THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta ngày càng phát triển và đi lên sánh vai cùng các nước phát
triển trên thế giới. Nhà nước ta đang trong thời kỳ đẩy mạnh chủ trương và hoàn
thiện Nhà nước Xã hội Chủ nghĩa Việt nam trong việc cải cách hành chính. Vì
vậy, Văn phòng là một trong những bộ phận cấu thành giúp việc trong cơ quan,
tổ chức mà ở đó diễn ra các hoạt động Văn thư – Lưu trữ góp phần xử lý thông
tin một cách khoa học, nhanh chóng trong các hoạt động quản lý hành chính của
nhà nước.
Đối với các cơ quan, đơn vị của nhà nước thì công tác Văn phòng luôn
được chú trọng quan tâm, nó như một mắc xích quan trọng không thể thiếu được
trong các cơ quan nhà nước. Văn phòng đảm bảo quản lý hành chính nhà nước
thông qua các văn bản, tài liệu.
Vai trò của công tác Văn phòng trong lĩnh vực hoạt động quản lý, Đảng
và Nhà nước ta đã và đang có những chủ trương, chính sách ngày càng hiện đại
hơn nhằm phục vụ tốt cho việc ban hành và quản lý văn bản. Đặc biệt,góp phần
đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính, xây dựng bộ máy Nhà nước vững
mạnh hơn.
Với phương châm: “Học đi đôi với hành”, “Lý luận đi đôi với thực tiễn”
và để trang bị những kiến thức thực tế cho sinh viên trước khi ra trường thì kiến
tập chuyên môn tại một số cơ quan hành chính, Doanh nghiệp là một trong
những quy định bắt buộc giúp sinh viên áp dụng những kiến thức đã học được
khi ngồi trên ghế nhà trường áp dụng vào thực tiễn.
Kiến tập tại Phòng Văn Thư – Lưu Trữ của Bộ Nông Nghiệp và Phát
Triển Nông Thôn từ ngày 01 tháng 6 năm 2016 đến ngày 17 tháng 6 năm 2016.
Trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã học tại nhà trường và sự hướng dẫn tận
tình của cán bộ Phòng Văn Thư – Lưu Trữ của Bộ, em đã rút ra được nhiều
kinh nghiệp quý báu cho bản thân trong mối quan hệ giữa đồng nghiệp cùng cơ
quan và nhiều bài học quý báu phục vụ cho công việc của người đi làm công tác

văn phòng trong tương lai. Với những kết quả đã đạt được qua gần một tháng
kiến tập tại Bộ .Ngoài sự nỗ lực của bản thân em còn có sự quan tâm giúp đỡ từ
phía nhà trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt là sự quan tâm giúp đỡ
của các cấp lãnh đạo, cán bộ hướng dẫn và chuyên viên trong phòng đã tạo điều
kiện , truyền đạt cho em những kiến thức cơ bản và cơ hội được làm việc, tiếp
xúc với thực tế để em hoàn thành tốt đợt kiến tập của mình theo đúng chương
trình và nội dung quy định của nhà trường và Khoa đã đề ra.
Qua bài báo cáo này em muốn gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Ban
giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư - Lưu trữ. Bên cạnh đó
2


em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Phòng Văn Thư – Lưu Trữ Bộ cùng
toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ đã quan
tâm giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành đợt kiến tập này.
Trong thời gian kiến tập tại cơ quan, em còn nhiều bỡ ngỡ nên không
tránh khỏi những thiếu sót và sai sót trong bài báo cáo này. Kính mong các thầy
(cô) giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng như các thầy (cô) giáo trong
Khoa Văn Thư – Lưu Trữ và các lãnh đạo, cán bộ Phòng Văn thư- Lưu Trữ
đóng góp và bổ sung ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện đầy đủ hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

3


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
1.1. Lịch sử hình thành

Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được thành lập từ năm 1995 trên
cơ sở hợp nhất 3 Bộ: Nông nghiệp - Công nghiệp thực phẩm; Lâm nghiệp và
Thuỷ lợi.
A. THỜI KỲ TỪ NĂM 1987 ĐẾN NĂM 1995:
Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trước đây được thành lập
trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ: Nông nghiệp, Lương thực và Công nghiệp thực phẩm.
Năm 1987, thực hiện chủ trương phát triển nông nghiệp Việt Nam gắn với
chế biến, tiêu thụ theo một quy trình khép kín từ sản xuất-chế biến-tiêu thụ, Hội
đồng Nhà nước đã có Nghị quyết số 782 NQ HĐNN 7, ngày 16/2/1987 về việc
thành lập Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm trên cơ sở sáp nhập 3 Bộ:
Nông nghiệp, Lương thực, Công nghiệp thực phẩm.
Ngày 5/3/1987 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 46-HĐBT quy
định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Công
nghiệp thực phẩm. “Bộ Nông Nghiệp và Công Nghiệp Thực phẩm là Cơ quan
của Hội đồng bộ trưởng, có trách nhiệm thống nhất quản lý Nhà Nước về nông
nghiệp, lương thực và công nghiệp thực phẩm trong phạm vi cả nước, theo
đường lối, chính sách của Đảng pháp luật của Nhà Nước, bảo đảm nhu cầu về
lương thực, thực phẩm cho nhân dân, cho quốc phòng, nguyên liệu cho công
nghiệp và nông sản xuất khẩu”.
Bộ Nông nghiệp được hình thành và phát triển bắt đầu từ Bộ Canh nông
(thành lập ngày 14/11/1945); tháng 2/1955 thành lập Bộ Nông lâm; cuối năm
1960 tách Bộ Nông lâm thành 4 tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường;
Tổng cục thuỷ sản và Tổng Cục Lâm nghiệp. Ngày 1/4/1971, thành lập Uỷ ban
Nông nghiệp Trung ương trên cơ sở sáp nhập Bộ Nông Nghiệp, Bộ Nông trường
và Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp. Năm 1976, Uỷ ban đổi tên
thành Bộ Nông Nghiệp.
Bộ Lương thực được thành lập theo Nghị quyết ngày 22/1/1981 của Uỷ
ban Thường vụ Quốc hội.
Bộ Công nghiệp thực phẩm được thành lập theo Nghị quyết 22/1/1981
của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội.

Sau khi thành lập và sắp xếp, tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và
Công nghiệp thực phẩm gồm có:
4


- 46 Cục, Vụ, Ban, Văn phòng quản lý nhà nước.
- 26 viện, Trung tâm nghiên cứu khoa học trực thuộc Bộ.
- 13 trường quản lý, kỹ thuật và công nhân.
- 53 đơn vị sản xuất kinh doanh trực thuộc Bộ cấp Công ty, Tổng công ty,
Liên hiệp các xí nghiệp, Xí nghiệp liên hợp (quản lý trên 400 đơn vị kinh tế cơ
sở)
- 9 nhà máy, xí nghiệp trực thuộc Bộ.
Ngày tháng 3 năm 1990, Hội đồng Nhà nước quyết định kiện toàn một
bước cơ quan của Hội đồng Bộ trưởng, trong đó giao chức năng quản lý Nhà
nước đối với ngành cao su cho Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm. Phê
chuẩn giải thể Tổng cục cao su.
II. Bộ Thuỷ lợi:
- Ngày 1 1/7/1994, Chính phủ ban hành Nghị định số 63-CP về nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức bộ máy của.Bộ Thuỷ lợi 4 thay thế Nghị định số 88-CP
ngày 6/3/1979 Nghị định 63-CP xác định: “Bộ Thuỷ lợi là cơ quan của Chính
phủ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về tài nguyên nước (trừ nước nguyên
liệu khoáng và nước địa nhiệt); về quản lý khai thác công trình thuỷ lợi và công
tác phòng chống lụt bão, bảo vệ đê điều trong cả nước".
Bộ máy tổ chức của Bộ thuỷ lợi theo Nghị đinh 63-CP gồm:
1. Tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước, gồm:
Vụ Kế hoạch; Vụ Khoa học - kỹ thuật; Vụ Tài chính - kế toán và Thống kê; Vụ
Tổ chức cán bộ; Thanh tra; Vụ hợp tác Quốc tế; Vụ Quản lý xây dựng công
trình thuỷ lợi; Văn phòng Bộ; Cục Quản lý nước và khai thác công trình thuỷ
lợi; Cục Phòng, chống lụt bão và quản lý đê điều
2. Các tổ chức sự nghiệp: viện Quy hoạch thuỷ lợi; Viện Nghiên cứu khoa

học và kinh tế thuỷ lợi; Viện Nghiên cứu khoa học thuỷ lợi Nam Bộ (thành lập
trên cơ sở Phân viện Khoa học thuỷ lợi Nam Bộ); Trường Đại học Thuỷ lợi;
Trường Bồi dưỡng cán bộ quản lý; Trung tâm Thông tin thuỷ lợi (kể cả tạp chí
thuỷ lợi). Các đơn vị sự nghiệp khác do Bộ trưởng Bộ Thuỷ lợi cùng Bộ trưởng,
Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và các Bộ có liên quan nghiên
cứu, sắp xếp và quyết định.
III. Bộ Lâm nghiệp:
- Tổng quan từ năm 1976 đến trước năm 1994, Bộ Lâm nghiệp đã quản lý
toàn ngành theo quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn đã được Chính phủ
quy định cho Tổng cục Lâm nghiệp.
- Năm 1976 Quốc hội thống nhất nghị quyết về chính phủ thống nhất
trong thành phần có Bộ Lâm nghiệp được thành lập trên cơ sở Tổng cục Lâm
5


nghiệp.
- Năm 1991, Quốc hội ban hành luật Bảo vệ và Phát triển rừng.
- Ngày 1/2/1994, Chính phủ ban hành Nghị định số 08CP về nhiệm vụ,
quyền hạn và bộ máy của Bộ Lâm nghiệp.
Vị trí chức năng của Bộ Lâm nghiệp được xác định: "Bộ Lâm nghiệp là
cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về quản lý, bảo
vệ, xây dựng, phát triển rừng, sử dụng rừng, có trách nhiệm tổ chức thực hiện
việc quản lý Nhà nước về bảo vệ và phát triển rừng theo quy định tại Luật Bảo
vệ và phát triển rừng".
Tổ chức bộ máy của Bộ Lâm nghiệp gồm:
- Các tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước: Vụ
Lâm sinh; Vụ Công nghiệp rừng; Cục Kiểm lâm; Vụ Khoa học và Công nghệ;
Vụ hợp tác quốc tế; Thanh tra Bộ; Vụ Kế hoạch - Thống kê; Vụ Tài chính - Kế
toán; Vụ Tổ chức - Lao động; Văn phòng Bộ; Thanh tra Bộ.
- Các tổ chức sự nghiệp: Viện Khoa học Lâm nghiệp Việt Nam; Viện

Điều tra quy hoạch rừng; các Vườn Quốc gia; Trường Đại học Lâm nghiệp;
Trường Cán bộ quản lý Lâm nghiệp; các Trường Trung học và Công nhân hiện
có do Bộ Lâm nghiệp cùng Ban Tổ chức-cán bộ Chính phủ nghiên cứu sắp xếp
trình Thủ tướng Chính phủ quyết định; Tạp chí Lâm nghiệp; 3 Trung tâm kỹ
thuật bảo vệ rừng số I, II, III.
Bộ Lâm nghiệp được hình thành và phát triển từ Nha Lâm chính thuộc Bộ
Canh nông (tháng 11/1945); Tổng cục Lâm nghiệp (năm 1960); Bộ Lâm nghiệp
thành lập năm 1976.
Thời điểm này trực thuộc Bộ lâm nghiệp có 6 Trường Công nhân kỹ
thuật (dạy nghề lâm nghiệp): Trường CNKT chế biến gỗ (Hà Nam Ninh);
Trường CNKT lâm nghiệp TW 1 (Lạng Sơn); Trường CNKT lâm nghiệp TW II
(Bình Định); Trường CNXT lâm nghiệp TW III (Bình Dương); Trường CNKT
lâm nghiệp TW IV (Phú Thọ); Trường CN cơ khí lâm nghiệp (Hà Nội); 3
Trường Trung học lâm nghiệp I (Quảng Ninh), II (Đồng Nai)và Tây Nguyên
(Gia Lai). Về sau hệ thống các trường này nằm trong cơ cấu của Bộ Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn.
B.THỜI KỲ TỪ NĂM 1995 ĐẾN NAY:
Kế thừa và phát huy thành tựu 10 năm đổi mới tổ chức các cơ quan hành
chính nhà nước, Chính phủ đã có định hướng chuyển từ Bộ quản lý đơn ngành
sang mô hình Bộ quản lý nhà nước nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có chức năng
gần giống nhau, giảm bớt sự chồng chéo, chia cắt giữa các Bộ để nâng cao hiệu
lực quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thuỷ lợi và
6


phát triển nông thôn.
Từ ngày 3/10-28/10/1995, tại kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá 9 thông
qua Nghị định về việc thành lập Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trên cơ
sở hợp nhất 3 Bộ: Lâm nghiệp, Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm và
Thuỷ lợi.

Ngày 01/11/1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 73-CP về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn.
Ngày 31 tháng 7 năm 2007, Quốc hội khoá XII đã thông qua Nghị quyết
về cơ cấu Chính phủ nhiệm kỳ khoá XII, trong đó Quốc hội đã thông qua việc
hợp nhất Bộ Thuỷ sản vào Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Ngày 03 tháng 01 năm 2008 Chính phủ ban hành Nghị định số:
01/2008/NĐ-CP về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Nghị định số: 199/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 11 năm 2013 quy định vị
trí, chức năng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Nông nhiệp và Phát
triển nông thôn
1.2.1. Chức năng
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý nhà nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp,
diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước;
quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn theo quy định tại Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012
của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
Trình Thủ tướng Chính phủ xác lập quy hoạch hệ thống và chuyển mục
đích sử dụng khu rừng phòng hộ, khu rừng đặc dụng có tầm quan trọng quốc gia
hoặc liên tỉnh;
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về sản xuất lâm nghiệp, nông nghiệp, thủy
sản kết hợp trong rừng phòng hộ;

7


Chỉ đạo thực hiện chính sách chi trả dịch vụ môi trường rừng theo quy
định của pháp luật;
Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về quản lý rừng, phát
triển rừng, bảo vệ rừng, sử dụng rừng; khai thác, chế biến lâm sản; giống cây
trồng lâm nghiệp theo quy định của pháp luật về bảo vệ và phát triển rừng.
11. Về diêm nghiệp:
a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật sản xuất, thu hoạch và tổng kết,
đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuất hàng năm;
b) Ban hành và kiểm tra thực hiện quy chuẩn kỹ thuật quốc gia (không
bao gồm muối y tế), quy trình về sản xuất, chế biến bảo quản muối và các sản
phẩm của muối.
12. Về thủy sản:
a) Chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện cơ chế, chính sách phát triển thủy sản sau
khi được cấp có thẩm quyền quyết định;
b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các quy định về quản lý các
khu bảo tồn biển, khu bảo tồn vùng nước nội địa có liên quan tới nguồn lợi thủy
sản theo phân công của Chính phủ;
c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch khai thác, bảo vệ và phát
triển nguồn lợi thủy sản của các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; quy chế
quản lý về khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản sau khi được cấp có
thẩm quyền phê duyệt;
d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy hoạch vùng nuôi trồng
thủy sản tập trung; phòng, chống dịch bệnh thủy sản;
đ) Quy định danh mục các loài thủy sản cần được bảo tồn, bảo vệ, cần
được tái tạo; các biện pháp bảo vệ môi trường các hệ sinh thái thủy sản, bảo tồn
quỹ gen, đa dạng sinh học thủy sản theo quy định của pháp luật;
e) Thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với kiểm ngư theo quy định

của pháp luật;
g) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về hoạt động thủy
8


sản theo quy định của pháp luật về thủy sản.
13. Về thủy lợi:
a) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về quy hoạch phòng, chống
lũ của tuyến sông có đê, quy hoạch đê điều, đầu tư xây dựng, tu bổ, nâng cấp và
kiên cố hóa đê điều; quản lý, bảo vệ đê, hộ đê và sử dụng đê điều quy định tại
Luật đê điều và theo quy định của pháp luật;
b) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về phòng, chống thiên tai
quy định tại Luật đê điều, Luật phòng, chống thiên tai và quy định khác của
pháp luật;
c) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về khai thác và bảo vệ công
trình thủy lợi theo quy định của pháp luật;
d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện chiến lược, quy hoạch thủy lợi;
chiến lược phòng, chống và giảm nhẹ thiên tai sau khi được Chính phủ phê
duyệt;
đ) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập, phê duyệt và tổ chức thực hiện
về quy hoạch thủy lợi phục vụ nông nghiệp, phục vụ đa mục tiêu gắn với các
ngành kinh tế - xã hội theo quy định của pháp luật;
e) Phê duyệt quy hoạch thủy lợi, cấp nước sạch nông thôn liên quan từ hai
tỉnh trở lên, hệ thống công trình thủy lợi và các công trình thủy lợi có tính chất
kỹ thuật phức tạp hoặc quy mô lớn trong một tỉnh phục vụ phòng, chống lũ, lụt,
tiêu úng, cấp nước; phòng, chống hạn hán, xâm nhập mặn; cải tạo đất; phòng,
chống sạt lở ven sông, ven biển, cấp thoát nước nông thôn theo quy định của
pháp luật;
g) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc phê duyệt quy hoạch thủy lợi, hệ
thống công trình thủy lợi, nước sạch và vệ sinh môi trường nông thôn trong

phạm vi cấp tỉnh theo quy định của pháp luật;
h) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập kế hoạch xây dựng, quản lý khai
thác, sử dụng và bảo vệ các công trình cấp, thoát nước nông thôn;
i) Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về an toàn đập, các hồ chứa
nước thủy lợi theo quy định của pháp luật; thực hiện nhiệm vụ thuộc phạm vi
9


quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật tài nguyên nước và quy định khác
của pháp luật.
14. Về phát triển nông thôn:
a) Chỉ đạo, triển khai thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia xây dựng
nông thôn mới; chương trình, dự án xóa đói giảm nghèo theo phân công của
Chính phủ;
b) Tổng hợp, trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch chuyển dịch
cơ cấu kinh tế và chương trình tổng thể phát triển nông thôn; chiến lược phát
triển ngành nghề, làng nghề nông thôn gắn với hộ gia đình và hợp tác xã trên địa
bàn cấp xã;
c) Chủ trì, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện bố trí dân cư, di dân tái
định cư các công trình thủy lợi, thủy điện; bố trí ổn định dân cư các vùng thiên
tai, đặc biệt khó khăn, biên giới hải đảo, vùng nước biển dâng do tác động của
biến đổi khí hậu, di cư tự do, vùng xung yếu, rất xung yếu của rừng phòng hộ,
rừng đặc dụng; chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác định canh, bố trí
dân cư trong nông thôn, vùng dân tộc thiểu số và miền núi theo quy hoạch phát
triển kinh tế - xã hội của đất nước;
d) Thực hiện các chương trình, dự án xây dựng công trình kỹ thuật hạ
tầng nông thôn theo phân công của Chính phủ.
15. Về doanh nghiệp, hợp tác xã và các loại hình kinh tế tập thể, tư nhân
khác:
a) Trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách khuyến khích, hỗ trợ

kinh tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý nhà nước của Bộ;
Phối hợp với Bộ Kế hoạch và Đầu tư, các Bộ, ngành có liên quan xây
dựng cơ chế, chính sách khuyến khích, hỗ trợ và định hướng phát triển doanh
nghiệp đầu tư vào nông nghiệp, nông thôn.
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định đối với ngành, nghề
kinh doanh, dịch vụ có điều kiện theo danh mục do Chính phủ quy định và xử lý
hành vi vi phạm thuộc thẩm quyền;
10


c) Thực hiện quyền, trách nhiệm và nghĩa vụ của chủ sở hữu nhà nước
theo phân công, phân cấp của Chính phủ đối với các công ty trách nhiệm hữu
hạn một thành viên do nhà nước làm chủ sở hữu và phần vốn nhà nước đầu tư
vào các doanh nghiệp khác được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp
và theo quy định của pháp luật.
16. Về chế biến, bảo quản, vận chuyển, kinh doanh nông sản, lâm sản,
thủy sản và muối:
a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện quy hoạch, chương trình, cơ
chế, chính sách phát triển lĩnh vực chế biến gắn với sản xuất và thị trường các
ngành hàng thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; chính sách phát triển cơ
điện nông nghiệp, ngành nghề, làng nghề gắn với hộ gia đình và hợp tác xã sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tình hình phát triển chế biến đối
với các ngành hàng và lĩnh vực cơ điện, ngành nghề, làng nghề nông thôn, bảo
quản sau thu hoạch thuộc phạm vi quản lý của Bộ;
c) Hướng dẫn việc vận chuyển, xuất khẩu, nhập khẩu các loại hàng hóa
thuộc diện quản lý chuyên ngành nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, muối.
17. Quản lý dự trữ quốc gia về giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật,
thuốc thú y và hàng hóa khác theo phân công của Chính phủ.

18. Về khoa học và công nghệ:
a) Chỉ đạo hoạt động nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ trong
các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; cơ chế, chính sách
về nông nghiệp, nông dân và nông thôn;
b) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về công nghệ cao
trong nông nghiệp theo quy định của pháp luật công nghệ cao.
19. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về khuyến nông
theo quy định của pháp luật về khuyến nông.
20. Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về chất lượng, an
toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thủy sản và muối quy định tại Luật an
toàn thực phẩm, Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa, Luật tiêu chuẩn và quy
11


chuẩn kỹ thuật và theo quy định của pháp luật.
21. Về bảo vệ môi trường, biến đổi khí hậu và đa dạng sinh học:
a) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường
đối với các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ
quản lý theo quy định của pháp luật;
b) Chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về đa dạng sinh học,
an toàn sinh học thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý theo quy định của pháp
luật;
c) Chỉ đạo, triển khai thực hiện nhiệm vụ ứng phó với biến đổi khí hậu,
nước biển dâng thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
22. Chỉ đạo, hướng dẫn và tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến
thương mại, xúc tiến đầu tư các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ.
23. Kiểm định kỹ thuật an toàn các máy, thiết bị, vật tư, các chất đòi hỏi
nghiêm ngặt về an toàn lao động trong các hoạt động thuộc các ngành, lĩnh vực

quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
24. Thực hiện hợp tác quốc tế và hội nhập kinh tế quốc tế trong các
ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp
luật.
25. Quyết định và chỉ đạo thực hiện chương trình cải cách hành chính của
Bộ theo mục tiêu và nội dung chương trình cải cách hành chính nhà nước đã
được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt; đề xuất hoặc quyết định theo thẩm quyền
việc thực hiện phân cấp quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực.
26. Về quản lý tổ chức, hoạt động dịch vụ công:
a) Trình Chính phủ ban hành cơ chế, chính sách về cung ứng dịch vụ
công; thực hiện xã hội hóa các hoạt động cung ứng dịch vụ công thuộc ngành,
lĩnh vực quản lý của Bộ;
b) Trình Thủ tướng Chính phủ về quy hoạch mạng lưới tổ chức sự nghiệp,
12


dịch vụ công;
c) Hướng dẫn việc thực hiện chính sách, pháp luật và hỗ trợ cho các tổ
chức thực hiện các hoạt động sự nghiệp dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực
quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật.
27. Thực hiện nhiệm vụ quản lý đối với hội, tổ chức phi chính phủ hoạt
động trong ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy
định của pháp luật.
28. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế công chức,
vị trí việc làm, số lượng viên chức; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ,
chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với công chức, viên chức thuộc
diện Bộ quản lý và thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật
cán bộ, công chức, Luật viên chức và theo quy định của pháp luật.
29. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về thi đua, khen thưởng theo quy định
của pháp luật.

30. Thanh tra, kiểm tra; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến ngành, lĩnh
vực theo quy định của pháp luật.
31. Thực hiện nhiệm vụ quản lý về công nghệ thông tin, thống kê thuộc
phạm vi quản lý nhà nước của Bộ quy định tại Luật công nghệ thông tin, Luật
thống kê và theo quy định của pháp luật.
32. Quản lý tài chính, tài sản và nguồn lực khác được giao và tổ chức thực
hiện ngân sách được phân bổ theo quy định của pháp luật.
33. Thường trực quốc gia về công tác phòng, chống lụt, bão; kế hoạch bảo
vệ và phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước sạch và vệ sinh môi trường
nông thôn; chống sa mạc hóa; quản lý buôn bán quốc tế các loài động, thực vật
hoang dã nguy cấp quý hiếm; phòng chống dịch bệnh gia súc, gia cầm theo quy
định của pháp luật.
34. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật.
1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
13


Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn gồm:
1. Vụ Kế hoạch.
2. Vụ Tài chính.
3. Vụ Khoa học, Công nghệ và Môi trường.
4. Vụ Hợp tác quốc tế.
5. Vụ Pháp chế.
6. Vụ Tổ chức cán bộ.
7. Vụ Quản lý doanh nghiệp.
8. Văn phòng Bộ.
9. Thanh tra Bộ.
10. Cục Trồng trọt.

11. Cục Bảo vệ thực vật.
12. Cục Chăn nuôi.
13. Cục Thú y.
14. Cục Chế biến nông lâm thủy sản và nghề muối.
15. Cục Quản lý xây dựng công trình.
16. Cục Kinh tế hợp tác và Phát triển nông thôn.
17. Cục Quản lý Chất lượng nông lâm sản và thủy sản.
18. Tổng cục Lâm nghiệp.
19. Tổng cục Thủy sản.
20. Tổng cục Thủy lợi.
21. Viện Chính sách và Chiến lược phát triển nông nghiệp nông thôn.
22. Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn I.
23. Trường Cán bộ Quản lý Nông nghiệp và Phát triển nông thôn II.
24. Trung tâm Tin học và Thống kê.
25. Báo Nông nghiệp Việt Nam.
26. Tạp chí Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Tại Điều này, các đơn vị quy định từ Khoản 1 đến Khoản 20 là các tổ
chức giúpBộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước; các đơn vị quy định
từ Khoản 21 đến Khoản 26 là các tổ chức sự nghiệp công lập phục vụ chức năng
quản lý nhà nước của Bộ.
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn trình Thủ tướng
Chính phủ:
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng
cục Thủy lợi, Tổng cục Lâm nghiệp, Tổng cục Thủy sản; ban hành danh sách
các tổ chức sự nghiệp công lập khác thuộc Bộ.
Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng,
14


-

-

nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các đơn vị trực thuộc Bộ, không bao
gồm các đơn vị quy định tại các Khoản 18, 19 và 20 Điều này.
Vụ Tổ chức cán bộ được tổ chức 06 phòng; Vụ Khoa học, Công nghệ và
Môi trường được tổ chức 05 phòng; Vụ Hợp tác quốc tế được tổ chức 04 phòng;
Vụ Pháp chế được tổ chức Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính.
Cục Bảo vệ thực vật, Cục Thú y được thành lập Chi cục.
1.4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tỏ chức của bộ phận
văn thư, lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn
1.4.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng
Vị trí và chức năng
Văn phòng là cơ quan của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, có
chức năng tổng hợp, điều phối hoạt động các tổ chức của Bộ theo chương trình,
kế hoạch làm việc và thực hiện công tác hành chính quản trị đối với các hoạt
động của cơ quan Bộ.
Văn phòng có con dấu riêng, được mở tài khoản theo quy định của pháp
luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng được Bộ trưởng giao thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, điều phối
các hoạt động các tổ chức của Bộ; trình Lãnh đạo Bộ về thực hiện các quy chế
phối hợp công tác với các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, đoàn thể ở
Trung ương, địa phương thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ, cụ thể như
sau:
1. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc
triển khai thực hiện; tổng hợp báo cáo định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ
của Bộ.
2. Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng phê duyệt Quy chế làm việc của Bộ;
theo dõi, đôn đốc và kiểm tra các đơn vị thuộc Bộ trong việc thực hiện các quy

chế; bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc của cơ quan.
3. Tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách, các chuyến đi công tác
trong nước của Lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ
thị, thông tư và thông báo các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ đối với các cơ
quan, đơn vị thuộc Bộ.
4. Chủ trì trình Lãnh đạo Bộ về việc thực hiện các quy chế phối hợp công
tác với các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, đoàn thể ở Trung ương, địa
phương.
5. Tổ chức thực hiện các công việc về hành chính, văn thư, lưu trữ, thông
tin của cơ quan Bộ theo quy định hiện hành; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ
15


về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trong ngành nông nghiệp và phát
triển nông thôn.
6. Kiểm tra thể thức, thủ tục trong việc ban hành các văn bản của Bộ.
7. Thực hiện nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua khen thưởng và
Chương trình cải cách hành chính của Bộ; tổng hợp các hoạt động của báo, tạp
chí và tuyên truyền, triển lãm, xuất bản thuộc Bộ; cung cấp thông tin đối với các
phương tiện thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo quy định và phân
công của Bộ trưởng.
8. Thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch của Bộ.
9. Quản lý mạng tin học diện rộng phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành
của Lãnh đạo Bộ; quản lý việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin của
Bộ.
10. Quản lý toàn bộ tài sản, kinh phí, phương tiện phục vụ làm việc, đi lại
thuộc cơ quan Bộ; bảo đảm các điều kiện về vật chất, kỹ thuật cho các hoạt động
của Bộ; thực hiện lễ tân, khánh tiết, tang lễ theo quy chế của Bộ; bảo vệ bí mật,
trật tự, an toàn, công tác y tế, môi trường trong cơ quan Bộ theo quy định của
pháp luật và thực hiện công tác quân sự tự vệ cơ quan Bộ.

11. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, công chức, viên chức được giao
của Văn phòng theo quy định.
12. Thực hiện nhiệm vụ cơ quan đại diện của Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn tại thành phố Hồ Chí Minh và những nhiệm vụ khác được Bộ
trưởng giao.
1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của phòng Văn thư
– Lưu trữ
Thành lập Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ trên cơ sở tổ
chức lại Phòng Lưu trữ và bộ phận văn thư Bộ thuộc Phòng Hành chính Văn
phòng Bộ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Văn thư – Lưu trữ
thuwcjj hiện theo Thông tư số 06/2015/TT-BNV ngày 08 tháng 12 năm 2015
của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn và tổ chức của tôt
chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ.
Chánh Văn phòng Bộ quy định nhiệm vụ cụ thể, bố trí công chức, người
làm việc và quản lý hoạt động của Phòng Văn thư – Lưu trữ theo quy định.
Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 01/5/2016.
Căn cứ Quyết định số 618/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/4/2016 của Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ;
16


-

1.
a)
b)
c)
d)

e)
f)
g)
h)
i)
2.
a)
b)
c)
d)
e)
3.
a)
b)
c)

Căn cứ Quyết định số 1368/QĐ-BNN-TCCB ngày 20/4/2016 của Bộ
trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành thập Phòng Văn thư –
Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ;
Vị trí và chức năng
Phòng Văn thư - Lưu trữ Là đợ vị thuộc Văn phòng Bộ, có chức năng
giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư,
lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương
đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư,
lưu trữ của Bộ, của Văn phòng Bộ.
Nhiệm vụ quyền hạn
Giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và của
Bộ về công tác văn thư, lưu trữ;

Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ;
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư,
lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư , lưu trữ cho công chức, viên
chức của cán Bộ;
Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê tổng
hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu theo quy định;
Quản lý máy photocopy thuoccj nhiệm vụ của Văn phòng Bộ.
Xây dựng Kế hoạch và thực hiện mua báo, tạp chí theo quy định.
Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện công tác văn thư
Quản lý văn bảo đi, văn bản đến;
Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản;
Quản lý, sử dụng con dấu cảu Bộ, Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác được
giao;
Hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ; tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
THực hiện chế dộ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.
Thực hiện công tác lưu trữ
Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử;
Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu
hết giá trị;
17


d)
e)
f)
g)

4.
a)

b)
c)
d)
1.
2.

Bố trí kho bảo quản và thực hiện nhiệm vụ bảo quản tài liệu;
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ.
Công tác khác
Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm trong thực thi
công vụ theo quy định của pháp luật; thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin,
cải cách hành chính trong lĩnh vực công tác thuộc nhiệm vự của phòng.
Quản lý, sử dụng các nguồn lực được trang bị để thực hiện nhiệm vụ của phòng
them quy định.
Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện dự toán kinh phí hành năm theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vự khác do Chánh Văn phòng giao.
Tổ chức và biên chế
Lãnh đạo Phòng gồm có: Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng do Chánh Văn
phòng Bộ bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.
Biên chế công chức của Phòng do Chánh Văn phòng Bộ giao.

18

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ NÔNG
NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

•
-

2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Công tác Văn thư
Vấn đề nhận thức của lãnh đạo: Do đặc thù là một Bộ lớn, cơ quan Bộ
cơ nhiều đơn vị sáp nhập từ 3 Bộ trước đây, khối lượng công việc và trách
nhiệm công việc tương đốinặng nề nên lãnh đạo Bộ rất quan tâm tới công tác
văn thư. Bộ luôn coi trọng công tác văn thư, hành chính, lưu trữ, vì các công tác
này đảm bảo cho hoạt động điều hành công việc thường xuyên cũng như đột
xuất của Bộ. Bên cạnh đó, Bộ đã cố gắng thực hiện tốt các quy định của nhà
nước về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước…
Thực hiện chỉ đạo của Bộ, lãnh đạo của Bộ, lãnh đạo các đơn vị đã xây
dựng và đưa công tác hành chính, văn thư vào nề nếp. Các đơn vị có phòng hoặc
bộ phận làm công tác văn thư đều nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác này.
Chính vì vậy mà các cán bộ, nhân viên trực tiếp đảm nhận công tác văn thư đều
có ý thức cao trong nghề nghiệp. Nhờ đó mà công tác hành chính văn thư trong
toàn Bộ đạt được kết quả đáng kể.
Việc đầu tư trang thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư: Tuy chưa đảm bảo yêu cầu hiện đại tối ưu, nhưng về cơ bảo công tác
văn thư đã được trang bị đầy đủ các phương tiện, trang thiết bị cần thiết, đáp
ứng như cầu thực hiện nhiệm vụ. Theo khảo sat thực tế, tính đến thời điểm hiện
nay, tổ văn thư thuộc phòng Hành chính đã được trang bị 10 máy vi tính, 3 máy
photocopy, 2 máy in và 2 máy fax. Ngoài ra tổ văn thư còn đc trang bị các thiết
bị văn phòng khác phục vụ cho công việc như hệ thống tủ phân loại tài liệu gửi
đi cho các đơn vị, bàn ghế, giá để tài liệu, điều hòa,…

Vì khối lượng công việc lớn nên mức độ sử dụng các thiết bị đó tương
đối cao. Trung bình một ngày bộ phận văn thư nhận từ 60 đến 80 văn bản, gửi đi
từ 40 đến 60 văn bản, do đó mà các máy vi tính hầu như làm việc liên tục. Cán
bộ văn thư phải nhập đầy đủ các văn bản đến và đi trong ngày, cuối mỗi buổi in
ra trình lãnh đạo. Hàng năm, văn thư phải kiểm tra, xue lý, trình ký và phát hành
tới 15.000 văn bản với hàng triệu bản; xử lý và chuyển giao tới 16.000 văn bản
đến; thực hiện trên 3000 cuộc fax đi và nhận khoảng 4000 cuộc fax đến; in,
photo khoảng trên dưới 1.5 triệu trang tài liệu.
Tiếp nhận, xử lý văn bản đến của Bộ
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
19


a)

b)

c)

-

-

-

-

Tiếp nhận
Văn thư Bộ tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến Bộ bằng các hình thức để
đăng ký theo quy định.

Văn bản đến ngoài giờ hành chính thực hiện theo quy định về công tacsv
Thường trực, Bảo vệ cơ quan Bộ.
Phân loại văn đến
Toàn bộ văn bản đến được phân thành các loại:
+ Văn bản đến từ các cơ quan, đơn vị, cá nhân;
+ Văn bản đến ghi đích danh tên cá nhân, đơn vị;
+ Văn bản mật đến;
+ Các bản Fax đến được tiếp nhận và ghi sổ theo dõi riêng.
Đăng ký văn bản đến
Tất cả văn bản đến được đăng kí thành 3 loại sổ:
+ Sổ đăng kí văn bản đến;
+ Sổ đăng kí văn bản mật;
+ Sổ đăng kí Fax đến;
Tất cả các văn bản đến Văn thư bộ đều phải đóng dấu đến, ghi số đến,
thời điểm nhận và dán “phiếu xử lý văn bản” để trình Lãnh đạo Văn phòng Bộ.
Xử lý văn bản
Lãnh đạo văn phòng Bộ xử lý văn bản do Văn thư Bộ trình:
+ Phân loại văn bản: A, B, C.
+ Ghi ý kiến vào “ Phiếu xử lý văn bản”
Nhập dữ liệu, thông tin vào sổ, vào máy, chuyển giao văn bản cho các đơn vị
Văn thư Bộ nhập các thông tin về văn bản và ý kiến xử lý của Lãnh đạo
Văn phòng Bộ vào Văn phòng điện tử: phân hệ văn bản đến; phân chia văn bản
vào ô tài liệu của các đơn vị, cá nhân theo ý kiến xử lý của Lãnh đạo Văn phòng
Bộ.
Đối với văn bản mật đến văn thư Bộ không nhập máy và vào sổ theo dõi
riêng; các văn bản Fax vào sổ riêng.
Trình Lãnh đạo Bộ
Chuyên viên tổng hợp trực tiếp giúp việc Lãnh đạo Bộ nhập văn bản từ
văn thư Bộ để trình Lãnh đạo Bộ.
Xử lý văn bản

Lãnh đạo Bộ ghi ý kiến xử lý văn bản.
Chuyển giao văn bản cho các đơn vị
Văn thư Bộ nhập văn bản đã xử lý từ chuyển viên Tỏng hợp và phân
chia văn bản vào ô tài liệu của các đơn vị, cá nhân theo ý kiến xử lý của Lãnh
20


đạo Bộ.
Những văn bản có yêu cầu gấp, phải Fax hoặc điện báo đơn vị đến nhận
ngay.
-

-

-

-

-

-

•
-

Văn thư Bộ giao văn bản cho Văn thư các đơn vị theo quy định.
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Văn thư đơn vị tiếp nhận tất cả văn bản gửi đến Văn phòng Bộ bằng các
hình thức để đăng ký và trình xử lý theo quy định.
Phân loại văn bản đến

Đăng kí văn bản đến
Xử lý văn bản
Lãnh đạo đơn vị xử lý văn bản do Văn thư trình
Ghi ý kiến giao nhiệm vụ cho cá nhân, đơn vị thuộc đơn vị vào “ Phiếu
xử lý văn bản”.
Trả lại Văn thư đơn vị các văn bản đã có ý kiến xử lý ngay sau khi xử lý.
Nhập giữ liệu, thông tin văn bản; Chuyển giao các bộ phận; Theo dõi, đôn đóc
giải quyết văn bản
Nhập giữ liệu, thông tin vào sổ, vào máy
Chuyển giao văn bản cho các bộ phận
Theo dõi đôn đốc xử lý văn bản ở các bộ phận
Chuyên trả văn bản không thuộc trách nhiệm xử lý
Tiếp nhận, Xử lý, giải quyết văn bản; Báo cáo kết quả
Tiếp nhận văn bản
Xử lý, giải quyết văn banrBaos cáo kết quả giải quyết
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản
Văn phòng Bộ theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện
nhiệm vụ được giao của các đơn vị từ Văn bản đến của Bộ trên Văn phòng điện
tử.
Báo cáo, lưu hồ sơ
Văn thư Bộ, Văn thư đơn vị tổng hợp, in danh mục văn bản đến từ phần
mềm quản lý văn bản đến để lập sổ theo dõi văn bản đến hàng tháng, tổng hợp
sổ hàng quý, năm.
Trình ký, phát hành văn bản của Bộ
Soạn thảo văn bản
Chuyên viên đơn vị soạn thảo văn bản phải đảm bảo đúng nội dung yêu
cầu, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; chuẩn bị đầy đủ hồ sơ trình ký
theo quy định.
Chuyên viên soạn thảo văn bản ký và ghi rõ họ tên vào cuối phần “Nơi
21

-

-

-

-

-

-

-

-

-

nhận” để trình Lãnh đạo đơn vị.
Ký trình lãnh đạo Bộ
Lãnh đạo đơn vị trực tiếp kiểm tra văn bản dự thảovà hồ sơ trình ký.
Tiếp nhận hồ sơ trình Bộ
Văn thư đơn vị tiếp nhận hồ sơ, văn bản trình ký từ Lãnh đạo đơn vị;
kiểm tra thể thức ký thuật trình bày văn bản, hồ sơ trình ký.
Tiếp nhận hồ sơ, trình Lãnh đạo Văn phòng
Bộ phận một cửa thuộc Văn thư Bộ có tránh nhiệm tiếp nhận, đăng ký,
kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, hồ sơ trình ký.
Thẩm định hồ sơ

Lãnh đạo Văn phòng Bộ kiểm tra hồ sơ, văn bản dự thảo, nếu đủ điều
kiện sẽ ghi rõ ý kiến trình Bộ trưởng hoặc Thứ trưởng phụ trách ký ban hành
vào lề trái trang đầu của dự thảo và phiếu trình văn bản .
Trình Lãnh đạo Bộ
Chuyên viên giúp việc Lãnh đạo Bộ nhận văn bản đã được Lãnh đạo Văn
phòng Bộ ký trình từ bộ phận một cửa để trình Lãnh đạo Bộ.
Ký văn bản phát hành
Văn bản đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ ký cả 02 bản;
Văn bản chưa đủ điều kiện, Lãnh đạo Bộ sửa, thì phải ghi rõ ý kiến chỉ
đạo về nội dung cần sửa.
Chuyển, nhận văn bản
Văn bản sau khi được Lãnh đạo Bộ ký, chuyên viên Tổng hợp chuyển trả
lại bộ phận một cửa.
Bộ phận một cửa vào sổ theo dõi và giao trả đơn vị soạn thảo để làm thủ
tục phát hành.
Trường hợp chưa được ký, bộ phận một cửa giao trả đơn vị để haonf
chình hồ sơ, dự thảo theo yêu cầu và trình lại theo quy định.
Đóng dấu văn bản
Văn thư Bộ tiếp nhận hồ sơ, văn bản phát hành theo quy định.
Bộ phận đóng dấu có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ phát hành, bản thảo, bản
phát hành, nếu đúng quy định và đủ các chữ ký thì có số, ngày, tháng để nhân
bản, đóng dấu, phát hành, lưu.
Nhân bản gửi
Văn bản do Tổng cục, Cục, Vụ, Thanh tra Bộ, Trung tâm và các Ban
Quản lý dự án: Đơn vị soạn thảo phối hợp với Văn phòng Bộ nhân bản và gửi.
Quản lý văn bản
Nhập tin, báo cáo, thống kê
22

-

-

-

-

-

-

Đưa văn bản, thông tin văn bản phât hành lên mạng tin điện tử
Kiểm tra, phát hiện, xử lý
Lập hồ sơ, nộp lưu
Văn thư Bộ có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ gồm có: Phiếu trình văn bản;
Bản gốc; Bản thảo trình ký.
Hàng tháng phải lập hồ sơ văn bản phát hành.
Các đơn vị soạn thảo văn bản lưu 02 bản chính.
Lưu hồ sơ
Lưu trữ Bộ có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ lưu trữ của các Vụ trực thuộc
Bộ, Thanh tra Bọp, Văn phòng Bộ, vào tháng 1 hàng năm.
Lập danh mục, chỉnh lý hồ sơ của Bộ hàng năm; tổ chức lưu trữ; sao 10
năm làm thủ tục bàn giao cho lưu trữ nhà nước.
2.1.2. Công tác Lưu trữ
Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá
nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết.
Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, văn bản, vỏ cây, da
thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh… được hình thành trong quá trình hoạt

độngcủa cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa
học, lịch sử và ý nghĩa khác, được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ
cho những mục đích nhất định.
Chức năng: công tác lưu trữ thực hiện chức năng chủ yếu sau:
Tổ chức bảo hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ
cơ quan;
Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương,
chính sách và những nhiệm vự chính trị của Đảng và pháp luật của Nhà nước đề
ra trong từng giai đoạn.
Nội dung:
Công tác lưu trữ gồm những khâu nghiệp vụ nhằm tổ chức khoa học và sử dụng
tài liệu lưu trữ: phân loại, xác định giá trị tài liệu; bổ sung tài liệu vào các
phông, kho lưu trữ; xây dựng công cụ tra cứu khoa học; kiểm tra, bảo quản tài
liệu, giá trị; giới thiệu và công bố tài liệu lưu trữ.
Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực
tiễn để đáp ứng yêu caaud quản lý công tác lưu trữ trong cả nước. Do vậy, công
tác này là một trong những nội dung quan trọng của công tác lưu trữ.
Xây dựng hệ thống tổ chức, thích hợp từ TW đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt
chẽ về nghiệp vụ lưu trữ.
23


-

-

-

-

•
-

-

Tính chất cơ bản về quản lý công tác lưu trữ.
Tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Nhà nước, vì vậy đảm
bảo an toàn tuyệt đối và không để lọt vào tay kẻ thù là một nhiệm vụ rất quan
trọng và nặng nề, đồng thời là yêu cầu với nghiêm khắc công tác rất quan trọng
và nặng nề, đồng thời là yêu cầu với nghiêm khắc công tác lưu trữ ở cơ quan từ
TW đến địa phương.
Tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn về nhiều
mặt trong đời sống xã hội, sử dụng có hiệu quả cần tổ chức các khâu nghiệp vụ
theo phương pháp khoa học.
Tính chất nghiệp vụ: Tài liệu lưu trữ luôn gắn liền với từng ngành, lĩnh vực cụ
thể trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội đất nước .
Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ;
Đánh giá tài liệu lưu trữ;
Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ
Thống kê tài liệu vào các kho lưu trữ
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Phòng lưu trữ Bộ là một bộ phận thuộc Bộ, thực hiện một trong những
nhiệm vụ quan trong của Văn phòng là giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lý
về công tác lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ của Bộ
theo quy định pháp luật.
Lãnh đạo phòng có trưởng phòng, 01 phó phòng do Chánh văn phòng bổ
nhiệm.

Biên chế công chức lao động của phòng do Chánh Văn phòng giao theo
yêu cầu nhiệm vụ của phòng.
Công tác lưu trữ tại Văn phòng Bộ nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Tình hình soạn thảo – ban hành văn bản
Với quy mô lớn, gồm nhiều lĩnh vực quản lý, hàng năm phải soạn thảo và
ban hành khá nhiều văn bản. Tính bình quân trong một tháng, các Cục, Vụ,
Thanh tra, Văn phòng phải soạn khoảng 70 văn bản các loại, không kể các loại
giấy tờ khác. Mỗi năm Bộ ban hành khoảng trên 15.000 văn bản.
Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ
Khối lượng công việc lớn và rất phức tạp nhưng biên chế phòng lưu trữ
mới chỉ có 4 cán bộ. Mỗi người đã đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau.
+ 01 Trưởng phòng chịu trách nhiệm chung, chịu trách nhiệm trước Văn
24


•
-

-

phòng về quản lý nhân lực và hoạt động của phòng, xây dựng kế hoạch soạn
thảo các văn bản hướng dẫn chỉ đạo nghiệp vụ công tác lưu trữ…
+ 01 Phó trưởng phòng: giúp Trưởng phòng khi vắng mặt, triển khai thực
hiện kế hoạch, thu thập chỉnh lý, lập mục lục xây dựng bản thời hạn bảo quản…
triển khai kế khoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ…
+ 01 Chuyên viên thực hiện kế hoạch thu thập, chỉnh lý ứng dụng công
nghệ thông tin khối tài liệu khoa học kỹ thuật của Bộ, đề xuất xác định giá trị tài
liệu, tham gia cùng các đơn vị liên quan, kiểm tra đơn vị…
+ 01 Thủ thư phục vụ độc giả khai thác tài liệu theo đúng quy định, thực
hiện chế độ báo cáo định kỳ, đề xuất quản lý, bảo quản an toàn tài liệu, kho tàng

trang thiết bị…
Thực trạng công tác Lưu trữ tại Văn phòng Bộ
Công tác thu thập tài liệu
Hàng năm, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn được Nhà nước giao
quản lý và điều hành hoạt động sản xuất Nông nghiệp. Do vậy, việc đầu tư phát
triển sản xuất là rất lớn đồng thời văn bản giấy tờ ban hành ra để phục vụ sự
điều hành, chỉ đạo rất nhiều. Các công trình nhóm A, B, C được tăng cường, sản
xuất ngông nghiệp theo phương thức chuyển dịch cơ cấu giống vật nuôi cây
trồng, phát triển lâm nghiệp… là những nguồn bổ sung tài liệu rất phong phú
cho phông lưu trữ Bộ Nông nhiệp và Phát triển nông thôn.
Phòng Lưu trữ Bộ, hàng năm là nơi tiếp nhận một khối lượng các loại văn
bản, tài liệu do Bộ phát hành, của các đơn vị, Vụ, Cục, Thanh tra, Văn phòng,
các tài liệu từ các hội nghị, hội thảo…
Công tác chỉnh lý
Tất cả các hồ sơ, tài liệu sau khi thu thật về lưu trữ Bộ đều được chỉnh lý
theo phương án phân loại.
+ Đối với tài liệu quản lý Hành chính nhà nước
Với cơ cấu tổ chức khá ổn định, ít biến đổi nên việc phân loại tài liệu ở
Bộ thường áp dụng theo phương pháp cơ cấu tổ chức – thời gian. Tài liệu được
chia thành từng khối, sau đó tài liệu của từng khối lại được chia theo thời gian.
Khi xây dựng và hoàn chỉnh phương án theo nguyên tắc từ chung đến cụ thể, từ
nhóm lớn đến nhóm nhỏ.
Từ những nhóm nhỏ cán bộ lưu trữ tiến hành lập hồ sơ. Tài liệu sau khi
lập hồ sơ tiến hành đánh số thứ tự bên trong hồ sơ theo thứ tự chữ Arập. Tiếp
đến tiến hành biên mục và ghi bìa hồ sơ.
Công tác lưu trữ tại Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý,
khai thác tài liệu. Hầu hết các mục lục tài liệu quản lý nhà nước được đưa vào
25