Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ Tại UBND quận Tây Hồ

MỤC LỤC


A. Lời Mở Đầu
Trong công cuộc đổi mới hiện nay, xã hội càng phát triển nhu cầu trao đổi
thông tin của con người ngày càng lớn, lưu giữ được những tài liệu quý giá là
một điều rất cần thiết. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải đặc biệt quan tâm đến tài
liệu lưu trữ.
Ra đời như một quy luật tất yếu của xã hội – công tác lưu trữ đã góp
phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn và bảo quản
thông tin lâu dài nhằm phục vụ cho sự nghiệp lãnh đạo của Đảng và Nhà nước
trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội…
Nhận thức được điều đó, trường Đại học Nội vụ Hà Nội – một cơ sở đào
tạo có chất lượng về công tác văn thư – lưu trữ của cả nước, với phương châm “
học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế “. Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại cơ quan nhằm mục đích giúp sinh
viên hiểu rõ hơn thực tiễn công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan tổ chức; tạo cơ hội
cho sinh viên chủ động độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội
dung công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan đơn vị; giúp sinh viên nâng cao ý thức,
trách nhiệm trong việc học tập các học phần kế tiếp; giúp sinh viên làm quen với
môi trường làm việc thực tế tại cơ quan. Từ đó sinh viên có thể tổng hợp lại kiến
thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một lưu trữ viên và là cơ hội
cho sinh viên đúc rút kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công việc sau
này.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của Ủy
ban Nhân dân ( UBND) quận Tây Hồ, em đã được tiếp nhận tại phòng Nội vụ
quận Tây Hồ kể từ ngày 01/06/2016 đến hết ngày 31/06/2016.
Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận có chức năng tham mưu giúp
việc, quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ và một số lĩnh vực khác. Em
tin chắc rằng việc được kiến tập, học hỏi tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ sẽ giúp
em củng cố thêm kiến thức cũng như kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau

này.
2


Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế kết hợp giữa lí
luận mà em đã đúc rút được trong thời gian kiến tập tại phòng Nội Vụ quận Tây
Hồ.
Trong khoảng thời gian được khảo sát, làm việc thực tế bản thân em đã cố
gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kỹ
năng nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Tuy nhiên vì đây là lần đầu tiên được tiếp xúc
với môi trường làm việc thực tế cho nên em không thể tránh khỏi những khó
khăn như : chưa nắm bắt hết được các quy trình làm việc của phòng trên thực tế,
vẫn còn bỡ ngỡ với công việc mới đầu được giao, một số nghiệp vụ vẫn chưa
thành thục vì thời gian kiến tập không cho phép.
Mặc dù vậy được sự quan tâm giám sát của nhà trường và sự giúp đỡ chỉ
bảo tận tình của các cô, chú cán bộ nhân viên tại cơ quan kiến tập, với môi
trường làm việc cởi mở thân thiện đã phần nào giúp em thấy thỏa mái trong việc
khảo sát, học tập, đúc rút kinh nghiệm cho công việc về sau.
Sau một tháng kiến tập và làm việc tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ, với sự
hướng dẫn tận tình của ban lãnh đạo, các cô chú anh chị trong cơ quan đã giúp
em học hỏi, tiếp thu, bổ sung thêm nhiều kiến thức quý báu phục vụ cho việc
học tập và làm việc sau này của mình một cách dễ dàng hơn.
Qua đây em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ban lãnh đạo nhà trường,
khoa văn thư – lưu trữ đã sắp xếp tạo điều kiện để em thực hiện tốt đợt kiến tập
vừa qua.
Em xin chân thành gửi lời cảm ơn sâu sắc tới toàn thể Ban lãnh đạo
UBND quận Tây Hồ nói chung và các cô chú anh chị nói riêng đã trực tiếp
hướng dẫn dìu dắt tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em kiến tập trong thời gian
qua để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này.
Cuối cùng em xin gửi lời chúc sức khỏe và lòng biết ơn chân thành nhất

đến quý thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ, ban lãnh đạo UBND quận Tây Hồ

3


cùng các cô chú anh chị trong phòng Nội vụ đã quan tâm giúp đỡ em trong thời
gian qua.
Một lần nữa em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc về sự giúp đỡ quý báu
này!
Hà Nội, ngày 03 tháng 07 năm 2016
Sv. Nguyễn Thị Phương Hoa

4


B. Phần Nội Dung
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1: Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức
1.1.1: Lịch sử hình thành

Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội. Phía
đông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp
quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh.
Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng, từ những năm 1990 của thế kỉ
XX, cùng với nhịp độ phát triển kinh tế, tốc độ đô thị hóa trên địa bàn Hà nội
diễn ra càng ngày càng nhanh. Để đáp ứng yêu cầu xây dựng, phát triển thủ đô
trong thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa, Đảng và Nhà nước đã chủ động
mở rộng nội thành thành phố Hà nội. Quận được thành lập theo Nghị định số
69/CP ngày 28/ 10/ 1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường:

Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân,
5


Quảng An, Xuân La, Phú Thượng thuộc huyện Từ Liêm.Và được xác định là
trung tâm dịch vụ – du lịch - văn hóa, vùng có cảnh quan thiên nhiên của Hà
Nội. Tổ chức bộ máy của quận chính thức đi vào hoạt động từ tháng 01/1996 .
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ
quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm,có điều kiện đặc
biệt thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học
công nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng và
của Hà Nội nói chung.
Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi, nổi bật với hồ
Tây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố". Từ xa xưa, hồ
Tây đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuận
lợi.
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà
Đông, Long Biên và Hoàng Mai). Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn
17.878 ha (chiếm 13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội.
1.1.2:Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý chỉ
đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND quận
Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là:
Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND quận, các biện
pháp thực hiện nghị quyết của HĐND quận về kinh tế xã hội, an ninh, quốc
phòng, thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.

6


Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
Kết luận những vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán bộ chủ chốt do
UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
tố cáo.
Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.1.3: Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 12 phòng ban tham mưu, giúp việc.
Bộ máy của UBND quận là toàn bộ hệ thống các phòng, ban được tổ chức
theo cơ cấu trực tuyến, nhìn chung rất phong phú về các lĩnh vực hoạt động phù
hợp với yêu cầu cũng như chức năng của Uỷ ban, mỗi một thành viên của
UBND quận Tây Hồ chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vực quản lý của mình
trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận, cùng với các thành viên khác
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ. HĐND
& UBND TP, Quận uỷ, HĐND quận và cấp trên.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ

7


Chủ Tịch

PCT Văn Xã

PCT Kinh Tế

PCT Đô Thị

Văn phòng

Phòng TC - KH

Phòng quản lí đô thị

Phòng kinh tế quận

Phòng TNMT

Phòng LĐTBXH

Phòng Y Tế
Phòng

Thanh tra

Phòng

Nội Vụ

nhà nước

Tư Pháp

Phòng Văn hóa

Phòng GD- ĐT

8


1.1.4: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng Nội
Vụ
Về chức năng
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, là cơ
quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước
về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải
cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường; hội, tổ chức phi chính phủ; văn
thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự
chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân quận đồng
thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội
vụ.
Về nhiệm vụ quyền hạn
1. Trình Ủy ban nhân dân quận các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
2. Trình Ủy ban nhân dân quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về

các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.

9


4. Về tổ chức, bộ máy:
a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân quận quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn quận theo hướng dẫn của Ủy ban
nhân dân Thành phố.
b) Trình Ủy ban nhân dân quận quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân quận
trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận.
c) Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định.
d) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận quyết định thành lập,
giảithể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngànhquận theo quy định của pháp luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
a) Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phân bổ chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp hàng năm.
b) Giúp Ủy ban nhân dân quận hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp.
c) Giúp Ủy ban nhân dân quận tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp quận và Ủy ban nhân dân phường.
6. Về công tác xây dựng chính quyền:
a) Giúp Ủy ban nhân dân quận và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
10


hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công

của Ủy ban nhân dân quận và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố.
b) Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường; giúp Ủy ban nhân dân quận
trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định
của pháp luật.
c) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình cấp có thẩm quyền xem xét,
quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành
chính của quận.
d) Giúp Ủy ban nhân dân quận trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố trên địa bàn
quậntheo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dân phố. Giúp
Ủy ban nhân dân quận trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực
hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quanhành chính, đơn vị sự nghiệp,
Uỷ ban nhân dân phường trên địa bàn quận .
8. Về cán bộ, công chức, viên chức:
a) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dânquậntrong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức,
viên chức.
b) Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường và thực hiện chính

11


sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường theo phân
cấp.
9. Về cải cách hành chính:
a) Giúp Ủy ban nhân dân quận triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan

chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân phường thực hiện công tác cải cách
hành chính.
b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quậnvề chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn quận.
c) Tổng hợp công tác cải cách hành chính trên địa bàn quận báo cáo Ủy ban
nhân dân quậnvà thành phố.
10. Giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và
hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ:
a) Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quậnchấp hành chế
độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
quậnvà lưu trữ quận.
12. Về công tác tôn giáo:
a) Giúp Ủy ban nhân dân quận chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
12


công tác tôn giáo trên địa bàn.
b) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân
dân thành phố và theo quy định của pháp luật.
13. Về công tác thi đua, khen thưởng:
a) Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân quận tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa
bànquận; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng quận.
b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn quận; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen

thưởng theo quy định của pháp luật.
14. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân
dânquậnvà Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ
trên địa bàn.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ
trên địa bàn.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán
bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định
13


của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dânquận.
18. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật
và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân quận.
19. Giúp Ủy ban nhân dân quận quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn của Ủy ban nhân dân phường về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác khác
được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân
quận
Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ có Trưởng Phòng, không quá 03 Phó Trưởng Phòng và các
công chức chuyên môn.
Trưởng phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân quận và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng.
Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt

công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ
được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được
Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm,
từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do
Chủ tịch Ủy ban nhân dânquậnquyết định theo quy định của pháp luật.

14


1.2: Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức
1.2.1:Chức năng, nhiệm vụ
Công tác văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ
chức của một cơ quan, đơn vị nói chung. Công chức, viên chức (CCVC) làm văn
thư, lưu trữ giúp lãnh đạo quản lý công tác này trong cơ quan bằng việc thực hiện
các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác văn thư,
lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu
lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên
chức làm văn thư, lưu trữ cho cơ quan và các đơn vị trực thuộc (nếu có). Hàng năm
báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Nhìn chung cán bộ chuyên viên quản lý công tác văn thư – lưu trữ phòng
Nội vụ quận Tây Hồ thực hiện đúng theo hướng dẫn của Thông tư 02/2010/TT –
BNV quy định cụ thể như sau:
Phòng Nội vụ quận có bộ phận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ giúp
trưởng phòng Nội vụ tham mưu UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ văn thư - lưu trữ tại địa phương; kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy
định về văn thư – lưu trữ của nhà nước. Thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ của quận; thực hiện

báo cáo, thống kê về văn thư – lưu trữ theo quy định của pháp luật; thực hiện các
nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Phòng Nội vụ quận, tổ chức việc giao nộp tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thành phố theo quy định.
1.2.2:Cơ cấu tổ chức
15


Tại phòng Nội Vụ đã phân công 01 đồng chí lãnh đạo phòng và bố trí 01 cán
bộ chuyên trách có chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác quản lý nhà nước về
Văn thư – lưu trữ. Mỗi người được phân công thực hiện những công việc cụ thể,
quy định thống nhất trong văn bản của lãnh đạo UBND quận. Nhờ vậy, mọi việc
trong các khâu nghiệp vụ được thực hiện trôi chảy, tránh được sự chồng chéo về
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, đảm bảo tốt mọi yêu cầu được giao.

Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ
Tại cơ quan tổ chức
2.1: Thực tiễn công tác văn thư
Nhìn chung việc quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại UBND được phòng
Nội vụ quận thực hiện khá tốt đúng theo quy định của thông tư 07/2012/TT – BNV
ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
2.1.1: Thực tiễn quy trình quản lý văn bản
2.1.1.1: Quy trình quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các văn bản do cơ quan ban hành ra để thực hiện hoạt
động quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi luôn được UBND quận Tây Hồ nói chung,
phòng Nội vụ nói riêng đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm đúng theo quy trình

16

của Nhà nước. Có như vậy các văn bản đi do cơ quan ban hành mới có tác dụng
thiết thực với cơ quan.
Để quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi của phòng Nội vụ
quận Tây Hồ đều được quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư. Các văn bản đi
của phòng Nội vụ quận Tây Hồ chủ yếu được giao cho các cán bộ chuyên môn phụ
trách soạn thảo trên máy vi tính. Văn bản sau khi được soạn thảo xong cán bộ
chuyên môn sẽ trình trưởng phòng phê duyệt về nội dung, sau đó trình Chủ tịch ký
duyệt rồi chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan hoàn thành các thủ tục pháp lý để
ban hành.
Việc đăng ký số đi chỉ được cán bộ văn thư của phòng Nội vụ đăng ký đối
với các văn bản sau: Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Giấy mời,… còn các văn bản
như Quyết định sẽ do cán bộ văn thư tại Văn phòng UBND quản lý và đăng ký.
Mỗi văn bản ban hành của phòng Nội vụ đều được lưu 02 bản gốc tại bộ
phận văn thư để tiện cho việc quản lý, tra tìm khi cần thiết. Sau đây là bảng tổng
hợp số lượng các văn bản đi của phòng Nội vụ tính đến cuối tháng 05 năm 2016:
Tên loại
văn bản

Công văn

Tờ trình

Báo cáo

Thông báo

Giấy mời

Tổng số

văn bản

15

60

18

05

05

2.1.1.2: Quy trình giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản , tài liệu do cơ quan nhận được từ các
nguồn khác đến. Văn bản đến của phòng Nội vụ quận Tây Hồ được gửi đến trực

17


tiếp thường là các loại văn bản: Công văn, Quyết định, Tờ trình, Báo cáo,…;gửi
qua đường bưu điện chủ yếu là các loại văn bản như: Giấy mời, Công điện, Thư từ,
Báo, Tập san của các cơ quan Đảng, các cơ sở, ban ngành, đơn vị trong cơ quan,
các cá nhân, tổ chức kinh tế - xã hội.
Khi văn bản được gửi đến, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận, ( riêng đối với văn
bản được gửi qua đường bưu điện văn thư nhận sẽ ký nhận tất cả các loại văn bản
do nhân viên bưu điện chuyển đến ). Khi nhận văn bản cán bộ văn thư kiểm tra,
phân loại sơ bộ. Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo như Trưởng phòng, Phó
trưởng phòng thì không bóc bì mà chuyển trực tiếp cho lãnh đạo ( người được đề
tên, chức vụ tại phần “ nơi nhận “ ngoài bì ).
Đối với các văn bản gửi chung cho phòng Nội vụ thì bóc bì để tiến hành

đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến và chuyển cho lãnh đạo và các cán bộ chuyên
viên giải quyết. Quy trình giải quyết văn bản đến được thực hiện như sau:
Bước 1: Cán bộ văn thư tiếp nhận văn bản, phân loại sơ bộ văn bản, bóc bì
( nếu văn bản được gửi qua đường bưu điện ).
Bước 2: Cán bộ văn thư đăng kí văn bản vào sổ đăng kí văn bản đến, kèm
theo phiếu xử lý công văn.
Bước 3: Cán bộ văn thư trình trưởng phòng phê duyệt cho ý kiến vào phiếu
xử lý công văn đã được trình kèm theo văn bản.
Bước 4: Sau khi trưởng phòng phê duyệt và cho ý kiến vào phiếu xử lý
công văn thì cán bộ văn thư căn cứ vào quyết định của trưởng phòng để chuyển
cho cán bộ chuyên môn phụ trách giải quyết công việc.
Bước 5: Cán bộ văn thư theo dõi tiến độ, đôn đốc giải quyết công việc đối
18


với cán bộ chuyên viên được giao phụ trách.
Qua quy trình giải quyết văn bản đến tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ trên
đây ta có thể dễ dàng thấy rõ được rằng quy trình tại phòng không có bước đóng
dấu văn bản đến. Bước đầu qua quan sát bản thân, em cũng thấy rất thắc mắc, tuy
nhiên sau một thời gian tìm hiểu em thấy được rằng: các văn bản đến nếu được
chuyển giao từ văn phòng UBND hầu như đã được bộ phận văn thư tại Văn phòng
UBND đóng dấu đến và đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến, khi đó văn bản được
chuyển giao đến phòng Nội vụ sẽ không qua bước này mà chỉ làm thủ tục đăng kí
vào sổ đăng kí văn bản đến tại văn phòng và các bước tiếp theo. Còn các văn bản
được gửi qua bưu điện thì hầu như không tiến hành đóng dấu đến mà làm thủ tục
như các bước đã nêu ở trên. Và một điểm lưu ý tại phòng Nội vụ là phiếu xử lý
công văn luôn đi kèm với văn bản đến khi trình thủ trưởng giải quyết.
2.1.2: Thực tiễn công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
2.1.2.1: Các loại hồ sơ
Qua khảo sat cho thấy, các loại hồ sơ hình thành tại UBND quận Tây Hồ

nói chung và tại phòng Nội vụ nói riêng gồm có các loại hồ sơ sau:
Hồ sơ công việc: Đây là hồ sơ bao gồm một tập văn bản có liên quan với
nhau về một vấn đề sự việc hoặc cùng đặc trưng như tên loại tác giả hình thành
trong quá trình giải quyết công thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị.
Hiện tại phòng Nội vụ quận Tây Hồ có các loại hồ sơ công việc như: Hồ sơ về báo
cáo kết quả triển khai thực hiện công tác Văn thư – lưu trữ 06 tháng đầu năm,
phương hướng nhiệm vụ 06 tháng cuối năm 2013 của UBND quận Tây Hồ; Hồ sơ
báo cáo về công tác thi đua khen thưởng trên địa bàn quận năm 2014…

19


Hồ sơ nguyên tắc: Đây là hồ sơ bao gồm các tập bản sao văn bản quy phạm
pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng
làm căn cứ pháp lý hoặc tra cứu khi giải quyết công việc.
Hồ sơ nhân sự: Đây là hồ sơ bao gồm các tập văn bản, tài liệu có liên quan
đến một cá nhân cụ thể như: hồ sơ cán bộ, hồ sơ Đảng viên… Do tính chất liên
quan đến chức năng, nhiệm vụ về quản lý, tổ chức tuyển dụng nhân lực cho nên
phòng Nội vụ hiện đang lưu hầu như toàn bộ hồ sơ cán bộ, Đảng viên đang làm
việc tại đơn vị trực thuộc UBND quận.
2.1.2.2: Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức trong năm kèm theo ký hiệu và thời hạn
bảo quản của mỗi hồ sơ, được dùng làm căn cứ để các đơn vị cá nhân lập hồ sơ.
Bản danh mục hồ sơ có tác dụng làm căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập
hồ sơ tại cơ quan, đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của
mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan; làm căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ, phục vụ cho công việc
sau này.
Tuy nhiên trên thực tế khảo sát cho thấy tại UBND quận Tây Hồ nói chung

và phòng Nội vụ nói riêng chưa xây dựng được bản danh mục hồ sơ, mà chủ yếu
việc lập hồ sơ được cán bộ công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ.
2.1.2.3: Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một công tác hết
sức quan trọng của mỗi cơ quan đơn vị, việc lập hồ sơ sẽ tạo thói quen nề nếp cho
20


cán bộ nhân viên trong cơ quan, tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ, cho ra được
những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ quan và tránh bỏ sót các tài liệu có giá
trị cao. Còn việc giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan sẽ giúp cho việc bảo quản tài
liệu được chặt chẽ an toàn, tránh tình trạng hư hỏng hồ sơ tài liệu.
Tuy nhiên trên thực tế, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan còn khá nhiều hạn chế, đơn cử một số tình trạng như: việc lập hồ sơ tại một
số đơn vị còn khá dềnh dàng, chưa đúng với thời hạn quy định được giao. Công tác
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan không được một số đơn vị thực hiện tốt đơn cử
tại phòng Nội vụ, hồ sơ công việc chủ yếu được lưu trữ tại phòng và chỉ có một số
ít tài liệu được giao nộp vào lưu trữ cơ quan.
Qua thực tế trên ta có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ tại UBND quận nói
chung và tại phòng Nội vụ nói riêng tuy đã đáp ứng được phần nào theo quy định
của Nhà nước về công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, nhưng vẫn
còn khá nhiều những hạn chế trong công tác này, đặc biệt là công tác giao nộp hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan thực sự chưa được thực hiện triệt để. Điều đó phần nào cho
thấy được nhận thức về tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào
lưu trữ cơ quan của cán bộ, công chức tại UBND quận Tây Hồ là chưa cao và nên
được khắc phục trong thời gian sớm nhất.
2.2: Thực tiễn công tác lưu trữ
2.2.1: Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là việc vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu

cụ thể được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
theo giá trị của chúng về các mặt ( chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác )
21


và loại bỏ những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để thực hiện tiêu hủy theo
đúng quy định của Nhà nước.
Việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa hết sức quan trọng, quyết định đến số
phận của tài liệu. Vì vậy, UBND Quận Tây Hồ đã tiến hành xác định giá trị tài liệu
thường xuyên theo từng năm và xác định thời hạn bảo quản là “lâu dài” và “vĩnh
viễn” theo đúng tinh thần của Nghị định 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu Trữ. Điều này
nhằm tối ưu hóa và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu một cách tốt nhất.
Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm tổ chức việc xác định giá trị tài
liệu theo quy định hiện hành. Cán bộ lưu trữ cơ quan phối hợp với Trưởng phòng
chuyên môn trong việc quy định thời gian lưu trữ của các loại tài liệu, hồ sơ.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan có nhiệm vụ xem xét toàn bộ tài
liệu hết giá trị cần tiêu hủy, tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định
của Cục văn thư lưu trữ nhà nước.
Khối tài liệu được sản sinh ra đã có không ít những văn bản, tài liệu có nội
dung trùng thừa, giống nhau về thể thức, nội dung công việc…gây cản trở cho
công các chỉnh lý tài liệu sau này.
Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu thì phải lựa chọn những tài liệu có giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử, còn đối với tài liệu hết giá trị, tài liệu hỏng và tài liệu
trùng thừa cơ quan đã tiến hành lập biên bản và có mục lục thống kê những tài liệu
loại. Đồng thời việc tiêu hủy tài liệu cũng được xem xét và đề nghị đồng ý cho tiêu
hủy tài liệu bằng văn bản.
Tuy nhiên cơ quan lại chưa xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho từng loại

22

tài liệu cụ thể, cho nên điều này làm cho các cán bộ lưu trữ gặp khó khăn trong
công tác xác định giá trị tài liệu hàng năm. Song trên thực tế, cán bộ làm công tác
xác định giá trị tài liệu tại cơ quan cũng đã áp dụng bảng thời hạn bảo quản tiêu
biểu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thành lập và ban hành bằng văn bản số
25 – NV ngày 10/09/1975 và Thông tư số 09/2011/ TT – BNV ngày 03/06/2011
của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan tổ chức; vì vậy cũng đã khắc phục được phần nào những hạn
chế.
2.2.2: Công tác thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lưu trữ cơ quan và
phông lưu trữ quốc gia, để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu
trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định.
Đối với lưu trữ cơ quan, nguồn thu thập chủ yếu là những tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của đơn vị thuộc cơ quan đó ( những tài liệu đó đã được
giải quyết xong công việc ở giai đoạn văn thư ). Những đơn vị thực hiện chức năng
chủ yếu của cơ quan là nguồn thu chính vào lưu trữ cơ quan.
Tại UBND quận Tây Hồ công tác thu thập bổ sung tài liệu rất được coi
trọng. Hằng năm UBND quận thường xuyên đôn đốc các cơ quan, ban ngành thuộc
diện nộp lưu tài liệu vào kho lưu trữ. Quận đã ban hành danh mục các đơn vị thuộc
diện nộp lưu tài liệu ( kèm theo chỉ thị số 05/2010/ CT – UBND ngày 25/02/2010).
Trong kho lưu trữ hiện tại có 113 giá sắt đựng tài liệu tương đương 654m tài
liệu lưu trữ. Bộ phận Lưu trữ được bố trí ở vị trí thoáng mát, rất thuận lợi cho công
tác bảo quản và lưu trữ hồ sơ tài liệu ở cơ quan, hệ thống phòng cháy chữa cháy
23


của kho lưu trữ luôn được đảm bảo an toàn tuyệt đối.

Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều
11 – Luật lưu trữ.
Tại UBND quận Tây Hồ hằng năm đến hạn nộp lưu, cán bộ lưu trữ nhắc nhở
các bộ phận chuẩn bị tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, sau đó cán bộ lưu trữ
đến từng bộ phận thu nhận tài liệu, tài liệu thu từ các bộ phận hầu hết chưa được
chỉnh lý và chỉ có một số ít tài liệu được lập hồ sơ. Các thủ tục giao nộp hồ sơ đều
được tuân thủ theo quy định của Nhà nước.
Tuy nhiên nhìn chung khâu thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan của
quận Tây Hồ đã phần nào đảm bảo được các quy định của cơ quan cấp trên, giúp
cho việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ có kết quả tốt cho hoạt
động của quận.

2.2.3: Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học
trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá
trị tài liệu; hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Với khối lượng tài liệu sản sinh hằng năm khá nhiều, cho nên công tác chỉnh
ký luôn được chú trọng. Quy trình chỉnh lý theo phương án “Thời gian – mặt hoạt
động” được tiến hành như sau:
Phân loại tài liệu
24


Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm.
Phân chia tài liệu thành nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản.
Lập hồ sơ
Là công việc quan trọng nhất của chỉnh lý tài liệu. Kết thúc công việc lập hồ
sơ thì mỗi nhóm nhỏ là một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự
ngày tháng văn bản từ nhỏ đến lớn. Trường hợp một hồ sơ mà có quá nhiều văn

bản, quá dày thì phải phân chia thành các tập cho phù hợp.
Biên mục hồ sơ
Đánh số tờ
Viết mục lục văn bản
Viết chứng từ kết thúc
Viết bìa hồ sơ
Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp hộp
Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ
Do thời gian kiến tập không cho phép nên em khồng được trực tiếp tham
gia vào quá trình chỉnh lý. Nhưng qua tìm hiểu và được cán bộ Văn phòng cung
cấp thông tin cho biết công tác chỉnh lý chủ yếu là hợp đồng với công ty chỉnh lý,
bởi cán bộ làm công tác lưu trữ ở quận chủ yếu là kiêm nhiệm và chỉ có một cán bộ
chuyên trách về lưu trữ, cho nên nếu xét về nhân lực thì không thể đáp ứng so với
thực tế công việc.

25