Báo cáo kiến tập ngành Quản trị Văn phòng tại Văn phòng HĐND UBND huyện Yên Mỹ

MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

Từ viết tắt
UBND
HĐND
HĐND-UBND

Từ đầy đủ
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân


A. LỜI MỞ ĐẦU
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các cơ quan nhà
nước cũng như trong các công ty xí nghiệp ở nước ta.Văn phòng là một bộ phận
giúp việc trong các cơ quan là một mắt xích giữa các bộ phận trong cơ quan
công ty xí nghiệp; là đầu mối xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý,
điều hành; đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị cho các cơ
quan, tổ chức.
Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong các cơ quan,
tổ chức và đặc biệt là cơ quan hành chính nhà nước, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã xây dựng và đào tạo chuyên ngành Quản trị văn phòng nhằm cung cấp

một đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng đủ phẩm chất và năng lực trình độ
chuyên môn đáp ứng nhu cầu của đất nước trong thời kỳ hội nhập.
Hầu hết việc học một ngành nào đó việc học luôn phải gắn liền với thực
tiễn với việc thực hành.Nhằm nâng cao kĩ năng nghề nghiệp và giúp sinh viên
,Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm thứ ba chuyên ngành
Quản trị văn phòng đi kiến tập ngành nghề.Được sự đồng ý của UBND huyện
Yên Mỹ tỉnh Hưng Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ cho tôi về kiến tập tại văn
phòng UBND huyện Yên Mỹ để tìm hiểu thêm về thực tế ngành học cũng như
rèn luyện kỹ năng thực hành; có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp đang theo
học, có thái độ tích cực trong học tập và rèn luyện. Thông qua kỳ kiến tập sinh
viên có nhiều cơ hội học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm, xây dựng được những mối
quan hệ mới, tự tin trong giao tiếp. Đây cũng là dịp để sinh viên củng cố, tổng
hợp lại kiến thức.
Nhận được sự giúp đỡ của Nhà trường, khoa Quản trị Văn phòng và
HĐND & UBND huyện Yên Mỹ .Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội được học tập tại trường và được tham gia đợt kiến tập lần này là một vinh
dự đối với em. Đây sẽ là cơ hội để em được học hỏi và đúc rút kinh nghiệm cho
bản thân và hoàn thiện mình hơn nữa.
Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Nhà trường, khoa Quản trị Văn
phòng cùng toàn thể thầy cô bộ môn trong trường đã tận tình giảng dạy và tạo
3


điều kiện cho em được tham gia đợt kiến tập ngành nghề lần này.
Em xin gửi lời cảm ơn tới các đồng chí lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên của
Văn phòng HĐND &UBND huyện Yên Mỹ đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn
em làm quen và thực hiện các công việc của Văn phòng trong suốt thời gian em
kiến tập tại đây và cung cấp tài liệu cho em hoàn thành bài báo cáo kiến tập này
Kết quả của kỳ kiến tập này chính là bài báo cáo này, có nội dung khái
quát về công tác văn phòng của Văn phòng HĐND – UBND huyện Yên Mỹ.

Tuy đã vận dụng hết kiến thức cũng như kinh nghiệm đã được trang bị, trong
quá trình viết bài vẫn còn nhiều sai sót, hạn chế rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp từ các thầy, cô phụ trách chuyên môn để giúp tôi hoàn thiện bài
báo cáo này được tốt hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.

4


B.GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN YÊN MỸ
Yên Mỹ nằm ở phía Bắc của tỉnh Hưng Yên, cách thủ đô Hà nội 30 km,
có quốc lộ 5A và quốc lộ 39 A với nhiều hệ thống giao thông thuận lợi như:
Đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng và đường Hà Nội - Hưng Yên; có danh
giới với 5 trong số 10 huyện, thị của tỉnh. Diện tích tự nhiên 91,09 km2, dân số
với trên 13 vạn dân. Yên Mỹ có 17 đơn vị hành chính xã (16 xã và 1 thị trấn)
gồm: xã Đồng Than, xã Giai Phạm, xã Hoàn Long, xã Liêu Xá, xã Minh Châu,
xã Ngọc Long, xã Nghĩa Hiệp, xã Tân Lập, xã Tân Việt, xã Thanh Long, xã Lý
Thường Kiệt, xã Trung Hưng, xã Trung Hoà, xã Việt Cường, xã Yên Hoà, xã
Yên Phú và thị trấn Yên Mỹ.
Yên Mỹ có độ cao trung bình từ 3 - 4m, thoải dần từ tây bắc xuống đông
nam, theo hướng chung của tỉnh Hưng Yên. Địa hình này không cản trở đến việc
cơ giới hóa và thủy lợi hóa trong quá trình phát triển nông nghiệp.
Huyện nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ trung bình từ 18 27oC; lượng mưa hàng năm từ 1.600 - 1.700mm và tập trung vào các tháng 8, 9.
Đặc điểm trên tạo thuận lợi cho việc phát triển nông nghiệp; song, ở Yên Mỹ
mùa đông thường khô lạnh thiếu nước.
Yên Mỹ là địa danh có truyền thống lịch sử cách mạng và văn hiến, là quê
hương của cố Tổng bí thư Đảng cộng sản Việt Nam Nguyễn Văn Linh, của
Trung tướng Nguyễn Bình – vị tướng tài ba trong chống Pháp, cũng là quê
hương của nhà thơ Đoàn Thị Điểm, nhà văn Vũ Trọng Phụng, nhà hiền triết Đại
Y Tôn Hải Thượng Lãn Ông Lê Hữu Trác.

a). Về kinh tế
Với vị trí địa lý thuận lợi, trong những năm qua Yên Mỹ phát triển kinh tế
tương đối ổn định trên các mặt kinh tế - xã hội. Năm 2005, tốc độ tăng trưởng
kinh tế đạt 18,03%; cơ cấu kinh tế: Nông nghiệp - Công nghiệp xây dựng Thương mại dịch vụ đạt 4,1% - 27,95% - 19,71%; thu nhập bình quân đầu người
đạt 7,5 triệu đồng/năm; thu nhập trên 1ha canh tác đạt 41,8 triệu đồng; cơ cấu
kinh tế nông nghiệp: Trồng trọt - Chăn nuôi thuỷ sản - Dịch vụ đạt 61,2% 34,9% - 3,9%; thu ngân sách trên địa bàn đạt 21,017 tỷ đồng.
5


Năm 2006, tốc độ tăng trưởng kinh tế đạt 20,16%; cơ cấu kinh tế: Nông
nghiệp - Công nghiệp xây dựng - Thương mại dịch vụ đạt 3,47% - 35,63% 20,81%; thu nhập bình quân đầu người đạt 8,76 triệu đồng/năm; thu nhập trên
1ha canh tác đạt 43,17 triệu đồng; cơ cấu kinh tế nông nghiệp: Trồng trọt - Chăn
nuôi thuỷ sản - Dịch vụ đạt 57,7% - 38,2% - 4,1%; thu ngân sách trên địa bàn
22,583 tỷ đồng.
Từ những kết quả phát triển kinh tế qua 2 năm cho thấy, Yên Mỹ từng
bước được phát triển ổn định. Tốc độ tăng trưởng bình quân (2005-2010) đạt
19,93%; cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tăng nhanh công nghiệp và dịch
vụ: Nông nghiệp - Công nghiệp xây dựng - Thương mại dịch vụ đạt: 19,28% 42,82% - 37,9%; thu nhập bình quân đầu người đạt 22 triệu đồng. Nông nghiệp
phát triển khá toàn diện, theo hướng sản xuất hàng hóa; tốc độ tăng trưởng bình
quân (2005-2010) đạt 2,83%; cơ cấu trong nông nghiệp: Trồng trọt - Chăn nuôi
thủy sản - Dịch vụ đạt: 42,7% - 55% - 2,3 %.
b) Về văn hoá xã hội
Hệ thống, quy mô giáo dục đào tạo tiếp tục được củng cố phát triển; tỷ lệ
giáo viên đạt chuẩn, trên chuẩn hàng năm đều tăng. Học sinh giỏi, giáo viên giỏi
năm sau cao hơn năm trước; bình quân hàng năm số cháu 6 tuổi vào lớp 1 đạt
100%; học sinh tốt nghiệp THPT đạt 86,5%; học sinh thi đỗ vào các trường cao
đẳng, đại học đạt trên 28%; có 18 trường được công nhận đạt chuẩn Quốc gia
tăng 10 trường so với năm 2005. Cơ sở vật chất được tăng cường đầu tư; tỷ lệ
phòng học kiên cố cao tầng: Mầm non đạt trên 54%; tiểu học đạt trên 76%;
THCS đạt trên 80%; THPT đạt 90%. Trung tâm giáo dục thường xuyên được mở

rộng và nâng cấp; thành lập mới Trường THPT Minh Châu.
Các hoạt động văn hoá, thể thao có nhiều chuyển biến; toàn huyện có
74/85 làng văn hoá, đạt 87%; 90% gia đình, cơ quan, đơn vị văn hóa; có 10 xã
đạt 100% số làng văn hoá. 100% số làng có điểm sinh hoạt văn hóa. Số người
tập luyện TDTT thường xuyên chiếm trên 23% dân số; toàn huyện có trên 12%
hộ đạt chuẩn gia đình thể thao; 65 câu lạc bộ TDTT và 45 sân thể thao thường
xuyên hoạt động.100% trạm y tế xã, thị trấn có bác sỹ khám và điều trị; có 11/17
6


xã đạt chuẩn Quốc gia về Y tế, chiếm gần 65%; tỷ lệ phát triển dân số 0,95%,
chất lượng dân số ngày càng được nâng cao, các quyền trẻ em được đảm bảo; tỷ
lệ hộ nghèo còn 3%; tỷ lệ lao động trong độ tuổi (từ 18 - 30) qua đào tạo đạt trên
30%;hàng năm tạo việc làm mới cho từ 2.000 - 2.500 lao động.
c) Các đơn vị hành chính của huyện Yên Mỹ
Huyện Yên Mỹ phía bắc giáp huyện Văn Lâm, Văn Giang, Mỹ Hào, phía
nam giáp huyện Kim Động, phía đông giáp huyện Ân Thi, phía tây giáp huyện
Khoái Châu. Có 17 đơn vị hành chính, gồm 16 xã và 1 thị trấn với tổng diện
tích 91,00 km2. Huyện Yên Mỹ bao gồm:
1.

Thị trấn Yên Mỹ diện tích hành chính là 4,02 km2

2.

Xã Giai Phạm diện tích hành chính là 5,80 km 2

3.

Xã Nghĩa Hiệp diện tích hành chính là 3,24 km 2

4.

Xã Đồng Than diện tích hành chính là 8,56 km2

5.

Xã Ngọc Long diện tích hành chính là 4,91 km 2

6.

Xã Liêu Xá diện tích hành chính là 6,51 km2

7.

Xã Thanh Long diện tích hành chính là 6,10 km 2

8.

Xã Tân Lập diện tích hành chính là 5,17 km2

9.

Xã Trung Hòa diện tích hành chính là 8,66 km2

10.

Xã Trung Hưng diện tích hành chính là 3,40 km2

11.

Xã Thường Kiệt diện tích hành chính là 7,74 km2

12.

Xã Tân Việt diện tích hành chính là 4,03 km2

13.

Xã Yên Phú diện tích hành chính là 7,80 km2

14.

Xã Việt Cường diện tích hành chính là 2,57 km2

15.

Xã Minh Châu diện tích hành chính là 3,31 km2

16.

Xã Yên Hòa diện tích hành chính là 3,42 km2

17.

Xã Hoàn Long diện tích hành chính là 5,76 km2

7

d) Bản đồ hành chính huyện Yên Mỹ

8


PHẦN 1
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN YÊN MỸ
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Yên Mỹ
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Yên Mỹ
1.1.1.Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
cùng cấp thông qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc
thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương; phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp mình,
quyết toán ngân sách địa phương, lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa

phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết
định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn kiểm tra UBND
cấp xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra nghị quyết của
HĐND cấp xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của
luật ngân sách;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
+ Trong lĩnh vực nông nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
9


- Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương
trình đó;
- Chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, nuôi trồng thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của
pháp luật;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ các công trình thuỷ lợi
vừa và nhỏ, quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp
luật;
- Xem xét quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn.
+ Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch
phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến

nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
tỉnh.
+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch
xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện, quản lý việc
thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật trong xây dựng, tổ chức việc thực hiện các chính sách về nhà ở,
quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của UBND cấp tỉnh.
+ Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch
10


- Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ
và du lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
+ Trong lĩnh vực văn hoá, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể
dục thể thao
- Xây dựng các chương trình đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, y tế, thể dục thể thao, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện
sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ

cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, tổ chức các trường
mầm non, thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn, chỉ đạo việc
xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các
phòng trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể
dục thể thao, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử, văn hoá do địa
phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế, chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ cho nhân dân, phòng
chống dịch bệnh, bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi
không nơi nương tựa, bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em, thực hiện chính sách
dân số kế hoạch hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở
hành nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động,
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo, hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
+ Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
11


- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng chống khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa
bàn huyện, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất
lượng tại địa phương.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội

- Tổ chức phòng trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ
trang và quốc phòng toàn dân. Thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng
thủ huyện, quản lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng
dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự an toàn xã hội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước,
thực hiện các biện pháp phòng ngừa và phòng chống tội phạm, các tệ nạn xã
hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại
của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo
vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội.
+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật
- Tổ chức, chỉ đạo công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành hiến pháp, luật các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp;
- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND các xã, thị trấn thực hiện các biện
pháp bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ
chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật;
12


- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước,

tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân, hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
+ Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành
chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, sát nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới
hành chính ở địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên
xem xét quyết định;
- Xây dựng đề án thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân theo hướng dẫn của Chính phủ trình Hội đồng nhân dân quyết định.
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Yên Mỹ
* Cơ cấu UBND huyện Yên Mỹ
Chủ tịch UBND là người đứng đầu cơ quan huyện, có nhiệm vụ quản lí
lãnh đạo cơ quan.Có 3 phó chủ tịch huyện: phó chủ tịch phụ trách nông nghiệp,
phó chủ tịch phụ trách văn xã, phó chủ tịch phụ trách kinh tế.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
+ Văn phòng UBND huyện Yên Mỹ;
+ Phòng Nội vụ huyện;
+ Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện;
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện;
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện;
+ Phòng Kinh tế và Hạ tầng huyện;
+ Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội huyện;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện;

+ Phòng Y tế huyện;
13


+ Phòng Tư pháp huyện;
+ Thanh tra huyện;
+ Phòng Văn Hóa Thông tin ;
+ Phòng Công thương.
1.2.Chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
UBND huyện Yên Mỹ
1.2.1.Chức năng
- Văn phòng HĐND - UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động
của HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của
Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,
UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của HĐND và UBND.
- Văn phòng HĐND - UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài
khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh.
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết,
báo cáo kiểm điểm công tác dưới sự chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND huyện.
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị trấn trong việc thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn để UBND huyện xem xét ra quyết định.
Đảm bảo việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin được thường
xuyên, kịp thời, chính xác phục vụ cho công tác Thường trực HĐND, UBND

huyện và thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan Nhà nước cấp trên theo
quy định của pháp luật.
Phối hợp với Thanh tra huyện giúp Thường trực HĐND và UBND huyện
trong việc tổ chức tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định của pháp
luật.
Chuẩn bị nội dung và phục vụ các phiên họp của HĐND và UBND
huyện, các buổi làm việc của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện với các
14


cơ quan, đơn vị tổ chức và công dân.
Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và tập huấn triển khai thực
hiện các văn bản QPPL của Nhà nước đến các ngành, các cấp và theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra các ngành, các cấp trong huyện thực hiện những văn bản QPPL đó.
Quản lý về mặt hành chính bộ phận tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ hành
chính.
Thực hiện thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND và UBND huyện
đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định của pháp luật.
Quản lý con dấu của thường trực HĐND và UBND huyện, tổ chức quản
lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Thường trực HĐND và UBND
huyện; thực hiện hướng dẫn thống nhất công tác quản lý hành chính Nhà nước
đối với các phòng, ban và các xã, thị trấn trong huyện.
Quản lý, tổ chức đội ngũ cán bộ công chức, tài chính, tài sản, trang thiết
bị được giao theo đúng quy định của Nhà nước; đảm bảo các điều kiện về vật
chất, kỹ thuật cho các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện.
Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực
HĐND và UBND huyện giao.
1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện Yên Mỹ
- Gồm 1 chánh văn phòng và 2 phó chánh văn phòng
- khố tham mưu tổng hợp gồm 5 phòng:

+ phòng tổng hợp
+ phòng kinh tế
+ phòng phòng tiếp công dân
+ phòng hành chính
+ phòng quản trị tài vụ
- Các đơn vị sự nghiệp
+ trung tâm tin học- công báo
+ Nhà khách.
2.Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1.Các loại văn bản UBND huyện Yên Mỹ ban hành
- Văn bản quy phạm pháp luật: Quyết định và chỉ thị
- Văn bản hành chính: Quyết định, quy chế, quy định, thông báo, thông
cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên
15


bản, tờ trình, công văn,công điện...
- Các loại giấy, phiếu (Giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu chuyển...).
* Một số mẫu văn bản của UBND huyện yên Mỹ
Mẫu Quyết định (quy định gián tiếp)
UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN YÊN MỸ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: (1) /QĐ-UBND

Yên Mỹ, ngày (2)... tháng ... năm 20...
QUYẾT ĐỊNH

Ban hành (Phê duyệt) ............(3)..........................
UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN YÊN MỸ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26
tháng 11 năm 2003;
Căn cứ ..............................(4)......................................;
Xét đề nghị của ..................................................................,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. .............................................(5)........................................................
.......................................................................................................................
Điều .............................................................................................................
......................................................................................./.
Nơi nhận:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

- Như Điều ...;

CHỦ TỊCH

- ...(6)............;
- Lưu: VT, ....(7) A.xx (8).

( Chữ ký, dấu)
Phạm Trần Hoạt

Ghi chú:
(1). Số văn bản

(2). Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
(3). Trích yếu nội dung
(4). Các căn cứ pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong quyết định
(5). Nội dung văn bản
(6). Đơn vị, cá nhân nhận văn bản

16


(7). Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số bản lưu
(9). Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

Mẫu Kế hoạch
UỶ BAN NHÂN DÂN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

HUYỆN YÊN MỸ

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: (1) /QĐ-UBND

Yên Mỹ, ngày (2)... tháng ... năm 20...
KẾ HOẠCH
......................(3)..........................

.......................................................................................................................
.........................................................(4).........................................................
.......................................................................................................................

................................................................../.
Nơi nhận:

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN

- ...(5)............;

CHỦ TỊCH

-.....................;

( Chữ ký, dấu)

- Lưu: VT, ....(6) A.xx (7).

Phạm Trần Hoạt
Ghi chú:
(1). Số văn bản
(2). Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
(3). Trích yếu nội dung
(4). Nội dung văn bản
(5). Đơn vị, cá nhân nhận văn bản
(6). Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số bản lưu
(7). Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần )

17


2.2.Thẩm quyền ban hành
Căn cứ vào các văn bản của Nhà nước quy định về thể thức và nội dung

của văn bản ( Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và Uỷ ban nhân dân 03/12/2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –
BNV – VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT – BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính…)
Thẩm quyền các hình thức văn bản của UBND huyện Yên Mỹ được quy
định như sau:
UBND huyện Yên Mỹ được phép ban hành các loại văn bản Quy phạm
pháp luật là: Quyết định quy phạm pháp luật, Chỉ thị, theo quy định tại Luật ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND – UBND được Quốc hội thông
qua ngày 03/12/2004 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/04/2005 (được soạn
thảo theo đúng yêu cầu của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật)
Văn bản hành chính: Quyết định, quy chế, quy định, thông báo, thông
cáo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên
bản, tờ trình, công văn,công điện...
Các loại giấy, phiếu (Giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu chuyển...).
2.3.Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
2.3.1.Ưu điểm
Hầu hết các văn bản do UBND huyện Yên Mỹ ban hành đều soạn thảo
theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định tại Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về Công tác văn thư và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính.
- Có đầy đủ chín yếu tố thể thức bắt buộc như: Quốc hiệu và tiêu ngữ; tên
cơ quan ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh, ngày tháng năm ban
hành, tên loại và trích yếu nội dung văn bản...Một số văn bản có các thành phần
phụ như: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn...

18


- Bố cục văn bản được trình bày tương đối rõ ràng, lôgic giúp người tiếp
nhận văn bản dễ dàng nắm bắt được các thông tin trong văn bản.
- Văn bản ban hành theo đúng thẩm quyền và chức vụ người ký.
- Thể thức hoàn chỉnh, nội dung trọn vẹn, thống nhất và đạt được mục
đích khi ban hành văn bản.
- Các văn bản sau khi được soạn thảo được mang đến phòng văn thư để
đóng dấu và làm thủ tục phát hành đều được các nhân viên văn thư kiểm
tra lại về thể thức, nội dung, kỹ thuật trình bày trước khi đóng dấu.
Những văn bản sai về mặt thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày đều
được văn thư phát hiện và yêu cầu sửa lại.
2.3.2.Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm đã kể như trên trong công tác soạn thảo văn bản
vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần được khắc phục và hoàn thiện về thể thức và
kĩ thuật trình bày văn bản.
Qua xem xét 222 văn bản của UBND huyện Yên Mỹ gồm có bốn loại:
thông báo (có 57 văn bản), báo cáo (có 48 văn bản), quyết định cá biệt (có 58
văn bản) và công văn (có 59 văn bản), đây là những văn bản được soạn thảo
trong năm 2007 và năm 2008. Trong quá trình xem xét, chỉ xem xét các yếu tố
thể thức chung và cách trình bày theo Thông tư liên tịch số 55. Không xem xét
các yếu tố về con dấu cơ quan, cỡ chữ và nội dung của văn bản. Kết quả như
sau:
Có 8/222 văn bản trình bày phần thể thức chung đúng, còn lại 214/222
văn bản có các yếu tố thể thức phần chung trình bày chưa đúng theo Thông tư
liên tịch số 55 hướng dẫn. Cụ thể: chưa đúng về cách trình bày quốc hiệu có
74/222 văn bản; chưa đúng về cách trình bày tên cơ quan ban hành văn bản có
90/222 văn bản; sai về cách ghi số và ký hiệu có 83/222 văn bản; trình bày chưa
đúng địa danh, ngày, tháng, năm ban hành có 29/222 văn bản; trình bày chưa

đúng tên loại và trích yếu nội dung 163/222 văn bản; sai về trình bày bố cục nội
dung có 64/222 văn bản; sai về cách trình bày thẩm quyền, họ tên người ký văn
bản có 117/222 văn bản; trình bày chưa đúng hoặc quên ghi nơi nhận118/222
văn bản.
Từ số liệu thống kê trên cho thấy, văn bản trình bày thể thức phần chung
đúng theo Thông tư liên tịch số 55 chiếm 3,6%, chưa đúng chiếm tới 96,4%.
19


Trong những lỗi trình bày chưa đúng thì phần trình bày yếu tố tên loại và trích
yếu nội dung chiếm tỷ lệ nhiều nhất (73,4%); chưa đúng nơi nhận (53,1%); cách
trình bày thẩm quyền, chữ ký và họ, tên của người ký văn bản chiếm (52,7%) .
Quốc hiệu và tên cơ quan ban hành văn bản là hai yếu tố rất quan trọng, được
đặt ở trang đầu của văn bản, thể hiện tính quyền lực, trang trọng, uy nghiêm của
nhà nước. Nhưng ở đây việc trình bày trên văn bản vẫn còn sai rất nhiều (quốc
hiệu sai 33,3%, tên cơ quan sai 40,5%).
Ngoài ra có thể kể đến một số lỗi khác như sau:
+ Đặt yếu tố trích yếu nội dung chưa cân đối so với trang văn bản và các
yếu tố thể thức khác của văn bản, thậm chí một số văn bản có tên loại lại đặt
ngay dưới số và ký hiệu văn bản. Theo quy định chữ “về việc” chỉ đối với công
văn mới được viết tắt “v/v” nhưng trên các văn bản khác của UBND huyện đều
sử dụng tối đa từ viết tắt này.
+ Chín yếu tố thể thức được trình bày có những cái sai cơ bản về cỡ chữ,
kiểu chữ, vị trí của mỗi yếu tố...
Ví dụ: Phần số, kí hiệu và địa danh, ngày tháng năm không đặt trên cùng
một dòng; nơi nhận không in nghiêng; dòng kẻ ngang dưới tên cơ quan ban
hành, Quốc hiệu và tiêu ngữ, trích yếu nội dung văn bản có nhiều văn bản không
dùng đúng lệnh, độ dài chưa chuẩn so với quy định ( bằng 1/3 đến 1/2 so với độ
dài dòng chữ)... Việc người soạn thảo văn bản không chừa đủ khoảng trống giữa
phần quyền hạn, chức vụ và họ tên người kí nên cán bộ văn thư đóng dấu không

được chuẩn đè lên họ tên người kí làm mất giá trị thẩm mĩ của văn bản.
Bên cạnh đó nội dung văn bản có nhiều lỗi về chính tả, sai cấu trúc, sử
dụng ngôn từ chưa khoa học. Đồng thời, trong quá trình ban hành văn bản khâu
nhân bản bằng máy photocopy cũng là một trong các nguyên nhân dẫn đến lề
văn bản bị thay đổi, không còn chính xác so với bản gốc.
2.4.Quy trình soạn thảo văn bản
Hiện tại UBND huyện Yên Mỹ vẫn chưa có văn bản chính thức ban hành
về quy trình soạn thảo văn bản cụ thể.
Nhằm đảm bảo chất lượng của một văn bản được trọn về về nội dung và
hoàn chỉnh về thể thức, đạt được mục đích của văn bản khi ban hành thì quy
trình soạn thảo phải tuân theo một trình tự nhất định khoa học và thống nhất.
20


Phải tuân thủ theo đúng các quy định của nhà nước, quy trình soạn thảo và ban
hành văn bản của UBND huyện Yên Mỹ gồm các bước sau:
*
-

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Phân công soạn thảo: Căn cứ vào tính chất, nội dung văn bản cần soạn thảo, lãnh
đạo UBND huyện Thanh Ba giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ

-

trì soạn thảo.
Đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực hiện
các công việc sau:
+ Xác định nội dung của văn bản: Mục đích, yêu cầu, tính chất, đối tượng
thực hiện, phạm vi áp dụng điều chỉnh…

+ Xác định hình thức, thể thức của văn bản: Tên loại, trích yếu nội dung
văn bản…
+ Xác định mức độ mật, độ khẩn (nếu có); nơi nhận văn bản.
+ Thu thập và xử lí thông tin: Thu thập các thông tin pháp lý và căn cứ
thực tế; thông tin thu thập đầy đủ, xử lý chính xác, loại bỏ những thông tin trùng
lặp, không cần thiết…
+ Xây dựng đề cương: Đề cương văn bản được xây dựng trên cơ sở những
vấn đề được xác định trong mục đích và tính chất của văn bản.
Bước 2. Soạn thảo văn bản
- Viết bản thảo:
+ Dùng lời văn, câu chữ để cụ thể hóa những ý tưởng, những dự kiến
được xác định ở đề cương;
+ Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo hoặc
chủ trì soạn thảo vận dụng kỹ thuật, kỹ năng của mình tiến hành viết bản thảo.
Khi viết bản thảo cần bám sát vào đề cương sao cho phù hợp với hình thức, thể
thức và nội dung đã được xác định.
- Trình và xin ý kiến đóng góp cho bản thảo.
- Thu thập, tổng hợp ý kiến đóng góp; chỉnh sửa và hoàn thiện dự thảo
Bước 3. Duyệt văn bản
- Duyệt thể thức và tính pháp lí: Chánh Văn phòng
- Duyệt nội dung: Lãnh đạo phụ trách trực tiếp
- Duyệt và ký ban hành: Lãnh đạo UBND huyện (Chủ tịch hoặc các Phó
Chủ tịch).
21


Bước 4. Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục hành chính để ban hành
văn bản (thuộc nhiệm vụ của cán bộ văn thư cơ quan)
- Hoàn thiện dự thảo lần cuối, đánh máy, soát lại văn bản và trình ký
chính thức.

- Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư hoàn thiện
thể thức và làm các thủ tục ban hành:
+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
+ Đăng kí văn bản vào sổ đăng kí văn bản đi hoặc các cơ sở dữ liệu, sổ
lưu văn bản;
+ Nhân bản văn bản;
+ Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có);
+ Làm thủ tục phát hành, chuyển phát cho các đơn vị, cơ quan có liên
quan;
Với những văn bản quan trọng, ban hành kèm theo phiếu gửi văn bản, cán
bộ văn thư cần phải tiếp tục theo dõi sự phản hồi của cơ quan nhận văn bản.
+ Lưu văn bản đi
*Trách nhiệm của những người có liên quan trong quá trình ban hành
văn bản:
Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội
Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách
nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức.
Có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng
vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó. Lãnh
đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn
bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước
và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình.
Ngoài ra, tuỳ vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh
đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số công
việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản
đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp
hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới
22

hoặc ở các đơn vị trực thuộc.
Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp
giúp lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình
và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp
dưới và đơn vị trực thuộc.
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm
các công việc sau:
– Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và
báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội về
những công việc quan trọng.
– Ký thừa lệnh lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do văn phòng
trực tiếp ban hành.
– Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
– Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.
– Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi.
– Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội giao trách nhiệm thực hiện một số việc
thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.
– Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho
cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong
phạm vi quyền hạn của mình.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội
Tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư
có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là:
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các

cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
23


+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy
định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn
thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
2.4.1.Nhận xét về quy trình soạn thảo văn bản của UBND
*

Ưu điểm: UBND huyện Yên Mỹ là cơ quan làm nhiệm vụ quản lý Nhà nước tại
địa phương nên các văn bản được ban hành phải đảm bảo đúng với các quy định
của Nhà nước. Căn cứ vào các quy định hiện của Nhà nước và UBND
huyệnYên Mỹ, các bước soạn thảo văn bản quản lý của UBND huyện Yên Mỹ
nhìn chung đều được thực hiện theo đúng quy trình, quy định, đầy đủ các bước

*

để đảm bảo các văn bản được soạn thảo ra đúng quy định và chất lượng.
Nhược điểm: trên thực tế vẫn còn nhiều sai xót trong việc soạn thảo các văn
bản quản lý của cơ quan. Cụ thể như còn hiện tượng bỏ bớt các bước trong quy
trình hoặc được làm qua loa. Soạn thảo văn bản còn sai thể thức, nội dung, kỹ
thuật trình bày; quy trình ban hành văn bản chậm; vào sổ đăng ký văn bản sai,
thiếu; quá trình duyệt văn bản của lãnh đạo còn chưa sát sao, nhiều lỗi sai còn bị
bỏ xót, nhiều văn bản sai vẫn được ký nháy, đóng dấu và làm thủ tục phát hành.
3.Quản lí văn bản đi
3.1.Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản

Hồ sơ trình ký văn bản phải kèm theo đầy đủ các văn bản, giấy tờ có
liên quan đến vấn đề trình ký để làm cơ sở cho người có thẩm quyền ký xem
xét quyết định và bản thảo văn bản phải được người có thẩm quyền ký duyệt
(ký tắt). Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải
trình người duyệt xem xét, quyết định.
a. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát
hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải
quyết.
b) Ghi số và ngày, tháng văn bản
24


- Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều được đánh số theo hệ thông số chung của cơ quan, tổ chức
do văn thư thống nhất quản lý.
Việc đánh số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định
tại điểm a khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNVVPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm
b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và
hướng dẫn tại Công văn này. Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại
văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa
chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm
thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một
năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo
từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết
định cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v…); vừa theo
các nhóm văn bản nhất định (nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình,
kế hoạch, báo cáo, v.v…,và nhóm công văn);
+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm
thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính.
Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng .
- Ghi ngày, tháng văn bản
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b
khoản 4 Mục II của thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
3.2.Đăng kí văn bản
UBND huyện Yên Mỹ thực hiện đăng kí văn bản đi bằng sổ đang kí công
25