BÁO cáo KIẾN tập quản trị văn phòng tại UBND huyện Sơn Động

MỤC LỤC


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
STT

TỪ VIẾT TẮT

NỘI DUNG VIẾT TẮT

HĐND

Hội đồng nhân dân

UBND

Ủy ban nhân dân

TTATXH

Thông tin an toàn xã hội

1
2
3
4
Kinh tế xã hội
KTXH
5
PTNT

Phát triển nông thôn

CCHC

Cải cách hành chính

CNTT

Công nghệ thông tin

PHÓ CVP

Phó Chánh văn phòng

QPPL

Qui phạm pháp luật

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

6
7
8
9
10


LỜI NÓI ĐẦU

Trong quá trình hội nhập nền kinh tế quốc tế đất nước ta đã và đang thực hiện
các công cuộc đổi mới đất nước, sự phát triển không ngừng của các lĩnh vực hoạt
động trong xã hội đòi hỏi nhà nước ta cần phải thực hiện các công cuộc cải cách
đặc biệt là cải cách hành chính và để thực hiện được điều đó thì văn bản là công cụ
để nhà nước quản lý giám sát công việc thực hiện các chủ trương, chính sách do
nhà nước ban hành.
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, các lĩnh vực đều được
hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự điều chỉnh để phù hợp với thực
tại. Công tác quản trị văn phòng ở mỗi cơ quan đều được quan tâm về mọi mặt,
Đảng và Nhà nước ta đã và đang có những chủ trương chính sách ngày càng hiện
đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý ở mỗi cơ quan.
Trong quá trình học tập và rèn luyện em đã được thầy cô truyền đạt nhiều kiến
thức quí báu, vô cùng bổ ích, và để thực hiện phương châm học đi đôi với hành, lý
luận đi đôi với thực tiễn, được nhà trường tổ chức đợt kiến tập 22 ngày ( từ ngày 1
tháng 06 đến ngày 22 Tháng 06 năm 2016) em đã đăng ký kiến tập tại văn phòng
HĐND-UBND huyện Sơn Động kiến tập nhằm củng cố lý thuyết và rèn luyện kỹ
năng nghiệp vụ của mình.
Được sự đồng ý của nhà trường và sự tiếp nhận của UBND huyện Sơn Động,
em đã có đợt kiến tập tại cơ quan, bản thân tôi đã áp dụng các kiến thức đã học vào
thực tiễn công việc và rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm giúp em rèn luyện
phong cách làm việc chủ động, năng động, sáng tạo hơn, đó là hành trang quan
trọng cho công việc của em sau này.
Báo cáo kiến tập sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em rút ra được tại cơ quan kiến tập. Mặc dù em đã
cố gắng đi sâu vào tìm hiểu thực tế các chức năng, hoạt động của văn phòng cơ


quan nhưng bài báo cáo của em chưa thể phản ánh hết quá trình hoạt động của cơ
quan vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của lãnh đạo văn phòng cùng các

thầy cô giáo để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Những ý kiến đóng góp của thầy cô sẽ giúp em nhận ra những hạn chế
và qua đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !

Sơn Động, ngày 25 tháng 6 năm 2016
Sinh viên

Nịnh Thị Vinh


PHẦN NỘI DUNG
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND – UBND HUYỆN SƠN
ĐỘNG
I.Chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn
Động
1. Vài nét về UBND huyện Sơn Động
Sơn Động là huyện vùng cao của tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm tỉnh lỵ 80
km về phía Đông Bắc; diện tích tự nhiên 844,32 km2 (chiếm 22% diện tích toàn
tỉnh). Phía Bắc giáp các huyện Lộc Bình, Đình Lập tỉnh Lạng Sơn; phía Đông và
phía Nam giáp các huyện Ba Chẽ, Hoành Bồ và thị xã Uông Bí tỉnh Quảng Ninh;
phía Tây giáp các huyện Lục Nam, Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang.
Trên địa bàn huyện có khu du lịch sinh thái Khe Rỗ, Khe Vàng, đồi cỏ Đồng
Cao và một số tài nguyên khoáng sản như: quặng đồng ở các xã Giáo Liêm, Cẩm
Đàn; quặng thiếc ở xã Vân Sơn và mỏ than Đồng Rì với trữ lượng ≈ 100 triệu tấn
đang được khai thác, cung cấp than thành phẩm phục vụ hoạt động của Nhà máy
Nhiệt điện Sơn Động với công suất 220MW.
Toàn huyện có 21 xã và 2 thị trấn với 178 thôn, bản, khu phố (trong đó có 14 xã
đặc biệt khó khăn, 28 thôn đặc biệt khó khăn của xã vùng II); đã có 22/23 xã, thị

trấn với 170 thôn bản có điện lưới Quốc gia. Dân số ≈ 7,3 vạn người và 12 dân tộc
cùng chung sống (trong đó dân tộc thiểu số chiếm 47,2%).
Phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” được các cấp,
các ngành và nhân dân hưởng ứng tích cực, việc thực hiện nếp sống văn minh
trong việc cưới, việc tang, lễ hội đã được đưa vào quy ước, hương ước của bản,
làng, thôn, khu phố và được nhân dân đồng tình hưởng ứng, một số Lễ hội văn hoá
truyền thống mang đậm bản sắc văn hoá dân tộc như Hội hát Soong Hao tại khu
vực 6 xã Cẩm Đàn, Hội hát Then khu vực Vân Sơn, Hội bơi chải khu trung tâm


huyện được khôi phục và duy trì hàng năm, tỷ lệ phủ sóng phát thanh đạt 95,4%,
phủ sóng truyền hình đạt 90%. An ninh chính trị, TTATXH luôn ổn định và
thường xuyên được giữ vững.

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức UBND huyện Sơn Động
2.1. Chức năng
- UBND do HĐND bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà
nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước
cấp trên.
- UBND chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ
trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực
hiện các chính sách khác trên địa bàn.
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới
cơ sở.
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần đảm bảo
sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới
cơ sở.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sơn Động

* Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng kế hoạch phát triển KTXH;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
* Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát


triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định.
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống; phát
triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ
đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng; quản lý việc khai thác, sản
xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của UBND tỉnh.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,

dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
* Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá


- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về giáo
dục, quản lý các trường tiểu học, THCS trường dạy nghề; chỉ đạo việc xoá mù
chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; thực hiện chính sách dân số
và kế hoạch hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất
lượng tại địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
* Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng có khó khăn đặc biệt;
* Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp;
- Tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của
công dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,
quyết định.


1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sơn Động
Căn cứ vào tình hình và đặc điểm của từng địa phương, văn phòng HĐND –
UBND huyện Sơn Động có cơ cấu tổ chức như sau:

- Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực của địa phương, do dân bầu ra
theo nhiệm kỳ 5 năm, đại diện cho ý chí nguyện vọng của nhân dân
- Ủy ban nhân dân do Hội đồng nhân dân huyện bầu ra, là cơ quan hành
chính cấp địa phương, cơ quan chấp hành của HĐND huyện Sơn Động và
cơ quan cấp trên.
+ UBND huyện có cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Chủ tịch UBND huyện: là người đứng đầu cơ quan khối ủy ban có nhiệm
vụ quản lý và điều hành toàn bộ các công việc của UBND.
- Các phó chủ tịch: giúp việc cho chủ tịch huyện trong công tác lãnh đạo.
UBND huyện Sơn Động gồm: 01 Chủ tịch; 02 Phó Chủ tịch và 13 cơ quan
chuyên môn gồm:
1. Văn phòng HĐND và UBND huyện
2. Phòng Giáo dục và Đào tạo
3. Thanh tra huyện
4. Phòng Nông nghiệp và PTNT
5. Phòng Tài chính – Kế hoạch
6. Phòng Kinh tế và Hạ Tầng
7. Phòng Văn hóa và Thông tin
8. Phòng Tài nguyên và Môi trường
9. Phòng Y tế
10.Phòng Tư pháp
11.Phòng Nội vụ
12.Phòng Dân tộc
Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Sơn Động( phụ lục 1)

2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng
UBND huyện Sơn Động


2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
* Chức năng
Văn phòng có chức năng giúp HĐND, UBND huyện điều hoà, phối hợp hoạt
động chung của cơ quan, ban ngành thuộc huyện (sau đây gọi chung là các ngành),
UBND xã, thị trấn; tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND huyện chỉ đạo, điều
hành hoạt động của HĐND, UBND huyện.
* Nhiệm vụ
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng, cả
năm và toàn khoá của Thường trực HĐND, UBND huyện. Đôn đốc, kiểm tra các
ngành, xã, thị trấn thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành và các
Nghị quyết của HĐND, quyết định của UBND và chủ tịch UBND huyện.
Tổ chức phục vụ đại biểu HĐND huyện tiếp xúc cử tri; tổng hợp ý kiến, kiến
nghị của cử tri báo cáo Thường trực HĐND huyện theo quy định.
Tham mưu chuẩn bị nội dung và tổ chức các kỳ họp HĐND, UBND huyện,
Chuẩn bị báo cáo định kỳ về hoạt động của HĐND; phối hợp với các cơ quan chức
năng chuẩn bị báo cáo kết quả giải quyết ý kiến kiến nghị của cử tri tại các kỳ họp;
Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành của UBND huyện và chủ tịch UBND huyện. Thực hiện công tác thông tin báo cáo
định kỳ, đột xuất được giao theo quy định.
Giúp UBND huyện xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, đề án phát
triển kinh tế - xã hội thực hiện nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện và Nghị quyết của
HĐND huyện; soạn thảo, chuẩn bị dự thảo các văn bản theo sự phân công của Chủ tịch


UBND huyện. Rà soát lần cuối về thể thức, thẩm quyền, nội dung văn bản trình
Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện ký ban hành.
Tham mưu duy trì giữ mối quan hệ công tác giữa Thường trực HĐND, UBND
huyện với Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể nhân dân,
Toà án nhân dân, Viện kiểm soát nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của tỉnh đóng
trên địa bàn huyện.

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của UBND huyện,
Chủ tịch UBND; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có
liên quan.
Là đầu mối quản lý thống nhất việc soạn thảo, ban hành văn bản của Thường
trực HĐND, UBND huyện; quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp HĐND, UBND huyện
theo quy định.
Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng các quy định về CCHC trong việc xử lý
công việc thuộc phạm vi của văn phòng; quản lý công tác văn thư, lưu trữ hiện hành.
Quản trị mạng công nghệ thông tin nội bộ; triển khai ứng dụng CNTT trong hoạt động
công tác của HĐND, UBND và của cơ quan Văn phòng.
Tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải quyết khiếu nại tố
cáo và kiến nghị của công dân;.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và đảm bảo điều kiện
phục vụ các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện và của Văn
phòng theo quy định.
Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và kinh phí, tài
sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật.


Phối hợp với Phòng Tư pháp trong việc ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật. Quản lý hoạt động của bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa.
Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác do thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch
UBND huyện giao.
*Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Văn phòng HĐND và UBND huyện gồm có: Chánh Văn phòng phụ trách
chung; Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp khối kinh tế, Đề án giảm nghèo
theo Nghị quyết 30a của Chính phủ, Xây dựng nông thôn mới; Phó Chánh Văn
phòng phụ trách tổng hợp khối Văn xã, Trang thông tin điện tử; Phó Chánh Văn
phòng phụ trách Cải cách Hành chính, Công nghệ thông tin, hoạtđộng bộ phận
“một cửa”, công tác HĐND.

* Các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ: Bộ phận chuyên viên tổng hợp; Bộ
phận nhân viên Văn thư - Lưu trữ và in ấn văn bản;Bộ phận nhân viên kế toán, tạp
vụ, thủ quỹ; Bộ phận nhân viên bảo trì hệ thống điện, nước; Bộ phận lái xe; Bộ
phận nhân viên phục vụ nhà khách UBND huyện.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Động
( phụ lục 2)
2.1.2. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả việc các vị trí trong
Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Động


STT

VỊ TRÍ VIỆC LÀM

I

Vị trí việc làm gắn với công
việc của lãnh đạo, quản lý,
điều hành văn phòng
Chánh văn phòng phụ trách
chung
Phó Chánh văn phòng Tổng
hợp Văn hóa - Xã hội, HĐND
Phó Chánh văn phòng phụ trách
Công tác – Nội chính
Phó Chánh Văn Phòng phụ
trách Hành chính – Quản trị
Vị trí việc làm gắn với công
việc chuyên môn, nghiệp vụ
Chuyên viên kinh tế - Nội chính

– Tiếp công dân
Chuyên viên Văn hóa – Xã hội,
HĐND
Chuyên viên CNTT
Văn thư, lưu trữ
Kế toán
Tiếp nhận và trả kết quả
Vị trí việc làm gắn với công
việc hỗ trợ
Bảo vệ
Tạp vụ
Bảo trì điện, nước
Lái xe

1
2
3
4
II
1
2
3
4
5
6
III
1
2
3
4

SỐ LƯỢNG
NGƯỜI LÀM
VIỆC
02

BIÊN CHẾ CẦN
THIẾT

01

01

01

01

01

01

01

01

09

09

01

01

01

01

01
01
01
04
10

01
01
01
04
10

02
05
01
02

02
05
01
02

04

2.1.2. Qui trình phân công nhiệm vụ của nguồn nhân sự thuộc Văn
phòng
a. Ông Hoàng Văn Phương
- Chức vụ :Chánh Văn phòng:
Phụ trách chung các lĩnh vực công tác của Văn phòng và làm chủ Tài khoản
của cơ quan.
Công việc cụ thể: Chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức của đơn vị; trực tiếp
tham mưu giúp UBND huyện thực hiện quy chế làm việc, xây dựng chương trình
công tác, cung cấp thông tin phục vụ sự chỉ đạo điều hành của UBND huyện; tham
mưu cho Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành khối nội chính, mối quan hệ
công tác đối với các cơ quan, đơn vị tư pháp; tham mưu giúp UBND, Chủ tịch
UBND huyện trong công tác giải quyết đơn thư, khiếu nại, tố cáo và an ninh chính
trị, trật tự An toàn xã hội; làm chủ tài khoản của đơn vị; phụ trách công tác thi đua,
khen thưởng.
b.Ông Hoàng Văn Nguyễn
- Chức vụ : Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp Văn hóa - Xã hội,
HĐND.
Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp, giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:
- Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp lĩnh vực Văn hóa - Xã hội, cụ
thể:
+ Tham mưu, đề xuất nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, Chương trình công tác;
chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo kết luận các hội nghị, buổi làm việc của
UBND, thường trực UBND huyện liên quan đến khối.


+ Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị thuộc khối phụ trách trong việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ và chế độ thông tin báo cáo.

+ Đôn đốc, tổng hợp báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, các báo cáo bộ
phận tổng hợp thực hiện nhiệm vụ được giao. Tham gia một số một số Ban chỉ đạo,
Ban tổ chức, Tổ công tác theo sự phân công.
+ Điều hành công việc chung của cơ quan khi ChánhVăn phòng đi vắng
hoặc được ủy quyền.
- Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ hoạt động của HĐND,
Thường trực HĐND huyện, cụ thể:

+ Tham mưu, đề xuất nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, chương trình công tác
của HĐND huyện hàng tháng, quý, năm; chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự
thảo kết luận các kỳ họp, hội nghị, các buổi làm việc của HĐND, Thường trực
HĐND huyện.
+ Tổng hợp báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng, năm và báo cáo chuyên đề
đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin của HĐND huyện và của cấp trên.
- Tham gia một số Ban chỉ đạo, Ban tổ chức, Tổ công tác theo sự phân
công.
c. Ông Nguyễn Thành Phong
- Chức vụ: Phó CVP phụ trách công tác Kinh tế - Nội chính – Tiếp công
dân
- Phụ trách công tác tham mưu, tổng hợp, thẩm định, theo dõi và đôn đốc
hoạt động của các cơ quan thuộc khối kinh tế, nội chính, tiếp công dân. Tham mưu,
đề xuất nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, kế hoạch công tác và chuẩn bị nội dung, ghi
biên bản và dự thảo kết luận các hội nghị, các buổi làm việc của UBND, Thường
trực UBND huyện liên quan đến khối; tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện nhiệm
vụ phát triển KT - XH tháng, quý, năm của huyện.


- Phụ trách công tác xử lý, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo; chịu trách
nhiệm chuẩn bị, tham mưu, đề xuất thực hiện công tác tiếp dân (các phiên tiếp dân
định kỳ, đột xuất).

- Tham gia một số Ban chỉ đạo, Ban tổ chức, Tổ công tác theo sự phân
công.
d. Ông Nguyễn Hữu Năm
- Chức vụ: Phó Chánh văn phòng Hành chính - Quản trị
- Phụ trách công tác hành chính quản trị, trực tiếp quản lý, điều hành, cấp
phát xăng xe ô tô, đảm bảo phương tiện, điều kiện, đáp ứng yêu cầu công tác của
Thường trực HĐND, UBND huyện. Tổ chức đón, tiếp các đoàn khách trong và
ngoài huyện đến làm việc với Thường trực HĐND, UBND và Văn phòng. Giúp
chủ tài khoản giám sát việc chi tiêu nội bộ, quản lý cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt
động của cơ quan.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc cán bộ, nhân viên
thuộc bộ phận văn thư, lưu trữ, hành chính, tạp vụ, lái xe, bảo vệ, điện nước trong
việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Chỉ đạo hoạt động, hướng dẫn, phân công công việc và kiểm tra, đôn đốc
cán bộ, viên chức thuộc Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa
điện tử liên thông” của UBND huyện và chuyên viên tổng hợp phụ trách lĩnh vực
được phân công phụ trách.
* Về cán bộ, công chức, viên chức cơ quan
* Bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ bao gồm các chuyên viên phụ trách các
lĩnh vực: Văn xã; Kinh tế - Nội chính; Hội đồng nhân dân; Kế toán; Văn thư, Lưu
trữ; Công nghệ thông tin thực hiện công việc sau:
- Tham mưu, tổng hợp, thẩm định, theo dõi đôn đốc hoạt động của các cơ
quan thuộc khối phụ trách: Tham mưu xây dựng dự thảo văn bản chỉ đạo, giao thực
hiện nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý của các cơ quan; thẩm định, trình ký các loại
văn bản: Báo cáo, Kế hoạch, Quyết định... của các cơ quan đơn vị trình UBND,


Thường trực UBND huyện; Phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc khối
được phân công chuẩn bị các điều kiện tổ chức hội nghị, lớp tập huấn...
- Công tác tổng hợp chung: Theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo kết quả

thực hiện nhiệm vụ phát triển KT - XH tháng, quý, năm của huyện; tham mưu xây
dựng chương trình công tác tháng, năm của Thường trực HĐND, UBND huyện;
tham mưu văn bản chỉ đạo giải quyết kiến nghị của cử tri, đôn đốc, tổng hợp báo
cáo kết quả giải quyết ý kiến, kiến nghị của Uỷ ban MTTQ, đại biểu HĐND huyện
và cử tri tại các kỳ họp HĐND huyện.
- Cập nhật nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Lập dự toán kinh phí hàng
năm, đột xuất. Lập báo cáo quyết toán tài chính quý, năm. Lập báo cáo tài chính
gửi Thường trực UBND, lãnh đạo Văn phòng. Các văn bản khác liên quan đến tài
chính: Tờ trình, quyết định.
- Tiếp nhận, đăng ký; nhập văn bản đến vào phần mềm quản lý hồ sơ công
việc, chuyển văn bản đến (bản giấy đối với những văn bản quy định không gửi qua
điện tử) cho thủ trưởng cơ quan. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ký
hiệu và ngày tháng phát hành văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ “Mật,
Khẩn,…” (nếu có); đăng ký văn bản đi; chuyển phát văn bản đi bằng bản giấy hoặc
qua phần mềm hồ sơ công việc; lưu trữ văn bản đi. Lập hồ sơ hiện hành và chỉnh lý
tài liệu và nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của
HĐND, UBND huyện và Văn phòng.
- Tham mưu triển khai thực hiện, duy trì việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại các cơ quan chuyên môn trực
thuộc UBND huyện. Chịu trách nhiệm về hoạt động của Trang thông tin điện tử
của huyện, phần mềm Quản lý hồ sơ công việc.
* Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả gồm: Các chuyên viên phụ trách các lĩnh
vực: Tài chính - Kinh tế; Lao động - Thương binh và Xã hội; Tài nguyên và Môi
trường, thực hiện nhiệm vụ cụ thể sau:
- Tiếp các tổ chức, công dân đến giải quyết thủ tục hành chính tại nơi làm
việc của Bộ phận một cửa điện tử liên thông khi có yêu cầu giải quyết công việc


trong phạm vi thẩm quyền của UBND huyện, được quy định giải quyết theo cơ chế
“một cửa”, “một cửa điện tử liên thông”. Đôn đốc, giám sát các cơ quan liên quan

thực hiện đúng các quy định hành chính trong giải quyết công việc.
- Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cho các tổ chức, công dân. Hướng dẫn công
dân và tổ chức về thủ tục, hồ sơ theo quy định; kiểm tra, cập nhật các dữ liệu vào
phần mềm quản lý và sổ theo dõi; in phiếu hẹn đối với các hồ sơ đủ điều kiện được
thụ lý. Đối với các hồ sơ chưa hoàn chỉnh thì hướng dẫn cụ thể để tổ chức, công
dân bổ sung hoàn chỉnh theo quy định.
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan trong việc giải quyết các thủ tục hành chính
đảm bảo thời gian theo quy định.
* Bộ phận Phục vụ, hỗ trợ: Hành chính, lái xe, bảo trì điện nước, bảo vệ, tạp
vụ.
- Thiết lập chứng từ chi thường xuyên, đột xuất của Văn phòng chuyển kế
toán làm thủ tục thanh toán. Mua sắm văn phòng phẩm, vật tư văn phòng phục vụ
công tác chuyên môn của lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và chuyên viên Văn
phòng.
- Lái xe phục vụ công tác của Thường trực HĐND, UBND huyện.
- Bảo vệ cơ quan, quản lý hội trường.
- Dọn vệ sinh phòng làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện, dọn
vệ sinh trụ sở làm việc của HĐND, UBND huyện, Văn phòng.
- Phụ trách công tác bảo trì điện nước tại Trụ sở làm việc của HĐND,
UBND huyện
2.1.3. Nhận xét và đánh giá
* Ưu điểm:
Nhìn chung các cán bộ công chức viên chức UBND huyện Sơn Động đã làm đúng
chức năng nhiệm vụ của mình
*Nhược điểm:


Trong quá trình thực hiện chức năng nhiệm vụ vẫn có một số cán bộ công chức
viên chức thi hành nhiệm vụ vượt quá quyền hạn của mình.
II. Soạn thảo và ban hành văn bản

2.1.

Soạn thảo văn bản

- Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn bản hành
chính thông thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu
trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Người đứng đầu các cơ quan,
đơn vị trực thuộc sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy
ngay cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký
nháy ở cuối mỗi trang.
- Đối với trường hợp các cơ quan được giao tham mưu xây dựng văn bản quy
phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực
hiện theo Luật Ban hành văn bản QPPL hiện hành.
2.2.Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành trong 4 năm trở lại đây
Thống kê số lượng văn bản phát hành của ủy ban nhân dân huyện Sơn
Động( 2012-2015)

Năm
2012
2013
2014
2015

Quyết
định chủ
tịch
3966
3556
5879
5786

Quyết
định ủy
ban
720
625
1107
1254

Công
văn

Báo cáo

Thông
báo

Chỉ thị

Giấy
mời

1025
1200
1536
1645

138
187
115

130

65
53
65
70

04
05
08
06

173
187
195
213

( Nguồn Văn phòng HĐND-UBND huyện Sơn Động)
Một số văn bản do cơ quan ban hành ( Xem phần phụ lục )


2.3. Thẩm quyền ban hành văn bản
2.3.1. Thẩm quyền ban hành
* Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản: Chỉ thị, quyết định của UBND huyện về
chủ trương chính sách công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và cán bộ, cơ quan
trực thuộc huyện, cải cách hành chính, quốc phòng an ninh, công tác chỉ đạo điều
hành về các kế hoạch, ngân sách và các dự án quan trọng, phê chuẩn biên bản bầu
cử chủ tịch, phó chủ tịch UBND xã, thị trấn, các văn bản quản lý đất đai và ký các
văn bản trình tỉnh ủy UBND tỉnh, giải quyết các đơn khiếu nại, tố cáo của huyện.
- Cho ý kiến cuối cùng trước khi quyết định về : kế hoạch phát triển kinh tế xã hội

và dự toán ngân sách nhà nước hàng năm, điều hành toàn diện công tác kế hoạch
đầu tư xây dựng cơ bản và ngân sách huyện, các chương trình dự án và những
công việc cần phải trình UBND tỉnh, các sở ngành tỉnh, huyện ủy, ban thường vụ
huyện ủy, HĐND – UBND huyện. Nếu chủ tịch đi công tác hoặc bận công việc thì
phó chủ tịch được ủy nhiệm ký thay.
* Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được chủ tịch ủy
nhiệm ký thay một số chỉ thị, quyết định của UBND huyện để chỉ đạo ký các văn
bản xử lý các vấn đề cụ thể, ký duyệt các văn bản liên quan đến lĩnh vực kinh
tế,văn hóa – xã hội, là người phát ngôn với báo chí và ủy quyền cho Chánh văn
phòng.
- Có thẩm quyền ban hành các văn bản thuộc quyền phụ trách các khối kinh tế XDCB và khối văn hóa xã hội, ra các quyết định đấu thầu, chỉ định thầu mua sắm
trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo qui định của pháp luật, giải quyết các đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách.
+ Văn bản của các ngành thuộc UBND huyện Sơn Động trước khi ban hành phải
đăng ký với văn phòng để thẩm định và thự hiện các qui trình theo luật ban hành.
+ Chánh văn phòng được thừa lệnh chủ tịch UBND ký các công văn thông thường,
các thông báo, giấy giới thiệu, giấy mời sao lục các văn bản của cấp trên.
2.4.Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản


2.4.1.Thể thức văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định tại Thông tư
liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005; Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính;
2.4.2. Kĩ thuật trình bày văn bản
- Cách thức soạn thảo và trình bày văn bản phải có đầy đủ 9 thành phần:
Quốc hiệu;Tên cơ quan ban hành; Số và kí hiệu;Địa danh, ngày tháng
năm;Tên loại và trích yếu nội dung;Nội dung;Quyền hạn, chức vụ, họ tên
và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, tổ chức:Nơi nhận.

2.5. Qui trình soạn thảo văn bản
Để phục vụ cho quá trình soạn thảo và ban hành văn bản UBND huyện Sơn Động
đã ban hành các quyết định và thực hiện theo đúng qui định của nhà nước :
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Quyết định số 1036/2011/QĐ-UBND ngày 24/10/2011 của UBND Ban
hành Quy định về chế độ trình ký, phát hành văn bản hành chính Nhà nước;
- Quyết định số 06/2014/QĐ-UBND ngày 13/11/2014 của UBND Ban hành
Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành công
việc qua mạng tại UBND huyện Sơn Động.
Sơ đồ hóa qui trình soạn thảo và ban hành văn bản ( phụ lục 3)
a. Trách nhiệm của các cá nhân liên quan đến qui trình ban hành văn bản
+ Phân công soạn thảo văn bản


Căn cứ theo yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo, thủ trưởng cơ
quan đơn vị phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng nhiệm vụ
của cán bộ theo qui chế làm việc.
+ Soạn thảo văn bàn
- Các cơ quan chuyên môn sau khi trình Lãnh đạo HĐND, UBND, Chánh
Văn phòng hoặc Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn duyệt bản thảo, văn
bản sẽ được chuyển tới các chuyên viên tổng hợp ở Văn phòng đánh máy
hoặc kiểm tra lại văn bản.
- Cán bộ tại các phòng ban đơn vị trực thuộc huyện khi được giao nhiệm vụ
soạn thảo phải tuân thủ theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Trong khi đánh máy hoặc kiểm tra lại thấy sai sót nếu thấy chưa hợp lý thì
chuyên viên tổng hợp hỏi lại người thảo hoặc người duyệt bản thảo để kịp
thời sửa chữa, bổ sung. Sau khi đã kiểm tra văn bản cả về chức năng,
nhiệm vụ, nội dung, thể thức, lỗi sai trong đánh máy thì trình Lãnh đạo

Văn phòng để nháy (ký), sau đó trình lên Thường trực UBND ký, ban
hành văn bản.
- Cơ quan chuyên môn sau khi soạn thảo văn bản có thể gửi trực tiếp cho
Lãnh đạo Văn phòng, Thường trực UBND huyện xem xét duyệt, ký, ban
hành văn bản.
Nói chung qua khảo sát tình hình thực tế công tác văn thư ở văn phòng HĐND
và UBND huyện Sơn Động thấy được việc soạn thảo và ban hành văn bản đã được
quan tâm và được thực hiện theo đúng trình tự thủ tục được quy định.
2.6. Nhận xét và Đánh giá
* Ưu Điểm:
Tất cả các văn bản mà Văn phòng HĐND-UBND huyện Sơn Động soạn
thảo và ban hành đều đầy đủ các yếu tố về thể thức, hoàn chỉnh, đầy đủ về nội
dung, khoa học, có tính chất pháp lý cũng như thẩm mỹ.
*Nhược điểm:


Tên cơ quan ban hành văn bản: Nhìn chung phần tên cơ quan đúng với thể
thức nhưng vẫn có một số văn bản sai thể thức:

ỦY BAN NHÂN DÂN
Huyện Sơn Động
Ví dụ:

Theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP thì phần thể thức phải
trình bày như sau :
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN SƠN ĐỘNG

III. Quản lý văn bản đi
3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày, ghi số ngày, tháng, năm văn

bản
- Bộ phận soạn thảo, cơ quan tham mưu có trách nhiệm kiểm tra lại và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản trước khi ký ban hành.
- Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra và chịu
trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi qua bộ
phận văn thư ban hành.
* Ký văn bản


- Thẩm quyền ký: Chủ tịch ký thay mặt (TM) đối với văn bản của UBND,
các Phó Chủ tịch ký thay (KT.) khi Chủ tịch đi vắng hoặc các văn bản thuộc lĩnh
vực phụ trách, Chánh văn phòng ký thừa lệnh (TL.) khi các văn bản được các Chủ
tịch, các PCT giao Chánh Văn phòng ký.
3.2. Đăng ký văn bản
Đối với các văn bản đã được ký duyệt cán bộ văn thư đăng ký vào Phần
mềm Quản lý văn bản Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn Động.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
- Căn cứ vào nơi nhận, cán bộ văn thư có trách nhiệm nhân bản văn
Bản đi chính thức gửi đi theo nơi nhận.
- Những văn bản có mức độ “khẩn”, “ mật”, văn thư đóng dấu khẩn, mật
lên bì văn bản, văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
- Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổ chuyển
giao công văn.
- Những văn bản thông thường khác phải gửi chậm nhất trong thời hạn 02
ngày kể từ ngày ký ban hành.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Văn bản sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký sẽ được chuyển phát đến nơi
nhận qua các hình thức như : Email, bưu điện, chuyển phát trực tiếp.
3.5. Lưu văn bản
* Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong
hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.