BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Tại Ủy ban nhân dân huyện An Lão

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

VĂN THỊ THANH HƯƠNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG - HỆ CHÍNH QUY
LỚP ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 13B
KHÓA HỌC (2013 - 2017)

Tên cơ quan: Ủy ban nhân dân huyện An Lão
Địa chỉ: Số 17 - Đường Nguyễn Văn Trỗi - Thị trấn An Lão
Thành phố Hải Phòng
Cán bộ hướng dẫn: Hoàng Văn Minh
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đăng Việt

HÀ NỘI - 2016


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
MỤC LỤC............................................................................................................2
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................4
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1.Lí do chọn đề tài...............................................................................................................1

PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG............................................................................2
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng ( Phòng
Hàng chính).........................................................................................................................2
1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện An Lão.............2
1.1.1. Chức năng của UBND Huyện...................................................................................2

1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện..................................................................2
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện..........................................................................11
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn phòng ( Phòng Hành
Chính)................................................................................................................................14
1.2.1. Chức năng của Văn phòng UBND..........................................................................14
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND...........................................................................15
1.2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND..........................................................................19
2. Soạn thảo và ban hành văn bản.....................................................................................20
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành...............................................................20
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản...................................................................................20
2.3. Thế thức và kĩ thuật trình bày văn bản.......................................................................21
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản:.....................................................................................24
3. Quản lí văn bản đi.........................................................................................................27
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn bản........................27
3.2. Đăng kí văn bản.........................................................................................................28
3.3. Nhân bản đóng dấu cơ quan và dấu mật dấu khẩn.....................................................28
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi...........................30
3.5 Lưu văn bản đi............................................................................................................31
4. Quản lí và giải quyết văn bản đến.................................................................................31
4.1 Tiếp nhận văn bản đến................................................................................................31
4.2. Đăng ký văn bản đến..................................................................................................32
4.3 Trình chuyển giao văn bản đến...................................................................................32
4.4 giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến..............................................32
5. Quản lí và sử dụng con dấu...........................................................................................33
5.1. Các loại dấu cơ quan..................................................................................................33
5.2. Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu.....................................................................33
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan....................................................34
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức..........................................................34
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.....................................................................34
6.3. Phương pháp lập hồ sơ...............................................................................................37

6.4. Nộp hồ sơ vào tài hiệu lưu trữ cơ quan......................................................................37
7. Tìm hiểu vê nghi thức nhà nước và kĩ năng giao tiếp...................................................38
8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng.. 38
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong cơ quan...........................................38
8.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị trong văn phòng........................................................39
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng..................................................40


KẾT LUẬN........................................................................................................40
1.1. Thuận lợi....................................................................................................................41
1.2. Khó khăn....................................................................................................................41


LỜI CẢM ƠN
Qua thời gian kiến tập tại UBND Huyện An Lão – thành phố Hải Phòng
em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Chú Nguyễn Văn Quang
– Chánh Văn Phòng, anh Hoàng Văn Ninh – Tổ trường phòng Một Cửa cùng tập
thể anh chị trong cơ quan đã giúp đỡ em trong quá trình tìm hiểu và thu thập
thông tin
Bên cạnh đó em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến quý thầy cô giảng viên
tại Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội đã chỉ dạy cho em những kiến thức, kinh nghiệm
quan trọng cần có để hoàn thành đợt kiến tập này. Đặc biệt là anh Hoàng Công
Tuyền đã giúp đỡ em rất nhiều để em có thể hoàn thành bài báo cáo này.
Tuy nhiên do đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với công việc thực tế và hạn
chế về nhận thức nên không thể tránh được những thiếu sót khi tìm hiểu, đánh
giá về trình bày UBND Huyện An Lão rất mong được sự bỏ qua của cơ quan và
rất mong được sự đóng góp giúp đỡ của quý thầy cô.
Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
UBND Huyện An Lão là trụ sở UBND quê hương của tôi. Là một sinh
viên năm ba để chuẩn bị cho quá trình kiến tập, tôi quyết định chọn UBND là
nơi mà tôi sẽ kiển tập. Lí do mà tôi chọn nơi này vì có 2 lí do, thứ nhất là việc
thuận tiện cho tôi đi lại và trao đổi thông tin, thứ 2 là đúng với chuyên ngành mà
tôi học như vậy sẽ thuận tiện cho tôi nhiều thứ. Trong quá trình kiến tập tôi được
học hỏi và thực hành những gì mình đã học không những thế tôi còn được làm
những việc trái chuyên ngành của mình để có thể học hỏi thêm làm cho kiến
thức của mình được bồi đắp hơn. Nhưng để có thể hoàn thành tốt bài báo cáo tôi
cần phải có sự chọn lọc, và chọn đề tài một cách chính xác chính vì thế tôi quyết
định chọn những nội dung sau làm nội dung chính cho bài báo cáo: 1 Tìm hiểu
chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND và Văn phòng hành chính, 2
Soạn thảo và ban hành văn bản, 3 Quản lí văn bản, 4 Quản lí và giải quyết văn
bản đến, 5 Quản lí và sử dụng con dấu, 6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ cơ quan, 7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước và kí năng giao tiếp, 8 Tìm hiểu
về các thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng.
Để cho bài báo cáo của tôi được hoàn thành tốt nhất, gặt hái được nhiều kết quả
nhất sau khi kiến tập về. Dưới đây là quá trình báo cáo của tôi.

1


PHẦN II: PHẦN NỘI DUNG
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và
Văn phòng ( Phòng Hàng chính)
1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
Huyện An Lão.
1.1.1. Chức năng của UBND Huyện.
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của

Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm, chấp hành hiến pháp luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiên các chính sách khác trên địa bàn
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước
từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Huyện.
A. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiên những nhiệm
vụ quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường
hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban
nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của
Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định
2


của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
B. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủ lợi và đất đai,
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
C. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
D. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
3


1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây

dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
E. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
G. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn;
chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy
chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
4

trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do
địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,
nhân đạo.
H. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa
phương.
K. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
5


ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
L. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
M. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
6


tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp
luật
5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
N. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên
xem xét, quyết định.
* Nhiệm vụ quyền hạn của thường trực UBND và các ủy viên ban nhân

dân
1. Đ/c Nguyễn Văn Thông – Chủ tịch UBND huyện
- Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của chủ tịch UBND huyện
- Chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ chung của UBND trực tiếp phụ trách công
tác:
+ Quốc phòng – an ninh, thanh tra – tư pháp, khiếu nại – tố cáo;
+ Quy hoạch tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý cán bộ;
+ Quy hoạch, kế hoạch đầu tư, xây dựng cơ bản, địa giới hành chính, giải
7


quyết tranh chấp đất đai;
+ Cải cách hành chính, xây dựng chính quyền.
- Làm trưởng ban an toàn giao thông, phòng cháy, chữa cháy
- Trưởng ban chỉ đạo 30a.
- Trưởng ban chỉ đạo xây dựng Nông thôn mới.
- Làm Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Hội đông nghĩa vụ quân
sự; Phụ trách các dự án nước ngoài và phi Chính phủ.
- Thay mặt UBND huyện phát ngôn trước báo chí, các cơ quan ngôn luận,
thông tin đại chúng của huyện và các cơ quan báo chí của tỉnh, Trung ương làm
việc trực tiếp với huyện.
2. Đ/c Phạm Duy Đảm – Phó Chủ tịch thường trực
- Trực tiếp phụ trách kinh tế, làm nhiệm vụ Thường trực UBND huyện,
thay mặt Chủ tịch UBND huyện điều hành công việc khi Chủ tịch đi vắng.
- Giữ mối quan hệ giữa UBND huyện với Thường trực HĐND, UBMTTQ
và các đoàn thể chính trị cấp huyện, Viện Kiểm sát nhân dân huyện, Tòa án nhân
dân huyện, Chi cục Thi hành án huyện.
- Giữ chức vụ Thủ trưởng cơ quan UBND huyện, phụ trách hoạt động của
cơ quan, trực tiếp quản lý tài chính, chịu trách nhiệm trước Pháp luật về dự toán,
chấp hành dự toán, quyết toán kinh phí chi thường xuyên hàng năm của cơ quan,

ban hành quy chế chi tiêu tài chính nội bộ cơ quan theo quy định của pháp luật và
hướng dẫn của cơ quan quản lý; Quản lý kinh phí mua sắm tài sản, trang bị tài
sản, thiết bị trong cơ quan; quản lý, điều động hoặc ủy quyền cho Chánh Văn
phòng điều động phương tiện (xe ô tô con) phục vụ công tác của UBND, Chủ tịch
và các Phó Chủ tịch UBND huyện. Khi cần sử dụng xe ô tô đi làm nhiệm vụ
khác, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng phải báo cáo xin ý kiến Chủ tịch
UBND huyện.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực giao thông vận tải, công nghiệp, tiểu thủ
công nghiệp, tài chính, xây dựng cơ bản, thống kê, thương mại và dịch vụ.
- Phụ trách theo dõi hoạt động của các Doanh nghiệp.
- Phụ trách ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, làm Trưởng
8


đại diện của ngân hàng Chính sách xã hội.
- Theo dõi hoạt động của Kho bạc Nhà nước, Chi cục thuế, phụ trách theo
dõi hoạt động của Chi cục Thống kê, Công ty điện lực An Lão
- Theo dõi thực hiện quy chế dân chủ ở cơ sở và cơ quan UBND huyện.
- Kiêm nhiệm các Ban quản lý, các chương trình dự án, chương trình mục
tiêu Quốc gia thuộc lĩnh vực kinh tế.
- Làm Chủ tịch Hội đồng giải phóng mặt bằng các dự án thuộc lĩnh vực
kinh tế.
- Làm Trưởng ban quản lý chương trình dự án Tầm nhìn thế giới và các tổ
chức phi Chính phủ.
- Ký cải chính hộ tịch, hộ khẩu, ký cấp phép đăng ký kinh doanh thuộc lĩnh
vực kinh tế.
- Phụ trách theo dõi, chỉ đạo các xã khu vực Trung tâm gồm: Quốc Tuấn,
Tân Viên, Trường Thành, Trường Thọ, An Thắng, Tân Viên, Trường Sơn
3. Đ/c Trần Văn Tuấn – Phó chủ tịch
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực nông - lâm nghiệp, thủy sản; chỉ đạo

điều hành các lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường; chỉ đạo công tác sản xuất nông
- lâm nghiệp.
- Quản lý công tác thủy lợi, thủy sản, trực tiếp chỉ đạo các chương trình, đề
án, dự án đầu tư về nông nghiệp, lâm nghiệp và nông thôn, công tác phòng chống
lụt bão, công tác định canh, định cư.
- Phụ trách và theo dõi hoạt động các đơn vị: Trạm khuyến nông lâm, Trạm
thú y, Bảo vệ thực vật, Hạt kiểm lâm,
- Chủ tịch Hội làm vườn.
- Làm Chủ tịch Hội đồng khoa học - Công nghệ huyện.
- Kiêm nhiệm các Ban quản lý, các chương trình dự án, chương trình mục
tiêu Quốc gia thuộc khối nông - lâm nghiệp; Chủ tịch Hội đồng giải phóng mặt
bằng các dự án thuộc lĩnh vực nông - lâm nghiệp.
- Thường trực Ban chỉ huy phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn của
huyện; Thường trực Ban chỉ đạo 12-TTg; Thường trực Ban chỉ đạo xây dựng
9


Nông thôn mới.
- Ký cấp phép đăng ký kinh doanh các lĩnh vực nông - lâm nghiệp.
- Phụ trách theo dõi, chỉ đạo các xã tuyên phía nam gồm: Quốc tuấn, Tân
viên, Tân Dân, Trường sơn
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa; công tác đào tạo
nghề, thông tin - truyền thông, thể dục - thể thao, phát thanh truyền hình, chính
sách xã hội, bảo hiểm xã hội, dân số - gia đình trẻ em, phòng chống các tệ nạn xã
hội, công tác dân tộc, tôn giáo.
- Trực tiếp chỉ đạo các chương trình mục tiêu Quốc gia thuộc khối văn xã
như: Chương trình 20, 112, các đề án, dự án đầu tư về văn hóa - xã hội; phụ trách
các đơn vị sự nghiệp: Trung tâm văn hóa thông tin, Đài Phát thanh truyền hình,
Bệnh viện đa khoa, Trung tâm y tế, Bưu điện huyện, Trung tâm bưu chính, viễn
thông và các dơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp, đại diện doanh nghiệp thuộc

lĩnh vực văn hóa xã hội trên địa bàn huyện.
- Kiêm nhiệm làm Trưởng các Ban, Chủ tịch các Hội thuộc lĩnh vực văn
hóa - xã hội.
- Phụ trách theo dõi hoạt động của các tổ chức Hội và làm Chủ tịch các hội:
Khuyến học, Chữ Thập đỏ, Hội nạn nhân chất độc da cam.
- Chủ tịch Hội đồng phổ biến - giáo dục pháp luật; Trưởng ban Vì sự tiến
bộ của phụ nữ; Chương trình xóa đói giảm nghèo, xuất khẩu lao động, giải quyết
việc làm.
- Ký cấp phép đăng ký kinh doanh thuộc các lĩnh vực văn hóa - xã hội.
- Phụ trách theo dõi, chỉ đạo các xã khu vực 5 Xã gồm: Quốc tuấn, Tân
viên, Tân dân, Trường sơn, An tiến
* Các ủy viên ủy ban nhân dân huyện
- Ông: Nguyễn Văn Quang – Chánh Văn phòng
- Ông: Nguyễn Đức Trung – Phó Chánh Văn phòng
- Ông: Đỗ Hải Long – Phó Chánh Văn Phòng
- Ông: Phạm Thị Hoa – Phó Chánh Văn Phòng
- Ông: Hoàng Văn Ninh – Tổ trưởng phòng “Một cửa”
10


- Ông: Nguyễn Thành Dương – Tổ trưởng Bộ phận tổng hợp
- Bà: Lương Thị Quyết – Tổ trưởng bộ phận tài vụ hành chính kiêm phục
vụ
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện.
A. Lãnh đạo UBND huyện.
Chủ tịch UBND: Nguyễn Văn Thông
ĐT: 0313 872 251
Phó chủ tịch UBND TT: Phạm Duy Đảm
ĐT: 0313 872 251
Phó chủ tịch UBND: Trần Văn Tuấn

ĐT: 0313 772 251
B. Lãnh đạo các phòng chuyên môn
Lãnh

SĐT
0313 872 202

Email

0313 911 489



Phó chánh

Trung
Đỗ Hải

0313.872.310



văn phòng
Phó chánh

Long
Phạm Thị

0313.872547

Lãnh

văn phòng
Trưởng

Hoa
Nguyễn

031.3872.202

đạo

phòng

Văn

Phó trưởng

Phinh
Lê Huy

phòng

Công

Phó trưởng

Dương

0313.872.202

Phòng

phòng
Trưởng

Thị Muốt
Bùi Thị

0313.872.256

LĐ

phòng

Mây

đạo
văn
phòng
UBN
D

Chức vụ
Chánh văn

Họ tên
Nguyễn

phòng

Văn

Phó chánh

Quang
Nguyễn

văn phòng

Đức

phòng
nội vụ

0313.872.940

11


0313.872.256

TB và

Phó trưởng

Nguyễn

XH

phòng

Thị Kim

Phòng

Trưởng

Loan
Bùi Đức

0313.872.201



văn

phòng
Phó trưởng

Bốn
Phạm

0313.872.201



phòng

Văn

Phó trưởng

Thông
Vũ Thị

0313.872.201

phòng
Trưởng

Tạo
Đặng Thị

0313.872.462

phòng
Phó trưởng

Minh
Vũ Trọng

0313.872.462



phòng
Phó trưởng

Dũng

Lê Thị

0313.872.462



phòng
Phó trưởng

Tuyến
Trương

0313.872.462

Phòng

phòng
Trưởng

Thị An
Dương

0313.762.128



Y tế

phòng

Đình

Phòng

Trưởng

Sinh
Lương

0313.872.265



tài

phòng
Phó trưởng

Thị Yến
Nguyễn

0313.872265

phòng
Phó trưởng

Thị Nhàn
Nguyễn

0313.872265

phòng
Phó trưởng

Thị Vân
Vũ Xuân

0313.872265

phòng
Trưởng

Hùng
Trần Văn

0313.872.434

phòng
Phó trưởng

Nguyên
Ngô Văn

0313.872.434

phòng

Lâm

hóa

thông
tin
Phòng
giáo
dục và
đào
tạo

chính
kế
hoạch

Phòng
tư
pháp



12


Phòng

Trưởng

Nguyễn

kinh

phòng

Quốc

tế hạ
tầng

0313.872.364

Thịnh
0313.872.364

Phó trưởng

Đào

phòng

Xuân

Phòng

Trưởng

Hiển
Trần Thị

0313.872.369

thanh

phòng
Phó trưởng

Ngân
Hồ Thị

0313.872.369



phòng
Phó trưởng

Hảo
Trần Văn

0313.872.369

phòng
Trưởng

Nhân
Vũ Văn

0313.672.343

phòng
Phó trưởng

Tuyến
Nguyễn

0313.672.343

phòng

Văn

tra

Phòng
tài
nguyê
n môi
trường
Phòng
nông
nghiêp
và
phát
triển

Phương
Trưởng

Trần Cao

0313.872.297

phòng
Phó trưởng

Sơn
Nguyễn

0313.872.297

phòng
Phó trưởng

Văn Nhất
Mai

0313.872.297

phòng

Hồng
Thái

nông
thôn
Chi
cục
thống
kê
Trung

Chi cục

Đoàn

trưởng
Phó trưởng

Văn Đức
Lê Văn

chi cục
Phó trưởng

Khỏe
Phạm

chi cục
Giám đốc

Văn Duật
Đào

0313.872.321
13


tâm

Thành

DSKH

Lạc

H-GĐ
Trung

Giám đốc

Vũ Thị

Phó giám

Tuyết
Đặng Bá

đốc
Phó giám

Hùng
Nguyễn

đốc

Hữu Chí

tâm
phát
triển
quỹ

đất

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng ( Phòng Hành Chính)
1.2.1. Chức năng của Văn phòng UBND
Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo, quản
lú diều hành của thủ trưởng cơ quan và đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho
cơ quan hoạt động. Chức năng của Văn phòng được thể hiện ở 2 loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, Văn phòng nghiên
cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành
bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan.
- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:
Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với
lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến
phê duyệt. Văn phòng phải mua sắm, quản lí, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho cơ quan.
Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác đảm bảo điều kiện vật
chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu
của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.
Chức năng của văn phòng UBND xã
Văn phòng UBND xã có chức năng tham mưu phục vụ sự quản lí tập
trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UB và đảm bảo cơ
sở vật chất cho UB hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai
14


loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc công tác này, văn phòng phải
nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Uỷ ban tổ chức công việc, điều hành bộ máy thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của Uỷ ban theo luật.

- Công tác bảo đảm cơ sở vật chất: Thuộc công tác này, văn phòng vừa
nghiên cứu, đề xuất ý kiến, vừa trực tiếp thực hiện công việc sau khi Uỷ ban có
ý kiến phê duyệt; văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,
kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Uỷ ban.
Hai loại công tác: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác đảm bảo cơ sở
vật chất có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm phục vụ nhu cầu quản
lý, chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND xã.
1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng UBND
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện An Lão ( gọi tắt là Văn Phòng)
là cơ quan tham mưu tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành
công tác của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện, có tư cách pháp nhân, có
con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động, chịu sự
lãnh đạo và quản lí trực tiếp của UBND huyện, đồng thời chịu sự hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ Văn phòng UBND thành phố
- Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng gồm có Chánh Văn
phòng, các phó Chánh Văn phòng, các chuyên viên và nhân viên. Chánh Văn
phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, lãnh đạo và điều hành các hoạt động
của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân về công tác, của mình và các hoạt
động của Văn phòng trước UBND huyện và trước pháp luật. Chánh Văn phòng
phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh Văn phòng, các Chuyên viên và nhân
viên trong Văn phòng để thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổng hợp, phục vụ và
thực hiện nhiệm vụ chuyên môn. Cán bộ, công chức Văn phòng chịu trách
nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công tác được phân công trước lãnh đạo Văn phòng,
lãnh đạo UBND huyện trước pháp luật.
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó có
thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng
15


có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế
hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng. Tổ chức họp giao ban
và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu
lãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan.
- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyết
định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị
đề án. Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành
được thống nhất.
- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ
quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn
vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội
nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghi
biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.
Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã
a) Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác thường kỳ
Căn cứ yêu cầu, nhiệm vụ, văn phòng chủ động xây dựng chương trình,
trình Chủ tịch Uỷ ban duyệt, ban hành. Sau khi chương trình công tác được ban
hành, văn phòng có trách nhiệm giúp Chủ tịch Uỷ ban tổ chức thực hiện; Đôn
đốc các bộ phận công tác triển khai; Theo dõi tiến độ thực hiện; Cuối kỳ, văn
phòng tổng hợp tình hình, viết báo cáo và tổ chức cuộc họp sơ kết, tổng kết thực
hiện chương trình.
Ngoài chương trình công tác nhiệm kỳ, tháng, quý, năm, văn phòng còn
có trách nhiệm xây dựng lịch công tác tuần của Uỷ ban. Tổ chức cuộc họp giao
ban hàng tuần của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban.
b)Tổng hợp tình hình, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp
UBND xã trong việc chỉ đạo thực hiện
Văn phòng giúp UBND xã tổ chức công tác thông tin và xử lý thông tin;
16

Phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa
phương. Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực sự quản lý, chỉ đạo của UBND
xã và việc giám sát của HĐND. Công tác bảo đảm thông tin của văn phòng tập
trung vào các nội dung chủ yếu: Tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế,
xã hội, an ninh quốc phòng; Tình hình hoạt động của các tổ chức đoàn thể; Tình
hình mọi mặt và các biến động trong địa phương.
Trên cơ sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình
kinh tế - xã hội (kể cả các biểu báo thống kê tổng hợp) của địa phương trình lãnh
đạo UBND ký ban hành. Văn phòng thông báo kết luận của lãnh đạo Uỷ ban
đến các ngành, đoàn thể, thôn, bản.
c) Tổ chức các cuộc họp, cuộc làm việc của Uỷ ban
Ở UBND xã thường có các cuộc họp, cuộc hội nghị dưới đây: Họp Uỷ
ban; Họp giao ban của Chủ tịch và Phó Chủ tịch Uỷ ban; Cuộc họp của lãnh đạo
Uỷ ban với các trưởng thôn, tổ trưởng dân phố; Cuộc họp của lãnh đạo Uỷ ban
với lãnh đạo các cơ quan đoàn thể trong xã…Trách nhiệm của văn phòng trong
các cuộc họp là tham mưu đề xuất các cuộc họp; Bố trí lịch các cuộc họp; Phối
hợp với công chức có liên quan để xây dựng chương trình và chuẩn bị nội dung;
Ghi biên bản cuộc họp.
d) Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng
Căn cứ vào văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước cấp trên, văn phòng
có trách nhiệm giúp UBND tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng
trong cơ quan Uỷ ban và trong địa phương; Tổ chức hội nghị tổng kết, rút kinh
nghiệm, nhân điển hình tiên tiến; Làm thủ tục đề nghị Uỷ ban khen thưởng theo
thẩm quyền hoặc Uỷ ban đề nghị lên cấp trên khen thưởng những tập thể, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua.
đ) Tổ chức công tác tiếp dân
Theo quy định của Uỷ ban, văn phòng trực tiếp tiếp nhận đơn thư khiếu
nại của nhân dân gửi đến Uỷ ban. Nghiên cứu, đề xuất ý kiến để lãnh đạo Uỷ

ban trả lời nhân dân đúng với chủ trương, chính sách của đảng và nhà nước.
Đồng thời chuyển các đơn thư không thuộc thẩm quyền của Uỷ ban và hướng
17


dẫn cho nhân dân đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết.
e) Tham gia bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong giao dịch giữa Uỷ
ban với cơ quan, tổ chức, công dân theo cơ chế “một cửa”
Cơ chế một cửa là cơ chế giải quyết công việc của một cơ quan hành
chính nhà nước, từ hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết
quả được thực hiện tại một đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả. Nguyên
tắc thực hiện cơ chế một cửa là: thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp
luật, công khai, thuận tiện, nhanh chóng, nhận yêu cầu và trả kết quả tại một nơi
- bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Công chức Văn phòng - Thống kê phối hợp cùng với các công chức
chuyên môn khác của UBND xã có trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ, nghiên cứu giải
quyết hồ sơ, trả kết quả cho đương sự, thu lệ phí theo quy định của pháp luật.
f) Giữ mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và
nhân dân
Mối quan hệ công tác giữa UBND xã với các cơ quan, đoàn thể và nhân
dân được thông qua bằng nhiều hình thức. Có thể trực tiếp, cũng có thể gián
tiếp. Trong đó chủ yếu thông qua hình thức hội họp. Khi các cơ quan, đoàn thể
hoặc nhân dân có nhu cầu đến làm việc với lãnh đạo UBND, văn phòng có trách
nhiệm tiếp nhận nhu cầu. Sau khi báo cáo và được lãnh đạo Uỷ ban đồng ý, văn
phòng sắp xếp lịch làm việc.
g) Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc
Cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của UBND xã gồm có: Đất đai,
nhà cửa, phương tiện giao thông, trang thiết bị kỹ thuật, văn phòng phẩm...
Ở cấp xã, văn phòng không làm chủ tài khoản của Uỷ ban. Bộ phận bảo
đảm kinh phí cho Uỷ ban hoạt động lại là tài chính - kế toán. Tuy vậy văn phòng

vẫn có trách nhiệm đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện làm việc cho HĐND
và cơ quan UBND theo quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung cụ thể là:
Văn phòng đề nghị về nhu cầu sử dụng đất đai, nhà cửa, trang thiết bị kỹ thuật
và phương tiện làm việc khác. Trong trường hợp cụ thể, nếu được phân công,
văn phòng trực tiếp mua sắm. văn phòng trực tiếp quản lý, bảo dưỡng các tài sản
18


thuộc cơ quan Uỷ ban.
h) Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, hành chính
của Uỷ ban
Công tác văn thư lưu trữ của UBND xã bao gồm: Quản lý và giải quyết văn
bản đi; Quản lý và giải quyết văn bản đến; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ
và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Uỷ ban; Thu thập, bảo quản an toàn và tổ chức sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý của Uỷ ban theo quy
định của pháp luật.
Công tác hành chính của UBND xã bao gồm lễ tân khánh tiết, thường trực
bảo vệ, liên lạc, điện thoại, tạp vụ...Trách nhiệm của văn phòng đối với công tác
hành chính, văn thư, lưu trữ là tổ chức thực hiện các văn bản của cấp trên gửi
cho Uỷ ban. Biên soạn, trình lãnh đạo Uỷ ban ban hành văn bản mới về công tác
văn thư, lưu trữ, hành chính cho phù hợp với thực tế của địa phương.
i) Thực hiện công tác tổ chức - cán bộ
Văn phòng giúp Chủ tịch UBND xã thực hiện nghiệp vụ công tác tổ chức
và cán bộ. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động thuộc Uỷ
ban. Thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công chức và người lao động thuộc
thẩm quyền quản lý của UBND xã. Giúp Chủ tịch Uỷ ban thực hiện chế độ
chính sách đối với cán bộ, công chức và người lao động.
- Giúp thủ trưởng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở các
đơn vị thuộc cơ quan; Trực tiếp thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
của cơ quan.

- Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật
chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND

19


2. Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
- Cơ quan được ban hành 10 loại văn bản:
1) Quy định6) Giấy mời
2) Công văn7) Kế hoạch
3) Quy chế 8) Tờ trình
4) Công điện 9) Báo cáo
5) Thông báo10) PGV
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản.
Thứ nhất, đối với văn bản ban hành để quy định những vấn đề được cấp
trên giao. Những vấn đề được cấp trên giao có thể không phải là những vấn đề
đương nhiên thuộc thẩm quyền của cấp huyện nhưng xét thấy cần thiết, thấy cấp
huyện có đủ điều kiện để thực hiện nên cấp trên giao cho cấp huyện thực hiện.
Thứ hai, đối với văn bản ban hành để thực hiện thẩm quyền do luật định.
Đây là những vấn đề chính quyền cấp huyện thực hiện theo quy định của luật và
phải tự chịu trách nhiệm.
Cơ quan được ban hành các loại văn bản như đã nêu quy định về những
vấn đề liên quan đến văn bản
1) Quy định VD: Về việc thành lập hội đồng tư vấn thuế xã Mỹ Đức
VD: Về việc phê duyệt quyết đoán công trình nạo vét đắp đê huyện An
Lão của văn phòng UBND huyện An Lão
2) Công văn VD: V/v đồng chí Bộ phó chủ tịch UBND xã trường thành
20

điện thoại yêu cầu không cho xe chạy và đồng chí trưởng thôn đến công ty
thông báo cho xe chạy
VD: V/v thanh lý tài sản trạm bơm trung thành làng an thái
3) Quy chế VD: Quy chế làm việc của Văn phòng UBND huyện An Lão
VD: Quy chế phân công nhiệm vụ
4) Công điện VD: V/v tăng cường chống dịch bệnh nuôi tôm trên địa bàn
huyện
5)Thông báo VD: Về việc giới thiệu chức danh và chữ kí phó trưởng
phòng tư pháp huyện kiến thụy
VD: Kết luận của chủ tịch UBND thành phố tại họp giao ban lãnh đạo
UBND thành phố ngay 30/5/2016
6) Giấy mời VD: Dự tập huấn và hệ thống quan lí và đánh gía và kiểm
soát thủ tục hành chính
7) Kế hoạch VD: Giao doanh thu sổ số năm 2012
VD: Thu chi 2015 phí sử dụng đường bộ theo đầu phương tiện đối với mô
tô trên địa bàn huyện An Lão
8) Tờ trình VD: Xin cấp phí cho công trình đường giao thông thôn Xuân
Đài xã Trường Thọ
VD: Xin cấp phí đầu tư xây dựng công trình nhà văn hóa thôn lai thi xã
tân dân
9) Báo cáo) VD: Rà soát công tác quản lí và phát triển mạng lưới chợ trên
địa bàn theo quy định số 2043 UBND
10) PGV) VD: ý kiến chỉ đạo của đồng chí PCT UBND huyện căn cứ QĐ
số 2384 của UBND TP
*) Lãnh đạo được kí các loại văn bản
- Chủ tịch UBND Nguyễn Văn Thông được kí các loại văn bản như :
Quyết định, kế hoạch, công văn , tờ trình, báo cáo
- Phó chủ tịchUBND Phạm Duy Đảm được kí các văn bản như Thông

báo, Quyết định
2.3. Thế thức và kĩ thuật trình bày văn bản.
21