THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
PHẦN MỞ ĐẦU

1. Khái quát về mục đích, ý nghĩa của đợt kiến tập.
Kiến tập là hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát
triển phẩm chất và năng lực nghề nghiệp cần thiết của sinh viên theo mục tiêu
đào tạo đã đề ra. Hoạt động kiến tập có vai trò quan trọng không chỉ với quá
trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của sinh viên sau này. Trong quá trình
kiến tập, sinh viên có cơ hội thâm nhập vào môi trường thực tế, tìm hiểu về cơ
quan, tổ chức, được tiếp cận và làm quen với các công việc liên quan đến
chuyên ngành văn thư – lưu trữ, được tham gia các công việc mà cơ quan, tổ
chức phân công, tạo cơ hội cho các bạn sinh viên chủ động, độc lập trong quá
trình quan sát, nhận xét, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ và quan trọng
hơn hết là nâng cao nhận thức của sinh viên về vai trò và trách nhiệm đối với
ngành văn thư – lưu trữ mà mình đang theo đuổi. Những trải nghiệm ban đầu
này giúp sinh viên tự tin hơn khi ra trường và đi tìm việc, giúp các bạn không
quá ảo tưởng dẫn đến thất vọng về thực tế khi thực sự tham gia thị trường lao
động. Kết thúc đợt kiến tập, sau khi đã được áp dụng các kiến thức học được
trong nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết được điểm

mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để
đáp ứng nhu cầu công việc và chuẩn bị hành trang để tốt nghiệp ra trường.
2. Khó khăn, thuận lợi trong quá trình kiến tập.
*Thuận lợi:
- Được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình của thầy cô trong Khoa Văn thư –
Lưu trữ và cô chủ nhiệm lớp trong quá trình viết báo cáo kiến tập.
- Được cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện
Chính trị tạo điều kiện thuận lợi trong suốt thời gian đi kiến tập tại Học viện.
- Văn phòng luôn cung cấp đủ những tài liệu cần thiết cho quá trình kiến
tập của em. Mọi tài liệu đó đều cần thiết và hết sức quý giá.
- Cán bộ nhân viên trong Văn phòng đều thân thiện, hòa nhã và nhiệt tình
trong công việc. Khi em hỏi, các anh chị đều trả lời và hướng dẫn cặn kẽ. Tham
gia làm việc với các anh chị, em được chỉ bảo làm từ công việc nhỏ nhất, tránh
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sai lầm đáng tiếc xảy ra.
*Khó khăn:
- Do thiếu kiến thức thực tế nên em gặp một chút khó khăn trong quá trình
kiến tập. Không biết sử dụng các loại máy móc văn phòng như máy in, máy
photo, máy fax...là yếu điểm của em.
- Lần đầu tiên tham gia tìm hiểu một công việc trong thực tế nên ban đầu

em khó hòa nhập với mọi người trong Văn phòng, còn rụt rè, không mạnh dạn
đề xuất ý tưởng hoặc không dám thắc mắc.
- Vì là cơ quan quân sự của nhà nước nên có rất nhiều giấy tờ, công văn
cần phải được giữ bí mật, gây khó khăn cho việc tiếp cận.
- Thời gian kiến tập không nhiều nên chưa hiểu biết cụ thể về công việc
của các phòng ban.
- Đường xá đi lại giữa nơi ở và nơi kiến tập hơi vất vả.
3.Lời cảm ơn.
Qua thời gian kiến tập tại Ban Bảo mật – Văn phòng Học viện Chính trị Bộ Quốc phòng, em xin chân thành cảm ơn cô Chu Thị Hiền – Trưởng Ban Bảo
mật cùng tập thể cán bộ nhân viên văn thư trong Văn phòng đã tạo điều kiện
thuận lợi cho em trong suốt quá trình kiến tập và tìm hiểu về công tác văn thư –
lưu trữ tại Học viện.
Bên cạnh đó, em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô trong Khoa Văn thư
– Lưu trữ, đặc biệt là cô Phạm Thị Hạnh đã chỉ dạy cho em những kiến thức,
kinh nghiệm quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập và viết báo cáo kiến
tập này.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và hạn chế
về nhận thức nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh giá và
trình bày về công tác văn thư – lưu trữ trong Văn phòng Học viện Chính trị, em
rất mong nhận được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn.

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Học viện Chính trị.
1.1.1.Lịch sử hình thành.
Sau thắng lợi của chiến dịch Biên giới 1950, cuộc kháng chiến chống thực
dân Pháp xâm lược của nhân dân ta chuyển sang một giai đoạn mới có nhiều
thuận lợi nhưng ngày càng gay go, quyết liệt hơn. Những chuyển biến của tình
hình thế giới và trong nước đòi hỏi phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng về
mọi mặt để nhanh chóng đưa công cuộc kháng chiến đến thắng lợi hoàn toàn.
Tháng 2 năm 1951, tại Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ II của Đảng,
Đảng ta đã xác định rõ mục đích, nhiệm vụ, tính chất của cách mạng dân tộc dân
chủ nhân dân, vạch rõ đường lối, phương pháp cách mạng để đưa cuộc kháng
chiến đến thắng lợi và quyết định đưa Đảng ra hoạt động công khai.
Đại hội quyết nghị: “Để đưa kháng chiến chiến đến toàn thắng, lúc này
Đảng ta phải kiện toàn sự lãnh đạo chiến tranh, tập trung lực lượng, điều động
cán bộ nhiều hơn vào công tác quân sự, hướng hoạt động của mọi ngành vào
việc phụng sự kháng chiến, đề cao việc học tập quân sự trong Đảng”.
Đại hội khẳng định sự cần thiết phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối
với lực lượng vũ trang nhân dân đáp ứng những đòi hỏi cấp bách của cuộc
kháng chiến đang ở giai đoạn quyết liệt, trong đó nhấn mạnh việc xây dựng đội
ngũ cán bộ là một vấn đề then chốt trong công cuộc xây dựng quân đội nhân
dân, chú trọng đến việc tăng cường giáo dục cho cán bộ về tư tưởng cũng như
năng lực công tác, tổ chức đào tạo và bổ túc cho cán bộ trong các trường huấn
luyện cũng như tại chức.
Quán triệt các Nghị quyết của Đảng, Tổng Quân uỷ đã quyết định tăng
cường công tác giáo dục chính trị, lãnh đạo tư tưởng, đặt giáo dục chính trị

thành vấn đề quan trọng hàng đầu trong việc xây dựng quân đội nhân dân. Tổng
Quân uỷ chủ trương lấy việc giáo dục chính trị cho cán bộ từ cấp tiểu đoàn trở
lên làm chính và quyết định mở Trường Chính trị để cán bộ quân đội được luân
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phiên về trường học tập nâng cao trình độ giác ngộ giai cấp, giác ngộ dân tộc,
nắm vững đường lối cách mạng, đường lối kháng chiến, đường lối xây dựng lực
lượng vũ trang nhân dân, xây dựng quân đội nhân dân của Đảng.
Những Nghị quyết của Đảng về xây dựng Quân đội nhân dân, về giáo dục
chính trị, nâng cao chất lượng chính trị của quân đội trong tình hình mới của
cách mạng lúc này đã đặt nền móng cho sự ra đời và phát triển của Học viện
Chính trị.
Cuối tháng 11 năm 1950 đến tháng 4 năm 1951, thực hiện chủ trương của
Đảng và Tổng Quân uỷ, Bộ Tổng tư lệnh đã quyết định mở hai lớp bồi dưỡng
chính trị ngắn ngày cho cán bộ quân đội nhằm “giáo dục tư tưởng và nâng cao
năng lực công tác cho cán bộ”. Phát huy những kết quả đã đạt được trong công
tác giáo dục chính trị cho đội ngũ cán bộ quân đội nói chung và trên cơ sở thực
tiễn của việc tổ chức 2 lớp huấn luyện chính trị nói trên, tháng 7 năm 1951,
Tổng Quân uỷ quyết định thành lập Trường Chính trị Trung cấp Quân đội nhân
dân Việt Nam (tiền thân của Học viện Chính trị ngày nay) và cử đồng chí
Nguyễn Chí Thanh, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị làm Giám đốc, đồng chí Võ

Hồng Cương làm Phó Giám đốc, trực tiếp phụ trách nhà trường.
Trong những năm đầu thành lập, nhà trường đã vinh dự được Chủ tịch
Hồ Chí Minh về thăm và huấn thị 3 lần (25/10/1951; 2/1952 và 5/1953). Ngày
25 tháng 10 năm 1951, Bác Hồ đến thăm và huấn thị cho khoá học đầu tiên của
nhà trường. Để mãi mãi ghi nhớ công ơn của Chủ tịch Hồ Chí Minh, ngày 25
tháng 10 năm 1951 được quyết định là ngày truyền thống của học viện Chính
trị.
Từ trường Chính trị trung cấp ngày đầu thành lập đến Học viện Chính trị
ngày nay là chặng đường xây dựng, chiến đấu, trưởng thành và phát triển đầy
khó khăn gian khổ nhưng cũng rất vẻ vang, gắn liền với lịch sử phát triển của
cách mạng và quân đội.
Lịch sử 60 năm xây dựng và phát triển đã hình thành nên truyền thống vẻ
vang của Học viện Chính trị anh hùng “Kiên định và phát triển, đoàn kết và kỷ
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

luật, chủ động sáng tạo, khắc phục khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ”. Phát huy
truyền thống vẻ vang của học viện Chính trị Anh hùng – đơn vị được tặng
thưởng Huân chương Sao vàng - phần thưởng cao quý nhất của Đảng và Nhà
nước, đội ngũ cán bộ, giảng viên, học viên, chiến sĩ, nhân viên Học viện đã và
đang giữ vững, phát huy cao độ sức mạnh đoàn kết, thống nhất, tích cực, chủ
động sáng tạo, quyết tâm thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc

lần thứ XI, Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quân lần thứ IX, Nghị quyết Đại hội
Đảng bộ Học viện lần thứ XIV, ghi tiếp vào trang sử của Học viện những thành
tích mới, xứng đáng với niềm tin yêu của Đảng, Nhà nước, quân đội và nhân
dân.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Đối với nhiệm vụ giáo dục đào tạo, đã chủ động nghiên cứu, tham mưu đề
xuất với Bộ Quốc phòng và Tổng cục chính trị những chủ trương giải pháp,
đồng thời tiếp tục đổi mới mô hình, mục tiêu, yêu cầu đào tạo các đối tượng,
chương trình, nội dung, phương pháp dạy, học, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị
quyết số 51 - NQ/TW của Bộ Chính trị (khoá IX) về “Tiếp tục hoàn thiện cơ chế
lãnh đạo của Đảng, thực hiện chế độ một người chỉ huy gắn với thực hiện chế độ
chính uỷ, chính trị viên trong Quân đội nhân dân Việt Nam”; nâng cao chất
lượng đào tạo các cấp học, bậc học; kết hợp đào tạo theo chức vụ và học vấn,
đảm bảo học viên ra trường trung thành vô hạn với Đảng, với Tổ quốc xã hội
chủ nghĩa và nhân dân, thực hiện tốt chức trách nhiệm vụ, có tiềm năng phát
triển, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ trong thời kỳ mới.
Về đào tạo sau đại học, Học viện đã tập trung phấn đấu, tạo sự chuyển
biến mạnh mẽ về chương trình, nội dung; tăng cường mở rộng các chuyên
ngành, mở rộng đào tạo thạc sĩ, tiến sĩ khoa học xã hội nhân văn, đảm bảo cung
cấp cho quân đội và đất nước những cán bộ khoa học có đủ năng lực thực hiện
công tác chuyên môn và nghiên cứu khoa học theo chuyên ngành đào tạo. Hiện
nay, Học viện đã mở rộng đào tạo sau đại học cho đối tượng dân sự, đào tạo cán
bộ phục vụ sự nghiệp đổi mới, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất
nước.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Công tác nghiên cứu khoa học tiếp tục được đẩy mạnh, đổi mới toàn diện;
chú trọng kết hợp nghiên cứu cơ bản với nghiên cứu ứng dụng; quan tâm xây
dựng tiềm lực khoa học, nhất là đội ngũ cán bộ khoa học đầu ngành, cán bộ
khoa học trẻ; nâng cao chất lượng các sản phẩm khoa học; phục vụ tốt hơn, kịp
thời hơn sự lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng, của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị
và trực tiếp phục vụ cho việc nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo; mở rộng
quan hệ hợp tác, liên kết nghiên cứu và ứng dụng kết quả nghiên cứu với các cơ
quan, đơn vị trong và ngoài quân đội; chủ động chuẩn bị các yếu tố cho hợp tác
quốc tế về khoa học trong lĩnh vực KHXHNVQS; nâng cao hiệu quả ứng dụng
công nghệ thông tin trong các hoạt động; đẩy mạnh nghiên cứu bảo vệ môi
trường, hoàn thành tốt các nhiệm vụ khoa học, công nghệ và môi trường, giữ
vững và nâng cao vị thế là một trung tâm nghiên cứu khoa học xã hội nhân văn
mạnh của quân đội và có uy tín của quốc gia.
Trong xây dựng Học viện, trước hết là về chính trị, tư tưởng, Đảng uỷ Học
viện đã chú trọng xây dựng bản lĩnh chính trị, đạo đức cách mạng cho cán bộ,
đảng viên, đẩy mạnh tự phê bình và phê bình; đưa cuộc vận động xây dựng,
chỉnh đốn đảng đi vào nề nếp; tổ chức thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân
chủ, xây dựng Đảng bộ Học viện trong sạch vững mạnh, tạo sự chuyển biến
mạnh mẽ về năng lực lãnh đạo và sức chiến đấu của các tổ chức cơ sở đảng.
Tích cực xây dựng và hoàn chỉnh quy hoạch đội ngũ cán bộ, tập trung xây dựng
đội ngũ cán bộ chủ chốt, đội ngũ cán bộ khoa học đầu ngành; cán bộ giảng dạy
và quản lý; gắn xây dựng lực lượng hiện tại với các thế hệ cán bộ kế cận, kế
tiếp.
Công tác hậu cần, tài chính, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần
của cán bộ, chiến sĩ được các cấp quan tâm. Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể

dục, thể thao được đẩy mạnh; phong trào thi đua quyết thắng được tổ chức có
hiệu quả, tạo ra bầu không khí chính trị tinh thần tin tưởng, vui tươi lành mạnh
trong Học viện.
Về công tác dân vận, Học viện đã thường xuyên tăng cường mở rộng mối
quan hệ đoàn kết quân dân, làm tốt Cuộc vận động “Đền ơn đáp nghĩa”, chăm
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

sóc các đối tượng chính sách, phụng dưỡng Mẹ Việt Nam anh hùng. Các đơn vị
của học viện đã thực hiện tốt công tác kết nghĩa với các phường thuộc Quận Hà
Đông; xã Phượng Tiến, huyện Định Hoá, tỉnh Thái Nguyên - nơi đóng quân của
Học viện trong những ngày đầu thành lập; thường xuyên tổ chức tốt các hoạt
động tuyên truyền, giúp đỡ các địa phương nơi học viện đóng quân. Thông qua
các hoạt động, ảnh hưởng chính trị, văn hoá của Học viện với chính quyền, đoàn
thể và nhân dân địa phương nơi Học viện đóng quân càng được củng cố, phát
triển.
Trải qua sáu mươi năm xây dựng và phát triển, bằng trí tuệ, công sức và
cả máu xương, các thế hệ cán bộ, giáo viên, học viên, nhân viên, chiến sĩ của
Học viện đã lập nhiều thành tích xuất sắc, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp
đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ của các lực lượng vũ trang nhân dân, đáp ứng
yêu cầu của sự nghiệp giải phóng dân tộc trước đây cũng như trong sự nghiệp
xây dựng và bảo vệ vững chắc Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hiện nay.

1.1.3.Cơ cấu tổ chức.

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
*Chức năng:
Văn phòng là đơn vị trực thuộc Ban Giám đốc Học viện, tham mưu cho
Ban Giám đốc trong việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động chung của
Học viện; là đầu mối tổng hợp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo của Ban
Giám đốc; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, công tác hành chính và hậu cần tại
Học viện.
*Nhiệm vụ, quyền hạn:
- Chủ trì, phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác (ngắn
hạn, dài hạn) của Học viện; làm công tác thông tin tổng hợp, định kỳ báo cáo
Ban Giám đốc kết quả thực hiện kế hoạch; sắp xếp thời gian và tổ chức các buổi
họp của Học viện do Ban Giám đốc chủ trì hoặc làm việc của Ban Giám đốc với
thủ trưởng các đơn vị trong Học viện.
- Công tác văn thư, lưu trữ: Tiếp nhận văn bản đến và chuyển phát văn
bản đi, mỗi năm nhận gồm 300 công văn đến và chuyển phát gần 700 công văn
đi, thực hiện hàng ngàn trang photocopy và hàng ngàn trang đánh máy các văn

bản của lãnh đạo Học viện được kịp thời, chính xác, ít sai sót, thực hiện hàng
trăm băng rôn, khẩu hiệu, có nhiều cải tiến trong công tác quản lý, sử dụng các
phương tiện, thiết bị văn phòng, có nhiều quan tâm đến công tác bảo vệ bí mật
Nhà nước. Soạn thảo, thẩm định, hiệu đính các văn bản của các đơn vị và của
Học viện trước khi trình Giám đốc ký ban hành. Tổ chức thực hiện và theo dõi,
kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các văn bản pháp luật của Nhà nước và văn bản
quản lý của Giám đốc Học viện.
- Theo ủy quyền của Giám đốc, Chánh Văn phòng chủ trì các cuộc họp,
làm việc với các đơn vị để thống nhất ý kiến về việc giải quyết các vấn đề mà
các đơn vị còn có ý kiến khác nhau, trình Giám đốc quyết định.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu Ban Giám đốc
trong công tác đối nội, đối ngoại; hoạt động lễ nghi, khánh tiết của Học viện.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác xuất
bản.
- Xây dựng quy định và tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng.
- Theo dõi và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị thuộc Học
viện theo chỉ đạo của Ban Giám đốc.
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật, đánh máy, thu
thập, in ấn và quản lý các loại thông tin hành chính theo quy định của pháp luật;

Tiếp nhận, xử lý, phát hành công văn, giấy tờ đi, đến, bảo quản và sử dụng con
dấu của Học viện đúng quy định của pháp luật; Quản lý và thực hiện các thủ tục
cấp phó bản, chứng thực sao y các loại giấy tờ theo quy định.
- Quản lý và điều hành phương tiện giao thông cho các công việc chung
của Học viện; liên hệ để sắp xếp, bố trí phương tiện đi lại, chỗ ở cho Ban Giám
đốc khi đi công tác.
- Giữ gìn an ninh trật tự, bảo đảm an toàn cơ quan.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan lập kế hoạch lắp đặt, sửa
chữa, mua sắm vật tư, tài sản phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu, giảng dạy,
học tập…
- Quản lý, khai thác cơ sở vật chất hiện có của Học viện để tăng nguồn
thu phúc lợi theo đúng quy định hiện hành.
- Thực hiện công tác khám, chữa bệnh ban đầu, chăm lo sức khỏe cho cán
bộ, công chức, viên chức và học viên; đảm bảo công tác vệ sinh phòng dịch và
an toàn vệ sinh thực phẩm.
1.2.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng gồm có:
-

Lãnh đạo Văn phòng.

-

Các phòng, ban chức năng gồm:

•

Ban Bảo mật.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
•

Ban quân lực.

•

Ban thông tin.

•

Ban hành chính.

•

Ban kế hoạch tổng hợp.

•

Ban thanh tra.

•

Đại đội cảnh vệ.

•

Trợ lý chính trị.

•

Ban tác chiến điều lệnh.

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Lãnh đạo Văn phòng gồm có 1 Chánh Văn phòng, 2 Phó Chánh Văn
phòng, các phòng có Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng.
Mỗi Phòng có từ 01 đến 02 đồng chí Phó Trưởng phòng làm nhiệm vụ
giúp Trưởng phòng quản lý, điều hành công việc của Phòng. Số lượng các Phó
Trưởng phòng do Giám đốc Học viện quyết định.
Hiện nay, tổng số cán bộ, công chức, nhân viên trong Văn phòng là 89
người. Tất cả đều là biên chế.

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ.
2.1.Hoạt động quản lý.
a) Phông lưu trữ.
*Xác lập phông lưu trữ.
- Tất cả khối tài liệu của Học viện và các cơ quan, đơn vị trực thuộc hình
thành trong quá trình hoạt động được xác lập là một phông lưu trữ.
- Tài liệu của phông lưu trữ phải được bảo quản tập trung, thống nhất tại
Ban Bảo mật – lưu trữ. Tên phông lưu trữ là “Phông lưu trữ Học viện Chính trị”.
*Thành phần tài liệu của một phông lưu trữ.
- Tài liệu của Học viện và các cơ quan, đơn vị ban hành.
- Tài liệu của các cơ quan, đơn vị khác gửi đến Học viện có liên quan trực
tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của Học viện và các cơ quan, đơn vị trực thuộc.
b) Nội dung quản lý công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Quản lý thống nhất nghiệp vụ ngành.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo việc thực hiện các chế
độ, quy định đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền.
- Nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn
thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên của ngành.
- Tổ chức sơ kết, tổng kết; nghiên cứu, đề xuất thực hiện công tác thi đua
khen thưởng.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực công tác văn thư – lưu trữ và bảo mật.
c) Trách nhiệm quản lý công tác văn thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Văn phòng Học viện Chính trị có trách nhiệm giúp Giám đốc thực hiện
quản lý công tác văn thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Học viện.
- Chỉ huy cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện công
tác văn thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu; đồng thời, ứng dụng khoa học công
nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu trong phạm vi cơ quan,
đơn vị mình.
- Trưởng Ban Bảo mật – lưu trữ có trách nhiệm giúp chỉ huy Văn phòng
tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu.
- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan
đến công tác văn thư – lưu trữ và bảo mật tài liệu phải chấp hành nghiêm quy
định của Quy chế này.
2.2.Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1.Đối với công tác văn thư.
2.2.1.1.Soạn thảo và ban hành văn bản.
a) Học viện Chính trị được ban hành các loại văn bản sau:
- Các văn bản công tác tham mưu, tác chiến (Quyết tâm, kế hoạch, bản
đồ, sơ đồ, thuyết minh, biểu mẫu...).
- Văn bản hành chính: Quyết định, chỉ thị, kế hoạch, thông báo, báo cáo,
hướng dẫn, tờ trình, đề án, hợp đồng, biển bản, công văn hành chính, giấy chứng
nhận, giấy công tác, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy mời, giấy ủy quyền,
phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu trình, phiếu báo...
- Văn bản chuyên ngành gồm: Các loại sơ đồ, bản vẽ, thiết kế, chứng từ,
biểu mẫu, sổ sách...được hình thành trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ
chuyên môn.

- Văn bản của Đảng: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế,
quy định, báo cáo, chương trình, thông báo, kế hoạch, hướng dẫn, biên bản,
công văn.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn bản của Đoàn Thanh niên, Công đoàn, Phụ nữ: Quyết định, Kế
hoạch, Hướng dẫn, Báo cáo, Công văn, Quy chế, Tờ trình, Thông báo.
b) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo Thông
tư 92/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành thực hiện theo sự
thống nhất của cơ quan đầu ngành trực thuộc Bộ Quốc phòng. Các cơ quan đầu
mối trong Học viện có trách nhiệm nghiên cứu, soạn thảo các mẫu văn bản của
ngành sát với chức năng, nhiệm vụ của Học viện, trình Giám đốc ký quyết định
ban hành để thực hiện thống nhất.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng
dẫn số 433-HD/VP ngày 20 tháng 12 năm 2004 của Chánh Văn phòng Đảng ủy
Quân sự Trung ương (nay là Quân ủy Trung ương) hướng dẫn về thể thức văn
bản của Đảng và các hướng dẫn của Phòng Chính trị.
- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn thanh niên thực hiện
theo

Hướng dẫn số 173/HD-TN ngày 07 tháng 7 năm 2009 của Ban Thanh niên Quân
đội hướng dẫn về thể thức văn bản của các tổ chức đoàn trong Quân đội; thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản của hội phụ nữ, công đoàn thực hiện theo
hướng dẫn của Ban phụ nữ Quân đội và Ban Công đoàn quốc phòng.
c) Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản.
Căn cứ vào tính chất, nội dung công việc, người đứng đầu cơ quan, đơn vị
giao cho tập thể hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản theo
trình tự sau:
•

Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn và phạm vi phổ biến.

•

Thu thập tài liệu, xử lý thông tin liên quan đến nội dung cần soạn thảo.

•

Tổ chức soạn thảo văn bản.

•

Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, đơn vị và cá nhân có liên quan (trường hợp văn
bản có nội dung liên quan).
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

•

Nghiên cứu, tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

•

Kiểm tra, thẩm định tính pháp lý và thể thức, kỹ thuật trình bày.

•

Trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký ban hành.
d) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo.
- Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người
ký văn bản phải xem xét kỹ về nội dung, quyết định độ mật, độ khẩn (nếu có),
phạm vi phổ biến của văn bản.
- Khi trình duyệt bản thảo lên cấp có thẩm quyền nếu có sửa chữa, bổ
sung thì người soạn thảo phải sửa chữa theo đúng ý kiến của người duyệt bản
thảo, lần trình duyệt tiếp theo phải mang kèm bản đã sửa lần trước để người
duyệt bản thảo xem xét, quyết định.
- Trường hợp bản thảo văn bản đã được duyệt của cấp có thẩm quyền nếu
có sửa chữa, bổ sung phải báo cáo người duyệt văn bản xem xét, quyết định.
e) Đánh máy, nhân bản.
- Người nhận bản thảo, tài liệu để đánh máy, nhân bản phải đăng ký vào
Sổ đăng ký đánh máy, in sao văn bản; đánh máy đúng nội dung bản thảo đã
được duyệt, đúng thể thức và kỹ thuật văn bản quy định. Trường hợp phát hiện

có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì phải hỏi lại đơn vị, cá nhân
soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
- Bản thảo văn bản, tài liệu khi đã đánh máy, sao xong phải giao lại cho
người yêu cầu, người nhận phải ký nhận vào Sổ đăng ký đánh máy, sao văn bản,
tài liệu.
- Người đánh máy phải tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, tài liệu;
thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng số lượng bản đã được duyệt, thời gian
đã hiệp đồng.
g) Kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành.
- Chỉ huy đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản phải kiểm tra nội dung,
tính hợp pháp, ký đảm bảo và phải chịu trách nhiệm trước người ký và trước
pháp luật về nội dung văn bản.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Chánh Văn phòng, Trưởng ban Tổng hợp – Kế hoạch (người được giao
trách nhiệm trình ký), Trưởng Ban Bảo mật – lưu trữ (bộ phận văn thư) phải
kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ký đảm bảo và phải chịu trách
nhiệm trước người ký và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.
h) Thẩm quyền ký văn bản.
- Cơ quan, đơn vị thực hiện theo chế độ thủ trưởng.
+ Giám đốc Học viện có thẩm quyền ký, duyệt các chỉ thị, quyết định,

quy định, chương trình, dự án, hợp đồng, kế hoạch công tác và kế hoạch phân
phối, quản lý, sử dụng vật tư, ngân sách, quỹ vốn của Học viện. Chỉ huy trưởng
cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản thuộc phạm vi cơ quan, đơn vị
ban hành. Cấp trưởng có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn
bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm
quyền của cấp trưởng. Cấp phó ký thay phải chịu trách nhiệm trước cấp trưởng
và trước pháp luật.
+ Chính ủy Học viện ký duyệt các chỉ thị, quyết định, quy định, chương
trình, kế hoạch hoạt động CTĐ, CTCT và kế hoạch sử dụng, phân phối, quản lý
vật tư, kinh phí CTĐ, CTCT của Học viện. Chính trị viên (bí thư) các cơ quan,
đơn vị có thẩm quyền ký các quyết định, các văn bản thuộc lĩnh vực về CTĐ,
CTCT của đơn vị mình; Chính ủy có thể giao cho cấp phó của mình ký thay
(KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. Cấp phó KT phải
chịu trách nhiệm trước Chính ủy và trước pháp luật.
+ Giám đốc, Chính ủy Học viện, chỉ huy trưởng các cơ quan, đơn vị có
thể ủy quyền cho chỉ huy một số đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền (TUQ.)
hoặc ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký TUQ hoặc ký TL phải
thực hiện theo quy chế làm việc của Học viện hoặc quy định về công tác Văn
thư của Học viện (phải có văn bản ủy quyền và chữ ký, đóng dấu của người ủy
quyền). Người được ký TUQ hoặc ký TL không được ủy quyền lại cho người
khác ký. Văn bản ký TUQ (hoặc ký TL) theo thể thức và được đóng dấu của cơ
quan, đơn vị ủy quyền.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Chữ ký đại diện cho tập thể: Lãnh đạo, chỉ huy cơ quan, đơn vị thay mặt
(TM.) tập thể ký các văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành. Cấp phó và các
thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác trong tập thể đó được thay mặt tập thể, ký
thay những văn bản theo ủy quyền của lãnh đạo, chỉ huy và các văn bản thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Người ký văn bản phải ký đúng quyền hạn và chịu trách nhiệm về những
văn bản do mình ký. Chữ ký trong văn bản phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng
ký tại Ban Bảo mật – lưu trữ; không dùng bút chì, mực đỏ hoặc các loại mực dễ
phai để ký văn bản.
i) Bản sao văn bản.
- Các hình thức bản sao: Bản sao y bản chính, bản sao lục, bản trích sao.
- Thể thức bản sao gồm: Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản; số, ký hiệu bản
sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có
thẩm quyền; dấu của cơ quan, đơn vị sao văn bản; nơi nhận. Số bản sao được
đánh số riêng và đăng ký, quản lý vào sổ đăng ký đánh máy, in sao văn bản.
- Chỉ huy các cơ quan, đơn vị phải có trách nhiệm sao văn bản theo đúng
ý kiến của người phân văn bản (ý kiến của Giám đốc). Việc sao văn bản “Tuyệt
mật” phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan, đơn vị ban hành. Bản sao
phải được đăng ký, quản lý như bản chính.
- Bản sao văn bản trình bày đầy đủ các yếu tố thể thức theo quy định, có
giá trị pháp lý như bản chính.
2.2.1.2.Quản lý văn bản đi.
a) Trình tự quản lý văn bản đi.
- Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.
- Chuyển và theo dõi văn bản đi.
- Lưu và đính chính văn bản đi (nếu có).
b) Kiểm tra, đăng ký và đóng dấu văn bản.

- Tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành trong Học viện phải được
đưa đến Ban Bảo mật – lưu trữ để đăng ký, quản lý.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản để phát hiện những sai sót và thông báo cho đơn vị hoặc người soạn
thảo văn bản sửa chữa trước khi làm thủ tục ban hành.
- Ghi số, thời gian ban hành văn bản.
- Vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy
tính theo Biểu ghi đăng nhập thông tin văn bản đi.
- Đóng dấu của cơ quan, đơn vị ban hành và dấu độ mật, khẩn (nếu có)
vào văn bản.
c) Chuyển và theo dõi văn bản đi.
- Văn bản đã đăng ký, đóng dấu phải làm thủ tục gửi đi trong ngày, chậm
nhất là ngày làm việc tiếp theo. Nếu văn bản hẹn giờ, hoặc khẩn phải gửi trước;
văn bản đi (không có độ mật) có thể chuyển đến nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển
qua mạng được bảo mật theo quy định.
Chỉ được đóng dấu và gửi đi theo đúng số lượng bản đã xác định ở phần
nơi nhận. Trường hợp vượt quá phải có ý kiến của cơ quan, đơn vị soạn thảo và
cơ quan Bảo mật – lưu trữ.
-Thủ tục gửi văn bản.

•

Văn bản gửi trực tiếp, người nhận văn bản ký nhận vào Sổ đăng ký văn bản đi.

•

Văn bản gửi gián tiếp phải cho vào bì và dán kín, đăng ký và ký nhận vào Sổ
chuyển văn bản. Khi gửi văn bản có nội dung “Tối mật”, “Tuyệt mật” và nội
dung quan trọng phải kèm theo Phiếu gửi.

•

Thủ tục bì gửi văn bản: Ngoài bì ghi tên cơ quan gửi, số văn bản và tên cơ quan,
đơn vị nhận. Những bì đựng văn bản có mức độ mật, mức độ khẩn phải đóng
dấu độ mật, độ khẩn trương ứng với độ khẩn, độ mật cao nhất của văn bản trong
bì.

•

Thủ tục gửi văn bản có nội dung mật: Văn bản, tài liệu mật chuyển ra ngoài Học
viện thì nhân viên văn thư bảo mật phải cho vào bì, dán kín và đăng ký vào sổ
chuyển để liên lạc hoặc nhân viên quân bưu chuyển đi. Khi chuyển đến nơi
nhận, người nhận phải ký và ghi rõ họ, tên vào sổ chuyển.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp gửi ngoài mục đích giải quyết, như: “Để báo cáo”, “Để phối hợp”,
“Để biết” thì ghi rõ mục đích gửi ở phần nơi nhận cuối văn bản.
- Gửi văn bản theo nguyên tắc gửi cấp trực tiếp. Trường hợp đặc biệt phải
gửi vượt cấp thì đồng gửi cho cấp trên trực tiếp để báo cáo hoặc cấp dưới trực
tiếp để biết.
- Văn bản gửi đến cơ quan, đơn vị không có trách nhiệm giải quyết thì nơi
nhận được quyền trả lại nơi gửi.
- Cán bộ, nhân viên gửi văn bản có trách nhiệm theo dõi việc chuyển văn
bản đi và xử lý kịp thời những trường hợp bị thất lạc, lộ, lọt thông tin, chậm thời
gian giải quyết.
d) Lưu và đính chính văn bản đi.
- Mỗi văn bản đi phải lưu 2 bản, bản gốc lưu tại Ban Bảo mật – lưu trữ,
bản chính lưu ở đơn vị soạn thảo; bản gốc phải được đóng dấu và sắp xếp theo
thứ tự đăng ký.
- Đính chính văn bản.
•

Văn bản sai sót về nội dung phải được chỉ huy cơ quan, đơn vị ban hành văn bản
có hình thức văn bản tương đương để đính chính.

•

Văn bản do Học viện ban hành nếu có sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày
thì Chánh Văn phòng thừa ủy quyền chỉ huy Học viện để đính chính. Văn bản
do cơ quan, đơn vị ban hành thì người chỉ huy có trách nhiệm đính chính.

2.2.1.3.Quản lý văn bản đến.
a) Trình tự quản lý văn bản đến.

•

Tiếp nhận văn bản đến.

•

Đăng ký văn bản đến

•

Trình, chuyển giao văn bản đến.

•

Giải quyết văn bản đến.

•

Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.

•

Thời hạn giải quyết văn bản đến.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

b) Tiếp nhận văn bản đến.
- Tài liệu, văn bản, đơn, thư gửi đến Học viện, cơ quan, đơn vị bất kỳ từ
nguồn nào đều phải chuyển đến Ban Bảo mật – lưu trữ đăng ký, quản lý. Khi
tiếp nhận phải kiểm tra, đối chiếu số ghi trên bì với số ghi ở sổ hoặc phiếu
chuyển và ký nhận; nếu phát hiện thiếu hoặc bì không còn nguyên vẹn, thời gian
đến muộn so với thời gian ghi trên bì phải lập biên bản, báo cáo chỉ huy Học
viện, chỉ huy cơ quan, đơn vị và thông báo cho nơi gửi văn bản biết để xử lý kịp
thời.
- Khi mở bì để đăng ký phải đối chiếu số ghi ở bì với số văn bản có trong
bì và phiếu gửi(nếu có); nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai số văn bản thì kiểm
tra lại nơi gửi.
- Những bì ghi rõ chức danh hoặc tên người nhận thì Văn thư không được
mở.
- Lấy văn bản ra khỏi bì, đóng dấu “Đến” vào vị trí dưới số, ký hiệu văn
bản; nếu vị trí này không còn chỗ trống thì đóng sang vị trí trống dưới ngày
tháng năm ban hành văn bản.
c) Đăng ký văn bản đến.
- Tất cả văn bản đến đều phải được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đến
hoặc nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu máy vi tính theo Biểu ghi thông tin văn
bản đến.
- Những bì không được mở thì Văn thư đăng ký các thông tin ngoài bì và
chuyển cho người có chức danh hoặc người có tên trên bì nhận. Nếu là việc
chung và văn bản do cán bộ trực tiếp đi họp, tập huấn đem về phải chuyển đến

văn thư để đăng ký, quản lý.
- Đối với những văn bản chuyển qua Fax hoặc qua mạng điện tử, phải
chụp lại hoặc in ra và đóng dấu đến. Khi nhận được bản chính phải đóng dấu
đến và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản
Fax hoặc bản chuyển qua mạng điện tử).
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ thì cán bộ,
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhân viên Văn thư có trách nhiệm nhận và báo cáo ngay với người chỉ huy để xử
lý.
d) Giải quyết văn bản đến.
- Chỉ huy trưởng cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp
thời văn bản đến. Chỉ huy phó của cơ quan, đơn vị được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chỉ huy trưởng và những văn bản đến
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.
- Giám đốc có thể giao cho Chánh Văn phòng (Chỉ huy trưởng cơ quan,
đơn vị có thể giao cho cấp phó) xem xét, phân văn bản và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
- Cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết văn bản phải căn cứ
vào chức năng, nhiệm vụ, nghiên cứu nội dung văn bản đến và đề xuất ý kiến
giải quyết.

e) Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
- Người phân văn bản đến có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản.
- Chỉ huy cơ quan, đơn vị phải theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải
quyết văn bản do đơn vị, bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Nhân viên Văn thư có trách nhiệm giúp người phân văn bản theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến trong cơ quan, đơn vị.
g) Thời hạn giải quyết văn bản đến.
- Thời hạn giải quyết văn bản đến được tính từ ngày văn bản đến cơ quan,
đơn vị, cụ thể như sau:
+ Giải quyết ngay những vấn đề cấp bách.
+ Giải quyết theo thời gian yêu cầu của văn bản.
+ Không quá 03 ngày làm việc, với những vấn đề thông thường.
+ Không quá 07 ngày làm việc, với những vấn đề phức tạp, cần lấy ý kiến
nhiều nơi.
-Trường hợp không bảo đảm thời gian quy định trên thì báo cáo chỉ huy
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

xin ý kiến chỉ đạo và trả lời cho cơ quan, đơn vị gửi văn bản biết lý do và những
việc cần làm tiếp theo.
2.2.1.4.Lập hồ sơ và danh mục hồ sơ.

a) Trách nhiệm lập hồ sơ.
- Chỉ huy cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi
quản lý.
- Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
+ Tham mưu cho chỉ huy Học viện trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng
dẫn lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (Lưu trữ Học viện).
+ Tổ chức thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan.
-Chỉ huy các đơn vị chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ, quản lý và giao
nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
- Cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn phải lập hồ sơ đối với công
việc được phân công giải quyết.
- Nhân viên Văn thư có trách nhiệm lập hồ sơ cho tập văn bản đi lưu tại
Văn thư và những công việc chung được phân công; cung cấp phương tiện: Bìa
hồ sơ, Tờ mục lục văn bản, Tờ kết thúc; hướng dẫn lập hồ sơ và thu hồi hồ sơ đã
kết thúc.
b) Lập Danh mục hồ sơ.
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác năm của cơ quan,
đơn vị, Ban Bảo mật – lưu trữ chủ trì, phối hợp với các bộ phận chuyên môn
khác xây dựng bản Danh mục hồ sơ để hướng dẫn việc lập hồ sơ trong toàn Học
viện.
- Danh mục hồ sơ thu vào năm sau phải được lập vào tháng cuối của năm
trước.
- Căn cứ vào bản Danh mục hồ sơ đã được chỉ huy cơ quan phê duyệt và
số lượng hồ sơ được giao, cán bộ, nhân viên được phân công lập hồ sơ lấy một
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

số bìa hồ sơ, mục lục văn bản để mở hồ sơ.
c) Trình tự lập hồ sơ.
•

Mở hồ sơ.

•

Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc đưa vào hồ sơ.

•

Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ.

•

Thống kê văn bản, tài liệu trong hồ sơ vào Mục lục văn bản.

•

Kết thúc và biên mục hồ sơ.
d) Kết thúc hồ sơ.

- Hồ sơ kết thúc khi công việc đã được giải quyết xong. Nếu hết năm mà
hồ sơ chưa kết thúc thì số hồ sơ đó được chuyển sang năm sau.
- Khi hồ sơ kết thúc, cuối năm cán bộ, nhân viên lập hồ sơ phải kiểm tra,
sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ và làm thủ tục bàn giao cho Lưu trữ cơ
quan vào tháng 6 của năm sau.
2.2.1.5.Quản lý và sử dụng con dấu.
a) Cơ quan, đơn vị được sử dụng con dấu.
- Các cơ quan, đơn vị được sử dụng con dấu trong Học viện là những cơ
quan, đơn vị trực thuộc Học viện có quyết định thành lập của Bộ Tổng Tham
mưu, Bộ Quốc phòng.
- Một số tổ chức hoạt động theo cơ chế lãnh đạo tập thể (Ban, Hội đồng)
được cấp có thẩm quyền thành lập cho phép. Tổ chức được thành lập ở cấp nào
thì đóng dấu ở cấp đó.
- Trường hợp đặc biệt, Giám đốc, Chỉ huy trưởng các cơ quan, đơn vị có
con dấu có thể ủy quyền bằng văn bản cho cấp dưới thuộc phạm vi quản lý trực
tiếp sử dụng con dấu của cấp mình.
b) Thẩm quyền cho phép sử dụng con dấu.
Các con dấu của Học viện Chính trị chỉ được phép sử dụng khi có quyết
định của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Tổng Tham mưu trưởng Quân đội nhân dân
Việt Nam, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị.
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

c) Quản lý và sử dụng con dấu.
*Quản lý con dấu.
- Giám đốc, Chính ủy chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Quốc phòng,
Tổng Tham mưu trưởng, Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị và trước pháp luật về
việc quản lý sử dụng con dấu của các cơ quan, đơn vị trong Học viện.
- Ban Bảo mật – lưu trữ (Văn phòng), có trách nhiệm giúp Giám đốc,
Chính ủy quản lý và sử dụng các loại con dấu của Học viện.
*Trách nhiệm quản lý con dấu.
- Tất cả con dấu của Học viện, các cơ quan, đơn vị trực thuộc Học viện
phải được quản lý tập trung tại Ban Bảo mật – lưu trữ và do một nhân viên văn
thư quản lý.
- Con dấu chỉ được sử dụng tại phòng làm việc của Ban Bảo mật – lưu
trữ. Khi không dùng, con dấu phải để vào tủ, két sắt khóa lại và niêm xi.
- Trường hợp cần thiết phải mang con dấu ra khỏi phòng làm việc (như:
mang đi dã ngoại, đi đổi con dấu...) phải được Giám đốc quyết định cho phép
bằng văn bản.
- Người được giao quản lý con dấu phải thường xuyên bảo quản và không
làm biến dạng con dấu; phát hiện kịp thời con dấu bị mất, con dấu cần phải khắc
đổi để báo cáo chỉ huy các cấp; phải chịu trách nhiệm trước chỉ huy các cấp và
trước pháp luật về việc giữ gìn và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị.
*Sử dụng con dấu.
- Mỗi cơ quan, đơn vị chỉ được sử dụng một con dấu mang tên chính thức.
Trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải có
quyết định cho phép của cấp có thẩm quyền và có ký hiệu riêng để phân biệt với
con dấu thứ nhất.
- Người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải tự tay đóng dấu vào
văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị khi đã có nội dung rõ ràng, chữ ký hợp lệ.
Nghiêm cấm việc đóng dấu vào giấy tờ chưa có nội dung, chưa có chữ ký hoặc
chữ ký không hợp lệ. Không được giao con dấu cho người khác khi chưa được

Sinh viên: Lê Thị Hạnh

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chỉ huy cơ quan cho phép.
- Mực để đóng dấu thống nhất dùng màu đỏ tươi, các trường hợp khác
phải có sự chỉ đạo trực tiếp của cấp có thẩm quyền.
- Vận chuyển con dấu: Người vận chuyển con dấu trên đường phải giữ gìn
cẩn thận, luôn để con dấu bên người, không giao cho người khác giữ hộ hoặc
mang về nhà riêng và chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn con dấu.
2.2.2.Đối với công tác lưu trữ.
2.2.2.1.Thu thập, quản lý hồ sơ, tài liệu.
a) Chế độ lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải
bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, đơn vị.
- Chỉ huy các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của
cơ quan, đơn vị; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn và tổ chức thực hiện việc lập hồ
sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Học viện.
b) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Kết thúc năm tự nhiên, chỉ huy các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ
đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan vào tháng 6 của năm sau, trừ tài liệu xây dựng cơ bản.
- Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản, trong thời hạn 01 năm, kể từ
ngày công trình được quyết toán, chỉ huy các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ
đạo, kiểm tra và tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan chậm nhất vào tháng 12 của năm sau.
Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Chánh Văn phòng đồng ý và phải
lập Danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị giữ lại gửi cho Ban Bảo mật – lưu trữ để
theo dõi. Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 01 năm
đối với hồ sơ, tài liệu hành chính, không quá 02 năm đối với tài liệu xây dựng cơ
Sinh viên: Lê Thị Hạnh

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B