Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang

.

PHẦN MỞ ĐẦU

Kiến tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đào tạo của
các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp. Trong chương trình
đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường và những kiến
thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽ được hướng dẫn
đi kiến tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường. Mục đích của đợt kiến
tập nhằm:
Giúp sinh viên tìm hiểu được tình hình thực tế về công tác lưu trữ ở cơ quan
mà sinh viên kiến tập, liên hệ để so sánh thực tiễn với lý luận để có cái nhìn đầy đủ
toàn vẹn hơn về nghiệp vụ;
Vận dụng các kiến thức được học trên ghế nhà trường để tiến hành thực hiện
một số nghiệp vụ về công tác văn thư- lưu trữ,
Tạo điều kiện để sinh viên khi ra trường có thể thích nghi với công tác nghiệp
vụ một cách nhanh chóng, nắm được cách thức tổ chức công tác văn thư- lưu trữ ở
một cơ quan.
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà
vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ có những
bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành
chính. Công tác văn thư- lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan
Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn
vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời
công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung
và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới
hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy

hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ
quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm
tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp
vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác văn thư- lưu
trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng
xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái
pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất
nước của mỗi Quốc gia.
Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã
không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư- Lưu
trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác văn thưlưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các
chuyên môn. Công tác văn thư- lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ
quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài
liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội.
Nội dung công tác văn thư- lưu trữ bao gồm các việc về quản lý văn bản, lập
hồ sơ, sử dụng và bảo quản con dấu, thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị. Công văn giấy tờ là một
trong những phương tiện cần thiết trong quản lý nhà nước. Hồ sơ tài liệu ghi lại
các hoạt động của cơ quan vì vậy phải được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần
thiết. Công việc của cơ quan tổ chức làm nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu
do công tác giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận
hay không, điều đó tác động trực tiếp đến hiệu lực hiệu quả của công tác quản lý
và lãnh đạo.
Ngoài ra thì còn chứa đựng những thông tin bí mật quan trọng về chính trị,
quốc phòng, an ninh quốc gia nên việc giữ gìn tài liệu lưu trữ hồ sơ không chỉ chú


ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp
thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.

Vai trò của công tác văn thư- lưu trữ đối với hoạt động của các cơ quan nhà
nước nói chung và của Ủy ban Nhan dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang nói
riêng là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau:
- Công tác văn thư- lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế
hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ
thống thể chế hành chính.
- Làm tốt công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính
văn phòng đạt hiệu quả; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà
nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể
chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng
cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
- Thực hiện tốt công tác văn thư- lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành
chính phát triển, hiện đại-nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng
mở rộng quyền công dân.
- Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trong nghiên cứu khoa học quản lý,
ngày càng nâng cao trình độ quản lý nhà nước.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật Quốc gia.
Dưới sự giúp đỡ của Khoa Văn thư- Lưu trữ cùng với sự đồng ý của Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang; em được về kiến tập tại Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang, dưới sự hướng dẫn của cô Ma Thị


Oanh. Trong quá trình kiến tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp vụ của công
tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban, chính vì vậy em đã chọn đề tài nghiên cứu về “
Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên
Quang”.
Có thể nói rằng công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đối
vơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung.

Sau đợt kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang,
những kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo kiến tập” vơi cấu trúc
như sau:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được
chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh
Tuyên Quang và công tác văn thư- lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và kiến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn
thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang.
Trong quá trình kiến tập và viết báo cáo, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ
nhiệt tình của chủ tịch Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa và cô Ma Thị OanhCán bộ hướng dẫn kiến tập, các anh chị trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi và
giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành
đến các Thầy cô trong Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã
cho em những kiến thức nghiệp vụ để em có hành trang nền tảng cho sự nghiệp của
mình.


Tuy nhiên do thời gian kiến tập có hạn và bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm
nên trong báo cáo của em không chánh khỏi những hạn chế. Vì vậy, em rất mong
nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!
Chiêm Hóa, tháng 6 năm 2016
Sinh viên
Nguyễn Thị Thu

B.

PHẦN NỘI DUNG

Chương 1:

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA
TỈNH TUYÊN QUANG VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
1.1.1. Lịch sử hình thành Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
Chiêm Hoá là huyện miền núi ở phía Đông Bắc tỉnh Tuyên Quang,cách thị xã
Tuyên Quang 67km về phía Bắc, nơi có hơn 80% là dân tộc thiểu số. Huyện
Chiêm Hóa có diện tích: 1 455,8km2 với dân số: 126.100 người (2004). Chiêm Hoá
là địa bàn sinh sống của 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Thuỷ... sinh sống
ở các xã, thị trấn của huyện: Vĩnh Lộc, Bình Nhân, Bình Phú, Hà Lang, Hòa
An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim Bình, Linh Phú, Minh Quang, Ngọc


Hội, Nhân Lý, Phú Bình, Phúc Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân Mỹ, Tân Thịnh, Tri
Phú, Trung Hà, Trung Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, Yên Lập, Yên Nguyên.
Trong các triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man được gọi là châu Vị
Long, khi thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835 đổi
thành châu Chiêm Hoá (nay là huyện Chiêm Hoá). Trước năm 1976, Chiêm Hoá
thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp nhập thành Hà
Tuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên. Năm1991, tỉnh Hà Giang tách khỏi Hà
Tuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện của tỉnh Tuyên Quang.
Chiêm Hóa là một huyện có điều kiện tự nhiên và điều kiện về kinh tế- xã hội
thuận lợi. Các điều kiện đó đã đưa huyện Chiêm Hóa thành một huyện có nhiều
tiềm năng phát triển cả về kinh tế và xã hội.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

∗ Chức năng

‫ ־‬Ủy ban Nhân dân huyện là do Hội đồng Nhân dân huyện bầu ra, là cơ
quan chấp hành của Hội đồng Nhân dân, là cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Nhân dân cùng cấp
và cơ quan Nhà nước cấp trên.
‫ ־‬Ủy ban Nhân dân huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,
quy định của Nhà nước,…
∗ Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế:
₊ Tổ chức phổ biến và thực hiện các văn bản pháp luật, cơ chế, chính
sách của nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn
đo lường chất lượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, an toàn bức xạ và
hạt nhân trên địa bàn huyện.
₊ Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích các tổ chức kinh tế tập thể,
kinh tế tư nhân, đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất; tổ


chức các hoạt động dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung
cấp thông tin, xúc tiến thương mại và đào tạo nguồn nhân lực cho
các cơ sở sản xuất công nghiệp trên địa bàn;
₊ Tổ chức thanh tra hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm
tra hoạt động kinh doanh du lịch của các doanh nghiệp, tổ chức du
lịch thuộc các thành phần kinh tế, công dân Việt Nam và người
nước ngoài hoạt động du lịch trên địa bàn.
₊ Tổng hợp ý kiến nguyện vọng và tuyên truyền vận động của các cơ
sở kinh tế cá thể kinh tế tiểu chủ, các hộ gia đình các cơ sở nhỏ và
vừa.
- Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và xã hội:
+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnh quản lý
lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, cong

tác huấn luyện dân quân tự vệ.
+ Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng quy định của pháp
luật.
+ Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội.
+ Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự xã hội.
- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:
+ Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theo
đúng quy định của pháp luật.


+ Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo từng cấp. Xây
dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương
trình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét quyết định.
‫ ־‬Ngoài các nhiệm vụ trên thì Ủy ban Nhân dân huyện còn có nhiệm vụ
quản lý nhà nước trên các lĩnh vực Công nghiệp, nông nghiệp, thương
mại du lịch, văn hóa, giáo dục, y tế, dân tộc tôn giáo…
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
‫־‬

Về tổ chức bộ máy văn phòng Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa gồm 01 Chủ
tịch, 02 Phó chủ tịch và 13 phòng ban chuyên môn
Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa:

₊

Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh và Xã hội

₊

Phòng Tài chính - Kế hoạch

₊

Phòng Giáo dục

₊

Phòng Văn hoá, thông tin- Thể thao

₊

Phòng Y tế

₊

Phòng Tài nguyên và Môi trường

₊

Phòng Tư pháp

₊

Phòng Kinh tế tổng hợp

₊

Phòng Hạ tầng kinh tế

₊

Thanh tra huyện


₊

Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện

₊

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

₊

Phòng dân tộc và tôn giáo
Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế
(phụ lục 1)
1.2.

Nhiệm vụ của bộ phận văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm

Hóa- tỉnh Tuyên Quang
∗ Nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư
‫ ־‬Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
‫ ־‬Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân ssau khi có ý
kiến của người có thẩm quyền
‫ ־‬Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo giõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản
‫ ־‬Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

ký,duyệt ban hành
‫ ־‬Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu
mức độ mật, khẩn
‫ ־‬Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phất, theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
‫ ־‬Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu
‫ ־‬Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng kí, cấp giấy giới thiệu, giấy đi
đường cho cán bộ nhân viên trong cơ quan
‫ ־‬Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu khác
 Văn thư của huyện có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của
pháp luật và quy định của cơ quan ( quy chế công tác văn thư- lưu trữ)
∗ Nhiệm vụ của công tác lưu trữ
‫ ־‬Hướng dẫn cán bộ cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị lập hồ sơ và nộp hồ sơ
vào lưu trữ hiện hành
‫ ־‬Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành


‫־‬
‫־‬
‫־‬
‫־‬

Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê hồ sơ tài liệu
Đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ tài liệu
Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu
Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; tiêu

hủy tài liệu hết giá trị
 Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:
‫ ־‬Lập kế hoạch thu thập tài liệu

‫ ־‬Phối hợp với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựa
chọn tài liệu cần thu thập
‫ ־‬Hướng dẫn cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp
‫ ־‬Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu
‫ ־‬Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập biên bản giao nhận tài liệu
‫ ־‬Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
1.3. Ý nghĩa, vai trò của công tác văn thư- lưu trữ
Ý nghĩa công tác văn thư :
‫ ־‬Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của
một cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội. Là sợi dây liên hệ giữa
Đảng – Nhà nước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức
với nhau.
‫ ־‬Góp phần tích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác,
bảo đảm hiệu lực pháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh
quan liêu giấy tờ.
‫ ־‬Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật cơ quan nguồn bổ sung chủ yếu
vô tận những tài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước.
‫ ־‬Làm tốt công tác công văn giấy tờ là giữ gìn hồ sơ tài liệu lưu trữ có tác
dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo
Ý nghĩa công tác lưu trữ
‫ ־‬Ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một
cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và
các sự kiện lịch sử của các quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.


‫־‬

Ý nghĩa thực tiễn: Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ công tác
nghiên cứu và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công

chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung.
‫ ־‬Về mặt khoa học: Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động
sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu
lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ
quan, quốc gia trên các lĩnh vực. Nó không chỉ là bằng chứng của sự
phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng
kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại, giúp
cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự nhiên
– xã hội để dự báo dự đoán chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của
xã hội đồng thời tránh được những hiểm hoạ cho con người, cho quốc
gia.


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN
DÂN HUYỆN CHÊM HÓA- TỈNH TUYÊN QUANG
2.1. Khái quát chung về thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ hình thành trong
quá trình hoạt động của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang
∗ Thành phần tài liệu
Hiện nay kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đang bảo quản
các Phông sau:
- Phông HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa ( P.01), gồm: hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản, giai đoạn 1960- 1975
- Phông HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa ( P.02 ), gồm: Hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản, giai đoạn 1976- 1991
- Phông HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa ( P.03 ): gồm: Hồ sơ bảo quản
vĩnh viễn và hồ sơ có thời hạn bảo quản, giai đoạn 1992- 2015

Hiện nay kho Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đang bảo quản hai loại tài
liệu chính là tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kĩ thuật. Tuy nhiên sự phân
biệt giữa tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật chỉ mang tính chất tương
đối bởi vì nhiều khi trong khối tài liệu khoa học kỹ thuật cũng có những tài liệu
hành chính như tờ trình, các quyết định phê duyệt
Ngoài ra, tại kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện thì khối lượng tài liệu
nghe nhìn còn hạn chế và hầu như không có
∗ Nội dung tài liệu
Tài liệu lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện có khối lượng lớn, nội dung phong
phú, đa dạng, phản ánh các mặt hoạt động khác nhau của cơ quan là nguồn nộp lưu
‫־‬Tài liệu hành chính: Phản ánh đường lối, chủ trương lãnh đạo, chỉ đạo chung
của Đảng và các cơ quan Nhà nước cấp huyện, xã trên các mặt hoạt động
của cơ quan và phản ánh mặt hoạt động chủ yếu của Ủy ban Nhân dân
huyện như về tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, thanh tra kiểm tra, văn
hóa xã hội… ( nâng phụ cấp thâm niên, nâng ngạch, bậc lương…)
Ví dụ như: Tài liệu về việc nâng lương với cán bộ công chức năm 2015.
Trong khối tài liệu hành chính của Ủy ban Nhân dân huyện chiếm số lượng
nhiều nhất là văn bản, tài liệu của Ủy ban huyện như: quyết định, công văn chỉ đạo,
báo cáo…
‫־‬Tài liệu khoa học- kỹ thuật: Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật liên
quan đến việc thanh, quyết toán các công trình xây dựng cơ bản và mua
sắm các trang thiết bị phục vụ cho các mặt hoạt động trên địa bàn huyện;
về việc phê duyệt các dự án đầu tư; thống kê kế toán tài chính và tổng dự
toán; các quyết toán, kết quả đấu thầu công trình, bản dự toán kinh phí…
và các văn bản liên quan đến việc đầu tư các công trình xây dựng cơ bản
và cung cấp các trang thiết bị.
‫־‬Tài liệu nghe nhìn: Là các hình ảnh kỷ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện, các
file ghi âm ghi hình…
2.2. Về hoạt động quản lý

∗ Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Hàng năm nhà nước ta thường ban hành một hệ thống các văn bản quy phạm
pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên các lĩnh
vực của đời sống, đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được thực hiện liên
tục và thống nhất…
Về lĩnh vực công tác hành chính thì việc tổ chức chỉ đạo công tác văn thư- lưu
trữ cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này. Qua
các văn bản chỉ đạo của nhà nước thì Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa cũng
xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn
thư lưu trữ của huyện nhằm tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ của huyện.
Hiện nay Nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ công tác lưu trữ như:
- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 được UBTV Quốc hội thông qua
ngày 8/4/2001.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
năm 2001 phạm vi toàn quốc
Đây là hai văn bản quy định về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc, trong
đó quy định về công tác lưu trữ tại huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh.
Ngoài ra, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bên cạnh việc ban hành rất nhiều văn
bản chung về công tác văn thư- lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức trong cả nước
thì cũng dành một phần quan trọng trong việc ban hành một số văn bản hướng dẫn
về tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện.
Tại Ủy ban Nhân dân huyện cũng đã ban hành ra các văn bản chỉ đạo và hướng
dẫn nghiệp vụ như:
‫ ־‬Quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm
Hóa
‫ ־‬Văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư- lưu trữ

‫ ־‬Văn bản quy định về quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng Nhân dân
và Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa.
∗ Công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư- lưu trữ.
Hàng năm Ủy ban Nhân dân huyện tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tình
hình công tác văn thư- lưu trữ, việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính xác và
công bằng nhất về kết quả công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân để có kết
luận chính xác nhằm tổ chức công tác văn thư- lưu trữ được tốt hơn. Giúp các cán
bộ trong cơ quan hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác này trong hoạt
động hành chính nhà nước, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của Ủy ban Nhân
dân huyện.
2.3. Về hoạt động nghiệp vụ
2.3.1. Cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý
∗ Cơ sở khoa học
‫ ־‬Về văn thư:
Theo quy định tại Nghị định 110/2004/CP về công tác văn thư thì:
₊ Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý văn bản tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn
thư.
₊ Công tác văn thư hay còn gọi là công tác văn thư giấy tờ là một trong
những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và Nhà nước các
đoàn thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh
đạo, chỉ đạo thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình
₊ Công văn giấy tờ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị xí nghiệp của nhà
nước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành,
các cấp để ghi chép kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu
cần thiết. Là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo vì công văn, giấy tờ, tài liệu

phản ánh đầy đủ tình hình một cơ quan, tổ chức, nhiệm vụ và ưu điểm,
khuyết điểm của cơ quan đó.
₊ Việc tổ chức công tác văn thư theo nội dung nêu trên trong một cơ
quan, tổ chức do nhiều bộ phận cùng tham gia theo chức trách do thủ
trưởng cơ quan quy định như cán bộ chuyên viên làm công tác nghiên
cứu có trách nhiệm xem xét, nghiên cứu khởi thảo công văn, tài liệu cần
thiết và lập hồ sơ công việc của mình để cuối năm nộp cho bộ phận lưu
trữ cơ quan. Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm sửa chữa công văn,
duyệt ký công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm tiếp nhận công
văn, tài liệu đến cơ quan đăng ký, phân loại, phân phối công văn đến
người có trách nhiệm giải quyết, làm các thủ tục đánh máy, sao, in, nhân
bản và gửi công văn đi theo dõi giải quyết công văn, quản lý con dấu,
lưu trữ văn bản, để nộp cho lưu trữ cơ quan.
‫ ־‬Về lưu trữ:
₊ Tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị,
tổ chức gồm có tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và công
nghệ… phổ biến nhất là tài liệu hành chính.
₊ Thu thập bổ xung tài liệu là khâu nghiệp vụ đầu tiên trong công tác lưu
trữ. Sau khi công việc đã được giải quyết xong ở khâu văn thư, tài liệu
được giao nộp về kho lưu trữ để tiến hành chỉnh lý tài liệu. định kỳ giao
nộp tài liệu thường là 01 năm ( sau khi công việc đã hoàn thành ở giai
đoạn văn thư)
₊ Sau khi thu thập bổ xung tài liệu cán bộ lưu trữ sẽ tiến hành xác định giá
trị tài liệu, đây là khâu quan trọng trước khi tiến hành chỉnh lý. Dựa vào
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đơn vị để xác định giá trị
của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
₊ Để tiến hành xác định giá trị tài liệu thì cơ quan, tổ chức phải lập hội
đồng xác định giá trị tài liệu để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu
và loại ra những tài liệu hết giá trị hoặc không có giá trị để tiến hành thủ

tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.


₊ Sau khi thu thập bổ xung tài liệu và xác định giá trị của tài liệu hoàn tất
sẽ tiến hành chỉnh lý tài liệu, việc chỉnh lý tài liệu được dựa trên phương
án phân loại tài liệu của cơ quan. Phương án phân loại là việc phân chia
tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu của phông.
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan tổ chức để lựa
chọn phương án phân loại phù hợp.
₊ Tài liệu sau khi đã được chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu sẽ được đưa
vào các cặp hộp để bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ với môi
trường bảo quản tốt nhất để kéo dài tuổi thọ tài liệu và hạn chế tác nhân
gây hư hại tài liệu
₊ Để phục vụ cho mục đích tra tìm tài liệu đạt hiệu quả cao cần xây dựng
nên một hệ thống các công cụ tra cứu tài liệu như mục lục hồ sơ, tra tìm
hồ sơ trên hệ thống máy tính qua các cơ sở dữ liệu…
₊ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: là quá trình phục vụ khai thác thông tin
tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng
của các cơ quan - tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không
phải chỉ bảo quản đóng kín mà chúng chỉ bảo quản đóng kín mà chúng
chỉ có ý nghĩa đươc khai thác phục vụ cho toàn xã hội, tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc phục vụ độc giả, làm công tác tra
cứu, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
∗ Cơ sở pháp lý
Quy định pháp luật về văn thư – lưu trữ:
₊ Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH10 ngày 4/4/2001
của UBTVQH khoá X.
₊ Nghị định của Chính phủ số 110/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 về công
tác văn thư.
₊ Nghị định của Chính phủ số 111/2004/NĐ – CP ngày 8/4/2004 quy định

chi tiết một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
2.3.2. Thực trạng về các khâu nghiệp vụ văn thư- lưu trữ


∗ Công tác văn thư
‫ ־‬Về soạn thảo văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy, in văn bản Văn phòng Ủy ban Nhân dân
huyện Chiêm Hóa đã trang bị 02 máy tính và 01 máy in, 01 máy fax.
Nhân viên đánh máy, nhận văn bản, kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại bản thảo,
khi thấy không có vấn đề gì thì đánh máy nguyên văn bản và in văn bản. Văn bản
sau khi được đánh máy xong và kiểm tra chặt chễ về thể thức thì được nhân bản đẻ
làm thủ tục gửi đến các phòng ban ( với văn bản ban hành nội bộ ) và gửi đi các cơ
quan khác ( với văn bản gửi ngoài cơ quan )
Công tác đánh máy – in văn bản để ban hành tài Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa được thực hiện theo đúng quy định về thể thức và đảm bảo bí mật về
nội dung của văn bản
‫ ־‬Về việc trình ký: Ký văn bản là một khâu quan trọng nó thể hiện hiệu lực
pháp lý của văn bản, văn bản trước khi trình ký phải kiểm tra đảm bảo về
thể thức và nội dung chặt chẽ
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa văn bản trình ký phải được tiến hành
theo nguyên văn bản sau khi đánh máy, in xong thì Chánh Văn phòng kiểm tra thể
thức, nội dung văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên Chủ tịch hoặc
Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã quy định tại quy chế hoạt động của cơ quan.
Công tác đăng ký văn bản đến bằn sổ ở Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
được tiến hành khá tốt, các văn bản được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng
đảm bảo cho việc tra tìm về sau được thuận lợi
Việc đăng ký văn bản vào sổ tương đối dễ làm nhân viên văn thư hầu như
không gặp khó khăn gì trong công tác này.
Tuy nhiên việc đăng ký văn bản tại Ủy ban Nhân dân huyện chưa được triển
khai thực hiện đăng ký trên máy vi tính bằng hệ thống cơ sở dữ liệu.

‫ ־‬Về chuyển giao văn bản:
Tất cả các văn bản đến sau khi được bóc bì, đóng dấu đến và đăng ký vào sổ
để quản lý, nân viên văn thư sẽ tập hợp lại trình Chánh Văn phòng Ủy ban xin ý
kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhân trong cơ quan.
Sau khi Chánh Văn phòng xin ý kiến phân phối đến các lãnh đạo Hội đồng
Nhân dân và Ủy ban Nhân dân, nhân viên văn thư tiến hành đăng ký các thông tin


vào cột nơi nhận, người nhận rồi trược tiếp chuyển văn bản đến các bộ phận, cá
nhân trong cơ quan.
Khi chuyển văn bản đến ai thì nhân viên Văn thư xin chữ ký vào cột ký nhận
để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như để quản lý văn bản được chặt chẽ, đồng
thời làm cơ sở để kiểm tra, theo dõi việc giải quyết văn bản
‫ ־‬Tổ chức giải quyết và kiểm tra việc giải quyết văn bản
Các văn bản đến của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hoá được giải quyết
nhanh chóng, khi đã chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển công văn
cũng đảm bảo quy định, đúng địa chỉ của đơn vị, cá nhân
Việc theo dõi công tác giả quyết văn bản thuộc thẩm quyền của Chủ tịch cùng
Chánh Văn phòng và nhân viên Văn thư tuy nhiên tại Ủy ban Nhân dân huyện
Chiêm Hóa chưa có sổ theo dõi việc giải quyết văn văn đến mà chỉ nhắc nhở cho
nên chưa làm tốt công tác quản lý văn bản…
‫ ־‬Về quản lý và sử dụng con dấu: Văn thư cơ quan là người giữ con dấu của
Ủy ban Nhân dân huyện, văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo và người có
thẩm quyền ký thì sẽ được văn thư cơ quan đóng dấu để đảm bảo về thể
thức và giá trị pháp lý.
Con dấu của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa được văn thư giữ và bảo
quản theo đúng quy định của pháp luật
∗ Công tác lưu trữ
Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ, tài liệu. Trong quá

trình hoạt động Ủy ban Nhân dân huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành, khối
tài liệu này được đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ huyện.
‫ ־‬Về thu thập, bổ xung tài liệu vào lưu trữ: Tài liệu khi được tiếp nhận hoặc
phát hành sẽ được văn thư nhân bản đóng dấu và văn thư cơ quan là nơi
lưu giữ bản gốc.
‫ ־‬Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu: Tài liệu lưu trữ là tài tài sản quốc gia,
chúng ta có thể khai thác sử dụng vào những mục đích khác nhau, đặc biệt
trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Thế nhưng do nhận thức chưa


đúng đắn về vấn đề này nên ở nhiều cơ quan nói chung chưa chú trọng đến
công tác lưu trữ
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác lưu trữ được quan tâm nhưng
cũng chưa thật sự được tốt
Cơ quan đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu một cách cẩn thận tuy vậy khối
tài liệu hết giá trị chưa được cơ quan xử lý vẫn để tập trong một phòng riêng.
Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác chỉnh lý tài liệu cũng được
quan tâm, vào năm 2015, Ủy ban Nhân dân đã mời một đoàn chuyên viên chỉnh lý
tài liệu về chỉnh lý sắp xếp lại toàn bộ kho lưu trữ của Ủy ban
Hiện nay khối tài liệu của cơ quan có một số vẫn đang trong tình trạng lộn xộn,
chưa được sắp xếp chỉnh lý khoa học, cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản
để lưu trữ tạm thời cho khối tài liệu
‫ ־‬Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Với vai trò ý nghĩa quan trọng của tài
liệu lưu trữ việc thu thập, bổ xung, phân loại, xác định giá trị tài liệu để
đưa chúng vào bảo quản tại các phòng kho đã khó, việc bảo quản an toàn
tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khó khăn,
phức tạp hơn.
Tài liệu lưu trữ dễ bị phá họai dưới nền yếu tố khách quan như do kho tàng,
trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do chính con người gây ra.
Để kéo dài tuổi thọ tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ

Tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cần
được chú trọng hơn
Hiện nay Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã có kho lưu trữ riêng và tài
liệu trong kho được bảo quản trong các cặp hộp trên các giá tài liệu.
‫ ־‬Về xây dựng công cụ tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu: Nhằm tạo thuận
lợi cho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ tốt nhất
nhu cầu tra tìm tài liệu của độc giả
Hiện nay tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã xây dựng hệ thống mục
lục hồ sơ để tra tìm tài liệu (mục lục hồ sơ của phông UBND &HĐND huyện
Chiêm Hóa giai đoạn 1976- 1991…) nhưng Ủy ban huyện vẫn chưa xây dựng
được hệ thống cơ sở dữ liệu trên máy tính để tra tìm tài tiệu nhanh hơn.


Để phục vụ tốt nhất nhu cầu tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa đã có 01 phòng đọc và hàng năm huyện đã tổ
chức ngày hội sách…
2.4. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ
- Bộ phận văn thư- lưu trữ nằm trong Phòng hành chính - Quản trị văn phòng
Uỷ ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
- Bộ phận này có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác quản lý
con dấu vừa làm công tác trình ký văn bản và 01 cán bộ chuyên viên, quản lý văn
bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan, thực hiện photo và đóng bì văn bản
để chuyển phát đến các cơ quan liên quan.
- Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư cơ quan: có 01 cán bộ
học trung cấp chuyên ngành văn thư- lưu trữ; 01 cán bộ học đại học
chuyên ngành khác (được bồi dưỡng 3 tháng hệ trung cấp văn thư- lưu
trữ), là 02 cán bộ nữ.
- Ngoài ra các vụ, đơn vị của Uỷ ban có một số cán bộ làm việc văn thư và
một số chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư quản lý các văn
bản đi đến của đơn vị mình.

- Việc tổ chức quản lý văn bản, luân chuyển văn bản hoàn thống nhất theo quy
trình, quy định của Uỷ ban Nhân dân huyện và tương đối ổn định.
- Hình thức tổ chức quản lý văn bản đi và đến là bằng số đăng ký văn bản.
Ngoài ra Ủy ban huyện đang tiến hành chuẩn bị thực hiện công tác văn thư- lưu trữ
đồng thời trên cả máy tính bằng các cơ sở dữ liệu qua mạng nội bộ của Ủy Ban


Chương 3
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG
3.1. Một số nhận xét và đánh giá về công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân
dân huyện Chiêm Hóa
Với lượng thời gian gần một tháng kiến tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm
Hóa- tỉnh Tuyên Quang cùng với thực tế tiếp xúc với nghiệp vụ công tác văn thưlưu trữ, sau đây em xin đưa ra một số nhận xét về công tác văn thư- lưu trữ của cơ
quan như sau:


3.1.1. Ưu điểm
‫ ־‬Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản nhìn chung đúng theo thẩm
quyền, thể thức theo quy định của Nhà nước. khi soạn thảo văn bản các đơn
vị, phòng ban áp dụng theo đúng hướng dẫn tại thông tư 55/TTLT- BNVVPCP ngày mùng 6/5/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính phủ “
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản”
‫ ־‬Về khâu nghiệp vụ của công tác văn thư- lưu trữ đảm bảo theo đúng quy
định và quy trình nghiệp vụ do Nhà nước và cơ quan ban hành đáp ứng được
như cầu khai thác sử dụng nhanh chóng, chính xác, kịp thời nhằm phục vụ
tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng và hoạt động quản lý Nhà nước của Ủy
ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
‫ ־‬Về cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư- lưu trữ đã được đầu tư đầy
đủ đảm bảo thực hiện quy trình nghiệp vụ như giá, hộp đã đạt theo tiêu
chuẩn Cục Văn thư- Lưu trữ, hệ thống chống cháy, điều hòa, quạt thông gió

đầy đủ
‫ ־‬Về nhân sự làm công tác văn thư- lưu trữ: Các cán bộ làm việc tại phòng
Văn thư là những người đã có kinh nghiệm lâu năm và được đào tạo với
trình độ trung cấp trở lên do đó đã đáp ứng được nhu cầu đặt ra của công
việc
‫ ־‬Do số lượng tài liệu tiếp nhận và chuyển phát đến cơ quan tương đối nhiều
nên cán bộ văn thư đã chia thành các loại sổ để dễ tra tìm và đăng kí nhanh
chóng một cách khoa học, như: Sổ đăng kí văn bản đi của Chủ tịch Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa, sổ đăng kí văn bản đi ( báo cáo )….
3.1.2. Nhược điểm
Cùng với những ưu điểm đã đạt được thì công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban
Nhân dân huyện Chiêm Hóa vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:
‫ ־‬Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư- lưu trữ còn hạn chế
không đáp ứng được yêu cầu của công việc khi cần sử dụng gấp,


như hiện nay máy tính trong Phòng văn thư chỉ có 01 cái, máy photo
của phòng văn thư- lưu trữ hay bị hỏng do đó không phát huy được
hết tính năng khi cần thiết
‫ ־‬Việc bố trí cán bộ văn thư chuyên trách hiện nay đôi lúc không đáp
ứng được như cầu của công việc do khối lượng văn bản cần tiếp
nhận và phát hành quá nhiều, đôi khi cũng gây ra áp lực cho cán bộ
làm công tác này.
‫ ־‬Không gian phòng làm việc của Phòng văn thư Ủy ban Nhân dân
huyện còn chật hẹp trong khi hàng ngày có rất nhiều văn bản đi và
văn bản đến cần trình kí xin ý kiến chỉ đạo giải quyết của những
người có thẩm quyền
‫ ־‬Kho lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện đặt ở trên tầng 3 ( tầng cao
nhất) là chưa phù hợp
3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy

ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa
Qua tình trạng thực tế đã nêu, sau đây em xin đưa ra một số giải pháp như sau:
₊ Để công tác văn thư- lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa thực sự
được tổ chức tốt và hiệu quả thì cần phải có những biện pháp thích hợp nhằm
phát huy các ưu điểm và khắc phục những hạn chế bất cập
₊ Văn bản được đăng ký tại văn thư phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi kí
và đóng dấu vào sổ để sau khi kết thúc công việc và giao nộp vào lưu trữ cơ
quan văn bản, tài liệu phải đúng về tiêu chuẩn, hoàn thiện và đúng pháp lý để
lưu trữ và phải lập hồ sơ hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan
₊ Kho lưu trữ là nơi vô cùng quan trọng và cấp thiết đối với cơ quan, do dó bố
trí phòng kho lưu trữ ở nơi cố định, địa điểm thuận tiện tốt nhất cho việc bảo
quản tài liệu, không đặt kho ở tầng trệt hoặc tầng thượng của tòa nhà
₊ Ủy ban Nhân dân cần đầu tư hơn nữa các trang thiết bị để phục vụ công tác
văn thư, bảo quản và phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của
độc giả.


₊ Hàng năm cần bồi dưỡng và phổ biến các văn bản về công tác văn thư- lưu
trữ cho cán bộ chuyên môn ở các đơn vị phòng ban chuyên môn
₊ Bên cạnh đó cần có sự quan tâm của lãnh đạo cũng là một trong những điều
kiện tiên quyết để công tác văn thư lưu trữ thực sự được quan tâm và đôn đốc
để thực hiện ngày càng tốt hơn
3.3. Một số kiến nghị
Nhằm thực hiện có hiệu quả và khắc phục những hạn chế nêu trên của Ủy ban
Nhân dân huyện thì sau đây em xin đưa ra một số kiến nghị riêng của bản thân
với cơ quan, cụ thể như sau:
₊ Xây dựng các phương thức tuyên truyền phổ biến về các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư- lưu trữ để bổ xung kiến thức cho cán bộ chuyên môn
₊ Phải có chính sách tuyển dụng thêm cán bộ có trình độ cao
₊ Đầu tư kinh phí hơn nữa để mua trang thiết bị phục vụ nghiệp vụ lưu trữ,

đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin một cách rộng rãi hơn nữa nhằm
thực hiện công tác nghiệp vụ một cách tốt nhất
₊ Sự quan tâm hơn của lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện như vậy công tác
văn thư- lưu trữ mới ngày càng phát triển đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng
tài liệu nhanh chóng, thuận lợi…
₊ Sửa đổi ban hành các văn bản nhằm cụ thể hóa các khâu nghiệp vụ của công
tác văn thư- lưu trữ
₊ Xây dựng môi trường năng động, có tác phong công nghiệp
₊ Đưa ra các quy chế, quy định về sử phạt và khen thưởng với những cá nhân,
phòng ban làm tốt công tác văn thư.
₊ Cần có sự liên hệ với cơ quan tổ chức khác để được chia sẻ thêm về hoạt
động chuyên môn nghiệp vụ
Trên đây là những ý kiến đóng góp của riêng bản thân em với công tác văn
thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa, mong lãnh đạo sẽ xem xét để
đưa công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan mình vào đúng quy củ, quy định và phục
vụ tốt hơn hoạt động của cơ quan