THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
UBND
HĐND
MTTQVN

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

Nghĩa của từ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Mặt trận tổ quốc Việt Nam

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
PHẦN MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có
những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện.
Hòa vào xu thế đó, hòa chung nhịp đập thế giới, trong những năm gần
đây, nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa
dạng, đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Một trong những cơ quan,
đơn vị tổ chức nằm trong nền cải cách hành chính là Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội có những đóng góp tích cực đào tạo và nghiên cứu về công tác văn thư.
Xuất phát từ những yêu cầu của nền cải cách hành chính đó và để thực
hiện tốt chức năng nhiệm vụ đào tạo của mình, trong quá trình đào tạo Nhà
trường rất chú trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đi
đôi với hành”. Chính vì vậy, khi sinh viên đại học cuối năm thứ ba là Nhà
trường tổ chức cho học sinh đi kiến tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh
hội công tác văn thư thực tế ở các cơ quan. Cụ thể mục đích và ý nghĩa của đợt
kiến tập là giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ
quan tổ chức khi đến kiến tập; tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong
quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan tổ chức; giúp sinh viên nâng cao ý thức trách nhiệm trong việc học tập các
học phần kế tiếp.
Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh, tỉnh Ninh Bình là cơ quan tiếp nhận
em trong đợt kiến tập lần này. Em được đến thực tập tại UBND huyện Yên
Khánh từ ngày 01/6 đến ngày 17/6/2016. Trong suốt quá trình kiến tập, em đã
nhận được sự giúp đỡ của các cô, các chú, các anh chị là cán bộ, nhân viên các
phòng ban trong UBND huyện. Được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn
thư và Lưu trữ ở đây, em đã được quan sát những công việc thuộc chuyên môn
nghiệp vụ của người cán bộ văn thư cũng như với công tác văn phòng. Từ đó
em đã được học hỏi rất nhiều kinh nghiệm thực tế đáng quý để phục vụ cho việc
học tập của em. Bên cạnh những thuận lợi, em cũng còn gặp một số khó khăn

trong quá trình kiến tập ở đây như còn thiếu tự tin khi giao tiếp và trao đổi với
các cán bộ trong cơ quan, chưa thích nghi với thời gian làm việc trong những
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ngày đầu kiến tập; sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế gây khó khăn cho việc
tổng hợp, đánh giá về công tác văn thư của UBND huyện,…
Tuy nhiên, những khó khăn đó đã dần được khắc phục bởi sự giúp đỡ
nhiệt tình của các bác, các cô, chú, anh, chị cán bộ, nhân viên của các phòng
trong UBND. Và để có những thuận lợi trên, em xin được bày tỏ lòng biết ơn
đến Nhà trường, Khoa Văn thư và các thầy cô đã tạo điều kiện cho em đi kiến
tập. Đồng thời em xin cảm ơn hai phòng là Văn phòng HĐND và UBND huyện
với phòng Nội vụ đã phối hợp hướng dẫn tận tình khi tiếp nhận sinh viên các
trường về kiến tập. Tiếp theo, em cũng xin cám ơn toàn bộ cán bộ nhân viên các
phòng ban của UBND huyện và đặc biệt là người người hướng dẫn của em là
chị Nguyễn Thị Thúy – chuyên viên phòng Nội vụ đã giúp em hoàn thành tốt
quá trình kiến tập tại UBND huyện Yên Khánh.
Kết quả thực tập của em được thể hiện trong bản báo cáo này. Đây là toàn
bộ sản phẩm mà em tiếp thu được trong gần 01 tháng kiến tập tại UBND huyện
Yên Khánh về nghiệp vụ văn thư. Mặc dù nhận được sự giúp đỡ của thầy cô
cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập. Song chắc không tránh khỏi những thiếu
sót trong bài báo cáo này. Vì vậy em kính mong được sự góp ý của các thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN KHÁNH
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh

1.1.1. Vị trí, chức năng
Yên Khánh là một huyện của tỉnh Ninh Bình, được thành lập theo Quyết
định số 59/NĐ-CP của Chính phủ ngày 04/7/1994 tái lập huyện Yên Khánh.
UBND huyện Yên Khánh là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân,
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân
địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp
trên.
Theo Điều 6 Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 77/2015/QH13
của Quốc hội, chức năng của Ủy ban nhân dân được quy định như sau:

“Ủy ban nhân dân gồm các đại biểu Hội đồng nhân dân do cử tri ở địa
phương bầu ra, là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí,
nguyện vọng và quyền làm chủ của Nhân dân, chịu trách nhiệm trước Nhân dân
địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên.”
Nói chung, UBND huyện có chức năng tổ chức và chỉ đạo thi hành Hiến
pháp, pháp luật , các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của
HĐND cùng cấp. UBND cấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực
tiếp. Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra quyết định, chỉ
thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo tinh thần của Luật tổ chức chính quyền địa phương số
77/2015/QH13 của Quốc hội, tại Điều 28, Mục 2 Chương II, nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND huyện Yên Khánh được quy định như sau:
- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, công
nghiệp, tiểu - thủ công nghiệp, thương mai - dịch vụ, văn hóa, giáo dục,
y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí phát
thanh va các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài
nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sản phẩm hóa.

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,
luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân va
công dân ở địa phương.
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ
nghĩavụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
phương quân đội và các chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân tại
địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại của
người nước ngoài tại địa phương.
- Phòng chống thiên tại, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ
chức xã hội, bảo vệ tính mạn, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản và các quyền
lợi hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, chống làm
hàng giả và các tệ nạn xã hội khác.
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ
công chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo
sự phân cấp của Chính phủ.
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án dân sự ở địa phương theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của pháp
luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
UBND huyện Yên Khánh hoạt động trên cơ sở Luật Tổ chức chính quyền
địa phương số 77/2015/QH13 của Quốc hội Luật Tổ chức chính quyền địa
phương. Để hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của mình, UBND huyện

-

Yên Khánh đã sắp xếp tổ chức bộ máy làm việc như sau:
Bộ máy lãnh đạo bao gồm 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch;

Phòng ban chức năng bao gồm 12 phòng ban sau:
Văn phòng HĐND và UBND;
Phòng Nội vụ;
Phòng Tài chính – Kế hoạch;
Phòng Công thương;
Phòng Lao động – Thương binh và xã hội;
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
-

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Phòng tài nguyên và môi trường;
Thanh tra huyện;
Phòng Y tế;
Phòng Văn hóa và Thông tin;
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Phòng Giáo dục và đào tao;
Phòng Tư pháp.
( Sơ đồ phụ lục số 1)
UBND huyện Yên Khánh ngày càng ổn định về tổ chức và biên chế .
Hiện nay, UBND huyện các cán bộ đều có trình độ chuyên nghiệp, Cao đẳng,
Đại học trở lên.
1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND

và UBND huyện Yên Khánh được quy định theo quyết định số 09/2015/QĐUBND ngày 08/10/2015 của UBND huyện Yên Khánh quy định vị trí, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và biên chế của Văn phòng Hội dồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh. ( Văn bản phụ lục số 14)
Văn phòng HĐND và UBND huyện Yên Khánh là cơ quan chuyên môn
trực thuộc UBND huyện Yên Khánh dưới sự chỉ đạo quản lý về tổ chức biên chế
và công tác của UBND huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra hướng dẫn về
chuyên môn nghiệp vụ của văn phòng HĐND, văn phòng UBND tỉnh Ninh
Bình. Đồng thời đảm nhận việc quản lý bộ phận văn thư của UBND huyện.
1.2.1. Vị trí, chức năng
Theo Điều 2, Quyết định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 08/10/2015 của
UBND huyện Yên Khánh, Văn phòng HĐND và UBND huyện có vị trí, chức
năng như sau:
- Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy
Ban nhân dân huyện có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND
về: Hoạt động của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch Uỷ ban nhân dân về
chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân, cũng cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các cơ quan nha nước ở địa
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kĩ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND;
trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo
cơ chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ
chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện,
chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải quyết và
nhận xét kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
HĐND&UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về
chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng cấp trên có liên quan.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Điều 3, quyết định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 28/10/2015 của
UBND huyện Yên Khánh, Văn phòng HĐND và UBND huyện có nhiệm vụ,
quyền hạn như sau:
- Tham mưu, giúp Thường trực HĐND huyện tổ chức các hoạt động của
HĐND, cụ thể :
+ Phối hợp với các Ban ngành của HĐND huyện, giúp Thường trực
HĐND huyện chuẩn bị báo cáo, chương trình, nội dung kỳ họp HĐND huyện.
Tổ chức soạn thảo các văn bản do Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND huyện giao
trực tiếp.
+ Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã, thị trấn trong việc tham mưu
chuẩn bị các văn bản báo cáo chuyên đề do Thường trực HĐND, UBND huyện
giao và tham gia đóng góp ý kiến về thủ tục , thẩm quyền, va nội dung trong quá
trình soạn thảo văn bản trước khi trình HĐND, Thường trực HĐND, UBND
huyện xem xét, quyết định.
+ Tổ chức phục vụ các kỳ họp HĐND huyện, phiên họp va làm việc của

Thường trực HĐND huyện, các Ban của HĐND huyện với UBND huyện và các
phòng, ban chuyên môn huyện, HĐND,UBND các xã, thị trấn.
+ Tham mưu tổ chức và thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát của
Thường trực HĐND.
+ Giúp Thường trực HĐND và UBND thực hiện đầy đủ chế độthông tin
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

báo cáo với thường trực HĐND,UBND tỉnh và các cơ quan có liên quan cấp trên
theo quy định và thẩm quyền.
- Tham mưu giúp UBND huyện chỉ đạo, điều hành chung, thống nhất của
bộ mấy hành chính nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật và thẩm
quyền của UBND huyện, cụ thể:
+ Thẩm tra về thủ tục hành chính, nội dung, hình thức va thể thức hồ sơ
về đề án, văn bản do phòng chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các
xã, thị trấn soạn thảo và trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện ban hành
nhằm thực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước ở địa phương.
+ Kiểm tra, đôn đốc các phòng chuyên môn, đơn vị thuộc UBND huyện,
UBND các xã, thị trấn thực hiện các Chương trình, Kế hoạch công tác của
UBND huyện, giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện theo dõi, đôn đốc việc
chuẩn bị đề án, văn bản trình UBND huyện.
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác (tuần, tháng, quí, 6 tháng, 9

tháng, năm và đột xuất), giúp Chủ tịch và Phó Chủ tịch UBND huyện tổ chức
việc điều hành, phối hợp hoạt động thống nhất trong các cơ quan chuyên
mônhuyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn trong việc triển khai thuẹc hiện các
chủ trương, chính sách, chương trình hành động của Huyện ủy, Nghị quyết
HĐND huyện và Kế hoạch của UBND huyện. Đồng thời, tổng hợp báo cáo của
UBND huyện định kỳ (tháng, quý, 6 tháng và năm), báo cáo tổng kết nhiệm kỳ
và các báo cáo đột xuất theo quy định.
+ Dự kiến chương trình và thành phần phiên họp UBND thường kỳ, đột
xuất trình Chủ tịch UBND huyện quyết định; đôn đốc và kiểm tra các cơ quan
gửi hồ sơ, đề án và các tài liệu liên quan trình UBND tại phiên họp; gửi giấy
mời, tài liệu kỳ họp đến các thành viên UBND huyện va đại biểu, chuẩn bị các
điều kiện phục vụ phiên họp. Tổ chức việc ghi biên bản và thông báo kịp thời
bằng văn bản về ý kiến kết luận của chủ tọa phiên họp, gửi các thành viên
UBND huyện, các tổ chức, cá nhân liên quan biết, thực hiện.
- Đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND va
UBND huyện theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin kịp thời,
chính xác phục vụ công tác giám sát nắm bắt tình hìnhvà chỉ đạo điều hành của
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Thường trực HĐND, của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện. Xây dựng hệ

thống dữ liệu, bảo mật, lưu trữ hồ sơ tài liệu, biên bản các kỳ họp HĐND, phiên
họp của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật.
- Đề xuất UBND huyện chủ trì, phối hợp với các cơ quan chức năng,
chuyên môn, UBMTTQ, các đoàn thể cùng cấp tuyên truyền, phổ biến tập huấn
và triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và của HĐND, UBND huyệncho các ngành, các xã, thị trấn và cơ quan
thông tin về tình hình hoạt động của UBND tỉnh, Chính phủ. Cung cấp thông tin
về tình hình hoạt động của UBND huyện, tình hình kinh tế - xã hội của địa
phương cho UBMTTQ, các đoàn thể huyện và cơ quan thông tin đại chúng để
thông tin cho nhân dân theo quy định.
- Trực tiếp quản lý và chỉ đạo hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả theo quy chế một cửa, một cửa liên thông; hướng dẫn tiếp nhận hồ sơ cá
nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh vực thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND
huyện, chuyển hồ sơ đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện giải
quyết và nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức. Trình UBND huyện chương
trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc
phạm vi của Văn phòng HĐND và UBND huyện.
- Tham mưu giúp UBND huyện và chịu trách nhiệm theo dõi thực hiệnvà
kiểm tra Quy chế làm việc của UBND huyện, của các phòng, ban chuyên môn
huyện, của UBND các xã, thị trấn và các quy chế liên tịch của UBND huyện với
Mặt trận, các đoàn thể huyện và các cơ quan chức năng khác trên địa bàn huyện
và các cơ quan chức năng khác trên địa bàn huyện. Giữ mối quan hệ với Văn
phòng Huyện ủy, Văn phòng UBND các tỉnh và Văn phòng Đoàn Đại biểu
Quốc hội và HĐND tỉnh.
- Thực hiện chế độ trách nhiệm ủy nhiệm của Chủ tịch HĐN, CHủ tịch
UBND huyện đối với Chánh Văn phòng HĐNDvà UBND huyện:
+ Tổ chức, truyền đạt các chủ trương , chính sách của Đảng, pháp luật của
Nhà nước; truyền đạt thông tin, ý kiến của Chủ tịch HĐND, chủ tịch UBND
huyện theo sự ủy nhiệm đến các phòng, ban, các xã, thị trấn; tổ chức kiểm tra,
theo dõi, báo cáo kết quả thực hiện với Thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tịch UBND huyện.
+ Thừa lệnh Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND ký ban hành các văn bản
hành chính nhà nước thông thường theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch HĐND, Chủ
tịch UBND huyện và theo quy định của pháp luật (xử lý văn bản đầu vào, thông
báo, giấy mời họp, công văn, sao lục, sao y, giấy giới thiệu công tác và một số
công văn hành chính nhà nước khác được Chủ tịch UBND huyện ủy nhiệm).
- Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND
và Chủ tịch UBND huyện; chỉnh lý lần cuối các văn bản dự thảo, ký tắt và chịu
trách nhiệm về văn bản để trình HĐND, UBND huyện ký ban hành theo đúng
quy định. Quản lý, cập nhật, khai thác văn bản phát hành, văn bản đến của
UBND huyện theo quy định của pháp luật về lưu trữ và Quy chế làm việc của
UBND huyện.
- Tham mưu giúp Thường trực HĐND huyện, UBND huyện và Chủ tịch
UBND huyện trong công việc tiếp dân, xử lý, đôn đốc giải quyết đơn khiếu nại,
tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, dữ liệu phục vụ công tác quản lý nhà nước và hoạt động chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng.
- Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn công tác văn phòng đối với cán bộ

văn phòng các xã, thị trấn.
- Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu
ngạch công chức, thực hiện chế dộ, chính sách, chế dộ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ
luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức,
viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng theo quy
định của pháp luật, theo phân công của UBND huyện.
- Thực hiện quản lý tài chính,tài sản của cơ quan, theo quy định của pháp
luật và phân công của UBND huyện.
- Thực hiện việc đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, viên chức hàng
năm theo quy định.
- Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
nhiệm vụ được giao theo quy định.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND
huyện và đồng chí Phó Chủ tịch UBND huyên phụ trách Văn phòng giao.
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Theo Điều 4, Quyết định số 09/2015/QĐ-UBND ngày 28/10/2015 của
UBND huyện Yên Khánh, Văn phòng HĐND và UBND huyện có cơ cấu tổ
chức như sau:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng và các Phó

Chánh Văn phòng, các công chức, viên chức, lao động khác.
- Chánh Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm trước Thường trực
HĐND, UBND, Chủ thịch UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạ được giao và toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
- Các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh văn phòng phụ trách và theo dõi một số
mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về
nhiệm vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng văng mặt, một Phó Chánh
Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn
phòng.
- Các công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng thực hiện các nhiệm
vụ công tác do Chánh Văn phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh
Văn phòng và trước Pháp luật về kết quả thực hiện các công việc được giao.
- Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ
chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn
phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp luật và
phân cấp của UBND tỉnh.
( Sơ đồ phụ lục số 2)
1.2.4. Mô hình tổ chức văn thư
Hiện nay có rất nhiều hình thức tổ chức công tác văn thư như: Hình thức
tập trung, hình thức phân tán... Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng
công việc UBND huyện Yên Khánh đã lựa chọn và áp dụng hình thức tập trung.
Công tác Văn thư của UBND huyện Yên Khánh có một cán bộ Văn thư
chuyên trách và 2 chuyên viên giúp việc, với nhiều năm kinh nghiệm, sử dụng
thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt nghiệp vụ chuyên môn,
đáp ứng được yêu cầu cải cách hành chính.
Phòng Văn thư được bố trí ở tầng một với và Phó Chánh Văn phòng và
các phòng ban chủ chốt của UBND huyện để tiện cho việc liên hệ công tác. Các
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

loại công văn giấy tờ đi, đến đều phải qua văn thư. Các phương tiện phục vụ cho
công tác văn thư như: máy phô tô, máy tính, máy Fax, tủ đựng tài liệu, giá đựng
tài liệu, bàn làm việc có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệu quan trọng và
một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lý văn bản, đảm
bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa học.
* Ưu điểm:
- Với việc áp dụng hình thức tập trung trong tổ chức văn thư của UBND
huyện Yên Khánh có thể giảm tải được công việc của bộ phận văn thư. Do đó,
các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư được giải quyết nhanh chóng, kịp thời
đáp ứng trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thủ trưởng.
- Mô hình tổ chức Văn thư được bố trí riêng với văn phòng, bố trí tại tầng
1 nên rất thuận tiện cho quá trình giải quyết công việc như tiếp nhận và giải
quyết các văn bản đến cơ quan, phát hành văn bản đi.
- Cán bộ Văn thư có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm công
tác, yêu nghề nên tổ chức công việc một cách khoa học đảm bảo công văn, giấy
tờ được giải quyết một cách kịp thời.
- Phòng Văn thư có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ tôt cho Công tác văn
thư. Đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và khoa
học.
* Nhược điểm:
- Hiện nay tại cơ quan do điều kiện vật chất đang còn khó khăn, vì vậy
phòng văn thư còn hẹp nên ảnh hưởng tới công việc như việc sắp xếp tài liệu

còn gặp nhiều hạn chế; các trang thiết bị trong phòng bố trí chưa thực sự khoa
học.
- Ngoài ra các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư vẫn còn hạn
chế, cơ sở vật chất như tủ đựng tài liệu, giá đựng tài liệu, bàn ghế làm việc quá
cũ ít nhiều có ảnh hưởng tới Công tác văn thư.

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

Khoa Văn thư - Lưu trữ

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN YÊN KHÁNH
2.1. Hoạt động quản lý
Hoạt động quản lý bao gồm việc xây dựng, ban hành các văn bản quy
định về công tác văn thư, mà chủ yếu là các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công
tác văn thư.
2.1.1. Quy chế công tác văn thư
Hiện nay, UBND huyện Yên Khánh chưa ban hành Quy chế công tác văn
thư.
2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Hiện tại UBND huyện Yên Khánh chưa ban hành văn bản về quản lý
công tác văn thư. Hầu hết các hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được thực
hiện theo các văn bản của cơ quan cấp trên, cụ thể đó là:
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư.
+ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư.
+ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội Vụ
hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác và soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1.1. Các loại văn bản Ủy ban nhân dân ban hành
Văn bàn hình thành trong quá trình hoạt động của UBND huyện Yên
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Khánh có khối lượng tương đối nhiều vì UBND là cơ quan quản lý nhà nước ở
địa phương. Theo đó, các loại văn bản của UBND huyện Yên Khánh được phép
ban hành đó là:
-

Về văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Nghị Quyết.
Về văn bản hành chính: Công văn, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình,…
Về văn bản chuyên ngành: Giấy mời, Hợp đồng, Biên bản,…
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Theo thẩm quyền ban hành, UBND huyện Yên Khánh được phép ban
hành các loại văn bản sau:

-

Về văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định, Nghị quyết
Theo Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; Luật ban hành văn bản quy phạm
pháp luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 của Quốc hội , UBND huyện Yên
Khánh có thẩm quyền ban hành Quyết định, Nghị quyết.
VD: Quyết định 116/QĐ-UBND của UBND huyện Yên Khánh về việc

ban hành kế hoạch tổ chức lấy ý kiến Nhân dân đối với dự thảo Bộ luật dân sự
(sửa đổi)

-

Về văn bản hành chính: Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu
trong các hoạt động cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính
trị, xã hội. Căn cứ vào thẩm quyền ban hành, UBND có thể ban hành các loại
văn bản hành chính thông thường như: Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình,
Thông báo…
Trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia làm 02 loại là: Văn bản cá
biệt, Văn bản hành chính thông thường. Đối chiếu với chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của UBND huyện Yên Khánh, văn bản hành chính cũng được chia
làm 02 loại: Văn bản cá biệt, Văn bản hành chính thông thường.
VD: Văn bản cá biệt: Quyết định số 3134/QĐ-CT ngày 19/8/2015 của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh về việc chuyển xếp chức danh đối
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

với cán bộ cấp xã.
Văn bản hành chính thông thường: Kế hoạch 05-KH/HU về Tuyên truyền

Đại hội Đại biểu Đảng bộ tỉnh Ninh Bình lần thứ XXI nhiệm kỳ 2015 - 2020,
tiến tới Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ XII của Đảng.
2.2.1.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Yên Khánh
được căn cứ vào Thông tư 01/ 2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Theo Thông tư trên, văn bản hành chính của UBND huyện Yên Khánh có
đầy đủ các yếu tố thể thức bắt buộc:
-

Quốc hiệu;
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
Số, ký hiệu văn bản;
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Nội dung văn bản;
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
Dấu của cơ quan, tổ chức;
Nơi nhận;
Các thành phần khác;
Cũng theo tinh thần của Thông tư trên, kỹ thuật trình bày văn bản của
UBND huyện Yên Khánh được thể hiện như sau:

• Về thành phần thể thức Quốc hiệu: Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm

khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12, thì dòng thứ hai

cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ
đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ
được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ
ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không
dùng lệnh Underline), cụ thể:
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
• Về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:

tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên, bên trái, dòng
đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Times New Roman cỡ 13 đứng
đậm.
-

Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày:
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN YÊN KHÁNH

-

Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày:
UBND HUYỆN YÊN KHÁNH
VĂN PHÒNG

-

Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ quan và
dòng dưới là tên tác giả:
UBND HUYỆN YÊN KHÁNH
BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

• Về số, ký hiệu văn bản:

Số và ký hiệu văn bản của UBND huyện Yên Khánh được đánh theo thứ
tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự
được đánh bằng chữ số ảrập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban
hành văn bản, được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn
bản có gạch nối.
Ví dụ:
Văn bản của UBND: 100/QĐ- UB
Văn bản của Văn phòng: 45/TB- VP
Văn bản không có tên loại: 32/CV- UB
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dụ:

06/2010/QĐ- UB

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

• Về địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi UBND huyện đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản

Ví dụ: Yên Khánh, ngày 22 tháng 12 năm 2015
• Về tên loại và trích yếu nội dung văn bản:

Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản
- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn,
súc tích,dễ hiểu, được trình bày dòng dưới tên loại văn bản
Ví dụ:
QUYẾT ĐỊNH
V/v chuyển xếp chức danh đối với cán bộ cấp xã
• Về nội dung văn bản:

Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thông tin một cách cụ thể,

rõ ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của
UBND huyện Yên Khánh được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.

• Về quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền:
Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và
thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
Ví dụ: Văn bản do Chủ tịch UBND ký:
TM. UBND HUYỆN YÊN KHÁNH
CHỦ TỊCH
Phạm Ngọc Quý
• Về dấu của cơ quan, tổ chức:

Theo Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính

phủ về Công tác văn thư, dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng
đúng mực dấu quy định, khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng trùm lên khoảng
1/3 chữ ký về phía bên trái.
Ví dụ: Trong Quyết định số 3134/QĐ-CT ngày 19/8/2015 của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện Yên Khánh ban hành về việc chuyển xếp chức danh đối
với cán bộ cấp xã, con dấu của UBND được đóng ngay ngắn rõ ràng, đúng quy

Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

định ( Ảnh phụ lục số 3)
• Về nơi nhận:
Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến
3 dòng về phía bên trái.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- UBND Thành phố;
- Như điều 3;
- Lưu VT.

Qua khảo sát thực tế tại UBND huyện Yên Khánh, em thấy hấu hết thể
thức được trình bày đúng theo quy định của Nhà nước.
VD: Quyết định số 08/2015/QĐ-UBND ngày 07/10/2015 của UBND
huyện Yên Khánh ban hành Quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức và biên chế của Phòng Nội vụ huyện Yên Khánh ( phụ lục số 13 )
2.2.1.4. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản
Đối với văn bản quy phạm pháp luật: Việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật của UBND huyện Yên Khánh tuân thủ theo quy định của Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13.
Đối với văn bản hành chính: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
UBND huyện Yên Khánh căn cứ vào Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư. Theo đó, quy trình được thực
hiện như sau:
Thứ nhất là Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản
Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn
phòng nhằm đảm bảo quá trình hoạt động của UBND huyện. Chánh Văn phòng
và Phó Văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo
và ban hành văn bản. Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Khánh có một
đội ngũ chuyên viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch, các Phó

Chủ tịch, Chánh Văn phòng, các Phó Văn phòng trong quá trình soạn văn bản
thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao.
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi
soạn thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao
trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn
thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của
văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hoàn thành bản thảo, người
soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản
liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị
cùng trao đổi;

Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản
thảo tức là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và
thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn
phòng hoàn thành bản thảo. Chánh Văn phòng là người xem xét và phê duyệt
trước khi xuống phòng đánh máy và ban hành.
Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc công tác văn thư để hoàn thành
một văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.
Văn phòng HĐND & UBND có một phòng máy riêng gồm hai nhân viên
chuyên đánh máy và in . Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt đều
chuyển xuống phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

đúng quy định về hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi
chính tả và cách trình bày thể thức.
Thứ hai là Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
Thẩm quyền ban hành văn bản:
Văn bản của UBND huyện Yên Khánh phục vụ cho nhiệm vụ quản lý
Nhà nước thuộc phạm vi chức năng của mình.

- Các phòng, ban, ngành thuộc UBND huyện không có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chuyên môn
theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phòng, ban, ngành trong quá trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thông thường.
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Yên Khánh có quyền ban hành văn
bản quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định.
Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội yêu cầu hay không.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm
trước UBND huyện về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn
thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng
và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng
trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:
quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích
yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND huyện Yên Khánh ban hành đều đảm bảo
đầy đủ các thành phần thể thức kể trên
Qua quá trình khảo sát tại UBND huyện Yên Khánh, văn bản của Ủy ban
được gửi đi rất nhiều nơi, chủ yếu là gửi lên cơ quan cấp trên (UBND tỉnh, …),
gửi các cơ quan khác như UBND 19 xã thuộc huyện Yên Khánh,.... Nội dung
của văn bản gửi lên cơ quan cấp trên chủ yếu là báo cáo tình hình và kết quả
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thực hiện xin ý kiến chỉ đạo. Nội dung gửi xuống UBND 19 xã thuộc địa bàn
huyện chủ yếu là phổ biến các chủ trương, chính sách, của cơ quan cấp trên và
chỉ đạo thực hiện một số nhiệm vụ liên quan đến các lĩnh vực trong xã hội. Cho
nên, công tác soạn thảo văn bản là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng
trong công tác văn thư của UBND huyện Yên Khánh. Bởi nó có ảnh hưởng trực
tiếp đến hiệu quả công việc.
2.2.2. Quản lý văn bản đi
2.2.2.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Ghi số, ngày
tháng văn bản
Về việc kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:
Căn cứ theo quy định của pháp luật, cán bộ văn thư có nhiệm vụ kiểm tra
lại thể thức, hình thức trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo
để ban hành văn bản; trường hợp có sai sót, kịp thời báo cáo người được giao
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Về việc ghi số, ngày tháng văn bản:
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
của Pháp luật hiện hành. Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản
do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ được đánh
riêng cho từng loại hoặc đánh chung một số loại văn bản hành chính. Tùy theo
tổng số văn bản và số lượng của mỗi loại văn bản của cơ quan tổ chức ban hàn
hàng năm mà lựa chọn các phương pháp đăng ký và đánh số văn bản cho phù
hợp.
Ngày tháng của văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký
ban hành.
2.2.2.2. Đăng ký văn bản

Việc đăng ký văn bản đi trong công tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND huyện Yên Khánh được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập,
văn thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ.
Nhưng từ năm 2008, UBND huyện trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để
sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhập dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.
Mỗi năm, UBND huyện ban hành gần 4000 văn bản với nhiều thể loại
khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ văn thư
tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký riêng vào
một sổ.
Các sổ đó là:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Báo cáo;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sổ đăng ký Kế hoạch;
Sổ đăng ký Công văn.
Bìa sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện Yên Khánh ( Ảnh phụ lục
số 4);

Sổ và cách đăng ký bên trong của UBND huyện Yên Khánh ( Ảnh phần
phụ lục số 5 )
2.2.2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, khẩn
Theo quy định của pháp luật, cán bộ Văn thư UBND huyện Yên Khánh
căn cứ vào phần thể thức Nơi nhận văn bản để nhân bản và nhân bản đúng số
lượng, đảm bảo tính bí mật, chính xác.
2.2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời,
nhanh chóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dùa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngoài UBND
huyện thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận thuộc
UBND huyện thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được bao gói trong bì in sẳn theo mẫu của UBND
huyện. Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết
len bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng

dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Mẫu bì văn bản ( phụ lục số 7)
2.2.2.5. Lưu văn bản đi
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn
bản đi đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu
cho các văn bản mà UBND huyện phát hành trong tháng. Tập lưu được lập riêng
cho từng loại văn bản. Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để sau một
năm nép vào lưu trữ trữ huyện.
Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và
ngày tháng. Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ.
Mẫu mục lục văn bản của UBND huyện Yên Khánh ( phụ lục sô 8)
2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Hàng ngày UBND huyện nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các văn
bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thành phố, các Bộ,
các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi
đến.
Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi công việc về hành
chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong
công tác văn thư có đảm bảo thì mọi công việc mới được hoàn thành nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HĐND & UBND huyện và áp
dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND
huyện đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và đăng ký.
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Sinh viên: Phan Thị Hải Ninh

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A