Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Diễn Châu

LỜI CẢM ƠN
Trong khoảng thời gian kiến tập gần tháng ở Phòng Văn thư Huyện Diễn
Châu, em đã có điều kiện được khảo sát, tìm hiểu thêm về công tác văn phòng.Trong
thời gian thực tế đã tạo điều kiện cho em tiếp cận được môi trường làm việc thực tế
của huyện Diễn Châu nói chung và của phòng Văn thư nói riêng.Với khoảng thời
gian kiến tập em đã học hỏi thêm cho mình nhiều kinh nghiệm cũng như trang bị
thêm cho mình nhiều kiến thức phục cho năm học còn lại và cả công việc sau này.
Được đi thực tế giúp em làm quen với giờ giấc, tác phong làm việc của một nhân
viên văn phòng. Hiểu hơn về cuộc sống xã hội vai trò quản lý Nhà nước về lĩnh vực
Văn thư ở một địa phương.
Việc được tiếp xúc với công việc thực tế giúp em hiểu hơn về nghành mình
đang học , trang bị được nhiều kiến thức hơn phục vụ cho việc học và công việc tránh
được những bỡ ngỡ.Việc khảo sát thực tế giúp cho sinh viên có được cái nhìn gần hơn
với lĩnh vực mình đang theo học có sự trỉa nghiêm thực tế chuẩn bị cho đợt thực tập
cuối năm.Đồng thời việc cho sinh viên khảo sát công việc văn phòng thực tế tài một
cơ quan, tổ chức không chỉ trang bị cho sinh viên những kiến thức về nghiệp vụ mà
còn trang bị cho sinh viên những kiến thức xã hội.Trước hết tác phong làm việc và
phong cách giao tiếp ứng xử là rất quan trọng để đánh giá phẩm chất, đạo đức, nghề
nghiệp tinh thần trách hiệm trong công việc…. trong ứng xử phải luôn đúng mực
khiêm tốn.Kiếm tập là khoảng thòi gian cần thiết cho sinh viên chuẩn bị những bước
đầu cho sinh viên làm quen với môi trường công sở.Là cở sở tiền đề cho em tự tin hơn
trong thời gian kiến tập cuối năm học.
Đề hoàn thành tốt đợi kiến tập này em bày tỏ long biết ơn sâu sắc tới giáo
viên hướng dẫn Khoa Quản trị văn phòng đã chỉ dẫn em tận tình; cùng cán bộ công
chức của Phòng Văn Thư Huyện Diễn Châu cũng như cơ quan đã tạo mọi điều kiện
và hướng dẫn tân tình trong thời gian kiến tập gần 1tháng giúp em được tiếp cần
được một cách đầy đủ hơn hiểu hơn về công tác văn phòng. Giúp em hoàn thành tốt
đợt kiến tập
Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................1
MỤC LỤC................................................................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN...........................................................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT................................................................................................................4
LỜI MỞ ĐẦU...........................................................................................................................................1
PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN........................................................................................................................................2
1.1. Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Diễn Châu...................................................................2
1.1.1. Vài nét khái quát chung......................................................................................................2
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu.............................................................3
1.1.2.1. Chức Năng.......................................................................................................................3
1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn.......................................................................................................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu..........................................................8
PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND
HUYỆN DIỄN CHÂU.................................................................................................................................8
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu...................................8
2.1.1. Chức năng...........................................................................................................................8
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:.........................................................................................................9
2.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng..................................................................10
2.2.1.Chánh Văn Phòng:..............................................................................................................11
2.2.2. Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính...................................................................11
2.2.3. Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính....................................................................12
2.2.4. Bộ phận văn thư lưu trữ:..................................................................................................13
2.2.5. Bộ phận kế toán:...............................................................................................................13
2.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy:........................................................................................13
2.2.7. Bộ phận tài vụ:..................................................................................................................14
2.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ:....................................................................................................14

2.2.9. Lái xe:................................................................................................................................14
2.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng...................................................................................14
2.4. Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan.......................15
PHẦN III. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP..........................................................................................16
3.1. Quản lý văn bản đi...............................................................................................................16
3.1.1. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi.........................................................................16
3.1.2 Đăng ký văn bản và nhân bản đóng dấu cơ quan, dấu mật dấu khẩn................................17
3.1.3 Lưu văn bản đi...................................................................................................................18
3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến........................................................................................19
3.2.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến.......................................................................19
3.2.2 Đăng ký văn bản đến.........................................................................................................21
3.3 Quản lý sử dụng con dấu......................................................................................................21
3.3.1 Các loại con dấu của cơ quan và nguyên tắc sử dụng........................................................22
3.3.2 Bảo quản con dấu..............................................................................................................22
3.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............................................................23
3.5. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ...........................................................................25
3.5.1 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................................25
3.6.Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản..............................................................................27
3.6.1 Các lại văn bản và thẩm quyền ban hành...........................................................................27
3.6.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản..................................29
3.7. Tim hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp..............................................................32
3.8. Các thiết bị văn phòng và phần mềm ứng dụng..................................................................33
PHẦN IV KẾT LUẬN................................................................................................................................34
1. Ưu điểm..................................................................................................................................34
2. Nhược điểm:...........................................................................................................................35
3 Nguyên nhân...........................................................................................................................35
4. Những ý kiến đóng góp...........................................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................................................................38
PHỤ LỤC...............................................................................................................................................39

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

UBND

Uỷ Ban Nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CBCNV

Cán bộ công nhân viên


LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay trong xã hội ngày càng phát triển, bộ máy văn phòng và đội
ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổ chức nào.
Văn phòng là bộ máy của cơ quan tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lí, thu
thập thông tin và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan
trọng trong cơ quan, tổ chức. Công tác văn phòng thực hiện tốt là động lực thúc
đẩy sự phát triển, tạo mọi điề kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan đơn vị
và ngược lại.
Là một sinh viên của Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành
Quản trị văn phòng Qua hơn 3 năm học tại Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em
đã được các thầy cô trang bị cho những kiến thức cần thiết cho công việc sau
này của mình. Tuy nhiên đó cũng chỉ là lý thuyết và kinh nghiệm của thầy cô
trong thực tế được lồng ghép vào bài giảng. Để nâng cao chất lượng đào tạo đáp

ứng ngày càng cao yêu cầu của xã hội. Thực hiện phương châm" lý luận gắn liền
với thực tiễn", "học đi đôi với hành" ” Học thật thi thật ra đời làm thật ”.Hàng
năm Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm 3 đi kiến tập tại
các cơ quan. Mục đích của đợt kiến tập này là gắn liền nhà trường với xã hội, lý
luận với thực tiễn. Thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực hành tại các đơn vị
giúp sinh viên củng cố những kiến thức đã học trong nhà trường, vận dụng kiểm
nghiệm kiến thức vào thực tế giúp kỹ năng nghề nghiệp được nâng cao, xây
dựng và rèn luyện tác phong làm việc của một cán bộ, công chức trong tương
lai. Đây là khoảng thời gian cần thiết cho mỗi sinh viên có khả năng học hỏi tìm
hiểu thêm kiến thức thực tế.
Thực hiện kế hoạch thực tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điều
kiện hướng dẫn của các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng cũng như được sự
đồng ý tiếp nhận của UBND huyện Diễn Châu, em đã về thực tập tại văn phòng
HĐND-UBND huyện Diễn Châu với thời gian kiến tập 3 tuần (Từ ngày 01/06
đến 22/06/ năm 2016). Em đã được làm quen, khảo sát và trực tiếp làm công tác
văn thư theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng. Được sự quan tâm chỉ bảo
tận tình của chị Trần Thị Hoài Thanh – cán bộ Văn thư lưu trữ đã giúp em hoàn
1


thành đợt kiến tập này.
Sau đây em xin trình bày bài báo cáo kiến tập của tôi gồm những nội dung
chính sau:
Phần I: Vị trí địa lý, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Diễn Châu Tỉnh Nghệ An
Phần II Chức năng, Nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND
Huyện Diễn Châu
Phần III: Nội dung và kết quả kiến tập.
Phần IV: Kết luận và đề xuất.
PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ

CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU - TỈNH NGHỆ AN
1.1. Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Diễn Châu
1.1.1. Vài nét khái quát chung
Diễn Châu là huyện đồng bằng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A. Phía Bắc
giáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp với
Nghi Lộc, phía Đông giáp biển với chiều dài bờ biển là 25 km. Huyện Diễn
Châu có diện tích là 304,92 km2 và dân số hơn 295000 nguời, có 38 xã và 1 thị
trấn. Diễn Châu là huyện có vị trí chính trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninh
quan trọng của tỉnh Nghệ An.
UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng trên địa bàn trung tâm Thị trấn
Diễn Châu với diện tích là 1108m2 gồm 3 khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, 1 nhà
3 tầng và 1 nhà 2 tầng) là nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan, văn phòng và các
phòng ban của UBND. Ngoài ra còn có một số phòng ban liền kề như: Phòng
GD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình và trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đoàn...
Với vị trí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạo
hoạt động của công tác quản lý nhà nước ở các xã và thị trấn thuộc huyện. Đồng
thời tạo điều kiện dễ dàng cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhân báo cáo
về quá trình hoạt động của mình với lãnh đạo huyện; các cơ quan đơn vị ở
những nơi khác đến liên hệ công tác.
2


Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu sự chỉ đạo và quản lý toàn diện
của UBND huyện, Chủ tịch UBND và chịu sự lãnh đạo về công tác Đảng của
Đảng uỷ cơ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa
bàn, chỉ đạo các xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủ
trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu
1.1.2.1. Chức Năng

Căn cứ điều 2 Luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi bổ sung ngày
26/11/2003 của Quốc hội khóa XI
Căn cứ vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992.
UBND huyện Diễn Châu do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện
Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu sự lãnh đạo chỉ đạo và quản lý
toàn diện của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và chịu sự lãnh đạo về công
tác Đảng của Đảng uỷ cơ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND
huyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành các hoạt động kinh tế-xã hội
trên địa bàn, chỉ đạo các xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện
các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước.
1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn
UBND huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương –là cơ quan
chấp hành của HĐND –UBND Tỉnh Nghệ An .chịu sự giám sát trực tiếp của
Huyện Uỷ Thường Trực HĐND huyện Diễn Châu đã phân chia các nhiệm vụ
của UBND thành các lĩnh vực sau:
Trong lĩnh vực kinh tế ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ
quyền hạn sau :
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND tỉnh, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế
hoạch đó.
- Lập dự toán thu, chi Ngân sách nhà nước trên địa bàn ,dự toán thu ,chi
3


ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình .quyết
toán ngân sách địa phương lập dưi toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân ,cơ quan tài chính trực tiếp
Trong lĩnh vực công nghiệp ,lâm nghiệp ngư nghiệp thủy lợi và đất đai

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ sau:
- Xây dựng trình Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triễn nông nghiệp lâm nghiệp ,ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã thị trấn thực hiện các biện pháp thực hiện
chuyển dịch cơ cấu kinh tế phát triễn nông nghiệp bảo vệ rừng trồng rừng và
khai thác lâm sản phát triễn nghành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản và chế
biến thủy sản;
- Thực hiện giao đất cho thuê đất thu hồi đất với cá nhân và hộ gia đình
giải quyết các tranh chấp đất đai thanh tra đát đai theo quy định của pháp luật ;
- Xét duyệt quy hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã
thị trấn ;
- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ,Uỷ ban nhân huyện
thực hiện các những nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoach,kế
hoạch phát triễn công nghiệp , tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện ;
- Xây dựng và phát triễn các cơ sở công nghiệp ,tiểu thủ công nghiệp dịch
vụ ở các xã thị trấn ;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triễn các làng nghề truyền thống sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu ,phát triễn cơ sỡ chế biến nông
lâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh
-Trong lĩnh vực xây dựng ,giao thông vận tải Uỷ ban nhân dân thực hiện
các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức lập trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn
,xây dựng điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện ;quản lý việc tực hiện các
4


quy hoạch xây dựng đã được duyệt ;
- Quản lý khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng ;tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở và quỹ
nhà thuộc sở hữu trên địa bàn ;
- Quản lý việc khai thác,sản xuất ,kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triễn các làng nghề truyền thống sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu ,phát triễn cơ sỡ chế biến nông
lâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh
Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và du lịch Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Xây dựng ,phát triễn mạng lưới thương mại ,dịch vụ du lịch và kiểm tra
việc thực hiện quy định của nhà nước về hoạt động thương mại ,dịch vụ du lịch
trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về thực hiện các quy tắc về an toàn
và vệ sinh trong hoạt động thương mại dịch vụ du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về việc hoạt động
thương mại dịch vụ ,du lịch trên địa bàn .
Trong lĩnh vực giáo dục,y tế xã hội văn hóa thông tin và thể dục thể
thao ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ ,quyền hạn sau:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn huyện,
phối hợp với UBND các xã quản lý trường Tiểu học, trường THCS,THPT trên
địa bàn huyện.
- Tổ chức thực hiện chương trình y tế cơ sở, dân số-kế hoạch hoá gia đình,
phòng chống dịch bệnh
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ thuậtTDTT, các lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử danh lam
thắng cảnh.
5

- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương bệnh binh, người có công
với cách mạng.
- Tổ chức hoạt động từ thiên, nhân đạo
Trong lĩnh vực khoa học công nghệ tài nguyên và môi trường ,Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ mội trường phòng chống khắc phục hậu quả
thiên tai báo lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm và hành hóa trên địa bàn huyện,ngăn chặn việc sản xuất và
thu hàng hóa giã kém chất lượng tại đia phương;
Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội ,Uỷ ban nhân
dân huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau:
- Tuyên truyền giáo dục xây dựng nền quốc phòng toàn dân
- Thực hiện công tác quân sự và tuyển quân theo kế hoạch
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,
Luật và các văn bản của cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện
- Quản lý công chức biên chế, lao động và tiền lương, đào tạo công chức
theo sự phân cấp của cấp trên
- Quản lý địa giới hành chính của UB huyện, giải quyết địa giới giữa các
xã, thị trấn. Đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND huyện và UBND
tỉnh.
Trong lĩnh vực thực hiện chnhs sách dân tộc tôn giáo Uỷ ban nhân dân
huyện có những nhiệm vụ quyền hạn sau :
- Tuyên truyền giáo dục ,phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôn
giáo ;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình kế hoạch
dự án phát triễn kinh tế xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số
,vùng sâu vùng xa vùng khó khăn đặc biệt ;

6


- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chính sách dân tộc chính sách
tôn giáo ,quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo theo hoạc không theo một tôn giáo
nào ở công dân địa phương;
- Quyết định các biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín
ngưỡng ,tôn giáo hoạc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái với những quy
định của pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong lĩnh vực thi hành pháp luật ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ sau:
- Chỉ đạo tổ chức tuyên truyền ,giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấp
hành Hiến Pháp ,luật ,các văn bnar quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của của hội đồng nhân dân cùng cấp ;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã ,thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của nhà nước tỏ chức chính trị xã hội ,tổ chức xã hội tổ
chức kinh tế bảo vệ tính mạng tự do danh dự ,nhân phẩm tài sản và các quyền
lợi hợp pháp của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức ,chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật;
- Tổ chức ,chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra thanh tra nhà nước,tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại ,tố cáo và kiến nghị của công dân,
hướng dẫn chỉ đạo công tác hòa giải ở xã thị trấn .
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ,Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ ,quyền hạn sau:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội ,đại biểu hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật ;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ ,quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo sự hướng dẫn của ủy ban

nhân dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức ,biên chế ,lao động tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
7


- Quản lý hồ sơ ,mốc ,chỉ giới ,bản đồ địa giới hành chính ở địa phương
trình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyết
định.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu
Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Diễn Châu cụ thể như sau:Đứng đầu là
Chủ tịch UBND huyện, giúp việc cho chủ tịch có 3 Phó Chủ tịch (1 Phó Chủ
tịch phụ trách nông - lâm, 1 Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế, 1 Phó Chủ tịch phụ
trách văn xã) và 12 phòng ban trực thuộc UBND huyện bao gồm:
1. Văn phòng HĐND-UBND huyện
2. Phòng Công Thương
3. Phòng Lao động thương binh và xã hội
4. Phòng Thanh tra
5. Phòng Tư pháp
6. Phòng Nội Vụ
7. Phòng Tài chính-Kế hoạch
8. Phòng Tài nguyên-Môi trường
9. Phòng Văn hoá-Thông tin
10. Phòng Y tế
11. Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn
12. Phòng Giáo dục-Đào tạo
PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN DIỄN CHÂU
2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu
2.1.1. Chức năng

- Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phục vụ sự
chỉ đạo điều hành công tác mọi mặt của HĐND và UBND huyện.là bộ máy làm
việc của UBND phục vụ cho sự quản lý tập trung thống nhất sự điều hành mọi
mặt của UBND.
- Đồng thời giúp UBND huyện thực hiện tổ chức, quản lý sự hoạt động
8


của Trung tâm giao dịch "một cửa" của Huyện.
- Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thực hiện chức năng hậu cần:
phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ở các phòng, ban, tổ chức các cuộc họp,
chuyến đi công tác cho lãnh đạo. Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản,
đảm vảo điều kiện, cơ sở vật chất để UBND làm việc.
- Văn phòng HĐND-UBND huyện có tư cách pháp nhân có mẫu dấu
riêng được cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước và được mở tài khoản
tại ngân hàng và kho bạc nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn:
Tổ chức tham mưu kịp thời, thường xuyên và chính xác phục vụ tốt cho
sự lãnh đạo của Thường trực HĐND và UBND. Giúp cho UBND thực hiện mối
quan hệ giữa UBND huyện với Ban Thường trực huyện Uỷ, HĐND, Uỷ Ban
MTTQ, các hội, đoàn thể với các sở ban ngành.
Xây dựng các chương trình công tác (bao gồm chương trình làm việc
năm, quý, tháng) của UBND huyện và giúp UBND huyện tổ chức, theo dõi,
kiểm tra đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác.
Phối hợp các phòng chuyên môn của UBND và các ban của HĐND để
chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND huyện, chuẩn bị các báo cáo của
UBND huyện, tập hợp và quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND,
phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp và làm việc với Thường trực HĐND
và UBND huyện.
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan

đơn vị thuộc UBND, HĐND và UBND các xã, thị trấn về việc chuẩn bị các đề
án theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện.
Khi có dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trình UBND, văn phòng
HĐND-UBND huyện có trách nhiệm rà soát lại về thể thức, trình tự, thủ tục
hành chính kiểm tra đối chiếu với nội dung chỉ đạo của Thường trực
HĐND,UBND huyện để trình người có thẩm quyền xem xét quyết định.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các đề nghị, các văn bản
xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan, ban, ngành cấp huyện, UBND huyện.
9


Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các kiến nghị, yêu cầu chỉ
đạo của các tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của HĐND UBND huyện.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện triển khai thực hiện các chỉ đạo
của Trung ương, của tỉnh nếu Thường trực HĐND, UBND huyện yêu cầu.
Tổ chức thu thập, cung cấp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,
chính xác phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hành
của UBND; từng bước ứng dụng CNTT vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử
lý, giải quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất do nhu
cầu thực tiễn công tác (không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơ
quan Nhà nước cấp trên).
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện nghiêm túc, đầy đủ
chế độ thông tin báo cáo về Thường trực HĐND, UBND tỉnh theo quy định.
Tổ chức và phục vụ mối quan hệ phối hợp làm việc giữa Thường trực
HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực UBMTTQ
huyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức tiếp dân theo định kỳ;
Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định của
pháp luật và phân công của UBND huyện.
Tổ chức và phục vụ các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của UBND

huyện; Các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện với
các cơ quan ban ngành, đoàn thể cấp huyện và Thường trực HĐND các xã, thị
trấn.
Quản lý chặt chẽ việc ban hành các văn bản của Thường trực HĐND,
UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước, đúng thể thức và thẩm quyền theo quy định
Trực tiếp phụ trách quản lý công tác tổ chức, kiểm tra theo dõi hoạt động
của Trung tâm giao dịch "Một cửa" của UBND huyện, chấn chỉnh nề nếp làm
việc, nâng hiệu quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện.
2.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng
Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, công chức
10


trong đó biên chế 10 và hợp đồng 68 là 2 người.
Sơ đồ bộ máy Văn phòng HĐND-UBND:
Chánh Văn phòng

Phó Chánh văn
phòng Tổng hợp

Văn thư
Lưu trữ

Đánh
máy
photo

Phó CVP Quản trịHành chính

Kế toán

Tài vụ

Lái xe

Bảo vệ
tạp vụ

copy
2.2.1.Chánh Văn Phòng:
- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản thuộc phạm vi điều
hành, phối hợp, đôn đốc các cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị các đề án
trình HĐND và UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiến
của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện cho các cấp, các ngành.
- Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý.
Tiếp nhận và xử lý các văn bản đến, thẩm định văn bản của các phòng ban tham
mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND, y sao bản
chính, sao lục các văn bản cần thiết gửi cho các cấp, các ngành và các đơn vị.
- Tổ chức thực hiện đầy đủ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Nghị
quyết của HĐND, chỉ thị, quyết định của UBND huyện trong cơ quan Văn
phòng HĐND-UBND huyện.
- Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu - chi ngân sách của Văn
phòng HĐND-UBND huyện theo quy định của pháp luật, bảo đảm đúng chế độ
và thực hành tiết kiệm có hiệu quả.
2.2.2. Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính
11


Theo dõi, nắm bắt các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của

HĐND và UBND huyện được phân công.
- Thu thập, xử lý thông tin, làm các báo cáo định kỳ và các văn bản báo
cáo đột xuất của UBND huyện; đề xuất tham mưu xây dựng chương trình công
tác (tháng, quý, năm) của UBND huyện.
- Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực hiện công tác Thi đua
khen thưởng.
- Theo dõi, quản lý chỉ đạo bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực hiện
tốt các nhiệm vụ.
- Tham gia, dự thảo kết luận của đồng chí chủ tịch UBND huyện các
phiên họp thường kỳ của UBND huyện.
- Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại và nội chính.
- Được quyền thẩm định văn bản của các cơ quan đơn vị và các ban
ngành.
- Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn phòng uỷ
quyền giải quyết.
2.2.3. Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính
Quản lý điều hành công tác quản trị - hành chính, bao gồm:
- Tổ chức tiếp nhận công văn, tài liệu và phân phối, theo dõi quá trình giải
quyết công văn; Tổ chức và quản lý các hoạt động: In ấn tài liệu, phát hành công
văn, bảo quản tài liệu, lưu trữ, quản lý mạng tin học nội bộ và chương trình 112
(kể cả các máy đã trang bị cho các phòng chuyên môn quản lý sử dụng)
- Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc: tổ
chức và đảm bảo cho các hoạt động hội họp, tiếp khách, đi công tác ,… của cơ
quan UBND huyện; Đảm bảo về hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơ quan,
phòng cháy, chữâ cháy, vệ sinh môi trường, nhà khách.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động và quy chế làm
việc của cơ quan UBND huyện đối với cán bộ công chức.
- Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo đi công tác
và làm việc.
- Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn hòng uỷ quyền

giải quyết.
12


2.2.4. Bộ phận văn thư lưu trữ:
- Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;
Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, ban
ngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảo
đúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định.
- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầu
khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan.
- Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu của
phòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Văn
phòng thì không được cho ban hành văn bản.
2.2.5. Bộ phận kế toán:
- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán đảm bảo các điều kiện vật chất cần
thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liên lạc, trang
thiết bị làm việc, văn phòng phẩm cho cơ quan HĐND, UBND huyện.
- Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loại
chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch sẽ, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tài
chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng với Chánh văn phòng và
chủ tài khoản.
- Theo dõi tình hình tài sản của Cơ quan.
2.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy:
- Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan UBND huyện (văn bản
thường trực HĐND-UBND, các phòng) đảm bảo kịp thời và chính xác, (văn bản
sáng, rõ và đúng tiêu chuẩn…)
- Thường xuyên có mặt phục vụ in sao, nhân bản văn bản, tài liệu bằng
các phương tiện kỹ thuật hiện có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian để lưu

hành.
- Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị vi tính, máy in và thiết bị chương
trình 112 trang bị cho mình quản lý sử dụng. Tuyệt đối không để cho người
không có nhiệm vụ sử dụng trang thiết bị.
- Thực hiện đúng các quy định về tiếp nhận, bàn giao các văn bản trước
13


và sau khi đánh máy, in ấn cho người có trách nhiệm, số lượng in đủ, tiết kiệm
giấy và phải có lệnh in được duyệt. Tuyệt đối không tự ý in sao các loại văn bản
giấy tờ khi chưa có ý kiến của người có trách nhiệm.
- Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định
về bảo mật đối với tài liệu.
- Phục vụ nước uống, dọn dẹp sạch sẽ cho các cuộc hội họp, tiếp khách ở
các phòng họp, phòng khách, phòng Chánh phó Văn phòng HĐND-UBND
huyện
2.2.7. Bộ phận tài vụ:
- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán, thủ quỹ đảm bảo các điều kiện vật
chất cần thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liên
lạc, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm.
- Đảm bảo thực hiện thu-chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loại
chứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
tài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng.
2.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ:
Bảo vệ cơ quan, chế độ trực 24/24giờ trong ngày; thường xuyên kiểm tra
các phòng, ban làm việc, điện nước, phòng cháy chữa cháy. Theo dõi người đến
cơ quan công tác và hướng dẫn khách đến đúng địa chỉ cần liên hệ giải quyết
công việc.
Tạp vụ thường xuyên theo dõi lịch làm việc, hội họp, tiếp khách của cơ
quan đảm bảo phục vụ chu đáo; Vệ sinh hội trường, phòng họp và phòng làm

việc của lãnh đạo, phục vụ nước uống chu đáo; bảo quản, sử dụng tốt các thiết bị
được giao.
Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh ATTP tốt,
phục vụ tốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơ quan.
2.2.9. Lái xe:
Bảo quản tốt xe được giao, chấp hành sự điều động phân công công tác
của lãnh đạo văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàn tuyệt đối.
2.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng
- Sơ đồ các phòng làm việc của Văn Phòng HĐND-UBND huyện Diễn
Châu hiện tại vẫn bố trí theo kiểu truyền thống vẫn chưa bố trí phòng làm việc
14


khoa học phòng Phô tô cách xa so với phòng Văn thư nên việc in, ấn tài liệu
không được thuận tiện.

Phòng Kế toán

Phòng Chánh
Văn phòng

Phòng Văn thư

Phòng Chánh phó
Văn phòng

Phòng Chánh phó
Văn phòng

Phòng Phô tô

Phòng Lái xe

2.4. Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của
cơ quan
- Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
huyện Diễn Châu.

15


Văn phòng đề nghị các phòng, ban
đăng ký khối lượng công việc về cho
văn phòng

Văn phòng tổng hợp thành chương
trình công tác chung của cơ quan

Lấy ý kiến đóng góp của các phòng,
ban

VP tổng hợp lần cuối và trình Chủ tịch
phê duyệt

Thực hiện một số khâu nghiệp vụ để
đảm bảo tính pháp lý trước khi ban
hành

PHẦN III. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP
3.1. Quản lý văn bản đi

3.1.1. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
- Văn bản đi là văn bản do cơ quan là tác giả, cơ quan ban hành trong quá
16


trình hoạt động của mình. Văn bản đi của UBND huyện Diễn Châu thực chất là
công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ được
giao. Vì vậy việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời,
tiết kiệm và theo đúng quy định của nhà nước. Chỉ có như vậy các văn bản đi do
cơ quan ban hành mới có tác dụng thiết thực trong quản lý hành chính.
3.1.2 Đăng ký văn bản và nhân bản đóng dấu cơ quan, dấu mật dấu khẩn
- Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của
UBND huyện Diễn Châu đều được quy về một đầu mối là bộ phận Văn thư-Lưu
trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện.
Các văn bản đi của UBND huyện Diễn Châu thông thường được giao cho
các phòng, ban tự soạn thảo. Văn bản sau khi dự thảo xong thì chuyển cho người
có thẩm quyền xem xét và ký nháy. Nếu văn bản không đạt yêu cầu về nội dung
thì lãnh đạo phòng, ban cho cán bộ soạn thảo sửa chữa lại. Văn bản đã đảm bảo
về nội dung thì chuyển xuống cho Chánh (Phó) Văn phòng xem xét về mặt thể
thức. Khi đã có 2 chữ kí nháy đảm bảo về thể thức, nội dung thì văn bản mới
trình lãnh đạo UBND huyện kí.
- Để đảm bảo tiết kiệm về thời gian hầu hết các văn bản của UBND được
lấy số trước khi in, ấn hàng loạt.
- Nhiệm vụ của Văn thư là tổ chức làm thủ tục chuyển văn bản đi gồm:
đăng kí văn bản đi, đóng dấu và chuyển văn bản đi. Văn thư là người trực tiếp
kiểm tra, xem xét nhằm phát hiện và báo cáo kịp thời những sai sót có thể sẩy ra
như: thể thực văn bản, chữ kí đã đúng và đầy đủ chưa.
- Hiện tại UBND huyện Diễn Châu đăng kí văn bản đi bằng máy tính: Sử
dụng phần mềm vào quản lý văn bản. Số và ngày tháng văn bản được lấy tự
động theo thứ tự trên phần mềm.

Theo quy định thì các văn bản của HĐND, UBND huyện Diễn Châu
được làm thủ tục chuyển đi vào thứ 2 và thứ 5 hàng tuần. Riêng đối với Văn bản
Mật. khẩu, hoả tốc được ưu tiên chuyển đi ngay trong ngày
- Văn bản đi: ngoài số lượng gửi đi cho các cơ quan, cá nhân thì mỗi văn
bản ban hành của HĐND, UBND được lưu một văn bản gốc ở bộ phận Văn thư
17


thì tiện cho việc quản lý, tra cứu văn bản khi cần thiết. Các văn bản từng năm
được lưu trong cặp 3 dây và được sắp xếp theo tên loại: Quyết định, Công văn,
Chỉ thị, Báo cáo,...Mỗi cặp 3 dây đều được dán nhãn có tiêu đề, ví dụ: Tập lưu
Quyết định của UBND huyện Diễn Châu năm 2015 (từ số... đến số...). Trong
thời gian thực tập qua khảo sát em đã thu thập được số liệu về số lượng các văn
bản đi của UBND và HĐND Diễn Châu qua các năm như sau:
Năm

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Số

1786

1885

1979

1998

2652

2599

2468

2714

lượng
3.1.3 Lưu văn bản đi
- Văn bản đi: ngoài số lượng gửi đi cho các cơ quan, cá nhân thì mỗi văn
bản ban hành của HĐND, UBND được lưu một văn bản gốc ở bộ phận Văn thư
thì tiện cho việc quản lý, tra cứu văn bản khi cần thiết. Các văn bản từng năm
được lưu trong cặp 3 dây và được sắp xếp theo tên loại: Quyết định, Công văn,
Chỉ thị, Báo cáo,...Mỗi cặp 3 dây đều được dán nhãn có tiêu đề, ví dụ: Tập lưu
Quyết định của UBND huyện Diễn Châu năm 2014 (từ số... đến số...). Trong
thời gian kiến tập qua khảo sát em đã thu thập được số liệu về số lượng các văn
bản đi của UBND và HĐND Diễn Châu qua các năm như sau:

Năm

2008

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Số lượng

1786

1885

1979

1998

2652

2599

2468

2714

- Nhận xét :
- Nhìn vào số lượng các văn bản đã ban hành 3 năm gần đây thấy có xu
hướng giảm nhưng không lớn. Điều này chứng tỏ hoạt động quản lý, điều hành
trên địa bản Diễn Châu do tình hình chính trị tương đối ổn định
- Cơ cấu các loại văn bản đi của UBND huyện Diễn Châu(đơn vị tính %)

18


Tên

VB

QĐ

Công

loại

QPPL

cá biệt

Văn

Năm
2013
2014
2015

0.6
0.58
0.56

57.1
55.7
53.7

Tờ trình

17.7
20.9
20.8

9.3
10.1
9.2

Báo

Thông

Văn

cáo

báo

bản

3.2
1.8
2.3

khác
8.9
8.4
9.4

3.2
3.5
4

- Số lượng Quyết định cá biệt trong 3 năm trở lại đây luôn chiếm trên
50% và công văn cũng chiếm gần 20% tổng số lượng đã ban hành. So với Văn
bản của UBND thì Văn bản của HĐND chiếm tỷ lệ quá nhỏ, năm 2013 chiếm
1.2%, 2014 là: 0.6 %, 2015 chiếm 1.3% trong tổng số văn bản đã ban hành
Các văn bản mà HĐND-UBND huyện Diễn Châu ban hành gồm: Công
văn, Quyết định, Kết luận, Giấy mời, Thông báo….vv
Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi.
UBND HUYỆN DIỄN CHÂU

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
CÔNG VĂN THƯỜNG

Từ ngày ......... Đến ngày..........
Từ Số ........ Đến Số........

Quyển số......

-

Năm...........

Nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đi

Ngày

Số ký

Tên loại và trích

Người

Nơi

tháng

hiệu

yếu nội dung

ký

nhận văn người nhận văn bản

năm

văn bản

văn bản

văn bản
-1

(2)

(3)

bản
(4)

(5)

Đơn vị

Số lượng

bản lưu
(6)

(7)

3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến
3.2.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến là văn bản do cơ quan khác ban hành gửi đến cơ quan
mình. Văn bản đến của UBND huyện Diễn Châu chủ yếu được gửi đến qua
đường bưu điện bao gồm các loại: Quyết định, Chỉ thị, Công văn, tập san, báo
19


chí...của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức, ban, ngành và công dân chuyển
đến tập trung tại bộ phận văn thư. Đầu tiên Văn thư phải kí nhận tất cả các văn
bản do nhân viên bưu điện gửi đến. Tại đây tất cả các văn bản đến của cơ quan
được kiểm tra, phân loại sơ bộ nếu văn bản nào gửi sai địa chỉ thì gửi trả lại cho
nhân viên bưu điện. Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo và cá nhân trong cơ
quan thì không bóc bì và chuyển trục tiếp theo đúng địa. Đối với các văn bản
gửi chung cho cơ quan thì được tiến hành như sau:
B1: Nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản
B2: Đóng dấu đến
B3: Đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản
B4: Trình văn bản đến
B5: Giao trách nhiệm giải quyết
B6: Vào sổ chuyển giao
B7: Giao cho người có thẩm quyền giải quyế
- Tại UBND huyện Diễn Châu việc phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến,
ghi số đến, đăng ký vào sổ văn bản đến do Văn thư trực tiếp thực hiện sau đó
trình văn bản cho Chánh( Phó) Chánh văn phòng phân loại xem văn bản thuộc
lĩnh vực nào để chuyển cho người phụ trách lĩnh vực ấy. Tại UBND huyện Diễn
Châu chủ yếu chuyển cho Chủ tịch và các phó Chủ tịch. Sau đó Chủ tịch và các
phó Chủ tịch chuyển cho nhiều phòng phối hợp giải quyết thì sẽ cho y sao còn
chỉ 1 phòng giải quyết thì chuyển trực tiếp cho phòng đó.
- Khi có yêu cầu y sao gửi các phòng thì Văn thư sẽ làm thủ tục cho y sao
bao gồm: đánh máy số y sao, xin chữ ký Chánh Văn phòng để xin lệnh và tiến
hành y sao. Sau khi y sao sẽ gửi trực tiếp cho các phòng để phối hợp xử lý.

Theo khảo sát thì văn bản đến của UBND huyện Diễn Châu khá nhiều.
Cụ thể:
Năm
2008
Số lượng 1265

2009
1713

2010
2544

2011
3050

2012
2238

2013
3122

2014
2647

2015
3250

- Từ số liệu trên cho thấy cũng như văn bản đi thì văn bản đến có sự biến
20

động nhưng không lớn. Năm 2013 có sự gia tăng đột biến tuy nhiên đến năm
2014 văn bản đến đã giảm đáng kể. Có sự gia tăng này là do có nhiều văn bản
chỉ đạo của cấp trên trong phòng chống lụt bão năm 2013 trên địa bàn Diễn
Châu. Ngoài ra do sự thay đổi nhân sự của tỉnh và huyện. Từ năm 2014 trở đi do
có Chỉ thị của tỉnh về việc giảm quan liêu, giấy tờ trong việc giải quyết công
việc mà lãnh đạo phải trực tiếp đi cơ sở nắm bắt tình hình.
3.2.2 Đăng ký văn bản đến
Hiện tại UBND huyện Diễn Châu đã có phần mềm dăng kí văn bản đến
được đem vào sử dụng hiệu quả mang đến lợi ích thức đẩy nhanh quá trình làm
thủ tục hành chính.

- Văn bản nội bộ được tổ chức quản lý và giải quyết như đối với tổ chức, quản
lý, giải quyết văn bản đi của cơ quan.
- Đối với các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật là văn bản đi thì công chức Văn
thư cũng tiến hành như đối với các văn bản khác. Tuy nhiên có sự hạn chế số
người tiếp xúc với văn bản này và sẽ được ưu tiên chuyển giao trong ngày.
- Đối với văn bản mật là văn bản đến thì công chức Văn thư sẽ bóc bì, đóng dấu
đến và chuyển ngay cho Chánh( phó) Văn phòng giải quyết. Đối với văn bản
mật sẽ được vào riêng một sổ đăng ký văn bản mật.
3.3 Quản lý sử dụng con dấu
21