Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc

Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương 1..............................................................................................................4
Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc....................................................4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND Huyện Hậu Lộc...........................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành;.............................................................................4
1.1.2 Chức năng;............................................................................................5
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn;...........................................................................6
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc......................................11
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư –
lưu trữ của cơ quan, tổ chức........................................................................12
1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc......12
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện
Hậu Lộc.......................................................................................................13
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc
.....................................................................................................................14
Chương 2............................................................................................................15
Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc................16
2.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu
Lộc...............................................................................................................16
2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ của UBND Huyện......16
2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thư-lưu trữ
.....................................................................................................................16

2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc....18
2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Hậu Lộc;......18
2.2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Hậu Lộc....19
2.2.3 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện Hậu Lộc;....20
2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu tại UBND Huyện Hậu Lộc; 23
Chương 3............................................................................................................24
Nhận xét, đánh giá và đưa ra kiến nghị..........................................................24
3.1. Một vài nhận xét, đánh giá về công tác văn thư lưu trữ của UBND
huyện Hậu Lộc............................................................................................24
3.1.1 Ưu điểm;.............................................................................................24
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................25
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ tại
UBND Huyện Hậu Lộc...............................................................................25
3.3. Một số kiến nghị...................................................................................26
3.3.1 Đối với bộ phận văn thư-lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc...................26
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của khoa, trường Đại Học Nội VụHà Nội.........................................................................................................26
C. KẾT LUẬN...................................................................................................28
PHỤ LỤC

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước và xã hội ngày càng không ngừng phát triển thì trong hoạt động
của con người cũng phải thay đổi. Trong đó, việc trao đổi thông tin diễn ra như
một nhu cầu tất yếu.Thông tin là tập hợp các dữ liệu làm tăng thêm sự hiểu biết
của con người về một vấn đề nào đó thông qua quá trình giao tiếp.Thông tin là
điều người ta đánh giá, hoặc nói đến là tri thức, là tin tức. Và việc trao đổi thông
tin, ngoài việc trao đổi trực tiếp, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách
thể hiện gián tiếp khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan
trọng nhất. Nó được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các
chỉ thị, mệnh lệnh là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp lý để
truy cứu trách nhiệm…Cho nên, con người đã nhận thức được vai trò quan trọng
của văn bản.
Từ xưa tới nay qua các thời kỳ lịch sử tài liệu luôn mang tính chất quyết
định, bề dày văn hiến, của một quốc gia và là bằng chứng xác thực chứng minh
cho sự tồn tại của quốc gia đó, đặc biệt là vấn đề chủ quyền, lãnh thổ địa chính
không thể chối cãi được. Xã hội càng ngày phát triển, tư duy con người càng
phong phú, thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng đa dạng. Vì
vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết và nó
có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã hội loài người, nó có ý
nghĩa về: chính trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử…và là di sản của dân tộc.
Trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 chỉ rõ: “ Tài liệu lưu trữ là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Việt Nam XHCN”. Bác Hồ đã từng nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên

phương diện kiến thiết Quốc gia…”. Chính vì vậy Đảng và Nhà nước ta sau khi
giành được chính quyền đã rất quan tâm tới việc bảo vệ TLLT.
Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình đào tạo của nhà trường cứ
mỗi khóa học, học viên đi kiến tập ngành lưu trữ tại các cơ quan theo nội dung
lý thuyết đã học. Đó là một yêu cầu không thể thiếu được đối với học viên bởi
kiến tập ngành là khoảng thời gian cần thiết vừa để đánh giá quy trình đào tạo
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

1

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

của nhà trường, vừa rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ thành thạo, cho học viên làm
quen với công việc ở bên ngoài. Được sự nhất trí tiếp nhận học viên đến kiến tập
tại UBND huyện Hậu Lộc và được sự đồng ý của các cán bộ cơ quan văn phòng
huyện ủy huyện Hậu Lộc, em đã vận dụng những lý thuyết đã học để giải quyết
một số vấn đề của thực tiễn công việc, từ đó rèn luyện ý thức nghề nghiệp, nâng
cao được trình độ nghiệp vụ và nhận thức được các kỹ năng của ngành VTTL,
phẩm chất của người cán bộ làm công tác lưu trữ hiện nay. Mặt khác, đây cũng
là dịp để bản thân được trải nghiệm, được làm việc với số lượng tài liệu lớn liên
quan tới hành chính tổ chức của cơ quan lớn như văn phòng UBND huyện Hậu
Lộc qua đó bản thân em cũng thu thập thêm những tài liệu, những kiến thức mới
để chuẩn bị cho kỳ thực tập. Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trong
trương trình đào tạo ngành Văn Thư Lưu Trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội nhằm kết hợp giữa lí luận và thực hành,được xác định như một môn học và

là một trong những điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp. Mục đích của đợt kiến tập
chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi sinh viên quen với
công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh
nghiệm vững vàng khi ra công tác. Qua đó cũng là dịp để thực tập sinh tập dượt,
rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương
lai. Qua đợt kiến tập này là cơ hội tốt cho em vận dung các kỹ năng thực hành
cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều khinh nghiệm
thực tế nâng cao năng lực của bản thân
Trong thời gian kiến tập từ ngày 01/06 – 19/06 thời gian kiến tập ngắn vì
vậy khả năng thích ứng ban đầu với tài liệu hành chính chưa thật sự tốt, công
việc của cơ quan nhiều, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn có nhiều điểm khác cần
phải có sự linh hoạt, xử lí tình huống cần nhiều kinh nghiệm và kĩ năng nghề
nghiệp dày dạn trong công việc mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nhưng với sự nỗ lực của bản thân, lý thuyết của thầy cô đã trang bị trong
Trường và sự giúp đỡ tận tình của cán bộ trong Văn phòng nên em đã hoàn
thành đợt kiến tập một cách tốt đẹp.
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đây là bản báo cáo kiến tập ngành đầu tiên của em, mặc dù trong quá
trình làm bản báo cáo với sự nỗ lực của bản thân sự giúp đỡ của cán bộ trong cơ
quan đã hướng dẫn, giúp đỡ xong vì bản thân em chưa có kinh nghiệm, lại lần

đầu tiên tiếp xúc vào thực tế nên bản báo cáo của em sẽ không tránh khỏi những
thiếu sót. Vì vậy, kính mong các thầy cô giáo Trường Đại Học Nội Vụ- Hà Nội,
các cô, chú, anh chị, các bạn giúp đỡ đóng góp ý kiến bổ ích cho bản thu hoạch
này để bản thu hoạch được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn..!.
Hậu Lộc, ngày 20 tháng 06 năm 2016
Sinh viên
Hoàng Mạnh Trường

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

3

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
B. NỘI DUNG
Chương 1.
Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của UBND Huyện Hậu Lộc.
1.1.1. Lịch sử hình thành;
Hậu Lộc là một huyện ven biển thuộc tỉnh Thanh Hóa , cách trung tâm
thành phố khoảng 25km về phía Đông Bắc, giáp huyện Nga Sơn, Hà Trung về
phía bắc, Hoằng Hóa về phía tây và nam, phía đông giáp biển Đông. Có diện
tích tự nhiên 143,5km dân số gần 176 ngàn người, với 26 xã và 01 thị trấn.

Hậu Lộc là vùng đất được hình thành lâu đời qua các thời kì vua chúa
Việt Nam được đổi thành nhiều tên gọi cho đến năm 1821, vua Minh Mệnh đổi
tên Huyện thành Hậu Lộc tên gọi này tồn tại cho đến ngày nay. vùng đất cổ, có
nhiều di tích lịch sử văn hoá lâu đời và nhiều cảnh quan thiên nhiên xinh đẹp,
độc đáo. hậu lộc có nền văn hoá khảo cổ nổi tiếng thuộc hậu kỳ đá mới và sơ kỳ
thời đại đồng thau: “ văn hoá hoa lộc”. cuộc khởi nghĩa của bà triệu ở đầu thời
kỳ bắc thuộc (248) để lại trên đất hậu lộc chứng tích lịch sử và những di tích
lớn. khu vực duy tinh- chợ phủ là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của quận
cửu chân suốt thời lý- trần. theo truyền thuyết và gia phả của một số dòng họ thì
thời trần hậu lộc cũng có bô lão đi dự hội nghị diên hồng và cuộc chiến đấu
chống quân nguyên mông diễn ra khá ác liệt ở một số địa điểm thuộc huyện hậu
lộc, gần cửa biển lạch trường.
Huyện hậu lộc là hậu cứ quan trọng của cuộc khởi nghĩa ba đình (nga
sơn) năm 1886 và là quê hương của phạm bành, hoàng bật đạt cùng nhiều tướng
sĩ của phong trào cần vương chống pháp ấy. hậu lộc cũng là nơi có nhiều chí sĩ
yêu nước như đinh trương dương, lê hữu lập, nguyễn chí hiền, mẹ tơm…
Năm 1837, Nguyễn Minh Mệnh thành lập huyện Mỹ Hóa trên cơ sở 4
tổng cắt ra từ Hậu Lộc và Hoằng Hóa; Đại Lý ( nay gồm các xã ; Đại Lộc, Đồng
Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc), Dương Thủy ( nay gồm các xã; Hoằng Xuyên,
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Hoằng Khê, Hoằng Cát , Hoằng Lý, Hoăng Qùy, Hoằng Phú, Hoằng Qúy và
một phần thị trấn Tào Xuyên), Lỗ Hương ( nay thuộc các xã; Hoằng Hợp,
Hoằng Khánh, Hoằng Xuân, Hoằng Phượng, Hoằng Giang). Dương Sơn (nay
gồm các xã: Hoằng Lương, Hoằng Sơn, Hoằng Trinh, Hoằng Trung, Hoằng
Kim). Tức là huyện Hậu Lộc chỉ còn vùng đất như ngày nay trừ đi các xã Đại
Lộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc.
Năm 1850 kiêm lý toàn bộ huyện Mỹ Hoá vào huyện Hoằng Hoá
Năm 1877 Nguyễn Tự Đức lại cắt phần đất tổng Đại Lý (nay là các xã:
Đại Lộc, Đồng Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc) về cho Hậu Lộc. Ranh giới tự nhiên
Hậu Lộc ổn định cho tới ngày nay.
1.1.2 Chức năng;
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Uỷ ban nhân dân huyện Hậu Lộc là đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh
Thanh Hóa, chịu sự chỉ đạo, quản lí trực tiếp, toàn diện của UBND Tỉnh Thanh
Hóa, văn phòng UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra
nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc Hội và Hội đồng
nhân dân Tỉnh, văn phòng UBND Tỉnh
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được dự toán
kinh phí để hoạt động và mở kho bạc Nhà Nước theo quy định.
Văn phòng UBND Huyện Hậu Lộc có chức năng tham mưu tổng hợp cho
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, về chỉ đạo
điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và
hoạt động của Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở
địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
nhân dân huyện Hậu Lộc.
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn;
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban

nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình
khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và
tổ chức thực hiện các chương trình đó;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

6

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của

pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở
và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động
thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế
thi cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

9

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân
dân theo quy định của pháp luật;
Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính
ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem
xét, quyết định.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc
Nhiệm kỳ 2016-2021 tại kỳ họp thứ nhất khóa XIV, HĐND Huyện đã bầu
ra UBND Huyện gồm 09 thành viên; 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch; 04 Uỷ viên.
Đến nay, UBND Huyện Hậu Lộc 27 UBND xã, thị trấn có 126 thành
viên, trong đó; 27 Chủ tịch, 54 Phó Chủ tịch và 45 Uỷ viên UBND. Số lượng, cơ
cấu thành viên UBND cấp xã đảm bảo theo quy định, chất lượng ngày càng
nâng lên.
Các thành viên trong cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc có nhiệm
vụ, quyền hạn và chức năng như sau;

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Chủ tịch UBND

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Phụ trách chung khối nội chính, ngân sách, tổ chức điều
hành bộ máy cán bộ, qui hoạch và đối ngoại.

01 Phó Chủ tịch

Phụ trách kinh tế nông nghiệp (nông nghiệp và phát
triển nông thôn, xây dựng nông thôn mới, tài nguyên
môi trường, khoa học công nghệ)

01 Phó Chủ tịch

Phụ trách kinh tế tổng hợp (công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp, thương mại, dịch vụ, xây dựng cơ bản)

01 Phó Chủ tịch

Phụ trách văn hóa, xã hội

01 Uỷ viên

Phụ trách Công an, đảm bảo vấn đề an ninh trật tự , tệ

nạn xã hội trên địa bàn Huyện

01 Uỷ viên

Phụ trách vấn đề an ninh Quốc phòng, Quân sự trên địa

01 Uỷ viên

bàn huyện
Phụ trách Văn Phòng Hội Đồng Nhân Dân và Uỷ Ban
Nhân Dân

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09/5/2003 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01/9/2003 của Thủ tướng
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2003 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2007 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

12

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận,
thị xã thành phố thuộc tỉnh.
Để thống nhất quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và có cơ sở
để Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân tỉnh
xem xét quyết định hướng dẫn cụ thể theo thẩm quyền, Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân như sau;
Văn Phòng Hành Chính UBND Huyện Hậu Lộc là nơi quản lý hướng dẫn
thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư….Không chỉ thực hiện tại
cơ quan mà còn hướng dẫn các Ban, Ngành trực thuộc…vì thế công tác văn thư
luôn được xem là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình điều hành của cơ
quan.
Văn phòng Hành Chính UBND Huyện là nơi cán bộ chuyên trách văn thư
làm việc, cán bộ văn thư quản lý văn bản đi – đến của Bộ, tỉnh công việc này
được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thống nhất và khoa học. Hiệu
quả làm việc của văn phòng cao, đảm bảo thực hiện kịp thời công tác thông tin
cho lãnh đạo trong công tác điều hành và quản lý.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND
Huyện Hậu Lộc.
Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng
năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi

được cấp có thẩm quyền phê duyệt
Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ và
hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, xây dựng để
Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện trình Uỷ ban nhân dân huyện ban
hành văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ
trên địa bàn huyện
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện trình Uỷ ban nhân dân
huyện phê duyệt kế hoạch tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các chế
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

13

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện; các cơ quan, tổ chức có tài liệu là nguồn nộp lưu vào lưu
trữ tỉnh và Uỷ ban nhân dân huyện
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng kế hoạch trình
Uỷ ban nhân dân huyện để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công
nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; phối hợp với các cơ quan hữu quan của Nhà
nước và của tỉnh tổ chức đào tạo, bồ dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ,
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ
Giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện phối hợp với thanh tra
huyện giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ

Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy
định
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản
2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng
Uỷ ban nhân dân huyện
Nhiệm vụ cụ thể của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Chánh Văn phòng Uỷ
ban nhân dân huyện quy định
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện
Hậu Lộc
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Nội vụ UBND Huyện Hậu Lộc Biên
chế Văn thư, Lưu trữ được bổ sung đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn.
Cán bộ Văn thư, Lưu trữ có trình độ chuyên môn cao. Trên 60% tốt nghiệp Đại
học và Cao đẳng nghiệp vụ chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tốt tiêu
chuẩn nghiệp vụ ngành văn thư công chức theo quy định của Nhà nước.
Hiện nay có 03 cán bộ làm công tác Văn thư: 01 đồng chí chuyên đóng
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

dấu, 01 đồng chí chuyên nhập văn bản đi – đến, 01 đồng chí làm chỉnh lí và bảo
quản, lập hồ sơ tài liệu. Cả 3 cán bộ văn thư đều là nữ.
Cán bộ Văn thư, luôn yêu nghề và có ý thức học hỏi nâng cao trình độ
chuyên môn, trình độ lý luận chính trị. 01 đồng chí tốt nghiệp Quản trị Văn
phòng – Học viện Hành Chính, Cán bộ văn thư là người sử dụng con dấu đồng
thời cũng là người quản lý văn bản đi và tiếp nhận văn bản đến của cơ quan.
Mọi văn bản đi và đến đều được nhập vào phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện
cho công tác tra tìm và quản lý của Chánh văn phòng Huyện. Chánh văn phòng
trực tiếp chỉ đạo công tác Văn thư trong cơ quan, phân công giải quyết văn bản
và ký những văn bản thuộc thẩm quyền ký.
* Sơ đồ tổ chức bộ phận văn thư – lưu trữ Huyện Hậu Lộc
01 Chánh Văn Phòng

Phòng Nội Vụ
Huyện, Thư ký

Phòng văn thư- lưu trữ

Chương 2.
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

15

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc.
2.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện
Hậu Lộc
2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ của UBND Huyện.
2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thư-lưu
trữ
Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế về công tác Văn thư, Lưu trữ
của UBND Huyện Hậu Lộc em đã tìm thấy các văn bản quy định về chế độ hoạt
động của công tác Văn thư, Lưu trữ và các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư,
Lưu trữ về chỉ đạo ban hành văn bản. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
công tác Văn thư, Lưu trữ.
+ Các văn bản chỉ đạo:
Nghị định 62/1993/NNĐ-CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về
quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 của chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu ( thay thế Nghị định 62/1993/NĐ-CP)
Thông tư Liên tịch số 32/TT-LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ - Ban tổ
chức cán bộ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/1993/NĐ-CP của Chính phủ.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư
Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Lưu trữ
Công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Hướng dẫn số 882/ HDVTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của cục
Văn thư – lưu trữ nhà nước hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến lập hồ sơ trong
môi trường mạng.

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Công văn số 524/VTLTNN-NVTW ngày 17 tháng 04 năm 2015 của cục
Văn thư lưu trữ nhà nước về việc thi hành Luật lưu trữ
+ Các văn bản do Huyện ban hành về công tác Văn thư – lưu trữ từ
tháng 01/2010- 06/2016
Trong thời gian từ tháng 01/2010 đến tháng 06/2007 Văn phòng Huyện đã
chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuyên môn ban hành nhiều văn bản quản
lý, chỉ đạo và các văn bản liên quan khác đến công tác công văn, giấy tờ như:
Quyết định số 863/UBND ngày 14 tháng 07 năm 2010 về việc nâng cao
hiệu quả chất lượng tài liệu giấy trong công tác văn thư – lưu trữ huyện
Công văn số 1131/ CVCT-UBND ngày 21 tháng 05 năm 2012 của Chủ
tịch UBND về việc đảm bảo an toàn tài liệu mật lưu trữ của UBND huyện
Chỉ thị số 408/CTCVP-UBND ngày 15 tháng 04 năm 2013 của Chánh
văn phòng Huyện về việc hướng dẫn nộp hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan, và việc quản lý sử dụng con dấu của cán bộ văn thư.
Công văn số 902/ CVCT-UBND ngày 27/12 năm 2014 của Chủ tịch
UBND huyện về việc báo cáo tổng kết tình hình thực hiện công tác văn thư năm
2014.
Quyết định số 553/QĐCT-UBND huyện ngày 20/06 năm 2015 của Chủ
tịch UBND Huyện về việc đề cử cán bộ chuyên trách văn thư đi học nâng cao

nguồn chất lượng văn thư cơ quan.
Thông tư số 22/2015 TT UBND huyện ngày 18 tháng 08 năm 2015 của
UBND Huyện về hướng dẫn chỉ đạo công tác lập hồ sơ thực hiện chế độ xóa đói
giảm nghèo trên địa bàn Huyện
Công văn số 07/ 2016 CV-UBND huyện ngày 11 tháng 03 năm 2016 của
UBND huyện về việc thống kê ban hành văn bản quy phạm pháp luật từ năm
2010 đến năm 2015, có văn bản kèm theo.
Việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư,
Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo những nội dung công việc, cán bộ văn thư
phải thực hiện theo quy định của Nhà nước, đảm bảo yêu cầu của sự điều chỉnh
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong quản lý do cơ quan nhà nước quy định.
Văn phòng Huyện thường xuyên kiểm tra việc thực hiện theo dõi các sổ
sách, các loại văn bản đi, văn bản đến và tình hình sử dụng con dấu của cán bộ
văn thư, quá trình thu thập quản lý tài liệu lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.
Hàng năm văn phòng Huyện đều có công văn báo cáo, tổ chức các hội
nghị sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ của UBND Huyện Hậu
Lộc.
2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Hậu Lộc;

- tổ chức khoa học tài liệu theo số văn bản đi đến
- tổ chức khoa học tài liệu theo số ngày tháng năm ban hành, giao nhận
- tổ chức khoa học lưu trữ tài liệu theo đề tài, nội dung lập và nộp lưu hồ
sơ
- tổ chức phân loại tài liệu theo các vấn đề công việc; hành chính nội bộ,
tổ chức Đảng, các Doanh nghiệp…
- tổ chức lưu trữ tài liệu theo mẫu tài liệu…. giấy, tài liệu phim, tài liệu
ảnh, ghi âm, băng đĩa, tài liệu kỹ thuật.
- tổ chức lập hồ tài liệu khi công việc kết thúc theo cuối mỗi năm.
- Thực hiện chỉnh lí tài liệu theo các văn bản ban hành và văn bản nhận;
Nghị Quyết, Quyết Định, Thông Tư, Chỉ Thị…..
- Phân tài liệu theo tên tác giả ban hành;
+ tài liệu của Tỉnh
+ tài liệu của Chính phủ
+ tài liệu của các Bộ
+ tài liệu của HĐND, UBND
Các khâu của nghiệp vụ lưu trữ:
+ Phân loại tài liệu lưu trữ;
+ Đánh số tài liệu lưu trữ;
+ Bổ sung tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

18

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

+ Thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Việc quản lý công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của nhà
nước và các văn bản của UBND Huyện.
Văn phòng Huyện được giao nhiệm vụ kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện
công tác lưu trữ. Hàng năm đều có kế hoạch chỉnh lý tài liệu và tiếp nhận tài liệu
từ văn thư cơ quan để đưa vào kho lưu trữ.
2.2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Hậu
Lộc
Cán bộ văn thư là người trực tiếp tiếp nhận văn bản đến và bàn giao văn
bản đi thong qua bưu điện huyện và là người trực tiếp vào sổ văn bản đi văn đến
cùng với việc đánh máy văn bản, kiểm tra số lượng, kí hiệu văn bản, ngày tháng
năm nhận và giao văn bản, cùng với đó là việc quản lý sử dụng các con dấu cơ
quan, dấu chức danh, dấu mật, khẩn, hỏa tốc… của cơ quan. Các văn bản sẽ
được cán bộ văn thư kiểm tra từ khâu bóc bì… sau khi nhận văn bản đến sẽ trình
văn bản đến với các phòng ban liên quan, ở UBND Huyện Hậu Lộc văn thư và
lưu trữ được tổ chức theo kiểu hỗn hợp vì vậy các văn bản sau khi ban hành sẽ
thong qua cán bộ văn thư đóng dấu vào sổ văn bản và lưu bản gốc có chữ ký của
Trưởng phòng chuyên môn liên quan mới được phép đóng dấu và ban hành.
Không những vậy cán bộ văn thư còn tham mưu cho Chánh văn Phòng
trong việc đôn đốc thực hiện các văn bản do UBND ban hành và tiếp nhận, giúp
Chánh văn Phòng giải quyết nhanh và hiệu quả hơn trong việc thực hiện các
nhiệm vụ mà Chủ tịch UBND giao phó.

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

19

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

2.2.3 Tình hình thực hiện công tác lưu trữ của UBND huyện Hậu
Lộc;
Việc quản lý công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của nhà
nước và các văn bản của Huyện.
Văn phòng Huyện được giao nhiệm vụ kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện
công tác lưu trữ. Hàng năm đều có kế hoạch chỉnh lý tài liệu và tiếp nhận tài liệu
từ văn thư cơ quan để đưa vào kho lưu trữ.
*Đối với công tác thu thập và bổ sung tài liệu Lưu trữ;
Thu thập và bổ sung tài liệu Lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp
có liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Phông lưu trữ,
từ đó lựa chọn chuyển vào các kho lưu trữ theo quy định.
Khi tiến hành thu thập tài liệu phải xác định nguồn thu thập tài liệu, xác
định những tài liệu có giá trị cần phải đưa vào lưu trữ.
Khi thu thập bổ sung tài liệu dựa vào các nguyên tắc cơ bản:
Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử theo phông lưu
trữ.
Không phân tán phông tài liệu lưu trữ
Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan tổ chức
tình thành tài liệu.
Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình
tự giải quyết công việc thực tế.

Được sự quan tâm của thủ trưởng các đơn vị nên việc lập và giao nộp hồ
sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan đã có những bước
chuyển biến tích cực: khối tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan tăng rõ rệt, chất
lượng hồ sơ đã được cải thiện.
Năm 2015 kho lưu trữ huyện đã thu thập về lưu trữ cơ quan 25 mét tài
liệu, trong đó có 10m tài liệu của dự án xây dựng chuẩn nông thôn mới sau khi
hết giai đoạn 1.
Cán bộ lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập tài liệu khoa học, đảm bảo
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tài liệu thu về được chỉnh lý hoàn chỉnh, không để bó gói trong kho, sau khi
nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu và đưa ra phục vụ khai thác sử dụng sau đó mới
tiến hành thu tài liệu của đơn vị khác.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu lưu trữ theo một phương án
phân loại khoa học trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa và lập các công cụ tra cứu đối với
phông tài liệu đưa ra chình lý.
Tổ chức chỉnh lý tài liệu nhằm sắp xếp tài liệu chỉnh lý một cách khoa học
và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng
kho tàng và thiết bị bảo quản.

Khi chỉnh lý tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu như:
+ Phân loại tài liệu và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
+ Phải xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ tài liệu;
+ Hệ thống hóa hồ sơ tài liệu;
+ Lập các công cụ tra cứu;
+ Lập được danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy.
Chỉnh lý tài liệu dựa theo các nguyên tắc sau:
+ Không phân tán phông tài liệu lưu trữ;
+ Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan tổ chức
hình thành tài liệu;
+ Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự giải quyết công việc thực tế.
Chỉnh lý tài liệu dựa theo các nguyên tắc sau:
+ Không phân tán phông tài liệu lưu trữ;
+ Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của cơ quan tổ chức
hình thành tài liệu;
+ Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự giải quyết công việc thực tế.
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

21

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Chỉnh lý tài liệu được tiến hành theo các bước sau:

+ Chuẩn bị chỉnh lý: khảo sát tài liệu, biên soạn các văn bản hướng dẫn,
lập kế hoạch chỉnh lý;
+ Thực hiện chỉnh lý: Phân loại tài liệu cần chỉnh lý thành các nhóm lớn
nhóm vừa và nhóm nhỏ; Lập hồ sơ và chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ; Hệ thống
hóa hồ sơ; Biên mục hồ sơ ( Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết
thúc và viết bìa hồ sơ).
Trong quá trình kiến tập tại Lưu trữ Huyện, tôi đã tiến hành chỉnh lý
khoảng 02 m tài liệu xây dựng cơ bản. Khối tài liệu này có thời gian tài liệu
khoảng từ 2000 – 2012. Tài liệu này được phân ra theo thời gian, sau đó chia
theo từng công trình xây dựng, rồi đến từng hạng mục công trình.
Ví dụ;
KHỐI XÂY DỰNG CƠ BẢN
Năm 2004 - 2006
1. Trường Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc 4
Hồ sơ số 01: Phê duyệt, cấp phát đất và giải toả mặt bằng xây dựng công
trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”.
02. Phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật công trình “Trường Trung học
phổ thông Hậu Lộc 4”.
03. Phê duyệt thiết kế và tổng dự toán công trình “Trường Trung học phổ
thông Hậu Lộc 4”
04. Chuẩn bị đầu tư xây dựng công trình “Trường Trung học phổ thông
Hậu Lộc 4”.
05. Nhật ký công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”.
06. Thanh tra công tác XDCB “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”.
07. Bản vẽ thiết kế hạng mục khu lớp học, công trình “Trường Trung học
phổ thông Hậu Lộc 4”
08. Bản vẽ thiết kế hạng mục Nhà ở cán bộ công nhân viên, Công trình
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

22

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

“Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”
09. Dự toán ngân sách xây dựng “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc
4”
2.2.4 Tình trạng kho bảo quản lưu trữ tài liệu tại UBND Huyện Hậu
Lộc;
Kho lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc có diện tích 30M2, diện tích mặt sàn
là 12m2 kho lưu trữ có đầy đủ cặp hộp giá tủ bệ bằng sắt chống gỉ, không gian
xung quanh thoáng mát có hệ thống điều hòa, cửa sổ, phòng cháy chữa cháy, hệ
thống hút ẩm diệt mối côn trùng đảm bảo, nằm ngay cạnh phòng văn thư…
cách trục đường chính của huyện khoảng 50m, có phòng đọc riêng. Môi trường
bảo quản tốt.

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

23

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B