Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh

MỤC LỤC
Trang
A.PHẦN MỞ ĐẦU........................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG.....................................................................................2
Chương 1. Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh.....................2
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Xuân Đỉnh................................................................................2
1.1.1. Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh.....................................2
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường
Xuân Đỉnh.........................................................................................................3
1.1.2.1. Chức năng...........................................................................................3
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh.......................3
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh.................................3
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND
phường Xuân Đỉnh............................................................................................6
1.2.1. Chức năng..............................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................6
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................7
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của UBND phường Xuân
Đỉnh.....................................................................................................................
8
2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ............................................8
2.2. Hoạt động nghiệp vụ................................................................................8
2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư....................................................................8
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản............................................8
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi............................................................................10
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến...................................................12


2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......................12
2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................14

2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ...................................................................14
2.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh
.......................................................................................................................14
2.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ.............................................................15
2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.....................................................................16
2.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu.................................................................16
2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ......................16
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị............................18
3.1. Nhận xét, đánh giá..................................................................................18
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................18
3.1.1.1. Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ....................18
3.1.1.2. Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ............................................18
3.1.2. Hạn chế................................................................................................19
3.1.2.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác văn
thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc............................................................19
3.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh chuyên môn
nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp.......................................................19
3.1.2.3. Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn
nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng...............................................................20
3.1.2.4. Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu trữ
còn nhiều khó khăn và bất cập........................................................................20
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của UBND
phường Xuân Đỉnh..........................................................................................21
3.2.1. Về phía cơ quan quản lý ngành...........................................................21
3.2.2. Về phía UBND phường Xuân Đỉnh....................................................22


3.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức..........22
3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường 22

3.2.2.3. Đầu tư kinh phí để cải tạo lại kho lưu trữ trang bị đầy đủ các thiết bị phục
vụ công tác văn thư lưu trữ..............................................................................23
3.2.2.4. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, khen thưởng và xử lý vi phạm
trong công tác văn thư lưu trữ.........................................................................24
3.3. Một số khuyến nghị đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường......24
C. KẾT LUẬN.............................................................................................27
D. PHỤ LỤC................................................................................................28


A.PHẦN MỞ ĐẦU.
Kiến tập là quá trình quan sát cách làm, đúc kết kinh nghiệm thực tế cho bản
thân (chủ yếu về nghiệp vụ) trong khoảng thời gian ngắn. Là một sinh viên đại học
năm 3 của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cũng như bao bạn khác, em có cơ hội đi
kiến tập. Đợt kiến tập lần này giúp sinh viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn
thư, Lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức khi đến kiến tập; tạo cơ hội cho sinh viên chủ
động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác văn
thư, Lưu trữ của cơ quan, đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm trong
việc học tập các học phần kế tiếp. Qua thời gian kiến tập tại UBND phường Xuân
Đỉnh, quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội, em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt
tình của Phó Chủ tịch UBND Nguyễn Ngọc Thạch, chị Nguyễn Thị Nhậm, đặc biệt
là chị Trần Thị Hường trong văn phòng, người đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em
trong quá trình tìm hiểu, thu thập thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn
thành kiến tập. Bên cạnh đó, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo
khoa Văn thư- Lưu trữ, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy cho em những
kiến thức cần thiết phục vụ đợt kiến tập này.
Tuy nhiên, do đây là lần đầu tiếp xúc với môi trường công việc thực tế, kiến thức
còn hạn chế, kinh nghiệm còn ít nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi tìm
hiểu về UBND phường Xuân Đỉnh. Vì vậy, em rất mong được sự bỏ qua của
UBND phường và sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

1


B. PHẦN NỘI DUNG.
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND phường Xuân Đỉnh.
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Xuân Đỉnh.
1.1.1. Lịch sử hình thành UBND phường Xuân Đỉnh.
Phường Xuân Đỉnh được thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQCP ngày 27/12/2013 của Chính phủ về việc “ Điều chỉnh địa giới hành chính
Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận mới là Quận Bắc Từ Liêm và Quận Nam Từ
Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội”. Trong đó xã Xuân Đỉnh đã được
điều chỉnh địa giới hành chính để thành lập 2 phường là phường Xuân Đỉnh và
phường Xuân Tảo.
Sau khi thành lập, phường Xuân Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía
Bắc giáp phường Đông Ngạc, phía Nam giáp phường Xuân Tảo, Cổ Nhuế 1, phía
Tây giáp phường Cổ Nhuế 2 và phường Đức Thắng, phía Đông giáp phường Phú
Thượng (Quận Tây Hồ)
Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, dân số (tính đến tháng 3/2016) là
9.357 hộ dân với 34.993 nhân khẩu.
Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh chỉ tồn tại 01 tôn giáo là Phật giáo.
Toàn phường có 04 ngôi chùa với tổng số 07 nhà sư ( 3 tăng, 4 ni). Trong những
năm qua các nhà sư trên địa bàn luôn sống chan hòa, gắn bó với chính quyền và
nhân dân địa phương, thực hiện nghiêm túc các chủ trương chính sách pháp luật
của nhà nước, không có trường hợp sai phạm hoặc mâu thuẫn.
Về tín ngưỡng: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh còn bảo tồn hàng chục công
trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ…
trong đó đã có 8 di tích đã được xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, 4 di tích cấp
thành phố)
Về lễ hội: trên địa bàn phường Xuân Đỉnh có 04 lễ hội được duy trì tổ chức

hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội Đình
Xuân Tảo. Trong đó, mỗi năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn trong 3
ngày, các lễ hội còn lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy
mô hẹp, nội dung đơn giản và thời gian 01 ngày.
Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường.
Giai đoạn Tiền khởi nghĩa ( 1941 -1945) Xuân Đỉnh đã được Trung ương Đảng
chọn làm An toàn khu ( ATK), là nơi nuôi giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh đạo
2


cao cấp của cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, Phan
Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên.
Năm 2003 xã Xuân Đỉnh ( nay đã được kiện toàn thành 2 phường là phường
Xuân Đỉnh và phường Xuân Tảo) đã được Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anh
hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp”.
Về giáo dục: trên địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thông
gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non
công lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục. 100% trẻ em
trong độ tuổi được đi học.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND phường
Xuân Đỉnh.
1.1.2.1. Chức năng.
UBND phường Xuân Đỉnh là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp cơ sở, có chức
năng quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn theo phân cấp và ủy quyền của cơ
quan Nhà nước cấp trên. Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu, là
cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân cùng cấp
và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Xuân Đỉnh.
Căn cứ vào Luật tổ chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015,

UBND phường có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường quyết định những vấn đề thuộc
nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân phường; dự toán thu ngân sách nhà
nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách phường; điều chỉnh dự toán ngân sách
phường trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách phường; chủ
trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật
và tổ chức thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương.
- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức của UBND phường Xuân Đỉnh.
UBND phường Xuân Đỉnh được xác định là UBND phường loại I .Theo Luật tổ
chức chính quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015, cơ cấu tổ chức của
UBND phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch (Phó Chủ tịch
3


phụ trách khối nội chính và Phó Chủ tịch phụ trách khối văn xã); 02 Ủy viên (Ủy
viên phụ trách quân sự và Ủy viên phụ trách công an).
- Chủ tịch UBND phường:
+ Lãnh đạo và điều hành công việc của Ủy ban nhân dân, các thành viên Ủy ban
nhân dân phường;
+ Lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành
Hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân phường; thực hiện các nhiệm vụ về quốc phòng, an
ninh, bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành
vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng; tổ chức thực hiện
các biện pháp bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh
dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân; thực hiện
các biện pháp quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả công sở, tài sản, phương tiện làm việc
và ngân sách nhà nước được giao theo quy định của pháp luật;
+ Giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm pháp luật, tiếp công dân theo quy
định của pháp luật;
+ Ủy quyền cho Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân;
+ Chỉ đạo thực hiện các biện pháp bảo vệ môi trường, phòng, chống cháy, nổ;
áp dụng các biện pháp để giải quyết các công việc đột xuất, khẩn cấp trong phòng,
chống thiên tai, dịch bệnh, an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa bàn xã theo quy
định của pháp luật;
+ Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
+ Phối hợp với các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện quy hoạch phát
triển hạ tầng đô thị, xây dựng, giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi
trường, không gian, kiến trúc, cảnh quan đô thị trên địa bàn phường.
+ Quản lý dân cư trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
- Phó Chủ tịch UBND phường ( phụ trách khối nội chính):
+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận: địa chính, tài chínhthương nghiệp, trật tự xây dựng
4


+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ, bản sao và các giấy tờ thông
thường khác của công dân.
+ Điều hành công tác của UBND phường, thay Chủ tịch khi Chủ tịch đi vắng
hoặc được Chủ tịch ủy quyền.
- Phó Chủ tịch UBND phường( phụ trách khối văn xã):
+ Giúp Chủ tịch UBND phường điều hành các bộ phận văn hóa- xã hội, trực tiếp
phụ trách phòng “tiếp nhận và giải quyết các hồ sơ, thủ tục hành chính”.
+ Làm thủ trưởng cơ quan, đôn đốc quản lý tài sản chung của UBND phường.
+ Tiếp dân, ký các văn bản về nhân sự, hồ sơ và các giấy tờ thông thường khác

của công dân.
- Ủy viên phụ trách công an:
+ Tổ chức lực lượng công an phường, tham mưu đề xuất với cấp ủy Đảng,
UBND phường, cơ quan công an cấp trên.
+ Phối hợp với các cơ quan, đoàn thể tuyên truyền, phổ biến pháp luật cho nhân
dân, phòng ngừa, đấu tranh chống tội phạm, tệ nạn xã hội…
+ Tổ chức nhiệm vụ phòng cháy, chữa cháy, giữ trật tự công cộng và an toàn
giao thông, quản lý vũ khí, chất nổ…
- Ủy viên phụ trách quân sự: tham mưu về chủ trương, biện pháp lãnh đạo,
chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây
dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên…
Giúp việc cho UBND phường gồm có 07 ban ngành: Văn hóa- Xã hội; Tài
chính-Kế toán; Địa chính- Xây dựng ; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng-Thống kê;
Tài chính- Thương nghiệp.
- Ban Văn hóa- xã hội: thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Ban Tài chính- Kế toán: xây dựng dự toán thu, chi ngân sách, tổ chức thực
hiện dự toán thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính
khác của phường.
- Ban Địa chính- Xây dựng: lập sổ địa chính đối với chủ sử dụng đất hợp pháp,
hướng dẫn thủ tục, thẩm tra xác nhận việc tổ chức, hộ gia đình đăng ký ban đầu;
thanh tra, quản lý trật tự xây dựng trên địa bàn.
5


- Ban Tư pháp- Hộ tịch: soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý theo quy định
của pháp luật, tổ chức lấy ý kiến của nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh theo kế
hoạch của UBND phường.
- Ban Văn phòng- Thống kê: xây dựng chương trình công tác, lịch làm việc và
theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế- xã hội, tham mưu trong việc chỉ đạo

thực hiện dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, quản lý công căn, sổ sách, giấy
tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo dõi biến động số
lượng, chất lượng cán bộ, công chức phường.
- Ban Tài chính-Thương nghiệp: phụ trách công tác thu thuế nhà đất, thuế sử
dụng đất nông nghiệp, thuế kinh doanh, sản xuất, dịch vụ…
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường Xuân Đỉnh (phụ lục 01)
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND
phường Xuân Đỉnh.
1.2.1. Chức năng.
- Văn phòng có chức năng giúp việc cho Chủ tịch UBND phường.
- Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Ủy ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy
thực hiên chức năng, nhiệm vụ của Ủy ban theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu cho lãnh đạo phường về công tác văn thư-lưu trữ của UBND:
+ Ban hành các chế độ, quy định về công tác văn thư- lưu trữ.
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư-lưu trữ.
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư-lưu trữ.
+ Thực hiện thi đua khen thưởng về văn thư-lưu trữ.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Tiếp nhận các thủ tục hành chính về mọi vấn đề như: khiếu nại, quyết định,
công văn đến… sau đó phân loại rồi gửi đến cơ quan chuyên môn và người có thẩm
quyền giải quyết.
- Là nơi giải quyết những vấn đề: làm giấy khai sinh, giấy chứng tử, xác nhận sơ
yếu lý lịch, xác nhận chữ ký cung cấp các loại giấy có liên quan đến thẩm quyền
của mình.
- Giúp chủ tịch UBND phường giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền và
giải thích cho người dân hiểu các giấy tờ cần thiết.
6


- Bộ phận phụ trách công tác văn thư lưu trữ có nhiệm vụ sau:

+Tiếp nhận và vào sổ công văn đi, đến.
+ Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan.
+ Hướng dẫn cán bộ, công chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ tài
liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan.
+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê và sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu.
+ Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân.
+ Thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức.
Văn phòng có 02 bộ phận: Bộ phận văn phòng và bộ phận tiếp nhận thủ tục hành
chính.
Bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ:
Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ ở phường là cán bộ Văn phòng- thống kê.
Hiện nay, UBND phường Xuân Đỉnh chỉ bố trí một cán bộ làm công tác văn phòng
kiêm nhiệm công tác văn thư-lưu trữ. Việc thiếu một chức danh riêng để đảm nhận
công tác văn thư, lưu trữ đang là nguyên nhân dẫn đến sự nhìn nhận, đánh giá chưa
đúng mức về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ở cấp xã,
phường..Về trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư lưu trữ ở phường, công chức
văn phòng-thống kê đã được đào tạo về nghiệp vụ văn thư-lưu trữ. Công chức phụ
trách công tác văn thư-lưu trữ của phường là nữ, 32 tuổi, có trình độ đại học, tốt
nghiệp trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn được đào tạo bài bản về văn
thư, lưu trữ. Cơ bản, công tác văn thư lưu trữ tại phường cũng đã được chú trọng,
quan tâm hơn cả về nhân lực.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của UBND phường Xuân
Đỉnh.
2.1. Hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ .
- Công tác triển khai văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước và văn bản quản
lý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ: UBND đã tổ chức triển khai các văn bản
quy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản lý của ngành về công tác văn

7


thư, lưu trữ song mới chỉ dừng lại ở việc sao gửi văn bản tới bộ phận có liên quan.
Thực tế, việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước và văn bản quản
lý của ngành về công tác văn thư, lưu trữ tại UBND chưa tốt .Điều này thể hiện
thông qua thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại UBND phường hiện nay bao gồm
hàng loạt các nội dung như: hệ thống văn bản kiểm soát nội bộ, đầu tư cơ sở vật
chất, đầu tư nhân sự, việc thực hiện qui trình nghiệp vụ...
- Công tác ban hành văn bản nội bộ đối với quy chế hoạt động của công tác văn
thư, lưu trữ: UBND phường chưa ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ. Hàng
năm, lãnh đạo UBND chỉ cử công chức Văn phòng - Thống kê đi tập huấn nghiệp
vụ theo quy định của UBND quận.Đồng thời, UBND phường cũng chưa ban hành
được các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Việc không ban hành quy
chế công tác văn thư lưu trữ, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ gây
ảnh hưởng đến việc thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và
lưu trữ, thiếu cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử
lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Tổ chức nghiệp vụ văn thư.
Do cơ cấu gọn, tổ chức theo hình thức tập trung nên việc quản lý và giải quyết
văn bản của cơ quan được thực hiện nhanh gọn, không bị chồng chéo. Ngoài văn
thư chung của cơ quan, các phòng ban trong cơ quan không tổ chức văn thư riêng.
Công chức văn phòng thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có trách nhiệm quản lý
toàn bộ văn bản đi, đến, con dấu của HĐND, UBND và Văn phòng HĐND và
UBND phường. Hàng ngày có trách nhiệm tiếp nhận các văn bản đến, phân loại
văn bản trước khi đăng kí văn bản, sau đó chuyển giao văn bản đến các đối tượng
có liên quan và giúp Chủ tịch theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, bảo quản các văn
bản lưu và sổ sách của cơ quan để phục vụ nghiên cứu sử dụng và quản lý văn bản.
2.2.1.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

Trong hoạt động của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm
vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên, bởi văn bản là phương tiện thông
tin quan trọng, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức.
công tác soạn thảo và ban hành văn đối với UBND có ý nghĩa đặc biệt quan trọng
xuất phát từ vị trí của UBND trong quản lý Nhà nước - với tư cách luật định: cơ
quan hành chính có thẩm quyền chung ở địa phương, cơ quan chấp hành của
HĐND cùng cấp. Hệ thống văn bản do UBND ban hành khá đa dạng. Đó không chỉ
là các văn bản chỉ đaọ, cụ thể cá biệt mà còn có văn bản qui phạm pháp luật, do đó,
việc ban hành văn bản của UBND phải tuân thủ các qui định của pháp luật và các
văn bản hướng dẫn về hình thức, nội dung, trình tự, thẩm quyền...
8


Trong quá trình hoạt động của mình UBND các phường đã ban hành một khối
lượng tài liệu tương đối lớn về số lượng, phong phú về nội dung, đa dạng về thể
loại bao gồm:
- Văn bản quy phạm pháp luật(VBQPPL): do lãnh đạo phường ban hành, chỉ
có Quyết định
- Văn bản hành chính: Quyết định, thông báo, chương trình, kế hoạch, đề án,
báo cáo, biên bản, tờ trình, công văn, giấy mời…
-

Văn bản chuyên ngành:chứng từ kế toán, biểu mẫu thống kê, biên bản
nghiệm thu công trình xây dựng …

Em xin đưa ra bản thống kê một số loại văn bản được ban hành tại phường năm
2015 thông qua “Sổ đăng kí văn bản đi” như sau:
VBQPPL Công
văn
02

502

Quyết định(cá Thông
biệt)
báo
382

129

Tờ
trình
62

Báo
cáo
87

Tổng
1164

Qua đây, ta thấy chiếm văn bản chiếm số lượng lớn nhất là công văn, quyết định;
văn bản chiếm số lượng ít nhất là VBQPPL.
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiệ theo những hướng dẫn,
quy định của Nhà nước.Gồm các bước sau:
- Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, lãnh đạo UBND phường giao
cho các phòng ban, bộ phận soạn thảo.
- Xác định tên loại văn bản: căn cứ vào nội dung của văn bản dự định ban hành
để chọn tên loại cho phù hợp.

- Thu thập và xử lý thông tin: nội dung thông tin cần thu thập phụ thuộc vào mục
đích và nội dung văn bản dự định ban hành.
- Xây dựng đề cương văn bản, viết bản thảo: cán bộ chuyên môn chỉ lập đề
cương đối với những văn bản phức tạp.

9


- Duyệt văn bản: Chủ tịch UBND phường là người có thẩm quyền ký duyệt văn
bản của Ủy ban. Tuy nhiên khi Chủ tịch UBND phường đi vắng thì Phó chủ tịch
UBND phường được quyền duyệt văn bản theo sự ủy quyền của Chủ tịch UBND.
- Nhân bản văn bản.
- Ký ban hành: chủ tịch UBND sẽ ký ban hành tất cả các văn bản hình thành
trong hoạt động của Phường. Tuy nhiên, có một số văn bản thuộc lĩnh vực chuyên
môn của các phòng ban hoặc quyền quản lý của Phó chủ tịch UBND phường thì
Trưởng các phòng ban sẽ thừa lệnh ký trên cơ sở có chữ ký phê duyệt của Chủ tịch
UBND phường và Phó chủ tịch UBND phường ký thay để ban hành văn bản.
Ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
KT.CHỦ TỊCH
P.CHỦ TỊCH

Trần Ngọc Huân
Nguyễn Ngọc Thạch

- Ban hành văn bản: Văn bản sau khi ký ban hành sẽ được tập trung tại văn
phòng để làm thủ tục phát hành (lấy số văn bản và đóng dấu). Trước khi đóng dấu

văn thư phường kiểm tra lại mặt thể thức, nếu đúng và đầy đủ mới đóng dấu để ban
hành. Nếu sai sót quá nhiều thì gửi trả lại để sửa chữa sau đó mới đóng dấu cho ban
hành.
2.2.1.2. Quản lý văn bản đi.
Quy trình quản lý văn bản đi của UBND phường cơ bản đã tuân thủ theo các quy
định cụ thể tại các Điều 17, 18, 19, 20 – Mục 2 - Nghị định 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, thông tư 07/2012/TT-BNV ngày
22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng năm văn
bản: văn bản trước khi ký ban hành, cán bộ văn phòng thực hiện việc này.Cán bộ
văn thư sẽ ký nháy chịu trách nhiệm về thể thức ở cuối phần “Nơi nhận”.Mỗi một
10


loại văn bản có một hệ thống số riêng. UBND phường có 9 hệ thống số, dành cho
09 loại văn bản sau: VBQPPL, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình, biên bản,
công văn, thông báo, văn bản mật.
- Đăng ký văn bản: phường đã dùng máy tính để đăng kí văn bản đi. Riêng đối
với văn bản mật đi, đăng ký bằng sổ theo phương pháp truyền thống.(Phụ lục 04).
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, khẩn: văn thư phường đóng dấu cơ quan
vào văn bản. Đối với văn bản khẩn, mật, văn thư chỉ đóng dấu mật, khẩn khi có yêu
cầu. Dấu cơ quan được đóng ngay ngẵn, rõ ràng. Tuy nhiên, có một số văn bản, dấu
cơ quan đóng không được ngay ngắn (Phụ lục số 02 ). Đối với những văn bản gồm
02 tờ trở lên được đóng giáp lai.Các văn bản đi kèm không có chữ ký thì được
đóng dấu treo, đóng dấu trùm lên một phần tác giả hoặc tiêu đề văn bản.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
+ Chuyển giao trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân: do cán bộ văn phòng

chuyển giao, ghi nơi nhận văn bản trực tiếp lên phía trên cùng của văn bản.
+ Chuyển giao trực tiếp cho cơ quan, tổ chức khác: do cán bộ văn phòng chuyển
giao, văn bản có bì gói văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: các văn bản khi gửi qua đường bưu điện
đều có bì gói văn bản.
+ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng: văn bản mật không chuyển
qua fax và mạng.
Tuy nhiên, trong quá trình chuyển giao văn bản đi, văn bản mật chỉ được cho vào
bì, không có phiếu gửi, nên không đản bảo độ mật theo quy định của pháp luật. Bên
cạnh đó, UBND phường không có “Sổ chuyển giao văn bản đi”. Như vậy, sẽ gây
khó khăn trong việc theo dõi hoạt động của cơ quan, trong một năm sẽ không biết
số văn bản gửi chính xác đến những cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào.
-Lưu văn bản đi: Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo đúng quy định. Bản
gốc được lưu tại văn thư, bản chính lưu tại bộ phận soạn thảo ra văn bản.Do số
lượng văn bản làm ra hàng năm không nhiều nên thành lập tập lưu theo năm.Ví dụ:
“Tập lưu văn bản của Văn phòng UBND năm 2014”.
2.2.1.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận văn bản đến: Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, bóc bì văn
bản đến. Các văn bản gửi đến phường đều được chuyển giao tới văn thư. Cán bộ
văn thư trực tiếp ký nhận văn bản, thực hiện các khâu bóc bì, lấy số, ký hiệu, ngày
11


tháng văn bản đến để đăng ký vào máy tính. Đối với các văn bản ghi đích danh
người nhận, hay một số văn bản có dấu mật, cán bộ văn thư không thực hiện bóc bì
như các văn bản đến bình thường khác. Dấu “công văn đến” (mẫu dấu đến được
ghi tại phụ lục 05) vào các khoảng trắng dưới mục trích yếu hoặc khoảng trống trên
đầu các văn bản, nhập các thông tin về nơi gửi văn bản, số, ngày tháng ban hành,
trích yếu, số, ngày văn bản đến phường và các dữ liệu có liên quan khác vào sổ
công văn đến trên máy tính.

- Đăng kí văn bản đến: thực hiện đăng ký bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến
đối với văn bản đến của cơ quan trên máy tính. Riêng văn bản mật thì được đăng kí
bằng sổ truyền thống. (mẫu sổ đăng kí văn bản đến trên máy tính được thể hiện tại
phụ lục số 06).
- Trình, chuyển giao văn bản đến:
+ Sau khi đăng ký văn bản vào sổ, văn bản phải đưa lên trình chủ tịch và người
được giao trách nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Khi có ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, cán bộ văn phòng tiến hành đăng ký tiếp các cột
còn lại. Khi văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo thì cán bộ văn
phòng trực tiếp photo và chuyển trực tiếp cho các phòng ban, cá nhân có liên quan
trong cơ quan.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Cán bộ chuyên
môn thực hiện việc giải quyết văn bản đến theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan.
Cán bộ văn phòng được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản
đến.
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Các loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND phường:
+ Hồ sơ công việc:
Hồ sơ lưu văn bản đi;
Hồ sơ hội nghị;
Hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Hồ sơ giải quyết đơn thư của công dân.
+ Hồ sơ nguyên tắc
+ Hồ sơ nhân sự: được lập và quản lý tại bộ phận kế toán của UBND phường.
- Tính đến thời điểm hiện nay, UBND phường chưa xây dựng Danh mục hồ sơ.
12


- Tình hình lập hồ sơ: phần lớn các văn bản, giấy tờ hình thành trong hoạt động
của cơ quan vẫn chưa được cán bộ chuyên môn lập hồ sơ hiện hành. Chỉ có ở bộ

phận văn phòng, bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính của văn phòng,
tư pháp - hộ tịch, địa chính lập hồ sơ. Các phòng ban khác thường không lập hồ sơ
công việc, chỉ sắp xếp theo công văn đi và công văn đến cho gọn gàng.
- Các tập lưu công văn đi được sắp xếp theo số thứ tự ban hành, các tập lưu công
văn đến được sắp xếp theo số đến.Các hồ sơ hội nghị được sắp xếp theo trình tự
giải quyết công việc. Các hồ sơ chứng thực của bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ
tục hành chính được sắp xếp theo trình tự giải quyết, bao gồm: Phiếu yêu cầu công
chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo
bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các
giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác ( nếu có).Tuy nhiên, khi thực thi công
việc, cá nhân chủ trì theo dõi, giải quyết văn bản chưa chú trọng đến việc thu thập,
cập nhật văn bản đưa vào hồ sơ vì vậy còn tồn tại tình trạng nhiều hồ sơ không đầy
đủ văn bản, tài liệu, chất lượng hồ sơ được lập ra không đảm bảo đúng yêu cầu.
Công tác biên mục hồ sơ cũng còn nhiều hạn chế: Văn bản tài liệu có nhiều chỗ còn
chưa được sắp xếp khoa học, không đánh số tờ, thiếu công đoạn lập Mục lục văn
bản, và không viết bìa hồ sơ theo đúng quy định. Ví dụ, một số hồ sơ hội nghị chưa
thu thập những tài liệu ảnh, băng ghi hình hoặc nếu có thì lại không được biên
mục, không ghi chú và không được bảo quản đúng quy cách nên dễ mất mát hoặc
sử dụng một thời gian thì bị hư hỏng.
- Đối với công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan:
+ Trước hết, UBND phường đã có kho lưu trữ.
+ Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện theo
đúng quy định của nhà nước. Có những hồ sơ, tài liệu đã được giải quyết xong
trong thời hạn một năm phải nộp lưu vào lưu trữ cơ quan nhưng không giao nộp
vào ngay. Ví dụ: Hồ sơ chứng thực tại bộ phận giải quyết và thủ tục hành chính của
năm 2014 phải nộp lưu vào năm 2015 nhưng đến 2016 mới nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan. Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ các bộ phận có lập các mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và cán bộ lưu trữ lập biên bản giao nhận hồ sơ,
tài liệu nộp lưu.
+ Do có những hồ sơ chưa được lập hoặc lập không đúng yêu cầu nên có nhiều

tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan ở trong tình trạng rời lẻ.
2.2.1.5. Quản lý và sử dụng con dấu.
- Các loại dấu được UBND sử dụng bao gồm: dấu cơ quan, dấu đến, dấu chức
danh, dấu mật, dấu khẩn, dấu họ tên lãnh đạo cơ quan.
13


- Việc quản lý và sử dụng con dấu được giao cho công chức Văn phòng-Thống
kê bảo quản và sử dụng
- Việc sử dụng con dấu đúng với nội dung, tính chất công việc. Chỉ có người
được giữ dấu mới được đóng vào văn bản, tất cả những người khác không được
mượn dấu và tùy ý lấy dấu đóng lên văn bản.
- Dấu cơ quan được đóng lên văn bản do cơ quan ban hành ra đóng dấu khi đã có
chữ ký của người có thẩm quyền.
- Ngoài dấu cơ quan sử dụng chung trong cơ quan tại Văn phòng thì HĐND có
con dấu riêng và được đóng lên các văn bản do HĐND ban hành, dấu do cán bộ
trong Hội đồng cất giữ.
- Việc bảo quản con dấu được UBND phường thực hiện rất tốt. Dấu được cán bộ
văn thư quản lý cẩn thận và khá an toàn cả trong và ngoài giờ làm việc khi được
bảo quản trong két sắt. Khi cán bộ văn thư đi ra ngoài thì khóa két cẩn thận, nếu
bàn giao lại cho ai thì phải được sự cho phép của lãnh đạo phường.
2.2.2. Tổ chức nghiệp vụ lưu trữ.
Do những hạn chế nhất định về nhân sự và hệ thống cơ sở vật chất nên công tác
lưu trữ tại UBND phường vẫn còn nhiều khó khăn, hạn chế.
2.2.2.1. Thành phần, nội dung tài liệu lưu trữ của UBND phường Xuân Đỉnh.
Hiện tại, kho lưu trữ của phường bảo quản tài liệu của 01 phông: Phông lưu trữ
UBND phường Xuân Đỉnh. Chủ yếu là tài liệu hành chính, do UBND là cơ quan
hành chính thực hiện quản lý nhà nước ở cấp phường.
Tài liệu trong phông lưu trữ UBND phường Xuân Đỉnh bao gồm: tài liệu tổng
hợp bao gồm tài liệu về công tác lãnh đạo, chỉ đạo; tài liệu Văn phòng- thống kê;

tài liệu công an; tài liệu quân sự; tài liệu tư pháp- hộ tịch; tài liệu địa chính- xây
dựng; tài liệu tài chính- kế toán; tài liệu văn hóa- xã hội; tài liệu thuế.
2.2.2.2. Thu thập tài liệu vào lưu trữ.
Tại phường, nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các tài liệu sản sinh trong
quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường.Đây
là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên nhất của kho lưu trữ UBND cấp
phường. Bên cạnh đó là các tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
quản lý của các cơ quan cấp trên gửi đến liên quan đến hoạt động của UBND cấp
phường.
Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của UBND phường:
14


- Các cơ quan cấp trên;
- Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND phường;
- Các bộ phận phụ trách các lĩnh vực chuyên môn:
+Văn phòng- thống kê;
+Địa chính-xây dựng-đô thị;
+Tư pháp- Hộ tịch;
+Văn hóa-Xã hội;
+Kế toán;
+Thuế.
Nguồn thu này được xác định bởi cán bộ văn thư- lưu trữ. Nhưng trên thực tế,
chỉ có văn phòng, địa chính, tư pháp mới nộp vào lưu trữ. Tài liệu của các phòng
ban khác được lưu giữ trong tủ đựng tài liệu tại nơi làm việc của mình, do kho lưu
trữ không đủ diện tích để chứa tài liệu mà tài liệu văn phòng, địa chính, tư pháp
chiếm số lượng tài liệu nhiều nhất.
Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan, tổ chức: Ngoài tài liệu
hành chính, còn có một số lượng nhỏ tài liệu khoa học kỹ thuật như: tài liệu xây
dựng các công trình, các dự án, khu đô thị…

Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ không được xác định đúng như trong quy
định của nhà nước. Thời hạn thu thập không được cố định. Có những tài liệu thuộc
các phòng ban giao nộp đúng thời hạn trong thời hạn một năm kể từ khi công việc
kết thúc, trong thời hạn 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.Nhưng có
những tài liệu thuộc một số phòng ban khác không giao nộp đúng thời hạn theo quy
định như em đã đề cập ở nội dung phần trước đó.
Thủ tục giao nộp bao gồm: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận
hồ sơ tài liệu nộp lưu.
2.2.2.3. Xác định giá trị tài liệu.
- Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu: Tại UBND phường, việc này chưa
thực sự được chú trọng. Hiện nay, phường chưa xây dựng được bất kỳ bảng thời
hạn bảo quản nào. Các hồ sơ, tài liệu được chuyển vào lưu trữ ngay từ giai đoạn
15


văn thư cơ quan đã không được xác định thời hạn bảo quản. Đến giai đoạn lưu trữ
cơ quan cũng không được xác định thời hạn bảo quản.
- Việc xử lý tài liệu loại tại UBND phường cũng chưa được quy định. Điều đó sẽ
dẫn đến việc đánh giá sai lệch giá trị của tài liệu và tiêu huỷ tài liệu một cách tuỳ
tiện, làm mất tài liệu giá trị và bảo quản, lưu trữ tài liệu không có giá trị.
2.2.2.4. Chỉnh lý khoa học tài liệu.
- Phương án phân loại tài liệu được UBND phường áp dụng là “Thời gian-Mặt
hoạt động”.
- Tuy nhiên trên thực tế, UBND phường không thực hiện đến khâu chỉnh lý tài
liệu. Các hồ sơ, tài liệu đưa vào kho chỉ được sắp xếp gọn gàng. Các tài liệu rời lẻ,
các hồ sơ chưa được lập đúng theo yêu cầu… từ khâu văn thư được chuyển y
nguyên vào kho.
2.2.2.5. Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Được sự quan tâm của lãnh đạo phường, kho lưu trữ đã được xây dựng. Kho

được bố trí độc lập tại tầng 2 trong trụ sở UBND phường, có diện tích 25m 2 với 03
hàng giá cố định. Kho lưu trữ của UBND phường là một kho tạm. Tuy nhiên, kho
lại được bố trí sát với khu nhà vệ sinh, không gần với cầu thang, làm cho quá trình
vận chuyển tài liệu khó khăn.
Kho chỉ lắp đặt 04 đèn tuýp, không có các thiết bị nhằm duy trì môi trường trong
kho như: quạt thông gió, điều hòa, máy hút ẩm, hút bụi… để đảm bảo bảo quản tài
liệu tốt. Ngoài ra, kho cũng không có trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy, chưa
có các chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu.
Như vậy, kho lưu trữ của UBND phường vẫn chưa đảm bảo yêu cầu, chưa được
chú trọng đầu tư đúng mức để đảm bảo an toàn, lâu dài cho tài liệu lưu trữ. Các
trang thiết bị chưa được đầu tư nên công tác bảo quản còn rất khó khăn.

16


Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị.
3.1. Nhận xét, đánh giá.
Qua khảo sát thực tế trong thời gian kiến tập 03 tuần tại UBND phường Xuân
Đỉnh, mà cụ thể là Văn phòng UBND phường Xuân Đỉnh, em nhận thấy việc tổ
chức công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh có những ưu điểm và
hạn chế sau:
3.1.1. Ưu điểm.
3.1.1.1. Hoạt động tổ chức và chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ.
- Lãnh đạo phường đã có những nhận thức nhất định vế tầm quan trọng của
công tác văn thư lưu trữ.

17


- Mặc dù quy mô của cơ quan quản lý nhà nước cấp phường nhỏ nhưng đã có

cán bộ Văn phòng- thống kê kiêm nhiệm văn thư lưu trữ có những điểm đáng chú
ý: trẻ, năng động, với trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao.
- Có sự đầu tư về trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ nhất định
như: tủ đựng tài liệu tại các bộ phận, các hộp đựng hồ sơ tài liệu, giá đựng tài liệu.
- Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đã tạo
được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tra cứu
thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình độ kỹ
thuật của con người. Đặc biệt là việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, phần
mềm quản lý văn bản vào sử dụng tại UBND phường đã nâng cao chất lượng công
tác văn thư, lưu trữ cũng như trong quá trình giải quyết công việc của Phường.
3.1.1.2. Hoạt động tổ chức thực hiện nghiệp vụ.
- Về công tác văn thư:
Một điều nổi bật tại UBND phường Xuân Đỉnh, đó là công tác văn thư đang
được hiện đại hóa nhanh chóng, đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan
được lưu thông, cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công
việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính
sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó, tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bộ, công
chức trong quá trình thừa hành công vụ.
Hình thức văn thư tập trung giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và tra tìm
tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.Các khâu của công tác văn thư đã
được chú trọng, xây dựng theo một quy trình khoa học.Quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản rõ ràng, quy định trách nhiệm thực hiện, tránh được sự chồng chéo.
Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến được thực hiện một cách chặt
chẽ.Cuối cùng,việc quản lý và sử dụng con dấu tại các UBND cấp phường cũng đã
được chú trọng và hầu như thực hiện triệt để theo quy định chung của Nhà nước.
- Về công tác lưu trữ:
Có một số bộ phận của phường đã có ý thức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan đúng thời hạn quy định. Một số bộ phận đã lập hồ sơ công việc tạo điều
kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ thực hiện các khâu nghiệp vụ khác.
Kho lưu trữ thường xuyên được làm vệ sinh như lau chùi, quét dọn…

3.1.2. Hạn chế.

18


Bên cạnh các kết quả đã đạt được, công tác văn thư lưu trữ của UBND phường
Xuân Đỉnh vẫn còn tồn tại những hạn chế điển hình của đa số các cơ quan, tổ chức
khác cần được khắc phục.
3.1.2.1. Nhận thức của cán bộ lãnh đạo UBND cấp phường đối với công tác
văn thư, lưu trữ chưa đầy đủ, chưa sâu sắc.
UBND phường tuy là cấp nhỏ nhất trong hệ thống phân cấp quản lý hành chính
của Nhà nước Việt Nam nhưng lãnh đạo UBND phường đã và đang cố gắng đẩy
mạnh sự phát triển mọi hoạt động của cơ quan mình để đảm bảo sự phát triển kinh
tế xã hội của phường nói riêng, của Quận nói chung. Để có sự thống nhất trong chỉ
đạo và thực hiện chiến lược giữa các cấp với nhau, việc thống nhất, quy chuẩn tài
liệu lưu trữ phải được chú trọng. Tuy nhiên, trên thực tế, lãnh đạo UBND phường
mới chỉ bước đầu nhận thức được vai trò của công tác văn thư, lưu trữ mà chưa
nắm rõ được các quy trình nghiệp vụ của công tác này cũng như tầm quan trọng
của các khâu nghiệp vụ đối với hoạt động của UBND. Nguyên nhân đầu tiên có
thể vì đặc thù tài liệu cấp phường là lưu trữ cơ quan, không phải nộp vào lưu trữ
Nhà nước nên lãnh đạo phường và cán bộ chuyên trách còn xem nhẹ các khâu
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nhất là trong vấn đề nộp lưu hồ sơ đưa vào bảo quản,
phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng lâu dài. Nguyên nhân thứ hai là do khối lượng
tại liệu lưu trữ tại UBND cấp phường không quá lớn, việc khai thác, sử dụng cũng
không thường xuyên nên mức độ cần thiết của việc tổ chức lưu trữ tài liệu bị lơ là
và xem nhẹ.
3.1.2.2. Hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn về tổ chức công tác
văn thư, lưu trữ cấp phường còn thiếu, gây khó khăn cho việc điều chỉnh
chuyên môn nghiệp vụ không được thống nhất, nề nếp.
Nhược điểm thứ nhất có thể thấy được ở hệ thống văn bản chỉ đạo, quy định

hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường là không xác định được
loại hình, chức năng, nhiệm vụ, vị trí pháp lý của tổ chức lưu trữ cấp phường. Điều
này sẽ dẫn đến việc không xác định được cơ cấu của công tác lưu trữ, không có cán
bộ chuyên trách quản lý. Ngoài ra, không xác định được biên chế cụ thể để đảm
nhận công tác văn thư, lưu trữ cấp phường và trách nhiệm của cán bộ đối với công
tác lưu trữ chính là nhược điểm thứ hai. Không có biên chế nên cán bộ phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ cấp phường thường là kiêm nhiệm (với vai trò công tác
phụ) với mức lương rất thấp. Điều này tất nhiên sẽ dấn đến trách nhiệm của cán bộ
đối với công tác văn thư, lưu trữ không cao. Nhược điểm tiếp theo chính là việc
ban hành, phổ biến các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư, lưu trữ hầu
như là không có.

19


3.1.2.3. Công tác đánh giá, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cấp phường còn
nhiều thiếu sót, chưa được chú trọng.
Do sự quan tâm của lãnh đạo đối với công tác lưu trữ cấp phường chưa cao nên
công tác kiểm tra cũng không được coi trọng. Số lần kiểm tra định kỳ quá ít, kiểm
tra đột xuất hầu như không có… Điều này sẽ nảy sinh những tiêu cực trong việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
3.1.2.4. Các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ, đáng kể đến là công tác lưu
trữ còn nhiều khó khăn và bất cập.
- Về công tác văn thư:
Tình trạng cho nợ số văn bản vẫn đang diễn ra.
Do trình độ chuyên môn chưa cao hoặc còn chưa được đào tạo bài bản nên trong
quá trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND phường vẫn còn một số văn bản
mắc lỗi chính tả, ngôn ngữ diễn đạt, mắc lỗi về thể thức, xác định tên loại văn bản.
Các văn bản được soạn thảo để ban hành sai về kĩ thuật trình bày (kích cỡ không
đúng yêu cầu, sử dụng font .VnTime,…), đều bị gửi trả lại bộ phận chuyên môn để

sửa lại trước khi đăng kí văn bản. Điều này gây tốn nhiều thời gian, công sức, ảnh
hưởng đến hiệu quả công việc.Hay là, một số văn bản ban hành chưa có cơ sở pháp
lí, nội dung văn bản chưa đáp ứng yêu cầu cung cấp và truyền đạt thông tin một
cách chính xác.
Trên cơ sở lý thuyết được học, mẫu bì văn bản được thiết kế thiếu phần “Ghi số,
ký hiệu các văn bản có trong phong bì” (phụ lục 03). Từ đó, có thể gây lẫn lộn
trong quá trình đưa văn bản vào bì.
Các đơn, thư khiếu nại tố cáo gửi đến UBND phường không đưa vào để đăng kí
vào sổ.
Văn bản đến được giữ tại bộ phận văn thư. Cán bộ văn thư chỉ sao gửi bản photo
của văn bản đến cho lãnh đạo và các bộ phận chuyên môn. Do đó, dẫn đến nhiều hồ
sơ công việc được lập ra có những tài liệu là bản photo từ bản chính. Mặt khác, bản
chính văn bản đến lại được lập thành các tập lưu công văn đến tại văn phòng.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa được quan tâm đúng mức. Việc lập hồ sơ
được thực hiện một cách tự phát để thực hiện các nhiệm vụ được giao và chưa có
sự chỉ đạo thống nhất trong cơ quan.
- Về công tác lưu trữ:

20


Công tác lưu trữ vẫn còn bỏ ngỏ, chưa được quan tâm nhiều. Những tài liệu có
giá trị chưa được bảo quản tốt, còn phân tán ở các phòng, ban nên khi khai thác sử
dụng còn gặp nhiều khó khăn, mất nhiều thời gian.Kinh phí cho công tác lưu trữ
còn hạn hẹp, phương tiện bảo vệ, bảo quản tài liệu trong kho còn thiếu, không đáp
ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
Việc thu nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn chậm so với quy định, nguyên nhân
chính do lãnh đạo phường và lãnh đạo các đơn vị chưa thực sự quan tâm tới công
tác này.Tài liệu đến thời hạn nộp lưu nhưng vẫn giữ lại ở các bộ phận gây khó khăn
cho quản lý, gây mất mát, thất lạc.

UBND phường chưa xây dựng được bản thời hạn bảo quản mẫu nên việc xác
định thời hạn bảo quản cho hồ sơ còn chung chung.
Cuối cùng, tài liệu không được chỉnh lý gây khó khăn cho việc tra tìm, quản lý,
khai thác sử dụng tài liệu.
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của
UBND phường Xuân Đỉnh.
Để khắc phục các tồn tại, hạn chế đã nêu và trên cơ sở tìm hiểu các nguyên nhân,
em xin đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư
lưu trữ tại UBND phường Xuân Đỉnh.
3.2.1. Về phía cơ quan quản lý ngành.
Cơ quan quản lý ngành cần nhanh chòng hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo,
quy định hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cấp phường.Cụ thể:
- Do cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở xã, phường hầu hết đều là kiêm
nhiệm. Việc bố trí cán bộ làm kiêm nhiệm như vậy là một điểm không phù hợp đối
với các phường tại các thành phố lớn. Do đó, việc ban hành quy định tiêu chuẩn
chức danh công chức cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ là việc làm
cấp thiết trong giai đoạn hiện nay.Bộ Nội vụ cần ban hành quy định về chuẩn chức
danh.
- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ các cấp đặc biệt là xã, phường. Bên cạnh đó, cần ban hành các
văn bản hướng dẫn cụ thể về chuyên môn nghiệp vụ một cách cụ thể, chi tiết cho
văn thư, lưu trữ ở UBND cấp xã, phường, thị trấn để thực hiện cho thống nhất,
chính xác.
3.2.2. Về phía UBND phường Xuân Đỉnh.
21


3.2.2.1. Tăng cường số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC).
Với một khối lượng công việc ngày càng lớn, hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều, mà
chỉ có một cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữ đảm nhiệm tất yếu dẫn đến việc thực

hiện công tác văn thư lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, UBND cần tuyển dụng
thêm cán bộ hợp đồng về văn thư lưu trữ để giảm bớt gánh nặng công việc cho cán
bộ văn phòng kiêm nhiệm văn thư lưu trữ, tăng hiệu quả công việc.
Cán bộ văn thư, lưu trữ trong Văn phòng UBND phường phải được đào tạo, bồi
dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, nhất là các kiến thức mới trong
ngành văn thư, lưu trữ như các văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hướng dẫn
mới về văn thư, lưu trữ, về sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại; các kiến thức
để ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Ngoài ra họ cũng
cần được bổ sung những kiến thức về quản lý nhà nước, về pháp luật, về hành
chính... UBND phường cần tổ chức các lớp tập huấn tại chỗ về soạn thảo văn bản,
lập hồ sơ cho toàn thể cán bộ, công chức của UBND; Văn phòng UBND phải
thường xuyên cử cán bộ văn thư, lưu trữ đi học các lớp bồi dưỡng, nâng cao kiến
thức về công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ sở đào tạo. Đối tượng cán bộ cần bồi
dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường không chỉ là công chức kiệm
nhiệm công tác văn thư, lưu trữ mà cần phải bồi dưỡng cho tất cả CBCC của
UBND phường, vì tất cả mọi người đều tham gia thực hiện các công việc của văn
thư, lưu trữ với những mức độ khác nhau.Các cán bộ thuộc các phòng ban chuyên
môn đặc biệt cần được trang bị đầy đủ kiến thức về lập hồ sơ công việc, để tạo
thuận lợi cho việc đưa hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ giai đoạn sau này.
3.2.2.2. Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại UBND phường.
Nhanh chóng xây dựng, ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
Đây là một điều cần thiết để thống nhất về các khâu nghiệp vụ, trách nhiệm thực
hiện các khâu nghiệp vụ để CBCC trong cơ quan thực hiện, tạo nề nếp khoa học,
nâng cao vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan.
- Về công tác văn thư:
Đưa ra những quy định cụ thể, chặt chẽ về khâu soạn thảo văn bản, đăng kí văn
bản, chuyển giao văn bản và lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn. UBND
và Văn phòng UBND phường phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốc các phòng, ban,
các cán bộ, công chức về việc thực hiện các quy định trên một cách chặt chẽ,
nghiêm khắc và có chế tài cụ thể.Đặc biệt cần chấn chỉnh khâu lập hồ sơ tránh tình

trạng tài liệu chất đống, bó gói, rời lẻ gây khó khăn cho giai đoạn lưu trữ.
-Về công tác lưu trữ:
22