THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LANG CHÁNH TỈNH THANH HÓA

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
B - NỘI DUNG.....................................................................................................3
CHƯƠNG 1..........................................................................................................3
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LANG CHÁNH-TỈNH
THANH HÓA......................................................................................................3
1.1.Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Lang Chánh- tỉnh Thanh,..................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Lang Chánh.................................................3
1.1.2.Vị trí, chức năng của UBND huyện Lang Chánh.....................................................4
1.1.3.Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................................4
1.1.4.Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................5
1.2.Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,lưu trữ của
UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa.....................................................................8
1.2.1. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn............................................................................9
1.2.2. Về cán bôô...............................................................................................................9
1.2.3. Về cơ sở vâôt chất...................................................................................................9

CHƯƠNG 2..........................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN
LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA.............................................................9
2.1. Hoạt động quản lý.....................................................................................................9
2.2. Hoạt động nghiệp vụ...............................................................................................11
2.2.1. Đối với công tác văn thư.......................................................................................11
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lang Chánh- tỉnh
Thanh Hóa..................................................................................................................... 11

2.2.1.2. Quản lí văn bản.................................................................................................13
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................18
2.2.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan............................................18

Sinh viên: Hà Thị Hà
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2.2. Đối với công tác lưu trữ........................................................................................21
2.2.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Lang Chánh – tỉnh
Thanh Hóa..................................................................................................................... 21
2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu.......................................................22
2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.........................................22

CHƯƠNG 3........................................................................................................25
NHẬN XÉT,ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA KHUYẾN NGHỊ.............................25
3.1. Nhận xét ,đánh giá..................................................................................................25
3.1.1. Đối với công tác Văn thư......................................................................................25
3.3.2. Đối với công tác lưu trữ........................................................................................26
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện
Lang Chánh................................................................................................................... 28
3.3. Một số khuyến nghị.................................................................................................29
3.3.1. Đối với UBND huyện Lang Chánh........................................................................29
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư,lưu trữ ,khoa,trường.......................................................31

KẾT LUẬN........................................................................................................32
PHỤ LỤC...........................................................................................................32
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................37

Sinh viên: Hà Thị Hà
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI CẢM ƠN
Kiến tập là giai đoạn quan trọng đối với mỗi sinh viên. Khoảng thời gian
này sẽ giúp sinh viên có cơ hội áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế, bổ
sung những kiến thức mới cần thiết, đồng thời làm quen với những công việc
đơn giản, từ đó sinh viên rút ra được những kinh nghiệm quý báu trong quá trình
thực tập và làm việc sau này
Với ý nghĩa to lớn trên, trong đợt kiến tập cuối khóa của mình em đã xin
về kiến tập tại Phòng Nội vụ huyện Lang Chánh, tỉnh Thanh Hóa với hi vọng gặt
hái được nhiều điều bổ ích trong công tác sau này.
Được sự quan tâm, giúp đỡ tận tình của giảng viên hướng dẫn cùng các
cán bộ, công chức của Phòng Nội vụ UBND huyện Lang Chánh em đã được trải
qua đợt thực tập rất có ý nghĩa, được tiếp xúc với những công việc thực tế, học
hỏi kỹ năng cũng như tác phong làm việc của các cán bộ, công chức Phòng Nội
vụ huyện Lang Chánh, qua đó em đã rút ra được một số kinh nghiệm quý báu
cho bản thân chuẩn bị cho công việc sau này.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sự hướng dẫn, giảng dạy của các
thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu
sắc đến chị Phạm Thị Mùi - cán bộ Văn thư- Lưu trữ đã tận tình hướng dẫn,
giúp đỡ em trong suốt thời gian kiến tập.
Em xin trân trọng cảm ơn.
Lang Chánh, ngày 20 tháng 6 năm 2015
Sinh viên
Hà Thị Hà

Sinh viên: Hà Thị Hà
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các
văn bản- Tài liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Ngày
nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện
đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò
quan trọng của công tác Văn thư- Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính,
Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ chương chính
sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động
quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế”. Sau khi hoàn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho sinh
viên chuyên nghành Lưu trữ học. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ,đã tổ chức đợt
kiến tập kéo dài 3 tuần. Từ ngày 01/06/2016 đến ngày 20/06/2016 cho sinh
viên. Đợi kiến tập này nhằm giúp cho em xâm nhập thực tế học hỏi kiến
thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp.Được sự
đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận UBND Huyện Lang Chánh – tỉnh
Thanh Hóa em đã có đợt kiến tập đúng quy định về thời gian cũng như việc
thực hành các nội dung mà bản đề cương kiến tập đã nêu ra.Với thời gian kiến

tập không phải là dài nhưng đã đem lại cho em những kết quả ,ý nghĩa
quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã đúc rút được để bổ sung
vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình dưói sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình
của Cán bộ Văn phòng trong đợt kiến tập, em đã học được phong cách làm việc
của một cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo
léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo trong việc giải quyết các công việc
Sinh viên: Hà Thị Hà

1
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
hàng ngày.Là một cán bộ Văn thư- Lưu trữ trong tương lai, đợt kiến tập này đã
trang bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về
công tác Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công
tác Văn thư – Lưu trữ đốivới sự phát triển của Đất Nước, thấy được những bất
cập trong công tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ
của thế hệ cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn.
Đợt kiến tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong các
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện
các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây em có thể khắc phục được
những lỗ hỏng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ.
Có thể nói đợi kiến tập đã giúp cho chúng em cụ thể hoá và nắm chắc hơn
kiến thức của mình, sau khi đã kiến tập ở các cơ quan.Báo cáo sau đây là kết quả
của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã
đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 chương :

Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Lang Chánh – tỉnh
Thanh Hóa
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư-Lưu trữ của UBND Huyện Lang
Chánh- tỉnh Thanh Hóa
Chương 3: Nhận xét,đánh giá và đưa ra khuyến nghị
Trong qúa trình kiến tập em đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội
dung mà đợt kiến tập đề ra và đã thực hiện báo cáo này. Để hoàn thành được đợt
kiến tập và báo cáo của mình, ngoài kiến thức kỹ năng nghiệp vụ mà bản thân có
được, em đã nhận được sự giúp đỡ, quan tâm tạo mọi điều kiện thuận lợi của cán
bộ trong cơ quan, đặc biệt là sự giúp đỡ tận tình, của cán bộ Văn thư – Lưu trữ.
Tuy nhiên kiến thức còn hạn chế,nên trong quá trình làm báocáo chắc chắn còn
thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu của nhà trường. Kính mong
quý Thầy, Cô quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ.
Sinh viên: Hà Thị Hà

2
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Em xin chân thành cảm ơn .
B - NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LANG CHÁNH-TỈNH
THANH HÓA
1.1. Lịch sử hình thành,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh,
1.1.1. Lịch sử hình thành của UBND huyện Lang Chánh
Huyện Lang Chánh là huyện miền núi cách Thành Phố Thanh Hóa gần

90km, cách Đô thị Ngọc Lặc 16km, theo quốc lộ 15A (tính từ đường Hồ Chí
Minh).
- Diện tích tự nhiên: 586,5 km2 .
- Địa giới hành chính: phía Bắc giáp huyện Bá Thước; phía Nam giáp
huyện Thường Xuân; phía Đông giáp huyện Ngọc Lặc; phía Tây giáp huyện
Quan Sơn và huyện Sầm Tớ (tỉnh Hủa Phăn Lào).
+ Đất Lâm nghiệp: 50.632 ha, chiếm 86,3% diện tích tự nhiên. Trong đó
diện tích đất rừng phòng hộ 15.867 ha; đất rừng sản xuất 34.765 ha.
+ Đất sản xuất nông nghiệp: 3.945,0 ha.
-Dân số: Dân số toàn huyện 47.452 người, bình quân 5 người/ hộ; có
90,7% dân số sinh sống ở nông thôn. Tỷ lệ tăng dân số tự nhiên 1,1%. Mật độ
dân cư 81 người/km2, gồm các dân tộc Thái khoảng 53%, Mường 33%, Kinh
13%, dân tộc khác 1%, lực lượng lao động trong huyện dồi dào; trình độ văn
hóa, tay nghề trong những năm qua từng bước được nâng lên; tỷ lệ lao động
trong độ tuổi chiếm 51,7%, tỷ lệ qua đào tạo 26%.
-Tiềm năng, thế mạnh của huyện:Lang Chánh có hệ thống giao thông đi
lại thuận lợi, hệ thống tưới tiêu cho sản xuất nông nghiệp bảo đảm, đất rộng,
nhiều tài nguyên khoáng sản có trữ lượng lớn, chất lượng tốt.
Tài nguyên rừng: Theo kết quả kiểm kê rừng, huyện Lang Chánh thuộc
loại rừng trung bình, trữ lượng ước tính có khoảng 1.616 nghìn m3 gỗ; 15 triệu
cây tre, luồng; 55 triệu cây nứa và hàng chục nghìn cây hỗn giao.
- Diện tích rừng phòng hộ 1.5867 ha, rừng tự nhiên 13.128 ha; rừng
Sinh viên: Hà Thị Hà

3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ

khoanh nuôi, phục hồi 2.061 ha, rừng sản xuất trên 6.000 ha; rừng trồng chủ yếu
là keo, luồng. Rừng luồng trên 11.000 ha, cây luồng Lang Chánh là cây bản địa
đã được mênh danh là “Vua Luồng”. Luồng Lang Chánh đã trồng lưu niệm tại
Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh và Nghĩa trang quốc gia Trường Sơn. Trung bình
mỗi năm, toàn huyện khai thác khoảng trên 3 triệu cây; toàn huyện có 5 cơ sở
chế biến luồng, tạo việc làm cho trăm lao động địa phương. Độ che phủ rừng
78,7%.
-Khoáng sản: Huyện Lang Chánh có mỏ quặng sắt, quặng đồng; mỏ đá
Granit, đá Gabiro/ 6.000m3; quặng chì kẽm; mỏ đá cao lanh. Nguồn tài nguyên
khoáng sản huyện Lang Chánh đa dạng về chủng loại.
- Du lịch: Thác Ma Hao tại xã Trí Nang, di tích lịch sử văn hóa Chùa Mèo
và một số lễ hội văn hóa ẩm thực truyền thống. Huyện Lang Chánh có núi Pù
Rinh (núi Chí Linh) là nơi vị anh hùng của dân tộc Lê Lợi chọn làm căn cứ
trong cuộc kháng chiến chống giặc Minh.
Trong những năm gần đây, kinh tế tăng trưởng năm sao cao hơn năm
trước; tỷ lệ hộ nghèo giảm đáng kể, tình hình an ninh chính trị và trật tự an xã
hội luôn được giữ vững An ninh - quốc phòng được củng cố, tăng cường, chất
lượng cuộc sống nhân dân được nâng cao.
1.1.2. Vị trí, chức năng của UBND huyện Lang Chánh
Ủy ban nhân dân huyện Lang Chánh do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu
ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính Nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ
quan quản lý cấp trên.
Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng Quản lý nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Quản lý
nhà nước từ Trung ương đến cơ sở
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp huyện được quy định
tại Luật Tổ chức HĐND-UBND năm 2003. Nay là (Luật Tổ chức Chính quyền
địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015) trên từng lĩnh vực cụ thể

Sinh viên: Hà Thị Hà

4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy lãnh đạo của Ủy ban nhân dân huyện gồm: 1 Chủ
tịch, 2 Phó Chủ tịch, 4 Ủy viên.
Thực hiện Nghị định 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ quy định tổ chức các
cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
và biên chế theo số lượng do UBND tỉnh quy định.
Hiện nay các cơ quan chuyên môn thuộc huyện gồm 13 Phòng ban.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG, BAN CHUYÊN MÔN
TẠI UBND HUYỆN LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA
Chủ tịch UBND
PCT phụ trách khối Kinh tế

Phòng TN MT

Phòng Kinh
tế-Hạ tầng

Phòng Tài
chính - KH

Phòng Dân
tộc

PCT phụ trách khối VH - XH

Phòng Nội
vụ

Văn phòng
HĐND - UBND

Phòng Nông ngiệp và
Phát triển Nông thôn

Thanh tra
huyện

Phòng Tư
pháp

Phòng
GD - ĐT

Phòng Lao
động TBXH

Phòng
Văn hóa
- TT

Phòng Y
tế

- Phòng Nội vụ:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu
ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc

làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc
trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên
chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp
công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán
bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác thanh niên; thi đua - khen thưởng.
Sinh viên: Hà Thị Hà

5
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Phòng Tư pháp:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi thi hành pháp
luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính,
phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi,
hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư pháp khác theo quy
định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành
chính.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch:

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về; Tài chính; kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp và
thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân.
- Phòng Tài nguyên và Môi trường:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Đất đai; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; biển
và hải đảo (đối với các huyện có biển, đảo).
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội;
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Việc làm; dạy nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã
hội (bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất
nghiệp); an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ
em; bình đẳng giới; phòng, chống tệ nạn xã hội.
- Phòng Văn hóa và Thông tin:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; quảng cáo; bưu
chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; báo chí; xuất
bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ tầng thông tin.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo
và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường
học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất
lượng giáo dục và đào tạo.
Sinh viên: Hà Thị Hà

6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Phòng Y tế:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Y tế dự phòng; khám bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược
cổ truyền; sức khỏe sinh sản; trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực
phẩm; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hóa gia đình.
- Thanh tra huyện:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm vi quản
lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quy định
của pháp luật.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng
Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân:
Tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về: Hoạt
động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban
nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và
các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; trực tiếp quản lý và chỉ đạo
hoạt động của Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa
liên thông; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh
vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân cấp huyện, chuyển hồ sơ
đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết và
nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.
Đối với những huyện có đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống nhưng chưa
đủ tiêu chí để thành lập cơ quan làm công tác dân tộc, Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm
không tổ chức Hội đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về công tác dân tộc.
Đối với đơn vị hành chính cấp huyện có đường biên giới lãnh thổ quốc
gia trên đất liền, trên biển và hải đảo, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân nơi thí điểm không tổ chức Hội
Sinh viên: Hà Thị Hà

7
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đồng nhân dân tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác ngoại vụ, biên giới.
- Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: Nông nghiệp; lâm nghiệp; diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản; phát triển
nông thôn; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an toàn thực phẩm đối với nông
sản, lâm sản, thủy sản, muối; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn,
kinh tế hợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề
nông thôn;
- Phòng Kinh tế và Hạ tầng:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về: Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; quy hoạch xây dựng,
kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị,
khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao (bao gồm: cấp nước, thoát
nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất
vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ
nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở
hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở; công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; khoa học

và công nghệ.
- Phòng Dân tộc:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về công tác dân tộc.Việc thành lập Phòng Dân tộc do Ủy ban nhân dân
cấp tỉnh trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định căn cứ tiêu chí quy định
tại Điểm a Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 53/2004/NĐ-CP ngày 18 tháng 02 năm
2004 của Chính phủ về kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác dân tộc thuộc Ủy
ban nhân dân các cấp.
Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện gồm 3 đơn vị.
+ Trạm Khuyến nông.
+ Đài truyền thanh và truyền hình.
+ Trung tâm Văn hóa Thông tin Thể dục thể thao.
1.2. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư,lưu trữ của UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh Hóa
Phòng Văn thư là một bộ phận trực thuộc Văn phòng UBND quản lý.
Sinh viên: Hà Thị Hà

8
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Phòng Văn thư của UBND huyện Lang Chánh – tỉnh Thanh Hoá nằm tại ngay
Tầng 1 của cơ quan để thuận tiện trong công tác giao dịch với các cá nhân, đơn
vị chức năng
1.2.1. Chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn.
Giúp lãnh đạo UBND thực hiện việc quản lý hồ sơ cán bộ, công chức,
nhân viên; công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan.
Cán bộ Văn thư thực hiện công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký,

xử lý và bảo mật công văn, tài liệu, văn kiện do các cơ quan, tổ chức trong và
ngoài nước (gọi chung là văn bản đến) gửi đến UBND về lĩnh vự của mỗi
phòng;quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan.
1.2.2. Về cán bộ
Phòng văn thư có một cán bộ là phụ trách công tác văn thư . Tại mỗi
phòng,ban có một cán bộ văn thư lưu trữ riêng
1.2.3. Về cơ sở vật chất
Phòng văn thư có một máy tính chuyên dụng, một máy tính chuyên dùng
để tiếp nhận văn bản đến, công văn đến trước khi văn bản giấy được gửi tới cơ
quan, đồng thời cũng dùng để tiếp nhận đơn thư của công dân.
Một máy tính chuyên dụng dùng để scan văn bản, lập hồ sơ điện tử, đăng
ký văn bản đi, văn bản đến và sắp xếp tài liệu đã được scan vào hệ thống quản lý
văn bản tài liệu của cơ quan để quản lý
Trong phòng còn có một máy fax, một máy scan tài liệu, tủ đựng con dấu

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN
LANG CHÁNH- TỈNH THANH HÓA
2.1. Hoạt động quản lý
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại Văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của tác
Văn thư là sự khởi đầu công tác Lưu trữ, công tác Văn thư chính là tiền đề của
công tác Lưu trữ. Công tác Văn thư được thể hiện tốt có tác dụng đối với toàn xã
hội.
Sinh viên: Hà Thị Hà

9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Công tác Văn thư- Lưu trữ tại UBND huyện Lang Chánh- tỉnh Thanh
Hóa đóng vai trò hết sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác Văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác Văn thư góp
phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của
Văn bản.Công tác Văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của
Văn phòng UBND huyện. Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải
quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được
các bí mật.
Công tác Văn thư- Lưu trữ được đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với
mục đích nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư trong quá trình giải quyết
công việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện – là cơ quan quản lý
Nhà nước ở địa phương,công tác Văn thư ở Văn phòng đang rất được quan
tâm, chỉ đạo,giám sát, đôn đốc của lãnh đạo, Cán bộ Văn phòng đã làm tốt công
tác này .
Trong quá trình hoạt động UBND Huyện ban hành các văn bản nhằm
chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư. Đặc biệt là ban hành các Văn bản nhằm
chỉ đạo về Nghiệp vụ chuyên môn cho Cán bộ chuyên trách lĩnh vực này. Thực
hiện Thông Tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn bản, Nghị định 110/2004/NĐCP ngày 08/4/2004 về công tác Văn thư ...Văn phòng Uỷ ban cũng luôn quan
tâm cụ thể đến công việc đưa Cán bộ đi tập huấn chuyên môn ở cấp tỉnh , để
nhằm nâng cao chất lượng Cán bộ tại Uỷ ban nhân dân huyện vào cuối mỗi
năm hoạt động , văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác Văn
thư – Lưu trữ trên địa bàn toàn huyện , đề ra phương hướng nhiệm vụ
năm tới tạo điều kiện cho công tác Văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp
và hiệu quả , phục vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan .
Nhìn chung việc quản lí , chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND

huyện đã được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiên để công tác Văn thư cơ quan
Sinh viên: Hà Thị Hà

10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
được vận hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ
cho Cán bộ Văn thư nhiều hơn.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Đối với công tác văn thư
2.2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Lang
Chánh- tỉnh Thanh Hóa
Trong công tác Văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp quan
trọng. Do đó công tác này luôn được chú trọng trong các cơ quan .Tại UBND
huyện Lang Chánh , công tác soạn thảo , ban hành văn bản được tiến hành đúng
quy trình thủ tục ban hành một văn bản. Văn bản được ban hành đúng đảm bảo
đúng qui định,có đầy đủ thể thức , có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyết công
việc một cách nhanh chóng , đảm bảo đúng quy định của Nhà nước.
+Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo ,ban hành Văn bản được giao cho cán bộ chuyên
trách ở mỗi đơn vị đảm nhận
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được chuyển
đến Chánh văn phòng xem xét , kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch UBND Huyện ký ban hành.Sau khi ký văn bản được tập trung ở Văn phòng
để kiểm tra lại lần nữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì , Nhân viên Văn
thư tiến hành đánhsố, ghi ngày, tháng năm ban hành Văn bản và đăng ký vào sổ

“Đăng ký văn bản đi ” sau đó nhân văn bản theo nơi nhận, đóng dấu và làm thủ
tục gửi văn bản đi một cách nhanh chóng chính xác , Văn phòng giữ lại hai bản.
01 bản lưu ở bộ phận soạn thảo
01 bản lưu ở bộ phận Văn thư
Việc lưu lại văn bản ban hành đã giúp văn phòng làm tốt công tác quản lí
Văn bản, tài liệu. Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết tốt công việc khi có sự cố xẩy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng liên
quan đến văn bản.
Thẩm quyền ban hành : UBND huyện Lang Chánh có thẩm quyền ban
hành các Văn bản như: Quyết định , Chỉ thị, Tờ trình, Báo cáo,Công văn, Giấy
mời... các văn bản ban hành luôn dược đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực
Sinh viên: Hà Thị Hà
11
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
pháp lý.
+Thể thức văn bản:
Thể thức Văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.Qua khảo sát thực
tế tại UBND huyện Lang Chánh em thấy thể thức văn bản được trình bày theo
đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của Văn bản, dòng “CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ VnTime in đậm, cỡ chữ 13 nét đậm,
dòng “Độc Lập -Tự do- Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân,từ
đầu dòng đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
Tác giả văn bản được trình bày ở góc bên trái của văn bản viết

bằng phông chữ Vn Time cỡ chữ 13 nét đứng đậm có dấu gạch chân ở
2/3 dòng cuối.
Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản được trình bày phía dưới quốc
hiệu kiểu chữ VnTime cỡ chữ 14 nét nghiêng.Số và ký hiệu của văn bản: Số
của Văn bản là số thứ tự Văn bản ban hành trong một năm bắt đầu từ số 01 đến
ngày cuối cùng trong năm .
Ký hiệu văn bản là tên viết tắt của tên loại văn bản ban hành , số và ký
hiệu được trình bày ở dưới tác giả của văn bản . Số văn bản được trình bày
bằng phông chữ VnTime ký hiệu VnTimeH cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng:“Số:
01/QĐ-UBND”
Tên loại và trích yếu nội dung được trình bày ở phần địa danh và ngày
tháng năm ban hành Văn bản. Tên loại được trình bày bằng phông chữ
VnTimeH, cỡ chữ 14 nét đứng đậm. Trích yếu nội dung là một câu văn ngắn
gọn ở dưới phần tên loại, phông chữ VNnTime, cỡ chữ 14 nét đậm
Nội dung văn bản trình bày dười tên loại và trích yếu nội dung,nội
dung văn bản cần trình bày chĩnh xác, ngắn gọn dễ hiểu.
Thể thức đề ký và chữ kỹ được trình bày ở dưới nội dung góc bên phải
của Văn bản bằng chữ VnTimeH, cỡ chữ 13.
Con dấu thể hiện tính chân thực và đảm bảo pháp lý của văn bản, dấu
được đóng trùm lên 1/3 chữ ký lệch về bên trái .Dấu đóng rõ ràng ,
Sinh viên: Hà Thị Hà
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
đúng chiều.
Nơi nhận là tên cơ quan đơn vị cá nhân mà văn bản được gửi đến , nơi
nhận được trình bày ở phía dưới góc bên trái của văn bản, trình bày bằng

phông VnTime cỡ chữ 12 nét nghiêng, đậm .
Qua khảo sát thực tế em thấy thể thức của Văn bản UBND huyện
Lang Chánh trình bày theo đúng văn bản do Nhà nước quy định . Văn bản ban
hành luôn đảm bảo đúng thể thức và hiệu lực pháp lý.
• Các hình thức văn bản và số lượng Văn bản được ban hành ở UBND
huyện Lang Chánh trong 5 năm:
Tên văn
TT

bản ban

Năm

Năm

Số lượng
Năm

2012

2013

2014

2015

(6 tháng)

1

hành
Quyết

1252

1750

2675

2345

855

2

định
Thông

34

72

83

67

24

3
4

5
6
7

Năm

Năm 2016

báo
Kế hoạch
127
153
140
129
Công văn
640
731
731
821
Báo cáo
280
350
371
387
Chỉ thị
5
7
9
11
Tờ trình

91
119
121
163
Ngoài ra 5 năm trên UBND huyện còn ban hành rất nhiều

96
419
153
6
413
Văn bản

khác như giấy mời, giấy giới thiệu...
2.2.1.2. Quản lí văn bản
-Quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý văn bản đi :
Văn bản đi là văn bản , tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác.Tại
UBND huyện Lang Chánh có các loại văn bản , tài liệu gửi như Quyết định ,Chỉ
thị ,Công văn...
Trong hoạt động hàng năm của UBND huyện Lang Chánh Văn bản hình
thành chưa phải là nhiều nhưng công tác quản lí Văn bản đi được tổ chức rất
tốt , đúng quy định của Nhà nước. Công tác quản lí Văn bản được tổ chức tốt ở
tất cả các khâu.
Sinh viên: Hà Thị Hà

13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
+ Đánh máy in văn bản:
Để trang bị cho việc đánh máy in Văn bản, Văn phòng UBND
huyện
Lang Chánh đã trang bị 02 máy tính. Cơ quan cũng đã có một nhân viên
đánh máy chuyên trách . Trong cơ quan đã xây dựng phòng đánh máy
riêng.Nhân viên đánh máy , nhận văn bản , kiểm tra lỗi chính tả , rà soát lại bản
thảo tay với người soạn thảo , khi thấy không có vấn để gì thì đánh máy nguyên
văn bản đã viết tay và in văn bản . Văn bản khi đã được đánh máy xong và
kiểm tra chặt chẽ về thể thức thì được nhân bản để làm thủ tục gửi đến các
phòng ban (đối với văn bản ban hành nội bộ ) và gửi đi các cơ quan khác (đối
với Văn bản gửi đi ngoài cơ quan ).
Qua khảo sát em thấy công tác đánh máy , in Văn bản để ban hành tại
UBND huyện Lang Chánh được tiến hành tương đối đúng quy trình .
+Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng , trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ
giấy theo qui định của Nhà nước.Lề trên 2.5 cm. Lề dưới 2.5cm
Lề trái 3,5cm. Lề phải 2cm.Và đầy đủ các yếu tố thể thức đảm bảo bí mật
của văn bản đánh máy.
+ Trình ký
Ký văn bản để ban hành là một khâu quan trọng nó thể hiện tính hiệu lực
pháp lý của văn bản ,văn bản trình ký phải được kiểm tra về thể thức nội dung
chặt chẽ.
Tại UBND huyện Lang Chánh việc ký văn bản được tiến hành theo
nguyên văn bản sau khi đã đánh máy , in xong thì Chánh Văn phòng kiểm tra
về thể thức , nội dung Văn bản đã đúng chưa, hoàn chỉnh chưa, rồi trình lên
Chủ tịch hoặc các Phó chủ tịch ký theo thẩm quyền đã qui định trong qui chế
hoạt động của cơ quan.
UBND huyện Lang Chánh bên cạnh việc thực hiện đúng đầy đủ các quy
định về trình ký theo quy định của Nhà nước còn có quy định riêng về ký văn

bản nên đã giúp cho Chánh Văn phòng sắp xếp văn bản cần trình ký một cách
Sinh viên: Hà Thị Hà

14
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
nhanh chóng , trình ký đúng thẩm quyền , tạo điều kiện cho văn bản được ban
hành đúng quy định
+ Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký Văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những
phương tiện đăng kývăn bản như sổ, máy tính. UBND huyện Lang Chánh đăng
ký văn bản đi qua hệ thống máy tính ... nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn
bản được nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của UBND huyện Lang Chánh , sau khi đã có
chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào “hệ thống máy tính ” của cơ
quan. Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác.Văn bản sau khi dược kiểm tra về thể
thức, Nhân viên văn thư ghi số. ký hiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến
hành đăng ký qua mạng máy tính
Ưu điểm việc đăng kí văn bản đi bằng máy tính ở UBND huyện Lang
Chánh rất dễ làm ,giúp tra tìm nhanh, các văn bản được đăng ký chính xác , đủ
thể thức . Cán bộ Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ .
Nhược điểm : Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký Văn bản bằng máy tính
lại phụ thuộc nhiều vào mạng internet
+ Chuyển giao Văn bản
Để đảm bảo công việc được giải quyết nhanh chóng hiệu quả , các văn
bản sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền , làm thủ tục gửi đi ngay đến

đúng nơi nhận. Việc gửi văn bản ở UBND Lang Chánh đến các cơ quan hay cá
nhân ngoài cơ quan gửi qua đường bưu điện, Văn phòng UBND đã chọn sử
dụng 2 loại phong bì , loại nhỏ có kích thước 13cm x 20cm và loại lớn hơn là
15cm x 25cm phong bì được trình bày theo mẫu rõ ràng, có hai phần:
+Phần nơi gửi : Được trình bày ở góc trái sát mép trên của phong bì .
+Phần nơi nhận : Được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bì .
Khi làm thủ tục gửi văn bản , Cán bộ văn thư tiến hành ghi các thông tin
vào hai phần trên đầy đủ rõ ràng . Đặc biệt phần nơi nhận , ghi rõ tên , địa chỉ
Sinh viên: Hà Thị Hà

15
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
của cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối .Đối với những văn
bản khẩn được đóng “dấu khẩn “để công tác chuyển được nhanh chóng kịp thời
Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản “Đi” của UBND huyện Lang
Chánh được tiến hành nhanh chóng đảm bảo.Văn bản gửi đi đúng địa chỉ , đúng
thẩm quyền giải quyết công việc , một cách nhanh chóng hiệu qủa , nâng cao
chất lượng quản lý Nhà nước bằng Văn bản.
+ Quản lý bản lưu văn bản đi:
Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụ mục
đích lâu dài,các văn bản đi cuả tất cả các cơ quan phải được lưu lại 2 bản :
Một bản lưu ở Văn thư, một bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ
công việc của nhân viên soạn thảo . Các bản lưu này phải được sắp xếp một cách
khoa học, dẽ tra tìm.
Công tác quản lí bản lưu tại UBND huyện Lang Chánh được tiến hành
như sau:

Sau khi mỗi văn bản được ban hành , ngoài số Văn bản chuyển theo ý
kiến phân phối , Cán bộ Văn thư đều lưu lại hai bản :01 bản để lưu vào hồ sơ
công việc của cán bộ đã soạn thảo ra văn bản , 01 bản lưu ở phòng Văn thư. Hai
bản này được đảm bảo đầy đủ về thể thức và nội dung .
Công tác sắp xếp bản lưu được tiến hành : Văn bản nào được hình thành
trước sắp xếp xuống dưới , Văn bản nào hình thành sau sắp lên trên. Việc này
tạo điều kiện cho việc tra tìm dễ dàng , nhanh chóng khi cần thiết .
Trên cơ sở quan sát được tôi thấy công tác quản lí bản lưu UBND huyện
được tổ chức rất tốt , đảm bảo các văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại một
văn bản để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của Uỷ ban.
- Quản lý và giải quyết văn bản đến :
Khái niệm về văn bản đến:
Văn bản ( Công văn ) đến là toàn bộ văn bản –Tài liệu do cơ quan nhận
được từ nơi khác đến .
UBND huyện Lang Chánh là cơ quan quản lý Nhà nước ở địa
Sinh viên: Hà Thị Hà

16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
phương,chịu trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quá trình
hoạt động Uỷ ban phải nhận một khối lượng văn bản đến khá lớn của các cơ
quan chính quyền cấp trên chỉ đạo hoạt động. Để giải quyết tốt công việc , các
văn bản đến đã được tổ chức , quản lí rất chặt chẽ, đảm bảo thông tin ho hoạt
động quản lí và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ
quan.Hằng ngày UBND huyện Lang Chánh phải nhận các loại công văn đến
của TW , cơ quan tỉnh , văn bản giao dịch của các huyện bạn và các đơn thư của

công dân trong địa bàn huyện. Vì vậy công tác quản lí công văn đi đến được
tổ chức rất cụ thể , đúng quy định của Nhà nước đề ra.
Qua quá trình khảo sát thức tế, em thấy công tác quản lý công văn đến ở
UBND huyện Lang Chánh được tiến hành theo trình tự sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến
Qua khảo em thấy việc tiếp nhận , bóc bì văn bản ở UBND huyện
Lang Chánh được tiến hành rất tốt.
Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến và kiểm tra, phân
loại các văn bản đến này.
Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
Văn bản mật đến được đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên
máy vi tính thì không được nối mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
+ Trình ,chuyển giao văn bản đến
ăn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý
kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được
trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, công chức, viên chức văn thư đăng
ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển
giao văn bản
Sinh viên: Hà Thị Hà

17
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Giải quyết và theo dõi ,đôn đốc giải quyết văn bản đến
Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo,
giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ
tên cơ quan, tổ chức); theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của
pháp luật.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến
đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Chánh
Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo cơ quan, tổ
chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải
quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành .Qua khảo sát, em
thấy việc đóng dấu ban hành Văn bản ở UBND huyện Lang Chánh được tiến
hành khá tốt.Dấu được giao cho một cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và
đóng dấu , dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể
thức ,ký đúng thẩm quyền ,dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ
ký .
UBND huyện Lang Chánh sử dụng các loại dấu sau:
Dấu quốc huy (dấu tròn ) của HĐND và UBND
Dấu văn phòng
Dấu chức danh: Dấu chủ tịch , phó chủ tịch , dấu tên chủ tịch, Dấu tên
phó chủ tịch...
Dấu phục vụ công tác văn thư như: Dấu đến , dấu mật , khẩn , hoả tốc...
Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nên
dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định,
đóng dấu rõ ràng , đúng chiều.
2.2.1.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
Sinh viên: Hà Thị Hà

18
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Theo như quy định hiện hành, Cán bộ chuyên môn tại UBND trong quá
trình giải quyết công việc phải thu thập những văn bản, giấy tờ hình thành trong
quá trình giải quyết công việc để lập thành hồ sơ. Cuối năm, cán bộ chuyên môn
của từng phòng nộp về phòng văn thư của cơ quan để lưu trữ. Sau khi giải quyết
xong công việc, cán bộ chuyên môn bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu;
Rà soát, loại ra khỏi hồ sơ những tài liệu trùng, thừa, bản nháp, bản thảo và tài
liệu tham khảo không cần thiết;Sắp xếp hồ sơ theo trật tự nhất định, thường là
theo mức độ giải quyết công việc .Điều chỉnh tiêu đề hồ sơ nếu nội dung hồ sơ
chưa phù hợp với tiêu đề dự kiến ban đầu. Sau đó tiến hành giao nộp vào lưu trữ
hiện hành.
Nhưng theo khảo sát thực tế tại UBND huyện Lang Chánh việc lập hồ sơ
chỉ mới dùng lại ở giai đoạn thu thập tài liệu vào hồ sơ rồi giữ lại lưu trữ tại
phòng, đơn vị. Hoàn toàn chưa có việc lập danh mục tài liệu có trong hồ sơ.Mới
chỉ soạn thảo được quyết định Về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ huyện chưa được sự phê duyệt của cơ
quan cấp trên. Cụ thể là :

Sinh viên: Hà Thị Hà

19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
DANH MỤC
Các cơ quan, tổ chức thuộc diện giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ huyện
( Kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày/ / của UBND huyện Lang Chánh)
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36

Đơn vị
HĐND huyện
UBND huyện (bao gồm cả Văn phòng HĐND và UBND huyện)
Phòng Nội vụ
Phòng Tư pháp
Thanh Tra huyện
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Kinh tế và Hạ tầng
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Phòng Lao động Thương binh và Xã hội
Phòng Văn hoá và Thông tin
Phòng Dân tộc
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Y tế
Phòng Thống kê
Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình

Trung tâm Văn hóa - Thể thao
Trạm Khuyến nông - Khuyến lâm
Đài Truyền thanh Truyền hình
Hội Chữ thập đỏ
Khối Đảng và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan UBND huyện
Tòa án Nhân dân huyện
Viện kiểm sát nhân dân huyện
Kho bạc Nhà nước huyện
Bưu điện huyện
Chi cục Thuế huyện
Ngân hàng nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Ngân hàng Chính sách Xã hội
Trung tâm y tế Dự phòng
Bệnh viện Đa khoa huyện
Bảo hiểm xã hội huyện
Chi cục Thi hành án dân sự huyện
Trạm Bảo vệ thực vật
Trung tâm Giáo dục thường xuyên và Dạy nghề huyện
Trường THPT Lang Chánh
Trung tâm Viễn thông huyện

Sinh viên: Hà Thị Hà

20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
37

38
39

Chi nhánh điện
Hạt Kiểm lâm
Trạm Thú y
Đối với quy định hiện hành thì thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu: Sau một

năm, kể từ ngày công việc kết thúc (đối với tài liệu hành chính, tài liệu nghiên
cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin);Sau ba tháng, kể từ ngày công
trình được quyết toán (đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản); Sau một tháng
đối với tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác. Trường
hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng hồ sơ, tài liệu (đã đến hạn nộp
lưu) thì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Ban phụ trách và phải lập danh mục hồ sơ,
tài liệu giữ lại gửi Phòng Hành chính để theo dõi; thời gian giữ lại không quá hai
năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu. Tuy nhiên tại UBND huyện
Lang Chánh thì thời hạn giao nộp chưa được thực hiện đúng so với quy định
Nhà nước.Nguyên nhân của tình trạng này là do nhận thức không đầy đủ về vai
trò của tài liệu lưu trữ của các cấp lãnh đạo, của các phòng ban trong cơ quan và
của các cán bộ chuyên môn, chưa có sự chỉ đạo quyết liệt bằng văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên.
2.2.2. Đối với công tác lưu trữ
2.2.2.1. Công tác thu thập và xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện
Lang Chánh – tỉnh Thanh Hóa
Tại mỗi phòng,đơn vị tất cả các hồ sơ, văn bản, tài liệu của các các lãnh
đạo ban, các phòng chuyên môn và tất cả hồ sơ tài liêu có liên quan. Tất cả tài
liệu được thu thập trung vào một mối. Các bản gốc sẽ được nộp xuống phòng
văn thư để lưu trữ và quản lý phục vụ cho công việc giải quyết hàng ngày
UBND huyện Lang Chánh chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng và phòng
lưu trữ tài liệu riêng. Vì vậy toàn bộ tài liệu thu thập về được cán bộ văn thư tiếp

nhận và để ngay tại phòng văn thư, trên hệ thống kệ giá để tạm. Tài liệu chưa
được sắp xếp thành một phông cụ thể nào.
Công tác phân loại tài liệu:Phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan là căn
Sinh viên: Hà Thị Hà

21
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
cứ vào các đặc trưng phổ biến của từng loại hình tài liệu của phông lưu trữ cơ
quan để phân chia chúng ra thành các khối, các đơn vị chi tiết lớn ,nhỏ khác
nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả phông lưu trữ đó.UBND
huyện Lang Chánh chưa xây dựng được kho lưu trữ, nên cũng chưa có phương
án biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, Hiện nay, hàng
chục mét giá tài liệu được thu về được trong tình trạng chất đống, bó gói, lộn
xộn, rời lẻ… Có một số ít tài liệu đã được lập hồ sơ và chỉnh lý sơ bộ, có 111
mét giá tài liệu hành chính,560 cuộn,băng đĩa ghi âm,ghi hình còn tồn động
chưa được chỉnh lý.
2.2.2.2. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, phương pháp và
tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và quy định thời hạn bảo quản cho từng loại
tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức theo giá trị của
chúng về các mặt như: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác,
từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông LTQG Việt Nam.
Hiện nay tại UBND huyện Lang Chánh chưa xây dựng được kho lưu trữ
và chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản cho cơ quan mình..Thực trạng
về công tác xác Công tác xác định giá trị tài liệu thông thường được diễn ra ở cả
ba giai đoạn là giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sư

̉.Tuy nhiên tại đây công việc xác định giá trị tài liệu chưa được chú trọng. Thực
tế công tác xác định giá trị tài liệu tại UBND huyện Lang Chánh chưa được tiến
hành
2.2.2.3. Thực trạng công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
Theo quy định hiện hành thủ trưởng đơn vị và cán bộ, công chức, nhân
viên của UBND huyện chịu trách nhiệm bảo quản các hồ sơ, tài liệu của mình
khi chưa đến hạn nộp lưu trữ.Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản trong kho
theo quy định, sắp xếp khoa học (có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục hồ sơ...),
dễ khai thác, di chuyển khi cần thiết; thực hiện đúng chế độ kiểm tra định kỳ và
đột xuất. Tuy nhiên hiện nay UBND huyên Lang Chánh chưa bố trí được kho
Sinh viên: Hà Thị Hà

22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B