Quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông – Thực trạng và giải pháp

LỜI CAM ĐOAN
Nhóm chúng em thực hiện đề tài “Quản trị văn phòng tại Công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông – Thực trạng và giải pháp”.
Chúng em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của nhóm trong
thời gian qua. Nhóm chúng em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không
trung thực về thông tin sử dụng trong quá trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày...tháng...năm...
Giảng viên hướng dẫn

Nhóm thực hiện

Ths. Lâm Thu Hằng

Nguyễn Thị Luyến
Dương Thị Hoa
Ngô Văn Toản
Khuất Kiều Trang


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
CNV
HĐQT
KHKT
SXKD
CQ
CBCNV

HĐLĐ
BHXH
BHYT
PCCC
ATLĐ
BHLĐ
VPP

Công nhân viên
Hội đồng quản trị
Khoa học kỹ thuật
Sản xuất kinh doanh
Cơ quan
Cán bộ công nhân viên
Hợp đồng lao động
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Phòng cháy chữa cháy
An toàn lao động
Bảo hiểm lao động
Văn phòng phâm

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay, văn phòng không còn chỉ là hình ảnh quen thuộc với những
hành lang im ắng, các cánh cửa khép với bảng đề tên phòng ban kẻ chữ nghiêm
trang hay tiếng đánh máy lọc cọc. Văn phòng đã mang một bộ mặt đa dạng hơn:
Trang thiết bị hiện đại, không gian mới, bài trí linh hoạt, thích ứng với nhiều

nhu cầu và phương tiện làm việc phong phú.Thậm trí còn có cả các văn phòng
làm việc từ xa, văn phòng tại nhà, văn phòng ảo.
Công tác Quản trị văn phòng được coi là “bộ nhớ” trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, với nhiệm vụ, chức năng là thực hiện tham mưu,
tổng hợp và hậu cần cho lãnh đạo, hoạt động của văn phòng đảm bảo cho các cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp được vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lo đời
sống cán bộ, nhân viên. Duy trì và phát triển hoạt động của cơ quan, doanh
nghiệp, cho đến việc thực hiện công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo, đưa
ra đối sách đáp ứng nhu cầu công việc ngày một phức tạp của cơ quan, doanh
nghiệp.
Trên thực tế công tác Quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp chưa
được quan tâm chú trọng ở một số phương diện như: cơ sở vật chất, con người,
tài chính....Trong khi đó văn phòng giữ vai trò đặc biệt quan trọng đối với sự tồn
tại và phát triển của doanh nghiệp, đồng thời văn phòng còn có ảnh hưởng lớn
đến hiệu suất chung, thậm chí đến cả lợi nhuận của doanh nghiệp.
Chính vì vậy chúng em đã lựa chọn đề tài “Quản trị văn phòng tại Công
ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông – Thực trạng và giải
pháp”. Để khẳng định vị trí và tầm quan trọng của Quản trị văn phòng trong
doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu:
Hiện nay các đề tài nghiên cứu về văn phòng không phải là một lĩnh vực
mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về lĩnh này như:
Báo Cáo thực tập: “Thực trạng công tác quản trị hành chính văn phòng tại
Trung tâm ứng dựng tiến bộ Khoa học và Công nghệ Bình Dương” của sinh
viên Lê Quốc Đạt – Trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam.
Tiểu luận: “Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng ở Công ty Thương
mại và sản xuất vật tư thiết bị giao thông vân tải” của sinh viên Nguyễn Thị
Huyền – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
Báo cáo thực tế: “Ngành quản trị văn phòng hành chính công” của sinh
viên Phạm Thị Huyền – Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Nha

Trang.
Khóa luận: “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại Công ty TNHN Sản xuất Thương mại Hoàng Thành” của sinh viên
Nguyễn Thị Lụa – Trường Đại học Hoa Sen.
Luận văn: Văn thư – Lưu trữ và Quản trị văn phòng của sinh viên Nguyễn
Văn Tuấn – Trường Đại học Hoa Sen.
Báo cáo: “Công tác văn thư – lưu trữ và Quản trị văn phòng tại Ủy ban
nhân dân Xã Bình Hòa” của sinh viên Nguyễn Thị Ánh Tuyết – Học Viện Quốc
Gia Việt Nam.
- Khóa luận: “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
tại Tổng Công ty Sông Đà – Bộ Xây dựng” của sinh viên Trần Thanh Thúy –
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn.
- Khóa luận: “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác
văn phòng tại Chi nhánh Công ty cổ phần giám định VINACONTROL Hải
Phòng” của sinh viên Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Trường Đại học Hoa Sen.
Các đề tài đã nghiên cứu một cách khái quát về văn phòng trong hoạt
động của các doanh nghiệp, tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách
chi tiết và đầy đủ về văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông. Chính vì vậy chúng em chọn đề tài “Quản trị văn phòng tại Công
ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông – Thực trạng và giải
pháp”.
3. Mục tiêu nghiên cứu:
Lĩnh vực quản lý, điều hành văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây
dựng hạ tầng và Giao thông.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu:
- Công tác tổ chức, quản lý, điều hành tại văn phòng Công ty cổ phần Đầu
tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

Phạm vi nghiên cứu:
-Về không gian: Công tác tổ chức, quản lý, điều hành tại văn phòng Công


ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
-Về thời gian: Công tác Quản trị văn phòng của Công ty cổ phần Đầu tư
xây dựng hạ tầng và Giao thông từ năm 2002 - 2015
5. Giả thuyết nghiên cứu:
Tình hình Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng tại Công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông hoạt động chưa hiệu quả. Từ đó đề
xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của
văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
6. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Khảo sát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn
phòng tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
- Khảo sát về thực trạng công tác Quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Nhận xét ưu điểm, hạn chế và nguyên
nhân dẫn tới những ưu điểm, hạn chế đó trong công tác Quản trị văn phòng.
- Từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao công tác Quản trị văn phòng tại
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
7. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp điều tra khảo sát
- Phương pháp so sánh
- Phương pháp mô tả
- Phương pháp phỏng vấn
- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp
8. Đóng góp mới của đề tài:
- Kết quả đạt được của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho sinh viên
trong trường nghiên cứu.

- Đề tài nghiên cứu khảo sát nhằm đưa ra các giải pháp áp dụng vào công
tác Quản trị văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông.



Chương 1.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ
TẦNG VÀ GIAO THÔNG
1.1.

Giới thiệu khái quát về Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ

tầng và Giao thông.
1.1.1. Lich sử hình thành và pháp triển của Công ty Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông.
1.1.1.1. Khái niệm doanh nghiệp.
Trước hết chúng ta phải hiểu khái niệm “Doanh nghiệp” là gì.
Điều 4. Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao
dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh
doanh.1
Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ
chức kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu
cầu của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các
doanh

nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ

sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng nhằm

mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận.
1.1.1.2. Lịch sử phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông.
Công ty CP Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM) tiền
thân là Công ty đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông đô thị 100% vốn Nhà
nước. Chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần từ năm 2002.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng
lớn mạnh.
1 : Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam
khóa XIII, ngày 01 tháng 7 năm 2015.


Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục
tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất
động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh
điện và sản xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn
phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương
Đông...
INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng
như Bằng khen của Bộ Xây dựng, Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO
2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc - hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong

thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.Để đi vào hoạt động như các Công ty
xây dựng khác Công ty đã “Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số
51/2001/QH10. Quốc hội ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan
đến đầu tư xây dựng cơ bản của Luật xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số
16/2003/QH11”
Tên Công ty: Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng và Giao Thông
Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations
Contruction Joint Stock Company.
Tên viết tắt: INTRACOM
Trụ sở chính: Lô C2F - Khu Công nghiệp - Quận Cầu Giấy - Hà Nội.
Điện thoại: 04.22403439
Email:

Fax: 04.37914112


Website: www.intracom.com.vn
Ngày thành lập: 28/01/2001.
Vốn điều lệ: 50.000.000.000 Đồng (Năm mươi tỷ đồng).
Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người. Trong đó: 3 người đạt trình
độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên môn, 42 người trình độ cử nhân và 65
người trình độ cao đẳng, trung cấp.
Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều
công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính
trị, văn hoá ... của Thủ đô và cả nước. Công ty từng bước xây dựng thương hiệu,
truyền thống, Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của
Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác.
Nhằm mục tiêu xây dựng và phát triển không ngừng, Công ty đã và đang
mở rộng các ngành nghề kinh doanh và thị trường.

Đầu tư xây dựng hạ tầng, thuỷ điện, nhà ở, khu công nghiệp, mở rộng quy
mô kinh doanh, mở rộng quan hệ liên doanh liên kết với nhiều đơn vị trong và
ngoài nước để tiếp thu công nghệ tiên tiến là chiến lược đưa Công ty trở thành
một Công ty mạnh trên lĩnh vực đầu tư. .
Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ
đối với Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm và đảm bảo đời
sống cho người lao động.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
 Lĩnh vực kinh doanh.
- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:
1- Đầu tư bất động sản.
2- Đầu tư dự án thuỷ điện
3- Đầu tư tài chính,
4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
5- Sản xuất vật liệu xây dựng.
6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân


dụng,..
1.1.2.1. Chức năng của Công ty.
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tư
xây dựng, kinh doanh bất động sản……... Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng
công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnhvực xây dựng như là:
Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu

văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,
Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà
Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế
Phương Đông.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của
mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công


1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
và giao thông.
1 Hội đồng quản trị:
2 Ban kiểm soát:
3 Ban giám đốc
4 Các phòng ban Công ty
 Phòng Tổ chức - Hành chính
 Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật
 Ban pháp chế
 Ban quản lý dụ án số 1
 Phòng Tài chính - Kế toán
5 Các đơn vị thành viên

- Xí nghiệp Xây lắp số 1
- Xí nghiệp Xây lắp số 2
- Xí nghiệp Xây lắp số 3
-. Xí nghiệp Xây lắp số 4
- Xí nghiệp Xây lắp số 5
- Đội xây lắp số 1
- Đội xây lắp số 5
- Đội xây lắp số 6
- Đội xây lắp số 8
- Đội xây lắp số 9
- Đội xây lắp số 11
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông (Đính kèm ở Phụ lục 1).
 Chức năng của Ban lãnh đạo, phòng ban, đơn vị thuộc Công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Chế độ quản lý
12


Công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…
Văn phòng Công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn Công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm ra các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị,
giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng
sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hàng hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
theo dõi cơ cấu vốn.
13


Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty là đơn giản, các phòng ban có
các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh
được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
1.2.

Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây

dựng Hạ tầng và Giao thông.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
1.2.1.1. Chức năng:
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công
tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao
động về tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, truyền thông,
hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
- Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược
lại.
- Là cầu nối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực
hiện các chính sách Công ty và thu thập phản hồi một cách kịp thời, chính sách
-Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục hoạt động SXKD
của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường
làm việc văn minh, thân thiện và chuyên ngiệp.
- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
của pháp luật này của Phòng (Ban) trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ được
giao.
- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công ty
với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty.

14

1.2.1.2. Nhiệm vụ:
• Công tác tổ chức, cán bộ.
- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy
chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng kiện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng
ban và các đơn vị trực thuộc Công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù
hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý
trong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép kinh doanh;
Các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của phòng.
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD
của Công ty.
- Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
- Phổ biến hướng dẫn văn hóa nghiệp vụ, lịch sử hình thành Công ty.
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
giá công tác nhân sự định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao
động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động
trong Công ty.
- Nghiên cứu soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng.
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh.

15


- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập
thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật của Công ty xem xét quyết định;
Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật của Công ty.
- Tổ chức công tác lao động trong toàn Công ty.
• Công tác lao động tiền lương.
- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính
sách, chế độ cho người lao động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết Hợp động lao động theo
quy định của pháp luật.
- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng
bậc lương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực
thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo
quy định của Công ty và pháp luật.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp,
các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người lao
động.
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho
người lao động.
- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định
kỳ cho người lao động.

• Công tác Quản trị hành chính.
- Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các
đơn vị có liên quan gửi đến, xử lý các văn bản đi đảm bảo thông tin kịp thời,
16


thông suốt.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo
mật, đúng quy định.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
- Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục
hành chính cho CBNV trong Công ty.
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, có quan hệ giao dịch đến làm việc với
Công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo
Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Công chức Hồ sơ pháp lý Công ty.
• Công tác Quản trị văn phòng.
- Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
- Duy trì hoạt động các trang thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng
phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Mua sắm, quản lý,cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng theo
định mức.
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn
phòng.
- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháy
khối văn phòng Công ty.

- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện nước, dụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho phòng ban.
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
• Công tác truyền thông.
- Làm đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động
sản xuất kinh doanh của Công ty.
17


-Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn
bản pháp luật.
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin nội
bộ).
- Phổ biến hướng dẫn chính sách Công ty, thu thập, phản ánh đến Ban
lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời chính xác.
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
• Truyền thông đối ngoại.
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng bá
hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến với
khách hàng.
- Thiết lập duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.
- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của Công ty cho
khách hàng.
- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông về Công ty.

- Thu thập, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách
hàng bên ngoài một cách kịp thời chính xác.
• Quản trị thương hiệu.
- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty.
- Xây dựng, quản trị trang Web Công ty.
- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công
ty.
• Công tác Đoàn thể.
- Là đầu mối giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc tổ
18


chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức
năng, nhiệm vụ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm
nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh
doanh của đơn vị.
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các
đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây
dựng chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các
đợt vận động xã hội.
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận
thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia tổ chức đoàn thể.
• Công tác pháp lý, Công tác ISO.
- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng.
- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc vận dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty. Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm
pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp.
- Đầu mối trong quá trình kiểm tra ISO.

1.2.1.3. Quyền hạn.
• Đối với công tác tổ chức, nhân sự.
- Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, xí
nghiệp, Đội xây lắp.
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con.
- Thẩm định hồ sơ nhân sự, đề bạc các vị trí quản lý tại các Công ty con
theo quy định tại Điều lệ của Công ty.
• Đối với công tác lao động tiền lương.
- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị khi
19


không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
• Đối với công tác Hành chính.
- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không
đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm
các nội quy về giờ giấc làm việc.
- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
• Đối với công tác Quản trị văn phòng.
- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn
phòng có giá trị dưới 300.000đ.
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi
công tác.

• Đối với công tác Truyền thông.
- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức sự kiện của Công ty.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông.
Bao gồm các vị trí sau:
1.2.2.1. Chánh văn phòng
• Nhiệm vụ:
- Trưởng phòng là người trực tiếp điều hành và quyết định tất cả các vấn
đề liên quan tới hoạt động sản xuất kinh doanh thuộc lĩnh vực văn phòng phụ
trách.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Ban Giám đốc Công ty về việc thực
hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao.
- Quản lý điều hành, phân công công việc, giám sát công việc của nhân
viên trong phòng, đảm bảo hoàn thành mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của văn
20


phòng.
- Tổ chức thực hiện các quyết định của Ban giám đốc Công ty giao,
những chủ chương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà nước ban hành.
- Đánh giá nhận xét và đề xuất thưởng/kỷ luật đối với nhân viên phòng.
- Xây dựng phương án bố trí, sắp xếp bộ máy quản lý, bộ máy SXKD của
phòng.
- Công tác đào tào, bồi dưỡng cán bộ, đầu tư tri thức, phát triển nhân lực.
Xây dựng vững mạnh đội ngũ CBNV của phòng phù hợp với yêu cầu sản
xuất kinh doanh.
- Cập nhập các văn bản Luật, Nghị định, Thông tư… liên quan đến công
tác chuyên môn.
 Công tác tổ chức, cán bộ.

− Xây dựng Điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ
trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát
triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị
trực thuộc Công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ
SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ
chức và hoạt động Công ty.
− Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp dưới, thay đổi giấy phép đăng ký kinh
doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của văn phòng.
− Chủ trì phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển
dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
− Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và tiếp
nhân sự vào vị trí phù hợp.
− Tổ chức giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh giá
công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
 Công tác lao động tiền lương.
− Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của Nhà nước về quản lý và sử dụng
lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ
21


chính sách cho người lao động.
− Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định của pháp
luật.
− Tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương cho người
lao động trình Hội động lương phê duyệt.
 Công tác quản trị hành chính.
− Chỉ đạo giám sát và đôn đốc công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn đi,
công văn đến, quản lý con dấu.
− Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.

− Chỉ đạo, giám sát và đôn đốc công tác lễ tân.
− Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc, tác
phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công ty bổ
sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
− Giải quyết các thủ tục hành chính, duy trì hoạt động các trang thiết bị máy móc,
trang thiết bị văn phòng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công
ty.
 Công tác truyền thông.
Tổ chức chỉ đạo các sự kiện quan trọng của Công ty, các cuộc họp, tiếp
khách và các buổi sinh hoạt tập thể của CBNV Công ty.
− Là đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty.
 Công tác đoàn thể.
− Là đầu mối giúp cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các tổ chức đoàn
thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức năng, nhiệm
vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vứng mạnh, quan tâm
nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh
doanh của đơn vị.
 Công tác pháp chế, ISO.
− Chủ trì kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng; Cập nhập, tuyên truyển,
phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản
22


pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ
kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này của Phòng
(Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
• Quyền hạn.
 Đối với công tác tổ chức, cán bộ.
− Chỉ đạo ngành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, Xí nghiệp, Đội xây

lắp.
− Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo quy định
tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người lao động
và những vấn đề về công tác tổ chức lao động.
− Thẩm định Điều lệ và tổ chức hoạt động của các Công ty con.
− Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các Công ty con theo quy
định tại Điều lệ Công ty.
 Đối với công tác lao động tiền lương.
− Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị trực thuộc
khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
− Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp hết hạn
HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc nhắc nhở.
 Đối với công tác hành chính.
− Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không đảm
bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
− Ký ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm các nội
quy về giờ giấc làm việc.
− Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
 Đối với công tác quản trị văn phòng.
− Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng có
giá trị dưới 300.000đ.
− Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu cho CBNV đi công tác.
 Đối với công tác truyền thông.
23


− Điều đông, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ chức các
sự kiện của Công ty.
1.2.2.2. Phó Chánh văn phòng
• Nhiệm vụ

 Công tác tuyển dụng
− Theo dõi tình hình phát triển của Công ty và xác định nhu cầu nhân sự.
− Lập kế hoạch tuyển dụng ngắn hạn.
− Lập bảng mô tả công việc của từng vị trí tuyển dụng, nêu rõ các yêu cầu cụ thể.
− Lựa chọn các phương tiện đăng thông tin tuyển dụng.
− Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm, các
trường Đại học và các nguồn lao động khác.
− Trả lời điện thoại, Email tư vấn cho các ứng viên về các nội dung tuyển dụng.
− Tiếp nhận hồ sơ xin việc, phân loại hồ sơ, lập danh sách ứng viên.
− Trình danh sách ứng viên cho Hội đồng tuyển dụng.
− Lập chương trình tuyển dụng, chuẩn bị cho các cuộc thi tuyển, phỏng vấn.
− Thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng lao động, soạn thảo quyết định tiếp
nhận.
− Lưu hồ sơ nhân sự.
 Công tác tiếp nhân nhân sự, đánh giá công việc trong và sau khi ký kết thúc thời
gian thử việc
− Hướng dẫn nhân sự mới: Vị trí, phòng ban, người phụ trách, các trang thiết bị,
phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, các nội quy, quy định của Công ty….
− Giới thiệu nhân sự mới với các phòng, ban và chỉ rõ chức năng của từng phòng,
ban và phối hợp khi có liên quan.
− Đánh giá nhân sự mới trong và sau khi kết thúc thời gian thử việc.
− Hướng dẫn nhân sự mới các thủ tục đề nghị Công ty xét ký tiếp HĐLĐ sau thời
gian thử việc.
− Tổng hợp báo cáo công việc của nhân sự mới, tổ chức họp đánh giá nhận xét
công việc nhân sự mới thực hiện trong thời gian thử việc.
24


− Tổng hợp kết quả, thông báo lại kết quả cho nhân sự mới.
− Thương thảo, soạn thảo HĐLĐ, quyết định tiếp nhận chính thức đối với nhân sự

mới.
− Lưu hồ sơ nhân sự.
 Công tác quản lý và đánh giá nhân sự
− Xây dựng quy trình, biểu mẫu đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, quý, năm.
− Đánh giá nhân sự theo định kỳ tháng, 3 tháng.
− Tổng hợp kết quả đánh giá làm cơ sở xét lương hàng tháng.
− Lập kế hoạch phối hợp với các bộ phận tổ chức đánh giá nhân sự theo định kỳ 6
tháng, năm.
 Báo cáo công tác nhân sự
− Cập nhập, hoàn thiện công tác nhân sự.
− Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ nhân sự
− Quản lý và lưu trữ bảo mật hồ sơ nhân sự, cung cấp thông tin, tham mưu cho
Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ
chính sách cho người lao động trong Công ty.
 Công tác đào tạo
− Hoạch định nhu cầu đào tạo đáp ứng sự phát triển của Công ty.
− Làm đầu mối phối hợp với các bộ phận xác định nhu cầu đào tạo.
− Lập kế hoạch về công tác đào tạo theo định kỳ tháng, quý, năm trình lãnh đạo
phê duyệt.
− Lựa chọn các hình thức đào tạo phù hợp: đào tạo nôi bộ, đào tạo tại các đơn vị
chuyên nghiệp.
− Tìm kiến và lựa chọn các cơ sở đào tạo tin cậy.
− Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ sở đào tạo.
− Tổng hợp danh sách đăng ký tham gia đào tạo.
− Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ
− Lập danh sách nhân sự tham gia đào tạo
− Soạn thảo quyết định cử CBNV tham dự các khóa học đào tạo
25