọng nhiều hơn nữa ở các công sở, cơ quan hành chính
nhà nước và các doanh nghiệp. Hiểu được tầm quan trọng của văn hóa công sở tại
cơ quan nên tôi đã chọn đề tài “Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Phương
Đình”. Trong quá trình khảo sát thực tế, thu thập tài liệu để thực hiện đề tài, tôi đã
nhận được sự giúp đỡ của cán bộ UBND xã Phương Đình, tôi xin chân thành cảm
ơn về sự giúp đỡ nhiệt tình này.
Bên cạnh đó, tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến TS.Nguyễn Mạnh
Cường đã nhiệt huyết hướng dẫn, chỉ bảo tôi nghiên cứu và hoàn thành đề tài này.
Tôi đã cố gắng hoàn thành đề tài nhưng không tránh khỏi những thiếu xót. Tôi rất
mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu của tôi
hoàn thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

17


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, không sao chép
bất kỳ tài liệu nghiên cứu của tác giả khác. Các số liệu trong đề tài là trung thực, có
nguồn gốc rõ ràng; nội dung của đề tài có tham khảo từ một số thông tin, các
nguồn sách, tài liệu tham khảo được liệt kê trong danh mục tài liệu tham khảo.
Ký tên

Vương Thị Hoa

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

18


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

STT
1
2

Từ viết tắt
Uỷ ban nhân dân
Cán bộ, công chức, viên chức

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

Tên cụm từ viết tắt
UBND
CB, CC, VC

19


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội
MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập toàn cầu, các quốc gia muốn đạt được mục tiêu thu
hút đầu tư và tăng trưởng kinh tế thì cần chú trọng công tác cải cách hành chính.
Việc cải cách hành chính không chỉ là việc cải cách các thủ tục liên quan đến các
công việc, hoạt động của cơ quan, tổ chức mà nó còn bao gồm cả việc xây dựng
văn hóa tại cơ quan, tổ chức đó. Văn hóa là trong những mặt cơ bản của đời sống
xã hội. Văn hóa được bảo tồn và chuyển hóa cho những thế hệ nối tiếp theo sau.
Văn hóa là những hoạt động sáng tạo và giá trị của nhân dân một nước, một dân
tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước và giữ nước.
Văn hóa được thể hiện ở rất nhiều nơi, trong đó có cả nơi công sở. Văn hóa không
chỉ có ở doanh nghiệp mà còn có ở bộ máy hành chính nhà nước. Văn hóa công sở
có ảnh hưởng nhất định tới sự phát triển của cơ quan, doanh nghiệp bởi đó là tập
tục, thói quen của các các nhân trong cơ quan.
Thực trạng của văn hóa công sở ở bộ máy hành chính nhà nước còn mang

tính tình cảm nhiều, mặc dù Chính phủ đã ban hành quy chế văn hóa công sở tại cơ
quan hành chính nhà nước nhưng vẫn chưa được các cơ quan thực hiện nghiêm
túc. Ở các nước phát triển, văn hóa nơi công sở cũng đã được đưa vào từ rất lâu và
thực hiện nghiêm túc, điều này là cần thiết, nó sẽ giúp công sở có hình ảnh đẹp, tạo
cảm giác làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả. Chẳng hạn, văn hóa người Nhật đề cao
tính tập thể thì văn hóa người Mỹ lại coi trọng sự cá nhân, nếu làm việc theo nhóm
thì cách xử lý cũng rất nhanh. Ở Mỹ, họ coi thời gian là tiền bạc, coi trọng sự đúng
giờ… Văn hóa Việt Nam đang hướng tới trong tương lai là nền văn hóa tiên tiến,
đậm đà bản sắc dân tộc gắn với Hà Nội ngàn năm văn hiến.
Phương Đình là một trong xã của huyện Đan Phượng – thuộc khu vực ngoại
thành của Hà Nội đang trong thời kỳ đổi mới, việc xây dựng văn hóa công sở giúp
UBND xã Phương Đình ngày càng hoàn thiện hơn, không những công việc được
thực hiện một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn tạo môi trường
làm việc hiện đại, đúng quy định của nhà nước, thân thiện với người dân.
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

20


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

Bên cạnh đó, là sinh viên của khoa Quản trị văn phòng, tôi nhận thấy tính
cấp thiết của đề tài này. Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Xây dựng văn
hóa công sở tại UBND xã Phương Đình”
2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.
2.1. Đối tượng nghiên cứu.
Văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình

2.2. Phạm vi nghiên cứu.
- Thời gian: tháng 7-8 năm 2016
- Không gian: Văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình
3. Mục tiêu nghiên cứu.
3.1. Tìm hiểu những vấn đề chung về văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình
3.2. Tìm hiểu thực trạng văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình
3.3. Đề xuất giải pháp xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình
4. Lịch sử nghiên cứu.
4.1. Nghiệp vụ thư ký văn phòng và tổ chức của Học viện Hành chính quốc
gia (2001). Giáo trình này viết về các kỹ năng của người làm công tác văn phòng
và các kỹ năng cần thiết trong tổ chức.
4.2. Nghiệp vụ thư ký văn phòng của tác giả Vũ Thị Phụng (2001). Giáo
trình này, tác giả Vũ Thị Phụng đã chỉ ra các kỹ năng của người thư ký văn phòng.
4.3. Văn hóa ứng xử nơi công sở của tác giả Trần Hoàng, Trần Việt Hoa
(2005). Giáo trình này được hai tác giả khái quát về cách ứng xử của người nhân
viên trong văn phòng.
4.4. Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành kèm theo Quy chế Văn hóa công sở của cơ quan hành chính
nhà nước. Quy chế này quy định về trang phục, giao tiếp và ứng xử của cán bộ,
công chức, viên chức khi thi hành nhiệm vụ, bài trí công sở tại các cơ quan hành
chính nhà nước bao gồm: các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp
4.5. Nghiệp vụ thư ký văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2011).
Giáo trình này khái quát các kỹ năng cần thiết đối với một thư ký văn phòng trong
Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

21


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội

đó cũng bao gồm cách ứng xử nơi công sở.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài “Xây dựng văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình”
tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu;
- Phương pháp quan sát;
- Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp thông tin.
- Các nguồn tin từ mạng internet.
6. Đóng góp của đề tài.
Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
quá trình thực hiện văn hóa công sở tại UBND xã Phương Đình.
7. Cấu trúc của đề tài.
Đề tài nghiên cứu khoa học gồm ba chương:
Chương 1: NHỮNG VẪN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA
CÔNG SỞ
Chương 2: THỰC TRẠNG VĂN HÓA CÔNG SỞ TẠI UBND XÃ
PHƯƠNG ĐÌNH
Chương 3: GIẢI PHÁP

Vương Thị Hoa - ĐHLT Quản trị văn phòng 14A

22