Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước tại UBND xã Thành Mỹ huyện Thạch Thành Tỉnh Thanh Hóa

TRANG THÔNG TIN
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I. TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN
1. Họ và tên sinh viên: Trương Thị Hường
2. Ngày, tháng, năm sinh: 24/06/1995
3. Quê quán: Thành Mỹ- Thạch Thành- Thanh Hóa
4. Nơi tạm trú: Xuân Đỉnh- Tây Hồ - Hà Nội
5. Số điện thoại: 0962356617

THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẾ
I. ĐƠN VỊ THỰC TẾ
1. Tên đơn vị thực tế: UBND xã Thành Mỹ Huyện Thạch Thành tỉnh Thanh Hóa
2. Điện thoại: 037.8915066
3. Webside: thanhhoa.gov.vn
4. Email:
5. Địa chỉ: Xã Thành Mỹ Huyện Thạch Thành Tỉnh Thanh Hóa
II. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
1. Họ tên cán bộ hướng dẫn: Trương Văn Tú
2. Chức vụ: Văn phòng –thống kê
3. Nơi công tác: UBND xã Thành Mỹ
4. Địa chỉ nơi công tác: UBND xã Thành Mỹ
5. Số điện thoại liên hệ: 0915274058


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

NGHĨA ĐẦY ĐỦ

Quản lý nhà nước
Uỷ ban nhân dân
Hội đồng nhân dân

CHỮ VIẾT TẮT
QLNN
UBND
HĐND


LỜI CẢM ƠN
Sau một tháng kiến tập tại UBND xã Thành Mỹ, em càng cảm thấy được
tầm quan trọng của công tác xây dựng và ban hành văn bản QLNN tại UBND xã
Thành Mỹ. Nó có vai trò rất quan trọng đối với công việc của cán bộ công chức tại
UBND xã.
Trong suốt quá trình kiến tập, em được tiếp xúc và làm quen với nhiều
công việc thực tế trong cơ quan, cụ thể là ở bộ phận văn phòng- thống kê. Em càng
hiểu, thấm thía hơn câu nói “Học đi đôi với hành”, “Lý thuyết gắn liền với thực
tiễn”. Có thể nói, đây là một chân lý đối với sinh viên nói chung và của bản thân
em nói riêng. Việc áp dụng được lý thuyết vào thực tiễn là điều cần thiết.
Tuy nhiên, trong quá trình kiến tập, em nhận thấy rằng lý thuyết được
cung cấp tại môi trường vẫn còn nhiều điểm khác so với công việc thực tế. Vì vậy
đòi hỏi sinh viên phải có sự linh hoạt, luôn chủ động trong mọi tình huống và phải
có quan sát, luôn học hỏi từ các cán bộ, nhân viên trực tiếp hướng dẫn mình.
Kết thúc đợt kiến tập, em xin đúc rút được những kiến thức, kinh nghiệm
đã học hỏi được vào bài báo cáo này nhằm tổng kết lại quá trình kiến tập của mình
tại Văn Phòng- Thống kê của UBND xã Thành Mỹ. Mặc dù đã cố gắng hết mình,
bài báo cáo vẫn không thể tránh khỏi những thiết sót, hạn chế. Kính mong được sự
chỉ bảo, giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa Hành Chính Học để bài báo cáo
của em được tốt hơn.

Qua bài báo cáo kiến tập, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các
thầy giáo, cô giáo khoa Hành Chính Học. Đồng thời, cũng cho em gửi lời cảm ơn
tới các cán bộ, nhân viên trong văn phòng - thống kê cùng toàn thể cơ quan
UBND xã Thành Mỹ
Em Xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC


A LỜI MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hoạt
động xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước của cơ quan là một vấn đề
hết sức quan trọng và cần được quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là
nguồn pháp luật cơ bản vừa là công cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý
và điều hành nhà nước tại địa phương.
Văn bản quản lý nhà nước là các công văn ,giấy tờ hình thành trong hoạt
động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là lập
pháp, hành pháp, tư pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do pháp luật
quy định.
Hoạt động xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước sẽ đảm bảo
cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính
pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản quản lý hành chính nhà
nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Chính vì vậy việc quan tâm
đúng mức đến hoạt động xây dựng và ban hành văn bản sẽ góp phần tích cực vào
việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói
chung.
Trên thực tế công tác xây dựng và ban hành văn bản Quản lý nhà nước
trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt

nhiều thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên
mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn
bản quản lý nhà nước nói chung còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có
5


nội dung trái pháp luật, thiếu mạch lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản
sai về thể thức và thủ tục hành chính; văn bản không có tính khả thi những văn bản
đó đã, đang và sẽ còn gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời
sống xã hội, làm giảm uy tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà
nước.
Qua thời gian kiến tập ở UBND xã Thành Mỹ huyện Thạch Thành tỉnh
Thanh Hóa em đã có dịp tìm hiểu về hoạt động xây dựng và ban hành văn bản
quản lý nhà nước ở UBND xã. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng như năng
lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “ Hoạt động xây
dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước tại UBND xã Thành Mỹ huyện
Thạch Thành Tỉnh Thanh Hóa’’. Đây cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại
Văn phòng UBND xã và có vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành
và quản lý nhà nước tại địa phương. Do đó em chọn đề tài này và cố gắng hoàn
thành báo cáo kiến tập với tinh thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của
nhà trường và giáo viên hướng dẫn trong quá trình thực tập ở UBND .
2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Phạm vi và đối tượng nghiên cứu của đề tài là cơ sở lý luận về hoạt động
xây dựng và ban hành văn bản, thực trạng và giải pháp hoạt động xây dựng và ban
hành văn bản quản lý nhà nước tại Uỷ ban nhân dân xã Thành Mỹ huyện Thạch
Thành tỉnh Thanh hóa.
-

Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của UBND

-

Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của cán bộ công nhân

viên chức tại UBND;

6


-

Tìm hiểu thực trạng và đưa ra giải pháp về hoạt động xây dựng và

ban hành văn bản tại văn phòng ủy ban nhân dân như công tác tham mưu tổng hợp,
công tác hậu cần, phục vụ, công tác thông tin, công tác văn thư , lưu trữ, công tác
tổ chức cuộc họp, hội nghị,.. Trên cơ sở đó phân tích đánh giá kết quả đã đạt được
những điểm còn tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại đó;
-

Đưa ra một số kiến nghị nhằm củng cố hoàn thiện và nâng cao hơn

nữa hiệu quả của hoạt động xây dựng và ban hành văn bản tại ủy ban nhân dân xã;
3. Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Tìm hiểu lý luận chung về văn phòng và hoạt động xây dựng và ban hành
văn bản quản lý nhà nước tại ủy ban nhân dân;
Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động xây dựng và ban hành văn bản để
thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất
những ý kiến nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác xây dựng và ban
hành văn bản;
4. Phương pháp nghiên cứu đề tài

Để hoàn thành bài báo cáo em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu
sau:
-

Phương pháp duy vật biện chứng

-

Phương pháp điều tra khảo sát

-

Phương pháp thống kê

-

Phương pháp so sánh
7


-

Phương pháp phỏng vấn, đối thoại

-

Phương pháp phân tích tổng hợp từ các báo cáo, tài liệu tham khảo,

các tài liệu thu thập được liên quan đến họt động xây dựng và ban hành văn bản tại
ủy ban nhân dân xã Thành Mỹ

5. Bố cục của đề tài
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung, bố cục đề tài gồm 3 chương:
Chương 1: Khái quát chung về xã Thành Mỹ và Uỷ ban nhân dân xã
Thành Mỹ;
Chương 2: Thực trạng về hoạt động xây dựng và ban hành văn bản tại ủy
ban nhân dân xã Thành Mỹ;
Chương 3: Một số kiến nghị , đề xuất nâng cao hiệu quả hoạt động xây
dựng và ban hành văn bản tại ủy ban nhân dân xã Thành Mỹ.

8


B NỘI DUNG
Chương 1
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÃ THÀNH MỸ VÀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ
THÀNH MỸ
1.1. Khái quát chung về xã Thành Mỹ
1.1.1. Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên của xã Thành Mỹ.
Thành Mỹ là một trong 26 xã và 2 thị trấn của huyện Thạch Thành tỉnh
Thanh Hóa. Đây là xã thuộc vườn quốc gia Cúc Phương, vườn quốc gia đầu tiên
của Việt Nam.Địa giới hành chính của xã được chia thành 9 thôn gồm: thôn Lệ
cẩm 1, thôn Lệ Cẩm 2, thôn Tân Hương, thôn Tây Hương, thôn vân Tiến, thôn Vân
Đình, thôn Vân Phong, thôn Vân Phú, thôn Đồng Luật;
Thành Mỹ là một xã nông nghiệp nằm cách trung tâm huyện Thạch Thành
20km về phía tây, xã có diện tích tự nhiên 22,6km2, dân số năm 1999 là 4519
người , mật độ dân số đạt 200 người/km2,
1.1.2. Tình hình kinh tế- xã hội
1.1.2.1. Về kinh tế
Khoảng 80% dân số của xã sống dựa vào nông nghiệp, 20% dân số là tiểu
thương và buôn bán nhỏ lẻ khác phân bố tại các điểm có dân cư đông đúc. Thành

Mỹ là một xã có truyền thống cần cù trong lao động và sản xuất nông nghiệp;
1.1.2.2. Về văn hóa- xã hội.
Có địa điểm cho các hoạt động thể dục thể thao, văn nghệ, có di tích lịch
sử.

9


Xã có một trường trung học cơ sở cấp 2, một trường tiểu học và một
trường mầm non;
Trạm y tế xã cũng nằm gần trung tâm của xã, thuận tiện cho việc chạy
chữa bệnh của người dân, tuy nhiên vẫn còn hạn chế về trang thiết bị và đội ngũ
cán bộ y bác sĩ .
Chính sách xã hội được thực hiện tốt, công tác chăm lo cho các gia đình
chính sách, xây dựng nhà tình nghĩa cho các gia đình có hoàn cảnh khó khăn được
quan tâm đặc biệt và thực hiện rất tốt.
1.1.2.3. về an ninh quốc phòng;
Lực lượng công an từ xã đến các thôn được bố trí phù hợp, xã đội được bố
trí đầy đủ số lượng, các thôn đều có các tổ an ninh trật tự, và lực lượng dân quân tự
vệ hoạt động tích cực nên tình hình an ninh trật tự xã hội luôn ổn định.
1.2. Khái quát chung về UBND xã Thành Mỹ
1.2.1 Địa vị pháp lý
UBND xã Thành Mỹ là cơ quan hành chính nhà nước, được bầu lên bởi
HĐND xã , là cơ quan chấp hành của HĐND xã, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên;
UBND xã có trụ sở đặt tại trung tâm xã Thành Mỹ, là nơi làm việc của gần
cán bộ, là nơi đón tiếp, giải quyết các vấn đề của nhân dân, đồng thời tổ chức, chỉ
đạo, thực hiện các chính sách pháp luật của đảng và nhà nước.
Từ khi được thành lập đến nay, UBND xã đã trở thành bộ máy hoạt động

có hiệu quả, đem lại những lợi ích to lớn cho nhân dân ;
10


1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ
Uỷ ban nhân dân xã Thành Mỹ chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật
các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của hội đồng nhân dân
xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế -xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác tren địa bàn xã Thành Mỹ
Uỷ ban nhân dân xã Thành Mỹ thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở.
1.2.3 Nguyên tắc làm việc
- UBND xã làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, vừa bảo đảm phát
huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND xã. Đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân
của Chủ tịch UBND xã, Phó chủ tịch UBND xã và Ủy viên UBND xã. Trong phân
công giải quyết công việc, mỗi việc chỉ giao cho một bộ phận, một người phụ trách
và chịu trách nhiệm chính. Cấp trên không làm thay công việc cho cấp dưới, tập
thể không làm thay công việc cá nhân và ngược lại. Mỗi thành viên UBND xã phải
chịu trách nhiệm cá nhân về lĩnh vự được phân công.
- Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan nhà nước cấp trên, sự lãnh
đạo của Đảng ủy, sự giám sát của HĐND xã; phối hợp chặt chẽ giữa UBND xã với
Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùng cấp trong quá trình triển khai thực
hiện mọi nhiệm vụ, quyền hạn được pháp luật quy định.
- Tuân thủ trình tự, thủ tục và thời hạn giải quyết công việc theo quy định
của pháp luật, chương trình, kế hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND xã.
- Cán bộ, công chức cấp xã phải sâu sát cơ sở, lắng nghe mọi ý kiến đóng
góp của nhân dân, có ý thức học tập để nâng cao trình độ, từng bước đưa hoạt động
11

của UBND xã ngày càng chính quy, hiện đại, vì mục tiêu xây dựng chính quyền cơ
sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân.
1.2.4. Trách nhiệm, phạm vi và cách thức giải quyết công việc của UBND
xã
- UBND xã giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại
Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. UBND xã thảo luận tập thể và
quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 Luật tổ chức HĐND
và UBND năm 2003 và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định
thuộc thẩm quyền của UBND xã.
- Cách thức giải quyết công việc của UBND xã:
+ Thảo luận tập thể và quyết định từng vấn đề tại phiên họp UBND xã.
+ Đối với một số vấn đề do yêu cầu cấp bách hoặc không nhất thiết phải tổ
chức thảo luận tập thể, theo sự chỉ đạo của Chủ tịch UBND xã, Văn phòng UBND
xã gửi toàn bộ hồ sơ và phiếu lấy ý kiến đến tưng thành viên UBND xã.
Các quyết định tập thể của UBND xã được thông qua khi có quá nửa số
thành viên UBND xã đồng ý. Trường hợp xin ý kiến các thành viên UBND xã
bằng hình thức phiếu lấy ý kiến thì:
- Nếu vấn đề được quá nửa thành viên UBND xã đồng ý, văn phòng UBND
xã trình Chủ tịch UBND xã quyết định và báo cáo trong phiên họp gần nhất của
UBND xã.
- Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên UBND xã đồng ý thì văn
phòng UBND xã báo cáo Chủ tịch UBND xã quyết định việc đưa ra thảo luận tại
phiên họp UBND xã.
12


1.3. Hệ thống văn bản của UBND xã Thành Mỹ
1.3.1 Văn bản quy định chức năng,nhiệm vu, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND xã Thành Mỹ

Được thực hiện theo quy định của Luật tổ chức chính quyền địa phương:
Chương 2: mục 3, nhiệm vụ, quyền hạn,và cơ cấu tổ chức của chính quyền địa
phương ở xã.
1.3.2 Văn bản quy định nội quy, quy chế họat động của UNBD xã Thành
Mỹ
Quy chế làm việc của UBND xã được thực hiện theo :
Quyết định số 77/2006/ QĐ- TTg ban hành quy chế làm việc mẫu của
UBND xã.
Quyết định số /QĐ-UBND ngày 6/1/2015 của chủ tịch UBND xã Thành
Mỹ về việc sửa đối bổ sung 1 số điều vào quy chế làm việc của UNBD xã.
1.3.3 Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện
trong UBND xã Thành Mỹ
“Dự thảo” Quy chế làm việc sửa đổi bổ sung của UBND xã Thành Mỹ
nhiệm kỳ 2011- 2016.ban hành kem theo Quyết định số

/QĐ- UBND ngày

06/01/2015 của chủ tịch UBND xã quy định nội quy, quy chế hoạt động của
UBND xã.

1.4.

Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND xã Thành Mỹ

13


Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thành Mỹ gồm 1 chủ tịch, 2 phó chủ tịch
và 2 ủy viên.
- Thường trực UBND gồm 3 thành viên (chủ tịch và 2 phó chủ tịch);

- Cán bộ chuyên trách:
+ Chủ tịch xã :Ông Trương Văn Hiền
+ Phó chủ tịch UBND xã:- ông Lê Hồng Việt
- Nguyễn văn Minh
- Công chức:
+ Trưởng công an: ông Trương Văn Tú
+ Trưởng quân sự xã: Đinh Ngọc Tính
+ Cán bộ văn phòng- thống kê: Trương Văn Tú
+ Cán bộ địa chính- xây dựng: Quách Thanh Huỳnh
+ Cán bộ tư pháp- hộ tịch: Phạm Đức Thuận
+ Cán bộ tài chính- kế toán: Trịnh Ngọc Hiều
+ Cán bộ văn hóa- xã hội : Lê Thị Dung
1.4.1 Sơ đồ (mục lục 1)
1.4.2 vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của người đứng đầu và các
đơn vị, bộ phận
1.4.2.1 chủ tịch UBND xã

14


Chủ tịch ủy ban nhân dẫn xã là người đứng đầu UBND , lãnh đạo và điều
hành mọi công việc của UBND chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của mình tại điều 126,127 luật tổ chức hội đồng nhân dân và UBND năm 2003,
đồng thời cùng ủy ban nhân dân xã chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của
UBND xã.
Chủ tịch UBND xã triệu tập chủ trì các phiên họp và các hội nghị khác của
UBND, khi vắng măt thì ủy quyền cho phó chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc
chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị quyết của
đảng ủy, HĐND xã;…
1.4.2.2 phó chủ tịch UBND xã

Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do chủ tịch phân công;
chủ động xây dựng chương trình, kế hoach triển khai các công việc theo lĩnh vực
khi được phân công trên địa bàn, phó chủ tịch được sử dụng quyền hạn của chủ
tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao.
Chịu trách nhiệm cá nhân trước hội đồng nhân dân, chủ tịch, trước UBND
về lĩnh vực được giao, về những quyết định , chỉ đạo điều hành của mình cùng chủ
tịch và các thành viên khác của UBND chu trach nhiệm tập thể về toàn thể hoạt
động cuả UBND trước đảng ủy, HĐND và UBND huyện. đối với vấn đề vượt quá
phạm vi thẩm quyền thì phó chủ tịch phải báo cáo chủ tịch quyết định…..
1.4.2.3 Uỷ viên UBND xã
Uỷ viên UBND xã chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước
chủ tịch UBND xã và UBND xã; cùng chủ tịch, phó chủ tich chịu trách nhiệm tập
thể về hoạt động của UBND xã trước HĐND xã và UBND huyện; nắm tình hình,

15


báo cáo kịp thời với chủ tịch UBND xã về lĩnh vực công tác của mình và các công
việc khác có liên quan.
Trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc công việc thuộc lĩnh vực được phân
công trên địa bàn; chủ động đề ra những biện pháp để hoàn thành tốt công việc đó;
1.4.2.4 Công chức cấp xã
Giúp UBND xã và chủ tịch UBND thực hiện chức năng quản lý nhà
nước cấp xã bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách
nhiệm trước chủ tịch UBND xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực
được phân công.
Nêu cao tinh thần trách nhiệm, chủ động giải quyết công việc được giao,
sâu xát cơ sở, tận tụy phục vụ nhân dân, không gây khó khăn, phiền hà cho dân,
nếu vấn đề được giải quyết vượt quá thẩm quyền phải kịp thời báo cáo chủ tịch
UBND hoặc phó chủ tịch phụ trách để xin ý kiến.

Tuân thủ quy chế làm việc của UBND xã, chấp hành sự phân công công
tác của chủ tịch UBND giải quyết kịp thời công việc theo đúng chức năng, nhiệm
vụ được giao, không để tồn động, ùn tắc, chấp hành nghiêm chỉnh quy định của
pháp luật và nội quy cơ quan.
+ Tưởng công an xã: Tham mưu, giúp UBND xã tổ chức thực hiện nhiệm
vụ quyền hạn của UBND xã trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội trên địa
bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về công an
xã và các văn bản có liên quan của cơ quan có thẩm quyền. Thực hiện các nhiệm
vụ khác khi chủ tịch UBND xã phân công, điều động.

16


+ Chỉ huy trưởng quân sự xã: Tham mưu giúp UBND xã tổ chức thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn của UNBD cấp xã trong lĩnh vực quốc phòng, quân sự
trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật về dân
quân tự vệ, quốc phòng toàn dân, nghĩa vụ quân sự và các văn bản có liên quan
của cơ quan có thẩm quyền và thực hiện các nhiệm vụ khác khi chủ tịch UBND xã
điều động, phân công.
+ Cán bộ văn phòng- thống kê: Xây dựng công trình công tác, lịch làm
việc và theo dõi thực hiện chương trình làm việc, tổng hợp các báo cáo tình hình
kinh tế-xã hội. xắp xếp lịch tuần, lịch tiếp dân, lịch họp thư lý và tổng hợp kết luận
các buổi họp của chủ tịch phó chủ tịch các buổi giao ban do chủ tịch UBND xã chủ
trì. Tham mưu công văn, thông báo kết luận, các loại quyết định.
Phụ trách công tác báo cáo tháng, quý , năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo
đột xuất của UBND xã:
Phụ trách công tác theo cơ chế một của, phối hợp giải quyết thủ tục hành
chính do các tổ chức, công dân đúng quy trình, đúng quy định của pháp luật, đúng

thời gian, nhanh chóng và thuận tiện.
Quản lý văn phòng phẩm, quản lý công văn, sổ sách, tài liệu, quản lý việc
lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, công tác thống kê của UBND xã, quản lý
con dấu của UBND xã;
Tham mưu cho UBND xã về công tác thi đua, khen thưởng;
Tham mưu HĐND, UBND thực hiện nhiệm vụ, công tác bầu cử HĐND
theo quy định của pháp luật.

17


+ Cán bộ tài chính- kế toán: Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt và kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các
nghĩa vụ thu, nộp thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn
hình thành tài sản phát hiện và ngăn ngừa các phạm vi vi phạm pháp luật về tài
chính, kế toán.
Thực hiện quản lý các dự án đầu tư, đầu tư xây dựng cơ bản tài sản công
tại xã theo quy định.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của đơn vị kế toán.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
1.5. Đội ngũ nhân sự của cơ quan, đơn vị
1.5.1. Số lượng nhân sự
Số lượng nhân sự hiện tại đang làm việc tại ủy ban nhân dân xã là 23 cán
bộ, công chức.
1.5.2. Chất lượng nhân sự
+ Trình độ: Tốt nghiệp hệ trung cấp trở lên,
+ Thâm niên: có nhiều cán bộ công chức có thâm niên lâu năm từ khoảng
10 năm trở lên, và một số cán bộ công chức mới làm việc tại cơ quan.
+ Kĩ năng: có khả năng giải quyết công việc tốt, kĩ năng tin học văn

phòng, xử lý tình huống nhanh,
1.6. Cơ sở vật chất, tài chính của cơ quan đơn vị
1.6.1. Công sở

18


Trong giai đoạn 2015 trở lại thì cơ sở vật chất của UBND xã vẫn còn rất
hạn chế, với khu nhà cấp 4,xây dựng đã lâu, cũ kĩ, không gian phòng làm việc thì
chật hẹp, nhưng đến cuối năm 2015- 2016 thì UBND xã đã cho xâu dựng cơ sở hạ
tầng mới, kiến trúc kiên cố hơn, rộng rãi, không gian làm việc thoáng đãng, được
xây dựng theo hướng kiên cố hóa, hiện đại hóa, cơ sở vật chất khang trang được
chia theo nhiều phòng ban.
1.6.2. Trang thiết bị làm việc
Trang thiết bị văn phòng là một trong các yếu tố quan trọng đảm bảo năng
suất chất lượng của công tác văn phòng, các thiết bị đó dùng cho công tác thu thập
và xử lí thông tin, lưu giữ thông tin phục vụ cho công việc văn phòng.
Các thiết bị được sử dụng trong phòng làm việc gồm:
1

Máy vi tính : Ngày nay máy vi tính là vật dụng không thể thiếu được trong văn
phòng. Nó giúp cho công việc soạn thảo các văn bản, thống kê tính toán của cơ
quan, tổ chức. Ngoài ra còn là phương tiện lưu trữ thông tin, trao đổi thông tin hiệu

2
3
4
5

quả, lại ít tốn kém.

Máy In.
Máy điện thoại.
Tủ đựng hồ sơ
Bàn, ghế
Tuy vẫn còn hạn chế về một số trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của
cán bộ cấp xã nhưng cũng một phần nào giải quyết được nhu cầu trong công việc.
Các phòng ban đều đảm bảo thoáng mát, quạt trần, đủ ánh sáng, có trang
thiết bị máy tính, có tủ đựng đồ;
1.6.3. Tài chính

19


Vấn đề tài chính tại UBND xã Thành Mỹ được quy định là phòng tài chính
kế toán, cán bộ phụ trách phòng tài chính kế toán có trách nhiệm kiểm tra và quản
lý vấn đề tài chính của cơ quan.

Chương 2
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TẠI UBND XÃ THÀNH MỸ
2.1. Một số vấn đề lý luận về văn bản và văn bản quản lý nhà nước
2.1.1. Khái niệm văn bản và văn bản quản lý nhà nước
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực
khác nhau. Vì vậy tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có
nhiều các định nghĩa về văn bản Theo nghĩa rộng văn bản được hiểu là một
phương tiện để ghi tin và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác
bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ nhất định. Theo cách định nghĩa này từ các loại
giấy tờ, tài liệu sách vở đến các loại bia, hoành phi, câu đối, khẩu hiệu, áp phích,
băng ghi âm, bản vẽ…đều được coi là văn bản.
Văn bản quản lý nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt

động quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là:
lập pháp, hành pháp và tư pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do luật
pháp quy định.
– Ngoài ra, còn một KN hẹp hơn: VBQLNN là những văn bản hình thành
trong hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính, hành pháp, bao gồm: Chính
phủ, các bộ, cơ quan ngang bộ, UBND các cấp, các sở, ban, ngành chuyên môn
thuộc UBND và cũng tuân theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền quy định (KN này đã
20


giới hạn lại văn bản chỉ ở cơ quan hành pháp mà thôi. Như vậy, loại này được hiểu
là loại văn bản quản lý hành chính).
2.1.2. Chức năng củavăn bản quản lý nhà nước
2.1.2.1. Chức năng thông tin
Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí,
truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho
hoạt động quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt
thông tin khác.
Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận
thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như
thế nào trong thực tế quản lí hành chính nhà nước
Dưới dạng văn bản, tông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết
+thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc sảy ra hằng ngày.
+ thông tin dự báo: mang tính kế hoạc tương lai, dự báo chiến lược
Chức năng này là loại hình phổ biến của các loại văn bản. Chức năng này
gắn liền với sự ra đời của chữ viết, khi chữ viết ra đời, con người đã biết ghi chép
lại tình cảm, nguyện vọng, mong muốn của bản thân, ghi chép các sự kiện đã xảy
ra trong quá khứ. Việc lưu giữ thông tin chữ viết (văn bản) có ưu điểm lớn là lưu
giữ được lâu dài, chính xác, truyền đạt đến những khoảng cách xa mà không thay

đổi về nội dung thông tin. (Thời tiền sử người ta có cách thông tin như dùng lửa,
trống… nhưng những thông tin này còn phụ thuộc vào các yếu tố như gió, mưa,
trình độ người nhận… do đó đã làm sai lệch thông tin. Do đó, khi chữ viết ra đời

21


thì người ta đã biết nắm lấy và sử dụng nó như một công cụ đắc lực phục vụ cho
hoạt động của mình).
2.1.2.2. Chức năng quản lý:
- VBQLNN là phương tiện, công cụ cơ bản, chủ yếu để truyền đạt mệnh
lệnh quản lý đồng thời cũng là phương tiện, công cụ quan trọng, hữu hiệu để kiểm
tra, đánh giá hiệu quả của hoạt động quản lý.
– Đây là chức năng riêng, mà chỉ VBQLNN mới có. Các cơ quan nhà nước
hiện nay thường áp dụng 2 hình thức: quyết định miệng và quyết định bằng văn
bản:
+ Quyết định miệng là người thủ trưởng giao việc cho nhân viên, hình thức
này không phải trường hợp nào cũng dùng được.
+ Quyết định bằng văn bản thì chi tiết và chính xác hơn, mang tính quy
phạm hơn. Do đó nó được ban hành theo thủ tục quy định với nhiều khâu: soạn
thảo (gồm: thu thập thông tin, sàng lọc thông tin, soạn văn bản, trình duyệt, ban
hành. Với khâu thu thập thông tin: có thể bằng các văn bản, bằng thực tế, với thực
tế có những sai lệch do ý chủ quan của người được thu thập thông tin, do mối quan
hệ hoặc do những nguyên nhân khác… Tất cả các quá trình trên là một vòng quay
vô tận, liên quan với nhau).
– Sở dĩ nói văn bản có chức năng quản lý thì khâu quan trong nhất là ra
quyết định quản lý, với 2 hình thức quyết định miệng và quyết định bằng văn bản
là quan trọng, vì nó là cơ sở để chỉ đạo, điều hành hoạt động của cơ quan, đơn vị,
kiểm tra, đánh giá hoạt động của đơn vị, cơ quan.

22


– Trong hoạt động quản lý, để phản ánh kết quả thực hiện quản lý, người ta
cũng phải sử dụng văn bản. Những văn bản này có độ chân thực cao và có người
chịu trách nhiệm về tính chân thực và tính pháp lý của các thông tin đó. Do đó nó
được coi trọng hơn các hình thức thông tin khác. Bản thân các văn bản này là cơ sở
để các cơ quan thu thập và xử lý thông tin để ra các quyết định quản lý mới. Chu
trình này luôn lặp đi lặp lại trong quá trình hoạt động của cơ quan, khi sử dụng văn
bản, người ta gọi là văn bản quản lý.
2.1.2.3. Chức năng pháp lý
Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý, nó thể hiện trên các khía cạnh
sau:
– Các cơ quan sử dụng văn bản để ghi chép luật pháp, ghi chép quy định
làm cơ sở pháp lý điều hành hoạt động của cơ quan (bất kỳ cơ quan nào cũng phải
dựa trên cơ sở pháp lý này).
– Trên văn bản có những yếu tố thông tin đảm bảo tính chân thực và giá trị
pháp lý trong văn bản (chữ ký, con dấu…).
2.1.2.4 chức năng văn hóa- xã hội của văn bản
- Văn bản quản lý nhà nước thể hiện trình độ văn minh quản lý của mỗi
thời kỳ.
2.1.2.5. chức năng kinh tế
- Văn bản quản lý phản ánh được quy luật vận động của xã hội, phản ánh
được các sự vật, hiện tượng, phù hợp với thực tiễn khách quan, như vậy sẽ là
những điều kiện tiên quyết để thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
23


2.1.3. phân loại văn bản quản lý nhà nước
Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi

người có thể đi sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình
thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.
Hệ thống văn bản QLNN gồm nhiều loại, do nhiều chủ thể khác nhau ban
hành, mỗi loại có những tính chất, đặc thù riêng. Để nâng cao chất lượng, hiệu quả
tác động của chúng cũng như tạo điều kiện cho công tác nghiên cứu, soạn thảo, bên
cạnh việc phải xem xét chúng một cách toàn diện, biện chứng, trong một hệ thống
cần phải phân chia hệ thống phức tạp này thành những nhóm nhỏ.
Với mục đích giúp cho người soạn thảo trong khi tiến hành soạn thảo xác
định được mục tiêu biên soạn và sử dụng văn bản phù hợp, việc phân loại ở đây
dựa theo tiêu chí hiệu lực pháp lý và tên loại. theo cách này văn bản QLNN được
phân chia làm 4 loại:
2.1.3.1. Văn bản quy phạm pháp luật
Văn bản QPPL được xác định trong Điều 1 của Luật ban hành văn bản
QPPL ban hành năm 1996 và sửa đổi năm 2001 như sau: “Văn bản QPPL là loại
văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, trong đó có chứa đựng các
quy tắc xử sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các mối
quan hệ trong XH theo định hướng XHCN”.
Từ KN trên, ta thấy toát lên mấy vấn đề:
– Văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền (bị giới hạn), được Hiến
pháp và nhà nước quy định, được trình bày theo thể thức quy định. Nó được ban
24


hành theo trình tự nhất định (do Luật ban hành văn bản QPPL xác định), nếu vi
phạm các bước thì nó không còn giá trị nữa.
– Hệ thống văn bản QPPL có vai trò tác động thúc đẩy hoặc kìm hãm sự
phát triển của XH nếu nóp phù hợp hoặc không phù hợp với thực tế. Hệ thống văn
bản này tác động đến toàn bộ đời sống XH và điều chỉnh mọi mối quan hệ trong
XH. Vì vậy, khi ban hành hệ thống văn bản QPPL, cần chú ý đến tính khách quan,
khoa học để có thể thực hiện tốt các chính sách của Đảng.

2.1.3.2 Văn bản cá biệt
Là những văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo
trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra các quy tắc sử xự riêng đối với từng trường
hợp, vụ việc cụ thể.
Văn bản cá biệt là những văn bản có hình thức, tên gọi giống như một số
văn bản lập quy, song chúng không chứa đựng quy phạm pháp luật mà chỉ bao
hàm các quy tắc sử xự riêng thuộc thẩm quyền của từng cơ quan, cá nhân ban hành
nhằm giải quyết các vụ việc cá biệt cụ thể như:quyết định sử phạt, nâng lương,
thuyên chuyển công tác, tiếp nhận cán bộ,.. thực chất nó là một loại văn bản áp
dụng pháp luật.
2.1.3.3. Văn bản hành chính thông thường
Là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực hiện các
avwn abnr quy phạm pháp luật hoặc dùng đề giải quyết các nghiệp vụ cụ thể. Nó
thường dung đề phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc, báo cáo
công vụ của các cơ quan nhà nước, đoàn thể tổ chức với nhau hay trong cùng một
đơn vị
25