Tổ chức công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện định hóa
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (2 MB, 69 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT..............................................................................5
A. LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.......................................................................................2
2. Mục tiêu của đề tài..................................................................................3
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu................................................................3
4. Nguồn tài liệu tham khảo.........................................................................4
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu.......................................................................4
6. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................4
7. Bố cục của đề tài......................................................................................4
PHẦN I.................................................................................................................5
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐỊNH HÓA...........................................................................................5
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân
huyện Định Hóa.............................................................................................5
1. Chức năng ................................................................................................5
2. Nhiệm vụ, quyền hạn ..............................................................................5
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hóa.............................................6
3.1. Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa...................................................6
3.2. Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa.....................6
3.3. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa.....................7
3.4. Sơ đồ hóa của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện Định
Hóa................................................................................................................7
Tây Thị Điệp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa...............................................7
1.Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................7
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng...............................9
2.1. Chức năng .............................................................................................9
2.2. Nhiệm vụ ...............................................................................................9
2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng ............................................................11
3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí
trong Văn phòng..........................................................................................12
3.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng.........................................12
3.2. Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng................................13
3.3. Bản mô tả công việc đối với chuyên viên Văn thư.............................15
3.4. Bản mô tả công việc của chuyên viên Kế toán.....................................17
3.5. Bản mô tả công việc của nhân viên Lễ tân..................................19
3.6. Bản mô tả công việc của Chuyên viên kinh tế.....................................21
3.7. Bản mô tả công việc của chuyên viên Y tế, giáo dục:..........................22
3.8. Bản mô tả công việc của chuyên viên văn hóa – xã hội.......................24
3.9. Bản mô tả công việc của chuyên viên tin học văn phòng....................26
3.10. Bản mô tả công việc của nhân viên lái xe..........................................27
PHẦN II..............................................................................................................30
CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ ............30
I. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Định Hóa...........................30
II. Công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản của UBND Huyện
Định Hóa.....................................................................................................31
Tây Thị Điệp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Ủy ban nhân
dân huyện Định Hóa....................................................................................31
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản...................................................32
3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ quan. 33
4. Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ
quan.............................................................................................................34
III. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản ...............................................36
1. Quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi – đến.....................................37
1.1. Quy trình quản lí văn bản đến..............................................................37
1.1.1 Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến.....................................................38
1.1.2 Trình, chuyển giao văn bản đến.........................................................39
1.1.3 Công tác theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến............................40
1.3Quy trình quản lí văn bản đi. .................................................................40
1.2.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản
......................................................................41
1.2.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản............................41
1.2.1.2. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản........................................42
1.2.2. Đăng ký văn bản đi............................................................................42
1.2.3. Kiểm soát việc nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
.....................................................................................................................42
1.2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi...........................................................................................................43
1.2.5. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.............................................43
2. Tổ chức lập hồ sơ hiện hành của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa.....44
2.1. Nguyên tắc lập hồ sơ...........................................................................44
Tây Thị Điệp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2 Nội dung việc lập hồ sơ........................................................................44
2.3. Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan....................................45
2.4. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao, nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan...................................................................................................45
IV. Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................47
V. Ý nghĩa của công tác văn thư................................................................48
PHẦN III............................................................................................................50
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................50
I. Nhận xét, đánh giá chung về ưu, nhược điểm trong công tác Văn phòng
của UBND huyện Định Hóa........................................................................50
1. Ưu điểm:..................................................................................................50
2. Hạn chế:...................................................................................................51
3. Nguyên nhân............................................................................................52
II. Đề xuất, kiến nghị ..................................................................................52
KẾT LUẬN........................................................................................................54
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................56
PHẦN IV: PHỤ LỤC........................................................................................57
PHẦN IV: PHỤ LỤC
Tây Thị Điệp
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
Từ, cụm từ viết tắt
1
UBND
Ủy ban nhân dân
2
HĐND
Hội đồng nhân dân
3
QLVB&HTĐH
Tây Thị Điệp
Từ, cụm từ viết đầy đủ
Quản lý văn bản & hỗ trợ điều hành
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Thực tập là điều kiện và cơ hội để sinh viên bổ sung và nâng cao những kiến
thức thực tế bên ngoài ghế nhà trường và làm quen với một moi trường làm việc
chuyên nghiệp. Từ đó rèn luyện bản thân những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho
cuộc sống cũng như công việc sau này.
Gắn liền đào tạo với phương châm “Học thật, thi thật, để ra đời làm thật”,
“học phải đi đôi với hành”, được sự đồng ý của Nhà trường, khoa Quản trị Văn
phòng đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập nhằm củng cố, trang bị cho sinh viên
những kiến thức, kỹ năng về hoạch định, lãnh đạo điều hành, tổ chức và kiểm
tra; nâng cao nghiệp vụ văn phòng cho sinh viên sau khi ra trường
Được sự giúp đỡ của Nhà trường, Khoa Quản trị Văn phòng và HĐND &
UBND huyện Định Hóa, em được tiếp nhận thực tập tại Văn phòng HĐND &
UBND huyện Định Hóa từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016. Trong
thời gian thực tập tại Văn phòng huyện, em được học hỏi, làm việc như một
chuyên viên văn phòng, được áp dụng những lý luận vào thực tiễn, nâng cao các
kỹ năng, nghiệp vụ. Lần thực tập này là một bước đệm, nền tảng vững chắc, tạo
cho em hành trang mới để em tự tin sau khi ra trường.
Bản "Báo cáo thực tập" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã
cố gắng rất nhiều song với kiến thức còn hạn hẹp, khả năng áp dụng kiến thức
vào thực tiễn chưa được tốt sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong
nhận được sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong cơ
quan để bài Báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Kính chúc các thầy giáo, cô giáo; lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ nhân viên
trong văn phòng Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa sức
khỏe dồi dào và thành công, chúc trường Đại học Nội vụ Hà Nội ngày càng phát
triển vững mạnh; Uỷ ban nhân dân cũng như văn phòng Hội đồng nhân dân –
Uỷ ban Nhân dân huyện Định Hóa thục hiện thành công mục tiêu được giao,
đưa Định Hóa phát triển toàn diện trên mọi lĩnh vực.
Em xin chân thành cảm ơn!
Định Hóa, ngày 11 tháng 03 năm 2016
Sinh viên
Tây Thị Điệp
Tây Thị Điệp
1
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Lý do chọn đề tài
Xu thế toàn cầu hóa đang ngày càng du nhập vào Việt Nam, làm biến đổi
nền kinh tế nước ta theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Việt Nam đang
dần chuyển mình từ một đất nước có nền nông nghiệp sang một nền công
nghiệp. Kinh tế phát triển kéo theo sự ra đời của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực đa
dạng để đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Bước vào giai đoạn mới với những thách thức và cơ hội mới, quá trình
đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ở trong trường đại học nhất thiết phải có sự
nghiên cứu, xây dựng các giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng,
trong đó cần ưu tiên chất lượng hàng đầu cho người học. Để thực tế hóa vấn đề
này Trường đại học Nội vụ Hà Nội đã mở rộng đào tạo một số ngành như: Quản
lí nhà nước, Quản trị nhân lực, Khoa học thư viện, Quản trị văn phòng……
Trong hệ thống các ngành học, có thể nói, Quản trị Văn phòng là một
trong những địa chỉ tin cậy cho các sinh viên khi bước vào trường Đại học Nội
vụ Hà Nội, cũng như nhu cầu tìm kiếm ứng cử viên văn phòng có trình độ cao,
năng động, sáng tạo của các cơ quan, doanh nghiệp. Ngành Quản Trị Văn Phòng
là đội ngũ của những người có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công
việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Trước đây từ “bàn giấy” được dùng để chỉ nghề
nghiệp của những người làm ở bộ phận gián tiếp, công việc có phần thụ động và
buồn tẻ. Ngày nay, văn phòng là bộ máy lãnh đạo bàn thảo và ban hành các
quyết định quản lí, trụ sở liên lạc và giao dịch chính thức của cơ quan tổ chức
doanh nghiệp với các cơ quan, đối tác bên ngoài.
Ngành Quản trị Văn phòng là một ngành rất thực tế, nó được ví như “một
cô gái đẹp đang kén chồng, ngành Văn phòng không sợ ế, mặc dù chưa thực sự
nổi bật, nhưng ngành này rất cần thiết và đang có mặt ở tất cả các đơn vị hành
chính tại các cơ quan, doanh nghiệp”. Ngành Quản trị Văn phòng ngày càng
khẳng định được chỗ đứng quan trọng trong xã hội. Văn phòng là kênh thông tin
chính thức, là đầu mối thông tin, trung tâm xử lý thông tin, mọi thông tin ra vào
cơ quan đều phải tập trung tại bộ phận văn phòng và được xử lý một cách nhanh
chóng, chính xác, kịp thời đảm bảo cho hoạt động của cơ quan. Văn phòng là
Tây Thị Điệp
2
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nơi điều phối các hoạt động của cơ quan để mọi hoạt động diễn ra trôi chảy và
thống nhất. Đặc biệt, trong bối cảnh đất nước ta đang trên đà phát triển thì công
tác văn phòng càng trở nên quan trọng, hoạt động của văn phòng là một trong
những yếu tố quyết định đến sự phát triển, tồn vong của cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp.
Trong ngành quản trị văn phòng môn công tác văn thư, lưu trữ có vai trò
rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ
quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy
mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc
điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và
những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi
cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã
xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan
trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn
quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò
và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi
cơ quan, tổ chức.
Với xuất phát từ những lí do trên em quyết định chọn đề tài: “Tổ chức
công tác văn thư của ủy ban nhân dân huyện Định Hóa”. Đây là một trong
những nghiệp vụ quan trọng của người Quản trị văn phòng.
2. Mục tiêu của đề tài
- Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa.
- Tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Định
Hóa.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
+ Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND và Văn
phòng HĐND & UBND huyện Đinh Hóa.
+ Khảo sát đánh giá và đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt
động của Văn phòng trong công tác kiểm soát tổ chức thực hiện văn bản của
Tây Thị Điệp
3
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
UBND huyện Định Hóa.
+ Công tác tổ chức, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa.
+ Tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện Định Hóa.
4. Nguồn tài liệu tham khảo
+ Sách Quản trị văn phòng
+ Luật ban hành văn bản
+ Luật tổ chức HĐND & UBND;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu
Đã có nhiều bài tiểu luận, báo cáo viết về công tác tổ chức văn thư:
- Luận văn công tác văn thư – quản trị văn phòng và công tác lưu trữ.
- Các bài báo cáo thực tập của khoa quản trị văn phòng và khoa văn thư
lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được nghiên cứu bằng nhiều phương pháp như:
- Áp dụng kiến thức đã học.
- Thu thập, tìm hiểu thông tin có liên quan tới đề tài.
- Phỏng vấn trục tiếp, quan sát, đánh giá, phân tích, nhận xét….
7. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, bài còn gồm 3 phần:
Phần I. Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Định
Hóa.
Phần II. Chuyên đề thực tập: Tổ chức công tác văn thư của Ủy ban nhân
dân huyện Định Hóa.
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị
Tây Thị Điệp
4
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐỊNH HÓA
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban
nhân dân huyện Định Hóa
1. Chức năng
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Định Hóa là cơ quan tham
mưu. Giúp việc cho UBND cấp huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của
UBND cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần đảm bảo sự thống
nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý về
tổ chức, biên chế và công tác của UBND cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo,
kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc
UBND cấp tỉnh.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch, dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ và hàng năm; chương trình, biện pháp thực hiện các nhiệm vụ cải
cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt, thông tin, truyền thông, phổ biến, giáo dục các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý được giao.
- Giúp UBND cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thẩm định,
đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của
cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của UBND
cấp huyện.
- Giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể,
tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc các lĩnh
vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
Tây Thị Điệp
5
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lí của cơ quan
chuyên môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn.
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lí nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ
của cơ quan chuyên môn cấp huyện.
- Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kì và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của UBND huyện và sở quản lý
ngành, lĩnh vực.
- Kiểm tra theo ngành, lĩnh vực được phân công phụ trách đối với tổ chức,
cá nhân trong việc thực hiện quy định của pháp luật, giải quyết khiếu nại tố cáo;
phòng chống tham nhũng, lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công
của UBND huyện.
- Quản lí tài chính, tài sản của cơ quan chuyên môn theo quy định của
pháp luật và phân công của UBND huyện.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Định Hóa
3.1. Ban lãnh đạo UBND huyện Định Hóa
- Chủ tịch
- Phó Chủ tịch
3.2. Cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Định Hóa
Các cơ quan chuyên môn trực thuộc của UBND huyện Định Hóa gồm có
13 cơ quan:
- Phòng Nội vụ
- Phòng Tư pháp
- Phòng Tài chính – Kế toán
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
- Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội
- Phòng Văn hóa & Thông tin
- Phòng Giáo dục & Đào Tạo
- Phòng Y tế
Tây Thị Điệp
6
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thanh tra huyện
- Văn phòng HĐND & UBND
- Phòng dân tộc
- Phòng Kinh tế và Hạ tầng
- Phòng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn
3.3. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Định Hóa.
- Ban bồi thường giải phóng mặt bằng
- Ban quản lý các dự án đầu tư và xây dựng
- Trung tâm dạy nghề
- Đài Truyền thanh và Truyền hình
Các đơn vị trực thuộc UBND huyện Định Hóa có mối quan hệ mật thiết,
hỗ trợ tương tác để cùng nhau thực hiện tốt những nhiệm vụ của mình.
3.4. Sơ đồ hóa của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện
Định Hóa
(Xem phục lục: 01)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của Uỷ ban nhân dân huyện Định Hóa.
1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa làm việc theo chế độ một
thủ trưởng, chịu sự quản lý của lãnh đạo Uỷ ban nhân dân huyện và thực hiện
đúng chức năng, nhiệm vụ của mình theo đúng quy định, quy chế làm việc của
Ủy ban. Chánh Văn phòng có có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt: Tổng
hợp; theo dõi, đôn đốc, phối hợp với các đơn vị thực hiện nhiệm vụ, quy chế của
cơ quan; báo cáo kịp thời, thường xuyên cho lãnh đạo Ủy ban nhân dân.
Về Cơ bản Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa đã làm tốt chức
năng tham mưu, tổng hợp và giúp việc hậu cần. Bộ phận Văn phòng biết cách
tham mưu một cách khoa học, sát với tình hình thực tế, đã đem lại hiệu quả cao
cho cơ quan. Văn phòng HĐND & UBND chủ yếu tham mưu về các lĩnh vực
như: Công tác lãnh đạo, điều hành; xây dựng quy chế, nội quy, quy định của
UBND huyện; tổ chức bộ máy; các quy trình, thủ tục hành chính; định hướng
Tây Thị Điệp
7
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phát triển của UBND trong thời gian tới; xây dựng cơ sở, vật chất, hạ tầng trong
cơ quan. Trên cơ sở những ý kiến tham mưu của Văn phòng, Uỷ ban nhân dân
huyện Định Hóa đã xây dựng những quy chế, nội quy, quy định trong cơ quan
như: Quy chế văn hóa công sở, nội quy phòng làm việc…; Việc ban hành các
văn bản hành chính cũng được xây dựng thành quy trình, đảm bảo được sự
thống nhất, chặt chẽ trong công tác ban hành văn bản.
Trong công tác tổng hợp, Văn phòng đã có sự chắt lọc, phân tích, xử lý
thông tin chính xác từ các mặt hoạt động của cơ quan, cũng như hoạt động của
đời sống kinh tế, xã hội để phản ánh đúng đắn tới cơ quan. Sau khi tổng hợp
chính xác những thông tin, Văn phòng đã có những ý kiến, đề xuất, phương
hướng giải quyết, lãnh đạo, điều hành đúng chủ trương, đường lối đã đề ra với
lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện.
Bên cạnh việc thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp; chức năng
giúp việc, hậu cần cũng được bộ phận Văn phòng thực hiện tốt. Trong các cuộc
họp, Văn phòng luôn có sự chuẩn bị chu đáo về văn bản, hồ sơ, tài liệu cần thiết
phục vụ cho cuộc hội, họp, hệ thống trang thiết bị phòng họp được chuẩn bị đầy
đủ, đảm bảo cho các cuộc hội họp đạt hiệu quả cao. Hàng tuần, bộ phận Văn
phòng luôn xây dựng lịch công tác tuần của UBND huyện để các phòng, ban
chuyên môn nắm bắt tình hình công tác của cơ quan. Đối với những chương
trình, kế hoạch đã đề ra, bộ phận Văn phòng thường xuyên theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra các đơn vị, phòng ban, các cá nhân trong việc thực hiện nội dung
chương trình, kế hoạch nhằm phát hiện những sai xót, đề ra phương hướng giải
quyết kịp thời.
Ưu điểm:
- Mô hình văn phòng UBND huyện Định Hóa được chia tách thành các
phòng ban nhỏ, riêng biệt, tạo môi trường làm việc độc lập, tâm lý thoải mái cho
cán bộ, công chức, viên chức trong công việc.
- Cơ sở hạ tầng khang trang với 04 trụ sở; các phòng ban được trang bị
các trang thiết bị phục vụ cho công việc như: máy vi tính, điện thoại bàn, máy
in…
Tây Thị Điệp
8
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ủy ban nhân dân huyện có bố trí hội trường riêng với đầy đủ các trang
thiết bị phục vụ cho các cuộc hội họp, Ủy ban huyện còn có nhà khách để cho
các cá nhân, cơ quan đến công tác tại Ủy ban huyện nghỉ ngơi tại cơ quan, tiết
kiệm chi phí cho những cá nhân, cơ quan đến công tác tại UBND huyện.
- Đội ngũ nhân sự của các phòng ban được sắp xếp, bố trí, kết hợp giữa
những cán bộ, công chức, viên chức có độ tuổi trung niên, có kinh nghiệm thâm
niên trong hoạt động hành chính với những cán bộ, công chức, viên chức trẻ có
trình độ cao, hăng hái, năng động trong công việc.
Nhược điểm:
- Do mô hình văn phòng của UBND huyện Định Hóa chia tách thành các
phòng ban nhỏ, riêng biệt nên gây khó khăn trong việc gắn kết công việc giữa
các phòng ban với nhau. Các cán bộ, chuyên viên có không gian riêng để làm
việc, không có sự quản lý, giám sát trực tiếp của lãnh đạo nên vẫn xảy ra tình
trạng nhân viên ngồi chơi, không làm việc.
- Cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu, hư hỏng nhiều ảnh hưởng đến
việc thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên.
2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng.
2.1. Chức năng
Văn phòng HĐND & UBND huyện Định Hóa là cơ quan ngang phòng,
tham mưu, tổng hợp cho Thường trực HĐND & UBND huyện. Là nơi thu thập
xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ,
hậu cần, đảm bảo các cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan.
Trực tiếp quản lý tài sản và phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các
hoạt động tại cơ quan. Là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
2.2. Nhiệm vụ
- Giúp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ xây dựng, tổ chức thực hiện quy
chế làm việc và chương trình công tác. Là đầu mối phối hợp, điều hoà chương
trình công tác của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Uỷ viên Ban Thường vụ để thực hiện
quy chế làm việc và chương trình công tác của Ban Thường vụ.
- Quản lý các văn bản và chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản
Tây Thị Điệp
9
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
do Ban Chấp hành, Ban Thường vụ ban hành. Tiếp nhận, phát hành, lưu trữ các
văn bản, báo cáo của các cấp Công đoàn, các cơ quan hữu quan và CNVCLĐ
trong ngành, vào sổ trình Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch được uỷ quyền xử lý và
chuyển văn bản tới các ban chuyên đề nghiên cứu, đề xuất biện pháp giải quyết.
- Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường
trực và Ban Thường vụ. Theo dõi, đôn đốc các cấp Công đoàn thực hiện chế độ
thông tin báo cáo theo quy định.
- Tham gia phối hợp với các ban, đơn vị hữu quan nghiên cứu, tổng hợp
tình hình CNVCLĐ, đề xuất một số chủ trương công tác đối với CNVCLĐ và
Công đoàn. Chủ trì hoặc phối hợp cùng các ban tham gia xây dựng các văn bản
và một số đề án do Ban Thường vụ giao. Theo dõi, đánh giá, tổng hợp tình tổ
chức thực hiện các nghị quyết, chủ trương của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ.
Phối hợp với các ban, đơn vị giúp Ban Thường vụ kiểm tra, sơ kết, tổng kết việc
thực hiện nghị quyết, quyết định, các chuyên đề công tác của Ban Chấp hành,
Ban Thường vụ.
- Chuẩn bị nội dung và ghi chép văn bản cho các Hội nghị Ban Chấp
hành, Ban Thường vụ, Thường trực Ban Thường vụ, các Hội nghị sơ tổng kết…
của Công đoàn ngành. Theo dõi, tổng hợp việc thực hiện các vấn đề liên quan
khác theo yêu cầu của Chủ tịch Công đoàn ngành.
- Giúp các ban Công đoàn ngành và các Công đoàn cơ sở về nghiệp vụ
soạn thảo, thể thức văn bản đúng theo quy định của Nhà nước.
- Tham mưu Thường trực Ban Thường vụ, Thủ trưởng cơ quan quản lý và
sử dụng tài sản ở cơ quan Công đoàn ngành. Phục vụ tốt các Hội nghị, Hội thảo
ở cơ quan cũng như của Công đoàn ngành tổ chức. Giúp Thường trực Ban
Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ trong tháng
của các ban Công đoàn ngành theo kết luận của Hội nghị giao ban hàng tháng.
- In ấn các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi Công đoàn GTVT Việt Nam,
chuyển giao văn bản cho các ban và cơ sở, báo cáo kịp thời tình hình hoạt động
của Công đoàn ngành với Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Ban cán sự
Đảng, Bộ Giao thông vận tải hàng tháng.
Tây Thị Điệp
10
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ban hành các loại giấy mời họp, giấy triệu tập các Hội nghị theo kết luận
của Thường trực Ban Thường vụ. Dự toán chi tiêu và chuẩn bị cơ sở vật chất
cho các Hội nghị của Công đoàn ngành, bố trí ăn, nghỉ, phương tiện đi lại cho
các đại biểu về dự họp theo đúng chủ trương của Ban Thường vụ Công đoàn
ngành hoặc Ban tổ chức Hội nghị.
- Thực hiện kế hoạch công tác đối ngoại, làm thủ tục cho các đoàn đi công
tác nước ngoài và đoàn nước ngoài đến Việt Nam, quản lý giấy giới thiệu,
giao dịch với các cơ quan trong và ngoài ngành.
- Bảo đảm điều kiện vật chất phục vụ hoạt động của Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ, Thường trực. Bố trí phương tiện, nơi làm việc cho các ban trong cơ
quan Công đoàn ngành; đón tiếp khách đến làm việc; quản lý và sắp xếp các
phương tiện đi công tác theo quy chế của Công đoàn ngành. Căn cứ vào thực tế
mối quan hệ ngang dọc, trên dưới để tham mưu đề xuất lịch làm việc hàng tuần
của Lãnh đạo Công đoàn ngành và các ban sau họp giao ban Thường trực Ban
Thường vụ đầu tuần.
- Phối hợp với Công đoàn cơ quan rà soát, bổ sung, sửa đổi các quy chế
hoạt động của cơ quan theo đúng quy định hiện hành.
2.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND & UBND gồm: 01 Chánh Văn
phòng, 02 Lãnh đạo Văn phòng và các chuyên viên.
- Chánh Văn phòng giúp UBND huyện quản lý nhà nước về công tác văn
phòng và thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch UBND huyện giao.
- 01 Lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác tổng hợp, có trách nhiệm về
bộ phận một cửa và bộ phận chức năng, thông tin; phụ trách về đất đai, xây
dựng, tiếp dân.
- 01 Lãnh đạo Văn phòng phụ trách công tác hành chính, chịu trách nhiệm
chính về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, công tác lễ tân, quản lý phòng
họp, bộ phận quản trị, quản lý bộ phận bảo vệ trong cơ quan.
Các bộ phận của Văn phòng:
- Bộ phận Tổng hợp;
Tây Thị Điệp
11
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Bộ phận Hành chính – Quản trị;
- Bộ phận Kế toán, tài vụ;
- Bộ phận Văn thư – Lưu trữ;
- Bộ phận một cửa;
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
(Xem phụ lục: 02)
3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị
trí trong Văn phòng
3.1. Bản mô tả công việc của Chánh Văn phòng
- Tên công việc: Chánh Văn phòng
- Mã số công việc: CVP
- Hệ số lương: 3.500.000 VNĐ
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch UBND
- Cấp dưới: Nhân viên
* Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Chánh Văn phòng:
- Chánh Văn phòng là thủ trưởng của Văn phòng, chịu trách nhiệm trước
HĐND, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch huyện về mọi mặt công
tác và toàn bộ hoạt động của Văn phòng theo đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn được giao theo quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện;
- Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện và lãnh đạo về công tác Tổ chức
bộ máy; lãnh đạo, điều hành, xây dựng quy chế, thủ tục hành chính;
- Tham mưu về công tác xây dựng chính quyền cơ sở; giúp Ủy ban nhân
dân huyện và lãnh đạo hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp báo cáo thực hiện pháp
luật về dân chủ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp;
- Thực hiện các nhiệm vụ do lãnh đạo phân công;
- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo lãnh đạo về những công việc quan trọng;
- Ký thừa lệnh lãnh đạo một số văn bản được Lãnh đạo giao và ký những
Tây Thị Điệp
12
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành;
- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo.
- Xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi gửi đi.
* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc
- Mối quan hệ trong nội bộ cơ quan:
+ Đối với cấp trên: Tôn trọng, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
+ Đối với đồng nghiệp và cấp dưới: Hòa đồng, quan tâm đến đời sống của
đồng nghiệp và nhân viên.
- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan: Hòa nhã, thân thiện
* Quyền hành của Chánh văn phòng trong công việc
- Chánh Văn phòng có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan để
thực hiện công việc.
- Chánh Văn phòng được tham mưu cho lãnh đạo trong phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của mình.
* Điều kiện làm việc
Chánh Văn phòng được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có
phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị
phục vụ cho công việc.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành QTVP
- Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo,
lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch.
- Có kinh nghiệm công tác
- Có khả năng giao tiếp tốt
- Sức khỏe: Tốt
- Ngoại hình: Ưa nhìn
- Có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp.
3.2. Bản mô tả công việc của Phó Chánh Văn phòng
- Vị trí: Phó Chánh Văn phòng
Tây Thị Điệp
13
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Mã số công việc: PCVP
- Hệ số lương: 3.000.000 VNĐ
- Số lượng: 02 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Chủ tịch UBND
- Cấp dưới: Nhân viên
* Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Phó Chánh Văn phòng
- Giúp việc cho Chánh Văn phòng và được Chánh Văn phòng giao trực
tiếp phụ trách một số mặt công tác cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao. Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về các phần việc được
giao và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HĐND, lãnh đạo Ủy ban nhân dân
huyện khi thực hiện các nhiệm vụ cụ thể do lãnh đạo HĐND, lãnh đạo Ủy ban
nhân dân huyện giao. Thay Chánh Văn phòng điều hành các công việc của văn
phòng khi Chánh Văn phòng đi vắng hoặc khi được Chánh Văn phòng ủy
quyền.
- Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác cải cách hành chính,
thực hiện công tác quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động của hội và tổ chức
phi chính phủ trên địa bàn huyện Thanh Ba.
- Phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn cho cán bộ, các đơn vị
trên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ và các nghiệp vụ có liên quan.
- Thực hiện nhiệm vụ thanh tra, giải quyết đơn thư, khiếu nại của nhân
dân.
- Trực tiếp làm việc với công dân, làm nhiệm vụ tiếp dân.
- Tổ chức triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ xây dựng hệ
thống thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của huyện.
- Kiểm tra, theo dõi, đôn đốc công việc của bộ phận quản trị cơ sở hạ tầng
và xe.
* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc
- Mối quan hệ trong nội bộ cơ quan:
Tây Thị Điệp
14
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đối với cấp trên: Tôn trọng, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
+ Đối với đồng nghiệp và cấp dưới: Hòa đồng, quan tâm đến đời sống của
đồng nghiệp và nhân viên.
- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan: Hòa nhã, thân thiện.
* Quyền hành của Phó Chánh văn phòng trong công việc
- Phó Chánh Văn phòng có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan
để thực hiện công việc.
- Phó Chánh Văn phòng được tham mưu cho lãnh đạo trong phạm vi chức
năng, nhiệm vụ của mình.
* Điều kiện làm việc
Phó Chánh Văn phòng được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có
phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị
phục vụ cho công việc.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Đại học trở lên ngành quản trị văn
phòng.
- Có năng lực lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo,
lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch.
- Có kinh nghiệm công tác
- Có khả năng giao tiếp tốt
- Sức khỏe: Tốt
- Ngoại hình: Ưa nhìn
- Có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp.
3.3. Bản mô tả công việc đối với chuyên viên Văn thư
- Vị trí: Chuyên viên Văn thư
- Mã số công việc: CVVT
- Hệ số lương: 2.500.000 VNĐ
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
Tây Thị Điệp
15
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Cấp trên trực tiếp: Chánh Văn phòng
* Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của chuyên viên Văn thư
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi:
+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản, trình lãnh đạo xem xét, duyệt, ký ban
hành;
+ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng, năm;
+ Đóng dấu văn bản đi;
+ Đăng ký văn bản đi;
+ Chuyển giao văn bản đi;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;
+ Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
+ Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổ
chuyển giao văn bản.
- Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến:
+ Nhận văn bản đến, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến ghi số đến,
ngày đến;
+ Trình văn bản đến;
+ Đăng ký văn bản đến;
+ Chuyển giao văn bản đến;
+ Giúp Chánh Văn phòng giải quyết văn bản đến.
- Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan:
+ Bảo đảm an toàn con dấu của Ủy ban (bao gồm dấu Ủy ban, dấu Văn
phòng, dấu chức danh, dấu Hội đồng, dấu Đảng ủy, dấu đến) và một số dấu
khác.
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản giấy tờ khác của Ủy
ban.
* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.
- Mối quan hệ trong nội bộ cơ quan:
+ Đối với cấp trên: Tôn trọng, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
Tây Thị Điệp
16
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Đối với đồng nghiệp: Có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, hòa
đồng, giúp đỡ, thay mặt lãnh đạo quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp.
- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan:
+ Không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó
khăn, phiền hà khi thi hành công vụ.
+ Nhã nhặn, lắng nghe ý kiến giải thích, giải thích rõ ràng, cụ thể về các
quy định liên quan đến giải quyết công việc.
* Quyền hành của chuyên viên Văn thư trong công việc
- Chuyên viên Văn thư có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan
để thực hiện công việc.
- Chuyên viên Văn thư được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình.
* Điều kiện làm việc
Chuyên viên Văn thư được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có
phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị
phục vụ cho công việc.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên ngành Văn thư-Lưu
trữ.
- Có năng lực về Văn thư, chăm chỉ, nhanh nhẹn, chủ động trong công
việc.
- Có kinh nghiệm công tác
- Có khả năng giao tiếp tốt
- Sức khỏe: Tốt
- Có khả năng chịu áp lực công việc
- Ngoại hình: Ưa nhìn
- Có ước mơ thăng tiến trong nghề nghiệp.
3.4. Bản mô tả công việc của chuyên viên Kế toán
- Vị trí: Chuyên viên Kế toán
- Mã số công việc: CVKT
Tây Thị Điệp
17
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Hệ số lương: 2.500.000 VNĐ
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Chánh Văn phòng
* Nhiệm vụ của chuyên viên Kế toán
- Dự trù kinh phí, thanh toán các khoản chi phí cho văn phòng, cơ quan.
- Đôn đốc, hướng dẫn các bộ phận trong Văn phòng tổ chức thực hiện dự
toán, lập báo cáo quyết toán.
- Lập kế hoạch và tổ chức thẩm định dự toán, báo cáo quyết toán của các
bộ phận trong Văn phòng, Kế toán tiến hành tổng hợp và báo cáo cho Chánh
Văn phòng.
- Thực hiện công tác tổng hợp, nộp và lập đúng thời hạn báo cáo tài chính
về tình hình thực hiện dự toán, quyết toán ngân sách của Văn phòng.
- Giải trình và cung cấp hồ sơ, số liệu cho cơ quan thuế, kiểm toán, thanh
tra, kiểm tra theo yêu cầu, nghiên cứu, đề xuất kiến nghị với lãnh đạo Văn
phòng những biện pháp cải tiến để thực hiện tốt công tác kế toán.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo Văn phòng phân công.
* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.
- Mối quan hệ trong nội bộ cơ quan:
+ Đối với cấp trên: Tôn trọng, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
+ Đối với đồng nghiệp: Có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, hòa
đồng, giúp đỡ, thay mặt lãnh đạo quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp.
- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan:
+ Không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó
khăn, phiền hà khi thi hành công vụ.
+ Nhã nhặn, lắng nghe ý kiến giải thích, giải thích rõ ràng, cụ thể về các
quy định liên quan đến giải quyết công việc.
* Quyền hành của chuyên viên Kế toán trong công việc
- Chuyên viên Kế toán có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan
Tây Thị Điệp
18
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
để thực hiện công việc.
- Chuyên viên Kế toán được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh
Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình.
* Điều kiện làm việc
Chuyên viên Kế toán được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có
phòng làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị
phục vụ cho công việc.
* Yêu cầu
- Tốt nghiệp Cao đẳng Chính quy trở lên chuyên ngành Tài chính-Kế
toán.
- Có kinh nghiệm công tác trong lĩnh vực Tài chính-Kế toán.
- Có kỹ năng tổ chức, sắp xếp và xây dựng kế hoạch để thực hiện các
nhiệm vụ được phân công.
- Sử dụng thành thạo máy vi tính (phần mềm Excel, phần mềm kế toán).
- Có khả năng giao tiếp tốt.
- Sức khỏe tốt.
3.5. Bản mô tả công việc của nhân viên Lễ tân.
- Vị trí: Nhân viên Lễ tân
- Mã số công việc: NVLT
- Hệ số lương: 2.500.000 VNĐ
- Số lượng: 01 người
- Bộ phận trực thuộc: Văn phòng
- Cấp trên trực tiếp: Chánh Văn phòng
* Nhiệm vụ của nhân viên Lễ tân
- Trực lễ tân, nghe điện thoại, tiếp đón khách.
- Hỗ trợ thực hiện các công việc kê đặt bàn ghế, cung cấp các thiết bị trình
chiếu, laptop, bút viết, tài liệu… Phục vụ nước tại phòng họp, phòng hội thảo và
tập huấn.
- Mở, đóng cửa văn phòng. đảm bảo vệ sinh văn phòng sạch sẽ, gọn gàng.
- Trực văn phòng, trực điện thoại, trả lời điện thoại khách hàng.
Tây Thị Điệp
19
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tiếp đón khách đến văn phòng, cơ quan và hướng dẫn khách liên hệ
đúng người, đúng bộ phận cần gặp.
- Mua, cấp phát, quản lý văn phòng phẩm.
- Chuẩn bị thủ tục cho lãnh đạo khi đi công tác.
* Các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc.
- Mối quan hệ trong nội bộ cơ quan:
+ Đối với cấp trên: Tôn trọng, quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, thực hiện đầy
đủ các nhiệm vụ do lãnh đạo giao.
+ Đối với đồng nghiệp: Có thái độ trung thực, thân thiện, hợp tác, hòa
đồng, giúp đỡ, thay mặt lãnh đạo quan tâm đến đời sống của đồng nghiệp.
- Mối quan hệ bên ngoài cơ quan:
+ Không được có thái độ hách dịch, cửa quyền, nhũng nhiễu, gây khó
khăn, phiền hà khi thi hành công vụ.
+ Nhã nhặn, lắng nghe ý kiến giải thích, giải thích rõ ràng, cụ thể về các
quy định liên quan đến giải quyết công việc.
* Quyền hành của nhân viên Lễ tân trong công việc
- Nhân viên Lễ tân có quyền sử dụng các trang thiết bị trong cơ quan để
thực hiện công việc.
- Nhân viên Lễ tân được tham mưu cho Chánh Văn phòng, Phó Chánh
Văn phòng trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình.
* Điều kiện làm việc
Nhân viên lễ tân được làm việc trong một môi trường thuận lợi, có phòng
làm việc riêng, phòng làm việc được trang bị đầy đủ các trang thiết bị phục vụ
cho công việc.
* Yêu cầu
- Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên chuyên ngành Thư
ký Văn phòng.
- Ngoại hình ưa nhìn, có gu thẩm mỹ, biết cách trang điểm
- Có kinh nghiệm công tác
- Có khả năng giao tiếp tốt
Tây Thị Điệp
20
Lớp: Quản trị Văn phòng K1D
