THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ của Quận ủy Long Biên.

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt
QLVB&DHTV

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

Chữ được viết tắt
Quản lý văn bản và điều hành tác vụ

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

A. PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan, nó ghi nhận các hoạt động của cơ quan
Đảng và Nhà nước. Là nghiệp vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin lâu
dài, nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta trên
nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội...
Trong các cơ quan tổ chức, công tác Văn thư, lưu trữ luông được quan
tâm bởi đó là công tác bảo đảm hoạt động quản lý thông quan văn bản tài liệu.
Không những vậy, công tác văn thư, lưu trữ còn góp phần quan trọng vào việc
bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn an ninh quốc gia, di sản văn hóa dân tộc. Tài liệu lưu
trữ là những cơ sở thông tin quan trọng, là tư liệu lịch sử quý báu.
Ngày nay, cùng với việc phát triển của khoa học công nghệ, mọi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính quốc gia cũng có những thay đổi để phù
hợp với xu thế phát triển này. Nhận thấy được vai trò quan trọng của công tác
văn thư, lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý nhà nước.
Cũng nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, trong hoạt
động đào tạo, trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng luôn chú trọng kết hợp giữa
lý luận môn học với thực tiễn công việc hay “học đi đôi với hành” và việc tổ
chức kiến tập ngành nghề cho sinh viên ngành Lưu trữ học là một trong những
nội dung thể hiện rất rõ điều này. Đợt kiến tập có mục đích giúp sinh viên hiểu
rõ thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan tổ chức khi đến kiến tập; tạo cơ
hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá
nội dung công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị; sau đợt kiến tập, sinh
viên nhận thức đúng vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động thực
tiễn, từ đó rèn luyện đạo đức, phẩm chất, kỹ năng của người cán bộ văn thư, lưu
trữ ở các cơ quan.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Quận ủy Long Biên, em đã được tiếp nhận

đến kiến tập tại Văn phòng Quận ủy Long Biên trong khoảng thời gian từ ngày
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

01/6/2016 đến ngày 19/6/2016. Trong thời gian này, bản thân em đã cố gắng, nỗ
lực không ngừng quan sát, học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện các
kỹ năng nghệp vụ đã được học dưới sự hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ tại
văn phòng.
Do là lần đầu tiên đến kiến tập tại một cơ quan, đơn vị; bản thân em còn
thiếu nhiều kinh nghiệm thực tiễn cũng như thời gian kiến tập không dài nên bản
báo cáo này của em còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em rất mong nhận được những
sự hướng dẫn góp ý của các thầy, cô để em có cơ hội học hỏi thêm những kiên
thức, kinh nghiệm giúp ích cho công việc sau này.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô tại khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo điều kiện cho
em được đến kiên tập tại các cơ quan, đơn vị ngoài nhà trường, một hoạt động
hết sức thiết thực và ý nghĩa trong việc đinh hướng công việc sau này đối với
một sinh viên chuẩn bị bước vào năm học cuối như em. Em cũng xin dành lời
cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Quận ủy Long Biên cũng như tập thể các cô chú,
anh chị tại Văn phòng Quận ủy Long Biên đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn và tạo
những điều kiện tốt nhất giúp em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ QUẬN ỦY LONG BIÊN
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Quận ủy Long Biên.
1.1.1 Lịch sử hình thành của Quận ủy Long Biên.
Quận Long Biên được thành lập theo Nghị định 132/2003-NĐ/CP ngày
06/11/2003 của Chính phủ và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/01/2004
sau khi tách khỏi huyện Gia Lâm. Nằm ở cửa ngõ phía Đông Bắc Thủ đô, trên
trục tam giác kinh tế Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh với nhiều đầu mối giao
thông quan trọng; diện tích tự nhiên rộng, sớm có các quy hoạch đồng bộ, được
Trung ương, Thành phố quan tâm đầu tư hệ thống hạ tầng cơ sở, lại được kế
thừa truyền thống lịch sử - văn hóa và cách mạng của vùng đất địa linh nhân
kiệt. Vì vậy, Long Biên có tiềm năng, lợi thế để phát triển nhanh kinh tế, đô thị.
Ngay từ khi thành lập, Ban Chấp hành lâm thời Đảng bộ Quận gồm 28
đồng chí đã họp và bầu 09 đồng chí vào Ban Thường vụ Quận ủy. Đồng chí Lê
Anh Hào giữ chức Bí thư Quận ủy, đồng chí Trần Văn Thanh và đồng chí Vũ
Đức Bảo được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy. Ban Chấp hành lâm thời Đảng bộ
Quận đã tập trung lãnh đạo thực hiện những nhiệm vụ trọng tâm và đạt được

thành tích khá toàn diện trên tất cả các lĩnh vực công tác đồng thời chỉ đạo thành
công Đại hội các cơ sở đảng trực thuộc, hoàn thành tốt công tác chuẩn bị Đại hội
Đảng bộ quận Long Biên lần thứ nhất. Những kết quả trên đánh dấu 01 năm ổn
định và có bước phát triển mới của Quận, tạo tiền đề quan trọng cho sự phát
triển trong những năm tiếp theo.
Đại hội đại biểu Đảng bộ quận lần thứ I (nhiệm kỳ 2005 - 2010) diễn ra
vào thời điểm có ý nghĩa lịch sử trọng đại. Năm 2005, năm kết thúc thực hiện
Nghị quyết Đại hội lần thứ IX của Đảng, cũng là năm có nhiều ngày kỷ niệm lớn
của đất nước. Đây là Đại hội huy động mọi nguồn lực, tập trung phát triển đô thị
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

nhanh và bền vững, xây dựng quận Long Biên ngày càng giàu đẹp, văn minh,
hiện đại, thiết thực kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội. Ban Chấp hành
Đảng bộ quận lần thứ I gồm 37 đồng chí. Tại Đại hội, Ban Chấp hành Đảng bộ
đã họp phiên thứ nhất bầu Ban Thường vụ Quận ủy gồm 09 đồng chí. Đồng chí
Trần Văn Thanh được bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Hoàng Việt và đồng
chí Vũ Đức Bảo được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy.
Năm 2010, thực hiện Chỉ thị 37-CT/TW ngày 04/8/2009 của Bộ Chính trị,
Kế hoạch 36-KH/TU ngày 23/10/2009 của Thành uỷ Hà Nội về tổ chức Đại hội
Đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XI, Đảng bộ quận Long
Biên đã tổ chức Đại hội đại biểu Đảng bộ quận lần thứ II (nhiệm kỳ 2010 2015). Đây là Đại hội phát huy dân chủ, trí tuệ, sức mạnh đại đoàn kết toàn dân,

tiếp tục nâng cao năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của Đảng bộ, huy động mọi
nguồn lực xây dựng quận Long Biên trở thành đô thị phát triển theo hướng bền
vững, văn minh và hiện đại. Đại hội đã bầu ra Ban Chấp hành Đảng bộ quận
khóa II gồm 41 đồng chí, Ban Thường vụ Quận ủy gồm 13 đồng chí. Đồng chí
Vũ Đức Bảo được tín nhiệm bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Hoàng Việt tiếp
tục giữ cương vị Phó Bí thư Thường trực Quận ủy và đồng chí Đỗ Mạnh Hải
được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy.
Năm 2015, thực hiện Chỉ thị 36-CT/TW ngày 30/5/2014 của Bộ Chính trị,
Kế hoạch 126-KH/TU ngày 10/7/2014 của Thành uỷ Hà Nội về tổ chức Đại hội
Đảng bộ các cấp tiến tới Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ XII, Đảng bộ quận
Long Biên đã tổ chức Đại hội đại biểu Đảng bộ quận lần thứ III (nhiệm kỳ 2015
- 2020). Đây là Đại hội tiếp tục đổi mới, sáng tạo; phát huy dân chủ, kỷ cương;
tăng cường đoàn kết, thống nhất trong toàn Đảng bộ; xây dựng quận Long Biên
văn minh, từng bước hiện đại. Đại hội đã bầu ra Ban Chấp hành Đảng bộ quận
khóa III gồm 41 đồng chí, Ban Thường vụ Quận ủy gồm 13 đồng chí. Đồng chí
Vũ Đức Bảo tiếp tục được tín nhiệm bầu làm Bí thư Quận ủy, đồng chí Nguyễn
Huy Thắng giữ cương vị Phó Bí thư Thường trực Quận ủy và đồng chí Đỗ Mạnh

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hải được bầu làm Phó Bí thư Quận ủy.

Hơn 10 năm xây dựng và phát triển, Quận Long Biên đã không ngừng đổi
thay với tốc độ phát triển mạnh mẽ. Kinh tế của Quận phát triển đúng hướng và
có mức tăng trưởng khá, thu ngân sách hàng năm tăng cao. Lĩnh vực dịch vụ thương mại phát triển nhanh; các lĩnh vực xây dựng, kết cấu hạ tầng đô thị, văn
hoá - xã hội, quốc phòng - an ninh được quan tâm chỉ đạo tạo nên sức mạnh
tổng hợp thúc đẩy quận phát triển nhanh, mạnh, vững chắc.
Công tác xây dựng, củng cố tổ chức cơ sở đảng và hệ thống chính trị
thường xuyên được tăng cường. Năng lực lãnh đạo, sức chiến đấu của tổ chức
cơ sở đảng và chất lượng đội ngũ cán bộ, đảng viên ngày càng được nâng cao.
Tổ chức đảng của Quận không ngừng lớn mạnh về số lượng và chất lượng.
Đảng bộ quận hiện có 12.579 đảng viên, 59 tổ chức cơ sở đảng trực thuộc.
Nhiều năm liên tục, Đảng bộ quận Long Biên đạt danh hiệu "Đảng bộ trong
sạch vững mạnh". Với những thành tưu nổi bật, toàn diện trên các lĩnh vực
chính trị - kinh tế - văn hóa xã hội - an ninh quốc phòng, hơn 10 năm xây dựng
và phát triển, Đảng bộ, chính quyền và các tầng lớp nhân dân quận Long Biên
đã vinh dự được đón nhận các phần thưởng cao quý của Đảng, Nhà nước trao
tặng. Năm 2008, được tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba; 2 năm
(2011, 2012) được tặng cờ thi đua của Chính phủ; 10 năm liên tục (từ năm 2004
- đến năm 2013) được tặng Cờ thi đua của Thành phố; 77 lượt đơn vị, phòng ban
được nhận cờ thi đua dẫn đầu Thành phố; 165 tập thể, cá nhân được tặng Huân
chương và Bằng khen của Thủ Tướng Chính phủ; 1.233 tập thể, cá nhân được
tặng Bằng khen của Uỷ ban Nhân dân Thành phố và các Bộ, ngành trung ương;
trên 10.000 tập thể, cá nhân được công nhận danh hiệu Chiến sỹ thi đua cấp cơ
sở; 03 cá nhân đạt danh hiệu chiến sỹ thi đua Thành phố; 02 cá nhân được tặng
danh hiệu "Công dân Thủ đô ưu tú"; phường Ngọc Thụy được phong tặng Anh
hùng lực lượng vũ trang; phường Long Biên, Bồ Đề được phong tặng danh hiệu
"Anh hùng lực lượng vũ trang thời kỳ kháng chiến chống Pháp"; phường Đức

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Giang được phong tặng danh hiệu Anh hùng Lao động. Đặc biệt, cán bộ và nhân
dân quận Long Biên vinh dự được Đảng và Nhà nước tặng thưởng vượt cấp
Huân chương Lao động hạng Ba (2008) lên hạng Nhất năm 2013.
Hơn một thập kỷ phấn đấu, Đảng bộ và nhân dân Quận Long Biên đã nêu
cao tinh thần đoàn kết, vượt qua mọi khó khăn thách thức, quán triệt, vận dụng
sáng tạo đường lối của Trung ương và Thành phố vào hoàn cảnh, điều kiện cụ
thể của Quận; trau dồi những kinh nghiệm quý báu, có ý nghĩa sâu sắc và giá trị
lâu dài để xây dựng địa phương. Trong quá trình phấn đấu bền bỉ đó, Đảng bộ
và nhân dân quận Long Biên đã đạt được những thành tựu quan trọng, tạo ra
những thay đổi sâu sắc về đời sống xã hội cũng như đặt nền móng vững chắc
cho tương lai của một đô thị văn minh, hiện đại.
Phát huy những thành tựu quan trọng đã đạt được cùng với quyết tâm
chính trị của Đại hội Đảng bộ Quận lần thứ III (nhiệm kỳ 2015 - 2020), Đảng bộ
và nhân dân Quận Long Biên nhất định sẽ ghi thêm những mốc son mới vào lịch
sử truyền thống tốt đẹp của Quận, cùng với thành phố và cả nước thực hiện
thắng lợi mục tiêu "Dân giàu, nước mạnh, xã hội dân chủ, công bằng, văn
minh".
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Quận ủy Long Biên.
-

Lãnh đạo toàn diện các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh, quốc
phòng, công tác chính trị tư tưởng, công tác xây dựng Đảng, Chính quyền, Mặt

trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trên địa bàn.
- Quyết định chương trình, chuyên đề công tác toàn khóa và chương
trình, kế hoạch công tác hàng năm của Quận ủy; quy chế làm việc của Ban chấp
hành, quy chế làm việc của Ủy ban Kiểm tra Quận ủy.
-

Ban hành các Chỉ thị, Nghị quyết, quyết định các chủ trương, biện

pháp, chương trình, đề án, kế hoạch công tác quan trọng trong các lĩnh vực: phát
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, công tác chính trị tư tưởng,
công tác xây dựng Đảng, công tác vận động quần chúng. Nhằm cụ thể hoá và tổ
chức thực hiện thắng lợi các Chỉ thị, Nghị quyết của Trung ương, của Thành ủy
Nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận và nhiệm vụ của cấp trên giao.
- Thực hiện các vấn đề về công tác cán bộ theo quy định của Điều lệ
Đảng và quyết định phân cấp quản lý cán bộ của Ban Thường vụ Thành ủy; bẩu
ủy viên Ban thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và chủ nhiệm Ủy
ban Kiểm tra Quận ủy.
- Hàng năm nghe báo cáo về tình hình hoạt động của Ban Thường vụ và
ủy ban kiểm tra của của Quận ủy thảo luận và quyết định những vấn đề khác do

Ban Thường vụ đề nghị hoặc khi có trên 1/3 số ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ
quận yêu cầu.
- Chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ, Đại hội bất thường
Đảng bộ quận (nếu có); thảo luận và thông qua các văn kiện trình Đại hội; chuẩn
bị những vấn đề về tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu và danh sách nhân sự giới thiệu
với Đại hội bầu Ban chấp hành khóa mới, bầu đại biểu đi dự Đại hội Đảng bộ
Thành phố theo quy định của Điều lệ Đảng, hướng dẫn của Trung ương, Thành
phố.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Quận ủy Long Biên.

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư –
lưu trữ của Quận ủy Long Biên
Bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy Long Biên là một bộ phận nghiệp
vụ trực thuộc Văn phòng Quận ủy Long Biên.
Văn phòng Quận ủy Long Biên là cơ quan tham mưu giúp Ban Chấp hành
Đảng bộ quận Long Biên, Thường vụ, Thường trực Quận ủy tổ chức, điều hành
công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, phối hợp, điều hòa hoạt động của các
Ban xây dựng Đảng phục vụ cho hoạt động chung của Quận ủy, có chức năng:
Phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Quận ủy; quản lý tài chính, tài

sản của Đảng bộ và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Quận ủy và các cơ
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

quan tham mưu giúp Quận ủy; kiến nghị, đề xuất những vấn đề cần thiết trong tổ
chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trên địa
bàn Quận; tổng hợp thông tin phục vụ cấp ủy.
Những nhiệm vụ của Văn phòng Quận ủy:
-

Công tác tham mưu, phối hợp

-

Công tác tổng hợp- nội chính

-

Công tác hành chính – quản trị

-

Công tác văn thư- lưu trữ

-

Công tác công nghệ thông tin

-

Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ban thường vụ, Thường trực Quận ủy giao,
ủy quyền
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Quận ủy:
- Tổ chức bộ máy của Văn phòng Quận ủy bao gồm lãnh đạo Văn phòng
(Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng) và các bộ phận nghiệp vụ gồm
20 đồng chí:
+ Bộ phận Tổng hợp;
+ Bộ phận Nội chính;
+ Bộ phận Tài vụ;
+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ;
+ Bộ phận Công nghệ thông tin;
+ Bộ phận Lái xe;
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Bộ phận Hành chính, phục vụ;
+ Bộ phận Bếp ăn
Trong đó, đối với bộ phận văn thư, lưu trữ có chức năng: đảm bảo công
tác văn thư, lưu trữ đúng với quy định hiện hành; tiếp nhận, phát hành và quản
lý tài liệu, văn bản bảo đảm chặt chẽ, kịp thời, an toàn, bí mật. Bảo vệ, bảo quản
an toàn, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu tại kho lưu trữ của Quận ủy; tổ
chức thu thập, sưu tầm đầy đủ các tài liệu thuộc diện lưu vào kho lưu trữ Quận
ủy. Phối hợp với Văn phòng Thành ủy hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ của cấp ủy cơ sở, cơ quan trực thuộc Quận ủy và các đoàn
thể chính trị - xã hội Quận.
Nhiệm vụ của bộ phận văn thư, lưu trữ như sau:
-

Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Quận ủy, Văn phòng Quận ủy.
Quản lý, sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan đúng quy định

-

Quản lý các loại văn bản, tài liệu do cơ quan Quận ủy phát hành theo đúng trình
tự quy định. Kiểm tra, rà soát các văn bản của Quận ủy, của Văn phòng trước
khi phát hành.

-

Quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan Quận ủy và của Văn phòng Quận ủy; thiết
lập lưu trữ hồ sơ hội nghị Ban chấp hành và một số hồ sơ hội nghị cấp ủy theo
quy định; tham mưu hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công văn lưu trữ của cơ
quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp Quận và cơ
sở theo quy định của Luật Lưu trữ 2011, các quy định của Ban Bí thư, của

Thành ủy và của Văn phòng Trung ương Đảng.
Bộ phận văn thư, lưu trữ hiện nay của Quận ủy Long Biên gồm một cán
bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
2.1 Hoạt động quản lý
Ngay từ những ngày đầu thành lập, công tác văn thư, lưu trữ đã được
Quận ủy Long Biên quan tâm, chú trọng chỉ đạo sát sao một cách thường xuyên.
Quận ủy Long Biên đã ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn ngiệp vụ
cũng như phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn bản chỉ đạo về công tác văn
thư, lưu trữ của Thành ủy Hà Nội cũng như Trung ương Đảng.
Đến nay, công tác văn thư lưu trữ của Quận ủy Long Biên luôn được thực
hiện một cách chính xác, đúng quy định, quy trình theo các văn bản chỉ đạo của
các cơ quan cấp trên. Quận ủy Long Biên đã ban hành quyết định số 806/QĐQU ngày 21/02/2014 quyết định ban hành quy chế làm việc của Văn phòng
Quận ủy trong đó có đề cập đến việc tổ chức, quản lý và thực hiện công tác văn
thư lưu trữ. Cùng với đó, Văn phòng Quận ủy cũng gửi đến các phòng ban thuọc
Quận ủy cũng như các Đảng ủy Phường các văn ban chỉ đạo về công tác văn thư
lưu trữ của các co quan cấp trên như: Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Chấp
hành Trung ương ngày 06/12/2014 Quy định về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản

Việt Nam; Hướng dẫn sô 48-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ngày
11/3/2015 Hướng dẫn công tác văn thư trong các cơ quan tổ chức chính trị- xã
hội; Hướng dẫn số 59-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ngày
12/11/2015 Hướng dẫn về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ
cơ quan huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy; Hướng
dẫn số 03-HD/VPTU của Văn phòng Thành ủy Hà Nội ngày 19/4/2016 Hướng
dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị xã hội thành phố... Nhằm mục đích giúp các đơn vị, cán
bộ trong cơ quan có thể năm vững các văn bản và vận dụng vào thực tế công
việc, Quận ủy Long Biên cũng thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập
huấn định kỳ cho các cán bộ phòng ban Quận ủy cũng như cán bộ Đảng ủy các
phường, các cơ quan trực thuộc Quận ủy, mới đây nhất là “Lớp tập huấn nghiệp
vụ Văn phòng cấp ủy cơ sở năm 2016”
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Song song với công tác chỉ đạo, hướng dẫn là công tác kiểm tra đánh giá
định kỳ của Quân ủy đối cới công tác văn thư lưu trữ của các phòng ban trong
Quận ủy cũng như Đảng ủy các phường trực thuộc. Việc đánh giá được dựa trên
các tiêu chí như việc quản lý văn ban đi đến, việc lập hồ sơ cũng như chỉnh lý tài
liệu, thời gian giao nộp tài liệu vào lưu trữ Quận ủy...
Qua những hoạt động quản lý trên của Quận ủy đối với công tác văn thư

lưu trữ cho thấy thêm được sự quan trọng, cần thiết của công tác này đối với
hoạt động quản lý chung của Quận ủy.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác văn thư tại Quận ủy Long Biên.
Hoạt động văn thư của Bộ phận văn thư – lưu trữ của Quận ủy được thực
hiện theo hướng dẫn số 48-HD/VPTW ngày 11/3/2015 của văn phòng Trung
ương Đảng hướng dẫn công tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị xã hội cùng với đó là việc Quận ủy đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và
điều hành tác nghiệp vào hoạt động văn thư của cơ quan.
2.2.1.1 Soạn thảo văn bản:
- Các loại văn bản và Thẩm quyền ban hành do Quận ủy Long Biên ban
hành (căn cứ theo quyết đinh số 31-QĐ/TW ngày 01/10/1997 của Bộ Chính trị
quyết định về thể loại, thẩm quyền bn hành và thể thức văn bản của Đảng và
quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16/2/2004 của Bộ Chính trị quyết định bổ xung
thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”).
+ Đại hội đại biểu đảng bộ cấp huyện ban hành :
a. Đại hội :
- Nghị quyết,
- Quy chế,
- Thông báo.
b. Đoàn Chủ tịch :
- Thông báo,
- Báo cáo.
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

c. Đoàn Thư ký :
- Báo cáo.
d. Ban Thẩm tra tư cách đại biểu :
- Báo cáo.
e. Ban Kiểm phiếu :
- Báo cáo.
+ Ban Chấp hành đảng bộ Quận (gọi tắt là Quận uỷ) ban hành :
- Nghị quyết,
- Quyết định,
- Kết luận,
- Quy chế,
- Quy định,
- Thông báo,
- Báo cáo.
+ Ban Thường vụ Quận uỷ ban hành :
- Nghị quyết,
- Quyết định,
- Chỉ thị,
- Kết luận,
- Quy chế,
- Quy định,
- Thông tri,
- Hướng dẫn,
- Thông báo,
- Báo cáo.
+ Các yếu tố thể thức văn bản của cơ quan ban hành:

Các văn bản do Quận ủy cũng giống như đối với các tổ chức Đảng khác
khi ban hành đều phải có các yéu tố thể thức bắt buộc sau:
1. Tiêu đề “Đản cộng sản Việt Nam”
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Số ký hiệu văn bản
Địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản
Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản
Nội dung văn bản
Chữ ký, thể thức đẻ ký và dấu cơ quan ban hành văn bản
Nơi nhận văn bản
Việc soạn thảo văn bản của Quận ủy đều được thực hiện trên máy tính
theo đúng thể thức hiện hành.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm 7 bước như sau:

Bước 1 : Xác định văn bản cần soạn thảo
Bước 2: Phân công soạn thảo văn bản
Bước 3: Xác định, thực hiện các quy trình soạn thảo văn bản
Bước 4: Kiểm tra thể thức
Bước 5: Đánh máy, nhân bản
Bước 6: Kiểm tra văn bản trước khi trình ký
Bước 7: Trình ký và ký văn bản đến
2.2.1.2 Quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến.
Việc quản lý văn bản đi và quản lý văn bản đến của Quận ủy Long Biên
được thực hiện trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp
(QLVB&ĐHTV) trừ các văn bản mật. Quận Lon biên là quận duy nhất hiện nay
trên địa bàn Hà Nội ứng dung chương trình này cho toàn bộ các cơ quan, đơn vị
thuộc địa bàn quận.
Để sử dụng chương trình QLVB&ĐHTV, người sử dụng cần truy cập vào
địa chỉ web và đăng nhập bằng tài khoản được cơ
quan cấp.
Giao diện tran chủ cơ bản của chương trình QLVB&ĐHTV như sau:

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Trên màn hình gia diện, ta có thể thấy các lựa chọn được bố tri rất rõ ràng,

trực quan và dễ sử dụng như:
+ Văn bản đến
+ Văn bản đi
+ Xử lý công việc
+ Quản trị
a) Quản lý văn bản đi
Đối với văn bản đi được phát hành tại cơ quan, trách nhệm kiểm tra thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản thuộc về Chánh văn phòng Quận ủy. Sau khi
văn bản đã được kiểm tra đầy đủ và chính xác về mặt thể thức, cán bộ văn thư
cơ quan có trách nhiệm ghi số, ngày tháng lên văn bản theo số được hiển thị
trong phần mềm QLVB&ĐHTV. Cuối cùng cán bộ văn thư thực hiện đóng dấu
của cơ quan lên văn bản.
Văn bản sau khi được hoàn thiện về mặt thể thức sẽ được scan lên máy để
chuẩn bị chuyển giao văn bản trên phần mềm QLVB&ĐHTN. Giao diện làm
việc chính của việc quản lý văn bản đi trên phần mềm như sau:

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Sau khi truy cập vào giao diện văn bản đi, cán bộ văn thư tiến hành vào sổ
văn bản mới:
- Bước 1: Chọn Văn bản phát hành/Vào sổ văn bản phát hành/Thêm mới

- Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn:

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Bước 3: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin nhập chọn “Lưu lại” để hoàn tất.
Có thể chọn “Lưu lại và thêm mới” để nhập liên tục nhiều văn bản.
Chọn “Đóng” để hủy bỏ.

Văn bản sau khi được nhập sẽ nằm trong danh sách “Vào sổ văn bản”.
Tại danh sách này có thể thao tác các chức năng khác như: Chuyển văn
bản, Sửa, Xóa hoặc xem vết văn bản khi chuyển nhận nội bộ.

Ngoài việc phát hành văn bản scan từ văn bản thông thường, cán bộ văn
thư cơ quan cũng có thể phát hành dự thảo đã có sẵn trên máy:
Bước 1: Chọn Văn bản chờ phát hành(1)  Tích chọn(2)  Vào sổ(3)
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hoặc kích trực tiếp từ thông báo nhắc việc tại trang chủ.
Bước 2: Nội dung văn bản hiện ra với các thông tin từ dự thảo chuyển sang.
- Nhập thêm các thông tin cần thiết và “Lưu lại” để hoàn tất. Tương tự như phát
hành văn bản thông thường.
- Văn bản sau khi nhập sẽ nằm trong danh sách “Vào sổ văn bản phát hành”
Văn bản sau khi đã được chuyển giao trên phần mềm sẽ được cán bộ văn
thư lưu lại bản gốc vào tập lưu theo tên loại văn bản, văn bản được sắp xếp theo
thứ tự đăng ký. Các văn bản mật sẽ được tạo tập lưu và đăng ký văn bản riêng.
b) Quản lý văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến
- Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn, thư của các cá nhân
gửi đến cơ quan, đơn vị, cá nhân qua bưu điện, qua mạng, fax, chuyển trực
tiếp…, kể cả những bì có ghi tên riêng các đồng chí lãnh đạo, cán bộ của cơ
quan đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Những văn bản đến không được đăng ký
tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
- Đối với những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính: Các văn bản hỏa
tốc gửi đến, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơ
quan gửi và báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan để xử lý. Các loại văn bản
khác, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận và cất vào tủ có khóa để bàn giao
cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.
- Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu
có) đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp bì không còn
nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

với bì văn bản có đóng dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người có
trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
- Văn thư cơ quan được mở các bì văn bản gửi đến cho cơ quan, trừ
những bì văn bản đến sau đây:
+ Bì văn bản đến có đóng dấu: “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc dấu “riêng
người có tên mở bì”.
+ Bì thư riêng của cá nhân.
+ Những loại bì khác do người đứng đầu cơ quan quy định.
- Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản. Các bì văn bản
có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ) phải mở ngay,
đăng ký trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản
gửi đến không đúng nơi nhận, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang,
chữ mờ, nhàu nát… văn thư được phép trả lại nơi gửi.
- Các văn bản đến điện tử (chỉ gửi tệp tin điện tử và không gửi văn bản
giấy) qua mạng (mạng thông tin, thư điện tử…) phù hợp với quy định của pháp
luật về giao dịch điện tử, văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp thức của văn bản, in
ra giấy và làm các thủ tục đăng ký, chuyển giao xử lý theo quy định.
Việc đăng ký và chuyển giao văn bản được thực hiện trên phần mềm

QLVB&ĐHTV
Dưới đây là các phần chính của màn hình làm việc:

1 Chức năng vào sổ
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

1 Nhập mới văn bản nhận từ văn bản giấy hoặc qua Email
Bước 1: Chọn Vào sổ văn bản/ Thêm mới

Bước 2: Nhập đầy đủ các thông tin cơ bản của văn bản.

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Một số thao tác giúp nhập liệu nhanh:

Bước 3: Đính kèm tệp văn bản sau khi đã scan.

Bước 4: Chọn người tham mưu hoặc lãnh đạo phân công. Mặc định sẽ
điền lãnh đạo Tham mưu đối với văn bản đến Quận ủy, chọn lãnh đạo phân công
đối với các Ban đảng – Đoàn thể.

Sinh viên: Đào Ngọc Tân

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Bước 5: Sau khi nhập xong các mục cần thiết ấn “Lưu lại (1)” để hoàn
tất.
Có thể chọn “Lưu lại và thêm mới (2)” để nhập liên tục nhiều văn bản.
Chọn “Đóng (3)” nếu muốn bỏ qua văn bản vừa nhập.

Văn bản sau khi nhập sẽ nằm trong danh sách
- Văn bản được sắp xếp ưu tiên theo ngày đến, sổ văn bản, số ký hiệu.
- Có thể sửa, xóa và xem vết xử lý.

2 Vào sổ văn bản nhận qua phần mềm

- Văn bản nhận qua phần mềm từ 2 nguồn chính:
- Văn bản do cấp trên chuyển xuống: Loại này thường từ Quận ủy chuyển xuống
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

24

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đảng ủy các phường, Ban đảng – Đoàn thể trên quận chuyển xuống Ban Đảng –
Đoàn thể phường. Văn thư quận không có loại văn bản này.
- Văn bản chuyển từ văn bản đi: Sau khi phát hành văn bản, văn thư Quận ủy
hoặc các Ban Đảng – Đoàn thể có thể chuyển đến đến nơi nhận nội bộ là các
đơn vị khác thuộc Quận ủy.
- Các bước thực hiện:
Bước 1: Chọn “Văn bản chờ vào sổ”. Tích chọn văn bản cần vào sổ (1)
sau đó chọn “Vào sổ” (2) hoặc có thể kích trực tiếp trên thông báo nhắc việc
ngoài trang chủ.

Bước 2: Các thông tin thuộc tính của văn bản đến sẽ được kế thừa trên
phần mềm, khi đó văn thư chỉ việc nhập các bước tiếp theo tương tự như Nhập
mới văn bản từ văn bản giấy (phần 1.1).
Văn thư điền đầy đủ các thông tin và lưu lại. Văn bản sau khi lưu lại sẽ
nằm trong danh sách “Vào sổ văn bản”.
- Việc giải quyết, theo dõi việc giải quyết văn bản đến
+Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra giải quyết kịp

thời văn bản đến. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý
các văn bản đến của đơn vị mình. Cán bộ, công chức được giao giải quyết văn
bản đến có trách nhiệm xử lý, giải quyết chính xác các yêu cầu và theo đúng thời
hạn quy định.
+ Văn thư cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc giao nhận văn bản, giải
quyết văn bản đúng thời hạn; lập sổ theo dõi giải quyết những văn bản của các
nơi gửi đến xin ý kiến hoặc có yêu cầu về thời hạn giải quyết và báo cáo người
phụ trách công tác văn phòng của cơ quan để kịp thời giải quyết.
+ Hằng ngày, cán bộ, công chức phải truy cập vào cơ sở dữ liệu quản lý
Sinh viên: Đào Ngọc Tân

25

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B