Báo cáo kiến tập ngành Quản trị Văn phòng tại CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT

A. LỜI NÓI ĐẦU
Kiến tập ngành nghề là một nội dung quan trong trong chương trình đào
tạo danh cho sinh viên ngành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Nội Vụ
Hà Nội.”học luôn đi đôi với hành,lí luận phải gắn liền với thực tiễn” Là một
nhiệm vụ quan trọng đối với tất cả mọi ngành nghề, giúp cho sinh viên được làm
quen với công việc chuyên môn, tạo tiền đề vững vàng, tự tin hơn khi ra trường
có nhiều kỹ năng tìm việc. Đối với nghề văn phòng hay các ngành đào tạo khác
của trường. Kiến tập là một công việc thiết thực, không những giúp cho sinh
viên được hòa mình vào thực tế, được kiểm nghiệm kiến thức đã học bằng thực
tiễn, rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mà còn hình thành phong cách làm
việc chuyên nghiệp, văn hoá ứng xử nơi công sở của một cán bộ văn phòng
trong tương lai.
Đối với bản thân tôi, trong quá trình kiến tập tại phòng Hành chính Công
ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát đã thu được nhiều kinh nghiệm quý báu và có
được những trải nghiệm thú vị. Được tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế,
tôi đã hiểu thêm về cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động thực tế của các cá nhân
trong văn phòng, ngoài ra là công tác tiếp nhận và giải quyết văn bản, công tác
hậu cần, công tác quản trị thiết bị văn phòng. Kết thúc thời gian kiến tập, sinh
viên phải thể hiện những điều đã học, đã tìm hiểu trong báo cáo kiến tập. Báo
cáo kiến tập là sự phản ánh chính xác, khách quan nhất quá trình mà sinh viên đi
kiến tập và có thể là cơ sở để đánh giá và xếp loại sinh viên. Vận dụng những
kiến thức đã được các thầy cô trực tiếp giảng dạy tại trường Đại học Nội vụ Hà
Nội và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòng cơ quan, tôi đã hoàn
thành chương trình kiến tập và sản phẩm kiến tập của mình.

1


B .GIOI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN
HÒA PHÁT
(CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT ĐÓNG VAI TRÒ LÀ CÔNG TY

MẸ ,VÌ VẬY SẼ GIỚI THIỆU VỀ TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT)
Tập đoàn Hòa Phát là một trong những Tập đoàn sản xuất công nghiệp tư
nhân hàng đầu Việt Nam. Khởi đầu từ một Công ty chuyên buôn bán các loại
máy xây dựng từ tháng 8/1992, Hòa Phát lần lượt mở rộng sang các lĩnh vực
Nội thất (1995), Ống thép (1996), Thép (2000), Điện lạnh (2001), Bất động sản
(2001). Năm 2007, Hòa Phát tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, trong đó Công
ty Cổ phần Tập đoàn Hòa Phát giữ vai trò là Công ty mẹ cùng các Công ty thành
viên và Công ty liên kết. Ngày 15/11/2007, Hòa Phát chính thức niêm yết cổ
phiếu trên thị trường chứng khoán Việt Nam với mã chứng khoán HPG. Tính
đến tháng 3/2016, Tập đoàn Hòa Phát có 18 Công ty thành viên.
Sơ đồ mô hình hoạt động Tập đoàn Hòa Phát:

Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực: Sắt thép
xây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản,
gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp
2


gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi và chăn nuôi. Đến thời điểm hiện tại, sản xuất
sắt thép xây dựng là lĩnh vực sản xuất cốt lõi chiếm tỷ trọng gần 80% doanh thu
và lợi nhuận toàn Tập đoàn.

Đối với lĩnh vực sản xuất thép xây dựng, Tập đoàn Hòa Phát là chủ đầu tư
Dự án Khu liên hợp sản xuất gang thép tại Hải Dương. Giai đoạn 1 của Khu liên
hợp được đầu tư từ năm 2008 đến cuối 2009 đi vào hoạt động với tổng đầu tư
2.500 tỷ đồng. Giai đoạn 2 được đầu tư từ cuối năm 2010 và đi vào hoạt động
cuối năm 2012 với tổng đầu tư 3.300 tỷ đồng. Phát huy lợi thế từ hạ tầng sẵn có,
lợi thế của việc đầu tư sản xuất từ thượng nguồn nguyên liệu ( sản xuất sắt thép
xây dựng từ quặng sắt) Tập đoàn Hòa Phát hiện đang triển khai giai đoạn 3 khu
liên hợp với tổng đầu tư 3.800 tỷ đồng, dự án dự kiến đi vào vận hành vào quý 1

năm 2016. Hiện nay, Hòa Phát là 1 trong 3 doanh nghiệp sản xuất thép xây dựng
lớn nhất Việt Nam với thị phần 22%.
Tập đoàn Hòa Phát chính thức tham gia vào lĩnh vực nông nghiệp từ đầu
năm 2015 bằng việc thành lập công ty TNHH MTV thương mại và sản xuất thức
ăn chăn nuôi Hòa Phát với vốn điều lệ 300 tỷ đồng, công suất 300.000 tấn/ năm,
hiện nay Tập đoàn đã mở rộng mảng sản xuất thức ăn chăn nuôi vào khu vực
3


phía Nam với việc thành lập công ty TNHH MTV Thức ăn chăn nuôi Hòa Phát
Đồng Nai. Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát là công ty con của Tập
đoàn hiện đang tập trung vào lĩnh vực nuôi lợn nái, lợn thịt tại một số địa
phương với Vốn điều lệ 300 tỷ đồng.
Trong nhiều năm liền, Hòa Phát được công nhận trong Top các doanh
nghiệp lớn nhất và hiệu quả nhất Việt Nam. Năm 2015, Hòa Phát thuộc Top 5
Công ty tư nhân lớn nhất Việt Nam, Top 50 Công ty niêm yết tốt nhất, Top 50
Công ty hiệu quả nhất Việt Nam, Top 40 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam,….
Tóm tắt các bước phát triển quan trọng của Tập đoàn Hòa Phát
Năm 1992: Thành lập Công ty TNHH Thiết bị Phụ tùng Hòa Phát – Công

•

ty đầu tiên mang thương hiệu Hòa Phát.
•

Năm 1995: Thành lập Công ty CP Nội thất Hòa Phát.

•

Năm 1996: Thành lập Công ty TNHH Ống thép Hòa Phát

•

Năm 2000: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, nay là Công ty MTV
Thép Hòa Phát

•

Năm 2001: Thành lập Công ty TNHH Điện lạnh Hòa Phát

•

Năm 2001: Thành lập Công ty CP Xây dựng và Phát triển Đô thị Hòa
Phát
Năm 2004: Thành lập Công ty TNHH Thương mại Hòa Phát

•

Tháng 1/2007: Tái cấu trúc theo mô hình Tập đoàn, với Công ty mẹ là

•

Công ty CP Tập đoàn Hòa Phát và các Công ty thành viên
Tháng 6/2007: Thành lập Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát

•

Tháng 8/2007: Thành lập Công ty CP Thép Hòa Phát, triển khai Khu liên

•

hợp sản xuất gang thép tại Kinh Môn, Hải Dương
Ngày 15/11/2007: Niêm yết cổ phiếu mã HPG trên thị trường chứng

•

khoán Việt Nam
Tháng 6/2009: Công ty CP Đầu tư khoáng sản An Thông trở thành công

•

ty thành viên Hòa Phát
Tháng 6/2009: Công ty CP Năng lượng Hòa Phát trở thành công ty thành

•

viên
4


Tháng 12/2009: KLH Gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giai đoạn 1

•

Tháng 7/2010: Công ty CP Golden Gain Việt Nam trở thành công ty

•

thành viên
Tháng 1/2011: Cấu trúc mô hình hoạt động Công ty mẹ với việc tách

•

mảng sản xuất và kinh doanh thép
Tháng 8/2012: Hòa Phát tròn 20 năm hình thành và phát triển, đón

•

nhận Huân chương Lao động Hạng Ba của Chủ tịch nước
Tháng 10/2013, Khu liên hợp gang thép Hòa Phát hoàn thành đầu tư giai

•

đoạn 2, nâng tổng công suất thép Hòa Phát lên 1,15 triệu tấn/năm.
Tháng 9/2014: Triển khai giai đoạn 3 Khu liên hợp gang thép công suất

•

750.000 tấn
Ngày 9/3/2015: Hòa Phát chính thức Ra mắt công ty TNHH MTV

•

Thương mại và sản xuất thức ăn chăn nuôi Hòa Phát, đánh dấu bước phát
triển mới trong lịch sử Tập đoàn khi đầu tư vào lĩnh vực nông nghiệp
Ngày 6/7/2015: Công ty CP Khoáng sản Hòa Phát chính thức đổi tên

•

thành Công ty CP Phát triển chăn nuôi Hòa Phát

Tháng 7/2015: Thành lập Công ty TNHH MTV Thức ăn Chăn nuôi

•

Hòa Phát Đồng Nai
Tháng 1/2016: Thành lập Công ty TNHH Chăn nuôi Hòa Phát Quảng

•

Bình
•

Tháng 2/2016: Thành lập Công ty CP Phát triển Nông nghiệp Hòa Phát,
công ty thành viên thứ 18 của Tập đoàn

5


PHẦN I
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tập đoàn
Hòa Phát
1.1.1 Chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn của công ty
Do là của tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ
yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với
Nhà nước.
 Chức năng của công ty

Tập đoàn Hòa Phát hoạt động chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực: Sắt thép
xây dựng; Các ngành nghề điện lạnh, nội thất, máy móc thiết bị; Bất động sản,
gồm Bất động sản Khu công nghiệp, Bất động sản nhà ở; Lĩnh vực nông nghiệp

gồm sản xuất thức ăn chăn nuôi và chăn nuôi.
-

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là
Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
- Công ty cổ phần Tập đoàn hòa phát nắm vai trò là công ty mẹ . giám sát
điều hành các công ti con hoạt động

 Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa
bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…
theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh
doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn
minh.
6


Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần Tập đoàn Hòa Phát

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:
-

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất, chịu
trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý công ty
là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất,
công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại và có
hiệu quả sử dụng vốn.

-

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý
giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

-

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…. Phụ trách
việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công
nghiệp, phụ trách tiếp khách.Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả
lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty. Xây dựng các bảng
nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện
kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
7

hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
-

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi công,
nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám
sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản
phẩm.

-

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát
sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất
nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với
khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu
vốn.

-

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công các
công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có các
chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được
tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
Sơ đồ bộ máy của công ty ( Phụ lục 1)
1.2 Chức năng nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
công ty

 Phòng tổ chức hành chính.

1. Chức năng:
- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công
tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao
động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ,
truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
- Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và
ngược lại.
- Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc
8


thực hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính
xác.
- Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động
SXKD của Công ty.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi
trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn,
giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy
định pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được
giao.
- Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công
ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty;
2. Nhiệm vụ:
 Công tác tổ chức, cán bộ:

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy

chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện
toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng
ban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp
với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong
công tác tổ chức và hoạt động Công ty.
- Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh
doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch SXKD
của Công ty.
- Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế
hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và
tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
9


- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ
cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
- Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty.
- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh
giá công tác nhân sự theo định kỳ; lập các báo cáo theo quy định.
- Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự.
- Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao
động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động
trong Công ty.
- Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng
nhiệm vụ của phòng.
- Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động
sản xuất kinh doanh.

- Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống
tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập
thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập
thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định; Theo
dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty.
- Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty.
 Công tác Lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và
sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế
độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính
sách, chế độ cho người lao động.
- Thực hiện đầy đủ và đúng quy định việc ký kết HĐLĐ theo quy định
của Pháp luật.
- Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng
bậc lương cho NLĐ trình Hội đồng lương phê duyệt.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực
10


thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo
quy định công ty và Pháp luật.
- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao
động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các
chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.
- Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho
người lao động.
- Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định
kỳ cho người lao động.

 Công tác quản trị hành chính

Công tác hành chính
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các
đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời,
thông suốt.
- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo
mật, đúng quy định.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
- Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ
tục hành chính cho CBNV Công ty.
- Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm
việc với Công ty.
- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc,
tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo
Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Công chứng hồ sơ pháp lý Công ty.
Công tác quản trị văn phòng
- Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
- Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục
vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
11


- Mua sắm, quản lý, cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm
theo định mức.
- Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng.
- Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn
phòng.

- Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháy
khối văn phòng Công ty.
- Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng
cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban.
- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty.
 Công tác truyền thông

Truyền thông nội bộ
- Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh
nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
- Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình
thành Công ty.
- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn
bản pháp luật.
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin nội bộ (truyền thanh, bản tin nội
bộ...).
- Phổ biến, hướng dẫn chính sách công ty; thu nhận, phản ánh đến Ban
lãnh đạo các thông tin phản hồi nội bộ một cách kịp thời, chính xác.
- Thống kê, lưu trữ, quản lý các dữ liệu liên quan đến hoạt động sản xuất
kinh doanh của Công ty phục vụ công tác truyền thông.
Truyền thông đối ngoại
- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông đối ngoại, quảng bá
hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đến với
khách hàng.
12


- Thiết lập, duy trì được mối quan hệ với các cơ quan truyền thông.

- Cung cấp, kiểm soát thông tin, hình ảnh, sản phẩm của công ty cho
khách hàng.
- Tổng hợp tin tức báo chí liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của Công ty.
- Thu thập, quản lý các thông tin của cơ quan truyền thông viết về Công ty.
- Thu nhận, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách
hàng bên ngoài một cách kịp thời, chính xác.
Quản trị thương hiệu
- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu công ty.
- Xây dựng, quản trị trang Web công ty.
- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty.
Công tác Đoàn thể
- Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc
các tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng
chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững
mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công
tác sản xuất kinh doanh của đơn vị.
- Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các
Đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây
dựng chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các
đợt vận động xã hội.
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao
nhận thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức
Đoàn thể.
Công tác pháp lý, công tác ISO
- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;
- Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải
đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định
pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp.

- Đầu mối trong quá trình kiểm soát ISO.
13


3. Quyền hạn
 Đối với công tác tổ chức, nhân sự

- Chỉ đạo theo nghành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, Xí
nghiệp, Đội xây lắp.
- Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo
quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người
lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
- Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con.
- Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con
theo quy định tại Điều lệ Công ty.
 Đối với công tác Lao động tiền lương

- Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị
trực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
- Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp
hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc
nhắc nhở.
 Đối với công tác Hành chính

- Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền,
không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
- Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm
các nội quy về giờ giấc làm việc.
- Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành.
 Đối với công tác Quản trị văn phòng

- Duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn
phòng có giá trị dưới 300.000đ.
- Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi
công tác.
 Đối với công tác Truyền thông

- Điều động, phân công công việc cho CBNV các phòng ban tham gia tổ
chức các sự kiện của công ty.

14


PHẦN II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CP
TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
(SƠ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHÒNG CÔNG TY - XEM PHỤ LỤC 2)

2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1 Các loại văn bản do cơ quan tổ chức ban hành
Các loại văn bản do công ty ban hành:
-

Văn bản hành chính cá biệt: Nghị quyết, quyết định, nội quy, quy chế phân cấp

-

quản lý, chỉ thị…
Văn bản hành chính thông thường : Công văn; thông báo; báo cáo; tờ trình; biên
bản; phương án; đề án; kế hoạch; chương trình công tác; hợp đồng; giấy mời;

-

giấy giới thiệu; giấy đi đường…..
Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ: Bản vẽ kĩ thuật; bản vẽ thiết kế; giải trình
phương án kỹ thuật; giải trình phương án huy động vốn, hệ thống hóa đơn;
chứng từ kế toán…

 Mô hình tổ chức văn thư của công ty CP tập đoàn Hòa Phát là mô hình tổ chức

văn thư hỗn hợp. Mô hình tổ chức văn thư hỗn hợp bao gồm : mô hình tổ chức
văn thư tập trung và mô hình tổ chức văn thư phân tán.Mô hình tổ chức văn thư
theo hình thức hỗn hợp thì một số công việc về văn thư được thực hiện theo hình
thức văn thư tập trung của công ty như: tiếp nhận, đăng kí, kiểm tra thi hành,
nhân bản,..... Một số công việc được thực hiện theo hình thức văn thư phân tán
như:công tác phục vụ tra cứu, sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu lập hồ
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
Hiện nay chưa có văn bản pháp luật nào quy định hay hướng dẫn việc ban
hành các Quyết định của người có thẩm quyền của Doanh nghiệp trong hoạt
động quản trị Doanh nghiệp.
Công ty cổ phần Tập đoàn Hoàn Phát có thẩm quyền ban hành :
- Quyết định cá biệt
- Quyết định ban hành văn bản thông thường.
2.3 .Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
15


 Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:

Văn bản ban hành mang danh nghĩa của các đơn vị phải đảm bảo các yếu
tố sau:

1.Header
Trình bày ở đầu trang của văn bản.
-

2. Footer
Trình bày ở cuối trang của văn bản.
Đối với văn bản là Quyết định thì được ban hành theo mẫu quyết định ( đính
kèm)
3. Số, ký hiệu văn bản, viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản.
a. Số văn bản
Số văn bản được đánh số thích hợp cho từng loại văn bản, số văn bản
được viết bằng số Ảrập và được đánh từ số 01 bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày

-

31/12 mỗi năm.(Các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.)
Số văn bản được viết trước ký hiệu văn bản, ngăn cách với ký hiệu bằng một
dấu gạch chéo.
b. Ký hiệu văn bản.
- Ký hiệu văn bản là chữ viết tắt tên loại văn bản . Các ký hiệu văn bản
chủ yếu:
Tên văn bản
Công văn
Quyết định
Nghị quyết
Báo cáo
Hợp đồng
Tờ trình
Thông báo
Giấy ủy quyền

Ký hiệu
QĐ
NQ
BC
HĐ
TTr
TB
GUQ

Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản ( Trừ
công văn ) và tên công ty ( hoặc liên công ty) ban hành văn bản, ký hiệu văn bản
được viết bằng chữ in hoa. Giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/).
VD: Số : 02/QĐ-VP.
c.Tên đơn vị soạn thảo
Tên đơn vị soạn thảo được ký hiệu bằng chữ số :
Tên đơn vị soạn thảo
Phòng Tổ chức hành chính

Ký hiệu
1
16


Phòng kinh tế kế hoạch
Phòng dự án nhà
Phòng dự án thủy điện
Phòng tài chính kế toán
Phòng kỹ thuật
Ban quản lí số 1

Ban pháp chế

2
3
4
5
6
7
8

VD: Số: …../TTr-CT1 (TTr là ký hiệu tờ trình; CT là văn bản do đại diện
theo pháp luật của Công ty/ hoặc người được ủy quyền ký; 1 là đơn vị soạn thảo
văn bản là phòng Tổ chức- Hành chính) .
4.Địa danh, ngày tháng.
- Địa danh trong văn bản của Công ty được thống nhất viết địa danh tỉnh
nơi đặt trụ sở. Hiện nay thống nhất lấy địa danh là Hà Nội.
- Ngày , tháng: Được viết ngay dưới Header về bên phải trang giấy, đầy
đủ chữ ngày … tháng…năm…Những số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải
viết thêm số 0 ở đằng trước.Không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu nổi ngang
(-) hoặc dấu gạch chéo(/) v.v.để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành
phần thể thức văn bản.
VD: Hà Nội, ngày 15 tháng 03 năm 2016.
5.Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.
 Tên loại văn bản :
- Tất cả các văn bản đều có tên loại ( trừ công văn).
- Tên loại của văn bản được trình bày ở giữa trang giấy, bên dưới yếu tố địa danh
và ngày … tháng… năm…Đối với một số loại văn bản tên loại còn thông
thường đi kèm với thẩm quyền ban hành văn bản.
VD: Quyết định của Giám đốc Công ty
 Trích yếu nội dung văn bản:

- Trích yếu văn bản là một câu ngắn gọn thể hiện tổng quát, chính xác nội dung
chủ yếu của văn bản, giúp cho xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn
-

bản, thuận tiện vào sổ đăng ký, tra tìm khi cần thiết.
Đối với văn bản có tên loại thì trích yếu được bắt đầu bằng cụm từ “ Về việc….”
, Cần viết đầy đủ cụm từ trích yếu, không viết tắt; trích yếu được viết dưới tên

-

loại văn bản bằng chữ in thường đứng, đậm.
VD:QUYẾT ĐỊNH CỦA GIÁM ĐỐC CÔNG TY
( Về việc điều động cán bộ nhân viên)
Đối với công văn: Trích yếu là yếu tố bắt buộc được viết dưới số và kí hiệu,
17


thông thường cụm từ viết ngắngọn đủ ý, không viết hoa, không in đậm, nghiêng,
khổ chữ nhỏ hơn.
VD: “ V/v Yêu cầu đơn vị nộp báo cáo quyết toán quý III/2014.”
6.Nội dung văn bản.
- Đây là phần trọng tâm của văn bản. Tùy theo nội dung của từng loại văn
bản mà phần này có thể được trình bày theo “ văn điều khoản” hoặc “ văn xuôi
pháp luật”. Nội dung văn bản phải được trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các
yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo văn bản.
7.Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ kí của người có thẩm quyền .
- Chữ ký: Thể thức trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn
bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ và họ tên người ký.
Người ký không được dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai để ký văn bản
chính thức( nên dùng mực màu đen).

- Thể thức để ký: Đối với văn bản của lãnh đạo ghi thể thức để ký là “
GIÁM ĐỐC”.
+ Đối với văn bản được tổng giám đốc ủy quyền ký, ghi thể thức ký là
“TL” (Thừa lệnh) .VD:
TL.TỔNG GIÁM ĐỐC
PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG
Nguyễn Thị Mai Phương
+ Nếu giám đốc bộ phận được phân công hoặc được ủy quyền ký thay
ghi thể thức ký là “KT” (ký thay). VD:
KT.TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC DỰ ÁN ĐIỆN

Lê Văn Minh
8.Dấu công ty.
18


- Con dấu hợp pháp của công ty chỉ được đóng lên chữ kí của người có
thẩm quyền theo quy định.
- Dấu công ty ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền cơ quan
ban hành văn bản. Dấu đóng ở phía trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ
ràng, trùm lên khoảng 1/3 đến ¼ chữ kí ở phía bên trái.Mực dấu có màu đỏ tươi
theo quy định của Bộ Nội Vụ.
- Thể thức đề ký, chức vụ người ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành văn
bản được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản.
9. Nơi nhận văn bản.
- Nơi nhận ghi tên các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm, liên quan đến văn
bản ban hành theo thứ tự sau:
+ Để báo cáo: Là các cơ quan có thẩm quyền giám sát hoạt động của
Công ty.

+ Để thi hành: Các đơn vị, cá nhân là đối tượng thi hành văn bản.
+ Để phối hợp:Các đơn vị, cá nhân cần nhận văn bản để có sự phối hợp

-

hoạt động.
+ Lưu: Bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu văn bản.
Nơi nhận cần được ghi đúng đối tượng , ngắn gọn và hợp lý theo thứ tự. Không
viết vào văn bản mục đích của việc ghi( để báo cáo, để thi hành..).
2.4 quy trình soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên thực tế đặt ra
đối với văn bản đó. Quy trình soạn thảo văn bản được thể hiện qua các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo trưởng
phòng hành chính giao cho một nhân viên soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn
bản.
Bước 2: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn
bản.
Bước 3: Thu thập, xử lí thông tin có liên quan
Thu thập thông tin một cách đầy đủ từ các nguồn khác nhau(Tùy vào từng
loại văn bản mà lựa chọn thông tin cho phù hợp ).
Xử lí thông tin :
-

Đọc các thông tin thu thập được.
19


-

Xác định độ tin cậy và độ chính xác của thông tin.

-

Bổ sung thêm thông tin khi thiếu xót.

-

Chọn lọc các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản( tránh đưa các thông
tin lạc hậu, hết hiệu lực vào nội dung văn bản).
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản
Xây dựng đề cương văn bản được áp dụng trong một số trường hợp như:
những văn bản quan trọng và những văn bản dài. Từ đó có thể làm rõ được bố
cục, nêu rõ được ý chính trong nội dung văn bản và không bỏ sót nhầm lẫn giữa
các ý đồng thời sắp xếp nội dung văn bản được logic.
Viết bản thảo: cán bộ soạn thảo văn bản căn cứ vào đề cương đã có để viết
bản dự thảo.

-

Trường hợp cần thiết, đề xuất với người giao soạn thảo văn bản để tham khảo ý
kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý
kiến để hoàn chính bản thảo.
Bước 5:Trình duyệt dự thảo văn bản
Dự thảo văn bản phải do Trưởng phòng Hành chính ký duyệt văn bản.
Bước 6: Ký văn bản
Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế
làm việc của công ty CP Tập đoàn Hòa Phát.
3 . Quản lí văn bản đi
3.1 Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày,ghi số ngày tháng năm văn

bản

20


Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản
Hành chính ,văn bản Chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển
nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản
đi.
Số lượng văn bản đi hàng năm của công ty tương đối nhiều vì vậy cán bộ
văn thư của công ty luôn luôn thực hiện theo đúng quy trình quản lí văn bản đi.
 Quy trình quản lí văn bản đi được thể hiện qua sơ đồ sau:





Kiểm tra thể
thức và kỹ thuật
trình bày của
văn bản; ghi số
và ngày tháng,
năm của văn
bản.

Đăng ký văn
bản đi

Nhân bản,
đóng dấu cơ

quan và dấu
mức độ mật,
khẩn

Làm thủ tục
phát hành,
chuyển phát
và theo dõi
việc chuyển
phát văn bản
Lưu văn bản
đi.

a.Đánh máy văn bản
- Văn bản sau khi đã được cán bộ chuyên môn các đơn vị, phòng ban của
Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đánh máy, hoàn tất, kiểm tra,
rà soát lần cuối cùng về mặt nội dung và thể thức sẽ được trình cho người có
thẩm quyền về lĩnh vực chuyên môn ký nháy vào cuối văn bản do đơn vị mình
soạn thảo và chữ kí nháy của ban ISO. Khi có chữ ký nháy, ký tắt của người có
thẩm quyền văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư kiểm tra thể thức, hình
thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng trước khi cho bộ phận Thư kí của
văn phòng trình Tổng giám đốc ký duyệt chính thức.
- Trưởng phòng hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về sự
chuẩn xác của văn bản trước khi trình cho Tổng giám Đốc công ty ký.
- Đối với văn bản có nội dung mật : ai chịu trách nhiệm về công việc nào
21


sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo văn bản về công việc đó, không có cán bộ chuyên
trách chịu trách nhiệm phụ trách văn bản mật trong công ty.

b.Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản.
- Những văn bản trước khi trình lãnh đạo đơn vị kí phải được cán bộ văn
thư xem xét về mặt thể thức và thủ tục văn bản. Nếu phát hiện có sai sót thì trao
đổi với cá nhân hoặc bộ phận soạn thảo văn bản sửa lại.Các văn bản khi phát
hành phải được trình bày đẹp, rõ ràng, không được mờ nhòe.
3.2 . Đăng ký văn bản đi
- Đăng kí văn bản đi là việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển văn
bản tới các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đang kí văn bản đi thường
được áp dụng bằng 2 hình thức: đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tình.
Nhưng tại Công ty CP tập đoàn Hòa Phát việc đăng kí văn bản đi vẫn được áp
dụng bằng phương pháp truyền thống đó là : đăng kí bằng sổ.
Đăng kí văn bản theo phương pháp truyền thống ( Bằng sổ)
Các tài liệu, văn bản của các phòng ban , đơn vị thuộc Công ty CP đầu tư
xây dựng hạ tầng và giao thông ban hành phải đăng kí vào sổ “ Công văn đi”,
cấp một hệ thống số cho các thể loại văn bản và sắp xếp theo thứ tự tăng dần.
Mẫu sổ đăng kí văn bản đi năm 2016
 Bên ngoài :

CÔNG TY CP TẬP ĐOÀN HÒA PHÁT
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
NĂM: 2016
Từ ngày …….đến ngày……...
Từ số………đến số………….
Quyển số:

22


 Bên trong :

N
gày

Số

tháng

đến

Nơ
i gửi

)

(2
)

ố

kí

hiệu

đến
(1

S

(3)

gày

(

(5
)

Tên loại, ơn
trích

tháng
văn bản

4)

Đ

N

yếu

vị

nội hoặc

dung

hi

người

chú

nhận
(6)

(7
)

3.3 Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Văn bản khi được đăng kí vào sổ “Công văn đi” cán bộ văn thư phải
phô tô văn bản ra để lưu giữ tại công ty. Nhân bản đúng số lượng quy định, giữ
gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời
gian quy định.
- Dấu của văn bản đi:
Tại Công ty CP tập đoàn Hòa Phát dấu được quản lí tại phòng kế toán
của công ty do thủ quỹ quản lí. Việc sử dụng con dấu được quy định tại Nghị
định số: 96/2015 NĐ-CP quy định về con dấu của doanh nghiệp.
+ Trước khi đóng dấu thủ quỹ của công ty cơ quan phải đối chiếu chữ ký
trong văn bản mẫu đã được đăng kí và tự tay đóng dấu vào văn bản.
+ Dấu đóng ngay ngắn, rõ ràng lên khoảng 1/3 chữ kí về phía bên trái.
3.4 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản.
- Văn thư công ty phải đảm bảo thủ tục phát hành văn bản, tài liệu kịp
thời, chính xác... Các văn bản, tài liệu hỏa tốc , thượng khẩn cán bộ văn thư phải
23

G

(

8)


trực tiếp mang ngay tới nơi nhận đúng thời gian quy định.Những văn bản mật
cần kiểm tra về nơi nhận, thời gian của văn bản, có dấu chỉ mức độ mật thì phải
gửi kèm phiếu gửi.
- Đối với văn bản chuyển đi : Tất cả văn bản do văn thư cơ quan hoặc các
ban, đơn vị tự gửi đi qua đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp đến nơi nhận
đều phải được đăng kí vào sổ chuyển giao văn bản đi và có chữ kí của nơi đã
nhận văn bản.
3.5 Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản khi phát hành đều phải lưu lại 02 bản, bản gốc được lưu lại
tại văn thư cơ quan và bản chính lưu tại hồ sơ.Bản lưu phải được đóng dấu ngay
khi đã sao văn bản.
- Văn thư có trách nhiệm lập và thu thập hồ sơ lưu văn bản đi theo tên gọi
và phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
4 Quản lí và giải quyết văn bản đến
4.1 Tiếp nhận văn bản đến
Bên cạnh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi công ty còn rất
nhiều mối liên hệ khác, chính vì vậy văn bản đến cơ quan không những nhiều
mà còn phong phú cả về nội dung, số lượng văn bản đến hàng năm khá nhiều
con đường khác nhau như:
-

Văn bản đến bằng bưu điện;

-

Đến bằng máy Fax;

-

Do cán bộ công ty đi công tác được gửi tới.
Mọi văn bản đến công ty đều tập trung tại công ty và cán bộ công ty phải
thực hiện các bước giải quyết văn bản đến như sau:

24


Tiếp nhận, đăng
kí văn bản đến

Trình, chuyển
giao văn bản đến

Giải quyết và
theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết
văn bản đến

 Phân loại, bóc bì , đóng dấu đến.
-

Cán bộ văn thư sau khi tiếp nhận văn bản thì phải phân loại văn bản thành 02
loại : thứ nhất là văn bản; thứ hai là sách, báo, tư liệu, loại này gửi thẳng cho
người có trách nhiệm liên quan.

-

Khi mở phong bì thư không đượ làm rách, sót, nhàu nát tài liệu và đối chiếu với

số tài liệu có trong phong bì với số , kí hiệu ghi trên bao bì. Nếu bị sai sót thì
báo cáo với Phụ trách văn phòng để thông báo với nơi gửi để kịp thời giải quyết.
- Những phong bì có dấu chỉ mức độ “khẩn” gửi cho công ty thì được nhân viên
văn thư bóc ngay sau khi nhận để trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết nhằm đảm
bảo về mặt thời gian. Đối với những văn bản gửi đích danh cá nhân, phòng ban
trong Công ty thì nhân viên văn thư không bóc bì mà đã chuyển đến người nhận
một cách nhanh nhất (chậm nhất là 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài
giờ hành chính).
- Đối với những văn bản có dấu chỉ mức độ “mật”: Nhân viên văn thư không
được phép mở phong bì mà chỉ vào sổ văn bản mật, bỏ trống cột trích yếu nội
dung văn bản sau đó chuyển ngay văn bản đó đến những người có trách nhiệm
giải quyết theo đúng thời gian quy định.
- Đóng dấu đến:
+ Văn bản đến sau khi được phân loại, bóc bì xong sẽ được cán bọ văn
thư đóng đấu đến và ghi đầy đu nội dung cần thiết trong khung dấu “ Đến”.
+ Đối với những văn bản mật cán bộ văn thư vẫn phải đóng dấu đến ở
ngoài bì thư.
4.2 Đăng kí văn bản đến.
Công ty vào sổ đăng ký văn bản đến vào mỗi năm, bắt đầu từ ngày 01
tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.Ghi sổ theo nguyên tắc văn bản đến
vào ngày nào đều được ghi sổ vào ngay trong ngày đó, tuyệt đối không được để
25