BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG tại Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐẶNG NGỌC ANH

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13C
KHÓA HỌC (2013 - 2017)
Tên cơ quan: Phòng Nội vụ huyện Lục Ngạn
Địa chỉ: Thị trấn Chũ, Lục Ngạn, Bắc Giang
Cán bộ hướng dẫn: Trương Văn Lợi
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đăng Việt

HÀ NỘI - 2016


LỜI CẢM ƠN
Để có hoàn thành tốt chương trình kiến tập của mình với thời gian là 3
tuần từ ngày ( 01/6-22/6/2016) tại phòng Nội Vụ huyện Lục Ngạn, tôi xin gửi
lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các cán bộ, công nhân viên tại phòng Nội Vụ
huyện Lục Ngạn đã tiếp nhận và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn
thành tốt các nhiệm vụ được giao. Đặc biệt, tôi muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến
anh Trương Văn Lợi – chuyên viên phòng Nội Vụ là người đã trực tiếp hướng
dẫn, chỉ bảo tôi trong suốt quá trình kiến tập, cung cấp cho tôi những văn bản, số
liệu để tôi có thể hoàn thành bài báo cáo của mình sau khi quá trình kiến tập kết
thúc. Mặc dù đã cố gắng quan sát, học hỏi và tham khảo nhiều tài liệu khác,
song bài báo cáo của tôi vẫn còn rất nhiều thiếu xót, tôi rất mong nhận được sự
đóng góp của Lãnh đạo Văn phòng cùng các thầy cô để bài báo cáo của tôi đầy
đủ và hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn !

2


MỤC LỤC


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND

: Hội đồng nhân dân

UBND

: Ủy ban nhân dân

TTHĐND

: Thường trực hội đồng nhân dân

TTUBND

: Thường trực ủy ban nhân dân


PHẦN 1. MỞ ĐẦU
1.1. Lý do chọn đề tài.
Với xu thế xã hội toàn cầu đổi mới mục tiêu xây dựng Việt Nam trở
thành một quốc gia theo nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hòa nhập với nền
kinh tế thị trường của thế giới thì nền kinh tế Việt Nam đang ngày càng được

đầu tư và chú trọng. Cùng với đó, các cơ quan, ban ngành cũng đồng thời phải
đổi mới các chính sách, đường lối, chủ trương sao cho phù hợp với thực tiễn của
đất nước. Trước tình hình đó công tác Quản trị văn phòng cũng đã và đang trên
đà đổi mới.
Công tác Quản trị văn phòng ở mỗi cơ quan đều được quan tâm về mọi
mặt nên đã giúp cho hoạt động của cơ quan nhanh chóng được triển khai, góp
phần thúc đẩy sự phát triển của xã hội.
Là một sinh viên năm 3 ngành Quản trị văn phòng của trường Đại học
Nội vụ Hà Nội, hơn nữa lại sinh ra và lớn lên tại quê hương Lục Ngạn nên tôi đã
quyết định chọn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn làm đề tài của
mình.
Trước đây cũng như hiện nay, công tác quản trị văn phòng tại huyện đang
được triển khai và thực hiện rất tốt, văn phòng có đội ngũ cán bộ, công nhân
viên có nhiều kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, điều đó có thể giúp tôi rất
nhiều trrong quá trình tìm hiểu về công tác quản trị văn phòng nơi đây.
Để có thể nắm rõ các thông tin liên quan đến vấn đề Quản trị văn phòng
tại huyện, tôi cần phải tìm hiểu 8 nội dung như sau:
• Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng.
• Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
• Quản lý văn bản đi.
• Quản lý và giải quyết văn bản đến.
• Quản lý và sử dụng con dấu.
• Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
• Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp.
5


• Tìm hiểu về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công
tác văn phòng
1.2. Ý nghĩa của việc khảo sát công tác quản trị văn phòng tại HĐNDUBND huyện Lục Ngạn.

Quản trị văn phòng được coi là công tác rất quan trọng của một cơ quan,tổ
chức, nó quyết định đến sự thành công của cơ quan đó.
Qua việc tìm hiểu về công tác Quản trị văn phòng tại văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn, tôi đã có thêm được cho bản thân mình một khối lượng
kiến thức nhất định để khi ra trường có thể áp dụng vào thực tế khi vào làm việc
tại một cơ quan nào đó. Đồng thời, qua một thời gian khảo sát công tác văn
phòng tại đây tôi đã biết được những nhiệm vụ, chức năng cơ bản của văn phòng
HĐND-UBND, từ đó nắm được những ưu, nhược điểm của công tác quản trị
văn phòng tại đây và đưa ra được một số giải pháp nhằm khắc phục và nâng cao
hiệu quả cho công tác văn phòng của cơ quan.
Trên cơ sở đó, tôi đã quyết định chọn 8 nội dung như trên làm nội dung
khảo sát cho đợt kiến tập của mình tại văn phòng HĐND-UBND huyện Lục
Ngạn, tỉnh Bắc Giang với tên đề tài là: " Tìm hiểu công tác Quản trị Văn
phòng tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn".

6


PHẦN 2. NỘI DUNG.
1. Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên.
- Lục Ngạn là huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, nằm trên Quốc lộ 31,
cách thủ đô Hà Nội 91km về phía Đông Bắc. Huyện Lục Ngạn có quỹ đất dồi
dào và màu mỡ nhất Bắc Giang với 20.773 ha đất nông nghiệp, 24.260 ha đất
lâm nghiệp, 21.641 ha đất chuyên dùng, còn 33.002 ha đất chưa sử dụng. Về dân
số, huyện Lục Ngạn có trên 204.000 người, tại huyện có 11 dân tộc đang cư trú,
trong đó dân tộc kinh chiếm 52%. Lục ngạn còn là nơi lưu giữ nhiều bản sắc văn
hóa dân tộc với các lễ hội hất dân ca như: Ngày hội văn hóa thể thao các dân tộc
Huyện ngày 18/2 (âm lịch), lễ hội chợ tình Tân Sơn ngày 12/1 (âm lịch).
- Huyện Lục Ngạn có 29 xã, 1 thị trấn là thị trấn Chũ, trong đó có 12 xã
đặc biệt khó khăn. Đất đai và khí hậu của địa phương thích hợp cho phép phát
triển trồng nhiều loại cây ăn quả, đặc biệt là vải thiều, phát triển lâm nghiệp (cây

keo), trồng cây lương thực (lúa nước), cây công nghiệp ngắn ngày, chăn nuôi đại
gia súc và sản xuất vật liệu xây dựng.
- Nguồn nước ở đây khá phong phú, được cung cấp bởi 10 công trình
trung thủy nông, 187 hồ đập nhỏ và đặc biệt có hồ Cấm Sơn có trữ lượng nước
lớn. Lục Ngạn có hơn 24 vạn ha rừng, trong đó có gần 12 vạn ha rừng tự nhiên
và > 12 vạn ha rừng trồng. Trên địa bàn huyện có một số loại khoáng sản như:
quặng đồng, than mỏ, vàng sa khoáng. Huyện có 1 di tích được xếp hạng cấp
quốc gia là Đền Hả, một di tích được xếp hạng cấp tỉnh là Đền Khánh Vân. Là
huyện có nhiều dân tộc anh em cùng chung sống, mỗi dân tộc có nét văn hóa
riêng, bản sắc văn hóa mỗi dân tộc đang được tiếp tục giữ gìn và phát huy.
- Hệ thống giao thông kết nối với Lạng Sơn, Quảng Ninh, Hà Nội ngày
càng thuận lợi, cùng với quá trình mở mang canh tác đã biến nơi đây thành vùng
cây ăn quả tập trung trồng vải thiều,có chất lượng số lượng loại tốt nhất cả nước.
Địa phương có nhiều phong cảnh đẹp như: Các địa danh khu du lịch sinh thái,
Hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum, nằm trong một thảm thực vật
xanh. Đó là tiềm năng lớn để Lục Ngạn phát triển du lịch vườn kết hợp cảnh
quan sinh thái.
7


- Với những thế mạnh đó, Lục Ngạn giữ được nhịp độ tăng trưởng bình
quân hàng năm khá cao ( 23,2%). Các sản phẩm chính trong nông nghiệp là Vải
thiều tươi trong năm 2016 dự tính đạt 80 nghìn tấn quả với giá bán trung bình từ
20-35 nghìn/kg. Ngoài ra, các loại quả khác như: na dai, nhãn, dứa... đạt sản
lượng 5- 6 nghìn tấn. Đã gần 30 năm qua, huyện Lục Ngạn còn là một trung tâm
giao dịch, mua bán lớn nhất của cả nước.
- Hướng tới một tương lai công nghiệp hóa, hiện đại hóa nông thôn, Lục
Ngạn xác định giữ tốc độ tăng trưởng 15% trong giai đoạn 2015- 2020. Vùng
đất vải thiều nổi tiếng đang đón chờ những cơ hội phát triển mới trong tương lai.
- Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn là một bộ phận trong cơ

cấu của UBND huyện, thuộc Thị trấn Chũ, là trung tâm văn hóa cũng như kinh
tế của huyện, với hệ thống giao thông đi lại thuận tiện...
2. Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và
Văn phòng.
2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan.
2.1.1. Chức năng của UBND huyện Lục Ngạn.
-

Căn cứ vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992.

UBND huyện Lục Ngạn do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành
của HĐND cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện.
Cơ quan UBND huyện Lục Ngạn chịu sự lãnh đạo chỉ đạo và quản lý
toàn diện của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và chịu sự lãnh đạo về công
tác Đảng của Đảng uỷ cơ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBND
huyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành các hoạt động kinh tế-xã hội
trên địa bàn, chỉ đạo các xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện
các chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước.
2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Ngạn.
- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác của HĐND,
TTHĐND, TTUBND huyện. Giúp tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND huyện, HĐND, UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành.
8


- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,
chính xác, phục vụ công tác chỉ đạo và điều hành.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của TTHĐND, TTUBND
đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng và quy định của pháp luật....

2.1.3. Cơ cấu của UBND huyện Lục Ngạn.
Bao gồm:
- Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Thanh Bình- là người đứng đầu cơ
quan khối Ủy ban, có nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của
UBND.
- Các Phó Chủ tịch UBND huyện: giúp việc cho Chủ tịch trong công tác
lãnh đạo. Bao gồm 03 Phó Chủ tịch:
+) Phó Chủ tịch phụ trách khối các ngành kinh tế: Lê Bá Thành.
+) Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa- Xã hội: Trương Văn Năm
+) Phó Chủ tịch phụ trách ngành Giao thông- xây dựng: Cao Văn Hoàn.
- UBND huyện có 12 phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:
+) Văn phòng HĐND-UBND huyện.
+) Phòng Nội Vụ.
+) Phòng Công thương.
+ Phòng Thanh tra.
+) Phòng Tư pháp.
+) Phòng Tài nguyên- Môi trường.
+) Phòng Tài chính- Kế hoạch.
+) Phòng Lao động Thương binh và Xã hội.
+) Phòng Văn hóa- Thông tin.
+) Phòng Giáo dục và Đào tạo.
+) Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn.
+) Phòng Y tế.
- Ngoài ra còn có các khối cơ quan khác trực thuộc UBND huyện như:
+) Thường trực HĐND-UBND.
+) Phòng Dân tộc.
9


+) Phòng Kinh tế- Hạ tầng.

+) Đội quản lý trật tự GTXD và Môi trường.
+) Đài TT-TH.
+) Trạm khuyến nông.
+) Trung tâm văn hóa thể thao.
+) Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ bản.
+) Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình.
+) Trung tâm phát triển quỹ đất và CCN.
2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.
2.2.1. Vị trí và chức năng - Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục
Ngạn (gọi tắt là Văn phòng).
- Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn là cơ quan chuyên môn
tham mưu tổng hợp cho UBND huyện Lục Ngạn về hoạt động của UBND; tham
mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành UBND huyện; cung cấp thông
tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, UBND huyện
và các cơ quan Nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho
hoạt động của Hội đồng nhân dân, UBND huyện Lục Ngạn.
- Văn phòng là cơ quan giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND
huyện; tham mưu tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt
công tác của Thường trực HĐND và UBND huyện đảm bảo tính thống nhất, liên
tục, có hiệu lực và hiệu quả.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng và được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định của Pháp luật.
- Văn phòng HĐND-UBND tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ
tịch UBND huyện trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt đông chung của Bộ
máy hành chính Nhà nước, giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức và điều hòa,
phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND
và UBND các xã, thị trấn để thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của
UBND huyện, đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
10

HĐND và UBND huyện, tham mưu giúp HĐND huyện về công tác ngoại vụ, thi
đua khen thưởng.
2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
- Xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu
tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyện. Giúp Thường
trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành
- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các
xã, thị trấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND
huyện, UBND huyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án; tham gia ý kiến
về nội dung trong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND,
UBND huyện xem xét, quyết định.
- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường
xuyên, kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường
trực HĐND và chỉ đạo điều hành của UBND huyện. Thực hiện chế độ thông tin
báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.
- Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư
khiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng. - Phối
hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn
bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn và theo dõi,
đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó.
- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các
kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện; các cuộc họp và làm việc của
Thường trực HĐND, UBND huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công
dân; bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt
động của HĐND và UBND huyện.

11


- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các cơ
quan, UBND các xã, thị trấn, trước khi trình duyệt UBND huyện và CHủ tịch
UBND huyện xem xét và quyết định.
- Giúp TTHĐND, UBND và Chủ tịch huyện duy trì mối quan hệ phối hợp
công tác với huyện ủy, Thường trực Huyện ủy, UBMTTQ huyện, các đoàn thể
nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức của Tỉnh, của Trung ương đóng trên địa
bàn huyện theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND.
- Tổ chức công bố truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện, các Nghị quyết của HĐND huyện, các văn bản quy
phạm pháp luật của các cơ quan Nhà nước cấp trên có liên quan.
- Giúp TTHĐND, UBND huyện phối hợp với các cơ quan chức năng
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các cơ quan,
UBND các xã, thị trấn.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, trực tiếp trình ký các văn bản
và quản lý văn bản của Thường trực HĐND, HĐND, các ban của HĐND,
UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, quản lý công tác văn thư, Hành chính,
Lưu trữ, Tin học hóa hành chính nhà nước của HĐND, TTHĐND, UBND huyện
theo quy định của pháp luật, đảm bảo đúng chủ trương, đường lối của Đảng.
- Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác
cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng HĐND và UBND
huyện,
- Hướng dẫn kiểm tra văn phòng của các cơ quan, các xã, thị trấn về
nghiệp vụ hành chính văn phòng.
- Tổ chức phục vụ TTHĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện tiếp dân,
tiếp nhận chuyển đơn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo và kiến nghị của công dân theo quy định của pháp luật. Giải quyết đơn thư

khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong
phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND-UBND huyện theo quy định của pháp
luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện.

12


- Xây dựng và thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức
thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ đề ra.
2.2.3. Nhiệm vụ, quyền hạn khác
- Tổ chức, quản lý công tác hành chính của Thường trực HĐND, UBND
huyện; hướng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,
HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn
huyện theo quy định của pháp luật.
- Quản lý trực tiếp hệ thống “Một cửa điện tử”, tiếp nhận và trả kết quả
một số thủ tục hành chính của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện.
- Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư,
hàng hóa được giao theo đúng quy định của Nhà nước. 4. Thực hiện những
nhiệm vụ khác được do Thường trực HĐND và UBND huyện phân công theo
quy định của pháp luật.
2.2.4. Cơ cấu của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn.
2.2.4.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND
Gồm các bộ phận như sau:
*) Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo, quản lý, điều hành: 04 vị trí
biên chế gồm:
- Vị trí Chánh văn phòng: trình độ chuyên môn: đại học, ngạch công
chức: chuyên viên chính, trình độ LLCT: cao cấp, tin học, ngoại ngữ: theo tiêu
chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội
Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các
ngạch công chức chuyên ngành hành chính.

- Vị trí Phó chánh Văn phòng phụ trách khối văn hóa- xã hội, tổng hợp
chung; trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: trung cấp, ngạch công
chức: chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số
11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số
ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành
hành chính.

13


- Vị trí Phó chánh Văn phòng phụ trách khối kinh tế tổng hợp,trình độ
chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: trung cấp, ngạch công chức: chuyên viên,
tin học, ngoại ngữ B.
- Vị trí Phó chánh Văn phòng phụ trách hành chính quản trị, bộ phận một
cửa, trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: trung cấp, ngạch công chức:
chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số
11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số
ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành
hành chính.
*) Vị trí việc làm gắn với công việc chuyên môn, nghiệp vụ: 05 vị trí, biên
chế 8 người, gồm:
- Vị trí chuyên viên phụ trách khối văn hoá- xã hội, Hội đồng nhân dân,
trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức: chuyên
viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TTBNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu
chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.
(01 vị trí, 1 người).
- Vị trí chuyên viên phụ trách khối nội chính, giải quyết đơn thư, trình độ
chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức: chuyên viên,
tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV
ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn

nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí,
1 người).
- Vị trí chuyên viên phụ trách khối kinh tế tổng hợp, giải phóng mặt
bằng, trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức:
chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số
11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số
ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành
hành chính.(01 vị trí, 1 người).

14


- Vị trí chuyên viên phụ trách khối tài chính- kế hoạch, quy hoạch, thương
mại, du lịch và thủy lợi, trình độ chuyên môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp,
ngạch công chức: chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại
Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức
danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức
chuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 1 người).
- Vị trí chuyên viên gắn với bộ phận một cửa cấp huyện, trình độ chuyên
môn: Đại học, trình độ LLCT: sơ cấp, ngạch công chức: chuyên viên, tin học,
ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày
09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn
nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí,
04 người).
*) Vị trí gắn với công việc hỗ trợ( 02 vị trí, biên chế 02).
- Vị trí chuyên viên phụ trách Văn thư- lưu trữ, trình độ chuyên môn: cao
đẳng, ngạch công chức: chuyên viên, tin học, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy
định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch
công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 01 người).

- Vị trí chuyên viên phụ trách công tác tài chính- kế toán, trình độ chuyên
môn: cao đẳng, ngạch công chức: chuyên viên, ngoại ngữ, theo tiêu chuẩn quy
định tại Thông tư số 11/2014/TT-BNV ngày 09/10/2014 của Bộ Nội Vụ quy
định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch
công chức chuyên ngành hành chính.(01 vị trí, 01 người).
*) Vị trí việc làm gắn với công việc phục vụ(04 vị trí, biên chế 08).
- Vị trí tạp vụ: 01 vị trí, biên chế 02 người.
- Vị trí bảo vệ: 01 vị trí, biên chế 02 người.
- Vị trí điện nước: 01 vị trí, biên chế 01 người.
- Vị trí lái xe: 01 vị trí, biên chế 03 người.
Cụ thể như sau:
• 1 Chánh Văn phòng: Nguyễn Minh Nam.
15


• 2 Phó chánh Văn phòng: Nguyễn Văn Khải và Hoàng Văn Khiển,
Nguyễn Thị Nhung.
• Chuyên viên khối nội chính.
• Chuyên viên khối Kinh tế tổng hợp: Vũ Trí Bằng.
• Chuyên viên khối Giao thông- Xây dựng: Vũ Văn Nam.
• Chuyên viên khối Văn hóa- Xã hội: Phạm Hồng Long.
• Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND: Nguyễn Thị Yến.
• Bộ phận văn thư: Dương Thị Tuyến, Nguyễn Hà Linh.
• Bộ phận Lưu trữ hiện hành.
• Bộ phận kế toán.
• Bộ phận lái xe.
• Bộ phận công vụ.
• Bộ phận Bảo vệ.
• Bộ phận Một cửa.
• Bộ phận Công nghệ thông tin.

2.2.4.2. Lề lối làm việc của Văn phòng.
Văn phòng làm việc theo chế độ Thủ trưởng và Chánh Văn Phòng là
người lãnh đạo cao nhất của Văn phòng, quản lý mọi hoạt động của văn phòng.
3.Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn.
Quy trình soạn thảo văn bản là để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành
trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành.
3.1. Các lọai văn bản Văn phòng HĐND-UBND ban hành.
3.1.1. Các loại văn bản và số lượng văn bản Văn phòng ban hành
- Thực hiện chương trình xây dựng công tác năm, quý, tháng: Từ đầu
năm đến nay, Văn phòng HĐND và UBND huyện đã tham mưu,xây dựng đầy
đủ chương trình công tác tháng, quý, năm cho TTHĐND, TTUBND, giúp
TTHĐND,UBND huyện duy trì thực hiện tốt chương trình công tác tháng, quý
và năm đã đề ra.
16


- Thực hiện chế độ báo cáo: Văn phòng HĐND và UBND huyện đã giúp
HĐND, UBND huyện xây dựng và ban hành 13 báo cáo định kỳ(tháng, 3 tháng,
6 tháng, 9 tháng).
- Ngoài ra, Văn phòng HĐND-UBND huyện còn ban hành các loại văn
bản khác như ( thời gian từ tháng 1- tháng 5 năm 2016):
+) Công văn: 25
+) Thông báo: 6
+) Quyết định: 3
+) Báo cáo: 1
Nhận xét.
Các chương trình công tác đều đảm bảo, tập trung phản ánh các nhiệm vụ
trọng tâm, bám sát với tình hình thực tiễn của địa phương, đáp ứng yêu cầu quản
lý hành chính nhà nước trên địa bàn. Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo bộ phận
tổng hợp thường xuyên giúp TTHĐND, TTUBND huyện theo dõi, đôn đốc các

ngành, đơn vị duy trì thực hiện các chương trình công tác đã đề râ, đảm bảo hiệu
quả.Chất lượng báo cáo được nâng lên, đảm bảo đầy đủ nội dung, cụ thể, chính
xác và có bảng biểu rõ ràng, trong các báo cáo định kỳ có đề ra nhiệm vụ, giải
pháp trọng tâm cho kỳ sau, đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin và phục vụ đắc
lực cho công tác chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND huyện.
- Tham mưu cho UBND huyện xây dựng và ban hành kế hoạch tổ chức
Tết Nguyên đán trên địa bàn, chỉ đạo các cơ quan chuyên môn duy trì thực hiện
tốt chế độ thông tin báo cáo theo yêu cầu của các Sở, ngành chuyên môn trong
dịp tết.Văn phòng HĐND và UBND đã thực hiện đày đủ các báo cáo về Tết
Nguyên đán gửi Văn phòng UBND tỉnh, nội dung các báo cáo đảm bảo đầy đủ
nội dung, phản ánh kịp thời tình hình kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng trước
và sau Tết.
- Đã giúp HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện ban hành 236báo cáo
chuyên đề ( trong đó: HĐND 17 báo cáo,UBND 210 báo cáo, Chủ tịch UBND
huyện 9 báo cáo). Nội dung các báo cáo đánh giá đầy đủ , phản ánh chính xác
tình hình theo yêu cầu của UBND tỉnh, các Sở, ngành của tỉnh. Nhìn chung các
17


báo cáo được gửi UBND tỉnh, các Sở ngành của tỉnh theo đúng thời gian yêu
cầu, tuy nhiên vẫn còn một số hạn chế báo cáo chậm hơn so với thời gian quy
định.
3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.
Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn có quyền ban hành các loại
văn bản
3.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Đây là hai yếu tố quan trọng để tạo ra một văn bản đúng quy định, đúng
pháp lý khi ban hành văn bản.
3.3.1. Quốc hiệu:
Là khái niệm dùng để chỉ tên nước. Cách trình bày Quốc hiệu của Văn

phòng HĐND- UBND huyện đã có sự thống nhất và trình bày đúng với phần
thể thức theo quy định của Nhà nước. Phần quốc hiệu được trình bày ở góc phải,
dòng đầu, tờ đầu của văn bản bằng phông chữ Vn TimeH ( in hoa), cỡ chữ 1213, kiểu chữ đứng đậm, dòng dưới ghi Độc lập- Tự do- Hạnh phúc bằng phông
chữ VnTime (in thường), cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có nét gạch
ngang, nét liền kéo dài hết dòng chữ.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
3.3.2. Tên cơ quan ban hành văn bản:
Cơ quan ban hành văn bản tức là tác giả của văn bản.Tên cơ quan ban
hành văn bản được trình bày ở phía trên góc trái, dòng đầu, tờ đầu của văn bản
bằng phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới có đường
gạch ngang nét liền dài khoảng 1/2 so với tên cơ quan và đặt cân đối ở giữa.
Ví dụ:
UBND HUYỆN LỤC NGẠN
VĂN PHÒNG

3.3.3. Số và ký hiệu văn bản.

18


Là số thứ tự của văn bản được ghi liên tục bằng chữ số Ả rập, bắt đầu
từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày tháng 12 hằng năm. Cán bộ
Văn thư đánh số thứ tự cho văn bản theo từng loại văn bản.
Ví dụ: Tờ trình số 34/TTr-VP ngày 08 tháng 10 năm 2015 của Văn
phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn về việc đề nghị cấp kinh phí xúc tiến
thương mại năm 2016.
UBND HUYỆN LỤC NGẠN

VĂN PHÒNG

Số: 36/TTr-VP
3.3.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
mà cơ quan đóng trụ sở: là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
Ví dụ:
Công văn số 24/VP-TH của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn
v/v đề nghị xét công nhận danh hiệu cơ quan văn hóa năm 2015, địa danh được
ghi như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
Lục ngạn, ngày 12 tháng 9 năm 2015.
3.3.5. Tên loại và trích yếu nội dung.
Tên loại văn bản là tên gọi chính thức của văn bản như: Nghị định, Nghi
quyết, Báo cáo, Thông báo, Thông Tư, Chỉ Thị....
Tên loại văn bản được trình bày ở phía dưới địa danh và ngày tháng năm
ban hành văn bản bằng phông chữ VnTimeH, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm.
Trích yếu nội dung là câu tóm tắt của văn bản ban hành. Đối với văn bản
có tên gọi cụ thể thì trích yếu nội dung được viết ở phía dưới của tên loại văn
bản.
ví dụ:
19


CHỈ THỊ
Về việc đề nghị xúc tiến thương mại năm 2016
Đối với công văn hành chính, trích yếu nội dung văn bản được ghi ở phía
dưới số ký hiệu bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 12 kiểu chữ đứng đậm.
ví dụ:

UBND HUYỆN LỤC NGẠN
VĂN PHÒNG

Số: 36/VP-TH
V/v đề nghị xét công nhận danh
hiệu xã anh hùng năm 2015.

3.3.6. Nội dung văn bản.
Là thành phần quan trọng nhất của văn bản. Toàn bộ thông tin thể hiện
mục đích của việc ban hành văn bản đều được phản ánh ở nội dung văn bản.
Yêu cầu: việc trình bày nội dung văn bản là phải có tính mục đích, thể hiện đầy
đủ và đúng đắn thực tế khách quan, không trái với luật pháp hiện hành, sủ dụng
ngôn ngữ ngắn gọn, rõ ràng, tránh sử dụng những từ đa nghĩa có thể dẫn đến
tình trạng hiểu sai lệch về ý nghĩa của nội dung văn bản đó. Không sử dụng từ
ngữ riêng biệt của địa phương,ngôn ngữ dân tộc và phải sử dụng từ ngữ phổ
thông để vào văn bản.
3.3.7.Chữ ký của người có thẩm quyền.
Văn bản phải được Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền khác
của cơ quan ký,nhằm đảm bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản.
Thể thức để ký: Đây là yếu tố thể thức cùng với dấu của cơ quan ban hành
nhằm đảm bảo tính pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản, được trình bày ở
phía dưới văn bản. Văn bản của Văn phòng HĐND-UBND ban hành được ký
bởi Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng.
Thể thức do Chánh Văn phòng huyện ban hành:

20


KT.CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ PHÒNG

(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Thị Nhung

TL.CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
CHÁNH VĂN PHÒNG
(ký tên, đóng dấu)
Nguyễn Minh Nam
3.3.8. Dấu của cơ quan.
Văn bản sau khi ký phải đóng dấu cơ quan. Cùng với chữ ký của người có
thẩm quyền, dấu của cơ quan đóng vào văn bản nhằm mục đích chính là đảm
bảo tính chân thực và hiệu lực pháp lý của văn bản.
Dấu đóng phải đúng chiều, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía
bên trái bằng mực dấu màu đỏ tươi. Theo quy định chỉ đóng dấu khi văn bản đã
có chữ ký của người có thẩm quyền, không đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn
tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi tên người và việc cụ thể.
3.3.9. Nơi nhận văn bản.
- Nơi nhận văn bản là tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân mà văn bản được
gửi tới.
Cách ghi nơi nhận:
*) Đối với văn bản có tên gọi thì nơi nhận được ghi ở cuối văn bản về
phía góc trái. Cụm từ Nơi nhận được trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ
12, kiểu chữ nghiêng đậm, sau cụm từ có dấu hai chấm. Phía dưới trình bày tên
cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản bằngphông chữ VnTime, cỡ chữ 11,
kiểu chữ đứng. Tên mối cơ quan, cá nhân được trình bày thành một dòng riêng,
đầu dòng có gạch nối, cuối dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuối cùng ghi nơi lưu
văn bản và kết thúc bằng dấu chấm.
21


*) Đối với văn bản không có tên gọi, nơi nhận ghi dưới phía địa danh và

thời gian ban hành, sau cụm từ Kính gửi và cuối văn bản phía góc trái. Tên cơ
quan, cá nhân nhận văn bản trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, kiểu
chữ đứng đậm, sau cụm từ Kính gửi có dấu hai chấm.
3.3.10. Nhận xét.
- Văn phòng HĐND-UBND đã thực hiện đầy đủ, nghiêm túc chế độ thông
tin báo cáo với cấp trên theo quy định, biên tập, soạn thảo văn bản, phát hành
văn bản đúng thể thức, thẩm quyền, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo điều hành
của HĐND-UBND huyện.
- Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản trình bày sai thể thức, sai lỗi chính tả,
sai về cỡ chữ...
3.4. Quy trình soạn thảo văn bản.
3.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản tại Văn phòng HĐND- UBND
huyện Lục Ngạn.
*) Các bước trong quá trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Phân công soạn thảo văn bản.
- Căn cứ trên yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo, Thủ trưởng
phòng, ban phân công cán bộ soạn thảo dựa trên chức năng, nhiệm vụ của từng
cán bộ đó theo quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ cán bộ của đơn vị.
Bước 2: Soạn thảo văn bản.
- Cán bộ tại Văn phòng được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân
theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Thông tư 01/BNV về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Chánh Văn phòng/ Phó chánh Văn phòng sẽ ký nháy vào dòng cuối
cùng bên phải của văn bản, đồng thời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính
pháp lý của văn bản.
- Với các Quyết định sau khi dự thảo xong phải trình lên lãnh đạo Văn
phòng kèm theo hồ sơ hoặc văn bản thuyết trình.

22

Bước 3: Kiểm tra.
- Lãnh đạo Văn phòng hoặc cán bộ được phân công có trách nhiệm kiểm
tra thể thức và nội dung các văn bản do các phòng, ban, đơn vị chuyển đến đối
chiếu xem có đúng với thực tế không . Đối với các văn bản đạt yêu cầu, lãnh đạo
Văn phòng, cán bộ được phân công ký nháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và
trình lãnh đạo UBND huyện xem xét ký phê duyệt.
- Đối với văn bản khôngphù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phải
sửa đổi nội dung, lãnh đạo Văn phòng, cán bộ được phân công cho ý kiến vào
văn bản dự thảo chuyển trả lại phòng, ban, đơn vị soạn thảo để bổ sung, sửa đổi
lại rồi sau đó mới trình lại văn phòng xem xét kiểm tra có đúng và đạt không.
Bước 4: Phê duyệt.
- Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy quyền ký thừa lệnh UBND huyện xem
xét nội dung, hình thức và ký chính thức đối với các văn bản đạt yêu cầu.
- Nếu không đạt yêu cầu, Văn phòng có trách nhiệm chuyển trả lại đơn vị
soạn thảo văn bản để chỉnh sửa, hoàn thiện.
- Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràng,
không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Bước 5: Đăng ký văn bản đi.
- Cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản,
chữ ký người có thẩm quyền có hợp lệ hay không. Nếu không đúng quy định về
thể thức văn bản, cán bộ Văn thư báo với lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại
phòng, ban, đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa theo đúng quy định.
- Đối với văn bản hợp lệ, cán bộ Văn thư đăng ký vào Sổ công văn đi để
lấy số ký hiệu và ngày tháng năm, trích yếu của văn bản gốc.
- Căn cứ vào nơi nhận, cán bộ Văn thư có trách nhiệm nhân bản văn bản
chính thức gửi đi theo nơi nhận.
- Những văn bản có mức độ "mật", "khẩn", văn thư đóng dấu "khẩn",
"mật" lên bì văn bản. Văn bản " khẩn" phải gửi đi ngay trong ngày làm việc.
Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào Sổ chuyển giao

công văn.
23


- Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn
02 ngày làm việc kể từ ngày ký.
- Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận Văn thư
và 01 bản tại đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi và số lượng văn bản theo nơi
nhận.
3.4.2. Nhận xét.
- Trong năm 2015, cơ quan Văn phòng HĐND- UBND huyện đã hoàn
thành tốt nhiệm vụ chính trị, tham mưu, giúp việc cho TTHĐND,TTUBND
huyện và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, hoàn thành tốt các công việc cấp trên
giao phó. Tính đến ngày 22/11/2015 đã tham mưu cho HĐND huyện ban hành
88 văn bản, UBND huyện 3421 văn bản, Chủ tịch UBND huyện 7.120 văn bản,
văn phòngđã ban hành 63 văn bản.
- Các văn bản của UBND, Chủ tịch UBND huyện được soạn thảo theo
đúng quy chế làm việc của UBND huyện. Văn bản thuộc lĩnh vực, ngành nào thì
do phòng, ban, địa phương đó soạn thảo. Các văn bản được Văn phòng HĐNDUBND huyện thẩm định trước khi trình ký ban hành, quản lý văn bản chặt chẽ,
gửi văn bản quy phạm pháp luật cho cơ quan cấp trên theo đúng quy định.
- Công tác bảo vệ bí mật nhà nước được chỉ đạo thực hiện theo đúng quy
định, thường xuyên quán triệt tới toàn thể cán bộ công chức trong cơ quan
nghiêm túc thực hiện trong soạn thảo văn bản mật, trong tuyên truyền phổ biến,
trao đổi thông tin, trong vận chuyển, giao nhận tài liệu, trong quản lý con dấu.
Việc soạn thảo, thẩm định. kiểm duyệt các văn bản liên quan đến bí mật Nhà
nước do Chánh văn phòng hoặc Phó văn phòng tổng hợp trực tiếp đảm nhiệm,
cán bộ Văn thư lưu trữ trực tiếp theo dõi, vào sổ và lưu trữ các văn bản mật theo
đúng quy định. Trong năm, Công an tỉnh đã kiểm tra công tác bảo vệ bí mật Nhà
nước của Văn phòng HĐND- UBND huyện, qua kiểm tra được đáng giá kết quả
tốt.

Những văn bản mật khi đã nhận được thông tin và khi cần hủy đã hủy bỏ
tốt không để những thông tin mật ra ngoài.

24


-Văn phòng huyện Lục Ngạn đã được thực hiện tốt, phần lớn các văn bản
sau khi soạn thảo và ban hành đều đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản theo quy định.
- Cán bộ chuyên viên văn phòng đều có trình độ đại học trở lên, đảm bảo
tốt cho yêu cầu công việc.
- HĐND-UBND đã quan tâm chỉ đạo đến công tác văn phòng, nên các
trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản được trang bị
đầy đủ như: máy tính, máy in, máy fax, máy csand, máy photo...và các văn
phòng phẩm khác.
4. Quản lý văn bản đi.
- Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận,
chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong
hoạt động hàng ngày của cơ quan.
- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản
điện tử do cơ quan phát hành.
4.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
- Trước khi văn bản được phát hành và trình Lãnh đạo Văn phòng ký, văn
bản phải được kiểm tra xem đúng và đầy đủ về mặt thể thức hay chưa, phải đảm
bảo đúng theo Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
- Văn bản phải ghi rõ số, ngày tháng năm ban hành văn bản.Nội dung này
sẽ do Văn thư thực hiện.
4.2. Đăng ký văn bản.
- Hiện nay việc đăng ký văn bản đi của Văn phòng HĐND-UBND đã
được xây dựng bằng phần mềm hệ thống quản lý và điều hành tác nghiệp,đăng

ký sổ. Tất cả các văn bản do Văn phòng HĐND-UBND huyện phát hành đều
được đăng ký tại đây.
4.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn.
- Số lượng văn bản được nhân bản sẽ dựa vào nơi nhận, cần phải nhân bản
bao nhiêu số lượng đầy đủ tránh tình trạng thừa thiếu văn bản.

25