Thực trạng công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan ,tổ chức............................................3
1.1. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân
dân phường Lam Sơn......................................................................................3
1.1.1 Vị trí, chức năng...................................................................................3
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................3
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.......................................................................................3
1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn..............................................3
1.2.1.Vị trí chức năng.....................................................................................3
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ........................................................................5
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phịng UBND cấp xã: .................................6
Chương 2..............................................................................................................7
Thực trạng cơng tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn........7
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................7
2.1.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư ............................................................................................................7
2.2.Hoạt động nghiệp vụ: ...........................................................................10
2.2.1. Soạn tháo và ban hành văn bản.......................................................10
2.2.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản.........................10
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản....................12
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi......................................16
2.2.2.1. Việc trình ký văn bản ....................................................................16
2.2.2.2. Đóng dấu văn bản:..........................................................................17

2.2.2.3. Đăng ký văn bản:............................................................................18
2.2.2.4. Chuyển giao văn bản đi:.................................................................20
2.2.2.5. Lập tập lưu văn bản:......................................................................21
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:.................................21
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến:.................................................................22
2.2.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:.............................22
2.2.3.3. Đăng ký văn bản đến:....................................................................23
2.2.3.4. Trình ký văn bản đến:...................................................................24
2.2.3.5. Sao văn bản:.....................................................................................24
2.2.3.6. Chuyển giao văn bản đến:.............................................................25
2.2.3.7. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản:................................25
2.2.4. Lập hồ sơ hiện hành:.........................................................................26
2.2.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Văn phòng HĐND &
UBND phường Lam Sơn. .............................................................................27
2.2.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư chuyên trách.............29
Chương 3............................................................................................................30
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân
phường Lam Sơn...............................................................................................30
3.1 Nhận xét, đánh giá.................................................................................30
3.1.1. Ưu điểm:.............................................................................................30
3.1.2. Nhược điểm:......................................................................................30

3.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư tại Ủy ban nhân dân
phường Lam Sơn...........................................................................................30
3.3.Một số khuyến nghị................................................................................31
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức..................................................................31
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường...............................32
3.3.2.2. Với khoa Văn thư- Lưu trữ............................................................32
3.3.2.3. Với trường Đại học Nội vụ Hà Nội.............................................33
C. KẾT LUẬN ..................................................................................................34
D. PHỤ LỤC......................................................................................................35

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Cơng tác Văn thư là cơng tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công
tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực hành chính quản lý Hành
chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị cơng tác Văn thư ln được quan tâm bởi đó là
cơng tác bảo đảm hoạt động quản lý Hành chính thơng qua các Văn bản - tài
liệu.
Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết cơng việc nhanh chóng, chính xác , bí mật cho mỗi cơ quan .
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù

hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư trong lĩnh vực quản lý Hành
chính, Đảng và Nhà Nước ta ln quan tâm, đã và đang có những chủ chương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất hoạt động
Quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan .
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực
tế ” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai, nắm vững lý thuyết đã được
học để vận dụng vào thực tế . Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện
cho sinh viên đi kiến tập tại các cơ quan , tổ chức .
Được sự quan tâm, giúp đỡ của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của
HĐND-UBND phường Lam Sơn , em đã được tiếp nhận kiến tập tại Văn Phòng
HĐND-UBND phường Lam Sơn, kể từ ngày 1/6/2016 đến hết ngày 19/6/2016 .
Trong khoảng thời gian này , bản thân em cũng đã nỗ lực , cố gắng không ngừng
học hỏi kinh nghiệm cũng như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ
sở áp dụng những lý thuyết đã học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn
phịng nơi đây.
Là một trong những cán bộ văn phòng tương lai, đợt thực tập này đã trang
bị cho em một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công
tác Văn thư cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư đối
với sự phát triển của đất nước , thấy được những bất cập trong cơ quan. Từ đó
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thấy được trách nhiệm , nghĩa vụ của cán bộ trẻ như chúng em là rất lớn . Có thể
nói đợt kiến tập này đã giúp cho em cụ thể hóa nắm chắc hơn kiến thức của
mình , trưởng thành hơn sau khi kiến tập ở cơ quan . Báo cáo sau đây là kết quả
của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đã
đúc rút được từ cơ quan kiến tập.
Do thời gian kiến tập không được nhiều và thiếu kinh nghiệm thực tế cho
nên bài báo cáo này em viết còn nhiều thiếu sót khó tránh . Vì vậy em rất mong
nhận được nhiều ý kiến đóng góp của thầy cơ giáo để em có cơ hội học tập thêm
kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực tế sau
này .
Em xin chân thành cảm ơn các lãnh đạo HĐND – UBND phường Lam
Sơn , cán bộ nhân viên văn phòng HĐND- UBND phường Lam Sơn đã tạo điều
kiện giúp đỡ em hoàn thành nốt đợt kiến tập và các thầy cô đã giúp em hoàn
thành bản báo cáo kiến tập này
Xin chân thành cảm ơn !
Lam Sơn, ngày 18 tháng 06 năm 2016
Sinh Viên

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG

Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan ,tổ chức
1.1. Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân
dân phường Lam Sơn.
1.1.1 Vị trí, chức năng.
Phường Lam Sơn được thành lập ngày 29 tháng 9 năm 1983 có tổng
diện 23,17 km2 với gần 19.000 thường trú tại 16 khu phố xóm . Có 24 cơ quan
doanh nghiệp đóng trên địa bàn . Kinh tế đa thành phần : nông , lâm nghiệp ,
công nghiệp , tiểu thủ công nghiệp , thương mại dịch vụ , có 40% là nơng
nghiệp.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn.
Căn cứ vào Luật sơ 77/2015/QH13: Luật tổ chức chính quyền địa phương,
UBND phường Lam Sơn có chức năng nhiệm vụ sau:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định các nội dung quy
định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 61 của Luật này và tổ chức thực hiện nghị
quyết của Hội đồng nhân dân phường.
-Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
-Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân
cấp, ủy quyền.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức.
Ủy ban Nhân dân phường gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách
quân sự, Ủy viên phụ trách công an.
(Sơ đồ Phần phụ lục số 1)
1.2 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn ,cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
phòng của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn.
1.2.1.Vị trí chức năng
Để phục vụ cho hoạt động của UBND phường Lam Sơn được liên tục,
không bị gián đoạn thì văn phịng UBND phường phải thực hiện tốt một số các
chức năng cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phòng UBND phường. Văn phòng UBND phường là “tai mắt” nơi xử lý thông
tin, cho nên thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phịng phải tổng
hợp lại và nêu lên những nội dung, thơng tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề
xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND phường. Tham mưu có nghĩa là đề
xuất các ý kiến, góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo.
Văn phòng UBND phường thực hiện chức năng tham mưu tức là: có trách
nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND phường trong quá trình tổ chức, điều
hành hoạt động của UBND phường. Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh
đạo UBND phường cũng căn cứ vào ý kiến đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa
chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt
động quản lý của mình. Để có thể tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND
phường, văn phòng phải thực hiện tốt các chức năng tiếp nhận, xử lý sàng lọc
thơng tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tư vấn. Nhìn chung văn
phịng UBND phường có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản sau:
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế lâu
dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) của UBND
phường.
+ Tham mưu giúp lãnh đạo UBND phường trong việc ban hành các
Quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND phường.
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột

xuất gửi UBND Quận, Thị…. Thơng thường văn phịng UBND phường tham
mưu cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặc
trao đổi trực tiếp với lãnh đạo. Các ý kiến tham mưu của Văn phòng UBND
phường sẽ giúp cho lãnh đạo UBND phường nắm được tình hình cụ thể và ban
hành các quyết định đúng đắn.
- Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của
văn phịng nói chung cũng như văn phịng UBND phường nói riêng. Thực hiện
chức năng hậu cần có nghĩa là văn phịng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương
tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải
quan tâm đến đời sống của các cán bộ cơng nhân viên trong tồn cơ quan. Ví dụ
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

như: Uỷ ban nhân Phường Lam sơn muốn tổ chức một cuộc họp mở rộng giữa
Đảng uỷ, HĐND - UBND và các Ban ngành đồn thể chính trị - xã hội thì việc
chuẩn bị cơ sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện đi lại, trang thiết bị, địa
điểm, kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của bộ phận văn phịng.
Như vậy, trong q trình hoạt động để thực hiện được các chức năng cơ bản đã
đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND phường giữ một vị trí hết sức
quan trọng trong q trình hoạt động của UBND phường. Hiệu quả hoạt động
của văn phòng UBND phường không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như
các hoạt động khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về

kinh tế, chính trị và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo
UBND phường ra các quyết định quản lý đúng đắn theo chế độ. chính sách của
Đảng và Nhà nước đề ra.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phịng
UBND phường được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn
phòng của chính quyền phường phải thực hiện nhiệm vụ mà thơng tư số
06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ
thể,nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu,
giúp Ủy ban nhân dân cấp phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong
các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ
luật, tín ngưỡng, tơn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định của
pháp luật; trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp phường;
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp phường
tổ chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp phường;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp phường;
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông”
tại Ủy ban nhân dân phường; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm
quyền;
+ Tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân cấp phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp
luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội
trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường;
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành
và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã:
UBND phường do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp. Văn
phịng UBND phường được bố trí 02 cán bộ với chức danh văn phịng – thống
kê có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường.
* Tiêu chuẩn của cơng chức văn phịng – thống kê như sau:
- Độ tuổi không quá 35 tuổi khi tuyển dụng lần đầu.
- Học vấn: Tốt nghiệp THPT đối với khu vực Đồng bằng và Đô thị,
THCS trở lên đối với khu vực Miền núi.
- Lý luận chính trị: Sau khi được tuyển dụng phải được bồi dưỡng lý luận
chính trị tương đương trình độ Sơ cấp trở lên.
- Chun mơn - nghiệp vụ: với khu vực Miền núi công chức văn phòng
tối thiểu phải được bồi dưỡng kiến thức chuyên mơn về văn thư hoặc hành chính

văn phịng. Nếu mới tuyển dụng lần đầu phải có trình độ Trung cấp của một
trong các ngành chuyên môn trên. sau khi được tuyển dụng phải qua bồi dưỡng
Quản lý hành chính nhà nước ( Nếu chưa qua trung cấp hành chính).
(Sơ đồ phụ lục 2)

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Chương 2

Thực trạng công tác văn thư của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn
Theo thực trạng công tác Văn thư tại Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn ,
trong những năm qua phường Lam Sơn có những nội dung chính sau:
2.1 Hoạt động quản lý.
2.1.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư
Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác Văn thư của Văn phòng
HĐND & UBND phường Lam Sơn nhận được sự quan tâm của các cấp, các
ngành bằng những văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác.
Qua q trình thực tập, khảo sát tình hình cơng tác văn thư tại Văn phòng
cho thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như:
Chính phủ, Bộ Nội vụ, Ban tổ chức Cán bộ chính phủ, Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Cụ thể một số văn

bản sau:
- Nghị định số 62/CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ về quy định và quản
lý sử dụng con dấu;
- Thông tư liên tịch số 32/TT- LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ- Ban tổ
chức cán bộ chính phủ về hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/CP ngày
22/9/1993;
- Nghị định số 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/4/2001 của Chính phủ về
Công tác văn thư;
- Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
- Văn bản số 64/VTLTNN- VP ngày 14/9/2004 của Văn phịng Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước về thơng báo giới thiệu trang thiết bị văn thư, lưu trữ và
sách nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ;
- Quyết định số 792/1998/QĐ- UB ngày 30/6/1998 của UBND phường
Lam Sơn ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành
và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền UBND phường.
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời và
khoa học thì Văn phịng UBND phường cũng có quy định và quy chế làm việc
cho bộ phận văn thư- lưu trữ.

Với những văn bản này giúp cán bộ văn thư của Văn phịng có thêm hiểu
biết về nghiệp vụ, vận dụng vào cơng việc để có hiệu quả cao mà lại theo đúng
quy định.
Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức các cấp, các
ngành về vị trí, tầm quan trọng của cơng tác Văn thư đã được nâng lên rõ rệt.
Hoạt động quản lý nhà nước về Văn thư có nhiều tiến bộ, đặc biệt là công tác
chỉ đạo và kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác văn thư, lưu trữ ở các đơn vị
,phòng ban thuộc Ủy ban Nhân Dân phường Lam Sơn từng bước thực hiện đúng
quy trình quản lý văn bản, tài liệu được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và
được chú ý bảo vệ, bảo quản trong kho lưu trữ. Đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ
của phường đã và đang từng bước được tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ Văn thư được chú trọng, trình độ chun mơn của cán bộ Văn thư
được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu
cầu cải cách hành chính. Cơ sở vật chất cho hoạt động Văn thư như máy vi tính,
máy fax, máy photocoppy, máy scan; Và đặc biệt là việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học công nghệ vào công tác Văn thư từng bước được các cấp, các ngành
quan tâm đầu tư. Tuy nhiên , bên cạnh những thành tích đó thì cơng tác Văn thư
của phường Lam Sơn trong những năm qua cũng gặp phải khơng ít những bất
cập hạn chế.Cụ thể như sau: Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực
hiện và chưa rõ như: Hệ thống tổ chức văn thư cấp xã, phường, thị trấn chưa có
biên chế làm cơng tác Văn thư; nhiều quan hệ mới phát sinh trong hoạt đông
quản lý công tác Văn thư chưa được hướng dẫn thời hạn nộp lưu tài liệu lưu trữ
của ngành Công an, Quốc phịng và của ngành khác. Ngồi ra những bất cập và
hạn chế của công tác văn thư đo còn được thể hiện qua những mặt sau:
Về mặt pháp lý Để đảm bảo tính đơng bộ, thống nhất của hệ thống pháp
luật, đòi hỏi các quy định pháp luật về văn thư phải phù hợp với hệ thống pháp
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

luật hiện hành. Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp, được
quan tâm, từng bước kiện toàn nhưng chưa đáp ứng u cầu nhiệm vụ và cịn
bộc lộ nhiều khó khăn như: tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thông tư chưa phân
định rõ chức năng hành chính, chức năng sự nghiệp nên khó khăn trong việc
thực hiện cơ chế tài chính và bố trí biên chế cơng chức, viên chức Về nhận thức
của xã hội Mặc dù nhà nước đã ban hành khá nhiều văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, nhưng trong thực tiễn việc triển khai thực hiện
các chế độ, quy định của nhà nước chưa nghiêm. Tình trạng xây dựng và ban
hành văn bản quản lý nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính cịn nhiều lỗi, ban hành văn bản còn chưa đúng thẩm quyền; việc theo dõi
xử lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành cịn lỏng lẻo, nhiều khi khơng kịp thời.
Tình trạng văn bản không được xử lý trong các cơ quan không phải là cá biệt,
trái lại là phổ biến; cơng tác tổ chức giải quyết cơng văn đến cịn tình trạng lưu
văn bản đến ở văn thư cơ quan; việc xử lý văn bản ở văn thư như kiểm tra,
chuyển giao văn bản, theo dõi giải quyết văn bản cịn chậm, thủ cơng; lập danh
mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc của cán bộ công chức, viên chức từ tỉnh đến
huyện, xã phường, thị trấn chưa được lập hồ sơ hồn chỉnh, cơng tác này, chưa
thực sự được quan tâm của các cấp, các ngành đi vào nề nếp. Công nghệ thông
tin chưa được áp dụng rộng rãi vì thiếu nhân lực và nhiều lý do khác.
Vì vậy, cần quy trách nhiệm của người đứng đầu các cơ quan, tổ chức

trong việc quản lý, chỉ đạo và tổ chức hoạt động nghiệp vụ đối với công tác Văn
thư thuộc phạm vi quản lý của mình. Về tổ chức quản lý nhà nước công tác Văn
thư. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ bao gồm: Xây
dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ
trong công tác văn thư, lưu trữ; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

văn thư, lưu trữ; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi
phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác
văn thư, lưu trữ; hợp tác trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ với các phường khác.
Đây chính là yêu cầu, là đòi hỏi các cơ quan quản lý nhà nước về công tác
văn thư, lưu trữ cần được cụ thể và đẩy mạnh thực hiện hơn nữa nhằm tạo điều
kiện cho hoạt động công tác văn thư của địa phương thực hiện đúng quy định
của pháp luật , nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư và làm cho
công tác Văn thư của phường được dần đi vào nề nếp. Tất cả những điều kể trên
là những thành tích , hạn chế và bất cập của công tác Văn thư của phường Lam
Sơn về hoạt động quản lí củ Ủy ban Nhân Dân phường Lam Sơn trong những
năm qua.

2.2.Hoạt động nghiệp vụ:
2.2.1. Soạn tháo và ban hành văn bản
Văn bản là một phương tiện dùng để truyền đạt thơng tin chủ yếu và mang
tính pháp lý cao. Đồng thời là công cụ để cấp trên điều hành cấp dưới, cấp dưới
trình lên cấp trên và các sở, ban, ngành trao đổi thông tin với nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định và được đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác
nhau.
Văn bản quản lý Nhà nước có vai trị quan trọng trong hoạt động quản lý
của UBND phường. Chính vì vậy, cơng tác xây dựng và ban hành văn bản được
thực hiện ngay từ khi mới thành lập quận theo quy định của HĐND và UBND.
Văn bản là sản phẩm của cả tập thể hay của riêng 1 cá nhân nhưng đều được xây
dựng và ban hành theo quy định của Văn phòng HĐND & UBND phường.
2.2.1.1.Tổ chức soạn thảo, duyệt và đánh máy văn bản
Tổ chức soạn thảo:
Việc ban hành, lưu hành văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn
phòng nhằm đảm bảo q trình hoạt động của UBND phường. Chánh Văn
phịng và Phó Văn phịng là những người trực tiếp chỉ đạo, đơn đốc q trình
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

soạn thảo và ban hành văn bản. Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn
có một đội ngị chun viên thuộc khối Văn xã, kinh tế giúp việc cho Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch, Chánh Văn phịng, các Phó Văn phịng trong quá trình soạn
văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ lĩnh vực được giao.
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng HĐND & UBND phường
đảm bảo đúng và đầy đủ các thơng tin về thể thức, nội dung cịng nh thẩm quyền
ban hành. Việc soạn thảo văn bản được tiến hành theo trình tự các bước sau:
Bước 1. Chuẩn bị bản thảo: xác định rõ mục đích, yêu cầu và phạm vi đối
tượng điều chỉnh của văn bản . Căn cứ thẩm quyền ban hành để xây dựng bản
thảo cho phù hợp. Bản thảo phải đầy đủ thể thức, nội dung, có tính khả thi cao
và được thủ trưởng phê duyệt;
Bước 2. Tiến hành thu thập các thông tin cần thiết có liên quan đến văn
bản ban hành;
Bước 3. Căn cứ vào thông tin tổng hợp để xây dựng đề cương trước khi
soạn thảo;
Bước 4. Tiến hành soạn thảo văn bản, khi soạn thảo thì người được giao
trách nhiệm soạn thảo sẽ căn cứ vào đề cương để soạn. Trong quá trình soạn
thảo phải tổ chức xin ý kiến các đơn vị có liên quan để đảm bảo tính thực thi của
văn bản;
Bước 5. Sửa chữa và duyệt bản thảo: sau khi hồn thành bản thảo, người
soạn phải trình thủ trưởng đơn vị xin ý kiến xử lý và ký duyệt. Những văn bản
liên quan nhiều ngành, nhiều lĩnh vực thì phải giữ lại bản thảo để các đơn vị
cùng trao đổi;
Bước 6. Hoàn thiện văn bản: sau khi Chánh Văn phòng ký tắt vào bản
thảo tức là bản thảo đã được duyệt. Cán bộ soạn văn bản hoàn thiện nội dung và
thể thức văn bản theo đúng quy định của pháp luật.
 Duyệt văn bản:
Sau khi bộ phận chuyên viên của Văn phòng hoặc các đơn vị thuộc văn
phòng hồn thành bản thảo. Chánh Văn phịng là người xem xét và phê duyệt
trước khi xuống phòng đánh máy và ban hành.

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

 Đánh máy văn bản:
Đánh máy là một khâu nghiệp vụ thuộc cơng tác văn thư để hồn thành
một văn bản trước khi làm thủ tục phát hành.
Văn phòng HĐND & UBND có một phịng máy riêng gồm hai nhân viên
chun đánh máy và in ấn. Mọi văn bản sau khi được Chánh Văn phòng duyệt
đều chuyển xuống phòng máy để đánh máy. Việc đánh máy được thực hiện theo
đúng quy định về hình thức của văn bản. Song vẫn tồn tại một số sai sót về lỗi
chính tả và cách trình bày thể thức.
2.2.1.2. Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn bản
 Thẩm quyền ban hành văn bản:
Văn bản của UBND phường Lam Sơn phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà
nước thuộc phạm vi chức năng của mình. Theo thẩm quyền ban hành văn bản,
UBND và Văn phòng UBND phường Lam Sơn được ban hành 02 loại văn bản:
+ Văn bản quy phạm pháp luật;
+ Văn bản quản lý nhà nước thơng thường.
- Các phịng, ban, ngành thuộc UBND phường khơng có thẩm quyền ban
hành các văn bản quy phạm phấp luật. Để giải quyết các công việc chun mơn
theo chức năng, nhiệm vụ được giao thì các phịng, ban, ngành trong q trình tổ
chức hoạt động chỉ được ban hành các văn bản hành chình thơng thường.

- Văn phịng HĐND & UBND phường Lam Sơn có quyền ban hành văn
bản quản lý Nhà nước theo chức năng nhiệm vụ và thẩm quyền đúng quy định.
Văn bản do Văn phịng ban hành để chỉ đạo cơng tác các đơn vị cơ sở.
 Nội dung văn bản:
Khi soạn văn bản, người soạn cần xác định rõ nội dung văn bản nhằm đạt
mục đích gì, xem có thiết thực với tình hình thực tế xã hội u cầu hay khơng.
Người soạn văn bản và thủ trưởng đơn vị soạn phải chịu trách nhiệm
trước UBND quận về nội dung văn bản do mình, đơn vị mình tham mưu soạn
thảo. Nội dung văn bản phù hợp với chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng
và Pháp luật cũng như đảm bảo yêu cầu giải quyết công việc. Văn phong dùng
trong văn bản phải súc tích, rõ ràng, chính xác, chặt chẽ và dễ hiểu.
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tuy nhiên, trên thực tế, vẫn còn hiện tượng văn bản ban hành khơng thiết
thực với tình hình thực tiến xã hội.
Ví dụ: Giấy chứng tử của bà Hoàng Thị Dung của Ủy ban nhân dân
phường Lam Sơn ban hành không thiết thưc với thực tế là người có tên trong
Giấy chứng tử vẫn còn sống. ( Ảnh phụ lục số 3)
 Thể thức văn bản:
Theo quy định thì thể thức của một văn bản phải đầy đủ 09 thành phần:
quốc hiệu, tác giả, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng ban hành, tên loại và trích

yếu nội dung, nội dung văn bản, nơi nhận và thể thức đề ký.
Hầu hết, các văn bản do UBND phường Lam Sơn ban hành đều đảm bảo
đầy đủ các thành phần thể thức kể trên. Tuy nhiên, cịn một số văn bản chưa
được trình bày theo tiêu chuẩn Việt Nam 5700- 2002.
Cụ thể về thể thức văn bản của UBND phường Lam Sơn:
+ Quốc hiệu:
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên bên phải, dịng đầu, trang đầu của
văn bản. Dịng trên trình bày bằng phơng chữ Vn.TimeH đứng đậm, dịng dưới
chữ Vn.Time đứng đậm, cỡ chữ 13, có dịng kẻ ngang bên dưới.
Ví dụ:CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc
+ Tác giả văn bản:
Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc
trên, bên trái, dịng đầu, trang đầu của văn bản, chữ đứng đậm.
- Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày:
UỶ PHƯỜNG LAM SƠN
- Nếu là văn bản của Văn phịng thì tác giả được trình bày:
UBND PHƯỜNG LAM SƠN
VĂN PHỊNG
- Nếu là văn bản của các phịng, ban trực thuộc thì dòng trên là tên cơ
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quan và dòng dưới là tên tác giả:
UBND PHƯỜNG LAM SƠN

UBND PHƯỜNG LAM SƠN

PHÒNG TCCQ

BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

+ Số và ký hiệu văn bản:
- Số và ký hiệu văn bản của UBND phường Lam Sơn được đánh theo thứ
tự từ số 01 cho đến hết đối với từng loại văn bản ban hành hàng năm. Số thứ tự
được đánh bằng chữ số ả rập.
- Ký hiệu của văn bản là chữ viết tắt của thêt loại văn bản và đơn vị ban
hành văn bản.
- Giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa thể loại và đơn vị ban hành văn
bản có gạch nối.
Ví dụ:
Văn bản của UBND: 200/QĐ- UB
Văn bản của Văn phịng: 25/TB- VP
Văn bản khơng có tên loại: 42/CV- UB
- Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì có thêm năm ban hành văn bản:
Ví dụ:06/2015/QĐ- UB
+ Địa danh và ngày tháng văn bản:
- Địa danh là tên địa phương nơi UBND phường đóng trụ sở
- Ngày tháng văn bản là ngày tháng năm ban hành văn bản
- Địa danh và ngày tháng văn bản của UBND phường Lam Sơn được
trình bày dưới phần quốc hiệu.
Ví dụ: Lam Sơn, ngày 22 tháng 5 năm 2016

+ Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
- Tên loại được trình bày ở giữa, dưới phần địa danh ngày tháng văn bản
- Trích yếu nội dung văn bản là câu tóm tắt nội dung văn bản ngắn gọn,
súc tích,dễ hiểu, được trình bày dịng dưới tên loại văn bản với phông chữ
Vn.Time, cỡ chữ đứng đậm.

Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
V/v cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền
sử dụng đất ở cho 20 hộ dân ở phường Lam Sơn
- Đối với những văn bản không có tên loại hay con gọi là cơng văn thì
trích yếu nội dung được trình bày phía dưới số và ký hiệu.
Ví dụ:
V/v giải quyết đơn thư của cơng dân.
+ Nội dung văn bản:
Đây là phần chính của văn bản để trình bày các thơng tin một cách cụ thể,
rõ ràng phục vụ giải quyết công việc mà văn bản nói đến. Nội dung văn bản của
UBND phường Lam Sơn được trình bày ngắn gọn nhưng chính xác và dễ hiểu.
+ Nơi nhận văn bản:
Nơi nhận văn bản được trình bày ở dưới nội dung văn bản, cách từ 2 đến

3 dịng về phía bên trái.
Ví dụ:
Nơi nhận:
- UBND Thành phố;
- Như điều 3;
- Lưu VT.

Đối với văn bản là cơng văn thì nơi nhận được ghi cả ở phần dưới nội
dung văn bản nói trên và cả ở phần đầu của nội dung văn bản, ở giữa và dưới
phần địa danh ngày tháng.
Ví dụ:
Kính gửi : Cơng ty TNHH Ngọc Linh
+ Thể thức đề ký và chữ ký:
- Thể thức đề ký là thẩm quyền và chức vụ của người ký văn bản;
- Chữ ký là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản. Chữ ký và
thể thức đề ký được trình bày ở dưới phần nội dung văn bản cách từ 2 đến 3
dòng về phía bên phải, ngang hàng với phần nơi nhận;
- Thể thức đề ký được trình bày bằng phơng chữ Times New Roman, cỡ
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

chữ 13 đứng đậm.

Ví dụ:
+ Văn bản do Chủ tịch UBND ký:
TM. UBND PHƯỜNG LAM SƠN
CHỦ TỊCH

Vũ Anh Tuấn
2.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.
Số lượng văn bản phát hành của UBND phường Lam Sơn tăng dần theo
từng năm, mỗi năm UBND phường làm ra khoảng 1000 văn bản. Việc tổ chức
quản lý và giải quyết văn bản đi ở đây cũng được tiến hành trình tự theo từng
bước như quy định Nhà nước.
2.2.2.1. Việc trình ký văn bản
- Trình ký là một khâu nghiệp vụ thuộc cơng tác văn thư . Văn bản sau khi
được in thì phải trình chủ tịch, các phó chủ tịch hoặc chánh văn phòng ký theo
thẩm quyền trong khi ban hành.
- Trước khi trình ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã
đầy đủ về nội dung và hình thức chưa. Việc trình ký có thể là do cán bộ văn thư,
có thể do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện.
- Các trường hợp trình ký:
+ Đối với các văn bản thơng thường, nội dung khơng phức tạp thì chỉ cần
trình văn bản đó lên người có thẩm quyền ký sau khi đã được kiểm tra nội dung
và thể thức.
+ Đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (như các văn bản
quy phạm pháp luật, các đề án, kế hoạch dài hạn…) thì phải có các văn bản liên
quan kèm theo khi trình ký. Gọi là Hồ sơ trình ký giúp thủ trưởng thẩm tra nội
dung của văn bản khi cần.
- Theo quy định thì mỗi ngày , cán bộ văn thư hoặc cán bộn chuyên môn
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thực hiện trình ký 02 lần vào đầu giờ hành chính của buổi sáng và chiều.Việc
trình ký được diễm ra nhanh chóng, kịp thời để đảm bảo văn bản được ban hành
ngay trong ngày.
2.2.2.2. Đóng dấu văn bản:
 Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư. Ở
đây cán bộ văn thư làm công tác quản lý văn bản đi có nhiệm vụ xem xét một
lần nữa tồn bộ văn bản. Xem chữ ký có đúng thẩm quyền hay khơng. Sau đó
văn thư tiến hành ghi số và ngày tháng cho văn bản. Số được đánh theo tên loại
văn bản và bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Ngày tháng văn bản
được ghi đúng ngày làm thủ tục ban hành văn bản.
Ví dụ: Số : 01/QĐ- UB
Ngày tháng: ngày 02 tháng 01 năm 2006
Việc ghi số và ngày tháng cho văn bản của cán bộ văn thư Văn phòng
HĐND & UBND phường khá tốt, đúng với quy định của Nhà nước về hình
thức, thể thức văn bản.
 Việc đóng dấu văn bản:
Sau khi được ghi số và ngày tháng, văn thư tiến hành khâu tiếp theo là
đóng dấu lên văn bản.
Dấu là thành phần khơng thể thiếu để chứng minh tính pháp lý và chân
thực của văn bản. Chính vì vậy mà văn thư phải chú ý đóng dấu đúng thẩm
quyền chữ ký.
Văn thư Văn phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn có trách nhiệm

bảo quản và sử dụng nhiều loại con dấu: dấu của UBND phường Lam Sơn, dấu
của Văn phòng, dấu của Thường trực HĐND phường, các dấu chức danh, dấu
tên, dấu chỉ mức độ mật, khẩn, hoả tốc và một số loại dấu khác theo quy định.
Khi đóng dấu, văn thư căn cứ vào chữ ký của người có thẩm quyền để
đóng dấu cho chính xác.
Ví dụ:
- Văn bản của UBND phường do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký hoặc
Chánh Văn phịng ký thừa lệnh thì đóng dấu trịn có hình quốc huy của UBND;
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Văn bản của Văn phịng thì đóng dấu trịn của Văn phịng HĐND &
UBND.
Đối với những văn bản có mức độ Mật, Khẩn thì đóng dấu chữ “Mật”,
“Khẩn” hoặc “Hoả tốc” ở dưới phần số và ký hiệu văn bản.
Đối với những văn bản nhiều trang, để đảm bảo hiệu lực thi hành thì văn
thư đóng dấu giáp lai ở lề phải các tờ văn bản.
Đối với những chương trình, kế hoạch, đề án thì đóng dấu treo dưới phần
tác giả văn bản hoặc giữa tác giả và tiêu ngữ. Dấu treo cũng được đóng lên các
tê nh danh sách kèm theo, thu hoạch kết quả trong báo cáo.
+ Ưu điểm: Dấu đóng đa phần là đúng quy định, dấu được đóng lên 1/3
đến 1/4 chữ ký về phía bên trái và khá ngay ngắn.

+ Nhược điểm: Chưa cập nhật định mới theo văn bản số 425/ VTLTNNNVTW nên dấu giáp lai cịn đóng ở lề bên phải. Một số dấu dóng cịn nghiêng
và nh mực.
2.2.2.3. Đăng ký văn bản:
Việc đăng ký văn bản đi trong cong tác văn thư của Văn phòng HĐND &
UBND phường Lam Sơn được thực hiện bằng 02 hình thức. Từ khi thành lập,
văn thư ở đây đăng ký văn bản đi theo phương pháp truyền thống đó là lập sổ.
Nhưng từ năm 2005, UBND phường trang bị cho cán bộ văn thư máy vi tính để
sử dụng phương pháp đăng ký khoa học, hiện đại hơn. Đó là dùng phần mềm
nhập dữ liệu vào máy tính theo hệ thống quản lý văn bản chung của Thành phố.
Mỗi năm, UBND phuờng Lam Sơn ban hành gần 1000 văn bản với nhiều
thể loại khác nhau. Để việc theo dõi, quản lý văn bản đi được thuận tiện, cán bộ
văn thư tiến hành đăng ký văn bản đi theo tên loại, mỗi loại văn bản đăng ký
riêng vào một sổ.
Các sổ đó là:
Sổ đăng ký Quyết định;
Sổ đăng ký Thông báo;
Sổ đăng ký Báo cáo;
Sổ đăng ký Tờ trình;
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Sổ đăng ký Kế hoạch;

Sổ đăng ký Giấy mời;
Sổ đăng ký Công văn.
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi: (phụ lục số 4 )

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI
Năm:…………..
ĐƠN VỊ:………………………………….
QUYỂN SỐ:……

Từ số:……………………đến số…………………………..
Từ ngày:…………………đến số………………………….

Mẫu sổ và cách đăng ký bên trong: (phụ lục số 5)
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Ưu điểm: Số lượng văn bản ban hành hàng năm của UBND phường
Lam Sơn khá nhiều nên việc đăng ký riêng cho từng loại văn bản sẽ giúp cán bộ
văn thư dễ quản lý văn bản. Biết được số lượng của mỗi loại văn bản ban hành

trong năm. Việc dùng máy tính để đăng ký văn bản giúp văn thư đỡ mất thời
gian ghi chép.
+ Nhược điểm: Khơng có sổ đăng ký văn bản đi mật riêng nên việc bảo
đảm bí mật thông tin từ công tác văn thư là rất khó. Dùng nhiều sổ đăng ký làm
tốn thời gian của cán bộ văn thư khi đăng ký một lúc nhiều loại văn bản.
Cột nơi nhận, cột đơn vị hoặc người nhận bản lưu và cột số lượng bản
không được đăng ký nên sẽ gây khó khăn khi cần thiết tra cứu trách nhiệm quản
lý văn bản.
Nhập dữ liệu vào máy tính cịn tồn tại một số bất cập vì mới được vận
dụng vào công tác văn thư, hơn nữa phải phụ thuộc vào tình hình máy móc và
điện.
2.2.2.4. Chuyển giao văn bản đi:
Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ văn thư tiến hành kịp thời,
nhanh chóng và chính xác ngay sau khi làm xong thủ tục phát hành.
Dựa vào phần nơi nhận và nội dung giải quyết của văn bản mà cán bộ văn
thư xác định các đơn vị, cá nhân nhận văn bản. Đối với nơi nhận ở ngồi UBND
phường thì chuyển giao qua đường bưu điện; các đơn vị hoặc cá nhân nhận
thuộc UBND phường thì văn thư chuyển tay.
Văn bản gửi ra ngoài được bao gãi trong bì in sẳn theo mẫu của UBND
phường. Bì được làm bằng giấy trắng, dai và bền.
Tuỳ theo số lượng tờ văn bản và cách gấp văn bản mà văn thư chọn kích
thước bì phù hợp. Văn thư có trách nhiệm ghi đầy đủ những thông tin cần thiết
len bì và địa chỉ nơi nhận rõ ràng.
Đối với những văn bản có dấu mức độ “Mật”, “Khẩn” thì phải có đóng
dấu chỉ mức độ “Mật”, “Khẩn”ở dưới số trên bì.
Mẫu bì văn bản: (phụ lục số 6)
Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ văn thư Văn
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phòng HĐND & UBND phường Lam Sơn khá tốt. Đảm bảo nguyên tắc tập
trung, nhanh chóng, chính xác, kịp thời và khoa học.Thực hiện đúng quy định
chung của Nhà nước. Song vẫn cịn tồn tại một số khuyết điểm trong tồn bộ
quy trình. Khơng có sổ đăng ký chuyển giao văn bản, gây khó khăn khi có vấn
đề về trách nhiệm giả quyết văn bản của các đơn vị, cá nhân nhận văn bản.
2.2.2.5. Lập tập lưu văn bản:
Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn
bản đi đối với công tác văn thư. Vào cuối tháng, cán bộ văn thư lại lập tập lưu
cho các văn bản mà UBND phường phát hành trong tháng. Tập lưu được lập
riêng cho từng loại văn bản. Văn bản lưu lại văn thư là bản gốc, bản chính để
sau một năm nép vào lưu trữ trữ phường.
Những văn bản trong một tháng của một loại được sắp xếp theo số và
ngày tháng. Được viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc đầy đủ.
Mẫu mục lục văn bản của UBND phường Lam Sơn: (phụ lục số 7)
Đặt tiêu đề cho tập lưu:
- “ Tập Quyết định lưu của UBND phường Lam Sơn tháng 01 năm 2006”
- “ Tập Công văn lưu của UBND phường Lam Sơn tháng 01 năm 2006”
Tuy nhiên việc lập tập lưu vẫn không được tiến hành đầy đủ, cịn có
trường hợp văn bản ở trong tình trạng bó gói rồi nép vào lưu trữ.
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến:
Hàng ngày UBND phường nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là các
văn bản hành chính, đơn thư, kiến nghị… do Chính phủ, UBND Thị xã, các Bộ,

các Sở, Ban, Ngành Thành phố và các phường trên địa bàn và các cá nhân gửi
đến.
Là một cơ quan có chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi cơng việc về hành
chính và Kinh tế- xã hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong
công tác văn thư có đảm bảo thì mọi cơng việc mới được hồn thành nhanh
chóng, chính xác, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phòng HDDND & UBND phường và áp
dụng cơ chế “Một cửa” vào công tác văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phường đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
2.2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trong
quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phòng Văn thư, cán bộ Văn thư có
trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dù văn bản đó đến cơ quan bằng con đường
nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem có đúng là gửi cho cơ quan
mình hay khơng. Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì Văn thư ký và đóng
dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đã gửi văn bản cho mình để báo là cơ quan
mình đã nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính từ cấp

trên gửi xuống. Văn thư còn nhận được những văn bản khác như: đơn thư, khiếu
nại, tố cáo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
2.2.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì và đóng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản
gửi có đúng địa chỉ khơng. Kiểm tra bì văn bản và những thơng tin trên bì để
đối chiếu với ngày gửi văn bản.
 Phân loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký
và loại không phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phòng UBND
phường ;
- Loại không phải đăng ký: gồm sách báo, tạp chí, thư riêng gửi cho lãnh
đạo hoặc các phịng, ban, cá nhân trong UBND phường.
 Bóc bì văn bản: Việc bóc bì cũng được chia làm 02 loại: loại khơng
được bóc bì và loại được bóc bì.
- Loại được bóc bì là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phịng
UBND;
- Loại khơng được bóc bì là những văn bản gửi đích danh, gửi cac phịng
ban chun mơn.
Cách bóc bì: dồn văn bản về phía tác tác giả rồi dùng kéo cắt ở mép
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

ngoài. Đối với những văn bản có dấu “Khẩn” thì ưu tiên bọc trước và trình Chủ
tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thì đối chiếu số, ký hiệu và tác giả của văn bản với
thông tin ghi trên bì xem có chính xác khơng.
 Đóng dấu đến, ghi số và ngày tháng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khâu nghiệp vụ tiếp theo của
cán bộ văn thư là đóng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đóng
dấu đến của UBND phường.
Cách đóng dấu đến:Đóng dấu đến vào khoảng trống phía dưới phần số và ký hiệu đối với
những văn bản có tên loại, đối với những văn bản khơng có tên loại thì đóng
dưới phần trích yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trích
yếu của cơng văn q nhỏ thì dấu đến được đóng vào khoảng trống bên phải
dưới phần địa danh ngày tháng văn bản.
Số đến và ngày tháng đến ghi trên dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu
năm cho đến hết. Đánh sè liên tục bằng chữ số ả rập.
Mẫu dấu : (Mục lục số 8)
+ Ưu điểm của đóng dấu đến: Dấu đến được đóng đúng vị trí, ngay ngắn
và rõ ràng theo quy định. Hầu hết các văn bản đến đều được đóng dấu, ghi số và
ngày đến đầy đủ. Giúp thống kê số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo
dễ tình theo số đến khi cần để giải quyết cơng việc có liên quan.
+ Nhược điểm: Việc đánh số và ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho
tất cả các văn bản đến làm khó khăn trong việc xác định tên loại và tác giả văn
bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký.
2.2.3.3. Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cán bộ văn thư ở đây được thực
hiện trên máy tính theo phương pháp mới. Tuy nhiên, mẫu sổ và cách đăng ký
bằng sổ trước đây vẫn được áp dụng vào phần mềm.
Thông thường cán bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối
Sinh viên: Nguyễn Tiến Anh

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A