Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC............................................................................................................1
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT..............................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức ........................3
của cơ quan, tổ chức............................................................................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể.............................3
1.1.1.Chức năng..............................................................................................................................3
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................................................3
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể.................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ huyện Ba Bể..................4
1.2.1.Vị trí, chức năng ....................................................................................................................4
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức....................................................................................................................10
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội
vụ huyện Ba Bể.............................................................................................................................11
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: ......................................................................................11
1.3.2.Cơ cấu tổ chức:....................................................................................................................11

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ...........................................12
của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể........................................................................12
2.1. Công tác văn thư....................................................................................................................12
2.1.1. Sự chỉ đạo về công tác văn thư...........................................................................................12
2.1.2. Nội dung công tác Văn thư.................................................................................................13
2.1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản.......................................................................................13
2.1.2.2. Quản lý văn bản...............................................................................................................14
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan....................................................................18

2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................................20

Sinh viên: Nông Thị Thúy
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2. Công tác lưu trữ.....................................................................................................................21
2.2.1. Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ............................................................................................21
2.2.2. Nội dung công tác lưu trữ...................................................................................................22
2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..............................................................................22
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.....................................................................................................23
2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu.................................................................................................23
2.2.2.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ..................................................................................................24
2.2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu TLLT ....................................................................24
2.2.2.6. Công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT ........................................................................24

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị.......................................25
3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................................................25
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................25
3.1.2. Nhược điểm........................................................................................................................26
3.2. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ Phòng Nội vụ huyện
Ba Bể:............................................................................................................................................27
3.3. Một số kiến nghị ...................................................................................................................28
3.3.1. Đối với Phòng Nội vụ huyện Ba Bể......................................................................................28
3.3.2. Đối với bộ môn VTLT, Khoa Văn thư –Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội...................29

KẾT LUẬN........................................................................................................31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................31

D. PHỤ LỤC......................................................................................................32

Sinh viên: Nông Thị Thúy
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Tên chữ, cụm từ viết tắt
VTLT
UBND
HĐND
PNV
TLLT
XDCQCS
CCHC
TĐ - KT
BTHBQ

Giải thích chữ, cụm từ viết tắt
Văn thư lưu trữ
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Phòng Nội vụ
Tài liệu lưu trữ
Xây dựng chính quyền cơ sở
Cải cách hành chính
Thi đua – Khen thưởng
Bảng thời hạn bảo quản

Sinh viên: Nông Thị Thúy
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Văn thư - Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng của mỗi cơ
quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác thực hiện hoạt động quản lý hành chính thông qua các
văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, tổ
chức.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cần có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác VTLT trong lĩnh vực quản lý hành

chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ trương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Bác Hồ đã nói “ Học đi đôi với hành”, đó là một chân lý muôn thủa được
các thế hệ vận dụng có hiệu quả kết hợp với phương châm của nhà trường là “
Học thật, thi thật, ra đời làm thật” cùng với phương châm gắn liền giữa lý luận
và thực tiễn trong công tác đào tạo của nhà trường: Lấy lý luận làm điểm tựa,
làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung cho những kiến thức
mới, cập nhập và làm phong phú thêm được kho tàng lý luận. Nhằm trang bị cho
sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện các
khâu nghiệp vụ của công tác VTLT. Trường đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều
kiện cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan, tổ chức kéo dài gần một tháng, từ
ngày 01 tháng 6 năm 2016 đến ngày 20 tháng 06 năm 2016. Đợi kiến tập này
nhằm giúp cho sinh viên xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho lý
luận nghiệp vụ chuyên môn đã được học ở trường, ở lớp.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của “Phòng Nội vụ
huyện Ba Bể”, tôi đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời gian cũng như việc
Sinh viên: Nông Thị Thúy

1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thực hành các nội dung trong bản đề cương kiến tập mà thầy cô đã hướng dẫn.
Với thời gian kiến tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho tôi những
kiến thức quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà tôi đã đúc rút được để
bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưới sự hướng dẫn giúp đỡ
tận tình của các cán bộ Phòng Nội vụ trong đợt kiến tập.Trong thời gian làm

chuyên đề báo cáo mặc dù rất cố gắng nhưng vì đây là lần đầu tiên tôi được tiếp
xúc với công việc thực tế, với thời gian kiến tập không nhiều và thiếu kinh
nghiệm thực tế nên bài báo cáo của tôi còn nhiều thiếu sót và không tránh khỏi
những hạn chế nhất định. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, những
đóng góp ý kiến của các cô, chú, anh, chị trong cơ quan cũng như các thầy cô
giáo Khoa Văn Thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội để tôi có thể
hoàn thành tốt báo cáo kiến tập của mình.
Qua bài báo cáo kiến tập tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và Khoa Văn thư – Lưu trữ nói riêng
đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền đạt cho tôi những kiến thức vững chắc về
nghiệp vụ công tác VTLT để tôi có thể tự tin khi ra trường làm việc trong thực
tế.
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Ba Bể cùng toàn
thể các cô, chú, anh, chị đã giúp tôi có niềm tin và lòng say mê nghề nghiệp
cũng như nhận thức được phẩm chất và trách nhiệm của người cán bộ sau khi ra
trường công tác, và đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Cán sự
Hứa Thị Nhẫn – Cán bộ quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữ Phòng Nội vụ
huyện Ba Bể đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn để tôi hoàn thành tốt đợt kiến tập
này.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Ba Bể, ngày 20 tháng 6 năm2016
Nông Thị Thúy

Sinh viên: Nông Thị Thúy

2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Ba Bể
1.1.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HDND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn barn của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực
hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an
ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ
Trung ương tới cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a. Trong lĩnh vực kinh tế: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hàng năm; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; Tổ chức thực hiện
ngân sách địa phương; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã , thị trấn.
b. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai: Xây dựng
các chương trình khuyến khích phát triển nông – lâm – ngư nghiệp; Thực hiện
giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất,giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất
đai; Xét duyệt quy hoạch thủy lợi.
c. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Xây dựng kế hoạch,
quy hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
d. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Quản lý, khai thác, sử
dụng các công trình giao thông, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng.

e. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch: Xây dựng, kiểm tra việc
chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt đông thương mại và du lịch trên địa
Sinh viên: Nông Thị Thúy

3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
bàn huyện;
f. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin và thể dục thể
thao: Xây dựng, tổ chức và kiểm tra, các chương trình, đề án phát triển văn hóa,
giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ
chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
g. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường: Thực
hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất và
đời sống nhân dân ở địa phương; Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng,
chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt;
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể gồm :
-

01 Chủ tịch UBND huyện
01 Phó chủ tịch UBND huyện
11 Phòng chuyên môn
5 đơn vị sự nghiệp

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực hiện
chức năng quản lý Nhà nước về một hoặc nhiều lĩnh vực trên địa bàn huyện theo

quy định của Pháp luật. Các phòng chịu sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của UBND
huyện.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Ba Bể (Phụ lục 01)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội
vụ huyện Ba Bể.
Căn cứ theo Quyết định thành lập số 183/QĐ-UBND ngày 31 tháng 3
năm 2008 của UBND huyện Ba Bể v/v thành lập cơ quan chuyên môn. Theo đó,
Phòng Nội vụ có chức năng, nhiệm vụ sau:
1.2.1. Vị trí, chức năng
- Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, có
nhiệm vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự
nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,
Sinh viên: Nông Thị Thúy

4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua
khen thưởng; công tác Thanh niên.
- Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu
sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp
huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp
vụ của Sở Nội vụ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác

nội vụ trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
- Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về
các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn
của UBND cấp tỉnh;
+ Trình UBND cấp huyện quyết định hoặc để UBND cấp huyện trình cấp
có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND cấp huyện;
+ Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện quyết định thành lập, giải
thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của pháp
luật.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế
Sinh viên: Nông Thị Thúy

5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hành chính, sự nghiệp hàng năm;

+ Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên
chế hành chính, sự nghiệp;
+ Giúp UBND cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp cấp huyện và UBND cấp xã.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Giúp UBND cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện
việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công của UBND cấp
huyện và hướng dẫn của UBND cấp tỉnh;
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của UBND cấp xã; giúp UBND cấp huyện trình UBND cấp
tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp UBND cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,
chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình HĐND cùng
cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;
+ Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của thôn, làng, bản, tổ dân phố
trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn,
làng, bản, tổ dân phố.
- Giúp UBND cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo
việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp UBND cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều
động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị trấn và
Sinh viên: Nông Thị Thúy

6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
thực hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách
xã, phường, thị trấn theo phân cấp.
- Về cải cách hành chính:
+ Giúp UBND cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và UBND cấp xã thực hiện công tác cải cách hành chính ở
địa phương;
+ Tham mưu, giúp UBND cấp huyện về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh
cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo UBND
cấp huyện và cấp tỉnh.
- Giúp UBND cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Về công tác văn thư, lưu trữ:
+Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác VTLT;
+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện.
- Về công tác tôn giáo:
+ Giúp UBND cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo
và công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND

cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với UBND cấp huyện tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng
Sinh viên: Nông Thị Thúy

7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
cấp huyện;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thanh niên:
+ Tham mưu trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,
kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực
hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên.
+ Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế
hoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt.
+ Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên được giao.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBND cấp
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ
trên địa bàn.

- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy
định của pháp luật và theo phân cấp của UBND cấp huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của UBND cấp huyện.
- Giúp UBND cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND xã, phường, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác
được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.Sinh viên: Nông Thị Thúy

8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND cấp huyện.

Sinh viên: Nông Thị Thúy

9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Phòng Nội vụ huyện Ba Bể gồm có 01 Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng
phòng, 05 công chức trong đó có 01 cán bộ Văn thư – Lưu trữ.
- Trưởng phòng: Đ/c Trung Ngọc Mẫn
Lĩnh vực phụ trách: Phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân
dân, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ các hoạt động của phòng.
- Phó Trưởng phòng: Đ/c Nông Văn Tấn
Lĩnh vực phụ trách: Giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt
công tác, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt được Trưởng phòng ủy nhiệm
điều hành các hoạt động của phòng.
Là phó tài khoản đơn vị, phụ trách mảng xây dựng chính quyền cơ sở.
Trực tiếp xây dựng các kế hoạch và công tác báo cáo hàng tháng, quý và cả năm
của đơn vị.
- Công chức:
+ Ma Thị Miên - Chuyên viên
Quản lý công chức, viên chức cấp huyện, công tác đào tạo, bồi dưỡng,
giải quyết chế độ chính sách cho công chức, viên chức.
+ Nông Thanh Lâm - Chuyên viên
Quản lý cán bộ, công chức cấp xã, công tác đào tạo, bồi dưỡng, giải quyết
chế độ chính sách, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức cấp xã; Công tác
quản lý địa giới hành chính.
+ Trần Tiến Thành - Chuyên viên
Phụ trách công tác Thi đua - khen thưởng; Công tác Tôn giáo; Công tác
cải cách hành chính.
+ Chu Ngọc Danh – Chuyên viên
Phụ trách công tác thanh niên; Nghị quyết 30a; Quản lý hội.
+ Hứa Thị Nhẫn – Cán sự
Sinh viên: Nông Thị Thúy

10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Phụ trách công tác quản lý Nhà nước về Văn thư – Lưu trữ.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể (Phụ lục 02)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
Văn thư, Lưu trữ Phòng Nội vụ huyện Ba Bể
Công tác Văn thư – Lưu trữ là một trong những lĩnh vực chuyên môn
thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ.
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được bố trí một phòng làm việc riêng biệt
thuộc đơn vị Phòng Nội vụ. Được trang bị các trang thiết bị hiện đại như: máy vi
tính, máy in, máy photo copy, mạng internet, . . . .phục vụ cho các nghiệp vụ của
công tác Văn thư - Lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ, giá để
bảo quản tài liệu được tốt nhất.
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
- Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện Ba Bể;
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và Lưu trữ huyện.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật.
1.3.2.Cơ cấu tổ chức:
Vì số lượng công việc không nhiều nên Phòng Nội vụ huyện Ba Bể chỉ bố
trí một Cán bộ phụ trách công tác VTLT do Đ/c Hứa Thị Nhẫn – Tốt nghiệp

Trường Trung học Văn thư lưu trữ Trung ương I phụ trách.

Sinh viên: Nông Thị Thúy

11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ
của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể
2.1. Công tác văn thư
2.1.1. Sự chỉ đạo về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan của Nhà nước kết quả của
công tác Văn thư là sự khởi đầu, là tiền đề cho công tác Lưu trữ. Công tác Văn
thư được thực hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã hội.
Trong quá trình hoạt động, Phòng Nội vụ huyện Ba Bể đã tham mưu cho
UBND huyện ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo làm hành lang pháp lý
cho công tác văn thư được thực hiện thống nhất trên địa bàn huyện, các xã, thị
trấn. Mở các lớp tập huấn công tác văn thư, đưa cán bộ đi học nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ.
Bên cạnh đó, Cán bộ Văn thư của Phòng Nội vụ huyện còn sử dụng một
số văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện các nghiệp vụ về công tác Văn thư của
Nhà nước:
1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức kĩ thuật soạn thảo văn bản;
2. - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;

3. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/ NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004;
4. - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
5. - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 5 năm 2009 của Chính
phủ về sửa đỏi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
6. Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 thông tư
của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.
Sinh viên: Nông Thị Thúy

12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.1.2. Nội dung công tác Văn thư
Công tác văn thư của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể bao gồm các công việc
về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành
trong quá trình hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể; Lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quản lý và sử dụng con dấu trong công
tác văn thư.
2.1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Phòng Nội vụ huyện Ba Bể có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính
bao gồm các loại văn bản như: Kế hoạch, báo cáo, tờ trình, thông báo, công văn,
kế hoạch, biên bản . . .
a. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:

Văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể
thức kĩ thuật soạn thảo văn bản.
b. Soạn thảo và ban hành văn bản bao gồm:
• Soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách ở Phòng
Nội vụ huyện đảm nhận.
Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ
quan giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo văn bản.
Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách
nhiệm:
-

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản;
Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;
Soạn thảo văn bản;
Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan tiếp thu ý

kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan cho Trưởng
phòng hoặc Phó Trưởng phòng;
• Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
Sinh viên: Nông Thị Thúy

13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Bản thảo phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt (Trưởng
phòng hoặc Phó Trưởng phòng).
- Trong trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
• Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng là người có thẩm quyền kiểm tra
văn bản trước khi ban hành.
• Ký văn bản
Trưởng phòng có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan ban hành,
hoặc có thể giao cho Phó Trưởng phòng ký thay.
• Đánh máy, nhân bản
Việc đánh máy nhân bản phải đảm bảo những yêu cầu:
- Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản;
- Nhân bản đúng số lượng quy định;
- Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
2.1.2.2. Quản lý văn bản
* Nguyên tắc chung:
- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến của cơ quan phải được tập chung tại
Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng
ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có
đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng
khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là bản khẩn) phải được đăng ký, trình và
chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ
tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

- Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước ( sau đây gọi là
Văn bản Mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành và
Sinh viên: Nông Thị Thúy

14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
bảo vệ bí mật Nhà nước.
Bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến trong 02 năm của Phòng Nội
vụ huyện Ba Bể:
Năm

Số lượng
Văn bản đi
Văn bản đến
Báo cáo
Công văn
2014
44
160
480
2015
76
162
522
Qua bảng thống kê số lượng văn bản đi, đến của PNV huyện Ba Bể trong
02 năm gần đây, tôi thấy số lượng văn bản đi, đến của Phòng không nhiều, sự

chênh lệch giữa các năm không lớn.
a. Quản lý văn bản đi
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày,
tháng, năm của văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo Trưởng phòng
xem xét, giải quyết.
- Ghi số của văn bản:
Tất cả văn bản đi của cơ quan, đều được đánh số theo hệ thống số chung
của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý , trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác.
Việc ghi số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định hiện hành
của pháp luật.
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định hiện hành của
pháp luật.
- Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản trên máy vi tính.
Sinh viên: Nông Thị Thúy

15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Lập sổ đăng ký văn bản đi: Mỗi năm Phòng ban hành dưới 500 văn bản đi

nên lập một sổ đăng ký văn bản đi cho tất cả các loại văn bản.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (Phụ lục 03)
Phần đăng ký văn bản đi (Phụ lục 04)
Bước 3: Nhân bản và đóng dấu
- Nhân bản: Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định
ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
- Đóng dấu: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản
chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi
đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên
trái.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
- Thủ tục phát hành văn bản:
+ Lựa chọn bì
+ Viết bì
+ Vào bì và dán bì
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
Mẫu bì văn bản và cách viết bì văn bản: (Phụ lục 05)
-

Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát

hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành
sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi chuyển phát văn bản đi.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản
chính lưu trong hồ sơ công việc.

b.Quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các văn bản, tài liệu, thư từ do cơ quan nhận được từ
Sinh viên: Nông Thị Thúy

16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
bên ngoài cơ quan gửi đến.
Quy trình xử lý văn bản đến của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể được thực
hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, CB Văn thư của phòng sẽ kiểm tra số
lượng bì, kiểm tra số lượng bì, tình trạng của bì, kiểm tra nơi nhận và dấu niêm
phong (đối với văn bản mật), kiểm tra đối với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Phân loại bì: loại được bóc bì (Bì gửi chung cho cơ quan); loại VT không
được bóc bì (Văn bản mật, ghi đích danh người nhận văn bản) .
Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký
tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến.
- Đăng ký văn bản đến:
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến trên máy vi tính (Ảnh
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm mà cơ quan lập sổ đăng ký cho
phù hợp.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục 06)
Phần đăng ký văn bản đến (Phụ lục 07)
Bước 2: Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến Văn thư phải được kịp thời trình người có
thẩm quyền xem xét, cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Trưởng phòng có
trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời văn bản đến của cơ quan và phối hợp
với các đơn vị khác giải quyết văn bản đến có liên quan.
Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn
bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan; theo thời hạn
Sinh viên: Nông Thị Thúy

17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2.2.1.3. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Tác dụng của việc lập hồ sơ:
- Đối với cá nhân:
Giúp mỗi cán bộ, nhân viên sắp xếp giấy tờ khoa học, quản lý chặt chẽ tài
liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến và nâng cao
hiệu quả giải quyết công việc, tạo tác phong làm việc khoa học
- Đối với cơ quan:
+ Tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp
thời, mang lại hiệu quả;
+ Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan;
+ Quản lý toàn bộ công việc và hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ
quan;

+ Giữ gìn các chứng cứ pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, thanh tra
và giám sát;
+ Là công cụ để kiểm soát, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác
nghiên cứu trước mắt và về sau;
+ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ;
+ Không phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu.
Chọn ra những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh bỏ sót,
thất lạc hồ sơ có giá trị cao và hạn chế việc giữ những giấy tờ hết giá trị, không
cần thiết.
* Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của Phòng Nội vụ
huyện Ba Bể
- Hồ sơ công việc:
VD: Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ gồm các văn bản:
+ Các văn bản đề nghị, chỉ đạo,hướng dẫn việc bổ nhiệm cán bộ;
+ Tài liệu là quá trình lấy phiếu tín nhiệm của cán bộ trong đơn vị;
+ Các tài liệu về lý lịch và quá trình công tác của cán bộ;
Sinh viên: Nông Thị Thúy

18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Biên bản cuộc họp và ý kiến của các tổ chức Đảng, Chính quyền và các
cán bộ đề nghị bổ nhiệm;
+ Quyết định của thủ trưởng cấp trên hoặc thủ trưởng cơ quan về việc bổ
nhiệm cán bộ.
- Hồ sơ nguyên tắc:

VD: Các tập văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ
- Hồ sơ nhân sự:
VD: Hồ sơ cán bộ của đồng chí Hứa Thị Nhẫn
a. Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ của Phòng Nội vụ huyện
Ba Bể
+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức
của cơ quan. Căn cứ tình hình thực tế của cơ quan, để chọn khung đề mục Danh
mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận
tiện. Cơ quan có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị
được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ cấu
tổ chức.
+ Lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần)
của Danh mục hồ sơ.
+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc
chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức.
+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ
tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.
Mẫu danh mục hồ sơ của Phòng Nội vụ huyện Ba Bể (Phụ lục số 8)
b. Phương pháp lập hồ sơ:
- Mở hồ sơ
- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
- Kết thúc hồ sơ
c. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơ
Sinh viên: Nông Thị Thúy

19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
quan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối
với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán.
- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ
sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ
sơ, tài liệu sau:
+ Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết
công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại
hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
+ Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong.
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của
đơn vị chủ trì).
+ Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu thể hiện giá trị pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan được
khẳng định trên văn bản. Vì vậy việc quản lý và sử dụng con dấu của PNV
huyện Ba Bể được thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ theo Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu và Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
Hiện nay Phòng Nội vụ huyện Ba Bể đang sử dụng các loại dấu như: Dấu
cơ quan (Dấu Phòng Nội vụ huyện Ba Bể), dấu độ khẩn, mật, dấu chức danh, . .
a. Quản lý
Con dấu được bảo quản tại phòng làm việc của Văn thư cơ quan và
CBVT có trách nhiệm quản lý con dấu của Phòng dưới sự chỉ đạo, giám sát của
Trưởng phòng; CBVT là người giữ khóa tủ để con dấu và sử dụng con dấu theo
quy định. Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của Trưởng
phòng và phải có biên bản giao nhận.

Sinh viên: Nông Thị Thúy

20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
b. Đóng dấu
- Con dấu được đóng lên văn bản của đơn vị ban hành
- Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của
pháp luật.
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn
bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên của phụ lục.
- Đóng dấu cơ quan: Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và
dung đúng mực dấu quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
phía bên trái.
- Việc đóng dấu độ mật, khẩn được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành.
Cán bộ văn thư đang đóng dấu (Ảnh 2)
2.2. Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là hoạt động nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu trong
quá trình hình thành và phát triển của cơ quan. Công tác lưu trữ là một lĩnh vực
hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề lý luận thực tiễn và pháp
chế liên quan tới tổ chức khao học tài liệu cũng như bảo quản và khai thác sử
dụng tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu
khác của công dân.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của PNV và PNV là

một bộ phận chuyên môn thuộc UBND huyện nên PNV không đủ điều kiện để
thành lập Phông lưu trữ, tài liệu được bảo quản tại kho của PNV chủ yếu là tài
liệu giấy, nội dung cơ bản của tài liệu là về công tác tôn giáo, công tác tổ chức
cán bộ, công tác thanh niên, công tác xây dựng chính quyền cơ sở . . .
2.2.1. Sự chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực
hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định
Sinh viên: Nông Thị Thúy

21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn huyện. Quy chế
góp phần tạo một hành lang pháp lý cho việc triển khai thực hiện công tác lưu
trữ đồng thời góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ trong phạm vi
toàn huyện. Cho đến nay Phòng Nội vụ huyện đã tham mưu cho UBND huyện
xây dựng và ban hành quy chế công tác VTLT huyện quy định những điều cơ
bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ.
Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ của Nhà
nước mà Phòng Nội vụ huyện đang sử dụng:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội
vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Thông tư số 09/2007/TT – BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Công văn 283/VTLTNN – NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn số 879/VTLTNN – NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Nhìn chung việc quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện đã được tổ chức, thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác lưu trữ cơ quan
được thực hiện tốt hơn thì cần có sự đôn đốc, kiểm tra,chỉ đạo về nghiệp vụ cho
Cán bộ nhiều hơn.
2.2.2. Nội dung công tác lưu trữ
2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
a. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của Phòng
Phòng Nội vụ huyện Ba Bể hiện nay chưa đủ điều kiện để thành lập
phông Phòng Nội vụ huyện. Tuy nhiên, cán bộ VTLT Phòng được UBND huyện
giao cho phụ trách quản lý Phông UBND huyện Ba Bể. Nội dung cơ bản của tài
liệu Phòng Nội vụ huyện là công tác hành chính, công tác tôn giáo, công tác
thanh niên,công tác tổ chức cán bộ . . .
Sinh viên: Nông Thị Thúy

22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A