THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỘI

MỤC LỤC


A. LỜI NĨI ĐẦU
Trong xã hợi ngày nay, việc trao đổi thông tin rất quan trọng và thiết
yếu. Ngoài việc trao đổi trực tiếp con người có nhiều phương tiện và nhiều
cách thể hiện gián tiếp khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện
quan trọng nhất.
Công tác lưu trữ được coi là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao
gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc
bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác văn thư được ví như
những huyết quản trong cơ thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt được
chảy đều, chính xác và đầy đủ liên tục trong cơ thể . Đặc biệt hiện nay nước ta
đang trên con đường công nghiệp hóa hiện đại hóa thì tất cả các ngành nghề
phải chung tay góp sưc để đạt được mục tiêu lớn.
Sau khi hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết cơ bản cho
sinh viên chuyênngành Văn thư Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ
chức đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên tại các cơ quan kéo dài từ ngày 09
tháng 5 tới ngày 29 tháng 5 năm 2016. Đợt thực tập này rèn luyện cho sinh
viên một phong cách làm việc khoa học, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp của
người cán bộ văn thư lưu trữ trong tương lai. Tuy được đào tạo cơ bản về
chuyên môn nghiệp vụ nhưng những kiến thức đã học được từ thầy cô chỉ là
một nền tảng được trang bị trên ghế nhà trường, Mỗi người nên phải có một
sự trải nghiệm trên thực tế công việc, từ đó gặt hái cho mình những kinh
nghiệm cần thiết.
Được sự giới thiệucủa nhà trường, em đã liên hệ và nhận được sự
đồng ý tiếp nhận thực tập tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội 27A Trần
Hưng Đạo vớ i chuyênngành Văn thư Lưu trữ. Sau đây là bài báo cáo thu
hoạch thực tập thể hiện kết quả của em sau gần 2 tháng thực tập tại Nhà
Khách Quốc Hội tại Hà Nội. Em xin được chia báo cáo thành 3 chương
như sau:

Chương I: Giới thiệu vài nét về Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội

2


Chương II: Nội dung công tác lưu trữ tại Nhà Khách Quốc Hội tại
Hà Nội
Chương III: Báo cáo kết quả làm được và đề xuất , kiến nghị của
bản thân về công tác văn thư lưu trữ tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội.
Qua đây em xin gửi lời cám ơn chân thành nhất tới các thầy cô khoa
Văn Thư Lưu Trữ. Cùng các cô các chú cán bộ trong Nhà Khách Quốc Hội tại
Hà Nội đã nhiệt tình chỉ bảo và giúp đỡ em trong thời gian thực tập tại cơ
quan.

3


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI
HÀ NỘI
I.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội
1. Lịch sử hình thành
Chiều ngày 06 tháng 6 năm 2014, Văn Phòng Quốc Hội đã tổ chức lễ

công bố quyết định thành lập Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội.
Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội được thành lập trên cơ sở sát nhập và
tổ chức lại Nhà Khách 27A Trần Hưng Đạo và Nhà Khách Hoàng Cầu. Việc

thành lập Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội sẽ mở ra cơ hội phát triển, nâng
tầm cả về tổ chức và hoạt động của Nhà Khách , nâng cao chất lượng phục
vụ, mở rộng nhiều loại hình dịch vụ.
2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn:
2.1 Vị trí và chức năng:
Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội là đơn vị sự nghiệp phục vụ chức
năng quản lý nhà nước, có chức năng tiếp đón và phục vụ các đoàn khách
trong nước và quốc tế đến thăm và làm việc với Quốc Hội. Tổ chức phục vụ
các cuộc họp, được kết hợp sử dụng cơ sở, vật chất, kỹ thuật, lao động, vốn để
hoạt động kinh doanh, dịch vụ theo quy định của pháp luật.
Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ về
tài chính, tự đảm bảo toàn chi phí hoạt động thường xuyên, có tư cách pháp
nhân, có tài khoản, con dấu riêng và có trụ sở tại 27A Trần Hưng Đạo Hà Nội.
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Chủ trì, phối hợp với các Vụ, Cục, đơn vị và các cơ quan, tổ chức liên
quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Chính phủ và văn phòng
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và văn phòng Chính phủ, phục vụ ăn nghỉ
cho khách và các đại biểu về dự họp.

4


- Phối hợp với các cơ quan liên quan của Đảng, Nhà nước, Quốc hội tổ
chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị và phục vụ ăn, nghỉ cho đại biểu về dự
họp.
- Đầu mối tiếp nhận, phục vụ nghỉ đối với lãnh đạo Hội đồng Nhân
dân, Ủy ban Nhân dân, Văn phòng ủy ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực
thuộc trung Ương về làm việc.
- Được sử dụng các cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động để tổ chức các
hoạt động dịch vụ ăn, nghỉ, cho thuê phòng họp, phòng ăn, văn phòng và các

dịch vụ hợp pháp khác để tạo nguồn tái đầu tư, sửa chữa, bảo quản cơ sở vật
chất, cải thiện đời sống cán bộ viên chức và giảm chi ngân sách nhà nước
nhưng phải đảm bảo không ảnh hưởng đến nhiệm vụ chính trị được giao.
- Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội là chủ đầu tư các dự án đầu tư, sửa
chữa của Nhà Khách, có trách nhiệm chủ trì và phối hợp với các cơ quan liên
quan để thực hiện các dự án này theo quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức
theo quy dịnh của pháp luật.
- Quản lý sử dụng kinh phí được ngân sách nhà nước cấp, các nguồn tài
chính khác và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định của pháp
luật.
- Đảm bảo trật tự vệ sinh an toàn tài sản của nhà nươc, an toàn về
người, tài sản của khách và của cán bộ, viên chức của đơn vị; không ngừng
nâng cao đời sống vật chất, tinh thần và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của
cán bộ, viên chức Nhà Khách quốc Hội tại Hà Nội.
3. Cơ cấu tổ chức và biên chế:
3.1 Cơ cấu tổ chức:
- Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội có Giám đốc và 3 Phó Giám Đốc.
Các Phó Giám Đốc và Kế toán trưởng do Giám Đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức theo quy định của pháp luật.

5


- Nhà Khách có các phòng nghiệp vụ như sau:
+ Phòng tổ chức hành chính
+ Phòng kế toán tài vụ
+ Phòng lễ tân
3.2 Biên chế:

- Giám Đốc Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội trình Bộ trưởng, Chủ
nhiệm phê duyệt biên chế cán bộ, viên chức và quyết định bổ nhiệm, miễn
nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng sau khi có ý kiến thẩm định của Vụ
Tổ chức cán bộ.
II.

Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận phụ trách công tác văn thư:
Tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, công tác văn thư được giao cho

bộ phận Phòng tổ chức hành chính.
1. Chức năng:
Phòng tổ chức hành chính là bộ phận thuộc Nhà Khách Quốc Hội tại
Hà Nội có chức năng tham mưu cho lãnh đạo thực hiện chức năng quản lý
gồm: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, tổng hợp, thống kê và thông tin để
Giám Đốc tổ chức công việc, điều hành bộ máy cơ quan.
2. Nhiệm vụ:
-

Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các phòng, theo dõi đôn đốc việc thực

-

hiện lịch công tác này.
Cập nhật thông tin từ các đơn vị phòng ban trong Nhà khách để xử lý , tham

-

mưu giúp Giám Đốc.
Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư lưu trữ. Sơ kết tổng kết về văn thư lưu

-

trữ.
Thu thập thông tin, xử lý thông tin ban hành văn bản đúng thủ tục quy định
hiện hành, đảm bảo việc thực hiện các nội dung công tác văn thư lưu trữ tại

-

cơ quan được tốt nhất.
Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng kí, quản lý văn bản, ghi số và ngày

-

tháng năm ban hành.
Bảo vệ, bảo toàn an toàn hồ sơ lưu trữ. Phân loại chỉnh lý, xác định giá trị

6


-

thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu.
Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu.

7


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NHÀ
KHÁCH Q́C HỢI TẠI HÀ NỢI

2.1.

Tình hình tở chức và cán bợ làm cơng tác văn thư:

Nhận thức được vai trị quan trọng của văn phịng và cơng tác văn
phịng, từ nhiều năm nay ở các cơ quan Nhà nước cũng như các tổ chức khác
đã chú ý hồn thiện cơng tác này; bởi văn phòng thực sự là bộ máy tham mưu
tổ chức công việc quan trọng của hệ thống bộ máy điều hành của các cơ quan
Nhà nước các cấp, giúp các cơ quan hoạt động có hiệu quả - Văn phịng của
phịng Tổ chức – Hành chính cũng như vậy.
Cơng tác văn thư là tồn bộ q trình xác định văn bản và tổ chức quản
lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan Nhà nước, kết quả của
công tác văn thư là sự khởi đầu cơng tác lưu trữ, cơng tác văn thư chính là
tiền đề của công tác lưu trữ.
Công tác văn thư tại Nhà khách Q́c Hợi tại Hà Nợi đóng vai trò hết
sức quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa các cơ quan , tổ chức, quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau. Công tác văn thư góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả cơng tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn
bản.
Công tác văn thư được xác định như một hoạt động , một mắt xích
quan trọng khơng thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý cả cơ quan. Vì
vậy làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan
nhanh chóng, chính xác, khoa học đảm bảo được các bí mật.
2.1.1.

Về tở chức cơng tác văn thư:

Hiện nay, phịng Hành chính Nhà khách Q́c Hợi tại Hà Nợi có 01
nhân viên văn thư kiêm nhiệm. Nhân viên kiêm nhiệm văn thưđó được đào

tạo về nghiệp vụ văn thư lưu trữ và có trình độ Đại học nên thực hiện cơng tác
tốt, hiệu quả. Với vị trí và đặc thù công việc như vậy, nhân viên văn thưtrong
8


phịng được trang bị máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống
để thuận tiện cho việc tra cứu và sắp xếp văn bản.
Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như:
Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ....
Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản
lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn
thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để
phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo
văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết
công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân
viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác
văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳngđịnhrằng công
tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư.
2.1.2.

Về cán bộ làm công tác văn thư:

Hiện nay, phịng Nhà Khách Q́c Hợi tại Hà Nợi có một cán bộ văn
thư kiêm nhiệm. Cán bộ kiêm nhiệm văn thư đó được đào tạo về nghiệp vụ
Văn thư Lưu trữ và có trình độ Đại học nên thực hiện cơng tác tốt, hiệu quả.
Với vị trí và đặc thù công việc như vậy, cán bộ văn thư trong phịng được
trang bị máy vi tính cài phần mềm quản lý văn bản theo hệ thống để thuận
tiện cho việc tra cứu và sắp xếp văn bản.
Nhiệm vụ và trách nhiệm của cán bộ văn thư kiêm nhiệm gồm có:
+ Tiếp nhận, quản lý văn bản đi đến của Nhà Khách.

+ Phân loại công văn giấy tờ, tài liệu phục vụ cho Nhà Khách hay là
phòng Hành Chính.
+ Soạn thảo đánh máy các tài liệu liên quan tới trách nhiệm của mình.
+ Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ.

9


2.2.
2.2.1.

Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư
Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư

- Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý với mục đíchnâng cao hiệu
quả của cơng tác văn thư trong q trình giải quyết cơng việc,đáp ứng nhu cầu
thực tế ,công tác văn thư đang rất được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc
của lãnh đạo, Cán bộ phịng đã làm tốt cơng tác này .
- Thực hiện thông Tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11
năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày Văn
bản hành chính, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010
của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 về công tác văn thư ... Nhà khách Quốc Hội tại Hà Nội cũng
luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa nhân viên cán bộđi tập huấn chuyên
môn để nhằm nâng cao chất lượng. Vào cuối mỗi năm hoạt động, phịng Tở
chức Hành chínhđề ra phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho
công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả , phục vụ
đắc lực cho hoạt động của cơ quan .
- Nhìn chung việc quản lí, chỉ đạo công tác Văn thư của Nhà khách đã

được tổ chức thực hiện tốt. Tuy nhiênđể công tác văn thư cơ quan được vận
hành tốt hơn thì cần có sự kiểm tra , đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ chonhân
viên văn thư nhiều hơn.
2.2.2.

Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác văn thư

Qua đợt thực tập này, được tiếp xúc trực tiếp với phòng Tổ chức Hành
chính của Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nợi, em rất coi trọng và đánh giá cao
nhữngđóng góp của cơng tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan. Ban
Giám đốc cũng như trưởng phịng Tớ chức Hành chính phối hợp với các
phòng, ban khác đã xây dựng một quy trình cụ thể, chặt chẽ, phù hợp đặc thù
của cơ quan về nghiệp vụ quản lý hành chính để thực hiện các quy chế, quy
định đã ban hành có hiệu quả cao. Chính vì vậy các quy định này đã được cụ

10


thể hoá bằng các văn bản vừa là hướng dẫn các thao tác cụ thể về nghiệp vụ
văn thưlưu trữ. Mặt khác ban Giám đốc Nhà khách đã cho phép tổ chức các
hình thức bồi dưỡng để đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ đối với cán bộ kiêm
nhiệm làm công tác ở các đơn vị trực thuộc
2.3.

Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư

2.3.1.

Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng. Do đó cơng tác này ln được chú trọng trong các cơ quan .
Tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, công tác soạn thảo , ban hành văn
bản được tiến hành đúng qui trình thủ tục ban hành một Văn bản. văn bản
được ban hành đúng đảm bảo đúng qui định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực
pháp lý cao, giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng
quy định của Nhà nước. Văn bản mang tính cơng quyền, được ban hành theo
quy định của Nhà nước, tác động đến mọi mặt của đời sông xã hội và là cơ sở
pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể của phịng nói riêng và của Nhà
khách nói chung.
Trước hết nhữngyêu cầu về soạn thảo văn bản gồm có:
* Chuẩn bị soạn thảo :
-

Khi cán bộ được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình

-

thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản.
* Soạn thảo văn bản :

-

Việc soạn thảo văn bản hành chính tùy theo nội dung, tính chất cơng việc của
văn bản cần soạn thảo, do cấp trên, Giám đốc Nhà khách Tổng liên đồn
giaocho cán bộ phịng soạn thảo hoặc phối hợp với các cán bộ chun mơn
khác soạn thảo.
* Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan :

-

Bản thảo do Giám đốc Nhà khách Tổng liên đoàn hoặc người kí văn bản

11


-

duyệt .
Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình
người có thẩm quyền xem xét, quyết định.
* Đánh máy, nhân bản

-

Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn

-

thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “ Nơi nhận ” văn bản. Người đánh
máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng

-

thời gian quy định của lãnh đạo cấp trên.
Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi bản thảo đã được duyệt, người đánh

máy, soạn thảo văn bản báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn
bản để kịp thời điều chỉnh.
* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Cán bộ phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản soạn thảo, chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
*Ký và ban hành văn bản

-

Văn bản được chuyển đến cấp trên, người có thẩm quyền để ký
Sau khi ký chính thức, văn bản chuyển về cán bộ văn thư và cán bộ văn thư
có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kí
hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản.
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn ( nếu có )
+ Đăng kí vào sổ cơng văn đi
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Văn bản đãlàm thủ tục văn thư được chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó
được kí, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
2.3.2.

Cơng tác quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu

12

chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung
là văn bản đi.
Quy trình quản lý văn bản đi:
+ Trước khi văn bản được ký ban hành thì Văn thư kiểm tra lại thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót thì văn thư gửi lại
cho người soạn thảo sửa lại hoặc người kí duyệt văn bản rồi mới ghi vào sổ
đăng ký văn bản của văn bản.
+Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): văn bản đảm
bảo đầy đủ các yêu cầu về mặt thể thức, nội dung thì văn thư tiến hành đóng
dấu. Tuỳ theo mức độ quan trọng của văn bản mà đóng dấu mật, khẩn.
+ Đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi: mỗi một loại văn bản được đăng
ký vào một sổ khác nhau: đối với văn bản có tính chất pháp quy bao gồm:
Quyết định, Quy định, Quy chế ; Các loại văn bản thông thường được đưa vào
sổ công văn đi;
+ Đối với những văn bản có đóng dấu mật, thì được đăng ký vào sổ văn
bản mật.
+ Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:
Trước khi văn bản được chuyển đi thì văn bản đó phải được hồn thành thủ
tục ở bộ phận văn thư, ghi các yếu tố cần thiết lên bì văn bản và phải được
chuyển ngay văn bản đó trong ngày hoặc chậm nhất là nửa ngày làm việc tiếp
theo. Đối với văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn, hoả tốc thì phải được chuyển
ngay sau khi văn bản đó được ký, đóng dấu. Cịn đối với những văn bản cần
thơng tin nhanh có thể chuyển qua bằng máy fax, điện thoại, internet rồi gửi
văn bản đến sau. Tất cả các văn bản gửi đi đều phải đảm bảo bí mật về mặt
nội dung, và khi văn bản được chuyển đến nơi thì người chuyển văn bản phải
lấy chữ ký của cơ quan, người ký văn bản.
+ Lưu văn bản đi: mỗi một văn bản được ban hành đi phải lưu ít nhất
02 bản chính, một bản lưu tại phịng Tổ chức Hành chính của cơ quan, một
bản lưu ở đơn vị soạn thảo. Văn bản đi được lưu đầy đủ tại văn thư và được

13


sắp xếp theo thứ tự số đăng ký.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng: văn bản được lưu
lại sắp xếp cẩn thận và theo một trình tự nhất định ( theo số, ngày tháng, vấn
đề giải quyết công việc, tập văn bản lưu hàng tháng…), để tiện cho việc khai
thác và sử dụng.
2.3.3.

Công tác quản lý văn bản đến

Tất các các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển
qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi
chung là văn bản đến.
Quy trình quản lý văn bản đến:
+Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi
nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật hoặc khẩn phải kiểm tra
đối chiếu với nơi gửi và nhận.; đối với văn bản được chuyển qua máy fax
hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng hay số trang,.
+ Phân loại, bóc bì: đối với loại không bóc bì thì cá nhân nhận văn bản
có tráchnhiệm chuyển cho văn thư để kí; đối với loại do cán bộ văn thư bóc bì
thì bao gồm tất cả trừ bì có đòng dấu kí hiệu độ mật; đối với bì mật thì thực
hiện theo quy định tại TT số 12/2002/TT-BCA hướng dẫn thực hiện NĐ số
33/2002/NĐ-CP của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí
mật Nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan tổ chức; nếu văn bản đến kèm
theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; đối với đơn
thư khiếu nại hay tố cáo thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm
bằng chứng

+ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày tháng đến: tất cả văn bản đến thuộc
diện đăng kí tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày tháng;
đối với bản fax thì phải chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; dấu “Đến” được
đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kí hiệu, dưới trích
yếu nội dung hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày tháng năm ban hành

14


văn bản.
+ Đăng kí văn bản đến: văn bản đến được đăng kí vào sổ đăng kí văn
bản đến; khi đăng kí văn bản đến, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác, không viết
bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụmtừ không thông dụng
+Trình văn bản đến: trình văn bản đến kịp thời cho người có thẩm
quyền xem xét và giải quyết.
+ Chuyển giao văn bản đến
2.3.4.

Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với
các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp
phần giữ gìn an tồn tồn bộ tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của
cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phơng lưu trữ Quốc gia
Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu
không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị
thất lạc, mất mác và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn
trong việc tra tìm.
Về thời gian nợp hờ sơ vào lưu trữ hiện hành tại Điều 23 Nghị Định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy

định:
Thời hạn giao nộp hồ sơ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành
của cơ quan, tổ chức:
- Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc
- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau
một năm kể từ năm cơng trình được nghiệm thu chính thức.
- Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi cơng trình được quyết
tốn.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrơphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và
tài liệu khác: sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
2.3.5.

Công tác quản lý và sử dụng con dấu

15


Con dấu có vai trị rất quan trọng đối với việc ban hành văn bản, dấu
đóng vào văn bản nhằm thể hiện vị trí pháp lý của cơ quan, tổ chức, khẳng
định tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản do các cơ quan, tổ chức
và các chức danh Nhà nước khác ban hành. Sở dĩ phải đặt vấn đề quản lý con
dấu là để đề phòng kẻ xấu làm giả con dấu của cơ quan, tổ chức làm giả mạo
văn bản gây ảnh hưởng tới hoạt động của cơ quan.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của phịng Tổ chức Hành chính được
thực hiện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước. Phòng Tổ chức Hành
chính ln thường xun cập nhật những văn bản mới nhất của Nhà nước quy
định về công tác văn thư lưu trữ.
Nhân viên kiêm nhiệm văn thư của phòng chịu trách nhiệm quản lý và
sử dụng các loại dấu như: dấu của Nhà khách Quốc Hội tại Hà Nội, dấu chức
danh của các lãnh đạo, giám đốc Nhà khách. Ngồi ra cịn có dấu chỉ mức độ

mật , khẩn. Theo quy định, dấu của cơ quan được giao cho một nhân viên
trong biên chế hoặc hợp đồng không xác định thời hạn. Bảo quản và chịu
trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ dấu và đóng dấu. Nhân viên văn thư
giữ dấu và đóng dấu có trách nhiệm phải thực hiện những quy định sau:
+ Con dấu phải được bảo quản an tồn, lưu giữ và đóng dấu tại trụ sở
cơ quan, đơn vị.
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn
bản của người có thẩm quyền.
+ Phải tự tay đóng vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan khi có chữ ký
của người có thẩm quyền.Việc đóng dấu Quốc huy, dấu văn phòng và dấu của
các đơn vị đã được quy định chi tiết.
Việc quản lý và sử dụng con dấu một cách chặt chẽ, an toàn là yêu cầu
bắt buộc của Nhà khách Q́c Hợi tại hà Nợi góp phần bảo vệ bí mật của cơ
quan và của Nhà nước.
CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG
ĐÃ KIẾN TẬP
Việc kết hợp lý luận với thực tiễn, vận dụng kiến thức đã học ở nhà
16


trường để nghiên cứu sâu rộng về tình hình thực tiễn về công tác văn phòng,
công tác văn thư tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội đã giúp cho bản thân em
có cái nhìn đầy đủ hơn, toàn diện hơn, tổng quan hơn về quy trình quản lí
hành chính, quy trình về qurn lí công tác văn thư giấy tờ, đồng thời cũng là cơ
hội tốt để vận dụng những kiến thức lý thuyết cơ bản đã được học ở nhà
trường vào thực tiễn.
Qua thời gian thực tập tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội em đã tìm
hiểu về thực tế công tác văn thư lưu trữ tại đây. Trên cơ sở đó, em đã rút ra
được những ưu khuyết điểm và tồn tại sau:
3.1. Ưu điểm

+ Về mô hình tổ chức văn phòng thì được tổ chức theo kiểu truyền
thống, tạo không gian riêng, yên tĩnh và độc lập cho các nhân viên đồng thời
cũng phù hợp với tâm lí và phong cách làm việc của người Việt.
+ Về trang thiết bị văn phòng thì Nhà Khách đã trang bị tốt và đầy đủ
để phục vụ cho suốt quá trình hoạt động và làm việc của nhân viên, hiệu quả
công việc và năng suất lao động tang cao; mặt khác nhờ được trang bị các
thiết bị thiết yếu mà chất lượng trong công tác đã được đẩy mạnh, giúp cho
việc quản lý, xử lí thông tin được hoàn thành một cách nhanh chóng đầy đủ
và kịp thời.
+ Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: đội ngũ nhân viên được bố
trí đủ số lượng, có chuyên môn nghiệp vụ về côngtác văn thư: đội ngũ văn thư
bên cạnh có trình độ chuyên môn, nhiều nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm,
có lòng nhiệt huyết với nghề, có ý thức tổ chức kỉ luật cao, tinh thần trách
nhiệm trong công việc: đồng thời tổ chức văn thư được diễn ra rất quy củ,
chặt chẽ theo hướng ngày càng gọn ghẽ, chuyên môn hóa cao.
+ Việc quản lí văn bản đi – đến: văn bản đi đến được đăng kí dưới hai
hình thức nhằm hạn chế thất lạc và mất văn bản; tại phòng văn thư đã bố trí
các cặp, nhựa cứng để để các văn bảnđi đến đồng thời cũng chia ngăn ví dụ
như ngăn thứ 2 để công văn đến, ngăn thứ 3 để công văn đã xử lí,…

17


3.2. Nhược điểm
+ Về thẩm quyền ban hành văn bản: mặc dù thẩn quyền kí ban hành
văn bản đã được quy định khá cụ thể song vẫn chưa có văn bản nào quy định
hay hướng dẫn hình thức kí ủy quyền văn bản
3.3. Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả đợt kiến tập
- Để đưa công tác Văn Thư ngày càng hoạt động có hiệu quả em xin
đưa ra một vài kiến nghị:

+ Phải không ngừng tang cường đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn
làm công tác văn thư lưu trữ trong toàn cơ quan, tang cường thiết bị cơ sở vật
chất cho văn phòng, phòng hành chính, phòng công tác văn thư; ngoài ra cần
phải đào tạo và phân công lại nhân viên cho hợp lí hơn.
+ Phải thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn nhằm nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên làm công tác này nhất là trình độ thao
tác sử dụng máy tính, tin học; mặt khác các đợt tập huấn này không chỉ nhân
cao trình độ cho nhân viên mà còn phổ biến những quy định mới nhất của
Nhà nước về văn thư làm góp phần chuẩn hóa công tác văn thư trong toàn
Nhà Khách
+ Đề nghị Nhà Khách cho phép tổ chức các hình thức bồi dưỡng khác
nhau như ngắn hạn, dài hạn để tạo nghiệp vụ văn thư
+ Xây dựng tiêu chuẩn, chức danh cho cán bộ nhân viên từng bộ phận,
từng vị trí; trên cơ sở đó mới quy hoạch, đào tạo, lựa chọn, thi tuyển, từ đó
mới khắc phục được yếu tố chủ quan, thiên vị trong khâu sắp xếp nhân viên
làm công tác văn thư; đặc biệt phải nâng cao trình độ cho nhân viên làm công
tác soạn thảo văn bản; tang cường công tác kiểm tra về mặt thể thức của văn
bản trước khi ban hành tránh tình trạng ban hành văn bản không đúng thể
thức và thẩm quyền
+ Tổ chức động viên khuyến khích đồng thời cũng cần phải có biện
pháp chế tài cụ thể đối với nhân viên làm công tác công văn giấy tờ ; bên cạnh
đó cần phải ban hành những quy định cụ thể về công tác nộp hồ sơ và nộp lưu

18


hồ sơ; mặt khác văn phòng cần phải xây dựng bản danh mục hồ sơ và xác
định thành phần tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ cơ quan, tránh cho tình trạng
thất lạc, tài liệu rơi lẻ ảnh hưởng tới hoạt động quản lý của cơ quan
+ Tổ chức hình thức giáo dục, tuyen truyền và chấm dứt hiện tượng cán

bộ nhân viên làm chuyên môn khác được cử làm kiêm nghiệm công tác hành
chính, công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc

19


C. KẾT LUẬN
Qua quá trình thực tập với thời gian không dài, em đã vận dụng những
kiến thức đã học vào hoạt động thực tiễn tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội.
Em đã được hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ
quan và những nội dung cơ bản của công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị. Qua
đó giúp em có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý văn bản đi đến, những
tồn tại của công tác văn thư lưu trữ tại Nhà Khách. Thời gian thực tập đã giúp
em có cái nhìn đầy đủ hơn, sâu hơn về những kĩ năng, nghiệp vụ, qua đó còn
có điều kiện so sánh đối chiếu những điểm khác và giống nhau giữa lí thuyết
đã học ở trường và thực tiễn đã được thực tập. Đồng thời qua đó cũng thấy
được sự đa dạng, phong phú, những khó khan hay hạn chế của công việc hay
là của bản thân.
Qua bài báo cáo nàyem xin gửi lời cám ơn chân thành tới Ban lãnh đạo
Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, phòng Hành chính, phòng Kế toán đã tạo
mọi điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt thực tập về công tác văn thư lưu trữ
tại phòng Hành chính Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội.
Sinh viên

NGUYỄN THANH TRÀ

20