Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng

MỤC LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Có thể khẳng định công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối
với tất cả các lĩnh của đời sống xã hội. Trong các cơ quan ,đơn vị công tác Văn
thư –Lưu trữ luôn được quan tâm ,bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý
Hành chính thông qua các văn bản tài liệu
Làm tốt công tác công văn ,giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng ,chính xác ,đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Ngày nay ,cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ ,mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa ,nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển phù
hợp .Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, đảng và nhà nước ta luôn quan tâm ,đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại về công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành ,lý thuyết đi đôi với thực
tế’’ cùng với sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
lãnh đạo viện khoa học công nghệ xây dựng kể từ ngày 01/06/2016 –
17/06/1016 .Trong khoảng thời gian kiến tập tôi có cơ hội tiếp xúc với những
công việc trong thực tế , so sánh được sự khác biệt giữa lý thuyết và thực
hành ,đánh giá ,nhận xét với những gì đã được học từ sách vở ,từ ghế nhà trường
.Từ đó làm nền tảng cho quá trình học tập tiếp theo và phục vụ cho công việc
sau này của bản thân .
a . Khái quát mục đích ,ý nghĩa của đợt kiến tập
Là một cán bộ văn thư –lưu trữ trong tương lai đợt kiến tập này đã trang
bị cho tôi một số kiến thức cơ bản .Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công
tác Văn thư –Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn
thư –Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước ,thấy được những bất cập trong
công tác này của cơ quan.Có thể nói đợt kiến tập đã giúp tôi có cơ hội được tiếp
xúc với những công việc trong thực tế ,cụ thể hóa ,nắm chắc hơn kiến thức của

mình ,học hỏi được nhiều kinh nghiệm , tác phong làm việc và trưởng thành
hơn sau khi đã kiến tập ở cơ quan


b . Khó khăn , thuận lợi trong quá trình kiến tập
-Thuận lợi
+ Về phía nhà trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy giáo, cô giáo thuộc khoa Văn
thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận tình
hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt trong
đợt kiến tập này.
+ Về phía Viện khoa học công nghệ xây dựng
Viện khoa học công nghệ xây dựng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cả về
cơ sở vật chất, tinh thần và các điều kiện khác trong quá trình kiến tập và viết
báo cáo tại cơ quan . Ngoài ra các anh chị trong các phòng ban của cơ quan đặc
biệt là cô Trần Thị Lan đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉ bảo, hướng dẫn
và giúp đỡ tôi trong quá trình kiến tập cũng như quá trình thu thập những tài liệu
thiết thực, những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi có thế
hoàn thành đợt kiến tập một cách tốt nhất .
-

Khó khăn
Đối với một sinh viên đang ngồi trên ghế nhà trường như tôi ,đây là lần
đầu tiên bước chân vào một cơ quan lớn cũng như lần đầu tiên có cơ hội được
tiếp xúc với công việc trong thực tế nên không thể tránh khỏi sự bỡ ngỡ ,thiếu
kinh nghiệm, kỹ năng quan sát nhìn nhận vấn đề và hạn chế về nhận thức dẫn
đến những thiếu sót xãy ra khi tìm hiểu vấn đề và thực hiện công việc được giao
chưa thật sự đạt hiệu quả.

LỜI CẢM ƠN
Trải qua khoảng thời gian được kiến tập tại viện khoa học công nghệ xây
dựng , đây là khoảng thời gian vô cùng đáng nhớ với những thử thách và kỷ
niệm đối với tôi. Tôi tin rằng quá trình kiến tập lần này chính là nền tảng để sinh
viên làm quen với cuộc sống thực tế và có cái nhìn đúng đắn về công việc mà
mình sẽ phải thực hiện và hoàn thành trong tương lai.
Để có được kết quả này , đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn chân
thành đến trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy giáo, cô giáo thuộc khoa
Văn thư –Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ cả về chuyên môn lẫn kinh nghiệm, tận
tình hướng dẫn, đóng góp ý kiến ,chỉnh sửa báo cáo để tôi đạt được kết quả tốt
trong đợt kiến tập này.
Tiếp theo, tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo viện khoa học công nghệ
xây dựng đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cả về cơ sở vật chất, tinh thần và các
điều kiện khác trong quá trình kiến tập và viết báo cáo tại cơ quan. Đồng thời tôi
cũng xin cảm ơn các anh chị trong các phòng ban của cơ quan đặc biệt là cô
Trần Thị Lan đã luôn quan tâm giúp đỡ, tận tình chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ
tôi trong quá trình kiến tập cũng như quá trình thu thập những tài liệu thiết thực,
những kỹ năng và các nghiệp vụ chuyên môn cần thiết để tôi hoàn thành bài báo
cáo được đầy đủ, hiệu quả và hoàn thành tốt nhất đợt kiến tập của mình.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành báo cáo với tất cả nỗ lực của bản thân,
song do hạn chế về mặt thời gian cũng như kinh nghiệm nên báo cáo không
tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng
góp ý kiến của quý thầy, cô để đề tài báo cáo được hoàn thiện hơn .
Em xin chân thành cảm ơn !


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 :Giới thiệu vài nét về cơ quan tổ chức
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ
chức của cơ quantổ chức

- Lịch sử hình thành
Viện Khoa học công nghệ xây dựng, tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệu
xây dựng - trực thuộc Bộ Kiến trúc, được thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963.
ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tên
thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng - trực thuộc Bộ Xây dựng.
Ngày 16 tháng 05 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận
Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản thuộc Uỷ ban xây dựng Cơ bản Nhà
nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng.
Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số
782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng là một trong 41 Viện Nhà
nước. Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng theo quyết
định số 1056/BXD - TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng.
Ngày 23 tháng 05 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định số 789/QĐBXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học công nghệ xây dựng thành tổ
chức khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số
15/2005/2005/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ.
Hiện nay, Viện Khoa học công nghệ xây dựng đang hoạt động theo mô
hình này.
- Chức năng ,nhiệm vụ
Viện Khoa học công nghệ xây dựng - Bộ Xây dựng là cơ quan nghiên
cứu, phục vụ quản lý nhà nước và tư vấn hàng đầu của ngành Xây dựng.
Theo Quyết định số 980/QĐ-BXD ngày 9/10/2013, giấy phép đăng ký
kinh doanh, đăng ký thuế tổ chức khoa học và công nghệ, mã số doanh nghiệp
0100408233 ngày 15/01/2014 và chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học và
công nghệ số đăng ký A-735, Viện Khoa học công nghệ xây dựng có các chức
năng nhiệm vụ sau:


Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn;
Phục vụ công tác quản lý Nhà nước các lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng
và tại các công trình quan trọng, công trình trọng điểm quốc gia;

Tư vấn xây dựng; lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ
thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công, khai thác công trình; thiết kế, thẩm
tra thiết kế và tổng dự toán công trình xây dựng; tư vấn đấu thầu, quản lý dự án,
giám sát chất lượng xây lắp công trình; kiểm định chất lượng đất, vật liệu, kết
cấu, thiết bị; lưới trắc địa phụ vụ xây dựng; kiểm tra chất lượng nước, môi
trường, hệ thống cơ điện công trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị; chuyển giao thiết bị
công nghệ xây dựng; Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu vật liệu xây dựng,
thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng;
Thi công xây dựng mới; sửa chữa, cải tạo công trình; trùng tu, bảo tồn
công trình di tích, công trình kiến trúc cổ;
Đào tạo và cấp bằng tiến sỹ kỹ thuât, thí nghiệm viên, kiểm định viên, tư
vấn giám sát chất lượng, quản lý dự án, tập huấn các chuyên đề kỹ thuật và hợp
tác quốc tế các lĩnh vực khoa học công nghệ xây dựng;
Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hoá dùng cho công trình
xây dựng.
Là đơn vị thực hiện việc thử nghiệm/ chứng nhận chất lượng sản phẩm,
hàng hóa vật liệu xây dựng
Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ
được giao.
- Cơ cấu tổ chức :Về cơ cấu tổ chức hiện tại ,viện có 19 đơn vị gồm : 3
Phòng chức năng , 3 Viện nghiên cứu chuyên ngành ,1 Viện thông tin đào tạo và
tiêu chuẩn hóa , 2 Phân viện tại miền nam và miền trung , 8 trung tâm , 1 Văn
phòng đại diện tại Cần Thơ ,và 1 Công ty cổ phần


Sơ đồ cơ cấu tổ chức

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

Phòng tổ chức
hành chính

Phòng kế
hoạch kỹ
thuật

VIỆN TRƯỞNG

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

PHÓ VIỆN
TRƯỞNG

Viện chuyên ngành
kết cấu công trình
xây dựng

Trung tâm tư vấn
chống ăn mòn và
xây dựng

Viện chuyên
ngành bê tông

Trung tâm tư vấn
thiết kế và xây
dựng

Viện chuyên
ngành địa kỹ thuật
Phòng tài
chính kế toán
Viện thông tin,đào
tạo và tiêu chuẩn
hóa

Phân viện khoa
học công nghệ xây
dựng Miền Nam

Phân viện khoa
học công nghệ xây
dựng Miền Trung

Trung tâm tư vấn
trắc địa và xây
dựng

Trung tâm triển
khai công nghệ
xây dựng Miền
Trung

CÁC HỘI ĐỒNG

Trung tâm
công nghệ xây
dựng

Trung tâm tư
vấn xây dựng
công nghiệp
và hạ tầng

Trung tâm tư
vấn thiết bị xây
dựng

Văn phòng đại
diện tại Cần Thơ

Công ty cổ phần
đầu tư và công
nghệ xây dựng
-IBST

Trung tâm
phát triển
công nghệ và
vật liệu xây
dựng


*Các hội đồng :
-Hội đồng khoa học
-Hội đồng chức danh giáo sư cấp cơ sở
-Hội đồng khoa học –Đào tạo tiến sĩ
1.2. Chức năng ,nhiệm vụ , quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận

Văn thư –Lưu trữ của viện khoa học công nghệ xây dựng
* Chức năng , nhiệm vụ ,quyền hạn :
•
-

Đối với cán bộ văn thư lưu trữ
Cán bộ văn thư :
Quản lý các hệ thống văn bản đi đến của Viện
Quản lý công văn đi ,đến ,lập hồ sơ ,lưu văn bản đi của Viện và giao nộp
vào lưu trữ theo quy trình quản lý văn bản đi và đến
Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định
Hằng ngày có trách nhiệm đưa công văn , tài liệu trình Lãnh đạo Viện và
chuyển công văn đến các cá nhân đơn vị theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện .
-Đối với cán bộ lưu trữ :
Phối hợp với phòng chức năng của Viện trong việc lập hồ sơ ,tiếp nhận hồ
sơ , tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu trữ .
Sắp xếp hồ sơ ,xây dựng các công cụ tra cứu ,phục vụ khai thác tài liệu có
,hiệu quả
Cán bộ trực tiếp làm văn thư lưu trữ của từng bộ phận trong Viện phải
được đào tạo đúng chuyên môn ,hằng năm được bồi dưỡng nghiệp vụ theo quy
định của Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước
-Bảo vệ bí mật cảu nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ : Mọi hoạt
động trong công tác văn thư lưu trữ của Viện phải được thực hiện phù hợp với
quy định cảu pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước .
* Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Viện
Văn thư là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành và quản
lý của trưởng Phòng hành chính
Bộ phận văn thư lưu trữ gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu trữ .
Chương 2 : Thực trạng công tác văn thư lưu trữ cảu cơ quan tổ chức

2.1 . Hoạt động quản lý
2.1.1. Văn bản chỉ dạo ,hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ
cuả Viện khoa học công nghệ xây dựng
- Quy chế công tác văn thư lưu trữ
Viện khoa học công nghệ xây dựng đã ban hành QĐ số 26 /QĐ –VKT
ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy chế Văn thư và lưu trữ.
Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ được áp dụng đối với các đơn vị
và các cán bộ công nhân viên của Viện khoa học công nghệ xây dựng .Quy chế
này dược áp dụng thống nhất trong tất cả các đơn vị thuộc Viện .
- Xây dựng ,ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác
văn thư lưu trữ.
+ QĐ số 26 /QĐ –VKT ngày 07/01/2010 Quyết định v/v ban hành quy
chế Văn thư và lưu trữ
+ NĐ số 110 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chỉnh phủ về công tác văn thư
+ NĐ số 111/2004 /NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi
tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia
+ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/05/2005 của Cục Văn thư
và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và
lưu trữ cơ quan .
+ QĐ số 20 /BXD-VP ngày 06/09/1994 của bộ trưởng bộ xây dựng về
việc chấn chỉnh và tăng cường công tác hành chính ,văn thư ,lưu trữ .
2.1.2. Mô hình ,cách thức tổ chức công tác lưu trữ của Viện
- Tổ chức bộ phận
Văn thư lưu trữ là một bộ phận của phòng hành chính dưới sự điều hành
và quản lý của trưởng Phòng hành chính
Bộ phận văn thư lưu trữ của Viện gồm 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu
trữ.
-Tổ chức nhân sự
Viện khoa học công nghệ xây dựng có 1 cán bộ văn thư và 1 cán bộ lưu

trữ có trình độ đại học ( Văn thư cơ quan ) , ngoài ra 19 đơn vị trực thuộc Viện


thì mỗi đơn vị có 1 cán bộ làm kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưu trữ với
trình độ khác nhau .
Tổ chức nhân sự có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
của Viện . Vì vậy cần phải bố trí các cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao.
2.2 .Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 .Đối với công tác Văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo ,ban hành văn bản
* Hình thức văn bản
Các hình thức văn bản của Viện được phép ban hành là :
Văn bản quy phạm pháp luật :Quyết định
Văn bản hành chính :Quyết định (cá biệt ), Chương trình, Kế hoạch ,Báo
cáo , Công văn ,Tờ trình ,Thông báo ,Dự án ,Đề án ,Quy hoạch ….
* Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
-Thành phần thể thức bắt buộc gồm:
1.Quốc hiệu
2 .Tên cơ quan ban hành văn bản
3. Số, kí hiệu văn bản
4. Địa danh, ngày ,tháng ,năm ,ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung của văn bản
7. Chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thẩm quyền
8. Dấu của cơ quan
9. Nơi nhận
- Quy trình soạn thảo văn bản :
Bước 1: Xác định mục tiêu
Bước 2: Chọn các loại văn bản
Bước 3: Thu thập và xứ lý thông tin

Bước 4: Viết dự thảo
Bước 5: Trình duyệt ,sửa chữa nội dung,bổ sung nếu cần thiết
Bước 6: Duyệt ,ký ban hành văn bản
Bước 7: Ghi sổ, kí hiêu ,ngày tháng năn ban hành văn bản , nhân bản,
đóng dấu
Bước 8: Đăng ký văn bản đi


Bước 9: Chuyển văn bản đi
Cáic bước trong quy trình soạn thảo văn bản được hiểu như sau :
Bước 1: trước tiên khi cán bộ chuyên viên của các phòng ban được phân
công giải quyết một văn bản đến , căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản
cần soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi
- Bước 2: Căn cứ vào tính chất văn bản mà cán bộ chuyên môn chọn tên
loại văn bản phù hợp
- Bước 3: Cán bộ chuyên môn tiến hành sưu tầm văn bản, tài liệu liên
quan đến văn bản đang soạn thảo. Lấy những thông tin pháp lí, thông tin có hiệu
lực, thực tế kết hợp lựa chọn thông tin căn bản, thông tin chủ yếu loại bỏ thông
tin không cần thiết
- Bước 4: Cán bộ chuyên môn lập dàn bài, thảo văn bản theo dàn bài trên
máy vi tính và kết hơp kiểm tra
- Bước 5: Lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, nếu thấy chưa
đạt yêu cầu trưởng phòng yêu cầu cán bộ chuyên môn chỉnh sửa, bổ sung đạt
yêu cầu ; chuyển phòng Tổ chức hành chính kiểm tra kỹ thuật trình bày văn bản
- Bước 6:
+ Duyệt nội dung văn bản
Lãnh đạo Viện hoặc lãnh đạo các văn phòng ,đơn vị theo lĩnh vực được
phân
công duyệt nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo .
Nếu văn bản trình đủ điều kiện để ban hành hoặc lãnh đạo trực tiếp chỉnh

sửa, hoàn chỉnh văn bản sẽ chuyển lại cho người dự thảo văn bản ,yêu cầu
chuyên viên kiểm tra ,soát xét lại (về hình thức ,lỗi chỉnh tả )
+ Ký ban hành văn bản : Lãnh đạo Viện ký vào văn bản để ban hành
.Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung và hình thức .lãnh đạo yêu
cầu chuyên viên chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành .
- Bước 7,8 : Sau khi văn bản được trình ký, văn thư chịu trách nhiệm
đăng ký sổ, vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng quy định, đóng
dấu và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện nhân bản theo đúng thời


gian quy định
- Bước 9: Văn thư tiến hành chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn
bản
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi
Văn bản do Viện ( hoặc các đơn vị thuộc Viện ) gửi cho nơi khác được
đăng ký tại bộ phận văn thư gọi tắt là văn bản đi . Tất cả các văn bản đi của
Viện (hoặc của các đơn vị thuộc Viện ) đều phải đăng ký thống nhất ở bộ phận
văn thư thuộc phòng tổ chức hành chính của Viện (hoặc văn thư tại các đơn vị
thuộc Viện ).
Khối lượng văn bản đi hằng năm của Viện khoảng 2000 văn bản /1 năm .
*Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ;ghi sổ ,ngày
tháng năm văn bản .
Văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức văn bản ,đăng ký vào sổ văn bản
đi , đóng dấu và lưu một bản chính cùng các phụ lục kèm theo (nếu có) , gửi văn
bản theo địa chỉ đăng ký .Ngoài một số bản lưu tại bộ phận Văn thư , đơn vị
soạn thảo phải lưu một bản chính ở hồ sơ công việc .Văn bản đi phải được
chuyển kịp thời trong ngày .Những văn bản có dấu “khẩn” , “Thượng khẩn” ,
“Hóa tốc” phải được chuyển ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến
người nhận ,nơi nhận ghi trên phong bì .
Ghi ngày ,tháng ,năm lên văn bản : Ngày ,tháng ,năm văn bản là ngày

tháng văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký ,phải ghi rõ ràng ,chính xác
* Đăng ký văn bản
Tất cả văn bản đi đều phải có chữ ký và dấu của Viện .Văn bản trước khi
gửi đi sẽ được đăng ký vào số “Đăng ký văn bản đi” theo đúng quy trình nghiệp
vụ. Điều này nhằm đảm bảo cho văn bản gửi đi đúng địa chỉ ,số lượng .
*Nhân bản ,đóng dấu cơ quan và dấu mật ,dấu khẩn
Việc nhân bản phải nhân theo đúng số lượng quy định ,giữ gìn bí mật nội
dung văn bản và thực hiện đánh máy ,nhân bản theo đúng thời hạn quy định
Để phục vụ cho việc giải quyết công việc hằng ngày và mục đích sử dụng


lâu dài thì mỗi văn bản đi của Viện được lưu 2 bản , một bản lưu tại văn thư ,một
bản đơn vị soạn thảo giữ .Bản lưu tai văn thư phải là bản gốc .
Dấu là khâu quan trọng khong thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi
đi ,thiếu,con dấu tức là văn bản đó không có giá trị và không có hiệu lực pháp lý
.Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật” , “khẩn” vào văn bản khi văn bản
đó chưa có ý kiến của người ký nhận văn bản .
* Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được làm thủ tục đăng ký và chuyển giao trong ngày khi
đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan .Việc gửi văn bản đi
phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản ,những văn bản có chỉ mức độ “khẩn” phải
chuyển từ trước ; ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong
bì để dễ dàng nhận biết .
Những văn bản có nội dung quan trọng hoặc gửi văn bản với số lượng
nhiều phải kèm theo phiếu gửi để kiểm tra ; khi gửi văn bản đi phải giữ lại bản
chính để đưa vào lưu trữ .
*Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu 2 bản , một bản lưu tại văn thư (bản gốc) ,bản
chính lưu trong hồ sơ của người theo dõi,giải quyết công việc .
2.2.1.3 . Quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản do Bộ( hoặc đơn vị liên quan ) nhận được của các nơi khác gửi
đến gọi tắt là văn bản đến .
Tất cả văn bản đến của Viện (hoăc các đơn vị thuộc Viện) đều phải đăng
ký thống nhất ở một bộ phận văn thư thuộc phòng Tổ chức Hành chính của Viện
(hoặc văn thư tại các đơn vị thuộc viện )
Văn bản đến được để một tập theo số thứ tự từ bé đến lớn ,văn thư phải
lưu văn bản đến .Văn bản đến sẽ để thành các tập tại phòng văn thư ,một năm
mới chuyển văn bản đến xuống kho một lần .
Khối lượng văn bản đến hằng năm của Viện khoảng 900 văn bản /1 năm .
Văn bản đến bất kỳ từ nguồn nào đều phải được tập trung tại Văn thư
Viện để làm thủ tục tiếp nhận ,đăng ký .Những văn bản chuyển đến Viện không


đăng ký tại Văn thư ,các đơn vị ,cá nhân không có trách nhiệm giải quyết .
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản
* Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn cơ
bản sau:
+. Từ bưu điện gửi về
+.Từ các cơ quan ,ban ngành gửi trực tiếp tới Viện hoặc gửi qua thư điện
tử
+ .Văn bản được phát tán trong hội nghị
+.Văn bản từ bộ gửi về Viện
Trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến của Viện là cán bộ văn thư .Khi tiếp
nhận văn bản đến yêu cầu cán bộ văn thư phải thực hiện các công việc cụ thể
như sau :
Kiểm tra : sau khi tiếp nhận văn đến văn thư là người trực tiếp nhận văn
bản, kiểm tra xem có phải văn bản được gửi đến cho Viện hay không ,kiểm tra
phong bì có còn nguyên vẹn hay có dấu hiệu bị bóc rách không ,nếu có phải bảo

ngay cho người có trách nhiệm biết đồng thời phải lập biên bản trước người đưa
văn bản. Trường hợp văn bản gửi nhầm địa chỉ thì thì kịp thời trả lại nhân viên
bưu điện hoặc người đua thư .
Phân loại sơ bộ : Sau khi nhận đủ số lượng văn bản gửi cho Viện mình
bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành 2 loại :
+ Lọai phải đăng ký :Tất cả các văn bản ,giấy tờ gửi cho Viện ( ghi tên
cơ quan ,tổ chức,đơn vị của Viện )
+ Loại không phải đăng ký : Tất cả các thư riêng ,sách báo ,tạp chí ,bản
tin …
Vị trí đóng dấu : Dấu của văn bản đến phải đóng rõ ràng ,thống nhất vào
khoảng giấy trắng phía góc trái , phần lề bên văn bản dưới số ký hiệu hoặc đóng
dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành văn bản và tiêu đề văn bản.
Những văn bản có đóng dấu “hỏa tốc” , “thượng khẩn” , “khẩn” khi nhận cần


được mở trước để đảm bảo về mặt thời gian .Trường hợp quá thời hạn yêu cầu
trong văn bản thì văn thư cần ghi rõ thời gian nhận được văn bản đó trên bì thư
và vào số đăng ký văn bản đến .
Khi rút văn bản ra khỏi bì yêu cầu động tác nhẹ nhàng ,khéo léo ,tránh
làm rách văn bản .Đối chiếu số ,ký hiệu ,số lượng văn bản ghi ngoài bì văn bản
với các thành phần tương ứng của văn bản lấy trong bì ra và đối chiếu với phiếu
gửi .Nếu thấy điểm nào không hợp thì phải hỏi lại nơi gửi.Trường hợp văn bản
có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ phải ký xác nhận dóng dấu vào phiếu
gửi rồi trả lại phiếu đó cho cơ quan gửi văn bản .
* Đăng ký văn bản đến
- Mục đích : Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ
và tạo điều kiện cho việc tra tìm văn bản nhanh chóng ,dễ dàng .
- Yêu cầu : Khi đăng ký văn bản đến phải ghi đầy đủ các thông tin cần
thiết của văn bản vào các phương tiện đăng ký .Phương tiện đăng ký được nói
đến ở đây là đăng ký văn bản đi bằng sổ và máy tính .

Đóng dấu đến ,ghi số đến và ngày đến để xác nhận văn bản đó đã qua văn
thư , số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong số đăng ký văn bản
đến , ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ .
* Trình và chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
Sau khi b bóc bì ,đóng dấu “Đến” lên văn bản,đăng ký vào sổ thì nhân
viên văn thư của Viện trình những văn bản nhận được cho người phụ trách công
tác này .
Khi người phụ trách xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào
lề văn bản rồi trả lại văn thư để chuyển sổ và gửi cho người thực hiện .
- Chuyển giao văn bản đến
Tất cả văn bản đến của cơ quan sau khi đã có ý kiến phân phối của người
phụ trách phải được chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu ,giải
quyết , không được chuyển chậm văn bản đối với những văn bản có dấu chỉ mức
độ “Khẩn” .Ngoài ra các văn bản khác cũng phải được chuyển ngay trong ngày


cho người có trách nhiệm giải quyết .
Yêu cầu khi chuyển giao văn bản : Giao văn bản tận tay cho người có
trách nhiệm giải quyết ,không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận hộ.
* Giải quyết và theo dõi ,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Quy trình giải quyết văn bản đến của Viện khoa học côn nghệ xây
dựng như sau:
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn hoặc theo quy định cụ thể của Viện ; đối với những
văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết ngay
Khi trình cấp trên có thẩm quyền cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, các
phòng ban, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất
của phòng ban, cá nhân
Đối với văn bản đến có liên quan đến các phòng và cá nhân khác, phòng

ban khác hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản
đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của
người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các phòng ban , cá nhân. Khi trình
người đứng đầu Viện xem xét, quyết định, phòng ban hoặc cá nhân chủ trì phải
trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các phòng, cá nhân có liên quan.
- Việc giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là một
quy trình gồm nhiều bước và có nhiều người tham gia, cùng với đó là trách
nhiệm của mỗi người tham gia cũng là khác nhau.
Trước tiên là việc giải quyết văn bản đến là trách nhiệm của một hoặc
nhiều cán bộ chuyên môn của một hoặc các phòng ban được phân công giải
quyết văn bản đến
Tiếp theo là việc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến là trách
nhiệm của nhiều người: Đối với tất cả các văn bản đến có ấn định thời gian giải
quyết người có thẩm quyền giao cho trưởng phòng theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến. Đối với cán bộ văn thư có trách nhiệm đi đến các phòng ban
hoặc cáchoặc cá nhân để lấy số liệu về việc giải quyết văn bản đến và thực hiện
việc tổng hơp số liệu và báo cáo cho người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn


đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Các hồ sơ hình thành trong hoạt động của Viện :Hồ sơ công việc , hồ sơ
nguyên tắc ,hồ sơ cán bộ ,bản vẽ ,hồ sơ thết kế hoàn công .
Tất cả các cán bộ ,công chức trong cơ quan khi được giao giải quyết công
việc có trách nhiệm lập hồ sơ mình đã làm .Hồ sơ phải được phán ánh đúng với
quá trình giải quyết công việc .Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa
học và thể hiện được mối liên hệ giữa các văn bản .
Những tài liệu phán ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị tra cứu ,
tham khảo đều phải lập hồ sơ .Những ban sao các công văn do cơ quan khác gửi
đến để thông báo công việc ,những văn bản tài liệu không có giá trị để tham

khảo về sau ,thì không cần lưu vào hồ sơ .
Lãnh đạo đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập
danh mục hồ sơ của đơn vị mình và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị lập hồ sơ khi
tiến hành giải quyết công việc .Căn cứ vào chức năng ,nhiệm vụ và kế hoạch
công tác hằng năm ,các đơn vị ,cá nhân xác định hồ sơ cần phải lập .Khi có
những công việc ngaoif dự kiến ,cán bộ và nhân viên văn thư đơn vị cần bổ sung
kịp thời vào bản Danh mục hồ sơ của đơn vị .Cuối năm các đơn vị đánh giá và
xác định số hồ sơ nộp lưu trữ hằng năm và số hồ sơ xin gia hạn để đơn vị sử
dụng .
*Giao nộp hồ sơ ,tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hiện nay Viện khoa học công nghệ xây dựng đã có kho lưu trữ có diện
tích mới là 175m2 đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu được đầy đủ .Việc nộp lưu
tài liệu vào lưu trữ của Viện là một công việc rất cần thiết để hạn chế làm mất
mát ,thất lạc tài liệu ,tạo điều kiện cho việc bảo quản những tài liệu có giá trị
phục vụ cho hoạt động thực tiễn và hoạt động lâu dài của Viện
Các phòng và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành
và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định ;
Mọi cán bộ ,công chức ,viên chức trước khi nghỉ hưu ,thôi việc hay
chuyển công tác đều phải bàn giao lại hồ sơ ,tài liệu cho đơn vị hay người kế


nhiêm (phải lập biên bản );
2.2.1.5 . Quản lý và sử dụng con dấu .
*Quản lý con dấu
Các loại con dấu trong Viện gồm :Dấu cơ quan ,dấu chức danh ,dấu sao
y bản chính , dấu đến ,dấu hỏa tốc ,dấu mật ,dấu chỉ các mức độ khẩn .
Tất cả loại dấu của Viện được giao cho nhân viên văn thư chuyên trách
giữ và bảo quản tại cơ quan .Người được giao giữ ,bảo quản con dấu của Viện
và của các đơn vị phải là người đủ tin cậy ,có trình độ chuyên môn về văn thư và
phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu .Con dấu phải

được quản lý chặt chẽ ,con dấu được để đúng nơi quy định ,không cho phép
người khác tiếp cận sử dụng.con dấu phải được bảo quản cẩn thận,không làm
con dấu bị biến dạng .
Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa dược
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền,phải tự tay đóng dấu vào các văn
bản , giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền ,không được đóng dấu
khổng chỉ . Không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có
trách nhiệm .Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an nơi gần
nhất ,đồng thời báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối
hợp truy tìm và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất .
*Sử dụng con dấu
Văn thư Viện và các cá nhân giữ dấu thuộc đơn vị phân cấp chỉ đóng dấu
khi đã xác định đúng chữ ký của người có quyền ký
Các văn bản ,giấy tờ theo quy định của Viện trưởng được phép đóng dấu
photo từ chữ ký của Lãnh đạo Viện và Lãnh đạo các đơn vị trực thuộc là các
bản sao giống như bản chính đã được lãnh đạo ký khi nhân bản hồ sơ bản vẽ
thiết kế ,dự toán ,biên bản nghiệm thu ,thanh lý hợp đồng ,báo cáo kết quả thí
ngiệm ,báo cáo thẩm tra …Viện trưởng ủy quyền phòng Tổ chức –Hành chính
đóng dấu tên của Viện trưởng vào các giấy chứng nhận đào tạo sau khi đối chiếu
đúng tên ,số của giấy chứng nhận và có quyết định của Viện trưởng ký kèm theo
Tất cả văn bản trêu đều phải lưu bản chính tại Văn thư Viện (nếu lãnh đạo


Viện ký ) và phòng Tổng hợp đơn vị trực thuộc (nếu Lãnh đạo đơn vị trực thuộc
ký) Trường hợp cần phải giữ lại bản chính không đóng dấu, phải xin phép Viện
trưởng hoặc Lãnh đạo đơn vị trực tiêp ký văn bản đó .
Riêng văn bản là hợp đồng triển khai do Lãnh đạo Viện ký với các cơ
quan liên quan phải là chữ ký chính .
Khi đóng dấu lên các văn bản ,giấy tờ dấu phải rõ nét ,phải đóng con dấu
trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái .

2.2.1.6. Thành phần ,nội dung tài liệu của cơ quan tổ chức
Các loại hình tài liệu trong phông mà Viện đang quản lý là : Tài liệu giấy
,tài liệu khoa học –kỹ thuật ,tài liệu nghe –nhìn , băng đĩa , phim ảnh, ghi âm ghi
hình ; tài liệu điện tử .
Hiện này Viện khoa học công nghệ xây dựng đang bảo quản phông lưu
trữ của Viện và phông lưu trữ của 19 đơn vị trực thuộc Viện .
Phông lưu trữ của Viện phán ánh quá trình hình thành và phát triển của
Viện qua các thời kỳ .Phán ánh chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn của các đơn vị
hình thành phông .
2.2.2.Đối với công tác Lưu trữ
2.2.2.1. Thu thập hồ sơ , tài liệu vào Lưu trữ Viện
- Thành phần hồ sơ ,tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan : Hồ sơ nhân
sự ,hồ sơ công việc ,hồ sơ thiết kế ,thẩm tra ,thuyết minh
- Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ là các đơn vị trong Viên ,cụ thể là
thu thập từ 19 đơn vị thuộc Viện .
+ Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Viện khoa học công nghệ xây dựng ( Nguồn thu chủ yếu)
+ Tài liệu cũ còn để lại các phòng ban và cá nhân .
-Hồ sơ cần lưu trữ tại Viện là các tài liệu từ các hoạt động của Viện bao
gồm :
1 . Nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước bao gồm :
Quyết định trưng cầu ,các yêu cầu thực hiện của các cơ quan chức năng
,văn bản pháp ký có liên quan ,đề cương ,dự toán ,báo cáo …


2 . Đề tài ,dự án ,tiêu chuẩn thuộc mọi nguồn vốn :
Hợp đồng khoa học công nghệ ,phiếu giao việc ,các quyết định ,biên bản
hội đồng các cấp ,biên bản nghiệm thu và thanh lý ,công văn đến ,đi ,báo cáo
tổng kết , phiếu đăng ký kết quả ,quyết toán kinh phí …
3. Các tài liệu thuộc lĩnh vực triển khai tiến bộ kỹ thuật gồm :

Hợp đồng kinh tế ,phiếu giao việc ,quyết định, công văn đến ,đi ,biên
bản nghiệm thu và thanh lý ( giai đoan ,quyết toán );
Bản vẽ dự toán lấy dấu thẩm tra ( phòng kế hoạch kỹ thuật đóng dấu );
Đề cương ,phương án ,thuyết minh ,bán vẽ thiết kế ,báo cáo kỹ thuật ( kể
cả hồ sơ bên A cung cấp làm cơ sở để thực hiện hợp đồng ),kết quả thí nghiệm
,dự toán ,quyết toán .
4. Công tác xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Viện :
- Dự án sửa chữa xây dựng nhỏ và tăng cường trang thiết bị (kể cả vốn
nhà nước và vốn tự có )bao gồm : Dự án ,hợp đồng ,phiếu giao việc ,quyết
định ,tờ trình ,công văn đi ,đến ,biên bản nghiệm thu thanh lý ,hồ sơ thiết kế ,hồ
sơ thầu -báo giá cạnh tranh (nếu có )..
- Dự án đầu tư chiều sâu (kể cả vố nhà nước và vốn tự có ) bao gồm : Dự
án ,các cơ sở pháp lý ,hồ sơ thầu ,hợp đồng ,biên bản nghiệm thu thanh lý ,quyết
toán ,hồ sơ hoàn công : Tập hợp lưu theo từng dự án khi kết thúc .
- Dự án cột mốc biên giới Việt Nam –Trung Quốc

,Việt Nam –

Campuchia , Việt Nam –Lào :Tập hợp theo từng dự án khi kết thúc
- Dự án phát triển Viện ,kế hoạch ,báo cáo tổng kết ,quy chế …
5. Văn bản đến ,đi chung của Viện thuộc lĩnh vực quản lý của Phòng
KHKT theo sự chỉ đạo của Viện trưởng : Tập hợp theo từng năm .
6. Các kết quả thí nghiệm kiểm tra chất lượng về vật liệu ,kết cấu và công
trình của Viện cho các đơn vị ngoài Viện
7. Các phát minh ,sáng kiến ,các catalo thiết bị thí nghiệm ,thiết bị thi
công mua của nước ngoài (hoặc do nước ngoài giới thiệu ) của các đơn vị khác
hay tự chế tạo bao gồm hồ sơ đồ máy ,thuyết minh ,hướng dẫn sử dụng .
8. Các báo cáo trong các hội nghị ,hội thảo khoa học do Viện ,do các hội

chuyên ngành ,tổ chức hay do các cơ quan khác tổ chức mà Viện góp phần tài
trợ hay được mời .
9. Báo cáo dịnh kỳ hằng năm của Viện ,hoặc nhân các sự kiện đặc biệt
(kỷ niệm thành lập Viện ,đón huân chương ) .
10. Các báo cáo khoa học ,khảo sát ,thực tập của cán bộ Viện thực hiện ở
nước ngoài .
11. Các luận án ,tóm tắt luận án tiến sĩ ,phó tiến sĩ ,thạc sĩ ,là cán bộ của
Viện thực hiện ở trong nước hay nước ngoài .
12. Các băng phim tư liệu ,ảnh ,phim âm ,dương bản ghi lại hay dựng
theo các chuyên đề liên quan đến hoạt động của Viện .
13. Các bằng sáng chế ,bằng khen ,huy ,huân chương, giấy chứng nhận về
hoạt động KH &CN Viện được các cấp trao .
- Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ của Viện là : 3 tháng ,6 tháng
hoặc 1 năm tùy thuộc vào mỗi hợp đồng khi đã hoàn thành .
- Thủ tục giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Theo định kỳ ,bộ phận lưu trữ của văn phòng làm thủ tục nộp các tài liệu
đã hết hạn lưu trữ ở Viện lên cấp trên theo quy định của văn phòng Bộ xây dựng
2.2.2.2.Xác định giá trị tài liệu
- Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá
trị để tiêu hủy do Hội đồng xem xét và tư vấn cho Lãnh đạo Viện .Đối với các
hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công của các công trình phải căn cứ vào quy định
về thời hạn lưu giữ tại Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006
của Bộ xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế ,bản vẽ hoàn công công trình
xây dựng . Nghiêm cấm mọi cá nhân ,đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ dưới bất
kỳ hình thức nào .
- Thành phần hội đồng xác định giá trị của Viện bao gồm :
+ Lãnh đạo Viện : Chủ tịch Hội đồng .
+ Chuyên Viên lưu trữ : ủy viên thư ký
+ Đại diện bộ xây dựng ,Cục lưu trữ Nhà nước : Ủy viên
+ Trưởng phòng Tổ chức –Hành chính ,Kế hoạch kỹ thuật ,Tài chính kế

toán , Giám đốc TT Đào tạo & TT : Ủy viên
- Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như
sau :
a. Bộ phận lưu trữ nào có tài liệu tiêu hủy phải trình Lãnh đạo Viện xem
xét hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm :
+ Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu
+ Bản thuyết minh tài liệu tiêu hủy
+ Danh mục tài liệu xin hủy
b. Lãnh đạo Viện ra Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài
liệu .
c. Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp và tư vấn cho Lãnh đạo Viện ra
quyết định đối với danh mục tài liệu tiêu hủy .
- Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị đã được lãnh đạo Viện phê duyệt phải
được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước và theo đúng thủ tục tại quy
chế này . Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại bộ phận
lưu trữ có tài liệu hủy ít nhất là 10 năm kể từ khi Quyết định tiêu hủy tài liệu có
hiệu lực
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Tùy theo từng loại hình tài liệu mà việc chỉnh lý ,sắp xếp được thức hiện
theo trật tự và quy định riêng để khi cần thiết dễ dàng tìm thấy trong thời gian
ngắn nhất.
-

Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu Hợp đồng kinh tế
+ Phân loại Hợp đồng theo năm
+ Trong năm phân loại hợp đồng theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
+ Đánh số trang liên tục từ 0 cho đến hết đối với Báo cáo ,đề cương
,thuyết minh …( với loại hình tài liệu khổ A4 )

+ Lập sổ theo dõi tài liệu + nhập máy (file đính kèm )
+ Cho tài liệu lưu khổ A3,A4 và bản vẽ rời vào hộp nhựa dầy 15cm (theo
mẫu )
+ Tít ngoài bìa hộp ghi tên đơn vị +Năm hợp đồng + Số hợp đồng


+ Hồ sơ thiết kế ,thẩm tra …Khổ A0 ,A1 cũng phân loại theo năm và thứ
tự từ nhỏ đến lớn sau đó dán nhãn .
-

Nghiệp vụ chỉnh lý văn bản đi ,đến
+ Phân loại công văn theo năm
+ Trong năm phân loại công văn theo tháng
+ Trong tháng sắp xếp công văn theo thứ tự từ nhỏ đến lớn
+ Nhập máy tra cứu ( file đính kèm )
2.2.2.4 .kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ
Các đơn vị ,cá nhân phải bảo vệ an toàn các hồ sơ ,tài liệu của mình
chưa đến hạn nộp vào lưu trữ .
Kho lưu trữ của Viện khoa học công nghệ xây dựng có quy mô và diện
tích khá rộng .Diện tích của kho lưu trữ khoảng 175m ,với diện tích kho lưu trữ
khá rộng đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu được thuận tiện hơn .
Kho lưu trữ tài liệu của Viện cao ráo ,thoáng khí ,có cửa khóa chắc chắn
. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ như cặp ,hộp giá ,tủ ,các thiết bị ,
phương tiện vân chuyển tài liệu đã đáp ứng được yêu cầu . Tuy nhiên do điều
kiện về kinh tế vì thế mà Viện khoa học công nghệ chưa trang bị được đầy đủ
các trang thiết bị bảo quản tài liệu như máy hút ẩm ,hút bụi ,nhiệt kế ,ẩm kế
,máy đo nồng độ khí độc ,máy điều hòa nhiệt độ dẫn đến khó khăn cho việc
bảo quản lâu dài tài liệu lưu trữ .
Hồ sơ tài liệu ở trong kho được bảo quản trong hộp (cặp ) có dán nhãn
,ký hiệu , mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ tìm ,dễ

lấy ,dễ di chuyển khi cần thiết .

Chương 3 : Nhận xét ,đánh giá và đưa ra khuyến nghị
3.1 .Nhận xét ,đánh giá .
3.1.1. Đối với công tác văn thư .
- Ưu điểm


Lãnh đạo Viện đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư ,chỉ đạo
triển khai đầy đủ các văn bản quy định ,hướng dẫn của nhà nước ,bảo đảm thực
hiện đúng theo quy định của pháp luật .
Bộ phận văn thư đã được trang bị đầy dủ các trang thiết bị như : Máy tính
, máy fax ,kết nối mạng internet ,máy photo copy
Đội ngủ cán bộ làm công tác văn thư được cải thiện đáng kể ,biên chế
cán bộ làm công tac văn thư được tăng cường ,chất lượng và trình độ của cán bộ
được nâng cao hơn một bước ,đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công tác
văn thư lưu trữ .
Cán bộ chuyên trách làm công tác văn thư đã xây dựng và ban hành nhiều
văn bản hướng dẫn kịp thời và đầy đủ đến các phòng ,ban và đơn vị trực thuôc
Viện triển khai thực hiên như : Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ; lập sổ
theo dõi, đăng ký ,quản ký văn bản đi ,văn bản đến ,công tác quản lý và sử dụng
con dấu …góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho viêc giải quyết những tồn
đọng từ nhiều năm nay như vấn đề tổ chức cán bộ ,chế độ giao nộp tài liệu và
chế độ bảo quản .
Hoạt động đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn
thư được đẩy mạnh hơn .
Cơ sơ vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư cũng được chú ý
hơn , nhất là đầu tư cho việc quản lý văn bản đi và văn bản đến .
-

Nhược điểm
Có thể thấy công tác văn thư chiếm một vị trí quan trọng trong hoạt động
quản lý bộ máy hành chính nhà nước .Tuy nhiên ,hiện nay công tác văn thư ở
Viện khoa học công nghệ xây dựng vẫn chưa phát huy hết được vai trò và ý
nghĩa vốn có của nó
Hiện nay ở Viện đã lập nhiều hồ sơ nhưng chất lượng chưa cao gây khó
khăn cho việc thu thập hồ sơ ,nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .Việc ban hành các văn
bản liên quan đến công tác văn thư (danh mục hồ sơ ,bảng thời hạn bảo quản tài
liệu,danh mục thành phần hồ sơ tài liệu )vẫn còn chậm ..
Ngoài ra còn có sự khó khăn về đội ngủ cán bộ,công chức ,số lượng cán


bộ làm công tác văn thư còn khá mỏng . Ngoài ra thì Viện khoa học công nghệ
xây dựng vẫn chưa hiểu rõ và đánh giá hết được các nội dung quan trọng của
công tác văn thư nên chưa dành sự quan tâm ,đầu tư đúng như yêu cầu của công
tác này .Bên cạnh đó Viện còn gặp khó khăn về kinh phí chỉnh lý tài liệu ,đầu tư
trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ .
3.1.2 .Đối với công tác lưu trữ
- Ưu điểm .
Cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ khá cao ,hoạt động đào tạo ,bồi
dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ ngày càng được
đẩy mạnh.
Kho lưu trữ đã được nâng cấp và cải tạo đảng kể .Diện tich kho lưu trữ
của Viện khá lớn với diện tích 175m 2 đảm bảo cho việc bảo quản ,lưu trữ đầy đủ
tài liệu lưu trữ của Viện phục vụ cho hoạt động thực tiễn cũng như giải quyết
công việc hằng ngày được nhanh chóng ,chính xác .
Kho lưu trữ được xây dựng và bố trí ở nơi ít người đi lại ,cao ráo ,thoáng
khí thuận tiện cho việc bảo quản an toàn tài liệu
-Nhược điểm
Đầu tiên phải nói đến kho lưu trữ ở Viện khoa học công nghệ xây dựng

vẫn còn khó khăn chưa đạt yêu cầu ,nói chung là thiếu các trang thiết bị kỹ thuật
như máy hút ẩm ,hút bụi, nhiệt kế ,ấm kế ,máy đo nồng độ khí độc ,trang thiết bị
thông gió , điều hòa nhiệt độ.; quá trình tổ chức ,sắp xếp ,sử dụng tài liệu lưu
trữ vẫn còn hạn chế nhất định .
Ở Viện vẫn gặp nhiều khó khăn trong việc thu thập ,sắp xếp ,bảo quản tài
liệu lưu trữ .Điều này do một phần là lượng văn bản ,tài liệu rời lẻ chưa được lập
hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ những năm trước .
Công tác đào tạo ,bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ vẫn chưa đạt
yêu cầu ,thiếu kinh phí và các trang thiêt bị bảo quản tài liệu lưu trữ .
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của Viện khoa học công nghệ xâu dựng .
- Nâng cao nhận thức ,tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ ,có kế