THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BAN NỘI CHÍNH.........................3
TỈNH ỦY BẮC GIANG......................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang.....................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành...............................................................................3
1.1.2 . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................5
1.1.2.1 Chức năng:.........................................................................................5
1.1.2.2. Nhiệm vụ:.........................................................................................5
1.1.2.3. Quyền hạn.........................................................................................6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................7
1.1.3.1.Lãnh đạo Ban.....................................................................................7
1.1.3.2. Phòng theo dõi công tác các cơ quan nội chính...............................9
1.1.3.3. Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng......................10
1.1.3.4.Văn phòng Ban................................................................................11
1.2.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư.....................11
1.2.1.Về cán bộ............................................................................................12
1.2.2.Về cơ sở vật chất................................................................................12
1.2.3.Chức năng...........................................................................................12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA
BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG...................................................13
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn, thư lưu trữ của Ban Nội
chính Tỉnh ủy Bắc Giang.............................................................................13
2.1.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư................................13

2.1.2. Hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ.......................................14
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu trữ của
Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang..............................................................14
2.2.1. Đối với công tác văn thư...................................................................14
2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản.....................................14
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi..........................................................................16
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.................................................17
2.2.1.4.Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.............................................................................................................19
2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu............................................................20
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang. .21
2.2.2.1. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu.......................21
2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu...................................22
2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ......................23
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.2.4. Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
.....................................................................................................................24
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ, ĐƯA RA KHUYẾN NGHI..........26
3.1. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác Văn thư lưu trữ của Ban Nội
chính Tỉnh ủy Bắc Giang.............................................................................26
3.1.1. Ưu điểm.............................................................................................26
3.1.1.1. Đối với công tác văn thư................................................................26

3.1.1.2. Đối với công tác lưu trữ..................................................................27
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................27
3.1.2.1. Đối với công tác văn thư................................................................27
3.1.2.2. Đối với công tác lưu trữ..................................................................27
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư, lưu trữ của
Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang..............................................................27
3.3. Một số khuyến nghị giúp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của cơ quan..................................................................................................28
3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức....................................................................28
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của trường......................................29
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................30
D. PHỤ LỤC......................................................................................................31

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà
nước, thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc
trên phiến đá, gỗ,... để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh
nghiệm cho các thế hệ sau. Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước
kia được hiểu theo khái niệm nôm na là một công việc mang tính chung
chung là công việc sổ sách, giấy tờ. Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển và
từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã hội và công việc sổ sách, giấy tờ

cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công tác văn thư. Công tác văn
thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong hoạt động quản lý
Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Cũng là một bộ phận
quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như: xây
dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo cung cấp kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước
nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi
phải có đầy đủ thông tin cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau,
trong đó nguồn thông tin chủ yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí
mật của Đảng, Nhà nước. Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau
trong cơ quan. Thực hiện tốt công tác văn thư, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ,
tài liệu là tiền đề tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Khi ngồi trên ghế nhà trường, tôi đã cố gắng học hỏi từ thầy cô, bạn be
xung quanh về cách ứng xử trong cuộc sống, cố gắng trau dồi, tích lũy thêm
kiến thức về các lĩnh vực để làm hành trang vững chắc cho mình chuẩn bị
bước vào cuộc sống mới. Với phương châm“ học đi đôi với hành”, lý thuyết
gắn liền với thực tế; Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và khoa Văn thư - Lưu
trữ đã tổ chức cho các sinh viên năm ba đi kiến tập thực tế. Đây là chương
trình vô cùng bổ ích, giúp cho sinh viên năm ba chúng tôi có cơ hội dùng vốn
kiến thức đã học trong nhà trường để áp dụng, tiếp cận thực tiễn.
Theo kế hoạch của Nhà trường, Khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự quan
tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Ban Nội chính Tỉnh
ủy Bắc Giang nơi tôi kiến tập; đặc biệt là chú Chánh Văn phòng - Đặng Ngọc
Toàn và chị Nguyễn Thị Lan - chuyên viên Văn thư của Ban Nội chính Tỉnh
ủy Bắc Giang, tôi đã có 3 tuần kiến tập (từ ngày 01/6/2016 đến ngày
21/6/2016), được tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ văn thư;

được quan sát thực tế công việc Văn thư, lưu trữ, như: Xây dựng và ban hành
văn bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan, quản lý tài liệu lưu trữ và
các nghiệp vụ lưu trữ... từ đó có thêm kinh nghiệm, củng cố thêm thực tiễn và
phần kiến thức còn thiếu; là điều kiện để tôi vận dụng lý luận, kiến thức đã
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn, ren luyện kỹ năng chuyên
môn, nghiệp vụ để phục vụ cho công việc tương lai của bản thân.
Quá trình kiến tập gần một tháng là khoảng thời gian không dài, chỉ đủ
để một sinh viên năm ba như tôi bước đầu được tiếp xúc với công việc văn
phòng và công tác văn thư - lưu trữ. Hơn nữa Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc
Giang là cơ quan tham mưu của Đảng, do đó hệ thống văn bản ban hành cũng
tương đối khác biệt và đặc thù. Nhờ có sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình, cởi
mở, tạo điều điện thuận lợi của các cô chú và anh chị trong cơ quan và sự cố
gắng của bản thân, cá nhân tôi đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và
Chương trình kiến tập. Bằng tất cả tấm lòng, xin cảm ơn các cô chú, các anh
chị trong Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi hoàn
thành tốt đợt kiến tập này.
Để tổng kết những kết quả trong thời gian kiến tập tại Ban Nội chính
Tỉnh ủy Bắc Giang, tôi xin trình bày, báo cáo lại kết quả kiến tập với nhà

trường.
Bản Báo cáo kiến tập này chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót. Kính mong
các thầy cô xem xét đánh giá và cho ý kiến để cho bản Báo cáo của tôi được
hoàn thiện.
Xin chân thành cảm ơn!
Bắc Giang, ngày 16 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Kim Hằng

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BAN NỘI CHÍNH
TỈNH ỦY BẮC GIANG
1.1. Lịch sử hình thành; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tô
chức của cơ quan của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang
1.1.1. Lịch sử hình thành
Bắc Giang là vùng đất có bề dày lịch sử, trải qua các thời kỳ, tỉnh Bắc
Giang ngày nay có nhiều tên gọi và địa giới hành chính khác nhau; song mốc
lịch sử có thể xác định từ thế kỷ thứ 19. Sau nhiều lần đổi tên, sáp nhập địa

giới hành chính, ngày 06/11/1996, Quốc hội khóa IX Nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam ra Nghị quyết chia tỉnh Hà Bắc thành hai tỉnh Bắc Giang
và Bắc Ninh. Tỉnh Bắc Giang chính thức đi vào hoạt động từ ngày
01/01/1997 đến nay.
Về lịch sử hình thành: Từ khi thành lập đến nay, Ban Nội chính Tỉnh
ủy Bắc Giang đã trải qua 06 giai đoạn biến động và phát triển:
(1). Giai đoạn 1983 - 1985: Thực hiện Quyết định số 48-QĐ/TW ngày
19/7/1979 của Ban Bí thư Trung ương Đảng, ngày 02/7/1983, Ban Thường vụ
Tỉnh ủy Hà Bắc (nay là tỉnh Bắc Giang) ban hành Nghị quyết số 109-NQ/TU
về việc thành lập Ban Nội chính Tỉnh ủy. Đây là thời kỳ cả nước tiến hành sự
nghiệp xây dựng CNXH, bảo vệ chủ quyền an ninh quốc gia. Cùng với các
địa phương trong cả nước, trong giai đoạn này, Ban Nội chính Hà Bắc đã
tham mưu giúp Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo tập trung làm tốt công tác giải thích
và thi hành pháp luật; theo dõi, kiểm tra các cấp, các ngành trong chấp hành
đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các chỉ thị nghị
quyết của Tỉnh uỷ về công tác nội chính; thực hiện việc thẩm tra và báo cáo
về những vụ án quan trọng cần xin ý kiến cấp trên.
(2). Giai đoạn 1986 - 1993: Thực hiện chủ trương của Trung ương,
tháng 01/1986 Ban Nội chính tỉnh Hà Bắc giải thể, công tác Nội chính của
Đảng được giao cho Văn phòng Tỉnh ủy đảm nhiệm; giai đoạn này, Văn
phòng Tỉnh ủy thành lập Tổ Nội chính Tỉnh ủy làm công tác tham mưu giúp
cấp ủy lãnh đạo, chỉ đạo về công tác nội chính với nhiệm vụ trọng tâm tập
trung theo dõi, kiểm tra hoạt động của các ngành trong khối nội chính trong
thực hiện chức năng, nhiệm vụ; tiếp nhận xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo,
kiến nghị và tham mưu giúp Thường trực Tỉnh ủy trong lãnh đạo, chỉ đạo
công tác nội chính góp phần giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội
và tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
(3). Giai đoạn 1994 - 1996: Thực hiện Chỉ thị số 29-CT/TW, ngày
08/11/1993 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về tăng cường sự lãnh đạo của
Đảng đối với cơ quan bảo vệ pháp luật và tình hình thực tiễn của địa phương,

ngày 08/02/1994 Ban Thường vụ Tỉnh ủy Hà Bắc ban hành Quyết định số 21QĐ/TU về việc thành lập Ban Nội chính Tỉnh ủy. Trong giai đoạn này, Ban
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Nội chính đã kịp thời tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy
lãnh đạo, chỉ đạo, tăng cường củng cố các cơ quan bảo vệ pháp luật, đảm bảo
công tác an ninh trật tự, giữ gìn trật tự an toàn xã hội trên địa bàn. Theo dõi,
tổng hợp báo cáo kết quả tình hình thực hiện nhiệm vụ đấu tranh chống tham
nhũng, buôn lậu và chống âm mưu hoạt động diễn biến hòa bình trên địa bàn
tỉnh...
(4). Giai đoạn 1997 - 2000: Thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ X Quốc
hội (khóa XI); bắt đầu từ 01/01/1997 tỉnh Hà Bắc chia tách thành hai tỉnh Bắc
Giang và Bắc Ninh. Ngày 08/01/1997 Tỉnh ủy Bắc Giang (lâm thời) ban hành
Quyết định số 05-QĐ/TU về thành lập các cơ quan Đảng của Tỉnh ủy, trong
đó có Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang. Đây là giai đoạn các thế lực thù
địch, phản động chống phá chế độ ta quyết liệt. Trước tình hình an ninh chính
trị có nhiều diễn biến phức tạp, trong giai đoạn này, Ban Nội chính Tỉnh ủy
đã tham mưu giúp Ban Thường vụ Tỉnh ủy triển khai thực hiện có hiệu quả
Chỉ thị của Ban Bí thư về biên giới phía Bắc; Chỉ thị của Bộ Chính trị về tăng
cường bảo vệ an ninh quốc gia; đề ra các biện pháp phối hợp xây dựng và bảo
vệ vững chắc biên giới của Tổ quốc, tăng cường bảo vệ vững chắc an ninh
quốc gia.

(5). Giai đoạn từ tháng 7/2000 - tháng 6/2013: Thực hiện chủ trương
của Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII), ngày 12/5/2000 Ban
Thường vụ Tỉnh ủy Bắc Giang đã ban hành Nghị quyết số 168-NQ/TU giải
thể Ban Nội chính Tỉnh ủy; chức năng, nhiệm vụ của Ban Nội chính chuyển
về Văn phòng Tỉnh ủy từ ngày 01/7/2000; giai đoạn này, công tác nội chính
Đảng do Phòng Nội chính - Tiếp dân thuộc Văn phòng Tỉnh ủy đảm nhiệm.
(6). Giai đoạn từ 01/7/2013 đến nay: Để đáp ứng yêu cầu cách mạng
trong tình hình mới của đất nước; thực hiện Nghị quyết và Kết luận Hội nghị
Trung ương năm (khoá XI), Ban Nội chính Trung ương và Ban Nội chính các
Tỉnh uỷ, Thành uỷ được tái thành lập. Trong đó, Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc
Giang đi vào hoạt động từ 01/7/2013 đến nay.
Từ khi Ban Nội chính Tỉnh ủy được tái lập, việc lãnh đạo, chỉ đạo
công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng của Ban Thường vụ Tỉnh ủy
được kịp thời, sâu sát và hiệu quả hơn. Tình hình nội chính và hoạt động của
các cơ quan nội chính ở cấp tỉnh, cấp huyện được Ban Nội chính theo dõi,
cung cấp thông tin đầy đủ và đề xuất, tham mưu Ban Thường vụ, Thường trực
Tỉnh ủy lãnh đạo, chỉ đạo kịp thời; qua đó, tạo điều kiện thuận lợi để các cơ
quan nội chính thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo đúng qui định pháp luật,
nâng cao chất lượng hoạt động hơn trước. Việc kiểm tra, giám sát thực hiện
các nghị quyết, chỉ thị của Trung ương và chấp hành pháp luật của các cơ
quan tư pháp được tăng cường. Công tác đấu tranh phòng, chống tham nhũng
được phát huy, nhiều vụ việc có dấu hiệu tiêu cực, tham nhũng được phát
hiện và chỉ đạo xử lý kịp thời, góp phần ổn định tình hình và phát triển kinh
tế - xã hội. Điều đó khẳng định rằng, việc tái lập Ban Nội chính Tỉnh ủy là
chủ trương đúng đắn của Trung ương, khẳng định tầm quan trọng của công
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tác nội chính ở địa phương trong tình hình mới; gắn với việc đẩy mạnh công
tác đấu tranh phòng, chống tham nhũng, lãng phí theo chủ trương, nghị quyết
của Đảng; đáp ứng yêu cầu bức thiết trong công tác xây dựng Đảng, xây dựng
hệ thống chính trị trong sạch, vững mạnh trong tình hình hiện nay.
Hiện tại, Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang có chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn quy định tại Quyết định số 689-QĐ/TU, ngày 22/7/2013 của Ban
Thường vụ Tỉnh ủy; địa chỉ tại số 12A- Đường Hoàng Văn Thụ - TP. Bắc
Giang.
1.1.2 . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
1.1.2.1 Chức năng:
Ban Nội chính Tỉnh uỷ là cơ quan tham mưu của Tỉnh uỷ mà trực tiếp,
thường xuyên là Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ về công tác
nội chính và phòng, chống tham nhũng.
1.1.2.2. Nhiệm vụ:
* Nghiên cứu, đề xuất:
- Chủ trì hoặc phối hợp tham mưu, đề xuất xây dựng chủ trương, nghị
quyết của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ về công tác nội chính và phòng,
chống tham nhũng.
- Chủ trì hoặc phối hợp tham mưu, đề xuất cụ thể hoá chủ trương, chính
sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác nội chính và phòng,
chống tham nhũng đối với Đảng bộ tỉnh.
- Chủ trì xây dựng các đề án về công tác nội chính và phòng, chống
tham nhũng, báo cáo Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ xem xét, quyết định.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan đề xuất với Ban

Thường vụ Tỉnh uỷ cho chủ trương về hoạt động của các cơ quan nội chính ở
địa phương (toà án, kiểm sát, tư pháp, thanh tra, công an, quân sự, thi hành án
dân sự, hải quan), hội luật gia...
- Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan đề xuất với Ban
Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ cho chủ trương, định hướng xử lý
một số vụ việc, vụ án theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
* Hướng dẫn, kiểm tra
- Chủ trì hoặc phối hợp hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám
sát các cấp uỷ, tổ chức đảng trực thuộc Tỉnh uỷ thực hiện các chủ trương,
nghị quyết, chính sách, pháp luật về công tác nội chính và phòng, chống tham
nhũng ở địa phương.
- Phối hợp với các cơ quan liên quan giúp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ
Tỉnh uỷ kiểm tra, giám sát các cơ quan nội chính địa phương thực hiện các
chủ trương, nghị quyết, chính sách, pháp luật về công tác nội chính và phòng,
chống tham nhũng.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

* Thẩm định
- Chủ trì hoặc phối hợp thẩm định các đề án về lĩnh vực nội chính và
phòng, chống tham nhũng trước khi trình Tỉnh uỷ và Ban Thường vụ Tỉnh uỷ.
- Tham gia với Ban Tổ chức Tỉnh uỷ về công tác cán bộ theo phân cấp;

tham gia với các cơ quan có thẩm quyền trong việc bổ nhiệm một số chức
danh tư pháp theo quy định.
* Thực hiện một số nhiệm vụ do Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực
Tỉnh uỷ giao:
- Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ
theo dõi công tác nội chính của các huyện uỷ, thành ủy.
- Chủ trì giúp Thường trực Tỉnh uỷ việc tiếp công dân; chịu trách nhiệm
tham mưu, xử lý, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đơn thư khiếu nại, tố cáo
gửi đến Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ; đôn đốc các
huyện ủy, thành ủy và cơ quan chức năng xem xét, giải quyết theo đúng quy
định của pháp luật và Điều lệ Đảng.
- Tham mưu giúp Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Thường trực Tỉnh ủy tổ
chức giao ban định kỳ hằng quý với các cơ quan nội chính tỉnh.
- Thực hiện các công việc khác khi được Ban Thường vụ Tỉnh uỷ và
Thường trực Tỉnh uỷ giao.
1.1.2.3. Quyền hạn
- Lãnh đạo và chuyên viên của Ban Nội chính Tỉnh ủy được tham dự
các phiên họp của các ban đảng, ban cán sự đảng, đảng đoàn, các cấp uỷ trực
thuộc Tỉnh uỷ và các cơ quan, sở, ban, ngành trong tỉnh bàn về giải quyết các
vụ việc khiếu kiện đông người, phức tạp ảnh hưởng đến tình hình an ninh
chính trị, trật tự an toàn xã hội trên địa bàn; các vụ án, vụ việc quan trọng
phức tạp... theo quy định tại Chỉ thị số 15-CT/TW, ngày 07/7/2007 của Bộ
Chính trị "Về sự lãnh đạo của Đảng đối với các cơ quan bảo vệ pháp luật
trong công tác điều tra, xử lý các vụ án và công tác bảo vệ Đảng" mà các cơ
quan nội chính phải báo cáo Thường trực Tỉnh ủy.
- Được yêu cầu các tổ chức, cá nhân báo cáo hoặc cung cấp tài liệu liên
quan đến công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng khi được Thường
trực Tỉnh ủy giao.
- Các cơ quan thuộc khối nội chính thực hiện chế độ báo cáo định kỳ,
báo cáo đột xuất với Ban Thường vụ Tỉnh uỷ và ngành dọc cấp trên, đồng gửi

Ban Nội chính Tỉnh uỷ để theo dõi, tổng hợp.
- Các ban cán sự đảng, đảng đoàn, các huyện uỷ, thành uỷ, đảng uỷ trực
thuộc có trách nhiệm báo cáo tình hình đột xuất và những vấn đề quan trọng
có liên quan về công tác nội chính và phòng, chống tham nhũng với Ban Nội
chính Tỉnh uỷ.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang:

1.1.3.1.Lãnh đạo Ban
* Lãnh đạo Ban gồm Trưởng ban và các Phó trưởng ban, có trách
nhiệm lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo Quy
định số 183-QĐ/TW ngày 08/4/2013 của Ban Bí thư trung ương Đảng về
chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Ban Nội chính tỉnh ủy, thành ủy
trực thuộc Trung ương; Quyết định số 689-QĐ/TU ngày 22/7/2013 của Ban
Thường vụ Tỉnh ủy Bắc Giang quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ
máy và mối quan hệ công tác của Ban Nội chính Tỉnh ủy; các quy định của
Đảng và Nhà nước có liên quan.
* Trưởng ban

- Trưởng ban phụ trách chung, quản lý, lãnh đạo điều hành hoạt động
của Ban, chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ và Ban Nội
chính Trung ương về mọi mặt hoạt động của Ban theo chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao.
- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc, phân công nhiệm vụ cho các Phó trưởng
ban; chủ động phối hợp với cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị và người có
thẩm quyền để xử lý các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Ban và các vấn đề khác do Tỉnh uỷ giao.
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ của Ban; Chủ tài khoản và
Chủ tịch Hội đồng thi đua, khen thưởng của cơ quan.
- Triệu tập, chủ trì, kết luận các cuộc họp của Ban và lãnh đạo Ban;
quyết định những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa các Phó trưởng ban.
- Trường hợp Trưởng ban vắng mặt thì phân công, uỷ quyền cho 01
Phó trưởng ban thay mặt Trưởng ban điều hành các mặt hoạt động của cơ
quan.
- Chỉ đạo hoặc trực tiếp xem xét, giải quyết kiến nghị, khiếu nại, tố cáo
trong nội bộ cơ quan theo quy định của Đảng và Nhà nước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

* Phó trưởng ban
- Chỉ đạo xử lý lĩnh vực công tác được phân công, phụ trách phòng

thuộc Ban; giúp Trưởng ban chỉ đạo, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc,
giám sát công tác nội chính và công tác phòng, chống tham nhũng theo chức
năng, nhiệm vụ của Ban. Chịu trách nhiệm trước Tỉnh uỷ và Trưởng ban
trong việc thực hiện trách nhiệm của Phó trưởng ban và những công việc
được phân công; cùng Trưởng ban chịu trách nhiệm tập thể về các hoạt động
của Ban.
- Báo cáo Trưởng ban những vấn đề mới phát sinh thuộc lĩnh vực,
phòng được phân công phụ trách, những vấn đề mà các Phó trưởng ban đã
phối hợp giải quyết nhưng còn có ý kiến chưa thống nhất.
- Tham dự các cuộc họp theo phân công của Trưởng ban; tham gia các
chương trình làm việc của Trưởng ban với cấp ủy, tổ chức Đảng, cơ quan, tổ
chức, người có thẩm quyền trong công tác nội chính và phòng, chống tham
nhũng.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Trưởng ban giao.
* Trưởng phòng, Chánh Văn phòng (gọi là trưởng phòng)
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Trưởng Ban và Phó Trưởng ban phụ
trách phòng. Là người điều hành mọi hoạt động của phòng và văn phòng
thuộc Ban (gọi tắt là phòng); chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Ban về nhiệm
vụ được phân công.
- Quản lý cán bộ, công chức, nhân viên thuộc phòng mình phụ trách và
tài sản của phòng được giao sử dụng.
- Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo Ban về chủ trương, thực hiện các
nhiệm vụ chuyên môn của phòng, của Ban. Được tham dự một số hội nghị
của Trung ương, của tỉnh, của Ban do lãnh đạo Ban phân công.
- Tổ chức triển khai thực hiện các chủ trương, quyết định, ý kiến chỉ
đạo của lãnh đạo Ban đến cán bộ, công chức trong phòng; thực hiện chế độ
báo cáo theo quy định hoặc theo yêu cầu của lãnh đạo Ban; ký báo cáo, phiếu
trình, các văn bản của phòng trình lãnh đạo Ban.
- Phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng và cán bộ, công chức,
nhân viên; đôn đốc cán bộ, công chức, nhân viên thuộc phòng chấp hành các

quy định của Đảng, Nhà nước, các quy chế, quy định của cơ quan. Cử cán bộ
thuộc phòng đi công tác theo chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo Ban
phê duyệt hoặc phân công.
- Phối hợp với các Trưởng phòng khác giải quyết những nội dung có
liên quan giữa các phòng để thực hiện nhiệm vụ chung của Ban. Đối với
những vấn đề phát sinh vượt quá thẩm quyền thì báo cáo lãnh đạo Ban phụ
trách cho ý kiến chỉ đạo.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của phòng
báo cáo lãnh đạo Ban phê duyệt.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao.
Ngoài các nhiệm vụ trên, Chánh Văn phòng còn thực hiện một số
nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tổng hợp, trình lãnh đạo Ban thông qua các chương trình, kế hoạch
công tác tháng, năm của Ban; theo dõi, đôn đốc, phối hợp với các phòng
nghiệp vụ thực hiện chương trình, kế hoạch công tác;
- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn chuẩn bị các báo cáo
công tác tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, báo cáo năm của Ban và các văn bản
khác do lãnh đạo Ban giao; chuẩn bị nội dung và các điều kiện phục vụ các

hội nghị, làm việc thường xuyên, đột xuất của Ban.
- Tham dự, ghi biên bản và dự thảo văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo,
kết luận, quyết định (nếu có) của các cuộc họp tập thể lãnh đạo Ban khi được
giao.
* Phó Trưởng phòng, Phó Chánh Văn phòng (gọi là phó phòng)
- Chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Trưởng phòng và lãnh đạo Ban; được
Trưởng phòng phân công quản lý, điều hành một số lĩnh vực công việc; trực
tiếp xử lý một số công việc.
- Được Trưởng phòng uỷ quyền giải quyết công việc của phòng khi
Trưởng phòng vắng mặt. Tham mưu, đề xuất với Trưởng phòng và lãnh đạo
Ban về chủ trương, giải pháp thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn của phòng,
của Ban. Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Trưởng phòng và lãnh đạo Ban về
các công việc được giao.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban, Trưởng phòng
giao.
1.1.3.2. Phòng theo dõi công tác các cơ quan nội chính
* Chức năng:
Tham mưu, giúp lãnh đạo Ban đề xuất với Tỉnh uỷ những vấn đề về
lĩnh vực nội chính; theo dõi công tác các cơ quan nội chính theo quy định;
thực hiện công tác tiếp công dân và xử lý, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra các đơn thư khiếu nại, tố cáo.
* Nhiệm vụ:
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Ban giúp lãnh đạo Ban xây
dựng kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực nội chính tháng, quý, 6 tháng, năm;
tham mưu sơ kết, tổng kết các hoạt động về công tác nội chính.
- Chủ trì tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Ban xây dựng nghị quyết,
chỉ thị, đề án… của Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh uỷ; cụ thể chủ trương của
Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về công tác nội chính đối với Đảng
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

bộ tỉnh.
- Chủ trì tham mưu giúp lãnh đạo Ban theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt
động của các cơ quan nội chính...; theo dõi, tổng hợp tình hình, kết quả xử lý
các vụ việc, vụ án theo quy định của Đảng và Nhà nước;
- Tham mưu giúp lãnh đạo Ban chủ trì hoặc phối hợp trong việc hướng
dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, giám sát các cấp ủy, tổ chức đảng trực thuộc
Tỉnh uỷ trong việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước về lĩnh vực nội chính.
- Tham mưu giúp Lãnh đạo Ban Phối hợp với các cơ quan có liên quan
giúp Tỉnh ủy, Ban Thường vụ Tỉnh ủy kiểm tra, giám sát các cơ quan nội
chính trong thực hiện các chủ trương, nghị quyết, chính sách, pháp luật về
công tác nội chính.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao.
* Tổ chức bộ máy: Phòng theo dõi công tác Nội chính có Trưởng
phòng, Phó trưởng phòng và chuyên viên.
1.1.3.3. Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng
* Chức năng: Tham mưu giúp lãnh đạo Ban theo dõi công tác phòng,
chống tham nhũng trên địa bàn tỉnh theo quy định.
* Nhiệm vụ:
- Chủ trì, phối hợp với các phòng giúp lãnh đạo Ban xây dựng kế hoạch
công tác thuộc lĩnh vực phòng, chống tham nhũng tháng, quý, 6 tháng, năm;

tham mưu sơ kết, tổng kết các hoạt động về công tác phòng, chống tham
nhũng.
- Chủ trì tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Ban xây dựng nghị quyết, chỉ
thị, đề án… của Tỉnh uỷ; cụ thể chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật
của Nhà nước về công tác phòng, chống tham nhũng đối với Đảng bộ tỉnh.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các phòng thuộc Ban tham mưu giúp lãnh
đạo Ban xây dựng, thẩm định các đề án về lĩnh vực phòng, chống tham nhũng
trước khi trình Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh ủy.
- Đề xuất lãnh đạo Ban tham mưu giúp Tỉnh uỷ, Ban Thường vụ Tỉnh
ủy, Thường trực Tỉnh ủy chỉ đạo về chủ trương xử lý đối với một số vụ việc,
vụ án tham nhũng theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
- Tham mưu xây dựng các báo cáo đột xuất, chuyên đề về lĩnh vực
phòng, chống tham nhũng. Xây dựng, tổ chức thực hiện các quy chế phối hợp
giữa Ban với các tổ chức đảng, cơ quan chức năng trong lĩnh vực phòng,
chống tham nhũng.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao.
* Tổ chức bộ máy: Phòng theo dõi công tác Phòng, chống tham nhũng có
Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và chuyên viên.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.1.3.4.Văn phòng Ban

* Chức năng: Văn phòng giúp lãnh đạo Ban duy trì các hoạt động thường
xuyên của Ban và triển khai thực hiện các nhiệm vụ công tác: tham mưu, tổng
hợp báo cáo; tổ chức cán bộ; hành chính; văn thư, lưu trữ; quản trị, tài vụ; thi
đua, khen thưởng; ứng dụng công nghệ thông tin và các điều kiện đảm bảo
khác cho các hoạt động của Ban.
* Nhiệm vụ:
- Chủ trì phối hợp cùng các phòng chuyên môn tham mưu giúp lãnh đạo
Ban tổng hợp, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, chế độ thông tin
báo cáo định kỳ liên quan đến hoạt động chung của Ban.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng chuyên môn chuẩn bị chương trình, nội
dung, tài liệu, giấy mời họp, làm công tác tổ chức và phục vụ các cuộc họp,
hội nghị, làm việc thường xuyên, đột xuất của Ban.
- Tham mưu giúp lãnh đạo Ban tổ chức thực hiện các quy định của Đảng,
Nhà nước về công tác tổ chức, cán bộ trong cơ quan; công tác thi đua, khen
thưởng của Ban.
- Giúp lãnh đạo Ban xây dựng và tổ chức thực hiện công tác quy hoạch
cán bộ lãnh đạo, quản lý; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng cán bộ, công
chức;
- Giúp lãnh đạo Ban lập dự toán ngân sách, quản lý, sử dụng tài chính,
tài sản; chuẩn bị phương tiện phục vụ lãnh đạo Ban kịp thời, an toàn theo quy
định.
- Chủ trì giúp lãnh đạo Ban thực hiện việc quản lý hồ sơ cán bộ, công
chức, nhân viên; công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, phát hành, bảo mật tài liệu. In tài
liệu, tiếp nhận, chuyển giao công văn đi, đến.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan chăm lo đời sống vật chất, tinh thần,
đảm bảo quyền lợi của cán bộ, công chức và nhân viên trong Ban.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo Ban giao.

* Tổ chức bộ máy: Văn phòng có Chánh Văn phòng, ba Phó Chánh Văn

phòng, chuyên viên và nhân viên phục vụ.
Hiện nay Văn phòng của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang có 8 cán bộ:
Có Chánh Văn phòng, ba Phó Chánh văn phòng, một cán bộ Văn thư lưu trữ,
một kế toán tài vụ và hai chuyên viên văn phòng. Văn phòng Ban gồm có
phòng của Chánh Văn phòng, Văn phòng tổng hợp chung, phòng văn thư,
phòng họp.
1.2.Cơ cấu tô chức, chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư
Phòng Văn thư là một bộ phận trực thuộc Văn phòng quản lý. Phòng
Văn thư của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang nằm tại ngay Tầng 1 của cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quan để thuận tiện trong công tác giao dịch với các cá nhân, tổ chức đến liên
hệ công tác, phối hợp.
1.2.1. Về cán bộ
Phòng văn thư có hai cán bộ là phụ trách công tác văn thư và lưu trữ.
Một cán bộ chính thức và một cán bộ hỗ trợ.
1.2.2. Về cơ sở vật chất
Phòng văn thư có ba máy tính chuyên dụng, một máy tính chuyên
dùng để tiếp nhận văn bản đến, công văn đến trước khi văn bản giấy được gửi
tới cơ quan, đồng thời cũng dùng để tiếp nhận đơn thư của công dân.
- Một máy tính chuyên dụng dùng để scan văn bản, lập hồ sơ điện tử,

đăng ký văn bản di, văn bản đến và sắp xếp tài liệu đã được scan vào hệ
thống quản lý văn bản tài liệu của cơ quan để quản lý.
- Trong phòng còn có một máy phô tô, một máy scan tài liệu, một máy
in, tủ đựng chuyên dụng, két sắt để chứa những tài liệu quan trọng, quản lý
con dấu và đặc biệt là hệ thống giá để tài liệu tạm thời mà các đơn vị, cá
nhân trong Ban chuyển xuống.
1.2.3. Chức năng
Giúp lãnh đạo Ban thực hiện việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
nhân viên; công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan;
Cán bộ Văn thư thực hiện công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng
ký, xử lý và bảo mật công văn, tài liệu, văn kiện do các cơ quan, tổ chức
trong và ngoài nước (gọi chung là văn bản đến) gửi đến Ban về lĩnh vực nội
chính và phòng, chống tham nhũng; soạn thảo, phát hành, quản lý công văn,
tài liệu gửi đi của Ban (gọi chung là văn bản đi); quản lý, sử dụng con dấu
của cơ quan, của các tổ chức thuộc Ban như: Công đoàn, Chi bộ...
Thực hiện công tác lưu trữ bao gồm: thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ
chức khai thác hồ sơ, tài liệu của Ban.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA

BAN NỘI CHÍNH TỈNH ỦY BẮC GIANG.
2.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn, thư lưu trữ của
Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang.
2.1.1. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư.
Hằng năm, Nhà nước ta đều ban hành một hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên tất cả
các lĩnh vực của đời sống; đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được
thực hiện liên tục và thống nhất; xây dựng một xã hội công bằng, dân chủ và
văn minh, xây dựng Nhà nước xã hội chủ nghĩa của dân, do dân và vì dân.
Nhà nước ta đã ban hành các văn bản Luật, văn bản dưới Luật để điều
hành và quản lý Nhà nước. Trong đó về lĩnh vực công tác hành chính thì việc
tổ chức, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác văn thư nói
riêng cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực
này. Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang tiến hành quản lý công tác văn thư
của Ban thông qua hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Đảng, của
Nhà nước đã ban hành và quy chế của cơ quan.
Tại Ban Nội chính đã thực hiện nghiêm công tác văn thư, lưu trữ theo
văn bản chỉ đạo của Đảng là Hướng dẫn số: 48/HD-VPTW hướng dẫn của
Văn phòng Trung ương ngày 11 tháng 3 năm 2015 về công tác văn thư trong
các tổ chức chính trị- xã hội, Hướng dẫn số: 11/HD/VPTW, Hướng dẫn của
Văn Phòng Trung ương ngày 28 tháng 5 năm 2004 hướng dẫn về thể thức văn
bản của Đảng; Quyết định số: 518/2011/QĐ-UBND, Quyết định của Tỉnh ban
hành quy định về việc gửi, nhận văn bản điển tử và sử dụng thư điện tử trong
các cơ quan Nhà nước trên địa bàn Tỉnh Bắc Giang.
Tại cơ quan Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang hiện nay chưa ban hành
được quy chế cho riêng công tác văn thư- lưu trữ. Tuy nhiên việc quản lý
công tác văn thư lưu trữ được thực hiện chặt chẽ, chi tiết dựa Quy chế làm
việc của cơ quan (phụ lục 1).
Trong Quy chế làm việc của Cơ quan đã quy định chi tiết, cụ thể một
mục về chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn và Văn phòng Ban;

quy định trình tự công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan như xử lý, quản lý tài
liệu công tác, soạn thảo văn bản, phát hành văn bản... Đây là căn cứ pháp lý
để tuân thủ đúng các văn bản quy định của pháp luật và các văn bản quản lý,
chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ của Đảng và Nhà nước; đảm bảo cho
hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan được vận hành thống nhất, hiệu quả,
đúng quy định.
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban
Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang, công tác văn thư, lưu trữ của Ban được giao
cho Văn phòng đảm nhận. Tại đây, Ban Nội chính đã lựa chọn tổ chức hình
thức Văn thư tập trung: tất cả các công việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao
và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến; đánh máy, in; trình ký, đóng
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của cơ quan và các đơn vị trực
thuộc đều tập trung ở Văn phòng cơ quan.
Hiện nay Ban đang duy trì một cán bộ (đã biên chế) chịu trách nhiệm
chính thực hiện công tác văn thư kiêm lưu trữ và một cán bộ hỗ trợ. Với số
lượng nhân sự như vậy để đáp ứng được đầy đủ cả hai công việc văn thư và
lưu trữ là điều tương đối khó khăn. Bên cạnh đó, cán bộ đang thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ không được đào tạo chuyên ngành về văn thư, lưu trữ, chỉ
được tập huấn nghiệp vụ chuyên môn và tham gia các lớp bồi dưỡng ngắn

hạn hằng năm về công tác này nên gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến chất
lượng, hiệu quả công tác văn thư lưu trữ của Cơ quan.
2.1.2. Hoạt động quản lý đối với công tác lưu trữ.
Ban Nội chính Tỉnh uỷ là cơ quan tham mưu của Tỉnh uỷ mà trực tiếp,
thường xuyên là Ban Thường vụ Tỉnh uỷ, Thường trực Tỉnh uỷ về công tác
nội chính và phòng, chống tham nhũng.
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để
khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử… của toàn xã hội. Chính vì vậy tài liệu lưu trữ của Ban cũng có vai trò rất
quan trọng. Cán bộ văn thư cơ quan kiêm lưu trữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan
cũng thực hiện đúng với các văn bản hướng dẫn của Đảng và Nhà nước về
công tác lưu trữ như: Luật lưu trữ số 01 năm 2011 do Quốc hội khóa 13 ban
hành, hay các văn bản hướng dân chi tiết luật lưu trữ, các văn bản quy định
về đảm bảo an toàn, bí mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước hiện nay.
Riêng đối với lĩnh vực công tác lưu trữ thì cơ quan chưa ban hành được
quy chế riêng cho công tác lưu trữ. Đồng thời trong quy chế làm việc của cơ
quan cũng có vẻ ưu ái hơn cho các quy định về công tác văn thư hơn là công
tác lưu trữ.
2.2. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưu
trữ của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang.
2.2.1. Đối với công tác văn thư
2.2.1.1. Quy trình soạn thảo và phát hành văn bản.
Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang hằng năm ban hành một lượng văn
bản không lớn, khoảng 1000 văn bản mỗi năm. Các văn bản do Ban Nội
chính ban hành chủ yếu là báo cáo, chương trình, kế hoạch, công văn, giấy
mời, kết luận, quy định, quy chế, quyết định… cụ thể như:
- 256 báo cáo
- 457 công văn

- 89 quyết định
- 27 kế hoạch
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- 39 chương trình
- Còn lại là thông báo, đề án, hợp đồng, quy chế…
Ban Nội chính là cơ quan tham mưu cho Ban Thường vụ Tỉnh ủy về
công tác nội chính và phòng chống tham nhũng, do vậy các văn bản ban hành
chủ phần nhiều là văn bản báo cáo, quyết định và công văn.
Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Ban
giao cho một đơn vị hoặc chuyên viên chủ trì soạn thảo văn bản.
Chuyên viên các phòng, các cán bộ chuyên môn của các phòng được
giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm chính về nội dung, thể
thức và tiến độ thực hiện. Trên cơ sở tiếp thu ý kiến của lãnh đạo phòng và ý
kiến của các phòng, cá nhân phối hợp (nếu có), chuyên viên soạn thảo chỉnh
lý, Trưởng phòng kiểm tra, ký tắt (ký trách nhiệm) vào cuối văn bản trước khi
trình lãnh đạo Ban ký để phát hành. Lãnh đạo Ban, Trưởng phòng cùng chịu
trách nhiệm về nội dung những văn bản được giao chỉ đạo soạn thảo.
Chuyên viên được giao soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm chính về
nội dung, thể thức và tiến độ thực hiện. Văn bản dự thảo phải thể hiện đầy
đủ, chính xác ý kiến chỉ đạo và quyết định của lãnh đạo Ban; phù hợp với thể

loại và thể thức văn bản của Đảng. Tại Ban các cán bộ soạn thảo văn bản theo
đúng văn bản hướng dẫn của Đảng, Nhà nước về thể thức và kĩ thuật trình
bày như vừa nêu ở trên.
Cụ thể:

Văn bản của Ban ban hành có tuân thủ đúng các thể thức bắt buộc
mà Đảng quy định như:
1. Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"
Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có
đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban
hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề.
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
2. Tên cơ quan ban hành văn bản là Ban Nội chính Tỉnh ủy
3. Cơ quan chủ quản là Tỉnh ủy Bắc Giang.
Ví dụ : TỈNH ỦY BẮC GIANG
BAN NỘI CHÍNH
4. Số và ký hiệu văn bản
+ Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn
bản của Ban. Số văn bản viết bằng chữ số Ả Rập.
+ Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn
bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Ghi đủ tên tắt của cơ quan hoặc liên cơ

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quan ban hành; giữa số và ký hiệu có dấu gạch ngang nối (-), giữa tên loại
văn bản và tên cơ quan có dấu gạch chéo (/).
Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban
hành văn bản. Ví dụ: Số: 01-BC/BNCTU.
5. Địa điểm ngày tháng năm, tên loại và trích yếu nội dung van bản
được trình bày đầy đủ, đúng với văn bản hướng dẫn, văn bản quy định của
Đảng và Nhà nước ban hành.
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi.
Sau khi hoàn thiện dự thảo văn bản, chuyên viên soạn thảo có trách
nhiệm trình Trưởng phòng kiểm tra, ký tắt (ký trách nhiệm) vào dự thảo chịu
trách nhiệm về mặt nội dung văn bản, chuyển Văn phòng để Chánh Văn
phòng kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, kí nháy cuối phần nơi
nhận trước khi trình lãnh đạo Ban ký phát hành.
Sau đó cán bộ văn thư sẽ là người ghi số, ngày tháng lên trên văn bản
theo hệ thống số đăng ký văn bản đi của cơ quan theo số sứ tự tiếp theo trong
sổ. Số văn bản đi được cán bộ văn thư ghi bằng chữ số Ả rập và bắt đầu bằng
số 01 của ngày 01/01 và kết thúc vào 31/12 của năm.
Tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang tất cả các văn bản gửi đi phải
qua phòng văn thư và được cán bộ văn thư vào sổ đăng ký văn bản, công văn
đi. Tại đây có hai hình thức đăng ký văn bản đi là đăng ký trực tiếp trên máy
tính của phòng văn thư và đăng ký vào sổ theo phương pháp truyền thống.
Trước khi phát hành văn bản, Văn phòng Ban có trách nhiệm kiểm duyệt thể
thức, thẩm quyền văn bản lần cuối trước khi in ấn, đóng dấu, vào sổ theo dõi
và chỉ được phát hành những văn bản đã có chữ ký tắt (ký trách nhiệm) của
Trưởng phòng và chữ ký ban hành của Lãnh đạo Ban. Tất cả các văn bản khi
phát hành phải vào sổ theo dõi văn bản theo quy định.
Sau khi đăng ký văn bản đi, cán bộ văn thư tiến hành nhân bản văn bản

đúng với số lượng văn bản ghi ở phần cuối nơi nhận. Trường hợp yêu cầu sao
theo thể thức thì cán bộ văn thư tại đây tiến hành sao đúng theo thể thức mà
văn bản hướng dẫn quy định, đóng dấu cơ quan và tiến hành chuyển phát.
Khi phát hành, nếu thấy văn bản chưa đúng thể thức, có sai sót hoặc có những
điểm chưa hợp lý, cần cân nhắc về độ mật, nơi nhận, thể loại, từ ngữ thì
Phòng Văn thư trao đổi với chuyên viên soạn thảo để xử lý, quyết định. Sau
khi thống nhất cán bộ văn thư sẽ hoàn thiện thủ tục đóng dáu cơ quan, các
dấu chỉ mước độ mật, khẩn và làm thủ tục chuyển phát. Tại đây, trong trường
hợp văn bản mật cán bộ văn thư sẽ tiến hành vào bì và khi gửi có kem theo
phiếu gửi, đối với văn bản tuyệt mật thì cán bộ văn thư sẽ làm hai bì. Bì bên
trong ghi số, kí hiệu, tên cơ quan tổ chức hoặc cá nhân được gửi, đóng dấu
tuyệt mật, đóng dấu niêm phong, đóng dấu chỉ có người có tên mới được mở.
Bì bên ngoài chứa bì bên trong và phiếu gửi.
Theo quy định chung của ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang, tất cả các
văn bản đi do cơ quan phát hành phải phát hành đúng theo quy định của cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quan đặt ra là chuyển giao ngay trong ngày và muộn nhất là buổi sáng ngày
hôm sau. Công văn chuyển cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân thông qua hai
hình thức chủ yếu là chuyển giao trực tiếp và chuyển qua bưu điện. Ngoài ra
Ban còn chuyển giao văn bản qua mạng nội bộ của Đảng và mạng intenet,

song sau đó vẫn gửi văn bản giấy kem theo. Tuy nhiên dù là chuyển giao ở
hình thức nào thì cán bộ văn thư vẫn là người kiểm soát và văn thư đều phải
vào sổ theo dõi. Trường hợp chuyên viên trực tiếp chuyển công văn đi phải
thông qua văn thư để vào sổ theo dõi và xử lý.
Văn thư chỉ được gửi đến các cơ quan, người nhận văn bản ghi tại mục
Nơi nhận; tuyệt đối không được gửi, hoặc phôto văn bản cho những tổ chức,
cá nhân không có tên ở mục nơi nhận khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo
Ban. Tại đây văn bản đi tuyệt mật được gửi bằng hai bì; bì trong đóng dấu
tuyệt mật và niêm phong; bì ngoài đóng dấu ký hiệu “A”. Văn bản tối mật
hoặc mật gửi bằng một bì, có đóng dấu “B” hoặc “C”. Trường hợp gửi văn
bản tuyệt mật, tối mật, mật trong nội bộ cơ quan thì gửi bằng một bì và có dấu
“A”, “B” hoặc “C”. Sau khi văn bản được gửi tới các cơ quan, tổ chức thì bán
bộ văn thư vẫn luôn luôn luôn phải theo dõi văn bản đi. Trong một số trường
hợp có bì văn bản gửi về thì cán bộ văn thư phải ghi vào ghi chú của sổ
chuyển giao văn bản là văn bản bị trả về là đã gửi nhưng không chuyển được.
Ngay sau khi phát hành văn bản, Phòng Văn thư phải lưu bản gốc có chữ ký
trực tiếp của lãnh đạo Ban và ý kiến chỉ đạo phát hành của lãnh đạo Ban hoặc
ý kiến đề nghị phát hành của Trưởng đơn vị. Cán bộ văn thư tập hợp lại các
bản lưu thành tập lưu văn bản theo số thứ tự của văn bản.
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản
Văn thư là đầu là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản gửi đến Ban
.Cán bộ, công chức, nhân viên của Ban khi trực tiếp nhận các văn bản đến của
các cơ quan, tổ chức gửi Ban phải giao lại cho Phòng văn thư để cán bộ Văn
thư vào sổ để theo dõi và xử lý theo quy định. Hằng năm, Ban Nội chính
Tỉnh ủy tiếp nhận khoảng 6000 văn bản đến, đó là một con số tương đối lớn.
Nội dung văn bản, tài liệu tiếp nhận rất đa dạng. Tuy nhiên việc đăng ký văn
bản đến vẫn được cán bộ văn thư duy trì như đăng ký văn bản đi, đăng ký
bằng sổ truyền thống và đăng ký bằng máy.
Là một cơ quan mới được thành lập chưa lâu, song có chức năng nhiệm

vụ quan trọng và đặc thù, lại được Ban Thường vụ Tỉnh ủy quan tâm đầu tư
về cơ sở vật chất hiện đại, có các phần mềm chuyên dụng để nhận văn bản
điện tử, phần mềm tiếp nhận và xử lý đơn thư, phần mềm quản lý văn bản
đến, phần mềm lưu trữ các tệp văn bản đã được scan vào máy, lập hồ sơ và
lưu trữ tự động trong máy.
Việc tiếp nhận, chuyển giao và xử lý đơn thư thực hiện theo Quy định
về xử lý đơn thư của Ban.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Khi tiếp nhận bì văn bản đến, cán bộ Văn thư của ban kiểm tra, đối
chiếu nơi gửi, nơi nhận, số và ký hiệu... với sổ giao nhận, nếu đúng mới ký
nhận. Khi mở bì, cán bộ văn thư kiểm tra kỹ các mối dán, dấu niêm phong ;
không để sót, nhàu nát, rách văn bản; đóng dấu đến, công văn đến lên góc
phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn bản đến.
Các bì có dấu khẩn, thượng khẩn, hoả tốc và mời họp cán bộ văn thư
mở và trình ngay người có thẩm quyền xử lý.
Việc đăng ký và theo dõi xử lý văn bản đến cũng được cán bộ văn thư
và các cán bộ trong cơ quan thực hiện một cách nghiêm túc.
Cán bộ văn thư ghi số, ngày đến trong khung dấu đến. Sau đó cán bộ
Văn thư đăng ký văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy tính của

cơ quan, và đăng kí vào sổ đăng ký văn bản đến. Tại đây vẫn luôn duy trì hai
hình thức đăng ký văn bản đến đề phòng những trường hợp rủi ro, và sự cố
có thể sảy ra để cứu tài liệu. Sau đó cán bộ Văn thư chuyển cho lãnh đạo Văn
phòng xử lý.
Việc xử lý và quản lý tài liệu công tác thực hiện theo quy định về công
tác văn thư, lưu trữ và quy định sau:

Thông thường, sau khi Văn thư nhận được văn bản, tài liệu hay
công văn thì cán bộ văn thư sẽ tiến hành chuyên giao ngay sau khi làm một
số thủ tục tiếp nhận hoặc muộn nhất là vào sáng hôm sau. Đồng thời sau khi
Lãnh đạo Ban đã phân công Người giải quyết công việc thì cán bộ Văn thư
cũng sẽ tiếp nhận lại, làm một số thủ tục cần thiết như sao,chụp, phô tô và
một số thủ tục khác và tiến hành chuyển giao ngay cho cán bộ phụ trách giải
quyết công việc ngay. Tất cả các việc sao, chụp, cung cấp tài liệu Mật, Tối
mật, Tuyệt mật phải được sự đồng ý của lãnh đạo Ban và quản lý, sử dụng
theo đúng quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
Các phòng, cán bộ, công chức, nhân viên khi trực tiếp nhận các tài liệu
do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi cho Ban phải chuyển tài liệu đó
cho Văn phòng để xử lý theo quy định chung.
Cuối năm các phòng, các cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm tập hợp
tài liệu, hồ sơ và lưu trữ theo quy định hiện hành.
Chánh Văn phòng Ban có trách nhiệm theo dõi, quản lý và tham mưu
giúp lãnh đạo Ban xử lý văn bản đến; kiểm tra nội dung Phiếu trình, thể thức
và nội dung dự thảo văn bản trình ký.
Cán bộ Văn thư không được bóc những bì công văn thuộc loại tối mật,
tuyệt mật, hoặc những bì có dấu "riêng người có tên mở bì" và bì có yêu cầu
chuyển trực tiếp đến các đồng chí lãnh đạo Ban. Đối với những bì này, sau
khi đăng ký ngoài bì, chuyển thẳng cho lãnh đạo Ban phân phối văn bản thì
cán bộ văn thư sẽ chuyển văn bản đến đơn vị,cá nhân có trách nhiệm xử lý.
Nếu nội dung văn bản không mật, lãnh đạo Văn phòng cho cán văn thư chụp

gửi đến đơn vị, chuyên viên có liên quan để biết hoặc cùng phối hợp xử lý.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Do quy định của Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang về tổ chức hình
thức công tác văn thư theo mô hình tập trung nên tất cả các văn bản đến tiếp
nhận đều phải được qua bộ phận văn thư mới là chính thống. Các đơn vị, cá
nhân chỉ có trách nhiệm xử lý các văn bản đến đã đăng ký ở Phòng Văn thư.
Trường hợp văn bản cần xử lý gấp (chưa kịp đăng ký) thì ngay sau khi xử lý
xong phải chuyển lại cho Phòng Văn thư để đăng ký. Tại đây, cán bộ, chuyên
viên được giao xử lý văn bản đến phải bảo đảm tiến độ, thời gian ghi trong
văn bản; bảo mật thông tin văn bản đến theo quy định,những văn bản cần xử
lý gấp thì đề xuất ngay với Trưởng đơn vị để báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Ban
phụ trách.
2.2.1.4.Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan
Theo như quy định hiện hành, Cán bộ chuyên môn, chuyên viên trong
Ban trong quá trình giải quyết công việc phải thu thập những văn bản, giấy tờ
hình thành trong quá trình giải quyết công việc (kể cả bút phê, bút tích sửa
của lãnh đạo Ban, các ý kiến góp ý quan trọng…)để lập thành hồ sơ. Cuối
năm, các bộ chuyên môn, chuyên viên nộp về phòng văn thư của cơ quan để
lưu trữ. Sau khi giải quyết xong công việc, các bộ chuyên môn, chuyên viên

bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; Rà soát, loại ra khỏi hồ sơ những
tài liệu trùng, thừa, bản nháp, bản thảo và tài liệu tham khảo không cần
thiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự nhất định, thường là theo trình độ giải quyết
công việc (có thể theo trật tự thời gian, nhóm vấn đề hoặc mức độ quan trọng
của tài liệu…);Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nếu nội dung hồ sơ chưa phù hợp với
tiêu đề dự kiến ban đầu. Sau đó tiến hành giao nộp vào lưu trữ hiện hành.
Tuy nhiên theo khảo sát thực tế tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang,
Việc lập hồ sơ chỉ mới dùng lại ở giai đoạn thu thập tài liệu vào hồ sơ rồi giữ
lại lưu trữ tại đơn vị. Hoàn toàn chưa có việc lập danh mục tài liệu có trong
hồ sơ. Cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ quan.
Đối với quy định hiện hành thì thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu:
Sau một năm, kể từ ngày công việc kết thúc (đối với tài liệu hành
chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin);Sau ba
tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán (đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng
cơ bản); Sau một tháng đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật
mang tin khác. Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng hồ sơ,
tài liệu (đã đến hạn nộp lưu) thì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Ban phụ trách và
phải lập danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Phòng Hành chính để theo dõi;
thời gian giữ lại không quá hai năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu hồ sơ, tài
liệu. Tuy nhiên tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang thì thời hạn giao nộp
chưa thực hiện được đúng so với quy định Nhà nước.
Nguyên nhân của tình trạng này là do nhận thức không đầy đủ về vai
trò của tài liệu lưu trữ của các cấp lãnh đạo, của các phòng ban trong cơ quan
và của các cán bộ chuyên môn, chưa có sự chỉ đạo quyết liệt bằng văn bản
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

của cơ quan nhà nước cấp trên. Thêm vào đó, Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc
Giang còn là một cơ quan mới đi vào hoạt động nên đang trong quá trình
củng cố và hoàn thiện nên hệ thống văn bản chưa nhiều, thêm vào đó điều
kiện về nhân lực và vật lục còn hạn chế nên Ban tiến hành tổ chức giao nộp
tài liệu vào cuôi mỗi năm. Cán bộ văn thư kiêm phụ trách công tác lưu trữ
nên tất cả tài liệu của các vụ án, các văn bản xử lý công việc, các tài liệu rời
lẻ… đều được giao nộp tập trung về phòng văn thư.
Thủ tục giao nộp hồ sơ tài liệu cũng chưa được chú trọng, nhìn chung
thực hiện chưa được tốt, chưa đúng theo quy định. Việc giao nộp đơn thuần
cũng chỉ là chuyển tài liệu về phòng văn thư mà không hề có sự xuất hiện của
biên bản giao nhận tài liệu.
Theo quy chế của cơ quan, hằng năm Văn phòng có trách nhiệm:
Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu; cấp
bìa hồ sơ, mục lục hồ sơ cho các đơn vị, cá nhân;
Ban hành Danh mục hồ sơ và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Ban;
Nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu vào Quý I hằng năm;
Lập hồ sơ thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao.
Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo chuyên viên lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị để lưu trữ đúng quy định.
Cán bộ được cử đi học, công tác dài hạn, chuyển công tác khác hoặc
nghỉ hưu phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trưởng đơn vị hoặc Văn phòng.
Tuy nhiên việc lập danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu vào ban vẫn chưa
được ban hành.
2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu

Phòng Văn thư quản lý chặt chẽ và sử dụng con dấu của Ban và Ban
Chỉ đạo theo đúng quy định. Tại phòng Văn thư có tủ kín dùng để bảo quản
con dấu cẩn thận, có khóa cẩn thận, chỉ có cán bộ Văn thư mới được giữ chìa
khóa và mở tủ, sử dụng con dấu, mới được đóng dấu, cán bộ Văn thư tuyệt
đối không được nhờ người khác đóng dấu hộ.
Tại đây tuyệt đối không đóng dấu khống vào các văn bản, giấy tờ khi
chưa có nội dung hoặc chữ ký của người có thẩm quyền.
Cán bộ Văn thư đóng dấu, con dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về
bên trái.
Ban Nội chính Tỉnh ủy Bắc Giang là một cơ quan của Đảng, phụ trách
lĩnh vực rất chuyên sâu, nhạy cảm có nhiểu tài liệu quan trọng, tài liệu mật,
tối mật, tuyệt mật, tài liệu cần thu hồi lại, vì vậy việc kiểm tra việc gửi, nhận
văn bản, thu hồi, hủy tài liệu cũng được thực hiện rất nghiêm túc.
Văn phòng, mà cụ thể là phòng Văn thư có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc, quản lý việc gửi, nhận văn bản rất sát. Những tài liệu cần thu hồi thì cán
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

bộ Văn thư luôn theo dõi và thu hồi đầy đủ, đúng thời hạn những tài liệu có
quy định thu hồi. Cán bộ, chuyên viên trong cơ quan trả lại đầy đủ, đúng thời
hạn các tài liệu có quy định thu hồi và huỷ các tài liệu trùng, thừa theo quy
định.

Tại đây việc bảo mật tài liệu là một trong những vấn đề quan trọng
hàng đầu trong công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. Tất cả m ọi hồ sơ, tài
liệu có độ mật được sử dụng, lưu giữ, bảo quản chặt chẽ đúng quy định của
Đảng, Nhà nước và của cơ quan về bảo mật. Tất cả tài liệu mật sau khi xử lý
xong được cán bộ văn thư phân loại, đưa vào hồ sơ lưu; cán bộ, chuyên viên
tuyệt đối không tự ý mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần thiết phải mang
tài liệu mật đi công tác hoặc về nhà riêng cần được sự đồng ý của trưởng Ban.
Những đợt nghỉ lễ, tết dài ngày phải niêm phong tủ đựng tài liệu và phòng
làm việc.
2.2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Ban Nội chính
Tỉnh ủy Bắc Giang
2.2.2.1. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
Công tác phân loại, lập hồ sơ và tiến hành chỉnh lý là công việc tiếp
theo phải làm sau khi thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.Tài liệu thu
về kho lưu trữ cần được phân loại, lập hồ sơ và làm công tác chỉnh lý để đưa
vào bảo quản. Thực hiện tốt công tác này chúng ta mới có thể tổ chức khoa
học khối tài liêu thu về và phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng và phát
huy hết được giá trị của tài liệu.
Hàng năm, Văn phòng mà cụ thể là phòng văn thư đã tiến hành tổ chức
thu tài liệu vào dịp cuối năm.
Văn phòng có nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch thu thập, khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Hướng dẫn nghiệp vụ, tổ chức nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu và thống
kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
- Chuẩn bị kho lưu trữ và các phương tiện lưu trữ.
Tại đây việc tiếp nhận tài liệu, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể,
chưa có biên bản bàn giao tài liệu.
Thành phần thu là tất cả các hồ sơ, văn bản, tài liệu của các các lãnh
đạo ban, các phòng chuyên môn và tất cả hồ sơ tài liêu có liên quan. Tất cả
tài liệu được thu thập chung vào một mối.

Ban Nội chính Tỉnh ủy chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng và phòng lưu
trữ tài liệu riêng. Vì vậy toàn bộ tài liệu thu thập về được cán bộ văn thư tiếp
nhận và để ngay tại phòng văn thư, trên hệ thống kệ giá để tạm.
Công tác phân loại tài liệu:
Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là căn cứ vào các đặc trưng
phổ biến của từng loại hình tài liệu của phông lưu trữ cơ quan để phân chia
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chúng ra thành các khối, các đơn vụ chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích
quản lý và sử dụng có hiệu quả phông lưu trữ đó.
Tuy nhiên Ban Nội chính là một ban chuyên môn đặc thì và mới được
thành lập khá mới, cho nên khối lượng tài liệu lưu trữ sản sinh ra không
nhiều, tài liệu giao nộp còn chưa được lập hồ sơ, tài liệu còn bó gói rời lẻ,
cho nên để lập một phương án phân loại tài liệu theo các phông là một bước
còn xa.
Nguyên nhân của tình trạng này là do tài liệu trong quá trình sản sinh,
giải quyết công việc tại các đơn vị là tài liệu chuyên môn. Chưa có danh mục
hồ sơ tài liệu nộp lưu ban hành nên tài liệu hình thành ra lưu trữ tại đơn vị
theo dõi, giải quyết công việc. Đồng thời một số cán bộ cũng chưa có ý thức
trong việc lập hồ sơ và bản mục lục hồ sơ kem theo, mỗi khi có đợt tổ chức
thu tài liệu là chuyển tất cả về phòng văn thư, sau đó cán bộ văn thư sẽ là

người phân loại, sắp xếp, chỉnh lý lại tài liệu, lập hồ sơ. Đồng thời tại ban chỉ
có một cán bộ văn thư kiêm lưu trũ nên khối lượng công việc là rất lớn nên
lượng công việc lớn, tài liệu dồn ứ, chưa được chỉnh lý.
Ban Nội chính chưa bố trí được kho lưu trữ, nên dẫn tới cung chưa có
phương án biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, và
việc này sẽ được ban chỉ đạo làm trong thời gian tới.
Hiện nay, hàng chục mét giá tài liệu được thu về được trong tình trạng
chất đống, bó gói, lộn xộn, rời lẻ… Có một số ít tài liệu đã được lập hồ sơ và
chỉnh lý sơ bộ, khoảng 20 mét giá tài liệu. Điều này còn là một tồn tại đáng
lưu tâm của Ban.
Sau mỗi đợt tổ chức thu thập tài liệu của Ban vào lưu trữ cơ quan, Văn
phòng chỉ đạo, tổ chức phối hợp với phòng văn thư tiến hành chỉnh lý tài
liệu, phân loại theo phương án khoa học, thuận lợi cho công tác quản lý, bảo
quản, khai thác và sử dụng; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
Ban Nội chính là cơ quan của Đảng, tài liệu mang tính chất đặc thù và
quan trong, cán bộ văn thư lưu trữ đã đang đước đầu tiến hành chỉnh lý tài
liệu theo mặt hoạt động- nhiệm kỳ, thuận tiện cho khai thác sử dụng.
Việc chỉnh lý tuân thủ nguyên tắc không phân tán, xé lẻ tài liệu; bảo
đảm phản ánh chức năng, nhiệm vụ của Ban, của đơn vị.
2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương
pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản
cho từng loại tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức
theo giá trị của chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và
các giá trị khác, từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông
LTQG Việt Nam.

Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tại Ban Nội chính Tỉnh ủy Chánh Văn phòng là người tham mưu giúp
Trưởng ban xét duyệt thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của Ban; xét hủy tài
liệu đã hết giá trị và giám sát việc hủy tài liệu.
Hiện nay Ban Nôi chính Tỉnh ủy Bắc Giang chưa xây dựng được bảng
thời hạn bảo quản cho cơ quan mình, việc xác định thời hạn bảo quản chủ
yếu dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu của nhà nước và bảng thời hạn bảo
quản của trung tâm lưu trữ lịch sử Tỉnh Bắc Giang và dựa vào kinh nghiệm
của cán bộ lưu trữ khi xác định giá trị cho tài liệu lưu trữ. Điều này gây
không ít khó khăn cho việc xác đinh thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu và
việc xác đinh thời hạn bảo quản này chắc chắn không chính xác.
Thực trạng về công tác xác định giá trị tài liệu của Ban Nội chính Tỉnh
ủy Bắc Giang:
Công tác xác định giá trị tài liệu thông thường được diễn ra ở cả ba giai
đoạn là giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.Tuy
nhiên tại đây công việc xác định giá trị tài liệu chưa được chú trọng. Thực tế
tại đây công tác xác định giá trị tài liệu chưa được tiến hành, cán bộ văn thư
cơ quan chỉ thực hiện một chút trong quá trình lựa tiến hành chỉnh lý và sắp
xếp lại tài liệu. Còn lại, hồ sơ không được cán bộ chuyên môn lập hồ sơ, tất
cả tài liệu chuyển xuống phòng văn thư đều trong tình trạng rời lẻ, bó gói,
lộn xộn, và cán bộ văn thư thì chưa đủ thời gian, kinh phí và chuyên môn
nghiệp vụ để chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu. Do đó hầu hết các công việc
như tiêu hủy tài liệu cũng do cán bộ văn thư tự động làm, không có thành lập

hội đồng xác đinh giá trị tài liệu một cách nghiêm ngặt, hay cũng không có
hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu.
Cán bộ văn thư khi có thời gian sẽ chủ động làm, đem khối tài liệu ra
sắp xếp, chỉnh lý sơ bộ, phân loại, sắp xếp theo các tiêu chí như nhiệm kỳ,
năm, tên loại văn bản hay đơn thư, công văn…những tài liệu là bản gốc,
những văn bản quan trọng thì giữ lại. Tuy nhiên việc xác định giá trị tài liệu
này là chủ quan, chưa có văn bản hướng dẫn cụ thể, chưa danh mục hồ sơ tài
liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.Sách báo, tạp chí, bản sao chụp, giấy nháp
đơn vị sử dụng có thể tự hủy.
Còn lại tất cả những hồ sơ, tài liệu có giá trị được giữ lại được cán bộ
văn thư giữ lại, bảo quản tại các kệ giá để tài liệu trong phòng văn thư và sau
đó cán bộ văn thư sẽ nhập thông tin và lập hồ sơ vào máy tính để quản lý trên
phần mềm quản lý của cơ quan. Thuận tiện cho tra cứu tài liệu của cán bộ
nhân viên trong cơ quan.
2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Hằng

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B