Phân tích và mô tả công việc trong tổ chức hành chính nhà nước

PowerPoint

Template
www.themegallery.com

CHƯƠNG III.
PHÂN TÍCH VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRONG TỔLOGO
CHỨC HCNN


NỘI DUNG CHÍNH
1. Một số khái niệm

2. Sản phẩm của phân tích công việc

3. Mối quan hệ giữa PTCV với các hoạt động khác

4. Quy trình phân tích công việc

5. Phương pháp thu thập số liệu để PTCV


I. KHÁI NIỆM
Nghề
(Occupation)

Công việc
(Jobs)
Vị trí

1. Phân biệt một số thuật ngữ
Tập hợp những công việc tương tự về nội dung và
có liên quan với nhau, đòi hỏi người lao động phải có
sự hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có
những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện
Tất cả các vị trí giống nhau về mặt nhiệm vụ chính
phải thực hiện

Tập hợp các nhiệm vụ mà một người phải thực hiện

(Positions)

Nhiệm vụ
(Tasks)

Là từng hoạt động riêng biệt với một mục đích cụ
thể mà mỗi người phải thực hiện


PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích công việc là một quá trình thu nhận
các thông tin về công việc nhằm xác định các
quyền hạn nào, nhiệm vụ nào, hoạt động nào
thuộc về công việc để từ đó xác định những
phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có
để thực hiện tốt công việc.


PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phân tích công việc (job analysis) là một quá trình:

§  Thu thập thông tin liên quan đến các đặc thù của
một công việc;
§  Xác định các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn
của người lao động thực thi công việc;
§  Xác định các điều kiện để tiến hành công việc;
§  Xác định các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành
công việc;
§  Xác định năng lực cần có để thực hiện công việc
một cách thành công.


Phân tích công việc có nhiệm vụ gì?
v  Định nghĩa về công việc một cách hoàn chỉnh,
chính xác;
v  Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn
hoàn thành công việc;
v  Mô tả điều kiện vật chất kỹ thuật cần để thực
hiện công việc, đồng thời xác định các điều kiện
để hoàn thành công việc;
v  Xác định yêu cầu của công việc mà mỗi người ở
vị trí công việc đó phải đáp ứng để thực hiện
công việc một cách thành công.


Phân tích công việc không phải là:

➢ Phân tích cá nhân
➢ Phân tích nhân viên
➢ Đánh giá kết quả
thực hiện công việc

4


KHI NÀO CẦN PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC?
ü  Khi tổ chức mới thành lập và chương trình phân

tích công việc được thực hiện lần đầu tiên;
ü  Khi tổ chức có thêm một số công việc mới;
ü  Khi các công việc có sự thay đổi do ảnh hưởng của

công nghệ, kỹ thuật, cơ cấu tổ chức…


II. SẢN PHẨM CỦA PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Bản mô
tả công
việc

Bản tiêu
chuẩn thực
hiện công
việc

Bản tiêu
chuẩn
nhân sự


1. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

KHÁI NIỆM
Bản mô tả công việc là văn bản liệt kê các thông tin về:
chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm, các mối quan hệ trong
công việc, các điều kiện làm việc của một công việc trong
tổ chức.
NỘI DUNG CỦA BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1. Những thông tin chung về công việc;
2. Những chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc;
3. Quyền hành của người thực hiện công việc;
4. Những mối quan hệ trong công việc;
5. Các điều kiện làm việc để thực công việc đó.


1. BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

VÍ DỤ: MÔ TẢ CÔNG VIỆC
Vị trí: Quản đốc phân xưởng


Bộ phận

Xưởng sản xuất

Chức danh

Quản đốc phân xưởng

Mã công việc

01/SX

Cán bộ quản lý trực tiếp

Giám đốc sản xuất

Trách nhiệm:
v  Quản lý, điều hành các hoạt động hàng ngày của xưởng
theo mục tiêu sản xuất chung của Công ty.
v  Đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt động
của xưởng.
v  Xây dựng và duy trì lực lượng hoạt động sản xuất hiệu
quả tại xưởng.


Nhiệm vụ:
v 
v 

v 
v 
v 
v 
v 
v 
v 
v 
v 
v 

Hoạch định, tổ chức, giám sát thực hiện các hoạt động của xưởng theo kế hoạch

sản xuất chung của Công ty.
Phúc đáp kịp thời các đơn đặt hàng phát sinh, triển khai thực hiện sản xuất các
sản phẩm theo đơn hàng, đáp ứng được tiến độ giao hàng. Đảm bảo sản xuất
đồng bộ và đạt chất lượng.
Phổ biến và hướng dẫn các chính sách và quy định của Công ty tới công nhân
trong xưởng.
Tổ chức, quản lý mặt bằng tài sản, máy móc, trang thiết bị, công cụ lao động, dụng
cụ sản xuất… đảm bảo khu vực sản xuất luôn được bố trí hợp lý, hiệu quả.
Xây dựng lịch làm việc theo ca của xưởng.
Kiểm soát chất lượng sản phẩm của xưởng.
Thiết lập và duy trì môi trường làm việc vệ sinh an toàn tại xưởng.
Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt đẹp tại xưởng.
Phối hợp với phòng Hành chính nhân sự kiểm tra bậc tay nghề công nhân của
xưởng theo định kỳ hàng năm.
Giám sát và đánh giá hoạt động của nhân viên kỹ thuật và nhân viên kiểm soát
chất lượng bố trí tại các ca sản xuất tại các xưởng.
Nghiên cứu cải tiến phương pháp quản lý để nâng cao hiệu quả công tác chung.
Các nhiệm vụ khác theo sự chỉ đạo của giám đốc sản xuất.


Các mối quan hệ:
v 
v 
v 
v 

v 
v 
v 
v 

v 

v 
v 

Trực tiếp nhận chỉ thị từ giám đốc sản xuất.
Phối hợp với cấp trên, các bộ phận khác để hoàn thành công việc được giao.
Báo cáo tình hình hoạt động sản xuất của xưởng trực tiếp cho giám đốc sản xuất.
Giám sát tình hình thực hiện công việc của tất cả công nhân trong xưởng.
Phạm vi quyền hạn:
Có quyền ký duyệt các văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi trách nhiệm được giao.
Có quyền đề xuất khen thưởng và kỷ luật đối với công nhân trong xưởng để thúc
đẩy hiệu quả công tác chung.
Đề xuất các phương pháp cải tiến công việc với giám đốc sản xuất.
Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhân viên dưới quyền thực hiện công việc.
Được phân quyền một cách hợp lý để chủ động thực hiện công việc
Các điều kiện làm việc:
Điều kiện làm việc chủ yếu trong môi trường sản xuất.
Yêu cầu phải sử dụng các thiết bị an toàn, bao gồm: Quần áo bảo hộ, mũ bảo
hiểm, kính bảo vệ mắt, găng tay bảo hộ, giày lao động.


TÌNH HUỐNG NHÂN SỰ
Một công ty có anh nhân viên vô cùng tốt bụng tên là Quân. Anh
rất giỏi về phần cứng máy tính. Vì vậy, mỗi khi máy tính của ai trong
văn phòng bị hỏng thì không gọi người ngoài mà trực tiếp nhờ luôn
anh Quân. Lúc đầu anh Quân rất vui vẻ giúp đỡ mọi người. Nhưng
sau đó có quá nhiều người nhờ, nên anh Quân thường xuyên phải
làm thêm giờ để hoàn thành công việc của mình – chuyên môn của
anh là kế toán. Do vậy, anh Quân có nhiều biểu hiện bất mãn, anh

cảm thấy mình bị đối xử không công bằng vì mình phải làm nhiều
việc mà không được trả thêm lương.
Câu hỏi:
1.  Nếu là người của phòng phụ trách nhân sự, anh/chị sẽ giải quyết
vấn đề này như thế nào?
2.  Không phải mọi khía cạnh yêu cầu của công việc đều có thể trình
bày trong bản mô tả công việc. Vậy, theo anh/chị Bản mô tả công
việc cần được trình bày như thế nào để tránh được tình trạng thoái
thác của nhân viên “đấy không phải là việc của tôi”


Những lưu ý khi viết bản mô tả công việc:
ü  Sử dụng các động từ chỉ hành động;
ü  Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu;
ü  Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên/sự cần thiết;
ü  Viết ra một cách cụ thể;
ü  Nên kết thúc bằng câu “Thực hiện các nhiệm vụ khác

có liên quan đến chuyên môn theo sự phân công của
lãnh đạo”.


2. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

KHÁI NIỆM

Là văn bản quy định các chỉ tiêu để phản ánh
các yêu cầu về số lượng và chất lượng của kết
quả thực hiện công việc đối với một vị trí nhất
định trong tổ chức.

2. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

VÍ DỤ: BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Vị trí: Quản đốc phân xưởng


2. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Chức danh công việc:
Quản lý PX 1

Người giám sát:
Giám đốc sản xuất

Bộ phận:
Xưởng sản xuất

Mã số:
01/SX

Ngày:

Các nhiệm vụ

Tiêu chuẩn kết quả

1

Hoạch định, tổ chức và giám sát thực

hiện các hoạt động của xưởng theo kế
hoạch sản xuất chung của công ty

Các hoạt động sản xuất của xưởng
được thực hiện theo đúng kế hoạch sản
xuất của công ty và đạt được các mục
tiêu sản xuất đúng thời hạn đặt ra.

2

Phúc đáp kịp thời các đơn đặt hàng phát
sinh, triển khai thực hiện sản xuất các
sản phẩm theo đơn hàng, đáp ứng dược
tiến độ giao hàng. Đảm bảo sản xuất
đồng bộ và đạt chất lượng.

Đảm bảo hệ thống sản xuất đồng bộ,
tuân thủ đúng các quy trình kỹ thuật,
chất lượng yêu cầu.

3

Phổ biến và hướng dẫn các chính sách
và quy định của công ty tới công nhân
trong xưởng.

Tất cả các công nhân của xưởng phải
được phổ biến và hiểu rõ các chính
sách và quy định của công ty trong
vòng 1 tuần kể từ khi được ban hành.

2. BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
4

Tổ chức quản lý mặt bằng tài sản, máy
móc, trang thiết bị, công cụ lao động,
dụng cụ sản xuất… đảm bảo khu vực
SX luôn được bố trí hợp lý, hiệu quả.

- Mặt bằng được bố trí hợp lý, gọn, sạch, an
toàn, phát huy năng suất.
- Máy móc, thiết bị sử dụng hợp lý.

5

Xây dựng lịch làm việc theo ca của
xưởng

Lịch phân công 45 công nhân của xưởng
làm việc theo 3 ca/ngày được lập theo mẫu
của công ty và được phổ biến cho từng
công nhân vào ngày cuối cùng hàng tháng.

6

Kiểm soát chất lượng sản phẩm của
xưởng

Ít nhất 98% sản phẩm của xưởng phải đạt

tiêu chuẩn chất lượng theo quy định trong
tài liệu ISO của Công ty

7

Thiết lập và duy trì môi trường làm việc Môi trường làm việc của xưởng luôn phải
vệ sinh và an toàn tại xưởng
đáp ứng các quy định về vệ sinh và an toàn
theo tài liệu ISO của Công ty.

8

Xây dựng và duy trì các mối quan hệ tốt - Năm bắt được tâm tư, nguyện vọng, quan
đẹp tại xưởng
tâm chăm lo tới đời sống tinh thần, vật chất
của công nhân trong xưởng.
- Tinh thần gắn bó và ý thức trách nhiệm tốt
đối với công việc của từng công nhân trong


Yêu cầu đối với bản tiêu chuẩn thực hiện công việc?

Ø  Xác định những nhiệm vụ quan trọng có thể đo lường
được của vị trí công việc;
Ø  Chỉ rõ các tiêu chuẩn thực hiện công việc (xây dựng
cho từng vị trí hay cho nhóm đối tượng; sử dụng tiêu
chí định tính hay định lượng);
Ø  Sử dụng để đánh giá kết quả hoàn thành công việc.

3. BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ (NGƯỜI THỰC HIỆN CV)

KHÁI NIỆM
Ø  Là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá
nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác,
khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và
các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc.
Ø  Là bản trình bày các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu
có thể chấp nhận được mà một người cần phải có
để hoàn thành một công việc nhất định.


3. BẢN TIÊU CHUẨN NHÂN SỰ (NGƯỜI THỰC HIỆN CV)

Gồm những nội dung cơ bản sau:
Ø  Những thông tin chung về công việc;
Ø  Yêu cầu về trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ
được đào tạo;
Ø  Yêu cầu về kinh nghiệm công tác;
Ø  Yêu cầu về tâm, sinh lý;
Ø  Những yêu cầu khác…


MÔ HÌNH “ASK”


NỘI DUNG

Kiến thức
(Knowledge)

Hệ thống những hiểu biết hoặc thông tin có thể
áp dụng cho việc thực hiện nhiệm vụ (trình độ
văn hóa, chuyên môn, kinh nghiệm…)

Kỹ năng
(Skills)

Những năng lực thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
(có thể quan sát được,mang tính thao tác, và có
thể học)

Thái độ
(Attitude)

Năng lực thực hiện các nhiệm vụ phi thao tác.
Gồm: trí lực, thể lực, năng lực tư duy, năng
lực tâm lý…

Các yêu cầu khác
(Others)

… Yêu cầu về nhân thân hoặc pháp lý

… Yêu cầu về tính cách
… Yêu cầu về sự sẵn sàng bắt đầu làm việc