Tiểu luận Phương pháp nghiên cứu khoa học: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM CHI NHÁNH HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
----------

ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ KỸ
THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Lớp: ĐHLT LTH K15A – Nhóm 4
Giảng viên hướng dẫn: TS. Bùi Thị Ánh Vân

Hà Nội - 2016


DANH SÁCH NHÓM
STT
1
2

Mã số sinh viên
1507LTHA028
1507LTHA032

Tên thành viên
Lăng Thị Miên
Vũ Thị Nội

Phần phụ trách
Phần mở đầu
Chương 2

Lời cảm ơn, Lời cam đoan,

3

1507LTHA036

Nguyễn Thủy Tâm

Chương 2, Tiểu kết, Đánh
giá, chỉnh sửa và hồn thiện
Chương 3
Chương 2, chỉnh sửa và

4

1507LTHA043

Phan Thị Thúy

5

1507LTHA056

Ngơ Thanh Thủy

6
7
8
9

1507LTHA048
1507LTHA049
1507LTHA051
1507LTHA052

Bùi Thị Trang
Nguyễn Thành Trung
Phúc Thị Minh Vân
Trần Thị Thanh Xuân

hoàn thiện
Phần 2.2 Chương 1
Kết luận
Chương 3, Phụ lục 1
Phần 1.1 Chương 1

Ký tên


LỜI CẢM ƠN
Để hồn thành đề tài này chúng tơi xin chân thành cảm ơn TS. Bùi Thị
Ánh Vân đã tận tình hướng dẫn chúng tơi trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã truyền dạy
cho chúng tôi vốn tri thức quý báu về Công tác Văn thư trong suốt thời gian học
tập tại trường; Cảm ơn Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt
Nam - Chi nhánh Hà Nội (CNHN) đã cung cấp tài liệu cho chúng tôi thực hiện
đề tài này.
Nhóm thực hiện đề tài

LỜI CAM ĐOAN
Chúng tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do chúng tơi thực
hiện. Mọi số liệu thể hiện trong cơng trình này hồn tồn trung thực. Chúng tơi
xin chịu trách nhiệm về những gì đã viết trong đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Nhóm thực hiện đề tài


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................3
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................4
MỤC LỤC...................................................................................................................................5
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT..................................................................................................7
Chữ viết tắt..................................................................................................................................7
Nguyên nghĩa..............................................................................................................................7
CTVT..........................................................................................................................................7
Công tác văn thư.........................................................................................................................7
PTSC...........................................................................................................................................7
Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam........................................................7
GDCK.........................................................................................................................................7
Giao dịch chứng khốn...............................................................................................................7
HĐQT..........................................................................................................................................7
Hội đồng quản trị........................................................................................................................7
CBCNV.......................................................................................................................................7
Cán bộ cơng nhân viên................................................................................................................7

PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.....................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề......................................................................................................1
3. Mục tiêu nghiên cứu................................................................................................................2
4. Đối tượng nghiên cứu.............................................................................................................2
5. Phạm vi nghiên cứu.................................................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu.........................................................................................................2
7. Bố cục đề tài............................................................................................................................3
Chương 1:....................................................................................................................................4
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY DỊCH
VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ NỘI...........................................4
1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư..........................................................................4
1.1.1. Khái niệm..........................................................................................................................4
1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm.......................................................................................5
1.1.3.Yêu cầu..............................................................................................................................6
1.1.4. Vị trí và ý nghĩa................................................................................................................7
1.2. Tổng quan về Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam.....................................7
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng cơng ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí
Việt Nam- PTSC.........................................................................................................................7
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí
Việt Nam:....................................................................................................................................8
1.2.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng ban nghiệp vụ:. .10
1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức:................................................................................................10
1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ cấu bộ máy và các phòng ban nghiệp vụ của
Tổng cơng ty:............................................................................................................................11
Chương 2:..................................................................................................................................15
THỰC TRẠNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ
KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM – CN HÀ NỘI................................................................15
2.1. Cơng tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến...........................................................................15
2.1.1. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến........................................................................16

2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản
đến.............................................................................................................................................18
2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.........................................21
2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..........................................................................22
2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng,
năm của văn bản đi....................................................................................................................23
2.2.2. Chuyển phát văn bản đi...................................................................................................28
2.2.3. Lưu văn bản đi................................................................................................................29
2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...................................................................................30
2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan:.............................32
Chương 3:..................................................................................................................................34
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CÔNG
TY DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM................................................................34
3.1. Đánh giá:............................................................................................................................34
3.1.1. Ưu điểm...........................................................................................................................34
3.1.2. Hạn chế...........................................................................................................................34
3.2. Giải pháp............................................................................................................................35
3.2.1. Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư.....................................................................35
3.2.2. Đối với lãnh đạo công ty về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư..............35
3.2.3. Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư................................................36
KẾT LUẬN...............................................................................................................................36
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................................39


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
CTVT
PTSC

GDCK
HĐQT
CBCNV

Nguyên nghĩa
Công tác văn thư
Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam
Giao dịch chứng khốn
Hội đồng quản trị
Cán bộ công nhân viên


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu, là một mắt xích quan
trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức nói chung và Tổng Cơng ty
Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội nói riêng. Cơng tác văn
thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thơng tin cần thiết phục
vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Thực hiện tốt cơng tác văn thư sẽ góp
phần giải quyết cơng việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất
lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà
nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết hạn chế
việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư cịn bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ và là nguồn bổ sung tài
liệu cho kho lưu trữ tài liệu Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí
Việt Nam (PTSC)
Là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là được đào tạo
về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ đồng thời có thành viên trong nhóm đã được
thực tập tại Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - CN HN. Đứng

trước những đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước về cơng tác văn thư trong
q trình hội nhập, với mong muốn được kiểm chứng giữa lý luận và thực tiễn.
Từ những vấn đề trên đã lôi cuốn chúng tôi chọn đề tài: “Tổ chức công
tác văn thư tại Tổng Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh
Hà Nội” cho bài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này, nhóm chúng tơi đã tìm đọc một số tác phẩm như:
Giáo trình nghiệp vụ cơng tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ
Trung ương I; 2007) Tác phẩm đã cung cấp cho chúng tôi những lý luận về công
tác văn thư.

1


Tập lưu Văn bản đi, Văn bản đến của Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật
Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội năm 2015 đã cho chúng tôi thấy được
tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động của Tổng Công ty - CNHN và
cung cấp cho chúng tôi những mẫu văn bản như: mẫu công văn đi, mẫu quyết
định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu …
Báo cáo thực tập tốt nghiệp của bạn Bùi Thị Trang tại Tổng Công ty CNHN năm 2014 đã cung cấp cho chúng tôi những thông tin về lịch sử hình
thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và chế độ công tác văn thư
của Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội, đây
chính là điều kiện thuận lợi để chúng tôi viết chương 2 và chương 3.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này thực hiện để nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư tại Tổng
Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội
Kiểm chứng lại những kiến thức đã học tại trường và thực tế công việc.
4. Đối tượng nghiên cứu
Tổ chức công tác văn thư tại Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt
Nam - Chi nhánh Hà Nội

5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam CNHN
- Thời gian: Công tác văn thư của Tổng Cơng ty năm 2015
6. Phương pháp nghiên cứu
Để tìm hiểu tốt vấn đề trên chúng tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây là phương pháp được
xem là cơ sơ lý luận trong sự nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung và cấu trúc luận văn.
Phương pháp điền dã: Phương pháp này được xem là công cụ cơ bản
trong thu thập khai thác các thông tin về Công tác văn thư của Cơng ty cổ phần
dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam.
Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về cơng tác văn thư
tại Tổng Cơng ty.
2


Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu
giữ được những thơng tin có giá trị Công tác văn thư tại Tổng Công ty.
Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp này được
áp dụng trong việc xử lý các thông tin được khai thác từ các các cán bộ nhân
viên cũng như các nguồn tài liệu sẵn có về về Cơng tác văn thư để trình bày
trong đề tài.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài được
bố cục thành 3 chương:
- Chương 1. Một số vấn đề về Công tác văn thư và tổng quan về Tổng
Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội
- Chương 2. Thực trạng về Công tác văn thư tại Cơng ty cổ phần dịch vụ
kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội
- Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại
Công ty cổ phần dịch vụ kỹ thuật dầu khí Việt Nam - Chi nhánh Hà Nội.

3


Chương 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ
CÔNG TY DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM - CHI NHÁNH HÀ
NỘI
1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ
Văn phòng. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và
truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ…. Những công việc này được
gọi là công tác văn thư. Vậy có thể định nghĩa về cơng tác văn thư.
Đối với cơ quan, đơn vị thì CTVT giữ vai trị đặc biệt quan trọng, nó là
một then chốt, một mắt xích quan trọng giúp cho cơng việc được giải quyết
nhanh chóng, kịp thời khoa học. Vì vậy yêu cầu đặt ra với mỗi cơ quan đơn vị
phải quan tâm hơn nữa đối với CTVT nói riêng và văn phịng nói chung để góp
phần giải quyết nhanh chóng tốt nhất, và đặc biệt góp phần đẩy mạnh cơng cuộc
cải cách hành chính, xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về cơng tác văn thư:
- Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội
vụ Hà Nội: “Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin cho
lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân. Gọi chung
là các cơ quan, tổ chức” [4; Tr.39]
- CTVT là tồn bộ các cơng việc liên quan đến giấy tờ văn bản.

- CTVT là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờ trong cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì CTVT bao gồm 02 nội
4


dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trình chuyển giao văn
bản trong cơ quan, tổ chức.
- CTVT là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhàm
đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
(Theo giáo trình Lý luận và phương pháp cơng tác văn thư của PGS. Vương
Đình Quyền)
* Tóm lại: CTVT là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
công tác quản lý, bao gồm tồn bộ các cơng việc về xây dựng văn bản, giải
quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước,
doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách
khác CTVT là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của q
trình xử lý thơng tin.
1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm
* Nội dung
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên
có thể nói bất cứ cơ quan nào, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành
CTVT, gồm những việc chính sau:
- Soạn thảo văn bản
+ Thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản
+ Ký văn bản để ban hành
- Quản lý và giải quyết văn bản
+ Tiếp nhận vào sổ (đăng ki) và chuyển giao văn bản đến

+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi
+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
* Tính chất, đặc điểm:
5


CTVT mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật địi hỏi phải nắm vững lý luận
và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật soạn thảo,
lập hồ sơ….
CTVT mang tính chính trị cao nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý, phục
vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách ….thực hiện các nhiệm vụ
chính trị của Đảng, Nhà nước và của từng cơ quan.
CTVT liên quan đến nhiều cán bộ trong cơ quan tổ chức
CTVT không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động riêng biệt của
Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội.
1.1.3.Yêu cầu
CTVT là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó q trình thực
hiện cần đảm bảo các u cầu:
+ Nhanh chóng: Q trình giải quyết cơng việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức giải quyết văn bản kịp thời góp phần
hồn thành tốt cơng việc của cơ quan.
+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,
ký duyệt văn bản, vào số, đánh máy, chuyển giao đều phải được thực hiện theo
đúng quy trình, đúng ngun tắc và đúng đối tượng.
+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,
nhân bản, gửi phát nhanh, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật.
+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của CTVT gắn liền với

việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại.
Có thể thấy, u cầu hiện đại hố CTVT đã trở thành một trong những
tiền đề đảm bảo cho cơng tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan
nói riêng có năng suât chất lượng cao. Hiện đại hoá CTVT ngày nay đã trở
thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với điều
kiện cụ thể của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp. Tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu
coi thường việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, các phát minh sáng chế có
liên quan đến việc tăng cường hiệu quả CTVT.
6


1.1.4. Vị trí và ý nghĩa
* Vị trí:
CTVT được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Trong hoạt động của bộ phận văn phịng, CTVT không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần quan trọng trong nội dung hoạt động của văn
phòng, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, và có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
Tóm lại: CTVT có một vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp
* Ý nghĩa:
CTVT đảm bảo cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời thông tin cần thiết
phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan đơn vị
nói riêng.
Thơng tin bằng văn bản là thơng tin đầy đủ, chính xác nhất. Thơng tin
mang tính pháp lý vì Nhà nước muốn quản lý đất nước thì phải ban hành rất
nhiều văn bản.
Làm tốt CTVT sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan được nhanh
chóng chính xác, nâng cao hiệu suât công việc.
Làm tốt CTVT sẽ giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, của cơ quan. Hạn

chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và lợi dụng văn bản Nhà nước để làm
trái pháp luật
CTVT đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốt CTVT.
1.2. Tổng quan về Tổng Cơng ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tổng cơng ty Cổ phần Dịch
vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC
Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC ( Cơng
ty Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí trước đây) là thành viên của Tập đồn Dầu khí
Quốc gia Việt Nam (Petro Vietnam).
Tổng cơng ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC (Cơng
ty Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí trước đây) lấy thương hiệu PTSC là viết tắt từ 4 chữ
7


cái đầu của cụm tên gọi giao dịch bằng tiếng Anh: PetroVietnam techniacl
Services Coporation.
PTSC được thành lập từ tháng 2/1993 trên cơ sở sát nhập 2 đơn vị là
Công ty Dịch vụ Dầu khí (PSC) và Cơng ty Địa vật lý và Dịch vụ Dầu khí
(GPTS). Sau hơn 20 năm phát triển, cho đến nay, PTSC đã có những bước phát
triển vượt bậc và được đánh giá là Tổng công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung
cấp các dịch vụ kỹ thuật dầu khí tại Việt Nam, một thương hiệu lớn trong thị
trường dầu khí khu vực.
Tên cơng ty: Cơng ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC
Tên giao dịch: PTSC Hà Nội
Trụ sở: Số 142 Nguyễn Khuyến, phường Văn Miếu, Quận Đống Đa,
TP.Hà Nội
Điện thoại: 04.37336588

Fax: 04.37336589

Công ty Cổ phần Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC có tư cách
pháp nhân riêng, có tài khỏan tại Ngân hàng Ngoại thương, có con dấu riêng.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng công ty Cổ phần
Dịch vụ kỹ thuật Dầu khí Việt Nam:
Lĩnh vực hoạt động chính của PTSC là cung cấp các dịch vụ kỹ thuật cho
ngành cơng nghiệp dầu khí. Trong đó, có nhiều loại hình dịch vụ chiến lược mang
tính chất mũi nhọn, đã phát triển và được chuyên nghiệp hóa đạt trình độ quốc tế
như: dịch vụ tàu chun ngành; dịch vụ căn cứ cảng; dịch vụ thiết kế; chế tạo lắp
đặt các cơng trình dầu khí; dịch vụ vận hành; bảo dưỡng; sửa chữa các cơng trình
dầu khí; dịch vụ khảo sát cơng trình ngầm bằng R.O.V, dịch vụ thăm dò địa chất,
tàu chứa và xử lý dầu thơ, đầu nối chạy thử các cơng trình dầu khí,; dịch vụ vận
hành bảo dưỡng, sửa chữa các cơng trình dầu khí, đóng tàu dịch vụ, cung cấp nhân
lực kỹ thuật và vật tư thiết bị dầu khí, dịch vụ khách sạn,...
PTSC được cổ phần hóa vào tháng 12/2006, hoạt động theo mơ hình
Cơng ty mẹ- Cơng ty con từ tháng 3/2007 và bắt đầu niêm yết trên sàn giao dịch
chứng khoán (GDCK) Hà Nội vào ngày 20/9/2007 với mã cổ phiếu là PVS.
PetroVietnam hiện nay đang nắm giữ 51% cổ phần tại PTSC.
8


Bên cạnh đó, để thuận tiện hơn trong việc chỉ đạo các hoạt động sản xuất
kinh doanh, từ đó có điều kiện nắm bắt và đáp ứng tốt hơn các u cầu dịch vụ,
Trụ sở chính của Tổng cơng ty PTSC đã được chuyển từ Hà Nội vào Hồ Chí
Minh từ tháng 4/2007.
Sau 3 năm cổ phần hóa, kể từ ngày 02/11/2009, Tổng công ty Cổ phần
Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí đã đổi tên thành Tổng cơng ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ
thuật Dầu khí Việt Nam.
Định hướng xây dựng thương hiệu PTSC với khẩu hiệu: “Giải pháp cho
nền Cơng nghiệp dầu khí”, với phương châm “đồn kết, năng động sáng tạo,
đồng tâm hiệp lực, tăng tốc phát triển, đổi mới quyết liệt”, PTSC cam kết đặt lợi

ích của khách hàng lên hàng đầu đồng thời không ngừng nỗ lực nâng cao chất
lượng dịch vụ, tiếp tục phát triển đảm bảo cung cấp các dịch vụ dầu khí đạt chất
lượng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Hiện nay, PTSC có 22 đơn vị thành viên và trực thuộc cùng gần 9.000
người lao động với năng lực chuyên môn, tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm rèn
luyện qua môi trường hoạt động kinh doanh quốc tế, được đào tạo kỹ lưỡng và
được các công ty đăng kiểm hàng đầu thế giới cấp các chứng chỉ về an toàn,
chất lượng... Đây là đội nguc lao động đầy nhiệt huyết, mang đậm phong cách,
bản sắc văn hóa PTSC. Họ đã và đang là tài sản, nguồn lực quý báu, mang tính
quyết định đến sự phát triển của PTSC. Từ người lao động trực tiếp đến các cán
bộ quản lý, tất cả đều đồng tâm, hiệp lực, năng động sáng tạo, chuyên nghiệp và
đầy nhiệt huyết với cơng việc. Chính họ, đặc thù của cơng tác dịch vụ, đã từng
ngày làm nên thương hiệu PTSC như hiện nay.
Bên cạnh đó, PTSC cịn liên doanh liên kết với nhiều đối tác, giữ cổ phần
chi phối và không chi phối trong nhiều cơng ty dầu khí khai tác và được các đối
tác tin tưởng, sẵn sàng hỗ trợ, hợp tác khi thực hiện bất cứ dự án nào.
Nhằm tăng cường chất lượng dịch vụ, gia tăng sức cạnh tranh, phát triển
ổn định, bền vững, chiến lược kinh doanh trong giai đoạn từ nay đến năm 2015,
định hướng phát triển cho đến năm 2025 của PTSC là phấn đấu trở thành Nhà
cung cấp dịch vụ Dầu khí, cơng nghiệp hàng hải mạnh có thương hiệu trong khu
9


vực và trên thế giới, trong đó lấy dịch vũ kỹ thuật dầu khí làm then chốt, trở
thành 1 trong 3 đơn vị dịch vụ kỹ thuật dầu khí hàng đầu của khu vực Đông
Nam Á.
1.2.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các
phòng ban nghiệp vụ:
PTSC tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH đã được
Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 29/11/2005.

Các hoạt động của PTSC tuân thủ Luật doanh nghiệp, các Luật khác có liên quan
và Điều lệ PTSC được Đại hội đồng cổ đơng nhất trí thơng qua.
1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức:
+ Đại hội đồng cổ đông
+ Ban Kiểm soát
+ Hội đồng quản trị (HĐQT) gồm:
- Chủ tịch Hội đồng Quản trị;
- Phó Chủ tịch Hội đồng Quản trị;
- Các thành viên Hội đồng Quản trị.
+ Ban Tổng Giám Đốc:
- Tổng Giám đốc;
- Các Phó Tổng Giám đốc.
+ Các phòng ban nghiệp vụ:
- Văn phòng
- Ban Tổ chức nhân sự
- Ban Tài chính kế tốn
- Ban Thương mại
- Ban Kế hoạch đầu tư
- Ban Phát triển kế hoạch và đầu tư dự án
- Ban An toàn chất lượng
[Phụ lục 1; Tr.40]

10


1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ cấu bộ máy và các phịng
ban nghiệp vụ của Tổng cơng ty:
* Đại hội đồng cổ đông:
Là cơ quan quyền lực có thẩm quyền cao nhất của PTSC, gồm tất cả các
cổ đơng có quyền biểu quyết, họp mỗi năm ít nhất 01 lần. Đại hội đồng cổ đơng

có nhiệm vụ:
- Thông qua sửa đổi, bổ sung điều lệ.
- Thông qua kế hoạch phát triển của PTSC, thông qua báo cáo tài chính
hàng năm báo cáo của HĐQT, Ban kiểm sốt và của các kế toán viên.
- Quyết định số lượng thành viên của HĐQT.
- Bầu, bãi nhiễm, miễn nhiệm các thành viên HĐQT, Ban kiểm soát và
phê chuẩn việc HĐQT bổ nhiệm Tổng Giám đốc.
* Hội đồng quản trị:
Hội đông quản trị là Tổ chức cao nhất của PTSC và có 07 thành viên với
nhiệm kỳ 05 năm. Các thành viên HĐQT được Đại hội đồng cổ đông bầu ra, đại
diện cho các cổ đơng, có tồn quyền nhân danh PTSC để quyết định mọi vấn đề
liên quan đến mục đích, quyền lợi của PTSC, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền
của Đại hội đồng cổ đơng. HĐQT có trách nhiệm giám sát Tổng giám đốc và
những người quản lý khác. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT do Luật pháp và Điều
lệ PTSC, các Quy chế nội bộ của PTSC và Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
* Ban kiểm soát:
Là cơ quan trực thuộc Đại hội đồng cổ đông, do Đại hội đồng cổ đông
bầu ra. Ban kiểm sốt có nhiệm vụ kiểm tra hợp lý, hợp pháp trong điều hành
hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính của PTSC. Ban kiểm soát PTSC hoạt
động độc lập với HĐQT và Ban Tổng Giám đốc. Ban kiểm soát chịu trách
nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông và pháp luật về những cơng việc thực hiện
của mình.
* Ban Tổng Giám đốc:
Ban Tổng Giám đốc của PTSC gồm có Tổng Giám đốc và 05 Phó Tổng
giám đốc.
11


Tổng Giám đốc do HĐQT bổ nhiệm, là người điều hành và có quyết định
cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của PTSC và chịu

trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các
Phó Tổng giám đốc là người giúp việc cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm
trước Tổng giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những
công việc được phân công theo đúng pháp luật của Nhà nước và Điều lệnh của
PTSC. Ban Tổng giám đốc gồm những cán bộ có trình độ, kinh nghiệm quản lý,
điều hành kinh doanh, đồng thời có q trình gắn bó lâu dài với PTSC.
* Các phòng ban nghiệp vụ:
Các phòng, ban nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp việc cho Tổng
giám đốc, trực tiếp điều hành theo chức năng chuyên môn và chỉ đạo của Ban
Tổng giám đốc. PTSC hiện có các phòng, ban nghiệp vụ với chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn như sau:
- Văn phịng:
Quản lý cơng tác quản trị, hành chính, văn thư trong Tổng Cơng ty.
Kiểm tra, đơn đốc việc thực hiện các quyết định của HĐQT và Tổng
giám đốc.
Tham mưu cho lãnh đạo Tổng công ty và tổ chức thực hiện những vấn đề
xây dựng, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động, sản
xuất kinh doanh của Tổng Công ty.
Thực hiện công tác hành chính.
- Ban Tổ chức nhân sự:
Tham mưu cho lãnh đạo Tổng Công ty các vấn đề liên quan đến cế độ
chính sách, tiền lương, thưởng, quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động.
Thực hiện các nhiệm vụ về quản lý, tổ chức nhân sự, lao động tiền lương
của PTSC.
Xây dựng kế hoạch và thực hiện công tác đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.
- Ban Tài chính kế tốn:
Thực hiện chức năng quản lý tài chính kế toán của PTSC theo Luật kế
toán, các chuẩn mực kế tốn và các chế độ tài chính theo quy định hiện hành.
12

Thực hiện cơng tác kiểm tốn đối với các đơn vị thành viên/ trực thuộc.
- Ban Kế hoạch đầu tư:
Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư hàng năm.
Lập báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư định kỳ. Xây dựng
kế hoạch triển khai các phương án kinh doanh.
Theo dõi và giám sát thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và đầu tư
của các đơn vị thành viên/ trực thuộc PTSC.
Phân tích hoạt động kinh doanh và hiệu quả đầu tư của PTSC.
Lập và trình duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi dự án đầu tư.
Thực hiện đầu tư mua sắm trong nước.
Theo dõi, kiểm tra thực hiện đầu tư mua sắm trong nước và quản lý tài
sản của PTSC.
- Ban phát triển kinh doanh và Quản lý dự án:
Thực hiện công tác Marketing phát triển thị trường, tìm kiếm khách hàng,
nhà cung cấp...
Triển khai thực hiện các dự án, dịch vụ lớn của PTSC.
- Ban Thương mại:
Tổ chức thực hiện công tác thương mại, làm đầu mối quản lý hoạt động
thương mại trong tồn PTSC.
Thực hiện cơng tác quảng bá thương hiệu, nâng cao uy tín của thương
hiệu PTSC trên thị trường trong nước và quốc tế.
- Ban An toàn chất lượng:
Giám sát, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của PTSC trên các lĩnh
vực An tồn, Chất lượng, Sức khỏe, Mơi trường thỏa mãn đầy đủ các quy định
của Nhà nước, các Công ước quốc tế và các yêu cầu của khách hàng.
Giám sát, quản lý công tác bảo hiểm cho các rủi ro, giải quyết các vấn đề
tranh chấp, khiếu nại, bảo hiểm phát sinh trong quá trình hoạt động của PTSC.
Tư vấn tham mưu cho Ban Tổng giám đốc PTSC, Trưởng các ban PTSC,
các đơn vị về các vấn đề an tồn chất lượng, mơi trường cho các hoạt động sản

xuất của PTSC, đảm bảo sức khỏe cho người lao động.
13


*Tiểu kết:
Trong Chương 1 chúng tơi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác
văn thư, đã khai thác được chức năng, vị trí và vai trị của công tác văn thư.
Đồng thời chúng tôi cũng đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ của Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu
khí Việt Nam.
Những vấn đề đã tìm hiểu trong Chương 1 làm cơ sở cho chúng tôi triển
khai Chương 2 một cách hiệu quả hơn.

14


Chương 2:
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TỔNG CƠNG TY CỔ
PHẦN DỊCH VỤ KỸ THUẬT DẦU KHÍ VIỆT NAM – CN HÀ NỘI
Tổng công ty Cổ phần Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí Việt Nam- PTSC (chi
nhánh Hà Nội) có lịch sử hoạt động nhiều năm, có rất nhiều đối tác và các đơn
vị trực thuộc. Các giao dịch của Cơng ty, ngồi cơ quản chủ quản là Tập đồn
Dầu khí, Tổng cơng ty cịn giao dịch với các cơ quan quản lý Nhà nước, với các
đơn vị trực thuộc... Chính vì vậy văn bản đi- đến của Tổng công ty rất đa dạng,
phong phú cả về mặt nội dung lẫn hình thức và có số lượng lớn.
Năm 2015, Tổng Công ty đã phát hành ra 2018 văn bản đi và tiếp nhận,
xử lý 2366 văn bản đến. Việc Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi-đến của
Tổng Công ty được thực hiện phối kết hợp cả hai phương pháp: truyền thống
bằng sổ sách và phương pháp tin học hóa. Tuy nhiên trong đề tài này chúng tôi
chủ yếu đề cập đến sổ sách truyền thống và bước đầu tin học hoá một số khâu

tiếp nhận và chuyển giao văn bản đến.
2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến
Tất cả văn bản gửi đến công ty từ mọi nguồn (kể cả bản Fax, văn bản được
chuyển qua mạng, văn bản do cán bộ đi họp mang về, đơn, thư…) được gọi chung
là văn bản đến. Mọi văn bản đến bộ phận Văn thư đều do Văn thư Tổng công ty
làm thủ tục tiếp nhận, đóng dấu đến và đăng ký vào hệ thống quản lý chung của
Tổng công ty.
Văn bản đến Tổng Công ty được Văn thư tiếp nhận bằng nhiều con đường
khác nhau như:
- Văn bản đến bằng đường bưu điện
- Văn bản đến điện tử (mạng internet/mạng LAN công ty)
- Văn bản đến bằng máy fax
- Văn bản đến do cán bộ đi công tác được đối tác gửi trực tiếp

15


Năm 2015, Tổng công ty tiếp nhận 2366 văn bản đến từ các nguồn, trong
đó Văn bản đến từ Tập đồn Dầu khí gửi là: 945 văn bản; văn bản đến từ các cơ
quan, ban ngành nhà nước là: 721 văn bản; văn bản đến từ các đơn vị trực thuộc
là 453 văn bản; còn lại là văn bản đến từ các đối tác khác.
Mọi văn bản, thư từ đến Tổng công ty đều được tập trung tại Văn thư và
phải thực hiện theo quy trình giải quyết văn bản đến bao gồm:
- Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu văn bản đến, ghi số đến, ngày đến
- Đăng ký văn bản đến
- Lập phiếu xử lý văn bản đến
- Trình văn bản đến
- Chuyển giao văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

2.1.1. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến
Việc tiếp nhận, phân loại văn bản đến được thực hiện như sau:
- Văn bản gửi đích danh cá nhân, gửi các phịng ban, đơn vị trong cơng ty
Văn thư khơng bóc bì. Nhưng vẫn đăng ký thơng tin trên bì thư vào sổ theo dõi để
kiểm sốt tránh tình trạng mất mát đơn thư, sau đó chuyển giao tới cá nhân, đơn vị
liên quan (có ký nhận).
- Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, văn bản gửi đích danh Tổng giám
đốc do phịng thư ký Tổng Giám đốc trực tiếp tiếp nhận, bóc bì/khơng bóc bì theo
chỉ đạo và trình. Sau khi có bút phê chỉ đạo giải quyết các văn bản này, bộ phận
Thư ký văn phòng TGĐ phải chuyển lại cho Văn thư cơng ty để đóng dấu đến,
đăng ký vào hệ thống quản lý của công ty và làm thủ tục phân phối văn bản theo
quy định.
- Văn bản đến điện tử: Cán bộ được giao quản lý hòm thư điện tử của cơng
ty có trách nhiệm kiểm tra hộp thư thường xuyên. Khi có văn bản đến có trách
nhiệm mở và in nội dung văn bản để làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến sau đó
trình Ban lãnh đạo công ty phê duyệt giống như đối với văn bản giấy. Phần ghi chú
trên phiếu xử lý văn bản đến được ghi chú là “văn bản đến điện tử”.
16


- Sau khi cá nhân, đơn vị liên quan nhận được bản chính/bản gốc của bản
Fax hoặc văn bản được Văn thư đóng dấu đến, các cá nhân, đơn vị liên quan có
trách nhiệm chuyển bản gốc/bản chính cho bộ phận Văn thư để lưu theo hệ thống.
- Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ
người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký thơng tin bì thư và chuyển
đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn
bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo
quản tài liệu mật.
- Đối với loại văn bản đến do cá nhân, đơn vị liên quan trực tiếp tiếp nhận
và có u cầu giải quyết cơng việc khẩn thì cá nhân, phịng ban, đơn vị liên quan

phải chuyển ngay văn bản đến người phụ trách lĩnh vực để nắm thơng tin và xử
lý kịp thời, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ
quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc người
được phân công để xử lý.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tình trạng
bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bì thư có độ
khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bên trong khơng
đúng với thơng tin ngồi bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ mà chuyển đến
muộn hơn thời gian ghi ở ngồi bì hoặc trường hợp phát hiện sai sót, văn thư
phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm
xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người
đưa văn bản đến.
- Khi tiếp nhận văn bản đến, nếu văn thư phải ký nhận với đơn vị chuyển
phát thì phải ghi rõ ngày, giờ nhận vào bưu chuyển phát và phong bì thư. Bì thư
phải lưu lại tại Văn thư ít nhất 1 tháng mới được hủy.
Sau khi phân loại, văn thư thực hiện bóc bì văn bản. Khi bóc bì văn bản,
văn thư phải thao tác cẩn thận, đảm bảo giữ nguyên nội dung của bì thư và
khơng làm mất nội dung văn bản bên trong.

17


2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình,
chuyển giao và lưu văn bản đến
Sau khi phân loại, bóc bì, Văn thư thực hiện đóng dấu đến , lập phiếu xử
lý văn bản đến và đăng ký văn bản đến. Số đến được lấy bắt đầu từ số 01/ngày
đầu tiên tiếp nhận văn bản của năm đến số n/ngày cuối cùng tiếp nhận văn bản
của năm đó.
*Đóng dấu đến:

Đóng dấu văn bản đến là để xác nhận văn bản đó đã được đưa qua Bộ
phận văn thư. Qua dấu văn bản đến có thể xác định văn bản đó đến cơ quan
ngày nào, số thứ tự vào sổ để theo dõi và giải quyết kịp thời. Dấu văn bản đến
thường được đóng vào khoảng giấy trắng dưới số ký hiệu hoặc dưới trích yếu
nội dung hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.
Mẫu dấu đến được quy định như sau:
TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN
Số:

ĐẾN

Ngày:
Chuyển:

Mẫu dấu của Tổng Công ty PTSC CHI NHÁNH HÀ NỘI
PTSC CHI NHÁNH HÀ NỘI

CÔNG VĂN ĐẾN
Số:………
Ngày: …/…../200….

18