Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Nông Tiến
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (11.52 MB, 49 trang )
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến..................................................3
1.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến.......3
1.1.1Chức năng:..................................................................................................................3
1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn:.................................................................................................4
1.1.3Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1)....................................................................................4
1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong
UBND phường Nông Tiến................................................................................................10
1.1.1Vị trí, chức năng........................................................................................................11
1.1.2Nhiệm vụ, quyền hạn................................................................................................11
1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến................................11
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ.........................................12
của UBND phường Nông Tiến........................................................................12
2.1 Công tác văn thư:........................................................................................................12
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản................................................................................13
2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản..................................................................13
2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản.........................................................15
2.1.1.3Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt...................16
2.1.1.4Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành................................................................16
2.1.1.5Ký văn bản.............................................................................................................16
2.1.1.6Bản sao văn bản.....................................................................................................16
2.1.1Quản lý văn bản........................................................................................................17
2.1.2.1Nguyên tắc chung...................................................................................................17
2.1.2.2Trình tự quản lý văn bản đến.................................................................................17
2.1.2.3Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến.............................................................................17
2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn bản đến ..........................................................................18
2.1.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến..............................18
2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi..............................................................................18
2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và ngày tháng của văn
bản.....................................................................................................................................19
2.1.2.9 Đăng ký văn bản đi...............................................................................................19
2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật............................................20
2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi..........21
2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.............................................22
2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập ................................22
2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.....................................................22
2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
...........................................................................................................................................23
2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu.....................................................................................23
2.1.4.1 Quản lý con dấu....................................................................................................23
2.1.4.2 Sử dụng con dấu....................................................................................................24
2.2 Công tác lưu trữ..........................................................................................................24
Sinh viên: Trần Phương Thảo
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu của UBND phường Nông Tiến........................24
2.2.1.1 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.....................................................25
2.2.1.2 Chỉnh lý tài liệu ....................................................................................................25
2.2.1.3 Xác định giá trị tài liệu .........................................................................................25
2.2.1.4 Xác định giá trị tài liệu..........................................................................................25
2.2.1.5 Hội đồng xác định giá trị tài liệu...........................................................................26
2.2.1.6 Huỷ tài liệu hết giá trị...........................................................................................26
2.2.1.7 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.............................................27
2.2.2 Bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ............................................................................27
2.2.2.1 Bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................................27
2.2.2.2 Đối tượng và thủ tục khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu.......................................28
2.2.2.3 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ......................................................28
2.2.2.4 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................28
2.2.2.5 Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử..............................................................................28
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra các khuyến nghị...........................30
3.1.1 Ưu điểm....................................................................................................................30
3.1.2 Tồn tại......................................................................................................................31
3.2. Các nội dung đề xuất..................................................................................................32
3.3. Một số khuyến nghị...................................................................................................32
3.3.1. Đối với UBND phường Nông Tiến.........................................................................32
3.3.2. Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội..............................33
C. KẾT LUẬN...................................................................................................34
D. PHỤ LỤC......................................................................................................35
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................46
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................47
Sinh viên: Trần Phương Thảo
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI NÓI ĐẦU
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh –
Chủ tịch Chính phủ cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ công hòa đã
kí Thông đạt số 1C/VP ngày 3 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ,
trong đó người đã chỉ rõ “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện
kiến thiết quốc gia” và đánh giá “ Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng
rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng
chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kĩ thuật. Do đó việc lưu trữ công tác hết
sức quan trọng”.
Đối với cơ quan tổ chức: Công tác Văn thư – Lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng nhiệm vụ riêng nhưng
đều có dặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra văn bản có
giấy tờ có lien quan và những tài liệu có giá trị đều được lưu trữ và bảo quản an
toàn.
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan, tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà
nước. trong các cơ quan, đơn vị Công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính Nhà nước thông
qua các văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin, giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ
chức.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi với thực tế”
và “ Học thật, Thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý
luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm
tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến
thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Sau khi hoàn
thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh viên chuyên ngành
Lưu trữ học, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt kiến tập kéo dài
Sinh viên: Trần Phương Thảo
1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
trong 03 tuần cho sinh viên từ ngày 01/6/2016 đến ngày 17/6/2016. Đợt kiến tập
này cũng đã giúp tôi nhận ra được những điểm yếu của mình trong các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao
tác, Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ. Từ đây tôi có thể khắc phục được những lỗ
hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợt kiến tập này giúp cho tôi cụ thể hóa và nắm chắc kiến thức của
mình hơn.
Báo cáo này chính là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã rút được tại cơ quan kiến tập.
Qua đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Trường đại
học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền
đạt tới tôi những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, các cán bộ nhân viên tại UBND
phường Nông Tiến – Thành phố Tuyên Quang đã giúp đỡ tôi trong quá trình
kiến tập và thực hiện tìm hiểu về đề tài “Công tác Văn thư – Lưu trữ tại
UBND phường Nông Tiến”. Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình
chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Dưới đây là bản báo cáo kiến tập của tôi, bản báo cáo này không tránh
khỏi những hạn chế, sai xót nhất định. Rất mong được sự đóng góp của thầy cô,
cán bộ UBDN phường Nông Tiến và các bạn đọc để bài báo cáo của tôi hoàn
thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Trần Phương Thảo
Sinh viên: Trần Phương Thảo
2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,
cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
phường Nông Tiến.
1.1.1 Chức năng:
UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện và các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước trừ Trung
ương tới cơ sở.
Sinh viên: Trần Phương Thảo
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND phường Nông Tiến là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
quyết của HĐND thành phố và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
giáo dục, môi trường,…
- Về thu ngân chi sách của địa phương trên địa bàn phường theo quy định
của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các thức thuế cũng như các loại thu khác.
- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp.
- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và
công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của phường.
- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ công chức của phường.
UBND phường Nông Tiến thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước tưg Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chỉ của nhân dân địa phương.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức ( Phụ lục số 1)
* Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, là người đứng đầu Ủy ban nhân dân,
lãnh đạo và điều hành toàn bộ công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127 Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng Ủy ban
Sinh viên: Trần Phương Thảo
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân
trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội
nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay;
bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị
quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;
- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây
dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân phường;
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức
và cán bộ không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng
nhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban nhân
dân phường;
- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường và
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhân
dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố;
- Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch
Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các Đoàn thể
nhân dân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp
thu về các đề xuất của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác
của Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;
- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Chủ tịch UBND phường là người chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ các
lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp là chủ tài khoản của ủy ban nhân dân phường; chủ tịch Hội đồng nghĩa
vụ quân sự, trưởng ban chỉ đạo phòng chống các tệ nạn xã hội, ma túy và mại
Sinh viên: Trần Phương Thảo
5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
dâm (gọi tắt là Ban chỉ đạo 138); chủ tịch Hội đồng giáo dục pháp luật; Chủ tịch
Hội đồng Thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỷ luật; Chủ tịch Hội đồng tư
vấn thuế; Chủ tịch Hội đồng đăng ký sử dụng đất; Chủ tịch Hội đồng chính
sách. Trực tiếp phụ trách công tác tôn giáo, dân tộc, công tác nội chính của
phường( bao gồm công tác an ninh, quốc phòng, công tác tư pháp- hộ tịch).
* Phó chủ tịch phụ trách công tác địa chính – xây dựng cơ bản và khối
văn hóa xã hội
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch UBND
phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công
việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn. Phó Chủ tịch được sử dụng quyền
hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội
đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều
hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu
trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội
đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố. Đối với những vấn đề vượt
quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ
động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn
còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định;
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ nhân dân thực hiện các chủ
trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao;
- Phân công phó chủ tịch UBND phường như sau:
+ Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa chính - xây dựng cơ bản
- quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, phát
triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại.
Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngư
nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban chỉ đạo
làm đường bê tông, Trưởng ban chỉ đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai;
tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt bằng khi có quy hoạch trên địa bàn
phường, ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ
Sinh viên: Trần Phương Thảo
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
tịch UBND phường giao. Là trưởng bộ phận giao dịch "Một cửa" và "Một cửa
liên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của bộ phận "Một cửa" và
"Một cửa liên thông".
Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBND
phường giao.
+ Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáo
dục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hoá, văn nghệ, thông
tin tuyên truyền, thể dục thể thao, giải quyết việc làm, quản lý đền chùa. Trực
tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phổ cập giáo dục các bậc học, Chủ tịch Hội khuyến
học, trưởng ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe nhân dân; Trưởng ban Dân sốKHHGĐ, trưởng ban quản lý đền chùa; Trưởng ban chỉ đạo Đại hội TDTT cơ
sở, Trưởng ban chỉ đạo Hội diễn văn nghệ quần chúng hằng năm. Ký các văn
bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ tịch UBND phường
giao.
Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBND
phường giao.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND phường Nông Tiến giúp UBND
phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực
trên địa bàn phường theo quy định của Pháp luật.
* Phòng kế toán - tài chính:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND phường trong lĩnh vực Tài chính- kế toán trên địa bàn phường
theo quy định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng dự toán Thu, chi ngân sách phường trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai
thác nguồn thu trên địa bàn phường.
- Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách phường và thực
hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách
phường, kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế
Sinh viên: Trần Phương Thảo
7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
toán tiền mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định
của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài sản;
kiểm tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của
UBND phường theo quy định của pháp luật.
c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng Tư pháp - Hộ tịch
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND phường trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục
vụ nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn
phường trong việc tham gia xây dựng pháp luật.
- Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và của Uỷ ban nhân dân phường, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét,
quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn phường. Là cán bộ
đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn phường.
- Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận
và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật. Phối
hợp với công chức văn hoá- xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở
tổ nhân dân và công tác giáo dục tại phường.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hoà giải ở cơ
sở.
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng Địa chính - Xây dựng - Quản lý đô thị và môi trường:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo
quyền hạn của UBND cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi
trường, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp, và xây dựng nông thôn mới
( nếu có) trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Sinh viên: Trần Phương Thảo
8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây
dựng các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa
dạng sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và
xây dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường.
Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của UBND phường.
- Chủ trì phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên
địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn phường, để Chủ tịch UBND phường
quyết định, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy định của
pháp luật
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Công chức văn hoá - xã hội:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND phường trong các lĩnh vực Văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, thông tin,
truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của pháp
luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động Văn hoá, thể dục, thể thao,
du lịch, y tế, và giáo dục trên địa bàn phường; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời
sống văn hoá cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hoá trên địa bàn phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế xã hội của phường.
- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn phường;
theo dõi tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng
chính sách lao động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và
chi trả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản
Sinh viên: Trần Phương Thảo
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
lý công trình ghi công các Liệt sỹ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và
chương trình xoá đói giảm nghèo trên địa bàn phường.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác và tổ trưởng tổ nhân dân xây dựng
hương qước, quy ước của tổ nhân dân và thực hiện công tác giáo dục trên địa bàn
phường.
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng văn phòng -Thống kê
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND cấp phường trong các lĩnh vực: Văn phòng, văn thư – lưu trữ,
thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
dân tộc và thanh niên trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND
phường.
- Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp, chuẩn
bị các điều kiện phục vụ các kỳ hợp và các hoạt động của HĐND và UBND
phường.
-Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường. Thực hiện công tác
Văn thư- Lưu trữ, cơ chế "Một cửa” và “ Một cửa liên thông” tại UBND phường;
nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực HĐND, UBND xem
xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện Quy
chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của
pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế- xã hội trên
địa bàn phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường.
c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch UBND phường giao.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến
Sinh viên: Trần Phương Thảo
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.1 Vị trí, chức năng
Bộ phận văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân thuộc văn phòng Ủy ban
nhân dân phường
- Chức năng: Văn phòng là cơ quan chuyên môn làm việc của Ủy ban,
trực tiếp tham mưu, giúp việc cho thường trực UBND phường Nông Tiến trong
việc tổ chức, thực hiện các hoạt động chung theo 2 chức năng chính là tham
mưu, tổng hợp và hành chính, hậu cần cho Ủy ban. Thực hiện các công tác văn
thư – lưu trữ
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND, chủ tịch UBND phường Nông Tiến ban hành quyết định,
chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàngchương trình, biện pháp
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước thuộc lĩnh vực
quản lý được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước được giao.
- Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương, tổ chức tiếp dân và
giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định.
- Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND
phường Nông Tiến giao.
Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Uỷ ban nhân dân phường thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên phạm vi toàn phường, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm,
quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.
a) Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư
2. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về công tác
văn thư, lưu trữ.
1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến
Bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND phường Nông Tiến được bộ phận
Sinh viên: Trần Phương Thảo
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
văn phòng thống kê kiêm nhiệm.
Được bố trí tại bộ phận một cửa của Ủy ban. Được trang bị các trang thiết
bị hiện đại: máy tính, máy in, mạng internet,…phục vụ cho các nghiệp vụ của
công tác văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo
quản tài liệu tốt nhất.
Công tác văn thư – lưu trữ do đồng chí Bùi Ngọc Tuyên và đồng chí
Nguyễn Hồng Tiến phụ trách.
- Chức năng, nhiệm vụ:
+ Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của UBND
phường Nông Tiến.
+ Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cơ quan của phường đóng
trên địa bàn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của phường.
+ Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư –
lưu trữ của UBND phường theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện công tác báo cáo, thống kê văn thư – lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ
của UBND phường Nông Tiến
2.1 Công tác văn thư:
Công tác văn thư bao gồm các công việc về:
Sinh viên: Trần Phương Thảo
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, đúng thẩm quyền và kĩ thuật
trình bày theo quy định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ.
- Quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và hướng dẫn, tổ chức lập hồ sơ
công việc, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo hướng dẫn tại Thông tư số
07/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
- Quản lý sử dụng con dấu an toàn, chặt chẽ đúng quy định của Luật.
• Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư:
- Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ
về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110//2004/NĐ-CP ngày 8
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lý và sử dụng con dấu;
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ
về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001 về quản lý và sử dụng
con dấu;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và
kĩ thuật trình bày văn bản;
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của văn thư lưu trữ
Nhà nước;
- Thông thư số 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức;
2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản quản lý là các văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý
và lãnh đạo nói chung, là phương tiện quan trọng được ghi lại và truyền dạt các
quyết định quản lý và các thông tin cần thiết hình thành trong quá trình quản lý
của các cơ quan, đòi hỏi cấp dưới thi hành trong quá trình hoạt động của mình.
2.1.1.1 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
a. Thể thức văn bản
Công tác soạn thảo văn bản của UBND phường Nông Tiến đã thực hiện
đúng với quy trình, thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được quy định tại
Sinh viên: Trần Phương Thảo
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về
thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Thể thức văn bản quản lý của cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần
thể thức sau:
+ Quốc hiệu
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành
+ Số, kí hiệu văn bản
+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ kí người có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan, tổ chức
+ Nơi nhận
Đối với văn bản khẩn, mật thì văn bản phải được dấu chỉ mức độ khẩn,
mật.
Đối với các công văn, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển,… Ngoài
các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sung them địa chỉ cơ quan,
địa chỉ email, số điện thoại, số Fax của cơ quan
b. Kĩ thuật trình bày văn bản
Kĩ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang
văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và
các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi
tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy; Có thể áp dụng đối
với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kĩ thuật
khác hoặc đối với được làm trên giấy mẫu in sẵn, không áp dụng với văn bản
được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
• Kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của Phòng là đúng so với quy định
hiện hành, thể hiện ở:
- Khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản
+ Khổ giấy: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính được
trình bày trên giấy khổ A4 (210mm x 297mm)
Các loại văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi,
phiếu chuyển có thể trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên
mẫu in sẵn.
+ Kiểu trình bày: Văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính
Sinh viên: Trần Phương Thảo
14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định bản hướng theo chiều
dài).
+ Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Trang mặt trước: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20mm;
Trang mặt sau: Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25mm;
Lề trái: cách mép trái từ 15 – 20mm;
Lề phải: cách mép phải từ 30 – 35mm;
- Khi soạn thảo văn bản thì người đánh máy cũng không thể tránh được
những sai xót. Trong đó, lỗi chính tả là phổ biến nhất trong đánh máy. Tuy
nhiên, hầu hết tất cả các lỗi đó đều được phát hiện sớm và kịp sửa chữa trước
khi trình kí với lãnh đạo. Chính vì vậy, các văn bản của phòng ban hành cơ bản
là tốt và đảm bảo chất lượng văn bản đồng thời đáp ứng được mọi mục đích yêu
cầu của cơ quan đề ra.
2.1.1.2 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
UBND phường Nông Tiến chủ yếu ban hành các văn bản hành chính
thông thường ( Công văn, Kế hoạch, Báo cáo,…). Căn cứ vào chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn của phòng để ban hành các văn bản. Quy trình soạn thảo văn bản
của UBND phường Nông Tiến thực hiện như sau:
1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định
của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008 về ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, Luật số 31/2004/QH11 ngày 3 tháng 12 năm 2004 về ban hành
văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các
quy định của pháp luật hiện hành.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo
hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị, cá nhân được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Sinh viên: Trần Phương Thảo
15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý
kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; Nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản;
2.1.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt
1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản
2. Trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt
nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung them vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá
nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo
xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
2.1.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác về nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung
văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề
xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước
xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản
quyết định.
2. Cán bộ, công chức theo chức trách nhiệm vụ được giao giúp người
đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ
thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký
nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
2.1.1.5 Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy
chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền thực
hiện theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.
2.1.1.6 Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ
chức, Chánh văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định.
Sinh viên: Trần Phương Thảo
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp
luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không
thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này thì chỉ giá trị thông tin, tham
khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý
kiến ghi bên lề văn bản.
2.1.1 Quản lý văn bản
2.1.2.1 Nguyên tắc chung
- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức ban hành phải được
quản lý tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký,
trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những
văn bản đến không được đăng ký tại văn thư các đơn vị, cá nhân không có trách
nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản
đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hện giờ),
“Thượng khẩn” và “Khẩn” (gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình
và chuyển phát ngay sau khi đăng kí.
- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước được đăng ký, quản
lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước.
2.1.2.2 Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản.
- Trình, chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2.1.2.3 Tiếp nhận, đăng kí văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản
được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm
thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó, khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào
bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng
Sinh viên: Trần Phương Thảo
17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với
Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Văn phòng để xử lý.
- Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
- Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
Mẫu dấu đến ( phụ lục 2)
Sổ đăng ký văn bản đến ( phụ lục 3)
2.1.2.5 Trình, chuyển giao văn bản đến
- Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để
xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
- Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư
đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
- Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản.
2.1.2.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức theo thời
hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời
hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
- Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã
được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnh đạo cơ
quan. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
- Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức
về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo
cho các đơn vị liên quan.
2.1.2.7 Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản: Ghi số, ngày, tháng,
Sinh viên: Trần Phương Thảo
18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
năm của văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn...
- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
- Lưu văn bản đi.
2.1.2.8 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản, ghi số và
ngày tháng của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản, nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do Văn phòng-Thống kê thống nhất quản lý; trừ trường hợp
pháp luật có quy định khác. Không lấy số văn bản vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày
tết.
- Việc ghi số, ngày, tháng của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện
theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
- Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-NBV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo
quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-NBV.
- Văn bản mật được đánh số và đăng ký riêng.
2.1.2.9 Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
a. Lập sổ đăng ký văn bản
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan
quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
b. Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục số 3)
Sinh viên: Trần Phương Thảo
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.1.2.10 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật
* Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ
sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản
không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm
theo để lưu ở văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn
bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ
chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội
dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng,
không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan và được thực hiện
theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
* Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
b) Dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và dùng mực dấu màu
đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo: Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục
văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
* Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC,
HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Điểm b, khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bầy văn bản hành chính.
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu
Sinh viên: Trần Phương Thảo
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA
ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ
LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn
bản được thực hiện theo Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bầy văn bản hành chính.
2.1.2.11 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi
* Thủ tục phát hành văn bản
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
* Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát
hành ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản: "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN",
"THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục
hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện phải được đăng ký vào sổ
gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện
kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản cho đơn vị, cá nhân trong cơ quan
hoặc cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ
chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
* Văn bản đi có thể được chuyển phát bằng các hình thức: chuyển trực
tiếp; qua bưu điện; qua máy Fax hoặc qua mạng. Văn thư có trách nhiệm theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi. Đối với văn bản gửi qua mạng, Fax sau đó văn
thư phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định của Nhà nước
Sinh viên: Trần Phương Thảo
21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
* Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan
và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. Bản gốc lưu tại Văn
thư cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
* Ngoài các quy định đã nêu tại Khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này, các nội
dung khác quy định về quản lý văn bản số thực hiện theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và các văn bản quy
phạm pháp luật hiện hành có liên quan.
2.1.3 Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
2.1.3.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ:
Dựa vào Danh mục hồ sơ công việc đã lập vào đầu năm, việc lập hồ sơ
công việc gồm các bước sau:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
c) Kết thúc hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau, phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc;
c) Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2.1.3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài
liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức
biết và phải được sự đồng ý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ
lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ
hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức
hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức
làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
Sinh viên: Trần Phương Thảo
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây
dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập
02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu.
Lưu trữ cơ quan, tổ chức và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
2.1.3.3 Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức:
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Trách nhiệm của Văn phòng-Thống kê:
a) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ
tại cơ quan, tổ chức;
b) Tham mưu người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với cán bộ chuyên
môn.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc:
a) Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công
theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của Văn thư, lưu trữ (công chức Văn phòng-Thống kê) cơ
quan:
Công chức Văn phòng-Thống kê có trách nhiệm hướng dẫn các cán bộ,
công chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ
chức theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ( phụ lục số 4)
2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu
2.1.4.1 Quản lý con dấu
1. Văn phòng-Thống kê chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan,
tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan. Lãnh đạo Cơ quan chịu trách
nhiệm trước người đứng đầu bộ phận về việc quản lý và sử dụng con dấu (đối
với bộ phận có con dấu riêng).
Sinh viên: Trần Phương Thảo
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
